noile tehnologi ale informatiei

27
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea 58 Capitolul 2 Noile tehnologii ale informaţiei - suport pentru activitatea de management a firmelor 2.1. Conceptul de sistem informaţional de management 2.2. Sistemul Informatic de Management 2.2.1. Definiţia Sistemului Informatic de Management 2.2.2. Funcţiile Sistemului Informatic de Management 2.2. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul firmelor 2.4. Funcţiile suport ale noilor tehnologii ale informaţiei în cadrul firmelor 2.4.1. Noile tehnologii ale informaţiei, suport al operaţiunilor de afaceri internaţionale 2.4.2. Tehnologia informaţiei suport al luării deciziilor privind restructurarea proceselor de afaceri 2.4.2. Rolul tehnologiei informaţiei în crearea flexibilităţii organizaţionale şi a unor noi tipuri de organizaţii 2.4.4. Tehnologia informaţiei suport al obţinerii avantajului strategic

Upload: drinky381

Post on 12-Jul-2016

62 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

Noile Tehnologi Ale Informatiei

TRANSCRIPT

Page 1: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

58

Capitolul 2 Noile tehnologii ale informaţiei - suport pentru

activitatea de management a firmelor

2.1. Conceptul de sistem informaţional de management 2.2. Sistemul Informatic de Management

2.2.1. Definiţia Sistemului Informatic de Management 2.2.2. Funcţiile Sistemului Informatic de Management

2.2. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul firmelor 2.4. Funcţiile suport ale noilor tehnologii ale informaţiei în cadrul firmelor

2.4.1. Noile tehnologii ale informaţiei, suport al operaţiunilor de afaceri internaţionale 2.4.2. Tehnologia informaţiei suport al luării deciziilor privind restructurarea proceselor de afaceri 2.4.2. Rolul tehnologiei informaţiei în crearea flexibilităţii organizaţionale şi a unor noi tipuri de organizaţii 2.4.4. Tehnologia informaţiei suport al obţinerii avantajului strategic

Page 2: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

59

Capitolul 2 Noile tehnologii ale informaţiei - suport pentru

activitatea de management a firmelor 2.1. Conceptul de sistem informaţional de management

Pentru a înţelege noţiunea de sistem informatic managerial, trebuie mai întâi prezentat conceptul de sistem informaţional de management. Aşa după cum s-a putut vedea si in capitolul nr. 2, un sistem informaţional de management este format din totalitatea datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi din metodele de tratare şi prelucrare a cestor informaţii în vederea realizării obiectivelor unei organizaţii. Prin sistem informaţional de management se asigură legătura între sistemul de conducere (de management) şi sistemul executiv, în dublu sens: prin transmiterea deciziilor de la sistemul de management la sistemul executiv „de sus în jos” şi prin transmiterea informaţiilor în sens invers, de la sistemul executiv la cel de management „de jos în sus”. Se observă astfel că toate cele trei sisteme sunt sisteme deschise în sensul că datele pot intra şi ieşi în mod liber. În cazul sistemului de management, intrările se prezintă sub forma obiectivelor ce trebuie îndeplinite, iar ieşirile sub forma rezultatelor obţinute. În cazul sistemului informa ţional, intrările sunt reprezentate de informaţiile primare iar ieşirile de informaţiile prelucrate de acest sistem. La sistemul executiv, intrările sunt reprezentate de resursele se toate tipurile (materiale financiare, umane), iar ieşirile de bunurile sau serviciile firmei. (a se vedea figura nr. 2.1.)

Informaţiile provin în principal din trei surse, care sunt de fapt trei subsisteme ale sistemului informaţional: subsistemul înregistrărilor interne, subsistemul de supraveghere al pieţei şi subsistemul cercetărilor de marketing.

Page 3: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

60

SISTEMUL DE MANAGEMENT

• previziuni de marketing; • luarea deciziilor de

marketing; • coordonarea activităţilor de

marketing; • control-evaluare.

OBIECTIVE DECIZI I

Dec

izii

SISTEMUL INFORMA ŢIONAL

• culegerea informaţiilor din micromediu şi macromediu;

• preluare informaţii; • stocare informaţii; • transmitere informaţii.

Info

rmaţ

ii

INFORMAŢII PRIMARE

INFORMA ŢII PRELUCRATE

Dec

izii

Info

rmaţ

ii

SISTEMUL EXECUTIV

• desfăşurarea activităţilor operaţionale

RESURSE REZULTATE

Figura nr. 2.1.- Rolul sistemului informaţional în cadrul unui compartiment

Page 4: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

61

Subsistemul înregistrărilor interne1 include rapoarte asupra comenzilor, vânzărilor, preţurilor, stocurilor, facturilor de plată şi de încasat, etc. Pe baza informaţiilor prezente în cadrul acestor rapoarte, managerii pot identifica punctele forte şi punctele slabe ale firmei, oportunităţile sau ameninţările provenite din mediul de marketing în care firma operează. Rapiditatea cu care aceste informaţii circulă între compartimentele unei firme reprezintă un factor cheie de succes. Subsistemul de supraveghere al pieţei2 reprezintă un set de procedee şi surse prin care persoanele de conducere obţin informaţii zilnice referitoare la evoluţiile relevante ale mediului extern al firmei. Unele firme şi-au creat propriile centre informaţionale care colectează şi distribuie informaţiile către toate compartimentele şi nivelurile ierarhice ale firmei.

Subsistemul cercetărilor de marketing3 ca obiect culegerea, analizarea şi reportarea sistematică a datelor şi concluziilor referitoare la diferitele situaţii cu care o firmă se confruntă pe piaţă.

Cercetările de marketing sunt realizate în cadrul firmelor mici şi mijlocii de către proprii angajaţi, în timp ce firmele mari apelează de obicei la firme de consultanţă specializate în cercetări de marketing. În mod obişnuit, bugetele alocate cercetărilor de marketing reprezintă între 1% şi 5% din valoarea vânzărilor realizate de o firmă, deci procent din cifra de afaceri a firmei. 2.2. Sistemul informatic de Management

2.2.1. Definiţia Sistemului Informatic de Management

Sistemul informatic este de fapt sistemul informaţional informatizat. Între sistemul informaţional şi sistemul informatic din cadrul

1 Ph. Kotler – „Managementul marketingului”, Editura Teora 1999; 2 Ph. Kotler – „Managementul marketingului”, Editura Teora 1999; 3 Ph. Kotler – „Managementul marketingului”, Editura Teora 1999;

Page 5: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

62

unui compartiment de marketing există un raport de apartenenţă, prin care ultimul este o parte a primului şi un raport de coordonare cu partea sistemului informaţional rămasă neinformatizată. Cu alte cuvinte, raportul sistemului informatic – sistem informaţional este de la parte la întreg.

Un sistem informatic poate fi definit ca fiind o combinaţie organizată de echipamente hardware, pachete software, resurse brainware (persoane care implementează şi care utilizează sistemul informatic), re ţele de calculatoare şi comunicaţii care au rolul de a colecta, prelucra, transmite, şi distribui informa ţiile în format electronic.

La nivel operaţional, sistemul informatic este format din punct de vedere fizic din reţele de calculatoare instalate în cadrul departamentului şi din punct de vedere logic din baze de date şi cunoştinţe, manipulate prin intermediul unor sisteme de gestiune a bazelor de date şi cunoştinţelor.

2.2.2. Functiile Sistemului Informatic de Management

Un sistemul informatic are ca principale funcţii : a) generarea de informaţii în format electronic; b) stocarea de informaţii în baze de date create cu ajutorul

sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD-urile); capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii de apreciere a performanţelor unui sistem informatic;

c) prelucrarea informaţiilor care se referă la operaţiuni precum: conversia informaţiilor din formă analogică în formă digitală şi invers; crearea şi încărcarea bazelor de date; actualizarea bazelor de date („update”) ce presupune ştergerea informaţiilor devenite inutile şi introducerea de informaţii de ultimă oră care să satisfacă nevoile utilizatorilor sistemului informatic; interogarea bazelor de date, care echivalentă cu selectarea anumitor informaţii pe baza unor criterii; în acest caz, limbajul SQL (“Structured Querry Language”) este cel mai cunoscut limbaj de interogare a băncilor de date.

d) comunicare, care asigură transferul informaţiilor în cadrul reţelei de calculatoare şi/sau între calculatoare şi reţele de telecomunicaţii.

Page 6: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

63

Comunicarea în interiorul sistemului informatic se realizează prin consultarea directă de la terminalele reţelei iar în exteriorul sistemului prin transmiterea de informaţii multimedia la distanţă, utilizând de cele mai multe ori tehnologii web;

e) folosirea de mijloace de comunicare adecvate pentru realizarea ieşirilor de informaţii din sistem;

f) controlul sau verificarea resursele sistemului cu referire la echipamente, baza informaţională, baza de programare şi modul lor de alocare. Extrem de importantă este verificarea existenţei ieşirilor de informaţii neautorizate din sistem, informaţii care dacă ajung la concurenţi pot provoca daune mari firmei. În general, accesul la informaţii este restricţionat prin parolare, dreptul de acces la informaţii fiind autorizat doar de către administratorul sistemului informatic de marketing.

Orice persoană care foloseşte sistemul informatic este considerată drept utilizator final. Cei mai importanţi beneficiari ai sistemelor informatice sunt directorii care-şi pot fundamenta eficient deciziile pe baza rapoartelor furnizate de sistemele informatice.

2.3. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul firmelor

În ultimele cinci decenii s-au înregistrat schimbări semnificative (a se vedea figura nr. 2.1.) în configuraţia structurilor informaţionale ale firmelor care au devenit în ultima perioadă de timp mai informatizate. Până în anii 1960, rolul sistemelor informaţionale era unul foarte simplu. Acestea erau utilizate pentru înregistrarea operaţiunilor legate de funcţiuni critice ale firmei si pentru procesarea tranzacţiilor. La sfârşitul anilor 1960 apare conceptul de sistem informaţional managerial, care se va transforma cu timpul în sistem informatic managerial. Rolul acestuia era de a furniza rapoarte predefinite managerilor, rapoarte care conţin informaţiile de care aceştia au nevoie în procesul de fundamentare a deciziilor.

Page 7: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

64

Figura nr. 2.2.- Evoluţia sistemelor informaţionale

Între anii 1970-1980, rapoartele predefinite furnizate de sistemele informaţionale (“Management Information System”-MIS) erau insuficiente pentru luarea deciziilor de catre beneficiarii acestora, în condiţiile în care au intervenit schimbări semnificative în condiţiile de mediu, inclusiv la nivelul pieţelor de referinţă. Astfel a apărut conceptul de sisteme de suport a deciziilor (“Decision Suport System-DSS“). Aceste sisteme ofereau utilizatorilor finali, în special managerilor, un suport interactiv în procesul de luare a deciziilor. În plus, aceste sisteme erau mai bine adaptate diferitelor stiluri manageriale.

In perioada 1980-1990 s-au evidenţiat noi roluri ale sistemelor informaţionale. Această perioadă este caracterizată de dezvoltarea microcomputerelor, a pachetelor de aplicaţii software, şi a reţelelor de telecomunicaţii. Acum, utilizatorii finali pot folosi resursele informaţionale informatizate ca suport necesar îndeplinirii sarcinilor, în loc să aştepte un suport indirect al serviciilor informatice din cadrul departamentelor.

Page 8: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

65

Figura nr. 2.2.- Tipuri de sisteme informatice raportate la ierarhia structurii organizatorice

S-a constatat că majoritatea managerilor nu utilizau în mod direct nici rapoartele furnizate de sistemele informatice manageriale (“Management Information System”-MIS), si nici modelele analitice de suport a deciziilor furnizate de sistemele suport a deciziilor (“Decision Suport System-DSS). Astfel a apărut conceptul de sisteme informatice executive (“Executiv Information System“-EIS). Aceste sisteme informatice furnizează managerilor informaţiile critice exact cum le doresc aceştia şi în formatul pe care îl preferă.

Tot în această perioadă şi în special la sfârşitul anilor 1980 au apărut şi s-au dezvoltat aplicaţii ale inteligenţei artificiale (AI) în procesele de afaceri şi astfel au apărut sistemele expert pentru afaceri (“Business Expert System“). Astăzi, sistemele expert joacă rolul de consultanţi în problemele de natură economică a oricărei firme.

Ultimul deceniu al mileniului este caracterizat de dezvoltarea sistemelor informatice strategice (“Strategic Information System“-SIS). Acestea joacă un rol direct în obţinerea avantajului competitiv al unei

Page 9: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

66

firme. Modelul lui Michael Porter a stat la baza creării a numeroase astfel de sisteme informatice strategice. Firmele de astăzi trebuie să se bazeze pe tehnologia informaţiei pentru a fi competitive pe pieţe puternic concurenţiale. 2.4. Funcţiile suport ale noilor tehnologii ale informaţiei în cadrul firmelor

Obiectivele strategice ale organizaţiilor indiferent de sectorul lor de activitate (alegerea pieţelor ţintă, strategiei de produs, venituri aşteptate etc) precum şi procesele care se desfăşoară în compartimentele firmelor (cercetare-dezvoltare, producţie, resurse umane, comercial, finanţe-contabilitate) sunt supuse unor schimbări semnificative, care determină necesitatea de adaptare la acestea din partea managementului firmelor. Tehnologiile informatice au devenit o parte integrantă a mediului de afaceri actual. Luarea deciziilor manageriale, elaborarea strategiilor, realizarea operaţiunilor financiare, a service-ul acordat clienţilor sunt doar câteva elemente care depind într-o mare măsură de introducerea noilor tehnologii ale informaţiei în firmă. Managerii firmelor performante trebuie să deţină cunoştinţe despre planificarea, implementarea şi controlul sistemelor informatice, precum şi despre posibilitatea securizării informaţiilor. Procesul de management al tehnologiei informaţiei poate fi prezentat ca o succesiune de operatii aşa cu se poate vedea şi în figura nr. 2.4. de mai jos. Managerii firmelor trebuie să adopte politici şi strategii pentru implementarea tehnologiilor informatice. În baza strategiilor, se va trece la dezvoltarea unui plan pentru crearea de sisteme informatice, care să determine o regândire a structurilor organizatorice a întreprinderii. Acest plan va avea un impact major asupra operaţiunilor de afaceri. De exemplu, un plan care include “conexiuni electrotehnice” cu clienţii va schimba radical modul în care sunt procesate tranzacţiile.

Page 10: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

67

Planul va identifica noi domenii de aplicare ale tehnologiei şi va indica noi oportunităţi în procesul de utilizare a tehnologiei informaţiei. Planul trebuie să acorde prioritate aplicaţiilor informatice care vin în sprijinul clienţilor sau cele care automatizează procesele vitale din cadrul organizaţiilor. Acesta va conţine idei privind încurajarea utilizatorilor finali de a aplica tehnologiile informatice cu scopul rezolvării mai eficiente a sarcinilor care le revin.

Figura nr.2.4.- Procesul de management al tehnologiei informaţiei 4

Arhitectura sistemelor informatice manageriale va fi strâns legată de structura organizatorică a firmei. Primul pas în implementarea unui sistem informatic în cadrul unei firme va fi crearea unei reţele de calculatoare. Administratorul de reţea va avea un rol important în realizarea reţelei şi în fundamentarea viitoarelor strategii informatice ale firmei. El este cel care va autoriza transmiterea informaţiei între diferiţi utilizatori ai reţelei. În această etapă va fi necesară implementarea unor

4 H. C. Lucas Jr -Information Technology for Management”, Mc Graw-Hill;

Politici şi strategii manageriale în domeniul IT

Planificare Tip de structură organizaţională

Aplicaţii informatice

Crearea unui sistem informatic

Încurajarea utilizatorilor

Arhitectura sistemelor informatice

Baze de date

Impactul asupra organizaţiei Evaluare şi

control

OP E R A Ţ I U N I

Page 11: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

68

tehnologii care să furnizeze conexiunea diferitelor locaţii şi utilizatorii. Se pot crea astfel condiţiile implementării unei reţele “Intranet” în cadrul firmei, serviciile de mesagerie electronică facilitând schimbul de informaţii dintre angajaţi. Prin adoptarea unor astfel de masuri, timpul de reacţie al unei firme la schimbările intervenite pe piaţă este scurtat. Tipurile de sisteme informatice şi arhitectura acestora vor avea o influenţă semnificativă asupra funcţionării organizaţiei în ansamblul ei. Firmele care vor dezvolta aplicaţii creative vor observa că şi-au îmbunătăţit aspecte importante ale proceselor de afaceri care au contribuit în final la creşterea eficienţei şi eficacităţii activitaţii desfaşutate la toate nivelele organizatorice. Pentru a putea obţine un avantaj competitiv în aria de afaceri în care funcţionează, conducerea firmei trebuie să susţină implementarea noilor tehnologii ale informaţiei. Obţine organizaţia un feed-back satisfăcător la investiţiile sale în tehnologie? Sunt sistemele informatice corect administrate şi controlate? Dacă răspunsul este afirmativ la aceste întrebări înseamnă că politicile şi strategiile manageriale în domeniul tehnologiei informaţiei au fost încununate de succes. În secolul XXI pe care îl parcurgem, firmele ale căror manageri nu vor conştientiza importanţa utilizării noilor tehnologii ale informaţiei şi a sistemelor informatice vor fi nevoite să părăsească piaţa. În acest sens, managerii sunt confruntaţi cu luarea deciziilor privind:

� utilizarea tehnologiilor informatice în crearea unor structuri organizatorice inovative şi flexibile; � crearea alianţelor şi parteneriatelor care să includă legături electronice. Există o tendinţă de creşterea interesului firmelor de a se conecta şi a dezvolta relaţii cu furnizorii, respectiv clienţii lor (integrare în amonte şi în aval). Sunt create astfel numeroase reţele interconectate; � selectarea sistemelor informatice care trebuie să devină suport pentru diferitele compartimente ale firmei şi a aplicaţiilor informatice şi care să faciliteze luarea deciziilor managerilor, indiferent de nivelul la care se află; � adoptarea proiectelor groupware adică a sistemelor suport, a deciziilor de grup;

Page 12: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

69

� determinarea unei strategii WorldWideWeb. Internetul, „reţeaua reţelelor” oferă noi moduri de a furniza informaţii şi de a realiza afaceri. Internetul este la ora actuală cel mai modern şi mai ieftin mijloc de comunicare. Un manager trebuie să determine dacă şi cum firma sa poate beneficia de avantajele şi oportunităţile oferite de Web; � selectarea sistemelor de procesare automată a tranzacţiilor curente. Managerii trebuie să elimine pe cât posibil documentele şi să le înlocuiască cu documente în format electronic care pot fi transmise rapid şi ieftin prin intermediul reţelelor de calculatoare; � selectarea sistemelor de automatizare şi informatizare a producţiei, prin intermediul cărora se urmăreşte creşterea eficienţei şi a calităţii produselor rezultate. Noile tehnologii ale informaţiei şi sistemele informatice aferente

acestora îndeplinesc trei funcţii suport deosebit de importante în cadrul organizaţiilor.

- suport al operaţiunilor de afaceri internaţionale (1); - suport al luării deciziilor privind restructurarea proceselor de afaceri (2); - suport al obţinerii unui avantaj strategic (3);

1 2 3

Figura nr. 2.5.- Funcţiile suport ale noilor tehnologii ale infomaţiei în cadrul firmelor

Page 13: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

70

2.4.1. Noile tehnologii ale informaţiei, suport al operaţiunilor de afaceri internaţionale

Globalizarea a devenit unul din fenomenele caracteristice

perioadei contemporane cu consecinţe economice importante la nivel micro şi macro economic. Globalizarea prin amplitudinea si importanta fenomenelor pe care le declanşează, este un proces care trebuie avut în vedere de managementul tuturor firmelor care doresc să aibă succes în aria lor de afaceri. Afacerile se dezvoltă din ce în ce mai mult la nivel internaţional, fiind influenţate de realizarea de alianţe cu parteneri străini iar concurenţa devine globală. Adaptarea firmelor la aceste schimbări este practic imposibilă fără conectarea ei la reţelele de comunicaţii internaţionale. Figura nr. 2.6. de mai jos, este ilustrat modul în care tehnologiile informaţiei sprijină firmele în contextul globalizarii (tehnologia informaţiei ca instrument de atac, de apărare sau de menţinere pe o anumită piaţă).

Factorul schimbării

Afaceri globale

Metode de management

informa ţionale

Implementarea noilor tehnologii internaţionale

Figura nr.2.6. - Noile tehnologii ale informaţiei -suport al afacerilor

internaţionale

In zilele noastre, cea mai importantă componentă a tehnologiei informaţiei este Internetul, prezent pe scară largă în ţările dezvoltate şi folosit din ce în ce mai mult şi în celelalte ţări (inclusiv în ţările în curs de dezvoltare), însoţit şi de celelalte tehnologii ale informaţiei. Toate acestea

Globalizare

Noile Tehnologii ale

Informaţiei

Aliante Crearea de

joint-ventures

Parteneriate

Piaţă globală Alianţe

Firme multinaţionale conectate la

reţele internaţionale

Page 14: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

71

vor deschide noi canale de comunicaţii, noi posibilităţi de afaceri pentru un public din ce în ce mai larg.

Practica economică ne-a demonstrat că există două posibilităţi practice de a avea acces pe pieţele externe: transferul de tehnologie şi know-how şi crearea de joint-ventures. În ulmul deceniu, în implementarea acestor două strategii un rol deosebit de important l-a avut Internet-ul. Transferul de tehnologie şi de know-how reprezintă o soluţie mai viabilă decât aceea de localizare a producţiei, atât pentru firmă, cât şi pentru ţara care va beneficia de pe urma sa. Transferul de tehnologie permite intrarea si aclimatizarea rapidă pe o piaţă externă, deoarece astfel sunt transferate noi metode manageriale; noi modalităţi de pregătire si de formare a resurselor umane etc. Datorită Internetului şi Intranetului (reţele interne în cadrul firmelor multinaţionalelor bazate pe tehnologii Internet) aceste transferuri au loc cu o viteză extrem de ridicată, ceea ce se repercutează pozitiv asupra costurilor acestora, care sunt diminuate semnificativ. Prin constituirea de societăţi joint-ventures, o firmă locală va beneficia de sprijinul financiar dar şi de know-how-ul unui partener străin, în timp ce acesta din urmă încearcă să profite de competenţele partenerului său local în ceea ce priveşte cunoaşterea si stăpânirea particularităţile pieţei ţintă. În acest caz tehnologia Internet şi sistemele de baze de date distribuite sunt absolut indispensabile. De fiecare dată când este nevoie, se pot consulta sau actualiza informaţiile conţinute de aceste baze de date, utilizând reţelele Intranet dezvoltate de participanţii la firma mixtă (joint-ventures). Afacerile internaţionale şi comerţul electronic promovate de companiile multinaţionale favorizează ţările de origine a acestora, în general naţiunile dezvoltate, culturile şi valorile lor. Utilizând însă reţeaua Web există posibilitatea de a transmitea valori locale unei audienţe internaţionale. Firmele multinaţionale acţionează într-un mediu concurenţial în care sistemele de computere conectate în reţele internaţionale fac posibile tranzacţiile într-un timp foarte scurt (timp real). Astăzi, companiile multinaţionale conectate la asemenea reţele pot exploata cu uşurinţă nişe de piaţă externe care sunt prea mici pentru ca o firmă locală de

Page 15: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

72

dimensiuni mici (cu resurse financiare; umane şi materiale limitate) să le poată deservi. Datorită acestor tehnologii informatice, managerii unor astfel de companii pot recruta cu uşurinţă persoane cu anumite competenţe şi abilităţi în vederea realizării unor proiecte internaţionale. În ceea ce priveşte managementul tehnologiei informaţiei la nivel internaţional, managerii marilor companii prezente în diferite arii geografice sunt implicaţi în dezvoltarea unor sisteme care să poată fi utilizate de diviziunile prezente în diferite ţări. E. Roche, în lucrarea sa „Managing IT in Multinational Corporations”, New York 1992, prezintă o serie de strategii privind managementul tehnologiilor informatice într-un mediu de afaceri globalizat, strategii care pot fi sintetizate după cum urmează:

� concentrarea pe legături inter-organizaţionale ceea ce presupune că firmele să-şi standardizeze datele şi să-şi consolideze şi securizeze centralele de baze de date; � firmele multinaţionale trebuie să-şi dezvolte infrastructura pentru comunicaţiile din sfera afacerilor (infrastructura este partea din tehnologie care nu oferă un beneficiu pe termen scurt); � stabilirea competentelor celor care conduc proiecte din domeniul tehnologiei informaţiei internaţionale. Coordonarea unor echipe multinaţionale reprezintă un adevărat „challenge”. Lipsa unor abilităţi în acest sens poate fi un impediment major în dezvoltarea unor sisteme informatice internaţionale; � firmele pot beneficia de avantajele comunicaţiilor electronice liberalizate; � dezvoltarea sistemelor de baze de date distribuite, care permit obţinerea de economii de scară şi abilitatea de a distribui informaţiile rapid, acolo unde este nevoie.

Astăzi, din ce în ce mai multe firme îşi construiesc reţelele de comunicaţii în lumea întreagă şi beneficiază de avantajele acestora. Coordonarea devine o problemă majoră în firmele multinaţionale. Tehnologia informaţiei oferă o serie de

Page 16: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

73

instrumente pentru a îmbunătăţi comunicaţiile şi coordonarea printre care metoda “groupware“ şi mesageria electronică.

2.4.2. Tehnologia informaţiei, suport al luării deciziilor privind restructurarea proceselor de afaceri

Astăzi, in condiţiile in care tehnologia informaţiei se dezvoltă într-

un ritm exponenţial, iar concurenţa a devenit din ce în ce mai puternică, atât pe plan intern cât şi internaţional, una dintre cele mai importante decizii cu care se confruntă managerii firmelor este cea privind restructurarea proceselor de afaceri. Un proces de afaceri constă într-un set de activităţi necesare producerii unor produse sau servicii, destinate unei anumite pieţe ţintă. Restructurarea proceselor de afaceri (“Business Process Reengineering” - BPR) este un exemplu care arată cum poate fi utilizată tehnologia informaţiei în proiectarea unor noi procese de afaceri şi în gestionarea unor modificări organizaţionale. Michael Hammer defineşte restructurarea proceselor de afaceri (BPR) ca fiind „o regândire radicală a proceselor de afaceri” pentru ca acestea să se poată adapta noilor cerinţe privind scăderea preţurilor, îmbunătăţirea calităţii produselor şi serviciilor oferite clienţilor. Restructurarea proceselor de afaceri trebuie abordata ca fiind o necesitate legata de creşterea vitezei de realizare a tranzacţiilor datorită utilizării pe scară largă a tehnologiilor informaţiei si a schimbării “regulilor jocului” impuse de globalizarea afacerilor.

Tabelele de mai jos5 ilustrează modul în care noile tehnologii ale informaţiei devin suport al procesului de restructurare şi de reproiectare a proceselor de afaceri.

Dezvoltarea tehnologiilor hardware, software şi a celor din domeniul telecomunicaţiilor face posibilă coordonarea capabilităţilor firmelor prezente pe arii geografice extinse şi formarea unor corporaţii virtuale care pot obţine avantaje competitive semnificative. 5 M. Hammer şi J. Champy – „Reengieering the Corporation”, New York, Harper Collins, 1995;

Page 17: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

74

Tehnologia informaţiei este indispensabilă firmelor care doresc să devină “competitori agili” pe segmentele de piaţă pe care operează. Aceste companii au nevoie de o capabilitate de „răspuns rapid” pentru a putea identifica nevoile clienţilor şi pentru a le răspunde rapid. I Vechea regulă Managerii iau toate deciziile; IT Acces la bazele de date şi soft suport pentru luarea deciziilor; Noua regulă Luarea deciziilor devine o sarcină din fişa postului fiecărui

angajat; II Vechea regulă Doar experţii pot realiza activităţi complexe ce presupun

anumite cunoştinţe; IT Sisteme expert bazate pe cunoştinţe şi inteligenţă artificială; Noua regulă Orice persoană poate îndeplini sarcina unui expert utilizând

sistemele expert; III Vechea regulă Informaţiile pot apărea într-un singur loc o singură dată; IT Sistemele de baze de date distribuite; Noua regulă Informaţiile pot apărea simultan în mai multe locuri, acolo

unde este nevoie de ele; IV Vechea regulă Personalul firmei are nevoie de birouri unde să poată culege,

înregistra, prelucra şi transmite informaţii; IT Telefonie mobilă şi calculatoare portatile (laptop-uri şi

notebook-uri); Noua regulă Personalul firmei poate primi şi transmite informaţii

indiferent unde se află, în birouri sau pe teren; V Vechea regulă Managerii firmelor trebuie să se deplaseze pentru a negocia şi

a încheia contracte de afaceri; IT Internet şi facilităţi oferite de reţeaua Web (ex:

videoconferinţe); Noua regulă Managerii pot negocia şi încheia contracte de la birourile

personale;

Page 18: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

75

Aceasta înseamnă că, utilizând sistemele de telecomunicaţii, pachetele de software specializate şi sistemele de computere interconectate, se măreşte viteza derulării cercetărilor de piaţă, se dezvoltă noi produse, noi modalitati de distribuţie, de procesare a tranzacţiilor şi se îmbunătăţeşte semnificativ service-ul acordat clienţilor. Aceasta capabilitate de „răspuns rapid completează principiile managementului calităţii totale şi furnizează clienţilor produse şi servicii de cea mai înaltă calitate. Modul în care tehnologiile informaţionale restructurează procesele de afaceri la diferite niveluri ierarhice dintr-o organizaţie, poate fi sintetizat ca în figura nr. 2.7. de mai jos. Iniţiativă

Tehnologia informaţiei

Procesul vizat Beneficiul adus de tehnologia informaţiei

Angajat al firmei

Utilizarea unui laptop

Angajat al forţei de vânzare pe teren

Creşterea vânzărilor

Departament de marketing

Crearea si gestionarea unei baze de date de marketing

Produse, preturi, furnizori, clienţi, forţă de vânzare

Creşterea gradului de satisfacere a clienţilor

Unitate de afaceri

Implementarea unui sistem informatic managerial

Canale de comunicaţie

Îmbunătăţirea poziţiei competitive pe piaţă

Figura nr. 2.7. - Noile tehnologii ale Informaţiei - suport al restructurării

unor procese de afaceri6 2.4.3. Rolul tehnologiei informaţiei în crearea flexibilităţii organizaţionale şi a unor noi tipuri de organizaţii

In ultimele decenii, unul dintre factorii majori care influenţează

organizaţiile de pretutindeni si indiferent de domeniul de activitate in care

6 J. O’Brien – “Management Information Systems”, Mc GramHill, 1996;

Page 19: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

76

operează, este incertitudine. Pentru a putea face fata incertitudinii din mediul extern al firmei, este necesar ca firmele sa fie flexibile, sa se treacă la proiectarea unor noi tipuri de structuri organizatorice utilizând suporturi oferite de tehnologia informaţiei. Flexibilitatea reprezintă abilitatea / capacitatea unei organizaţii de a se adapta la schimbările de mediu intern şi extern, schimbări intervenite într-o anumită perioadă de timp. O organizaţie flexibilă se apără rapid de ameninţările din mediul extern şi valorifică mai bine oportunităţile care apar. Tehnologia informaţiei se caracterizează prin aceea ca poate contribui la creşterea capacitaţii unei organizaţii de a procesa informaţiile. Tehnologia informaţiei determină creşterea vitezei comunicaţiilor şi creează premizele creşterii performanţelor la toate nivelurile ierarhice ale unei firme. Tehnologia informaţiei poate fi utilizată de către conducătorii firmelor pentru a reduce unele etape ale ciclurilor de viaţă ale produselor. Utilizarea mesageriei electronice şi a videoconferinţelor care fac posibil ca persoanele implicate într-un proiect să nu se afle în acelaşi timp în aceeaşi locaţie. Utilizând de sisteme informatice bine concepute şi implementate, o organizaţia îşi poate spori capacitatea de a răspunde in timp util clienţilor, furnizorilor şi mediului de afaceri în general. În tabelul nr. 2.1. de mai jos, sunt prezentate variabile ale tehnologiei informaţiei care determină noi tipuri de organizaţii 7.

Variabile IT utilizate in procesul de creare a unor structuri organizaţionale inovative şi flexibile, sunt: componentele virtuale; legături electronice; comunicaţii privind tehnologiile informatice; Automatizarea producţiei şi a proceselor de muncă; Fluxurile electronice; matricele tehnologice; Relaţiile electronice cu furnizorii şi clienţii. (a) Componentele virtuale - organizaţia poate beneficia de avantajele oferite de tehnologia informaţiei pentru a crea componente care nu există în structura organizaţională formală. De exemplu, unii producători doresc ca furnizorii lor să-i substituie în procesul de inventariere a stocurilor de materii prime şi materiale necesare producţiei. In acest caz specific, 7Lucaş & Baroudi- „ Management IT ” 1994;

Page 20: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

77

furnizorul va fi „legat” electronic prin intermediul reţelelor de computere de producător.

Tabelul nr. 2.1. – Variabilele tehnologiei informaţiei care determină noi tipuri de organizaţii

Variabile IT pentru crearea unor structuri

organizaţionale inovative şi flexibile Procesul vizat de aceste variabile

IT a) componente virtuale; b) legături electronice; c) comunicaţii privind tehnologiile informaţiei;

Structura organizatorică;

d) automatizarea producţiei; e) fluxuri electronice;

Procese de muncă;

f) comunicaţii electronice; g) matrici tehnologice;

Comunicaţii;

h) relaţii electronice cu furnizorii şi clienţii; Relaţii interorganizaţionale;

Utilizând tehnologia informaţiei, furnizorul este în măsură să pună la dispoziţia producătorului, materii prime în cantitatea necesară pentru producţia curentă, eliminând posibilitatea creării unor stocuri la producător. Producătorul are astfel un inventar de materii prime virtual gestionat de furnizor;

(b) Legături electronice - prin intermediul poştei electronice, a faxului şi a videoconferinţelor se pot realiza legături între numeroase organizaţii. Prin intermediul acestor legături se pot forma grupuri de lucru care pot participa la realizarea unor proiecte specifice;

(c) Comunicaţii le privind tehnologiile informatice-tehnologiile informatice creează noi posibilităţi de comunicaţii în cadrul firmei. Informaţia înseamnă putere pentru persoană care o deţine. Există grupuri în organizaţii care deţin o resursă de putere reală, deţinând informaţii strategice şi managerii care au autoritate dar nu deţin resurse de putere reale. Canalele de comunicaţii din interiorul firmei trebuie securizate; orice scurgere de informaţii în mediul extern reprezintă un câştig pentru concurenţă.

In majoritatea firmelor nu există un departament informatic specializat drept pentru care este necesar sa fie cunoscute de catre angajaţi

Page 21: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

78

beneficiile aduse de tehnologii şi în primul rând modul de utilizare a acestora. Sunt necesare programe de pregătire profesională a resurselor umane pentru a şti să utilizeze aceste tehnologii informatice;

(d) Automatizarea producţiei şi a proceselor de muncă - automatizarea şi informatizarea proceselor de producţie sunt necesare organizaţiilor pentru a putea obţine un avantaj competitiv asupra concurenţei. Implementarea unor pachete de aplicaţii (soft-uri) pentru crearea de prototipuri de produs şi crearea unor linii de producţie informatizată sunt doar două exemple de soluţii oferite de tehnologia informaţiei din acest domeniu;

(e) Fluxurile electronice - interesul pentru restructurarea proceselor de afaceri a determinat dezvoltarea fluxurilor tehnologice (“workflows”). Pentru ca organizaţiile să poată elimina hârtiile şi să proceseze şi stocheze date pe suporturi electronice, aceste fluxuri informaţionale în format digital vor ajuta persoanele care au nevoie de informaţii în timp real;

(f) Matricile tehnologice - utilizează ca suport mesageria electronică, faxul şi videoconferinţele pentru a crea structuri organizatorice matriciale. De exemplu, o firmă poate crea o structură temporară formată din angajaţi aparţinând departamentului de marketing, celui de vânzări şi tehnic pentru a pregăti o prezentare comercială. Participanţii la această structură vor avea de transmis informaţii şi de primit decizii atât de la managerii departamentelor din care fac parte, cât şi de la liderul echipei din care fac parte; este creată astfel o organizare matricială bazată pe tehnologie;

(g) Relaţiile electronice cu furnizorii şi clienţii - firmele au adoptat rapid schimburile de date electronice (EDE–“Electronic Data Exchange”) şi alte forme de comunicaţii electronice pentru a mari viteza de derulare a afacerilor. În ultima perioadă au apărut numeroase soluţii oferite de tehnologia informaţiei pentru crearea unor relaţii strânse cu furnizorii şi cu clienţii, de tipul e-SRM (“Electronic Supplier Relationship Management”) sau e-CRM (“Electronic Customer Relationship Management”). Variabilele tehnologiei informaţionale pe care le-am prezentat, determină noi tipuri de structuri organizatorice. Organizaţia rezultantă a

Page 22: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

79

interacţiunii acestor variabile este cunoscută sub denumirea de T-Form Organisation. Figura nr. 2.8. de mai jos, prezintă caracteristicile de bază ale unei organizaţii T-Form.

Figura nr.2.8.- Organizaţia T-Form8 O astfel de organizaţie are o structură flexibilă care oferă

posibilitatea participării la anumite proiecte a angajaţilor diferitelor compartimente, utilizând soluţii din domeniul tehnologiei informaţiei privind lucrul în echipa (‘groupware’). În acest fel se reduce ierarhia managerială, iar angajaţii îşi coordonează munca cu ajutorul comunicaţiilor şi legăturilor electronice. Relaţiile cu angajaţii sunt bazate pe încredere, deoarece există din ce în ce mai puţine contacte directe între manageri şi angajaţi. Managerii

8 Lucaş- “T-Form Organisation”, 1996;

Page 23: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

80

deleagă unele sarcini subordonaţilor, iar sistemele informatice furnizează datele la nivelul ierarhic unde se adopta decizia. Descentralizarea luării deciziilor este o altă trăsătură de bază a unei organizaţii T-Form, acestea având rolul de a reduce numărul de niveluri ierarhice. Infrastructura tehnologică a unei organizaţii T-Form se caracterizează prin existenţa reţelelor de calculatoare. Staţiile de lucru individuale sunt conectate la computere performante care acţionează ca servere. Reţeaua internă are legături cu reţelele internaţionale şi astfel membrii organizaţiei pot intra rapid în contact cu furnizorii de care au nevoie, cu clienţii pe care trebuie să îi cucerească (interni şi-sau externi). Toate tipurile de informaţii (text, imagine, sunete) pot fi transpuse în formă digitală, astfel încât pot fi accesate şi redate de orice calculator conectat la reţea. Angajaţii care lucrează cu aceste informaţii sunt denumiţi generic „knowledge workers”. Organizaţiile T-Form utilizează sisteme informatice pentru a crea echipe de lucru virtuale, constituite din angajaţi aparţinând diferitelor compartimente / departamente, care să poată comunica în timp real, chiar dacă se află în locaţii diferite. Într-o organizaţie T-Form sunt eliminate posturile în care un angajat face un singur tip de activitate. Se oferă astfel posibilitatea angajaţilor să desfăşoare o muncă de creaţie, accesând informaţiile din „memoria” organizaţională. Cu ajutorul sistemelor de comunicaţii digitale se pot redefini procesele de afaceri. O organizaţie T-Form îşi poate extinde afacerile când condiţiile sunt favorabile sau se poate specializa pe un grup de clienţi cărora se poate adresa cu produse personalizate.

2.4.4. Tehnologia informaţiei suport al obţinerii avantajului strategic

Sistemele informatice manageriale sunt mai mult decât un set de

tehnologii care ajută la luarea deciziilor şi la realizarea condiţiilor unor operaţiuni de afaceri eficiente. Sistemele informatice permit unei firme să dezvolte baze de date care conţin informaţii strategice şi care conferă acesteia un avantaj strategic. Informaţiile au reprezentat dintotdeauna

Page 24: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

81

active valoroase în promovarea operaţiunilor de afaceri. Informaţiile unei firme referitoare la furnizori, clienţi, concurenţi sunt privite ca resurse strategice şi folosite pentru planificarea strategică şi alte iniţiative strategice. Michael E. Porter în celebra sa lucrare “Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance” prezintă cinci forţe competitive care determină profitabilitatea şi supravieţuirea firmelor într-o industrie (ameninţarea noilor intraţi pe piaţă, ameninţarea produselor de substituţie, puterea de negociere a clienţilor, puterea de negociere a furnizorilor şi rivalitatea dintre competitorii existenţi) şi cinci strategii pentru obţinerea avantajului strategic: a) strategia lider prin costuri - o firmă care are cele mai mici costuri dintr-o industrie, poate practica cele mai mici preţuri şi va deveni astfel lider de piaţă. De asemenea, o firmă poate găsi soluţii pentru ca furnizorii săi să-şi reducă costurile;

b) strategii de diferenţiere - diferenţierea produselor permite unei firme să-şi impună respectivele produse pe anumite segmente sau nişe de piaţă;

c) strategii inovative - acestea pot implica dezvoltarea unor produse sau servicii unice sau realizarea unor schimbări radicale în producerea şi distribuirea produselor sau serviciilor;

(d) strategii de creştere - aceste strategii pot îmbrăca forma creşterii capacităţilor de producţie pentru a beneficia de avantajele economiilor de scară, fie penetrării pe noi pieţe de desfacere;

(e) strategii de formare a alianţelor - stabilirea unor legături de afaceri cu furnizorii, clienţii, chiar unii concurenţi de genul achiziţii, joint-ventures permite unei firme obţinerea avantajului strategic.

Tehnologia informaţiei poate fi utilizată în implementarea strategiilor competitive, după cum urmează:

a) Lider prin costuri � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce substanţial costurile în procesele de afaceri; � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce costurile unor furnizori sau clienţi importanţi;

b) Strategii de diferenţiere

Page 25: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

82

� dezvoltarea unor tehnologii informatice pentru a evidenţia produsele sau serviciile; � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce avantajele deţinute de concurenţi; � utilizarea unor soluţii oferite de tehnologiei informaţiei pentru poziţionarea unor produse sau servicii pe nişele de piaţă selectate;

c) Strategii inovative � crearea unor noi servicii sau produse care să încorporeze componente ale tehnologiei informaţiei; � realizarea unor schimburi radicale în procesele de afaceri cu ajutorul tehnologiei informaţiei; � observarea unor nişe de piaţă utilizând soluţii oferite de tehnologia informaţiei;

d) Promovarea strategiilor de creştere � utilizarea tehnologiei informaţiei în managementul expansiunii afacerilor la nivel regional sau global; � utilizarea tehnologiei informaţiei în diversificarea ofertei de produse şi servicii;

e) Dezvoltarea alianţelor: � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a crea organizaţii virtuale şi legături cu partenerii de afaceri; � dezvoltarea unor sisteme informatice inter-organizaţionale care să creeze relaţii de afaceri strategice cu furnizorii, subcontractanţii etc;

f) Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru îmbunătăţirea calităţii produselor sau serviciilor; � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru realizarea unor îmbunătăţiri a eficienţei proceselor de afaceri; � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce substanţial timpul necesar conceperii, producerii şi distribuirii produselor;

g) Construirea unei platforme pentru tehnologiei informaţiei

Page 26: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

83

� realizarea unor importante investiţii în hardware, software şi retele dar şi în formarea personalului pentru utilizarea tehnologiei informaţiei; � construirea unei baze de date strategice colectate şi analizate cu sprijinul tehnologiei informaţiei;

h) Alte strategii � utilizarea tehnologiei informaţiei în crearea unor bariere de intrare pentru cei care vor să intre pe o anumită piaţă; � utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a determina produsele substituibile să fie neatractive pentru consumatori.

În tabelul nr. 2.2. de mai jos sunt prezentate câteva exemple de sisteme informatice strategice care ajută firmele în câştigarea avantajului strategic9.

Rolul strategic al sistemelor informatice de management implică utilizarea tehnologiei informaţiei în dezvoltarea produselor, serviciilor şi capabilităţilor care conferă unei firme avantaje strategice asupra forţelor competitive dintr-un mediu de afaceri globalizat.

Tabelul 2.2. –Tipuri de sisteme informatice şi avantajul competitiv Strategie Sistem informatic strategic Beneficiu principal

adus afacerii Lider prin costuri

sisteme informatice de monitorizare a utilajelor de producţie

reducerea costurilor

Diferenţiere

sisteme informatice de analiză a nevoilor clienţilor

creşterea cotei de piaţă

Inovaţii

sisteme informatice de administrare a conturilor clienţilor

lider de piaţă

Creştere

sisteme informatice de înregistrare la punctele de vânzare

creşterea vânzărilor

Alianţe

sisteme informatice bazate pe schimbul electronic de date între parteneri

creşterea cotei de piaţă

9 James O’Brien – “Management Information Systems”, McGraw – Hill, 1996;

Page 27: Noile Tehnologi Ale Informatiei

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea

84