portal web kingfisher: ghidul utilizatoruluifurnizor test 1 furnizor test 1 furnizor test 1 articol...

Click here to load reader

Post on 26-Dec-2019

35 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Portal Web Kingfisher: Ghidul Utilizatorului

    Nov 2019 – V2

    Livrare Direct La Magazin & Platforma

  • 2

    Introducere Portal Web Kingfisher

    Portalul Web Kingfisher a fost creat pentru a oferi furnizorilor non-EDI posibilitatea de aprocesa comenzile si facturile. Furnizorii primesc un e-mail automat cand a fost lansatao comanda pentru a-i notifica sa se conecteze la Portal.

    Acest ghid ofera instructiuni despre cum sa utilizati Portalul pentru a procesa ocomanda de achizitie si pana la Facturare.

    Daca aveti intrebari, contactati-ne la adresa de e-mail: [email protected]

    Continut

    Sectiunea Denumirea sectiunii Pagina

    1 Accesarea Portal-ului / Pagina De Pornire 3-5

    2Aprovizionati mai multe entitati distincte ale Grupului

    Kingfisher?6

    3 Comanda 7

    4 Factura 8-10

    5 Selectia cotei TVA 11

    6 Factura De Corectie 12-14

    7 Comanda de retur 15-16

    8 Configuratie 17

    9 Glosar De Termeni: Starea Mesajului / Subtipul Mesajului 18-19

    10 Notificari Prin Email 20

    11 Informatii Despre Browserul Web / Schimbarea Limbii 21

    mailto:[email protected]

  • 3

    Accesarea PortaluluiLink-ul catre pagina de logare in mediul de productie: https://kingfisher.edt.fr/BCP-Web/

    Datele de logare va vor fi furnizate prin echipa locala de Vendor Onboarding..

    Pagina de startPagina de start a portalului este prezentata mai jos.

    Pagina(Tabs)(pagina 4)

    Criterii de

    cautare

    (pagina 4)

    Documente

    gasite

    (pagina 5)

    Atentie:Imediat dupa prima logareva rugam sa va schimbati

    parola.

    Daca aceste date de logaresunt folosite de catre mai

    multi angajati va rugam sava asigurati ca parola este

    schimbata daca aparmodificari in echipa.

    https://kingfisher.edt.fr/BCP-Web/

  • 4

    Pagina De StartFile(tabs):

    Mesaje Primite Mesaje primite de la Brico Depot

    Mesaje Trimise Mesaje trimise catre Brico Depot

    Configurare Configurați opțiunile de afișare și de căutare. In acest ghidva vom prezenta optiunile de afisare standard, dar care pot fimodificate in functie de necesitatile dvs. La pagina 13(Configurare) va vom prezenta cum arata acest ecran si cumil puteti modifica.

    Parametrii de cautare – ‘Mesaje Primite’: (Fila ‘Mesaje trimise’ va fi invers)

    1. Dati click aici pentru a deschide pagina cu parametrii de cautare.2. Optiunea de cautare pentru a vedea comenzile prelucrate de la(data inceperii).3. Optiunea de cautare pentru a vedea mesajele primite de la(data inceperii).4. Numar referinta comanda5. [Lista] Se selecteaza expeditorul mesajului6. [Lista] Se selecteaza tipul mesajului cautat: PO (comanda), CORRECTIVE

    INVOICE (factura de corectie), INVOIC(factura)7. Bifati daca doriti sa vedeti mesajele arhivate.8. Aceasta optiune nu va fi necesara9. Referinta ultimului document.10. Optiunea de cautare a comenzilor prelucrate pana la(data de incheiere)11. Optiunea de cautare pentru a vedea mesajul primit pana la(data de incheiere)12. Data efectiva de livrare a serviciului/produsului.13. [Lista] Destinatarul Mesajului (Mai multe detalii pe pagina)14. Cod SAP Furnizor15. Bifati daca doriti sa selectati una dintre cele 14 stari ale mesajelor (explicatiile se

    vor gasi in pagina 14)16. Numarul de referinta al comenzii17. Dupa introducerea parametrilor de cautare doriti dati click pe ‘Cautare’ , iar daca

    doriti sa folositi alti parametri dati click pe ‘Reinitializare’ si puteti reincepe.(?) - Daca mentineti cursorul peste acest simbol vor fi afisate informatii asupra criteriilorcare trebuiesc introduse.

    1

    2

    345

    67

    89

    1011

    1213

    14

    15

    16

    17

  • 5

    Pagina De StartInformatiile afisate:

    Aici veti putea vedea toate comenzile si facturile. Daca nici un criteriu de cautare nu afost adaugat atunci pagina va prezenta automat toate mesajele din ultimile 7 zile. Dacadoriti o cautare mai precisa va trebui sa introduceti criteriile de cautare.

    Daca veti da click pe referintele colorate in albastru acel document se va deschide intr-oalta fila(Tab) a browser-ului web.

    Explicarea capetelor de coloana:

    Referinta Referinta Comanda (Mesaje primite) / numar factura ( Mesaje

    trimise)

    Data tratarii Data la care s-a trimis mesajul

    Data mesaj Data la care s-a creat mesajul

    Expeditor Cine a trimis mesajul

    Destinatar Cel caruia ii este adresat mesajul

    Tip mesaj Comanda, instructiuni de expediere, factura

    Subtip mesaj A se vedea in pagina 19

    Referinta comanda Pentru facturi (Mesaje trimise) veti regasi numarul de referinta

    al comenzii

    Stare mesaj A se vedea in pagina 18

    Flux Creati un document asociat unei comenzi sau facturi (factura,

    factura de corectie, nota de credit)

  • 6

    Aprovizionati mai multe entitati

    distincte ale Grupului Kingfisher?

    Daca ne aprovizionati in entitati distincte ale grupului Kingfisher va rugam sa vaasigurati ca urmati instructiunile de mai jos:

    • Veti primi 2 seturi de date de logare pe fiecare tara in parte:o Una pentru mediul de testo Una pentru mediul de productie (dupa terminarea testarilor)

    • Va rugam sa procesati doar comenzile care revin companiei pe care odeserviti

    Ex: Daca va logati cu credentiale pentru Castorama Franta va rugam sa procesati doarcomenzile si facturile pentru acea entitate.Veti putea vedea si alte tranzactii pentru alteentitati cum ar fi, de exemplu, B&Q dar daca doriti sa le procesati va rugam sa o facetidupa ce va logati folosind credentialele atribuite de catre fiecare in parte. Spre exemplu:

    1. Apasati pe bara ‘Cautare’ pentru a deschide mai multe optiuni de cautare2. Dati click pe ‘Expeditor’ si veti putea selecta entitatea a carei date de logare ati

    folosit si veti putea vedea toate comenzile emise de catre aceasta3. Odata selectata entitatea, Portalul va afisa doar mesajele emise de catre aceasta

    catre dvs.

    1

    2

    3

  • 7

    Comanda

    In tab-ul de “Mesaje primite” dati click pe numarul de referinta pe care doriti sa ilprocesati si se va deschide o noua pagina web in care puteti vizualiza detaliile comenzii.

    Exemplul unei comenzi se afla mai jos. Pentru a iesi din comanda, inchideti pagina web.

    Dummy Vendor

    999999

    9999999999999 Dummy Product 1

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    9999999999999 Articol Test 1

    999999

    Furnizor Test 1

  • 8

    Factura

    Emitere:

    In Tab-ul de “mesaje primite”, dati click pe iconita de facturare din dreptul comenziidorite.

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

  • 9

    Factura

    Introduceti informatiile urmatoare:• Numar factura (numarul dumneavoastra de factura pe care il aveti in registrul

    contabil)• Data exigibilitate taxa• Cota TVA- Daca cota TVA este aceeasi pentru toate liniile din factura, selectati

    cota de TVA corecta din meniul de cote TVA de deasupra liniilor din factura.Daca este diferit, cota TVA trebuie selectata din meniul aferent fiecarei linii.

    • Daca este necesar, puteti modifica si cantitatile si preturile din factura.• Valoarea discountului daca este cazul(poate fi completat la nivel de linie sau

    factura)• Capital social – valoare si moneda• WEEE text taxa, daca produsele sunt purtatoare de taxa verdeOdata ce ati completat toate detaliile, apasati transmitere.

    Daca produsele care apar in facture sunt

    purtatoare de timbre verde va rugam sa completati

    urmatorul text: Produsele contin timbru verde

    conform fisei de listare

    Va rugam sa completati capitalul

    social al companiei dumneavoastra.

    Exemplu: 300.000 RON

  • 10

    Factura

    In tab-ul “mesaje trimise” apare statusul facturii emise.

    Factura sta intr-o stare de carantina pentru 5 minute (acesta nu se reseteaza in cazul incare aduceti modificari facturii), ceea ce va permite sa faceti modificari; dupa acesttermen, factura va fi trimisa catre Brico Depot (nu vor mai fi posibile modificariulterioare).

    Dupa cele 5 minute, factura va aparea transmisa, dupa modelul de mai jos:

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    Furnizor Test 1

    Carantina

  • 11

    Ghid selectie cota TVA

    Mai jos niste detalii legate de cotele TVA disponibile in portal

    19% = Deferred VAT/TVA la incasare 19% TVA la incasare 19%

    5% = Deferred VAT/TVA la incasare 5% TVA la incasare pentru restaurante si Servicii de

    catering

    9% = Deferred VAT/TVA la incasare 9% TVA la incasare 9%

    20% = Deferred VAT/TVA la incasare 20% Folosit doar in cazul returului de marfa in care

    factura initiala avea aceasta cota TVA

    24% = Deferred VAT/TVA la incasare 24% Folosit doar in cazul returului de marfa in care

    factura initiala avea aceasta cota TVA

    0% = Acquisition exempt input VAT/Achizitii TVA

    scut -0%

    Garantie paleti – fara TVA

    5% = Acquisition input VAT/Achizitii TVA

    deductibil-5%

    TVA deductibil pentru restaurante si Servicii de

    catering

    9% = Acquisition input VAT/Achizitii TVA

    deductibil-9%

    Achizitii plante, ingrasaminte, etc. - taxa redusa.

    19% = Acquisition input VAT/Achizitii TVA

    deductibil-19%

    Achizitii marfa ( inclusiv TVA defalcat/split TVA)

    20% = Acquisition input VAT/Achizitii TVA

    deductibil-20%

    Folosit doar in cazul returului de marfa in care

    factura initiala avea aceasta cota TVA

    0% = Acquisition reverse charge-wood/Achizitii

    taxare inversa-lemn 9%

    Reverse charge for decrease VAT rate (plants

    and seeds)

    0% = Acquisition reverse charge-wood/Achizitii

    taxare inversa-lemn 19%

    Achizitii masa lemnoasa - taxare inversa

    0% = Acquisition intracomunity-exempt/Achizitii

    intracomunitare scutite 0%

    Achizitii intracomunitare

    0% = Acquisition import goods/Achizitii import

    bunuri 0%

    Folosit pentru marfurile de import (non EU)

    0% = Acquisition VAT non-registered/Achizitii pers

    neinreg TVA 0%

    nu ar trebui utilizat

    0% = Acquisition special regime/Achizitii regim

    special 0%

    nu ar trebui utilizat

    24% = Acquisition input VAT/Achizitii TVA

    deductibil-24%

    Folosit doar in cazul returului de marfa in care

    factura initiala avea aceasta cota TVA

  • 12

    Factura De CorectieIn cazul in care sunt diferente intre pret si/sau cantitate intre comanda/ receptie si factura, se poate emite o factura de corectie.Pentru a crea o factura de corectie trebuie ca:

    • O comanda sa fie primita• Livrarea aceastei comenzi sa fie facuta• Factura creata pentru aceasta comanda sa fie deja transmisaFluxul pentru factura de corectie ramane disponibil pentru urmatoarele 365 dezile dupa ce o factura a fost transmisa.

    In pagina principala selectati ‘Mesaje trimise.’ Se vor afisa informatiile din ultimele 7 zile.Daca doriti o selectie mai precisa folositi criteriile din bara de cautare.

    Selectati simbolul, asa cu se poate vedea mai jos, din dreptul facturii alese

    1. Dupa ce ati apasat pe fluxul de creare factura corectie, va aparea fereastra de mai jos. Introduceti informatiile in toate campurile marcate cu rosu in functie de corectia pe care doriti sa o faceti. .

    • A. Numar factura corectie (va rugam sa nu introduceti numarul facturii originale; completati cunumarul dumneavoastra de factura de corectie pe care il aveti in registrul contabil)

    • B. Data de plata a taxei• C. Data de livrare/vanzare• D. Capital social – valoare si moneda• E. Motivul corectiei

    D

    E

    Va rugam sa completati capitalul

    social al companiei dumneavoastra.

    Exemplu: 300.000 RON

  • 13

    Factura De Corectie

    3. Introduceti valorile corecte in a 2 a linie a fiecarui produs selectat

    4. Dati click pe ‘Trimitere’ pentru a transmite factura de corectie

    2. Bifati liniile in care trebuie facuta corectia ca in exemplul de mai jos

  • 14

    Validarea Facturii de Corectie

    Factura de corectie poate fi creata pantru a modifica o factura deja emisa.

    Tipuri de modificari care pot fi facute:

    • Cantitate (crestere/ scadere) – Nu poate fi mai mare decat cea din comanda• Pret (crestere/ scadere)• Cota TVA (crestere/ scadere)• Cantitate si pret (crestere/ scadere)• Cantitate, pret si cota TVA **

    Puncte cheie:

    Pentru fiecare linie din comanda puteti crea o singura factura de corectie care sacontina una din modificarile de mai sus.

    Odata ce o factura de corectie a fost creata pentru o linie din comanda, nu mai suntpremise alte modificari acelei linii din comanda.

    De exemplu, daca aveti trei linii intr-o factura, puteti urma una din urmatoarele variante:a) Puteti crea o singura factura de corectie pentru toate cele 3 linii, sau;b) Puteti crea 3 facturi de corectie. Prin prima sa mariti cantitatea si pretul pentru primalinie. A doua sa scadeti cantitatea pentru a doua linie si a treia sa scadeti taxa TVApentru cea de-a treia linie.

    Sistemul va preveni combinarea modificarilor invalide pentru una sau mai multe linii dincomanda. De exemplu, daca incercati sa mariti cantitatea si sa scadeti pretul pentruaceeasi linie din comanda, va aparea eroarea urmatore: “Mixed scenario correctioninvoice cannot be created”, iar daca incercati sa combinati modificarea Taxei TVA cu omodificare de cantitate, va aparea urmatoarea eroare: “Tax code can be changed forwhole Invoice quantity only”.

    Cele mai commune erori si motive::Mixed scenario correction invoice cannot be created;

    • Pret crescut pentru o linie si cantitate scazuta pentru alta linie• Pret crescut pentru o linie si pret scazut pentru alta linie

    Corrections can not be allowed on quantity or price when the tax code was changed;• Aceasta eroare apare atunci cand se incearca modificarea cotei TVA impreuna

    cu pret si cantitateInvoice quantity must be less than or equal to the order quantity;

    • Canititatea din factura poate fi mai mica sau egala cu cea din comanda

    Va rugam sa retineti: Daca incercati sa modificati cantitatea, pretul si rata TVA, veti primiurmatoarea eroare: “Corrections can not be allowed on quantity or price when the taxcode was changed”. Aceasta este din cauza ca sistemul va permite sa combinati doarmodificari legate de cantitate si pret. Daca aveti nevoie sa includeti si modificarea cetine de taxa TVA, va rugam sa contactati echipa Shared [email protected]

    mailto:[email protected]

  • 15

    Comanda de retur

    In pagina principala selectati ‘Mesaje primie.’ Se vor afisa informatiile din ultimele 7 zile.Daca doriti o selectie mai precisa folositi criteriile din bara de cautare.

    Pentru a emite o factura de retur, selecati iconita de flux aferenta comenzii de returdorite.

    Exemplul unei Comenzi de retur se afla mai jos. Pentru a iesi din comanda, inchidetipagina web.

    Furnizor Test 1

    9999999999999

    Furnizor Test 1

    999999

    Furnizor Test 1

    Articol Test 1

  • 16

    Dupa ce ati selectat Creare factura retur, va aparea fereastra de mai jos. Introducetiinformatiile urmatoare:

    • Numar factura de retur (numarul dumneavoastra de factura pe care il aveti inregistrul contabil)

    • Data exigibilitate taxa• Cota TVA- Daca cota TVA este aceeasi pentru toate liniile din factura, selectati

    cota de TVA corecta din meniul de cote TVA de deasupra liniilor din factura.Daca este diferit, cota TVA trebuie selectata din meniul afferent fiecarei linii.

    • Daca este necesar, puteti modifica si cantitatile si preturile din factura.• Valoarea discountului daca este cazul(poate fi completat la nivel de linie sau

    factura)• Capital social – valoare si moneda• WEEE text taxa, daca produsele sunt purtatoare de taxa verdeOdata ce ati completat toate detaliile, apasati transmitere.

    Factura de retur

    Furnizor Test 1

    999999

    Furnizor Test 1

    Articol Test 1

    Articol Test 2

    Articol Test 3

    9999999999991

    9999999999992

    9999999999993

    Va rugam sa completati capitalul

    social al companiei dumneavoastra.

    Exemplu: 300.000 RON

    Daca produsele care apar in facture sunt

    purtatoare de timbre verde va rugam sa completati

    urmatorul text: Produsele contin timbru verde

    conform fisei de listare

  • 17

    Configurare

    Acest ecran va permite personalizarea paginii de pornire.

    Imaginea de mai jos va prezinta modificariile pe care le puteti face. Dupa efectuareaacestora dati click pe ‘Salvare’ in josul paginii.

    Linia: reprezinta randul din pagina de pornire unde se gaseste criteriul de modificatColoana: reprezinta coloana din pagina de pornire unde se gaseste criteriul demodificat

    Adresa de email catre care doriti sa primiti notificari privind primirea unui

    nou mesaj pe portal.Trebuie modificata cat mai curand posibil.

    Modifica pozitionarea criteriilor de cautare (prezentate in pagina 3)

    Modifica pozitionarea documentelor gasite(prezentate in pagina 3)

  • 18

    Glosar De Termeni : Stare Mesaj

    Necitit Furnizorul nu a deschis documentul PO PDF

    Citit Furnizorul a deschis documentul PO PDF

    In curs Furnizorul are factura, PO va fi marcat ca ‘In curs’ furnizand

    pictograma ‘Creare factura’ in fluxul de lucru

    Complet Aceasta etapa a fluxului de lucru este completa in portal.

    Carantina Mesajul se afla intr-o stare editabila ‘in productie’ pentru o

    scurta perioada de 5 de minute, inainte de a fi trimis catre

    OpCo

    Trimis Mesajul a fost trimis

    Anulat Documentul a fost anulat(aplicabil doar la DSV)

    Modificat Documentul a fost modificat

    Ciorna Mesajul a fost finalizat parțial și salvat, dar nu a fost trimis

    Facturat A fost emisa o factura pentru intreaga cantitate din comanda

  • 19

    Glosar De Termeni :Subtip Mesaj

    COMANDA ALOCARE MAGAZIN Comanda automata

    COMANDA MAGAZIN CLIENT Comanda client

    COMANDA REAPROV. MAGAZIN Comanda magazin

    COMANDA MANUALA MAGAZIN Comanda manuala magazin

    COMANDA PROMOTIONALA MAGAZIN

    Comanda promotionala magazin

    COMANDA RETUR MAGAZIN Comanda retur

    COMANDA CLIENT PARTE TERTA Comanda client livrata la domiciliu

    COMANDA PARTE TERTA Comanda livrata la domiciliu

    COMANDA CLIENT Comanda client

    COMANDA DC (platforma) Comanda platforma

    GNFR COMANDA Comanda bunuri neoperationale

    POU Dovada de ridicare

    COMANDA DE RETUR Comanda de retur

    ACTUALIZARE COMANDA Comanda actualizata

    FACTURA Factura

  • 20

    Notificari Prin Email

    Va rugam sa va asigurati ca adresa : [email protected] nu este blocata.

    Reguli de baza:

    Factura• Nu poate fi transmisa pentru o cantitate mai mare decat cea de pe comanda• Nu poate fi transmisa pentru o cantitate exprimata in fractiuni de• Trebuie sa includa numarul de comanda aferent• Furnizorii trebuie sa aiba posibilitatea de a transmite facturi de corectie (INVOIC)

    Subiectul email-

    uluiReferitor la Trimis de

    Este nevoie ca

    furnizorul sa

    Notificare comandaToate comenzile de

    achizitie sau de [email protected] Creeze Factura

    Notificare APERAKConfirmare receptie

    factura de [email protected]

    Nu este

    necesara nici o

    actiune

  • 21

    Informatii Privitoare La Browser-Ul

    Web

    Schimbarea Limbii Portalului

    Portalul Web Kingfisher poate fi accesat folosind urmatoarele browsere web:• Google Chrome• Microsoft Edge• Microsoft Internet Explorer 11• Mozilla Firefox

    Important: Apple Safari si Opera nu sunt in acest moment incluse in aceasta lista si varugam sa tineti cont de faptul ca Portalul Web Kingfisher poate fi accesat doar de pesisteme tip Desktop/Laptop si nu de pe telefoane mobile sau tableta.

    Functia de traducere a browser-ului nu este disponibila in acest moment pe PortalulWeb EDI. Acesta a fost tradus deja in urmatoarele limbi: Engleza, Franceza, Polonezasi Romana.

    Daca portalul nu afiseaza limba dorita va rugam sa urmati pasii urmatori pentru a omodifica.

    1. Deschideti Portalul Web Kingfisher folosind datele dvs. de logare.2. In partea din dreapta sus a paginii de pornire dati click pe ‘Contul

    dumneavoastra’.

    3. Se va deschide o noua fereastra si de acolo veti putea modifica limba portaluluidind click in a 5 a casuta de sus in jos

    4. Dati click pe ‘Confirmare’ dupa ce ati selectat noua limba a portalului si veti reusimodificarea acesteia.

    Se foloseste pentruresetare de parola

    si nu modificaadresa la care se trimit notificarile.

    Aceste modificari se fac din fila (tab-ul)

    de configurare.