operator calculator partea 5

MODUL 5

MODUL

5 S nvm s calculm cu ExcelNu vezi dect ceea ce cunoti. - Goethe

Acum cam neles cum se folosete ila ce folosete programul MS Word, propun smergem mai departe cu explorarea unei alte aplicaii Office, de data aceasta de calcul tabelar. Excel este poate cel mai cunoscut iutilizat soft din pachetul Office n diverse domenii de activitate, precum contabilitate, administraie, statisticetc. Ca operator PC veilucra adesea cu acest program, cu care este bine svfamiliarizai.

mi doresc ca dupce veifi parcurs cu atenie materialul modulului 5 sfiicapabili:

smanipulaitipurile de date dintr-un registru de calcul;

sformatairegistrele de lucru n Excel;

scunoateicum se pot vizualiza foile de calcul.

tipuri de aranjare

Tipuri de date - introducerea i manipularea acestora (copiere, mutare, cutare, nlocuire date, serii de date)nainte de toate, vpropun sncercm sne familiarizm cu interfaa programului pe care l vom diseca timp de trei module de aici nainte. Pentru aceasta, programul trebuie lansat n execuie. Dupcum am nvat deja, acest lucru se face foarte simplu din meniul Start>All Programs>Microsoft Office>Microsoft Office Excel 2003. Sau dacaveio scurtturpe desktop, daidublu clic pe aceasta cu butonul stng al mouse-ului i se va deschide fereastra de lucru Excel. O altposibilitate este cu clic dreapta pe pictogrami alegeiopiunea Open.

n Excel, foile de calcul se numesc Sheet, fiind formate din celule n interiorul crora se pot introduce date (cifre itext) pe care ulterior se vor efectua operaiigen calcule matematice, sortri etc. La rndul lor, celulele sunt ordonate n rnduri i coloane care seamncu tabelele (de aici i denumirea de calcul tabelar). Fiecare foaie de calcul conine 256 de coloane i65.536 de rnduri.

MODUL 5

S nvm s calculm cu Excel

BardeBarde instrumente de

instrumenteformatare

standard

Barde titlu

Barde meniu

Celulactiv

Formula Bar

sau bara de

editare

Registru de calcul

Bare de derulareBara de stare

Dacncercaisnchideiaplicaia idoriissalvairegistrul pe care ailucrat, acesta va fi numitautomat Book 1. Bine, dvs. nsl puteiredenumi dupcum dorii, aa cum vom vedea mai departe.

structrura Un registru de calcul predefinit de programul Excel este alctuit din 3 sau mai multe foi de calcul (Sheet 1, 2, 3 etc.). n timpul unei sesiuni de lucru n programul Excel avem iposibilitatea deschiderii concomitente a mai multor registre de calcul. Aa cum spuneam in cazul ferestrei de lucru a Word, in Excel aceasta are o structurtip, cuprinznd:

bara de titlu pictograma din partea stnga barei de titlu este meniul de comandal programului Excel, iar alturi de aceasta figureazdenumirea programului: Microsoft Excel. n colul din dreapta se aflcele trei butoane corespunztoare reglrii dimensiunilor ferestrei;

bara de meniu aceastbarconine toate comenzile care se pot executa n programul Microsoft Excel pornind de la meniurile principale: File, Insert, Edit, Tools etc.;

bara de instrumente standard pe aceasta se gsesc pictogramele de comandale celor mai frecvent utilizate comenzi din programul Excel. Comenzile crora le sunt asociate pictogramele din aceastbarpot fi activate idin bara de meniu;

bara de instrumente pentru formatare (Formatting) aici gsim cele mai frecvent folosite comenzi pentru formatarea tabelelor, sub forma unor pictograme de comand.Folosind aceastbar,putem efectua modificri rapide ntr-un tabel;

de editare (Formula Bar) este utilizatn scopul introducerii ieditrii datelor, respectiv a formulelor de calcul. Utilizarea ei este facultativ, deoarece datele pot fi introduse sau editatei direct n celule. Dupce introducem date ntr-o celul,pentru acceptarea lor putem activa butonul

2 Operator calculatorMODUL 5


bif,iar pentru tergerea lor butonul X. Tot n aceastbar,n partea din stnga, se gsete cmpul de titlu (Name Box), care indicdenumirea celulei active sau a unui grup de celule selectate, denumire ce poate fi predefinit sau stabilitde ctre utilizator;

celulactiv este celula selectatsau cea n care se efectueazeditarea. Celulele suntdenumite folosind numele coloanei inumrul liniei pe care se afl(n exemplu: A1). Denumirea celulei active apare pe bara de editare;

suprafaa de lucru acea zona ferestrei programului Excel n care se vizualizeaztabelul de calcul propriu-zis, format din celule n care putem introduce date;

3 (5) barele de derulare orizontal,respectiv vertical pot fi folosite aa cum

am nvatntr-un modul de curs anterior ca in cazul programului MS

Word;

registrul de calcul reprezintdocumentul Excel deschis n zona de lucru, a crui fereastrare aceleainsuiri cu orice alt tip de fereastrde document utilizatn sistemul de operare Windows;

fereastractiv fereastra n care se lucreaz;

bara de stare pe aceasta se aflindicatoarele de stare ale diferitelor moduri de funcionare (stabilire de macro-uri, corectur,lrgire, selecie iinserare). n partea stnga barei de stare sunt afiate informaii despre modul curent de funcionare a programului.

Exemplu

Cnd te uiiprima oarla un iier Excel, sentimentul de complexitate te copleete. Nu de puine ori am avut cursanicare mi-au spus sincer cnu le place Excel-ul. i cred, poate nu este cel mai amuzant program de explorat, dar mpreunputem s-l facem mai digerabil. Mi-am propus sfac prezentarea programului Excel ct mai accesibil, pe nelesul tuturor, so apropii de utilizator, de nevoile sale imediate. Ideea e caceastaplicaie cu ct este utilizatmai mult, cu att devine mai simpatic imai uor de folosit. Dar ajunge cu vorba. Strecem la treab.

Exerciiul 1

nainte de aceasta vprovoc nssdeschideiaplicaia Microsoft Office Excel, indiferent de varianta pe care o aveipe computer, isidentificai elementele acesteia explicate anterior.

Cteva noiuni de bazn ciuda tuturor plngerilor, declar cmi place Excel. mi place pentru c este un program logic, liniar iclar, fiind folosit de un numr foarte mare de persoane. Este un program versatil, folosind grafice, tabele pivot etc. Este poate cel mai folosit software de calcul tabelar din lume ide aceea cred ceste bine sne familiarizm ncde la bun nceput cu terminologie sa. Nu ar fi tocmai

Operator calculator 3MODUL 5


etic spresupunem ctoatlumea nelege vocabularul de specialitate. Poate acesta este motivul pentru care unii dintre noi refuzsnvee un astfel de program sau s-l aprofundeze, tocmai pentru cnu neleg noiunile de baz.Unii termeni pot prea simpli, dar nu ipentru cineva care abia face cunotin cu Excel-ul. i pentru a evita srmnem blocaintr-un anumit punct, propun svedem mai departe cteva noiuni utile.

rnd n Excel, rndurile sunt ordonate orizontal. Dacn Excel 2007 putem avea pnla 1.048.576 de rnduri, Excel 2003, cel despre care vom vorbi mai departe, numrpnla 65.536.

coloan ntr-o foaie de lucru, coloanele sunt aranjate vertical, de sus n jos, iordonate dupliterele alfabetului de la A la Z., apoi de la AA la AZ, de la BA la BZ i aa mai departe. Excel 2007 oferun spaiu extins de 16.384 coloane, n timp ce Excel 2003 se poate luda doar cu 256 (suficiente pentru lucrul nostru).

celul Este cea mai mic unitate de construcie a unei foi de lucru n Excel, fiind uor de recunoscut ca acea cutiudreptunghiular n care se introduc datele, aflat la intersecia unui rnd cu o coloan. Putei introduce pn la 255 de caractere ntr-o singur celuln Excel 2003. Dacdoriio variantmai extins, putei opta pentru celulele din Excel 2007 care permit un numr maxim de 32.767 caractere per celul.

domeniu

bara de editare sau formula bar

Domeniul reprezintun grup de celule alturate selectate.

n Formula bar se pot introduce toate datele care se introduc idirect n celule. Aceasta poate fi activat,n cazul n care nu este vizualizat, din meniul View, opiunea Formula Bar. Acest lucru este valabil pentru Excel 2003. n varianta 2007, bifaide pe banda meniului View, din grupul Show/ Hide, caseta Formula Bar.

sortarea Acesta este unul din aspectele care mi plac foarte mult la Excel. Faptul c, asemenea unui dulap mprit pe rafturi isertare, permite sortarea atenti precisa informaiilor. Dacdoriisordonaialfabetic numele dintr-o list, de la mai mic la mai mare cifrele sau sordonairndurile dupculoare sau imagine, Excel vpermite toate acestea. Prin sortarea datelor veinelege mai uor datele pe care le aveiile puteiorganiza dupnevoie. Pentru activarea acestei opiuni, este suficient sactivaimeniul Data, opiunea Sort, respectiv

pictogramele Sort Ascending (Sortare ascendent) i Sort Descending (Sortare descendent) din bara de instrumente standard. n Excel 2007, activai

4 Operator calculator

MODUL 5

il

um

S nvms calculm cu Excel

tab-ul Home, grupul Editing,apsaiSort and Filter ialegeiopiunea Sort A to Z sau Z to A. Bineneles, puteiopta pentru o sortare customizat,alegnd opiunea CustomSort.

FA

E

S

privind activitatea acesteia pe anul n curs. Acestea sunt de trei tipuri: A. Felicitri, B. Reclamaii iC.Recomandri. Dacvreau slistezla imprimant doar coloana C cu Recomandri, voi apela la opiunea AutoFilter. Pe aceasta o voi activa din meniul Data, opiunea Filter sau Advanced Filter (filtrareavansat). n Excel 2007, activarea se va faceastfel: Home>Editing>Sort and Filter>

Operator calculator 5

MODUL 5


formulele

ce nseamnmerge?

Formulele dinExcelsunt,dupcum ve

ivedea i n modulele urmtoare, ecuaii care efectueazcalcule complexe. Altfel spus, formulele fac calculele matematice pentru dvs. Orice formulncepe cu semnul egal = fiind urmat de numere, referinede celule sau operatori (adunare +, scdere -, nmulire *, mprire /). Deipare complicat, dacaveitoate datele, Excel face toat treaba.

Exemplu

De exemplu, puteiscrie n celula A1 formula =3*7. DacapsaiENTER, rezultatul afiat va fi 21. Mai departe, puteirecurge la referinele de celule. De exemplu, n celula A2puteiscrie formula =A1*7 iapsnd ENTER rezultatul va fi 147 (adic21*7=147). Acesta este un exemplu simplu de lucru cu formule.

Nu trebuie neaprat stiicum sscrieiformulele, deoarece Excel vdo mn de ajutor n acest sens indicndu-vde fiecare datdacaigreit ceva icum ar trebui sfie varianta scriscorect.

Dacvi se cere vreodatsdaimerge celulelor, veiti cse referla unirea a doucelule n una singur.De exemplu, pentru a trata o serie de celule ca o singurfamilie, vom da merge, operaiune care va terge liniile despritoare dintre celulele vizate ivom putea alege un titlu reprezentativ pentru familia de celule. De asemenea, putem optapentru deselectare prin unmerge sau mprirea celulelor existente. Aceste operaiuni pot fiefectuate selectnd celulele, apoiactivnd de pe bara Formatting opiunea Merge and Center.

Introducerea datelor n foile de calcul

Bun, vi se cere sintroduceidate n Excel, dar nu aimai lucrat niciodatcu acesta sau aimai lucrat de vreo 2 ori, dar ncnu v-ailmurit cum trebuie introduse diferitele tipuri de date, cum sle editai, cum sadugaisau tergei coloane sau rnduri n plus. Vpropun svedem mpreunn cele ce urmeaz cum puteiface primii pain Excel.

n momentul n care se deschide un registru de calcul n Excel, n faa noastr se nfieazparcun tabel gol, uria,pe verticala cruia sunt cifre, iar pe orizontal,litere. n josul paginii sunt cteva tab-uri numite Sheet 1, 2, 3 amd. Fiecare registru de calcul (workbook) are trei foi de lucru (worksheets sau spreadsheet). Pentru a vedea coninutul acestora, trebuie doar sdaiclic pe ele. De asemenea, este indicat sle schimbaidenumirea, pentru a identifica mai uor informaiile din fiecare foaie de calcul. De exemplu, puteisle denumii luni, mari, miercuri, joi, vineri pentru a ine evidena cheltuielilor zilnice. i dac nu sunt dect trei idvs. aveinevoie de mai multe, nu e nimic. Puteicrea foi de lucru noi dnd clic dreapta pe o foaie de lucru i alegnd Insert New Worksheet. n aceeaimanierpot fi terse foile de calcul n plus, numai cde aceastdatse va alege din meniul derulant opiunea Delete.

Vntrebaipoate cum puteicrea un registru de calcul nou, dacaideschisdeja Excel-ul? E simplu: alegeidin meniul File, opiunea New. Din panelul aprut n partea dreapt,numit New Workbook, alegeiBlank workbook.


MODUL 5


Dupcum spuneam ianterior, registrele de calcul sunt formate din rnduri, coloane i celule. Fiecare coloanare o litercorespunztoare. i pentru c spuneam cn Excel 2003 sunt 256 coloane, trebuie stiicprimele 26 sunt numerotate alfabetic de la A la Z, apoi urmtoarele 26 de la AA la AZ amd. n cazul rndurilor, acestea sunt numerotate cu cifre de la 1 la 65.536. Literele coloanelor i cifrele rndurilor vindiclocaia dvs. n foaia de calcul cnd daiclic pe o celul.Combinaia cifr-literreprezintadresa unei celule, fiind numitireferinde celul(vom relua aceastdiscuie n modulul urmtor). Ca o curiozitate, ntr-o foaie de lucru sunt aproximativ 16.777.216 celule, n care v-aiputea pierde cu uurinfraceastindicaie care apare de fiecare datn bara de editare(Formula bar).

n momentul n care vapucaide lucru, veiintroduce datele n celule. O celulactiveste cea nconjuratde un chenar negru mai pronunat aa cum am explicat anterior, indicndu-vcceea ce tastaiva fi introdus n acea locaie. Selectnd cu mouse-ul o celul,aceasta devine activ.

Exemplu

De exemplu, dacalegeicelula din coloana D rndul 5 idaiclic pe aceasta, ea va fi activat,iar coloana D irndul 5 vor fi marcate cu o altculoare. Celula cu adresa de referinD5 este acum activat.De asemenea, referina celulei active apare in Name box (caseta de nume) aflatn colul stnga sus al foii de calcul. Este de mare ajutor maiales cnd foaia dvs. de lucru devine din ce n ce mai stufoas ieste bine stiiunde aiajuns sau dacdoriisindicaicuiva unde n foaia de calcul gsete anumite date.


MODUL 5


Exerciiul 2

Aveinevoie de un nou registru de calcul. Cum creaiunul? Alegei rspunsul corect.

SelectaiWorksheet din meniul Insert;

n meniul File, selectaiNew/din panelul New Workbook alegeiBlank workbook;

Din meniul Insert alegeiWorkbook.

Tipuri de date

n celulele foilor de lucru putem introduce doutipuri de date: constante i formule.

valori Valori constante sunt cifrele, valorile temporale, datele calendaristice, textul. n constante interiorul unei celule, textele sunt aliniate la stnga, datele numerice la dreapta etc. Dacvrem ca o datnumericsfigureze ca text, trebuie sncepem completarea celulei cu semnul apostrof (). Dupconfirmarea introduceriidatelor, acest semn va fi vizibil doar pe bara de editare, nu in celul.

formule Cu ajutorul formulelor se pot face, de exemplu, calcule care sgenereze dindatele existente noi valori. Formula trebuie introdusn celula n care dorim s obinem unrezultat.

Formulele pot fi scrise de ctre utilizator sau se pot folosi formule puse la dispoziia utilizatorului de programul Excel, respectiv o mulime de funcii matematice (despre acestea vom nvamai detaliat n urmtorul modul de curs). O formulpoate conine constante, adrese ale unor celule, semne asociate unor operaii sau funcii matematice.

Semnele asociate operaiilor matematice care se folosesc n Excel sunt: * (nmulire),/ (mprire), + (adunare), (scdere) i^ (ridicarea la putere).

Exemplu

Modul de vizualizare a datelor depinde de modul de formatare a unei celule. Iniial, toate celulele sunt formatate identic, n stilul General, ceea ce nseamn cforma unor date este aceeaicu cea avutn timpul introducerii (tastrii) lor. nsdacintroducem ntr-o celulo datcalendaristic n mod corespunztor ortograiei engleze de exemplu: 2003.05.15 (dupcifra care indicziua nu trebuie stastm punct), programul Excel transformautomat formatul celulei respective ntr-un format de datcalendaristic.

utilitate Excel poate fi folosit pentru gestionarea bugetelor, pentru calcularea impozitelorprogram sau nregistrarea notelor cursanilor. Puteifolosi Excel pentru listarea produselor care sunt scoase la vnzare de firma la care lucraisau pentru nregistrarea prezenei elevilor. Puteifolosi Excel pentru a contoriza exerciiile fizice zilnice iscderea n greutate sau ct de mult vpoate costa o renovare completa locuinei. Posibilitile de lucru sunt nenumrate. Haideisvedem nscum se

introduc primele date ntr-un registru de calcul.


MODUL 5

ncepei ntotdeauna cu titlul coloanelor

S nvm s calcul

m cu Excel

Cnd introduceidate, este bine sncepeicu introducereatitulului coloanelor, astfel nct oricine are acces laacea foaie delucru sneleagdespre ce este vorba.

n exemplul nostru titlurile de coloansunt zilele sptmnii din foaia deprezena unei

clase. De as

emenea, am introdusaici i titluri de rnd reprezentate de numele elevilor.

cum tastm?

in

troducerea datelor calendaristice

S presupunem c trebuie s creai olist cunumelecolaboratorilordepartamentului de marketing. Lista vacuprinde, pe lngnume idate privind perioada colaborrii, icifra de afaceri.Veiavea nevoie,deci, de trei coloane cu Nume, Perioadcolaborare iCifra de faceri.

Pentru a tasta numele Popescu n coloana Num

e, vveideplasa n jos apsnd tasta ENTER,iar pentru a vdeplasa la celula urmtoare dindreapta veifolosi tastaTab.

Vei proceda astfelpnterminai de completat toate datele disponibile, deplasndu-vcu Tab i ENTER sau cu un simplu clic de mouse pe celula dorit.

Pentruintroducereadatelor calendaristice n coloana B, ar trebui sfolosiiun separat

or numeric ntre zi, lun

ian detipul linie oblic(slash) sau cratim: 13/11/2007 or 13-noiembrie-2007. Excel va recunoate acest tip de notare ca o datcalendaristic.


MODUL 5


Dactrebuie sintroduceiintervalul orar, veitasta cifrele urmate de un a sau un p n funcie de fusul orar: am (antemeridian) sau pm (postmeridian). Dacintroduceidoar o cifr,Excel o interpreteazca fiind orio noteazca AM.

introducereacifrelor

modaliti rapide de introducere

a datelor

Pentru a introduce data zilei n curs, apsaiCTRL+;. Pentru a introduce ora la care este efectuatlucrarea, apsaisimultan tastele CTRL, Shift i;.

Pentru a introduce cifra de afaceri n coloana C, pe care o vom expriman dolari sspunem, vom tasta semnul de dolar urmat de cifra cunoscut.

Exemplu

Dar pentru cvorbim de existenamai multor tipuri de numere, haideisvedem pe scurt cum le putem introduce:

Pentru a introduce fracii, trebuie lsat un spaiu ntre numrul ntreg ifracie (2 1/4).

Pentru a introduce doar fracia, introduceimai nti un 0. Dacveiintroduce fracia fr0, atunci Excel va interpreta cifra ca pe o datcalendaristic(de exemplu, 1/4 va deveni 4 ianuarie) etc.

Pentru a economisi timp preios atunci cnd introducem date n Excel, este bine srecurgem la cteva trucuri:

AutoFill despre care am amintit deja n partea introductiva acestui caiet. Spre exemplu, dacdoriisintroduceipe o coloanzilele sptmnii, vei nota Monday n prima celul, apoi veitrage de mnerul de umplere i restul celulelor din coloanvor fi umplute automat cu numele celorlalte ziledin sptmn.

AutoComplete dacprima sau primele litere pe care le introduceintr-o celulse

regsesc deja n acea coloan,Excel va umple automat caracterele rmase pentru dvs. E nevoie doar sapsaiENTER pentru a le aduga. Acest lucru este valabil pentru text sau pentru text combinat cu cifre, nefiind valabil doar pentru cifre sau date calendaristice simple.


MODUL 5


Dactextul pe care l introduceintr-o celuleste mai lung, pentru a-l putea vedea pe tot, este recomandat sdaidublu clic cu mouse-ul pe linia vertical dintre doucelule.

Exerciiul 3

Afirmaia urmtoare este adevratsau fals?

Apsarea tastei ENTER mutselecia cu o celulspre dreapta.

tergerea datelor i efectuarea corecturilor

Cu toii suntem supuigreelii, dar n Excel chiar idatele scrise corect potnecesita modificri din cnd n cnd. Uneori, poate fi supusmodificrii o ntreagfoaie de calcul. Sspunem ctrebuie smodificaio ntreagcoloan aflatn mijlocul foii de lucru sau trebuie slistainumele n ordine alfabetic. Cum veiproceda?

Exemplu

Vom presupune cn registrul cu clienii departamentului de marketing doriis modiicainumele din celula A2 pe care l-aitrecut greit ca Ionescu, cu Popescu din A1. Pentru a corecta eroarea, aveidouposibiliti:daidublu clic pe celul sau daiclic pe celulapoi clic pe bara de editare. Diferena o face doar uurina cu care dvs. preferaisfolosiiuna dintre cele doumodalitide lucru. Dac editaidate n mai multe celule, puteispstraimouse-ul n bara de editare n timp ce vdeplasaide la o celulla alta folosindu-vde tastatur.

Dupce selectaicelula, ar trebui ca n colul stnga jos al ecranului saparpe bara de stare opiunea Edit. Dacbara de stare nu este activat,apsaiopiunea Status Bar din meniul View. Dacfoaia de calcul este n modul de editare, multe dintre comenzi nu sunt disponibile,fiind marcate cu gri n meniuri. Acum puteiterge literele sau numerele folosind tasta Backspace sau le puteiselecta i terge cu tasta DELETE. Puteiedita datele selectndu-le i scriind peste acestea altceva; umplerea cu noile date se va face automat peste cele vechi. De asemenea, puteiintroduce date ntr-o celulprin clic pe celuliintroducerea datelor.

Important este ca orice modalitate de editare aialege, snu uitaisapsaiTab sau ENTER pentru ca schimbrile dvs. srmnn acele celule.

O altmodalitate de navigare este folosirea combinaiilor de taste ia tastelor cu funcii specifice:

OperaieAciuneDeplasare n sus cu o celulShift+EnterDeplasare stnga o celulShift+Tab

Deplasare nceput linieHome


MODUL 5


Colstnga sus foaieCtrl+HomeColdreapta jos foaieCtrl+EndDeplasare vizulalizare napoi la celuleleCtrl +Backspaceselectate

Deplasare la o anumitcelulSe tasteazadresa celulei n caseta cu

adresa celulei curente

Exemplu

Dar iatcntre timp n foaia noastrde calcul a intervenit un coleg de departament cu modificri, astfel nct, n celula C1, cifra de afaceri a dlui Popescu este scris cu rou, bold iacesta are cea mai mare cifrde afaceri. Dar firma clientului nostru a suferit iea modificri, astfel nct cifra de vnzri este declaratacum ca fiind mult mai micdect iniial. Nu trebuie dect stergeicifra iniial iso nlocuii. Cifrele apar n continuare cu rou ibold. Cum fac srevin la formatarea iniial?

inserarea unei coloane sau a unui rnd

Acest lucru mi indicccelula a fost formatat,inu datele din celul.Deci va trebui stergeiitipul de formatare a celulei, altfel orice alte date vei introduce n acea celulvor avea acest tip special de formatare. n acest scop, selectaicelula idin meniul Edit alegeiopiunea Clear. Astfel, comanda de Formats va anula formatarea celulei. De asemenea, mai puteialege All pentru a anula orice alt tip de formatare ar mai i fost aplicat aici.

Dupce aiintrodus datele, vputeigsi n situaia de a mai avea nevoie de o coloansau un rnd n plus. Pentru a insera o coloannou, daiclicpe coloana n stnga creia doriisataaio noucoloanidin meniul Insert daiclic pe Columns. Noua coloanva aprea automat n stnga celei selectate. Pentru a introduce un singur rnd nou, sspunem ntre rndurile 1 i2, vei


MODUL 5


alege din meniul Insert opiunea Rows. Excel schimbautomat numerotarea rndurilor ia coloanelor dupaceste modificri. Acelailucru l puteiefectua idacdaiclic dreapta pe coloana sau rndullngcare doriio nouopiune ialegeiopiunea Insert din meniul derulant.

Dacaiters n mod greit o informaie sau aifcut o operaiune pe carenu o doreai, puteireveni la starea anterioarfolosindu-vde combinaia de taste CTRL+Z (echivaleazcu operaia Undo).

tergerea unei foi de

lucru

Exerciiul 4

Pentru a terge formatarea unei celule, trebuie s:

tergeiconinutul celulelor;

daiclic pe meniul Edit;

daiclic pe meniul Format.

Putem terge o foaie de lucru activnd mai nti foaia de lucru respectiv (executnd un clic pe denumirea ei, s spunem Sheet1) i apoi Edit (Editare) comanda Delete Sheet (tergere foaie). Sau clic dreapta pe denumirea foii respective isactivm comanda Delete (terge).

mutarea i copiereaunei foi de lucru

salvarea i nchider

ea unui registru de calcul

Mutarea unei foi de lucru dintr-un registru de calcul poate fi efectuatfoarte simplu prin tragere metoda drag and drop. Se selecteazfoaia de lucru care urmeazsfie mutat, apoi, innd apsat butonul stng al mouse-ului, se deplaseazspre noua locaie a foii de lucru.

Salvarea unui registru de calcul (fiier Excel) se face activnd File Save. Aceeaicomandpoate fi activatiprintr-un clic executat pe pictograma de pe bara

de instrumente standard.

Extensia iierelor Excel este .xls, ceea ce nseamncnumele complet al unui fiier Excel va fi: denumirefiier.xls.


MODUL 5


redenumirea registruluide calcul

Sunt frecven

te cazurile n care pentru elaborarea unui registru de calcul nou utilizm ca bazunul deja existent, nsnuvrem ca noile date pe care le vom introduce smodifice datele din registrul de calcul iniial. n aceastsituaie, trebuie sutilizm fereastra dedialog care apare ca urmare a lansrii comenzii Save As (Salvare ca). Folosind comanda Save As, putem crea cu o altdenumire i/sau ntr-o altlocaie o copie a unui anumit fiier.

salvarea registrului de calculca paginWeb

salvarea ca alt tip

de iier

Un registru de calcul poate fi salvat ca paginWeb activnd comanda Save as Web Page... (Salvare ca paginWeb...) a meniului File sau selectnd n fereastra Save As (Salvare ca). din listaascunsde lngeticheta Save as type: (Tip fiier:) opiunea Web Page (PaginWeb).

Pentru a salva un fiier ntr-un alt format dect cel predefinit (cu extensia

.xls), trebuie sactivm opiunea Save As (Salvare ca) a meniului File i s select m formatul pe care l dorim din lista ascunsa cmpului Save as type: (Tip fiier:).

ncheierea unei sesiuni de lucru

deschiderea unui registrude calcul existent

Dacvrem snchidem un registru de calcul,dar sutilizm n continuare programulExcel, trebuie sactivm comanda Close (nchidere) din meniul File.n

acest fel nchidem registrul decalcul activ, dar programul Excel rmne n continuare deschis. Comanda Close poate fi activati executnd un clic pe butonul de nchidere din bara de meniu.

Dacsunt deschise concomitent mai multe registre de calcul i dorim slenchidem pe toate odat,franchide programul Excel, trebuie sexecutm, innd apsattasta Shift, un clic pe meniul File iapoi un clic pe noua opiune a acestui meniu Close All.

Dacuitm sactivm comanda de salvare a datelor dintr-un document, n momentul n care nchidem documentul, Excel ne ntreabprintr-o fereastr de dialog dacdorim ssalvm modificrile pe care le-am fcut de la ultima salvare. Executnd un clic pe Yes, programul va salva modificrile fcute n registrul de calcul activ, apoi va nchide fiierul respectiv.

Dacdorim snchidem mpreuncu registrul de calculactiv iprogramul de calcul tabelar, trebuie sactivm comanda Exit (Ieire) din meniul File. Aceast comandpoate fi activatiapsnd pe butonul

, aflat pe bara de titlu.

Dacde la ultima salvare s-au produs modificri n unul dintre documentele deschise, dupactivarea comenzii Exit, o saparo fereastrde dialog pentru fiecare fiier n care s-au produs modificri care nu au fost salvate, iar n final se va nchide iprogramul Excel.

Pentru a deschide un registru de calcul salvat pe un suport de memorie extern, trebuie sexecutm un clic pe comanda Open (Deschidere) a meniului File sau pe pictograma

de pe bara de instrumente standard. n fereastra Open, din

listaascunsde lngeticheta

Look in: (Privire n:) vom selecta acel director n care se gsete fiierul pe care dorim s-l deschidem. n panoul de sub cmpul Look in: o saparconinutul directorului selectat. Pentru a deschide unuldintre


MODUL 5

luSfi

alocatabloanelor Templates (File> New >New workbook >Templates> On my computer) utilizatorul are de ales ntre trei alternative:

General, Slate i Spreadsheet solutions. n aceastultim seciune gsii predefinite cteva modele de registrede lucru: de bilan, de cheltuieli, de amortizare a mprumuturilor etc. Maiputeidescrcaformatenoi de abloane de pe site-ul oficial

wE

S

actaiun creditde la o bancidorii svedeicare sunt cheltuielile dvs.lunare astfel nct stiidacvputeipermite plata ratelor ixe impuse de ctre banc.n acest scop veideschide din seciunea Spreadsheet solutions ablonul Personal Monthlybudget.Aici veiintroduce datele de caredispuneideplasndu-vntre celule aa cum ainvat. Partea drgucu aceste abloane este cele

MODUL 5


selectarea

editarea celulelor

Paste Special

Selectarea unei coloane sau a unui rnd de celule se face foarte simplu, prin apsarea de pe bara de antet a rnduluisau a coloanei a codului numeric sau alfabetic aferent acestora (de exemplu, dacdorim sselectm coloana C, vom apsa pe butonul C din bara de antet a coloanelor). Dacdorim sselectm mai multe rnduri sau mai multe coloane, vom plimba cursorul peste codurileaferente rndurilor sau coloanelor ce se doresc a fi selectate ivom obine selecia dorit.Rndurile sau coloanele selectate vor apreantr-o culoare umbritcare va indica selecia fcut.

OperaieAciune

Selectare celulClic pe celula respectiv

Selectare domeniu celuleClic ise traseazcu mouse-ul peste celule

Extinderea selecieiSe ine Shift apsat ise apastasta sgeat

Selectare coloanClic pe litera corespunztoare coloanei

Selectare linieClic pe numrul liniei

Selectare domeniu deSe selecteazcelula de la nceputul domeniului, secelule adiacenteine Shift apsat i se selecteazcelula de la sfritul

domeniului

Pentru editarea unei celulede date, existo serie de combinaii detaste care uureazsemnificativ aceastoperaiune:

OperaiaComandaOperaia cu meniu

riDecupare text selectatCtrl+XEdit-CutCopiere text selectatCtrl+CEdit-CopyLipire text selectatCtrl+VEdit-Pastetergere coninut celul

Clic dreapta iClear Contentstergere domeniu selectat

Edit-DeleteAnularea ultimei modificriCtrl+ZEdit -UndoRefacere ultima modificareCtrl+YEdit-Redo

n fereastra Paste Special n care putem activa butoanele radio din dreptul urmtoarelor opiuni: All (Totul) se va copia coninutul complet al celulei mpreuncu formatul acesteia; Formulas (Formul) se va copia doar formula; Values (Valoare) se va copiadoar valoarea

vizualizatn celul;Formats (Format) se va copia doar formatul de celul;Comments (Observaii) se vor copia doar notele explicative (observaiile) referitoare la celul; Validation (Validare) se vor copia regulile de validare de date ale celulelor copiate; All except borders (Exceptnd marginea) se vor copia coninutul iformatulcelulei, cu excepia marginii acesteia; Column widths (Lime de coloan) limea coloanei selectate va fi egalcu limea coloanei copiate.


MODUL 5


Dacbifm comutatorul Skip blanks (Omiterea celor frinformaii), celulele nu vor fi copiate (lipite) peste coninutul celulelor n care se face copierea. Dac bifm Transpose (Transpunere), programul va transforma rndurile copiate n coloane, respectiv coloanelecopiate n rnduri. Dacexecutm un clic pe butonul Paste Link (Copiazlegturile), are loc modificarea datelor in grupul de celule aflat n noua locaie (int).

Exemplu

Opiunea de copiere a legturilor este foarte indicat,de exemplu, n nregistrarea activitilor sau a cifrei de afaceri lunare a departamentelor (filialelor) unei firme. Poate fi efectuatn foi de calcul sau chiar registre de calcul separate, iar centralizarea acestora poate fi realizatntr-o foaie separat,n care s-au copiat datele din cadrul departamentelor. Se pot pstra legturile cu fiierele surs, pentru ca aceste date sfie actualizate automat iperiodic.

interrelaionarea Cea mai importantproprietate a foilor de calcul este crelaioneazntre ele.

Exemplu

Spresupunem cavem un registru salvat cu denumirea vanzari.xls iun alt registru salvat cu denumirea preturi.xls. n registrul vanzari.xls avem doufoi de calcul denumite Compania A iCompania B. n fiecare dintre cele doufoi de calcul existinformaiile din imaginile de mai jos:

MODUL 5


Vom crea o foaie de calcul cu ajutorul meniului rapid pe care o vom denumi Centralizator. n aceastfoaie de calcul vom trece exact aceleaiinformaii, doar cla stocurile pentru fiecare tip de produs vom nsuma stocurile companiei A cu stocurile companiei B folosind o formulsimplca n figura urmtoare:

Pentru a obine formula indicatn celula B2, vom parcurge urmtorii pai:

vom tasta n celula activB2 semnul = care va deschide sintaxa pentru formul;

vom da apoi un clic pe butonul aferent foii de calcul Compania A iapoi un clic n aceastfoaie de calcul pe celula B2;

vom tasta semnul + pentru a indica faptul cla celula B2 din foaia de calcul CompaniaA vrem smai adugm ceva;

dupsemnul + vom da un alt clic pe foaia de calcul Compania B din care vom selectacelula B2;

vom da apoi Enter i vom observa cn celula B2 din foaia de calcul Centralizator sunt adunate celulele B2 din doufoi distincte plasate n acelairegistru.

Aceastproprietate a Excel este foarte importantpentru cdposibilitatea utilizrii concomitente a unor foi de calcul ce conin date de naturdiferit. Excel permite o organizare mai buna datelor pe categorii i o prelucrare ordonata acestora.

comentariile n programul Microsoft Excel exist i posibilitatea scrierii unor note explicative, ce pot fi ataate fiecrei celule. Pentru a scrie o observaie referitoare la o celulactiv, se folosete meniul Insert Comment se deschide fereastra n care apareautomat numele utilizatorului nregistrat (de exemplu, Elena),

sub care poate fi tastat textul observaiei. Dacdorim, putem terge numele utilizatorului.


MODUL 5

c

veSP

Dacbifm comutatorul Find entire cells only, programul va cuta iva afia doar acele celule care conin exact textul pe care l-am introdusn cmpul Find what, iar dacacest comutator este inactiv, vor fi cutate toate acele celule care conin fie inumaica parte component textul introdusn cmpul Find what.

DC

N

C

C

C

MODUL 5


Formatarea registrelor de lucru (crearea, corectarea, salvarea, deschiderea, tiprirea foilor de calcul)Inserarea numerelor de paginSe dclic pe foia de calcul pe care se dorete inserarea numrului de pagin, iar din meniul View daiclic pe Header and Footer. De aici alegeiCustom Header sau Custom Footer. Pentru a specifica unde doriis inserainumrul paginii, daiclic n interiorul variantelor disponibile: Left, Center sau Right Section (lastnga, pe centru sau la dreapta). Daiclic pe butonul de pagin

iapoi

pe OK. Va aprea o previzualizare a setrii de paginn Page Setup

.

Formatarea celulei active sau a unui grup de celuleFormatarea celulei active sau a unui grup de celule selectate mpreun(a unui domeniu) poate fi efectuatn fereastra Format Cells (Formatarea celulelor), pe care o putem deschide fie executnd un clic pe opiunea Cells... a meniului Format, fie prin activarea opiunii Format Cells... din meniul local al celulei active (sau al unui grup de celule selectate), fie prin apsareacombinaiei de taste Ctrl + 1.

n fereastra Format Cells gsim mai multe seciuni n care putem schimba criteriile de formatare a celulelor. Cele mai folosite dintre comenzile de formatare apar i ca pictograme n bara de instrumente.

Seciunea Number (Numr)Seciunea este specificprogramului Excel ieste absolut necesarn efectuarea unor calcule, specificarea tipului de datcare este introdusn celula respectiv etc.

Din lista de sub eticheta Category: se poate alege unul din tipurile de date:

General (General) tipul implicit;

Number (Numr) permite selectarea numrului de zecimale si a separatorului de grup;


MODUL 5


Currency (Simbol monetar) permite afiarea simbolului monetar (n cazul nostru, vom alege lei);

Accounting (Contabilitate) aliniazntr-o coloanformatul monedei curente.

Date (Dat) permite afiarea datei n diferite forme;

Time (Ora) permite afiarea orei;

Percentage (Procentaj) nmulete valoarea introduscu 100 iafieaz semnul ;

Fraction (Fracie) se folosete pentru introducerea fraciilor;

Scientific (tiinific) se folosete pentru numerele mari i afieaz caracterul exponent (E) (exemplu; numrul 1234567890 va deveni 1.23E+09 adic1.23*109); Text (Text) se folosete pentru a trata irurile de numere ca iruri de caractere. n acest caz, datele nu mai pot participa la formulele de calcul numeric;

Special (Special) permite afiarea numerelor de telefon, codurilor potale ia codurilor numerice personale;

Custom (Particularizat) permite afiarea tipurilor de date definite de ctre utilizator.


MODUL 5


Formatarea numerelor se referla modul de afiare al datelor din celule. Prin formatare nu se schimbvaloarea lor. Formatul General (General) ignor afiarea zerourilor finale ale prii zecimale. Setrile care determinmodul de afiare al numerelor, datei etc. se gsesc n Regional and Language Options din Control Panel. Acestea pot fi modificate n funcie delimba folosit.

Exemplu

Dacn lista colaboratorilor pentru marketing dorim smodificm modalitatea de notare a datei calendaristice astfel nct saparn format 14 martie 2001 s spunem, vom alege acestformat din Format Cells, Date. Iar dacpentru cifre vom alege Use 100 separator, acestea vor aprea ca n imaginea urmtoare.

Atunci cnd programul Excel efectueazo formatare automat, selecteazn general un formatdin categoria Custom (Personalizat), fcnd abstracie de faptul cun format asemntor poate exista intr-o altcategorie. Dacnu vrem sfolosim formatul propus automat de Excel, putem salegem noi ce format dorim, nainte de a ncepe introducerea datelor ntr-o celul.n acest caz, dupintroducerea datelor, programul reddatele introduse folosind setrile efectuate de noi.

Folosirea unei formatri personalizate (din categoria Custom) poate fi necesar n cazul n care dorim scompletm coninutul unei celule cu unitide msur (de exemplu: buci,km. etc.) sau n alte situaii. Dacselectm categoria Custom, n cmpul aflat imediat sub etichetaType: putem modifica una dintre variantele prezentate n lista de sub acest cmp. Dupselectarea ei, tastnd ntre ghilimele textul care dorim saparalturi de datele introdusen celula pentru care efectum formatarea (de exemplu, unit ile de msurpe care vrem slevizualizm). Pentru ca datele numerice sfie i ele vizualizate corect, trebuie sfolosim pentru reprezentarea lor simbolul #. Varianta iniial, pe care am selectat-o pentru a o modifica, va rmne n continuare n lista cu variante de formate personalizate.

Excel memoreaz coninutul unei celule att ca valoare, ct i ca format (de exemplu, formade vizualizare a coninutului). Cnd formatm celule putem folosi, desigur, i celelalte seciuni ale ferestrei Format Cells (Alignment, Font etc.), respectiv butoanele de comandale barei de instrumente pentru formatare.

Currency (simbol monetar)Increase Decimal (mrire zecimal)

Percentage (procentaj)Comma style (separator mii)

MODUL 5

TeAl

Orientation


Exerciiul 5

Introduceidiferite tipuri de datenumerice n cteva celule ale uneifoi de lucru i apoi verificaipe aceste date aciunile butoanelor prezentate, pentru a vfamiliariza cumodul lor de aplicare.

SeciuneaAlignment(Aliniere)n

pD

opo

o

F

C

MODUL 5


Text control n panoul Text control (Poziionarea textului) gsim urmtoarele trei comutatoare:

Wrap text (ncadrare text) bifnd acest comutator, coninutul unei celule poate fi vizualizat pe mai multe rnduri, n cadrul aceleiaicelule, n funcie de limea coloanelor, care va rmne la valoarea setatnainte de introducerea coninutului (nu mai este necesar smodificm limea unei coloane pentru ca n celulsncapun coninut mai mare i, chiar dacn celula din dreapta celei n care introducem coninutul mai mare nu sunt introduse date, acest coninut nu se va mai suprapune peste celulele vecine);

Shrink to it (Potrivire prin reducere) bifnd acest comutator, putem micora mrimea de vizualizare a fonturilor din celula selectat,n aa fel nct textul respectiv sfie vizibil (sncap) numai n celula sa (snu se mai suprapunpeste alte celule). Dacvom modifica limea coloanei ce conine o celulformatatcu aceastcomand, mrimea de vizualizare se va modifica odatcu limea coloanei. Prin bifarea acestui comutator, mrimea reala fontului nu se modific.Acest comutator este inactiv dac estebifat comutatorul Wrap text.

Merge cells (mbinarea celulelor) bifnd acest comutator, dupce selectm dousau mai multe celule, obinem din acestea o singurcelul.Numele (referina) unei astfel de celule va fi dat de numele celulei superioare din stnga a domeniului selectat. De exemplu: dacam selectat celulele A1, A2, B1 iB2, dupmbinarea acestora, denumirea celulei rezultate va fi A1.Unificarea unor celule selectate poate fi obinutiprin executarea unui clic pe butonul Merge and Center (mbinarea celulelor i centrarea coninutului) din bara de instrumente pentru formatare.

Exemplu

Am ales spre exemplificare prognoza de lucru a unei tipografii n luna decembrie. Deoarece este o lunscurt, s-au ales pentru marcarea celor mai importante lucrri ce trebuie predate foarte repede la tipar formatri distincte. Editorul a marcat distinct perioada de concediu, pentru ca personalul scontientizeze perioada scurtde lucru, apelnd la Merge iOrientation,iar pentru a marca distinct operaiile cele mai importante, a centrat celulele cu pricina.

Exerciiul 6

Folosindu-vde datele nvate pnaici, ncercaisreproduceitabelul din imaginea exemplu.


MODUL 5


Seciunea Fontn seciunea Font se gsesc o serie de informaii cu privire la tipul caracterului cu care este editatinformaia n celule. Pe lng tipul caracterului, veiputea seta dimensiunea caracterului (Size), sublinierea textului (Underline), colorarea textului. Textul mai poate i scris ca index (Subscript), exponent (Superscript) sau cu subliniere pe mijloc (Strikethrough).

Seciunea BorderChenarele celulelor din foile de calcul nu sunt vizibile la imprimare dect dac se face o setare corespunztoare: se selecteazcelula (celulele) pentru care se va aplica un chenar>n fereastra Format cells se alege panoul Border (Chenare) >se aleg chenarele dorite, stilul liniei iculoareaacesteia ise apasbutonul OK.

Altvariantpentru alegerea chenarelor este, ca dupselectarea celulelor, din bara de instrumente pentru formatare sactivaibutonul . Din fereastra care se deschide, alegeichenarul dorit.

MODUL 5


Seciunea PatternsOpiunea Patterns permite aplicarea unor setri de colorare i de haurare a celulelor dinfoaia de calcul. O forminteresantde haurare se gsete n seciunea Patterns, unde aveiposibilitatea shauraio celulcu diferite tipuri de linii din lista pusla dispoziie de Excel.

i pentru lista de haurri puteialege o anumitculoare din lista propusde aplicaia Excel.

Exemplu

Revenim la prognoza tipograiei noastre, acum putndu-i aduga noi formatri de Font i culoare. Pentru operaiunile deja parcurse s-a ales opiunea Strikethrough din Font i ngroarea caracterelor operaiunilor rmase de efectuat cu Bold. Din seciunea Patterns s-au selectat douculori distincte i doumodele de umplere.

Seciunea Protection

Protejarea datelor limiteazaccesul la celule. Se selecteazcelula, apoi se activeazcomutatorul Locked (Blocate). Protecia foii de calcul se aplic prin selectarea Tools (Instrumente) Protection (Protecie) Protect sheet (Protejare foaie).


MODUL 5


formatarea rndurilor

Securitatea foii poate fi anulatcu ajutorul opiunii Unprotect Sheet...

(Deprotejarea foii) a submeniului Protection din meniul Tools.

Prin activarea comutatorului Hidden (Ascundere) putem ascunde formulele, astfel nct, atunci cnd activm o celulcare conine o formul,aceasta snu aparn bara de editare.

Formatarea rndurilor,coloanelor i foilor de calculExcel vdposibilitatea sctigaitimp n formatarea celulelor prin aplicarea unor opiuni rndurilor sau coloanelordin foaia de lucru. Formatarea rndurilor icoloanelor se face din meniul Format iveiopta pentru Row (rnd) iColumn (coloan).

Formatarearnduri

lor presupune stabilirea unor setri legate de grosimea rndurilor de celule (Height), ascunderea sau vizualizarea unor rnduri de celule ascunse. Opiunea Hide permite ascunderea unor rnduri de date din foaia de calcul ieste utilatunci cnd dorim s simplificm foaia de calcul.

formatarea Formatarea coloanelor are n vedere coloanelor limea acestora (Width), ascunderea sau vizualizarea unor coloane ascunse (Hide i Unhide),ajustarea automata limii coloanelor(AutoFit Selection) iaplicarea unei limi standard pentru coloane

(Standard Width).


MODUL 5


Exerciiul 7

Lansaiaplicaia Excel n execuie irealizaiurmtoarele operaiuni:

selectaicoloanele A F istabiliilimea acestora la 25;

selectairndurile 1 5 istabiliinlimea la 10;

ascundeirndurile 3 i4 icoloanele B iD, apoi anulaicomanda de ascundere a liniilor icoloanelor din foaia de calcul.

Tot n meniul Format se gsete o comandpentru formatarea foii de lucru care permite realizarea de setri legate de: fundalul foii de lucru, de culoarea butonului asociatfoii de lucru (Tab Color): Format Sheet Tab Color sau de redenumirea foii (FormatSheet).

Exerciiul 8

Lansaiaplicaia Excel iredenumiifoaia de calcul curentcu Operator calculator modul 5; schimbain gri fundalul foii de calcul, al tab-ului n rou, apoi ascundeifoaia de calcul curent.

ajustarea Un dublu clic pe marginea rndurilor sau coloanelor va permite ajustarea

rndurilor/ automata acestora n funcie de coninutul din celule. coloanelor

ntrebri de veriicareCum poate fi redenumito foaie de calcul?

n ce meniu avem posibilitatea de a aduga un Pattern unei foi de calcul?

Cum poate fi setatlimea unui rnd n Excel?

n ce categorie a meniului Number poate fi setatmoneda naional?

Modul de vizualizare a foilor de calculDivizarea ferestrelorDe multe ori ne dorim sintroducem ct mai multe date ntr-un singur registru de calcul, nsde tot attea ori trebuie sverificm informaiile noastre cu cele din alte registre. Sau anumite informaii sunt plasate pe foi de lucru diferite iavem nevoie sfacem o comparaie ntre ele, pe aceeai pagin.E destul de obositor stot dai clic pe bara de starepentru a trece de la un registru la altul. Existo modalitate a face acest lucru mai simplu? Dupcum vspuneam nc de la nceput, nu ncape ndoialccei care au creat acest program s-au gndit deja la acest aspect. Aa cau introdus posibilitatea divizrii unei foi de lucru. Bun, acum vntrebaicum puteiface asta? Nimic mai simplu.


MODUL 5


Sspunem cdorim divizarea n patru a unei ferestre de calcul. n acest sens, trebuie mai nti sselectaicelula n care doriisse intersecteze liniile de divizare orizontalivertical. Apoi executaiclic pe Windows>Split. Dac doriismpriiecranul n dou,trebuie sselectaicelula din prima coloan a rndului deasupra cruia doriisaparlinia orizontalde demarcaie. Dac doriimprirea ecranului n douferestre verticale, trebuie sselectaicelula din prima linie a colanei n stnga creia doriisaparlinia de demarcaie. Duprealizarea divizrii, veiobserva ceste posibilderularea cu ajutorul barelor de derulare orizontale iverticale a ferestrelor astfel create.

Anularea divizrii se poate face din Windows Remove Split sau trgnd pur i simplu cu mouse-ul de liniile de divizare n afara suprafeei de lucru.

AscundereaExemplu

Colega mea de la contabilitate plngea n hohote inu tiam cum so mai linitesc. Din vorbn vorbaflu ca primit un avertisment din partea

conducerii deoarece n timpul unei prezentri a lsat la vedere pe foile extrase din registrele de calcul cu venituri icheltuieli salariile colaboratorilor cu timp de lucru parial. Directorul s-a nfuriat peste msur.Dar cum putea sascundacele date dacse aflau toate n acelairegistru? Ar fi trebuit so ia de la capt isintroducde mntoate nregistrrile, mai puin cele confideniale. Ce nu tia ea era cExcel i permitea acest lucru printr-un simplu clic.


MODUL 5


n documentele cu informaiconfideniale, gen salariile angajailor part-time, suntem de multe ori nevoiisascundem cele mai importante date. Cum facem acestu lucru? Dupcum am spus deja, aceastoperaiune se efectueaz prin selectarea acelor rnduri sau coloane vizate de confidenialitate, apoi se selecteazdin meniul Format opiunile Row sau Column i din submeniurile acestora se selecteazHide. Putem activa opiunea Hide idin meniul derulant al unui rnd sau coloanprin clic dreapta pe acestea. Pentru a reveni la formatul iniial dupprezentarea informaiilor frcaracter oficial, se va selecta opiunea

Unhide.

Dacprimul rnd al primei coloane a fost ascuns, atunci acesta poate fi vizualizat cu Edit >Go to >Reference > iintroducem denumirea primei celule, apoi dm OK >Format Row sau Format Column >Unhide.

Dacavem ca scop ascunderea foii de calcul active, o selectm i activm Format> Sheet >Hide. Comanda Unhide se poate activa doar dacn document existcel puin o foaie de calcul ascuns.

AutoFormatModalitatea de prezentare a unui registru de calcul este poate la fel de important ca idatele pe care le conine. Nu trebuie sfim experin arte plastice pentru a realiza un registru profesional n Excel. l puteinfrumusea iuniformiza mulumitopiunii AutoFormat din meniul Format.

Exemplu

Pentru a mbuntiaspectul foii de calcul reprezentnd estimrile lunare pe ultimii cinci ani ai irmei Astral Unix s.a., vom apela la AutoFrmat.

Vom alege opiunea Colorful2. Rezultatul va arta astfel (parcarataltfel, nu?):


MODUL 5


Exerciiul 9

Lansain execuie Excel i deschideiun registru de calcul nou n care smpriiprima foaie de calcul n doupe orizontal, dupcare s ascundeiprima jumtate a paginii astfel modificate.

Imprimarea i aranjarea n paginnainte de a porni procedura de scoatere la imprimant,este indicat sstabilim ce parte din tabel dorim sprintm. Pentru aceasta, n cazul n care nu dorim sscoatem la imprimanttoatfoaia de lucru, trebuie s selectm acele celule, grupuri de celule, rnduri sau coloane pe care dorim sle scoatem la imprimant, apoi sexecutm un clic pe meniul File opiunea Print. Din fereastra astfel deschis, activaibutonul radio Selection din zona aflatsub eticheta Print what.

Print Prewiew nainte de activarea comenzii de printare (Print), este indicat svizualizmfoaia de lucru aa cum va aprea scoasla imprimant, activnd opiunea Print Preview (Examinare nainte imprimrii) din meniul File. Aceastopiunepoate fi activatmai rapid executnd un clic pe pictogramadin bara de

instrumente standard. La vizualizarea naintea imprimrii apare urmtoarea barde opiuni:

MODUL 5


3 (18)

imprimarea

Next iPrevious aceste butoane sunt active n cazul ncare datele pe care dorim slescoatem la imprimantocupmai multe pagini; cu ajutorul lor putem vizualiza pagina urmtoare, respectiv pagina precedentcelei vizibile n acelmoment pe ecran;

Zoom dacactivm acest buton, putem vedea mai de aproape (mrit) pagina curent;executnd ncun clic pe acest buton, se revine la imaginea original,micorat;

Print activarea acestui buton duce la deschiderea ferestrei Print, n care putem seta parametrii de imprimare, aa cum am nvatn capitoluldespre printare al modulului de curs alocat programului Microsoft Word;

Setup dacexecutm un clicpe acest buton, se deschide fereastra Page Setup (Iniializare pagin), n careputem seta parametrii foii de hrtie pe care se efectueazimprimarea;

Margins dacexecutm un clic pe acest buton, devin vizibile liniile asociate marginilor paginii, subsolului, antetului, respectiv nite semne asociate coloanelor, n partea superioara paginii. Executnd ncun clic pe acest buton, liniile menionatedispar. Acest buton este foarteutil, deoarece permite modificarea dimensiunilor marginilor paginii, limii antetului etc., prin tragere (drag and drop) de liniile asociate acestora;

Page Break Preview

dacexecutmun clic pe acest buton, se va activa acest mod de vizualizare a foii de lucru, n care sunt notate paginile i sunt vizibileliniile ce reprezintntreruperile de pagin(cu linie

albastr ntreruptsau continu), astfel nct putem regla rapid dimensiunile paginilor, trgnd (drag and drop) de aceste linii. Modul devizualizare Page Break Preview poate fi activat idin meniul View. Dacdorim srevenim la modul normal devizualizare, trebuie sactivm opiunea Normal din meniul View.

Close executnd un clic pe acest buton, se nchide fereastra Print Preview i revenim la modul obinuit de vizualizare a foii de lucru (cel existent nainte de activarea butonului Print Preview);

Help executnd un clic pe acest buton se deschide fereastra Help (Ajutor) a programului Microsoft Excel, exact n seciunea n care aparinformaii despre fereastra Print Preview.

Svedem care sunt posibilitile de setare oferite de ferestrele Print.

n fereastra Print, care, dupcum tiideja de la programul Word, poate fi deschisexecutnd un clic pe opiunea Print... a meniului File, putem face mai multe setri.

Din lista ascunsa cmpului Name: putem selecta imprimanta pe care dorim simprimm (cu un clic pe butonul Properties (Proprieti)vom putea modifica unii dintre parametriiimprimantei).

Dacbifm comutatorul Print to file (Imprimare n fiier),dupce vom apsa butonul OK, documentul nu va fi scos la imprimant,ci va fi salvat ntr-un fiier de imprimare (cu extensia .prn).


MODUL 5


n zona Print range putem indica ce dorim sprintm, prin marcarea urmtoarelor butoane radio:

All dacdorim sscoatem la imprimanttot documentul sau toate paginile unei foi de lucru;

Page(s) pentru a printa doar anumite pagini: n cmpul From: vom introduce pagina de la care dorim snceapimprimarea, iar n cmpul To: introducem pagina la care vrem sse opreascimprimarea.

n zona Print what (De imprimat) putem activa unul dintre urmtoarele butoane radio:

Selection dacdorim sprintm doar ceea ce a fost selectat n prealabil;

Entire workbook dacdorim sprintm informaiile din ntregul registru de calcul;

Active sheet(s) dacdorim sprintm numai foile de lucru active.

n zona de sub eticheta Copies (Copii) putem indica, n cmpul Number of copies:, cte exemplare din ceea ce am selectat spre a fi printat dorim s scoatem la imprimant.Dacam fcut opiunea de a scoate la imprimantmai multe exemplare dintr-un document cu mai multe pagini ibifm comutatorul Collate, n timpul procesului de

printare exemplarele documentului vor fi scoase pe rnd (nu se vor amesteca paginile unui exemplar cu ale altuia).

Dacexecutm un clic pe butonul Preview, va fi activat modul de vizualizare preimprimare.

Dupce am setat toiparametrii referitori la imprimare, putem sexecutm un clic pe butonul OK pentru a ncepe procesul de printare. Dacvrem srenunm la imprimare, putem sexecutm un clic pe butonul Cancel.


MODUL 5


Page Setup

Putem modifica formatul paginilor din opiunea Page Setup... a meniului File sau din fereastra Print Preview. Seciunile ferestrei Page Setup sunt: Page,Margins, Header/Footer iSheet.

Page n seciunea Page putem schimba caracteristicile paginilor. n zona Orientation (Orientare), putem modifica modul de aezare a unei pagini, ca Portrait (poziie vertical) sau Landscape (orizontal).

n zona Scaling putem modifica dimensiunile paginii, n procente, prin raportare la mrimea normal,considerat100%, activnd butonul radio Adjust to. Activnd butonul Fitto: putem face ca un tabel sncapntr-o singur pagin.

Margins n seciunea Margins putem modifica dimensiunile marginilor paginii n cmpurile: Top, Bottom, Left, respectiv Right idimensiunile antetului (Header i Footer). n zona Center on page putem opta pentru centrarea tabelului n pagin, pe orizontali pe vertical, bifnd comutatoarele Horizontally, respectiv

Vertically.

Header/Footer Folosind seciunea Header/Footer, putem introduce date n antetul sau n subsolul paginii. Din listele ascunse putem selecta unul dintre textele oferite de program. Dacdorim sscriem un text personalizat pentru a fi introdus n antet sau n subsol, trebuie sactivm butoanele Custom Header, respectiv Custom Footer.

Sheet n seciunea Sheet putem scrie, n cmpul Print area, grupul de celule pe care vrem sle scoatem la imprimant.Putem selecta domeniul pe care dorim s-l scoatem la imprimantdirect din foaia activ, dacapsm butonul, aflat n

MODUL 5


dreapta acestui cmp; pentru a vizualiza din nou seciunea Sheet, dupce selectm domeniul dorit, vom apsa butonul. Dacnu introducem nimic n cmpul Print area:, programul va imprima toate acele celule n care gsete date.

n zona Print titles, putem scrie n cmpul Rows to repeat at top: (sau putem selecta n modul descris mai sus) rndul sau rndurile care dorim sse repete n partea de sus a fiecrei pagini, n cazul tabelelor cu mai multe pagini. n cmpul Columns to repeat at left: putem scrie coloana sau coloanele care dorim sse repete n partea din stnga a fiecrei pagini, n cazul tabelelor cu mai multe pagini.

Vprezentm mai jos semnificaiile comutatoarelor din zona Print:

Gridlinescnd vom tipri documentul, vor fi scoase la

imprimantiliniile dintre celuleRow and column headingsse vor imprima i denumirile rndurilor i

coloanelorBlack and whitedocumentul va fi imprimat alb-negruDraft qualitytabelul va fi scos la imprimantfrliniile dintre

celule ifrmajoritatea figurilor, pentru a fi tiptit

ntr-un timp mai scurt

n zona Page order putem modifica ordinea numerotrii ipe cea de imprimare a paginilor, n cazul unei foi de calcul cu mai multe pagini. Activnd butonul radio Down, then over (n jos iapoi peste), paginile vor fi numerotate ncepnd de sus n jos iapoi de la stnga la dreapta, iar activnd butonul radio Over, then down (De-a latul iapoi n jos), paginile vor fi numerotate ncepnd de la stnga la dreapta iapoi de sus n jos.

Exerciiul 10

Deschideiun registru de calcul i ncercais-i aplicaitoate setrile de pregtire de imprimare descrise anterior pentru a vfamiliariza cu acestea.

ntrebri de veriicareCum se numete fereastra din meniul creia putem face setrile paginii nainte de imprimare?

Care este rolul opiunii Page Break Preview?

Ce opiune a meniului Format ne ajutsrealizm registre de lucru

personalizate?

Cum poate fi activatopiunea Hide?


RECAPITULAREA MODULULUI 5

Lansarea n execuie a Microsoft Excel se face din meniulStart>All Programs>Microsoft Office>Microsoft Office Excel 2003. Sau dacavei o scurtturpe desktop, daidublu clic pe aceasta cu butonul stng al mouse-ului ise va deschide fereastra de lucru Excel. O altposibilitate este cu clic dreapta pe pictogramialegeiopiunea Open.

n Excel, foile de calcul se numesc Sheet, fiind formate din celule n interiorul crora se pot introducedate (cifre itext), pe care ulterior se vor efectua operaii gen calcule matematice, sortri etc. La rndul lor, celulele sunt ordonate n rnduri icoloane care seamncu tabelele (de aici idenumirea de calcul tabelar). Fiecare foaie de calcul conine 256 de colane i65.536 de rnduri.

n Excel, rndurile sunt ordonate orizontal. Dacn Excel 2007 putem avea pnla 1.048.576 de rnduri, Excel 2003 numrpnla 65.536.

ntr-o foaie de lucru, coloanele sunt aranjate vertical de sus n jos i ordonate dupliterele alfabetului de la A la Z, apoi de la AA la AZ, de la BA la BZ iaa mai departe. Excel 2003 are 256 coloane.

Celula este cea mai micunitate de construcie a unei foi de lucru n Excel, fiind uor de recunoscut ca acea cutiudreptunghilarn care se introduc datele, aflatla intersecia unui rnd cu o coloan. Putei introduce pnla 255 de caractere ntr-o singurceluln Excel 2003. Dacdoriio variantmai extins,puteiopta pentru celulele din Excel 2007 carepermit un numr maxim de 32.767 caractere per celul.

n celulele foilor de lucru putem introduce doutipuri de date: constante iformule.

Pentru a introduce data zilei n curs, apsai CTRL+;. Pentru a introduce ora la care este efectuatlucrarea, apsaitastele CTRL+ Shift + ;.

Pentru a vdeplasa o celuln jos, apsaitasta ENTER, iar pentru a v deplasa o celulspre dreapta, apsaitasta Tab.

Formatarea numerelor se referla modul de afiarea datelor din celule. Prin formatare nu se schimbvaloarea lor. Formatul General (General) ignor afiarea zerourilor finale ale prii zecimale. Setrile care determinmodul de afiare a numerelor, datei etc. se gsesc n Regional and Language

Options din Control Panel. Acestea pot fi modificate n funcie de limba folosit.

n cazul n care nu dorim sscoatem la imprimanttoatfoaia de lucru, trebuie sselectm acele celule, grupuri de celule, rnduri sau coloane pecare dorim sle scoatem la imprimant,apoi sexecutm un clic pe meniul File opiunea Print. Din fereastra astfel deschis,activaibutonul radio Selection din zona aflatsub eticheta Print what.


RSPUNSURI LA EXERCIII

Aceste rspunsuri reprezintsugestii de rezolvare a exerciiilor din modul.

Exerciiul 2

n meniul File selectaiNew/din panelul New Workbook alegeiBlank workbook.

Exerciiul 3

Afirmaia Apsarea tastei ENTER mutseleciacu o celulspre dreapta. este fals,deoarece apsarea lui ENTER muto celuln jos pe coloan.

Exerciiul 4

Pentru a terge formatarea unei celule trebuie:

c. sdaiclic pe meniul Format.

Exerciiul 7

Lansai n execuie aplicaia Excel i selectai cu ajutorul mouse-ului coloanele de la A la F. Limea acestora o veistabili la 25 din meniulFormat >Column >Width, tastnd n caseta Column Width 25 iapsnd OK. Repetaioperaiunea de aceastdatpentru rndurile 1-5 pe care le selectaicu mouse-ul idin meniul Format opiunea Row, alegeiRow.Se va deschide caseta Row Height n care veitasta 10 iveiapsa OK. n foaia de calcul astfel modificatselectairndurile 3 i 4 iapoicoloanele B iD iactivaiopiunea Hide din meniul derulant al acestora cu clic dreapta. Dezactivaiascunderea cu opiunea Unhide.

Exerciiul 8

Lansaiaplicaia Excel i creaiun registru de calcul nou. Selectaitab-ul Sheet1 idaiclic dreapta pe acesta. Alegeidin meniul derulant opiunea Rename itastaidenumirea nou:Operator calculator modul 5. Pentru modificarea culorii tab-ului, cu clic dreapta pe acesta, alegeiopiunea Tab color din meniul derulant i alegeiculoarea roie, apsnd apoi pe OK. Pentru modificarea fundalului foii de calcul, selectaicu CTRL+A foaia de calcul curentidin meniul Format, opiunea Cells, seciunea Pattern ialegeiculoarea gri. ApsaiOK. Pentru a ascunde foaia de calcul astfel modificat,daiclic dreapta pe tab-ul acesteia ialegeiopiunea Hide.


MODUL 5


Acesta ar trebui sie rezultatul:

operator calculator partea 5

Documents