FISA DE DATE A ACHIZITIEI – SECTIUNEA I: AUTORITATEA CONTRACTANTA

I.1) DENUMIRE, ADRESA SI PUNCT(E) DE CONTACT

Denumire oficiala: ARAS – ASOCIATIA ROMANA ANTI SIDA

Adresa: BD GARII OBOR NR 23, SECTOR 2 – PENTRU CORESPONDENTA EROII SANITARI NR 49 SECTOR 5

Localitate: BUCURESTI Cod postal:021746 Tara: ROMANIA

Punct(e) de contact: CORESPONDENTA EROII

SANITARI NR 49 SECTOR 5

In atentia DRAGOS MARCU

Telefon: 0740100732

E-mail: dragos.marcu@arasnet.ro Fax:

Adresa/ele de internet (daca este cazul):

Adresa sediului principal al autoritatii contractante (URL):

Alte informatii pot fi obtinute la:

X Punctul (punctele) de contact mentionat(e) anterior

□ Altele: completati anexa A.I

Caietul de sarcini, documentatia specifica (pentru concesiuni) si/sau documentele suplimentare (inclusiv documentele pentru

dialogul competitiv si sistemul de achizitie dinamic) pot fi obtinute la:

x Punctul (punctele) de contact mentionat(e) anterior,

□ Altele: completati anexa A.II

Ofertele/proiectele sau solicitarile/cererile de participare sau candidaturile trebuie transmise la:

x Punctul (punctele) de contact mentionat(e) anterior – pana pe data de

04.01.2019 ora 14.00 CORESPONDENTA EROII SANITARI NR 49 SECTOR 5

Bucuresti in plic inchis

□ Altele: completati anexa A.III

Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor

Zile : 5 (inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor)

I.2) TIPUL AUTORITATII CONTRACTANTE SI ACTIVITATEA PRINCIPALA (ACTIVITATILE

PRINCIPALE)

□ Minister sau orice alta autoritate nationala sau federala, inclusiv

subdiviziunile regionale sau locale ale acestora

□ Agentie/birou national sau federal

□ Colectivitate teritoriala

□ Agentie/birou regional sau local

□ Organism de drept public

□ Institutie/agentie europeana sau organizatie europeana

X Altele (precizati): ONG

□ Servicii publice generale

□ Aparare

□ Ordine si siguranta publica

□ Mediu

□ Afaceri economice si financiare

X Sanatate

□ Constructii si amenajari teritoriale

□ Protectie sociala

□ Recreere, cultura si religie

□ Educatie

□ Altele (precizati): —————

Autoritatea contractanta actioneaza in numele altor autoritati contractante da □ nu X

SECTIUNEA II: OBIECTUL CONTRACTULUI

II.1) DESCRIERE

II.1.1) Denumirea data contractului/concursului/proiectului de autoritatea contractanta/entitatea contractanta

Servicii organizare eveniment

II.1.2) Tipul contractului si locul de executare a lucrarilor, de livrare a produselor sau de prestare a serviciilor

a) Lucrari □ B) Produse □ c) Servicii x

Executare □

Proiectare si executare □

Executarea, prin orice □

mijloace, a unei lucrari,

conform cerintelor

specificate de autoritatea

contractanta

Cumparare □

Leasing □

Inchiriere □

Inchiriere cu optiune de □

cumparare

O combinatie intre acestea □

Categoria serviciilor

Locul principal de executare

........................

Cod NUTS □□□□□□

Locul principal de livrare

Cod NUTS □□□□□□

Locul principal de prestare

Jud Brasov, jud. Prahova

Cod NUTS □□□□□□

II.1.3) Procedura implica

Un contract de achizitii publice X

Punerea in aplicare a unui sistem de achizitie dinamic (SAD) □

Incheierea unui acord-cadru □

II.1.4) Informatii privind acordul-cadru (dupa caz) nu e cazul

Acord-cadru cu mai multi operatori economici □

Numarul □□□ sau, dupa caz, numarul maxim □□□ de

participanti la acordul-cadru preconizat

Acord-cadru cu un singur operator economic □

Posibilitatea de a relua competitia cu semnatarii acordului

cadru

da □ nu x Daca DA,

Reluarea competitiei se va face in SEAP:

da □ nu x

__________________________________________

Durata acordului-cadru: Durata in ani: □□ sau in luni: □□□

Justificarea unui acord-cadru a carui durata depaseste patru:

Dacă durata acordului-cadru depășește 4 ani:

.........................

Estimarea valorii totale a achizitiilor pentru intreaga durata a acordului-cadru (dupa caz; numai in cifre):

Valoarea estimata fara TVA: _________________ Moneda: ________ sau intervalul:

intre _____________ si _______________ Moneda: ________

Frecventa si valoarea contractelor care urmeaza sa fie atribuite (daca se cunosc): __________

II.1.5) Descrierea succinta a contractului sau a achizitiei/achizitiilor

Servicii organizare evenimente

II.1.6) Clasificare CPV (vocabularul comun privind achizitiile)

79951000-5

Vocabular principal

Obiect principal 30213000-5 / 30232110-8

Obiect(e) suplimentar(e)

II.1.7) Contractul intra sub incidenta acordului privind contractele de achizitii publice (GPA) da □ nu x

II.1.8) Impartire in loturi (pentru precizari privind loturile utilizati da □ nu x

x un singur lot

□ Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de

a atribui contracte prin combinarea

următoarelor loturi sau grupe de loturi:

□ unul sau mai multe loturi

□ toate loturile

II.1.9) Vor fi acceptate variante (oferte alternative)

da □ nu x

II.2) CANTITATEA SAU DOMENIULCONTRACTULUI

II.2.1) Cantitatea totala sau domeniul (inclusiv, dupa caz, toate loturile si toate optiunile)

Echipamente IT 3 laptopuri + 1 buc multifunctionala_

Dupa caz, valoarea estimata fara TVA (numai in cifre): 17298 Moneda: ron

sau intervalul: intre _______________ si _______________ Moneda: __________

II.2.2) Optiuni (dupa caz)

da □ nu □

Daca da, valoarea se va completa in mod obligatoriu numai ca interval valoric

Daca da, descrierea acestor optiuni:

II.2.3) Procentul minim de lucrari/servicii care urmeaza sa fie atribuite de concesionar unor terti (dupa caz, in cazul

contractelor de concesiuni)

II.3) DURATA CONTRACTULUI SAU TERMENUL PENTRU FINALIZARE

Durata in luni: 6 luni de la data semnarii contractului

II.4) AJUSTAREA PRETULUI CONTRACTULUI

II.4.1. Ajustarea pretului contractului da □ nu x

SECTIUNEA III: INFORMATII JURIDICE, ECONOMICE, FINANCIARE SI TEHNICE

III.1) CONDITII REFERITOARE LA CONTRACT

III.1.1) Depozite valorice si garantii solicitate (dupa caz)

III.1.1.a) Garantie de participare da □ nu x

III.1.1.b) Garantie de buna executie da □ nu x

III.1.2) Principalele modalitati de finantare si plata si/sau trimitere la dispozitiile relevante

__________________________________________________________________________________________________

III.1.3) Forma juridica pe care o va lua grupul de operatori economici caruia i se atribuie contractul (dupa caz)

Legal constituita in Romania sau UE

III.1.4) Executarea contractului este supusa altor conditii speciale (dupa caz) da □ nu x

Daca da, descrierea acestor condiții se va aplica mecanismul cererii de plata POCA

III.1.5. Legislatia aplicabila

✓ Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice

✓ H.G. nr.395/2016 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea

contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice

✓ O.U.G. nr.58/2016 pentru modificarea și completarea unor acte normative cu impact asupra

domeniului achizițiilor publice

✓ Procedura privind achizitiile publice pentru beneficiari privati

III.2) CONDITII DE PARTICIPARE

III.2.1) Situatia personala a operatorilor economici, inclusiv cerintele referitoare la inscrierea in registrul comertului

sau al profesiei

1. Conditii legale de functionare

III.2.2) Capacitatea economica si financiara

NU

Informatii si/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru

evaluarea respectarii cerintelor mentionate

Modalitatea de indeplinire

Nu e cazul

III.3) CONDITII SPECIFICE PENTRU CONTRACTELE DE SERVICII

III.3.1) Prestarea serviciilor in cauza este rezervata unei anumite profesii da □ nuX

Daca da precizati actele cu putere de lege si actele administrative aplicabile:

Dupa caz, mentionati care profesie (concurs de solutii)

_________________________________________________________________________________________

III.3.2) Persoanele juridice au obligatia sa indice numele si calificarile da □ nu x

profesionale ale membrilor personalului responsabili pentru prestarea

serviciilor respective

SECTIUNEA IV: PROCEDURA

IV.1) PROCEDURA DE ATRIBUIRE

IV.1.1) Tipul procedurii si modalitatea de desfasurare

IV.1.1.a) Modalitatea de desfasurare a procedurii de atribuire Offline x On line □

!

IV.1.3) Reducerea numarului de operatori economici in timpul negocierii sau al dialogului (negociere, dialog

competitiv)

Aplicarea unei licitatii care sa se deruleze in etape succesive pentru a da □ nu x

reduce progresiv numarul solutiilor care trebuie discutate sau al ofertelor

care trebuie negociate

IV.2) CRITERII DE ATRIBUIRE /CRITERII DE EVALUARE A PROIECTELOR (concurs de

solutii)

IV.2.1) Criterii de atribuire (dupa caz,bifati rubrica sau rubricile corespunzatoare sau enumerati criteriile

de atribuire )

x Cel mai mic pret /cel mai mic cost

IV.3) INFORMATII ADMINISTRATIVE

IV.3.1) Numar de referinta atribuit dosarului de autoritatea contractanta (dupa caz)

_________________________________________________________________________________________

IV.3.2) Anunturi publicate (anunt publicat) anterior privind acelasi contract da □ nu x

Daca da,

IV.3.6) Limba sau limbile in care poate fi redactata oferta/candidatura/proiectul sau cererea de participare

ES BG CS DA DE ET EL EN FR IT LV LT HU MT NL PL PT RO SK SL FI SV

□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □

Altele: ____________________________________________________________________________-

Moneda in care se transmite oferta financiara (in cazul procedurilor online sau offline cu etapa finala de L.E.

IV.3.7) Perioada minima pe parcursul careia ofertantul trebuie sa isi mentina oferta durata in luni: 3 sau in zile: □□□

(de la termenul limita de primire a ofertelor)

IV.4. PREZENTAREA OFERTEI

IV.4.1. Modul de prezentare a propunerii tehnice

Oferta se ve depune in plic inchis la sediul de corespondenta EROII SANITARI NR.49, sector 5 Bucuresti

pana pe data de 04.01.2019 ora 14.00

SECTIUNEA VI: INFORMATII SUPLIMENTARE

VI.1) CONTRACTUL ESTE PERIODIC (dupa caz) da □ nu x

Daca da, precizati perioadele estimate de publicare a anunturilor viitoare: _____________________________

VI.2) Contractul/Concursul se inscrie intr-un proiect/program finantat din fonduri comunitare da □ nu □

Daca da, trimitere (trimiteri) la proiect(e) si/sau program(e):_________________________________________

Tipul de finantare:

Cofinantare □

Credite externe cu garantia statului □

Fonduri europene x Daca da, numele fondului (se va selecta obligatoriu din lista disponibila)

Alte fonduri. □

Programul Operaţional Capacitate Administrativa

VI.3) ALTE INFORMATII (dupa caz)

VI.4) CAI DE ATAC

Conform legislatiei in vigoare

VI.4.1) Organismul competent pentru caile de atac

Denumire oficiala: cf legislatiei in vigoare

Adresa:

Localitate: Cod postal: Tara:

E-mail: Telefon:

Adresa Internet

(URL)

Fax:

Organismul competent pentru procedurile de mediere (dupa caz)

Denumire oficiala:

Adresa:

Localitate: Cod postal: Tara:

E-mail: Telefon:

Adresa Internet

(URL)

Fax:

VI.4.2) Utilizarea cailor de atac (completati rubrica VI.4.2 SAU, dupa caz, rubrica VI.4.3)

Precizari privind termenul (termenele) de exercitare a cailor de atac:

VI.4.3) Serviciul de la care se pot obtine informatii privind utilizarea cailor de atac

Denumire oficiala: ARAS –ASOCIATIA ROMANA ANTI-SIDA

Adresa: EROII SANITARI 49 SECTOR 5 BUCURESTI

Localitate: Cod postal: Tara: ROMANIA

E-mail:

dragos.marcu@ara

snet.ro

Telefon:0740100732

Adresa Internet

(URL)

Fax:

Intocmit, Aprobat,

Dragos Marcu Maria Georgescu

Caiet de sarcini pentru servicii organizare evenimente

Cod CPV 79951000-5

prin procedură simplificată

1. Informaţli generale

1.1 Autoritate contractantă: Beneficiar: ARAS – Asociatia Romana Anti-SIDA, Beneficiarul

proiectutui MySMIS 110527 intitulat "Abordare integrată a politicilor sociale si medicale prin formularea de politici publice alternative de către societatea civilă ";

1.2 Date despre beneficiar: ARAS – Asociatia Romana Anti-SIDA beneficiază de Asistenţa

comunitară nerambursabilă din Fondut Social European (FSE) prin Programul Operaţionat

Capacitate Administrativă 2014- 2020 (POCA);

1.3 Sursa de finanţare: din fondurile allocate proiectutui MySMIS 110527 intitulat "Abordare integrată a politicilor sociale si medicale prin formularea de politici publice alternative de către societatea civilă "

2. Obiectul contractului

2.1. Serviciile solicitate:

Achizitionarea de servicii de organizare evenimente: închiriere săli pentru 5 cursuri,

catering pentru 5 cursuri, transport intern pentru 5 cursuri, cazare pentru 5 cursuri, Numărul

total de evenimente: 5 (cinci).

2.2. Informaţii privind serviciile solicitate:

Activităţile specifice necesare desfăsurării evenimentelor (cursurilor) menţionate la punctul 2.1.

vizează:

2.2.1. Închiriere sală

Sala/sălile propuse, pentru evenimentele de la punctul 2.3.1, trebuie să fie localizate în

locatia de cazare si de catering, de nivelul de calitate a unui hotel de 3 stele, curate (inclusiv

tapiţerie scaune si feţe de masă, dacă va fi cazul), cu acces ta mijloacete de transport în comun

şi va avea un nurnar de locuri corespunzator numarului de persoane preconizat, pentru fiecare

tip de eveniment.

Sala/salile sa nu aiba stalpi interiori/alte elemente care pot ingusta/limita

vizibilitatea directa intre participanti. Salile vor avea un spatiu destinat

prezidiului/vorbitorilor, vizibil din toate colturite salii. Salile vor avea, in afara lor, un spatiu

special destinat inregistrarii participantilor, distribuirii de materiale, garderoba si grup sanitar

in apropiere.

La locul de desfasurare a evenimentelor sa se permita postarea de afise si de bannere

roll- up care contin informatii despre proiect pentru a asigura vizibilitatea proiectelor f

inantate prin POCA. Nu se admite ca salile pentru organizarea evenimentelor sa fie situate la

subsol sau in spatii fara aerisire.

Dotarile minime ale salii: instalatia de climatizare functionala si silentioasa, acces

internet wireless, mobilier modular (In perfecta stare de functionare, amplasabil in

functie de necesitatite evenimentului), instalatie de iluminat functionala, care sa asigure

vizibilitatea optima pe intreaga supratata a salii, echipamente audio (instalatie sonorizare,

microfoane fixe si mobile) si sa fie izolate din punct de vedere fonic, asttet incat derularea

evenimentul sa nu fie perturbate de eventuale zgomote exterioare..

Catering-ul se va asigura intr-un spatiu adecvat, separat de sala, in

cladirea unde se desfasoara evenimentul si cat mai aproape de sala in care are loc

acesta.

2.2.2. Asigurarea serviciilor aferente serviciilor de catering, respectiv mic dejun,

pranz, cina si a coffee break-ului oferit participantilor

2.2.2.1. Micul dejun

Micul dejun va fi organizat in sistem bufet suedez cu un minim de

urrnatoarele componente: cereale, oua, salam, crenvusti, iaurt, legume, apa

carbogazoasa, plata, lapte, cafea, ceai, desert, etc. Calitatea produselor servite este la

un standard ridicat (produse proaspete, in termen de garantie).

2.2.2.2. Pranzul

Pranzul va fi organizat In sistem bufet suedez, ce va include minim 2 sortimente

de supe/ciorbe, minim 2 sortimente salate aperitiv, minim 2 sortimente de fel

principal (ce includ garnitura si salata), minim 2 sortimente de desert, precum si apa

minerala si plata, bauturi racorttoare, cafea.

Prestatorul (ofertantul castigator) se va asigura ca mancarea este calda in

momentul servirii (daca este cazul), iar calitatea produselor servite este la un

standard ridicat (produse proaspete, in termen de garantie).

Inainte de eveniment, ofertantul castigator va prezenta 3

variante de meniu pentru pranz (cu toate sortimentele de mai sus incluse), la un cost

similar, in vederea aprobarii meniului final.

2.2.2.3. Cina

Cina va fi organizata in sistem bufet suedez, si va include minim 2 sortimente

salate aperitiv, minim 2 sortimente de fel principal (ce includ garnitura si salata),

minim 2 sortimente de desert, precum si apa minerala si plata, bautun racoritoare,

cafea. Prestatorul (ofertantul castigator) se va asigura ca rnancarea este calda in

momentul servirii (daca este cazul), iar calitatea produselor servite este la un standard

ridicat (produse proaspete, in termen de garantie).

Inainte de eveniment, ofertantul castigator va prezenta 3 variante de meniu

pentru cina (cu toate sortimentele de mai sus incluse), la un cost similar, In vederea

aprobarii meniului final.

2.2.2.4. Coffee break

Pentru pauza de cafea, prestatorul (ofertantul câştigător) va asigura următoarele tipuri

de produse în cantităţi suficiente pentru numărul de participanţi la fiecare tip de eveniment

şi 1n funcţie de solicitarea autorităţii contractante, după caz: băutură caldă (cafea/ceai,

inclusiv lapte pentru cafea si zahăr) si rece (apă plată/minerată, băuturi răcoritoare), produse

dulci şi sărate (cel puţin 4 sortimente). Sortimentele finale se decid împreună cu ARAS

înaintea fiecărui eveniment.

Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative si Autoritatea Contractantă îsi

rezervă dreptul de a te respinge si de a nu le plăti dacă sunt neconforme. Se vor asigura

toate echipamentele şi bunurile necesare servirii termos/expresor, spatule, serveţele, farfurii,

pahare, ceşti (sau pahare de ptastic/hârtie), tacâmuri (dacă este cazul). Pauzele de cafea se

vor asigura într-un spaţiu adecvat, în incinta locaţiei de desfăşurare a evenimentului, cât mai

aproape de sala unde vor avea loc lucrărite acestuia.

2.2.3. Asigurarea serviciiior de transport intern

Decontarea transportului dus-intors pentru participantii de la nivel local, ce pot

proveni din toate judeţele, între tocalitatea de resedinţă a entităţilor de care aparţin şi

locatitatea de desfăşurare a evenimentetor, se va face pe baza ordinelor de deplasare emise

de fiecare instituţie sau pe baza borderourilor cuprinzând documentele justificative (bilete

de transport/bonuri de benzină, etc.) în conformitate cu HG nr. 1860 din 21

decembrie 2006 privind drepturile si obligaţtiite personalului autorităţilor şi instituţiilor

publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate cu modificările şi completărite

ulterioare.

Documentele justificative pentru decontarea transportului cu microbuzul, feroviar,

aerian sau alte autovehicule destinate transportului de persoane:

• biletele/tichetele de călătorie (in condittile sj în plafoanele prevăzute de legale

în vigoare) dus-intors;

• bilete de tren clasa a II-a pentru distanţe de până la 300 km şi clasa I pentru

distanţe mai mari de 300 km;

• bitete de autobuz/microbuz, conform tarifetor stabilite de aceste mijloace,

datate si stampilate;

• foaie de parcurs (pentru autoturismele în comodat sau ale instituţiei)

completată corespunzător;

• documentele de transport dus-intors (bilete/tichete, bonuri de benzina, bilete

de tren, microbus, etc.) trebuie să corespundă cu datele sesiunii de diseminare.

Documente justificative pentru decontarea transportului cu autoturismul:

• bon fiscal de combustibil emis la o staţie de carburant din localitatea de domiciliu sau

de pe traseut dintre aceasta şi localitatea de desfăşurare a evenimentului (valoarea

bonului fiscal trebuie să fie mai mare sau egală cu suma care urmează a fi decontată

pentru distanţă dus-intors între localitatea de reşedinţă a entităţitor de care aparţin

participantii la sesiunile de diseminare şi tocalitatea de desfăşurare a sesiunii de

diseinare, folosind calculatorut de distanţe www.distanta.ro, printscreen ca document

justiicativ), cu inscrierea codului unic de înregistrare al organizariei care decontează şi

pe verso-ul bonului fiscal se va trece numărut de inmatriculare a autoturismutui si

numele persoanei care efectuează deplasarea;

Se decontează combustibil normat (bugetut nu permite decontarea combustibilitor de tip

V Power, aditivati, etc); bonut fiscat de combustibit pentru deplasarea dus-întors trebuie sa

corespundă cu datele cursurilor.

NOTĂ: decontarea transportul cu autoturismul se face în timita a 7,5 litri de carburant la

100 km folosind calculatorut de distanţe www.distanta.ro.

Documente justificative pentru decontări suptimentare tegate de

transport: bonuri taxa autostradă;

bonuri taxa de trecere a podurilor, bac, etc.;

in vederea decontării cheltuietitor de transport ale participanţilor, organizatorul va realiza

următoarele:

• va completa fişa de decontare pentru fiecare participant căruia i se asigura decontarea

transportului;

• va prelua de ta participanţi biletele/tichetele de cătătorie/bonurile pentru

combustibit/etc.;

• va face o copie a ordinului de deplasare completat şi stampitat pentru fiecare participant

căruia i se asigura decontarea transportului;

• va completa un tabet centratizator (cu distante pre-completate conform

www.distanta.ro) privind decontarea chettuietitor de transport.

Participanţii vor completa o fişă de decont; Organizatorul va colecta şi verifica

documentele justificative, după care va achita cash fiecărui participant suma cuvenită în

baza documentelor justificative şi a ltegistaţiei în vigoare.

După decontarea şi centralizarea tuturor cheltuielitor de transport ale participanţitor

pentru fiecare eveniment, se va întocmi factura fiscală aferentă raportutui de activitate

întocmit de Prestator (ofertantut câştligător) şi aprobat de către ARAS pentru fiecare

eveniment în parte. (5 facturi fiscale aferente cetor 5 rapoarte de activitate, şi un raport

centratizator după ultimul curs

2.2.4. Asigurarea serviciilor de cazare

Serviciile de cazare vor fi asigurate în regim de trei stele, cameră single, pentru o

durată de 3 (trei) nopţi pentru fiecare din cete 5 (cinci) evenimente pentru cate 23 persoane

pentru eveniment ţinând seama de prevederile Hotărârii nr. 1860 din 21 decembrie 2006,

cap. 4 art .26 pct 1. cu modificărite si completările ulterioare. Unităţile de cazare vor avea

TV, baie privată cu duş, instalaţie de climatizare/aer condiţionat, acces gratuit WiFi.

După confirmarea participanţitor, se va întocmi diagrama de cazare care se va aviza

de unitatea de cazare.

Inainte de eveniment, ofertantul câştigător va prezenta 3 (trei) variante de cazare

care să Indeptinească condiţiite din caietul de sarcini şi cete din oferta stabilită câştigătoare,

iar Autoritatea Contractantă va stabiti locatia finală.

2.2.5. Materiale didactice si suport de curs

Se vor include si materialele didactice si suportul de curs materialele de curs si

materiale didactice (mape, coli flipchart, hartie etc) pentru participantii la cursuri : 100 pers*20

lei suport de curs, 100 pers*25 lei pachet materiale didactice

2.3. Descriere evenimente

Organizarea şi desfăşurarea de evenimente

2.3.1. Organizarea şi derularea evenimentelor la Brasov sau Sinaia sau Predeal/ Locatia va

fi aceeasi pentru toate cele 5 evenimente

Număr estimat de evenimente: 5 evenimente

Numarul estimat de participanţi: 23 participanţi/ eveniment total 115 participanti

Perioada de desfăsurare şi durata evenimentelor:

20-23 ianuarie – 23 persoane 3 nopti cazare + catering + sala + decont transport

28 – 31 ianuarie – 23 persoane 3 nopti cazare + catering+ sala + decont transport

31 ian – 3 februarie – 23 persoane 3 nopti cazare + catering+ sala + decont transport

3 – 6 februarie – 23 persoane 3 nopti cazare + catering+ sala + decont transport

6 – 9 februarie – 23 persoane 3 nopti cazare + catering+ sala + decont transport

Eveniment de 3 (două) zile, pe durată de aproximativ 8 ore/zi.

Agenda evenimentelor va fi furnizată de Autoritatea Contractantă. Cel putin un

reprezentant al furnizorului va fi prezent pe toata durata evenimentului la locati

Locul de desfăsurare a evenimentului: Brasov sau Sinaia sau Predeal

Ofertantut câştigător va propune minim 2 variante de amplasament pentru el

putin doua dintre localitati, decizia privind locaţia de desfăşurare a evenimentutui va

aparţine Achizitorului

.

Activităţile specifice necesare desfăşurării acţiunilor:

a) închirierea unei săli cu o capacitate adecvată pentru numărul de participanţi

estimat 23 persoane (mobilier moduar, amplasabit în funcţie de necesităţi) care să

respecte informaţiile prevăzute la punctut 2.2.1, pentru 5 evenimente

b) asigurarea serviciitor catering, respectiv mic dejun, prânz, cină şi a coffee break-

ului/3 zile, prevăzute la punctut 2.2.2. pentru cele 5 evenimente (in total 103

persoane)

c) asigurarea transportutui pentru 23 participanţilor prevăzut la punctut 2.2.3. -

decontarea transportului;

d) asigurarea cazării a 23 de participanţi, prevăzut la punctut 2.2.4 pentru 3 zile;

3. Bugetul

Fiecare componentă a prezentutui caiet de sarcini va conţine un buget detatiat, aşa

cum este trecut în centratizatorut de preţuri de mai jos:

Chirie sala – 300 lei/zi*3zile*5 eveninente = 4.500 lei

Cazare participanti - 3 nopti*250 lei/zi*115 persoane = 86.250 lei

Masa participanti - 103 persoane*3 zile*2 mese/zi*50 lei/masa = 30.900 lei

Catering pauze cafea – 103 persoane * 3 zile *70 lei/zi = 21.630 lei

Decont transport participanti – 115 participanti*500 lei/participant = 57.500 lei

Materialele de curs si materiale didactice (mape, coli flipchart, hartie etc) pentru participantii la

cursuri : 100 pers*20 lei suport de curs, 100 pers*25 lei pachet materiale didactice = 4500 lei

TOTAL BUGET 205.280

Oferta financiara va conţine preţul detaliat pe fiecare eveniment şi total general.

Valoarea estimativă pentru cele 5 evenimente organizate la nivel regional este de 205.280 lei

+ TVA.

Orice schimbare a perioadei de derutare a uneia din componentele caietului de sarcini se va

realiza de comun acord prin act adiţionat.

Pe toată perioada de derulare a contractutui, Prestatorul (ofertantul câştigător) va asigura

următoarele:

Ante eveniment:

Locaţia exactă a eveninnentutui se va stabili împreună cu autoritatea contractantă, aceasta

trebuie sa fie zone centrale ale oraselor sau zone business, uşor accesibilă.

intocmirea unei hărţi a tocaţiei care va fi transmisă participanţilor, împreună cu pre invitaţia

de participare, pentru a facilita accesul acestora la locul derulării eveninnentutui, cu

aproximativ 15 zite tucrătoare înainte de fiecare sesiune.

Asigurarea sălii corespunzătoare în care se va desfăşura sesiunea: fiecare sată va avea

capacitatea menţionată anterior şi va fi dotată cu logistica necesară (instalaţie de

sonorizare, aer condiţionat, personat tehnic, instalaţii audio -video, microfoane mobile, masă

prezidiu - va trebui asigurată şi prezenţa unei persoane de specialitate în domeniul instataţillor

audio-video pentru a putea gestiona utilizarea acestor instrumente), flipchart, markere;

Sala va fi organizată în format teatru/masă rotundă/sală de clasă, etc., în funcţie de

solicitarea AC;

CoLectarea formularelor de înregistrare şi centralizarea informaţiilor din cadrul

acestora;

Realizarea de ecusoane pentru participanţi;

Distribuirea acestora către participanţi (conţinutul mapelor va fi furnizat de ARAS).

Totodată, fiecare mapă va conţine şi un Chestionar de Evatuare a Evenimentutui, iar modetul va fi

furnizat de experţii ARAS;

Reatizarea „călăreţilor" pentru lectori (aceştia vor fi confecţionaţi din hârtie 150

g/mp şi vor fi inseraţi în suporţi din plastic pentru a fi stabi li pe masa de prezidiu);

Pe masa de prezidiu vor fi puse pe lângă călăreţii lectorilor, şi pahare de sticlă, precum şi apa

plată şi minerală;

În timput evenimentului

Funcţionarea echipamentetor audio-video pe toată durata evenimentului;

Asigurarea serviciitor de primire şi înregistrare a participaţitor pe listete de prezenţă;

Distribuirea mapelor către participanţi. La înregistrarea participanţilor va fi anunţată

existenţa chestionaretor de evaluare a evenimentului ce vor fi inserate în mape;

Asigurarea accesului participanţitor la sala de conferintă, toatete, mic dejun, rnasa de prânz,

cină (dacă este cazul) prin indicarea direcţiei către acestea;

Prezenţa permanentă a unei persoane în sală care să asigure buna desfăşurare a

evenimentutui (înmânarea microfonului mobil cetor care doresc să adreseze întrebări, etc.);

Asigurarea serviciilor de catering, pentru numărul de persoane menţionat anterior în funcţie de

fiecare eveniment, ţinându-se cont şi de restricţiile culinare impuse de sărbătorile religioase şi

de regimurile vegetariene;

Colectarea chestionarelor de evaluare a evenimentutui de ta participanţi;

intocmirea unui Proces verbat de recepţie a serviciitor oferite de Prestator (ofertantul

câştigător).

Post eveniment

Realizarea unei baze de date cu persoanele participante la sesiunite de diseminare, care să

cuprindă: numete şi prenumete, instituţia, datele de contact, întocmită conform listei

participanţitor (model formular);

Returnarea la sediul autorităţii contractante a mapelor (de ta aceeaşi adresă de unde

acestea au fost ridicate), conţinutului acestora şi a documentelor de promovare ale

programului rămase nedistribuite în urma evenimentutui

ReaLizarea unui raport după fiecare eveniment organizat şi a unui raport centralizator pe

nnodetut prezentat mai jos.

Model de raport

Raportut va fi narativ şi va conţine următoarete:

Act iv ităţ ite desfăşurate de f i rma organizatoare

Lista celor care au participat efectiv la eveniment, cu semnături

Bugetut detatiat al evenimentutui (servicii de catering, închiriere sală pentru eveniment

şi asigurare dotări cu echipamente tehnice specifice solicitate, servicii organizare evenimente

precum şi servicii de transport (dacă este cazul))

Documente transmise participanţitor (invitaţia, draft-ut de agendă, harta tocaţiei

evenimentului, formularele de înregistrare transmise şi returnate)

Evaluare din partea participanţitor pe baza chestionarelor de evaluare

distribuite

Proces verbal de recepţie cantitativă şi calitativă privind serviciite prestate

Termen de predare raport/eveniment (pentru diseminare: 5 rapoarte/5 evenimente + 1

raport centratizator la maxim 10 zile lucrătoare după data evenimentului

Factura fiscală aferentă fiecărui eveniment va reflecta în mod distinct, după caz,

contravaloarea:

închirierii sătii pentru eveniment

serviciite de cazare

serviciite de transport

serviciite de catering

Plata se va face in maxim 90 zile de la emiterea facturilor. Acest termen este

conditionat de rapiditatea procesarii cererilor de plata de catre Autoritatea de Management

Documentele elaborate în cadrul evenimentetor vor respecte elementele de

identitate vizuată POCA 2014-2020 precum şi elementete de identitate vizuală aferentă

fonduritor structutate 2014- 2020.