s&c handbook 2011

www.elsa.ro [email protected]


ELSA România • Bvd. Mihail Kogălniceanu, 34-36 București, România CIF: 10832274 • [email protected] • www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

2

Cuprins

Introducere .............................................................................................................. 5 1. Scurtă Introducere despre ELSA şi departamentele cheie .................................. 6 A. Declaraţia Asociaţiei Europene a Studenţilor la Drept ............................................ 6 B. Organizarea ............................................................................................................ 6

I. La nivel Local, Naţional şi Internaţional ......................................................... 6 II. Cele şapte poziţii în Birou ............................................................................. 6 III. Biroul Internaţional ..................................................................................... 6 IV. International Council Meeting .................................................................... 7

C. Cele trei departamente cheie .................................................................................. 7 I. Activităţi Academice ....................................................................................... 7 II. Seminare&Conferinţe ................................................................................... 7 III. STEP ........................................................................................................... 7

2. Abrevieri şi acronime în limbajul ELSA ............................................................. 7 3. Introducere în departamentul S&C .................................................................... 8 4. Evenimente S&C ................................................................................................. 9

A. Seminarul ...................................................................................................... 9 B. Conferinţa ..................................................................................................... 9 C. Şcoala de vară ELSA ...................................................................................... 9 D. Prelegerea ..................................................................................................... 9 E. Discuţia panel ............................................................................................... 9 F. Vizitele de studiu ........................................................................................... 10 G. Vizitele de studiu instituţionale ..................................................................... 10 H. Când au loc evenimentele locale, naţionale sau internaţionale ale S&C? ....... 10

5. International Focus Programme (IFP) ................................................................ 11 A. Introducere ................................................................................................... 11 B. Tema ............................................................................................................. 11 C. Cum să desfăşori programul IFP în cadrul departamentului S&C ................. 12 D. Sarcinile vicepreşedintelui S&C local sau naţional ........................................ 12 E. Mai multe informaţii despre IFP şi implementarea lui ................................... 12

6. Drepturile Omului ............................................................................................... 13

mailto:[email protected]

http://www.elsa.ro/



3

A. Introducere ................................................................................................... 13 B. Implementări ................................................................................................ 13 Sarcinile vicepreşedintelui S&C ......................................................................... 13 Drepturile omului în evenimentele S&C ........................................................... 14 Drepturile omului și vizitele de studiu instituţionale .......................................... 14 Drepturile omului și vizitele de studiu ............................................................... 14 C. Motivarea ...................................................................................................... 14

7. Obiective strategice şi S&C ................................................................................. 15 A. Introducere ................................................................................................... 15 B. Obiectivele specifice departamentului S&C ................................................... 15 C. Implementări ................................................................................................ 15

8. Relaţii instituţionale şi delegaţii .......................................................................... 16 A. S&C şi Relaţiile Instituţionale ....................................................................... 16 B. ELSA şi Organizaţiile Instituţionale ............................................................... 16 C. Delegaţiile ..................................................................................................... 16

9. Ofiţerul S&C şi comunicarea .............................................................................. 17 A. Începutul mandatului .................................................................................... 17 B. Crearea unei echipe ....................................................................................... 18 C. Comunicare .................................................................................................. 18 D. Arhiva ONLINE ELSA ................................................................................ 21 E. Synergy ......................................................................................................... 21 F. S&C în cadrul International Council Meeting (ICM) ................................... 21 G. Starea Reţelei (State of the Network - SotN) ................................................. 22 H. S&C la Întrunirea Consiliului Naţional (ÎCN) ............................................. 22 I. Promovarea evenimentelor S&C .................................................................... 22 J. Trimiterea studenţilor în străinătate ............................................................... 23 K. Organizarea de evenimente ........................................................................... 23 L. Responsabilităţile faţă de ELSA Internaţional ................................................ 24

10. Organizarea unui eveniment S&C .................................................................... 24 A. Etapa de cercetare (1-2 ani înainte de eveniment) .......................................... 24

I. Crearea echipei ........................................................................................... 25 II. Planificarea întâlnirilor .............................................................................. 26 III. Ce temă să alegi pentru eveniment? ......................................................... 27


http://www.elsa.ro/



4

IV. Cui adresăm proiectul nostru? ................................................................. 28 V. Data evenimentului ................................................................................... 29 VI. Care este locul de întâlnire al evenimentului? ........................................... 29

B. Etapa de planificare şi organizare ................................................................... 29 I. Partea academică ….................................................................................... 29 II. Marketing ................................................................................................. 30 III. Programul social ...................................................................................... 32 IV.Finanţele ................................................................................................... 32 V. Strângerea de fonduri ................................................................................ 34 VI. Managementul riscului pentru posibilele probleme .................................. 36

C. Etapa evaluării (de după eveniment) ............................................................. 36 I. Diplome, scrisori de mulţumire şi rapoarte ................................................. 37 II. Formularul de evaluare .............................................................................. 37 III. Rezultatul academic ................................................................................. 37

11. Tranziţia ............................................................................................................. 37 A. Sarcinile vechiului vicepreşedinte (VP) al departamentului S&C ................... 37 B. Dacă noul VP S&C nu a avut parte de o tranziţie adecvată ........................... 38

Realizare ........................................................................................................ 39 Parteneri ELSA România ................................................................................ 40


http://www.elsa.ro/



5

ELSA S&C Handbook Introducere

“Dragi S&Cers, Acum citiţi manualul S&C, un instrument care conţine esenţialul despre cum să fii responsabil în cadrul departamentului Seminare & Conferinţe. Pe lângă faptul că este folosit de vicepreşedintele S&C, acest manual vine şi în ajutorul organizatorilor de evenimente din cadrul S&C, indifferent dacă sunt coordonatori sau doar organizatori. Versiunea curentă a manualului a fost actualizată în iulie 2011.Conţine cele mai recente noutăţi din cadrul ELSA şi despre departamentul S&C şi pentru prima dată conţine şi informaţii despre implicarea vicepreşedinţilor S&C în relaţiile instituţionale ELSA şi legătura dintre aceste instituţii şi activităţile pe care acestea le desfăşoară în domeniul educaţiei juridice. Aş dori să le mulţumesc predecesorilor mei, având în vedere că acest document este atât de informativ datorită muncii lor şi este un manual pe care orice începător S&C trebuie să-l aibă. S&C este departamentul de care m-am îndrăgostit încă de la începutul carierei mele în ELSA. Îţi oferă o infinitate de posibilităţi în timp ce rămâi în strânsă legătură cu principalele activităţi ELSA: educaţie juridică, schimburi internaţionale de experienţă şi dezvoltarea abilităţilor. Sper că vă va face plăcere să citiţi acest manual şi că va fi unul din paşii pe care trebuie să-i parcurgeţi pentru a vă dezvolta atât personal, cât şi profesional cu şi alături de ELSA şi departamentul S&C.”

Al vostru ELSAc, Paolo Amorosa

VP Seminare&Conferinţe ELSA Internaţional 2010/2011


http://www.elsa.ro/



6

1. Scurtă introducere despre ELSA şi departamentele cheie ELSA (The European Law Students' Association – Asociaţia Europeană a Studenţilor la Drept) este cea mai mare asociaţie independentă a studenţilor la drept la scală mondială. ELSA este o asociaţie internaţională, independentă, non-politică, non-profit, care datează din anul 1981 şi este condusă de studenţi, pentu studenţi. Este alcătuită din studenţi si absolvenţi care sunt interesaţi de dezvoltarea personală şi academică. ELSA oferă studenţilor la drept oportunitatea de a-şi dezvolta abilităţile pe care le deţin, de a deprinde noi aptitudini şi de a întâlni studenţi şi profesionişti din domeniul juridic din întreaga Europă.

A. Declaraţia Asociaţiei Europene a Studenţilor la Drept Viziune O lume dreaptă în care există respect pentru demnitatea umană și diversitatea culturală. Scopul ELSA doreşte să contribuie la educaţia juridică, să stimuleze înţelegerea reciprocă şi să promoveze responsabilitatea socială a studenţilor la drept şi a tinerilor jurişti. Mijloace • oferind oportunităţi studenţilor de la drept şi tinerilor jurişti de a învăţa despre cultura şi sistemul

juridic într-un mod cât mai critic; • ajutând studenţii de la drept şi tinerii jurişti să fie instruiţi şi să deţină abilităţile unor profesionişti; • încurajând stundenţii de la drept şi tinerii jurişti să acţioneze pentru binele societăţii.

B. Organizarea I. La nivel Local, Naţional şi Internaţional ELSA este alcătuită din trei nivele: local,naţional şi internaţional. ELSA are 42 de Grupuri Naţionale ca membri şi aproape toate Grupurile Naţionale sunt împărţite în Grupuri Locale. Fiecare Grup Local sau Naţional are un Birou Local sau Naţional. II. Cele şapte poziţii în Birou Fiecare Birou Local, Naţional şi Internaţional este alcătuit din cel puţin şapte membri care deţin următoarele poziţii: Preşedinte, Secretar General, Trezorier, Vicepreşedinte (VP) pentru departamentul Marketing, Vicepreşedinte pentru departamentul STEP, Vicepreşedinte pentru departamentul Activităţi Academice şi Vicepreşedinte pentru departamentul Seminare şi Conferinţe. În plus, fiecare Birou poate să numească un director pentru întreaga echipă.

III. Biroul Internaţional Biroul Internaţional este organul executiv suprem al asociaţiei. Membrii acestui birou sunt aleşi la Adunarea Consiliului din Primăvară pentru o perioadă de un an. Mandatul începe pe 1 august şi se termină pe 31 iulie în următorul an.


http://www.elsa.ro/



7

Biroul Internaţional este responsabil pentru coordonarea asociaţiei ca un întreg ( incluzând ajutorul dat grupurilor membre, atât locale, cât şi naţionale), colectarea şi redistribuirea informaţiilor către celelalte grupuri membre pentru a se asigura participarea lor la toate evenimentele organizate. IV. International Council Meeting (ICM) La Întâlnirea Biroului Internaţional se iau cele mai importante decizii în cadrul ELSA. Are loc de două ori pe an: primăvara şi toamna. La această întâlnire iau parte reprezentanţii Grupurilor Naţionale ELSA. Consiliul ia decizii cu privire la politica şi direcţia pe care asociaţia o va urma şi se discută despre problemele care se întâlnesc în cadrul ELSA.

C. Cele trei departamente cheie Cele trei departamente cheie în cadrul ELSA sunt Activităţi Academice, Seminare şi Conferinţe şi STEP.

I. Activităţi Academice Departamentul Activităţi Academice (AA) contribuie la educaţia juridică a persoanelor. AA se ocupă de programe şi evenimente împărţite în scrieri juridice, studii în străinătate, cercetare juridică şi îmbinarea teoriei cu practica, ceea ce înseamnă organizarea de diferite evenimente, precum concursuri de procese simulate, dezbateri. II. Seminare&Conferinţe Departamentul Seminare şi Conferinţe (S&C) tinde să ofere studenţilor la drept şi tinerilor jurişti din diferite ţări oportunitatea de a studia şi discuta diferite subiecte care nu sunt de obicei incluse în programa universităţilor, astfel contribuind la o mai bună educaţie juridică, culturală şi socială. Acest program include evenimente precum conferinţe, seminare ,şcoli de vară, prelegeri, discuţii panel şi vizite de studiu. III. STEP Departamentul STEP oferă studenţilor la drept şi tinerilor jurişti şansa de a petrece o perioadă de timp muncind în străinătate în domeniul juridic, introducându-i astfel într-un sistem juridic diferit, ceea ce determină obţinerea unei experienţe profesionale valoroasa. ELSA susţine intershipul la firmele de avocatură, companii, bănci, universităţi, instituţii publice şi private şi oferă stagii de practică de scurtă şi de lungă durată. 2. Abrevieri şi acronime în ELSA BEE = Board Management, External Relations

and Expansion (atribuţiile Președintelui)

IM = Internal Management (Secretarul

General)

FM = Financial Management (Trezorierul)

SLMI = Seminarul Local de Motivare și

Instruire

ETD = ELSA Training Days

ITP = International Trainers Pool

NTP = National Trainers Pool


http://www.elsa.ro/



8

AA = Activităţi Academice

L@W = Lawyers at Work

MCC = Moot Court Competition

NMCC = National MCC

EMC² = ELSA MCC (tematic)

LRG = Legal Research Group

S&C = Seminare și Conferinţe

IFP = International Focus Programme

SS = Summer School

SV = Study Visit

ISV = International SV

ÎCN = Întrunirea Consiliului Naţional

ICM = International Council Meeting

STEP = Student Trainee Exchange Programme

SIS = Schimbul Intern de Studenţi

MKT = Marketing

RU = Resurse Umane

TNAF = Training Needs Assessment Form

NSS = Network Support System

ELS = ELSA Lawyers Society

EDF = ELSA Development Foundation

SotN = State of the Network (Starea Reţelei –

raport)

OYOP = One-Year Operational Plan

SSO = Statutes and Standing Orders

OC = Organizing Committee

HOC = Head of OC (Coordonator)

CL = Consiliul Local

ROI = Regulament de Ordine Interioară CD =

Cartea Deciziilor

BL = Birou Local

BN = Birou Naţional

BI = Birou Internaţional

3. Introducere în departamentul S&C Departamentul Seminare&Conferinţe a fost o zonă-cheie în familia ELSA de la început din 1918. În primii doi ani s-a numit Seminare Ştiinţifice, dar pentru a lărgi scopul acestei zone, numele a fost schimbat în Seminare& Conferinţe. S&C le oferă studenţilor de la Drept şi tinerilor avocaţi din diferite ţări şi sisteme juridice oportunitatea de a discuta şi de a învăţa diverse subiecte juridice de care nu se ocupă în mod normal de studiu al universităţilor. Cu scopul de a suplimenta studiul şi antrenamentul avocaţilor,grupurile ELSA din toată Europa organizează o gamă largă de evenimente educative, astfel încurajând promovarea unei mai bune înţelegeri culturale, sociale şi juridice ale altor ţări şi culturi. Un eveniment S&C este un seminar, o conferinţă, o discuţie panel sau un schimb de experienţă. Datorită structurii flexibile evenimentele sunt organizate de obicei în baza unor subiecte foarte actuale, sunt organizate de studenţi pentru studenţi şi şi-au stabilit drept ţel să contribuie la educaţia juridică din


http://www.elsa.ro/



9

Europa. Scopul un eveniment S&C va fi cel de a oferi studenţilor o experienţă pozitivă de învăţare, interacţiune cu un mediu social şi cultural nou şi de a-i pregăti pentru viitoare responsabilităţi în calitate de membri ai Societăţii Academice. 4. Evenimente S&C A. Seminarul Seminare le sunt evenimente relativ scurte, de obicei având o durată de trei până la șapte zile. Un seminar este un eveniment, care constă din mai multe prelegeri despre un subiect juridic sau domeniul de drept. Subiectul este discutat într-o plenară. Sarcina principală a acestora este de a oferi studenţilor o posibilitate de a învăţa lucruri care nu se studiază la universitate, cel puţin nu la fel de profund. Conferenţiarii ţin prelegeri pe teme care sunt de multe ori în curs și interesante în acel moment. Seminare le internaţionale acoperă subiecte ce au un mare interes internaţional. Seminare le au, de asemenea, o parte socială, ce oferă participanţilor o șansă de a-şi face prieteni și noi contacte și o latură culturală, care oferă participanţilor posibilitatea de schimb de experienţe culturale. B. Conferinţa Conferinţele sunt mai mult nişte reuniuni știinţifice decât Seminare le și implică mai mult participarea individuală și contribuţia știinţifică. Pe lângă cursuri, subiectul este discutat în ateliere mici. În final, atelierul raportează înapoi la sesiunea plenară, în care toţi participanţii și conferenţiarii iau parte. Este recomandat pentru a face o schiţă pe scurt a obiectivelor atinse, mai ales cu privire la contribuţia știinţifică după eveniment. Schiţa poate fi, de exemplu, o publicare sau stabilirea unui grup de cercetare juridică. C. Şcoala de vară ELSA O şcoală de vară este un eveniment mai mare, cu un program știinţific,ce include cursuri și ateliere de lucru. Pentru a fi capabil de a organiza un astfel de eveniment, există anumite criterii care trebuiesc urmate. Acesta trebuie să fie un eveniment care își propune să fie anual și şcoala de vară trebuie să aibă un program știinţific cu un subiect juridic. Din acest motiv, şcolile de vară au subiecte relativ largi care pot dura până la evenimenele ulterioare, de exemplu, "Drept Penal Internaţional". Mai mult decât atât, programul știinţific trebuie să includă un minim de 20 de ore de prelegeri și atelier de lucru pe săptămână și să aloce, de asemenea, timp pentru participanţi să revizuiască prelegeri și pregătirea următoarei lecţii. Şcoala de vară ELSA este un proiect ambiţios care necesită conferenţiari și logistică pentru o lungă perioadă, aceste evenimente fiind organizate mai ales în strânsă cooperare cu partenerii academici sau instituţionali, cum ar fi, de exemplu, Facultatea de Drept, instituţii de drept, etc. Limba de lucru (de predare) este opţională, dar în mod normal limba engleză este utilizată și de asemenea, recomandată. D. Prelegerea O prelegere este un discurs într-o anumită zonă de drept pronunţat de către un vorbitor profesionist. Subiectul este discutat într-o sesiune plenară. E. Discuţia panel O discuţie panel este un eveniment în care experţii discută aspecte ale unui subiect juridic specific în faţa


http://www.elsa.ro/



10

unei audienţe. Se recomandă de a avea experţi din mai multe domenii, în scopul de a avea diferite perspective asupra temei. F. Vizitele de studiu Vizitele de studiu sunt schimburile de grupuri ELSA la nivel naţional sau internaţional. Vizitele de studiu pot fi bilaterale (două grupuri se vizitează reciproc), multilaterale (mai multe grupuri vizitează un grup) sau unilaterale (un grup vizitează un alt grup). Vizitele internaţionale de studiu vizează înţelegerea reciprocă și schimbul de experienţe culturale și sunt combinate cu un program academic oferind schimb de cunoștinţe juridice. În plus faţă de programul academic, vizitele de studiu cuprind un program cultural și social. Comunicarea între grupurile organizatoare înainte și în timpul vizitei de studiu este important pentru un eveniment de succes. Singurul lucru care limitează conţinutul unei vizite de studiu este imaginaţia și dorinţa participanţilor, atâta timp cât toţi sunt de acord. Vizitele de studiu sunt coordonate de către VP S&C, dar este recomandat să se numească un director pentru vizite de studiu. G. Vizitele de studiu instituţionale Vizitele de studiu instituţionale sunt vizite la organizaţii guvernamentale sau non-guvernamentale internaţionale, administraţii publice sau instituţii private. Vizitele de studiu instituţionale pot varia de la o simplă vizită la o organizaţie internaţională pentru o vizită la mai multe instituţii, chiar în diferite ţări. Vizitele de studiu instituţionale sunt coordonate de către VP S&C, dar este recomandat să se numească un director pentru vizitele de studiu instituţionale. Înainte de a aborda organizaţiile internaţionale pentru o vizită, grupul de organizare ar trebui sa informeze ELSA Internaţional. H. Când au loc evenimentele locale, naţionale sau internaţionale ale S&C? Structurarea de evenimente S&C la nivel local, naţional și internaţional este importantă atunci când se raportează evenimentele la ELSA Internaţional. Ea servește pentru a măsura ce fel de evenimente sunt organizate în reţeaua ELSA, și ce fel de audienţă ating evenimentele respective. Evenimentele S&C sunt internaţionale când au fost asistate (urmărite) de participanţi care au medii naţionale și juridice diferite și au venit în ţara de desfăşurare în primul rând cu scopul de a participa la un eveniment internaţional. Fondul naţional nu este același lucru ca și naţionalitatea (cetăţenia), ci este determinat de opinia subiectivă a persoanelor. Cadrul juridic înseamnă ţara în care o persoană a beneficiat de o educaţie juridică de bază. Evenimentele S&C sunt naţionale atunci când acestea sunt frecventate de participanţi din două sau mai multe orașe din aceeași ţară. Evenimentele S&C sunt locale, atunci când acestea sunt frecventate de participanţi din același oraș, excepţia cazului în care există o singură facultate de drept în ţara respectivă, în acest caz evenimentul va fi considerat ca nivel naţional. Esenţa ELSA este internaţionalitatea - organizarea de evenimente internaţionale!


http://www.elsa.ro/



11

5. International Focus Programme (IFP) A. Introducere Programul International Focus (IFP) a fost introdus în 1994 pentru a furniza o reţea cu o oportunitate de a lucra împreună pe un subiect juridic de mare interes. În cadrul IFP grupurile locale și naţionale lucrează împreună cu ELSA Internaţional și instituţiile judiciare pentru a construi o bază de cunoștinţe concrete și de a organiza evenimente, cum ar fi Seminare , conferinţe, grupuri de cercetare legale, dezbateri, concursuri de pledoarii, avocaţi la locul de muncă (L@W) evenimente, publicaţii și stagii, care va avea un impact asupra educaţiei juridice, societatea și comunitatea internaţională. B. Tema Tema reflectă un subiect juridic de mare interes în Europa și în lume, permiţând astfel ca ELSA sa fie cea mai mare organizaţie independentă din lume pentru studenţii de la drept, utilizând unica reţea ELSA pentru a crea un grad de conștientizare în rândul studenţilor la drept de astăzi, tinerii avocaţi, societatea și comunitatea internaţională. Tema aleasă consideră că noi, ca studenţi la drept și tineri juriști, putem avea un impact asupra mediului în care trăim, la dezvoltarea propriilor noastre ţări, Europa și chiar în lume, prin acordarea studenţilor de la drept și a tinerilor juriști din toată Europa o voce și colectarea tuturor opiniilor lor diverse și ideilor lor şi să le executăm, prin proiectele noastre. Consiliul de la ICM decide subiectul, durata și rezultatul IFP final. Subiectul trebuie sa fie: • versatil, reprezentând astfel diversitatea culturală a ELSA • relevant la nivel internaţional • cu potenţial de discuţie academică • cu un impact asupra vieţii de zi cu zi, generând astfel interesul faţă de subiect • atractiv pentru sponsori la toate nivelurile. Temele IFP anterioare includ: • "O lume: Un nou rol pentru avocaţi, educaţie juridică și de drept în dezvoltare" (1995-1997) • "Legea pentru Pace în 2000 - încălcările curente și aplicarea efectivă a dreptului internaţional, reforma organizaţiilor internaţionale "(1997-1999) • "Societatea Informaţională - Provocările legale: aplicarea de noi tehnologii, protecţia persoanelor fizice și răspuns legislativ "(2000-2002) • "Legea comerţului - o cale pentru Dezvoltare Durabilă" (2003-2005) • "25 de ani de dezvoltare juridică" (2006-2007) • "Dreptul de proprietate intelectuală" (2007-2010) Actualul subiect IFP este Legea sănătăţii, iar durata lui este august 2010 până la 31 iulie 2013. În fiecare an de implementare va fi o conferinţă importantă aprobată de către ELSA Internaţional.Conferinţa de deschidere IFP pe Legea sănătăţii a avut loc la Praga, Republica Cehă între 22 și 27 februarie 2011. Conferinţa intermediară-de evaluare IFP va fi găzduită în Trieste, Italia, între 17 și 22 aprilie 2012.


http://www.elsa.ro/



12

Punerea în aplicare a IFP este doar o recomandare la reţea, și nu poate, în nici un fel, să fie executată. Cu toate acestea, ELSA International este responsabil pentru a asigura că reţeaua este stimulată și informată pentru punerea în aplicare a IFP în toate domeniile-cheie. Prin urmare, reţeaua este responsabilă pentru promovarea activităţilor IFP și organizarea cât mai mult posibilă și fezabilă. IFP ar fi considerate puse în aplicare în cazul în care: Un minim de 50 la sută din grupurile naţionale organizează evenimente IFP, atunci când valoarea totală a evenimentelor IFP organizate în cadrul reţelei sunt de cel putin 25 la sută din toate evenimentele organizate de ELSA, și în cazul în care un rezultat IFP final se încheie . Ar trebui să existe o conferinţă finală IFP și ar trebui sa fie o publicaţie IFP finală. C. Cum să desfăşori programul IFP în cadrul departamentului S&C Există un milion de lucruri pe care le puteţi face în reţeaua ELSA, fie la un nivel local, naţional sau chiar nivel internaţional, iar subiectul IFP se poate potrivi în fiecare dintre ele. Pentru că în ELSA accentul cade pe noţiunea de reţea, contactele și sprijinul necesar în organizarea evenimentelor de succes sunt deja disponibile. Utilizaţi experienţa pe care organizatorii IFP de evenimente anterioare o au, și să fie o parte a unui proiect mai mare - Programul Internaţional FOCUS. Proiectele S&C, în care este ușor să se includă IFP: • Seminare , conferinţe, şcoli de drept, discuţii în cadrul grupurilor și prelegeri pe tema IFP, un

eveniment local, naţional sau internaţional; a lua legătura cu ELSA Internaţional pentru conferenţiari internaţionali

• Vizitele de studiu instituţionale : vizita la o instituţie care se ocupă cu problemele legate de tema IFP. • Vizitele de studiu: includ IFP la programul academic al vizitei de studiu, și să înveţe ceva nou de la

sistemul juridic al unei ţări străine.

D. Sarcinile vicepreşedintelui S&C local sau naţional • Implementarea IFP prin organizarea de evenimente S&C • Informarea și consilierea membrilor precum și alte persoane interesate cu privire la evenimentele IFP

și oportunităţile disponibile în cadrul IFP • Contribuie la rezultatul final IFP • formularul de evaluare completat IFP și alte informaţii relevante pentru dvs.VP naţional S&C și /

sau ELSA International la sfârșitul fiecărui eveniment organizat • trimiţi un rezumat pentru publicare IFP cu privire la principalele rezultate ale evenimentului IFP

organizat la Consiliul naţional și / sau Consiliul Internaţional • Promovarea IFP: Rezultatele finale IFP și evenimentele organizate în întreaga reţea • Furnizaţi instruirea necesară, informaţii și alte tipuri de asistenţă pentru grupurile locale pentru a

organiza evenimente IFP • Participarea la cercetare pentru a găsi cele mai bune "subiecte fierbinţi legale" și subteme pentru

următoarea IFP.

E. Mai multe informaţii despre IFP și implementarea lui Pentru mai multe informaţii cu privire la IFP și punerea sa în aplicare,aruncă o privire la Manualul IFP și documentele de sprijin din Arhiva online a ELSA. Asistenţa consultativă și relaţiile bune sunt factori


http://www.elsa.ro/



13

importanţi pentru succesul evenimentelor dumneavoastră. Dacă aveţi probleme în a găsi un astfel de sprijin sau dacă aveţi nevoie de contacte suplimentare și intrări, contactaţi Consiliul Naţional al dvs., directorul de IFP a EISA ([email protected]) sau Consiliul Internaţional. 6. Drepturile omului A. Introducere Viziunea ELSA, "O lume dreaptă în care există respect pentru demnitatea umană și diversitatea culturală.", are ideea de creștere a gradului de conștientizare a drepturilor omului și de a contribui la educaţia pentru drepturile omului. În plus faţă de declaraţia de Filosofie, drepturile omului sunt evidenţiate în Cartea Deciziilor ca un angajament al ELSA: "Drepturile Omului reprezintă comoara principală și valoarea de omenire. Prin urmare, punerea în aplicare a drepturilor omului este un obiectiv al reţelei.” ELSA este constant angajată în conștientizarea drepturilor omului, educaţia pentru drepturile omului, precum și respectarea statului de drept. ELSA trebuie să se străduiască să fie recunoscută pentru o abordare strict juridic, academic și imparţială a Drepturilor Omului. " B. Implementări Drepturile omului sunt puse în aplicare în toate activităţile domeniului cheie. Acest lucru înseamnă că drepturile omului ar trebui să fie în primul rând respectate în toate activităţile de ELSA, și, de asemenea, aspectele legate de drepturile omului ar trebui să fie incluse în S&C, AA și STEP. Implementarea include, de exemplu, cooperarea cu instituţiile care contribuie la Drepturile Omului, în special participarea la evenimentele lor şi organizarea de proiecte comune. Consiliul Europei a fost pentru Parteneriatul Drepturile Omului cu ELSA din 2008. Este foarte benefic pentru grupuri de a organiza evenimente legate de problemele pe care Consiliul Europei tratează, deoarece este posibil pentru a obţine materiale, conferenţieri, sponsorizări și alte tipuri de sprijin din partea organizaţiei, și sprijinirea obiectivelor, atât ELSA cât și Consiliul Europei, în același timp. Secretarul General Adjunct al Consiliului Europei, Dna Maud de Boer-Buquicchio, naşa ELSA-ului. Pentru mai multe informaţii cu privire la Parteneriatul Drepturile omului , vă rugăm să citiţi Ghidul de cooperare cu Consiliul Europei. Sarcinile vicepreşedintelui S&C: • informează și își consiliază membri, precum și alte persoane interesate cu privire la evenimente

privind drepturile omului și oportunităţi disponibile în cadrul Drepturilor Omului • Implementarea angajamentul drepturilor omului prin organizarea evenimentelor în subiect • să prezinte informaţii referitoare pentru Consiliul Naţional respective la sfârșitul fiecărui eveniment

organizat • Promovarea de evenimente privind drepturile omului organizate de-a lungul Reţelei • Furnizarea de informaţii și alte tipuri de asistenţă pentru grupurile locale de a organiza evenimente

legate de drepturile omului


http://www.elsa.ro/



14

• Încurajează grupurile locale să organizeze evenimente privind drepturile omului • prezintă informaţiile relevante Consiliului Internaţional cu privire la punerea în aplicare a

drepturilor omului.

În plus faţă de sarcinile locale și naţionale S&C Evenimente , ELSA Internaţional este responsabilă pentru stabilirea de contacte pentru standardul ridicat de evenimente privind drepturile omului și pentru publicarea a cel puţin un articol privind drepturile omului în fiecare aspect de Synergy. Când se apropie de instituţii internaţionale care se ocupă cu drepturile omului, amintiţi-vă de a informa ELSA Internaţional în primul rând. Pentru mai multe informaţii cu privire la procedură, vă rugăm să citiţi normele cu privire la relaţiile instituţionale în cadrul BEE în Decizia Carte. Drepturile omului în evenimentele S&C Aspectele drepturilor omului sunt întotdeauna o problemă interesantă și actuală pentru evenimentele tale. Ele sunt, de asemenea, o garanţie de a avea un subiect relevant pe plan internaţional, deoarece drepturile omului prin definiţie, sunt legate de dreptul internaţional. În plus, există diverse organizaţii non-guvernamentale (ONG-uri) și instituţiile internaţionale care lucrează cu drepturile omului, și este ușor de a găsi parteneri academici si boxe pentru evenimentele tale. Drepturile omului și vizitele de studiu instituţionale Există numeroase posibilităţi de a organiza vizite de studiu instituţionale în instituţii internaţionale care se ocupă cu probleme de drepturile omului. Aceste instituţii includ, de exemplu, a Curţii Penale Internaţionale (CPI) și Curtea Internaţională de Justiţie (CIJ) de la Haga, Consiliul Europei și Curtea Europeană a Drepturilor Omului de la Strasbourg, și Organizaţia Naţiunilor Unite și Comitetului Internaţional a Crucii Roșii (CICR) de la Geneva. Această listă este, desigur, doar un vârf din iceberg! În plus, vizitele de studiu instituţionale nu se limitează la Europa, dar se pot organiza vizite peste tot în lume - Ce zici de a vizita sediul ONU din New York? Drepturile omului și vizitele de studiu Atunci când se vizitează un alt grup ELSA, o parte din programul academic poate fi o vizită de studiu instituţională la o organizaţie pentru drepturile omului. Este interesant de a compara situaţia drepturilor omului în diferite ţări, și să vedem ce fel de probleme sunt curente în diferite părţi ale Europei. C. Motivarea Acesta poate fi o idee bună de a aduna oameni deosebit de interesaţi de drepturile omului și motivaţi să lucrezi pentru ELSA în acest domeniu. Puteţi începe o " Echipa a Drepturilor omului" sau chiar a lua unele persoane pentru a vă ajuta pe sarcini specifice. Mai întâi de toate, una dintre modalităţile cele mai fructuoase în afla mai multe despre drepturile omului este de a lucra cu subiectele într-un mod practic precum să participe la organizarea unui eveniment ELSA pe această temă. De asemenea, aceasta este o modalitate bună de a atrage mai multe persoane pentru ELSA, din moment ce activităţile în domeniul drepturilor omului ar putea interesa oameni noi, care altfel nu ar fi conștienţi de asocierea magnifică numită ELSA.


http://www.elsa.ro/



15

7. Obiective strategice și S&C A. Introducere În timpul ICM de la Lisabona (primăvara anului 2008), Reţeaua a decis asupra unui plan pe cinci ani, bazat pe ideea de a îmbunătăţi și extinde reţeaua și a crea un scop comun pentru ea. Aceste obiective vor fi atinse până în primăvara anului ICM 2013. Un plan strategic este un instrument important pentru a ghida activitatea unei organizaţii într-o direcţie unită. Aceasta va ajuta la menţinerea unei viziuni concentrate, pe termen lung, a scopului organizaţiei, și deciziile de ajutor cu privire la alocarea de resurse umane și financiare. În multe organizaţii, aceasta este privită ca un proces pentru a determina în cazul în care o organizaţie se întâmplă pe parcursul anului viitor sau mai multe - de obicei de la 3 la 5 ani. B. Obiectivele specifice departamentului S&C Vizitele de studiu • Vizita de studiu internaţional, fiecare grup local vizitează și găzduiește un grup local pe an, cu un

minim de 10 participanţi • Fiecare grup naţional face o Vizită de studiu instituţională la nivel internaţional, pe an, cu un minim

de 10 participanţi • Vizitele de studiu internaţionale sunt combinate cu un program academic, de preferinţă,incluzând

IFP sau aspectele legate de drepturile Omului • Trebuie să existe un sistem online eficient de lucru, cel mai târziu SPRING ICM 2009

- Sistemul va conţine un sistem de evaluare - Sistemul va conţine informaţii despre grupurile care doresc să meargă la gazdă sau o vizită de studiu

Educaţia juridică Fiecare grup local ar trebui să organizeze cel puţin un eveniment internaţional pe an, în plus faţă de vizitele de studii cel puţin un eveniment IFP pe ţară pe an, ar trebui să fie organizat C. Implementări Sensul Planului strategic este de a ghida alocarea de resurse umane și financiare ale grupurilor. Acest lucru înseamnă că obiectivele strategice ar trebui să constituie baza, atunci când începi să-ţi planifici termenul în birou și atunci când faci planul tău Operaţional de un an (OYOP). Puteţi începe prin a pune toate evenimentele din calendar - o vizită de studiu internaţional ca grupul de vizita, o vizită de studiu internaţional ca grupul de hosting, alt tip de eveniment internaţional și un eveniment IFP - și apoi cred că, dacă sunteţi în stare să organizaţi alte tipuri de evenimente, de asemenea.


http://www.elsa.ro/



16

8. Relații Instituționale și Delegații A. S&C și Relaţiile Instituţionale Relaţiile dintre ELSA și alte instituţii sunt considerate din punct de vedere formal ca făcând parte din aria de cuprindere a BEE și de care, prin urmare sunt responsabilitatea Președinţilor. Pe de altă parte, face parte din firea lucrurilor ca cei care organizează evenimente marca departamentului S&C să se ocupe și de astfel de legături internaţionale. De exemplu, gandiţi-vă la cererea pentru o vizită la sediul unei organizaţii internaţionale în cadrul unei vizite de studiu instituţionale, sau abordarea cadrelor unversitare pentru a le invita să fie speakeri în cadrul unui eveniment. Începând cu anul 2000, câteva sarcini în strânsă legătură cu domaniul Relaţiilor Instituţionale au fost delegate de către Președinte în sarcina VP-ului S&C. Acest lucru afectează automat descrierea sarcinilor de lucru ce ţin de responsabilii S&C atât la nivel naţional cât și la nivel local, mai ales în ceea ce ţine de promovarea delegaţiilor ELSA în cadrul organizaţiilor internaţionale. Iată de ce în majoritatea Grupurilor Naţionale și Locale membrii S&C sunt responsabili pentru promovarea Delegaţiilor. B. ELSA și Organizaţiile Internaţionale ELSA a reușit să-și creeze o imagine foarte bună și în comunitatea internaţională. ELSA este cunoscută printre Organizaţiile Internaţionale și ELSA se asigură în continuare că instituţiile internaţionale nu uită că în caz că au nevoie de un partener pentru cooperare din rândul organizaţiilor studenţești, există întotdeauna ELSA pe care se pot baza în orice moment. ELSA și-a câștigat statut consultativ în cadrul câtorva organisme ale ONU; în 1997 ELSA a obţinut Statut Consultativ Special în cadrul ECOSOC ONU (Consiliul Economic și Social al ONU) și Statut Consultativ în cadrul UNICITRAL (Comisia ONU pentru Dreptul Comerţului Internaţional), în 1994 ELSA a dobândit Statut Consultativ de rangul C în cadrul UNESCO (Organizaţia pentru Educaţie, Știinţă și Cultură a ONU). În continuarea acestui demers, în anul 2000 ELSA a dobândit de asemenea un statut consultativ (denumit mai nou Statut Participativ) și în cadrul Consiliului European. În octombrie 2005 ELSA a dobândit statut de membru observator în cadrul WIPO (Organizaţia Mondială privind Proprietatea Intelectuală). Toate aceste statute nu reprezintă numai o sursă de prestigiu și de credibilitate pentru ELSA, ci sunt totodată șansa noastră de a fi reprezentaţi în cadrul sesiunilor de lucru ale instituţiilor menţionate anterior în calitate de ONG Observator. C. Delegaţiile Un aspect foarte important al relaţiilor instituţionale ale ELSA o reprezintă delegaţiile trimise la lucrările organizaţiilor internaţionale. Aceste delegaţii sunt o oportunitate imensă pentru membrii noștri atât pentru dezvoltarea lor personală, cât și profesională și reprezintă modul în care ELSA își câștigă loc în cadrul deliberărilor privind dezvoltarea dreptului internaţional, obţinând valoroase cunoștinţe la zi din domeniul academic pentru a le putea folosi în proiectele noastre. Cei delegaţi vor fi ajutaţi în procesul de pregătire de către (profesori) coordonatori care le vor pune la dispoziţie informaţia practică și știinţifică de care aceștia au nevoie pentru a avea parte de o experienţă cât mai eficientă și cât mai plăcută. Membrii S&C vor putea participa atât la întâlnirile oficiale, dar și la alte tipuri de evenimente organizate uzual de instituţiile guvernamentale și non-guvernamentale pentru a capta atenţia publicului în sfera unor domenii de interes concrete. După desfășurarea evenimentelor, în termen


http://www.elsa.ro/



17

de o lună, se predă un raport întocmit sub îndrumarea profesorului coordonator pentru a fi publicat online de către ELSA International. Șansa de a fi direct implicat în procesul de cooperare multilaterală, ca delegat la o sesiune de lucru a unei organizaţii internaţionale încă din timpul studenţiei are o valoare imensă în ceea ce privește experienţele, cunoștinţele din domeniul dreptului, viziune internaţională per ansamblu; cu alte cuvinte exact pentru ceea ce a fost creată ELSA. Această șansă îţi este la îndemână, doar dacă ești elsac. Verifică www.elsa.org cu regularitate pentru oportunităţile disponibile și spune-le tuturor membrilor ELSA, dar și celor care încă nu au devenit membri că delegaţiile sunt o excelentă oportunitate de a fi recrutat! 9. Ofițerul S&C și comunicarea A. Începutul Mandatului Persoana responsabilă pentru departamentul S&C este, în mod normal numită Vicepreședinte Seminare&Conferinţe (VP S&C). Când ofiţerul S&C nu este ales, ci este numit de Biroul Local/ Naţional/ Internaţional, acesta/aceasta poartă titulatura de Director Seminare și Conferinţe. Deși denumirea diferă, activitatea prestată rămâne aceeași. Odată ales responsabil S&C, fie în biroul local, fie în cel naţional, vei avea nevoie de un transfer de cunoștinnţe (= tranziţie), pentru a-ţi putea începe activitatea. Responsabil pentru organizarea procesului de tranziţie este, în mod normal, biroul anterior. Ideal ar fi ca mai întâi să primești o tranziţie generală în care predecesorii îţi fac o introducere în domeniul diferitelor sarcini în biroul local și de iniţiază în modul în care ar trebui să se comporte un membru al biroului (local/naţional). Apoi, împreună cu fostul VP, ar trebui să parcurgeţi fișa cu responsabilităţi ale VP-ului S&C și ar trebui să fii pus la curent cu proiectele următoare. Această tranziţie este foarte importantă pentru continuitatea muncii în departament și ca să poţi duce mai departe proiectele pe care le-au început cei dinaintea ta. Acest aspect nu este deloc de neglijat. Așa că, acesta este momentul în care să parcurgi toate documentele, să pui întrebări și idei pentru anul următor și să continui munca făcută în anul anterior! Dacă ești în situaţia în care ”tranziţie” înseamnă doar să primești un document, nu intra în panică! În primul rând, continuă să citești acest handbook. Îţi va oferi o viziune de ansamblu despre ce înseamnă S&C. Apoi, ar trebui să parcurgi toate documentele. Procedând astfel, vei avea măcar o idee de ansamblu asupra ceea ce s-a petrecut în anul (anii) anteriori. În acest punct vei avea probabil o groază de întrebări, așa că, dacă poţi, ia legătura cu predecesorii ca să te pui la curent cu toată informaţia necesară. De asemenea, ar trebui să contactezi un membru S&C din biroul naţional sau din biroul internaţional. Aceștia ar trebui să te poată ajuta să te familiarizezi cu ceea ce ar trebui să faci și să te ajute să te pregătești pentru următorul an în care vei fi VP S&C. Nu uita, ca membru S&C faci parte dintr-o echipă, Grupul Naţional sau Local ELSA. Pe lângă responsabilităţile tale ca VP, ai și alte sarcini de îndeplinit, ca membru al echipei. Acestea nu intră neapărat în responsabilităţile S&C, dar sunt esenţiale pentru a putea conduce Grupul ELSA- cum ar fi: să fii în


http://www.elsa.ro/

http://www.elsa.org/



18

sediul ELSA în timpul orelor de primire, la sesiunile de informare sau la prezentările generale ELSA. Dacă ești membru al Biroului Local sau Naţional, va trebui să participi și la ședinţele de birou. B. Formarea Echipei Dacă simţi că ai deja o bază teoretică, este timpul să începi să-ţi pregătești munca. Ca să poţi să-ţi duci planurile și proiectele la bun sfârșit și să treci anul fără să pici prea multe examene, poţi crea o echipă S&C. De câţi oameni ai nevoie și cum îi vei numi, ţine numai de tine. Gândește-te la cât de mare și la cât de activ este grupul tău și la ce ţi-ai propus să faci în acest an. Iată câteva moduri în care ai putea să-ţi distribui volumul de muncă: Un Director pentru Vizite de Studiu - planifică și organizează Vizite de Studiu și Vizite Instituţionale de Studiu. Un Director pentru Drepturile Omului - ar trebui să te ajute cu partea academică a Seminarelor și Conferinţelor cu teme legate de Drepturile Omului. Un Director pentru International Focus Programme (IFP) - responsabil pentru implementarea programului în zonă; cu ajutorul lui/al ei vei găsi cu siguranţă un subiect interesant pentru un eveniment S&C. Un responsabil în domeniul Marketing pentru S&C - asigură promovarea seminarelor organizate de celelalte grupuri ELSA- naţionale sau internaţionale. El sau ea, ar putea, de exemplu, să traducă Broșura S&C privind Evenimentele Internaţionale și să o distribuie în cadrul universităţii. Aceasta este de asemenea și responsabilitatea VP Marketing din Grupul tău Local. Un delegat pentru ”Trimiterea studenţilor în străinătate” - se ocupă de Formularele de Înscriere primite de la studenţii care vor să participe la evenimentele S&C organizate în toată Europa. Un colector de fonduri al S&C - se ocupă de strângerea de fonduri pentru a putea organiza evenimentele S&C. Nu uita că abordarea celor din afară ar trebui coordonată de Președintele Grupului Local/Naţional. Poţi să organizezi și echipe în cadrul acestor posturi posibile. Distracţia împărtășită e de două ori mai distractivă! C. Comunicare Unul dintre lucrurile care fac ELSA specială este Reţeaua. Acesta este unul dintre cele mai importante aspecte care fac grupul tău ELSA special în comparaţie cu alte asociaţii ale studenţilor la drept. Nu uita că în domeniul S&C cunt și alţi VP Locali și Naţionali în Reţea, care lucrază la aceleași proiecte și întâmpină aceleași provocări. Folosește Reţeaua pentru a găsi ajutor, idei și sprijin pentru munca ta și pentru a îmbunătăţi unul dintre domeniile-cheie în ELSA. Folosește lista S&C de mailing, ca să poţi să iei legătura foarte ușor cu ceilalţi membri ai Reţelei (vezi informaţii suplimentare mai jos). Nu uita de asemenea că Biroul Naţional al ţării tale este acolo pentru a ajuta și a susţine Grupurile Locale și că Biroul Internaţional este acolo pentru a ajuta și a lucra pentru întraga Reţea. Dacă ai idei pentru a schimba ceva- fă propuneri către NCM sau către ICM; dacă ai soluţii pentru unele probleme sau idei prin care ai putea să lucrezi mai bine cu zona S&C- adu-le la cunoștinţă Reţelei.


http://www.elsa.ro/



19

Un membru Local - un alt membru Local Ca membru al biroului local și VP S&C, este foarte important să ţii legătura cu ceilalţi VP S&C din ţară. Este foarte important să comunicaţi despre evenimentele pe care le organizaţi. Cu siguranţă vrei să te asiguri că nu planificaţi evenimente asemănătoare în aceeași perioadă. Aţi putea decide de asemenea să planificaţi evenimentele împreună, sau să combinaţi asemenea evenimente în cadrul unui seminar local, sau ca pe o vizită de studiu naţională sau internaţională. Două grupuri știu mai multe decât unul singur și împreună aveţi mai multe posibilităţi. Acest tip de cooperare poate fi foarte utilă și atunci când întâmpinaţi probleme în a aduna destui participanţi la un eveniment. Pe lângă aceste beneficii, mai sunt și cele specifice celorlalte niveluri. Puteţi să vă ajutaţi unul pe celălalt pentru că lucraţi la aceleași proiecte și întâmpinaţi, probabil, aceleași probleme. Cel mai facil și mai distractiv mod de a lua legătura cu ceilalţi VP locali este, bineînţeles, prezenţa la CN. Încercai să creaţi un flux de comunicare continuă pe care să-l susţineţi. Aţi putea, de exemplu, să faceţi newslettere lunare, să creaţi o listă de trimis mailuri, să aveţi ședinţe pe Skype/MSN, sau pur și simplu să vă sunaţi. Încercaţi să vă întâlniţi cu VP-ii locali și în afara CN-urilor!

Biroul Naţional - Biroul Local La nivel naţional, este foarte important să se ţină evidenţa tuturor grupurilor locale și a muncii lor. Este important sa fiti acolo pentru a-i sprijini, ajuta, a-i determina sa continue și a le da critici pozitive și constructive. Un posibil mod de comunicare este acela de a face o listă de corespondenţă pe mail sau a unui grup pe Facebook / Google. De asemenea, este o idee grozava participarea la diferitele grupuri locale oranizate, astfel încât VPii locali ai departamentului S&C sa aiba oportunitatea de a va cunoaste dincolo de formalismul conferit de adresele de e-mail. Oricui ii vine mai usor sa raspunda la telefon unei persoane pe care o cunoaste „in realitate”. Este important de retinut că modurile de comunicare functioneaza in doua mari directii ! Coordonatorul departamentului S&C trebuie să aștepte stiri, apeluri telefonice, e-mailuri etc. de la coordonatorul naţional, iar coordonatorul S&C de la nivel national trebuie să aștepte la fel de la coordonatorii sai locali. Consiliul Naţional - alte Consilii Naţionale De asemenea, comunicarea cu alte grupuri naţionale în reţea este foarte importantă, întrucât internaţionalitatea este esenţa organizaţiei ELSA. Majoritatea coordonatorilor se confruntă cu probleme identice și îşi pot oferi feedback cu privire la anumite propuneri sau pot oferi idei în crearea unor noi evenimente. Cel mai facil mod de a se putea întâlni pentru a-şi împărtăşi experienţele, chiar dacă se află la începutul mandatului, este participând la International Council Meeting (ICM). Folosiţi-vă de succese dar şi de eşecuri pentru a-i ajuta pe ceilalţi! În cazul în care un eveniment a mers foarte bine, scrie-l în lista de discuţii S&C și spune celorlalţi secretul succesului vostru. Ceea ce urmărim este repetarea succesului, nu a greşelilor noastre! Consiliul Naţional - Consiliul Internaţional Organizaţia ELSA la nivel internaţional ar trebui să fie privită drept "nucleul de comunicare". Nu are nicio relevanţă comunicarea perfectă a organizaţiei într-o anumită ţară, daca informaţia nu ajunge si la VP-ul S&C ELSA Internaţional. Pentru a putea transmite evenimentele petrecute la nivelul Grupurilor Locale şi Naţionale din alte ţări, întâi de toate ELSA Internaţional trebuie sa deţină aceste informaţii. Spre exemplu, ori de câte ori membrii departamentului S&C doresc să organizeze un eveniment la nivel


http://www.elsa.ro/



20

internaţional, trebuie să completeze un formular-tip şi să-l trimită departamentului ELSA la nivel internaţional. În cazul in care aveţi nelămuriri, indiferent dacă sunt la nivel local sau la nivel naţional, puteţi să contactaţi Vicepreşedintele departamentului S&C la nivel internaţional. ELSA Internaţional este întotdeauna acolo pentru tine!

Lista de discuţii ELSA a S&C Lista de discuţii este o listă de e-mail din care ar trebui să facă parte toţi vicepreşedinţii (la nivel local şi naţional). Această listă trebuie să cuprindă informaţii cu revelanţă în domeniul departamentului S&C. Dacă doriţi, puteţi să vă înscrieţi în lista de discuţii, cerând aceasta Vicepreşedintelui S&C la nivel internaţional, trimiţându-i un e-mail la adresa [email protected] şi menţionându-i faptul că sunteţi Vicepreşedinte S&C la nivel local/naţional şi afirmându-vă totodată dorinţa de a face parte din această listă. Lista este deschisă şi membrilor din afara S&C, care însă prezintă interes pentru acest departament. Vicepreşedintii naţionali au dreptul să posteze mesaje în acea listă, iar ceilalţi vicepreşedinti şi persoane interesate beneficiază doar de dreptul de a recepţiona mesajele postate. Când să folosiţi grupul (lista): Daca aveţi informaţii legate de un eveniment organizat în ţara voastră (aceste informaţii le puteţi trimite de asemenea listei dacă evenimentul este unul la nivel intrenaţional). Dacă doriţi idei de la alţi VP S&C pentru proiectele voastre. • Dacă doriţi să discutaţi propuneri înainte de ICM. • Dacă doriţi să discutaţi aspecte legate de direcţia și dezvoltarea departamentului S&C. Cum să folosiţi grupul: Când doriţi să trimiteţi un mesaj tuturor VP-ilor S&C care se află pe grup, puteţi trimite un e-mail la adresa [email protected]. Amintiţi-vă că, atunci când răspundeţi unui mesaj de pe lista S&C, răspunsul este trimis întregii liste. Când să nu utilizaţi grupul: • Este recomandat să trimiteţi numai e-mailuri care privesc un număr mare de abonaţi. Dacă e-mailul vizează numai o anumită persoană, de exemplu. un răspuns la o întrebare de la VP-ul S&C ELSA Internaţional, vă rugăm să trimiteţi un e-mail direct persoanei interesate. Pentru a răspunde VP-ului S&C ELSA Internaţional, este recomandat să scrieţi la adresa [email protected], decat să răspundeţi pe grup. Însă, atunci când trimiteţi un raport de activitate sau ceva similar acestuia, este indicat să utilizaţi grupul, astfel încât ceilalţi membri să poată fi inspiraţi de ideile voastre și să fie la curent cu cele petrecute. • Evitaţi trimiterea de fișiere mari pe grup deoarece acest lucru ar putea bloca e-mailurile membrilor. Folosiţi pe cât posibil link-urile în locul documentelor.


http://www.elsa.ro/





21

CHEIA CĂTRE SUCCES STĂ ÎN CUVÂNTUL „COMUNICARE”. D. Arhiva ELSA ONLINE Arhiva ELSA ONLINE conţine informaţii utile cu privire la toate departamentele ELSA. Special pentru S&Cişti este secţiunea S&C ce conţine, spre exemplu, evoluţia departamentului, evaluări ale evenimentelor trecute, precum şi toate ghidurile şi manualele întocmite special pentru acest departament. Vă puteţi conecta la arhiva ELSA online prin intermediul site-ului www.elsa.org (ELSA Online în partea de sus, colţul din stânga), și, ca Vicepreşedinte S&C local și naţional, aveţi acces la arhivă. Dacă nu puteţi avea acces, vă rugăm să contactaţi Secretarul General al Consiliului Local sau Naţional sau să vă adresaţi organizaţiei ELSA Internaţional la adresa [email protected]. Până veţi putea avea acces la arhivă, adresaţi-vă Vicepreşedintelui departamentului la nivel internaţional pentru orice materiale aveţi nevoie. E. Synergy Synergy este revista membrilor ELSA. Aceasta este publicată de două ori pe an în 10.000 de exemplare și distribuită tuturor Grupurilor Naţionale și Locale. În revistă puteţi găsi, de exemplu, articole interesante din trecut, dar şi anunţuri despre evenimente viitoare. Dacă aţi organizat un eveniment internaţional în Grupul vostru Local sau Naţional, scrieţi un articol despre asta! Amintiţi-vă că Synergy este citită de numeroase persoane din afara organizaţiei ELSA, drept pentru care sunt recomandate articole cu conţinut academic în schimbul celor strict informative. Pentru mai multe informaţii, contactaţi VP-ul departamentului Marketing la nivel internaţional, la adresa [email protected]. F. S&C în cadrul International Council Meeting (ICM) International Council Meeting (ICM) este cel mai important organism de luare a deciziilor în cadrul ELSA. ICM-urile sunt organizate de două ori pe an, unde se adună reprezentanţi ELSA ai ţărilor membre pentru a discuta probleme legate de funcţionarea organizaţiei. Pe lângă partea formală, ICM include şi o săptămână de workshop-uri, training-uri şi nu în ultimul rând, cunoaşterea unor persoane noi în cadrul unei întâlniri la nivel internaţional. În cadrul ICM există șapte ateliere de lucru care au loc în conformitate cu domeniile ELSA, unul dintre ele fiind S&C. Pot exista, de asemenea, ateliere comune între două sau mai multe departamente. Programul poate fi găsit în mapa de proiect (numită mapa ICM), care este trimisă listei internaţionale de emailuri cu o lună înainte de eveniment, astfel încât să aveţi timp să vă pregătiţi pentru conferinţă. În fiecare atelier este câte un reprezentant al Consiliului Internaţional, un preşedinte, un vicepreşedinte, doi secretari, și bineînţeles, reprezentanţi ai ţărilor membre, ce îşi prezintă opiniile, dar şi activităţile în cadrul Consiliului Naţional. Noile decizii sunt votate în plen după ce au fost mai întâi discutate în atelierele de lucru respective. Deciziile valide pot fi găsite în Cartea de Decizii a Reuniunii Consiliului, carte care include, de asemenea, o parte destinată departamentului S&C. Toate declaraţiile facute în timpul workshop-urilor sunt notate de către secretari și publicate in procesul-verbal al CI-ului. In cadrul CI-ului are loc şi un program academic, de obicei, o "Conferinţă CI" despre o temă actuală. Participarea la această conferinţă vă va contura idei pe care le veţi putea pune în practică la următoarele evenimente organizate în cadrul grupurilor locale sau naţionale.


http://www.elsa.ro/



22

G. Starea Reţelei (State of the Network - SotN) Înainte de fiecare ICM, fiecare Grup Naţional trebuie să completeze chestionarul SotN, astfel încât să putem colecta informaţii cu privire la activităţile reţelei, pentru a ne forma o viziune asupra direcţiei reţelei. De obicei chesionarul SotN include întrebări pentru fiecare departament. Este responsabilitatea fiecărui VP naţional S&C să se asigure că rubrica S&C a SotN-ului este completată. Acesta este motivul pentru care VP-ii S&C locali ar trebui să comunice VP-ilor naţionali informaţiile legate de departamentul lor. Răspunsurile pe care departamentele la nivel naţional le acordă chesionarului SotN sunt compilate într-un raport SotN al Consiliului Internaţional și analizate în timpul următoarei întâlniri a Consiliului. H. S&C la Întrunirea Consiliului Naţional (ÎCN) Organizarea ÎCN-ului depinde de numărul de Grupuri Locale și de cutuma acestora de a organiza ÎCN-ul. Acesta poate varia, de la reuniunile oficiale statutare, la un eveniment pe o întindere de o săptămână, în cadrul căruia sunt organizate ateliere de lucru, cursuri de formare și programe sociale. ÎCN este, în mod normal, cel mai mare organism de luare a deciziilor în cadrul Grupului Naţional. În timpul ÎCN pot fi organizate ateliere de lucru pentru departamentul S&C, în cadrul cărora se vor oferi răspunsuri tuturor întrebărilor legate de acest departament. Unul dintre motivele pentru care ar trebui să participaţi la ÎCN este acela că aveţi oportunitatea să vă îmbogăţiţi cunoştinţele pe care le puteţi folosi la proiecte viitoare, şi pe de altă parte, puteţi întâlni membri activi, care vă vor putea ajuta în organizarea evenimentelor viitoare. În majoritatea Grupurilor Naţionale este obligatoriu pentru un vicepreşedinte S&C să participe la ÎCN. Dacă sunteţi un vicepreşedinte naţional al S&C-ului, sarcina dumneavoastră este aceea de a organiza ateliere de lucru S&C în timpul ÎCN. Pentru a va putea planifica ordinea de zi, vă puteţi ajuta de materialele de lucru folosite la ÎCN anterior sau de cele folosite la ICM, și, desigur, puteţi cere sfaturi vicepreşedinţilor S&C naţionali. I. Promovarea evenimentelor S&C Dvs. sunteţi responsabili pentru promovarea pe internet a tuturor evenimentelor S&C, organizate atât la nivel naţional, cât și la nivel internaţional. Dacă sunteţi un vicepreşedinte naţional, dvs. sunteţi cel care trebuie să promovaţi evenimentele vicepreşedinţilor Grupurilor Locale, în timp ce vicepreşedintele S&C la nivel local le promovează celorlalţi membri ai departamentului. Desigur, este recomandată cooperarea în promovarea acestor evenimente. Cum să promovez evenimentele S&C? Vicepreşedinţii naţionali: Folosiţi lista de e-mail şi ţineţi membrii la curent cu evenimentele petrecute. Puteţi găsi evenimentele petrecute la nivel internaţional pe site-ul www.elsa.org și, de asemenea, prin informaţiile trimise prin e-mail S&C-ului. O parte din materialele folosite în cadrul ÎCN, cum ar fi postere și pliante revin vicepreşedinţilor S&C locali. Puteţi primi aceste materiale, de exemplu, la ICM. Asiguraţi-vă că toată lumea descarcă Broşura S&C din arhiva ELSA online şi că o distribuie în departamentul lor. De două ori pe an ELSA Internaţional publică Calendarul evenimentelor, care este inclus în revista Synergy. Asiguraţi-vă că vicepreşedinţii locali au Calendarul evenimentului! Invitaţi VP locali și membrii ELSA la evenimente pe Facebook.


http://www.elsa.ro/



23

Dacă organizaţi evenimente internaţionale, asiguraţi-vă că le promovaţi în timp util! Trimiteţi un mesaj de informare listei S&C și listei ELSA-Info, creaţi un eveniment pe Facebook, faceţi o prezentare și distribuiţi materialele ICM, trimiteţi formularul evenimentului la ELSA Internaţional, în scopul de a vă posta evenimentul pe www.elsa.org, și asiguraţi-vă că alţi VP naţionali vă promovează evenimentul în grupul lor. Vicepreşedinţii locali: Afişaţi calendarul evenimentelor la avizierul ELSA din universitatea dvs. Organizatorii de seminarii, conferinţe sau școli de drept de cele mai multe ori scot postere și pliante. Puneţi postere, atât la avizierul ELSA, cât și în alte spaţii libere din universitate. Faceţi copii pliantelor și alăturaţi-le posterelor. De asemenea, asiguraţi-vă că vă rămân niște copii în biroul ELSA. Nu uitaţi să afişaţi datele de contact ale departamentului dvs. pe postere, cu orele de program ale biroului ELSA. Multiplicaţi și distribuiţi Broşura S&C-ului. Invitaţi membrii locali pe grupurile de pe Facebook. Anumite Grupuri Locale au tradus materialele promovate în limba lor şi drept rezultat au obţinut un număr mare de doritori la evenimentele S&C. Faceţi şi voi acest lucru! Organizaţi întâlniri de informare. Invitaţi diferite persoane la universitate, în biroul ELSA, și povestiţi-le despre unele evenimente S&C, care, în opinia dvs. ar putea prezenta interes pentru ei. Pregătiţi-vă toate informaţiile legate de un anumit eveniment şi distribuiţi pliante de informare. Asiguraţi-vă că le oferiţi, de asemenea, câteva informaţii generale despre ELSA. Acest lucru ar putea insemna recrutarea unor noi membri. J. Trimiterea studenţilor în străinătate Ca VP local S&C trebuie să aveţi un rol activ în trimiterea de studenţi de la universitatea dvs, la evenimente S&C organizate în reţeaua ELSA. După ce aţi promovat evenimentele S&C, studenţii din universitatea voastră vor veni probabil în biroul ELSA pentru a vedea cum trebuie să procedeze pentru a participa la evenimentul organizat. Amintiţi-vă, atunci când trimiteti studenti la evenimente internaţionale, că departamentul dumneavoastră este considerat un "departament de trimitere" raportat la politica S&C. Acest lucru înseamnă că aveţi anumite obligaţii pe care trebuie să le respectaţi. Urmaţi întocmai politica departamentului! Oferiţi studenţilor informaţii detaliate despre evenimentele de care sunt interesaţi. În plus, trebuie să vă asiguraţi că studenţii cunosc lucruri de bază despre ELSA, structura și obiectivele sale. Împărţiţi pliante cu informaţii generale ELSA și organizaţi întâlniri informative. Ele vor fi ca nişte ”ambasadori” pentru ELSA, prin urmare, este important ca ei să cunoască lucrurile acestea şi să le pună în practică! Ar trebui, de asemenea, să-i ajutaţi în obţinerea documentelor necesare precum cardul VISA, asigurarea etc. Dacă mai mulţi studenţi din departamentul dvs. merg la același eveniment, oferiţi-le o șansă de a se întâlni în prealabil, astfel încât aceştia să îşi poată planifica călătoria împreună, dacă doresc. K. Organizarea de evenimente Organizarea de evenimente este exact ceea cu ce se ocupă S&C-ul şi este cea mai solicitantă sarcină, indiferent că e vorba de a organiza o vizită de studiu, seminare, conferinţe sau şcoli de vară. Chiar dacă este o muncă grea, experienţă acumulată este de neechivalat. Veţi dobândi abilităţi precum ştiinţa de a


http://www.elsa.ro/



24

coordona un proiect, munca în echipă, negocierea și planificarea eficientă a timpului. Cu siguranţă vă veţi confrunta cu noi provocări și vă veţi putea testa capacitatea de a coopera cu alte persoane. În același timp veţi avea parte şi de distracţie! Și toate acestea prin crearea a ceva util și semnificativ! Etapele de organizare de evenimente sunt descrise pe larg în capitolul 10, cu un accent deosebit pe seminare și conferinţe. Dacă doriţi să organizaţi o vizită de studiu, ar trebui să utilizaţi ghidul pentru vizita de studiu. Politicile S&C sunt prezentate în decizia de carte care poate fi descărcată din arhiva ELSA - www.elsa.org

L. Responsabilităţile faţă de ELSA Internaţional Așa cum am menţionat mai devreme, eficienţa organizaţiei ELSA Internaţional depinde de obţinerea de informaţii de la dvs. pentru a le putea răspândi în toată reţeaua ELSA. Ea trebuie, de asemenea, să ajute departamentele. Prin urmare, ELSA Internaţional a întocmit câteva formulare standardizate pentru a putea fi completate: • Când doriţi să organizaţi un eveniment S&C trebuie să completaţi în caietul de sarcini Forma Evenimentului (FE). Acest lucru asigură faptul că evenimentul internaţional va fi promovat în reţeaua ELSA prin afişarea sa pe www.elsa.org precum și în calendarul evenimentelor şi în broşura S&C. • După desfăşurarea evenimentului trebuie completat formularul de evaluare S&C. În acest mod veţi oferi posibilitatea celorlalţi membri ai reţelei ELSA să înveţe din experienţa dumneavoastră de organizare a unui eveniment S&C. • În cazul în care cunoaşteţi o persoană cu abilităţi deosebite de comunicare, sugeraţi-i să se înscrie în baza de date a organizaţiei și completaţi formularul dedicat speakerilor S&C. Acest formulat ESDB facilitează căutarea de speakeri pentru evenimente viitoare, deoarece informaţiile vor fi disponibile în arhiva ELSA. Toate formularele pot fi descărcate de pe site-ul ELSA. Dupa ce sunt completate ele trebuie trimise VP-ului S&C la nivel internaţional la adresa [email protected]. 9. Organizarea unui eveniment S&C A. Etapa de cercetare (1-2 ani înainte de eveniment) Tipul de eveniment pe care vă decideţi să îl organizaţi depinde, de exemplu, de intenţiile dvs. în legătură cu evenimentul, grupul ales, resursele disponibile, munca pe care sunteţi pregătiţi să o depuneţi în realizarea evenimentului, precum și de nivelul de experienţă al grupului. La orice eveniment veţi alege să participaţi în viitor, este de reţinut faptul că în acest mod veţi dobândi experienţă și că în acelaşi timp contribuiţi la dezvoltarea reţelei ELSA. Abilitatea de a lucra în echipă, poziţia de lider, abilităţile de negociere și de planificare sunt unele dintre lucrurile pe care le veţi dobândi – şi de care vă veţi folosi pentru tot restul vieţii. Mai ales atunci când organizaţi evenimente internaţionale vă creaţi contacte valoroase atât pe plan profesional, cât și relaţional.


http://www.elsa.ro/

http://www.elsa.org/




25

Planificarea este una dintre cele mai importante etape ale evenimentului. De foarte multe ori această etapă este subestimată și acest lucru este o mare greșeală! Timpul petrecut pe planificare nu este unul pierdut. Veţi descoperi că mai mult timp petrecut pe planificare, vă salvează timpul pe care îl veţi putea pierde mai târziu. O oră de planificare eficientă vă poate salva multe ore de lucru în plus de mai târziu. Când începeţi planificarea, gândiţi-vă la următoarele lucruri: 1. Clarificarea atribuţiilor și fixarea echipe (ce, când, de ce?) 2. Definirea obiectivelor (care este scopul?) 3. Căutarea de opţiuni (brainstorming) 4. Alegeţi cea mai bună opţiune (asiguraţi-vă că toată lumea este informată asupra deciziilor luate) 5. Configurarea etapelor procesului (stabiliţi termene de mijloc) 6. Punerea în practică a planului 7. Evaluarea rezultatelor și eficienţa procesului de desfaşurare a activităţii I. Crearea echipei Primul lucru care trebuie făcut este acela de a găsi persoanele care doresc să organizeze evenimentul și de a crea o echipă - comitetul de organizare (Organizing Committee - OC). Este normal ca dvs., cel de pe departamentul S&C sa fiti lider al echipei (Head of Organizing Committee - HOC) , deoarece prin intermediul dvs. se pot răspândi cel mai usor informaţii legate de derularea etapelor proiectului la restul organizaţiei. Ca lider de echipă aveţi mai multe sarcini importante: • Planificarea cu atenţie. Planurile se vor schimba mereu de-a lungul drumului, de aceea este important să aveţi o hartă a drumului de parcurs comună cu cea a OC. • Motivaţi și inspiraţi restul OC. Respectaţi munca lor și arătaţi încredere că se păstrează termenele pe care le-aţi stabilit împreună. • Comunicarea. Asiguraţi-vă că există un grup de corespondenţă pentru OC și că toata lumea îşi verifică e-mailurile. • Gândiţi în perspectivă. Este nevoie de timp pentru a organiza un seminar mare, și, prin urmare, este important să existe întotdeauna cineva care poate prelua o serie de sarcini, dacă altcineva ar fi nevoit să renunţe. • Este important ca toţi membrii din OC să se pună de acord asupra ideilor de bază ale evenimentului. Este sarcina dumneavoastră ca lider de echipă să sesizaţi că nimeni nu este împotriva hotărârilor luate. • Ţineţi bugetul. Trezorierul este responsabil de buget dar, ca lider de echipă dvs. sunteţi în cele din urmă responsabil. Ambii ar trebui să urmăriţi dacă limita bugetului nu este depășită.


http://www.elsa.ro/



26

Acum, în speranţa că sunteţi mult mai conștienţi de rolul dumneavoastră ca lider de echipă, putem arunca o privire la restul structurii echipei. Numărul de membri ai echipei necesare depinde de evenimentul pe care doriţi să îl organizaţi și de cât de mare va fi. Aici este o sugestie asupra împărţirii responsabilităţilor: • Liderul de echipă: Coordonare, motivare, "sursă de idei", "centrul de informaţii". • Responsabil la nivel academic: program academic, speakeri și ateliere de lucru. • Responsabil pe marketing: materiale şi perspective pentru sponsori, postere, pliante, site-ul, formularele de cerere, contact mass-media. • Responsabil pentru strângerea de fonduri: Contactul cu sponsorii înainte, în timpul și după seminar. • Responsabil de logistică: Săli pentru programul academic, mâncare și băutură, cazare, transport. • Responsabil pentru participanţi: Are grijă de formularele de cerere, scrie invitaţii, scrisori pentru vize, răspunde la întrebările participanţilor, înainte, în timpul și după eveniment. • Responsabil pentru programul social: locaţie, petreceri, primiri, vizite, program cultural. • Trezorier: Configurează un buget, aprobă plăţile, primeşte facturile și decontează. Folosiţi-vă de experienţa organizatorilor de evenimente anterioare celui realizat de voi; cereţi sfatul celorlalţi S&C-işti ! II. Planificarea întâlnirilor După ce aţi ales OC, adunaţi-i într-un loc plăcut, cu spaţiu suficient pentru toată lumea și timp destul pentru brainstorming. Ar fi indicată o cameră liniștită în care să se poata lucra fără factori disturbatori. Telefoanele mobile sunt interzise! Aceasta este ceea ce va trebuie pentru planificare: - Flip chart - Markere de cel puţin 5 culori diferite - Computer Numiţi un președinte care să conducă discuţia și o persoană care să noteze în calculator. Treceţi prin toate părţile din organizarea evenimentului.


http://www.elsa.ro/



27

III. Ce temă să alegi pentru eveniment? Înainte de a alege un subiect, există câteva lucruri pe care trebuie să le aveţi în vedere. ELSA este o asociaţie apolitică, ceea ce înseamnă că noi nu acceptăm petreceri cu tematici sau mișcări politice. Deci, dacă doriţi să organizaţi un eveniment ce are interferenţe politice, va trebui să prezentaţi toate laturile problemei fără însă a identifica ELSA cu oricare dintre ele. Acest lucru nu limitează alegerea dvs. de subiecte; trebuie doar să fiţi imparţiali. Mai mult decât atât, ţineţi cont şi de faptul că activităţile noastre (sperăm) să fie remarcate şi în afara ELSA. Provocând polemici, acestea pot oferi publicitate negativă și pot afecta nu numai grupul local, ci şi întreaga reţea ELSA. Deci, cum putem găsi un subiect potrivit? Începeţi cu un brainstorming cu OC unde să vă notaţi toate ideile posibile și imposibile. Aici este o listă ce ar putea facilita procesul de gândire: Să zicem că doriţi să organizaţi un eveniment în cadrul International Focus Programme (IFP). Cereţi sfatul directorului IFP din ELSA Internaţional! ELSA are un angajament faţă de drepturile omului, de ce să nu organizaţi, deci, un eveniment care să trateze acest subiect? 1) ELSA este o organizaţie non-guvernamentală (ONG) cu statut consultativ în cadrul UNESCO și ECOSOC, cooperează cu UNCITRAL și are şi un acord de cooperare cu Înaltul Comisariat pentru Refugiaţi. Mai mult, suntem în cooperare cu Consiliul Europei, Curtea Penală Internaţională, UNICEF și Comitetul Internaţional al Crucii Roșii. Legăturile noastre cu instituţiile mentionate mai sus ne obligă să abordăm anumite subiecte tematice pe care le putem aplica la evenimentele noastre S&C, și pe de altă parte, puteţi beneficia foarte mult de pe urma contactelor stabilite cu aceste instituţii. 2) Aflaţi care sunt domeniile de drept în care studenţii de la facultatea dumneavoastră sunt implicaţi în momentul de faţă. Există o problemă juridică actuală, de exemplu, una discutată în ziare care ar putea fi un posibil subiect pentru un eveniment S&C? Aţi putea folosi chestionare pe care să le distribuiţi în facultate, primind astfel răspunsurile gata pentru brainstorming. 3) Notaţi ramurile de drept pentru care universitatea dumneavoastră este renumită. 4) Notaţi instituţiile sau fundaţiile care v-ar putea ajuta în realizarea proiectului. Poate că există membri ELSA mai vechi, absolvenţi, care v-ar putea ajuta? 5) Luaţi în considerare potenţialul financiar al proiectului. Este posibil ca potenţiali sponsori să susţină proiectul? 6) În alegerea temei luaţi în considerare publicul ce ar fi interesat să participe la eveniment. Vor fi doar studenţi, astfel încât să poată fi o temă strict juridică? Sau evenimentul este destinat unui public mai larg, cum ar fi studenţi din alte zone, non-studenţi, etc., astfel încât subiectul să se poată referi la aspecte din viaţa de zi cu zi, provocând o discuţie pe o scară mai largă? 7) A fost abordat respectivul subiect în evenimente S&C anterioare? Aceasta nu reprezintă neapărat un motiv pentru a evita subiectul. Acesta ar putea fi foarte interesant dacă l-aţi putea organiza ca o continuare a evenimentelor realizate anterior pe aceeași temă; sau îi puteţi adăuga elemente de complexitate.


http://www.elsa.ro/



28

Contactaţi ELSA Internaţional pentru a obţine informaţii despre aceste evenimente anterioare, astfel încât programul academic să poate fi adaptat acestor evenimente. De asemenea, trebuie să întrebaţi de lista speakerilor; poate că exista unii care doresc să participe la seminarul dumneavoastră și să vorbeasca despre același subiect, dar la un nivel mult mai avansat. Dacă organizaţi o școală de drept amintiţi-vă că subiectul ar trebui să fie unul destul de larg, întrucât Școlile de Drept sunt evenimente anuale. În plus, aceasta trebuie să cuprindă o problemă de natură juridică. Probabil că veţi sfârşi printr-o listă întreagă de posibilităţi. Arătaţi-o profesorilor de la Universitate. În acest fel îi veţi încânta prin interesul arătat în aflarea opiniei lor și vor avea totodată sentimentul că participă şi dumnealor la organizarea evenimentului. Opinia lor nu este importantă numai din punct de vedere juridic, dar şi pentru că unii dintre ei vor fi probabil rugaţi să participe în calitate de invitaţi la evenimentul S&C, și acest lucru ar reprezenta un real preambul gnomic al situaţiei. Este esenţial ca evenimentul să beneficieze de un suport academic, fie chiar si într-un stadiu incipient, deoarece la urma urmei, suntem studenţi la drept. Folositi, de asemenea, VP-ul S&C ELSA Internaţional. El vă va putea oferi o privire de ansamblu asupra tuturor evenimentelor organizate, in special a celor care aveau similitudini cu tema aleasă de dumneavoastră, și vă va ghida în alegerea temei. Versiunea finală a unui subiect ar trebui să fie compactă și exactă, în scopul de a-l face controversat, un subiect ce ar putea antrena discuţii. Alegeţi o problemă majoră. IV. Cui adresăm proiectul nostru? Să presupunem că vom organiza proiectul pentru studenţi. Există totuşi unele întrebări pe care trebuie să le clarificăm: - Respectivul eveniment S&C este dedicat începătorilor, sau ar trebui să fie conceput pentru studenţii care au deja cunoștinţe despre acest subiect? - Evenimentul este recomandat bobocilor sau celor care au un anumit număr de ani de studiu? - Dorim ca studenţii de la drept sa vină doar în calitate de participanţi, sau ar trebui să participe implicându-se activ în proiect? - Suntem deschişi să-i primim pe toţi, chiar și non-studenţii care doresc să participe? - Care este numărul maxim de participanţi acceptaţi? Îi acceptăm pe principiul primul venit, primul servit sau ne stabilim cote pentru participanţi dintr-o anumită ţară? - Este un proiect local, naţional sau internaţional, și care este limba folosită? Grupul coordonator determină stabilirea temei evenimentului. Dacă seminarul sau conferinţa sunt la nivel


http://www.elsa.ro/



29

internaţional, amintiţi-vă că un subiect de interes internaţional ar capta mai mult interesul publicului decât un subiect de interes naţional. V. Data evenimentului În fiecare an, ELSA organizează aproximativ 50 de evenimente internaţionale marca S&C. Aceasta înseamnă că șansa de a avea evenimente care coincid este destul de mare. Cu toate acestea, încercaţi să evitaţi organizarea evenimentului, în același timp cu al unui alt grup ELSA. Cu siguranţă doriţi să aveţi cât mai mulţi participanţi la eveniment, iar acest lucru este posibil numai dacă nu intraţi în competiţie cu un alt grup. Acest lucru se poate întâmpla în cazul în care organizaţi un eveniment cu subiect identic sau relativ similar cu al altui grup, în aceeași perioadă. Din fericire, aceste situaţii sunt uşor de evitat; consultaţi VP S&C ELSA Internaţional înainte de a decide data evenimentului.VP-ul S&C este acolo pentru dumneavoastră, și ar fi mai mult decât fericit să vă ajute în aceste chestiuni. VI. Care este locul de desfășurare a evenimentului? Regula cheie este că, cu cat pregatirile sunt mai compacte, cu atât mai ușor este să organizati! Propuneti-va sa aveti cursurile, cazarea si masa in acelasi loc.Universitatea este un loc excelent ... Dacă puteti alege între mai multe orașe din ţara dumneavoastră, luaţi în considerare unul care este accesibil si participanţilor din alte tari. Pe de altă parte, amintiţi-vă că cele mai mari orașe nu sunt intotdeauna si cele mai sigure locuri pentru a organiza un eveniment. B. Etapa de planificare şi organizare I. Partea academică Partea academică este cea mai importantă parte a proiectului, deoarece aceasta este, la urma urmei, alibiul academic pentru organizarea evenimentului! Prin urmare, este important să se înceapă mai devreme crearea programului, invitarea speakerilor, precum și planificarea atelierelor de lucru. Persoana responsabilă de programul academic ar putea aduna nişte persoane care să constituie o echipă, în cadrul căreia s-ar putea partaja volumul de muncă. Programul academic și speakerii Începeţi un an înainte de eveniment să faceţi unele cercetări și să studiaţi tema aleasă. Aveţi nevoie să vă formaţi o imagine de ansamblu asupra acestui domeniu al dreptului pentru a putea fi capabil să lucraţi pe programul academic. De asemenea, este necesar să puteti iniţia următoarea etapă: contactarea unui profesor sau a unui specialist în domeniul respectiv. Cu unele informaţii de fond, vom fi capabili să oferim feedback aportului profesorului şi vom apărea într-o lumină mai profesionistă la prezentarea programului academic. Din moment ce noi suntem studenţi și nu specialiști (sau cel putin nu încă), este recomandat să cooperăm cu un profesor sau un specialist pe acest subiect. Pe lângă acordarea unui ajutor preţios în conturarea programului, implicarea sa face proiectul nostru mult mai valoros și serios în acelasi timp. Modalitatea cea mai simplă ar fi să contactaţi un profesor de la universitatea voastră; astfel vă va fi ușor să luaţi legătura cu dumnealui ori de câte ori veţi avea nevoie de consultare. Uneori, organizatorii invită această persoană să fie coordonatorul evenimentului. Acest statut va fi, probabil, acceptat ca o mare onoare, și ne va oferi şi nouă o imagine bună atunci când, de exemplu, prezentăm proiectul nostru sponsorilor. Programul academic ar trebui să fie inclus într-o broșură care să cuprindă informaţii de bază despre conferinţă și o prezentare a


http://www.elsa.ro/



30

speakerilor. În timp ce creaţi programul academic, plănuiti mental şi potenţialii speakeri pentru diferite părţi ale programului. Coordonatorul (profesorul) vă poate ajuta în găsirea speakerilor şi vă poate de asemenea ajuta în invitarea lor la proiectul vostru. Dacă doriţi să aveţi speakeri internaţionali, consultaţi VP-ul S&C a ELSA Internaţional și solicitaţi aceasta şi în baza de date a speakerilor ELSA. Dacă doriţi să optaţi pentru un speaker internaţional, daţi VP-ului S&C ELSA Internaţional informaţii de bază despre eveniment, subiectul solicitat, precum şi speakerul / instituţiile cu care aţi dori să colaboraţi. Amintiţi-vă, de asemenea, să precizaţi dacă puteţi acoperi o parte din costurile necesare pentru plata speakerului. Fiţi conștienţi de faptul că va trebui să faceţi mai multe versiuni ale programului academic până la cea finală. Speakerii pe care îi invitaţi pentru dezbaterea subiectului sunt susceptibili de o imposibilitate de a participa la eveniment sau doresc să vorbească despre alte chestiuni decât cele prevăzute în program. Acest lucru este ceva absolut normal la organizarea de seminare, conferinţe sau şcoli de drept, deci nu intraţi în panică! Prelegeri și ateliere de lucru De îndată ce speakerii au acceptat să ţină o prelegere (sau mai multe), ar trebui să le cereti un rezumat sau un Curriculum Vitae. Folosiţi aceasta la prezentarea speakerului în faţa publicului de la începutul evenimentului. La final ar trebui să îi oferiţi speakerului un cadou. Florile și vinul sunt cadourile tipice, dar de ce să nu folosiţi ceva mai original, cum ar fi una dintre cele mai excelente materiale ELSA marketing? După cum probabil bine știţi, numai conferinţele și şcolile de drept necesită ateliere de lucru în plus faţă de prelegeri. Atelierele de lucru sunt mai mici și implică mai multă participare individuală, spre exemplu sub forma unui studiu de caz, o dezbatere sau o discuţie (moot court). Grupul raportează la şedinţă prezenţa la eveniment. II. Marketing Persoana responsabilă de marketing trebuie să aibă cel puţin câteva cunoștinţe de bază despre aceasta sau experienţă din evenimente anterioare, și să debordeze de creativitate și entuziasm! VP-ul Marketing al grupul dvs. este persoana cea mai în măsură să își asume responsabilitatea, dar trebuie să vă gânditi să găsiţi mai multe persoane care ar putea lucra în cadrul unui grup de marketing. Cei de pe marketing sunt responsabili pentru promovare, relaţii publice și de strângere de fonduri. Promovarea Veţi promova proiectul vostru sponsorilor, instituţiilor partenere, precum și potenţialilor participanţi. Amintiţi-vă că prin acest eveniment promovaţi ELSA ca organizaţie. Când plănuiţi să promovaţi evenimentul trebuie să definiţi posibile instrumente de marketing și partea vizuală a evenimentului. Acum este momentul să pregătiţi un formular de cerere. Acesta ar trebui să includă toate informaţiile de care aveţi nevoie de la participanţi. Formularul trebuie să includă şi costul seminarului. Taxa maximă de participare pentru evenimentele S&C este de 32 € / zi, preţ ce include şi costurile generale de administrare, cazare, participare, mese și program social. Acest preţ este redus la 27 € / zi pentru participanţii din ţările favorizate.


http://www.elsa.ro/



31

Pentru că reţeaua ELSA să apară unită în toată Europa și pentru ca membrii ELSA să beneficieze de materiale de promovare profesionale, chiar şi cu puţine cunoștinţe, ELSA are o identitate comună deosebită. Aceasta include anumite culori și fonturi ce trebuiesc utilizate întotdeauna atunci când se promovează evenimentele ELSA. Amintiţi-vă întotdeauna să utilizaţi logo-ul ELSA, în conformitate cu regulile stabilite în Cartea Deciziilor (partea de Marketing). Puteţi găsi mai multe informaţii în Ghidul de identitate ELSA, unde există șabloane disponibile în arhiva ELSA ONLINE. VP-ul departamentului Marketing al Consiliului Naţional / Internaţional este întotdeauna gata să vă ajute! Cele mai importante instrumente de promovare sunt: Logo Creaţi un logo pe care să îl folosiţi pe toate materialele de marketing. Acesta ar trebui să simbolizeze evenimentul. Afiş Afişul ar trebui să promoveze proiectul, statuând informaţiile de bază despre eveniment. De asemenea, este un instrument important pentru strângerea de fonduri. Permiteţi sponsorilor să cumpere spaţiu pe afiș; ei îşi imprimă logo-ul și în schimb noi obţinem sprijinul lor. Posterul ar trebui să fie o reclamă - să capteze interesul. Pliante Acestea au aceeași funcţie ca posterul, dar oferă mai multe informaţii despre eveniment. Distribuiţi-le prin e-mail și la ICM, și asiguraţi-vă că acestea ajung şi la diferite universităţi din reţeaua ELSA. Broșura și posterele evenimentelor internaţionale Completaţi formularul denumit Event Specification Form, și trimiteţi-l la ELSA Internaţional. Evenimentul va fi apoi promovat în toate ţările ELSA prin intermediul site-ului, a broşurii S&C și a revistei Synergy. În plus, este gratuit! Anunţuri pe listele de e-mail "ELSA-INFO" și "ELSA-SC" Aceasta este cea mai rapidă și mai ieftină cale de a informa aproape toţi membrii ELSA despre proiect. Promovarea online Facebook-ul este un mod foarte eficient de a promova evenimentele. Creaţi un eveviment sau un grup pe Facebook, și invitaţi pe toată lumea! Cu toate acestea, amintiţi-vă că nu toată lumea are un profil pe Facebook, și de aceea ar trebui să trimiteţi întotdeauna informaţiile si pe listele de e-mail. Există, de asemenea,si alte mijloace mass-media, cum ar fi YouTube, Twitter sau diferite blog-uri. Materialele conferinţei Pregătiţi mapele pentru participanţi care să includa programul academic, coli de hârtie, reclame, harta oraşului, un pix etc. Prezentaţi broşura evenimentului sponsorilor și propuneţi-le să îşi afișeze logo-ul lor în ea.


http://www.elsa.ro/



32

Ecusonul Pentru ca participanţii să-și amintească numele tuturor celorlalte persoane, ecusoanele sunt indispensabile. Amintiţi-vă să puneţi logo-ul evenimentului pe ea! Amintiţi-vă să folosiţi cealaltă parte a ecusonului cu folos: ar trebui să puneţi adresa pensiunii, numerele de telefon ale OC, un număr de taxi și numărul de urgenţă. Gadgets Aţi putea produce tricouri, şepci, pixuri, căni, autocolante etc. cu logo-ul evenimentului. Ele sunt nişte instrumente de marketing foarte bune, iar dacă acestea arată bine, participanţii le vor cumpăra mai mult ca sigur ca suvenir. III. Programul social Programul social este o parte foarte importantă a unui eveniment, deoarece în timpul liber participanţii pot ajunge să se cunoască mai bine şi pot învăţa lucruri noi despre ţara/oraşul dvs. Cu toate acestea, programul social nu trebuie să ocupe rolul principal, dar ar trebui, însă, să fie întotdeauna avut in vedere în programul academic. Program social poate consta în concerte, teatru, operă, concursuri, etc. Amintiţi-vă că nu trebuie să aveţi ceva extraordinar în fiecare zi; o petrecere tematică la hostel poate fi mai distractivă decât una organizată la cel mai scump club din oraș. Atunci când evenimentul este naţional / internaţional, vizitarea obiectivelor turistice trebuie să fie întotdeauna o parte a programului. La un eveniment internaţional participanţii au șansa de a experimenta o cultură diferită: în Finlanda te aștepti să mergi la saună, în Bavaria ar trebui să aveţi o seară tradiţională și în Turcia trebuie să experimentaţi dansul din buric. Mâncărurile și băuturile tradiţionale sunt întotdeauna o necesitate. IV. Finanţele Organizarea unui eveniment S&C reprezintă o sarcină dificilă și, prin urmare, nu se poate decide cu ușurinţă asupra ei. Unul dintre motivele pentru dificultatea organizării este faptul că un eveniment S&C necesită o sumă considerabilă de bani, mai ales în raport cu bugetul anual al unui Grup Local. Totuși, dacă organizarea este făcută într-un mod corect, veţi putea sfârşi cu un buget echilibrat, ba chiar mai mult, aţi putea ieşi cu un profit. Cu toate acestea, după cum practica și experienţa au arătat-o, finanţele (banii) au o importanţă vitală în organizarea unui eveniment. Bugetul Ceea ce este necesar este un buget serios, bine structurat și realist. Bugetul trebuie sa reflecte o estimare corectă și realistă cu privire la veniturile și cheltuielile evenimentului. Primul lucru de făcut este acela de a pregăti un proiect de buget și de a nota toate posibilităţile de venituri, precum și partea de cheltuieli. Apoi faceţi o estimare a unui minim și a unei valori maxime a tuturor elementelor. Este foarte important ca suma pe care aţi presupus-o să fie fezabilă și mai ales, realistă. Prin urmare, unele cercetări trebuie să fie făcute în prealabil. În ceea ce privește nelămuririle privind cele două părţi, puteţi solicita ajutorul VP-ului S&C naţional sau predecesorului dumneavoastră (organizatorul de evenimente anterioare), pentru a vă oferi informaţii privind gestionarea bugetului la evenimentele organizate anterior, putând astfel să vă formaţi o idee despre felul în care ar trebui împărţit bugetul. Există un șablon online al bugetului în arhiva ELSA. Amintiţi-vă că este foarte importantă comunicarea între VP-ul S&C și trezorier, deoarece informaţiile transmise acestuia se reflectă în buget.


http://www.elsa.ro/



33

Venitul poate fi compus din următoarele elemente principale: • bani de la sponsori și parteneri (la început poate fi nedefinit); • granturi; • sprijinul financiar al Universităţii și al altor instituţii; • taxe de participare. În ceea ce privește taxele de participare, există unele reglementări interne ELSA, care trebuiesc respectate. În Regulament (partea de management financiar și Anexele), nivelul maxim al taxelor de participare pentru evenimente S&C sunt reglementate astfel: Taxa maximă de participare pentru participanţii din ţări favorizate este de 27 de euro / zi. Taxa maximă de participare pentru participanţii din ţări non-favorizate este 31 euro / zi. Taxa este calculată pe persoană, pe noapte și ar trebui să includă costurile generale de administrare, cazare, participare, mese și programe sociale. Aceste taxe sunt specifice membrilor ELSA. Pentru ceilalţi participanţi (absolvenţi ELSA, persoane non-ELSA şi non-studenţi) nu există astfel de restricţii, prin urmare, stabilirea taxelor se află în marja de apreciere a Comitetul de Organizare. Ca sfat, puteţi folosi întotdeauna bugetul general al Grupului Local ca un back-up. Bineînţeles, acesta trebuie să fie stabilit de comun acord cu Consiliul Local / Grupul Local. Referitor la cheltuieli, numărul de participanţi are o influenţă considerabilă asupra preţului evenimentului. Cheltuielile includ preţurile pentru mese, cazare, transport și materiale academice. Mai mult, trebuie să includă şi costurile generate de organizare, cum ar fi apeluri telefonice, combustibil pentru transport, listare, multiplicare, cheltuielile pentru hârtia necesară realizării materialelor de marketing etc. În momentul stabilirii bugetului, este foarte important să păstraţi costurile inflexibile (cele care trebuie plătite indiferent de numărul de participanţi), cât mai mici posibil raportate la cheltuielile totale, în timp ce costurile flexibile (costurile în funcţie de numărul de participanţi) ar trebui să fie raportate la total. Același lucru este valabil şi pentru venituri. Cea mai bună metodă de a acţiona este de a avea un număr cât mai mare de venituri, în scopul de a asigura o situaţie financiară pentru eveniment. Granturile și banii obţinuţi din sponsorizări nu reprezintă o sursă sigură de venit decat în momentul deţinerii lor în cont. Reţineţi: cu cât structuraţi mai bine bugetul în avans, cu atât mai multe șanse aveţi să evitaţi marile schimbări de buget mai târziu, și, astfel, organizarea va fi mai facilă și asigurată din punct de vedere financiar. În ultimă instanţă, puteţi opta pe sprijinul Fundaţiei de Dezvoltare ELSA (EDF). Pentru mai multe informaţii cu privire la EDF, contactaţi trezorierul dumneavoastră naţional sau trezorierul (BI - Bugetul International).


http://www.elsa.ro/



34

Contul De îndată ce organizarea evenimentului este în curs de desfasurare, este momentul sa deschideti un cont pentru eveniment sau să cooperaţi cu Trezorierul Grupului Local și să folosiţi contul general al Grupului. Mai ales în acest ultim caz, este important să fie consultat Trezorierul cu privire la modul în care trebuie ţinută contabilitatea. De asemenea, este util să se stabilească un capital de pornire, care va trebui folosit pentru costurile iniţiale (de exemplu, materiale de marketing) înainte ca banii să intre in cont. V. Strângerea de fonduri Chiar de la faza incipientă a organizării unui eveniment, este imperativ să meditaţi asupra strângerii de fonduri. Acţiuni în acest sens ar trebui luate cât mai curând posibil. Când vă gândiţi la temă, speakeri, program social sau alte lucruri, va trebui să le priviţi şi din perspectiva unui sponsor. Nu poate fi concepută ideea (în special ţinând cont de impunerea taxei de participare) ca un eveniment sa fie organizat fără o sponsorizare, așa că vă recomandăm să citiţi următorul capitol. Ţinând cont de faptul că strângerea de fonduri acoperă un domeniu mare de activitate și există multe lucruri ce trebuie luate în considerare atunci când faceti o estimare a cheltuielilor, acest manual insistă doar pe discutarea de suprafaţă a strângerii de fonduri și încearcă să vă ofere câteva idei de bază. Pentru informaţii suplimentare, ar trebui să citiţi strângerea de fonduri din Regulamentul ELSA. Strângerea de fonduri constă în patru etape: • Pregătirea • Abordarea • Negocierea • După obţinerea fondurilor 1. Pregătirea După faza iniţială, după ce proiectul de buget a fost făcut și au fost stabilite punctele majore ale evenimentului (data, titlul, proiectul ordinii de zi), este timpul să vă gândiţi la ceea ce aţi putea oferi potenţialilor sponsori. Ar trebui să creaţi o mapă de proiect pentru strângerea de fonduri (care să includă atât principalele informaţii cu privire la ELSA, cât şi prezentarea evenimentului în curs de organizare). Există mai multe elemente cheie, atunci când organizaţi un eveniment care se poate "vinde", iar cu puţină creativitate puteţi cu siguranţă veni cu multe idei atractive. La stabilirea preţurilor pentru lucrurile pe care intenţionaţi să le vindeţi, va trebui să încercaţi să estimaţi valoarea sa, raportându-vă la ELSA ca organizaţie, și la eveniment, în special. Când faceţi acest lucru, puteţi încerca să comparaţi grupul vostru cu alte asociaţii, întrebându-i ce au oferit sponsorilor, putând astfel să vă formaţi o idee asupra felului în care este văzută imaginea ELSA în comparaţie cu aceste asociaţii. Mai mult decât atât, trebuie să faceţi diferenţa între preţurile oferite de marile companii și cele oferite de magazinele mici. Va trebui să realizaţi o listă realistă și fezabilă a potenţialilor sponsori pentru evenimentul dvs. și apoi să decideţi la ce companii ar trebui să apelaţi. Când faceţi acest lucru, trebuie să colaboraţi cu Consiliul Naţional și cu organizaţia ELSA Internaţional pentru a evita dubla abordare a companiilor. Apoi,


http://www.elsa.ro/



35

ar trebui să efectuaţi unele cercetări privind societăţile alese, "să vă faceţi temele", în sensul de a studia site-urile lor înainte de a le contacta. În cele din urmă, exersaţi-vă ţinuta şi abilităţile de negociere. 2. Abordarea Al doilea pas este acela de a contacta potenţialul sponsor. Acest lucru ar trebui făcut în mod oficial, în scris, prin trimiterea unei scrisori companiei, adresată persoanei responsabile de sponsorizări. Dacă grupul dumneavoastră are o persoană de contact la companie, scrisoarea ar trebui adresată ei. Următorul pas ar trebui să fie apelarea telefonică aproximativ o săptămână mai tarziu. Nu-i lăsaţi să scape ușor de dumneavoastră, rămâneţi pe poziţii şi încercaţi un alt timp, în cazul în care v-aţi izbit de un refuz, pentru a intra în contact cu persoana responsabilă. 3. Negocierea Acum am ajuns la cea de-a treia etapă, ce include prezentarea şi negocierea. Această fază debutează cu un apel telefonic, dupa ce a fost realizat primul contact (scrisoarea oficială). În ceea ce privește apelul telefonic, va trebui să încercaţi să găsiţi întotdeauna exact persoana pe care o căutaţi și să îi propuneţi o întâlnire. Dacă aveţi noroc (sau aţi fost suficient de insistenţi), veţi obţine o întâlnire cu un reprezentant al firmei, care se ocupă de sponsorizari. În momentul în care aţi ajuns în acest punct, partea distractivă a strângerii de fonduri începe. Reţineţi că trebuie sa fiţi întotdeauna două persoane atunci când mergeţi să vă întâlniţi și să negociaţi cu potenţialii sponsori. În plus, este foarte important să fiţi pregătiţi pentru o astfel de întâlnire. Purtaţi întotdeauna la voi o mapă ELSA care să cuprindă informaţii generale ELSA, precum şi cărţi de vizită. Întreaga imagine, atât a Grupului Local, cât şi a organizaţiei ELSA per ansamblu este în joc în timpul unei astfel de întâlniri. Dacă aţi reușit să le creaţi o impresie bună despre asociaţia noastră, vom putea beneficia de aceasta cu toţii. Cu toate acestea, dacă vă întoarceţi de la întâlnire fără a obţine o sponsorizare, acest lucru nu ar trebui să fie privit ca un eşec. Chiar dacă este probabil ca dvs. să vă fi făcut excelent treaba, este posibil ca ei să nu fi găsit interesantă investiţia în respectivul eveniment, dar acest lucru s-ar putea schimba data viitoare și în plus, aţi făcut cunoscută ELSA. 4. După obţinerea fondurilor A patra și cea din urma etapă este relaţia noastră cu sponsorul în viitor - una din cele mai importante etape şi din păcate şi cea mai uitată. După ce aţi făcut această afacere este extrem de important să vă îndepliniţi obligaţiile. Dacă faceţi acest lucru, iar sponsorul este mulţumit de rezultate, sunt şanse mari să obţineţi sprijinul sau şi la următorul proiect. Menţionaţi-i întotdeauna în pachetul de bun venit, pe materialele de marketing ale evenimentului și trimiteţi-le întotdeauna un raport al evenimentului, alături de mulţumiri, dupa ce acesta s-a încheiat. Numiţi pe cineva să facă fotografii în timpul evenimentului, pe care să le includeţi în raport – aveţi grijă ca acesta să cuprindă şi logo-ul partenerilor, astfel încât să aveţi un material impecabil. Faceţi fotografii și listaţi toate momentele evenimentului. Strângerea de fonduri poate fi, uneori, foarte dezamăgitoare, dar trebuie avut în vedere faptul că, de obicei,


http://www.elsa.ro/



36

succesul în obţinerea fondurilor nu vine înainte de atingerea deadline-ului. Chiar dacă aparent munciţi fără a primi ceva în schimb, răsplata cuvenită va veni la momentul oportun. VI. Managementul riscului pentru posibilele probleme În cazul în care activitatea de organizare nu a prezentat dificultăţi deosebite pe care să nu le puteţi rezolva, unele probleme ar putea apărea dupa ce evenimentul a început. Există un singur sfat de care trebuie să ţineţi cont: Nu intraţi în panică, păstraţi-vă calmul și concentrati-va asupra rezolvării problemei. Există o varietate de probleme care pot apărea în timpul evenimentului. Dar, cum dvs. sunteţi profesionişti, trebuie să fiţi pregătiţi pentru neprevăzut. Este practic imposibil să preveniţi toate problemele în avans, dar vă puteţi pregăti întotdeauna unele soluţii pentru posibilele probleme. Mai jos găsiţi o listă de probleme cu care v-aţi putea confrunta, dar şi câteva soluţii pentru ele: - refuzul invitaţilor exprimat în ultimul minut sau neapariţia acestora => determinaţi-i să plătească o

sumă de depozit sau să confirme participarea lor prin plată / transfer al unei taxe de participare; - imposibilitatea contactării invitaţilor => treceţi întotdeauna numerele de telefon importante pe partea

din spate a ecusonului și în pachetul de bun venit; păstraţi întotdeauna numărul de telefon al tuturor invitatilor la voi.

- anularea în ultimul minut venită din partea unui speaker => încercaţi să obţineţi un speaker de la facultate sau organizaţi un eveniment social (de exemplu, vizită la o instituţie din ţară) pentru decalajul de timp, găsiţi un documentar pe acest subiect şi prezentaţi-l participanţilor; organizaţi o dezbatere pro şi contra pentru a iniţia discuţii.

- dubla rezervare a încăperii în ziua evenimentului dvs. => încercaţi să improvizaţi o sală sau încercaţi să obţineţi una de la universitatea dvs.

- întârzierea speakerilor sau a participanţilor la mese, schimbări în program => stabiliţi programul de la început, astfel încât participanţii să îl ia în serios.

Indiferent de ce se întâmplă, există o regulă pe care va trebui să o urmaţi: informaţi participanţii asupra schimbărilor. Cel mai rău lucru care li se poate întâmpla participanţilor este lipsa informării. Aranjaţi un panou de informare într-un loc vizibil și spuneţi-le participanţilor să îl urmărească permanent. Citind aceasta se înţelege, de asemenea, că informaţia (comunicarea) în general, chiar și atunci când nu există probleme, este crucială pentru menţinerea interesului participanţilor, dar este importantă şi în cadrul OC. Reţineţi că nu puteţi controla totul și că modificări apar mereu. Păstraţi numărul de telefon al fostului coordonator al departamentului dvs.; şi el a trecut, probabil, prin aceleași situaţii înainte și v-ar putea oferi informaţii valoroase, ce v-ar putea ajuta. C. Evaluarea (după desfăşurarea evenimentului – follow-up) Chiar dacă s-ar putea să vă simţiţi tentaţi să uitaţi o perioadă de ELSA dupa finalizarea evenimentului, trebuie să găsiţi energie pentru a finaliza evenimentul cu succes. Evaluarea este o parte din organizarea unui eveniment, și nu ar trebui să fie neglijată.


http://www.elsa.ro/



37

I. Diplome, scrisori de mulţumire și rapoarte Distribuiţi diplome de participare pentru participanţi, preferabil în timpul evenimentului pentru a reduce costurile. Pentru șabloane aruncaţi o privire în arhiva ELSA ONLINE. Scrieţi un raport despre desfăşurarea evenimentului partenerilor și sponsorilor, și amintiţi-vă să le trimiteţi şi scrisori de mulţumire, atât lor, cât şi speakerilor. Reţineţi că un raport ce include şi imagini reprezintă un pont în obţinerea fondurilor! II. Formularul de evaluare Completaţi formularul de evaluare S&C și trimiteţi-l organizaţiei ELSA Internaţional. Asiguraţi-vă că formularul de evaluare, precum şi alte materiale rămân atât în arhiva naţională, cat și în cea locală. Formularul de evaluare reprezintă un instrument foarte important pentru ELSA Internaţional, ce este astfel informată asupra a ceea ce se petrece în reţea, precum și posibilitatea de a oferi strategii VP-iilor S&C pentru a crea în viitor evenimente care să se bucure de şi mai mult succes. Dacă dvs. nu trimiteţi formularul de evaluare, evenimentul a fost organizat numai pentru dvs.; în schimb, dacă il trimiteţi, puteţi ajuta şi pe alţii în organizarea evenimentelor lor. Şi dvs. aţi fi avut nevoie de niste sfaturi atunci când aţi început proiectul, nu? III. Rezultatul academic În special evenimentele mari, cum ar fi conferinţele, ar trebui să includă un raport academic după desfăşurarea evenimentului. Aveţi posibilitatea să publicaţi un raport post-conferinţă, fie pe suport de hârtie, fie in format electronic, publicând unele articole care să includă opinii ale speakerilor şi ale participanţilor, câteva extracte ale speakerilor și, desigur, o notă din partea organizatorilor. O altă posibilitate este aceea de a scrie un articol pentru membrii revistei Synergy sau ELSA SPEL (Lucrări selectate privind dreptul european). Luaţi legatura cu ELSA Internaţional pentru mai multe informaţii privind revista Synergy și SPEL. 11. Tranziția A. Sarcinile vechiului vicepreşedinte (VP) al departamentului S&C Este foarte important să oferiţi o tranziţie bună succesorului dvs. Astfel îl veţi salva să repete aceleaşi greşeli pe care le-aţi făcut dvs. De asemenea, succesorul dvs. va putea învăţa din experienţa folosită în organizarea diferitelor evenimente şi o va putea pune şi el în practică prin organizarea anuală a unor evenimente similare. Procesul de tranziţie trebuie să includă: 1) o tranziţie generală a principalelor informaţii ELSA; 2) o tranziţie a principalelor informatii S&C; 3) un teambuilding pentru noul VP. Începeţi procesul de tranziţie imediat după alegerea noului VP. Dacă puteţi, fiţi disponibil pentru oferirea de sfaturi şi primirea de întrebări, chiar şi după ce vi s-a terminat mandatul. Gândiţi-vă la propria tranziţie, și încercaţi ca cea pe care o faceţi succesorului dvs. să fie una mai bună decât cea pe care aţi avut-o la rândul vostru. Puteţi structura procesul de tranziţie S&C astfel:


http://www.elsa.ro/



38

1. S&C ca parte din ELSA 2. Regulile și instrumentele de lucru S&C 3. Evenimentele departamentului S&C

a. Care au fost cele de succes și de ce? b. Ce evenimente nu s-au bucurat de succes și de ce? c. Cum a fost organizat evenimentul? d.. Ati cooperat cu sponsori sau instituţii? Cum a fost procedura? -> Transferaţi toate datele de contact deţinute. e. Ati cooperat cu alte Grupuri Locale / Grupuri Naţionale?

4. International Focus Programme a. Ce fel de evenimente au fost organizate în Grupul dumneavoastră Local / Naţional?

5. Drepturile omului

a. Ce fel de evenimente au fost organizate în Grupul dumneavoastră Locale / Naţional? 6. OYOP pentru departamentul S&C

a. Ce obiective au fost atinse și care nu au fost, și de ce? b. Ce activităţi recomandaţi să fie realizate în următorul mandat?

7. Comunicarea între diferite niveluri 8. Lucrul ca membru al departamentului 9. Pregătirile pentru ÎCN / ICM (participarea şi organizarea) B. Dacă noul VP S&C nu a avut parte de o tranziţie adecvată Dacă nu ati primit o tranziţie bună sau nu aţi primit-o deloc, există câteva demersuri pe care le puteţi realiza singuri: - Verificaţi dacă există o arhivă a departamentului, deoarece acolo veţi putea găsi contacte utile şi

informaţii preţioase. - Discutaţi cu vechiul VP al departamentului - Contactaţi VP-ul ELSA S&C naţional și / sau VP-ul ELSA S&C Internaţional și cereţi-i ajutorul. - Întrebaţi alţi vicepreședinţi S&C locali sau naţionali; cu toţii au fost cândva la inceput!


http://www.elsa.ro/



39

Realizare Realizarea acestui Manual a fost posibilă datorită eforturilor depuse de: Oana CHIRVASA - Membru Seminare&Conferinţe ELSA Iaşi Nadia ZUBCU - Membru Seminare&Conferinţe ELSA Iaşi Bianca DOBOŞEL - Membru Seminare&Conferinţe ELSA Iaşi Larisa SPĂTARIU - Membru Seminare&Conferinţe ELSA Iaşi

Formatul şi editarea au fost realizate de Ioan SUCIU - Vicepreşedinte Marketing ELSA România 2013/2014.

Contacte utile: Vicepreşedinte Seminare&Conferinţe ELSA România - [email protected]

ELSA România 36-46 Mihail Kogalniceanu Blvd., Bucharest [email protected] www.elsa.ro


http://www.elsa.ro/



http://www.elsa.ro/



40

ELSA Romania’s Partners


http://www.elsa.ro/

s&c handbook 2011

Documents