prim ria comunei editia : 1 întocmirea, actualizarea · pdf fileavertisment: utilizarea,...

AVERTISMENT: Utilizarea, reproducerea completă sau parţială a prezentei documentaţii fără acordul scris al Primăriei Comunei Vama Buzăului constituie o violare a drepturilor de autor şi va fi sancţionată conform legislaţiei în vigoare.

Primăria Comunei

Vama Buzăului

PROCEDURA DE SISTEM ÎNTOCMIREA, ACTUALIZAREA ŞI APROBAREA FIŞELOR DE POST

COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 1 din 25

ÎNTOCMIREA, ACTUALIZAREA ŞI APROBAREA FIŞELOR DE POST

COD: PS-07

Exemplar NR :

Elaborat Verificat Aprobat

Nume : Buzea Ştefan Găitan Adrian

Constantin Chirilaş Tiberiu

Nicolae Funcţia : Referent resurse umane Secretar Primar

Data : 22.04.2013 23.04.2013 25.04.2013

Semnătura :


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 2 din 25

LISTA DE DIFUZARE

Exemplar numărul:

Nume şi prenume Funcţia Semnătura şi data de primire şi retragere

A reviziei / ediţiei aplicabile

A reviziei / ediţiei retrase

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 3 din 25

INDICATORUL EDIŢIILOR ŞI REVIZIILOR

Ediţia: Revizia: Data aplicării :

Nr. Capitol / Subcapitol şi al paginii revizuite

Capitol / Subcapitol : - Modificat - Adăugat - Suprimat


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 4 din 25

CUPRINS

Capitol Denumire

0 Cuprins

1 Scop

2 Domeniu de aplicare

3 Documente de referinţă

4 Definiţii şi abrevieri

5 Descriere procedură

6 Responsabilităţi

7 Înregistrări şi anexe


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 5 din 25

1. SCOP Procedura stabileşte un mod unic de elaborare, actualizare şi aprobare a fişelor de post la nivelul compartimentelor din cadrul Primăriei Comunei Vama Buzăului.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedură se aplică în cadrul Primăriei Comunei Vama Buzăului de către

toate compartimentele, respectiv de către persoanele din cadrul acestora, care au atribuţii privind întocmirea, contrasemnarea şi aprobarea fişelor de post, precum şi de către persoanele care iau la cunoştinţă şi semnează fişele de post.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările si completarile

ulterioare; .

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din foduri publice;

- H.G. nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea responsabilităţii fiscal-bugetare nr. 69/2010;

- Regulamentul de organizare şi funcţionare; - PS-01 – Controlul documentelor.

4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI Prezenta procedură foloseşte termenii definiţi de SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de

management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular”.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 6 din 25

(1) Postul = reprezintă cea mai simplă subdiviziune a structurii organizatorice, ce poate fi definit ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor desemnate, care revin spre exercitare unui angajat;

(2) Fişa de post = reprezintă documentul care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi instituţiei şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post;

(3) Atribuţia = reprezintă un ansamblu de sarcini necesare realizării unei părţi dintr-o activitate, care incumbă o anumită responsabilitate privind îndeplinirea lor la termen, la un nivel calitativ prescris şi care reclamă competenţe adecvate;

(4) Sarcina = constituie cea mai mică unitate de muncă individuală având un sens complet, care reprezintă o acţiune clar formulată, orientată spre realizarea unui obiectiv precis şi care se desfăşoară după o procedură stabilită;

(5) Abilitate = îndemânare, pricepere, dibăcie;

(6) Aptitudine = însuşire psihică individuală care condiţionează îndeplinirea în bune condiţii a unei activităţi, a unei acţiuni sau aplicaţii;

(7) Calitate = însuşire caracteristică (de obicei pozitivă) a unei persoane sau a unui lucru;

(8) Competenţă = capacitatea unei autorităţi, a unui funcţionar, etc. de a exercita anumite atribuţii;

(9) Responsabilitatea = obligaţia de a efectua un lucru, de a răspunde, de a da socoteală de ceva, de a accepta şi suporta consecinţele;

(10) Relaţii ierarhice = sunt acele relaţii de subordonare stabilite între posturile de conducere şi posturile de execuţie sau între posturile de conducere situate la niveluri ierarhice diferite;

(11) Relaţii funcţionale = sunt acele relaţii de lucru ce se stabilesc între compartimentele ce au atribuţii integrate în fluxul procesual al unor activităţi sau între compartimentele funcţionale care au autoritatea de a transmite celorlalte compartimente precizări, îndrumări metodologice, prescripţii de specialitate, etc.;

(12) Relaţii de control = sunt acele relaţii de lucru care se stabilesc între persoanele/ compartimentele cu atribuţii de control şi celelalte persoane/ compartimente;


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 7 din 25

(13) Relaţii de reprezentare = sunt acele relaţii de lucru stabilite între posturile de conducere (sau posturi de execuţie care au clar delimitate acest tip de relaţii prin fişa postului) şi terţe persoane juridice sau fizice;

(14) Delegarea de atribuţii = reprezintă o deplasare de sarcini, însoţite de autoritatea şi responsabilitatea necesare, de la niveluri ierarhice superioare spre cele inferioare;

(15) Vechimea (în specialitatea necesară) = experienţa dobândită în temeiul unui contract individual de muncă, a unui raport de serviciu sau ca profesie liberală, demonstrată cu documente corespunzătoare de către persoana care a desfăşurat o activitate într-o funcţie de specialitate corespunzătoare profesiei sau specializării sale, prin raportare la domeniul general de absolvire a studiilor potrivit nivelurilor de organizare a învăţământului din România.

- PS: procedură de sistem. - R.O.F: Regulament de organizare şi funcţionare. - C.R.U: Compartiment resurse umane.

5. DESCRIERE PROCEDURĂ 5.1. Întocmirea şi aprobarea fişelor de post

5.1.1. Solicitarea întocmirii fişelor de post

În urma aprobării prin Dispoziţia primarului comunei Vama Buzăului nr. 6 din 31.01.2009 a R.O.F. a aparatului propriu al Primăriei Comunei Vama Buzăului, C.R.U. solicită tuturor compartimentelor, întocmirea fişelor de post pentru toate posturile ocupate şi vacante existente în statul de funcţii al acestora.

5.1.2. Întocmirea, contrasemnarea şi aprobarea fişelor de post

Fişele de post se întocmesc atât pentru posturile ocupate de funcţionarii publici/funcţionarii contractuali, cât şi pentru posturile vacante, în termenul comunicat de C.R.U. prin adresa transmisă compartimentelor. Întocmirea unei fişe de post se face de către superiorul ierarhic direct al salariatului, după modelul prezentat în H.G. nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare.

Funcţionarii publici de conducere de la nivelul unui compartiment au obligaţia de a întocmi fişele de post pentru întreg personalul din subordine. Stabilirea atribuţiilor pentru fiecare angajat se face de către superiorul ierarhic direct, pornind de la


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 8 din 25

obiectivele specifice ale compartimentului în care acesta este încadrat. În acest sens, superiorul ierarhic direct al angajatului stabileşte obiectivele specifice ale compartimentului până la nivelul obiectivelor individuale pentru fiecare angajat în parte. Astfel, atribuţiile stabilite prin fişa postului trebuie să conducă la realizarea obiectivelor individuale stabilite, în raport cu care pe parcursul perioadei 1-31 ianuarie din fiecare an, se face evaluarea performanţelor profesionale pentru anul anterior.

În situaţia elaborării fişelor de post pentru persoanele nou angajate, obiectivele individuale ale acestora se stabilesc plecând de la atribuţiile existente în fişa postului şi se consemnează într-un document ce se anexează fişei de post, acestea urmând a sta la baza evaluării performanţelor individuale ale acestora.

Superiorul ierarhic direct al funcţionarului care ocupă postul pentru care este întocmită fişa de post semnează acest document la rubrica ”Întocmit”. Fişa de post este completată şi cu data la care se semnează documentul.

5.2. Completarea fişelor de post

5.2.1. Completarea fişelor de post pentru funcţionarii publici (alţii decât managerii publici)

Întocmirea fişei de post pentru posturile corespunzătoare funcţiilor publice, altele decât cele de manageri publici, presupune completarea fiecărei rubrici conform indicaţiilor prezentate în continuare:

Rubrica din fişa de post

Indicaţii de completare

Denumirea postului Aceasta se preia din statul de personal al compartimentului din care face parte postul, prin identificarea funcţiei corespunzătoare postului. În situaţia în care compartimentul nu dispune de un stat de personal, acesta poate fi solicitat C.R.U.

Nivelul postului Nivelul postului corespunde nivelului atribuţiilor titularului funcţiei publice. În funcţie de nivelul atribuţiilor titularului funcţiei publice, se pot distinge:

- funcţii publice corespunzătoare categoriei înalţilor funcţionari publici (secretar general);


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 9 din 25



- funcţii publice de conducere (director general, director general adjunct, director, director adjunct, şef serviciu, şef birou/compartiment);

- funcţii publice de execuţie (consilier, consilier juridic, auditor, expert, inspector, referent de specialitate, referent).

Nivelul postului se stabileşte prin încadrarea funcţiei corespunzătoare postului în una din cele 3 categorii de funcţii publice mai sus menţionate.

Scopul principal al postului

În completarea acestei rubrici trebuie să se ţină cont de următoarele aspecte:

- scopul trebuie să prezinte necesitatea existenţei postului şi contribuţia pe care acesta o are în cadrul instituţiei publice. Se impune definirea acestuia astfel încât să releve rolul la îndeplinirea unui obiectiv.

- scopul este mai vast decât obiectivele postului, acoperă domeniul general în care postul respectiv îşi aduce aportul;

- scopul postului trebuie întotdeauna susţinut prin definirea unor atribuţii specifice realizării acestuia;

- scopul postului nu trebuie prezentat sub formă de atribuţii/ sarcini de serviciu.

Studii de specialitate Se precizează nivelul studiilor necesare ocupării postului, potrivit celor 3 clase. Domeniul studiilor necesare ocupării postului derivă din specificul activităţii compartimentului. Astfel, în funcţie de atribuţiile compartimentului în al cărui stat de personal figurează postul, respectiv ale postului pentru care se întocmeşte fişa, se identifică specialitatea studiilor necesare ocupării postului.

Nu se personalizează rubrica referitoare la studii de specialite în funcţie de studiile absolvite de titularul postului.

Perfecţionări Această rubrică se completează prin raportare la nivelul


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 10 din 25



(specializări) postului respectiv, post corespunzător unei funcţii publice din categoria înalţilor funcţionari publici, post corespunzător unei funcţii publice de conducere sau post corespunzător unei funcţii publice de execuţie.

Astfel, în cazul funcţiilor publice din categoria înalţilor funcţionari publici la această rubrică se completează în mod obligatoriu „absolvent al Programului de formare specializată pentru ocuparea unei funcţii publice corespunzătoare categoriei înalţilor funcţionari publici”.

În cazul funcţiilor publice din categoria celor de conducere, la această rubrică se completează, după caz cu „absolvent de studii de masterat sau postuniversitare în domeniul aministraţiei publice/ management ori în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei publice”.

În situaţia în care, îndeplinirea atribuţiilor postului corespunzător funcţiei publice de conducere, necesită şi absolvirea altor programe de formare în domeniul specific de activitate al compartimentului în al cărui stat de personal figurează postul, la această rubrică se menţionează suplimentar „cursuri de perfecţionare/ specializare în domeniul ......”. Domeniul cursurilor de perfecţionare/ specializare trebuie desprins din domeniul de activitate specific compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea titularul postului.

Pentru funcţiile publice de execuţie, rubrica perfecţionări (specializări) se completează diferit, în funcţie de gradul profesional corespunzător funcţiei publice.

În cazul în care realizarea atribuţiilor postului necesită absolvirea unor cursuri de perfecţionare/ specializare în domeniul de activitate specific compartimentului din care face parte postul, acestea se vor preciza indiferent de gradul profesional.

Se recomandă ca numărul şi complexitatea cursurilor de


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 11 din 25



perfecţionare/ specializare solicitate pentru ocuparea unui anumit post să crească proporţional cu gradul profesional asociat postului respectiv.

Nu se personalizează rubrica referitoare la perfecţionări (specializări) în funcţie de cursurile de perfecţionare/ specializare urmate de titularul postului.

În cadrul unui compartiment, pentru acelaşi nivel al posturilor se stabilesc cerinţe identice referitoare la perfecţionări/ specializări .

Cunoştinţe de operare/ programare

pe calculator (necesitate şi nivel)

Se precizează de ce sunt necesare cunoştinţele de operare/ programare pe calculator şi nivelul acestor cunoştinţe, respectiv cunoştinţe de bază/ nivel mediu/ nivel avansat.

Limbi străine (necesitate şi nivel de cunoaştere)

Această rubrică nu se completează în cazul în care cunoaşterea unei limbi străine nu este necesară pentru îndeplinirea atribuţiilor postului.

În caz contrar, se precizează limba sau limbile străine care trebuie cunoscute, motivele pentru care este necesară cunoaşterea uneia sau mai multor limbi străine şi nivelul de cunoaştere a acesteia/ acestora, respectiv „citit”, „scris”, „vorbit” – „cunoştinţe de bază”, „nivel mediu”, „avansat”.

Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare

Se menţionează acele caracteristici şi însuşiri individuale care condiţionează îndeplinirea în bune condiţii a atribuţiilor postului.

Cerinţe specifice Se precizează acele informaţii prin care sunt aduse la cunoştinţa ocupantului postului, aspecte referitoare la activităţile/condiţiile pe care le implică realizarea atribuţiilor postului, respectiv: deplasări în ţară şi/sau în străinătate, delegări, detaşări, disponibilitate de lucru peste program, etc.

Competenţa managerială

Cunoştinţele de management, calităţile şi aptitudinile manageriale necesare ocupării postului, se stabilesc prin


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 12 din 25



(cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini necesare)

raportare la atribuţiile postului, fiind necesară efectuarea corelaţiei între cele două rubrici.

În cazul fişelor de post corespunzătoare funcţiilor publice de conducere este necesar ca la această rubrică să se facă precizări cu privire la toate cele 3 componente ale competenţei manageriale (cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale).

Atribuţiile postului Atribuţiile trebuie definite astfel încât să indice cât mai clar acţiunea ce trebuie întreprinsă de titularul postului. Atribuţiile trebuie să fie diferite de la o funcţie la alta şi de la un grad profesional la altul. Atribuţiile specifice posturilor corespunzătoare funcţiilor publice de conducere trebuie să derive din cele 5 funcţii ale managementului1 şi anume: planificarea, organizarea, coordonarea, antrenarea şi controlul. Din aceste motive, atribuţiile specifice posturilor corespunzătoare funcţiilor publice de conducere trebuie să difere de cele specifice posturilor corespunzătoare funcţiilor publice de execuţie. Atribuţiile stabilite prin fişa postului trebuie să contribuie la

1 Planificarea – stabilirea obiectivelor, ţintelor către care va fi orientată activitatea, precum şi a modalităţilor (acţiunile, resursele necesare şi alocarea lor, implementarea) de a le realiza. Prin funcţia de planificare se stabileşte cel mai adecvat curs al acţiunilor viitoare pentru ca structura organizatorică să obţină rezultatele dorite. Organizarea - desemnează ansamblul proceselor de management prin care se stabilesc şi se delimitează procesele de muncă şi componentele lor, precum şi gruparea acestora pe posturi, structuri organizatorice, stabilirea atribuţiilor personalului potrivit cerinţelor posturilor etc., în vederea realizării în cât mai bune condiţii a obiectivelor stabilite. Coordonarea – armonizarea deciziilor cu acţiunile personalului structurii organizatorice. Antrenarea – încorporează ansamblul activităţilor prin care se determină personalul compartimentului să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor. Controlul - definineşte ansamblul proceselor prin care performanţele structurii organizatorice sunt măsurate şi comparate cu obiectivele stabilite iniţial în vederea eliminării diferenţelor constatate şi determinării cauzelor generatoare de abateri.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 13 din 25



realizarea obiectivelor individuale stabilite prin raportul de evaluare a performanţelor profesionale anuale ale titularului postului. Gradul de complexitate şi dificultate a atribuţiilor diferă în funcţie de gradul profesional - pentru funcţiile publice de execuţie sau de nivelul competenţei manageriale – pentru funcţiile publice de conducere şi pentru funcţiile publice corespunzătoare categoriei înalţilor funcţionari publici. Atribuţiile trebuie să difere de la o funcţie la alta şi de la un grad profesional la altul.

Denumire Aceasta se preia din statul de personal al compartimentului din care face parte postul pentru care se întocmeşte fişa, prin identificarea funcţiei corespunzătoare postului. În situaţia în care compartimentul nu dispune de un stat de personal, acesta poate fi solicitat C.R.U.

Clasa Clasa se stabileşte prin identificarea nivelului studiilor de specialitate necesar ocupării funcţiei publice, astfel:

- clasa I cuprinde funcţiile publice pentru a căror ocupare se cer studii universitare de licenţă absolvite cu diplomă, respectiv studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă;

- clasa II cuprinde funcţiile publice pentru a căror ocupare se cer studii superioare de scurtă durată, absolvite cu diplomă;

- clasa III cuprinde funcţiile publice pentru a căror ocupare se cer studii liceale, respectiv studii medii liceale, finalizate cu diplomă de bacalaureat.

Gradul profesional În cadrul funcţiilor publice de execuţie, legislaţia în vigoare stabileşte 4 grade profesionale, respectiv: debutant, asistent, principal şi superior.

Gradul profesional asociat funcţiei publice se identifică din statul de personal al compartimentului din care face parte


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 14 din 25



postul pentru care se întocmeşte fişa, prin identificarea funcţiei corespunzătoare postului. În situaţia în care compartimentul nu dispune de un stat de personal, acesta poate fi solicitat C.R.U.

Vechimea (în specialitatea

necesară)

Vechimea în specialitatea studiilor necesare ocupării unei funcţii publice este reglementată de Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată şi diferă pe categorii de funcţii publice.

Relaţiile ierarhice Se identifica relaţiile de subordonare care există între titularul postului şi superiorul său ierarhic, dar şi relaţiile dintre titular şi personalul subordonat acestuia.

Relaţiile funcţionale Se identifică relaţiile de lucru pe care titularul postului le stabileşte cu unul sau mai multe compartimente din cadrul Primăriei.

Relaţiile de control Se completează numai în cazul persoanelor care au atribuţii de control. Se identifică relaţiile de lucru pe care titularul postului le stabileşte cu alte persoane/ compartimente din cadrul Primăriei.

Relaţiile de reprezentare

Se completează numai în cazul fişelor de post întocmite pentru funcţiile publice de conducere. În acest sens se identifică relaţiile de lucru stabilite între posturile corespunzătoare funcţiilor de conducere şi terţe persoane juridice şi fizice.

Excepţii:

1. Atunci când atribuţiile care generează relaţii de reprezentare sunt delegate unor funcţionari publici de execuţie, se completează în mod corespunzător.

2. Atunci când funcţionarii publici de execuţie au în fişa postului atribuţii care generează relaţii de reprezentare, rubrica se completează în mod corespunzător.

Relaţii cu autorităţi şi Conform atribuţiilor postului, dacă este cazul.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 15 din 25



instituţii publice

Relaţii cu organizaţii internaţionale

Conform atribuţiilor postului, dacă este cazul.

Relaţii cu persoane juridice private

Conform atribuţiilor postului, dacă este cazul.

Limite de competenţă Se precizează libertatea decizională de care beneficiază titularul pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin.

Delegarea de atribuţii şi competenţe

Conform punctului 5.8.al procedurii.

5.2.2. Completarea fişelor de post pentru personalul contractual

În cazul personalului contractual fişa de post se completează potrivit normelor legale în vigoare.

5.3. Contrasemnarea şi aprobarea fişei postului Contrasemnarea fişei de post presupune semnarea acesteia, la rubrica „Contrasemnat”, de către superiorul ierarhic direct al persoanei care a întocmit fişa postului, după verificarea corelaţiei existente între obiectivele individuale şi atribuţiile postului. Se completează şi data la care fişa de post este contrasemnata. Aprobarea fişei de post presupune verificarea modului de întocmire şi a conţinutului informaţiilor cuprinse în fişa de post şi semnarea acesteia, la rubrica „Aprob”, de către Primar sau de catre persoana(le) delegată(e) cu această atribuţie. Se completează şi data la care fişa de post este aprobată. Funcţionarul care ocupă postul pentru care este întocmită fişa de post analizează conţinutul acesteia şi semnează la rubrica „Luat la cunoştinţă”. Se completează şi data la care fişa de post este luată la cunoştinţă de către ocupantul postului. În situaţia în care, potrivit structurii organizatorice, din cei 3 superiori ierarhici care trebuie să întocmească/contrasemneze sau aprobe fişa de post există numai 2 superiori ierarhici, respectiva fişă de post se semnează numai la rubricile ”Întocmit” şi ”Aprob”. Fişa de post semnată de toate persoanele cu responsabilităţi în acest sens este transmisă în copie funcţionarului public de către superiorul ierarhic direct.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 16 din 25

Conducătorul compartimentului are obligaţia coordonării procesului de întocmire a fişelor de post şi a documentului anexat acesteia privind obiectivele individuale la nivelul compartimentului şi respectării termenului de transmitere a lor în original către C.R.U., precum şi de a păstra o copie a acestora. Acestea se transmit cu o adresă de înaintare semnată de conducătorul compartimentului. 5.4. Centralizarea şi verificarea fişelor de post de către C.R.U. (1) Centralizarea şi repartizarea fişelor de post Referentul C.R.U. repartizează fişele de post şi documentele anexate acestora, transmise de către compartimentele Primăriei funcţionarului din cadrul compartimentului cu atribuţii în domeniul verificării fişelor de post, potrivit cadrului legal şi al prezentei proceduri. (2) Verificarea fişelor de post presupune: a). Fişa de post se transmite în format electronic, înainte să fie listată pe suport de hârtie şi semnată, persoanei desemnate cu verificarea fişelor de post. Aceasta va verifica: 1.Identificarea funcţiei corespunzătoare postului pentru care se va întocmi fişa de post, respectiv post corespunzător unei funcţii publice generale,sau funcţii contractuale; 2.Compararea fişei de post primite, din punctul de vedere al formatului, cu cea aferentă postului corespunzător funcţiei identificate, existentă în cadrul acestei proceduri; 3.Verificarea existenţei tuturor rubricilor din formatul standard al fişei de post; 4.Verificarea completării tuturor rubricilor cuprinse în fişa postului; 5.Verificarea calităţii persoanelor care întocmesc, contrasemnează şi aprobă fişele de post; 6.Verificarea respectării indicaţiilor de completare descrise in procedura; 7.Transmiterea răspunsului electonic catre persoana care a solicitat verificarea fişei de post. b).Verificarea fişei de post transmisă pe suport de hârtie semnată: 1. Identificarea funcţiei corespunzătoare postului pentru care s-a întocmit fişa de post, respectiv post corespunzător unei funcţii publice generale sau funcţii contractuale; 2. Compararea fişei de post primite, din punctul de vedere al formatului, cu cea aferentă postului corespunzător funcţiei identificate, existentă în cadrul acestei proceduri; 3. Verificarea existenţei tuturor rubricilor din formatul standard al fişei de post; 4. Verificarea completării tuturor rubricilor cuprinse în fişa postului; 5. Verificarea calităţii persoanelor care au întocmit, contrasemnat şi aprobat fişele de post; 6. Verificarea respectării indicaţiilor de completare cuprinse în această procedură;


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 17 din 25

7. În situaţia în care structura şi regulile de întocmire, contrasemnare şi aprobare au fost respectate, fişele de post sunt repartizate, funcţionarilor publici din cadrul C.R.U., cu atribuţii în domeniul gestionării raporturilor de serviciu ale personalului din cadrul compartimentelor care au transmis respectivele fişe de post. 8. Dacă structura şi regulile de întocmire, contrasemnare şi aprobare a fişelor de post nu au fost respectate, responsabilul de verificarea lor, întocmeşte şi transmite o adresă de solicitare de revizuire a fişelor de post către compartimentele care nu au respectat indicaţiile de întocmire, prevăzute în prezenta procedură. Această adresă este elaborată în două exemplare şi este semnată de către toate persoanele responsabile implicate în coordonarea şi controlul activităţii de întocmire a fişelor de post de la nivelul C.R.U. 9. Adresa de solicitare a revizuirii fişelor de post este transmisă de către C.R.U. compartimentului de la care s-au primit fişele de post. 10. Unele aspecte de formă ale întocmirii fişei de post care nu au fost respectate pot fi transmise şi verbal persoanelor care au întocmit fişele de post, în vederea corectării acestora şi retransmiterii fişelor de post refăcute către C.R.U. 5.5. Ataşarea fişelor de post la dosarul profesional al funcţionarilor publici Funcţionarii din cadrul C.R.U. cu atribuţii în domeniul gestionării raporturilor de serviciu/muncă ale personalului din cadrul compartimentelor Primăriei au obligaţia de a ataşa fişele de post şi documentele anexate acestora, 1 exemplar, la dosarul profesional al fiecărui funcţionar public/contractual în parte. Al doilea exemplar se comunică titularului fişei postului. 5.6. Personalizarea fişelor de post întocmite pentru posturile vacante (1) Fişele de post întocmite pentru posturile vacante existente în statele de funcţii ale compartimentelor Primăriei sunt personalizate în situaţia: - numirii candidaţilor declaraţi admişi în urma concursurilor de recrutare organizate; - numirii managerilor publici; - transferului unei persoane în cadrul unui compartiment al Primăriei ; - promovării în gradul profesional; - promovării într-o funcţie publică de conducere; - exercitării temporare a unei funcţii publice de conducere; - mutării de la un compartiment la altul din cadrul Primăriei, dacă în cadrul compartimentului în care se mută funcţionarul public există un post vacant echivalent postului pe care acesta îl ocupa în cadrul compartimentului din care a plecat.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 18 din 25

(2) Personalizarea presupune şi aducerea la cunoştinţa funcţionarului public a fişei de post, acesta având obligaţia semnării şi datării acesteia. (3) Obligaţia prevăzută la punctul (2) intervine şi în situaţia în care funcţionarul public îşi manifestă intenţia de a contesta conţinutul fişei de post (ex: atribuţiile stabilite), caz în care se menţionează această intenţie în scris, lângă semnătură şi dată. (3) Conducătorul compartimentului în care urmează a fi încadrat funcţionarul public are obligaţia transmiterii fişelor de post în original către C.R.U. 5.7. Actualizarea fişelor de post (1) Actualizarea fişelor de post se face ca urmare a: 1. intervenirii de modificări în R.O.F. al aparatului propriu al Primăriei ce presupun schimbări în obiectivele compartimentelor şi/ sau obiective suplimentare, cu impact asupra atribuţiilor postului. În situaţia modificării R.O.F. al aparatului propriu al Primăriei trebuie reluate etapele cuprinse la punctul 5.1.Întocmirea fişelor de post, pentru posturile ale căror atribuţii au fost modificate, ca urmare a modificării obiectivelor individuale şi ale celor specifice compartimentului. Noile obiective individuale ale personalului se consemnează într-un document ce se anexează fişei de post. 2. intervenirii de schimbări în atribuţiile de serviciu ale funcţionarilor publici, ca o consecinţă a modificării obiectivelor specifice ale unui compartiment şi/sau a celor individuale ale personalului sau a delegării de atribuţii şi competenţe. a) În situaţia în care conducătorii compartimentelor decid modificarea atribuţiilor de serviciu ale unor funcţionari publici/contractuali, ca urmare a modificării obiectivelor specifice ale compartimentelor coordonate, respectiv a celor individuale ale personalului sau a intervenirii unei situaţii de delegare de atribuţii şi competenţe potrivit punctului 5.8.din prezenta procedură, aceştia au obligaţia actualizării fişelor de post prin parcugerea cerintelor de la punctul 5.1. Întocmirea fişelor de post. b) Noile obiective individuale ale personalului se consemnează într-un document ce se anexează fişei de post,. c) În cadrul C.R.U. se parcurg punctele 5.4. şi 5.5. 3. evaluării performanţelor profesionale şi modificării obiectivelor individuale ale angajaţilor. Evaluarea performanţelor profesionale poate conduce la modificarea obiectivelor individuale ale angajaţilor, în sensul stabilirii unor obiective mai complexe, dacă cele anterior stabilite care au fost realizate cu succes sau a simplificării acestora pentru a


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 19 din 25

corespunde capacităţii de realizare a angajatului, dacă cele anterior stabilite nu au fost îndeplinite corespunzător. Astfel, superiorul ierarhic direct şi angajatul stabilesc împreună noi obiective individuale. Noile obiective individuale decurg din cele specifice ale compartimentului şi se consemnează la rubrica „Obiective pentru următoarea perioadă pentru care se face evaluarea” din cadrul Raportului de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor publici. În situaţia în care atribuţiile existente în fişa postului nu contribuie la realizarea noilor obiective, persoanele care au calitatea de superior ierarhic direct şi care au modificat obiectivele individuale ale angajaţilor din subordine iau măsurile necesare în vederea actualizării fişelor de post. Aceasta se realizează prin parcugerea punctului 5.1. Întocmirea fişelor de post. În cadrul C.R.U. se parcurg punctele 5.4. şi 5.5. 4. promovării în clasă/grad a funcţionarilor publici şi grad a personalului contractual a) În urma promovării examenului de promovare în clasă sau grad, C.R.U., prin intermediul funcţionarilor responsabili de gestionarea raporturilor de serviciu/muncă ale personalului din cadrul compartimentului din care face parte persoana promovată, înştiinţează conducătorul acestei structuri, prin adresă scrisă, despre necesitatea întocmirii unei noi fişe de post care să cuprindă atribuţii noi în raport cu clasa/gradul în care funcţionarul public sau personalul contractual a promovat. b) În acest sens funcţionarul din cadrul C.R.U. responsabil de gestionarea raporturilor de serviciu/muncă ale personalului compartimentului în al cărei stat de funcţii figurează funcţionarul public/contractual promovat întocmeşte, după aprobarea dispozitiei Primarului, o adresă prin care se solicită modificarea fişei de post a acestuia şi a documentului anexat acesteia privind obiectivele individuale. Aceasta se întocmeşte în două exemplare şi este semnată de către toate persoanele responsabile implicate în coordonarea şi controlul activităţii de întocmire a fişelor de post de la nivelul C.R.U. C.R.U. transmite adresa prin care se solicită modificarea fişei de post şi a documentului anexat acesteia privind obiectivele individuale, compartimentului din care face parte funcţionarul public/contractual promovat. În vederea elaborării noii fişe de post se parcurg etapele de la punctul 5.1. Promovarea în clasă/grad presupune stabilirea de noi obiective individuale pentru persoana care promovează şi plecând de la acestea, stabilirea de noi atribuţii.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 20 din 25

5. promovării în funcţii a personalului contractual a) În urma promovării în funcţii, C.R.U., prin intermediul funcţionarilor responsabili de gestionarea raporturilor de muncă ale personalului din cadrul compartimentului din care face parte persoana promovată, înştiinţează conducătorul acestei structuri despre necesitatea întocmirii unei noi fişe de post care să cuprindă atribuţii noi în raport cu funcţia în care personalul contractual a promovat. b) În acest sens funcţionarii din cadrul C.R.U. responsabili de gestionarea raporturilor de muncă ale personalului compartimentului în al cărei stat de funcţii figurează funcţionarul contractual promovat întocmesc, după aprobare, o adresă prin care se solicită modificarea fişei de post a acestuia şi a documentului anexat acesteia privind obiectivele individuale. Aceasta se întocmeşte în două exemplare şi este semnată de către toate persoanele responsabile implicate în coordonarea şi controlul activităţii de întocmire a fişelor de post de la nivelul C.R.U. C.R.U. transmite adresa prin care se solicită modificarea fişei de post şi a documentului anexat acesteia privind obiectivele individuale, compartimentului din care face parte funcţionarul contractual promovat. În vederea elaborării noii fişe de post se parcurg etapele de la punctul 5.1. Promovarea în funcţie presupune stabilirea de noi obiective individuale pentru persoana care promovează şi plecând de la acestea, stabilirea de noi atribuţii. 7. mutării cu post cu tot a unei persoane de la un compartiment la altul, în cadrul Primăriei. În urma aprobării,prin dispoziţie de Primar, de mutare cu post a unei persoane de la un compartiment la altul, C.R.U., prin intermediul funcţionarilor cu atribuţii în domeniul gestionării raporturilor de serviciu/muncă ale personalului din cadrul compartimentului în care se face mutarea, comunică prin adresă scrisă superiorului ierarhic al salariatului obligaţia de a întocmi fişa postului şi de a stabili noile obiective ale angajatului, printr-o adresă. Noile obiective individuale ale angajatului se consemnează într-un document anexat fişei postului. Adresa se întocmeşte în două exemplare şi este semnată de către toţi actorii implicaţi în coordonarea şi controlul activităţii de întocmire a fişelor de post şi a documentului anexat acesteia privind obiectivele individuale, de la nivelul C.R.U. C.R.U. transmite această adresă compartimentului în care a fost mutat funcţionarul. În vederea elaborării noii fişe de post se parcurg punctele 5.4. şi 5.5.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 21 din 25

5.8. Delegarea de atribuţii şi competenţe

(1)Delegarea de competenţă reprezintă un transfer de competenţă către alte persoane din structura organizatorică a instituţiei publice sau a unui compartiment.

(2) Pentru îndeplinirea mandatului conducătorului instituţiei publice:

1. se aprobă o structură organizatorică,

2. se stabilesc raporturi ierarhice şi de colaborare prin fişele de post sau alte acte de organizare specifice instituţiei.

(3) Actele care stau la baza unui transfer de competenţă la nivelul Primăriei Comunei Vama Buzăului sunt:

1 Regulamentul de organizare şi funcţionare;

2 Dispoziţii ale Primarului;

3 Fişele de post.

(4) Regulamentul de organizare şi funcţionare al Primăriei Comunei Vama Buzăului stabileşte modul în care conducătorii acestora îşi stabilesc atribuţiile compartimentelor coordonate.

(5) Prin dispoziţii ale Primarului se stabilesc atribuţiile şi competenţele care revin functiilor de conducere din Primărie, precum şi a celor privind delegarea de competenţă şi atribuţii ale Primarului catre acestea.

Prin dispoziţie de Primar se stabilesc: -coordonarea structurilor organizatorice ale aparatului propriu al

Primăriei,atribuţiile generale şi comune şi atribuţiile specifice delegate şi stabilite functiilor de conducere, precum şi delegarea calităţii de ordonator principal de credite;

- delegarea exercitării atribuţiilor Primarului pe perioada absenţei acestuia; -modalitatea de înlocuire a functiilor de conducere în perioadele de absenţă

temporară din Primărie.

(6) Fişele de post, la rubrica ”Delegarea de atribuţii şi competenţe” oferă posibilitatea stabilirii exacte a atribuţiilor şi competenţelor ce pot fi delegate unei persoane care ocupă un post pentru care se întocmeşte fişa de post, atât pe perioada prezenţei, cât


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 22 din 25

şi absenţei2 din instituţie a persoanei de la care se deleagă respectivele atribuţii şi/sau competenţe.

1. Delegarea de atribuţii şi competenţe presupune transferul către salariatul delegat a autorităţii de a lua deciziile necesare şi de a putea acţiona pentru îndeplinirea atribuţiilor delegate;

2.Completarea fişei de post la rubrica ”Delegarea de atribuţii şi competenţe”presupune:

a) definirea clară a atribuţiei/atribuţiilor delegate;

b) modul în care se îndeplineşte atribuţia respectivă (dacă salariatul căruia i se deleagă atribuţiile are libertate totală sau parţială în îndeplinirea atribuţiei/atribuţiilor delegate);

c) perioada pentru care se deleagă atribuţia/atribuţiile, respectiv pentru perioada nedeterminată, pentru o perioadă clar definită sau numai pentru perioadele de absenă din instituţie a persoanei de la care se deleagă atribuţia/atribuţiile;

d) numele, prenumele şi funcţia ocupată de persoana/persoanele de la care se deleagă atribuţiile (în cazul fişei de post la care se deleagă atribuţiile) sau ale persoanei/persoanelor căreia/cărora i/li se deleagă atribuţiile (în cazul fişei de post de la care se deleagă atribuţiile).

3. Atribuţiile şi competenţele unui funcţionar pot fi delegate uneia sau mai multor persoane, specificându-se ce atribuţii sunt delegate pentru fiecare persoană.

4.În situaţia absenţei temporare din instituţie atât a persoanei/persoanelor de la care se deleagă atribuţii, cât şi a persoanei/persoanelor căreia/cărora i/li se deleagă atribuţiile, superiorul ierarhic, printr-o dispoziţie, poate decide delegarea atribuţiilor din fişele de post ale celor două persoane către alţi funcţionari în vederea evitării supraîncărcării cu sarcini a unei singure persoane.

5. Nota internă menţionată la punctul 4 se transmite către C.R.U. în vederea anexării acesteia la fişele postului de la dosarele profesionale/personale ale funcţionarilor de la şi la care se deleagă atribuţiile.

2 Ex: concediu de odihnă, concediu fără plată, concediu creştere copil în vârstă de până la un an/doi ani sau trei ani, concediu paternal, concediu maternal, concediu de risc maternal, suspendare raport de serviciu/muncă, mutare temporară în cadrul altui compartiment, delegare, detaşare etc.


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 23 din 25

(7) Completarea fişei de post la rubrica ”Delegarea de atribuţii şi competenţe” se realizează atât în fişa postului de la care se deleagă atribuţiile şi competenţele,cât şi în fişa/fişele postului funcţionarului/funcţionarilor căruia/cărora i/li se deleagă atribuţiile şi competenţele respective.

5.9. Resurse necesare

5.9.1. Resurse materiale: materiale consumabile,birou,echipamente. 5.9.2. Resurse umane: personal din cadrul compartimentului resurse umane sau cu atribu’ii delegate pentru acest compartiment. 5.9.3. Resurse financiare: conform bugetului aprobat. 5.10.Identificarea riscurilor - întocmirea eronată a fişelor de post; - neaprobarea la timp a documentelor şi neactualizarea lor. 6. RESPONSABILITĂŢI 6.1.PRIMARUL Aprobă fişele de post ale funcţionarilor publici si personalului contractual din

cadrul Primăriei.

Aprobă delegările de atribuţii şi competenţe.

6.2.Compartimentul resurse umane Elaborează adresele prin care se solicită întocmirea/ actualizarea fişelor de post

şi a documentelor anexate acestora privind obiectivele individuale;

Verifică fişele de post din punctul de vedere al respectării prevederilor cuprinse în prezenta procedură, atât electronic cât si pe suport dehârtie;

Oferă consiliere de specialitate persoanelor care întocmesc, contrasemnează şi aprobă fişele de post şi documentele anexate acestora privind obiectivele individuale.

Primeşte şi ataşează fişele de post şi documentele anexate acestora privind obiectivele individuale sau nota internă privind delegarea de atribuţii şi competenţe, la dosarele profesionale/ personale ale funcţionarilor publici/personalului contractual.

6.3.Şefii de compartimente

Întocmesc şi actualizează fişele de post ale angajaţilor aflaţi în subordinea lor directă şi a documentelor anexate acestora,privind obiectivele individuale;


Primăria Comunei

Vama Buzăului


COD: PS-07

Editia : 1

Revizia : 0

Pagina : 24 din 25

Întocmesc,în vederea aprobării,nota internă de delegare de atribuţii/competenţe;

Repartizează fişele de post şi documentele anexate acestora privind obiectivele individuale către funcţionarii publici de execuţie din cadrul compartimentului.

7. ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE

Nr. Crt. Denumire

înregistrare

cod

Elaborator Aprobă Nr.exem-plar

Difuzat Durata de păstrare

(ani)

Loc de păstrare

Durata de arhivare

(ani)

1

Formular nr.1-Fişă de post funcţionari publici

-

P, şef birou P 1 RP Perman

ent Reusrse umane

Cf.legii

2

Formular nr.2- Fişă de post personal contractual -

P, şef birou

P 1 RP

Pe durata

existenţei

postului respecti

v

Reusrse umane

Cf.legii

3

Formular nr.3- Comunicare promovare în clasă/funcţie/ grad a funcţionarilor publici/contrac-tuali şi solicitarea modificării fişelor de post şefilor compartimente-lor

-

S P 5

RP, P, Salariat,

S, Prefectu

ră

Pe durata

existenţei

postului respecti

v

Reusrse umane

Cf.legii

4

Formular nr.4- Comunicarea mutării angajaţilor

- Şef birou, P

P 2 Salariat,

RP

Pe durata mutării

Reusrse umane

Cf.legii

prim ria comunei editia : 1 întocmirea, actualizarea · pdf fileavertisment: utilizarea,...

Documents