ok procedura facturare si incasare pl 010

S.C. EURO JOBS S.R.L.PROCEDURĂ DE LUCRU

FACTURAREA, ÎNCASAREA ȘI VIRAREA BANILOR

Cod: PL-010Data: 05.12.2011

Pag. 1 din 5

Evidența modificărilor:

Nr. crt.

PaginaCapitol/

subcapitolDescrierea modificării

Data/ Versiunea

Observații

NUME FUNCȚIA DATA SEMNĂTURA

ELABORAT

VERIFICAT

APROBAT

Note:1. Acest document conține informații și date care sunt proprietatea S.C. EURO JOBS S.R.L.2. Prezentul document este destinat utilizării exclusive pentru propriile cerințe.3. Utilizarea integrală sau parțială a acestui document în orice scop sau activitate sau reproducerea parțială / integrală în orice publicație și prin orice procedeu (electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc.) este interzisă fără acordul scris al Managerului SMSI.

Cod: FP-001-1/ 1.1.

Versiunea: 1.1. TD: Original TC: Document controlat NC: Confidential



Cod: PL-010Data: 05.12.2011

Pag. 2 din 5

1. ScopulPrezenta procedură de lucru are în vedere modalitatea de facturare, încasare și virare a

contravalorilor produselor/serviciilor prestate de S.C. EURO JOBS S.R.L.

2.Domeniul de aplicarePrezenta procedură de lucru este aplicabilă activității de facturare, încasare și virare a

contravalorilor produselor/serviciilor prestate de S.C. EURO JOBS S.R.L.. Persoana direct răspunzătoare de aplicarea corectă a procedurii este promoterul regional, responsabil pe fiecare punct de lucru al S.C. EURO JOBS S.R.L..

3. Documente de referințăSR EN ISO 900:2006, Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular.SR EN ISO 9001:2008, Sisteme de management al calității. Cerințe.Legislația în domeniu.

4. DefinițiiFactură fiscală = este un document contabil emis de o societate comercială (furnizorul), către altă

societate comercială sau persoană fizică (clientul), document ce conține lista cu produsele vândute și/sau serviciile prestate clientului de către furnizor, conform unui contract făcut în prealabil sau nu.

Client = destinatar al unui produs/serviciu furnizat.Furnizor = realizatorul de produse/servicii pe care le oferă clienților săi.

5. Aspecte prealabile, formulare5.1 Aspecte prealabile

Pentru fiecare punct de lucru al S.C. EURO JOBS S.R.L. există serii de factură care vor fi numerotate de la 0001-1000.

Fiecare promoter regional va primi topuri de facturiere și chitanțiere, înseriate și ștampilate, printr-o decizie și un proces verbal de predare, prin care vor fi direct răspunzători de corecta completare și utilizare a acestora.

Promoterul regional va întocmi situații cu sumele facturate și cele încasate pentru fiecare luna, pe fiecare serviciu în parte.

5.2 Formulare5.2.1 Modul de completare a Registrului de încasări – FPL-010-1/1.1

Câmp. Completarea câmpului

1 Număr curent2 Denumirea persoanei fizice sau juridice pentru care s-a prestat serviciul

3 Denumirea serviciului (FPC sau ECC)

4 Seria, numărul și data în care s-a emis factura

5 Prețul serviciului prestat

6 Seria, numărul și data emiterii chitanței7 Suma încasată pe chitanță 1

8 Seria, numărul și data emiterii chitanței

9 Suma încasată pe chitanță 2 (în cazul în care serviciul se achită în două tranșe)

10 Totalul sumei încasate pe serviciu

Registrul de încasări




Cod: PL-010Data: 05.12.2011

Pag. 3 din 5

Nr.Crt.

Denumire client

Serviciul prestat

Seria, număr, data

facturăSuma

Seria, număr, data chitanță 1

SumaSeria,

număr, data chitanță 2

SumaTotal sumă

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

PUNCT DE LUCRU _________________ Cod: FPL-010-1/1.1

5.2.2 Modul de completare a Procesului verbal de predare a facturilor și chitantelor – FPL-010-2/1.1

Câmp. Completarea câmpului

1 Seria facturilor eliberate ce se predau2 Numărul facturilor eliberate de la – până la 3 Seria chitanțelor eliberate ce se predau4 Numărul chitanțelor eliberate de la- până la 5 Seria, numărul și data facturilor anulate6 Seria, numărul și data chitanțelor anulate7 Numărul și data contractelor anulate

PROCES VERBAL PREDARE - PRIMIREfacturi + chitanțe + contracte anulate

Luna ______________

Serie facturi

Număr facturide la _ până la _

Serie chitanțe

Număr chitanțede la __ până la __

Facturi anulate(serie/nr./data)

Chitante anulate(Serie/nr./data)

Contracte anulate

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

PUNCT DE LUCRU__________________________ Cod:FPL-010-2/1.1

ÎNTOCMIT VERIFICAT și APROBATPromoter Contabil

NOTĂ: Cele două formulare, respectiv Registrul de încasări FPL-010-1/1.1 și Procesul verbal predare - primire facturi + chitanțe + contracte FPL-010-2/1.1, se întocmesc pentru fiecare serviciu prestat (FPC, ECC) în parte, iar Registrul încasări se va ține în format electronic.

6. Descrierea procesului




Cod: PL-010Data: 05.12.2011

Pag. 4 din 5

6.1 Întocmirea facturilor: în partea stânga sus se trec datele furnizorului de produse/servicii; în partea dreaptă sus se trec datele clientului (pentru persoanele fizice se folosește cartea de

identitate, iar pentru persoane juridice datele firmei); în mijloc sus se trece seria, numărul și data emiterii facturii (seria și numărul facturii vor fi

identice cu seria și numărul facturii eliberate de firmă); în conținutul facturii va apărea: contravaloarea produsului/serviciului, cantitatea X preț unitar

(în cazul FPC se va trece prețul fără TVA, operațiunea contabilă fiind scutită de TVA conform legii 571/2003);

la “DELEGAT” se trec datele persoanei care ridică factura sau pentru care se întocmește factura;

pe factură se trece numele, prenumele, seria și numărul C.I. și CNP-ul persoanei care întocmește factura;

în partea stânga jos factura va fi semnată și ștampilată de persoana care o întocmește; persoana care ridică factura va semna la “DELEGAT” și la “SEMNATURA FACTURA”

Facturile se emit în trei exemplare, unul pentru client, unul pentru contabilitate și ultimul va rămâne la cotorul facturierului.

La întocmirea facturilor se va trece prețul standard al serviciului prestat, iar în cazul unui discount (reducere) acesta va fi trecut ca poziție separată cu suma în minus.

După ce s-a finalizat factura, spațiul rămas se barează!

6.2 Întocmirea chitanțelor: în partea stânga sus se trec datele furnizorului de produse/servicii; în mijloc sus se trece seria, numărul și data emiterii chitanței (seria și numărul chitanței vor fi

identice cu seria și numărul chitanței eliberate de firmă); la “am primit de la” se trec datele clientului (pentru persoanele fizice se folosește cartea de

indentitate, iar pentru persoane juridice datele firmei), se specifică dacă suma primită este integrală sau parțială din factura emisă;

cel care întocmește chitanța o va semna și ștampila.Chitanțele se emit în trei exemplare, unul pentru client, unul pentru contabilitate și ultimul va

rămâne la cotorul chitanțierului.

6.3 Anularea facturilor / chitanțelorFacturile, chitanțele și contractele, întocmite greșit vor fi anulate prin bararea acestora și

semnarea lor de către persoana care le-a întocmit.Toate cele trei exemplare de la facturi și chitanțe anulate vor rămâne la cotorul facturierului

respectiv chitanțierului.

6.4 Încasarea banilor și virarea lor:La încasarea banilor se vor respecta următoarele:

în cazul facturilor întocmite pe persoană jurídică pentru o valoare până în 5000 lei, încasarea se face printr-o singură chitanță sau maxim 2, care însumate să fie 5000 lei;

în cazul în care factura depășește suma de 5000 lei, obligatoriu, va fi încasată prin virament bancar;Persoana care încasează bani pentru serviciile prestate se va asigura că nu va încasa prin

chitanță mai mult de 5.000 lei/zi pentru o singură persoană jurídică, și mai mult de 10.000 lei/zi pentru toate persoanele juridice.

În cazul persoanelor fizice nu se aplică aceste regului!




Cod: PL-010Data: 05.12.2011

Pag. 5 din 5

Promoterul va ține evidența sumelor încasate sau a celor ce urmează a fi încasate de la clienți prin intermediul Registrului de încasări – FPL-010-1/1.1.

în cazul în care plata serviciilor prestate se face prin virament bancar, promoterul va ține legătura cu persoana desemnată din compartimentul financiar contabil pentu stingerea creanțelor.

6.5 Transmiterea și primirea documentelor financiar contabile:Toate facturile, chitanțele emise pe o lună și contractele anulate pe luna respectivă, se

înregistrează în Procesul verbal de predare - primire a facturilor, chitanțelor și contractelor anulate- FPL-010-2/1.1 și se transmit împreună cu acesta spre sediul central al S.C. EURO JOBS S.R.L. prin curierat rapid, în prímele 5 zile lucrătoare din luna în curs, pentru luna anterioara.

Promoterul va primi în fiecare lună 50 de contracte standard, numerotate și ștampilate, cărora le vor ține evidența și pe care le vor întocmi atât pentru serviciile FPC cât și pentru cele de ECC.

6.6 Garanție gestiuneDin plata salariilor promoterilor regionali se reține 5%, această reținere reprezintă garanția de

gestiune și se va aplica până se va ajunge la suma de 5.000 lei. Această garanție se va depune într-un cont bancar special deschis pentru garanția de gestiune, iar suma se înapoiază promoterului la finalizarea colaborării cu S.C. EURO JOBS S.R.L.

7. Responsabilitate și autoritate7.1 Promoterul regional:Aplică întocmai prezenta procedură și răspunde de corectitudinea aplicării acesteia.

7.2 Responsabil contabilitate:Supervizează și supraveghează corectitudinea aplicării prezentei proceduri;Primește și predă documente financiar contabile.

8. Înregistrări8.1 Registrul de încasări Cod-FPL-010-1/1.18.2 Proces verbal predare - primire facturi + chitanțe + contracte anulate Cod-FPL-010-2/1.1


ok procedura facturare si incasare pl 010

Documents