Organizarea evenimentelor

Andreea Marc

Calculația costurilor

Nu doar idei frumoase

Calculația costurilor

1.Pre-calculația

2.Calculația intermediară

3.Calculația ulterioară

Cât costă un eveniment?

Tipuri de costuri

Cheltuieli de producție

Cheltuieli unitare servicii

externe

Cheltuieli cu proiectarea

Costurile de producție

Costuri unitare privind

personalul

Costuri unitare directe

Costuri indirecte

Costuri de producție

Cheltuieli unitare pentru servicii externalizate

Cheltuielile unitare pentru servicii

externalizate sunt toate costurile ale căror

prestări nu sunt nici realizate nici

calculate de organizator.

Cât costă un eveniment?

Costuri preliminareConceptul Textele, grafica, vizualizarea, construcția-

prototip, studierea, costurile pentru călătoria pregătitoare, materialul;

Delegarea externă Onorariul agenției;

Managementul participanților Schițarea, tipărirea, confecționarea și trimiterea invitaților; linie verde telefonică; pagina web a evenimentului;

Comunicarea PR-ul evenimentului; publicitatea evenimentului;

Cheltuieli administrative Telefon, fax;

Onorarii pentru liber profesioniști Prestațiile creative; consilierea; planificarea; coordonarea.

Costurile preliminare

Manifestația Costurile pentru locul de desfășurare

Chiria, montarea și demontarea materialelor, timpul pentru probe, cheltuielile auxiliare, cheltuielile cu energia, mobilarea, curățenia, paza, serviciul medical, siguranța;

Accesul Aprovizionarea și salubrizarea;

Curent electric, apă și canalizare Dispozitivul producător de curent electric, instalația de încălzire sau de aer condiționat, accesul la circuit;

Scena Construcția scenei, imaginea scenei și decorarea spațiului;

Sonorizarea Instalația de sunet, microfonia, monitorizarea, fundalul sonor;

Iluminarea Lumina de pe scenă, efectele luminoase, lumina sălii, iluminarea exteriorului, lumina de siguranță.

Costurile cu execuția

Manifestația Susținerea speakerului

Prompterul, monitorul de imagine și monitorul de sunet;

Efectele Laser, artificii etc.;

Tehnica proiecției (mijloacele de comunicare) Video cu proiectare și ecran, boxe, monitoare;

Expunerea Mijloace de prezentare, sistem de expunere, etichetare;

Dotarea Costumele, recuzita, mobilă.

Costurile cu execuția

Punerea în scenăOnorariile pentru punerea în scenă

Regia, dramaturgia, coregrafia, scenografia;

Artistul/Acțiunea Onorariul pentru artist, moderator, referent;

Cheltuielile auxiliare cu artiștii Casa socială a artiștilor, ”Impozitul pentru străini”;

Altele Modelatorul de măști, stilistul;

Managementul artiștilor Îndrumarea (coordonarea), călătoria și transbordările, cazarea, cateringul, garderoba;

Dreptul de autor Onorariile autorilor și a agențiilor.

Costurile cu execuția

Producția cu ajutorul mijloacelor de comunicare

Video

Scenariul și regia, filmările cu echipa de cameramani, actorii/purtătorii de cuvânt, materialul de stocare, montajul, materialeul, graficele, altele;

Diapozitivele Retroproiectarea;

Multimedia Video și diapozitive

Panourile Design, text, operator;

Costurile cu execuția

Taxele Aprobările pentru spațiu și construcții, modificarea orelor de închidere a locurilor publice, aprobarea pentru sunet și purtătorii de sunet;

Impozitele Plata impozitelor pentru avantajele oferite, impozitul de cifra de afaceri;

Catering Participanții și personalul, mâncărurile și băutura, vesela, tacâmurile, fețele de masă, decorarea meselor, personalul, curățenia, depozitarea, salubrizarea, infrastructura;

Managementul oaspeților Etichetele cu nume, suporturile, suvenirurile, ghizii, îmbrăcămintea de serviciu, sosirea și plecarea, transferurile, găzduirea, grija pentru participanți;

Securitatea Controlul accesului, protecția persoanelor;

Asigurările Răspunderea civilă a organizatorului, asigurarea pentru echipamente și accidente, asigurările de sănătate.

Costurile cu execuția

Documentația Video sau foto, post-producția, prelucrarea ulterioară și multiplicarea, confecționarea și trimiterea;

Comunicarea Indicatoare, steaguri, aparate emisie-recepție;

Managementul personalului Cheltuielile cu personalul, asigurările, impozitele, taxele, permisul de muncă, îmbrăcămintea, sosirea, plecarea, cazarea, transportul;

Transporturile Tehnica, recuzita, decorul, expoziția, materialul, vămuirea;

Evaluarea și controlul succesului Chestionarea, evaluarea, documentația, follow-up, cadoul;

Costuri cu finanțarea Creditele, garanția bancară

Costurile cu execuția

Costurile ulterioare

Alte costuri

Planificarea și organizarea

Planificarea și organizarea

Organigrama

Lista de contacte

Clienții

Conceptul

Protocolul

Sarcinile

Desfășurarea

Planurile

Finanțele

Mecanismele

Managerul de proiect

Planificarea și organizarea

Planificarea și organizarea

Fluxul cronologic al desfășurării unui evenimentÎnceputul proiectului Comanda pentru concept

Sarcina 1 Elaborarea conceptului

Sarcina 2 Pregătirea prezentării

Termenul A Proba generală în agenție

Termenul B Prezentarea în fața comitentului

Termenul C Rebriefingul

Borna kilometrică 1 Repartizarea sarcinilor pe tipuri de activități

Sarcina 3 Transpunerea în practică

Termenul D Discutarea aplicării

Termenul E Introducerea garanției

Sarcina 4 Edificarea și recepția

Borna kilometrică 2 Manifestația

Sarcina 5 Demontarea și preluarea

Sarcina 6 Decontarea

Finalul proiectului Discuția finală

Informarea și documentarea

Matricea Eisenhower

ImportantMai puțin important

Urgent

Mai puțin urgent

A. Fă imediat! B. Deleagă

C. Planifică D. Uită!

Lista de verificareNr. DL DE MECANISM MISIUNE PRIO FURNIZOR DATA PLĂȚI

1 02.01 AM Agenția Distribuirea sarcinilor către mecanisme

A 02.01

2 05.01 Client Locația Avansul pentru chiria locației B Sală conferințe 30.12 4.250/5.950

3 05.01 Client Hotelul Avansul pentru serviciile hoteliere și de catering

B Hotel Capitol 02.01 22.500/182.980

4 15.02 AM Programul Transformarea opțiunii în contracte pentru artiști

A Agenția Zauberland

15.02

5 15.02 AM/CLIENT

Catering Lista cu mâncare și băutură C Firma de catering

12.02

6 28.02 AM Hotelul Rezervare hotel VIP-uri A Hotel Select

7 01.03 Client Invitația Conținutul și aspectul invitației

B Agenția de publicitate

8 28.03 AM Echipa Discutarea intervenției A

9 29.03 AM Tehnica, scena, decorarea

Ziua construirii 1 - edificarea A Decorator și constructor

10 30.03 AM Tehnica, scena, decorarea

Ziua construirii 2 – recepția, proba

A Tehnica, dansatorii

11 31.03 AM Tehnica, scena, decorarea

Ziua probei A Tehnica, dansatorii

Planul regizoralDe la Până la Durată Program Locație Acțiune Sonorizare Lumină Mijloace

com.Catering

08:00 09:00 1 oră Sosirea participanților

09:00 09:30 30 min Socializare Foaier Trio Jazz Atmosferă primire

Microfonie, HOF

Întâmpinare cu șampanie

09:30 09:45 15 min Primirea participanților

Sală Situația de primire

Muzică ambientală

Atmosferă primire

Trailer 1

09:45 09:50 5 min Inaugurarea Sală Show De la video Atmosferă 1-12

Trailer 2 Pregătire pauză cafea

09:50 10:00 10 min Salutul Sală CEO, Dr. Fitescu

Clip-mikro Atmosferă 13

Graficele 1-6

10:00 10:02 2 min Moderarea Sală Tina Runtraru

Căști

10:02 10:10 8 min Desfășurarea Sală Future-dance

Atmosferă 14-20

Trailer 3

Scenariul

Locația Momentul Moderarea

Sală 09:15 Dr. George Florescu: ”Bună dimineața! Vă salut cordial din partea firmei OXO. Va fi o zi captivantă!”

Afiș 1 Privire generală asupra programului. ”Permiteți-mi să nu intru în detalii ... Vă doresc o zi plină de învățături utile și plină dispoziție. Acum predau legătura moderatoarei Tina Runtraru”.

10:00 Tina Runtraru: ”Mulțumesc domnule Florescu. Bine ați venit și din partea mea. Totuși, înainte de a mă referi la subiect, vă invit împreună cu mine la o călătorie fantastică în viitor”.

10:02 Dans

Concluzii

Nu realizați niciodată bugetul de unul singur!

Realizați bugetul ținând cont de toate detaliile evenimentului!

Luați în vedere riscurile evenimentului și faceți rezerve de siguranță!

Analizați-vă resursele proprii și stabiliți serviciile proprii și cele externalizate!

Gândiți-vă tot timpul cum puteți câștiga bani din acel eveniment!

Concluzii

O jumătate de oră de planificare salvează o viață de haos!

Împărțiți proiectul în pași mici și expliciți!

Împărțiți sarcinile și coordonați echipa!

Stabiliți-vă prioritățile în funcție de importanță și urgență!

Verificați tot timpul respectarea planificării activităților și a termenelor-limită

Spor la organizat cât mai multe evenimente

de succes!