modulul 5

Modulul 5 – Baze de date 1

Baza de date si fisier Un fisier este un ansamblu de date care poate fi manipulat de mai multi utilizatori într-

o viziune unica asupra datelor. Viziunile multiple ar putea fi obtinute prin sortarea datelor, modificarea structurii si regruparea fisierelor, ceea ce implica modificarea programelor. O baza de date este un ansamblu de date care se refera la un subiect si poate fi manipulat de mai multi utilizatori în viziuni diferite asupra datelor. În principiu, o baza de date regrupeaza un ansamblu de fisiere partajate de utilizatori diferiti, concurenti si competitivi. Structura acestui ansamblu reclama o descriere riguroasa si laborioasa. Sistem informatic cu baza de date Sistemul informatic cu baza de date este format din:

• Baza de date • Hardware-ul • Software-ul • Utilizatorii

Baza de date este un sistem de colectii de date între care exista o interdependenta

logica multipla, sistemul de colectii de date putând fi exploatat de mai multi utilizatori în viziuni diferite.

Hardware-ul este sistemul de calcul, prevazut cu unitati adresabile de memorie externa, destinate conservarii bazei de date si software-lui, de obicei cuplat într-o retea de calculatoare.

Software-ul este un sistem de programe de gestiune si aplicatii care asigura: • descrierea structurii bazei de date • manipularea datelor (crearea, actualizarea si interogarea) • controlul si autorizarea accesului la baza de date • mecanisme eficiente de acces rapid • întretinerea bazei de date, adica gestiunea spatiilor goale, salvari de siguranta,

optimizari • securitatea datelor în sensul minimizarii riscului pierderii datelor datorita diverselor

cauze (caderi de tensiune, defectiuni hardware, utilizare necorespunzatoare, disfunctionalitati ale retelei de calculatoare)

• integritatea datelor – introducerea numai a datelor valide, împiedicarea stergerilor accidentale sau intentionate

• partajabilitatea – accesul (eventual concurent) mai multor utilizatori la datele respective.

Acest sistem de programe este cunoscut în literatura de specialitate sub denumirea DBMS (Data Base Management System) sau SGBD (Systeme de Gestion de Base de Donnes).

SGBD-ul este un sistem care stocheaza si regaseste informatia într-o baza de date. Datorita numarului mare de operatii care pot fi executate asupra datelor si a

complexitatii acestora, de obicei SDBD-urle au implementat un limbaj. Acesta trebuie : • sa asigure descrierea datelor – limbajul de descriere • manipularea datelor – limbajul de prelucrare • o serie de operatii realizate într-un limbaj de programare Din punct de vedere al performantelor un SGBD se situeaza la nivelul unui sistem

informatic complex care, pe lânga procedurile de prelucrare respective. contin o interfata pentru comunicarea rapida cu utilizatorul, un mediu de programare (editor de texte, compilator) si alte instrumente necesare utilizatorului pentru lucrul cu bazele de date (mecanisme de cautare, integogare a bazei de date, realizare de formate de introducere a datelor în baza de date, generator de rapoarte).

Clasificarea SGBD-urilor • din punct de vedere al modelului conceptual :


ü baze de date ierarhice ü baze de date de tip retea ü baze de date relationale ü baze de date orientate pe obiecte

• din punct de vedere al localizarii datelor: ü baze de date distribuite la care datele unei baze de date sunt distribuite pe

mai multe sisteme de calcul, aflate la distanta unele de altele ü baze de date centralizate, când datele se afla într-un singur loc, pe un

sisngur sistem de calcul Utilizatorii au acces la datele din baza de date folosindu-se de urmatoarele

posibilitati: • un sistem de meniuri • comenzi lansate în mod interactiv • programe de aplicatii scrise în limbajul de manipulare a datelor având o interfata

prietenoasa cu utilizatorul. Utilizatorii bazei de date se împart în trei categorii : • administratorul bazei de date este gestionarul responsabil cu buna functionare a

SGBD. Administratorul (o persoana sau un grup de persoane) are sarcinile : ü asigurarea securitatii datelor ü ameliorarea permanenta a bazei de date ü integritatea bazei de date

• programatorii de aplicatii sunt persoane care realizeaza programele utilizator si efectueaza prelucrarile datelor

• utilizatorii finali sunt persoane care exploateaza sistemul, inclusiv programele elaborate de programatorii de aplicatii

Modele conceptuale pentru sisteme de gestiune a bazelor de date Modelul conceptual este utilizat la descrierea structurii datelor din baza de date precum si a relatiilor existente între diferitele date. El se particularizeaza prin modul de definire a celor mai mici unitati identificabile ale structurii bazei de date, prin tipurile de înregistrari alcatuite cu acestea , prin relatiile dintre colectiile de date si prin terminologia utilizata. Modelul ierarhic

Structura unei baze de date poate fi reprezentata sub forma unui graf arborescent cu

un nod radacina în care nodurile reprezinta colectiile de date iar arcele reflecta relatiile de asociere între înregistrarile colectiilor de date. Caracteristici:

• accesul direct este posibil numai la înregistrarile din colectia de date radacina • accesul la înregistrarile colectiilor de date inferioare se face prin specificarea

tuturor colectiilor care se gases pe drumul unic (între colectia radacina si colectia cercetata). Pentru aceasta se construieste cheia ierarhica rezultata prin concatenarea tuturor cheilor înregistrarilor care se gasesc pe drumul unic.

• toate înregistrarile din colectiile bazei de date , cu exceptia colectiei radacina, au câte o înregistrare superioara


Modelul retea Modelul retea

În anul 1969 matematicianul C.F. Codd de la centrul de cercetari IBM din San Jose (California) a expus modelul relational de organizare a bazelor de date.

Schema depinde exclusiv de legaturile între obiecte. Modelul este puternic, simplu, flexibil si natural.

Modelul relational permite : • o descriere simpla sub forma tabelara • actualizarea datelor simpla

Etape de realizare a unei aplicatii de baze de date În actiunea de proiectare a unei aplicatii de baze de date trebuie parcurse trei etape:

1. analiza sistemului, a problemei de rezolvat. Aceasta activitate nu depinde de sistemul pe care va fi implementata aplicatia. Ea se finalizeaza prin realizarea unui model al sistemului studiat

2. proiectare a elementelor de baza pe baza modelului stabilit în cadrul analizei. 3. realizare – crearea efectiva a bazei de date, programarea diferitelor functii care

se realizeaza cu datele din baza de date dupa care urmeaza testarea si implementarea functiilor realizate si testarea functionalitatii aplicatiei pe baza unor date fictive, dar reprezentative. În final se va trece la exploatarea de test a aplicatiei urmata de verificarea ei amanuntita si cu date reale.t

Ultimele doua etape prezentate sunt dependente de SGBD-ul ales. Prezentarea SGBD Access Utilizatorii care cunosc programele de calcul tabelar pot considera, ca la prima

vedere, un sistem de gestiune a bazelor de date nu difera de o aplicatie de calcul tabelar. Exista însa, câteva caracteristici principale care fac diferenta între ssitemele de gestiune ale bazelor de date relationale si aplicatiile de tip calcul tabelar:

q cantitatile de date manipulate de sistemele de gestiune ale bazelor de date relationale sunt mult mai mari decât cele pe care pot sa le manevreze foile de calcul tabelar;

q în bazele de date relatinale se pot lega între ele mai multe tabele, astfel încât utilizatorul le poate considera ca fiind o singura tabela;

q bazele de date elimina redondanta datelor, deci reduc duplicarea informatiilor. se repeta numai informatiile care fac legatura între diferite tabele si care sunt, de obicei, coduri.

Este un graf general, fara limite, în care nodurile sunt colectii de date iar arcele descriu relatiile între ele. Este performant, dar omplicat. Fiecare nod poate fi legat de oricare altul, de mai multe ori. Legaturile formeaza trasee . Legaturile trebuie stabilite având tot timpul în minte interogarile posibile, iar operatiile de actualizare pot deveni excesiv de complicate


Microsoft Access este un sistem puternic si robust de gestionare a bazelor de date relationale (RDBMS) în scopul crearii si exploatarii aplicatiilor de baze de date locale sau de tip client/server. Bazele de date relationale se bazeaza pe existenta unor tabele între care au fost stabilite niste relatii.

Access este unul dintre cele mai bune sisteme pentru baze de date disponibile pentru calculatoarele personale.

Access poate fi utilizat cu succes de utilizatorii începatori ai bazelor de date datorita interfetei extrem de prietenoase asemanatoare cu ceilalti membri ai pachetului Microsoft Office si datorita asistentilor care ghideaza utilizatorul începator în realizarea aplicatiilor. Programatorii experimentati vor putea sa utilizeze Access datorita existentei ca limbaj de programare Visual Basic for Applications .

Fata de celelalte sisteme de gestiune a bazelor de date utilizate pe PC (FoxPro, Paradox) Access poseda o structura de baze de data cu totul deosebita, capabila sa combine într-un singur fisier toate obiectele existente în baza de date. Acest lucru prezinta un avantaj destul de serios si anume imposibilitatea utilizatorului de a interveni în gestionarea obiectelor bazei de date (stergeri de fisiere accidentale sau intentionate) si deci pastrarea coerentei bazei de date. ACCESS - Obiecte

O baza de date Acces are urmatoarele caracteristici:: q contine interogarile, formate, rapoartele si macrocomenzile necesare afisarii

datelor pntr-un mod solicitat de utilizator. În general aceste elemente se numesc obiecte ale bazei de date

q toate elementele bazei de date sunt complet predefinite în timpul proiectarii aplicatiei astfel încât utilizatorii nu au nevoie sa cunoasca proiectarea acestor obiecte

Spre deosebire de alte sisteme de gestiune a bazelor de date rationale, Microsoft

Access stocheaza toate componentele unei baze de date într-un singur fisier cu extensia MBD. Atunci când este deschisa o baza de date toate obiectele care formeaza baza de date sunt afisate în fereastra Database.

Aceste obiecte sunt:

Tabelele pastreaza toate datele cu care se lucreaza în baza de date

Access în formatul rând – coloana, asemanator formatului utilizat de aplicatiile de calcul tabelar. Fiecare coloana a tabelului este denumita câmp, iar fiecare rând


al tabelului este o înregistrare. Fiecare câmp al unui tabel va contine acelasi tip de informatie, având acelasi tip de date si aceleasi caracteristici. Tabelele sunt identificate printr-un nume si afisate în fereasrra Database, în momentul selectarii butonului Tables. În baza de date pot exista mai multe tabele, fiecare continând informatii despre subiecte diferite. Fiecare tabel poate contine date de mai multe tipuri, ca de exemplu text, numere, date calendaristice, imagini.

Interogarea este un obiect Access care reprezinta o întrebare formulata de utilizatorr în legatura cu informatiile existente în baza de date. Rezultatul interogarii consta într-o multime de înregistrari care apartin unul tabel sau mai multor tabele din baza de date. Rolul interogarilor este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatiile necesare la un moment dat, lucru care sporeste eficienta aplicatiei si viteza de prelucrare a datelor. Interogarile se utilizeaza pentru:

¹ a afisa numai înregistrarile care corespund criteriilor care au fost alese ¹ a afisa înregistrarile în orice ordine ¹ a combina datele din tabele diferite, afisând rezultatele într-o singura fereastra ¹ a realiza modificari similare în mai multe înregistrari dintr-un tabel simultan ¹ a sterge grupuri de înregistrari care indeplinesc aceeasi conditie ¹ a crea alte tabele pentru a pastra informatiile seelectate ¹ a crea o sursa de date pentru rapoarte, formate sau pentru alte interogari

În majoritatea situatiilor, Access permite modificarea datelor afisate într-o interogare.

Modificarile efectuate vor fi scrise înapoi, în tabelul care a furmizat datele. O interogare nu are date proprii, operând numai cu ceea ce citeste sau scrie în tabele bazei de date.

Aceasta proprietate poate crea neplaceri utilizatorilor începatori deoarece acestia pot efectua operatii de stergere a datelor din interogare, fara sa tina seama ca acestea vor fi sterse din tabelul în care au fost încatcate.

Un format este un obiect Access destinat, în principal, pentru introducerea datelor pe ecran, pentru afisarea si editarea datelor. În timp ce tabele sau interogarile prezinta datele într-o forma asemanatoare cu o foaie de calcul, formatele pot afisa câte o singura înregistrare. În consecinta, ele dau posibilitatea efectuarii operatiilor tipice din bazele de date. Suplimentar, formatele pot contine subformate pentru a afisa date asociate. De asemenea ele pot contine butoane pentru a realiza sarcini specifice. Formatele reprezinta interfata utilizator a bazei de date.

Raportul este un obiect al bazei de date Access utilizat pentru prezentarea datelor din una sau mai multe tabele si a rezultatelor operatiilor efectuate asupra lor. În plus, el poate contine informatii care nu exista în tabele: date rezultate în urma calculelor efectuate cu datele memorate, informatii de sinteza. Rapoartele pot fi afisate pe ecran, tiparite la imprimanta sau salvate într-un fisier în vederea unei tipariri ulterioare. Pentru tiparirea tipurilor de rapoarte uzuale se poate utiliza asistentul WIZARD. De asemenea se poate utiliza o interogare pentru a genera un raport care combina informatii din mai multe tabele

este un tip special de pagina Web proiectata pentru vizualizarea si lucrul cu date din date stocate într-o baza de date Access din Internet sau Intranet. Pagina este un fisier separat care este stocat în afara bazei de date Access, totusi, la crearea fisierului Access adauga un shortcut în fereastra Database. Proiectarea unei astfel de pagini este similara cu proiectarea formatelor sau raporturilor. O pagina este conectata direct la baza de date. Atunci când utilizatorii afiseaza pagina în Microsoft Internet Explorer, ei vizualizeaza propria lor copie a paginii.


Macrocomenzile reprezinta o secventa de una sau mai multe actiuni care se executa la comanda utilizatorului. Fiecare actiune executa o anumita opratie ca de exemplu deschiderea unui format sau imprimarea unui raport. Realizarea secventei se face cu ajutorul ferestrei Macros care pune la dispozitia utilizatorului o lista de actiuni disponibile .

modulele permit stocarea subrutinelor si functiilor Visual Basic, astfel încât utilizarea lor necesita experienta în programare.

permite organizarea diferitelor tipuri de obiecte ale bazei de date în grupuri.Grupurile constau în shortcut catre obiectele bazei de date care apartin acestui obiec. Adaugarea unui obiec unui grup nu schimba locatia sa initiala.Într-un grup pot fi pastrate împreuna obiecte de tipuri diferite ale bazei de date. De exemplu, dintr-un grup pot face parte formate, subformate si tabelele sau interogarile care stau la baza acestora.

Lansare Access

Lansarea în executie a SGBD Access se face, fie cu ajutorul meniului de start, dupa cum este aratat în figura de mai jos:

Pentru a închide aplicatia se va alege optiunea EXIT din meniul FILE sau se va închide printr-un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei.

Apare urmatoarea fereastra de dialog în care se precizeaza locul unde este fisierul ce trebuie deschis:

sau cu ajutorul unei pictograme de accelerare situata în Desktop:

.Lansarea Access se materializeaza prin deschiderea ferestrei Microsoft Access care solicita utilizatorului sa precizeze baza de date cu care va lucra.

Pentru a deschide o baza de date existenta se poate alege între diferitele posibilitati: Din aplicatia Microsoft deschisa se alege din meniul File optiunea Open sau se apasa pe pictograma corespunzatoare din bara de instrumente


Utilizarea functiei HELP

Daca ajutorul nu apare pe ecran el se poate activa prin apasarea tastei Pe ecran va aparea un asistent sub forma unei imagini animate. Printr-un clic pe aceasta imagine ea devine activa si se poate introduce întrebarea în câmpul Type your question here

Crearea unei baze de date Access

Crearea unei baze de date consta în crearea unui singur fisier cu extensia MDB care contine toate tabelele din baza de date ca si interogarile, formatele, rapoartele si toate celelalte informatii ajutatoare.

Deschiderea basei de date se poate realiza: ♦ printr-un dublu clic pe

numele bazei de date ♦ printr-un clic efectuat pe

butonul Open, dupa ce fisierul respectiv a fost selectat

Numele bazei de date

Tipul bazei de date

Calea unde se afla baza de date

Din fereastra Explorer, baza de date se poate deschide printr-un dublu clic pe fisierul dorit

Se apasa apoi butonul Search pentru a începe cautarea Asistentul poate vi activat prin apasarea tastei F! Pentru a-l închide se va alege optiunea HIDE din meniul care apare prin clic cu butonul din dreapta asupra imaginii animate


Utilizarea asistentului

În cazul în care utilizatorul alege optiunea crearii unei noi baze de date fara ajutorul asistentului se deschide o fereastra File New Database prin care se cere ca utilizatorul sa precizeze numele bazei de date nou creata (File name) si locatia acesteia (Save in).

.

{n momentul lansarii Access-ului se deschide fereastra Microsoft Accesscare permite crearea unei baze de date cu ajutorul asistentului (Access database wizards) sau proiectarea acesteia fara ajutor (Blank Access database) sau deschiderea unei baze de date existente (Open an existing file).

Acesta reprezinta o interfata simpla de creare a unei baze de date. Apelând aceasta functie si raspunzând la câteva întrebari simple, Access creaza în mod automat diverse tabele, interogari si formate pentru tipuri uzuale de baze de date


Se apasa butonul Create si noua baza de date va fi creata.

Utilizarea ferestrei Database

Fereastra Database pune la dispozitie o metoda simpla si coerenta de gestionare a obiectelor din baza de date. Se selecteaza eticheta corespunzatoare tipului de obiecte care intereseaza din grupul Objects.

Elementele din care este compusa aceasta fereastra sunt urmatoarele: q butoanele pentru obiecte aflate în partea stânga a ferestrei permit selectarea

unui anumit tip de obiecte; q butoanele de comanda, plasate în partea de sus a ferestrei îndica actiunile

care pot fi efectuate asupra obiectului selectat:

Design (Proiectare) obiectul selectat va fi deschis în modul Design în vederea modificarilor;

Open (Deschide) - obiectul va fi deschis pentru utilizare normala;


New (Nou) pentru a crea un obiect nou de tipul respectiv.

Delete pentru stergerea unui obiect selectat

butoane care controleaza modul de afisare a obiectelor;

q lista cu obiecte situata în mijlocul ferestei afiseaza obiectele clasei de obiecte selectate în ordine alfabetica

Crearea unei baze de date se poate efectua si în situatia în care Access este lansat

si se doreste crearea unei noi baze de date. În acest caz se selecteaza din meniul FILE optiunea New

sau, din bara de

unelete standard se apasa butonul New . În acest caz se deschide fereastra New:

Construirea unei baze de date Tabele O tabela este constituita din câmpuri, care sunt coloane carora li se atribuie un nume,

fiecare având un tip de date si o dimensiune bine precizate. Aceasta abordare structurata a datelor asigura bazelor de date puterea si viteza de lucru de care au nevoie.

Exista trei modalitati de creare a unui tabel si anume: q crearea în modul Design în care utilizatorul furnizeaza toate datele necesare

crearii tabelelor cu ajutorul ferestrei urmatoare:

Cu ajutorul functiei General se poate crea o noua baza de date, o pagina de Web sau se pot crea proiecte noi. Un proiect este un nou tip de fisier Access având extensia .adp care permite accesul la o baza de date Microsoft SQL Server prin


q crearea tabelelor utilizând asistentul (Wizard) care este utilizat în cazul în care baza de date care se creaza se încadreaza într-un tip general de baze de date pentru care Access are deja create astfel de tabele

Selectând tipul de aplicatie care se construiese între Afaceri (Business) sau tabele cu caracter persona (Personal), utilizatorul alege din esantioanele de tabele de tabele (Sample tables) tabela care convine aplicatiei sale. În lista Sample Fields sunt afisate câmpurile tabelei selectate anterior care pot fi selectate pentru noua

tabele utilizator cu ajutorul butoanelor: . q crearea unei tabele prin introducerea datelor în care se introduc datele într-o

structura asemanatoare cu cea a unei foi de calcul tabelar


Înaintea crearii unei tabele trebuie cunoscute modul de descriere a structurii sale si a

câmpurilor care contin datele înmagazinate în tabela. Crearea tabelei în modul Design presupune furnizarea urmatoarelor informatii:

q Numele câmpului (Field Name). Numele poate avea o lungime de pâna la 64 caractere, inclusiv spatiile înglobate. Trebuie însa tinut seama va numele mai scurte, fara spatii sunt mai usor de utilizat. Numele câmpurilor sunt obligatorii si unice, deci într-o tabela nu se poate atribui acelasi nume mai multor câmpuri.

q Tipul datei (Data type) este selectat dintr-o caseta. q Descrierea (Description) permite introducerea unei descrieri optionale a

câmpului. Acesta se utilizeaza pentru a introduce explicatii asupra câmpului respectiv, atât în cazul în care lucreaza mai multe persoane cu aceeasi aplicatie sau pentru a reaminti utilizatorului provenienta si caracteristicile câmpului

q Cheia primara (Primary Key). Pentru a alege un câmp drept cheie primara se selecteaza câmpul executând clic pe butonul de selectie situat în partea stânga a coloanei Field Name si apoi executân un clic pe butonul Primary Key

din bara de unelte standard Tipul de date pe care-l contine fiecare câmp:

Memo

Permite stocarea a 64KO (aproximativ 16 pagini scrise la un rând) pentru fiecare înregistrare. Câmpurile Memo constau numai din text si se utilizeaza pentru a oferi comentarii descriptive. Pot fi incluse secvente de început de rând/ salt la rând nou, dar nu se accepta optiuni de formatare. Numar

Integer - acopera domeniul numarului numerelor întregu de la -32768 la 32768. Long Integer numere întregi de plus, minus 2 miliarde, spatiul de alocare este de patru ori mai mare decât pentru Byte

Text Cu toate ca în Access dimensiunea prestabilita a unui câmp este de 50 de caractere, se poate alege orice dimensiune de la 1 la 255. Datorita alocarii dinamice a spatiului exista avantaje în ceea ce priveste performantele si spatiul de stocare. Dar este avantajos sa se stabileasca dimensiuni mai mici.

Tipul numar include mai multe categoriii care difera prin modul de stocare si viteza de raspuns. Byte - accepta numai valori întregi pozitive pâna la 255


Single - numere fractionare cu pâna la 7 cifre semnificative Double - mareste precizia pâna la 15 cifre semnificative Decimal - mareste precizia pâna la 28 de cifre zecimale Replication ID - valoare care reprezinta 16 octeti a fost creata cu scopul de a asigura un identificator unic global (GUID - Global Uniq2ue Identifier) pentru bazele de date la care trebuie realizata sincronizarea unor mari date suplimentare de la mai multe site-uri. Utilizarea tipului acestuia în alte situatii duce la scaderea vitezei de lucru si cresterea spatiului de stocare. Data calendaristica

Aceasta definitie va fi transmisa din tabel catre interogarile, formatele si rapoartele create ulterior. Dupa anul 2000 este indicat faptul ca anul sa fie prrezentat în formatul cu patru cifre Moneda

Numar cu incrementare automata

.

Numerele sunt completate în mod automat pentru fiecare înregistrare adaugata într-o tabela.Ele nu pot fi modificate în cursul unor actualizari ulterioare. Numarul maxim de înregistrari dintr-o tabela care pot folosi câmpul AutoNumber este mai mare de 2 miliarde.

Yes/No

Valuta acopera valorile cu simbol de moneda pâna la 15 cifre si valori zecimale pâna la zecimi de bani. Asigura o precizie sporita calculelor financiare dar este mai lent.

Proprietatea Format trebuie sa fie stabilita pentru toate campurile data calendaristica.

AutoNumber genereaza numere secventiale sau aleatoare.

Sunt câmpuri logice, booleene. Ele folosesc valori logice numerice de tip întreg: -1 pentru câmpurile Yes (True, On) si 0 pentru No (False, Off). Câmpurile logice pot fi cheie, dar nu pot fi indexate


OLE Object

Sunt obiecte desttinate pastrarii datelor provenite de la alte programe considerate ca servere OLE în Windows de tipul foi de calcul tabelar Excel, documente Word, grafice, sunete sau alte date binare legate sau încapsulate într-o tabela Access.

Hyperlink

Sunt obiecte formate din combinatii de text sau numere memorate ca text si utilizate

ca adresa de Hyperlink (pagina de Web) Proprietatile câmpurilor

În partea de jos a ferestrei Table Design se pot preciza mai multe proprietati pentru

fiecare câmp. Acestea sunt: Field Size. În aceasta caseta se introduce dimensiunea câmpului pentru tipul de date

text (valoarea implicita este 50). În cazul câmpurilor de tip numeric dimensiunea se alege dintr-o lista.Proprietatea nu se aplica câmpurilor de tipul: date/Time, Yes/No, Currency, Memo, OLE Object sau Hyperlink. Pentru câmpurile de tip text lungimea maxima este de 255

Format. Se poate selecta dintr-o lista care difera în functie de tipul de câmp selectat.

Cu exceptia tipului de date text, se aplica un format standard, predefinit care va fi utilizat pentru afisarea valorilor câmpului. Este posibila introducerea unui format personalizat. Acest lucru se realizeaza prin crearea unei imagini a formatului, utilizând combinatiile unui set special de caractere. Aceasta proprietate nu se aplica câmpurilor de tip OLE Objects

Decimal places. Din lista aleasa se poate alege optiunea Auto sau un anumit numar

de zecimale. Aceasta proprietate se aplica numai câmpurilor de tipul Number si Currency. Input Mask controleaza modul de afisare a datelor pe ecran. Mastile de intrare a

datelor sunt siruri de caractere care determina modul de afisare a datelor în timpul


introducerii sau editarii lor. Ele determina pentru fiecare caracter al câmpului daca este un caracter necesar sau optional si tipul de caracter acceptat. microsoft a creat programul Input Mask Wizard pentru a asista la formatarea cpurilor mascate uzuale.

Caption (titlu) permite utilizarea numelor introduse în caseta de la aceasta

proprietate în modul de afisare Datasheet sau în rapoartele sau formatele generate pe baza datelor din tabela. Avantajul consta în faptul ca în nume se pot introduce spatii si toate caracterele speciale. Daca aceasta proprietate nu este completata, Access va utiliza numele introdus în Field Name.

Default Value (Valoare imlicita) reprezinta o valoare initiala care va apare completata

în câmpul respectiv la adaugarea unei noi înregistrari. Nu se aplica tipurilor AutoNumber sau OLE Object.

Validation Rule si Validation Text testeaza, conform criteriului furnizat sub forma

unei expresii Access valoarea introdusa într-un câmp si afiseaza un mesaj de eroare daca valoarea introdusa nu respecta regula de validare. De exemplu, pentru a restrânge la un interval de valori valoarea introdusa într-un câmp de va introduce în caseta Validation Rule criteriul: Between 1 and 100 (Între 1 si 100)

Required (Cerinta). Valoarea Yes în acest câmp de proprietate interzice parasirea

câmpului respectiv fara sa fi completat o valoare Indexed (Indexat) asigura mecanismul de regasire rapida a datelor si se aplica

pentru acele câmpuri care servesc drept criterii de sortare sau selectie. Dintr-o lista se poate alege între un index care permite valori duplicate ale câmpului respectiv sau un index care cere ca fiecare valoare din câmp sa fie unica.

Lookup. Pe lânga celelalte proprietati corespunzatoare tipului sau, în Access exista

si proprietatea Lookup (cautare). Aceata proprietate defineste tipul de control care va reprezenta câmpul respectiv în modul de afisare Datsheet si în formate. Câmpurilor

Regurile de validare se introduc cu ajutorul ferestrei Expression Builder care permite selectarea functiilor, constantelor si operatorilor si construirea expresiilor care stabilesc criteriul de validare Dupa introducerea regulii de validare apasati butonul OK. Daca se introduc date eronate, care nu respecta criteriul de validare, va fi afisat un text de atentionare introdus de utilizator în câmpul Validation Text.


numerice si text le corespunde optiunea implicita Text Box, dar selectarea elementului Combo Box (lista combinata) sau List Box (Caseta pentru lista) determina aparitia unor alte proprietati care trebuie completate.

Combo Box permite ca în realizarea formatelor de introducere a datelor valorile din câmpul cu aceasta proprietate sa fie selectate din alta tabela sau interogare, pe baza denumirii, codul completându-se automat.

De exemplu, într-un fisier de personal, trebuie completat locul de munca (compartimentul) al angajatului. Este bine ca în acel câmp sa nu se introduca denumirea locului de munca pentru a evita aparitia unor erori de tastare sau de prescurtare si pentru a nu se reintroduce toate denumirile, la toti salariatii, în cazul unei reorganizari.

Pentru aceasta, în câmpul loc de munca se va introduce codul locului de munca. Aceasta presupune existenta unei tabele de tip nomenclator, care contine numai câmpurile cod si denumire ale locurilor de munca din institutia respectiva.

În prezent, în cazul unor baze de date moderne nu mai exista operatia de codificare, adica adaugarea codului pe documentul primar de introducere a unui nou salariat în baza de date. Pentru a se completa tabela de personal cu codul locului de munca se utilizeaza proprietatea Combo list la declararea câmpului loc de munca din tabela Personal. În câmpurile Row Source Type se alege tabela nomenclator Loc de munca, se precizeaza numarul de coloane care va fi afisat în format, astfel încât, la completarea câmpului loc de munca din tabela Personal vor fi afisate cele doua coloane din tabela loc de munca. Valoarea va fi selectata dupa denumire, iar Access va completa codul locului de munca selectat în nomenclator în tabela Personal.

Crearea bazei de date Personal Pentru exemplificare pe întreg parcursul studiului Access se creaza o baza de date

formata din 4 nomenclatoare si o tabela de baza. Nomenclatoarele sunt tabelele urmatoare:

⇒ Locuri de munca - contine locurile de munca din institulul respectiv, legata de tabela de Divizii

⇒ Divizii care grupeaza locurile de munca în divizii ⇒ Functii în care se gaseste nomenclatorul de functii al angajatilor institutiei; ⇒ Clase - clasele de salarizare creat astfel datorita modificarii dese a salariilor.

Fiecare modificare de salariu presupune o modificare a grilei de salarizare si nu modificarea salariului la fiecare angajat.

Tabela principala si care contine un esantion din datele existente în fisierele de

personal reale existente în bazele de date ale institutiilor.

Din fereastra Database se selecteaza obiectul Table si butonul New

, ceea ce indica faptul ca se va crea o noua tabela. Se deschide fereastra New Table :

Se selecteaza modul de lucru în care se va realiza crearea Se alege modul Design View care va crea tabela prin indicarea structurii tabelei (câmpuri, tipuri, proprietati)


Se deschide fereastra în care se vor introduce toate numele de câmp, tipul si

proprietatile care, în urma activitatii de amaliza au rezultat ca necesare realizarii activitatii de personal dintr-un institut de cercetari.

Dupa ce s-a terminat de completat structura tabelei respective se apasa butonul de

închidere situat în coltul din dreapta sus a ferestrei Table.

Dupa ce indica numele tabelei aceasta va aparea în fereastra Database si apoi

urmeaza ca ea sa fie încarcata cu date, fie direct într-un format asemanator cui formatul unei foi de calcul, fie cu ajutorul unui format elaborat de utilizator.

Se selecteaza butonul pentru a introduce date în format foaie de calcul. Se constata ca legaturile stabilite prin Combo Box functioneaza si în cazul încarcarii

datelor în tabela în formatul unei foi de calcul.

Stabilirea cheii primare Cheia unei tabele reprezinta un ansamblu minim de atribute care identifica în mod

unic o înregistrare într-o tabela. Cheia poate fi formata dintr-un singur atribut (cheie simpla)

Utilizatorul este întrebat daca doreste sa salveze tabela a carei structura a definit-o. {n caz de raspuns afirmativ (Yes) apare caseta de dialog în care se precizeaza numele tabelei.


sau din mai multe atribute (cheie compusa). Determinarea cheii necesita cunoasterea semnifivatiei atributelor din tabela.

În momentul crearii unui tabel se va stabili câmpul sau câmpurile ale caror valori identifica unic înregistrarile dintr-o tabela. Aceste câmpuri se numesc cheie primara. În alegerea cheii primare trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:

⇒ nu pot exista valori duplicate sau nule în cheia primara; ⇒ câmpurile care intra în componenta cheii primare trebuie alese judicios astfel

încât dimensiunea ei sa nu fie prea mare; Pentru stabilirea cheii primare se procedeaza astfel:

⇒ tabela este deschisa în modul Design view ⇒ se selecteaza câmpurile care vor alcatui cheia primara prin efectuarea unui

clic pe antetul de linie a câmpului respectiv ;

⇒ se apasa butonul Primary Key din bara de unelte standard iar câmpurile respective vor avea un marcaj cu simbolul cheii primare

Pentru eliminarea cheii primare se selecteaza cheia primara si se deselecteaza

butonul Primary Key. Modificarea structurii unui tabel. Structura unei tabele înglobeaza toate informatiile despre felul de organizare a tabelei

si datele care vor fi pastrate în tabela. Informatiile sunt furnizate în momentul crearii tabelei si cuprind numele, tipul si proprietatile fiecarui câmp, ordinea câmpurilor, cheia primara si indexii.

Modificarea structurii unei tabele se face în modul Design view. Se pot modifica: ⇒ schimbarea tipului de date ale câmpurilor; ⇒ schimbarea proprietatilor câmpurilor; ⇒ schimbarea ordinii câmpurilor; introducerea sau eliminarea unor câmpuri; ⇒ modificarea cheii primare si a indexilor.

Pentru rearanjarea câmpurilor dintr-o tabela se realizeaza selectia câmpului care va fi

mutat prin executarea unui clic pe antetul de rând în Design View. |inând butonul mouse-ului apasat se trage câmpul în noua pozitie dupa care se elibereaza butonul mouse-ului.

Inserarea unui nou câmp deasupra unui alt câmp se realizeaza selecând câmpul deasupra caruia va fi introdus un rând nou si apoi selectând din meniul INSERT optiunea Rows

}tergerea unui câmp din structura unei tabele se face selectând câmpul ce urmeaza a fi sters si apoi selectând optiunea Delete Rows

Cum se lucreaza cu înregistrarile

Se mai poate selecta din bara de unelte standard a

aplicatiei butonul Insert Rows

din meniul EDIT


Denumirile câmpurilor apar deasupra fiecarei coloane. Se face clic pentru a selecta toata coloana. Fiecare înregistrare are un buton Record Selector în stânga sa. Înregistrarea selectata în mod curent este afisata cu un triunghi în acest buton.

Pentru a edita datele dintr-o celula se executa clic pe celula. Aspectul butonului de selectare a înregistrarii se modifica de la triunghi la un stilou pentru a indica faptul ca modificarile nu au fost salvate..

La închiderea fisierului sau la trecerea la alta înregistrare modificarile sunt salvate în mod automat. Pentru a salva o înregistrare imediat se apasa pe SHIFT + ENTER sau se

selecteaza optiunea Save Record din meniul Records . Editarea si formatarea înregistrarilor unei tabele Editarea este operatia prin care se efectueaza o modificare în continutul unei

înregistrari Ea se poate efectua, fie în modul Datasheet view sau cu ajutorul unui format construit de utilizator. Pentru a realiza aceasta operatie trebuie parcursi pasii urmatori:

1. selectarea tabelei din lista de tabele aflata în fereastra Database;

2. deschiderea tabelei prin apasarea butonului din meniul ferestrei Database;

3. selectarea (localizarea) înregistrarii si a câmpului care trebuie modificat; 4. efectuarea modificarii propriu-zise

În modul Data sheet se poate modifica aspectul afisarii si prezentarii datelor. Operatia

de schimbare a modului de prezentare a datelor poarta numele de formatare. În Access datele pot fi formatate prin

1. redimensionarea sau mutarea rândurilor si coloanelor; 2. modificarea formatului în care sunt reprezentate valorile; 3. stabilirea atributelor de format, fonturi, dimensiune, stil.

Pentru redimensionarea coloanelor se executa dublu clic pe marginea din dreapta a

antetului coloanei În mod automat dimensiunea coloanei se va modifica astfel încât sa cuprinda toate datele. Rândurile se dimensioneaza prin pozitionarea cursorului mouseului pe marginea inferioara a unui antet de rând si se trage de margine în sus sau în jos pentru a ajunge la dimensiunea dorita a rândului.

Din meniul FORMAT se selecteaza optiunea de meniu Font care afiseaza caseta de dialog Font. Cu ajutorul zonelor din caseta de dialog se stabilesc fontul (Font), stilul (Font style), dimensiunea (Size), efectele (Effects) si culoarea. Se apasa butonul OK la terminarea setarilor pentru formatare.


Utilizarea comenzii Undo La introducerea unor date gresite sau daca au fost sterse anumite date de care va

mai fi nevoie, modificarile pot fi anulate prin utilizarea comenii Undo din meniul Edit

sau pictograma din bara de unelte standard. }tergerea unei tabele

Se pîoate sterge o tabela prin apasarea butonului existent în partea de sus a ferestrei bazei de date, dupa ce a fost selectata tabela ce urmeaza a fi stearsa. Se mai poate alege optiunea Delete din meniul obtinut în urma unui clic cu butonul drept al mose-ului pe numele tabelei respective.

Schimbarea proprietatilor unui atribut. Atunci când a fost creata o tabela cu diferite atribute si s-au dat acestor atribute

anumite proprietati exista posibilitatea ca aceste proprietatoi sa nu mai fie satisfacatoare. Ele pot fi modificate în fereastra tabelei. Se deschide fereastra cu ajutorul butonului Design si se selecteaza atributul caruia i se vor modifica proprietatile si apoi, în partea de jos a ferestrei se procedeaza la modificarea atributelor nesatisfacatoare.

Un lucru foarte important de care trebuie sa se tina seama la modificarea proprietatilor unui atribut este sa nu se aleaga o dimensiune mai mica pentru proprietatile respective deoarece exista pericolul pierderii datelor introduse.

Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabela Daca denumirile atributelor sunt foarte mari, se poate modifica latimea coloanelor prin

alegerea functiei Column Width din meniul Format

De asemenea, se poate sterge o tabela prin selectarea ei si apasarea tastei Del de pe tastatura. Pe ecran va aparea o caseta de dialog în care se va cere confirmarea stergerii

Pentru a sterge definitiv tabela apasati butonul Yes, pentru a renunta la stergere apasati butonul NO


Mutarea unei coloane într-o tabela Daca se doreste schimbarea ordinii atributelor într-o tabela, va trebui deschisa

fereatra tabelei. În aceasta fereastra, cu ajutorul mouse-ului se trage atributul care va fi mutat si se

fixeaza la noul loc.

De exemplu, daca în tabela personal se doreste mutarea atributului (coloanei)

locmunca înaintea coloanei functie, dupa selectarea coloanei locmunca, se trage cu mouse-ul aceasta coloana tinând apasat butonul stâng al mouse-ului si se pozitioneaza în noua pozitie.

Crearea relatiilor între tabele O proiectare eficienta a bazelor de date implica separarea datelor în cât mai multe

tabele, în scopul minimizarii spatiului de stocare, îmbunatatirii performantelor si cresterea preciziei. Daca baza de date a fost creata pe suportul unui SGBD relational ea prezinta avantajul ca permite asocierea rapida si extragerea informatiilor înrudite care au fost memorate în tabele separate prin intermediul relatiilor.

Relatiile se formeaza prin precizarea unei legaturi între un câmp dintr-un tabel si câmpul corespunzator din alt tabel. Asocierea dupa criterii logice si de înrudire a datelor este posibila nhumai daca proiectantul bazei de date a gândit împartirea datelor în tabele în acest mod si a stabilit legaturile acestea.

Pentru ca asocierea sa fie posibila, fiecare tabel trebuie sa cuprinda un câmp, sau mai multe câmpuri care sa identifice în mod unic fiecare înregistrare din tabel. Acest câmp poarta numele de cheie primara. În exemplul considerat, în tabela cu locuri de munca Locmunca, câmpul cod identifica în mod unic fiecare loc de munca. Corelarea datelor se realizeaza prin introducerea unor cpuri de acelasi tip de date (sau compatibil) în fiecare din tabelele ce urmeaza a fi corelate. De exemplu, în tabela Personal s-a introdus câmpul Locmunca ce stabileste legatura cu tabela Locmunca. Evident ca exista mai multe persoane care lucreaza în acelasi loc de munca

Pentru a realiza relatiile dintre tabele se selecteaza fereastra Database si se alege optiunea Relationships (Relatii) din meniul TOOLS .

Tabele sunt adaugate în fereastra Relationships prin intermediul ferestrei Show Tables sau tragând cu ajutorul mouse-ului tabelele respective din fereastra Data base în fereastra Relationships.

Fereastra Show Tables permite afisarea atât a tabelelor, cât si a interogarilor rezultate din mai multe tabele cu ajutorul butoanelor Tables, Queries si Both (Ambele), ceaa

Aceasta functie poate fi apelata numai dupa ce tabela respectiva a fost deschisa. Aceasta functie va deschide o fereastra în care se cre introducerea dimensiunii dorite

Acelasi lucru se poate realiza si amnual cu ajutorul mouse-ului


ce permite realizarea unor legaturi complexe între datele existente într-o baza de date Access.

Se selecteaza tabele între care se va face legatura si se apasa butonul Add. Tabela respectiva, cu toata structura sa (numele de câmpuri) va aparea în fereastra Relationships.

Aranjarea ferestrelor în fereastra Relationships se face astfel încât sa poata fi evidentiate legaturile dintre tabele. Tabelele se pot trage si aranja în fereastra cu ajutorul mouse-ului al carui cursor sa fie plasat în zona de nume a tabelei.

Cea de-a doua tabela se selecteaza în acelasi mod din listele Right Table Name si Right Column Name. Dupa care se apasa butonul OK. Daca tabelele au fost trase din fereastra DataBase direct în fereastra Relationships atunci etapa cu utilizarea ferestrei Show Table nu mai este executata. Legaturile se creaza prin selectarea câmpului de legatura dintr-o tabela si, cu butonul mouse-lui apasat se trage mouse-ul spre câmpul de legatura din tabela respectiva.

Imediat va aparea fereastra Edit Relationships în care se afiseaza câmpurile de legatura din tabelele selectate, indiferent de metoda utilizata pâna la aceasta faza.

Executarea operatiei de tragere a tabelelor din Database în Relatioships

Realizarea legaturilor se face prin intermediul ferestrei Create New în care din lista de tabele aflate în fereastra Relationships (Left Table Name) se selecteaza o tabela, iar din lista de câmpuri a tabelei selectate se alege câmpul prin care se face legatura cu tabela cealalta.


Daca legaturile stabilite corespund bazei de date proiectata de utilizator, se va apasa pe butonul de închidere a ferestrei Relationships care va atrage afisarea unei casete de confirnare a relatiilor sytbilite:

Ansamblu format în fereastra Relationships se numeste diagrama de legatura. Trebuie tinut seama este ca faptul ca legaturile se creaza numai intre câmpuri de

acelasi tip si care într-una din tabele sunt cheie primara. }tergerea legaturilor dintre doua tabele se poate face executând un clic pe legatura

respectiva si apasând tasta Del.

Apasarea butonului Yes va salva legaturile stabilite

Se cere confirmarea stergerii permanente a legaturii selectate si, în cazul confirmarii legatura va disparea dintre cele doua tabele. Modificarea legaturii se efectueaza printr-un clic pe legatura respectiva, lucru care are ca efect aparitia ferestrei Edit Relationships.


Formulare Formularul este un obiect Access care este destinat introducerii si afisarea datelor

continute într-o baza de date într-o forma organizata si atractiva si constituie principala interfata între utilizator si aplicatia construita în jurul bazei de date.

Din fereastra Database se selecteaza obiectul Forms. Apasând butonul New se deschide fereastra New Form care ofera o serie de modalitati din care utilizatorul poate sa-si creeze formularele de încarcare si vizualizare a datelor din baza de date.

Aceste modalitati sunt: Ø Design View - modul proiectare construieste formularul de catre utilizator

folosind uneltele puse la dispozitie de Access; Ø Form Wizard construieste formularul cu ajutorul asistentului care da

posibilitatea utilizatorului sa-si exprime optiunile la fiecare pas de realizare a formatului;

În partea de jos a ferestrei New Form se afla o lista din care trebuie selectata tabela

sau interogarea pentru care se va construi formularul respectiv, indiferent de modalitatea aleasa pentru construirea lui.

Deoarece utilizarea Form Wizard duce la construirea de formulare aspectuoase, functionale fara sa fie nevoie de cunostinte suplimentare de utilizare a controalelor si a instrumentelor de proiectare puse la dispozitie de Access, se va prezenta în continuare acest mod de realizare a formatelor.

În prima etapa Form Wizard cere utilizatorului sa precizeze ce câmpuri doreste sa figureze în formular. Este necesara aceasta precizare deoarece datele dintr-o tabela pot fi încarcate cu ajutorul mai multor formate, daca utilizeaza documente primare diferite, care provin din compartimente diferite. De exemplu, într-o aplicatie complexa de personal, datele de identificare ale personalului se completeaza de Serviciul Personal, iar datele referitoare la salariu, de catre Serviciul Financiar.

Se alege optiunea Form Wizard


Cu ajutorul butonului fiecare câmp selectat din zona câmpurilor disponibile (Avalilable Fields) din tabela Personal din lista Tables/Queries este mutat în zona Selected

Fields, iar cu butonul sunt mutate toate câmpurile din zona Available Fields în zona Selected Fields.

Se apasa butonul Next atunci când toate câmpurile care se vor gasi în formular se gasesc în zona Selected Fields.

În cazul în care se considera ca nu s-aui selectat bine câmpurile se utilizeaza butonul pentru a deselecta un câmp si a-l trece înapoi în zona câmpurilor disponibile sau

butonul pentru a le deselecta pe toate.

Dupa apasarea butonului Next, Form Wizard afiseaza fereastra pasului urmator.

Aici se alege stilul formularului din lista de stiluri afisata si cu exemplificare în partea dreapta a ferestrei. Exemplificarea se refera la fundalul formularului, la modul în care sunt afisate numele câmpului si fereastra în care se va introduce valoarea câmpului respectiv.

{n aceasta etapa se alege modul în care sa fie afisate atributele unui formular. Pentru a trece la urmatoarea etapa se apsa butonul Next.


Formularul creat cu Form Wizard este utilizabil imediat, dar el poate fi îmbunatatit intrând în modul Design. Utlizarea Form Wizard reduce considerabil timpul de realizare a formatului.

{n pasul final se introduce numele formularului în caseta What tille do you want for your form? si se alege, prin marcare, daca se deschide formularul pentru a vizualiza sau a introduce informatii sau daca se modifica modul de realizare a formularului Pentru a crea formularul se apasa butonul Finish.

{n partea de jos a formularului se gases o serie de butoane care se utilizeaza pentru:

Pentru a se introduce si modifica date într-o tabela cu ajutorul formularului se apasa nutonul {nregistrare noua existent în partea de jos a formularului. Acesta va pozitiona formularul la o noua înregistrate si se pot introduce noile date. Cu ajutorul cursorului se face pozitionarea în câmpurile de editare si se introduc datele


Modifiacrea datelor îîn tabela se face asremanator cu modul de introducere a datelor, numai ca trebuie efrectuata pozitionarea la înregistrarea dorita cu ajutorul mouse-ului prin butoanele de pozitionare

Dupa realizarea modificarilor dorite, prin închiderea formularului modificarile vor fi actualizate în tabela.

Adaugarea si modificare textului în antet si subsol Pentru a adauga un text sau o imagine în anteul sau subsolul unui formular este

necesara deschiderea formularului prin apasarea butonului Design. Pe ecran va aparea constructorul de formulare în care se fac modificarile respective si o bara de instrumente corespunzatoare. Se poate introduce un text în antet sau subsol cu ajutorul mouselui dupa ce s-a tras de marginea antetului sau subsolului pentru a crea spatiul necesar.

În cazul în care utilizatorul a intrat în modul Design si a facut modificari în aspectu

formularului, salvarea acetor modificari se face apasând butonul de închidere a ferestrei si raspunzând afirmativ la mesajul de confirmare a salvarii modificarilor.

}tergerea unui formular se face în acelasi mod cu stergerea unei tabele.

Opearatii de cautare si filtrare O tabela poate contine foarte multe date astfel încât gasirea unor anumitor infornatii poate fi dificila. Pentru aceasta Access pune la dispozitie functia Find din meniul Edit. Daca se doreste cautarea într-un anumit câmp, atunci, înainte de aplelarea functiei Find câmpul respectiv va trebui selectat. În caz contrar, cautarea se fa face în toata tabela. Pe ecran va apare fereastra Find and Replace

Textul se introduce pri

selectarea butonului din caseta de instrumente

iar imaginea cu


Atunci când a fost gasita o înregistrare corespunzatoare, cautarea este oprita sî câmpul respectiv apare selectat. Pentru a continua cautarea se apasa butonul Find Next Aplicarea unui filtru asupra unei tabele O alta modalitate de regasire a aunimitor date într-o tabela este prin intermediul crearii unui filtru asupra tabelei.Access pune la dispozitie urmatoarele tipuri de filtre:

♦ Filter by Form - tehnica ce utilizeaza datele curente si în care utilizatorul poate alege ceea ce doreste sa caute;

♦ Filter For Input - tehnica ce realizeaza filtrarea datelor cu ajutorul unei expresii construite de utilizator;

♦ Filter By Selection - tehnica ce filtreaza o anumita tabela în functie de înregistrarile selectate de utilizator

♦ Advanced Filter - reprezinta un mod de filtrare foarte complex care deschide o fereastra de filtrare în care se creaza diferite optiuni de filtrare

Dupa crearea filtrului dorit pentru a-l aplica se alege din meniul Filter functia Apply Filter/Sort. Atunci când se închide tabela, filtrul creat este salvat odata cu aceasta. Pentru a sterge un filtru se apeleaza din meniul Records functia Remove Filter/Sort Interogari Access

Se introduce ceea ce se doreste a fi cautat

Se introduce câmpul în care se face cautarea

Pentru a începe cautarea se apasa Find Next

Cautarea se va realiza asupra tuturor înregistrarilor

Dupa deschiderea tabelei careia i se va aplica filtrul din meniul Record al aplicatiei se alege tipul de filtru dorit.


Scopul pentru care se creaza o baza de date consta în extragerea rapida a datelor

care intereseaza utilizatorul. Interogarea este un obiect Access care reprezinta o întrebare în legatura cu informatiile existente în baza de date. Interogarea este o definitie a datelor care vor fi regasite: ce câmpuri, din ce tabele, corespunzator caror criterii, în ce ordine de sortare.

Rolul interogarilor este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatiile care sunt necesare la un moment dat, lucru care sporeste eficienta aplicatiei. Ele sunt extrem de utile atunci când sunt folosite ca baza pentru crearea rapoartelor, a formatelor sau chiar a altor interogari.

O interogare permite: ♦ combinarea întrgistrarilor din mai multe tabele într-o singura tabela; ♦ selectarea înregistrarilor care îndeplinesc anumite criteri;i ♦ limitarea interogarii numai la câmpurile implicate; ♦ efectuarea unor calcule cu datele extrase (totaluri, medii) si gruparea datelor

dupa anumite criterii; ♦ actualizarea datelor din tabelele carte stau la baza interogarii; ♦ sortarea înregistrarilor în ordinea dorita.

Construirea unei interogari în Access reprezinta un simplu proces de tragere a tabelelor si câmpurilor dorite pe o grila. Acest procedeu este cunoscut sub numele de interogare prin exemplu (query by exemple). În culise, Access transforma acesta informatie într-o interogare SQL care este un limbaj structurat de interogare utilizat de o gama larga de programe de baze de date.

Interogarile pot afisa simultan înregistrari din mai multe tabele. Pentru a crea o interogare noua se selecteaza eticheta Queries din fereastra

Database si se executa clic pe butonul New. Sunt posibile mai multe optiuni pentru realizarea unei interogari prezentate în lista afisata.

.

Ø Find Duplicate Query Wizard care descopera daca exista înregistrari duplicate într-o tabela sau stabileste ce înregistrari dintr-o tabela au aceleasi valori;

Ø Find UnmachedQuery Wizard - se gasesc înregistrarile dintr-o tabela care nu au înregistrari legate în alete tabele

Se alege optiunea Design View. Pe fundalul ferestrei select Query apare fereastra Show Tables care selecteaza

tabelele ce intra în interogare si cu care se procedeaza în modul prezentat la realizarea legaturilor.

Se observa ca fereatra Show Tables are un buton pentru selectarea atât a interogarilor cât si a tabelelor. Dupa selectarea tabelelor fereastra aceasta este închisa. Daca trebuieadaugata o alta tabela mai târziu se trage din fereastra Database sau se alege optiunea Show Tables din meniul Query, dupa care este selectat tabelul suplimentar

1. modul Design (Proiectare)

2. modul Asistent, care are mai multe forme:

Ø Simple Query Wizard Ø Crosstab Query Wizard

care afiseaza valori ce reprezinta sume, medii dintr-un câmp al unei tabele si le grupeaza;


Dupa selectarea tabelelor fereastra Show Table este închisa. Daca,0mai târziu apare

necesitatea adaugarii unei tabele se poate trage tabela respectiva direct din fereastra Database.

Fereastra Select Query este un mecanism pus la dispozitie de Access prin intermediul caruia se pot defini interogari pe baza de exemplu.Ea se compune dintr-o sectiune pentru tabele, o sectiune pentru specificarea conditiilor de selectare a înregistrarilor si pentru alegerea câmpurilor de vizualizat numita grila QBE (Query By Example)

Urmatorul pas în realizarea interogarilor consta în selectarea câmpurilor din fiecare

tabela ale caror valori intereseaza în interogare Pentru a adauga un câmp dintr-un tabel se executa dublu clic pe el, se trage

câmpul în grila sau se selecteaza din lista din rândul Field. Se pot selecta mai multe câmpuri în stilul Windows uzual : Shift + Clic . Pentru a selecta toate campurile dintr-un tabel se executa dublu clic pe numele tabelului. Pentru a selecta un câmp în grila interogarii se executa clic pe bara mica de culoare gri aflata chiar deasupra numelui câmpului. În continuare câmpul poate fi sters apasând taste Del sau poate fi deplasat prin tragere catre o pozitie noua. Daca un anumit tabel nu mai este necesar, toate câmpurile acestuia pot fi înlaturate deodata selectând tabelul în partea de sus a ferestrei Query Design si apasând tasta Del.

Când se lucreaza cu mai multe tabele, fereastra Query Design afiseaza liniile de legatura dintre tabele, dar s-ar putea sa fie nevoie în timpul interogarii sa se adauge sau se înlature anumite legaturi pentru a obtine rezultatul dorit. Modificarea asocierii nu are nici un efect asupra relatiilor propriu-zise.


Deoarece câmpurile pot avea în mod frecvent acelasi nume, Access prezinta în cadrul grilei numele tabelului imediat sub numele câmpului. Sub rândul Field, grila interogarii contine un rând Sort. Selectarea optiunii Ascending sub nume câmp determina sortarea interogarii de la elementul cel mai de jos la elementul cel mai de sus.

Daca se cere realizarea sortarii pe mai multe câmpuri, Access va sorta secvential de la stânga la dreapata.

Caseta de validare din cadrul rândului Show precizeaza fie includerea câmpului ca o coloana în cadrul informatiilor de iesire ale interogarii, fie utilizarea acestuia numai pentru criterii de selectie.

Definirea criteriilor de selectie

În cadrul unor criterii simple, se introduce pur si simplu valoarea pe care câmpul

respectiv trebuie sa o aiba pentru a fi inclus în setul rezultat în rândul Criteria. Daca se introduc mai multe valori în acelasi rând de criterii sub câmpuri diferite, Access va extrage numai înregistrarile care satisfac toate criteriile mentionate. În cazul în care criteriile sunt introduse pe rânduri diferite, o înregistrare va fi inclusa daca îndeplineste oricare dintre criterii.

De multe ori, criteriul trebuie sa specifice mai mult decât o corespondenta exacta. Se pot utiliza oricare din operatorii de comparare din Access în cadrul expresiilor pentru criterii. În continuare se ilustreaza modul de utilizare practic pentru fiecare operator:

Operator Semnificatie Exemplu Rezultat > Mai mare decât > “M” Toate valorile înce-

pând cu N pana la Z < Mai mic decât < 50 Valorile sub 50 >= Mai mare sau egal cu >= în ume

camp Cel putin la fel de mare ca valoarea din câmpul în nume camp

<= Mai mic sau egal cu <= Date() – 30 Cel putin cu 30 de zile în urma

= Corespondenta exacta = “inginer” Exact caracterele respective

Like Comparare cu un nume generic scris cu caractere de nume globale

Like “*ing*” Daca “ing” apare oriunde în cadrul câmpului

Between În cadrul gamei Between 4 and 20

De la 4 la 20 (inclusiv)

<>, not Diferit de Not Null Elimina înregistrarea daca câmpul nu este completat

Referirile la nume de câmpuri trebuie închise între paranteze drepte. Daca nu au fost

incluse, Access închide automat numele introdus între ghilimele, înseamna ca ceea ce a fost introdus a fost interpretat ca text si interogarea nu va produce rezultatele asteptate.

Când se introduc criterii de selectie într-o interogare, trebuie luata în considerare posibilitatea aparitiei unei valori Null.


Tipul de câmp Data Calendaristica ascunde câteva capcane pentru cel neprevenit. Pentru a se extrage toate înregistrarile de la o data, indiferent de ora, trebuie folosit criteriul >= Data And < Data + 1 sau Between data and data 11:59 PM.

Câteva exemple de interogari cu baza de date construita. 1. Se extrag toti salariatii (marca, nume, functie, loc de munca) din divizia "Divizia

inginerie mediu", salariatii fiind sortati în ordine crescatoare, dupa marca.

Rezultatul acestei selectii:

Pentru sortarea înregistrarilor se face clic deasupra celulei din rândul Sort. din lista

care apare se selecteaza criteriul de sortare Gruparea înregistrarilor dupa anumite criterii poate sta la baza unor calcule

(numarari de elemente, totaluri, medii etc.) Pentru a executa totaluri, dupa selectarea câmpurilor din înregistrarile tabelelor care

vor fi utilizate în interogare se alege din meniul VIEW optiunea Totals care are ca efect aparitia unui rând de totaluri Totals în grila QBE..


Rezultatul interogarii este urmatorul:

Interogarile realizate pot fi tiparite la imprimanta cu optiunea Print din meniul FILE

sau pot fi transformate în tabele cu optiunea din meniul QUERY.

Sortarea înregistrarilor

Se exemplifica cu calcularea salariuluitarifar total, a salariului tarifar mediu si numarul de salariati în fiecare loc de munca.

Dupa introducerea rândului de total se trece în dreptul loculi de munca Group By, semnificând faptul ca el constituie criteriu de grupare, iar în dreptul celorlalte câmpuri functiile pe care le utilizam: Count, Sum, Avr, selectate din lista care apare în caseta de totaluri

Pentru a sorta un anumit atribut al tabelei, în ordine crescatoare sau descrescatoare, trebuie selectat atributul dorit si alegeti functia de sortare din meniul Record sau

din bara de unelte


Rapoarte Access Raportul este un obiect al unei baze de date Access utilizat pentru prezentarea

datelor din una sau mai multe tabele si a rezultatelor prelucrarii efectuate asupra lor, cum ar fi de exemplu introducerea unor câmpuri calculate. Pot fi prezentate rapoarte cu informatii de sinteze prin sortarea, gruparea si crearea de subtotaluri si totaluri. Raportul este proiectat în primul rând pentru tiparire sau pentru afisare pe ecran.

Ca si în cazul formatelor, Access pune la dispoziti utilizatorilor doua metode de realizare a rapoartelor:

Ø prin proiectare independenta cu ajutorul functiilor si instrumentelor puse la dispozitie de Acces. Metoda este folosita de utilizatorii experimentati care creaza rapoarte mai complicate si au conottinta mai avansate.

Ø cu ajutorul Report Wizard, metoda mai usoara, mai rapida si, în consecinta recomandata utilizatorilor începatoriîncepatorilor.

Pentru crearea unui raport, în fereastra Database, este selectat butonul Report, dupa

care se apasa butonul New.

Ø Autoreport permite utilizatorului sa slecteze o înrgistrare sursa si o modalitate de

asezare în pagina sub forma de coloana sau tabelara. Autoreport utilizeaza toate câmpurile din înregistrarea sursa si aplica ultimul autoformat pe care utilizaorul l-a folosit în raport;

Ø Chart Wizard, în vele mai multe cazuri se utilizeaza pentru a crea un grafic bazat pe datele specificate de utilizator. Chart Wizard va determina daca trebuie sa afiseze datele din toate câmpurile într-un grafic global sau daca nu e mai indicat de a construi un grafic bazat pe datele dintr-o înregistrare, astfel încât la deplasarea de la o snregistrare la alta se ppoate observa în grafic reprezentata numai înregistrarea curenta. Totusi, daca a fost crat un grafic global si utilizatorul doreste sa reprezinte o singura înregistrare, el poate lega graficul la o înregistrare specificata.

Ø Label Wizard genereaza etichete postale în aceleasi conditii ca un raport Realizarea de rapoarte utilizând Report Wizard

Apare caseta de dialog New Report care ofera o serie de modalitati de realizare a raportului: Ø modul Design în care utilizatorul îsi

construieste singur raportul pornind de la instrumen tele oferite de Access


Construirea unui raport cu ajutorul Report Wizard se realizeaza prin parcurgerea unor

pasi în care utilizatorul face o serie de selectii si alege diferite optiuni din cele prezentate de Access.

Cu ajutorul butonului fiecare câmp selectat din zona câmpurilor disponibile (Avalilable Fields) din tabelele din lista Tables/Queries este mutat în zona Selected Fields,

iar cu butonul sunt mutate toate câmpurile din zona Available Fields în zona Selected Fields.

Se apasa butonul Next atunci când toate câmpurile care se vor gasi în raport se gasesc în zona Selected Fields.

În cazul în care se considerai ca nu s-aui selectat bine câmpurile se utilizeaza butonul pentru a deselecta un câmp si a-l trece înapoi în zona câmpurilor disponibile sau

butonul pentru a le deselecta pe toate.

Dupa apasarea butonului Next, Report Wizard afiseaza fereastra pasului urmator.

Prima etapa consta în alegerea câmpurilor care se vor afla în raport din tabela specificata în fereastra New Report si din orice alta tabela sau interogare aflata în baza de date

{n etapa a doua utilizatorul este invitat sa-si stabileasca nivelurile de grupare. Din lista cpurilor se selecteaza câmpurile care vor constitui criterii de grupare. Caseta din dreapta va arata imaginea raportului. Butoanele

permit modificarea nivelului

Daca se selecteaza butonul Grouping Options, Report Wizard afiseaza caseta de dialog Grouping Intervals. Prin schimbarea intervalului se poate stabili cum


Daca raportul creat nu necesita un nivel special de grupare se selecteaza optiunea

Normal. Pentru câmpurile numerire, elementele se pot grupa câte 10, 50, 100, numere alese dintr-o lista, iar pentru câmpurile text se pot grupa elementele dupa prima litera, dupa primele doua litere etc.

Se executa clic pe butonul OK pentru a reveni în caseta de dialog Report Wizard. Apasând butonul Next se trece la utmatorul pas de realizare a unui raport care stabileste ordinea de sortare si modul de realizare a subtotalurilor si totalurilor.

Înregistrarile se pot sorta în interiorul unui grup dupa un anumit câmp selectat ,în ordine crescatoare sau descrescatoare.

Report Wizard permite maximum patru câmpuri în functie de care pot fi sortate înregistrarile din cadrul unui grup. Butonul aflat în dreapta listei de câmpuri din care se

face selectia stabileste ordinea de sortare. Butonul actioneaza ca un comutator trecând de la o ordine de sortare la alta.

La apasarea butonului Summary Options (care apare numai daca în selectia câmpurilor de raportat exista câmpuri numerice) apare caseta de dialog Summary Options Este afisata lista câmpurilor numerice din raport cu exceptia câmpuri lor


Report Wizatd ofera casete de validare pentru functiile: Ø Sum (suma); Ø Avg (media): Ø Min (valoarea minima); Ø Max (valoarea maxima)

care pot fi efectuate cu valorile din coloana pentru care au fost selectate. Zona de optiune Show permite utilizatorului sa decida daca raportul va contine numai

câmpurile calculate (Summary Only) sau toate înregistrarile, împreuna cu datele rezumative afisate la sfârsitul fiecarui grup si la sfârsitul raportului (Detail and Summary).

Selectarea casetei Calculate percent of total for sums are ca efect afisarea procentului pe care îl reprezinta totalul unui grup în totalul general.

Dupa alegerea optiunilor pentru realizarea totalurilor si subtotalurilor se apasa butonul OK pentru a se reveni în caseta de dialod Report Wizard.

. Butonul de validare Adjust the field width so all fields fit permite ajustarea latimii

câmpului astfel încât toate coloanele sa încapa în raport. Apasarea butonului Next semnifica faptul ca în caseta de dailog curenta s-au facut

toate selectiile si se poate trece la pasul urmator în realizarea raporului.

Pasul urmator al programului Report Wizard afiseaza cele sase stiluri disponibile pentru punerea în pagina a unui raport în grupul Layout. {n caseta din stânga cutiei de dialog se poate vedea aspectul raportului configurat în stilul ales. De asemenea, în zona Orientation se poate alege orientarea

în aceasta caseta de dialog sunt afisate stilurile predefinite de raport. Fereastra din stânga permite utizatorului sa vada modul de aranjare a datelor în raport si modul cum vor fi scrise titlurile, etichetele de coloana si datele din înregistrare. Dupa selectarea stilului se apas butonul OK pentru a trece la ultimul


În ultimul pas se cere precizarea titlului raportului. Acest titlu va fi utilizat si în raport si pentru numele fisierului care salveaza raportul si care va apare în fereasta Database la obiectul Reports.

Se selecteaza optiunea Preview the report pentru a vedea raportul asa cum va fi afisat la imprimanta sau optiunea Modify the report's design pentru a face modificari în modul design în raportul astfel generat.

Raportul astfel generat va fi acesta:

De obicei programul Report Wizard încearca sa creeze un raport final optim, el apropiindu-se destul de mult de cerintele utilizatorului.

Utilizatorul poate modifica conform cerintelor sale raportul obtinut economisind timp si neavând nevoie de cunostinte avansate pentru aceasta. Analizând raportul de mai sus se observa neceditatea schimbarii denumirii capului de tabel, eliminarea rândurilor "Summary for", modificarea etichetelor Sum si Standard indtroduse.

Aceste modificari se pot face în modul design în care va fi afisat raportul generat.


Se observa ca modificarile care trebuie facute se realizeaza foarte usor fara folosirea unor instrumente speciale. În zona Page Header se face clic pe casete care contin denumirea coloanei si se modifica corespunxator

Se sterge rândul de text din denumire Footer iar prin tragere se maresc casete în care scrie Sum si Standard si se modifica textul din ele.

Raportul, dupa aceste modificari va arata asa:

În cazul în care raportul contine grupari, exista posibilitatea folosirii proprietatii Keep

Together asociata grupurilor de înregistrari si care împiedica afisarea incompleta a grupului la sfârsitul unei pagini. Atunci când grupul de întegistrari nu încape pe o pagina se forteaza saltul de pagina, astfel ca înregistrarile din grupul respectiv sa apara pe aceeasi pagina.

Pentru a realiza acest lucru se procedeaza astfel:

Cu raportul deschis în modul design se executa

clic pe butonul Sorting and Grouping situat în bara de unelte standard care va afisa caseta de dialog Sorting and Gropuping.


Se alege, din lista afisata la selectarea proprietatii Keep Together optiunea Whole

Group. Pentru a tipari la imprimanta raportul se alege optiunea Print din meniul FILE. care

afiseaza caseta de dialog Print ce nu difera de casetele celorlalte componente ale MS Office (Word, Excel etc)

Formatarea paginii pentru tiparire Pentru ca raportul sa se încadreze bine în pagina sau ca el sa cuprinda mai multe

informatii, utilizatorul poate modifica marginile cu ajutorul optiunii

din meniul FILE. care deschide caseta de dialog Page SetUp.

Se modifica marginile din zona Margins a casetei de dialog conform necesitatilor utilizatorului. Daca se marcheaza optiunea Print Data Only atunci se pot tipari numai datele raportului fara sectiunile de antet si subsol ale paginii si ale raportului. {n zona Sample se pot vedea efectele modificarii marginilor în ansamblul paginii


Optiunea pentru imprimare

Se alege imprimanta pe care se va imprima

Pentru imprimare în fisier

Numarul de copii

Se indica ce urmeaza a fi imprimat: toate înregistrarile, toate paginile sau înregistrarile selectate

modulul 5

Documents