planificare evenimente

184
INTRODUCERE Ce reprezintă turismul de afaceri? Ce reprezintă termenul „meeting”? Turismul de afaceri (business) reprezintă o formă de turism cu scopuri comerciale, guvernamentale sau educaţionale, având partea de agrement (leisure) ca motivaţie secundară. Cuprinde, în sens larg, călătoriile persoanelor pentru scopuri legate de activitatea profesională a acestora, respectiv deplasări în scop comercial sau de altă natură, participări la diverse manifestări organizate de entităţi economice sau administrative pentru reprezentanţii lor. 1 Întrucât motivaţia principală a călătoriilor întreprinse vizează obţinerea de venituri (activităţi remunerate), fie în mod direct, fie indirect, ceea ce ar determina excluderea acestor activităţi din sfera deplasărilor cu scop turistic, totuşi, organizarea şi desfăşurarea lor implică utilizarea dotărilor turistice de cazare, alimentaţie, agrement, precum şi consumul unor servicii specifice asigurate de organizatorii de călătorii, considerente care determină includerea în ansamblul formelor de turism. Turismul de afaceri are drept caracteristici: 2 Este cea mai profitabilă formă de turism; Se desfăşoară tot timpul anului, sezoanele de vârf fiind primăvara şi toamna; Include şi o gamă variată de servicii de agrement; 1 Stănciulescu, G., Managementul operaţiunilor în turismul de evenimente, Editura ASE, Bucureşti, 2010, p.20 2 Idem, p.21

Upload: masteringlove

Post on 30-Dec-2015

125 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: Planificare Evenimente

INTRODUCERE

Ce reprezintă turismul de afaceri?

Ce reprezintă termenul „meeting”?

Turismul de afaceri (business) reprezintă o formă de turism cu scopuri comerciale,

guvernamentale sau educaţionale, având partea de agrement (leisure) ca motivaţie secundară.

Cuprinde, în sens larg, călătoriile persoanelor pentru scopuri legate de activitatea profesională

a acestora, respectiv deplasări în scop comercial sau de altă natură, participări la diverse

manifestări organizate de entităţi economice sau administrative pentru reprezentanţii lor.1

Întrucât motivaţia principală a călătoriilor întreprinse vizează obţinerea de venituri

(activităţi remunerate), fie în mod direct, fie indirect, ceea ce ar determina excluderea acestor

activităţi din sfera deplasărilor cu scop turistic, totuşi, organizarea şi desfăşurarea lor implică

utilizarea dotărilor turistice de cazare, alimentaţie, agrement, precum şi consumul unor

servicii specifice asigurate de organizatorii de călătorii, considerente care determină

includerea în ansamblul formelor de turism.

Turismul de afaceri are drept caracteristici:2

Este cea mai profitabilă formă de turism;

Se desfăşoară tot timpul anului, sezoanele de vârf fiind primăvara şi toamna;

Include şi o gamă variată de servicii de agrement;

Investiţiile specifice stimulează dezvoltatrarea urbană;

Presupune servicii de foarte bună calitate;

Se apreciază că aproximativ 40% din turiştii de afaceri se reântorc cu familiile,

în aceleşi destinaţii, pentru călătorii în scopuri personale;

Are mai puţine consecinţe negative asupra mediului decât turismul clasic.

Pachetul de servicii minimal oferit în turismul de afaceri include cazarea în hoteluri

cu confort ridicat, transferuru aeroport-hotel, contravaloarea biletelor de transport, precum şi

servicii de birotică şi secretariat. Organizatorii pun la dispoziţia participanţilor săli de

conferinţe dotate cu echipamente specifice , sunt organizate pentru participanţi vizite,

programe de divertisment, mese festive, etc.

Încasările medii pe zi/turist sunt mai ridicate comparativ cu cele obţinute în formele

de turism clasice; cea mai mare parte a cheltuielilor este suportată din bugetul firmelor sau

instituţiilor şi din sponsorizări.

1 Stănciulescu, G., Managementul operaţiunilor în turismul de evenimente, Editura ASE, Bucureşti, 2010, p.202 Idem, p.21

Page 2: Planificare Evenimente

Principalele forme de manifestare ale turismului de afaceri sunt:3

Conferinţe, întruniri şi convenţii ale unor asociaţii sau corporaţii realizate la

nivel local, regional sau naţional;

Congrese şi conferinţe la nivel internaţional;

Cursuri de pregătire profesională (training);

Târguri şi expoziţii;

Lansări de produse;

Călătorii stimulent (incentive);

Servicii militare prestate în alte locuri decât acolo unde se află baza;

Migraţiile periodice ale forţei de muncă;

Acţiuni de caritate-proiecte ale organizaţiilor nonguvernamentale realizate în

alte locaţii de cât unde îşi au sediul;

Deplasarea angajaţilor guvernametali ce călătoresc în interesul statului şi

interese diplomatice;

Călătoriile individuale de interes general ale oamenilor de afaceri.

În ultimii ani au apărut o multitudine de entităţi au ca obiect de activitate turismul de

afaceri, ele fiind componente ale unei industrii cunoscute sub acronimele:

MICE „Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions” sau

MEEC „Meetings, Expositions, Events and Conventions”

În practică utilizăm o serie de termeni pentru a desemna formele de organizare ale

turismului de afaceri: întrunire, expoziţii, simpozioane, congrese, evenimente sau convenţii.

De ce utilizăm în mod diferenţiat aceşti termeni?

Care este relevanţa evenimentelor pe care le semnifică în activitatea economică?

Sunt ele, de fapt, unul şi acelaşi lucru sau sunt chestiuni diferite, care sunt

diferenţele dintre ele şi de ce vorbim despre aceste diferenţe?

Iniţiativa APEX propune definiţia termenului „meeting” în varianta ansamblului

activităţilor cu scop economic, educaţional sau social. Asociaţiile utilizează în mod frecvent

termenul pentru a desemna o combinaţie între acţiuni educaţionale şi expoziţii. În această

categorie includem seminarii, forumuri, simpozioane, conferinţe, workshopuri, etc.

Dacă am încerca o definiţie în sistemul online, ar arăta cam aşa:

Termen: meeting

Funcţie sintactică: substantiv

3 Stănciulescu, G., op. cit., p. 23

Page 3: Planificare Evenimente

Definiţie: a întruni

Termeni sinonimi: audienţă, ansamblu, adunare, competiţie, conferinţă, congres,

congregaţie, confruntare, întrunire, introducere, întâlnire,

rendezvous, reuniune, sesiune, discuţie

Concept: acţiune de afaceri

Cu alte cuvinte, atunci când adunăm doi sau mai mulţi oameni în acelaşi loc vorbim

de „meeting”. Putem vorbi de o participare numeroasă, de ordinul sutelor sau chiar, deşi mai

rar, de ordinul miilor de persoane. Dacă această întrunire presupune şi expunerea unor

materiale, atunci ne referim la un târg sau la o expoziţie, având deci o componentă legată de

expunere.

În continuare sunt prezentate definiţiile celor mai importante concepte utilizate.

Meeting. Un eveniment a cărei principală activitate este participarea invitaţilor la

sesiuni cu scop educaţional, la discuţii, pentru a socializa sau pentru a participa la diferite

evenimente organizate cu acel prilej. Nu are componentă expoziţională.

Convenţie. Un eveniment a cărei principală activitate constă în participarea invitaţilor

la diferite sesiuni educaţionale, participarea la întruniri/discuţii, pt. a socializa sau pentru a

participa la alte acţiuni organizate cu ocazia evenimentului. Are o componentă expoziţională

secundară.

Târg expoziţional(Exhibition). (1) Un eveniment a cărei principală activitate constă

în vizitarea de către participanţi a raioanelor concepute în acest scop. Aceste evenimente se

axează, în principal, pe relaţia business-to-business (B-to-B). (2) Mai poate include şi

expunere de produse şi materiale promoţionale ca expresie a acţiunilor de public relations, cu

scopuri de vânzăre şi/sau de marketing; din acest punct de vedere se identifică cu expoziţiile

şi Trade Show.

Trade Show. O expunere de produse şi servicii care se adresează unei anumite

clientele şi nu este deschisă către public.

Expoziţie (Exposition). O expunere de produse şi servicii.

Seminar. (1) O prezentare sau un dialog care permite invitaţilor să facă schimb de

idei într-un anumit domeniu de specializare, cu moderarea efectuată de către un expert în

domeniu care conduce aceste discuţii. (2) Un „meeting” sau o serie de „meetinguri” la care

participă zece sau mai mulţi specialişti care au preocupări diferite dar care au un interes

comun şi care se află laolaltă pentru a dobândi cunăştinţe noi.. Programul seminarului este

astfel conceput încât să asigure perfecţioarea participanţilor.

Page 4: Planificare Evenimente

Workshop. (1) O întrunire a unui număr de persoane care participă la discuţii intense.

Au fost concepute cu scopul de a reuni şi schimba păreri diferite într-o anumită disciplină sau

pe un anumit subiect. (2) O sesiune publică şi informală de discuţii libere care se organizează

între sesiuni plenare sau comisii ale congreselor sau conferinţelor, sau asupra unui subiect

ales de participanţi, sau asupra unei probleme speciale alese de organizatori. (3) O sesiune de

training la care participanţii, în primul rând prin intermediul exerciţiilor, îşi dezvoltă abilităţi

sau capătă cunoştinţe într-un anumit domeniu.

Conferinţă. (1) O întrunire participativă organizată pentru a asigura un cadru pentru

discuţii, găsirea unor soluţii, rezolvarea unor probleme sau consultare. (2) un eveniment

organizat de o organizaţie pentru a descoperi şi schimba opinii, pentru a transmite un mesaj,

pentru a deschide o dezbatere sau pentru a face publicitate unor puncte de vedere pe o

anumită problemă. Organizarea de conferinţe nu impune nici existenţa unei tradiţii, nici

continuitate sau periodicitate. Deşi nu are limită de timp, în general are o durată scurtă şi

obiective clar formulate. De asemenea este un eveniment organizat la o scară mai mică în

raport cu congresul.

Clinic. Un eveniment asemănător cu un workshop cu scop educaţional, la care

participanţii învaţă prin practică.

Sesiune break-out. Sunt sesiuni cu grupuri mai mici de participanţi, paneluri,

workshop-uri sau prezentări oferite simultan în cadrul unui eveniment, cu scopul de a atrage

atenţie asupra unui anumit subiect. Sunt separate de sesiunea generală, dar în cadrul

formatului evenimentului. Pot fi separate în funcţie de nivelul de informaţii: basic, mediu,

avansat, pe zone sau arii de interese sau pe diverse segmente de activitate.

Întrunire. Adunare. (1) Procesul de asamblare a componentelor expuse într-o

expoziţie completă. (2) O adunare generală sau formală aunei organizaţii la care participă

reprezentanţi din rândul membrilor acesteia cu scopul de a decide măsuri legislative, direcţii

de orientare, alegeri în cadrul organizaţiei, aprobarea bilanţului, bugetului, etc .

Congres. Reunirea cu caracter regulat a unor grupuri largi de oameni, de regulă cu

scopul de a discuta un anumit subiect. Adeseori durează câteva zile şi are mai multe sesiuni

simultane. Distanţa în timp între congrese este stabilită, de obicei, în avans, înainte de

punerea în practică a organizării acestui eveniment şi poate avea caracter anual sau biabual.

Cele mai multe congrese internaţionale sau mondiale sunt bianuale, în timp ce congresele

naţionale se organizează, în general, anual. (2) O întrunire a unei asociaţii, respectiv a

delegaţilor sau reprezentanţilor organizaţiei respective. (3) Un termen folosit în Europa

pentru a desemna o convenţie. Asemănător conferinţei şi convenţiei.

Page 5: Planificare Evenimente

Forum. (1) O discuţie cu caracter liber având audienţă, panel şi moderator. (2) O

întrunire sau parte a unei întruniri organizat pentru a asigura cadrul unor discuţii deschise

între participanţi cu recunoaştere în domeniul lor de activitate, pe subiecte de interes public.

Simpozion.O întrunire care participă experţi într-un anumit domeniu, la care se

prezintă articole realizate de către aceştia, se organizează discuţii pe seama acestora, cu

scopul formulării de recomandări asupra subiectelor alese spre discuţie.

Curs. O prezentare orală şi instructivă.

Panel. O discuţie între un moderator şi doi sau mai mulţi participanţi.

Incentive Travel. O recompensă care se materializează într-o excursie, oferită

angajaţilor de către firma la care lucrează cu scopul stimulării productivităţii şi reuşitelor în

activitate.

Alţi termeni frecvent utilizaţi:

Convention Industry Council (CIC)

Accepted Practices Exchange (APEX) Codul de practici

CIC reprezintă linia întâi în cadrul eforturilor de organizare a întrunirilor,

conferinţelor, congreselor, etc. Este o asociaţie largă care cuprinde 32 organizaţii membre,

peste de 103.500 membri individuali şi peste 17.300 firme implicate în organizarea acestei

industrii a evenimentelor. A fost înfiinţată în anul 1949 cu scopul de a asigura un forum

pentru membrii în eforturile lor de a creşte această industrie, şi facilitează schimbul de

informeţii, dezvoltă programe în vederea sporirii profesionalismului nîn domeniu şi educă

publicul asupra impactului economic al aceste industrii. Prin natura sa asigură un forum

imparţial pentru stabilirea APEX şi pentru dezvoltarea practicilor care asigură evoluţia

acestei industrii. www.conventionindustry.org/apex.

APEX este o iniţiativă a CIC care reuneşte toţi acţionarii şi pe toţi cei implicaţi în

dezvoltarea şi implementarea practicilor unanim acceptate în scopul asigurării şi creşterii

eficienţei în organizarea acestor evenimente.

Printre principalele efecte ale implementării acestor practici acceptate putem

enumera:

Economii de timp şi bani

Uşurarea comunicării şi a schimbului de informaţii

Sporirea eficienţei serviciilor către clienţi

Sisteme şi procese verificate

Un efort organizatoric redus

Page 6: Planificare Evenimente

Angajaţi mai bine educaţi şi mai profesionişti.

Structura organizatorică a industriei ospitalităţii şi poziţia MEEC în cadrul acesteia

MEEC este parte a industriei ospitalităţii si turismului. Pentru a înţelege care este

locul MEEC trebuie să cunoaştem organizarea şi structura industriei ospitalitaăţii.

Vorbim despre şase mari divizii ale industriei ospitalităţii şi turismului:

1. Cazare. Sunt incluse aici toate tipurile de structuri de cazare. Vorbim de

servicii de cazare disponibile publicului contra cost.

2. Food and Beverage. Avem evident în vedere două subsegmente,

respectiv Food şi Beverage. Ne referim la servicii de masă care se pot

diferenţia după preţ - ridicate, medii sau scăzute; după tipul serviciului –

de lux, serviciu rapid, etc.; după tipul bucătăriei – americană, asiatică,

italiană, chinezească, etc. Serviciile beverage pot fi, la rândul lor

diferenţiate, după preş, tipul serviciului, după tipul băuturilor –

alcoolice, nealcoolice, etc.

3. Transport Aici includem toate mijloacele şi modalităţile de transport.

Transport aerian cu companii regulate , low-cost, curse charter, curse

aeriene cu elicoptere, alte tipuri de aeronave. Transport

maritim.Transport rutier cu limuzine, automobile, taxiuri, autobuze,

telecabine, transport cu animale, elefanţi, etc.

4. Atracţii.Acest segment include deopotrivă atracţiile naturale şi cele

antropice. Naturale – munţi, coaste litorale, lacuri, păduri, râuri, clima,

etc. Cele antropice – clădiri precum centrele de conferinţe, hoteluri

muzee, parcuri tematice, unele restaurante.

5. Distracţia. Ne referim la teatre, orchestre, formaţii de muzică,

festivaluri.

6. Shopping. Este o componentă foarte importantă a industriei turismului şi

o arie unde oamenii cheltuie sume imprtante de bani. Numeroase atracţii

şi-au realizat produse cu teme sau logo-uri binecunoscute în întreaga

lume şi care generează încasări mari pentru comercianţi. De ex.

produsele Disney.

Industria MEEC interacţionează cu toate aceste şase segmente. Ca urmare a

recunoaşterii importanţei acestui sector economic, la sfârşitul anilor 80, în SUA, meseria de

„organizator întruniri” se regăseşte în codul de profesii.

Page 7: Planificare Evenimente

În SUA de exemplu, pentru ca un oraş să fie considerat important, trebuie să aibă un

centru de conferinţe şi un stadion sau o arenă pentru manifestări sportive şi alte mari

evenimente.

CIC a fost fondat în 1949 de patru organizaţii:

- American Society of Association Executives (ASAE)

- American Hotel and Motel Association (AH&MA; acum american Hotel

&Lodging Association)

- Hospitality Sales & Marketing Association International (HSMAI)

- International Association of Convention and Visitor Bureaus (IACVB) astăzi

Destination Marketing Association International, respectiv DMAI.

Impactul industriei MEEC

Conform CIC, în anul 2004, pe teritoriul SUA, genera încasări directe de 122 mld

USD, fiind al 29-lea participant la realizarea PIB. Cu o asemenea poziţie întrece industria

farmaceutică şi medicală. Numărul total al angajaţilor cu normă întreagă este de 1,71

milioane.

Revista Meetings & Conventions Magazine arăta că în anul 2005 au fost

organizate1.020.600 de meetinguri organizate de firme, au avut loc 210.600 de întruniri ale

diverselor asociaţii, s-au organizat 12.700 convenţii.

Numărul total al participanţilor era , în acelaşi an, de 79.700.000 persoane la

întrunirile diferitelor corporaţii, 37.900.000 la întrunirile asociaţiilor şi 18.900.000 de

participanţi la convenţii, deci un total de 136.500.000 de participanţi.

În industria MEEC o întrunire are în medie 77 participanţi, iar costul mediu pe

întrunire este de 31.167 USD.

De ce continuăm să organizăm întruniri? De ce nu le înlocuim cu video-conferinţe

sau cu e-conferinţe? Studii efectuate au arătat că oamenii preferă să se vadă faţă în faţă şi că o

asemenea variantă este preferabilă, este plăcut să te întâlneşti cu oameni, aşa ai mai multe de

învăţat. Întâlnirile virtuale nu au acelaşi efect.

Întrunirile clasice asigure ambele forme de comunicare, atât verbale cât şi nonverbale.

Expresiile faciale ale celor cu care ne întâlnim, felul în care ne strângem mâinile, etc., sunt

lucruri care ne fac plăcere şi nu dorim şi nu le putem înlocui prin meetingurile virtuale.

Angajaţii din industria MEEC

Page 8: Planificare Evenimente

MEEC este un subsegment al industriei ospitalităţii. Iată câteva exemple de cariere în

domeniu:

Event Planner. Persoana care se ocupă de organizarea unor evenimente

speciale precum festivaluri, reuniuni sportive, etc.

Meeting Planner. Se ocupă de organizarea de întruniri, reuniuni pentru diferite

firme, corporaţii sau asociaţii. Pot fi întruniri ale cadrelor de conducere, ale

acţionarilor, lansarea pe piaţă a unor produse noi, seminarii de training, etc.

Wedding Planner

Hotel Sales. Majoritatea celor angajaţi în acest sector se ocupă de grupurile de

turişti, iar acţiunile MEEC sunt legate în special de aceste grupuri.

Restaurant Sales. Multe restaurante sunt dependente de acţiunile legate de

industria MEEC.

Firmele de agrement. Multe dintre acestea produc evenimente special pentru

grupuri MEEC.

Destination Management Companies. DMC-urile au funcţia de „experţi

locali” în organizarea de întruniri şi evenimente pentru diferite firme şi

asociaţii. Angajaţii acestor firme sunt implicaţi fie în producerea, fie în

vânzarea acestora.

Hoteluri. Sunt între principalele locaţii de organizare a acţiunilor MEEC şi

pun la dispoziţie în acest sens săli de banchete, baluri, săli de conferinţe, etc.

Participanţilor li se asigură şi servicii de cazare şi masă. Cele două

departamente ale hotelului care se ocupă de industria MEEC sunt:

Departamentul catering şi Departamentul convenţii.

Centre de convenţii. Sunt locaţii special amenajate pentru organizarea

acţiunilor MEEC.

Centre de conferinţe. Acestea sunt mai complete, asigură spaţii de învăţare,

camere pt. înnoptare precum şi servicii de masă.

Contractori ai serviciilor expoziţionale. În aceste firme sunt angajaţi ingineri,

arhitecţi, etc. Ei se ocupă de decoraţiuni, modalităţile de prezentare,

amenajare, etc în organizarea acestor manifestări.

Destination Marketing Organizations (Convention and Visitor Bureaus).

DMO-urile au rol de reprezentare pentru o gamă foarte largă de firme

implicate în industria MEEC şi, de asemenea, vând destinaţiile turistice atât

celor care călătoresc în interes profesional, cât şi turiştilor clasici.

Page 9: Planificare Evenimente

Spre deosebire de angajaţii la front-desk-ul unui hotel, cei implicaţi în industria

MEEC trebuie să dezvolte cu clienţii relaţii amicale şi de lungă durată. De multe ori sunt

invitaţi să viziteze domiciliile clienţilor, casele de vacanţă ale acestora, cu ocazia

evenimentelor importante din viaţa clienţilor, etc. Este ceea ce numim construirea unui

„relationship marketing”.

Care este conţinutul activităţii unui organizator de evenimente sau meetinguri?

Această carieră profesională se adresează celor care acceptă să îndeplinească mai multe

sarcini în acelaşi timp, care au cunoştinţe din mai multe domenii, care au abilităţi de

soluţionare a diverselor probleme care apar pe parcurs.

Iată câteva elemente ale muncii acestui angajat:

Defineşte scopul şi obiectivele evenimentului

Concepe ofertele ţinând cont de obiectivele evenimentului, profilul

participanţilor, buget şi program

Transmite ofertele concepute către toţi cei interesaţi

Stabileşte şi urmăreşte bugetul şi cheltuielile aferente

Negociază contracte cu toţivfurnizorii de servicii, între care unităţi ale

ospitalităţii, firme de transport, decoratori, firme de agrement, etc

Promovează evenimentul în variante electronice sau printate şi urmăreşte

rezultatele acestor acţiuni

Stabileşte tipurile de spaţii de cazare care vor fi folosite, meniurile care vor fi

servite, ş.a. în funcţie de caracteristicile participanţilor (vârstă, sex, preferinţe,

provenienţa geografică, alergii declarate, etc), precum şi în funcţie de orarul de

desfăşurare al evenimentului

Concepe un plan B, de criză, împreună cu toţi cei ce participă la derularea

evenimentului

Se ocupă cu recepţia şi înregistrarea participanţilor la eveniment

Rezolvă multitudinea de modificări de la planul iniţial care apar pe parcurs

Se ocupă de aspectul mediatic al evenimentului, ştiri în publicaţii,etc

Calmează nervii altora şi se calmează pe sine.

Răspunsurile la următoarele întrebări vă ajută să stabiliţi dacă sunteţi apt pentru a

presta o asemenea profesie:

Vă place să planificaţi petreceri, programe de serviciu, programul d-voastră

zilnic ş.a.?

Page 10: Planificare Evenimente

Aveţi o agendă sau un instrument electronic asemănător pe care să le

actualizaţi cu regularitate şi unde înscrieţi tot ceea ce trebuie să faceţi în avans

cu săptămâni sau chiar luni?

Vă place să vă organizaţi dormitorul, maşina, biroul, etc? Găsiţi interesantă

ideea de a organiza dulapul de haine al altei persoane?

Sunteţi o persoană organizată chiar cu riscul de a fi considerată obsedată?

Dacă răspunsul este DA la toate aceste întrebări, aveţi calităţile necesare pentru a fi un

bun organizator de evenimente/întruniri.

Trebuie reţinut faptul că niciun eveniment nu seamănă cu altul, chiar dacă totul este

planificat în avans cu cea mai mare atenţie, întotdeauna apar schimbări, numărul firmelor şi

persoanelor implicate este foarte mare, iar munca de a-i urmări şi coordona pe toţi este

enormă.

Cine sunt beneficiarii (clienţii) care solicită organizarea de evenimente?

1. Companii.

2. Asociaţii

3. Instituţii guvernamentale

1. Companiile

În funcţionarea acestora există o prevedere obligatorie, aceea de a organiza anual o

adunare generală a acţionarilor. La aceasta se adaugă evenimente legate de:

- organizarea unor conferinţe de presă,

- tăieri de panglici cu diverse ocazii

- pregătirea continuă a personalului

- organizarea de focus grupuri cu ocazia lansării pe piaţă a unor produse şi servicii

noi

- şedinţe importante ale conducerii firmei

- organizarea de evenimente speciale între care celebrarea unui anumit eveniment în

viaţa firmei, pensionări, acordarea de premii salariaţilor, construirea culturii

organizaţionale, etc.

Atunci când o companie ia decizia organizării unui eveniment, îşi stabileşte bugetul

alocat acestuia, locaţia şi participanţii. Întrucât ansamblul cheltuielilor este suportat de către

aceasta, ea ve deţine controlul lor. În general, rezervările se realizează cu 6 luni înainte.

Page 11: Planificare Evenimente

Deciziile referitoare la organizare aparţin, de obicei, persoanelor care deţin funcţii de

conducere în cadrul companiei beneficiare.

Principalele tipuri de evenimente organizate:

Adunarea acţionarilor. Participanţilor le sunt prezentate diferite rapoarte ale

situaţiei financiare ale firmei şi, adeseori, le este solicitat votul cu privire la o

chestiune importantă pt. funcţionarea acesteia. Sunt situaţii în care acţionarii

comunică din timp intenţia lor de neparticipare la eveniment, dar informează

firma, în baza unui document scris, asupra modalităţii în care îşi va exercita

dreptul de vot. Un asemenea eveniment se organizează, de obicei, în oraşul

unde se află sediul firmei, deşi există un trend în creştere în favoarea altor

locaţii accesibile acţionarilor.

Consilii de conducere (Board meetings). Se organizează, de obicei, în oraşul

unde se află sediul firmei, cu o anumită frecvenţă în timpul anului. Deşi

locaţia este sediul firmei, participanţii solicită servicii de cazare, cocteiluri,

banchete şi activităţi adiacente, de regulă legate de unitatea unde sunt cazaţi

participanţii.

Întruniri ale conducerii (Management meetings). Sunt frecvente situaţiile care

necesită reunirea departamentelor majore ale unei companii, prin

reprezentanţii cei mai importanţi în scopul luării unor decizii importante,

pentru a contura planuri de acţiune pe viitor, pentru îmbunătăţirea

performenţei de acţiune a firmei, sau pentru îmbunătăţirea activităţii curente.

Deşi unele au o frecvenţă regulată, altele au caracter spontan, precum o

problemă inedită care solicită rezolvare imediată.

Training Meetings. Au caracter de repetativitate, au fie un program clar de

organizare, fie caracter spontan

Incentive Trips. Au rolul de a crea sinergii între salariaţii firmei

Sales Training şi Lansări de Produse. Se organizează cu scopul îmbunătăţirii

cunoştinţelor personalului de vânzări, a distribuitorilor şi vânzătorilor cu

amănuntul şi pentru a introduce pe piaţă produse noi.

Participanţii la aceste evenimente sunt membrii ai familiei firmei sau persoane cu

relaţii apropiate firmei.

Scopul acestor acţiuni este clar, participarea la eveniment este obligatorie. Activitatea

de promovare a evenimentului constă în trimiterea de invitaţii şi comunicarea cu cei care îşi

manifestă intenţia de participare.

Page 12: Planificare Evenimente

Asociaţiile care sprijină industria MEEC sunt

MPI Meeting Professionals International www.mpiweb.org

The Professional Convention Management Association www.pcma.org

The Society for Incentive & travel Executives www.site-intl.org

The Society of Government Meeting Professionals www.sgmp.org

În 2006, 61% dintre organizatori nu erau membri ai acestor asociaţii

Firme americane specializate în organizarea de evenimente

www.meetingsnet.com/corporatemeetingsincetives

http://office.microsoft.com/en-us/products/FX011595271033.aspx

www.businessballs.com/meetings.htm

www.pointsebago.com/groups/groupscorpmeetings.html

www.nwtscape.com/tag/corporate +meetings

2. Asociaţiile

Termenul asociaţie implică situaţia de a te asocia pentru diferite scopuri comune.

Întruniri cu scopul convenţiilor anuale, conferinţelor pe anumite domenii, congresele

mondiale, work-shop-urile, şi seminariile sunt organizate spre beneficiul membrilor

asociaţiei.

În anul 2006, veniturile asociaţiilor americane au provebit în procent de 33% din

organizarea acestor tipuri de întruniri.

Spre deosebire de evenimentele organizate de companii la care participarea este

obligatorie, în cazul asociaţiilor participarea este facultativă. O alta diferenţă este aceea că

participanţii se ocupă în mod direct, este responsabilitatea individuală de înregistrare,

transport, asigurarea serviciilor de cazare şi masă. De multe ori primesc informaţii utile în

acest sens de la organizatori.

Meetingurile asociaţiilor, în special convenţiile au tendinţa de a avea dimensiuni mari,

de la câteva sute până la mii de participanţi. Acest fapt face ca oraşele mici să nu dispună de

facilităţile necesare organizării acestora şi determină sporirea concurenţei între destinaţiile

majore implicate în industria MEEC.

Pentru a soluţiona o asemenea problemă, asociaţiile efectuează rezervări cu 5-10 ani

înainte, pentru a-şi asigura toate condiţiile unei bune organizări.

Asociaţiile mai mici nu au asemenea probleme, putând apela la o varietate mult mai

mare de organizatori..

În anul 2004 topul destinaţiilor preferate era:

Page 13: Planificare Evenimente

1. Chicago

2. Las Vegas

3. Washington DC

4. Orlando

5. Atlanta

6. Dalla

7. San Francisco

8. Nashville, TN

9. San Diego

10. New Orleans

11. Denver

12. San Antonio

13. Phoenix-Mesa

14. Los Angeles-Long Beach

15. Boston

16. Tampa-St.Petersburg/Clearwater, Florida

17. Austin-San Marco, Texas

18. New York

19. Seattle

20. Detroit

21. St. Louis

22. Riverside-San Bernadino, CA

23. Minneapolis

24. Houston, TX

Procesul decizional legat de organizarea evenimentului este mult mai complex şi

parcurge câteva etape. În primul rând se stabileşte dacă se organizează evenimentul, decizie

luată de boardul directoral. Apoi se stabileşte locaţia. Unele asociaţii au o schemă de rotaţie

în acest sens, prin diferite zone geografice, dispersând astfel responsabilităţile organizatorice.

Oraşul unde se va organiza evenimentul este nominalizat de boardul director în funcţie de

atracţiile de vizitare. Se consultă în acest sens atât cu propriul meeting planer al asociaţiei, cât

şi cu o firmă specializată.

Pasul următor constă în stabilirea locaţiei, respectiv hotelul, centrul de conferinţe, etc.

Se verifică disponibilitatea acestora la momentul propus pt. organizarea evenimentului şi

Page 14: Planificare Evenimente

dacă corespunde întru totul necesităţilor de organizare. Apoi se negociază şi semnează

contractul cu locaţia aleasă.

Tipuri de întruniri

Convenţii. Au rezonanţă regională, naţională sau internaţională. Au adeseori şi

standuri expoziţionale, care pot reprezenta o sursă de venituri importantă pentru asociaţie.

Expozanţii participă pt. că au ocazia să-şi prezinte produsele şi serviciile unui grup ţintă de

clienţi.

Board Meetings. Se întruneşte de mai multe ori într-un an. Este evenimentul cu

dimensiunea cea mai redusă.

Conferinţe Regionale. Se organizează pt. reunirea membrilor dintr-o regiune.

Training meetings. Asociaţiile oferă membrilor posibilitatea de a-şi îmbunătăţi

pregătirea profesională.

Întrucât participarea este opţională, programul evenimentului trebuie atent conceput

pt. a atrage cît mai mulţi participanţi.

Acţiunile de marketing ale asociaţiei sunt vitale pt. succesul evenimentului. Se începe

de la cunoaşterea membrilor şi a preferinţelor acestora. Dacă evenimentul oferă oportunităţi

reale atunci promovarea este mai redusă. În mod obligatoriu se realizează anunţuri în avans

asupra datei şi locaţiei, alături de informarea în legătură cu programul evenimentului, cine

sunt cei care fac prezentări, activităţile speciale, etc. Mai târziu, sunt furnizate informaţiile

referitoare la modalitatea de înregistrare, cazare, transport, etc.

Mijlocul tradiţional în acest sens a fost reprezenmtat de scrisori, dar în prezent se

utilizează comunicarea electronică.

3. Instituţiile guvernamentale.

Au nevoie constantă de a organiza evenimente pentru a comunica şi interacţiona cu

diferite alte instituţii, asociaţii, etc. Întrunirile pot fi de dimensiuni mari la care participă

personalităţi mondiale, etc., sau mai mici, precum cele locale, regionale.

Au reguli stricte, de obicei au limite de cheltuieli pt cazare şi masă.

În ceea ce priveşte participanţii, angajaţii instituţiilor au obligativitatea participării, în

timp ce publicul îşi manifestă intenţia facultativ.

Organizarea acestor întruniri se diferenţiază prin importanţa şi anvergura măsurilor de

securitate.

Page 15: Planificare Evenimente

Promovarea acestor acţiuni este asemănătoare firmelor, participanţii trebuie doar

anunţaţi în legătură cu programul evenimentului din timp, pentru a-şi adapta programul.

Care este grupul ţintă?4

Cine trebuie invitat la eveniment, pentru atingerea scopului organizării acestuia

şi cine vă poate ajuta în acest sens?

Între principalele firme implicate în organizarea de evenimente pot fi menţionate:

- Organizatori de evenimente specializaţi,

- Companii de producţie care sunt preocupate mai ales de aspectele tehnice ale

evenimentului;

- Agenţii de publicitate (cu rol de sprijin);

- Specialişti în PR (tot cu rol de sprijin);

- Consultanţii de management (rol sprijin).

Unele firme au departamente proprii care se ocupă de evenimente, au personal propriu

instruit, mai ales, pe baza ofertei imense de seminarii şi instituţii de perfecţionare. Dar cine vă

poate ajuta, în mod real, mai departe?

Mult timp noţiunea de eveniment a fost situată pe aceeaşi treaptă cu cea de megashow

(emblematice fiind cele din industria automobilistică, cu mii de expozanţi, sute de

reprezentanţi ai presei, în cele mai atractive locaţii şi hoteluri din lume). Dar, în vederea

atingerii scopului propus nu bugetul este hotărâtor, nici numărul participanţilor, ci

comunicarea cu aceştia şi ce trebuie transmis, deci care este grupul ţintă vizat.

Posibile grupuri ţintă:

Consumatori finali

Clienţi industriali

Jurnalişti

Parteneri care asigură, de exemplu, desfacerea, distribuţia

Angajaţii.

O regulă însemnată se identifică prin transmiterea unui mesaj clar, printr-un discurs

direct, pus în scenă într-un stil captivant, care să motiveze oamenii să facă ceva pentru

dumneavoastră, în timp ce dumneavoastră acţionaţi în interesul lor. Astfel, vizitatorii

pasivi pot fi transformaţi în participanţi activi, care vor contribui la succesul vânzării

produsului firmei organizatoare. De asemenea, un demers de asemenea amploare nu este

4 Schafer, p. 10-19

Page 16: Planificare Evenimente

generat de un singur eveniment în comunicarea de marketing, dar întotdeauna este un bulgăre

de zăpadă care provoacă avalanşa.

Grupurile ţintă sunt sunt omogene, aceasta este o noţiune relativă, iar accentuarea

fenomenului de globalizare sporeşte gradul de dificultate pentru impresionarea oamenilor

prin folosirea unui mesaj unitar.

Este importantă cunoaşterea câtorva caracteristici ale grupurilor-ţintă: vârst, sex,

funcţie, profesie, nivel de instrure, religie, nivel de cultură, interesele, necesităţile,

naţionalitatea sau apartenenţa culturală.

Sub aspectul interesol şi necesităţilor putem identifica câteva grupuri:

Hedoniştii, preocupaţi de plăceri sau „trăirea clipei”, până la

Cei interesaţi de protecţia mediului înconjurător

„Smart buyers”, cei atenţi la preţuri (îşi cumpără Porsche, ascultă Vivaldi şi

cumpără vin californian de la Aldi).

Organizatorul va trebui să răspundă la întrebări de tipul:

- Cine, când şi cum se comportă?

- Ce program este interesant şi pentru cine?

Răspunsurile nefiind nici simple şi nici clare.

De asemenea o altă întrebare esenţială este „Ce doriţi să obţineţi de la participanţii

la evenimentul organizat?

Misiunile clasice ale comunicării în cadrul unui eveniment sunt:

Să aduceţi la cunoştinţa participanţilor o noutate (informaţie)

Să-i pregătiţi emoţional în vederea unei anumite situaţii (emoţie)

Să-i motivaţi pentru noi sarcini şi provocări (motivaţie)

Să provocaţi o anumită acţiune (activare, dinnamizare).

În practică, efectul maxim se obţine prin combinarea acestora. Informaţia pură se

adresează doar raţiunii, emoţia pură poate fascina participanţii, fără a avea efect direct,

transformând evenimentul într-o petrecere fără importanţă practică. Fără dinamizare nu veţi

atinge niciodată obiectivul evenimentului, iar fără motivaţie participanţii nu vor rezista până

la sfârşitul evenimentului.

Pentru determinarea situaţiei reale şi conturarea celei dorite se utilizează câteva scale.

Ce informaţii trebuie să fie transmise?

Publicul nu trebuie subestimat, dar nici supraestimat. Informaţii prea multe şi prea

amănunţite au efect letal asupra evenimentului.

Ce cunoştinţe posedă deja grupul-tintă?

Page 17: Planificare Evenimente

Ce date trebuie să-i mai fie comunicate?

Statutul informării

Necunoscător suficient optim

Ce stil este adecvat?

Prin intermediul oamenilor?

Prin intermediul mijloacelor de comunicare?

Ambele?

Ce stil este adecvat din punct de vedere obiectiv?

Autentic?

Autoritar?

Solidar?

Jucăuş?

Ce emoţii trebuie să fie provocate?

Trezind emoţii se vinde mai bine. Însă, nu trebuie să îmbrăţişaţi imediat fiecare client.

Este ştiut însă că emoţiile au un efect mai profund şi mai îndelungat decât informaţie la

obiect. Ca atare, ancoraţi mesajul transmis prin trăirea unui eveniment de marketing.

Examinaţi mai întâi dispoziţia grupului-ţintă.

Ce emoţii sunt pozitive?

Ce emoţii sunt negative?

Statutul emoţiilor

respingere obişnuit exuberanţă

Ce sentimente doriţi să declanşaţi? Sunt ele adecvate obiectivului comunicării?

Entuziasm,

Curiozitate,

Solidaritate,

Optimism

este Trebuie să fie

este Trebuie să fie

Page 18: Planificare Evenimente

Dorinţă arzătoare

Veselie

Ce fel de motivaţie trebuie să fie obţinută?

De ce fel de motivaţie am nevoie?

Cum obţin aşa ceva?

Statutul motivaţiei

Nemotivat indiferent profund motivat

Pentru a creea un entuziasm superficial şi de scurtă durată mijloacele sunt: un catering

bun, un show costisitor, câteva efecte speciale

Pentru obţinerea motivaţiei pe termen lung este necesară o discuţie onestă cu grupul-

ţintă. Nu vă minţiţi şi aveţi curajul unei acţiuni credibile. Căutaţi-vă aliaţi şi includeţi-i în

programul dumneavoastră.

Ce fel de obstacole există?

Reducerea numărului locurilor de muncă

Creşterea presiunii pentru obţinerea performanţei

Rărirea reţelei comercianţilor

Întârzierea livrării produselor.

Ce factori stimulatori există?

Cifre de afaceri superioare

Sisteme de premii, alte stimulente

Super-produse pe care clienţii să le smulgă efectiv din mână unii altora.

Cine creează informaţia?

Trainerul în domeniul motivaţiei

Guru în domeniul motivaţiei

Conducerea firmei

Şeful

Persoanele care atestă, certifică ceva/somităţile

Persoanele neutre, cum sunt consilieri ai firmei, jurnalişti

Colegii/reprezentanţii grupului-ţintă.

Trebuie să fie

este

Page 19: Planificare Evenimente

Ce reacţie este aşteptată?

Nu ne referim la reacţia din timpul evenimentului, ci la cea de mai târziu.

Obiective trebuie clar definite, pebtru că doar cunoscându-le pot fi atinse:

Cu cât să fie mai puţine rebuturile sau deşeurile?

Cu cât să fie mai puţine reclamaţiile?

Cu cât să vindem mai mult?

Care să fie rezonanţa în mijloacele de comunicare?

Un eveniment nu trebuie să se desfăşoare izolat. Antrenaţi-vă angajaţii. Ajutaţă-vă

vânzătorii prin mijloace care să stimuleze vânzarea şi prin publicitate. Cultivaţi-vă contactele

cu mediile de comunicare.

Un eveniment nu este un medicament miraculos. Este neapărat necesară o dezbatere

realistă cu grupul-ţintă de la momentul respectiv.

Ce doriţi să obţineţi?

Să treziţi interesul

Să fixaţi amintirea

Să declanşaţi acţiunea

Care este disponibilitatea de a acţiona a grupului-ţintă?

Angajaţi şi parteneri

Apatie normal dornic de acţiune

Consumatorii finali şi clienţii industriali

Orientaţi spre concurenţă indiferenţi dornici să cumpere

este Trebuie să fie

este Trebuie să fie

Page 20: Planificare Evenimente

Mediile de comunicare

Ostile Neutre pregătite să acţioneze

Angajaţii nu reprezintă un grup-ţintă comod, ei cunoscând problemele firmei. Folosiţi

personalul pe post de susţinători ai produsului, chiar şi în momentele dificile. La evenimente

destinate lor este de dorit să cooperaţi cu ei şi să cereţi consimţământul consiliului firmei sau

angajaţilor

Cine şi la ce se aşteaptă?

Aşteptările pot fi înfiorătoare. Fiţi atenţi la dramaturgie! Dacă speranţa este

îndeplinită prompt, nu va mai exista prilej pentru surprizele plăcute. Aşadar, descoperiţi

aşteptarea participanţilor şi jucaţi-vă cu ea, astfel încât să nu rataţi efectul de tip „Aha!”. Este

încântător să auziţi „La asta nu m-am gândit!”.

Scala aşteptării

Nesatisfăcută satisfăcută depăşită

Duceţi-vă managerii seniori la o cabană şi lăsaţi-i să întocmească singuri programul

şi, de asemenea, să-şi gătescă singuri. Uneori tocmai ceva atât de simplu poate fi reţeta

potrivită, dacă ascunde o idee bună şi, ulterior, aceasta este transpusă în practică.

Ce agenţie (firmă specializată în organizarea de evenimente) vi se potriveşte?

Preambul:

Evenimentele sunt extenuante, stresante şi complicate. Şi pentru că se desfăşoară

„live”, aveţi o singură şansă să-i ţintiţi efectiv pe participanţi cu mesajul dumneavoastă. Şefii

sunt sceptici, colegii de echipă epuizaţi psihologic. Ca organizator de evenimente trebuie să

decideţi totul şi să vă simţiţi cel mai sigur om de pe pământ.

Demers:

este Trebuie să fie

este Trebuie să fie

Page 21: Planificare Evenimente

Această descriere nu este exagerată. Pentru astfel de situaţii există asistenţă. E vorba

despre prestatorii de servicii, agenţii specializate în organizarea de evenimente, liber

profesionişti şi consultanţi, care nu îşi asumă răspunderea organizării evenimentului, dar pot

uşura şi prelua o parte din muncă.

Acţiune:

Prima misiune a agenţiei este să vă câştige în postura de client. În prima etapă se

realizezază introducerile, facem cunoştinţă cu persoana de contact şi cu consultanţii.

La pasul următor, solicitaţi elaborarea unui concept.. În acest moment intră în acţiune

specialiştii. Adesea, în această etapă faceţi cunoştinţă cu managerul proiectului. Pe baza

briefingurilor şi a doleanţelor exprimate de dumneavoastră agenţia propune un concept.

Urmează examinarea ideilor acumulate şi elaborarea concretă a conceptului care vă este

prezentat şi presupunem că vă place.

Din clipa când conceptul începe să fie transpus în practică începe munca importantă a

managerului de proiect. Faptele studiate devin misiuni atribuite celor care participă la

realizarea evenimentului.

La firmele mici sarcinile sunt îndeplinite de un număr restrâns de angajaşi, în timp ce

la firmele mari există o diviziune foarte clară a muncii.

Pe lângă alcătuirea conceptului şi transpunerea în practică, agenţiile oferă şi alte

servicii:

- Organizarea de excursii pentru participanţi;

- Oferirea de cadouri şi promoţii;

- Oferirea tehnicii proprii de sonorizare, iluminare, mediii de comunicare, Etc.

Care este agenţia care vi se potriveşte cel mai bine? Cea care:

Este creativă şi competitivă;

Cu experienţă suficient de îndelungată, lucrează de mult timp în branşă;

Există compatibilitate/afinitate între dumneavoastră şi aceasta.

Model decizional

Elemente care pledează în favoarea unei agenţii

Elemente împotriva unei agenţii

Experienţele relevante Costul ridicatCunoştinţe solide Agenţia nu vă înţelege dorinţeleContactele cu prestatorii de servicii Este „oarbă” în privinţă

întreprinderii şi a branşeiDeschiderea şi sinceritatea Este costisitor de dirijatEventual, experienţa avută cu Nu cunoaşte grupul-ţintă la fel cum

Page 22: Planificare Evenimente

concurenţii dumneavoastră îl cunoaşteţi dumneavoastrăOferirea unor facilităţi legate de

impozite

Cântăriţi argumentele pro şi contra. Sunteţi în situaţia similară escaladării unui munte.

Numai alpiniştii experimentaţi nu au nevoie de ghid. La expediţiile mari, însă, chiar şi aceştia

folosesc ajutor extern.

Pasul 1. Treceţi în revistă companiile cu ajutorul Paginilor Aurii, portalurilor

specializate pe Internet, calităţii de membru al asociaţiilor profesionale de profil.

Solicitaţi material informativ de prezentare a firmelor, cereţi părerea colegilor din

propria firmă sau de la alte firme. Dacă sarcina este mai amplă sau căutaţi un partener pe

termen lung, vizitaţi câteva agenţii (3-6). Aveţi grijă, totuşi, de timpul dumneavoastră şi al

agenţiei. Dacă nu aţi găsit partenerul corespunzător, lărgiţi căutarea.

Model de stabilire a criteriilor decizionale pentru compararea agenţiilor

Elemente

fundamentale

Elemente importante Elemente mai puţin

importante

creativitatea Referinţele Corespunde tipului

dumneavoastră de gândire?

competenţa Volumul lichidităţilor Vă înţelege?

experienţa Capacitatea agenţiei de

a supravieţui pe durata

perioadei de organizare a

evenimentului

Este flexibilă?

cunoştinţele capacităţile Nu este prea

Page 23: Planificare Evenimente

nonconformistă?

Organizarea adecvată Apropierea geografică Nu este prea

conservatoare?

Experienţa privind

tipul de eveniment planificat

Calitatea de membru al

unei asociaţii de renume

Experianţa în branşa

dumneavoastră

Pasul II. Alegerea

După ce aţi planificat concret evenimentul, se obişnuieşte ca agenţiile să fie invitate la

o prezentare , un aşa-numit „pitch” (în schimbul unui onorariu). Pe baza tipului de sarcină a

cărei rezolvare o solicitaţi, ceea ce denumim briefing, pe care l-aţi comunicat în scris sau oral,

agenţiile elaborează diferite variante pentru conceptul evenimentului. Urmează alegerea

propriu-zisă a firmei cu care veţi colabora.

Succesiunea paşilor în relaţia cu agenţia:

Alegerea agenţiei („monitoring” sau „screening”)

Definirea sarcinii (redactarea briefingului)

Invitarea agenţiilor la briefing

Briefingul (oral sau scris)

Delegarea agenţiilor la elaborarea conceptului

Examinarea briefingul de către agenţii (debriefing)

Elaborarea conceptului

Prezentarea conceptului

Decizia

Şi aşa mergeţi mai departe:

Eventual organizarea unui nou briefing (rebriefing)

Însărcinarea cu transpunerea în practică

Realizarea transpunerii în practică

Stabilirea modalităţii de desfăşurare a evenimentului în perioada X

Încheierea socotelilor

Analiza finală.

Sfaturi:

Page 24: Planificare Evenimente

Pe parcursul desfăşurării lucrului la planificarea evenimentului pot apărea

modificări organizatorice sau de conţinut. S-ar putea ca prima variantă de

concept să nu fie cea mai bună. Prin urmare, pitchul poate avea cu uşurinţă

două sau trei etape;

La briefingul oral nu invitaţi toate agenţiile în acelaşi timp;

Alegerea unui partener internaţional este o sarcină chiar mai dificilă (ce legi

sunt valabile acolo?, care sunt instituţiile competente?). Partenerul căutat are

diferite denumiri: PCO – Professional Congress Organizer; DMC –

Destination Management Company; sau Incoming Agency.

Destination Management Companies (DMC)

Sunt firme cu profil local, specializate, care dispun de expertiza şi resursele necesare

pentru a concepe şi derula organizarea de evenimente, alte asemenea activităţi, excursii,

transport şi suportul logistic necesar. În funcţie de tipul companiei şi de personalul acesteia,

asigură fără însă a se limita la aceste oferte, următoarele tipuri de acţiuni:

- manifestări deosebite ca şi componente ale unui eveniment mare

- excursii pt. participanţi

- Facilităţi şi transport pt VIP-uri

- Servicii de transfer

- Servicii de team building

- Personal la dispoziţie în cadrul centrelor de conferinţe sau hotelurilor

Page 25: Planificare Evenimente

- Agrement

- Asigurarea dotărilor pentru sonorizare şi iluminare

- Decoruri, etc.

Serviciile acestora sunt solicitate şi plătite de organizatorii evenimentului. DMC-urile

colaborează cu companiile aeriene, hoteluri şi staţiuni, centre de conferinţe sau alte firme care

sunt implicate în organizarea acţiunilor specifice MEEC.

În limbajul curent, serviciile oferite de DMC-uri sunt considerate unitar sub forma de

program al evenimentului. Acest program cuprinde deci toate serviciile şi activităţile oferite

de o firmă DMC unui grup de clienţi pe perioada cât vizitează o destinaţie turistică, pe o

durată limitată.

Principalele servicii oferite de DMC

DMC-urile sunt angajate de organizatorii evenimentului pentru a sugera combinaţia

potrivită de resurse existente la acea destinaţie care să să potrivească cel mai bine şi care să

satisfacă scopulurile acelui eveniment. În etapa ulterioară se aleg aceste resurse, după care

DMC-urile planifică, stabilesc şi oferă efectiv aceste servicii.

- Selecţia hotelurilor

- Selecţia spaţiilor pt. organizarea evenimentului

- Alcătuirea unor itinerarii interesante

- Conceperea unor acţiuni speciale

- Producţia evenimentului

- Excursii opţionale

- Activităţi de team-building

- Servicii de suport pentru organizarea evenimentului

- Planificarea şi prestarea serviciilor de transport

- Cine la restaurant

- Animatori

- Moderatori

- Servicii pt persoane VIP

- Incentive travel

De cele mai multe ori aceste firme se ocupă cu organizarea unor petreceri care

facilitează intercomunicarea participanţilor, pentru a marca momente deosebite sau pentru a

introduce idei sau produse noi.

Un element cheie al implicării DMC constă în asigurarea transportului. Serviciile de

întâmpinare la aeroport „meet and greet”, transferurile la hotel, mânuirea bagajelor sunt

Page 26: Planificare Evenimente

elemente asigurate de firmele DMC. Transportul rapid între hoteluri şă centrele de conferinţe,

cu ocazia dineurilor organizate sunt, de asemenea, importante.

Aceste activităţi îndeplinesc criterii de respectare a unui orar stabilit şi comunicat

participanţilor, oferirea tuturor informaţiilor suplimentare solicitate, expertiză şi precizie.

Pe lângă excursiile opţionale, sunt asigurate turnee de golf şi tenis, pescuit, călărie,

activităţi de team-building, iar lista poate continua şi este practic fără sfârşit.

Ofertele iniţiale formulate de DMC cuprind mai multe variante , cu detalii complete

privind costul şi programul acţiunii respective, iar propunerile nu sunt formulate la

întâmplare, ci pe baza cunoaşterii profilului participanţilor, a caracteristicilor lor demografice

şi a aşteptărilor acestora.

Clienţii DMC

Sunt în general firme care organizează întruniri, expoziţii, evenimente, conferinţe sau

programe incentive travel. Folosim mai mulţi termeni:

- consumatorul

- clientul

- planner-ul

Pentru toţi aceştia, DMC pune la dispoziţie serviciile de specialitate solicitate.

Clientul este reprezentantul unei firme sau organizaţii consumatoare care ia decizia

achiziţionării serviciilor oferite de DMC. Planner-ul este un reprezentant al firmei sau

organizaţiei respective şi cu care DMC colaborează în mod direct la tranpunerea în practică a

programului stabilit. Sunt una şi aceeaşi persoană sau persoane diferite.

Mulţi planneri consideră DMC ca fiind o extensie locală a propriului birou la locul

organizării evenimentului. Se aşteaptă ca DMC sa reprezinte „ochii şi urechile sale” la

destinaţie, să acţioneze în intereseul lor şi să ofere expertiză locală pentru organizarea

evenimentului.

Scenariul A

Page 27: Planificare Evenimente

Scenariul B

DMC funcţionează atât în calitate de consultant cât şi în calitate de contractant.

Utilizarea de către un organizator a unui expert la destinaţie contribuie la asigurarea unui

element extrem de important, respectiv cunoştinţe locale. Deşi persoana care se ocupă de

organizaţie este profesionistă /(meeting planner-ul), aria informaţiilor nu este atât de

cuprinzătoare încât să cuprindă şi cunoaşterea în detaliu a unei anumite destinaţii. DMC are

un rol esenţial în:

- probleme de logistică

- alegerea ofertanţilor locali

DMC

Angajat de...

Firmă sau organizaţie care planifică organizarea unui eveniment

DMC

Angajat de...

Firmă specializată în organizarea de evenimente care este angajată de....

Firmă sau organizaţie care planifică organizarea unui eveniment

Page 28: Planificare Evenimente

- stabilirea viabilităţii componentelor programului stabilit pt. derularea

evenimentului.

Structura DMC

Spre deosebire de un hotel, centreu de conferinţă, restaurant, etc, o firmă DMC nu

presupune existenţa unui capital iniţial însemnat în scopul demarării şi derulării activităţii.

Sediul este ales, de regulă, în apropierea zonelor care sunt frecvent utilizate pentru

organizarea de evenimente. Proximitatea faţă de aeroporturi este, de asemenea, o locaţie

favorabilă, întrucât în numeroase situaţii, DMC se ocupă de întâmpinarea participanţilor

sosiţi din diverse zone geografice.

Asistăm pe piaţa de profil la existenţa atât a firmelor DMC de mici dimensiuni, în

care patronul este director şi este, de asemenea, direct implicat în derularea operaţiunilor

specifice, în probleme administrative, de vânzare. Altele sunt de dimensiuni mai mari, cu

filiale în mai multe destinaţii şi o structura matriceală.

Organigrama DMC

Angajaţii permanenţi ai firmei sunt:

Management şi Administraţie

Manager general

Manager administrativ

Şef contabil

Assitent manager general

Director general

Director vânzări

Manager vânzări

Coordonator vânzări

Director operaţiuni

Manager operaţiu

ni

Manager recrutare salariaţi

Manager transport

Director evenimente speciale

Coordonator evenimente speciale

Director administrativ

Page 29: Planificare Evenimente

Asistent manager administrativ

Recepţioner

Asistent cercetare

Vânzări şi marketing

Director vânzări

Director marketing

Director evenimente speciale

Manager vânzări

Coordonator vânzări

Realizator oferte

Analist cercetare

Operaţiuni şi producţie

Director operaţiuni

Director evenimente speciale

Manager operaţiuni

Manager producţie

Manager transport

Manager recrutare salariaţi

Personal de teren

Personal de întâmpinare „meet and greet”

Ghizi turistici

Manager transport

Supervizor eveniment

Supervizor de teren

Manager echipamente

Pe lângă angajaţii la birou, aceste firme au şi personal de teren precum:

- ghizi turistici

- ghizi de întâmpinare

- persoane care însoţesc participanţii la hotel şi îi ajută în realizarea activităţilor de

check-in şi pe tot parcursul şederii în hotel, etc.

Aceste persoane sunt folosite, de obicei, pe o perioadă limitată de timp, iar ei

colaborează cu mai multe firme DMC.

În ceea ce priveşte serviciile de transport asigurate de DMC, de regulă aceste nu au în

proprietate mijloace de transport. La fel şi în cazul elementelor de decor, echipamentelor

Page 30: Planificare Evenimente

sonore, etc. Pentru evenimente la a căror organizare participă aceste elemente sunt închiriate

sau achiziţionate special şi asigură managementul acestor produse şi servicii în contextul unor

evenimente de anvergură.

O caracteristică uneori îndoielnică a acestor firme este imparţialitatea în

recomandarea şi selectarea ofertanţilor locali. Plannerii de evenimente depind de DMC în

vederea selectării celor mai potriviţi ofertanţi locali, care să se potrivească programului şi

bugetului stabilit. Atunci când DMC-urile se disociază dpdv financiar de ofertanţii locali,

atunci creşte încrederea în imparţialitatea lor. Clienţii ar trebui să fie convinşi de faptul că

DMC este interesată doar de managementul serviciilor şi operaţiunilor pt care a fost angajată,

neavând niciun fel de „aranjament financiar” cu ofertanţii locali.

Resursele DMC

Aceste firme asigură clienţilor următoarele tipuri de resurse:

Produse. Produsele sunt prezentate sub forma unui portofoliu de servicii.

Avem în vedere serviciile logistice, între care serviciile de transport sunt cele

mai importante. La aceste se adaugă selecţia angajaţilor utilizaţi, în special a

personalului de teren, servicii cu caracter creativ precum oferte personalizate

cum ar fi petreceri tematice, excursii în funcţie de profilul participanţilor,

activităţi de team-building creative. Unele fac parte din oferta standard, altele

sunt special concepute pt. eveniment. Succesul DMC depinde. Într-o măsură

însemnată, de caracteristica sa creativă şi inovatoare. În egală măsură, tendinţa

de a copia ofertele concurenţilor este privită cu neâncredere.

Reputaţie. Caracteristica cheie a firmei DMC constă în existenţa unui arsenal

numeros de clienţi mulţumiţi de serviciile oferite. Întrucât principalul produs

oferit este asistarea plannerului, satisfacţia clientului este cel mai potrivit

indicator de apreciere a reputaţiei. Se spune că un DMC este de încredere în

măsura în care ultimul eveniment organizat a fost o reuşită. O importanţă

egală are şi reputaţia DMC în rândul oferatanţilor locali – este critică existenţa

unor relaţii de colaborare favorabile cu ofertanţii cheie la destinaţie.

Experienţă. Probabil cel mai valoros avantaj al DMC este experienţa sa în

domeniul organizării MEEC. Ţinând cont de numeroasele provocări care apar

în activitatea curentă, experienţe este profesorul cel mai bun. Lucrând cu o

firmă care s-a confruntat anterior cu aceste probleme şi a învăţat din greşelile

făcute, rata de reuşită creşte. Ţinând cont de faptul că demararea unei

Page 31: Planificare Evenimente

asemenea afaceri nu necesită efort investiţional, experienţa este cea care face

distincţia între noii veniţi şi profesionişti.

Relaţii. Vorbim de relaţiile cu principalii furnizori, cu aeroporturile, hotelurile

din zonă, reprezentanţii autorităţii locale, jurişti locali, etc. În plus, DMC

trebuie şi să ştie cum şi când sş-şi folosească aceste relaţii.

Furnizori. DMC are ca principal produs pe care îl vinde expertiza locală. În

rest, toate celelalte produse şi servicii pe care le oferă clientului le procură de

la alţi furnizori. Se doreşte ca DMC să dispună de un portofoliu valoros de

firme ofertante cu care conlucrează, cea mai potrivită firmă de catering, cel

mai bun ofertant de aranjamente florale, de servicii şi instrumente de

sonorizare, cei mai potriviţi animatori, etc.

Putere financiară. Pe parcursul evenimentului momentele neprevăzute sunt

numeroase, iar pentru a le face faţă, DMC trebuie să dispună de resursele

financiare necesare, astfel încât remedierile să fie rapide şi fără incidente.

Activitatea DMC

În mod frecvent comparăm firmele DMC cu firmele de advertising, între ele existând

numeroase elemente comune.

1. Clienţii apreciază caracterul lor inovativ şi creativ

2. Există o presiune imensă a succesului serviciilor contractate, în sensul imaginii şi

reputaţiei percepute de clienţi

3. Ambele vor trebui să protejeze şi să sporească imaginea şi reputaţia clientului.

O firmă de advertising , în general, identifică clienţi potenţiali cărora li se adresează în

speranţa de a demonstra acestuia care sunt capacităţile firmei. Acest fapt se poate materisliza

fie prin comunicare directă, fie prin cea electronică, apelându-se în acest scop la exemple de

succes ale activităţii anterioare.La fel se întâmplă şi în cazul DMC.

Multe dintre firmele de advertising propun clientului potenţial mai multe variante de

publicitate, dintre care va alege. În plus, este receptivă la doleanţele şi sugestiile specifice ale

acestuia, în funcţie de care va realiza modificările necesare. De cele mai multe ori aceste

prezentări se realizează gratuit.. Similar, un client care solicită un eveniment, va apela la două

sau mai multe firme DMC pentru organizarea acestuia, iar fiecare dintre firmele selectate va

prezenta propunerile de organizare gratuit, pentru a câştiga încrederea clientului potenţial.

Page 32: Planificare Evenimente

Ambele tipuri de firme cheltuiesc deopotrivă timp şi bani pentru a convinge clientul

asupra competenţelor lor, iar pierderea clientului trebuie acoperită prin câştigarea efectivă a

unui client nou.

O problemă majoră a firmelor DMC constă în oferirea unor detalii amănunţite fără a

percepe niciun tarif clientului interesat. Propunerile formulate trebuie adaptate fiecărui client

în parte, ceea ce explică necesitatea alegerii corecte a clienţilor potenţiali.

Care sunt cele mai importante cerinţe pentru funcţionarea unei firme DMC?

Personal

Posibilitatea de a angaja personal de teren

Birou

Tehnologie

Licenţă şi asigurări

Contacte locale

Contacte cu clienţi

Istoric

Resurse la destinaţie: hoteluri, restaurante, firme de catering, animatori, etc.

Un sediu amplasat strategic şi personal competent şi cu experienţă sunt necesităţi de

bază ale succesului în domeniu. La aceste se adaugă elemente din categoria „TREBUIE”

precum: sediu în vecinătatea marilor hoteluri şi a centrelor de conferinţe, precum şi existenţa

unor atracţii turistice la destinaţie. Continuăm cu accesul la tehnologia de vârf a momentului,

întrucât firmele mari care solicită organizarea de evenimente utilizează cea mai sofisticată

tehnologie, iar DMC ar trebui să utilizeze aceleaşi sisteme de comunicaţii. Avem în vedere

dotarea cu calculatoare, inclusiv baze de date up-to-date, software imaginativ, Internet de

înaltă viteză, posibilităţi grafice excepţionale, etc.

O firmă DMC seriosă beneficiază de acoperiri de ordin financiar şi legal, asigurări ale

angajaţilor şi maşinilor firmei.

Procesul de vânzare

Succesul în branşă este determinat de existenţa permanentă a clienţilor potenţiali.

Oportunităţile de afaceri se pot prezenta în variante diverse. Unele DMC sunt specializate în

organizarea de convenţii, altele în evenimente specifice unor firme, unele în evenimente cu

participare internaţională, sau se ocupă doar cu organizarea acţiunilor incentive travel.

Infrastructura şi atractivitatea destinaţiei va determina şi aria de specializare a firmei

DMC.

Page 33: Planificare Evenimente

Ca în orice altă afacere, firmele DMC îşi stabilesc la începutul fiecărui an bugetul de

venituri şi cheltuieli. În componenţa acestuia nu trebuie omise:

- Participări la manifestări special organizate pentru firmele DMC

- Contactarea clienţilor actuali şi potenţiali

- Calitatea de membru sau de participant la diferite asociaţii de profil

- Participarea alături de alte firme complementare la dezvoltarea zonei

- Broşuri şi alte materiale colaterale

- Scrisori către parteneri

- Parteneriate în industria MEEC.

Identificarea oportunităţilor de afaceri

Primul pas în acest sens constă în identificarea unor clienţi potenţiali şi convingerea

lor să conlucreze cu firma. Aceasta presupune deplasarea la sediul clientului, sau la locul

unde îşi desfăşoară activitatea, sau la evenimente la care participă. În acest sens, este

esenţială selecţia atentă a clientului care va fi abordat şi care este potenţialul de afaceri pe

care îl reprezintă acesta.

Sunt foarte mulţi clienţi care îşi desemnează firma DMC parteneră, aceasta devenind

un fel de „om al casei”. Asemenea relaţii sunt extrem de importante şi au nevoie de acţiuni

constante în vederea păstrării lor. Vizitarea periodică a clienţilor, menţinerea canalelor de

comunicaţii sunt elemente vitale în acest scop. Se adaugă participarea la aceleaşi evenimente,

conferinşţe, expoziţii, în acest mod asigurându-se constanţa relaţiilor existente.

Etapa formulării propunerilor

După ce clientul a fost contactat şi convins să privească DMC drept un potenţial

organizator şi partener, el(clientul) va solicita un set de propuneri de organizare, servicii, etc.

Formularea acestor propuneri ia în consideraţie elemente precum:

- caracteristicile proiectului

- cercetarea şi dezvoltarea

- creativitatea şi inovaţia

- bugetul necesar

- termenul de răspuns

- competiţia în domeniu.

Pentru a şti ce anume să ofere clientului, cunoaşterea caracteristicilor proiectului este

esenţială. Aprofundarea aceste cunoaşteri se bazează pe dobândirea unor informaţii precum:

- dimensiunea grupului de participanţi la eveniment

- care sunt preferinţele în legătură cu tipul destinaţiei şi modalităţile de cazare

Page 34: Planificare Evenimente

- dimensiunea spaţiilor pentru întâlniri

- data la care sunt solicitate serviciile din programul evenimentului

- tipul serviciilor solicitate

- informaţii demografice legate de participanţi

- ţintele manageriale ale organizării evenimentului

- bugetul aproximativ

- un istoric al evenimentelor organizate la cererea clientului

- ce „trebuie inclus”, ce „trebuie omis”

- deadline-ul pentru transmiterea propunerilor.

Pasul următor constă în organizarea unor serii de întâlniri creative în rândul

salariaţilor DMC pentru a discuta aspectele care ar putea determina satisfacţia clientului şi,

ulterior, convingerea lui să colaboreze ci firma DMC. După aceste întâlniri, urmează etapa de

cercetare şi de conturare a elementelor care vor compune propunerile ce se vor prezenta

clientului. Disponibilitatea prestatorilor serviciilor primare, locaţiile de desfăşurare a

evenimentului, transportul, animatorii, etc., cheltuielile aferente, toate sunt elemente

reconsiderate şi încorporate în propuneri. Sunt identificate costurile aferente fiecărei

componente şi se iau deciziile referitoare la preţ.

O propunere câştigătoare nu va întruni doar specificaţiile formulate de client, ci va

determina satisfacţia acestuia în legătură cu posibilitatea depăşirii aşteptărilor participanţilor

la eveniment. Inovaţia şi creativitatea sunt elemente foarte bine cotate în evaluarea

propunerilor, având uneori caracter decisiv pentru alegere. Trebuie să menţionăm însă faptul

că între creativitate şi deadline-ul care trebuie respectat există o legătură inversă.

Pasul final al procesului formulării propunerilor constă în stabilirea preţului. Este şi

pasul critic. În acest sens se ţine cont de câţiva factori:

costul total estimat al asigurării serviciilor propuse

timpul alocat acestor servicii din timpul total de muncă al salariaţilor DMC şi

implicarea lor în acest sens

valoarea estimativă a sumelor de bani pe care le va cheltui firma DMC

costurile neprevăzute (pentru acele elemente neprevăzute care sunt cuprinse în

propunere)

perioada din an când se organizează evenimentul

factori legaţi de selecţia şi disponibilitatea prestatorilor contactaţi

costuri de angajare aferente personalului temporar

factori care exprimă aspectul competitiv al proiectului

Page 35: Planificare Evenimente

Înaintea luării oricărei decizii de preţ, firma DMC trebuie să fie conştientă de faptul

că oricare client contactează două sau mai multe firme concurente înaintea alegerii

câştigătorului, iar întrebarea la care trebuie să răspundă managerii firmei DMC este în ce

măsură proiectul în discuţie justifică efortul şi cheltuielile? Înaintea luării deciziei finale

asupra măsurii efortului necesar de implicare a firmei se răspunde la următoarele întrebări:

care este venitul estimat ca urmare a preluării proiectului?

Care este valoarea relaţiei viitoare cu acest client?

Care este cuantumul muncii necesare formulării propunerilor?

Când este deadline-ul?

Câte alte companii DMC au fost implicate?

Dintre aceste, care sunt concurenţi direcţi?

Care este rata succesului firmei noastre în acţiuni anterioare similare?

Care este rata de succes a concurenţilor?

În care perioadă a anului se va organiza evenimentul?

Care sunt şansele aproximative de câştigare a proiectului?

Cât de profitabil va fi proiectul?

Clientul va opta pentru o colaborare cu o anumită firmă DMC nu doar în funcţie de

preţul cerut, numeroşi alţi factori fiind importanţi:

Este propunerea fezabilă?

Care este valoarea percepută a serviciilor oferite?

Vor aprecia participanţii programul propus?

Este calitatea suficientă pentru a tranforma evenimentul într-un succes?

Este firma DMC capabilă să producă evenimentul într-o manieră acceptabilă?

Inspecţia la faţa locului

Deşi nu întotdeauna necesară, este o componentă foarte costisitoare a procesului de

vânzare, sub aspectul timpului şi resurselor alocate, şi constă într-o revizuire fizică a locaţiei,

serviciilor, excursiilor şi/sau activităţilor înaintea derulării efective a evenimentului. Această

etapă poate avea loc fie înaintea formulării propunerii, ca parte a procesului de strângere de

informaţii, după formularea propunerii dar înaintea momentului deciziei clientului sau după

alegerea de către client a firmei DMC ca prim pas în vederea organiizării efective a

proiectului. Este o etapă care variază sub aspectul timpului alocat şi a detaliilor verificate, dar

necesită o atenţie deosebită. Aceste inspecţii sunt planificate şi orchestrate cu atenţie pentru

a-i prezenta clientului locurile, elementele de inclus în program, dar şi pentru a-i demonstra

Page 36: Planificare Evenimente

competenţele firmei, organizarea de care dă dovadă sau contactele locale pe care le are..

Poate fi o etapă critică în câştigarea clientului, fiind un moment prielnic pt a-i câştiga

încrederea.

Contractarea serviciilor

Sunt încheiate contracte cu toţi cei implicaţi în organizarea evenimentului.

Pregătirea programului

Avem în vedere producerea propriu-zisă a evenimentului. În această etapă toţi

furnizorii, prestatorii sunt notificaţi asupra faptului că programul a fost definitivat şi că

serviciile pe care le vor asigura sunt astfel confirmate. Personalul operativ al DMC, de regulă

altul decât cel de vânzări, se întâlnesc cu reprezentanţii clientului pentru a rediscuta nevoile

clientului, obiectivele programului, precum şi toţi factorii care stau la baza reuşitei

evenimentului.

În această etapă pot interveni modificări legate de numărul participanţilor, ceea ce

determină reevaluarea costurilor şi a detaliilor de ordin operaţional. De asemenea, unele

activităţi şi servicii pot fi eliminate din programul iniţial, altele pot fi adăugate. Este f.

Important ca DMC să fie deschisă la schimbări şi să le opereze cu rapiditate. Este foarte

apreciată de client dorinţa totală de a coopera precum şi flexibilitatea.

Tot în această etapă sunt programate activităţile ghizilor, însoţitorilor, etc.

Momentul adevărului – transpunerea în practică a programului

Important de urmărit:

Managementul transportului

Producţia evenimentului

Managementul activităţilor turistice

Coordonarea persoanelor angajate temporar

Managementul furnizorilor

Supravegherea întrunirilor

Relaţiile cu clienţii

Modificări neprevăzute

Probleme în derularea programului

Legăturile cu comunitatea locală

Sursele de informaţii

În acest moment totul se riscă şi intră în linie dreaptă:

- reputaţia clientului

- reputaţia planner-ului

Page 37: Planificare Evenimente

- reputaţia DMC la destinaţia aleasă

- sume mari de bani (în funcţie de anvergura programului).

Asigurarea calităţii unui eveniment oarecare presupune un suport logistic foarte mare,

iar presiunea asupra organizatorilor atinge cote ridicate.

Managementul transportului prezintă o importanţă deosebită. Cuprinde, printre altele:

stabilirea rutelor, stabilirea vehiculelor care se vor utiliza, probleme specifice de personal,

luarea în considerare a solicitărilor speciale ale clientului, programarea transportului pe ore,

asigurarea cu hărţi, elemente de semnalizare şi identificare, etc. Această activitate este

permanentă pe perioada derulării evenimentului.

Prima dintre activităţile de transport este cea a transferurilor de la aeroport la hotel.

Sunt incluse activităţile „meet and greet”, precum şi cele de management al bagajelor. Sunt

frecvente situaţiile când participanţii îşi modifică zborul, sau pierd avionul, zborurile pot fi

amânate sau anulate, etc., iar lista problemelor poate continua. Persoana desemnată să

conducă această componentă nu trebuie doar să fie pregătită pentru surprize, ci să le planifice.

Este necesară existenţa unei legături permanente cu companiile aeriene, cu furnizorul

serviciilor de transport, precum şi cu personalul de întâmpinare aflat în aeroport. În mod egal,

sunt deschise căile de comunicaţie cu hotelurile unde se efectuează transferul participanţilor,

dar şi cu planner-ul evenimentului.

Derularea corespunzătoare a acestei etape constă în asigurarea inei primiri prietenoase

pentru fiecare dintre participanţi de către o persoană care li se adresează personalizat, după

care este ajutat să-şi identifice şi recupereze bagajul şi apoi însoţit la mijlocul de transport.

Prima impresie legată de eveniment este determinată de întâmpinarea la aeroport , iar

ultima este legată de momentul transferului către aeroport.

Producţia evenimentului cuprinde:

- cocktailul de primire şi stabilirea căilor de comunicaţie cu fiecare participant

- mesele

- cinele festive şi momentele unice

- banchetul

- petrecerile cu teme dintre cele mai variate şi extravagante

- evenimente de tip team-building indooor şi outdoor.

Toate aceste elemente au un scop şi un buget. DMC trebuie să ofere activităţi în

maniera în care să satisfacă scopul principal al evenimentului.

Întocmirea facturii

Page 38: Planificare Evenimente

Factura finală este oglinda contravalorii serviciilor incluse în programul acţiunii

stabilit anterior. Plăţile se efectuează la nivel global sau unitar/ participant. La cheltuieli de

masă, de ex., se fixează un preţ fix/pers., la care se adaugă taxe sau se scad gratuităţile.

Toate elementele care apar în plus faţă de cele convenite anterior trebuie să apară

separat. De asemenea şi elementele care nu au mai fost realizate se evidenţiază separat.

Avansurile sau alte plăţi anterioare se trec separat.

Dacă este posibil, factura este prezentată întâi planner-ul-ui sau reprezentantului

firmei şi numai după aceea trimisă la beneficiar.

Cu cât trece mai mult timp între momentul încheierii acţiunii şi cel al primirii facturii,

cu atât se crează oportunităţi pentru apariţia unor dispute legate de detaliile programului.

Organizarea propriu-zisă a unui eveniment

1. Planificarea unui eveniment

2. Producţia evenimentului

3. Food and Beverage

4. Tehnologia utilizată pentru organizarea evenimentelor

Planificarea unui eveniment

În cuprinsul acestei secţiuni vom încerca să răspundem la următoarele întrebări:

Cum găsesc ideea corectă? (planificare)

Cât mă costă întreaga execuţie? (planificare)

Page 39: Planificare Evenimente

Cum transpun ideea în practică? (producţia, food and beverage, tehnologia

necesară)

În acest moment se conturează CONCEPTUL care , în fapt, reprezintă o schiţă

detaliată a ideeii despre eveniment. Reprezintă prima formă exprimată în cuvinte şi imagini

despre evenimentul care va fi organizat. Poate fi asemănat cu scenariul ce stă la baza unui

film, textul care se află la baza unei piese de teatru, etc. Elaborarea conceptului reprezintă

o parte esenţială a unui eveniment.

Cât costă un concept? Este un răspuns influenţat de numeroşi factori, cum ar fi: cât

este de valoroasă creativitatea pt d-voastră, cât sunteţi dispus să plătiţi pentru ea, cât costă

adunarea informaţiilor necesare sau cât costă munca d-voastră de cercetare şi elaborare? Fiind

un element esenţial el trebuie plătit corespunzător. La nivel internaţional se efectuază sondaje

pt a identifica ordinul de mărime al onorariilor şi se publică aceste informaţii (Ghidul

onorariilor întocmit de forumul FME –FORUM MARKETING-EVENTAGENTUREN).

În mod obişnuit facem diferenţa între:

Onorariul pentru prezentare care se plăteşte firmei specializate pentru

întocmirea şi prezentarea conceptului. Drepturile de autor rămân la autor, în

măsura în care nu s-a convenit altfel.

Onorariul pentru concept care se plăteşte în cazul în care firma este desemnată

să lucreze în continuare pentru dumneavoastră

Cui aparţin ideile?

Conţinutul conceptului

Grupul-ţintă

Page 40: Planificare Evenimente

CE ÎNCĂ?

CÂT DE MARE?

CUM?

DE CE?

UNDE?

CÂND?

CE?

CINE?

Conţinutul conceptului

Mediul exterior

ideea

Destinaţia şi locaţia

momentul

prilejul

Intervalul de timp

Structurarea conceptului

buget

obiectivele

Page 41: Planificare Evenimente

Copyrightul

Bugetul

Derularea

Transpunerea în practică Strategia

Ideea (motto)

Misiunea (obiective)

Grupul-ţintă

Situaţia iniţială (cine, cum, unde, când, ce de ce)

Conceptul

Grup-ţintă

Obiective

Motto

Măsuri

Dramaturgie

Prilej

Mediu exterior

IDEEA

O idee bună este întotdeauna simplă. Dacă pentru explicarea ei aveţi nevoie de mai

mult de o pagină A4 sau decât cinci minute, atunci ideea nu este potrivită.

Elemente de apreciere ale ideeii ce stă la baza evenimentului:

Prin ce se deosebeşte acest eveniment de toate celelalte?

Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele pe care noi înşine deja le-am

imaginat şi le-am realizat?

Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele pe care agenţie deja le-a

conceput şi le-a transpus în practică?

Page 42: Planificare Evenimente

Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele pe care întreprinderea sau

clientul deja le-a realizat?

Prin ce se deosebeşte acest eveniment de cele la care am participat cândva sau

de cele despre care am obţinut informaţii?

Pentru obţinerea creativităţii se folosesc câteva metode:

Brainstormingul

Caseta morfologică

Mind-mapping-ul (harta minţii)

Metoda Osborne

Caseta morfologică este o altă metodă de stimulare a creativităţii şi se foloseşte

pentru aprecierea, alegerea şi combinarea mai multor idei sau opinii. Se poate folosi deja din

faza brainstormingului, dar şi mai târziu la selectarea ideilor colectate.

În coloana din stânga se formulează întrebările sau sarcinile. Apoi, pe rânduri, se scriu

ideile pentru rezolvarea acestora.

Ex: Manifestaţie în scopul motivării pentru firma de asigurări „OXO”

Grupul-ţintă:

300 reprezentanţi de asigurări:

- 90% bărbaţi

- 10% femei

Obiective:

- Informarea cu privire la produs

- Motivarea

- Creşterea cu 10% a vânzărilor de asigurări de viaţă

Pasul 1.

MOTTO

IDEEA

LOCAŢIA

CATERING

DEPLASAREA

Pasul 2.

Page 43: Planificare Evenimente

Pe orizontală sunt trecure soluţiile posibile, aşa cum sunt ele generate liber în fluxul

creativ, corespunzător întrebării formulate.

MOTTO Totul va fi

bine!

Înainte! Succesul

contează!

Ajutor sigur!

IDEEA istorioare crashtest Hamlet Atac asupra

unei bănci

LOCAŢIA închisoare Centrul de

congrese

hotel Rută-test

CATERING Bucătărie

pentru

gurmanzi

Alimente bio Mâncare

proprie

Simplu (cu

preţuri

modeste)

DEPLASAREA Automobile

proprii

Avion autobuz tren

Pasul 3

La final, pot fi remarcate dintr-o privire tot felul de combinaţii posibile şi astfel pot fi

urmărite în această matrice una sau mai multe soluţii-căi.

MOTTO Totul va fi

bine!

Înainte! Succesul

contează!

Ajutor sigur!

IDEEA istorioare crashtest Hamlet Atac asupra

unei bănci

LOCAŢIA închisoare Centrul de

congrese

hotel rută-test

CATERING Bucătărie

pentru

gurmanzi

Alimente bio Mâncare

proprie

Simplu (cu

preţuri

modeste)

DEPLASAREA Automobile

proprii

Avion autobuz tren

Înainte

Ajutor sigur Succesu

l cont

Page 44: Planificare Evenimente

Transpunerea în practică Unde?

Cum?

Motivaţia OXO

Ideea

Istorio

are

Crashtest

Hamlet Atac asupra unei bănci

locaţia

hotel

închisoare Rută-

test

Centru congrese

catering

Alimen

te bio

gourmetsimplu

Mâncare proprie

deplasarea

Automobile proprii

autobuz

tren

avion

„Harta minţii” organizată după preferinţele de soluţionare corespunzătoare

Primele întrebări pe care şi le pune organizatorul unui eveniment sunt:

Motto

Totul va fi bine

Page 45: Planificare Evenimente

- Cine este firma beneficiară?

- Cine sunt participanţii la eveniment?

- De ce se reunesc?

Pe baza răspunsurilor se stabilesc nevoile şi dorinţele beneficiarilor şi, corespunzător,

se fixează obiectivele care vor sta la baza stabilirii programului evenimentului. Toate aceste

elemente sunt bineânţeles coroborate cu bugetul aflat la dispoziţia organizatorului. Etapele

care se parcurg sunt:

1. Stabilirea obiectivelor

2. Importanţa educaţiei

3. Analiza nevoilor

4. Identificarea obiectivelor SMART

5. Alegerea locaţiei

6. Solicitarea propunerilor

7. Constrângeri bugetare

8. Controlul costurilor

9. Controlul MEEC

1. Stabilirea obiectivelor

Două întrebări sunt esenţiale:

- Din cine este compus grupul?

- De ce se întâlnesc?

În mod firesc apare şi o a treia întrebare:

- Care este obiectivul acestui eveniment?

Stabilirea obiectivelor reprezintă primul pas în procesul de planificare al unui

eveniment. Principalele caracteristici ale obiectivelor sunt: claritatea, concizia şi posibilitatea

de măsurare.

Stabilirea obiectivelor va determina selecţia locaţiei, a serviciilor F&B, a aspectelor

legate de transport şi, mai ales, conţinutul programului.

Cei mai mulţi oameni participă la evenimente din trei motive:

- educare

- intercomunicare

- conducerea unei afaceri.

Dacă organizatorul nu stabileşte programul în funcţie de aceste obiective, evenimentul

s-ar putea transforma într-un eşec.

Page 46: Planificare Evenimente

Cele mai bune obiective sunt cele care se focalizează pe participanţi. De ce participă

la întrunire? Care va fi câştigul financiar pe care îl vor resimţi? De ce participă la anumite

evenimente şi la altele nu?

2. Importanţa educaţiei

Una dintre componentele cheie ale MEEC constă în asigurarea unui mediu propice

educaţiei. Se consideră că au trecut de mult timpurile când evenimentele erau considerate

simple modalităţi de a ne distra. În prezent, lipsa unor beneficii de ordin educativ stă la baza

stabilirii insuccesului unei manifestări. Sunt numeroase situaţii în care participanţii îşi achită

costurile aferente prezenţei la eveniment, iar alcătuirea programului acestuia devine o

chestiune de importanţă maximă.

Aşteptările participanţilor sunt, de la un an la altul, mai ridicate, ceea ce impune

perfecţionarea continuă în alcătuirea programului în condiţiile păstrării la un nivel acceptabil

al costului de participare.

Videoconferinţele şi celelalte inovaţii tehnologice ne determină să ne punem

întrebarea de ce mai organizăm evenimente, în varianta fizică, care necesită cheltuieli ridicate

şi care asigură aceleaşi obiective?

Într-o măsură tot mai mare, cei care îşi desfăşoară activitatea într-un domeniu, oricare

ar fi acesta, încearcă să se diferenţieze prin obţinerea unor „certificate” sau licenţe” care să

ateste competenţe sporite în domeniul lor. Multe persoane nu îşi pot permite să-şi părăsească

locurile de muncă pentru a frecventa cursurile unei şcoli în acest scop. În acest context, se

bazează pe asociaţiile profesionale pentru a-i ţine la curent cu ultimele informaţii de profil şi

pentru a-şi realiza educaţia continuă. În acest scop sunt organizate convenţii anuale, seminarii

regionale sau programe de educare la distanţă, pe Internet. Pentru fiecare workshop la care au

participat, indivizii primesc un atestat, iar toate atestatele vor sta la baza certificatului sau

licenţei finale.

În SUA se organizează anual 10.000 de evenimente cu scop educativ profesional. Pe

lângă manifestările tipice se organizează evenimente pentru informare, organizarea

examenelor, recertificări, etc.

3. Analiza nevoilor

Page 47: Planificare Evenimente

Este o parte a identificării obiectivelor şi se concretizează în stabilirea unei metode de

determinare a aşteptărilor în legătură cu un anumit eveniment.

O variantă simplă constă în chestionarea managerului firmei beneficiare asupra

propriilor obiective.

În mod normal, prima întrebaere este Cine sunt participanţii?. O firmă care se respectă

deţine informaţii istorice legate de doleanţele, nevoilor foştilor partcipanţi, ce le-a plăcut sau

displăcut, etc.

Întrebări importante:

- care este vârsta şi sexul foştilor participanţi?

- Care este nivelul lor de expertiză profesională – începători, mediu, avansaţi?

- Care este poziţia lor în ierarhia firmelor – nou angajaţi, management inferior,

management superior?

- De unde vin?

- Ce facilităţi hoteliere preferă – piscine acoperite, spa-uri, terenuri de tenis, acces

Internet wireless?

- Au necesităţi medicale sau de dietă , restricţii deosebite – vegetarieni, diabetici,

sunt musulmani, evrei?

- Cine achită costurile?

- Vor veni participanţii însoţiţi, îşi vor aduce copiii?

- Cât de departe de domiciliu sunt dispuşi să se deplaseze pentru a participa la

eveniment?

- Participanţii străini au nevoie de interpreţi?

- Persoanele cu dizabilităţi au solicitări speciale la cazare?

- Care sunt aşteptările educaţionale ale evenimentului?

O parte dintre aceste informaţii sunt obţinute în baza formularelor de înregistrare pe

care le completează participanţii, altele din evidenţele asociaţiilor sau ale organizatorului.

Dacă vin însoţiţi, este de dorit ca în alcătuirea programului să se deruleze şi activităţi

pentru însoţitori incluse în ceea ce numim „program pentru parteneri”.

4. Stabilirea obiectivelor SMART

După determinarea nevoilor participanţilor precum şi ale beneficiarului, obiectivele se

pun pe hârtie într-o formă concisă şi clară, astfel încât toţi cei implicaţi în organizarea

evenimentului să le priceapă.

Page 48: Planificare Evenimente

O metodă utilizată în acest scop este abordarea SMART. Fiecare literă identifică o

caracteristică a unui obiectiv bine ales.

Specific. Un obiectiv acoperă un singur concept

Măsurabil. Trebuie stabilită o modalitate de măsurare sau cuantificare a îndeplinirii

obiectivului.

Achievable (poate fi îndeplinit).

Relevant. Obiectivul este important pentru realizarea scopului global l evenimentului.

Timp. Obiectivul trebuie să includă momentul până la care trebuie îndeplinit

Este de dorit ca atunci când se formulează obiectivele fraza să înceapă cu un verb care

să exprime o acţiune (dobândire, promovare, înţelegere, concepere) şi, dacă este necesar, să

includă şi costurile aferente. De asemenea sunt trecute toate persoanele care poartă

responsabilitatea îndeplinirii obiectivului.

Obiectivele servesc drept elemente de orientare pe parcursul organizării şi derulării

evenimentului. La finele acestuia, de regulă se comunică managementului beneficiarului care

dintre obiective au fost îndeplinite, care au fost depăşite, care nu s-au îndeplinit şi de ce. Se

caută motivaţiile neândeplinirii pentru corecturile viitoare necesare.

Obiectivele care pot fi atinse prin intermediul evenimentelor de marketing sunt:

A. Obiective calitative

Formarea conştiinţei de sine

Sensibilizarea şi activarea (motivarea)

Angajamentul

Informarea şi comunicarea

Comunicarea privind produsul

Comunicarea privind firma

Contactul cu grupul-ţintă

Imaginea

Efectul PR (evenimente pentru difuzorii de mesaje: presa, etc)

Obiectivele indirecte (sponsorizarea şi cooperarea).

B. Obiective cantitative:

Creşterea profitului

Câştigarea de noi clienţi

Lichidarea de stoc

Evoluţia (creşterea cifrei de afaceri, a cotei de piaţă)

Contactele (evenimentele de PR)

Page 49: Planificare Evenimente

Scăderea numărului de reclamaţii.

5. Alegerea locaţiei

Procesul alegerii locaţiei poate începe imediat după stabilirea obiectivelor. Acestea

vor ajuta planner-ul să decidă asupra locaţiei fizice, tipul facilităţilor necesare, opţiunile de

transport, alte componente ale evenimentului. Procesul selecţiei durează o perioadă variabilă,

în funcţie de tipul evenimentului, respectiv zile, săptămâni, luni sau chiar ani. În cazul unor

convenţii de anvergură, alegerea oraşului organizator durează între 3-5 ani anterior

evenimentului. Pentru evenimente uzuale durata este mai mică, astfel în SUA, în 2003, aprox.

75% dintre întrunirile de management, 64% dintre întrunirile cu scop educativ şi training,

80% dintre evenimentele de vânzări sunt planificate cu 6 luni sau chiar mai puţin în avans.

Alegerea locaţiei reprezintă hotărârea unui grup de persoane, tinându-se cont de

preferinţele managerilor firmei beneficiare. De multe ori, acestă decizie se ia în funcţie de

posibilităţile de agrement în zonă sau după calitatea facilităţilor oferite de centrul de

conferinţe sau hotelul ales.

În SUA există reviste independente sau asociate profesioniştilor din domeniu care

oferă numeroase informaţii asupra locaţiilor existente. De multe ori editarea acestora este

susţinută financiar de către lanţuri hoteliere, companii de transport, etc. interesate în

organizarea de evenimente. În articole specializate sunt oferite informaţii referitoare la

atracţiile locale, culturale, alte facilităţi, asupra evenimentelor anterioare organizate sau orice

alte elemente care ar putea convinge asupra alegerii drept loc de desfăşurare a unui

eveniment.

Alţi factori luaţi în considerare sunt rotaţia locaţiilor şi distanţa faţă de domiciliul

majorităţii participanţilor. Costurile reprezintă un alt element al selecţiei. Unele oraşe,

renumite în branşă sunt foarte scumpe. În SUA, de exemplu, costul mediu al unei nopţi de

cazare la hotel fără taxe este de 198 USD, în New Orleans este 161 USD, în Boston 128

USD, San Francisco 126 şi Washington DC 123 USD. O variantă ar fi alegerea acestor oraşe

în extrasezon, preţurile cazării fiind diminuate, ca de ex în preajma sărbătorilor. Cele mai

multe hoteluri oferă discounturi pentru perioadele cu cerere mică.

Modalitatea de transport reprezintă un alt factor al selecţiei locaţiei: pe calea aerului,

în variantele rutiere, cu trenul, etc. Mulţi oameni sunt reticenţi la deplasarea cu avionul, sau

disponibilitatea zborurilor influenţează negativ alegerea acestui mijloc de transport.

Tipul hotelului sau caracteristicile facilităţilor organizatorice sunt, de asemenea,

importante. Ne referim la hoteluri din oraşe, din zonele periferice ale acestora, aeroporturi

Page 50: Planificare Evenimente

terminale, hoteluri-cazino, etc. Avem în vedere şi centrele de conferinţă care sunt clădiri

special construite pentru a găzdui evenimente. Există International Association of Conference

Centers (IACC), o asociaţie ai căror membri trebuie să îndeplinească un set de peste 30 de

criterii.

Sunt importante facilităţile, numărul spaţiilor puse la dispoziţie, sălile de banchet,

spaţii adiacente pentru organizatori, înregistrare. Interesează şi aspecte precum înălţimea

încăperilor, capacitatea exprimată în număr locuri, facilităţile de intrare-ieşire, amplasarea

coloanelor sau alte componente arhitecturale care obstruează.

Principalele întrebări care se pun în legătură cu locaţia privesc:

Imaginea

Arhitectura

Predispoziţia

Poziţia

Capacitatea

Dotarea

Cheltuielile

Disponibilitatea

Siguranţa

6. Solicitarea propunerilor

Următoarea etapă constă în formularea unei propuneri (RFP – request for proposal),

care reprezintă o descriere în variantă scrisă a tuturor solicitărilor majore legate de

organizarea evenimentului. În cadrul asociaţiilor componente ale industriei MEEC a fost

creat un model standardizat care este frecvent utilizat. Informaţiile de bază conţinute sunt:

- Denumirea evenimentului

- Data începerii şi data de sfârşit

- Informaţii ale persoanelor cheie de contact

- Numărul estimat de participanţi

- Numărul şi tipul spaţiilor de cazare solicitate

- Numărul şi tipul spaţiilor de organizare propriu-zisă a evenimentului

- Solicitările privind Food şi Beverage

- Data finală transmiterii RFP

După stabilirea formei finale a RFP se diseminează către hoteluri sau centre de

conferinţe interesate în organizarea de întruniri. Unele hoteluri, precum Hyatt garantează

Page 51: Planificare Evenimente

răspunsul la orice RFP într-un interval de 24 ore de la primirea acesteia. RFP-urile permit

hotelurilor să examineze impactul economic al organizării întrunirii, în funcţie de care vor

decide dacă vor participa.

După ce planner-ul a revăzut forma finală a RFP şi a organizat vizitarea locaţiilor

posibile, încep negocierile dintre planner şi departamentele de vânzări ale locaţiilor vizate.

7. Constrângeri bugetare

Întrebările esenţiale sunt:

- Cât va costa producerea evenimentului?

- Cine va plăti?

- Cât vor plăti participanţii care confirmă participarea?

- Ce tipuri de evenimente F&B au fost alese şi ce se va servi ?

- Masa va fi oferită gratuit sau contra-cost?

- Ce sponsorizări vor fi utilizate?

Dacă evenimentul este organizat pentru prima dată, eforturile planner-ului de a estima

cheltuielile sunt mai mari.

Stabilirea bugetului presupune parcurgerea a trei etape:

a. Stabilirea obiectivelor

b. Clasificarea cheltuielilor

c. Identificarea surselor de acoperire

a. Stabilirea obiectivelor. Obiectivele financiare sunt f. importante şi se recurge la

metoda SMART pentru formularea lor. Se porneşte de la aşteptările financiare ale

evenimentului. Unele evenimente urmăresc obţinerea unui profit, altele nu. De regulă nu se

vizează un cîştig material direct, ci aspecte precum pătrunderea pe o anumită piaţă, creşterea

viitoare a vânzărilor şi profitului în urma organizării evenimentului. Sunt însă şi situaţii, în

special în cazul asociaţiilor, când se vizează obţinerea de venituri directe în folosul

membrilor, fiind adoua sursă de câştiguri după cotizaţii.

Obiectivele financiare se pot încadra într-una din următoarele trei situaţii:

Încasările = Cheltuieli (Break-Even)

Profit

Deficit

b. Clasificarea cheltuielilor

Manualul CIC ( o federaţie de specialitate) clasifică cheltuielile după funcţiile lor:

Page 52: Planificare Evenimente

Costuri indirecte, sunt cele care nu sunt direct legate de eveniment, sunt de

regulă de natură administrativă precum salariile personalului implicat,

reparaţiile echipamentelor, etc.

Costuri fixe sunt cele care nu depind de numărul participanţilor , costurile de

închiriere ale sălilor de întruniri, echipamentul audiovideo.

Costuri variabile care depind de numărul participanţilor : F&B

c. Identificarea surselor de acoperire. Principalele surse sunt costurile pentru

organizarea de evenimente prevăzute în bugetele operaţionale ale companiilor beneficiare.

Acestea determină numeroase limitări planner-ului. Asociaţiile sunt mai inventive din acest

punct de vedere întrucât justifică costurile cu satisfacţia participanţilor.

Cele mai importante surse, altele decât cele prezentate anterior şi taxele achitate de

participanţi sunt:

- Fonduri ale organizatorului

- Fonduri private

- Taxele percepute expozanţilor

- Sponsorizări

- Taxe promoţionale

- Asistenţa locală, regională sau guvernamentală

- Promovarea unor firme pe pagina web a evenimentului

- Parteneri oficiali

- Contribuţii cash sau in natura (produse sau servicii)

Înainte de orice se determină nivelul la care încasările ce trebuie colectate acoperă

costurile estimate.

8. Controlul costurilor

Cuprinde măsurile de menţinere a cheltuielilor sub control. Cel mai important factor

este cel de stabilire a persoanelor (cât mai puţine) cu autoritate de decizie asupra

modificării cheltuielilor stabilite iniţial.

O altă măsură constă în stabilirea cât mai exactă a numărului de porţii care se vor

servi.

9. Controlul MEEC

Creearea şi implementarea unui eveniment reprezintă un efort de echipă. Plannerii

sunt interesaţi ca după fiecare eveniment să realizeze o evaluare pe baza feed-back-ului de la

Page 53: Planificare Evenimente

participanţi, personalul firmelor prestatoare de servicii, expozanţi, contractanţi sau orice alte

firme sau persoane implicate. Sunt evaluate calitatea moderatorilor, efectele resimţite de

participanţi în legătură cu seminariile educaţionale, confortul cazării, funcţionarea

transportului, calitatea mâncării, inspiraţia alegerii locaţiei, etc.

Aceste informaţii sunt colectate în baza unor chestionare completate după eveniment,

dar se folosesc şi modalităţi de colectare prin telefon, fax, web. Acesta din urmă este metoda

cea mai rapidă şi constă în conectarea celui intervievat la link-ul cu chestionarul.

La fel cum primul pas al organizării constă în stabilirea unor obiective reale, la fel în

cadrul evaluării trebuie stabilit ce anume se evaluează. Astfel:

- Care sunt informaţiile necesare?

- Cine le va folosi?

- Care metodă de diseminare a rezultatelor se va alege?

De subliniat că evaluarea este un proces greoi şi costisitor şi de multe ori informaţiile

solicitate nu sunt relevante.

În mod obişnuit sunt colectate atât date cantitative cât şi date calitative.

În cazul informaţiilor cantitative se apelează la scale de apreciere cu valori între 1 şi

10. În situaţia celor calitative, cel chestionat formulează un răspuns liber. Sunt informaţii a

căror evaluare necesită timp şi bani

CIC formulează câteva elemente cheie legate de organizarea evaluărilor:

- să fie simple şi uşor de completat- o singură pagină dacă este posibil

- o întrebare să se refere la un singur concept

- evitarea utilizării de jargoane, abrevieri

- chestionarea începe cu întrebări uşoare, iar cele mai dificile sunt amplasate spre

final

- întrebările personale sau despre firmă formulate pe nivele, de ex Ce vârstă aveţi?

18-25? 26-35? 36-45? Peste 45?sau Ce sumă alocaţi organizării de traininguri într-

un an? Mai puţin de 1000USD? Între 1000 şi 5000 USD? Între 5000 şi

10000USD? Peste 10000USD?

- Numele nu interesează, anonimatul este mai sincer

- Includerea datelor de contact pe chestionar

- Numerotarea întrebărilor

- Forma chestionarului facilă şi inteligibilă

- Să existe persoane a căror datorie este aceea de a înmâna chestionarele şi de a le

strânge

Page 54: Planificare Evenimente

Evenimentele sunt proiecte. Cu ajutorul managementului de proiect acestea pot fi

organizate cu succes, indiferent cât de complexe sunt.

Există diferite soluţii de tip software cape pot fi de folos. Dintre acestea fac parte şi

softuri speciale pentru evenimente, dar ele sunt limitate, ocupându-se preponderent de

administrarea participanţilor. La evenimente ample, dar mai ales la cele care se organizează

pe baza taxelor plătite de participanţi sunt soluţiile potrivite, ele incluzând instrumente pentru

serviciul contabil şi sistemul de somaţii. Dar nu sunt softuri numai pentru evenimente care să

acopere toate necesităţile organizatorice.

Pe piaţă se află programe speciale pentru managementul proiectelor, precum:

MS PROJECT de la Microsoft

Programul de organizare TASK-TIMER, similar unei agende electronice

clasice, program cu care se pot administra termenele-limită şi sarcinile

obişnuite, conceptul sau proiectele din calendar.

Planificarea demarează prin alcătuirea unei agende/organizator pentru

proiectul/evenimentul organizat. În mod normal, se apelează atât la calculator, dar se

realizează şi în formă fizică, într-un clasor de acte demodat în care se adună toate etapele,

corespondenţele, palnurile, etc., tot ce priveşte proiectul.

Actele sunt ordonate în registre de regulă după cronologia inversă, astfel că, în orice

moment, contribuţiile actuale să se regăsească deasupra. Această variantă facilitează

răsfoirea. Pentru a păstra caracterul sistematic, în registre separate se realizează împărţirea pe

secţiuni, în funcţie de subetape sau anumiţi furnizori.

Model de tablă de materii pentru organizarea proiectului

1. ORGANIGRAMA Responsabilul de proiect cu funcţiile şi competenţele lui

2. LISTA DE CONTACTE Numele, adresele, telefoanele, fax-urile şi adresele de e-mail ale responsabililor de proiect, prestatorilor de servicii şi persoanelor de contact

3. CLIENŢII Corespondenţa4. CONCEPTUL 4.1 Briefing

4.2 Rebriefing4.3 Schiţa ideei4.4 Conceptul4.5 Cercetarea4.6 Prezentarea

5. PROTOCOLUL 5.1 Protocolul întâlnirilor5.2 Rapoarte asupra vizitelor

Page 55: Planificare Evenimente

5.3 Însemnări pe documente6. SARCINILE 6 Lista de verificare7. DESFĂŞURAREA 7.1 Planul regiei

7.2 Scenariul7.3 Firul conducător al moderării

8. PLANURILE 8.1 Planurile locaţiei8.2 Planurile amplasării scaunelor8.3 Descrierea căilor de acces

9. FINANŢELE 9.1 Calculaţia9.2 Facturile iniţiale9.3 Facturile intrărilor

10. MECANISMELE 10.1 Participanţii10.2 PR-ul şi publicitatea10.3 Programul/Acţiunile10.4 Locaţia10.5 Dotarea (construcţia scenei/decorarea)10.6 Sonorizarea10.7 Iluminarea10.8 Mijloacele de comunicare10.9 Hotelul10.10 Cateringul10.11 Transportul10.12 Personalul10.13 Suvenirurile, indicatoarele, programele evenimentului pentru participanţi, etc.10.14 Documentaţia10.15 Aprobările10.16 Asigurările10.17 Asociaţiile de breaslă ale organizatorilor şi ale artiştilot10.18 Impozitele

La fiecare proiect există sarcini prevăzute cu început şi final, precum şi termene

specifice. Termenele deosebit de importante sunt denumite „bornele kilometrice”.

SARCINILE

În stabilirea acestora baza de pornire este reprezentată de:

- Concept

- Calculaţia costurilor.

În cadrul acestora sunt descrise şi enumerate toate problemele, precum proceduri de

invitare, program, punere în scenă, călătorii, catering, cazare. Pentru uşurarea reprezentării

lor se poate apela la mind-mapping (harta minţii). Este de preferat o schiţă în locul

enumerărilor pe liste lungi.

Page 56: Planificare Evenimente

În cazul evenimentelor ample, este recomandabil ca proiectul să se împartă pe

subproiecte. La evenimente acestea pot fi tehnica, cateringul, construcţia scenei, etc.

După înregistrarea acestor paşi separaţi (pot fi o sută sau chiar mai mulţi), ei vor fi

aşezaţi în ordine cronologică.

Cea mai potrivită este încadrarea într-un flux cronologic al desfăşurării, care să

înceapă cu startul şi să se încheie cu un punct final bine definit. Între aceste momente se

stabilesc sarcinile relevante, atribuindu-li-se şi intervale de timp (borne kilometrice). Se

adaugă apoi celelalte sarcini şi termene.

Model de flux cronologic al desfăşurării unui proiect

ÎNCEPUTUL PROIECTULUI Comanda pentru concept

SARCINA 1 Elaborarea conceptului

SARCINA 2 Pregătirea prezentării

TERMENUL A Proba generală în agenţie

TERMENUL B Prezentarea în faţa comitentului

TERMENUL C Rebriefing

BORNA KILOMETRICĂ 1 Repartizarea sarcinilor pe tipuri de

activităţi

SARCINA 3 Transpunerea în practică

TERMENUL D Discutarea aplicării

TERMENUL E Introducerea garanţiei

SARCINA 4 Edificarea şi recepţia

BORNA KILOMETRICĂ 2 Manifestaţia

SARCINA 5 Demontarea şi preluarea

SARCINA 6 decontarea

FINALUL PROIECTULUI Discuţia finală

La întocmirea planului termenele se fixează astfel încât în intervalul de timp planificat

să poată fi obţinute mulţumitor rezultatele propuse şi, de asemenea, să existe suficient timp

pentru eventualele modificări.

Page 57: Planificare Evenimente

Întâlnirile de lucru trebuiesc pregătite corespunzător, se întocmeşte pentru fiecare o

ordine de zi. Sunt invitate toate persoanele importante pentru sarcinile respective. Se

păstrează toate rezultatele într-un protocol dedicat acestora.

LUCRUL ÎN ECHIPĂ

La începutul proiectului se stabileşte o organigramă cu subordonările,

responsabilităţile şi competenţele fiecărui membru al echipei de organizare.

INFORMAREA ŞI DOCUMENTAREA

Organizarea are menirea de tranforma organizatorul într-o persoană de prisos.

DEBITORII DE INFORMAŢII:

- Cine are nevoie de informaţii complete?

- Cine solicită doar informaţii parţiale?

MIJLOACE DE INFORMARE:

- Convorbirea telefonică

- Scrisoarea (Fax-ul, e-mail-ul)

- Conferinţa telefonică

- Videoconferinţa

- Întâlnirea.

La convorbirile telefonice importante faceţi însemnări sub forma unor documente.

La temele importante din punct de vedere juridic sau comercial, ar trebui să trimiteţi

câte o notă de informare, prin scrisoare sau fax, participanţilor relevanţi. În cazul e-mail-

urilor, solicitaţi o confirmare virtuală a citirii acestora.

Rezultatul oricărei întâlniri de lucru se înscrie într-un protocol, care să rămână la

dispoziţia participanţilor.

SCENARIUL ŞI PUNEREA ÎN SCENĂ

A. SCENARIUL

Page 58: Planificare Evenimente

Pentru a evita plictiseala care poate surveni în timpul evenimentului, luări de cuvânt

nesfârşite, treceri poticnite de la un moment la altul, etc., aplicarea unui scenariu are rol

determinant. Scenariul se referă la cele două planuri ale unei piese de teatru, care se regăsesc

şi la un eveniment: arhitectura exterioară şi arhitectura interioară.

1. Arhitectura exterioară.

Punctele fixe şi structura transformă o manifestaţie într-un eveniment.

Forma deschisă seamănă cu un scenariu pe numere. Acte separate, care îşi lasă locul

unul celuilalt, ca la un spectacol de varietăţi, sunt strânse laolaltă prin intermediul unei teme

generale.

MODEL DE SCENARIU PE NUMERE (LANSAREA UNUI PRODUS)

1. Salutul directorului firmei

2. Moderare de scurtă durată

3. Imagini video pentru introducerea în temă

4. Moderare

5. Darea de seamă prezentată de managerul produsului

6. Imagini video referitoare la produs

7. Moderare

8. Darea de seamă prezentată de managerul de marketing

9. Prezentarea avantajelor produsului

10. Moderare

11. Darea de seamă a şefului de vânzări

12. Imagini video

13. Rundă de convorbiri cu toţi participanţii

14. Final cu prezentare

15. Petrecerea de încheiere

Forma închisă se bazează pe împărţirea în acte sau scene. Acestea sunt fragmente mai

mari, care punctează momentele importante.

MODEL PENTRU ÎMPĂRŢIREA PE ACTE (MANIFESTAŢIE CU PRILEJUL

UNUI JUBILEU)

Actul 1: TRECUTUL

Actul 2 : PREZENTUL

Actul 3: VIITORUL

Indiferent de varianta aleasă trebuie evitată instalarea monotoniei.

Page 59: Planificare Evenimente

Contribuţiile separate trebuie să se armonizeze echilibrat una după cealaltă. Există, de

exemplu pericolul, ca o emoţie pentru producerea căreia s-a cheltuit foarte mult, să nu aibă

niciun efect sau efectele să se anuleze reciproc.

Trebuie avute în vedere în mod deosebit:

Durata contribuţiilor separate, atât în sine cât şi în raport cu celelalte,

Intensitatea şi tensiunea în sine şi în comparaţie cu celelalte puncte ale

programului,

Tempo-ul şi ritmul în sine şi în ansamblu.

Timpul. Un eveniment are două planuri temporale. Timpul obiectiv este durata reală a

manifestaţiei. Doar timpul subiectiv, deci perceperea timpului de către public, este

influenţabil.

Dinamica este un element indispensabil pentru producerea tensiunii. Ia naştere tocmai

din contrastul între tensiune şi relaxare, tare şi încet, între fragil şi impetuos, între puţin şi

mult. De regulă, după efectele puternice daţi ocazia publicului să se relaxeze şi să le digere.

Ar trebui creeat un ritm, constând din încărcări şi relaxări repetate, care să crească dinamic pe

parcursul evenimentului. Iar pauzele fac parte din ritm. Pot apărea în timpul trecerilor de la

un număr la altul sau sub forma unei pauze între acte, atunci când separă liniile de acţiune sau

blocurile tematice.

2. Arhitectura interioară

Ingredientele dramaturgice necesare sunt:

Cine? sau personajele

De ce? sau motivele personajelor

Ce? sau acţiunea povestirii

Cum? sau evoluţia personajelor sau a acţiunii

3. Scenariul clasic al unui eveniment constă adesea în intrarea în atmosfera sa,

conducerea rapidă la punctul culminant şi petrecerea de final. Se petrece acelaşi lucru ca şi cu

mâncarea.

Dramaturgia clasică are următoarele momente:

1. introducerea/expunerea

2. evoluţia conflictului

3. punctul culminant

Page 60: Planificare Evenimente

4. răsturnarea situaţiei

5. deznodământul

Fiţi neconvenţionali şi experimentaţi cu ajutorul dramaturgiei! Iar autenticitatea

acţionează mai profund decât bombasticul şi kitschul. Întotdeauna există mai multe variante

de dramaturgie şi punere în scenă decât ne imaginăm.

4. Diverse trucuri

În filme trucurile sunt costisitoare de obicei. Într-un eveniment putem să încântăm

prin intermediul unei trăiri live. Modelele le preluăm din muzică şi literatură, modalităţile de

povestire fiind:

Cronologic şi invers cronologic

Acţiune-cadru

Recitativ şi arie

Dialectică.

Cronologic şi invers cronologic. Pentru evenimentul prilejuit de un jubileu,

succesiunea cronologică a momentelor povestirii înseamnă: trecutul, prezentul şi viitorul

firmei. Pentru lansarea unui produs, poate arăta astfel: cercetarea şi dezvoltarea produsului,

introducerea lui în prezent şi viitorul lui pe piaţă.

Într-o cronologie inversă, începeţi povestirea într-un viitor foarte promiţător şi apoi

întoarceţi-vă la momentul iniţial. Avantajul acestei variante este că sparge convenţionalul şi

atitudinea de aşteptare a participanţilor.

Acţiunea-cadru are ca elemente de inspiraţie filmările, călătoriile de explorare, istorie

şi artă, etc.

Recitativul şi aria. La operă recitativul este purtătorul acţiunii, iar aria este purtătoarea

sentimentului. În cazul unui eveniment faceţi să pătrundă unităţile emoţionale în partea

tematică informativă.

Dialectica constă în încurajarea discuţiilor în direcţia formulării unor opinii pro şi

contre care să se ciocnească între ele. Aceasta creează tensiune. Schimbul de replici poate fi

liber şi autentic sau dirijat şi regizat. Aceasta se obţine prin alegerea inteligentă a

combatanţilor verbali. Grija este ca după dispută să apară sinteza şi să se realizeze obiectivele

comunicării.

Page 61: Planificare Evenimente

5. Capturarea completă a atenţiei. Se poate realiza prin email-uri nostime,

suveniruri mici cu caracter amuzant, invitaţii tipărite puţin altfel. Astfel se creează o atitudine

pozitivă de aşteptare şi se pregăteşte atmosfera ideală pentru evenimentul propriu-zis.

După manifestaţie se poate menţine tensiunea prin creearea unei pagini web anume

construită ca şi comunitate a evenimentului, cu fotografii, posibilităţi de contact virtual al

participanţilor, cu forumuri, chaturi, etc. Sau poate fi vorba de ilustrate cu locurile de

desfăşurare a evenimentului, scrise de mână, care să conţină salutări sau mulţumiri.

B. PUNEREA ÎN SCENĂ

Suntem sfătuiţi să ne concentrăm atenţia principală asupra comunicării, obiectivelor şi

oamenilor. Scena, decorurile, reflectoarele, muzica sau cateringul sunt elemente de

completare. Ca şi în dramaturgie, punerea în scenă a unui eveniment începe deja înaintea

manifestaţiei propriu-zise, printr-o comunicare creată şi regizată prin intermediul invitaţiilor

şi nu se sfârşeşte cu lăsarea ultimei cortine, ci cu acţiunile post-eveniment întreprinse.

Mijloacele scenice care dau forma concretă unui eveniment sunt:

Actorii

Limbajul, dansul, muzica

Scena, locaţia, echipamentul

Lumina

Tonul şi efectele sonore

Mirosul

Gustul

Trăirile palpabile

Acţiunea

1. Actorii

Cel care determină cursul evenimentului este de fapt omul: cel din public şi cel de pe

scenă.

În această categorie se includ:

Orator

Referent

Moderator

Actor de teatru

Cântăreţ

Page 62: Planificare Evenimente

Dansator

În cazul dramaturgiei pe numere moderatorul joacă un rol important. El e în contact

permanent cu publicul şi trebuie sa aibă grijă de transmiterea reuşită a temelor.

Nu orice persoană care se comportă bine în faţa publicului are şi prezenţă scenică să

captiveze un număr mare de indivizi. Se potrivesc profilului ziariştii (se deprind uşor cu

contexte noi şi teme necunoscute), moderatori cunoscuţi de la radio, tv, actori de teatru, chiar

dansatori, muzicieni sau sportivi.

2. Limbajul, dansul, muzica

Un eveniment nu constă doar în informaţii şi contribuţii verbale, sunt importante

mesajele auditive şi audiovizuale, cu efect mai intens.

Conceptul evenimentului trebuie concretizat într-un scenariu detaliat care să

evidenţieze succesiunea cronologică a acestuia. Cuvântul cheie este, ca şi în teatru sau film,

precizia. Un simplu plan cronologic al desfăşurării este insuficient. Este nevoie de un întreg

scenariu.

Contribuţii sub formă de text

Dialog şi scene de teatru

Cuvântări

Rapoarte

Discuţii

Moderare

Transmisii la distanţă folosind mijloace de comunicare sau live.

Cuvântările şi rapoartele întocmite trebuie să fie clare, directe şi la obiect. Răspândiţi

mesajele prin dialog, într-un mod mai degrabă subtil şi, acolo unde se poate, prin intermediul

glumelor. Propaganda seacă este imediat recunoscută ca atare şi produce o atitudine

emoţională de apărare.

Muzica are efect emoţional şi profund asociativ. Muzica ambientală plăcută şi

imnurile incitante, utilizate ca finaluri, reprezintă mijloace foarte eficiente pentru a creea

atmosferă şi a manipula. Chiar dacă la evenimentul organizat se cântă live sau este folosită

muzica de film sau pop „de la conservă”, în general, sunt necesare autorizaţii obţinute din

partea societăţilor de valorificare şi cele pentru drepturi de autor.

Nu recurgeţi însă întotdeauna numai la melodii sau la fragmente cunoscute.

Bineînţeles, un CD cumpărat este mai ieftin decât o compoziţie exclusivă la comandă. Are

întotdeauna sens se creeaţi un brand al evenimentului printr-o muzică proprie, fără echivoc şi

Page 63: Planificare Evenimente

inconfundabilă. Aşa se obţin dintr-o singură lovitură şi nişte mici cadouri pentru participanţi,

şi anume CD-urile cu muzica de la eveniment.

Muzica

Muzică ambientală şi muzică exclusivistă

Uverturi

Muzica de final

Muzica pentru perioadele de pauză

Treceri (tranziţii)

Divertisment şi mesaje

Muzică vocală şi instrumentală

Live sau folosind mijloacele de comunicare

Efecte sonore

Dansul reprezintă o comuniune miraculoasă între muzică şi mişcare. Însă, pentru a

avea efect, are nevoie de spaţiu.

Divertisment sau mesaje

Treceri de la un moment la altul

Interpretarea mărcilor, produselor, întreprinderilor

3. Scena, spaţiul, dotarea

Evenimentul este arta celor patru dimensiuni. Renunţaţi la estetica geamului mat şi a

scenei stereoscop. Utilizaţi spaţiul şi întreaga locaţie.

Fantezia şi ideile bune înlocuiesc construcţiile scumpe. Uneori este suficientă ca decor

arhitectura existentă a unei hale industriale vechi sau clădirea futuristă a unei fabrici, în care,

folosind câteva reflectoare accentuate, se poate creea cu iscusinţă atmosfera dorită. Ori,

suspendaţi ecrane sau material, pe care să proiectaţi imagini video sau diapozitive, sau afişe

imprimate. Puteţi astfel să prezentaţi logo-ul firmei sau mesajele şi să transformaţi locul

manifestaţiei într-un brand.

Lumina este mijlocul de comunicare cu totul deosebit, cu ajutorul căruia se pot realiza

mult mai multe decât prin intermediul esteticii specifice luminilor mişcătoare şi scanerelor.

Folosiţi spaţiul aflat la dispoziţie la maxim. Lăsaţi actorii să apară peste tot în spaţiu,

din public sau pe deasupra acestuia. Sau deplasaţi publicul, astfel încât spaţiul să se poată

extinde.

Spaţiul şi dotarea

Arhitectura şi designul se potrivesc cu obiectivele comunicării?

Page 64: Planificare Evenimente

Cum trebuie să decurgă brandingul evenimentului?

Este necesară decorarea scenei şi a sălii?

Ce este adecvat scopului evenimentului?

Se are în vedere structura organizaţiei?

E nevoie de steaguri, bannere sau afişe?

4. Imaginile şi mijloacele de comunicare

Este un lucru arhicunoscut că o imagine spune mai mult decât o mie de cuvinte.

Înlocuiţi sau completaţi explicaţiile care durează mult prin imagini video.

Producţia video

Imagini video de ansamblu (mai degrabă emoţionale)

Imagini video ale întreprinderii (informative)

Imagini video ale produsului (informative)

Imagini video ale temelor (informative)

Indicatoare/motoare ale dispoziţiei (emoţionale)

Pe lângă transmiterea temelor şi funcţia referitoare la conţinut, puteţi utiliza imaginile

video şi ca element dramaturgic, de exemplu pentru trimiterile de la un moment important la

altul, în scopul producerii, în primul rând, a emoţiei şi a dispoziţiei.

Imaginile video pot transmite:

Bucurie,

Tensiune

Siguranţă

Motivare

Frumuseţe

Surpriză

În acelaşi timp, de reţinut faptul că simplificarea poate fi de ajutor în contextul

fluxului enorm de stimuli. Uneori, o fotografie alb-negru are un efect mai profund decât cea

mai lucioasă pagină imprimată.

Proiecţiile video

Există mai multe modalităţi tehnnice pentru a evidenţie imaginea video.

Proiecţia pe ecrane este clasică. Are avantajul disponibilităţii, flexibilităţii şi costuri

comparative mai mici în raport cu alte sisteme. Calitatea proiecţiei se poate apropia de cea de

la cinematograf datorită progreselor tehnice. Apoi trebuie, bineînţeles, ca şi condiţiile de

Page 65: Planificare Evenimente

luminozitate să fie corespunzătoare: spaţiul respectiv să fie ferit de lumină, în preajma

ecranului ar trebui să nu existe lumină care să deranjeze.

Inserarea semnalelor video şi a datelor computerizate este o modalitate frecvent

suplimentare în caz de avarie şi folosirea acestora în paralel. Însuşirile tehnice ale ecranului le

puteţi folosi ca elemente decorative ingenioase.

Tehnica proiecţei poate fi utilizată nu numai la prezentarea imaginilor video, ci şi la

transmiterea de imagini filmate cu camera: de exemplu, să-l prezentaţi pe orator

supradimensionat, cât ecranul, făcându-l vizibil tuturor.

În multe situaţii lumina zilei sau lumina difuză nu pot fi evitate: evenimente în aer

liber, târguri, expoziţii, etc, iar pentru acestea se utilizează alte mijloace tehnice.

„VidiWalls” constau cândva în monitoare izolate, iar în prezent sunt unităţi de

retroproiecţie.

Pentru activităţile în exterior sunt tot mai utilizate ecrane LED cu diagonală mare.

5. Lumina

Lumina reprezintă un mijloc de comunicare fascinant. Pot fi modelate culoarea,

luminozitatea, cantitatea şi durata ei. Pentru a avea efect lumina are întotdeauna nevoie de

contrastul cu elementul opus, întunericul.

Ar fi de dorit ca realizatorii de lumini la un eveniment să-şi pună măcar jumătate din

întrebările care-i frământă pe colegii lor din teatru. Din păcate, regulile se rezumă la efecte

stridente şi o extravagantă bogăţie de culori. O singură lumânare pe scenă, altminteri

cufundată în întuneric, şi un actor bun pot provoca mai mulţi fiori decât sute de reflectoare cu

efecte.

Lumina înseamnă comunicare. Nu vă declaraţi niciodată mulţumit cu programarea pe

care tehnicianul de lumini o are depozitată în pupitrul lui, rămasă de ultimul eveniment la

care a contribuit. Atât evenimentul cât şi lumina sa trebuie să fie individuale şi

incomparabile.

Şi în cazul camerelor de luat vederi, pe scenă sau pe suprafaţa de desfăşurare a

acţiunii ar trebui instalată o iluminare de fond. Aceasta este deosebit de importantă dacă

moderatorii şi actorii se mişcă liber. Suplimentar sau alternativ poate fi intensificată cu

ajutorul aşa-numitelor reflectoare de urmărire. Se întâmplă ca asupra vorbitorului să fie

îndreptat un singur reflector, caz în care se obţin umbre inestetice. Acestea se înlătură prin

utilizarea altor reflectoare. Cu ajutorul filtrelor colorate se pot evita feţele albe ca varul, etc.

Page 66: Planificare Evenimente

Aşa cum într-o orchestră simfonică se găsesc cele mai variate instrumente, tot aşa

există şi diferite tipuri de reflectoare.

Cele mai importante tipuri de reflectoare sunt:

Reflectoare cu vapori de mercur (folosite pe stadioane) produc o lumină

uniformă şi sunt adecvate, în special, pentru iluminarea spaţiilor întinse.

Reflectoare PAR (parabolice) sunt folosite la iluminarea unor porţiuni definite

ale scenei. Când sunt prevăzute cu filtre colorate sunt indicate pentru creearea

luminii de evidenţiere a brandurilor.

Reflectoare cu lentile sunt universal utilizabile.

Reflectoare de profil (reflectoare zoom) sunt recomandate atunci când sunt

dorite atât delimitări foarte exacte ale luminii, cum este necesar la canturile

scenei sau tribunei, cât şi un aspect frumos. Pot fi prevăzute cu gobos-uri.

Acestea sunt dispozitive care proiectează logo-uri, diverse caractere scrise sau

forme.

Reflectoare de urmărire sunt instalate în scopul evidenţierii actorului în

mişcare cu ajutorul conului de lumină.

Luminile mişcătoare se aseamănă cu reflectoarele de profil numai că sunt

acţionate de un motor care poate fi reglat ca să le dirijeze de la distanţă. Au un

sistem mixt de culori, acestea putând fi alese în mod liber.

Scanere sunt reflectoare utilizate mai ales în discoteci şi sunt potrivite pentru

creearea efectelor luminoase.

În general, pentru a obţine efectul dorit, sunt utilizate mai multe reflectoare în paralel.

Iluminarea manifestaţiei nu se rezumă la iluminarea scenei. Lumina din sală este la

fel de importantă.

6. Tonul şi efectele sonore

Tonul este purtătorul limbajului, cântecului şi muzicii. Sunt prioritare claritatea

superioară, sonoritatea plăcută şi calitatea bună a sunetului. Tehnica tonurilor nu este lucrul

cel mai scump la un eveniment, motiv pentru care nu ar trebui să faceţi economii în

dezavantajul calităţii.

Prin intermediul tonurilor se poate obţine mult mai mult decât învăluirea publicului în

sunete.Cu sunetul se întâmplă acelaşi lucru ca şi cu muzica. Pentru a avea efect are nevoie de

elementul opus: liniştea. Sunetul tare şi de lungă durată devine zgomot, dăunând grav

Page 67: Planificare Evenimente

sănătăţii. Nu reglaţi sunetul inutil de tare pentru a avea efect, ci folosiţi sunetul creativ,

inteligent şi deci, creativ.

7. Parfumul

Mirosurile acţionează direct asupra subconştientului. Există diferite modalităţi tehnice

pentru a folosi miresme la evenimente. Pentru a acţiona, mirosul are întotdeauna nevoie de o

deplasare a maselor de aer. Instalaţiile de aer condiţionat şi cele de aerisire pot fi folosite

direct sau indirect. Există şi aparate speciale. Cea mai mare problemă este că niciun miros nu

poate fi dirijat la fel de precis precum un reflector. Ca atare, tehnicile şi materialele olfactive

trebuie să fie alese cu mare grijă. Sfatul valabil este: subtil, dar nu masiv.

8. Gustul (va fi analizat separat, ulterior)

9. Trăirile „palpabile”

Uneori pardoseala este foarte moale, alteori foarte tare, dând impresia unei suferinţe

care trebuie îndurată. Cine stă mult în picioare ştie cât de important este acest aspect. Din

acest motiv, se propun astfel de soluţii „palpabile” chiar la standurile târgurilor, de exemplu,

prin oferirea unor variaţii de relaxare a picioarelor obosite ale vizitatorilor.

10. Acţiunea

Participanţii nu trebuie doar să consume, ci mesajul transmis ar trebui să-şi atingă

bine scopul şi să persiste în memorie. Ca şi în procesul învăţării, asocierea cu imagini sau

activităţi inteligente ale materialului de transmis şcolarilor, îmbunătăţeşte performanţele la

învăţătură. Ideile din acest punct de vedere sunt nelimitate.

PLANUL REGIZORAL

Planul regizoral descrie modul de desfăşurare al manifestaţiei şi conţine indicaţii cu

privire la acţiunile care vor avea loc, precum şi intervenţiile necesare punerii în scenă şi

organizării evenimentului.

Stabiliţi coloane separate pentru perioadele de timp, sarcini şi mecanisme. Pentru ca

în timpul dezbaterilor sau al probelor să poată fi găsite uşor anumite poziţii, ar trebui să aveţi

în prima coloană numărul curent.

Page 68: Planificare Evenimente

SCENARIUL

Pentru oratori, moderatori şi actori este recomandată întocmirea unui scenariu exact

care să cuprindă cele mai importante informaţii cu privire la punerea în scenă, prevăzute în

palnul desfăşurării şi, în plus, textele moderatorilor, oratorilor şi actorilor. Pornind de la

cuvintele cheie, puteţi dirija îndrumările regizorale, precum modificarea iluminatului,

folosirea mijloacelor de comunicare sau a afişelor.

Informaţia este totul. Oferiţi tuturor participanţilor la un proiect documentele şi

informaţiile necesare pentru a-şi îndeplini precis şi perfect misiunea lor. Organizaţi dezbateri

regulate şi bine pregătite pe tema proiectului.

Stabiliţi competenţe şi daţi indicaţii clare. La instalarea în posturi şi la probe

comunicarea este totul....

Page 69: Planificare Evenimente

De la Până la

Durata Programul Locaţia Acţiunea Fundalul Sonorizarea

Lumina Mijloace de comunicaţie

Catering Oaspeţi Organizarea

0 08.00 09.00 01.00 Sosirea participanţilor

Probă în sală

1 09.00 09.30 00.30 socializare foaier Trio jazz Începând cu 09.15 situaţia de primire în sală

Atmosfera de primire

FOH (personal front of house), microfonie

Întâmpinare cu şampanie

înregistrarea

2 09.30 09.45 00.15 Primirea participanţilor

sală Situaţia de primire

CD-uri cu muzică ambientală

Atmosfera de primire

Trailer (mesaj promoţional) 1

Însoţirea de către ghizi

Impărţirea camerelor, suveniruri, etc

3 09.45 09.50 00.05 inaugurarea sală show Sosirea şi plecarea VIP-urilor

De la video Atmosfera 1-12

Trailer 2 Pregătirea pauzei pentru cafea

4 09.50 10.00 00.10 salutul sală CEO, Dl. X

Clip-mikro Atmosfera 13

Graficele 1-6

5 10.00 10.02 00.02 moderarea sală Daniela Popa

căşti

6 10.02 10.10 00.08 desfăşurarea sală Future-dance

Future-band

Atmosfera 14-20

Trailer 3 disponibilitate

etc etc etc Etc etc etc etc etc etc etc etc etc etc

Planul regizoral

Page 70: Planificare Evenimente

Model de scenariu

Locaţia Momentul Indicaţia regizorală/Moderarea

Sală Ora 09.15 Dr. X: „Bună dimineaţa stimate doamne şi stimaţi domni! Vă salut din partea firmei OXO de asigurări. Va fi o zi captivantă”.

Afiş 1 Privire generală asupra programului„Permiteţi-mi să nu intru în detalii... Vă doresc o zi plină de învăţături utile şi bună dispoziţie. Acum predau legătura moderatoarei Daniela Popa”.

Ora 10.00 Daniela Popa„Mulţumesc domnule dr. X. Bine aţi venit! Şi din partea mea. Totuşi, înainte de a mă referi la subiect, vă invit împreună cu mine la o călătorie fantastică în viitor”.

Ora 10.02 DansSala de bal a hoteluluiTehnica sunetului: Camera de filmat 1 dispozitiv manual wireless 1 clip Wireless Pupitre de mixare

Tehnica luminiiHotel

Ora 17.00 Decorarea sceneiBarney, Fred: amplasarea de bannere, fixarea pupitrului vorbitorilor, a plăcuţelor indicatoare, amenajarea plantelor verzi de la hotel

TehnicaRegia din faţa scenei cu paravane specifice hoteluluiFred: aranjarea luminilorBart: aranjarea sunetului

Sala de bal a hotelului Ora 18.00 DecorareaFred: aşezarea etichetelor

Recepţia hotelului Începând cu ora 18.45 Sosirea VIP-urilorTom: cuvântul de salut

Recepţia hotelului Începând aprox cu 18.50 Salutarea oaspeţilorTom: ajutor cu privire la căutarea camerelorSelma/Louise: cu sosirea autocarelorEchipa responsabilă de clienţi: îndrumare

Braseria hotelului Ora 19.30 Decorarea meseiSelma/Louise sau HotelTom: control asupra cinei şi artificiilor

Page 71: Planificare Evenimente

garderobă De la ora 20.20 GarderobăSelma/LouiseSosirea oaspeţilor de la hotelul 2Tom: îndrumareEchipa responsabilă de clienţi: îndrumare

Sala de bal Ora 21.00 Aranjarea scaunelorHotel: 23 de mese a câte 10 persoane, 9 mese a câte 9 persoaneDecorarea meseiHotel: feţe de masă galbene, şerveţele galbene, ornament floral cu verde şi galben, lumânări albastre2 bannere pentru fiecare masă şi stative în funcţie de marca maşiniiProgramBart: muzică clasică de primire şi de fundal de la CDLuminăFred: atmosferă propice cinei, mijlocul sălii, scenă, efectTom, Selma, Louise: însoţirea oaspeţilor spre sala de bal şi plasarea acestoraEchipa care răspunde de oaspeţi: însoţirea oaspeţilor spre sala de bal şi plasarea acestora

Sala de bal Ora 21.155 minute

CinaProgramulBart: aducerea microfonului către dr. Y de la masa HondaJerry: lumina pe scenă pentru speech-ul de la cinăDrY: speech-ul de la cină

Sala de bal Ora 21.201 oră şi 40 minuteOra 22.50La sfârşitul desertuluiOra 23.00

CinaHotel: meniu cu 4 feluriFirma de artificiiFred: anunţarea disponibilităţii2 maiştrii pentru focul de artificiiDino: Moderatorul anunţă (folosind un dispozitiv manual) începerea focului de artificii ca moment final al zilei; în continuare barurile din hotel vor rămâne deschise. Autocarele către hotelul 2 sunt pregătite. Indicaţii pentru a doua zi. Micul dejun începând cu ora 08.00,

Page 72: Planificare Evenimente

transport cu autocarul spre hotel la ora 09.30, iar la 10.00 începe conferinţa. Participanţilor la programul pentru parteneri li se aminteşte că în timpul acesteia ei nu vor mai fi duşi la hotel.

garderobă Ora 23.0060 de minute

GarderobăSelma, Louise

Pajiştea din faţa hotelului Ora 23.0020 minute

Începerea focului de artificiiFred: semnalul de start către firmă, atunci când toţi oaspeţii sunt afară

De la ora 23.00 Fred: aducerea indicatoarelor pentru sălile workshopului de a doua ziBart, Jerry, Fred: construirea scenei pentru a doua zi- vezi planul hotelului 2.4.98

De la ora 23.00 Plecarea autocarelor spre hotelul 2

Page 73: Planificare Evenimente

PRODUCŢIA UNUI EVENIMENT

Este o acţiune care derivă din şi se derulează în concordanţă cu planificarea.

La începutul acestei etape se formulează câteva întrebări:

Programarea a fost concepută pornind de la ideea unei comunicări facile între

toate departamentele implicate în organizarea evenimentului?

Programul asigură condiţiile necesare atingerii obiectivelor fixate?

Pentru a rezolva asemenea chestiuni, planner-ul ia în considerare câţiva factori:

Tipul programului

Cuprinsul programului

Orarul sesiunilor

Rolul pauzelor şi meselor

Aranjamentele legate de moderatori

Echipamentul audio-video

Managementul moderatorilor locali

Evenimentele adiacente

Tipul programului

Fiecare program sau sesiune are un anumit scop, care poate varia de la oferirea de

informaţii către participanţi, discuţii pe diverse teme, discuţii-panel, etc. Cele mai importante

tipuri de programe sunt:

1. Sesiune generală sau plenară care , în principal, are ca scop comunicarea cu toţi

participanţii la eveniment. În general, un eveniment este deschis prin organizarea unei asemenea

sesiuni, prilej cu care sunt întâmpinaţi participanţii, comunicarea obiectivelor evenimentului,

introducerea personalităţilor participante, sau orice alte informaţii relevante legate de buna

desfăşurare a evenimentului. Durata medie este între 1 oră-1,5 ore. De obicei, un leader

recunoscut al sectorului sau o personalitate va adresa un cuvânt de întâmpinare care va

determina şi va anunţa tonul pentru întreaga desfăşurare a evenimentului.Se apelează în acest

sens la persoane cu largă recunoaştere din domenii variate precum politică, sport sau

entertainment. Aceste persoane sunt alese nu doar pentru cunoştinţele profesionale pe care le au,

ci, mai ales, pentru a capta atenţia participanţilor (keynote speaker). În SUA este un lucru

obişnuit de a plăti 75.000-100.000USD plus cheltuielile de călătorie pentru a angaja o

personalitate din sport sau show-biz pentru a lua cuvântul la sesiunea generală. Această sesiune

Page 74: Planificare Evenimente

poate fi organizată şi la finele evenimentului şi are scopul de a închide lucrările, de a realiza o

evaluare a evenimentului, de a înmâna eventuale diplome şi de a mulţumi sponsorilor. În acestă

variantă numărul participanţilor este mai redus, întrucât unii şi-au făcut aranjamentele de

întoarcere acasă.

2. Sesiune simultană are caracter profesional şi este prezentată de o persoană de încredere

care are competenţa de a oferi informaţii cu scop educaţional, într-un anumit domeniu, într-un stil

specific conferinţelor. Alternativ, se poate apela la mai mulţi speakeri care formează astfel un

panel şi care prezintă mai multe puncte de vedere asupra subiectului sesiunii. Discuţiile în grup

pot fi, de asemenea, încorporate. La aceste sesiuni, în mod obişnuit, participă aprox. 150 persoane

şi se pot desfăşura simultan mai multe asemenea sesiuni. Durata lor 1 oră-1,5 ore.

3. Worhshop sau sesiune de discuţii (break-out) au caracter mai intim şi oferă o experienţă

de învăţare mult mai interactivă fiind organizate pentru grupuri mai mici unde participanţii pot

afla informaţii legate de ultimele tendinţe din domeniu, tehnologiile de ultimă oră, etc. Sunt

sesiuni prezentate de persoane cu experienţă şi cuprind atât momente de prezentare (predare), cât

şi simulări, rezolvare a unor probleme, lucru în echipă, etc. Pe parcursul unui eveniment pot fi

oferite zeci chiar sute de asemenea sesiuni, în funcţie de dimensiunea evenimentului. Durata lor

este între 15 min.- 1 oră.

4. Mese rotunde sunt organizate pentru grupuri mici, au caracter interactiv şi acoperă

anumite domenii specifice de interes. De obicei, un număr de 8-12 participanţi se aşează în jurul

unei mese, iar un moderator conduce discuţiile.În mod frecvent se organizează mai multe mese

rotunde la aceeaşi locaţie, participanţii având dreptul de a se muta de la una la alta, după dorinţă.

Rolul moderatorului este de menţine discuţia în domeniul stabilit şi de a nu permite oricărui

participant să monopolizeze sesiunea.

5. Sesiune de postere reprezintă o altă modalitate intimă de prezentare, frecvent utilizată

în conferinţele academice şi medicale. Participanţilor li se prezintă planşe, fotografii sau alte

variante de expunere în vederea prezentării în manieră vizuală a unui anumit subiect. Există o

programare anterioară a prezentărilor de postere, iar fiecare dintre cei implicaţi va realiza o

prezentare informală urmată, de regulă, de discuţii.

Cuprinsul programului

În alcătuirea programului evenimentului se ţine cont de faptul că într-o zi un invitat poate

participa la 3-6 sesiuni. Este foarte important ca participanţii să fie bine informaţi în legătură cu

conţinutul fiecărei sesiuni, în ce măsură aceste sesiuni urmăresc satisfacerea motivaţiei

Page 75: Planificare Evenimente

participării la eveniment. Programul nu trebuie să se adreseze tuturor unilateral, ci individual.

Una din cele mai bune modalităţi de a comunica participanţilor cum să-şi aleagă sesiunile constă

în realizarea unor trasee şi nivele. Traseele se referă la programe separate într-un anumit

domeniu, precum abilităţi operare PC, marketing, legislaţie, cursuri de calificare, aspecte

financiare, etc. O varietate de workshop-uri pot fi organizate pentru a se concentra asupra acestor

arii specifice de interes. Nivelul se referă la gradul de pregătire vizat respectiv: începători, nivel

mediu, avansaţi. Astfel participanţii aleg sesiunea care se potriveşte nivelului lor de pregătire.

Orarul evenimentului

Stabilirea orarului este un aspect cheie. Plannerul trebuie să orchestreze fiecare minut al

fiecărei zile astfel încât evenimentul să se desfăşoare fără probleme şi punctual. Agenda fiecărei

zile trebuie să cuprindă o varietate de activităţi care să incite participanţii şi care să le influenţeze

şi stimuleze participarea.

Una dintre greşelile cele mai mari ale plannerului constă în dublarea acţiunilor în acelaşi

timp. De ex., dacă workshop-urile sunt programate între 8.00-13.00, iar turneul de golf la care vor

participa celebrităţile prezente va începe la 12.30, este de aşteptat ca un număr însemnat de

participanţi să dorească să fie prezenţi la acest turneu, părăsind lucrările de la workshop-uri.

Dacă, de asemenea, workshop-urile sunt programate în acelaşi timp cu acţiunile expoziţionale,

participanţii vor trebui să aleagă între aceste două opţiuni. Dacă aleg să rămână la workshop,

expozanţii vor fi nemulţumiţi că numărul vizitatorilor a fost prea mic, iar ăn situaţia inversă sălile

workshop-urilor ar putea rămâne goale, moderatorii fiind, de asemenea, nemulţumiţi.

Un alt aspect major este acela de a programa suficient tip pentru a desfăşura normal

lucrurile. De ex, mutarea a 5.000 oameni de la lucrările sesiunii plenare spre sesiunile

complementare, chiar dacă sunt organizate în aceeaşi clădire, nu se poate realiza în 10 minute.

Totul trebuie planificat logic. În orar se alocă, în avans, timpul necesar pentru toiletă,

verificarea e-mailurilor, discuţii cu prietenii, sau deplasarea normală de la o sesiune la alta, fără a

fi obligaţi participanţii să alerge. Dacă aceste întârzieri, fireşti, nu sunt luate în calcul, există

riscul ca unii participanţi să întârzie la workshop, deranjând lucrările care deja începuseră sau

unii participanţi vor renunţa cu totul să mai intre în săli.

Orarul tipic al unui eveniment

Page 76: Planificare Evenimente

ZIUA 1

8.00 a.m. Pregătirea birolui pentru organizatori şi a sălii pentru presă

Se inspectează zona de expoziţii

Personalul firmelor care deservesc evenimentul au întâlniri

Sunt pregătire toate condiţiile şi elementele necesare înregistrării participanţilor

ZIUA 2

8.00 a.m. Se organizează şedinţa înaintea deschiderii evenimentului

Se deschid operaţiunile de înregistrare

Se deschid birourile organizatorilor

Continuă pregătirea standurilor expoziţionale

Se organizează workshop-ul pentru organizatori

1.00-4.00 p.m. Se derulează workshop-ul pentru organizatori (cu pauzele necesare)

Se întrunesc diferitele grupuri care participă la derularea evenimentului

Se finalizează discuţiile şi pregătirile

5.00 p.m. Recepţia privată pentru conducerea firmei şi VIP-uri

7.00-9.30 p.m. Recepţia de deschidere

ZIUA 3

6.30 a.m. Întâlnirea organizatorilor

8.00 a.m. Începe înregistrarea

Începe servirea cafelelor

9.00 a.m. Sesiunea generală

10.30. Pauză

10.45 Workshop-urile simultane

12.00-13.30 Masa de prânz

13.30-17.00 Deschiderea standului expoziţional

17.00 Se închide înregistrarea

ZIUA 4

6.30 a.m. Întâlnirea organizatorilor

8.00 a.m. Deschiderea înregistrării

Începe servirea cafelelor

9.00a.m.- 4.00 p.m. Deschiderea standului exopziţional

12.00 – 1.30 p.m. Prânzul servit în apropierea standului expoziţional

1.30 p.m – 2.30 p.m. Workshp-uri

Page 77: Planificare Evenimente

2.45 – 3.45 p. m. Workshp-uri

4.00 – 5.00 p.m. Workshp-uri

5.00 p.m Închiderea înregistrării

7.00 p.m. Cocktail-ul

8.00-10.00 p.m. Banchetul şi ceremonia de acordare a premiilor

ZIUA 5

7.00 a.m. Întâlnirea organizatorilor

8.00 a.m. Deschiderea înregistrării

Continuă funcţionarea standului expoziţional

9.00 – 10.30 a.m. Închiderea evenimentului

Staff-ul organizatoric îşi închid birourile

Se închide sala de presă

10.45 a.m. -12.00 Întâlnirea organizatorilor

Se închide înregistrarea

3.00 p.m. Întâlnirea organizată după închiderea evenimentului cu personalul firmelor

participante

Funcţiile pauzelor şi meselor

Organizarea acestui element se poate transforma într-unul dintre cele mai costisitoare

componente ale evenimentului, dar, în funcţie de obiectivele urmărite, poate fi mai productiv ca

participanţii să nu părărsească clădire pentru a-şi satisface nevoile de hrană. Pauzele în care se

servesc cafea, răcoritoare, etc. pot oferi posibilitatea întâlnirii cu prieteni mai vechi, creearea de

noi cunoştinţe şi contacte, relaţii şi, de asemenea, refacerea participanţilor. Sunt numeroase

situaţiile când plata alimentelor şi băuturilor servite în aceste pauze să nu fie efectuată de

organizator, ci de sponsori, care într-un astfel de cadru încearcă să se facă cunoscuţi sau să-şi

păstreze şi îmbunătăţească imaginea. Toată lumea nu are decât de câştigat într-un asemenea mod

de organizare!

Din păcate, specificul produselor servite cu aceste ocazii, brioşe, produse de cofetărie-

patiserie, paste-cartofi-orez pentru prânz, au conţinut ridicat de carbohidraţi, deşi să spunem că au

avantajul pregătirii şi servirii facile, dar determină o stare de moleşeală. Dacă acestor preparate li

se adaugă un conţinut ridicat de proteine: alune, brânză, legume proaspete şi fructe, oferta va fi

mai sănătoasă, iar participanţii se vor simţi revigoraţi.

Page 78: Planificare Evenimente

Recepţiile şi cocktailurile oferite determină numeroase provocări. Consumul excesiv de

alcool este dăunător atât pentru starea de sănătate a participanţilor, dar şi pentru buna desfăşurare

a evenimentului. În mod firesc, ospătarii sunt instruţi să înceteze servirea băuturilor alcoolice

persoanelor care depăşesc limitele normale. De dorit să fie oferite preparate sănătoase şi cât mai

puţine produse sărate. Pentru a diminua tendinţa unui consum ridicat de produse alcoolice se pot

folosi şi alte modalităţi: tichete pentru băuturi sau baruri cu plată.

DE REŢINUT! Participanţii flămânzi nu sunt concentraţi asupra desfăşurării

evenimentului.

Aranjamentele legate de moderatori

Pentru întrunirile mari este practic imposibil planner-ului să se ocupe de aranjamente

independente cu moderatorii diferitelor sesiuni şi discuţii organizate. De obicei se constituie o

echipă formată din membrii departamentelor întruniri şi pregătire continuă pentru a definitiva

conţinutul educativ al evenimentului. Acestora li se adaugă leaderi ai sectorului, în mod voluntar,

stabilind conţinutul, tematica (TOPICS) fiecărei sesiuni în parte.

Moderatori voluntari. Mai ales la evenimentele mari, organizatorul nu îşi permite să-i

plătească pe toţi moderatorii. O convenţie de dimensiuni moderate poate reuni aprox. 2500

participanţi, iar numărul sesiunilor organizate se poate ridica la 100.

Avantaje:

- reducerea cheltuielilor, uneori nici cele legate de cazare-masă(dacă este cazul unui

participant)

- moderatorul este cunoscător al subiectelor în discuţie

- un lider care se bucură de popularitate în cadrul sectorului poate contribui la creşterea

interesului participanţilor

- construirea unei relaţii între moderator şi sponsorii evenimentului

Provocări:

- este posibil ca moderatorul să nu se pregătească foarte bine

- este posibil să nu fie un bun prezentator, chiar dacă cunoaşte tematica discuţiilor

- poate exista o agenda personală, moderatorul să folosească acest prilej pentru a-şi face

publicitate sieşi sau firmei pe care o reprezintă

Moderatori plătiţi Este o variantă mai scumpă dar mai sigură şi constă în contactarea unor

birouri specializate în furnizarea de moderatori. Un asemenea birou este, de fapt, un broker care

contribuie la găsirea moderatorilor potriviţi evenimentului organizat, ţinând cont de obiectivele

Page 79: Planificare Evenimente

acestuia şi bugetul alocat. Nu oricine şi-l permite pe Michael Jordan, dar un fost campion olimpic

din anii 80 este disponibil pentru o sumă de aprox. 4.000USD.

Moderatorii foarte bine plătiţi, populari în rândul participanţilor vor spori participarea la

eveniment. Lucrul cel mai deştept de făcut ar fi acela de a convinge un sponsor sau un expozant

cheie să suporte cheltuielile aferente speaker-ului de la sesiunea generală. De exemplu, dacă

considerăm un eveniment cu 5.000 participanţi, şi un speaker valoros, pentru care se achită o

sumă de 30.000USD, practic pentru fiecare participant revine o cheltuială de 6USD, ceea ce, să

recunoaştem, este o valoare foarte mică.

O altă sursă de speakeri este reprezentată de liderii sectorului, cadre universitare. De

obicei sunt persoane locale, nu mai sunt necesare cheltuielile de transport şi cazare, iar serviciile

lor sunt relativ ieftine.

Îndrumarele(pliantele) speakerilor

Precizează logica necesară a discursului moderatorilor(deopotrivă plătiţi sau neplătiţi).

Definesc foarte clar aşteptările organizatorilor legate de prestaţia acestora. Variază de la un grup

la altul , dar în general includ:

- informaţii legate de organizatorul evenimentului

- data şi locaţia evenimentului

- activităţi speciale accesibile moderatorilor

- data, ora, locaţia sălii unde se prezintă moderatorul

- formatul prezentării şi durata sesiunii

- informaţii demografice şi numărul estimativ al participanţilor la sesiune

- organizarea încăperii şi echipamentul audio-video disponibil

- solicitarea unei scurte biografii a moderatorului

- numele celorlalţi moderatori

- condiţiile de remunerare

- îmbrăcămintea solicitată

- amplasarea sălii de pregătire a moderatorilor

- instrucţiuni pentru redactarea abstractelor şi lucrărilor care vor face obiectul

prezentărilor

- informaţii de cazare, transport

- hărţi şi diagrame ale hotelului şi facilităţilor

- termenul-limită de predare al materialelor

Page 80: Planificare Evenimente

- informaţii referitoare la doleanţele specifice grupului( sunt foarte informaţi, doresc să

aloce un timp suficient de mare întrebărilor şi discuţiilor, etc)

Este obişnuit să se includă prevederi contractuale pentru a fi semnate de către moderator.

Contractul de prezentare Este firesc să se redacteze şi semneze un asemenea contract

indiferent de statutul moderatorului (cu plată sau fără). Stabileşte plăţile, relaţiile dintere părţi,

materialul promoţional necesar prezentării evenimentului, termene limită pt aparatura audiovideo,

penalităţi, condiţii, etc.

Înregistrare, autorizare Internet, asigurări Dacă sesiunea va fi înregistrată, indiferent de

modalitatea practică în acest sens, iar conţinutul va fi disponibil pe CD sau pe un site Web,

moderatorul trebuie informat şi trebuie să-şi dea acordul. Sunt unii care nu acceptă accesul liber

asupra propriilor materiale. Vânzarea de CD-uri, montaje video, etc. reprezintă o sursă de venituri

suplimentare pentru organizatori şi o modalitate pentru participanţi de a avea acces la informaţiile

oferite pe parcursul întregului eveniment.

Planificarea tematicii evenimentului

Ne confruntăm cu situaţii dintre cele mai diverse. Unii organizatori stabilesc în mod

individual tematica, formatul şi prezentatorii sesiunilor. Alţii îşi consultă membrii în acest sens.

Evaluarea fiecărei sesiuni permite identificarea prezentatorilor buni, a tematicilor bine alese, în

funcţie de care se vor realiza alegerile pentru următorul eveniment. În medie, timpul necesar

întocmirii programului evenimentului este de aprox. 1 an. Alteori se realizează aceasta doar cu

câteva luni înainte.

Se stabilesc: tematica lucrărilor evenimentului, cei mai potriviţi moderatori, planul

logistic necesar, elemente ce sunt comunicate celor care vor realiza materialele promoţionale.

7 Ianuarie

Mitingul anual este în derulare

Formularea solicitărilor pentru propuneri legate de tematica evenimentului

Diferitele compartimente se reunesc şi formulează propunerile lor în acest sens

Prima întâlnire a comitetului de organizare realizată în decursul ultimei zile a

evenimentului în curs

Evaluarea sesiunilor evenimentului şi strângerea rezultatelor acestora

17 Ianuarie

Analiza rezultatelor evaluărilor sesiunilor anterioare

Primirea propunerilor legate de tematică şi gruparea lor

Page 81: Planificare Evenimente

Diseminarea acestora către cei interesaţi

Informaţii legate de numărul şi părerea celor care vizualizează site-ul

evenimentului. Includerea de fotografii sau evenimente memorabile

30 Ianuarie

Culegerea părerilor şi rezultatelor de evaluare şi distribuirea lor comitetului de

organizare pentru revizuire

15 Februarie

Întâlnire preliminară pentru a stabili subcomitetele de organizare şi şefii acestora

Comitetul workshop

Comitetul sesiuni complementare

Comitetul sesiunea plenară

Finalizarea temelor evenimentului

Revizuirea listei de speakeri şi luarea în considerare a eventualităţii organizării

unei sesiuni pentru repetiţii

Revizuirea tematicii şi luarea deciziei finale

Stabilirea numărului şi tipurilor sesiunilor, a nivelului cărora li se adresează

Revizuirea subcomitetelor şi desemnarea unei persoane care să se ocupe de

coordonarea fiecărei sesiuni în parte

1 Martie

Începe activitatea artistică de întocmire a materialului de prezentare

Se stabileşte logo-ul

15 Iunie

Se trimite fiecărui membru al comitetului de organizare o copie a programului

care include: titlul fiecărei sesiuni, obiectivele fiecărei sesiuni, informaţii de la şi

pentru speaker, tipul, nivelul sesiunii, varianta web, varianta printată a acestuia

10 Iulie

Întrunirea finală a comitetului de organizare şi cu hotelul gazdă

Eventuale modificări asupra tematicii şi moderatorilor

Stabilirea numărului necesar de camere şi a modalităţii de organizare a sălilor

pentru sesiuni

Decizia finală privind speakerii care vor lua cuvântul în cadrul sesiunii plenare

Membrii sunt de acord cu aceste modificări

Se finalizează programul evenimentului şi varianta sa web

Page 82: Planificare Evenimente

August

Se transmit speakerilor contractele

Se stabilesc membrii comitetului de organizare pentru evenimentul următor

Se aleg preşedintele viitorului comitet de organizare şi preşedinţii subcomisiilor

Septembrie

Programul preliminar transmis participanţilor aşteptaţi

Programul prelimianar se încarcă pe site

Octombrie

Începe înregistrarea participanţilor

Speakerii încep să trimită contractele confirmate

Se realizează aranjamentele de transport şi cazare pentru speakeri

Monitorizarea zilnică a situaţiei camerelor ocupate

Unii speakeri pot sî demareze contactarea participanţilor pentru discuţii

preliminarii

Noiembrie

Eventuale ajustări ale programului

Se printează forma finală a programului

Copii ale documentelor trimise de speakeri

Se realizează elementele de semnalizare

Alegerea unui membru al comitetului organizatoric care va realiza introducerea

speakerului keynote

Pregătirea chestionarelor de evaluare a evenimentului

Decembrie

Speakerii primesc lista participanţilor

3 Ianuarie

Programele finale distribuite direct locaţiilor sesiunilor

Programele şi materialele pentru înregistrarea participanţilor aranjate în sacoşele

ce vor fi înmânate participanţilor la sosire

Elementele de semnalizare trimise la locaţii

7 Ianuarie

Încep lucrările evenimentului

Este confirmată prezenţa speakerilor

Page 83: Planificare Evenimente

Stabilirea membrilor ce vor monitoriza lucrările

Colectarea evaluărilor sesiunilor

Întregul proces se repetă la următorul eveniment

Echipamentul audio/video

Foarte multe hoteluri nu permit organizatorilor de evenimente să folosească echipamentul

audio-video propriu, întrucât închirierea acestuia reprezintă o sursă de venituri importantă. În

numeroase situaţii închirierea este mai scumpă decât cumpărarea propriu-zisă! Mai mult,

organizatorilor li se poate impune şi angajarea unui tehnician, salariat al hotelului, pentru

controlul funcţionării echipamentului.

Din aceste considerente, costurile audio-video sunt îndeaproape controlate. Speakerilor li

se solicită cu luni înainte datele referitoare la echipamentul pe care îl solicită. În realitate, aceştia

se concentrează asupra prezentărilor doar cu câteva zile înainte de eveniment. De aceea şi din

nefericire, este posibilă o discrepanţă între ceea ce doreşte speakerul şi echipamentul de care va

dispune în mod efectiv. Uneori el solicită echipament scump, dar, de fapt, u nul simplu i-ar fi fost

de ajuns, ceea ce se constituie în pierderi însemnate pentru organizator.

O idee bună este aceea de a oferi speakerilor detalii referitoare la formatul prezentărilor,

fonturi, caractere, culori de folosit, un logo al evenimentului pentru a a fi inclus pe sliduri, ceea

ce asigură o „uniformitate” a tuturor prezentărilor în cadrul unui eveniment.

Participanţii se aşteaptă să primească materiale imprimate pe hârtie asupra conţinutului

lucrărilor. În scopul reducerii costurilor se optează tot mai mult pe stocarea acestor informaţii pe

suport electronic care edte distribuit gratis sau contra unei sume simbolice. Alţi organizatori

postează aceste date pe site-ul evenimentului.

Managementul speakerilor la momentul derulării evenimentului

În cazul unui eveniment mare cunoaşterea detaliilor referitoare la cei prezenţi şi la ceea ce

se petrece efectiv reprezintă o sarcină monumentală. Utilizarea voluntarilor sau angajarea de

personal temporar va determina o diferenţă hotărâtoare. Unul dintre cele mai neplăcute lucruri

este lipsa unui speaker şi, mai mult, să nu se realizeze acest lucru. Este ştiut faptul că speakerii se

aşteaptă să li se recunoască meritele, timpul şi efortul cheltuite pentru buna desfăşurare a

evenimentului, doresc să se simtă speciali. Următoarele acţiuni vor contribui în acest sens:

Trimiteţi-le o scrisoare de bun-venit cu conţinut politicos prin care vă exprimaţi

aprecierea. Scrisoarea este înmânată în momentul când acesta soseşte la check-in.

Page 84: Planificare Evenimente

Scrisoarea ar trebui să mai conţină informaţii legate de confirmarea

echipamentului solicitat, numere de telefon de contact, un program actualizat, o

hartă a încăperii unde va avea loc sesiunea şi o mulţumire personalizată că

participă la lucrări. Se mai specifică şi facilităţile de agrement pe care le poate

utiliza, cluburi private, alte acţiuni VIP.

Solicitaţi speakerilor la sosire să vă informeze pe d-voastră, sau o altă persoană

desemnată asupra căsuţei mail (voice mail)

Desemnaţi un membru al comitetului de organizare sau un voluntar să contacteze

speakerul înaintea sesiunii pentru a-l informa despre ultimele eventuale

modificări, urgenţe şi pentru a-i sta la dispoziţie cu orice tip de întrebări

Asiguraţi o încăpere retrasă unde speakerul să-şi testeze echipamentul, să ia o

gustare, să se odihnească şi să se pregătescă mental pentru sesiune

Desemnaţi un membru al comitetului de organizare sau un voluntar care să

realizeze introducerea speakerului celor prezenţi

Colectaţi impresiile participanţilor în legătură cu performanţa speakerului

Oferiţi acestuia o copie a înregistrărilor sesiunii (daca există aşa ceva)

Oferiţi un cadou ca semn de apreciere. Cele mai apreciate sunt cadourile cu

certificat de autenticitate, stilouri gravate şi, în general, cadourile uşoare.

Trimiteţi o scrisoare de mulţumire după eveniment împreună cu rezultatele

evaluării

Solicitaţi speakerilor să realizeze o evaluare proprie a evenimentului în legătură cu

condiţiile de transport şi cazare, probleme cu echipamentul, sala de sesiune puse la

dispozie, etc

Un trend nou constă în a derula sesiuni organizate înaintea evenimentului pentru o mai

bună pregătire a acestuia.Se pot crea blog-uri cu luni înainte pentru a facilita schimburile de

opinii între participanţi. Speakerul ar putea facilita toate aceste discuţii on-line, iar prezentarea

finală să o redacteze ţinânc cont de părerile formulate. După sesiune, participanţilor li se solicită

să precizeze în ce măsură au avut de învâţat din lucrările la care au participat.

Activităţi adiacente

Programul unui eveniment poate include o varietate de activităţi conexe care au loc atât

înainte, cât şi în timpul sau după desfăşurarea efectivă a evenimentului. Într-o lume agitată, un

eveniment reprezintă deopotrivă o modalitate de conectare, chiar o mică vacanţă, astfel încât de

multe ori asistăm la prelungirea evenimentului cu câteva zile, fie înainte fie după desfăşurarea lui

Page 85: Planificare Evenimente

efectivă. Unii participanţi vin însoţiţi de familie, copii care participă la acţiuni culturale, sportive,

vizite la muzee, etc. Fiecare oraş, oricât de mic ar fi el are ceva de oferit, interesant de văzut.

Cheia de organizare constă în a nu interfera obiectivele evenimentului cu activităţile

adiacente şi, în niciun caz, aceste nu trebuie să fie mai atractive decât evenimentul în sine!

Este de dorit să se limiteze participarea la aceste activităţi din cel puţin două motive:

efortul suplimentar şi aspecte de responsabilitate.

De obicei, plannerul externalizează organizarea acestor activităţi, încredintându-le DMC-

urilor locale.

Înregistrarea participanţilor

Primele informaţii solicitate participanţilor la înregistrare se referă la:

- nume

- ocupaţie

- adresa, mail, numere de telefon, fax

- sesiunile workshop la care intenţionează să participe

- funcţiile sociale

- solicitări speciale de ordin medical sau de dietă

- asigurări solicitate

În ultima periodă se solicită şi specificarea locului cazării, precum şi perioada cazării,

pentru a putea determina impactul economic al evenimentului.

Unii organizatori solicită şi informaţii legate de mărimea firmei, numărul de salariaţi,

răspunderea financiară a participanţilor din parte firmei respective, date care pot fi folosite

înainte, în timpul sau după eveniment.

Înainte de eveniment aceste informaţii pot fi date, sau chiar vândute firmelor expozante în

cadrul evenimentelor, sau firmelor de publicitate fiindu-le necesare pentru a-şi promova

produsele în cunoştinţă de cauză.

Informaţiile de preânregistrare pot fi folosite pentru a monitoriza interesul celor care vor

participa pentru anumite sesiuni, workshopuri, etc., elemente care vor fi luate în considerare la

stabilirea programului de derulare a evenimentului. De ex. dacă se constată un interes lărgit

pentru un anumit workshop, se va alege o sală de desfăşurare cu o capacitate suficient de mare

pet a asigura participarea tuturor celor interesaţi.

În timpul evenimentului, aceste informaţii culese pot fi utilizate în scop promoţional şi

oferite presei pentru a câştiga astfel atenţia din partea unor sponsori, expozanţi, etc.

Page 86: Planificare Evenimente

După eveniment informaţiile sunt utilizate în scopul reactualizării bazelor de date ale

asociaţiilor, înregistrarea noilor membri, etc. Analiza lor permite organizatorului să evidenţieze

eventuale modificări ale segmentelor de participanţi sub aspectul vârstei, sexului, nivelului de

educaţie, etc.

Taxele de înregistrare

De obicei participanţii nu plătesc aceleaşi taxe. Membrii asociaţiilor beneficiază, de

regulă, de un discount şi acestă modalitate de acţiune contribuie la creşterea numărului de

membri ai unei asociaţii. De asemenea, plata anterioară unui termen anunţat se concretizează în

achitarea unei sume mai mici. Indiferent de preţul achitat efectiv, oportunităţile de învăţare, de

relaţionare, serviciile de masă de care beneficiază sunt aceleaşi. Totuşi, participarea la activităţi

adiacente, precum tururi de golf, excursii, presupun, de obicei, plăţi suplimentare.

Sunt organizatori care permit accesul liber, cu încasarea separată a taxelor pentru fiecare

sesiune sau workshop pentru care se exprimă intenţia de participare (de ex 150USD/workshop).

Participările la dineul oficial sau la recepţii sunt cumpărate separat. O participare completă poate

duce la plata unor taxe totale de aprox. 1.000 USD.

Preânregistrarea participanţilor

Este procesul de analizare a participanţilor cu luni sau săptămâni înaintea evenimentului.

Sunt informaţii necesare pentru alegerea sălilor de reuniuni, sunt transmise speakerului pentru a-

şi pregăti prezentarea, etc. De regulă se solicită şi plata unui avans la momentul preânregistrării.

Principalele informaţii solicitate în cererea de preânregistrare sunt:

- numele, data şi locaţia evenimentului

- numele şi titlul persoanei

- numele şi adresa companiei

- nr. telefon, fax, adresa de mail

- calitate de membru, nemembru, student, etc.

- înregistrarea persoanelor însoţitoare

- informaţii privind metoda de plată (cec, ordin de plată, plată electronică, credit card),

precum şi unităţile monetare acceptate

- anulări şi politica de returnare a banilor plătiţi

- informaţii de transport şi cazare

- solicitări speciale legate de cazare şi masă

Page 87: Planificare Evenimente

- rezervări pentru sesiuni cu număr limitat de participanţi

- participarea la acţiunile complementare şi sumele aferente acestora.

Înregistrarea la sosire

Prima impresie a participanţilor legată de eveniment este determinată de modalitate de

înregistrare la sosire. Un sistem încet, greoi poate imprima tonul întregului eveniment. Zona de

îregistrare rămâne deschisă pe toată perioada evenimentului. Materialele înmânate participanţilor

trebuie realizate în mai multe limbi dacă vorbim de o praticipare internaţională.

În cazul grupurilor mai mari, pentru a facilita acest proces de check-in, se pot transmite

anterior ecusoanele, tichetele de identificare sau alte materiale de identificare. În acest caz,

participanţii se prezintă la biroul unde se realizează înregistrarea doar pentru a intra în posesia

materialelor evenimentului, programul de desfăşurare, ş.a.

Servicii de cazare

De menţionat că sunt numeroşi participanţi care nu solicită acest serviciu. Dar dacă

beneficiază de ele în practică întâlnim patru variante de lucru:

1. Participanţii îşi aranjează cazarea în mod individual. Organizatorul le furnizează lista

hotelurilor din oraş, fără a se inmplica în fixarea preţului sau a disponibilităţilor de cazare.

2. Organizatorul negociază tarife de grup cu unul sau mai multe hoteluri, fiecare

participant efectuându-şi individual rezervarea la unul dintre acestea.

3. Organizatorul se ocupă în totalitate de problema cazării, hotelului fiindu-i înmânată

lista oaspeţilor aşteptaţi

4. O firmă terţă se ocupă de problema cazării participanţilor, plata efectuându-se în baza

unui comision negociat.

Prima variantă este cea mai facilă d.p.d.v. al organizatorului, în timp ce a 3-a este cea mai

eficientă. Cu cât organizatorul va reuşi să ocupe un număr mai mare de camere în hotelul care va

oferi spaţiile pt. eveniment, cu atât plata de închiriere a sălilor va fi mai avantajoasă, fiind un

instrument forte al procesului de negociere al tarifelor de decontare cu hotelul.

Negocierea tarifului de cazare cu hotelul se realizează „în bloc”, riscul organizatorului

fiind destul de mare, întrucât din diferite motive, participanţi care şi-au manifestat dorinţa de a se

caza nu mai pot sosi, iar organizatorul va trebui să suporte costurile de cazare eferente. Există şi

alte varinate de negociere cu hotelul, în variante „la cerere”, dar tarifele de decontare sunt mai

mari.

Page 88: Planificare Evenimente

În ultimul timp se practică tot mai des rezervarea directă la hotel sau prin Internet, ceea ce

uşurează obligaţiile planner-ului. La întrunirile cu un număr mare de participanţi este recomandat

să se ofere informaţii cât mai vaste în legătură cu posibilităţile de cazare, pentru a se acoperi toată

paleta de doleanţe, în special determinate de tarifele de cazare practicate.

În cazul manifestărilor mici, planner-ul are posibilitatea de a se implica direct în

asigurarea serviciilor de cazare, iar în acest caz va avea o listă de camere ocupate, iar pentru

fiecare participant informaţii precise referitoare la tipul camerei solicitate, ziua sosirii, a plecării,

numele şi numărul însoţitorilor, statutul de fumător sau nefumător, alte solicitări speciale.

Specification Guide

Este un document care realizează prezentarea globală a unui eveniment, solicitările

organizatorice complete precum şi instrucţiunile referitoare la desfăşurarea evenimentului. Este

întocmit, în general, de planner şi este transmis firmelor cu care planner-ul cooperează în vederea

organizării manifestării. Reprezintă principala modalitate prin care planner-ul stabileşte

aşteptările legate de serviciile pe care le contractează cu diferitele firme.

Este un document alcătuit din trei părţi:

1. O parte narativă care realizează o prezentare generală a evenimentului.

2. Orarul de desfăşurare a evenimentului care evidenţiază toate elementele, serviciile

care alcătuiesc ansamblul manifestării

3. Specificaţiile fiecărui element în parte ( furnizează informaţii referitoare la numărul

angajaţilor necesari desfăşurării fiecărui element component al manifestării, numărul

tehnicienilor necesari, personalul de servire la banchet, etc.)

Întrunirile pre- şi postconvenţie

Cu una sau două zile înaintea manifestării se organizează întrunirea preconvenţie la care

participă persoanele cele mai importante implicate în procesul organizatoric. Sunt invitaţi de

asemenea, reprezentantul hotelului unde are loc evenimentul, şeful compartimentului concierge,

guvernanta generală, şeful securităţii din hotel, şeful departamentului tehnic, şeful

departamentului alimentaţie, reprezentantul firmei de catering, reprezentantul firmei care asigură

aparatura tehnică, reprezentanţii firmelor care asigură transportul, transferurile, excursiile,

agrementul, decoraţiunile, etc. Fiecare participant la această şedinţă este prezentat şi se trec în

revistă toate modificările legate de acţiunea fiecărui departament în parte. Documentul

Specification Guide este reparcurs, pagină cu pagină şi sunt furnizate instrucţiunile actualizate.

Page 89: Planificare Evenimente

Este parctic ultima posibilitate a planner-ului de a opera modificări majore fără a afecta negativ

buna desfăşurare a întregii acţiuni.

La finalul evenimentului, planner-ul întocmeşte un document scris în care sunt prezentate

toate evenimentele cheie legate de desfăşurarea manifestării care va sta la baza organizării

evenimentului proxim. Include ce a mers bine şi ce a mers rău. După aceea se organizează

întrunirea postconvenţie, cu un număr mai redus de participanţi, selectându-se doar persoanele

cele mai implicate. Este momentul când se formulează şi se adresează nemulţumirile, se

evidenţiază problemele care au apărut, în scopul evitării lor pe viitor. De obicei această întrunire

are loc a II-a zi după închiderea manifestării.

GUSTUL ŞI CATERINGUL (ACTIVITATEA DE ALIMENTAŢIE)

Page 90: Planificare Evenimente

După cum se ştie, dragostea trece prin stomac. Acest lucru este perfect valabil şi în cazul

evenimentelor. Participanţii înregistrează cu o memorie de elefant un catering de calitate proastă,

cu un serviciu nesatisfăcător.

Este o arie de acţiune considerată de cei mai mulţi planneri foarte delicată, motiv pentru

care caută o firmă terţă care să se ocupe de această problemă. Principalele nedumeriri sunt legate

de aspecte precum: ce se poate negocia, cum îşi stabilesc firmele de catering preţurile, unde fac

concesii firmele de catering.

Firma de catering este (1)un vânzător specializat în organizarea de banchete şi petreceri

cu temă; (2) o firmă care asigură, exclusiv, mâncare şi băutura la o locaţie.

Calitatea serviciilor FB (Food & Beverage) influenţează major impresia generală asupra

evenimentului. De la planificarea meniului la negocierea preţurilor, nimic nu trebuie să rămână la

voia întâmplării. Pentru unii masa este modalitatea de realimentare, pentru alţii este o

componentă esenţială a experienţei totale legată de evenimentul la care participă.

Este un sector unde cheltuielile sunt foarte ridicate şi unde funcţionează şi chiar

prevalează Legile lui Murphy. Alimentele servite, modalitatea lor de preparare, montarea pe

farfurii sunt deopotrivă importante.

Cateringul este un subiect îndrăgit, în special de către clienţi, pentru că la acest capitol

fiecare se pricepe să spună câte ceva. Nu ar trebui îngrădită pre mult libertatea de decizie a

bucătarului-şef.

Catering regizat:

Tipul felurilor de mâncare

Combinarea alimentelor

Modul de aranjare pe farfurie

Modul de aranjare pe platouri (sau bufet)

Succesiunea mâncărurilor şi numărul de feluri

Vesela, tacâmurile şi decorarea mesei,

Decorarea bufetului

Organizarea mesei.

Ca manager responsabil cu evenimentul, ar trebui să gustaţi dumneavostră înşivă felurile

de mâncare care vor fi servite. Numai aşa puteţi şti dacă calitatea este corespunzătoare sau dacă

eventualele reclamaţii ale oaspeţilor sunt îndreptăţite. Având în vedere că se reunesc multe

persoane, nu poate fi satisfăcut întotdeauna 100% fiecare gust. Unuia i se va părea prea searbăd,

Page 91: Planificare Evenimente

altuia prea condimentat. Totul este ok atâta timp cât astfel de reclamaţii sau reacţii rămân cazuri

izolate.

Aspecte psihologice

Persoanele hipoglicemice nu numai că nu se pot concenta, dar uneori sunt neprietenoase.

Ca atare, îngrijiţi-vă ca pe parcursul pauzelor să puneţi la dispoziţia participanţilor mici gustări

care asigură provizia de glucide şi de energie.

În spaţiile climatizate ar trebui să oferiţi în plus suficientă apă minerală sau plată.

Uscăciunea aerului şi deshidratarea datorată consumului de prea multă cafea defavorizează

atenţia.

În scopul planificării acestei componente, acţiunile alese reprezintă răspunsurile la

următoarele întrebări:

1. Cu cine va colabora planner-ul pentru organizarea acestei componente?

2. Cine va supraveghea desfăşurarea acţiunilor FB?

3. Când voi primi de la firma de catering, hotel, etc, propunerea în scris?

4. Care este politica acestei firme privind avansuri şi anulări?

5. Când trebuie efectuată plata finală?

6. Există plăţi suplimentare pentru întârzieri,modificări?

7. Sunt acceptate ca modalităţi de plată credit cardurile sau cecurile personale?

8. Care este data limită pentru plata avansului?

9. Care este politica firmei referitoare la taxele de servicii, gratuităţi, etc?

10. Care sunt cele mai bune preparate şi meniuri ale bucătarului-şef?

11. Care este mărimea porţiilor?

12. Vinul va fi servit de ospătari, sau invitaţii se vor servi singuri?

13. Care este numărul personalului care va participa ?

14. Ce oferiţi la meniurile speciale şi cele vegetariene?

15. Şampania şi vinul pot fi servite la sosire, ca mod de întâmpinare a invitaţilor?

16. Care este numărul barmanilor ?

17. Numerotaţi mesele, asiguraţi sistemul de numerotare?

18. Care este mărimea meselor?

19. Care sunt opţiunile referitoare la inventarul moale, huse pentru scaune, veselă, pahare,

tacâmuri? Care este frecvenţa înlocuirii acestora?

20. Care sunt decoraţiunile la mese, bufete, baruri?

21. Puteţi asigura un podium, proiector, sau altă aparatură similară?

Page 92: Planificare Evenimente

Evenimentele pentru care se organizează acţiuni FB

Se identifică prin faptul că au o singură gazdă, o singură notă de plată, şi, în mod obişnuit

marea parte a participanţilor li se serveşte acelaşi meniu. Excepţiile sunt determinate de cei care

au meniu vegetarian, pentru diabetici, etc. Organizatorul FB încasează o gratificaţie care poate

varia între 15%-22% la valoarea totală a facturii, iar taxele mai adaugă între 5%-9%. Distribuţia

acestor gratificaţii variază în limite mari de la o firmă la alta. În unele firme vizează exclusiv

ospătarii şi barmanii, în altele, o anumită pondere se îndreaptă către management, cum ar fi

managerul cateringului la o convenţie. Gratificaţia nu este acelaşi lucru cu bacşişul, căci acesta

din urmă are caracter voluntar şi este lăsat, ca valoare, la latitudinea clientului.

Evenimentele care necesită catering se pot organiza aproape în orice locaţie. Firmele

specializate fie pregătesc preparatele la locul servirii acestora, fie într-o altă locaţie. Prima

variantă este posibilă dacă locaţia dispune de bucătării şi încăperi anexe funcţionale, grupă în care

se înscriu hotelurile, restaurantele, centrele de conferinţă care au în inventar toate elementele,

mobilierul, aparatura necesare, ele devenind gazda şi firmă de catering în acelaşi timp. Cu toate

acestea, chiar şi în asemenea locaţii se poate apela la firme din afară, care organizează recepţia de

primire, sau diferite acţiuni tematice, sau chiar recepţia finală. Asemenea acţiuni se pot organiza

şi în alte locuri, ccea ce sporeşte experienţa şi satisfacţia participanţilor, precum muzee, acvarii,

podgorii, la Southfork Ranch, etc.

Firmele de catering din afară transportă preparatele, fie că le prepară în altă parte, fie la

locul evenimentului spre o locaţie anume: muzeu, parc, etc. Se apelează la bucătăriile mobile care

pot fi, practic, amplasate oriunde folosind generatoare pe bază de propan, butan, etc. pentru

echipamentul de gătit. Restul elementelor necesare: mese, scaune, veselă, tacâmuri, etc., sunt

închiriate. Activitatea acestor firme poate fi îngreunată de două elemente:

- transportul

- vremea

Vremea poate strica şi cel mai perfecţionist program, astfel încât firma trebuie să-şi pună

la punct planuri de rezervă. Se apelează la spaţii închise sau la corturi care trebuie rapid

amenajate.

Una din problemele esenţiale se referă la alcătuirea meniului. Sunt necesare în acest scop

informaţii complete referitoare la caracteristicile participanţilor, preferinţele lor culinare,

provenienţa lor, etc. De asemenea, este importantă cunoaşterea trendurilor în domeniu.

Page 93: Planificare Evenimente

Tipuri de mese servite

Continental Breakfast cuprinde preparate de panificaţie (pâine, cornuri, chifle, croissant,

etc), suc de fructe şi cafea, putând fi completat cu fructe tăiate, iaurt, cereale. Se utilizează, de

obicei, sistemul self-service., fiind posibilă şi servirea la masă.

Full (Served) Breakfast presupune pregătirea în bucătărie şi include ouă preparate în

diverse moduri, un preparat pe bază de carne (bacon, cârnaţi, etc), un produs din cartofi, fructe şi

cafea .

Breakfast Buffet un ansamblu de preparate cu o varietate de fructe, sucuri de fructe,

preparate din ouă, carne, cartofi şi produse de patiserie.

Refreshment Break include mai ales băuturi, pe lângă care se pot servi snacksuri: prăjituri,

cornuri sau fructe.

Brunch este o masă de dimineaţă servită mai târziu şi include atât produse de mic-dejun

cât şi de prânz. Poate fi servit tip bufet sau serviciu la masă.

Buffet Lunch este un bufet cald sau rece, cu o varietate de salate, legume, carne, etc. Poate

avea o secţiune specială în care fiecare să-şi pregătească singur sandwich-urile(deli buffet).

Box Lunch este astfel conceput încât oaspeţii îşi iau mâncarea de la hotel şi o servesc în

altă parte, pe drum în autocar până la destinaţie, sau la destinaţie în varianta picnic, sau la

complexul expoziţional, etc.

Full (Served) Lunch este servit în farfurii, cu trei feluri de mâncare caldă, de obicei o

salată, felul principal şi desert. Poate fi inclus şi un fel de mâncare rece : salată de pui servită într-

o jumătate de ananas.

Reception este un eveniment la care participanţii stau în picioare şi se învârt. Mâncarea

este amplasată în staţii dispuse în întreaga încăpere pe mese, fiecare servindu-se singur, sau fiind

serviţi de ospătari. Adeseori sunt şi baruri. Recepţiile „uşoare” includ numai snacksuri şi băuturi

şi, de obicei, preced cina; recepţiile „grele” includ gustări calde şi reci, o staţie cu preparate din

carne şi înlocuiesc în general cina.

Dinner Buffet include o varietate de salate, legume, carne, deserturi şi băuturi. De obicei,

carnea este porţionată şi servită direct de participanţi

Full (Served) Dinner poate fi o masă cu 3 până la 5 feluri de mâncare şi include gustări,

supe, salate, felul principal şi desert. Mâncarea poate fi montată în farfurie de la bucătărie

(serviciul american) sau servită de pe platou la masă (serviciul francez tip banchet).

Off-Site Event este orice eveniment care are loc în afara hotelului. Poate fi o recepţie

organizată într-o locaţie specială(teatru, muzeu, etc) sau un picnic pe plajă, etc.

Page 94: Planificare Evenimente

Theme Party este un eveniment de gală cu stil. Poate fi o recepţie, buffet sau o masă

servită. Tematica este foarte variată, de ex. bucătăria internaţională cu staţii la care se servesc

mîncare italiană, chinezească, mexicană, japoneză, germană, etc.

Tipuri de servire

Există o varietate de modalităţi de servire de la self-service până la serviciul VIP cu

mănuşi albe. Casa Albă publică o carte Green Book unde se explică în ce constă protocolul

prezidenţial de servire a meselor. Înaintea unui eveniment, modalitatea de servire se stabileşte

între organizator şi beneficiar.

Termenii folosiţi curent în organizarea de evenimente:

Buffet mâncare este aranjată într-un mod atractiv pe mese, iar invitaţii se servesc singuri,

urmând ca preparatele alese să fie consumate la alte mese stând pe scaune. Băuturile sunt, de

regulă, servite la masă. În general bufetul este mai costisitor în comparaţie cu mesele servite

întrucât nu există un control al consumului şi trebuie să existe pentru toate preparatele un surplus,

astfel încât să nu existe gol de stoc. Organizarea unui bufet presupune existenţa unui spaţiu

adecvat, să existe suficient loc de mişcare, să se stabilească un flux logic, invitaţii să nu fie

obligaţi să se întoarcă pentru a-şi lua un anumit produs. De ex. dressingul de salată se amplasează

după sectorul salate. Numărul maxim de clienţi care poate fi servit de o linie de bufet este de 120

persoane, optimul fiind de 100 persoane.

Bufetul solicită mai puţin personal pentru servire, este avantajos din punctul de vedere al

costurilor şi se presupune că nu necesită timpi de aşteptare. Dezavantajul constă în faptul că totul

trebuie pregătit anterior. Din păcate, legumele veştejite şi peştele descompus sau carnea stătută,

care au lâncezit prea mult pe poliţe, au devenit o regulă. De asemenea, bufetele care sunt

planificate cu grijă conduc la fenomenul neplăcut al cozilor. Un antitod, ar fi descompunerea

servirii, în sensul amplasării în spaţiul de servire a mai multor puncte de deservire.

Unui bufet pentru dejun ar trebui să-i alocaţi cel puţin 45 de minute. Luaţi în calcul, după

caz, şi intervalele de timp necesare deplasării de la locul manifestaţiei la cel destinat cateringului

şi înapoi.

Attended Buffet/Cafeteria este un bufet mai elegant, clienţii fiind serviţi chiar de bucătari

sau alte persoane şi, în plus, are un control mai bun asupra porţiilor.

Combination Buffet Preparatele ieftine, precum salatele sunt prezentate în stil bufet,

invitaţii se servesc singuri. Produsele scumpe, carne de ex, sunt servite de personalul specializat

pt a asigura un control mai bun asupra porţiilor.

Page 95: Planificare Evenimente

Platted Buffet preparatele sunt montate la farfurie la bucătărie şi servite la mesele de

bufet, clienţii alegând ceea ce-şi doresc. Acest sistem sporeşte controlul porţiilor.

Action Station se mai numesc staţii de performanţă sau prezentări de bucătărie. Sunt

similare sistemului attended buffet, cu diferenţa că mâncare este preparată în faţa invitaţilor, în

timp ce aceştia privesc şi aşteaptă. Se prepară paste, carne sau creveţi la grătar, omlete, clătite,

sushi, deserturi flambate, waffe belgiene, etc.

Reception. Mâncarea uşoară se serveşte stil bufet sau de către ospătari. În general invitaţii

se servesc singuri, stau şi mănâncă în picioare. Li se mai spune „Walks and Talks”. Vesela poate

reprezenta până la 33% din costurile totale pentru că multe elemente se sparg. La unele recepţii se

servesc numai preparate „finger food” (servite cu mâna), în timp ce este frecvent întâlnită şi

varianta „fork food”.

Family Style/English Style unde invitaţii stau la mese, sunt aşezate pe mese platouri mari

şi boluri de către ospătari, iar clienţii se servesc singuri, trecând platourile de la unul la altul.

Carnea, de ex, este porţionată de ospătar. Este un stil de servire scump întrucât trebuie calculat un

surplus pentru fiecare masă.

Plated Style/American Service invitaţii stau la mese, preparatele fiind porţionate şi

montate pe farfurie de la bucătărie. Mâncarea se serveşte prin stânga clientului, carnea sau

preparatul sunt aşezate direct în faţa clientului în poziţia „ora 6”, iar băuturile se servesc prin

dreapta clientului. Când invitaţii au terminat, debarasarea deopotrivă a farfuriilor şi paharelor se

realizează prin dreapta clientului.. Este sistemul de servire cel mai uzual, cel mai funcţional, cel

mai economicos, cu controlul cel mai mare asupra porţiilor şi cel mai eficient. În funcţie de

categoria de confort al hotelului, numărul maxim de clienţi care poate fi servit de un ospătar este

de 32 persoane.

Preset Service se caracterizează prin faptul că o parte din preparate se află deja pe masă

când sosesc invitaţii Între aceste : apa, untul, pâinea, gustarea şi/sau salata. La masa de prânz,

unde timpul de servire este esenţial, pe masă se află şi desertul. Sunt preparate reci şi nu suferă

modificări.

Butler Service. La recepţii, termenul „butler” se referă la faptul că diferite gustări sunt

montate pe platori, iar un ospătar se învârte printre invitaţi, care se servesc. La cină, este

considerat un sistem de servire de lux, folosindu-se platouri de argint. Invitaţii se servesc singuri

cu ajutorul tacâmurilor de serviciu, în timp ce stau la mese. Este confundat adeseori cu sistemul

rusesc.

Page 96: Planificare Evenimente

Russian Service. Sunt două tipuri de servire rusească. Sistemul rusesc tip banchet constă

în faptul că preparatele sunt realizate în întregime la bucătărie şi sunt servite fie de pe platouri fie

pe farfurii Escoffier. Se folosesc supiere şi boluri pentru salate. Ospătarul aşează farfuria potrivită

în dreptul clienţilor care stau la masă. După aceea, ospătarul revine la masă pentru a servi

preparatele de pe platou, acţiune pe care o desfăşoară în sensul invers al acelor de ceasornic, în

jurul mesei, şi aşează preparatul în farfurie prin stânga clientului cu mâna dreaptă. Astfel se

controlează cantitatea de mâncare servită invitaţilor. Al doilea sistem este sistemul rusesc tip

restaurant unde clienţii stau la mese, mâncarea este preparată la vedere, pe un „aragaz” portabil

care este amplasat pe un gheridon (măsuţă de servire cu roţi). Ospătarul aşează mîncarea pe

platouri, de regulă din argint, după care clienţii se servesc singuri. Serviciul se efectuează prin

stânga.

Banquet French Service invitaţii stau la mese în timp ce preparatele sunt montate pe

platouri la bucătărie. Ospătarii duc platourile la mese şi servesc prin stânga, aşezând mâncarea în

farfuria clientului folosind două furculiţe de argint, sau o furculiţă şi o lingură. Utilizarea

tacâmului de serviciu este o abilitate care se deprinde prin exerciţiu. Acum multe hoteluri permit

folosirea cleştilor de salată din argint.

Cart French Service este mai rar folosit la banchete, (doar pentru grupuri mici VIP) şi se

foloseşte în restaurantele de lux. Clienţii stau la mese, preparatele se realizează la aragazul mobil,

pe gheridon. Preparatele reci, precum salatele, sunt preparate de asemenea, pe gheridon. Ospătarii

aşează preparatele direct pe farfurii care sunt aşezate în faţa clienţilor prin dreapta acestora.

Pâinea, untul, salata sunt servite prin stânga, băuturile sunt servite prin dreapta. Debarasarea se

face în totalitate prin dreapta.

Hand Service. Clienţii sunt aşezaţi, este un singur ospătar la fiecare doi clienţi, care poartă

mănuşi albe. Fiecare ospătar aduce două platouri de la bucătărie şi se amplasează lângă cei doi

clienţi încredinţaţi. La un semnal al şefului de sală, toate platourile sunt aşezate în faţa clienţilor

în acelaşi timp. Sistemul poate fi folosit pentru toate felurile de mâncare, sau numai pentru felul

principal, sau numai pentru desert. Este un sistem extrem de elegant şi care impresionează, fiind

utilizat numai pt evenimentele VIP, costul cu forţa de muncă fiind foarte ridicat

A la Carte Service clienţii au posibilitatea să aleagă între 2-3 gustări şi un fel principal

(dacă este de ex carne la grătar pot alege între prepararea în sânge, medie, sau bine prăjită).

Serviciul poate fi efectuat pentru un maxim de 500 persoane.

Waiter Parade este un serviciu elegant, cu ospătari purtând mănuşi albe, efectuând

anumiţi paşi în perimetru salonului de servire, timp în care prezintă preparatele de pe platori,

Page 97: Planificare Evenimente

acompaniaţi de muzică şi efecte luminoase. Efectul este maxim la produse flambate. Iluminarea

încăperii este diminuată, iar luminile de pe platouri învăluiesc salonul. După ce s-a realizat un tur

al întregului salon, muzica încetează şi începe servirea. Clienţii aplaudă de obicei în acest

moment. Platourile în flăcări nu trebuie aduse aproape de invitaţi. La un desert, după paradă,

produsul este aşezat într-o parte anume, este feliat şi servit pe farfurii.

The Wave Nu foloseşte ospătari alocaţi unor staţii de servire sau mese, ci toţi ospătarii

încep dintr-un punct al salonului şi efectuează operaţiunile şi de servire şi de debarasare în mod

continuu, înspre punctul opus al salonului. Toţi ospătarii formează o singură echipă, iar tot

salonul este asimilat unei staţii de servire. Este o formă de serviciu rapid, fără clasă, dar

funcţional. Se foloseşte atunci când este dorit un serviciu rapid sau când ospătarii nu au

experienţă. Invitaţii nu primesc atenţie individualizată. Este propice numai dacă se servesc

preparate gata montate în farfurii.

Combinaţii de Stiluri de Servire . Sistemul de servire poate fi schimbat de la un fel de

mâncare la altul. De ex, gustările în varianta Preset, salata în sistem francez (dresingul după ce

salata este aşezată pe masă), felul principal în stil american, iar desertul în sistem bufet.

Felurile de mâncare servite pe farfurii şi meniurile cu mai multe feluri servite la masă nu

trebuie să fie rezervate doar galelor festive. Pe participanţii la sesiunile de lucru, care muncesc

ore întregi în workshopuri, ar trebui să-i răsplătiţi la masă printr-un serviciu mai special. Bunii

maeştri bucătari sunt întotdeauna şi artişti care desfată privirea. Creaţiile pe care le realizează pe

farfurii sunt demne de admirat, iar consumarea lor reprezintă aproape un sacrilegiu.

Meniurile

Ce şi cum este servit ar trebui să derive din ideea evenimentului. Fireşte, este necesar să

fie acoperite obişnuinţele culturale ale grupului de participanţi. De fapt, prezenţa brânzei în

meniu, pentru chinezi sau coreeni, sau a creierului de maimuţă, pentru europeni, poate surprinde

în sensul dramatic şi, fără îndoialî, va produce şi un efect. Dar, oare de succes?

În alcătuirea meniului nu trebuie să existe întotdeauna cele mai neobişnuite ingrediente.

Meniul şi prepararea sa ar trebui să lase bucătarului-şef libertăţi creative. Cumpăniţi cât de

convenţional sau de avangardist va fi cateringul ales. Decizia nu depinde întotdeauna de buget.

Ce se potriveşte participanţilor, temei, firmei, mărcii sau produsului?

Formal sau informal?

Glumeţ sau convenţional?

Autentic sau stilat?

Page 98: Planificare Evenimente

Simplu sau pentru gurmanzi?

Minimalist sau epicurian?

Sănătos sau savuros?

Un imperativ îl reprezintă, de asemenea, respectul pentru rânduielile religioase. De regulă,

cei mai buni bucătari sunt experimentaţi în aplicarea lor.

În ultimul timp, meniurile nu au suferit modificări majore. Astăzi, se impun unele

schimbări, în funcţie de preferinţele culinare ale clienţilor. Vorbim despe mâncare „HOT” şi

mâncare „NOT”.

PREPARATE HOT

Preparate de sezon includ preparate locale servite în perioada de vârf a recoltării

Preparate tradiţionale naţionale au rolul diversificării meniurilor şi includ produse

italiene, chinezeşti, mexicane, din sudul Asiei, din America de Sud, Orientul Mijlociu, etc.

Ingrediente de calitate ridicată

Ingrediente proaspete care le înlocuiesc pe cele îngheţate, la conservă sau deshidratate.

Sunt însă mai scumpe.

Ingrediente noi, neobişnuite

Preparate sigure realizate din materii prime crescute fără pesticide sau poluare.

Prezentări creative – este foarte important aspectul montarea pe farfurie, pt că mâncăm

întâi cu ochii.

Servire excelentă. Mâncarea servită prompt, fierbinte şi de ospătari amabili influenţează

imaginea generală a evenimentului

Cea mai importantă informaţie este legată de cantitatea de mâncare care va trebui

comandată. În acest sens, se pot folosi informaţiile legate de istoricul grupului. Dacă este un grup

vechi, informaţiile există, dar dacă grupul este nou, se ţine cont de informaţiile demografice şi

nevoile speciale de dietă ale participanţilor

Linii generale

În prima oră invitaţii mănâncă, în medie, 7 tipuri de gustări, ştiut fiind faptul că la

începutul evenimentului cantitatea de mâncare consumată este mai mare. Cantitatea totală ce se

consumă depinde de caracteristicile demografice. Distingem :

- gulere albe

- gulere albastre

- gulere roz

Page 99: Planificare Evenimente

Gulerele albe desemnează oamenii de afaceri care poartă costume şi cămaşă albă. Cele

albastre includ persoanele care poartă uniforme în timpul lucrului. Gulerele roz se referă la femei.

Este logic să apreciem că un grup de şoferi va mânca mai mult decât un grup de secretare şi

meniul dorit va fi altul.

Cantitatea de mâncare care se consumă depinde şi de dimensiunea spaţiului de servire: cu

cât este mai mic, cu atât se consumă mai puţin.

Tipul recepţiei Cantitate determinată de tipul

de invitaţi

Numărul de gustări

necesare/persoană

Două ore sau mai puţin urmată

de cină

Mică 3-4 piese

Moderată 5-7 piese

Mare 8+ piese

Două ore sau mai puţin fără

cină

Mică 6-8 piese

Moderat 10-12 piese

Mare 12+ piese

Două până la trei ore fără cină Mică 8-10 piese

Moderată 10-12 piese

Mare 16+ piese

La meniurile pentru dejun ar trebui să luaţi în calcul atât pentru aperitiv, cât şi pentru

desert, cel puţin câte 30 de minute, iar pentru un fel principal, cel puţin 45 de minute. Cina s-ar

putea să dureze mai mult.

Servirea băuturilor

Acţiunile legate de servirea de băuturi sunt foarte des întâlnite şi sunt reprezentate, în

principal, de pauze de refacere şi recepţii. Sunt oferite pe lângă lichide şi snacks-uri şi, permit

participanţilor să se refacă, să–şi rezolve diverse probleme personale, să se dezmorţească pentru a

reîncepe programul firesc al conferinţei. Recepţiile sunt puţin mai diferite întrucât se serveşte

alcool şi, probabil, preparate culinare, în cantităţi mari şi variate. Scopurile principale ale unei

recepţii sunt:

Page 100: Planificare Evenimente

- socializare – este mult mai uşor să faci afaceri cu un client relaxat:

- creearea unei reţele de cunoştinţe în domeniul profesional.

Tipuri de băuturi

Distingem trei tipuri: bere, vinuri şi băuturi alcoolice. Berea şi vinul sunt considerate

băuturi cu conţinut redus de alcool.

Băuturile alcoolice sunt grupate în trei categorii:

- well brands, uneori sunt denumite „house liquors”, sunt mai ieftine şi sunt servite

atunci când participanţii nu solicită o anumită marcă.

- Call brands sunt incluse în zona mediană a preţurilor(vodca Smirnoff), şi sunt

solicitate după marcă

- Premium brands de calitate ridicată, foarte scumpe (Chivas Regal, Grey Goose

Vodka)

Metode de vânzare

Per Bottle. Este o metodă folosită la barurile libere şi la mese atunci când vinul este servit

alături de preparatele culinare. Planner-ul plăteşte toate sticlele deschise. La începutul şi la finele

evenimentului se realizează un inventar pentru a stabili cantitatea consumată. Sunt luate în calcul

toate sticlele deschise, indiferent cât s-a consumat din ele. De regulă, o analiză a componenţei

grupului va furniza informaţii în legătură cu cantitatea care se va consuma. Este o metodă mai

ieftină, dar nu se ştie valoarea consumului decât la final.

Per Drink este o metodă specifică barurilor contra-cost, existând un control prin

intermediul tichetelor sau al registrului de înregistrare al consumului. În general, preţul include şi

costurile adiacente: şerveţele, paie, lămâi, etc. Preţurile individuale sunt stabilite în baza

rezultatelor finale pe care le hotelul aşteaptă să le obţină. Se aplică în acest sens o cotă de adaos

de 12-18% la băuturile alcoolice, 25% pentru vin. Plannerul nu va şti valoarea notei de plată

decât la final.

Per Person. Este o metodă, care de obicei include şi mâncarea şi este specifică barurilor

libere, este mai scump pentru planner, dar presupune muncă mai puţină şi, de asemenea, mai

puţină bătaie de cap. Plannerul alege un program, de ex, servirea de băuturi alcoolice 1 oră la

început, după care comunică caterului numărul de participanţi. Se stabileşte un plafon de invitat:

25USDx500 participanţi, deci 12.500USD. Costul este cunoscut dinainte, nu mai pot apărea

surprize. Tichetele sunt adunate la intrare, astfel încât totul este monitorizat.

Page 101: Planificare Evenimente

Per Hour , este o modalitate similară cu per person, oferă o scală diferenţiată a ofertei, cu

un cost mai mare pentru prima oră, pt că participanţii au tentaţia de a consuma mai mult în acest

interval decât în orele care vor urma. De ex dacă preţul achitat este de 25USD pentru prima oră şi

20 USD pentru cea de-a doua oră a recepţiei, la un număr de 100 participanţi costul este

45x100=4.500 USD. Pentru cei care vin mai târziu sau pleacă mai repede, nu se face nicio

concesie.

Flat Rate se plăteşte o sumă similară metodei per bottle, pornindu-se de la un consum

mediu/participant, de ex 2 băuturi/oră în prima oră şi 1 băutură/oră în următoarele ore. (trebuie în

mod obligatoriu verificate datele de istoric cunoscute). Costurile vor varia după numărul de

participanţi.

Open Bar În acest caz participanţii nu-şi plătesc băuturile, o gazdă sau un sponsor va

suporta cheltuielile. De obicei participanţii nu au limită nici la cantitate şi nici la tipul de băutură

servit. În general, consumul de băuturi alcoolice este mai ridicat, pe principiul că altcineva

plăteşte.

Cash Bar Participanţii îşi cumpără băutura, de regulă achiziţionând tichete de la un

casier, pe care le va înmâna barmanului pentru băutură. Se apelează la casier pe considerentul că

barmanul nu va trebui să încaseze bani, să dea rest, uşurându-i şi eficientizându-i munca. În plus

nu se potrivesc mânuirea banilor cu a paharelor, etc.

Combination Bar În acestă situaţie, gazda cumpără tichetele de băuturi şi le înmânează

invitaţilor într-un anumit număr, de obicei două. Dacă invitatul doreşte o a treia porţie de băutură,

trebuie să-şi cumpere tichet. Sau, gazda plăteşte consumul pentru prima oră, invitatul pentru

restul perioadei. Metoda asigură oferirea de băuturi gratuite, dar este dificil controlul costurilor şi

al aprovizionărilor cu băuturi.

Limited Consumption Bar se înregistrează într-un document preţul fiecărei băuturi. Gazda

stabileşte un nivel maxim al consumului valoric, atunci când se atinge barul se închide. Gazda

poate lua decizia să-l redeschidă, dar ca open bar.

Cheltuieli cu forţa de muncă

Avem în vedere barmanii, ospătarii, casierii, personalul de securitate şi corkage care

reprezintă adaosul aplicat băuturilor pentru a acoperi costul achiziţionării şi întreţinerii paharelor

şi veselei necesare, mixerelor, altor elemente necesare preparării băuturilor.

Page 102: Planificare Evenimente

Standardul de organizare este de 1 barman la 100 de invitaţi. Dacă aceştia sosesc în

acelaşi timp şi dacă există posibilitatea de a se forma cozi, se utilizează 1 barman la 50-75

participanţi, dar cresc cheltuielile cu forţa de muncă.

Băuturi spirtoase

Sunt disponibile în sticle de 750 ml sau de 1 l. Din cele de 750 ml se pot servi 20 porţii de

băuturi (1,25 uncii), iar din cea de 1l - 27 porţii. Pe perioada unei recepţii normale se calculeză un

consum mediu de 3 porţii băutură/invitat.

Vinuri

Sunt disponibile în sticle de 750 ml sau de 1,5 l. Porţia este de 5 uncii, iar numărul de

porţii servite la sticla de 750 ml este de 5, iar la cea de 1,5l de 10 porţii.. Consumul mediu este de

3 pahare/invitat, pornindu-se de la ipoteza că 50% dintre aceştia vor servi vin.. Pentru fiecare 100

de participanţi sunt comandate, în medie, 30 sticle de vin de 750 ml. Şampania se serveşte mai

elegant în paharele tip „flută” în locul clasicelor cupe, mai ales pentru că gura paharului este mai

îngustă împiedicând bulele din bătură să se răspândească prea repede.

Servirea băuturilor depinde într-o foarte mare măsură de participanţi. Probabil nu ar fi atât

de înţelept să-i reţineţi pe francezi de la vin şi pe bavarezi de la bere.

Băuturile trebuie să corespundă bugetului, dar în primul rând mâncării.

Locuri de întâlnire pentru participanţi

Sunt deschise de obicei, seara târziu, după ora 22.00, dar, ocazional, şi la alte ore.

Distingem trei tipuri de asemenea spaţii:

1. Pentru servirea micului dejun continental dimineaţa

2. După-masă pentru snacks-uri şi băuturi carbogazoase

3. Seara- pentru băuturi şi snacksuri

Unele spaţii sunt dotate cu un bar complet, altele oferă numai bere şi vinuri. Unele au o

gamă bogată de preparate culinare, altele numai snacksuri simple. Se mai pot servi deserturi şi

sortimente de cafea..

Aceste spaţii se organizează, de obicei, într-un apartament din hotel, serviciile sunt

efectuate de personalul room-service iar plata se efectuează către firma de catering. Pot fi

organizate şi în spaţiile publice ale hotelului şi atunci firma de catering prestează serviciile şi

încasează banii.

Sunt amplasate şi în subsolurile hotelurilor unde se desfăşoară petreceri „pop” neoficiale.

Cu asemenea spaţii încasările sunt mici şi reclamaţiile numeroase.

Page 103: Planificare Evenimente

De asemenea, programul de servire pentru băuturile alcoolice variază de la o ţară la alta,

se la un stat la altul, în SUA.

Indiferent de locaţie, sunt câteva reguli internaţionale:

- este interzisă servirea băuturilor alcoolice minorilor

- este interzisă servirea băuturilor alcoolice persoanelor cu intoxicaţii

- este interzisă servirea băuturilor alcoolice în afara orelor prestabilite

- este interzisă servirea băuturilor alcoolice fără etichetă, timbru

Pregătirea spaţiilor pentru servirea invitaţilor

Este un element critic, putând influenţa modalitatea de efectuare a serviciului, cantitatea

de mâncare şi băutură care se va consuma, chiar şi dispoziţia participanţilor. Ambianţa are rol

decisiv.

Pregătirea se referă la mese, scaune, decoruri şi alte echipamente precum baruri, scene,

echipament audio-video, etc. Este esenţial ca organizatorul să comunice exact cum îşi doreşte să

se efectueze amenajarea. În acest scop se completează un formular care precizează poziţia

meselor, scaunelor şi celorlalte echipamente. Sunt soft-uri specializate folosite în acest scop.

Meeting Matrix www.meetingmatrix.com

Optimum settings www.ceosoft.com

Room viewer www.timesaversoftware.com

Tarife de închiriere

Preţul negociat este influenţat de posibilitatea închirierii doar a spaţiilor pentru meeting

sau se alătură şi închirierea de camere de cazare pentru invitaţi.

Preţul are variante de exprimare: preţ de închiriere al spaţiilor, taxă de intrare/participant,

varianta combinată, etc. Se pot adăuga cheltuieli de efectuare a serviciilor, alte tipuri de

închirieri(echipament audio-video), etc

Condiţii organizatorice

Doriţi o comunicare liberă sau o aranjare regulată a meselor? Modul în care amplasaţi

mesele în interiorul locaţiei depinde de caracterul evenimentului. Mesele rotunde permit o mai

bună comunicare decât cele lungi cu patru colţuri, întrucât toţi oaspeţii se pot vedea la fel de bine.

La o masă rotundă de banchet, cu diametrul de doi metri, au loc la o cină formală, cu mai multe

Page 104: Planificare Evenimente

feluri de mâncare, opt persoane. Dacă aveţi probleme cu capacitatea sălii, puteţi plasa în caz de

nevoie, zece, cel mult douăsprezece oaspeţi la o masă.

Dispunerea meselor este întotdeauna o temă politică dificilă, întrucât angajaţii

neimportanţi sau căzuţi în dizgraţie sunt surghiuniţi cât se poate de departe de masa conducerii.

Schimbările pe termen scurt sunt la ordinea zilei, chiar până imediat înaintea manifestaţiei.

Problematic este la evenimentele ample, unde găsirea mesei repartizate nu are loc atât de

simplu. O soluţie ar fi aranjarea meselor mai întâi pe hârtie, folosind planuri care să conţină,

înainte de toate, participanţii. Această modalitate de rezolvare este însă rar adoptată, datorită

plăcerii organizatorului de a face schimbări.

Cel mai simplu este să numiţi „şefi cu primirea”, care să cunoască amplasarea meselor şi

să fie bine informaţi pe baza celor mai recente liste cu numele participanţilor.

Posibile amplasări ale meselor:

amplasarea strictă a meselor

alegere liberă

zone ale meselor

Manipulaţi chiar şi ofensiv posibilităţile de comunicare. Puteţi evita constituirea

bisericuţelor şi înlesni formarea de noi cunoştinţe, dacă reuniţi cu prilejul servirii mesei

participanţi care nu se cunosc în prealabil.

La evenimente care durează mai multe zile, există mai multe ocazii cu prilejul cărora se

poate apela la catering. Organizaţi-le. Alternând aranjarea fixă a meselor cu libera alegere. Prea

multă constrângere este neproductivă şi resimţită ca un fel de tutelare.

Spaţiul liber între mese pentru ca invitaţii să se ridice de la mese fără a-şi deranja vecini.

Sunt folosite şi „spaţii tampon” între mese şi zonele unde se servesc mâncarea şi băuturile.

Spaţiul liber între mese şi în jurul staţiilor de servire a mâncărurilor şi băuturilor trebuie să fie de

minim 36 inches, dar de preferat să fie de 48. De asemenea se lasă un spaţiu liber de 36 inch

minim în jurul perimetrului încăperii; spaţiile libere în cruce trebuie să fie de minim 72 inch

lăţime.

Mesele

La mesele rectangulare spaţiul alocat unei persoane este de 10 square feet, iar la mesele

rotunde de 12,5. Standardul unui scaun este de 20 inch/20 inch.

Înainte de a calcula numărul maxim de persoane pentru organizarea unei recepţii într-o

anumită sală, se scade spaţiul ocupat de mobila folosită: canapele, bufete, baruri portabile, plante,

Page 105: Planificare Evenimente

alte decoruri, etc. La care se adaugă şi 3 square feet pentru fiecare invitat ca spaţiu de dans.

Trebuie de asemenea verificate, solicitările locale în caz de incendii.

Dimensiunile meselor

Mese rotunde Perimetru 60 inch 5 feet diametru 8 locuri

Perimetru 72 inch 6 feet diametru 10 locuri

Perimetru 66 inch 5,5 feet diametru 8-10 locuri

Mese rectangulate Lungime 6 feet Lăţime 30 inch 6 locuri

Lungime 8 feet Lăţime 30 inch 8 locuri

Masă tip sală de

clasă

Lungime 6 sau 8

feet

Lăţime 18 sau 24

inch

Masă în formă de

semi-luna

O jumătate de masă

rotundă

Şarpe ¼ masă rotundă

Condiţii pentru spaţii de recepţii

Minimum (înghesuit) 5,5- 6 square feet/invitat

Aglomeraţie confortabilă 7,5 square feet/invitat

Spaţios 10+ square feet/invitat.

Serviciul este critic. Multe recepţii la care mâncarea este bună sunt deplorabile sub

aspectul serviciului.

Normele folosite sunt între 1 angajat la 8 persoane până la 1 la 40 persoane. Sunt hoteluri

la care limita maximă este de 32 persoane, dar în medie, la evenimente, se calculează 1:20 sau

1:16, incluzând servirea vinului în pahar şi serviciul francez.

Planneri negociază cu hotelurile organizatoare, în general, următoarele standarde:

Serviciul general

Mese rotunde de 10 persoane, 1 angajat la 2 mese

Mese rotunde de 8 persoane, 1 angajat la 5 mese

1 ajutor la fiecare 3 ospătari

Servirea vinului în pahar sau serviciul Francez

Mese rotunde de 10, 2 ospătari la 3 mese

Mese rotunde de 8, 1 ospătar la 2 mese

Serviciu tip bufet (1: 40 raportul)

Page 106: Planificare Evenimente

1 ajutor pentru fiecare 4 ospătari

1 ajutor pentr 100-125 invitaţi

Serviciul francez sau rusesc

Mese rotunde de 8 sau 10

1 ospătar la fiecare msă

1 ajutor la fiecare 3 mese

În ceea ce priveşte controlul întregii activităţi, ar trebui să fie un şef de sală, sau un şef la

fiecare 250 invitaţi (25 mese rotunde de 10 locuri). În cazul când vor participa la recepţie

persoane care iniţial nu au fost luate în calcul, se negociază un procent, care de obicei este de 5%.

În general:

La recepţii cu un număr maxim de 100 persoane, acest procent este de 10%

100-1000 persoane este de 5%

La peste 1000 invitaţi, procentul este de 3%.

Ospătarii care servesc cocktailurile nu pot avea pe tavă mai mult de 12-16 porţii. Luând

în calcul timpul necesar preluării comenzilor de la participanţi, aşteptarea la bar până se prepară

aceste, timpul necesar pentru a găsi invitatul şi a-i servi băutura, acesta poate servi între 48-64

băuturi pe oră. Sunt folosiţi în special la recepţiile mici şi VIP-uri.

Timpul de servire

Cu 15 minute înaintea începerii servirii, se diminuează lumina, se sună clopoţelul, se

porneşte muzica, se deschid uşile, etc, pentru a-i convinge pe oaspeţi să se îndrepte către mese.

Servirea salatei durează între 20-30 min în funcţie de dressing şi stilul de servire. Felul

principal se serveşte între 30-50 min, iar desertul între 20-30 min. O cină tipică durează

aproximativ 2 ore.

Aranjarea şi decorarea meselor ar trebui să evidenţieze tema evenimentului. Se pot

amplasa diverse fructiere, platouri la mijloc, cu condiţia să nu împiedice mesenii să se vadă între

ei. Folosim termenul „cover” , tacâm, care se referă la şervete, farfurii, pahare pentru fiecare

oaspete.

Puneţi în scenă bufetul sau mesele. Decorul începe cu serviciul de masă, tacâmurile,

paharele, şerveţelele şi feţele de masă. Alegerea vizată sau elaborarea este prima parte a

decorului: tacâmuri standard sau argint de calitate?

Variante de decor:

- Ghirlande de flori sau panglici între scaune

- Şerveţele de culori diferite pentru fiecare tacâm

Page 107: Planificare Evenimente

- Modele diferite de împachetare a şerveţelelor

- Ornamente în centrul mesei creative

La găsirea numelor pentru lista de meniuri, dar şi pe farfuriile însăşi, se pot crea legături

cu o marcă, o firmă sau un produs, precum şi fructe sau legume care au culorile simbolice ale

corporaţiei sau un desert în forma siglei produsului, firmei, etc. Cereţi părerea bucătarului şi

stârniţi-i fantezia. Rezultatul, bineânţeles, ar trebui să fie convenabil în toate sensurile, deci

apetisant, comestibil şi amuzant, dar nu şi ridicol.

Dacă oaspeţii jefuiesc mesele pe ascuns, acesta este un semn că au fost nemulţumiţi şi vor

să se despăgubească. Dacă fac acest lucru pe faţă, înseamnă că nu le-a plăcut evenimentul şi îşi

doresc un suvenir. Concepeţi decorarea mesei pu şi simplu direct ca pe nişte suveniruri pentru

oaspeţi („take-away”).

Mâncatul cu mâna

Mâncarea reprezintă şi o senzaţie tactilă. Probabil de aceea mâncatul cu mâna este atât de

îndrăgit. Aici nu este vorba doar despre aspectul proaspăt sau apetisant, ci şi despre îndemânare.

Când o îmbucătură zemoasă din mână ajunge pe costum, nu mai contează nici cea mai

formidabilă combinaţie de carne suculentă şi aluat crocant.

Când participanţii care mănâncă cu mâna trebuie doar să se sature, atunci au nevoie de

porţii mai multe sau mai mari.

CALCULAŢIA COSTURILOR UNUI EVENIMENT

Calculaţia costurilor se face în trei paşi:

Pre-calculaţia

Calculaţia intermediară

Calculaţia ulterioară.

Pre-calculaţia

Ajută la stabilirea cu precauţie a costurilor şi la definirea bugetului în faza concepţiei. Din

punct de vefere extern, este indispensabilă pentru stabilirea preţurilor la întocmirea ofertei şi ca

Page 108: Planificare Evenimente

fundament al deciziei. Pe lângă o estimare generală a costurilor, este necesară o calculaţie

detaliată înainte de startul proiectului.

Calculaţia intermediară

Are loc în mod continuu sau la anumite termene stabilite înaintea evenimentului. Cu

ajutorul ei se dirijează bugetul şi se controlează respectarea lui prin intermediul comparaţiei

„planificat – realizat”.

În ciuda experienţei şi rigurozităţii, în practică nu există niciun buget care să rămână în

detaliu aşa cum s-a calculat iniţial.

Calculaţia ulterioară

Se face abia după ce evenimentul a avut loc şi este fundamentul lichidării finale, după 14

zile, o lună sau chiar mai târziu. Calculaţia ulterioară evidenţiază succesul sau insuccesul

economic.

Tipuri de costuri

Toate prestaţiile descrise în concept trebuie să fie evaluate din punctul de vedere al

costurilor.

Costurile cu proiectarea constau din:

costuri proprii, aşa-numitele „cheltuieli de producţie” şi

„cheltuielile unitare pentru servicii externe”.

Cheltuielile pentru serviciile externe sunt precizate de ofertanţii externi pentru plata

prestaţiilor efectuate. Dacă în calitate de organizator transmiteţi sarcina calculaţiei unei alte

agenţii, onorariile acesteia fac parte din cheltuielile externe. În toate fazele unui eveniment pot

apărea costuri datorate serviciilor externalizate. În tabelul următor este evidenţiat conţinutul

acestora

A. Cheltuieli unitare pentru serviciile externalizate

COSTURI PRELIMINAREConceptul Textele

Grafica Vizualizarea, animaţia 3D Construcţia-prototip Studierea, costurile pentru

călătoria pregătitoare cu ocazia inspecţiei generale

materialulDelegarea externă onorariul agenţieiManagementul participanţilor schiţarea, tipărirea,

Page 109: Planificare Evenimente

confecţionarea şi trimiterea invitaţiilor

linie verde telefonică pagina web a evenimentului

Comunicarea (mai ales la evenimentele publice) PR-ul evenimentului Publicitatea evenimentului prin

afişe, spoturi la radio-TVÎn măsura în care sunt considerate separat şi nu sunt incluse în cheltuielile generale

Cheltuieli cu telefonul şi faxul

Onorarii pentru liber profesionişti Prestaţiile creative Consilierea Planificarea coordonarea

COSTURILE CU EXECUŢIAManifestaţia:Costurile cu locaţia chiria, inclusiv montarea şi

demontarea, precum şi timpul destinat probelor, cheltuielile auxiliare

cheltuielile cu energia mobilarea curăţenia paza contra incendiilor, serviciul

medical, siguranţaAccesul la: aprovizionare şi salubrizareCurentul electric, apă, canalizare dispozitivul producător de

curent electric instalaţia de încălzire sau de aer

condiţionat accesul la circuit

Scena construcţia scenei imaginea scenei decorarea spaţiului

Sonorizarea instalaţia de sunet, microfonia, monitorizarea

tehnica specifică pentru conferinţe

tehnica simultană fundalul sonor

Iluminarea lumina de pe scenă efectele luminoase lumina sălii iluminarea exteriorului lumina de siguranţă

Susţinerea oratorului prompterul monitorul de imagine şi

monitorul de sunetEfectele laser

artificiile

Page 110: Planificare Evenimente

Tehnica proiecţiei video, filme sau diapozitive cu proiectoare pe ecran

VidiWall, ecran-LED, boxe pentru proiecţie

Monitoare Multimedia Proiectoare suspendate

Expunerea Obiecte Mijloace de prezentare Sistemul de expunere etichetarea

Dotarea costumele recuzita altă mobilă

Punerea în scenăOnorariile pentru punerea în scenă regia

dramaturgia coregrafia scenografia

Artistul/acţiunea onorariile pentru artist, moderator, referent

Cheltuieli auxiliare cu artiştii casa socială a artiştilor „impozitul pentru străini”

Altele Modelatorul de măşti stilistul

Managementul artiştilor îndrumarea (coordonarea) călătoria şi transferurile cazarea cateringul garderoba

Dreptul de autor onorariile autorilor (tantieme) onorariile agenţiilor

Producţia cu ajutorul mijloacelor de comunicareVideo scenariul şi regia

filmările cu echipa de cameramani

actorii/purtătorii de cuvânt materialul de stocare montajul materialul graficele/diagramele altele

Diapozitivele retroproiectoareleMultimedia video şi diapozitivePanourile design

text operator

Taxele aprobările

Page 111: Planificare Evenimente

stabilirea de către autoritatea pentru construcţii a legalităţii şi a conformităţii cu planul

modificarea orei de închidere a localurilor publice

aprobarea pentru purtătorii de sunet (discuri, casete)

tombolaImpozitele plata impozitelor pentru

avantajele oferite impozitul pe cifra de afaceri

Catering participanţii şi personalul mâncărurile şi băutura vesela, tacâmurile, feţele de

masă, decorarea meselor personalul curăţenia depozitarea salubrizarea infrastructura, de exemplu,

bucătăria mobilăManagementul oaspeţilor etichetele cu numele

suporturile suvenirurile ghizii îmbrăcămintea de serviciu sosirea şi plecarea transferurile găzduirea grija pentru participanţi (vezi

catering)Securitatea controlul accesului

protecţia persoanelorAsigurările răspunderea civilă a

organizatorului asigurările electronice pe termen

scurt suspendarea manifestaţiei asigurarea pe termen scurt cu

privire la accidente pentru participanţi şi angajaţi

asigurările de sănătate pe termen scurt pentru participanţi şi angajaţi

Documentaţia video sau foto post-producţia prelucrarea ulterioară şi

multiplicarea

Page 112: Planificare Evenimente

confecţionarea şi trimitereaComunicarea înzestrarea cu indicatoare şi

pavoazarea cu steaguri aparatele de emisie-recepţie

radioManagementul personalului cheltuielile cu personalul

asigurările, impozitele, taxele permisul de muncă îmbrăcămintea de serviciu etichetele cu nume sosirea şi plecarea, transferurile cazarea asistenţa acordată personalului

Transporturile tehnica recuzita decorul expoziţia materialul vămuirea

COSTURILE ULTERIOAREEvaluarea şi controlul succesului chestionarea

evaluarea documentaţia follow-up cadoul

ALTE COSTURICosturi cu finaţarea creditele

garanţia bancară

Calculaţia cantităţilor necesare

Calculul cantităţilor vizează, în principal, serviciile de cazare, călătoriile sau cateringul.

Organizarea evenimentelor presupune cunoaşterea prealabilă a numărului de participanţi. Totuşi,

pot apărea situaţii neprevăzute şi din acest punct de vedere, astfel că includerea în calcul a unei

rezerve de siguranţă este necesară. Eliminarea acestor rezerve ar putea genera cheltuieli ulterioare

neprevăzute suplimentare celor iniţiale.

Avansuri şi decontări intermediare

Avansurile către prestatorii de servicii ar trebui să se limiteze la plăţi pentru execuţii

anticipate şi garanţii.

În practică, în cazul agenţiilor organizatoare de evenimente, avansurile sunt întru totul

obişnuite şi chiar reglementate de asociaţiile de breaslă. În decursul fazei execuţiei, ele se pot

ridica până la valoarea totală egală cu 90% din volumul comenzii.

Taxa de „consiliere”

Page 113: Planificare Evenimente

Pentru prestaţiile lor nemijlocite precum concepţia şi transpunerea în practică, agenţiile

primesc un onorariu. În afară de acesta, pentru îndrumarea, adesea costisitoare, a prestatorului de

servicii, se practică o taxă, care este cuprinsă în costurile pentru servicii externe şi reprezintă de

obicei între 10% - 20% din acestea.

B. Costurile de producţie

Acestea sunt costuri care apar la evenimente pentru serviciile proprii. Dintre ele fac parte:

costurile unitare privind personalul +

costurile unitare directe +

costuri indirecte

-------------------------------------------------------------------------

COSTURI DE PRODUCŢIE

Costurile unitare legate de personal

Planificarea costurilor legate de personal este mai dificilă decât aprecierea costurilor

reale. Un proiect complex ar trebui împărţit în paşi de lucru semnificativi şi bine delimitaţi, cu

estimarea duratei fiecărui pas şi a necesarului corespunzător de personal. Care este timpul necesar

pentru găsirea unei locaţii potrivite, solicitarea informaţiilor, stabilirea opţiunilor, vizitarea

locaţiilor selectate sau coordonarea celorlalţi paşi până la manifestaţie?

La evenimentul însuşi, se pot stabili mai simplu aceste poziţii cu ajutorul intervalului de

timp fixat. Nu trebuie omise perioadele de montare, demontare şi de probă. Orientarea planificării

se realizează în funcţie de fazele ciclului de viaţă al evenimentului.

Ciclul de viaţă al unui eveniment

PREGĂTIREA:

consilierea

briefingul

studierea concepţia

planificarea

controllingul

designul

decontarea (calculul contabil) intermediară

EXECUTAREA:

îndrumarea (coordonarea)

Page 114: Planificare Evenimente

producţia

organizarea

documentaţia

POST-PREGĂTIREA:

organizarea lichidării

valorificarea documentaţiei

evaluarea

lichidarea conturilor

Cheltuielile unitare cu personalul, care apar de la caz la caz, au dimensiuni diferite,

întrucât fiecare angajat participant costă diferit.

Pentru a stabili costurile reale se consideră, ca punct de plecare, toate costurile legate de

personal, de la şef până la asistenţii de proiect, sau se consideră toate costurile de personal ale

firmei angajate. Nu se omit nici cotele angajatorilor pentru asigurări sociale. Calculul porneşte de

la aproximativ 220 de zile lucrătoare anuale, ţinând cont de perioadele de concedii şi posibilele

zile de boală, etc. (aprox. 5% din totalul zilelor lucrătoare posibile).

Împărţind suma costurilor cu personalul la numărul zilelor reale de lucru, se obţin

costurile unitare zilnice. Dacă vor fi divizate, la rândul lor, la opt ore, rezultă tarifele pe oră pe

partea de cheltuieli.

ACTIVITATEA TARIFUL PE ORĂ ÎN EURO

Consultant şef 200

Conducere de proiect sau creaţie 100

Asistenţă de proiect 75

Organizare şi administrare 50

Dacă veţi calcula costurile şi preţurile pentru o agenţie, trebuie să vă gândiţi că niciun

angajat nu ajunge la 100 procente de zile de lucru vândute. O parte a muncii o reprezintă achiziţie

sau administraţia generală, ceea ce contează pentru cheltuielile generale.

Pe parcursul tuturor fazelor evenimentului, este important să fie lămuriţi timpii prestaţi.

Numai aşa se pot controla rentabilitatea în calculaţia intermediară şi în cea ulterioară şi să se

justifice cheltuielile cu agenţia. Chiar şi la o prestaţie onorată pauşal (cote pentru drepturi de

autor) ar trebui să controlaţi timpii de execuţie.

Costurile unitare directe

Page 115: Planificare Evenimente

Acestea sunt costuri pentru prestaţii directe, care apar exclusiv cu ocazia evenimentului.

Sunt costuri de transport sau pentru achiziţionarea de aparate speciale sau obiecte, necesare doar

pentru acest eveniment.

Costurile indirecte

La o agenţie din costurile indirecte fac parte costurile de achiziţie, chiriile birourilor sau

costurile clădirilor, asigurările generale ale firmei, costurile cu telefonul şi comunicaţiie, etc.

Se deosebesc costuri indirecte autentice şi false:

COSTURI INDIRECTE AUTENTICEInvestiţii dotarea birourilor

IT Parc auto (în măsura în care

costurile de transport nu sunt luate în calcul în proiecte)

Asigurări ale firmei Asigurări de bunuri materiale Asigurări în caz de accident Răspundere civilă Protecţie juridică

Impozite Impozitele firmeiCosturi cu clădirile Clădiri

Chirie sau chirie calculatorie la propria clădire

Cheltuieli de întreţinere şi curăţenie

Energie, aprovizionare, salubrizare

Publicitate/PR Inserate ale imagini Mijloace publicitare PR

Costuri privind personalul (care nu pot fi atribuite direct proiectului şi, ca atare, sunt costuri unitare)

Administraţie Achiziţie recepţie

Altele costuri administrative generale amortizări

COSTURI INDIRECTE „FALSE”(considerând aceste costuri separat,

cheltuielile sunt atât de mari, încât este mai avantajos să fie calculate drept costuri indirecte false)

telefon alte costuri legate de

comunicare copii, etc

Înregistraţi cu grijă costurile indirecte. Pe baza costurilor unitare cu privire la personal şi a

costurilor unitare directe se poate calcula o cotă procentuală a costurilor indirecte, care are o

valoare diferite, în funcţie de mărimea costurilor unitare.

Exemplu: costurile unei agenţii:

Page 116: Planificare Evenimente

Costuri unitare de personal 900.000 euro +

Costuri unitare directe 100.000 euro

Suma 1.000.000 euro

Costuri indirecte 200.000 euro

Cota costurilor indirecte = costuri indirecte x 100/costuri unitare de personal + costuri

unitare directe. În exemplul considerat, cota costurilor indirecte = 200.000 x 100/1.000.000 =

20%.

Pentru a afla costurile de producţie pentru pre-calculaţia unui proiect, calculaţi, de

exemplu, cota costurilor indirecte din cifrele anului precedent. Utilizăm procentul de 20%.

Dacă pentru costurile unui proiect, costurile unitare de personal sunt 400.000 euro iar

costurile unitare directe sunt 100.000 euro, atunci calculaţia costurilor de producţie este:

Costuri unitare personal 400.000 euro +

Costuri unitare directe 100.000 euro

Suma 500.000 euro +

Adaos de 20% al costurilor indirecte 100.000 euro

Costuri de producţie 600.000 euro

Acest procedeu se numeşte calculaţia globală a adaosului.

Costurile totale

Dacă o firmă organizează un eveniment pe cont propriu, atunci din costurile de producţia

şi costurile pentru servicii externalizate se obţin costurile totale:

Costuri de producţie 600.000 euro

Costuri pentru servicii externalizate 600.000 euro

COSTURI TOTALE 1.200.000 euro

Adaosul pe profit

În economia de piaţă orice firmă nu trăieşte doar din simpatia clienţilor, ci trebuie să

realizeze profit. În această situaţie, se ia o decizie ţinând cont numai de punctul de vedere al

firmei. Ce oferă piaţa? Cum sunt poziţionat? Accept să câştig o comnadă şi, odată cu aceasta, un

client prin dumping?

Page 117: Planificare Evenimente

Acum puteţi stabili, din tabelul costurilor unitare privind personalul, şi o listă de preţuri a

ofertelor pentru tarifele dumneavoastră orare.

TARIFUL ORAR

Activitate Oferta (pentru o cotă de profit de 10%)

Costuri de producţie (cu 20% adaos pentru costuri indirecte)

Costuri unitare

Consiliere la nivel înalt 264 240 200Conducerea proiectului sau creaţia

132 120 100

Asistenţa proiectului 99 90 75Organizarea şi administrarea

66 60 50

Tariful zilnic corespunzător îl calculaţi astfel:

Tariful zilnic = tariful/oră x 8

Preţul de ofertă sau bugetul

Preţul de ofertă este alcătuit din suma următoarelor componente:

costurile de producţie (costurile unitare de personal şi achiziţiile directe)

costurile indirecte

cota de profit

costuri pentru servicii externalizate

taxa de „consiliere”

Un buget sau o ofertă ar trebui să cuprindă următoarele poziţii:

serviciile agenţiei sau serviciile proprii

serviciile externalizate, eventual inclusiv taxa de „consiliere”

alte costuri, precum costurile cu finanţarea

eventual impozitul pe cifra de afaceri a serviciilor agenţiei sau a serviciilor proprii

condiţiile de plată.