Rolul arhivei în managementul infodocumentar

din cadrul sistemului de asigurări de sănătate

Adrian Ursachi, CAS Iasi

Problema arhivelor la nivelul creatorilor şi deţinătorilor de documente, constituie un subiect complex şi puţin tratat atât de specialiştii din domeniul arhivelor, cât şi din afara acestuia. În economia lucrării de faţă nu ne putem opri pe larg asupra determinărilor terminologice deoarece sunt multe şi de cele mai multe ori axate pe zone resrânse de activitate.

Explozia informaţională din ultimii cincizeci de ani şi din ultimul sfert de veac, de când calculatorul a fost introdus pe scară largă în activitatea zilnică a celor mai mulţi dintre creatorii şi deţinătorii de documente, a determinat societatea să adopte o serie de măsuri concrete în determinarea politicilor de gestionare a arhivelor atât la nivel global, cât şi sectorial, prin elaborarea de regulamente, norme şi legi specifice1. În acest context evidenţiindu-se şi elaborarea de soluţii automate de creare, stocare, prelucrare şi vehiculare a datelor2. De o atenţie deosebittă se bucură şi cele din domeniul sănătăţii, care, de altfel, sunt supuse şi unui regim foarte strict3.

Actualmente, mai mult ca oricând, se simte nevoia elaborării unui sistem informaţional4 integrat (arhiva medicală şi cea administrativă), care să colecteze, administreze şi publice informaţiile create în sistemul medical şi al asigurărilor de sănătate şi instituţiilor conexe. Pentru atingerea acestui deziderat, considerăm necesar parcurgerea următoarelor etape:

automatizarea circuitului infodocumentar la nivelul instituţiei adoptarea unuicadru legislativ adecvat pentru crearea unui sistem informaţional integrat privind

gestionarea datelor medicale Identificarea partenerilor direcţi şi indirecţi, realizarea unui protocol de colaborare şi stabilirea

regulilor jocului Stabilirea structurii instituţionale care se va ocupa de colectarea, centralizarea şi publicarea

informaţiilor.

Conform prevederilr legale în vigoare, arhiva unei instituţii este structura care are un rol important în stabilirea şi urmărirea regulilor de circulaţie a informaţiilor şi documentelor, de la ceare/intrare în instituţie şi până la ieşirea şi/sau reintroducerea în circuitul adminstativ şi ştiinţific5.

În cele ce urmează vom încerca să realizăm o prezentare succintă asupra situaţiei de facto a arhivelor instituţionale, oferind spre dezbatere o soluţie elaborată de specialişti din cadul CAS Iaşi, împreună cu o firmă de soft.

Casele de asigurări, în particular, instituţiile publice în general, precum şi agenţii economici, prin extrapolare, la momentul actual, crează, primesc şi expediază o cantitate foarte mare de documente. Aceste activităţi crează serioase probleme în ceea ce priveşte evidenţa, păstrarea şi întreţinerea arhivei rezultate, generând totodată costuri directe şi indirecte foarte mari.

Pentru exemplificare notăm câteva date de ordin cantitativ referitoare la arhiva gestionată de CAS Iaşi. În urma prelucrării doar a arhivei din perioada 1999-2003 au rezultat aproximativ 3500 de unităţi arhivistice (dosare, registre, condici etc.) care ocupă circa 90 de metri liniari de poliţă- raft.

Fluxul informaţional la nivelul CAS Iaşi este reprezentată în forma grafică în cadrul figurilor 1 şi 2 (vezi planşe).

Coerenţa şi corectitudinea organizării şi administrării unei arhive, în cadrul circuitului primar şi secundar se realizează prin intermediul câtorva instrumente de bază, printre care menţionăm: nomenclatorul arhivistic, regstrul de intrare - ieşire şi inventarul de documente6.

1. Nomenclatorul arhivistic

Nomenclatorul arhivistic reprezintă un instrument esenţial în determinarea politicilor de gestionare a arhivelor7. La elaborarea lui trebuie să se ţină cont de câteva aspecte, printre care menţionăm: sectorul de activitate, statutul instituţiei , impactul social, economic, politic, cultural etc. asupra colectivităţii şi societăţii în general8. Suportul legal care stă la baza elaborării nomenclatorului arhivistic îl reprezintă organigrama instituţiei. Acesta, prin funcţiile sale, asigură, pe de o parte codificarea şi evaluarea documentelor9, iar pe de alta determină politica de acces la documentele vehiculate în sistem. Codificarea are rolul de a stabili şi delimita zonele de activitate derulate pe parcursul unui flux documentar, dimensionând, în acelaşi timp, activităţile pe probleme. Identificarea corectă a problematicilor este foarte importantă deoarece în baza lor se face evaluarea documentelor. Acest proces este complex şi se realizează, pe de o parte, ţinându-se cont de legislaţia specială şi generală, iar pe de alta, de impactul informaţiilor din document asupra activităţii instituţiei şi relaţiilor acesteea cu terţii.

Introducerea organigramei în formă grafică şi pe funcţii are un rol determinant în stabilirea relaţilor de comunicare şi a posibilităţilor de accesare a documentelor. În această ordine de idei, accesul la documente se poate realiza structural-ierarhic.

2. Registrul de intrare - ieşire

În literatura de specialitate registrul de intrare - ieşire este perceput ca un instrument de evidenţă primară10. Privind lucrurile din această perspectivă, prin registrul de intrare - ieşire se poate urmări evoluţia documentului în cadrul instituţiei, fie că e vorba de documente externe sau interne. Alta este situaţia, însă, când analizăm problema din perspectiva relaţiilor instituţiei cu tertii. În acestă perspectivă, registrul de intratre - Ieşire capătă o valenţă la fel de importantă ca şi cea de evidenţă şi anume una juridică, prin care documentul se introduce în circuitul juridico-administrativ, cu toate consecinţele şi efectele ce decug din analiza diplomatică internă. Elementul de bază îl reprezintă numărul de înregistrare. Lipsa acestuia, precum şi a altor elemente ce ţin de critica internă a doumentului atrag după sine nulitatea de drept şi a efectelor juridice presupuse şi/sau rezultate din conţinutul documentului. Această situaţie elimină eventualele confuzii în ceea ce priveşte circuitul şi relaţionarea documentelor. Dacă în sistemul clasic se pot strecura eventuale neconcordanţe, un sistem electronic reclamă aplicarea tuturor reglementărilor legale în vigoare.

Ca model, am preluat formularul tipizat prevăzut de Legea Arhivelor Naţionale nr.16/1996, la care am adăugat câteva elemente noi şi anume: tipul documentului, confirmare de primire, modalitatea de expediere, nr. file răspuns, nr. total de file, al căror rol este de a clasifica mai bine anumite date despre document, pe de oparte, respectiv oferă posibilitatea de a introduce în registru, prin intermediul unor instrumente conexe, unele date despre terţi, şi a facilita în acelaşi timp rapiditatea comunicării. După cum se observă şi din schema fluxului infodocumentar a CAS Iaşi, plasarea activităţii de înregistrare a tuturor documentelor unei singure persoane este dificilă şi neproductivă, după cum neproductivă şi inoportună este înregistrarea paralelă în mai multe registre. Consecinţele în acest caz sunt evidente, iar automatizarea activităţilor derulate pe traseul parcurs de un document în cadrul instituţiei, este mai mult decât necesară. Având în vedere aceste inconveniente, sistemul a fost proiectat să permită înregistrarea concomitentă a documentelor de pe mai multe staţii de lucru, după cum asigură şi preluarea documentelor intrate în sistem prin fax sau mail. Numărul de înregistrare dat documentului este alocat automat de catre aplicaţie. Ca provenienţă, documentele pot fi de două categorii: interne şi externe. Am adoptat o astfel de clasificare deoarece documentele parcurg trasee oarecum diferite, iar lucrul cel mai important este modalitatea de introducere în sistem. O parte din rubricile registrului de intrare - ieşire se completează automat de program, prin accesarea unor opţiuni din meniul contextual sau manual, prin completarea unor câmpuri în diverse etape parcurse de document, până la finalizarea traseului conceput

de utilizatori şi arhivat definitiv în arhivă. Este obligatorie completarea tuturor câmpurilor din registru deoarece acestea vor servi la căutarea automată a documentelor dorite şi, în plus, va asigura o legătură mai bună între documente şi problemele tratate de acestea.

3. Inventarul

Inventarul este un instrument de evidenţă11 în care sunt inserate toate documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern şi clasificate conform nomenclatorului arhivistic. Acesta se întocmeşte anual, pe compartimente şi termene de păstrare. Elementul suplimentar care face legătura între documentele ce se referă la aceeaşi problemă este numărul de conexare, care se introduce în momentul înregistrării documentelor în registrul de intrare - ieşire. Regăsirea documentelor în această fază de evidenţă se poate face potrivit criteriilor preluate din regitrul de intrare - ieşire.

Concluzii

Arhiva unei instituţii, fiind punctul terminus în cadrul oricărui flux complet de date, reprezintă una din verigile cheie în managementul informaţiilor şi documentelor vehiculate între diverşi parteneri de dialog din cadrul sistemului de asigurări de sănătate şi asigură o clasificare funcţională în vederea regăsirii rapide şi complete a oricărui gen de infomaţie vehiculată la nivelul sistemului.

Avantajele conferite de sistemul descris mai sus constau in:

reducerea substanţialăp a costurilor de întreţinere a arhivei asigură o evidenţă corectă, exactă şi în timp real a tuturor documentelor intrate, ieşite sau

întocmite pentru uz intern şi regăsirea informaţiei în mod facil şi eficient asigură legătura funcţională între documentele ce tratează o tematica comuna permite corectarea unor eventuale erori de clasificare a documentelor asigură rapiditate şi coerenţă în comunicare asigură înregistrarea concomitentă a documentelor de pe mai multe staţii de lucru, după cum

asigură şi preluarea documentelor intrate în sistem prin fax sau mail oferă posibilitatea determinării stării documentului la orice etapă de pe traseu asigură regăsirea rapidă a oricărei informaţii legată de documentele şi problemele tratate de

acestea din cadrul sistemului asigură comunicarea în timp real, iar produsele comunicării, prin introducerea semnăturii

electronice, capătă valoare juridică probatorie12

permite includerea automată în sistem a documentelor intrate în instituţie prin mijloce electronice de comunicare

asigură securitatea informaţiilor şi nu permite accesul neautorizat la date asigură accesul permanent al utilizatorilor la propriile documente, la cele la care a luat parte şi la

cele de interes comun asigură clasificarea corectă a informaţiilor creşterea randamentului activităţilor care utilizează în mod curent arhiva ordonarea şi clasificarea corectă, temeinică, bazată pe principiile legale în vigoare evitarea oricărui gen de neclaritaţi care pot apărea în urma efectuării de controale din partea

organelor abilitate de drept în acest scop urmărirea activiăţii la nivelul întregii instituţii în mod cronologic, precum şi reflectarea

perimetrului economic, în mod unitar, a informaţiilor care pot face obiectul unui studiu de fezabilitate coerent.

verificarea documentelor privind durata de păstrare a acestora la nivelul arhivei instituţiei şi predarea celor care întrunesc termenul legal de selecţionare catre agenţii economici ce se ocupă de colectarea deşeurilor rezultate în urma operaţiunii de selecţionare (pentru documentele care au intrat în instituţie pe suport calsic).

 

 

NOTE:

1. Decretul 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste România, în Revista Arhivelor (în continuare RA), nr.2/1972, p.199-216; Norme tehnice pentru înregistrarea, gruparea în dosare, selecţionarea şi păstrarea documentelor scrise şi tipărit, a sigiliilor şi ştampilelor de către organizaţiile socialiste şi celelalte organizaţii, în RA, nr.3/1973, p.513-520; Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale (în continuare Legea 16/1996), în Monitorul Oficial al României (în continuare MO), VIII, nr.71, din 9 aprilie 1996; Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996 (în continuare Instrucţiuni...), Bucureşti 1996.

2. Gabriela Hurmuzache, Arhivele şi informatica, în RA, nr.1/1979, p.12-17; Bogdan Florin Popovici, Arhivele şi calculatorul, studiu în manuscris; Laurenţiu Mera, Îndreptar arhivistic pentru personalul care crează, păstrează şi foloseşte documente, Cluj-Napoca, 2001, p.323-328; Adrian Ursachi şi Cristian Dârdală, Automatizarea fluxului informaţional la nivelul firmei, studiu în manuscris (sursă disponibilă şi pe www3.infoiasi.ro/~cdardala).

3. Legea nr.677/2001 pentru protecţia persoanelor cu priire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, în MO nr.790 dn 12 decembrie 2001; Ordinul Avocatului Poporului nr.52/2002 privind aprobarea cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, şi Ordinul Avocatului Poporului nr. 54/2002 privind stabilirea unor situaţii în care nu este necesară notificarea prelucrării unor date cu caracter personal care cad sub incidenţa Legii nr.677/2001, în MO nr.383 din 5 iunie 2002.

4. Institutul de Sănătate Publică Bucureşti, Irma Eva Csiki, Aurelia Marcu, Carmen Ungureanu, Descrierea Sistemului Naţional Informaţional de Sănătate din România. Rezultatele unei evaluări participative desfăşurată în iunie 2003, Iaşi, 2004

5. Legea 16/1996, art.20-22; Instrucţiuni..., art.43-48.6. Pentru operaţiunile efectuate asupra documentelor vezi planşele 1-36.7. Emilia Cohn, Nomenclatorul de documente şi indicatorul termenelor de păstrare - instrumente

de bază în activitatea arhivistică, în RA, nr.1/1973, p.17-22; Voica Coman , Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, în RA, nr.4/1984, p.414-419; Carol Couture, Nomenclatoarele. Aspecte teoretice, în Revista de Arhivistică (în continuare RdA), Cluj-Napoca, tom IV, nr.1-2/1998, p.9-41, Laurenţiu Mera, op. cit., p.63-90.

8. Carol Couture, op. cit., p.11-17.9. Ibidem, p.9-10.10. Laurenţiu Mera, op. cit., p.54-62.11. Ibidem, p.140-141.12. Legea 455/2001 privind semnătura electronică, în MO nr. 429 din 31 iulie 2001.