STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 1 din 8

SC xxxxx Nr.________/ 1.03.2012

Standard Elaborarea Fisei Postului

Scop:

Prezentul standard reglementeaza procesul de elaborare a Fisei Postului in cadrul SC xxxxx

Elaborare HR xxx_xxx Data:

Verificare HR yyy_yyy Data:

Aprobare Director zzz_zzzz Data:

Aprobat in Sedinta Comitetului Director din …………

STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 2 din 8

Fisa Postului (FP) este un document dinamic ce indica locul si rolul pozitiei in organizatie, definind indicatorii relevanti, principalele atributii, cerinte si criterii de succes. Ca instrument de management, FP:

asigura intelegerea responsabilitatilor si cerintelor postului; faciliteaza comunicarea manager-angajat ; constituie INPUT in procesele „Recrutare si selectiei” / „Evaluarea Postului” / „Evaluarea Performantei si

Dezvoltarea Angajatilor” / „Managementul Competentei”; Potrivit Codului Muncii si SR EN ISO 9001/2008, FP este obligatorie pentru toate posturile organizatiei. Continutul FP trebuie sa fie clar si concis. Numarul maxim de pagini pe care il poate contine o FP este 3 (format A4 /caractere Times New Roman 12 / scris la 1,3 randuri).

1. Situatii de intocmire a FP

FP se intocmeste in urmatoarele situatii :

pozitie noua; pozitie existenta devenita vacanta, in cazul in care continutul acesteia se modifica; pozitie existenta care se modifica semnificativ prin aparitia de noi responsabilitati, cerinte, etc.

2. Elaborarea si semnarea FP

Managerul direct, este responsabil de elaborarea FP pentru angajatii din subordine; FP se semneaza in 3 exemplare: pentru angajat, manager si dosarul de personal gestionat de serviciul RU.

A. FP pentru pozitii noi / pozitii existente devenite vacante

B. Actualizare FP Ori de cate ori apar schimbari semnificative in continutul unui post existent, managerul direct este responsabil de actualizarea FP, obtinerea semnaturii angajatului si distribuirea FP catre salariat si serviciul RU.

C. Revizuirea FP FP se revizuiesc obligatoriu o data la 2 ani, chiar daca nu intervin modificari esentiale in responsabilitatile postului. Managerul direct este responsabil de revizuirea FP, obtinerea semnaturii angajatului, distribuirea FP catre salariat si serviciul RU.

Semnarea FP de catre angajat semnifica luarea la cunostinta, acceptarea, intelegerea responsabilitatilor si angajamentul acestuia de a le indeplini si respecta.

Pentru initierea Recrutarii si selectiei, managerul direct al pozitiei transmite serviciului RU Cererea de

Recrutare aprobata de Director insotita de noua FP sau FP actualizata, dupa caz;

Dupa selectie, recruterul transmite spre semnare candidatului FP, impreuna cu Oferta (Interna /Externa);

Dupa acceptarea/semnarea ofertei si FP de catre candidat, serviciul RU obtine si semnatura managerului pe

FP, asigurand apoi distribuirea catre angajat, manager si dosarul de personal.

STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 3 din 8

3. Continutul cadru al FP

Continutul cadru al FP este cel prezentat in Anexa A. FP contine sapte capitole importante:

I. IDENTIFICARE POST (date privind denumirea postului potrivit organigramei si COR, departamentul, numele ocupantului postului, relatiile de subordonare,colaborare si reprezentare, numele si pozitia managerului direct, data intocmirii FP, semnaturile ocupantului postului si managerului direct si datele semnarii);

II. INDICATORI RELEVANTI (Indicatori Cheie raportati la pozitie – acestia pot fi indicatori financiari sau

non-financiari, dar obligatoriu date numerice); III. ROLUL POSTULUI (definire scurta si cuprinzatoare a rolului postului sub forma unei declaratii) IV. RESPONSABILITATI PRINCIPALE (principalele responsabilitati grupate in sapte categorii); V. DELEGARE (postul care preia atributiile pe perioada de absenta limitata a detinatorului pozitiei); VI. CERINTE (Nivelul de studii, autorizari, certificari, experienta, cunostinte tehnice, abilitati soft potrivit

profilului de competenta al pozitiei, mobilitate); VII. CRITERII DE SUCCES ( criterii cantitative si calitative).

Pentru detalii privind continutul fiecarui capitol, se vaconsulta Anexa B.

4. Verbele utilizate la intocmirea FP

Se vor utiliza verbe de actiune la timpul prezent (Ex.: „Intocmeste in prima zi de Luni a fiecarui trimestru, Raportarea „Indicatori Cheie de Performanta”. Prezinta in scris sefului de serviciu, sinteza analizei, concluziilor si propunerilor de imbunatatire). Pentru orientare se va consulta Anexa C.

5. Responsabilitati in elaborarea, semnarea si gestionarea FP

Managerii sunt responsabili de:

intocmirea, actualizarea si revizuirea FP pentru angajatii din subordine , cu respectarea tuturor prevederilor prezentului standard;

obtinerea semnaturii angajatilor pe FP (elaborate / actualizate / revizuite) si de distribuirea FP catre angajati si serviciul RU. Exceptie: cazul pozitiilor transmise spre recrutare, la care responsabilitatea obtinerii semnaturilor si distribuirea FP revine serviciului RU.

Angajatul este responsabil de semnarea, cunoasterea si indeplinirea prevederilor FP.

Serviciul RU:

este responsabil de distribuirea, instruirea si testarea nivelului de cunoastere al prezentului standard de catre managerii organizatiei;

se asigura ca prezentul Standard este respectat si ca fiecare angajat are o FP valabila in dosarul personal;

asigura la cerere suport managerilor in elaborarea FP;

intocmeste si actualizeaza baza de date electronica a FP.

STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 4 din 8

6. Termeni si abrevieri FP: Fisa Postului RU: Resurse Umane COR: Clasificarea Ocupatiilor din Romania SR EN ISO 9001/2008: Standard Cerintele Sistemului de Management al Calitatii

7. Documente suport Codul Muncii republicat; SR EN ISO 9001/2008 .

8. Difuzare Membrii Comitetului Director al SC xxxxxx Managerii de la toate nivelurile din SC xxxxxx

9. Anexe

Anexa A: Fisa Postului – Continut CADRU Anexa B: Detalii privind completarea FP Anexa C: Lista orientativa a verbelor pentru intocmirea FP

STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 5 din 8

Anexa A. Fisa Postului – Continut CADRU

FISA POSTULUI ORGANIZATIA xx

I IDENTIFICARE POST Denumire Post: (in conformitate cu organigrama )

Denumire Post/Cod COR: (in conformitate cu COR)

Deprtamentul:

Ocupantul Postului (Nume)

RELATII:

Este subordonat: (Nume/Pozitie)

Are in subordine directa: (pozitii potrivit organigramei )

Colaboreaza cu:

Reprezinta organizatia in relatia cu:

Data intocmirii:

--- ---

____________ / _______________

Semnatura ocupantului postului / Data ____________ / _______________

Semnatura managerului direct / Data

II INDICATORI RELEVANTI: ------ ------

III ROLUL POSTULUI: (managerul trebuie sa cuprinda intr-o fraza-declaratie, esenta postului!)

IV RESPONSABILITATI PRINCIPALE:

1. Prognoza si Planificare:

2. Organizare:

3. Coordonare:

4. Executie:

5. Raportare:

6. Dezvoltare personala:

7. Sanatatea, Securitatea Muncii:

In functie de cerintele activitatii curente, managerul direct poate adauga si alte responsabilitati in legatura cu postul. Daca noile responsabilitati sunt semnificativ diferite de cele cuprinse in actuala Fisa de post, managerul direct va elabora o noua Fisa de post.

V DELEGARE: Ocupantul Postului poate delega sarcinile sale pozitie…… din cadrul …….

VI CERINTE:

VII CRITERII DE SUCCES:

STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 6 din 8

Anexa B. Detalii privind completarea FP Capitolul din FP Articolul Descrierea articolului

Denumire Post Denumirea postului potrivit organigramei

Denumire Post/cod COR Functia/Meseria si codul potrivit COR

Departamentul: Departamentul, serviciul, sectorul in care se afla postul

Ocupantul Postului Numele si prenumele ocupantului postului

Relatii. Este subordonat: Numele si prenumele managerului direct / Functia acestuia

potrivit organigramei

Relatii. Are in subordine

directa:

Lista Functiilor/Meseriilor subordonate direct potrivit

organigramei

Relatii. Colaboreaza cu: Lista pozitiilor din organigrama cu care colaboreaza pentru

indeplinirea responsabilitatilor incredintate prin FP

Relatii. Reprezinta

organizatia in relatia cu:

Entitatile externe organizatiei in relatia cu care este

imputernicit sa reprezinte organizatia

Data intocmirii Data elaborarii / actualizarii / revizuirii FP de managerul direct

(format zz.ll.aaaa)

Semnatura ocupantului postului / Data

Semnatura ocupantului postului / Data la care acesta semneaza FP (format zz.ll.aaaa)

I. IDENTIFICARE POST

Semnatura managerului direct / Data

Semnatura managerului direct / Data la care acesta semneaza FP (format zz.ll.aaaa)

II. INDICATORI RELEVANTI

3-5 indicatori financiari si

non-financiari de care

ocupantul postului este

raspunzator

Ca indicatori relevanti pot fi considerati:

Numarul subordonatilor directi potrivit organigramei / Bugetul anual al departamentului aprobat prin Planul de Afaceri de care ocupantul postului este responsabil / EBIT, Cifra de afaceri, Volumul productiei, Costul de Productie, Volumul de achizitii, Valoarea echipamentelor/materialele/contractelor, Numarul total de proiecte, Numarul de proiecte aprobate de Comisia de evaluare, Valoarea proiectelor, numarul de audituri, numarul de personal de recrutat, Numarul de proceduri implementate, etc

III. ROLUL POSTULUI Definire scurta, clara si cuprinzatoare a rolului postului sub

forma unei declaratii Prognoza si Planificare Daca este aplicabil, se vor mentiona 1-5 responsabilitati de

prognoza si planificare Organizare Daca este aplicabil, se vor mentiona 1-5 responsabilitati de

organizare Coordonare Daca este aplicabil, se vor mentiona 1-5 responsabilitati de

coordonare Executie Daca este aplicabil, se vor mentiona 1-5 responsabilitati de

executie Raportare Daca este aplicabil, se vor mentiona 1-5 responsabilitati de

raportare

IV. RESPONSABILITATI PRINCIPALA

Dezvoltare personala Se vor mentiona 2-4 responsabilitati de dezvoltare a anagajatilor din subordine / de dezvoltare individuala proprie

STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 7 din 8

Anexa B. Detalii privind completarea FP - continuare Sanatatea, Securitatea

Muncii

Se vor mentiona 1-5 responsabilitati in domeniul SSM (agreate cu specialistul SSM din organizatie)

V. DELEGARE Se va mentiona postul care preia responsabilitatile pe perioada de absenta limitata a detinatorului pozitiei

VI. CERINTE Nivelul de studii, autorizari, certificari, experienta, cunostinte tehnice, abilitati soft potrivit profilului de competenta al pozitiei, mobilitate.

VI.

CRITERII DE SUCCES

Se vor mentiona 3-5 criterii care vor asigura succesul (Ex. Atingerea obiectivelor in termenele limita negociate, Incadrare in BVC-ul anual aprobat, Dezvoltarea membrilor echipei si dezvoltare personala continua, etc)

STANDARD Elaborarea Fisei Postului / Editie revizuita la 01.03.2012 / © 2012 www.rauflorin.ro / Pagina 8 din 8

Anexa C. Lista orientativa a verbelor pentru intocmirea FP

Verb de actiune Intrebare Verb de actiune Intrebare

Achizitioneaza ce materiale, servicii? Instruieste pe cine, in ce? Acorda ce, cui? Insumeaza ce? Adapteaza ce, pentru ce? Intocmeste ce ? Analizeaza ce fapte, rezultate, procese, in ce

sens? Intretine ce?

Apreciaza ce, in ce sens? Introduce ce date, unde? Aproba ce? Justifica ce, cum? Asigura ce? Mentine ce? Asigura suport cui, in ce? Monitorizeaza ce actiuni, proiecte, in ce

privinta, de ce? Asista in ce anume? Negociaza cu cine, ce anume? Atribuie ce personal, capital, pentru ce ? Opereaza ce? Calculeaza ce, pentru cine? Pastreaza ce contacte? Colecteaza ce informatii, in ce scop? Planifica ce, cu ce finalitate? Completeaza ce documente? Pregateste ce, pentru cine, de ce? Conduce negocieri, discutii Prezinta cui, in ce scop? Consiliaza pe cine, in ce sens,cu ce scop ? Primeste ce, pentru cine? Controleaza ce, in ce sens? Procura ce materiale, informatii? Convine cu cine, ce? Produce ce? Coordoneaza ce, in ce scop? Prognozeaza ce? Corecteaza ce, in ce sens? Proiecteaza ce planuri, modele? Decide ce, asupra ce, ce anume, in ce cazuri ? Propune cui, ce? Defineste ce? Raporteaza ce, cui? Dezvolta ce, in ce scop? Raspunde pentru pentru ce ? Dimensioneaza ce factori? Revizuieste ce fapte, cu ce scop? Elaboreaza ce, in ce scop? Schiteaza ce? Emite ce, ce forme? Se informeaza ce, de ce ? Evalueaza ce, in ce sens? Sorteaza ce? Furnizeaza ce, pentru cine? Stabileste ce, in ce mod? Indeplineste ce masuri? Stocheaza ce date? Indica cui, ce? Transfera ce, unde? Informeaza pe cine, despre ce? Trateaza cu ce? Initiaza ce, de ce? Urmareste ce, in ce scop? Inregistreaza ce documente? Verifica ce, in ce sens? Instiinteaza pe cine? NOTA: Lista are un caracter orientativ si foloseste la descrierea principalelor responsabilitati din FP.