GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL AFACERILOR EUROPENE

Bucureşti, Bd. Mircea Vodă nr. 44, sector 3, tel. 021.302.52.00, fax. 021.302.52.64

SECŢIUNEA II

CAIET DE SARCINI

CUPRINS

I. ASPECTE GENERALEII. CONTEXTIII. OBIECTIVELE CAMPANIEIIV. PUBLICUL ŢINTĂV. ABORDAREA CAMPANIEIVI. INSTRUMENTE ŞI CANALE DE COMUNICAREVII. LOGISTICĂ ŞI PLANIFICAREVIII. OFERTA TEHNICĂIX. OFERTA FINANCIARĂX. MODUL DE ATRIBUIREXI. REZULTATELE CAMPANIEIXII. MANAGEMENTUL CONTRACTULUIXIII. PERSONALULXIV. RAPORTAREXV. CERINŢE SPECIALE

CAIET DE SARCINICampanie de informare publică integrată pentru promovarea finanţărilor din

1

instrumente structurale

I. ASPECTE GENERALE:

Ministerul Afacerilor Europene prin Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale (ACIS), va îndeplini rolul de Autoritate Contractantă pentru acest contract şi va fi responsabilă cu organizarea procedurii de licitaţie, implementarea administrativă şi procedurală şi plăţile.

Prin procedura de achiziţie publică de faţă se urmăreşte selectarea unui operator economic pentru conceperea, realizarea şi difuzarea unei campanii de informare publică integrată1 pentru promovarea finanţărilor din instrumente structurale,.

II. CONTEXT

Pornind de la situaţia socio-economică actuală a României şi de la nevoile de dezvoltare pe termen lung ale României, s-a stabilit pentru perioada 2007-2013 ca obiectiv general utilizarea Instrumentelor Structurale în scopul reducerii disparităţilor de dezvoltare economică şi socială dintre România şi statele membre ale Uniunii Europene, prin generarea unei creşteri suplimentare de 15-20% a PIB până în anul 2015. În acest sens, au fost identificate patru priorităţi tematice şi o prioritate teritorială:

      Dezvoltarea infrastructurii de bază la standarde europene;

      Creşterea competitivităţii pe termen lung a economiei româneşti;

      Dezvoltarea şi folosirea mai eficientă a capitalului uman din România;

      Consolidarea unei capacităţi administrative eficiente;

      Promovarea dezvoltării teritoriale echilibrate;

Implementarea acţiunilor strategice şi implicit accesarea efectivă a Instrumentelor Structurale se realizează prin Programe Operaţionale. Pentru realizarea acestei viziuni strategice, Comisia Europeană alocă României în perioada 2007-2013 o sumă totală de aproximativ 19,67 mld Euro din instrumentele structurale.

Conform angajamentelor asumate în Documentul Complementar de Poziţie la Capitolul 21 „Politica Regională şi Coordonarea Instrumentelor Structurale, a fost creat cadrul instituţional pentru coordonarea, implementarea şi gestionarea instrumentelor structurale prin adoptarea Hotărârii Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituţional de coordonare şi de gestionare a instrumentelor structurale.

Astfel, Ministerul Afacerilor Europene, prin Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, îndeplineşte rolul de coordonator naţional al instrumentelor structurale, asigurând dezvoltarea cadrului instituţional, legislativ şi procedural necesar implementării acestor fonduri, precum şi funcţionarea coerentă şi eficientă a întregului sistem administrativ.1 Prin campanie integrată, în acest context, se înţelege o campanie în care diversele elemente acţionează sinergic, adică în mod corelat, în vederea atingerii obiectivului campaniei cu o economie de mijloace.

2

Printre atribuţiile ACIS prevăzute în articolul 8 al H.G. nr. 457/2008 se numără asigurarea informării, publicităţii şi promovării pe ansamblu a Instrumentelor Structurale în România.

În acest sens, Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale a elaborat, în strânsă colaborare cu autorităţile de management, Strategia Naţionala de Comunicare a Instrumentelor Structurale 2007-2013. Strategia vizează promovarea coordonată a Fondurilor Structurale şi de Coeziune în România, astfel încât, conform reglementărilor europene, să se asigure publicitatea pentru acţiunea globală a Uniunii Europene şi a României şi nu numai pentru un anumit domeniu. Strategia este implementată prin intermediul Planurilor de Comunicare pentru Programele Operaţionale şi prin Planul de Comunicare al ACIS.

Mai multe informaţii despre rolul Autorităţii pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, al autorităţilor de management pentru programele operaţionale ce implementează proiecte cu finanţare din instrumentele structurale, al organismelor intermediare etc., pot fi obţinute din paginile internet www.fonduri-UE.ro şi www.dae.gov.ro.

Informaţii publice despre instrumentele structurale şi gestionarea acestora în România vor fi diseminate şi prin intermediul Centrului de Informare dedicat operat de Autoritatea contractantă, Centru care se aşteaptă să fie operaţional la momentul derulării campaniei de informare care face obiectul acestui caiet de sarcini. Mai multe informaţii privind funcţionarea centrului de informare privind instrumentele structurale pot fi găsite pe site-ul Autorităţii de Management pentru Programul Operaţional Asistenţă Tehnică www.poat.ro, la secţiunea „Documente de programare” – „Programul Operaţional Asistenţă Tehnică”, paginile 56-57 (http://www.poat.ro/upload/poat_docs/POAT_oct.pdf).

Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale a derulat până în prezent o serie de acţiuni şi activităţi de informare şi promovare a instrumentelor structurale, în vederea conştientizării publicului larg asupra oportunităţilor de dezvoltare economică a ţării oferite de instrumentele structurale, precum şi a asigurării transparenţei în procesul gestionării şi implementării fondurilor menţionate.

Pe parcursul anului 2010, Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale a derulat timp de 3 săptămâni, o campanie media la nivel naţional, constând în difuzarea unor spoturi media pentru promovarea Fondurilor Structurale şi de Coeziune. Este vorba despre două spoturi video (de câte 30 de secunde) difuzate pe primele două posturi TV generaliste private în ordinea audienţei generale (la nivel naţional, pe segmentul 4+) şi pe primul post public generalist de televiziune în ordinea audienţei generale (la nivel naţional, pe segmentul 4+), selectate conform ultimului studiu de audienţă generală TV, respectiv două spoturi audio (de câte 30 de secunde) pe primele 3 posturi radio (publice şi private) cu minim 60% acoperire naţională, selectate în ordinea audienţei.

Pentru a evalua percepţia publicului larg privind gestionarea fondurilor europene provenind din instrumente structurale, Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale a realizat sondări ale opiniei publice. Câteva dintre rezultatele relevante arată că la începutul anului 2011:

3

Circa 65% dintre români cunosc faptul că UE acordă în continuare fonduri României pentru a reduce decalajele faţă de ţările dezvoltate din Uniune, iar 51% sunt de acord că România se va dezvolta pe baza fondurilor puse la dispoziţie de UE după aderare. Când sunt întrebaţi despre adevăraţii beneficiari ai fondurilor, respondenţii din publicul general spun în proporţie de 31% că de pe urma proiectelor va beneficia în cele din urmă întreaga populaţie, 43% că va beneficia doar un grup restrâns iar 4% ca în final nimeni nu va beneficia. In privinţa fondurilor europene post-aderare, 14% din public se considera informat, 43% nu prea informat iar 40% deloc informat. În ceea ce priveşte transparenţa acordării finanţărilor, 22% dintre respondenţi le consideră transparente, versus 55% care le consideră netransparente.

Se remarcă un procent stabil de 26% din populaţie care este interesat de instrumentele structurale. Acest segment de public este uşor mai optimist şi mai încrezător în diverse instituţii. Aceştia se consideră şi mai informaţi decât populaţia generală: 19% spun că ştiu multe sau destul de multe despre Fondurile Structurale si de Coeziune, în vreme ce doar 7% din populaţia generala afirmă acelaşi lucru.

A fost analizat şi profilul românilor care consideră acordarea finanţărilor netransparente (55%). Reiese că în general percepţiile acestuia sunt mai negative: mai puţini dintre aceştia consideră că de pe urma proiectelor va beneficia întreaga populaţie, 26% versus 31% din întregul eşantion, de asemenea, percepţia beneficiilor României ca stat membru UE este inferioară celei a populaţiei generale.

În mod curent se observă tendinţa cetăţenilor de a considera că toate tipurile de finanţări nerambursabile provin din fonduri europene, inclusiv cele acordate de statul român, cum ar fi sprijinul pentru tineri întreprinzători, fondul de mediu, fonduri pentru reabilitarea termică a locuinţelor, ajutoare sociale etc.

III. OBIECTIVELE CAMPANIEI

Campania de informare publică are ca obiectiv general informarea publicului larg cu privire la transparenţa procesului de finanţare din instrumentele structurale, mecanismul general al implementării proiectelor şi rolul beneficiarilor în acest procesul implementării, precum şi la exemple de proiecte „de succes” realizate.

În mod specific, campania va informa despre temele de mai jos:

- caracterul public, gratuit şi orientat spre accesabilitate, a tuturor informaţiilor despre finanţarea din instrumente structurale în România (inclusiv prin intermediul site-ului www.fonduri-ue.ro şi a centrului de informare la nivel naţional cu privire la instrumentele structurale);

- rolul esenţial pe care îl deţin beneficiarii de proiecte în implementarea cu succes a acestora din urmă, implementare ce presupune un management responsabil şi performant, orientat spre inovare şi colaborare cu toate entităţile implicate (autorităţi de management, organisme intermediare, bănci, societate civilă, autorităţi de audit);

- exemple de proiecte „de succes”, ca o dimensiune concretă a efectelor pe care finanţarea UE le poate produce.

4

IV. PUBLICUL ŢINTĂ

- publicul general, preponderent din mediul urban, 18+;

- categoriile majore de potenţiali beneficiari de finanţări: administraţie publică, organizaţii non-guvernamentale, institute de cercetare, universităţi, societăţi comerciale.

V. ABORDAREA CAMPANIEI

Se urmăreşte crearea de aşteptări corecte, realiste ale publicului ţintă vis-a-vis de aceste finanţări. În egală măsură se doreşte stimularea de atitudini constructive, spirit pozitiv, iniţiativa, ambiţie, creativitate în rândul publicului.

Pentru publicul obişnuit, preponderent din mediul urban, informaţia va fi una de bază dar care să îi permită o documentare mai profundă, mai specializată în cazul în care devine interesat. De aceea se vor face inclusiv trimiteri către sursele de informare în domeniu avizate.

De asemenea, se urmăreşte prevenirea confuziei în rândul populaţiei între fondurile europene şi ajutoarele sociale. În acest sens, se vor sublinia aspectele proiectelor finanţate din instrumente structurale ca proiecte de investiţii, care presupun capacităţi de a gestiona o investiţie: existenţa unei părţi de cofinanţare proprie, planificarea, managementul responsabil, performanţa, organizarea si inovaţia.

Pentru categoriile majore de potenţiali beneficiari informaţia va avea un oarecare grad de specializare.

Tonul comunicării va fi de informare-consiliere, iar limbajul va fi uzual, accesibil categoriei largi.

VI. INSTRUMENTE ŞI CANALE DE COMUNICARE

Conceptul de comunicare va fi operaţionalizat prin intermediul elementelor enumerate mai jos:

1. 3 spoturi TV difuzate pe minim 6 posturi de televiziune naţională;

2. 3 spoturi Radio difuzate pe minim 4 posturi Radio la nivel naţional;

3. 3 bannere online postate fiecare pe 50 site-uri;

4. 115 de panouri publicitare statice outdoor în provincie şi în Bucureşti;

5. 12 machete presă cu apariţie săptămânală în minim 4 ziare;

6. 1 afiş în minim 6.000 de exemplare;

7. 3 broşuri în minim 15.000 de exemplare (câte 5.000 de exemplare pentru fiecare titlu).

Pentru fiecare element se indică mai jos caracteristicile obligatorii. Acele caracteristici care nu sunt precizate mai jos sau oriunde altundeva în acest caiet de sarcini, rămân la latitudinea Ofertanţilor şi fac parte din contribuţia tehnică şi creativă a acestora în cadrul ofertelor.

5

VI.1. Spoturi TV

Servicii de creaţie, producţie şi difuzare a 3 spoturi TV cu durată în jur de 30 secunde, adresate publicului ţintă, respectând următoarele cerinţe:

- spoturile TV vor fi difuzate pe minim 6 canale de televiziune naţională;

- operatorii economici vor propune un mix de staţii TV naţionale care să asigure un optim de vizibilitate relativ la publicul ţintă definit la Cap. III.;

- cel puţin 50% din difuzări vor fi în prime-time-ul postului;

- se va asigura un minim de 2.000 de difuzări ale spoturilor;

- în perioada difuzării campaniei (3 luni) vor exista 3 calupuri de spoturi, fiecare cu o durată de 3 săptămâni, cu un minim de 8 spoturi difuzate pe zi pe fiecare dintre posturile TV, în zilele săptămânii şi week-end, din care peste 50% spoturi difuzate în prime-time;

- în cadrul contractului se vor solicita Prestatorului minim 2 variante de creaţie pentru fiecare spot. Se solicită ca variantele pentru fiecare spot sa fie testate în câte un focus grup reprezentativ pentru populaţia urbană generală. Pe baza reacţiilor din focus grup şi în colaborare cu Prestatorul, Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a alege pentru producţie între cele două variante de creaţie sau de a solicita ajustări ale unei variante, păstrându-se conceptul iniţial.

Livrabile către Autoritatea contractantă:

3 spoturi TV pe câte 5 DVD-uri şi câte o casetă beta sau în conformitate cu tehnologia folosită de posturile TV în mod curent;

Versiunea spoturilor în format digital la dimensiuni reduse, pentru a fi afişate pe website;

Raportul de monitorizare privind difuzarea spoturilor TV realizat de o firmă independentă.

VI.2. Spoturi radio

Servicii de creaţie, producţie şi difuzare a 3 spoturi radio de aproximativ 30 secunde, adresate publicului ţintă, respectând următoarele cerinţe:

- spoturile radio vor fi difuzate pe minim 4 posturi radio naţionale;

- operatorii economici vor propune un mix de posturi radio care să asigure un optim de audienţă relativ la grupurile ţintă definite la Cap. III.;

- în cadrul contractului se vor solicita Prestatorului minim 2 variante de creaţie pentru fiecare spot. Se solicită ca variantele pentru fiecare spot sa fie testate în câte un focus grup reprezentativ pentru populaţia urbană generală; pe baza reacţiilor din focus grup şi în colaborare cu Prestatorul, Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a alege

6

pentru producţie între cele două variante de creaţie sau de a solicita ajustări ale unei variante păstrându-se conceptul iniţial;

- se va asigura un minim de 1.300 difuzări spoturi;

- în perioada de difuzare a campaniei de 3 luni, vor exista 3 calupuri de spoturi, fiecare cu o durată de 3 săptămâni, cu un minim de 5 spoturi pe zi pe fiecare dintre posturile radio, în zilele săptămânii şi în week-end;

- Cel puţin 50% din difuzări vor fi efectuate în prime-time-ul posturilor radio.

Livrabile către Autoritatea contractantă:

3 spoturi radio pe câte 5 CD-uri sau în conformitate cu tehnologia folosită de posturile radio în mod curent;

Raportul de monitorizare privind difuzarea spoturilor radio realizat de o firmă independentă.

VI.3. Bannere online

Servicii de creaţie, producţie şi difuzare a 3 bannere web, adresate publicului ţintă, respectând următoarele cerinţe privind concepţia grafică şi realizarea tehnică:

- 3 bannere web animate (flash), fiecare în format 728x90 pixeli şi/sau format 160x600 pixeli, de maxim 100kb, cu afişare continuă pe site, hyperlink la adresa www.fonduri-ue.ro sau, dacă e cazul, într-o secţiune relevantă a acestui site;

- leaderboard banners pe pagina de intrare a site-ului (top of the page);

- difuzarea bannerelor pe 50 site-uri cu trafic ridicat, cu acoperire la nivel naţional;

- condiţiile minime şi obligatorii pentru profilul site-urilor vor fi următoarele: profilul site-urilor (monitorizate conform www.sati.ro) – economie/ finanţe/ finanţări europene, ştiri, politică/ juridic/ afaceri europene, site-uri cu audienţă generală; Site-uri cu trafic mare de vizitatori (minim 50.000 vizitatori unici /lună);

- în cadrul contractului se vor prezenta minim 2 propuneri de design banner web pentru fiecare dintre cele 3 bannere care vor fi realizate; Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a alege pentru producţie între cele două variante sau de a solicita ajustări ale unei variante păstrându-se conceptul iniţial.

Livrabile către Autoritatea contractantă:

3 bannere electronic în format .fla si .swf;

Raportul de monitorizare privind postarea banner-elor on-line realizat de o firmă independentă.

7

VI.4. Panouri publicitare statice out-door

Servicii de creaţie, producţie şi difuzare a 115 panouri publicitare statice out-door, adresate publicului ţintă, respectând următoarele cerinţe:

- Vor avea dimensiunea de minim 3x2 m; policromie;

- Vor avea afişare pe minim 1 faţă;

- 100 de panouri vor fi plasate în provincie şi 15 panouri vor fi plasate în Bucureşti;

- Panourile vor fi plasate în zone cu trafic intens, cu vizibilitate mare, în centrul oraşelor, cu faţa pe sensul de mers rutier, având distanţa între privitor şi panou suficient de mică pentru ca conţinutul să fie vizibil şi lizibil;

- Panourile vor fi poziţionate teritorial administrativ astfel: câte un panou în fiecare din primele 100 de oraşe din provincie având cea mai numeroasă populaţie, plus 15 panouri în Bucureşti;

- În cadrul contractului, informaţia de pe panou va fi agreată de comun acord cu Autoritatea Contractantă, pe baza a minim 2 propuneri făcute de Prestator.

Livrabile către Autoritatea contractantă:

Macheta panoului publicitar static out-door în format electronic editabil (ex. Corel, Photoshop) şi în format jpg;

Raportul de monitorizare privind plasarea panourilor realizat de o firmă independentă

VI.5. Machete presă

Servicii de creaţie, producţie şi difuzare a 12 machete de presă, adresate publicului ţintă, şi anume realizare de text şi concepţie grafică - macheta trebuie să respecte identitatea vizuală pentru instrumente structurale;

- Difuzare săptămânală în minim 4 jurnale generaliste naţionale; de-a lungul perioadei de campanie de 3 luni se va difuza succesiv, săptămânal, câte un tip de machetă;

- Dimensiunile machetelor vor fi de minim ¼ pagină de ziar;

- vor conţine informaţie scrisă şi grafică;

- În cadrul contractului conţinutul exact al machetelor de presă va fi agreat de comun acord cu Autoritatea Contractantă, pe baza a minim 2 propuneri făcute de Prestator pentru fiecare machetă de presă.

Livrabile către Autoritatea contractantă:

12 machete de presă în format electronic editabil (ex. Word, Corel) şi în format jpg;

Câte 2 exemplare din fiecare publicaţie în care s-a publicat macheta;

8

Raportul de monitorizare privind difuzarea machetelor de presă realizat de o firmă independentă.

VI.6. Afiş

Servicii de creaţie, producţie şi difuzare a unui afiş, adresat publicului ţintă, respectând următoarele cerinţe:

- Dimensiuni: minim 50 x 70 cm;

- Afişul se va realiza în minim 6.000 de exemplare, pe o hârtie de minim 200 g/mp, având plastifiere mată;

- concepţie şi realizare afiş pentru indoor şi outdoor, policromie;

- vor conţine preponderent informaţie scrisă;

- se va asigura distribuţia şi afişarea;

- afişare: cu preponderenţă în locurile unde se desfăşoară activităţi ce atrag public din categoriile majore de potenţiali beneficiari şi unde cetăţenii staţionează (în săli de aşteptare sau holuri de instituţii, în locuri de afişaj out-door ale instituţiilor sau în staţii din zonele respective etc.)

- în cadrul contractului conţinutul afişului va fi agreat de comun acord cu Autoritatea Contractantă, pe baza a minim 2 propuneri făcute de Prestator pentru afiş.

Livrabile către Autoritatea contractantă:

Macheta afişului în format electronic editabil (ex. Corel, Photoshop) şi în format jpg;

Filmele/machetele tipografice;

500 de exemplare de afiş din cele 6.000 realizate vor fi puse la dispoziţia Autorităţii Contractante;

Raportul de monitorizare privind postarea afişelor realizat de o firmă independentă.

VI.7. Broşuri

Servicii de creaţie, producţie şi difuzare a unui afiş, adresat publicului specializat (potenţiali beneficiari), respectând următoarele cerinţe:

- vor conţine informaţii factuale;

- 3 titluri de broşuri care vor adresa în principal următoarele aspectele orizontale ale gestionării instrumentelor structurale:

- Informaţii generale privind instrumentele structurale;

- Proiecte de succes finanţate din instrumentele structurale;

9

- Etape şi cerinţe de implementare a proiectelor finanţate din instrumente structurale,

- număr total exemplare: minim 15.000 bucăţi, câte 5.000 de bucăţi pentru fiecare titlu;

- concepţie şi realizare broşuri policrome ce vor include elemente de grafică şi/sau imagini; pe coperta IV se va preciza adresa internet de unde se poate descărca gratuit conţinutul broşurii;

- distribuţie broşuri, conform planului stabilit de Prestator de comun acord cu Autoritatea Contractantă;

- în cadrul contractului, forma şi conţinutul broşurilor vor fi agreate de comun acord cu Autoritatea Contractantă, pe baza a minim 2 propuneri făcute de Prestator pentru fiecare titlu de broşură.

Livrabile către Autoritatea contractantă:

Machetele în format electronic editabil (ex. Corel, Photoshop) şi în format jpg;

Textul final al broşurilor în format Word;

Filmele/machetele tipografice;

Minim 1.000 de exemplare din fiecare titlu vor fi puse la dispoziţia Autorităţii Contractante;

Raportul de monitorizare privind distribuirea broşurilor realizat de o firmă independentă.

Notă: Toate produsele destinate publicităţii trebuie să respecte regulile de identitate vizuală stabilite prin Manualul de identitate vizuală pentru instrumente structurale2.

Toate drepturile de proprietate asupra produselor realizate în cadrul contractului vor aparţine Autorităţii Contractante.

Toate drepturile de autor legate de produsele realizate în cadrul contractului vor fi achiziţionate în numele Autorităţii Contractante.

Nu se va accepta folosirea canalelor mediatice (tv/radio, ziare, publicaţii, site-uri etc.) axate pe subiecte de scandal şi/sau a căror specific şi cu a căror asociere, imaginea Autorităţii Contractante poate fi prejudiciată.

VII. LOGISTICĂ ŞI PLANIFICARE

Limba de redactare a ofertei este limba română.

Difuzarea campaniei se va face pe teritoriul României. 2 Manualul de identitate vizuală pentru instrumente structurale este disponibil la adresa http://www.fonduri-ue.ro/reguli-de-identitate-vizuala-169

10

Durata campaniei va fi de 3 luni (exclusiv pregătirea). Pregătirea campaniei nu va depăşi 45 de zile calendaristice. Data demarării difuzării campaniei va fi notificată Prestatorului de către Autoritatea Contractantă.

VIII. OFERTA TEHNICĂ

În cadrul propunerii tehnice operatorul economic va prezenta următoarele:

- Conceptul creativ de ansamblu al campaniei şi prezentarea raţionamentului care stă la baza sa;

- Pentru a se putea evalua capacitatea creativă a Ofertantului, se solicită includerea în ofertă a:

a) minim două variante de mesaj de campanie;

b) minim două variante de abordare a spoturilor TV (descriere narativă);

c) minim două variante de abordare a spoturilor radio (descriere narativă);

d) minim două variante de design banner web pentru fiecare dintre cele 3 bannere care vor fi realizate;

e) minim două variante de panou publicitar static outdoor;

d) minim două variante de afiş (prezentare grafică, titluri, text, slogan, elemente de identitate vizuală);

d) minim două variante pentru fiecare dintre cele 3 broşuri (prezentare grafică, coperte, titluri, subtitluri, slogan, elemente de identitate vizuală).

Pentru fiecare dintre cele de mai sus se va argumenta selectarea ideii şi a metodologiei prezentate şi descrierea impactului aşteptat asupra publicului ţintă.

Pentru fiecare dintre instrumentele de comunicare propuse se va descrie impactul previzionat asupra grupului ţintă. De asemenea pentru fiecare canal de comunicare (distribuţie) în parte, se va argumenta modul în care se va atinge grupul ţintă.

- Descrierea campaniei, adică strategia globală de desfăşurare a campaniei media: modul de atingere a rezultatelor, adecvarea dintre conceptul creativ şi modul de difuzare a diverselor elemente, modul de acoperire a perioadei de campanie (grafic de realizare activităţi), specificaţii tehnice propuse şi alte informaţii considerate relevante de către ofertant.

- Difuzarea propusă pentru fiecare element al campaniei (plan media). Operatorii economici vor prezenta în cadrul ofertei tehnice:

i) informaţii privind fiecare staţie TV prin intermediul căreia se va asigura difuzarea spoturilor TV (acoperire, potenţial de audienţă, profil, sursa datelor pe baza cărora s-a realizat evaluarea performanţelor fiecărei staţii), numărul difuzărilor şi intervalele orare de difuzare relativ la prime time/extra prime time, cost difuzare pe posturile TV, calcul

11

număr total estimat de vizualizări ale spoturilor (gross impressions3 - GI4) în rândul publicului ţintă, care se va calcula cu formula:

canale TVGI tv = ∑ (audienţă post prime-time x nr.difuzări pe post prime-time + audienţă post extra prime-time x nr.difuzări pe post extra prime-time)

ii) informaţii privind fiecare staţie radio prin intermediul căreia se va asigura difuzarea spoturilor radio (acoperire, potenţial de audienţă, profil, sursa datelor pe baza cărora s-a realizat evaluarea performanţelor fiecărei staţii), numărul difuzărilor şi intervalele orare de difuzare cu evidenţiere prime time/extra prime time, cost difuzare pe posturile radio, calcul număr total estimat de audiţii ale spoturilor (gross impressions - GI) în rândul publicului ţintă, care se va calcula cu formula:

canale radioGI radio = ∑ (audienţă post prime-time x nr.difuzări pe post prime-time + audienţă post extra prime-time x nr.difuzări pe post extra prime-time)

iii) informaţii privind fiecare cotidian/publicaţie din presa scrisă (acoperire, potenţial de audienţă, tiraj vândut, profil, sursa datelor pe baza cărora s-a realizat evaluarea performanţelor fiecărei publicaţii, număr inserţii per publicaţie), împreună cu informaţii privind poziţionarea machetelor în cadrul publicaţiilor respective: calcul număr total estimat de vizualizări ale machetelor: GI publicaţii, considerând că o machetă publicată în presă este văzută de persoana care cumpără ziarul respectiv:

nr. ziare

GI publicatii = ∑tiraj vândut

iv) informaţii privind fiecare site Internet pe care va fi postat un banner (traficul pentru fiecare site, număr de vizitatori unici, tipologia vizitatorilor, profilul sitului, număr de afişări per site), GI banner-e:

50 site-uri

GI banner-e = ∑ afişări per site

3 Unde o impresie reprezinta afişarea unei singure creaţii pentru un consumator sau contactul unui individ cu o reclamă. Poate fi intalnită în literatura de specialitate şi ca "OTS" (Opportunity To See).4 Unde impresii brute (gross impressions, GI) reprezintă suma tuturor dăţilor când creaţiile campaniei sunt afişate (expuse şi probabil recepţionate de către un individ).

12

v) informaţii privind panourile: tipul de panouri, dimensiuni, zona/locul de expunere, potenţialul de vizibilitate, durata expunerii, cost total panouri.

vi) informaţii privind afişul: tipul de afiş, cantitate, dimensiuni, zonele/locurile de expunere, potenţialul de vizibilitate, mod de distribuţie către audienţa estimată, durata estimată a afişajului;

vii) informaţii privind broşurile: cantitate, destinatari, mod de distribuţie către audienţa estimată, ,

În ceea ce priveşte evaluarea performanţelor canalelor media, se face menţiunea că vor fi acceptate sursele de informaţii invocate cu condiţia ca acestea să fie recunoscute ca surse „independente” şi „oficiale” (care să constituie un etalon) în domeniu5. Se solicită utilizarea celor mai recente studii de audienţă disponibile la data publicării anunţului în SEAP.

O firmă independentă va monitoriza difuzările şi va prezenta rapoarte pentru fiecare element al campaniei.

IX. OFERTA FINANCIARĂ

Oferta financiară se va defalca pe activităţi majore, conform Formularului 15:

1. servicii de creaţie şi producţie pentru realizarea fiecărui element de campanie enumerat in Caietul de sarcini la Cap. VI. INSTRUMENTE ŞI CANALE DE COMUNICARE;

2. servicii de difuzare a fiecărui element de campanie enumerat in Caietul de sarcini la Cap. VI. INSTRUMENTE ŞI CANALE DE COMUNICARE;

3. Total general.

Notă: În cazul în care pe parcursul difuzării spoturilor audienta posturilor e diferita de cea de la data ofertării se vor difuza materialele până la atingerea numărului de impresii (GI) previzionat. În caz că nu este posibil, plăţile vor fi reduse proporţional cu GI realizate.

În preţul ofertat, operatorii economici vor include eventuale taxe ce trebuie achitate pentru produsele şi serviciile ofertate.

Dacă în urma verificărilor din etapa de evaluare a ofertelor se constată că datele furnizate sunt incorecte, oferta va fi declarată neconformă.

X. MODUL DE ATRIBUIRE 5 In mod uzual pentru evaluarea audienţelor se iau în considerare studiile: SAR, SATI, BRAT, SNMATV

13

Criteriul de atribuire a contractului este oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.

Modul de acordare a punctajului se face pe baza factorilor de evaluare principali de mai jos:

A. Ponderea Factorului de evaluare Oferta Financiara = 30%

B. Ponderea Factorului de evaluare Oferta Tehnica = 70%

XI. REZULTATELE CAMPANIEI

Se solicită achiziţionarea a minim 6.000 TRP în mediul urban pe toată durata campaniei, unde:

TRP = (GI / Pţintă) * 100;

GI = nr. total de afişări ale mesajelor prin toate instrumentele media realizate şi utilizate conform tuturor specificaţiilor din prezentul caiet de sarcini, şi anume:

3 spoturi TV difuzate pe minim 6 posturi de televiziune naţională; 3 spoturi Radio difuzate pe minim 4 posturi Radio la nivel naţional; 3 bannere online postate fiecare pe 50 site-uri; 115 de panouri publicitare statice outdoor în provincie şi în Bucureşti; 12 machete presă cu apariţie săptămânală în minim 4 ziare; 1 afiş în minim 6.000 de exemplare; 3 broşuri în minim 15.000 de exemplare (câte 5.000 de exemplare pentru fiecare titlu.

Pţintă = populaţia urbană totală a României, în vârstă de cel puţin 18 ani.

Conform Institutului Naţional de Statistică, în România populaţia urbană în vârstă de 18 ani şi peste este în număr de 9,8 milioane locuitori. În consecinţă, se solicită un minim de 441 mil. GI.

XII. MANAGEMENTUL CONTRACTULUI

Autoritatea Contractantă

Ministerul Afacerilor Europene prin Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale (ACIS), va îndeplini rolul de Autoritate Contractantă pentru acest contract şi va fi responsabilă cu organizarea procedurii de licitaţie, implementarea administrativă şi procedurală şi plăţile.

Serviciul de Implementare din cadrul ACIS este desemnat în baza OMEF nr.755/2008 compartiment intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru finanţate din Programul Operaţional Asistenţă Tehnică. Serviciul de Implementare din cadrul Direcţiei Asistenţă Tehnică va asigura derularea procedurilor de atribuire, monitorizarea si implementarea contractului, aprobarea documentelor aferente efectuării plaţilor.

Serviciul de Implementare (SI) din ACIS este responsabil de managementul contractului şi aprobă documentele prestatorului (rapoarte tehnice de progres, rapoarte financiare,

14

rapoarte de verificare a cheltuielilor, facturi, alte documente justificative etc.) cu avizul de conformitate al Beneficiarului.

Beneficiarul contractului:

Beneficiarul acestui contract este Compartimentul de Comunicare din cadrul ACIS. Aceasta va fi responsabilă de implementarea tehnică a acestui proiect şi de monitorizarea activităţilor întreprinse. Beneficiarul aproba livrabilele (Notele de certificare a serviciilor, plan comunicare, buletine informative, broşuri, alte materiale elaborate, rapoarte etc.). Beneficiarul notifică Serviciul de Implementare asupra conformităţii/neconformităţii serviciilor prestate şi avizează, după caz, documentele justificative.

Prestatorul:

Prestatorul este operatorul economic selectat în urma achiziţiei publice pentru realizarea contractului. Prestatorul este responsabil pentru execuţia la timp a tuturor activităţilor prevăzute şi pentru atingerea obiectivelor stabilite prin Caietul de sarcini. El va realiza toate cerinţele acestui contract respectând şi aplicând cele mai bune practici în domeniu. Prestatorul este responsabil pentru activitatea echipei şi pentru obţinerea rezultatelor cerute.

Prestatorul va furniza tuturor părţilor implicate în contract (Autoritatea contractantă, Beneficiar) toate informaţiile solicitate referitoare la contract. Toata corespondenta contractului va fi efectuata prin Serviciul de Implementare.

XIII. PERSONALUL

Prestatorul va forma echipa de proiect astfel încât să acopere activităţile specifice şi să atingă obiectivele contractului. Aspectul esenţial urmărit este competenta şi capacitatea de a realiza sarcinile necesare.

Pe baza acestui caiet de sarcini, Prestatorul va mobiliza o echipă de lucru, formată din personal calificat si experimentat.

Experţi cheie

Toţi experţii care vor avea un rol important în implementarea contractului vor fi denumiţi experţi cheie. Experţii cheie trebuie să nu se afle în conflict de interese în exercitarea activităţilor.

Prestatorul va nominaliza pentru executarea contractului urmatoarea echipa de experti cheie:

1. Lider de echipă: 2. Expert creaţie – copywriter:3. Expert creaţie – art director:

15

4. Expert media planner:5. Expert planificare strategie:6. Expert accesare instrumente structurale

Principalele responsabilităţi ale liderului de echipa sunt:

Să coopereze pentru un bun management al contractului;

Să asigure calitatea activităţii desfăşurate şi să se asigure că toate activităţile sunt realizate la standarde înalte de calitate;

Să asigure o raportare tehnică şi financiară conform cerinţelor Autorităţii Contractante şi prevederilor contractuale;

Să asigure o bună coordonare cu Autoritatea Contractantă;

Să asigure menţinerea unei legături permanente cu Serviciul de Implementare şi Beneficiarul în ceea ce priveşte executarea contractului şi să raporteze toate problemele legate de implementarea efectivă;

Şeful de echipă va fi responsabil pentru livrabile şi calitatea rezultatelor obţinute ca urmare a implementării contractului.

Atenţie! Se vor nominaliza persoane diferite pentru fiecare din poziţiile menţionate mai sus. Ofertele în care nu se vor nominaliza persoane diferite pentru fiecare post vor fi respinse.

Alt personal

Prestatorul va selecta alţi membri ai echipei pentru realizarea contractului, conform necesităţilor. Acest personal trebuie să aibă competenţa relevantă şi experienţă în domeniile specifice în funcţie de activitatea pentru care vor fi folosiţi. CV-urile acestui personal se vor solicita ulterior semnării contractului.

Experţi non-cheie

Cerinţe pentru experţii non-cheie:

1. Expert relatii publice

- Calificare şi abilităţi: studii superioare universitare absolvite cu diplomă de licenţă;

- Experienţă profesională generală: minim 5 ani în domeniul marketing-publicitate (după obţinerea diplomei de licenţă);

- Experienţă profesională specifică: să fi fost implicat în cel putin 1 proiect care a presupus o campanie de comunicare integrată ce a cuprins şi o componenta de PR.

2. Expert media buyer

16

- Calificare şi abilităţi: studii superioare universitare absolvite cu diplomă de licenţă;

- Experientă profesională generală: minim 5 ani în domeniul marketing-publicitate (după obţinerea diplomei de licenţă);

- Experienţă profesională specifică:

o experienţă în achiziţionare de spaţii media de minim 3 ani;

o Sa fi fost implicat in cel putin un proiect care a presupus o campanie de comunicare integrata, derulata prin canale de comunicare diferite, expertul avand aceleasi atributii specifice pozitiei solicitate.

3. Expert comunicare –online

- Calificare şi abilităţi: studii superioare universitare absolvite cu diplomă de licenţă şi certificare privind poziţionarea site-urilor în motoarele de cautare;

- Experienţă profesională generală: minim 5 ani (după obţinerea diplomei de licenţă);

- Experienţă profesională specifică:

o experienta în domeniul comunicării onlinede minim 3 ani;

o să fi fost implicat în cel putin 1 proiect care a presupus o campanie de comunicare integrată ce a cuprins şi mediul online.

Ulterior semnării contractului, Prestatorul va propune o listă cu experţii non-cheie menţionaţi anterior, care vor fi agreaţi, pe bază de CV-uri care vor proba că îndeplinesc cerinţele precizate în prezentul caiet de sarcini, împreună cu Autoritatea Contractantă.

XIV. RAPORTARE

Prestatorul este responsabil de elaborarea şi transmiterea următoarelor rapoarte către Autoritatea contractantă:

1. un raport la momentul de finalizare a realizării fiecărui element de campanie; raportul va conţine o scurtă descriere a caracteristicilor produsului realizat şi modul cum acesta va fi utilizat în cadrul general al campaniei;

2. în perioada de difuzare: un raport săptămânal care indică apariţiile, difuzările ori alte activităţi cu deschidere spre public desfăşurate în săptămâna curentă;

3. câte un raport de monitorizare la finalul perioadei de difuzare a fiecărui element de campanie, raport realizat de o firmă independentă;

4. un raport final despre realizarea şi desfăşurarea campaniei;

5. rapoarte suplimentare dacă e cazul, fie la cererea Autorităţii Contractante, fie la iniţiativa Prestatorului.

17

XIV. Cerinţe speciale

Toate materialele elaborate în cadrul proiectului trebuie să conţină sigla Guvernului României, sigla UE şi sigla instrumentelor structurale în România, precum şi textul ”Proiect finanţat din FEDR prin POAT 2007-2013”. Pentru mai multe detalii se va utiliza manualul de identitate vizuală pentru Instrumentele Structurale 2007-2013 în România, disponibil la adresa http://www.fonduri-ue.ro/index.php?sectionId=169.

18