procesul de informatizare in administratia publica

8/7/2019 procesul de informatizare in administratia publica

http://slidepdf.com/reader/full/procesul-de-informatizare-in-administratia-publica 1/16

PROIECT

Managementul organizaţiilor publice

Procesul de informatizare în administraţia publică

Masterand : Ciucanu Carmen Varvara

Universitatea Transilvania

Facultatea de Ştiinţe EconomiceMaster Bologna Management şi strategii de afaceri

Anul I



Braşov 2009

CUPRINS

Abstract, cuvinte cheie…………………………………………………….…...3

Introducere …………………………………………………………………….4

1.Primăria oraşului Târgu Ocna…………………...…………………………5

2. Procesul de informatizare al primăriei ........................................................6

2.1 Analiza situaţiei existente …………………………………….…………….6

2.2 Strategia de informatizare a primăriei şi obiective ……………….………..72.3 Sistemele de tip infochioşc ………...……………….……………………....8

2.4 Efectele informatizarii primăriei Târgu Ocna- cercetare……………………9

3. Concluzii……………………………………………………………………..15

4. Bibliografie…………………………………………………………………..16

2



Abstract

To provide high quality services, public administration is trying to automate the

office activities, entering computers in all units. In this way we can work more easily and

more qualitative. Infochioscurile and Smartcardurile have a very important role in

modernizing public administration.

The engine of the information society is information infrastructure communication which

encompasses, broadly:

• communication infrastructure;

• Computers and software base;

• The information of general interest (nomenclatures, general registers, data banks of

public interest).

In conclusion, the informatisation of public administration has brought benefits to

institutions and citizens. Firstly decreased during data processing, has reduced physical

effort for civil servants and most importantly have increased performance by improving

the quality of information processing productivity. On the other side the citizens wouldnot be standing in endless queues to be informed and find solutions to specific problems.

Cuvinte cheie : retehnologizare, funţionar public, primărie

3



Introducere

Organizaţiile sectorului public sunt constrânse să îşi schimbe politica interna, să-

şi automatizeze procesele, să devina mai deschise şi mai transparente în relaţia cu

publicul1. Informatizarea administraţiei publice poate părea o noţiune abstractă, mult prea

complexă pentru a fi înţeleasă şi mult prea costisitoare pentru a fi realizată. Pentru

instituţie, în ansamblul ei, apare dificultatea de a-şi schimba integral procedurile şi

regulile atât de bine stabilite de un sistem birocratic. Funcţionarii sunt nevoiţi să-şi

schimbe nu doar stilul de lucru, ci şi instrumentele. Sunt nevoiţi să înveţe lucruri noi, să

adopte tehnologii noi, multi refuzând să revină, în acest fel, pe băncile şcolii.

Informatizarea este răspunsul tuturor întrebărilor şi soluţia tuturor problemelor. În

calitate de cetăţeni, suntem veşnic nemulţumiţi de cozile de la ghişee, de lipsa de

consideraţie pe care ne-o arată funcţionarul, de drumurile nesfârşite la instituţii pentru a

rezolva orice problemă, de birocraţia excesivă, de pierderile de timp. Angajatul este însă

copleşit de numărul enorm de cereri, de procesul greoi de soluţionare a lor, de lipsa unor

instrumente care să economisească timp. Este nervos tocmai din cauza plângerilor

cetăţenilor, a salariului, a problemelor pe care le are. Uniunea Europeană, mass media,organizaţiile nonguvernamentale sunt profund nemulţumite de lipsa de transparenţă a

instituţiilor. Soluţia la toate aceste probleme este informatizarea- procesul de

retehnologizare a instituţiilor publice2.

Informaţia însăşi constituie un simbol al timpului nostru care necesită instrumente

specifice: computere, telefoane, copiatoare, faxuri etc. Informaţia a devenit una din cele

mai importante resurse strategice pentru toate organizaţiile. Culegerea, procesarea,

transmiterea şi stocarea datelor sunt esenţiale pentru calitatea deciziilor şi finalitatea

acestora. Implementarea tehnologiei informaţionale în organizaţiile din sectorul public

este apreciată ca o oportunitate pentru serviciile guvernamentale care pot deveni astfel

mai eficiente. În accepţiunea lui David Mc. Kewitt, un apreciat specialist în domeniul

1 Prutianu, Ş., Comunicare şi negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iaşi, 19982 Plumb, I., coord, Managementul serviciilor publice, Biblioteca on-line Academia de Studii Economice,Bucureşti

4



managementului public, accesul la informaţiile publice conferã transparenţã procesului de

management şi în mod cert susţine dezvoltarea societãţii în ansamblul ei.

În studiul efectuat de specialistul francez Jaques Lesourne, intitulat “Penser la

société d’information” este prezentat un ghid de descifrare a societăţii virtual-

informaţionale pornind de la caracteristicile informaţiei în noul context. Informaţia

devine materia primă de bază a societăţii informaţionale şi sursa principală de modelare a

mentalităţii şi a comportamentelor oamenilor 3.

Clasificare JEL - Journal of Economic Literature

Lucrarea de faţă este inclusă conform JEL la A12, deoarece poate fi introdusă în

categoria studiilor care tratează probleme legate de economie, intersectate cu alte

discipline.

1. Primăria oraşului Târgu Ocna

Oraşul Tg-Ocna este situat în judeţul Bacău şi este o staţiune turistică de interes

naţional, atractivă şi accesibilă pentru turişti şi vizitatori.

Compartimentul de Specialitate – Biroul Informatică – al Primăriei oraşului

Tg-Ocna, în contextul legislativ actual privind informatizarea administraţiei publicelocale, şi-a definit propria misiune : " Realizarea Sistemului Informatic Integrat pentru

Managementul Primăriei, conform acquis-ul comunitar în domeniul Tehnologiei

Informaţiei (IT) şi telecomunicaţiilor, interconectat cu Sistemul Electronic Naţional

(SEN), respectând principiile e-guvernare şi e-administraţie referitoare la asigurarea

serviciilor publice şi accesul la informaţii prin mijloace electronice concomitent cu

procedurile tradiţionale"4.

Informatizarea administraţiei publice reprezintă un deziderat perpetuu al mai

tuturor guvernelor ce s-au succedat de la sfârşitul anilor ’90. În acest sens, în anul 2001,

Guvernul României prin Ministerul Administraţiei Publice a elaborat Planul Naţional de

Acţiune „e-Administration” care cuprinde următoarele coordonate:5

3 Androniceanu, A., Management public, Biblioteca on-line, Academia de Studii Economice, Bucureşti4 www.târguocna.ro5 www.marketwatch.ro

5



• computerizarea activităţilor desfăşurate în instituţiile publice prin care să se asigure

creşterea eficienţei operaţionale în cadrul organismelor administraţiei centrale şi locale;

• computerizarea serviciilor publice pentru cetăţeni, agenţi economici de la nivelul

administraţiei centrale şi locale.

2. Procesul de informatizare al primăriei

2.1 Analiza situaţiei existente

În momentul de faţă, compartimentul informatic al Primăriei Tg-Ocna are

atribuţiuni legate de:

1.Implementare şi întreţinere programe

a.asigurarea funcţionării aplicaţiilor financiar-contabile

b.administrare aplicaţie de încasare a impozitelor şi taxelor locale (închidere –

deschidere an fiscal, auditare, modificare şi corelare constante fiscale, plăţi electronice) .

c.evaluarea cerinţelor tehnice (fişe de date, documentaţii) în vederea

implementării noilor aplicaţii

2.Suport tehnic şi întreţinere reţea (locală), service echipamente hardware

(imprimante, calculatoare, echipamente reţea)

3.Administrare baze de date şi sisteme server (servere mail, web,firewall, routere,server plăţi electronice, server închidere – deschidere an fiscal )

Documentele care se elaborează în diferite compartimente sunt prelucrate

individual, sunt accesibile în reţea în funcţie de preferinţele utilizatorului, dar nu sunt

salvate într-o arhivă publică în vederea unor accese ulterioare (utilizatorii preferă stocarea

locală), iar versiunile intermediare nu sunt păstrate. Circulaţia documentelor se face

exclusiv în forma fizică, prin tipărirea şi mutarea acestora prin mape de la un

compartiment la altul. Există fonduri alocate în acest an pentru achiziţionarea unui soft

de management al documentelor, dar este necesara dezvoltarea infrastructurii pe partea de

registratură (reţea, computere, dispozitive profesionale de scanare şi digitizare a

documentelor fizice provenite din afara instituţiei), şcolarizarea funcţionarilor şi dotarea

fiecărui angajat cu echipament de calcul pentru a putea susţine şi implementa sistemul.

6



Din punct de vedere al dotării cu echipamente hardware, există încă birouri ce nu

sunt dotate cu mai mult de 3 echipamente de calcul necesare prelucrării electronice a

datelor, existând însă imprimante de reţea care deservesc toate compartimentele. Datorită

dezvoltării de la an la an, în momentul de faţă se impun schimbarea anumitor

echipamente şi redimensionarea altora pentru a uşura traficului de date.

2.2 Strategia de informatizare a primăriei şi obiective

Principalele obiective ale strategiei privind informatizarea activităţii sunt următoarele:

• creşterea eficienţei activităţii compartimentelor Primăriei prin reducerea timpului

de lucru necesar rezolvării problemelor curente

• acces mai rapid al tuturor funcţionarilor publici din aparatul de lucru al Primăriei

la toate informaţiile necesare

• mai bună transparenţă în actul administrativ faţă de cetăţean

• reducerea costurilor

• creşterea gradului de satisfacţie a cetăţeanului în lucrul cu autorităţile locale.

Primul pas pentru a atinge aceste obiective a constat în achiziţionarea de

calculatoare noi şi performante pe care să poată fi implementate soft-uri şi baze de date

de actualitate care să faciliteze înregistrarea şi arhivarea documentelor cât şi evidenţa şi

updatarea datelor. Etapa imediat următoare constă în instruirea şi formarea personaluluidin cadrul instituţiei cu privire la utilizarea corectă şi eficientă a noilor programe.

Pentru administraţia publică se are în vedere crearea de mijloace electronice care

să uşureze procesul de informatizare a structurilor administrative şi a utilizatorilor cu care

acestea intră în contact. Astfel, se au în vedere utilizarea de centre publice de informare

pe cale electronică a cetăţenilor, inclusiv utilizarea de chioşcuri cu ecrane senzitive,

ghişee unice (one-stop-shop), carduri electronice mono sau multifuncţionale, raportări

financiare pe cale electronică, e-mail, pagini web, licitaţii electronice, semnătură digitală,

videoconferinţe, vot electronic etc.

2.3. Sistemele de tip infochioşc

7



Asigurarea unei eficienţe şi transparenţe în activitatea administraţiilor publice a

condus la realizarea unor sisteme de tip infochioşc care facilitează, pe de o parte

informarea cetăţenilor şi a societăţii de afaceri, iar pe de altă parte degrevarea

funcţionarilor publici de o serie de activităţi de rutină. Ele asigură schimbul de informaţii

atât pe plan local cât şi pe plan naţional sau internaţional.

Primăria Tg Ocna a introdus în aprilie 2009 două infochioşcuri. Acestea sunt de fapt

calculatoare situate în diferite locuri ale oraşului şi care pot fi folosite într-un mod foarte

simplu şi gratuit. Astfel, prin simpla atingere a ecranului, poţi accesa informaţii despre

principalele instituţii din oraş, poţi studia ghidul turistic sau modul de organizare al

regiilor autonome. De asemenea, infochişcurile oferă o documentaţie completă în ceea ce

priveşte diverse probleme, cum ar fi construirea unui garaj sau plata taxelor sau a

impozitelor.Un aspect important de menţionat este faptul că cetăţenii pot adresa întrebări

primarului, viceprimarului şi celor patru direcţii : economică, urbanism, tehnică şi

patrimoniu. În cel mult 15 zile cetăţeanul are şansa să găsească răspunsul la întrebarea pe

care a adresat-o atâta timp cât întrebarea sa a fost pertinenta. Primăria se obligă să trimită

răspuns celor care îşi lasă adresa în acest scop, în cadrul fiecărei direcţii există un

funcţionar care se ocupa cu acest lucru. La rubrica de anunţuri de actualitate publicul mai

are acces la informaţii privind Bugetul Local, legi privind Administraţia Publică şiimpozitele şi taxele locale. De asemenea, informaţii privind activitatea de blocare şi

ridicare a maşinilor precum şi despre lucrări edilitare în execuţie, programul de colectare

a deşeurilor menajere. Infochioşcurile sunt şi o noua metoda de a face publicitate, contra

unor sume mici. Banii astfel obţinuţi se vor folosi pentru amplasarea mai multor astfel de

puncte informative în oraş.

Utilizarea infochioşcurilor asigură:

• crearea şi punerea la dispoziţia cetăţenilor a unui sistem de informare integrat în

domenii de interes social, cultural şi economic;

• familiarizarea cetăţenilor cu informaţia electronică şi crearea mentalităţii

că informaţia este un element de utilitate personală pentru fiecare individ;

8



• apropierea şi implicarea cetăţeanului în actul de guvernare prin acces

electronic facil la informaţii;

• informarea cetăţenilor asupra normelor şi reglementărilor în vigoare,

specifice pentru activitatea administraţiilor fiscale locale;

• informarea cetăţenilor asupra taxelor şi impozitelor locale pe care le

datorează;

• prezentarea documentelor şi etapelor pe care trebuie să le parcurgă

cetăţenii în rezolvarea unei probleme, în conformitate cu legile şi normativele în

vigoare;

• posibilitatea completării on-line a formularelor oficiale;

• posibilitatea actualizării permanente a datelor;

• regăsirea documentelor utile, prin intermediul unei funcţii de căutare;

• prezentarea în mod structurat a informaţiilor pe care le pune la dispoziţia publicului,

astfel încât rezultatul este prezentat utilizatorilor într-o maniera intuitivă, iar

domeniile asociate vor putea fi folosite ca şi criterii de căutare;

• clasificarea datelor din punct de vedere al drepturilor de acces;

• monitorizarea utilizării sistemului, prin colectarea şi raportarea de statistici asupra

modului în care este utilizat.

2.4. Efectele informatizarii primăriei Târgu Ocna- cercetare

Obiectivele cercetării

- identificarea efectelor procesului de informatizare atât asupra angajaţilor cât si

asupra îmbunătăţirii calităţii serviciilor oferite cetăţenilor oraşului;

- identificarea atitudinilor şi parerilor angajaţilor cu privire la introducerea noilor

programe informatice;Ipoteza cercetării

- presupunem că informatizarea are efecte pozitize asupra sistemului public

administrative.

Metode şi instrumente de lucru folosite în cadrul activităţii de cercetare

9



În alegerea metodelor şi instrumentelor de lucru folosite pentru cunoaşterea

opiniilor şi atitudinilor angajaţilor primăriei am preferat metodele bazate cunoaştere

indirectă, întemeiate pe metoda chestionarului (Anexa 1).

Lotul de subiecţi

S-a stabilit un eşantion care a cuprins un număr de 20 de angajaţi ai Primăriei din

oraşul Tg. Ocna, din toate departamentele, aleşi în mod aleatoriu. Perioada de

monitorizare şi de aplicare a chestionarului a fost de trei zile (1-3 iunie 2009).

Tabel nr. 1. Tabelul de frecvenţa pentru genul persoanelor studiate

Genul Frecvenţa ProcentMasculin 8 40%

Feminin 12 60%

Tabel nr. 2. Tabelul de frecvenţa pentru vârsta persoanelor studiate

Vârsta Frecventa Procent

20-30 ani 4 20%

30- 40 ani 2 10%

40-50 ani 6 30%

50-60 ani 6 30%

60-70 ani 2 10%Total 20 persoane 100%

Tabel nr. 3. Tabelul de frecvenţa pentru mediul de provenienţă al persoanelor studiate

Mediul Frecvenţa Procent

Urban 13 65%

Rural 7 35%

1. La întrebarea cu nr.1 a chestionarului „Ce procent din activitatea dvs îl reprezintă

lucrul cu calculatorul?” o singură persoană utilizează calculatorul în proporţie de 100%,alte 7 persoane în proporţie de 75%, 9 persoane în proporţie de 50% şi doar 3 in

proporţie de 25%. Nu a existat nici un subiect care să nu foloseasă calculatorului.

10



Diagrama de structura pentru itemul nr.1

5%

35%

45%

15%

1. Programele utilizate cel mai des de către angajaţi sunt Word, Excel, baze de date

pentru evidenţa documentelor, soft-uri de contabilitate.

2. La întrebarea „La ce nivel cunoaşteţi programul cu care lucraţi cel mai des?” 40%

dintre subiecţi cunosc programul foarte bine, 20% bine, 30% sunt la un nivel

mediu si 10% sunt începatori.

Diagrama de structura pentru itemul 2

40%

30%

20%

10%

40 30 20 10

3. La Intrebarea „Consideraţi că a fost necesară achiziţionarea de noi calculatoare în

cadrul Primăriei?” 90% dintre subiecţi sunt de acord că era necesar achiziţionarea

de noi calculatoare şi doar 10% au răspuns negativ.

11



Diagrama de structura pentru Item

90%

10%

4. La Intrebarea „Consideraţi că programele de instruire din cadrul instituţiei

v-au ajutat în învăţarea noilor soft-uri? “ angajaţii au răspuns : 5% cred că

programele de instruire i-au ajutat în f.mică măsură, 15% în mică măsură, 5%

aşa şi aşa, 50% în mare masură si 25% în f.mare măsură.

Diagrama de structura pentru tem

5% 5%

15%

25%

50%

5. La afirmaţia “Timpul de instruire acordat utilizării noilor programe a fost”

subiecţii au raspuns în proporţie de 65 % că a fost suficient 30% că a fost scurt si

5% f. scurt.

12



Diagrama de structura pentru Itemul

65%

30%

5%

6. La întrebarea dacă “Apreciaţi că programele implementate v-au facilitat munca?”

85% au raspuns da, 10% nu si 5 % unele da unele nu.

Diagrama de s tructura pentru Itemul

85%

10%5%

7. Printre avantajele pe care le-au enumerat angajaţii referitoare la noile programe

se numără:

• Reducerea efortului fizic, inclusiv în prelucrarea manualǎ a datelor;

• Diminuarea efortului intelectual solicitat de diversele operaţii informaţionale;

• Reducerea, prin automatizarea activitǎţilor, a timpului de prelucrare a datelor şi de

transmitere a informaţiilor;

•

Creşterea performanţelor prin îmbunǎtǎţirea calitǎţii şi productivitǎţii prelucrǎriiinformaţiei (exactitate, vitezǎ de regǎsire, capacitate ridicatǎ de stocare);

8. Dezavantajele menţionate de angajaţi sunt următoarele:

• Volumul mare de noi informaţii şi cunoştinţe pe care au trebuit sa le asimileze;

13



9. La întrebarea “Pe viitor sunteţi dispuşi să asimilaţi noi programe?” 40% dintre

subiecţi au raspuns afirmativ iar 60% negativ.

În urma aplicării chestionarului se confirmă ipoteza cercetarii cum că implementarea

de noi programe şi achiziţionarea de calcultatore noi are efecte pozitive asupa

calutăţii muncii în primărie, asupra angajaţilor dar si asupra cetaţenilor. Din aanaliza

chestinarului am observat că cei mai receptivi, mai deschişi spre acumularea de noi

informaţii sunt persoanele din mediul urban, cu vărsta cuprinsă între 20-30 ani si 30-

40 de ani atât barbaţi cât si femei.

14



3. Concluzii

Prin termenul de “informatizare” se înţelege procesul de modernizare a sistemelor

de informaţii folosind ICT (informaţia şi tehnologia de comunicaţii). Informatizarea

administraţiilor publice trebuie să sprijine dezvoltarea acestora în sensul creşterii

eficienţei, orientării spre satisfacerea nevoilor cetăţenilor şi întreprinderilor şi dezvoltarea

capacităţilor de implementare a politicilor. Alte obiective importante sunt creşterea

transparenteţei factorilor de decizie şi a posibilităţii de control.

Motivele dezvoltării serviciilor publice electronice (sau e-administrator) pot fi

separate în două categorii, o categorie conectează ITC la asigurarea de informaţii

adiţionale livrate unui public mai larg, cealaltă detaliază capacitatea ITC de a îmbunătăţi

asigurarea serviciilor publice existente.Administraţia publică trebuie să ia măsurile pentru asigurarea cadrului optim de

desfăşurare a activităţilor pentru satisfacerea cerinţelor celor implicaţi. În aceste condiţii

se impune:

• extinderea şi modernizarea infrastructurii informaţionale naţionale;

• dezvoltarea de aplicaţii şi servicii bazate pe convergenţa tehnologiilor

informaţiei, comunicaţiilor cu media, care să permită informatizări omogene şi

coordonate ale instituţiilor din administraţia publică centrală şi locală;• îmbunătăţirea serviciilor publice şi realizarea interacţiunii societăţii civile

cu administraţia publică prin mijloace electronice adecvate.

“Eticheta de tehnologie avansata pentru sectorul adnimistrativ poate fi

aplicată oricărui lucru de la editare de text pană la exoticele sisteme decizionale tip

expert.”6

4. Bibliografie

6 Gary, J., Comportament organizaţional, Înţelegerea şi conducerea oamenilor în procesul muncii,ed.Ecomomică Iaşi, 1998,p.nr.514

15



1. Androniceanu, A., Management public, Biblioteca on-line, Academia de Studii

Economice, Bucureşti

2. Băcanu, B.(2008), Organizaţia publică. Teorie şi management , Ed. Polirom, Iaşi

3. Gary, J.(1998), Comportament organizaţional, Înţelegerea şi conducerea

oamenilor în procesul muncii, ed.Ecomomică Iaşi.

3. Plumb, I., coord, Managementul serviciilor publice, Biblioteca on-line

Academia de Studii Economice, Bucureşti

4. Prutianu, Ş.(1998), Comunicare şi negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iaşi

5. www.targuocna.ro

6. www.marketwatch.ro

16

http://www.targuocna.ro/

http://www.marketwatch.ro/

http://www.targuocna.ro/

http://www.marketwatch.ro/

procesul de informatizare in administratia publica

Documents