MICROSOFTEXCEL

NOŢIUNI GENERALE

EXCEL este un pachet de programe de lucru cu tabele de calcul ce poate fi folosit în special în compartimentele financiar-contabile din domeniul economic.

Documentele realizate în Excel se numesc registre de calcul sau agende de lucru şi au extensia xls.

POSIBILITĂŢI OFERITE DE EXCEL

EXCEL oferă o serie de facilităţi cum ar fi calcule economice care implică prelucrări de date ce interacţionează între ele, analize de date, proiectarea bazelor de date etc.

În Microsoft Excel se pot crea şi prelucra:

• date organizate sub formă tabelară;• grafice rezultate din prelucrarea datelor din tabele şi prezentate în diferite

forme;• baze de date relaţionale;

În general, lucrul cu o aplicaţie de calcul tabelar implică la fel ca şi în cazul altor tipuri de sisteme, parcurgerea mai multor etape:

• lansarea în execuţie a aplicaţiei;• deschiderea foii de calcul (a documentului);• introducerea şi prelucrarea datelor;• alte operaţii de gestiune internă, printre care tipărirea şi

salvarea;• închiderea foii de calcul şi părăsirea aplicaţiei.

Interfaţa aplicaţiei Microsoft Excel cuprinde următoarele elemente:

• Bara de titlu• Bara meniului principal• Barele de unelte• Bara de formule• Zona rezervată agendei de lucru• Indicatorul celulei active• Bara de defilare verticală şi orizontală a foii de calcul• Etichetele foilor de calcul• Butoanele de defilare a foilor de calcul• Linia de stare

Interfaţa aplicatiei Excel

Elementul principal al ecranului Excel este agenda de lucru care conţine în momentul iniţial trei foi de calcul, număr ce poate fi modificat ulterior prin inserarea unei noi foi astfel:

• cu comanda Insert din meniul de control care apare efectuând clic dreapta pe mouse pe eticheta foii(Sheet1)

• cu comanda Worksheet din meniul Insert.

Redenumirea unei foi de calcul se realizează :•cu opţiunea Rename din meniul de control•cu comanda Sheet->Rename din meniul Format.

Ştergerea unei foi de calcul se realizează:•Cu comanda Delete din meniul local •Cu comanda Delete Sheet din meniul Edit.

Fiecare foaie de calcul constă din linii şi coloane, intersecţia acestora generând celule. O foaie de calcul este formată din 256 de coloane şi 65536 de linii. DEPLASAREA PE FOAIA DE CALCUL

Cea mai mică unitate adresabilă a unei foi de calcul este celula. Ea poate fi adresată prin litera corespunzătoare coloanei şi numărul liniei, de exemplu celula situată în coloanaa doua şi linia a treia se referenţiază prin B3.

Celula activă apare într-un chenar îngroşat având în dreapta jos un mic dreptunghi numit mâner de umplere.

Deplasarea pe foaia de calcul se face cu ajutorul tastelor cu săgeţi sau cu ajutorul mouse-ului.

Salvarea unui registru de calculPentru salvarea unui registru nou sau cu un nume nou:1. FILE->SAVE AS2. SAVE

ÎNCHIDEREA APLICAŢIEI EXCEL• comanda Close din meniul File• comanda Exit din meniul File• clic pe butonul de comandă de închidere în

colţul dreapta sus al ecranului.

Selectarea unei celule sau a unui grup de celule

Selectarea poate fi realizată cu mouse-ul sau cu tastatura. Există trei moduri de a selecta un domeniu compact:1. Se plasează cursorul-cruce în celula din unul dintre colţurile domeniului de selectat, se face clic pe butonul stâng al mouse-ului şi, ţinându-l apăsat, se mută cursorul în colţul opus al domeniului, apoi se eliberează butonul;

2. Se plasează cursorul-cruce în celula din unul dintre colţurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stâng al mouse-ului şi, ţinând apăsată tasta SHIFT, se deplasează cursorul în colţul opus al domeniului şi se apasă din nou butonul stâng al mouse-ului;

3. Se plasează cursorul-cruce în celula din unul dintre colţurile domeniuli de selectat, se face clic pe butonul stâng al mouse-ului,se apasă tasta F8,se mută cursorul în colţul opus al domeniului şi se face clic din nou pe butonul stâng al mouse-ului;se apasă din nou tasta F8.

Selectarea unui domeniu necompact de celule: se selectează prima regiune sau o celulă, se apasă tasta CTRL şi se ţine apăsată , selectând în continuare celelalte regiuni.

Selectarea liniilor sau coloanelor alăturate: se selectează prima linie sau coloană, se apasă tasta SHIFT şi se ţine apăsată, selectându-se în continuare ultima linie sau coloană.

Selectarea liniilor sau coloanelor nealăturate: se selectează prima linie sau coloană, se apasă tasta CTRL şi se ţine apăsată, selectându-se în continuare celelalte linii sau coloane.

Copierea şi mutarea conţinutului celulelor

• Copierea datelor dintr-o celulă în alta se realizaeză astfel: după ce se selectează datele de copiat se selectează din meniul EDIT―›Copy (sau Copy din bara de instrumente,sau CTRL+C,sau Copy din meniul local). Se face clic pe celula unde vor fi copiate şi se alege din meniul EDIT ―›Paste(sau butonul Paste,sau CTRL+V,sau Paste din meniul local)

• Copierea datelor dintr-un registru de calcul în altul (dintr-o foaie de calcul în alta) se realizează cu combinaţia

COPY ―›PASTE

• Mutarea datelor se realizează la fel cu copierea, numai că se folosesc comenzile CUT ―›PASTE

Ştergerea unei celule, grup de celule, linie, rând

Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celula sau grupul de celule care urmează a fi şterse, din meniul EDIT se alege comanda DELETE, iar din fereastra care apare intitulată Delete se selectează una din opţiuni după care se dă comanda OK.

Pentru a elimina rapid linii sau coloane dintr-o foaie de calcul,se selectează una sau mai multe linii sau coloane, după care se efectuează un clic cu butonul drept al mouse-ului pe unul dintre aceste elemente. Din meniul local afişat se alege comanda DELETE.

Inserarea liniilor şi coloanelor

• Pentru a adăuga o linie sau mai multe linii se selectează linia (sau liniile) deasupra căreia se va adăuga noua linie(noile linii) iar din meniul INSERT se alege comanda ROWS.

• Pentru a adăuga o coloană sau mai multe coloane se selectează coloana(sau coloanele) în stânga căreia se va adăuga noua coloană(noile coloane) iar din meniul INSERT se alege comanda COLUMNS.

Introducerea şi editarea formulelor

Formulele pot fi introduse în două moduri: Prin introducerea directă de la tastatură Prin selecţia adreselor celulelor.Introducerea unei formule de la tastatură:-se selectează celula în care se doreşte să apară rezultatul-se tastează semnul egal(,,=”)-se introduc de la tastatură componentele formulei. Formula va fi

afişată pe bara de formule-pentru închiderea formulei se va tasta ENTER sau se va efectua un clic

pe simbolul Enter de pe bara de formule. Rezultatul va fi calculat şi afişat în celula selectată

-operaţia va fi abandonată dacă se apasă tasta ESC sau se efectuează clic pe simbolul CANCEL.

Introducerea formulei prin selectarea adreselor celulelor:

-se selectează celula în care se doreşte să apară rezultatul-se tastează semnul egal(,,=”)-se efectuează clic pe celula a cărei adresă trebuie să apară în formulă.

Adresa celulei se va afişa automat pe bara de formule-se introduce de la tastatură un operator prin care se indică următoarea

operaţie care urmează să fie făcută-se repetă paşii trei şi patru până când formula este completă-pentru închiderea formulei se va tasta ENTER sau se va efectua un clic pe

simbolul Enter de pe bara de formule. Rezultatul va fi calculat şi afişat în celula selectată

-operaţia va fi abandonată dacă se apasă tasta ESC sau se efectuează clic pe simbolul CANCEL.

Introducerea unei funcţii

O funcţie poate fi introdusă într-o celulă tastându-i direct numele , prin utilizarea comenzilor din bara de meniu, prin clic pe săgeata din dreapta butonului AutoSum din bara de unelte şi apoi selectarea uneia din funcţiile afişatePentru a introduce o funcţie cu comenzi din bara de meniu , se execută urmatoarele operaţii:1.Se selectează celula unde trebuie introdusă funcţia2.Se selectează din meniul INSERT opţiunea FUNCTION şi pe ecran apare o fereastră numită Insert Function3.Din fereastră se selectează categoria funcţiei si funcţia dorită după care se acţionează butonul OK4.Pe ecran apare fereastra Function Arguments în care se trece domeniul de aplicare a funcţiei. Rezultatul apare dupa apăsarea butonului OK.