SCOALA NATIONALA DE STUDII POLITICE SI ADMINISTRATIVEMaster Comunicare si Relatii Publice

Comunicarea externaMODALITI DE COMUNICARE CU PRESA A ORGANIZAIILOR DIN ADMINISTRAIA PUBLIC

Profesori coordonatoriStudentProf. Univ. Dr. Dumitru IacobCioatara Cristina Andreea

Bucureti 2014

Cuprins

Cap.1Comunicarea externa n administraia public.............................................................31.1.Relaiile publice element al procesului de comunicare n administraia public......................................................................................................................................5Cap. 2 Modaliti de comunicare cu presa n administraia public......................................72.1. Tehnici scrise.............................................................................................72.2. Tehnici verbale..........................................................................................92.3. Tehnici vizuale.........................................................................................11Cap. 3 Studiu de caz: Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale....................................11Concluzii..................................................................................................................................13Referine bibliografice.............................................................................................................15

CAPITOLUL 1Comunicarea externa in administratia publica

n mod formal, comunicarea poate fi definit ca procesul prin care un individ dintr-o instituie public transmite altuia premisele decizionale pentru c activitatea acesteia s se poat desfura n bune condiii. Aceasta este necesar pentru a putea fi transmise informaii de utilitate public dar i pentru a putea fi meninut liantul social. n cadrul instituiilor din administraia public, comunicarea se desfoar sub mai multe forme: formal, informala, instituionala, extern i cea cu rol de promovare. Comunicarea extern este cea care se realizeaz ntre instituia public i celelalte organizaii i contribuie la crearea imaginii organizaiei n interiorul instituiei i la promovarea instituiei statului i a unitii administrativ-teritoriale. Comunicarea extern presupune o atenie deosebit acordat publicului, relaiile de colaborare i parteneriat, relaiile cu mass-media. In cadrul institutiilor publice intalnim mai multe modalitati de comunicare cu mediul extern:a)comunicarea verbala b)comunicarea scrisac)comunicarea nonverbalaExist foarte multe forme de promovare a imaginii, a valorilor sau a serviciilor pe care le pune la dispoziie instituia din cadrul administraiei publice. De foarte multe ori cea mai simpl dintre acestea, care este realizat de funcionarii publici, este ignorat. Aceast form, care este foarte eficient i ieftin, consta n evidenierea aspectelor pozitive ale organismului public ca urmare a contactelor personale sau profesionale avute cu mediul extern. n acest caz, funcionarul public joac rolul de comunicator extern al crui mesaj trebuie s se bazeze pe seriozitatea i eficient de care d dovad instituia public.n administraia public, comunicarea se poate realiza sub forma oral sau verbal prin intermediul ghieelor sau birourilor care fac posibil comunicarea dintre funcionar i cetean i scris prin intermediul actelor, documentelor etc. Comunicarea cu ceteanul are drept scop crearea unei relaii cu acesta prin care autoritatea public i poate afla i nelege nevoile, cerinele i doleanele.Administraia public depinde foarte mult de comunicare, care se poate realiza: ntre nivelurile diferite ale administraiei publice; pe acelai niveluri; ntre administraia public i executivul social; ntre administraie i o autoritate politic; n mediul social.Principalele modaliti de comunicare n managementul public sunt asemntoare cu cele specifice managementului privat sunt comunicarea verbal, n scris i non-verbala.Comunicarea verbal (oral) include la rndul su: Comunicarea fata n fa este mai avantajoas ntruct este direct i interactiva i permite folosirea tuturor mijloacelor de comunicare verbale i nonverbale; Comunicarea interpersonal acest tip de comunicare este esenial i necesar n procesul de sftuire i ndrumare a angajailor pentru a putea evalua performan, pentru a da instruciuni, a negocia etc. Comunicarea n grup are rolul de a defini un grup, de a-i forma imaginea acestuia i organizaiei; aceasta ajuta n procesul de implementare a deciziilor i schimbrii; Comunicarea oral care poate lua drept forme prezentarea, briefingul, raportul de situaie i raportul final.Comunicarea n scris este eficient atunci cnd mesajul care se dorete a fi transmis este uor de citit, corect, bine gndit i adecvat direciei de transmitere. nainte ca instituia public s transmit un mesaj, ea trebuie s se asigure c transmiterea acestuia este oprtuna, c are anse ca mesajul s-i ating scopul i c rspunsul primit s fie favorabil.n ceea ce privete comunicarea non-verbala, trebuie s se in cont de mediul n care are loc, pentru a determina dac acesta este propice sau nu desfurrii dialogului.Strategia organizaiei este influenat i depinde de comunicarea intern care trebuie s fie una eficace, s se desfoare fr ncetare i prin orice mijloace i trebuie s funcioneze la nivel emoional i nu intelectual.Comunicarea extern trebuie s-i ndrepte eforturile spre interacionarea eficienta dintre culturile organizaionale i naionale diferite.

1.1. Relaiile publice element al procesului de comunicare n administraia publicRelaiile publice reprezint un element esenial al procesului de comunicare ntruct cu ajutorul lui, organizaia i publicul nvaa s se adapteze reciproc i contribuie la dezvoltarea relaiilor de simpatie i sprijin dintre organizaia public sau privat i cercurile cu care au sau vor avea legturi. Principalele valori dup care funcioneaz Relaiile Publice sunt Etic, Transparent i Credibilitate. n mare parte, Relaiile Publice semnific o comunicare convingtoare care are drept scop influenarea publicului specific pentru a ctiga ncrederea acestuia, obinerea creditului de a ationa i obinerea de performan i recunoateren general, relaiile publice includ urmtoarele tipuri de activiti:1. cercetarea;2. elaborarea mesajelor; 3. relaiile cu presa;4. activitile de management;5. consilierea;6. organizarea de evenimente speciale;7. training pentru apariiile publice;8. serviciile publicen ziua de azi, relaiile care se stabilesc ntre administraia public i ceteni nu sunt ndeajuns analizate, ele reprezentnd mai degrab declaraii de intenie ale administraiei publice i descrierea nemulumirilor cetenilor n legtur cu birocraia.n cadrul Relaiilor Publice, mijloacele prin care cetenii pot fi informai sunt: decrete, note publicate n pres, mass-media etc.Foarte muli ceteni ncearc s stabileasc un contact cu oficialitile din cadrul sistemului ns de foarte multe ori acest lucru nu se ntmpl din cauza faptului c modul de rezolvare a problemelor nu este adecvat elaborat de ctre oficialii de rnag inferior. Este necesar ca autoritatea s fie delegata ctre funcionarii de pe nivelurile ierarhice inferioare care intr n legtur direct cu cetenii. De asemenea, modalitile de acces ale cetenilor la punctele de intrare n sistem din cadrul prefecturilor, organismelor descentralizate ale administraiei publice centrale trebuie i ele mbuntite.Cerinele cetenilor fa de administraia public fac referire la prestarea serviciilor publice n schimbul crora acetia pltesc impozite i taxe. n acest sens administraia trebuie s-i concentreze eforturile i resursele ctre satisfacerea interesului general i a cerinelor exprimate de ceteni. Pentru c acest lucru s fie posibil, este necesar o comunicare eficiena cu acetia pentru a le putea cunoate nevoile i cerinele dar i pentru a putea determina ce reacie au fa de schimbrile realizate.Pentru a putea estima i msura mulumirea sau nemulumirea cetenilor cu privire la serviciile oferite de organizaia public i pentru a putea evalua imagina administraiei publice n rndul cetenilor, nu este indicat s li se cear prerea acestora despre serviciile respective ci mai degrab se recomanda folosirea sistemului de sugestii i reclamaii cu ajutorul cruia, clienii i pot exprima nemulumirile prin intermediul anchetelor i chestionarelor. De asemenea, se recomand ca angajaii de pe nivelurile inferioare, care reprezint prima linie de contact cu clienii, s aib o atitudine potrivit care presupune: amabilitate i solicitudine; destule cunostiinte i dorina de a le mprti; interes fa de satisfacerea nevoilor clienilor.Relaiile publice sunt bazate, n general, pe sentimentul de ncredere creat la nivelul instituiilor sau publicului larg prin intermediul unui ansamblu de activiti derulate temporar sau nelimitat pe baza unui plan bine stabilit i care respect reguli semantice.Adeseori termenul de relaii publice este confundat cu cel de relaii cu publicul ns ntre acetia exist anumite diferene. Relaiile cu publicul reprezint un segment din Relaiile Publice i reprezint "Activitatea deliberat, programat i continu spre a stabili i menine nelegerea reciproc ntre organizaie i publicul su." ( Lloyd, 1987) pe cnd Relaiile Publice reprezint activitatea prin care administraia public dorete s creeze sentimentul de ncredere n relaia cu cetenii, celelalte instituii publice, mass-media etc.Relaiile publice influeneaz foarte mult imaginea unei organizaii publice, prin intermediul activitii desfurate de angajaii acesteia. De cele mai multe ori ns, aceasta este perceput n mod negativ, administraia fiind vzut ca fiind ineficient, complicat i capricioas. De asemenea, cetenii se plng de existena birocraiei i corupiei dar i de faptul c aceasta nu este transparenta i nu ofer informaii suficiente cu privire la oficiul unde trebuie s se adreseze acetia sau modul n cum trebuie s procedeze.n mod frecvent, presa este cea care pune n umbra imaginea unei instituii publice relatnd despre abuzurile care au loc n cadrul acesteia. Pentru a putea rezolva aceste probleme i pentru a-i putea reabilita imaginea, administraia public trebuie s depun eforturi n ceea ce privete instaurarea transparentei care trebuie adus n special la nivel primar unde are loc contactul cu cetenii i nu n interiorul sistemului.

CAPITOLUL 2Modaliti de comunicare cu presa n administraia public

n domeniul relaiilor publice, pot fi identificate mai multe tehnici de comunicare cu presa, cel mai util criteriu din acest domeniu fiind cel al modalitii de exprimare a mesajului. Acestea pot fi mprite n: tehnici scrise, aici pot fi incluse comunicatele de pres, articolele de pres, dosare de pres, pliante, brouri, presa instituional, articole, rapoarte anuale etc. tehnici verbale, care pot fi utilizate pentru conferina de pres, comunicarea fata-in-fata, dicursuri, comunicatele audio de pres, interviul etc. tehnici vizuale care se concretizeaz n apariii n televiziune, comunicatele video de pres, clipuri, filme, televiziunea cu circuit nchis, elemente de identitate vizual ale instituiei (sigla, slogan etc.) s.a.m.d.n practic, adeseori aceste trei tehnici se mbin, cum ar fi de exemplu o conferin de pres, unde este prezent att elementul verbal, prin comunicarea cu jurnalitii, ct i elementele de tehnic vizual, prin gesturile i aciunile n faa camerelor, i elementele scrise prin ntocmirea dosarului de presa sau a declaraiei iniiale.2.1. Tehnici scrisetirea de presUna dintre definiiile acordate pentru tirea de pres spune c aceasta este orice lucru nou pe care l nvei astzi i pe care ieri nu-l tiai. tirea de pres furnizeaz, n general, informaii cu privire la activitatea unor anumii oameni, cu privirea la anumite evenimente care s-au petrecut, sunt n desfurare sau urmeaz s se desfoare i este destinat exclusiv publicrii.tirea de pres este alctuit n general din introducere, cuprins i ncheiere pentru a putea rspunde la ntrebrile cine? ce? cnd? unde? de ce? i cum?Dup ce a fost redactata, tirea de pres trebuie s fie verificat dac aceasta respecta regulile de corectitudine formal i de fond i cele ale acurateei. Specialistul de relaii publice se ocup n final cu verificarea unor elemente pe care le conine tirea de pres pentru c aceasta s nu conin erori legate de: fapte, gramatic i ortografie, cifre, exprimare, injurii (calomnie), coninut, informaii de fond, artibuire, deplintate, imparialitate.Comunicatul de presComunicatul de pres reprezint redactarea n scris a unor informaii prin intermediul crora este informat mass-media i care nu sunt destinate publicrii. Comunicatele de pres reprezint pentru mass-media surse de informaii oficiale. Nu toate informaiile transmise vor fi preluate i publicate ci sunt selectate doar acelea care sunt atractive i importante pentru interesul public. Astfel, specialistul n relaii publice trebuie s in cont de anumite reguli sub form de ntrebri atunci cnd redacteaz comunicatul de pres i anume: subiectul comunicatului are valoare ca tire de pres? cui i este adresat comunicatul? comunicatul respecta structura formal cerut unui asemenea document? comunicatul rspunde la cele ase ntrebri, sau cel puin patru dintre ele: cine, ce, unde, cnd? comunicatul a fost transmis la cele mai potrivite mass-media pentru a putea ajunge la publicurile-tinta? comunicatul este suficient de concis (de regul nu trebuie s depeasc o pagin)? dat este corect? coninutul comunicatului a fost coordonat de ceilali membri ai staff-ului i acceptat de conducerea organizaiei? exist o copie a comunicatului care s fie pstrat ca nregistrare?Comunicatul de pres trebuie s aib de asemenea un titlu i o introducere, pentru a nu trece neobservat, s fie redactat n scris i transmis prin fax, e-mail, posta clasic sau curier.Articolul de presn redactarea unui articol de pres, nu trebuie s se in cont de multe reguli, aa cum trebuie s se in n cazul tirii i comunicatului de pres, fiind astfel mai uor de redactat i n acelai timp dificil deoarece autorul alege form de exprimare a mesajelor pe care trebuie s le nzestreze cu un impact ct mai mare asupra publicului-tinta. n redactarea articolului de pres trebui s se in seama ns de cele ase ntrebri consacrate n ziaristic: cine? ce? cnd? unde? cum? de ce?De obicei, un articol de presa poate relata informaii cu privire la anumite evenimente cu caracter aventuros, incidente amuzante, experiene din viaa cotidian a unei persoane, ntmplri neobinuite, aspecte de sezon s.a.m.d.

Dosarul de presDosarul de pres este utilizat n cazul transmiterii unor informaii ctre mass-media cu privire la o organizaie, un eveniment, o persoan etc. Dosarul de pres este o carte de vizit a organizaiei de la care provine. El este ntocmit, de regul, pentru a fi distribuit la conferine sau briefing-uri de pres, pe timpul cltoriilor de documentare organizate pentru jurnaliti, pe durata vizitelor pentru jurnaliti de genul Zilelor uilor deschise, pentru a fi distribuit cu ocazia unor evenimente speciale (show-uri, expoziii, trguri, aniversri etc.). Mai poate fi ntocmit i distribuit n diferite redacii n cazul n care o organizaie nou-nfiintata vrea s-i fac intrarea n arena opiniei publice prin intermediul mass-media. n fine, un dosar de presa poate fi distribuit i fr vreun prilej anume, doar pentru a oferi jurnalitilor informaie de fond despre o organizaie (persoan, eveniment etc.).[footnoteRef:1] [1: Mircea Dan Tehnici de Relaii Publice, Bucureti, Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, 2004, pagina 60]

2.2. Tehnici verbaleConferina de presConferina de pres este una dintre cele mai complexe tehnici de comunicare cu mass-media ntruct ea se organizeaz de obicei pentru relatarea unor informaii cu privire la evenimente i aciuni importante care necesit un grad nalt de interes din partea opiniei publice.Conferina de pres este organizat pentru: comunicarea unui eveniment de interes major pentru opinia public; a atrage atenia presei n ceea ce privete un anumit obiectiv; economisirea de timp evitndu-se astfel organizarea mai multor interviuri individuale; furnizarea de informaii n acelai timp cu privire la un eveniment mai multor instituii de mass-media; a explica un anumit eveniment din viaa organizaiei; a prentmpina acuzaiile cu privire la favoritismul acordat n relaiile cu mass-media; a ctiga publicitate n cazul persoanelor sau instituiilor publice.Conferinele de pres pot fi mprite n mai multe categorii n funcie de mai multe criterii: n funcie de concepia de organizare avem : 1. conferina de pres dirijat, cu tematica stabilit din timp;2. conferina de presa liber, n care jurnalitii pot pune ntrebri legate de o gam larg de teme. n funcie de modalitile tehnice de comunicare cu jurnalitii:1. conferina de pres n direct;2. conferina de pres prin satelit;3. conferina de pres prin telefon. n funcie de ateptrile organizatorului putem avea:1. conferina de pres cu caracter ofensiv, organizat pentru a prezenta dintr-un unghi afirmativ planuri sau opinii ale organizaiei iniiatoare. Are o turnur pozitiv;2. conferina de pres cu caracter defensiv, organizat pentru a lmuri anumite aspecte cu privire la anumite evenimente neateptate sau controversate din viaa organizaiei care pot duce la degradarea imaginii acesteia.Pentru c o conferin de pres s se desfoare n condiii ct mai bune, trebuie respectate anumite reguli. Cteva dintre acestea sunt: punctualitatea celui care susine conferina de pres, astfel c el nu trebuie s ntrzie i s fie prezent n sala la ora stabilit; prezentarea persoanelor sau persoanei care susine conferina precum i a regulilor care trebuie respectate pe parcursul desfurrii acesteia; prezentarea declaraiei iniiale care conine subiectul care va fi discutat de ctre cel care susine conferin sau alt persoan desemnat special; rspunsurile date la ntrebrile acordate de ctre jurnaliti trebuie s fie clare i concise; utilizarea materialelor vizuale, ilustrative realizate ntr-o manier simpl i uor de neles pentru a putea ajuta telespectatorii n nelegerea lor, n cazul prezenei camerelor de televiziune; anunarea cu mass-mediei din timp cu privire la organizarea conferinei de pres (dat, or, loc, subiect) prin intermediul comunicatului de pres.

2.3. Tehnici vizualen ceea ce privete utilizarea tehnicilor vizuale n cadrul comunicrii cu presa, acestea includ mai multe elemente cum ar fi: utilizarea cuvntului n cadrul presei scrise, fotografiile, desenu. n ceea ce privete radioul, acesta vizeaz exclusiv simul auditiv iar televiziunea are propriile metode de a sensibiliza i a influena populaia. Logo-ul i sigla organizaiei/instituieiLogo-ul i sigla unei organizaii sunt dou elemente de mare importan care creeaz identitatea acesteia i o deosebesc de alte organizaii. Aceast deosebire este o necesitate vital i contribuie la crearea i pstrarea unei identiti vizuale.Logo-ul este un semn grafic i reprezint simbolul prin care se identifica i se caracterizeaz o instituie. Sigla reprezint forma prescurtata sau cea ncetenita n opinia public a denumirii unei organizaii.Dup ce aceste dou elemente au fost create ele sunt incluse n manualul de identitate vizual care trebuie s fie accesibil opiniei publice i mass-mediei.

CAPITOLUL 3Studiu de caz: Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii RuraleMinisterul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale nu are o strategie propriu-zis n ceea ce privete desfurarea procesului de comunicare cu mass-media, acesta desfurndu-i activitatea pe baza celor dou legi n domeniu (Legea 544/2001 i Legea 52/2003) i de asemenea nu are un purttor de cuvnt n comunicarea cu mass-media, solicitrile de pres fiind transmise direct la Cabinetul ministrului sau al Secretarilor de stat, acetia din urm rspunznd direct acestora n funcie de specificul lor.Principalele modaliti de comunicare cu mass-media sunt: Informrile de pres i care sunt elaborate de ctre Compartimentul Presa i transmise ulterior ctre Cabinetul Ministrului sau Cabinetul Secretarilor de stat prin intermediul crora se atrage atenia presei asupra trgurilor evenimentelor care vor avea loc; Top news elaborate i transmise de ctre Compartimentul Presa; Conferinele de pres organizate de ctre Compartimentul Presa i la care participa nsui ministrul sau secretarii de stat; nregistrri sau intervenii n direct realizate n cazul presei audio-vizuale; Interviuri i participri media la care participa n mod direct ministrul sau secretarii de stat; Comunicatele de pres care sunt postate pe pagina de internet a instituiei mpreun cu informrile de pres.Principalele canalele de comunicare utilizate de ctre minister n ceea ce privete comunicarea cu media sunt urmtoarele: presa audio-vizuala, presa radiofonica, presa scris, ageniile de pres i publicaiile instituionale.Principalele reguli care trebuie s se respecte n procesul de comunicare desfurat n cadrul ministerului sunt: Se acorda doar informaii publice care se refer la activitatea Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale precum i la organizarea acestuia conform documentelor postate pe pagina de internet a instituiei i n baza Legii 544/2001; n coninutul informaiilor care sunt transmise nu trebuie s se fac referiri politice indiferent de contextul comunicrii; Nu sunt acceptate opiniile personale i subiective cu privire la activitatea i funcionarea ministerului sau alte aspecte care nu in de competenta persoanei care ofer informaiile; Compartimentul Presa va fi informat cu privire la impactul mediatic pe care l-au avut informaiile menionate mai sus.Cteva comunicate i informri de pres care sunt postate pe pagina de internet a Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale pot fi exemplificate mai jos astfel:n anul 2013: Comunicat de pres: n edina de Guvern de miercuri, 26 iunie 2013, au fost aprobate dou acte normative importante pentru fermeirii ce-i desfoar activitatea n domeniul mbuntirilor funciare i a agriculturii ecologice, respectiv Ordonana de Urgen pentru modificarea i completarea Legii mbuntirilor funciare nr. 138/2004 i completarea OUG nr. 82/2011 privind unele msuri de organizare a activitii de mbuntiri funciare i Hotrrea de Guvern pentru completarea HG nr. 759/2010 privind acordarea de ajutoare specifice pentru mbuntirea calitii produselor agricole n sectorul de agricultur ecologic.[footnoteRef:2] [2: ,3 http://www.madr.ro/ro/comunicare.html?start=20 ]

Informare de pres: Vineri, 28 iunie 2013, orele 15:30-16:30, la sediul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, sala 19, comisarul european pentru agricultur i dezvoltare rural, Dacian Ciolo i Daniel Constantin, ministrul Agriculturii, vor prezida o reuniune de lucru cu reprezentanii fermierilor n cadrul creia le va fi adus la cunotin acestora rezultatul final al negocierilor privind Politica Agricol Comun.[footnoteRef:3] [3: ]

Concluzii

Relaiile cu mass-media reprezint esena principal a procesului de comunicare ntr-o instituie public.n administraia public din ziua de azi nu se mai acord importana cuvenit comunicrii i rolului pe care aceasta l joac n desfurarea activitilor de ctre instituiile i organizaiile din cadrul administraiei publice.Este foarte important modul n care se desfoar procesul de comunicare ntruct o comunicare eficienta att intern ct i extern poate influena seminificativ imaginea i modul n care este perceput o organizaie public n ochii cetenilor. n acest sens presa joac un rol important i de aceea o comunicare eficient i corect cu aceasta trebuie s existe n fiecare instituie i organizaie public.

n ziua de azi, auzim din ce n ce mai des la televizor diferite reportaje i tiri sau citim n numeroase pagini de ziare articole referitoare la administraia public din Romnia care a deczut n ochii cetenilor din cauza aciunilor aa-ziilor oameni politici: primari, deputai, senatori, minitri sau chiar preedintele rii.Ministerul Agriculturii a reuit s menin o legtur bun i amiabila cu presa prin intermediul numeroaselor interviuri i conferinelor organizate la care a participat ministrul Daniel Constantin, dar i prin numeroase vizite i invitaii adresate mass-mediei la diferite evenimente, trguri organizate de Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale.n concluzie, putem spune c legtura pe care reuete s o creeze i s o menin o instituie public cu mass-media i cetenii este foarte important deoarece aceasta demonstreaz capacitatea de a organiza procesul de comunicare extern n cadrul instituiei respective.

Referine bibliografice1. Daniel erbanic Relaii publice, Bucureti, Editura ASE, 20032. George David Tehnici de relaii publice Comunicarea cu mass-media, COALA NATIONAL DE STUDII POLITICE I ADMINISTRATIVE, Bucuresti 20073. Mircea Dan Tehnici de Relaii Publice, Bucureti, Facultatea de Comunicare i Relaii Publice, 20044. http://www.madr.ro/ro/comunicare.html?start=205. http://www.madr.ro/ro/raport-activitate-madr.html Raport de activitate al Ministrului Agriculturii i Dezvoltarii Rurale pentru anul 2011, Bucureti6. http://www.madr.ro/ro/organigrama/regulamentul-de-organizare-si-functionare-al-madr.html Regulamentul de organizare i funcionare a Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale (Anex la Ordinul m.a.d.r. nr 246/12.02.2013)

8