UNIVERSITATEA POLITEHNICA FACULTATEA DE ANTREPRENORIAT SI INGINERIA MANAGEMENTULUI AFACERILOR

PROIECTAREA POSTULUI

RAMONA DUMITRASCU ECATERINA DRAMA BOGDAN SAVA

CUPRINS

Introducere...............................................................................................pag 3 Postul.........................................................................................................pag 4 Proiectarea postului.................................................................................pag 4 Reproiectarea postului.............................................................................pag 6 Analiza postului .......................................................................................pag 6 Cerinte in proiectarea postului................................................................pag 7 Componentele analizei posturilor ..........................................................pag 10 Procesul proiectrii postului 2 ................................................................pag 13 Caracteristicile postului..........................................................................pag 15 Procesul proiectarii postului 1 ..............................................................pag 17

Compararea celor doua proiectari.......................................................pag 19 Fisa de post.............................................................................................pag 24 Bibliografie..............................................................................................pag 31

2

BUCURETI 2012

INTRODUCERE

Pentru dezvoltarea strategiei i practicii n domeniul resurselor umane este necesar o cunoatere i nelegere n profunzime a rolului i caracteristicilor oamenilor n cadrul organizaiei. Oamenii reprezint o resurs comun, o resurs cheie, o resurs vital de azi i de mine a tuturor organizaiilor. Unei organizaii i este foarte greu, uneori chiar imposibil, s-i ating obiectivele fr prezena efectiv a oamenilor care tiu ce, cnd i cum trebuie fcut. Nucleul i punctul forte al oricrei organizaii este efortul uman, iar eficiena i eficacitatea acesteia sunt influenate de comportamentul oamenilor n cadrul societii. Dezvoltarea strategiilor de resurse umane i investiia n oameni s-au dovedit a fi cele mai sigure i eficiente modaliti de a garanta longevitatea unei organizaii sau de a asigura competitivitatea i supravieuirea acesteia. Oamenii sunt cei care proiecteaz i realizeaz bunuri i servicii, controleaz calitatea, aloc resurse, iau decizii i elaboreaz obiective i strategii. n acest sens, succesul organizaiilor i evoluia acestora depind foarte mult de calitatea resurselor umane, de performana i nivelul de creativitate al acestora. Oamenii ar trebui valorificai n permanen, deoarece constituie bunul cel mai de pre al unei organizaii. Principalul motiv pentru care ne-am ales aceast tem l constituie faptul c omul reprezint principalul element al dezvoltrii societii i fr oameni, capabili de munc i supui diverselor schimbri, nimic nu este posibil. Resursele umane constituie un potenial uman deosebit, care trebuie neles, motivat sau antrenat n vederea implicrii ct mai depline a angajailor n realizarea obiectivelor organizaionale. De fapt, oamenii sunt acele pri ale organizaiei care produc plusvaloare; toate celelalte pri (utilaje, cldiri, bani etc.) au doar un potenial latent. 3

Postul, element de concretizare a muncii Postul reprezint cea mai simpl subdiviziune a ansamblului obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor care revin spre exercitare, n mod regulat, unui angajat. De multe ori termenii post, funcie, serviciu sunt folosii unul n locul celuilalt. Definirea unui post cuprinde analiza, proiectarea i evaluarea acestuia. Postul este un element n structura organizatoric, existent i recunoscut, chiar n lipsa unui ocupant. El desemneaz o anumit poziie n respectiva structur i impune un anumit rol. Este vorba despre un rol statuar, deosebit de rolul personal. n timp ce rolul statuar desemneaz ansamblul activitilor pe care un individ care ocup o anumit poziie n sistemul organizat trebuie s le realizeze, rolul personal este cel jucat efectiv, expresie a personalitii titularului. Totalitatea posturilor definite prin aceleai caracteristici formeaz o funcie. Fr analiza raional a posturilor ,managerii nu vor putea aplica o politic corect de personal, nu vor putea alege omul potrivit pentru postul potrivit.

Proiectarea posturilor Proiectarea activitii este prima etap n organizarea orcrei activiti dintr-o organizaie. Aceasta presupune precizarea sarcinilor i gruparea lor pe posturi. Activitile efectuate sunt determinarea numrului total de persoane, repartizarea totalului de persoane pe posturi i repartizarea posturilor pe subdiviziunile care formeaz organigrama intreprinderii. Proiectarea posturilor reprezint procesul prin care se stabilesc coninutul specific a1 posturilor, metodele de munc folosite i relaiile posturilor respective cu celelalte posturi din cadrul organizaiei. 4

n deplin concordan cu cele explicate mai sus, proiectarea posturilor implic acele aciuni i decizii manageriale care au n vedere lrgirea sau mbogirea coninutului muncii i care sunt necesare pentru ndeplinirea cerinelor organizaionale i satisfacerea nevoilor individuale ale angajailor. De asemenea, o bun proiectare a muncii i a posturilor poate diminua considerabil timpul necesar pentru analiza i reproiectarea ulterioar a acestora.

Fazele proiectrii postului Procesul proiectrii postului 1. 2. 3. Fazele proiectrii posturilor sunt: Specificarea cerinelor individuale / nivelul de specializare Specificarea metodelor de satisfacere a acestor cerine / caracterisiticle postului Combinarea cerinelor individuale n cadrul unui post, n vederea asocierii cu

individul / analiza postului Surs: V. A. Chiu. Manualul specialistului n resurse umane. Bucureti, Editura Irecson, 2002, pp. 230

Coninutul postului constituie punctul de plecare al stabilirii standardelor de performan pe post. Dimensiunile coninutului postului:a) Specializare

b) Proporiile i profunzimea. Proporiile reprezint numrul i varietatea opiunilor pe care le are ocupantul postului n planificarea i organizarea muncii. Profunzimea este libertatea pe care o are ocupantul postului n a-i planifica i organiza propria munc.c) Rotaia, amplitudinea i mbogirea postului. Rotaia nseamn schimbarea

periodic a muncii pe posturi diferite n acelai departament. Amplitudinea semnific creterea cerinelor de aceeai natur necesare obinerii performanei, asociate cu sporirea operaiunilor ce trebuie realizate n acest scop. mbogirea este mrirea proporiilor i profunzimii postului.

5

\ Reproiectarea postului Coninutul oricrei actviti poate fi mbuntit prin diversificare, prin extindere la operaiile de proiectare, organizare, control sau prin combinarea celor dou direcii. O tehnic care se aplic n scopul rezolvrii problemelor legate de calitate i de productivitate const n reproiectarea postului de lucru n scopul creterii potenialului motivaional. Aceast tehnic pornete de la premiza c modificrile aduse postului de lucru sau muncii prestate reprezint o cale foarte eficient de motivare. Reproiectarea postului presupune ncercarea de a corecta erorile constatate. n trecut, posturile de lucru erau proiectate pe principiile simplificrii, standardizrii i specializrii. Aceasta a dus la ndeprtarea multor surse de satisfacie ale angajailor i la scderea motivaiei acestora. Reproiectarea postului este necesar n cazul n care competaena titularului pe post sporete, astfel nct i permite s ndeplinesac atribuii mai complexe, cu grad mrit de dificultate. Acesta se poate realiza pe dou ci: Lrgirea coninutului activitilor postului, realizat prin acordarea unor sarcini mai complexe i creterea responsabilitilor, aceast cale se recomand pentru executanii de pe primul nivel al organizaiei i are ca scop combaterea monotoniei muncii; mbogirea coninutului activitilor postului, prin care se urmrete completarea responsabilitilor , de execuie cu activiti de concepie i control.

Analiza posturilor Analiza posturilor reprezint culegerea informaiilor pertinente n legtur cu sarcinile pe care le presupune postul respectiv. Aceast analiz trebuie s furnizeze informaii legate de: denumirea postului, compartimentul n care este situat precum i nivelul ierarhic, descrierea postului, legturile cu alte posturi, echipament, materiale folosite, calificare, respectiv experiena necesar, nivelul de instruire, caliti fizice cerute. Analiza postului se efectueaz n trei etape: a) Identificarea postului; b) Descrierea atribuiilor; c) Evidenierea cerinelor postului fa de ocupantul su.

6

Necesitatea analizei postului poate s apar n dou situaii. n primul rnd se vor defini nevoile de personal ale organizaiei. Aceast definire a nevoilor de resurse umane este necesar n cazul implementrii unei noi uniti (de producie, de comercializare, de cercetare), precum i n cazul n care sunt modificate obiectivele organizaiei sau strategia acesteia, ceea ce implic o redistribuire a mijloacelor existente. n al doilea rnd, poate fi vorba de elaborarea planurilor de formare i promovare a membrilor ntreprinderii, cnd pe de o parte, se pune problema s fie evaluate aptitudinile indivizilor i, pe de alt parte, s fie evaluate competenele cerute pentru posturile existente. O asemenea analiz poate conduce la constatarea c exist importante modaliti de dezvoltare i de promovare sau, dimpotriv, c anumii indivizi nu dispun de calificarea cerut de postul pe care se gsesc, n acest caz fiind necesar o pregtire complementar. Metode de analiz a postului: observarea, interviul, chestionarul, metoda incidentelor critice. a. Observarea metod direct de culegere a informaiilor. Are avantajul de a asigura omogenitatea concluziilor dar consum mult timp. b. Interviul conversaia operatorului cu persoana care ocup postul. Se face pe baza unui interviu structurat sau nestructurat. c. Chestionarul procedur scris, este mai operativ. d. Metoda incidentelor critice se iau n studiu evenimentele produse n segmentul activitilor pe parcursul activitii (momente critice). Cerine n proiectarea postului de munc: a) Marketingul postului adecvarea optim a persoanei la post, nu doar dac locurile pot fi ocupate posturile trebuie privite ca un ntreg pentru a ne verifica dac ele constituie o mulime rezonabil de sarcini sau nu b) Caracterul motivator al postului stabilirea sarcinilor, pe ct posibil, astfel nct ele s fie stimulative i apoi s ajute la ndeplinirea lor nivelul salariilor, condiiile de lucru i politica firmei 7

extreme se poate angaja o persoan care este prea bun pentru post la fel cum este posibil s se aleag o persoan care nu are pregtirea necesar

c) Structura postului - salariatul i postul sunt reciproc adecvai, astfel nct individul i realizeaz propriile nevoi motivaionale, atunci cnd ndeplinete cerinele patronatului - O problem deosebit de important este optimizarea corelaiei angajat-solicitare (efort) de munc. n acest context, pot aprea dou situaii nefavorabile: 1. posturile sunt largi - nu sunt suficient ncrcate cu sarcini, competene, caz n care durata programului de lucru nu este bine acoperit (apar timpi mori); 2. posturile sunt nguste - sunt suprancrcate cu sarcini, caz n care angajatul nu reuete s le duc n totalitate la ndeplinire pe durata programului de lucru i apare stresul profesional cauzat de prelungirea programului de lucru sau ca urmare a intensificrii ritmului de munc peste ceea ce este normal. Aceste probleme pot fi depite printr-o corect activitate de normare a muncii. Normarea muncii este o activitate de cercetare a proceselor de munc, cu metode i procedee specifice n scopul stabilirii cantitii de munc necesar efecturii unei lucrri sau ndeplinirii unei sarcini ori funcii. Rezultatele acestei activiti se concretizeaz n elaborarea normelor de munc. La baza normrii muncii st msurarea i studierea timpului de munc. Msurarea i studierea consumului timpului de munc servete la stabilirea timpului n care o operaie, o lucrare, o sarcin se poate i trebuie s fie executat n condiiile create la locul de munc. Metode: 1. Cronometrarea timpului de lucru; 2. Fotografierea timpului de lucru; 3. Observarea instantanee.

8

Componentele analizei posturilor Analiza posturilor include dou pri: descrierea posturilor i specificaia postului. Descrierea postului se raporteaz la postul n sine. Ea ofer informaii privind denumirea, localizarea postului n structura firmei, datoriile i responsabilitile aferente, condiiile generale de munc. Informaiile obinute din descrierea postului sunt sintetizate n fia postului, care cuprinde:

Identificarea postului denumire, grupa de activiti de care aparine, codul, etc.; Poziia ierarhic; Activitile i procedurile postului- sarcini ce trebuie ndeplinite, materiale i utilaje folosite, interaciuni formale cu ali angajai, responsabiliti; Relaiile de subordonare control i colaborare; Marja de autonomie, respectiv autoritatea conferit; Condiiile de munc i mediul fizic n care se desfoar aceasta temperatur, iluminat, nivelul zgomotului, spaiul muncii, localizare geografic, posibilitatea modificrii acestor condiii;

Resursele de care dispune deintorul postului; Condiii de angajare structura salariului, metoda de plat a salariilor, alte beneficii posibil de obinut, oportuniti privind promovarea sau transferul. Elaborarea complet i corect a fielor posturilor n cadrul organizaiilor, cu

specificarea principalelor avantaje:-

sarcini, responsabiliti, caliti cerute

prezint urmtoarele

constituie punct de plecare n conceperea anunurilor publicitare, n faza de recrutare a personalului; desfurarea interviului, a testrii din faza de selecie are loc pe baza cerinelor prevzute n fia postului; pregtirea i perfecionarea angajailor are ca reper fiele posturilor; favorizeaz o mai bun coordonare a personalului din firm, fiecare angajat cunoscnd cu exactitate ce se ateapt de la el; rigurozitarea ntocmirii fielor posturilor, elimin n mare parte nenelegerile dintre angajai privitoare la sarcinile i responsabilitile diverselor posturi. 9

-

-

-

Descrierea postului se regsete n fia postului(job description). Acest document se refer la post i nu la titularul acestuia. Documentul este elaborat de analitii care au evaluat rezultatele obinute la analiza postului. Specificarea postului reprezint portretul angajatului ideal pentru acel post. Descrierea postului trebuie s fie mereu actualizat, in funcie de schimbrile care au loc in cadrul organizaiei. Fia postului este documentul care descrie in termeni cantitativi i calitativi atribuiile salariatului, condiiile de munc, durata activitii zilnice, recompensele .a. Datorit faptului c postului ii corespund anumite caracteristici funcionale, persoanei care il ocup ii revin funciile/atribuiile corespunztoare. Astfel, salariaii au anumite funcii adic poziii/ranguri ierarhice determinate, acompaniate de responsabilitile aferente. Vzute prin ochiul salariailor, posturile reprezint ele nsele jaloanele care marcheaz evoluia profesional, statutulin cadrul organizaiei, premisele pentru asigurarea ctigurilor salariale. Ocuparea anumitor posturi confer salariailor sentimentul realizrii profesionale, mijlocul de informare i afirmare, motivaia pentru perfecionare, posibilitatea de progres pe plan profesional i social. Nu se admite ca fia postului s conin elemente vagi, activiti[i termene nedefinite. Fia postului are, pe lang aspectele formale, rolul de a stimula creativitatea salariatului, de a conduce la obinerea de ctre acesta a recompenselor morale i materialfinanciare la care aspir. Dac fia postului este judicios intocmit se evit fluctuaia de personal i absenteismul. Fia postului este documentul care formalizeaz angajarea i salarizarea personalului. Fia postului cuprinde un sumar al sarcinilor i cerinelor care sunt eseniale pentru poziia respectiv. Analiza postului este procesul prin care aceste sarcini i cerine sunt identificate, iar fia postului este un scurt sumar al rezultatelor obinute printr-o analiz a postului. Fia postului cuprinde: 1. Data ntocmirii 2. Denumirea postului, locaia i departamentul din care face parte, numele i funcia titularului 3. Codul, conform nomenclatorului de profesii i meserii 4. Numele superiorului direct 5. Obiectivele postului

10

6. Relaiile cu celelalte posturi pe vertical (superiori i subordonai) i pe orizontal (colaboratori) 7. Sarcinile cheie sau un scurt sumar al muncii prevzute pentru postul respectiv 8. Atribuiile postului i responsabilitile, precum i descrierea sarcinilor, precizarea materialelor folosite i indicaii privind eventualele atribuii de conducere. Indicaii privind autonomia postului 9. Condiiile de munc i programul de lucru 10. Mediul social. Informaii despre mrimea grupului de munc i nivelul de relaii interpersonale necesar pentru indeplinirea activitilor specifice postului 11. Modul de evaluare i recompensare 12. Specificarea postului: studii, experien profesional, cunotine, abiliti etc. Fia postului trebuie actualizat periodic, datorit diferitelor schimbri care intervin in procesul muncii.

11

PROIECTAREA POSTULUI 2

1. Procesul proiectrii postului

A. Nivelul de specializare n acest caz se poate observa varietatea sarcinilor atribuite postului, detaliate i n fia postului: intocmirea formelor de angajare (completare de formulare contract individual de munca, fisa cu datele personale,etc.) si verificarea ca in dosarul personal sa existe fisa medicala eliberata de medicul de medicina muncii, repartitie de la somaj si toate celelalte acte care trebuie sa existe in dosarul oricarui angajat; intocmirea formelor de desfacere a contractului individual de munca (dispozitie de desfacere a contractului individual de munca, nota de lichidare); intocmirea contractului individual de munca, deciziei de desfacere a contractului individual de munca sau orice alte modificari survenite in contractul de munca ale angajatilor in registrul de evidenta al salariatilor, in carnetul de munca si la Inspectoratul Teritorial de Munca; in cazul renegocierii unor clauze din contractul individual de munca, la dispozitia conducerii, intocmirea adresei de instiintare a salariatului cu privire la modificarile care se intentioneaza sa se aduca la acesta (contract individual de munca), conform Codului Muncii; inregistrarea in carnetele de munca si in registrul de evidenta al salariatilor a tututror schimbarilor survenite in situatia angajatilor conform legilor si instructiunilor in vigoare; evidenta si pastrarea carnetelor de munca si a dosarelor de personal; arhivarea dosarelor de personal pentru personalul lichidat, conturilor cu salariile si a altor documente care se creeaza in cadrul biroului; intocmirea dosarelor de pensionare conform legislatiei in vigoare pentru angajatii societatii care solicita aceasta; eliberarea de adeverinte solicitate de salariati pentru medicul de familie sau alte motive; eliberarea de adeverinte pentru grupa de munca si sporuri pentru fostii angajati ai societatii 12

precum si pentru cei plecati in strainatate in conformitate cu datele extrase din dosarele personale si conturile existente in arhiva; intocmirea pe calculator si redactarea de adeverinte, formulare si alte acte specifice biroului; organizarea si pastrarea documentelor arhivate pe sectii, sectoare, ani, luni; tinerea inventarului arhivei la zi; primirea documentelor arhivate din anul precedent (numai daca este respectata legea 16/1996 si 358/2002 copertat, numerotat, snuruit si sigilat); tinerea la zi a registrului de evidenta a salariatilor (REVISAL); convocarea Comisiei de Selectionare a documentelor care au depasit termenul de pastrare conform Nomenclatorului arhivistic, numita de conducerea societatii; selectionarea, scoaterea din evidenta si predarea din arhiva a documentelor care au depasit termenul de pastrare cu aprobarea Comisiei de Selectionare prin proces verbal; tinerea evidentei proceselor verbale de predare-primire a dosarelor; tinerea legaturii cu arhivele statului; executarea altor lucrari privind evidenta de personal, la solicitarea superiorului direct.

Dei tendina general este proiectarea unor posturi cu grad nalt de specializare, n acest caz, putem spune c gradul de specializare este redus. De ce? Nivelul de specializare se stabilete n funcie de nivelul la care este necesar manifestarea consecinelor din diferite puncte de vedere. Urmeaz n acest sens o scurt exemplificare a consecinelor nivelului de specializare cu aplicarea caracteristicilor specifice nivelului redus pentru fiecare dintre ele. Controlul ritmului de munc de ctre ocupant n cazul nivelului redus de specializare al acestuiaeste imperios necesar, ori acest lucru este precizat i n fia de post, n subcapitolul ritmul muncii. Nu se pune ns problema unor activiti repetitive, pe care angajatul cu nivel de specializare redus ar trbuie s le fac, ci a unora mai degrab variate, cum se poate obseva i mai sus. Pentru c specializarea angajatului este redus, calificarea acestuia se cere nalt. Tocmai ca s compenseze acest minus. Trebuie s fie capabil s nvee, ntr-un ritm alert, ori acesta este motivul pentru care se cer studii superioare. Metodele de munc nu sunt specificate pentru , pentru c unui om cu specializare redus, nu poate s i se impun o modalitate de lucru. Se cere calificarea nalt, tocmai pentru 13

ca el s fie capabil s descopere de unul singur modalitatea de lucru cea mai convenabil. Este aadar cerut o for de invare sporit, astfel nct, acesta s reueasc, chiar i fr experien sau cunotine n domeniu, s-i respecte responsabilitile specific postului. Pentru a putea realiza toate acestea, el are nevoie de o atenie nalt B. Caracteristicile postului: Categoria este determinat n funcie de numrul de sarcini de munc atribuite postului. Acesta este, dup cum se poate observa, pentru tipul angajatului cu nivel redus de specializare, destul de mare, ntuct activitile n acest caz sunt variate, nu repetitive. Competena angajatului de a decide asupra activitilor atribuite postului, profunzimea, este imperios necesar, ori n ciuda faptului c specializarea angajatului este de nivel redus, se nalta calificare, justific profunzimea., ori acest lucru se observ i n fia postului. Sistemul de relaii este n acest caz,orientat pe vertical (accentul cade pe relaiile de subordonare), direcionat ctre ansamblul legturilor funcionale, ierarhice, nu ctre partea de comunicare ntre ocupantul postului cu ceilali membrii ai grupului de munc (comunicarea pe orizontal). Nu i se cere unui om cu nivel de specializare redus, care trebuie s nvee, s-i concentreze atenia i pe relaionarea cu ceilali membri ai grupului, la acelai nivel la care o face pentru a-i ndeplini sarcinile de lucru. C. Analiza postului: C.1. Specificaiile postului informaii privind caracteristicile ocupantului postului Educaia: calificarea superioar studii superioare Experiena: nu se cere experien Precizarea calificrii cerute ocupantului pentru a ndeplini cu succes sarcinile de munc: -se cere calificare nalt: studii medii (n acest caz sunt imperios necesare cursurile de specializare) sau superioare Precizarea abilitilor cerute ocupantului pentru a ndeplini cu succes sarcinile de munc: -capacitatea de a nva rapid -capacitatea de a lucra eficient n condiii de stres

14

Precizarea deprinderilor/aptitudinilor cerute ocupantului pentru a ndeplini cu succes sarcinile de munc: -cunotine operare PC: avansate1. Precizarea responsabilitilor cerute ocupantului pentru a ndeplini cu succes

sarcinile de munc: au fost descrise mai sus (sarcinile de lucru). Pe lng acestea, este foarte important ca valoarea adugat s vin prin profunzimea de care angajatul trebuie s dea dovad (competen, capacitate deosebit de relaionare interuman -sociabilitate, integrare n colectiv). Dac nivelul de specializare este redus, atunci atenia i calificarea ocupantului se cer nalte, ori acest lucru explic de ce profunzimea este att de important C.2. Descrierea postului informaii privind procesul de munc: Denumirea postului: Inspector resurse umane Activiti: variate (dup cum am precizat mai sus) Utilaje: Birouri cu calculatoare Condiii de munc: ambient plcut, linite, mediu stresant

15

Procesul proiectrii postului 1

A. Nivelul de specializare Activitile atribuite postului sunt repetitive ceea ce ajut la mbogirea performanei, prin repetiie i practic n aceleai activiti. Activitile se refer la :

ncadrarea noilor angajai n munc: 1. ntocmirea formelor de angajare: completare de formulare contract individual de munc, fia cu datele personale, verificarea ca n dosarul personal s existe fia medical eliberat de medicul de medicina muncii i repartiie de la omaj, cv, copii dup diplomele de studii, certificate de pregtire profesional, etc. 2. nregistrarea n carnetele de munc i n registrul de eviden al salariailor a tuturor schimbrilor survenite n situaia angajailor conform legilor i instruciunilor n vigoare;

Organizarea i derularea operaiunilor de eviden a personalului n cadrul organizaiei:

1. evidena i pstrarea carnetelor de munc i a dosarelor de personal; 2. evidena concediilor medicale, a invoirilor, a concediilor de odihn, a desfacerilor contractelor individuale de munc (concedierilor), fluctuaiei de personal, etc...

Activiti specifice de personal:

1. inregistrarea contracului individual de munc sau a deciziei de desfacere a contractului individual de munc n registrul de eviden a salariailor, n carnetul de munc ila Inspectoratul de Munc; 2. intocmirea fomularelor de desfacere a contractului individual de munc (decizie de desfacere a contractului individual de munc, not de lichidare); 16

3. 4.

intocmirea adresei de ntiinare a salariatului cu privire la modificrile care se intenioneaz s se duc la (contract individual de munc) conform Codului Muncii; intocmirea dosarelor de pensionare conform legislaiei n vigoare pentru angajaii societii care solicit acestea;

5. Eliberarea de adeverine solicitate de salariai dar i foti salariai pentru medicul de familie sau alte motive; eliberarea de adeverine pentru grup de munc i sporuri pentru fotii angajai ai societii dar i pentru cei plecai n strintate n conformitate cu datele extrase din dosarele personale i conturile existente n arhiv; ntocmirea pe calculator i redactarea de adeverine, formulare i alte acte specifice biroului. Nivelul de specializare cerut este nalt. Astfel, controlul ritmului de munc nu este necesar, iar calificarea cerut ocupantului este una redus. (cel puin studii medii, instruire formala sau experienta in domeniul procedurilor si normelor specifice domeniului muncii;

B. Caracteristicile postului: Pentru nivelul de specializare nalt, numrul sarcinilor de munc atribuit postului este restrns. Atenia ocupantului se concentreaz asupra urmtoarelor tipuri de activiti: ncadrarea noilor angajai n munc, organizarea i derularea operaiunilor de eviden a personalului n cadrul organizaiei i activiti specifice de personal. Sistemul de relaii : Se subordoneaza: manager resurse umane sau titulatura unui alt post ierarhic superior

C. Analiza postului: Specificaiile postului informaii privind caracteristicile ocupantului postului Educaia: calificarea redus studii medii, instruire formala sau experienta in domeniul procedurilor si normelor specifice domeniului muncii Experien: minim 1 an Precizarea abilitilor cerute ocupantului pentru a ndeplini cu succes sarcinile de munc:

17

Ocupantul postului trebuie s fie capabil s realizeze sarcinile eficient i ntr-un timp relativ scurt, utiliznd instrumentele de lucru la un nivel maxim. Aceast cerina trebuie s completeze punctul compentenelor postului de munc cu specificaiile urmtoare: Cunoaterea sistemului de operare Microsoft Office (word, excell, power point), Internet i cunotine de legislaia muncii Codul Muncii (legea 53/2003).

Descrierea postului informaii privind procesul de munc: Denumirea postului: Inspector resurse umane Activiti: restrnse, cu caracter repetitiv (dup cum am precizat mai sus) Utilaje: Birouri cu calculatoare Condiii de munc: ambient plcut, linite, cantin.

18

Compararea celor doua proiectari

2. Procesul proiectrii postului

A. Nivelul de specializare ntr-unul din cazuri (pootul 1) se poate observa repetabilitatea sarcinilor atribuite postului, iar n cel e-al doilea caz, varietatea lor: Postul 1 (Dumitracu Nicoleta) Activitile sunt repetitive: 6. inregistrarea contracului individual de munc sau a deciziei de desfacere a contractului individual de munc n registrul de eviden a salariailor, n carnetul de munc ila Inspectoratul de Munc; 7. intocmirea fomularelor de desfacere a contractului individual de munc (decizie de desfacere a contractului individual de munc, not de lichidare); 8. intocmirea adresei de ntiinare a salariatului cu privire la modificrile care se intenioneaz s se duc la (contract individual de munc) conform Codului Muncii; 9. intocmirea dosarelor de pensionare conform legislaiei n vigoare pentru angajaii societii care solicit acestea; 10. Eliberarea de adeverine solicitate de salariai dar i foti salariai pentru medicul de familie sau alte motive; eliberarea de adeverine pentru grup de munc i sporuri pentru fotii angajai ai societii dar i pentru cei plecai n strintate n conformitate cu datele extrase din dosarele personale i conturile existente n arhiv; ntocmirea pe calculator i redactarea de adeverine, formulare i alte acte specifice biroului;

19

Activitile sunt variate, multiple: intocmirea formelor de angajare (completare de formulare contract individual de munca, fisa cu datele personale,etc.) si verificarea ca in dosarul personal sa existe fisa medicala eliberata de medicul de medicina muncii, repartitie de la somaj si toate celelalte acte care trebuie sa existe in dosarul oricarui angajat; intocmirea formelor de desfacere a contractului individual de munca (dispozitie de desfacere a contractului individual de munca, nota de lichidare); intocmirea contractului individual de munca, deciziei de desfacere a contractului individual de munca sau orice alte modificari survenite in contractul de munca ale angajatilor in registrul de evidenta al salariatilor, in carnetul de munca si la Inspectoratul Teritorial de Munca; in cazul renegocierii unor clauze din contractul individual de munca, la dispozitia conducerii, intocmirea adresei de instiintare a salariatului cu privire la modificarile care se intentioneaza sa se aduca la acesta (contract individual de munca), conform Codului Muncii; inregistrarea in carnetele de munca si in registrul de evidenta al salariatilor a tututror schimbarilor survenite in situatia angajatilor conform legilor si instructiunilor in vigoare; evidenta si pastrarea carnetelor de munca si a dosarelor de personal; arhivarea dosarelor de personal pentru personalul lichidat, conturilor cu salariile si a altor documente care se creeaza in cadrul biroului; intocmirea dosarelor de pensionare conform legislatiei in vigoare pentru angajatii societatii care solicita aceasta; eliberarea de adeverinte solicitate de salariati pentru medicul de familie sau alte motive; eliberarea de adeverinte pentru grupa de munca si sporuri pentru fostii angajati ai societatii precum si pentru cei plecati in strainatate in conformitate cu datele extrase din dosarele personale si conturile existente in arhiva; intocmirea pe calculator si redactarea de adeverinte, formulare si alte acte specifice biroului; organizarea si pastrarea documentelor arhivate pe sectii, sectoare, ani, luni; tinerea inventarului arhivei la zi; primirea documentelor arhivate din anul precedent (numai daca este respectata legea 16/1996 si 358/2002 copertat, numerotat, snuruit si sigilat); tinerea la zi a registrului de evidenta a salariatilor (REVISAL); convocarea Comisiei de Selectionare a documentelor care au depasit termenul de pastrare conform Nomenclatorului arhivistic, numita de conducerea societatii; 20

selectionarea, scoaterea din evidenta si predarea din arhiva a documentelor care au depasit termenul de pastrare cu aprobarea Comisiei de Selectionare prin proces verbal; tinerea evidentei proceselor verbale de predare-primire a dosarelor; tinerea legaturii cu arhivele statului; executarea altor lucrari privind evidenta de personal, la solicitarea superiorului direct. Chiar dac tendina general este proiectarea unor posturi cu grad nalt de specializare, n acest caz, putem spune c am proiectat i un post cu grad de specializare este redus. Diferena ntre cele dou se poate vedea foarte clar din fiele de post, ns vor fi rezumate i mai jos: Urmeaz n acest sens o scurt exemplificare a consecinelor nivelelor de specializare cu aplicarea caracteristicilor specifice att celui redus ct i celui nalt. n timp ce controlul ritmului de munc de ctre ocupant, n cazul nivelului nalt de specializare al acestuia, nu este necesar (este de neles c el are ndeajuns de mult experien nct s nu mai fie nevoie de un control voit dect poate incontient.), in cazul nivelului redus de specializare este imperios necesar, ori acest lucru este precizat i n fia de post, n subcapitolul ritmul muncii. (pentru c nu are experien, nu este obinuit). n cazul n care nivelul de specializare al angajatului este redus, calificarea acestuia se cere nalt. Tocmai ca s compenseze acest minus. Trebuie s fie capabil s nvee, ntr-un ritm alert, ori acesta este motivul pentru care se cer studii superioare. n cazul n care nivelul de specializare al angajatului este nalt, calificarea acestuia se va cere redus n ideea c nu mai conteaz dac are studii superioare sau nu, de exemplu, dac el oricum se descurc i i ndeplinete sarcinile la locul de munc. n ceea ce privete metodele de munc, acestea nu sunt specificate n cazul nivelului de specializare redus, pentru c unui astfel de om, nu poate s i se impun o modalitate de lucru. Se cere calificarea nalt, tocmai pentru ca el s fie capabil s descopere de unul singur modalitatea de lucru cea mai convenabil,n timp ce n cazul nivelului de specializare nalt, metodele de munc sunt specificate, precum rezult i din fia de post. n cazul angajatului cu nivel de specializare redus, atenia se cere nalt, pentru a combate apariia greelilor ce pot fi destul de frecvente, n schimb, n cel de-al doilea caz (nivel de specializare nalt), nu este nevoie dect de o atenie redus, pentru c operantul are oricum o baz i deci job-ul nu va fi att de solicitant pentru el.

21

B. Analiza comparativ la nivelul caracterisiticlor postului Indicator Categoria Drama Ecaterina numr de sarcini mare (datorit nivelul redus de specializare) Dumitrascu Ramona numr restrns de

sarcini (nivel nalt de specializare)

Profunzimea

postului

i

este

atribuit

o

-

Post

lipsit

de

profunzime deosebit capacitate de analiza si sinteza; discernamant si capacitate de a rezolva problemele; capacitate de autoorganizare si punctualitate.

profunzime

Sistem de relaii

-

Nivel ierarhic: inferiot Relaii de subordonare

-

Nivel ierarhic:inferior Relaii de subordonare

C. Analiza comparativ la nivelul analiza postului

Indicator Denumirea postului Activiti

Drama Ecaterina Inspector Resurse Umane

Dumitrascu Ramona Inspector Resurse Umane

Activiti variate (derivate din nivelul de Activiti 22

repetitive,

statice

specializare

redus)

provocarea (datorit

nivelului

de

activitii de munc

specializare nalt) - rutin

Utilaje Condiii munc Educaia Nivel instruire

Computer i programe specifice de ambient plcut, linite, mediu stresant

Computer i programe specifice ambient plcut, linite, cantin

Studii superioare

Studii medii instruire formala in si sau

de Formal (nu se cere experienta in domeniul procedurilor si specifice domeniului muncii)

normelor experienta procedurilor

domeniul normelor

specifice domeniului muncii;

- cunotine de legislaia muncii Codul Muncii Nivel cunostinte Nivel necesar: nceptor operare PC Nivel necesar: Mediu de

Cunoaterea

sistemului

operare Microsoft Office (word, excell, power point), Internet Limbi stine Nu este necesar Necesar: limba englez nivel intermediar

FISA DE POST INSPECTOR RESURSE UMANE

23

1. Denumirea compartimentului: Resurse umane 2. Denumirea postului: Inspector resurse umane 3. Numele si prenumele salariatului: Dumitracu Ramona 4. Se subordoneaza: manager resurse umane sau titulatura unui alt post ierarhic superior 5. Pregatirea si experienta 5.1. Studii necesare: studii medii 5.2. Nivel instruire: - instruire formala sau experienta in domeniul procedurilor si normelor specifice domeniului muncii; - cunotine de legislaia muncii Codul Muncii (legea 53/2003). 5.3. Nivel cunostinte operare PC: Mediu - Cunoaterea sistemului de operare Microsoft Office (word, excell, power point), Internet 5.4.Limbi straine cunoscute: Englez nivel intermediary 6. Competentele postului de munca 6.1. Nivel cunostinte in legatura cu domeniul muncii: medii 6.2. Nivel cunostinte privind modul de executie al sarcinilor: avansat 6.3. nivel cunostinte legate de folosirea aceesoriilor de munca (PC): medii 24

7. Sarcini si atribuii ale postului de munc:

ncadrarea noilor angajai n munc: 3. ntocmirea formelor de angajare: completare de formulare contract individual de munc, fia cu datele personale, verificarea ca n dosarul personal s existe fia medical eliberat de medicul de medicina muncii i repartiie de la omaj, cv, copii dup diplomele de studii, certificate de pregtire profesional, etc. 4. nregistrarea n carnetele de munc i n registrul de eviden al salariailor a tuturor schimbrilor survenite n situaia angajailor conform legilor i instruciunilor n vigoare;

Organizarea i derularea operaiunilor de eviden a personalului n cadrul organizaiei:

3. evidena i pstrarea carnetelor de munc i a dosarelor de personal; 4. evidena concediilor medicale, a invoirilor, a concediilor de odihn, a desfacerilor contractelor individuale de munc (concedierilor), fluctuaiei de personal, etc...

Activiti specifice de personal: contractului individual de munc n registrul de eviden a salariailor, n carnetul de munc ila Inspectoratul de Munc;

11. inregistrarea contracului individual de munc sau a deciziei de desfacere a

12. intocmirea fomularelor de desfacere a contractului individual de munc (decizie de desfacere a contractului individual de munc, not de lichidare); 13. intocmirea adresei de ntiinare a salariatului cu privire la modificrile care se intenioneaz s se duc la (contract individual de munc) conform Codului Muncii; 14. intocmirea dosarelor de pensionare conform legislaiei n vigoare pentru angajaii societii care solicit acestea; 15. Eliberarea de adeverine solicitate de salariai dar i foti salariai pentru medicul de familie sau alte motive; eliberarea de adeverine pentru grup de munc i sporuri pentru fotii angajai ai societii dar i pentru cei plecai n strintate n conformitate cu datele extrase din dosarele personale i conturile existente n arhiv; ntocmirea pe calculator i redactarea de adeverine, formulare i alte acte specifice biroului.

8.3. Caracteristicile structurale ale locului de munc: 25

8.3.1. Criticabilitatea poziiei/postului: Metode de munca: specificate 8.3.2. Rutin vs. Provocarea activitii de munc: activitati de munca statice, repetitive

26

FISA DE POST INSPECTOR RESURSE UMANE 1. Denumirea compartimentului: Resurse umane 2. Denumirea postului: Inspector resurse umane 3. Numele si prenumele salariatului: Drama Ecaterina 4. Integrarea in structura organizatorica 4.1. Pozitia postului de munca in cadrul structurii organizatiei: 4.1.1. Nivel ierarhic: inferior Numele sefului ierarhic: Pavel Gabriel 4.1.2. Subordonri: Are in subordine: nu este cazul; Este inlocuit de: nu este cazul; nlocuiete pe: Enachescu Vasile 4.1.3. Relaiile de munc: Ierarhice: subordonare 6. Pregatirea si experienta 6.1. Studii: De baza: Superioare Cursuri speciale: Cursuri autorizate de Inspector de Personal. Operare PC: Word, Excel, programe de calculare salarii. 6.2. Nivel instruire: Formala (nu se cere experienta in domeniul procedurilor si normelor specifice domeniului muncii) 6.3. Nivel cunostinte operare PC: Avansat 6.4.Limbi straine cunoscute: Romana , engleza, orice alta limba straina e apreciata pozitiv 7. Competentele postului de munca 27

7.1. Nivel cunostinte in legatura cu domeniul muncii: medii 7.2. Nivel cunostinte privind modul de executie al sarcinilor: incepator 7.3. Nivel cunostinte legate de folosirea aceesoriilor de munca (PC): medii 7.4. Cunotine si deprinderi: 1. Cunoaterea sistemului de operare Microsoft Office (word, excell, power point), Internet; 2. Cunotine de legislaia muncii - Codul Muncii (legea 53/2003);

cerinte aptitudinale:

1. nivel de inteligenta generala: ridicat (capacitate de analiz i sintez);

aptitudini speciale:

1. capacitate crescut de a asculta descrierea unui eveniment i de a o nelege; 2. aptitudine generala de nvare; 3. aptitudini de comunicare oral i scris; 4. abilitatea de a utiliza limbajul scris, ct i oral pentru a comunica informaii sau idei altor persoane; 5. atenie concentrat i distributiv; 6. vitez de cuprindere informaional (capacitate crescut de a combina o mulime de informaii)7. capaciteta de analiza si sinteza;

8. discernamant si capacitate de a rezolva problemele; 9. capacitate de autoorganizare si punctualitate

cerine comportamentale:

2. capacitate deosebit de relaionare interuman (sociabilitate, integrare n colectiv); 3. volum ridicat de cunotine teoretice i practice in sfera legislatie muncii, actualizari de legislatie in vigoare; 4. empatie i receptivitate fa de problemele umane; 5. integritate profesional (atitudine profesional imparial (profil etic); 28

6. eficien profesional (capacitate de mobilizare personal pentu finalizarea ntr-un timp ct mai operativ a sarcinilor ce-i revin); 7. persoalitate ordonata, analitica;

8. Contextul muncii 8.1. Relatiile interpersonale:-

Tipul de relatii de rol solicitat: -rol inferior managerului de resurse umane sau titulaturii unui alt post ierarhic superior -egalitate cu ceilalti colegi din grupul de munca

8.2. Conditiile fizice ale muncii Solicitarile postului de munca: activitati variate

Angajatul va trebui sa indeplineasca activitati variate: intocmirea formelor de angajare (completare de formulare contract individual de munca, fisa cu datele personale,etc.) si verificarea ca in dosarul personal sa existe fisa medicala eliberata de medicul de medicina muncii, repartitie de la somaj si toate celelalte acte care trebuie sa existe in dosarul oricarui angajat; intocmirea formelor de desfacere a contractului individual de munca (dispozitie de desfacere a contractului individual de munca, nota de lichidare); intocmirea contractului individual de munca, deciziei de desfacere a contractului individual de munca sau orice alte modificari survenite in contractul de munca ale angajatilor in registrul de evidenta al salariatilor, in carnetul de munca si la Inspectoratul Teritorial de Munca; in cazul renegocierii unor clauze din contractul individual de munca, la dispozitia conducerii, intocmirea adresei de instiintare a salariatului cu privire la modificarile care se intentioneaza sa se aduca la acesta (contract individual de munca), conform Codului Muncii; inregistrarea in carnetele de munca si in registrul de evidenta al salariatilor a tututror schimbarilor survenite in situatia angajatilor conform legilor si instructiunilor in vigoare; evidenta si pastrarea carnetelor de munca si a dosarelor de personal; arhivarea dosarelor de personal pentru personalul lichidat, conturilor cu salariile si a altor 29

documente care se creeaza in cadrul biroului; intocmirea dosarelor de pensionare conform legislatiei in vigoare pentru angajatii societatii care solicita aceasta; eliberarea de adeverinte solicitate de salariati pentru medicul de familie sau alte motive; eliberarea de adeverinte pentru grupa de munca si sporuri pentru fostii angajati ai societatii precum si pentru cei plecati in strainatate in conformitate cu datele extrase din dosarele personale si conturile existente in arhiva; intocmirea pe calculator si redactarea de adeverinte, formulare si alte acte specifice biroului; organizarea si pastrarea documentelor arhivate pe sectii, sectoare, ani, luni; tinerea inventarului arhivei la zi; primirea documentelor arhivate din anul precedent (numai daca este respectata legea 16/1996 si 358/2002 copertat, numerotat, snuruit si sigilat); tinerea la zi a registrului de evidenta a salariatilor (REVISAL); convocarea Comisiei de Selectionare a documentelor care au depasit termenul de pastrare conform Nomenclatorului arhivistic, numita de conducerea societatii; selectionarea, scoaterea din evidenta si predarea din arhiva a documentelor care au depasit termenul de pastrare cu aprobarea Comisiei de Selectionare prin proces verbal; tinerea evidentei proceselor verbale de predare-primire a dosarelor; tinerea legaturii cu arhivele statului; executarea altor lucrari privind evidenta de personal, la solicitarea superiorului direct. 8.3. Caracteristicile structurale ale locului de munc: 8.3.1. Criticabilitatea poziiei/postului: Metode de munca: nespecificate 8.3.2. Rutin vs. Provocarea activitii de munc: activitati de munca variate 8.3.3. Ritmul muncii: alert rezistenta la stres, trebuie sa fie capabil sa isi controleze ritmul de munca -capacitate de invatare si intelegere a procedurilor de lucru ridicata

30

Bibliografie:

1. Chiu Viorica Ana (coord.), Rotaru Florin. Manualul specialistului n resurse

umane.Bucureti, Editura Irecson, 20022. Constantinescu Dumitru, Nistoreanu Tudor, Tumbr Constantin, Meghian, Gheorghe.

Economia ntreprinderii. Bucureti, Editura Economic, 20003. Stanciu tefan, Ionescu Mihaela. Managementul resurselor umane. Bucureti, curs

universitar 20104. Ursachi Ioan, Management, Bucureti, Ed ASE, 2001

31