ORDIN nr. 1.389 din 22 august 2006 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial EMITENT: MINISTERUL FINANELOR PUBLICE PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006 n temeiul art. 11 alin. (5) din Hotrrea Guvernului nr. 208/2005 privind organizarea i funcionarea Ministerului Finanelor Publice i a Ageniei Naionale de Administrare Fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare, n baza prevederilor art. 5 alin. (2) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, avnd n vedere prevederile art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile ulterioare, ministrul finanelor publice emite urmtorul ordin: ART. I Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, se modific i se completeaz dup cum urmeaz: 1. Articolul 1 va avea urmtorul cuprins: "Art. 1. - Se aprob Codul controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice, prevzut n anexa nr. 1." 2. La articolul 3, dup alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (3), cu urmtorul cuprins: "(3) n vederea elaborrii procedurilor formalizate pe activiti, entitile publice pot utiliza modelul prezentat n anexa nr. 2." 3. Dup articolul 5 se introduce un nou articol, articolul 5^1, cu urmtorul cuprins: "Art. 5^1. - Anexele nr. 1 i 2 fac parte integrant din prezentul ordin." 4. La punctul 2 "Scopul i definirea standardelor de control intern", de la "Prezentare general", cuprins n anexa nr. 1, dup ultimul alineat se introduce un nou alineat, cu urmtorul cuprins: "n contextul aciunilor pentru elaborarea i/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial, entitile publice au obligaia actualizrii permanente a listei actelor normative reprezentative, cuprinse n componenta referine principale a fiecrui standard, precum i a completrii acesteia cu orice alte reglementri care cuprind prevederi aplicabile fiecrui standard." 5. Anexa la Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 devine anexa nr. 1 la acelai ordin i se introduce o nou anex, anexa nr. 2, al crei coninut este prevzut n anexa care face parte integrant din prezentul ordin. ART. II Prezentul ordin va fi publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, i va fi afiat pe pagina de internet a Ministerului Finanelor Publice.

Ministrul finanelor publice, Sebastian Teodor Gheorghe Vldescu Bucureti, 22 august 2006. Nr. 1.389. ANEX (Anexa nr. 2 la Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005) *T* Entitatea public ...................... Departamentul (Direcia) ............... MODEL

PROCEDURA OPERAIONAL*) .................................. .................................. COD: P.O. ........

Ediia .......... Revizia ......... Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

Elemente privind Numele i Funcia Data Semntur responsabilii/operaiunea prenumele 1 2 3 4 5 1.1.Elaborat 1.2.Verificat 1.3.Aprobat Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Data la care se

Ediia sau, dup caz, Componenta Modalitatea aplic prevederile revizia n cadrul ediiei revizuit reviziei ediiei sau reviziei ediiei 1 2 3 4 2.1.Ediia I x x 2.2.Revizia 1 2.3.Revizia 2 ... Revizia ... ... Ediia a II-a x x ... Revizia 1 2.n.............. Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. ....

Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul ExemplarCompartimentFunciaNume i Data Semntur difuzrii nr. prenumeprimirii 1 2 3 4 5 6 7 3.1. aplicare 3.2. aplicare ... .... ... informare ... .... ... eviden ... ....

... arhivare

... .... ... alte scopuri 3.n. .... Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 4. Scopul procedurii operaionale 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; ...........................

4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale. Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ......

.....................

Pagina ... din ....

Exemplar nr. ...... 6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale 6.2. Legislaie primar 6.3. Legislaie secundar 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

7.1. Definiii ale termenilor Nr. Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, crt. actul care definete termenul 1.Procedura Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor operaional pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual 2.Ediie a unei Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri proceduri operaionale, aprobat i difuzat operaionale 3.Revizia n cadrul Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau unei ediii altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate ... ................ .............................. n ................ .............................. 7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.

Abrevierea

Termenul abreviat

1. P.O. Procedura operaional 2. E Elaborare 3. V Verificare 4. A Aprobare 5. Ap. Aplicare 6. Ah. Arhivare ... .... ........ n .... ........ Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ......

.....................

Pagina ... din ....

Exemplar nr. ...... 8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista i proveniena documentelor 8.2.2. Coninutul i rolul documentelor 8.2.3. Circuitul documentelor 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale 8.3.2. Resurse umane 8.3.3. Resurse financiare 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii 8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. .... Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Nr. Compartimentul (postul)/ I II IIIIV V VI...

crt. aciunea (operaiunea) 0 1 2 3 4 5 6 ... 1 a E 2 b V 3 c A 4 d Ap. 5 e Ap. 6 f Ah. ... ... ... n z ... Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia ....... Nr. de ex. ....

Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 10. Anexe, nregistrri, arhivri Nr. Denumirea ElaboratorAprobNumr de Difuzare Arhivare Alte anex anexei exemplare elemente LocPerioad 0 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 ... n Entitate public Procedura operaional Ediia ........ ..................... ....................... Nr. de ex. .... Revizia .......

Nr. de ex. ....

Departamentul (Direcia) Cod: P.O. ...... ..................... Pagina ... din .... Exemplar nr. ...... 11. Cuprins Numrul componentei Denumirea componentei din cadrul Pagina n cadrul procedurii procedurii operaionale operaionale Coperta 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale 2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale 3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale 4. Scopul procedurii operaionale

5.

Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

6. Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 8. Descrierea procedurii operaionale 9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii 10. Anexe, nregistrri, arhivri 11. Cuprins *ST* PRECIZRI cu privire la modelul de procedur operaional A. Precizri generale a.1) Prezenta procedur operaional este un model. Modelul prezentat completeaz segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitile entitilor publice n domeniul dezvoltrii sistemelor de management financiar i control, procedurile operaionale fiind cunoscute n practic i sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc. a.2) Entitile publice, n funcie de mrimea entitii, de politica adoptat cu privire la sistemul propriu de management financiar i control, de gradul de dotare, de tipurile de activiti i complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedur operaional n forma prezentat, n forme completate i mbuntite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dup modelul altor ghiduri ntlnite n practica domeniului, cu precizarea c, indiferent de forma adoptat,

trebuie avute n vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri", prezentat n anexa nr. 1 la ordin. a.3) Pentru o bun gestionare a elaborrii, aprobrii i aplicrii procedurilor operaionale, conductorii entitilor publice trebuie s asigure derularea tuturor aciunilor privind elaborarea i/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar i control, dispuse la art. 2, 3 i 4 din ordin. a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate i aplicate n condiiile cunoaterii i respectrii regulilor de management constituite n cele 25 de standarde de control prevzute n anexa nr. 1 la ordin. Indiferent de activitatea la care se refer, o procedur operaional poart amprenta fiecrui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performana i managementul riscului, informarea i comunicarea, activitile de control, auditarea i evaluarea. a.5) Condiiile eseniale ale procedurilor operaionale stabilesc, printre altele, c acestea trebuie s fie scrise i formalizate pe suport hrtie i/sau electronic, simple i specifice pentru fiecare activitate, actualizate n mod permanent i aduse la cunotin executanilor i celorlali factori interesai. a.6) n msura n care dotarea tehnic i pregtirea personalului permit, operaiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaionale se pot derula i prin utilizarea sistemelor informatice. B. Precizri privind componentele modelului de procedur operaional b.1) Precizri comune componentelor b.1.1) Datele de identificare din cartuul de capt se trec pe fiecare pagin, cu modificrile cerute de rubrici, acolo unde este cazul. b.1.2) Denumirea procedurii operaionale i codul acesteia se stabilesc n cadrul fiecrei entiti publice i trebuie s reflecte activitatea procedurat i locul acesteia n sistemul de codificare utilizat. b.1.3) Ediiile se numeroteaz cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatoric sau de alt natur, cu efect asupra activitii procedurate, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii pentru procedura operaional respectiv. b.1.5) n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component a procedurii operaionale. b.2) Precizri specifice componentelor b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 1): - responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie intern a conductorului entitii publice; - cnd una sau mai multe dintre operaiuni se realizeaz, conform deciziei, de ctre un grup sau o comisie, n list se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei. b.2.2) Cu privire la Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale (componenta 2): - se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul ediiilor;

- cnd se realizeaz o nou ediie a procedurii operaionale, coloanele nr. 2 i 3, privind componenta revizuit, precum i modalitatea reviziei, nu se completeaz; - coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) privete aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaionale; - la fixarea datei de la care se aplic prevederile noii ediii sau revizii (coloana nr. 4) se are n vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea i studierea acesteia de ctre aplicatori. b.2.3) Cu privire la Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 3): - coloana nr. 1 (Scopul difuzrii) are n vedere faptul c oricare compartiment/persoan a crui/crei activitate intr sub incidena aplicrii, informrii, evidenei, arhivrii sau este n alte scopuri n legtur cu procedura respectiv trebuie s aib la dispoziie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizrii prin noi ediii sau revizii. b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaionale (componenta 4): - entitatea public, spre deosebire de scopurile considerate generale i prezentate ca exemple n modelul procedurii operaionale la aceast component, identific i nscrie scopurile specifice n cazul fiecrei proceduri operaionale elaborate, innd cont de rolul, locul, importana, precum i de alte elemente privind activitatea procedurat; de exemplu, n cazul unei activiti de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operaionale este i acela al descrierii, identificrii i asigurrii necesarului de produse i servicii. b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaionale (componenta 5): - aceast component se bazeaz pe colaborarea dintre compartimentele entitii publice, astfel nct la fixarea i definirea activitii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activiti (pct. 5.2 i 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuii legate de activitatea respectiv (pct. 5.4) s fie eliminat orice situaie de suprapunere de activiti, de activiti necuprinse n procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuii ntre compartimente, de atribuii pentru care nu au fost fixate responsabiliti etc.; - de exemplu, n cazul unei proceduri operaionale privind raportarea numrului de personal i a veniturilor salariale se recomand: - prezentarea activitii de raportare a datelor privind numrul de personal i veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1); - delimitarea acesteia, n special de alte activiti de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achiziiile etc. (pct. 5.2); - nominalizarea activitilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de ntocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activiti furnizoare de informaii ctre activitatea de raportare a numrului de personal i a veniturilor salariale, sau nominalizarea activitii de elaborare a rapoartelor de sintez, pe ansamblul entitii publice, care se bazeaz pe informaiile primite de la activitatea procedurat (pct. 5.3); - nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direciilor/serviciilor la nivelul crora se ntocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaboreaz statele de salarii etc. sau a compartimentului de sintez, ca beneficiar de informaii. Se nominalizeaz ca fiind implicate n procesul activitii persoana/biroul/serviciul cu

sarcina evidenei personalului i a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4). b.2.6) Cu privire al Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate (componenta 6): - aceast component privete, n special, listarea documentelor cu rol de reglementare fa de activitatea procedurat; - este necesar s fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz fiecare activitate; - gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementrilor, unde: reglementrile internaionale n legtur cu domeniul respectiv sunt cele la care Romnia este parte; legislaia primar se refer la legi i la ordonane ale Guvernului; legislaia secundar are n vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuii de reglementare i care sunt emise n aplicarea legilor i/sau a ordonanelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice (legislaie teriar), se refer la instruciuni, precizri, decizii, ordine sau altele asemenea i au efect asupra activitii procedurate. b.2.7) Cu privire la Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional (componenta 7): - se va urmri definirea acelor termeni care: reprezint element de noutate; sunt mai puin cunoscui; prezint sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.; - se recomand precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definete termenul n cauz; - se va avea n vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituii etc.) utilizai cu mai mare frecven n textul procedurii operaionale i/sau care, n urma acestei aciuni, permit o nelegere i utilizare mai uoar a procedurii; - se recomand ca ordinea n care se nscriu att definiiile termenilor n tabelul 7.1, ct i abrevierile termenilor n tabelul 7.2, s fie aceea dat de prima apariie n textul procedurii operaionale a termenului definit sau abreviat, dup caz; - n tabelele 7.1 i 7.2 din modelul de procedur operaional au fost definii i, respectiv, abreviai, pentru exemplificare, termeni utilizai n model. b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaionale (componenta 8): - aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. n acelai timp este i acea component care nu este generalizabil prin model de procedur dect n termeni foarte largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile concrete n care se desfoar activitatea respectiv n cadrul entitii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare i umane, de calitatea i pregtirea profesional a salariailor i, nu n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar i control. Cele cteva puncte i subpuncte, enumerate la aceast component n prezentul model de procedur operaional, recomand una din multitudinea de posibiliti de descriere a acestei componente; - la "Generaliti" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitii. Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale procedurii operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaionale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referin

aplicabile activitii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, n cazul unei proceduri operaionale privind activitatea de aprovizionare, la "Generaliti" se poate meniona c aceasta urmrete descrierea clar a produsului/serviciului de achiziionat, verificarea i aprobarea documentelor utilizate n procesul de aprovizionare, relaiile cu furnizorii/prestatorii, recepia produsului/serviciului aprovizionat, pstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activitii, cum ar fi: transparena, egalitatea anselor potenialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparialitatea, confidenialitatea etc.; - la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, n principal, cele de natura formularelor, dar i manuale, instruciuni operaionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului sau transmit rezultatele obinute altor utilizatori. De reinut c documentele trebuie s fie actualizate, utile, precise, uor de examinat, disponibile i accesibile managerului, salariailor i terilor, dac este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 i 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putnd fi comasate sau detaliate n funcie de amploarea, volumul, diversitatea i complexitatea documentelor respective; - la "Lista i proveniena documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are n vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor coninute etc. n aceast list se nominalizeaz i documentele interne de aceast natur, emise i utilizate n cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, ntre compartimentele entitii publice; - la "Coninutul i rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate n forma complet, anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare a acestora i meniuni referitoare la rolul lor; - subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are n vedere compartimentele/persoanele la care trebuie s circule documentele n procesul de realizare a activitii, precum i operaiunile ce se efectueaz n legtur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoan pe la care circul. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul entitii publice. Se recomand utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor; - pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) i, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menionat c structura resurselor este foarte sensibil fa de activitatea la care ne referim; la unele activiti resursa necesar preponderent este cea material, iar la altele este preponderent resursa uman sau resursa financiar ori combinaii ale acestora; - subpct. 8.3.1 "Resursa material" se dezvolt pe elementele de logistic: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reea, imprimant, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe elemente de alt natur, dac specificul activitii o impune. De exemplu, n cazul unei entiti publice cu activitate de teren intens, cu deplasri auto frecvente, activitatea de transport capt o conotaie distinct, iar procedura operaional aferent, la resursa material, va trebui s reflecte parcul auto, fapt care, n acest caz, va da greutate

sporit acestui tip de resurs, n comparaie cu resursa uman sau financiar; - subpct. 8.3.2 "Resursa uman" fixeaz compartimentul/compartimentele i/sau persoana/persoanele din cadrul entitii publice care sunt implicate, prin atribuiile/sarcinile de serviciu, n realizarea activitii procedurate; - subpct. 8.3.3 "Resursa financiar" are n vedere prevederea n buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare desfurrii activitii, acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat n activitatea respectiv etc.), dar i a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activiti. De exemplu, n situaia unei activiti de achiziie, resursa financiar trebuie s reflecte sumele din buget aferente programului de achiziii al entitii publice; - pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n procedura operaional, numai prin aportul salariailor implicai direct n acea activitate; - subpct. 8.4.1 "Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii" se sprijin, pe de o parte, pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii", iar pe de alt parte, pe o bun cunoatere i stpnire a cerinelor generale i a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" i a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului", prezentate n anexa nr. 1 la ordin. Aciunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate i a msurilor de limitare a efectului acestora, a condiiilor de eficien i legalitate impuse, puse n corelaie i ntr-o succesiune logic i cronologic, constituie n fapt instrumentul de planificare cuprins n procedura operaional pentru activitatea analizat. Un exemplu n acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operaiuni supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cadrele specifice ale proiectelor de operaiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sinestttoare, documente elaborate i aprobate la nivelul fiecrei entiti publice; - subpct. 8.4.2 "Derularea operaiunilor i aciunilor" reflect programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate n realizarea activitii, n care acesta/aceasta uzeaz de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor prevederilor din procedura operaional i, n special, celor din instrumentul de planificare a activitii. Se recomand cuprinderea n procedura operaional, sub form tabelar, a modului de operare, unde pe vertical se pot cuprinde etapele ce se deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar pe orizontal se precizeaz intrrile de informaii (de la cine? ce?), operaiunile, aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce au loc fa de datele intrate, instrumentele utilizate n acest scop, ieirile de rezultate (care? ctre cine? etc.). Recomandm ca exemplu de instrument utilizat n derularea unei activiti consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operaiuni prezentate la viz n cadrul activitii de control financiar preventiv

propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare; - subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitii" poate fi orientat ctre mai multe direcii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performan asociai activitii; furnizarea datelor i informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre beneficiarii acestora; identificarea msurilor de mbuntire etc. b.2.9) Cu privire la Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii (componenta 9): - se va urmri identificarea tuturor aciunilor care au loc n legtur cu activitatea procedurat, precum i fixarea acestora pe compartimentele (posturile) crora le revin responsabilitile i/sau, dup caz, rspunderile fa de acestea; - se recomand cuprinderea aciunilor n tabel, pe ct posibil, n ordinea logic a desfurrii lor, iar a compartimentelor (posturilor), n ordinea interveniei n proces; - n tabelul 9 din modelul de procedur operaional, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., aciunile (operaiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitile/rspunderile, cu abrevierile regsite n tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observm, de exemplu, c operaiunea a este o operaiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaiunea c este o operaiune de aprobare A, n rspunderea postului III; aciunea f este o aciune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc. b.2.10) Cu privire la Anexe, nregistrri, arhivri (componenta 10): - este necesar ca procedura operaional s cuprind n anexe toate instrumentele relevante, prezentate n cadrul celorlalte componente ale acesteia, i care sunt aplicabile n realizarea activitii; - pentru o mai bun ordonare i eviden a anexelor, se recomand ntocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model. -------