ACADEMIA DE STUDII ECONOMICEFACULTATEA DE RELAII ECONOMICE INTERNAIONALE

PROIECTAREA SISTEMULUIINFORMAIONAL AL DEPARTAMENTULUI DE VNZRIN CADRUL FIRMEI ,,SC CLARSRL IAI

Disciplina: Metodologii ManagerialeProfesor: Eugen Burdu

Student: Lache Alexandra, grupa 939, seria A

BUCURETI2015CUPRINS

Capitolul I.Identificarea beneficiaruluiproiectului1.1Scurt descriere a organizrii firmei. Descrierea activitii ncadrul compartimentului vanzari1.2Misiunea, obiectivele i strategia informational a firmei1.3Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmei1.4Necesitatea reproiectarii sistemului informaionalCapitolul II. Determinarea cerinelor informaionale ale nouluisistem2.1 Diagnosticarea sistemului informaional existent ncadrul compartimentului examinat2.1.1 Culegerea informaiilor despre sistemulinformaional existent2.1.2 Construirea diagramei de relaii a compartimentului n situaia actual2.1.3 Analiza critic asituaiei existente2.1.4 Propuneri de mbunatire a structurii, funcionrii i controlului sistemului informaional.2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemuluiinformaional

Capitolul III.Proiectarea noului sistem informaional3.1. Definirea principalelor centre dedecizie ale domeniului3.2. Stabilireadeciziilor specificefiecrui centru dedecizie3.3. Stabilirealistei informaiilorfinale,pe baza crora seiau deciziile, cu specificarea surselor,beneficiarilor, periodicitii3.4.Eliminarea informaiilor ce se repet, i adisfuncionalitilorstabilite n analiza diagnostic3.5 Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale, eliminnd disfuncionalitile semnalate.3.6.Stabilireaprelucrrilorlacaresuntsupuseinformaiileprimare,eliminnd disfuncionalitilesemnalate3.7.Stabilirea circuitelor informaionale, eliminnddisfuncionalitile semnalate3.8.Stabilirea suporilor de informaii,eliminnd disfuncionalitile semnalate

Capitolul IV.Implementarea noului sistem informaional

Bibliografie

Capitolul IIdentificarea beneficiaruluiproiectului

1.1 Scurt descriere a organizrii firmei. Descrierea activitii ncadrul compartimentului vanzari

Adresa: Str. Holboca nr 4Telefon: 0232 264 693Fax: 0232 264 693Cod fiscal: 14251614Capitalul social anual este de 20 000 RonObiectul de activitate:Obiectul de activitate al firmei CLAR GRUP SRL il reprezinta confectiile de tamplarie din aluminiu si pvc (interioare si exterioare). Firma SC.CLAR SRL executa o gama larga deproduse din aluminiu. Principalele confectii din aluminiu pe care le realizeaza firma sunt ferestre din aluminiu, usi din aluminiu de interior, usi din aluminiu de exterior, inchideri de balcoane, compartimentari interioare, vitrine, fatade-pereti cortina, luminatoare, copertine si orice alte constructii din aluminiu. Cifra de afaceri: 80 000 Ron. Structura organizatoric are n vedere urmtoarele principii generale:-unitatea de comand;-competena profesional;-delegarea de atribuii;-dirijarea activitii pe compartimente operaionale i funcionale;-eficiena maxim.Structura organizatoric a firmei este de tip funciune proces, fiind compus din patru compartimente: administrativ, comercial (marketing i vnzri), financiar-contabil i tehnic (proiectare, producie imontaj). Firma SC CLAR SRL are nprezent n dotare un sediu, spaii deproducie i depozitare, utilaje moderne, mijloace de transport proprii ipatru calculatoare, programe de personal salarizare i contabilitate.

1.2Misiunea, obiectivele i strategia informaional a firmei.Misiunea firmei o reprezinta furnizarea de produse de nalt calitate si performanta conform cerinelorclienilor n timpulcerutpe piaa interna i mrirea satisfaciei clienilor.Obiective: Creterea capaciii de producie Asigurarea informaiilor necesare n cel mai scurt timp posibil de lasolicitarea lor; Creterea cifrei de afaceri Modernizarea utilajelor Satisfacerea tuturor clientilor Completarea gamei de produse n funcie de cerereaclienilor mbuntirea salariilor personalului mbuntirea calitii produselorStrategia informationala a firmei:La nivelul conducerii sunt stabilite obiectivele strategice cum ar fi: promovarea de noi produse, penetrarea pe noi piee ct i cele deordin inferior cum ar fi: creterea profitului, creterea calitii produselor i sunt analizate modalitile derezolvare. Sistemul informaional ofer urmtoarele categorii de informaii:informaii despre starea financiar curent, prognozarea evoluieiviitoare, n vederea angajrii unitii n investiii de valori mari ipe perioade lungi de timp;informaii despre vnzrile de produse pe zone geografice.informaii despre produselepe careconcurena leare nfabricaiesau intenioneaz s le introduc n fabricaie;informaii legate de legislaia privind activitatea de desfacere imsuridestimulareisusinereaacesteia(subvenii,mprumuturi).

1.3. Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmeiSistemul informainal poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor societii. Funciile sistemului informaional sunt: Funcia decizional-exprim menirea sistemului informaional de aasigura elementele informaionale necesare lurii deciziilor. Funcia operaional- sitemul informaional are menirea de adeclana aciuni pentru realizareaobiectivelor organizaiei.-sistemul informaional asigur operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse n strategia firmei. Funcia de documentare-are menirea gnoseologic a sistemului informaional, se nregistrez o serie de informaii ceservesc mbogirii cuntinelor personalului.

Sistemul informaional din unitate trebuie s permit cunoaterea situaiei existente, a celei trecute, dar i anticipri ale evoluiei viitoare, contribuind la elaborarea i ndeplinirea obiectivelor stabilite (obiectivele organizaionale). Prin intermediul su se obin informaii necesare fundamentrii deciziilor, implementrii acestora, precum i cele necesare adaptrii sistemului firmei la modificrile interne i externe lui. n cadrul sistemului informaional din aceast unitate, locul cel mai important l ocup sistemul informaional Financiar Contabil, unde se concentreaz toate datele referitoare la intrri, prelucrri i ieiri i se obin rezultatele financiare ale activitii ntreprinderii. Sistemul informaional Financiar Contabil realizeaz evidena centralizat la nivel de uniti a celorlalte componente ale sistemului informaional referitoare la personal, clieni, furnizori, stocuri, mijloace imobilizate, etc.Sistemul informaional ofer efilor de compartiment informaii pentru observarea tendinelor, pentru nelegerea abaterilor de la calitate, pentru a sugera soluii. Sunt oferite att informaii interne, sub forma bugetelor de venituri i cheltuieli, bugetelor de investiii, ct i informaii externe cum ar fi: indici de cost, informaii privind laturile competitive. efii compartimentelor funcionale, inginerii efi, pe baza rezultatelor nregistrate, analizeaz: vnzrile, planul de producie, bugetul anual, profitul, seleciile i angajrile n funcie de necesitile i de deciziile primite de la nivelul strategic.1.4. Necesitatea reproiectrii sistemului informaionalFactori ce pot influena realizarea proiectului sunt evenimente economice, manageriale, tehnologice, etc.Sistemele informaionale sunt destinate s ofere, la timp i cu exactitate informaia de baz necesar pentru conducerea unei firme. Reproiectarea sistemului informaional este necesar pentru c acesta este ntr-o permanent schimbare i pentru a asigura o bun comunicare ainformaiilor ntre toate nivelurile ierarhice i o rezolvare a sarcinilor ct maicorect, promt i la termenul la care e necesar informaia n cauz. Numai asa informaia ajunsa la timp l va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.

Capitolul IIDeterminarea cerinelor informaionale ale nouluisistem

2.1. Diagnosticarea sistemului informaional existent n cadrul compartimentului analizat2.1.1.Culegerea informaiilor despre sistemul informaional existent Pentru realizarea acestei etape se pot folosi diferite metode, printre celemai uzuale fiind: Interviuri cu persoane implicate n activitatea firmei; Consultarea evidenelor financiar-contabile i economice; Studierea documentelor vehiculate n cadrul firmei i spreexteriorul acesteia; Studierea documentaiei ce reglementeaz, conceperea,funcionarea i controlul sistemului informaional; Asadar, am ales metoda interviurilor si pentru realizarea acestora amelaborat 2 chestionare , unul pentru manageri si unul pentru persoanele implicate in activitatea informational-decizional. Culegerea informaiilor despre situaia existent n cadrul unitii a avutloc pe data de 25 noiembrie 2007, la sediul firmei .

Chestionar pentru manager1.Aveti un sistem informational care sa permita transmiterea usoara ainformatiilor?2.Sistemul Informational permite managerilor s aprecieze situaia actual a ntreprinderii?3.Pentru raspandirea informatiilor alegeti discutia fata in fata, telefonul sau un delegat?4.Sistemul informational permite managerilor s constate n timp util punctele slabe si tari ale firmei?5.Prin ce modalitati luati in evidenta clientii si furnizorii dvs?6.Informaia ajunge la timp acolo unde e nevoie de ea?7.Aveti un sistem structurat de evidentiere a informatiilor?8.Informaiile emise sunt n cantitate mai mare dect e nevoie?9.Sunteti multumit de rapiditatea transmiterii informatiilor?10.Considerati ca este necesar sa aduceti imbunatatiri sistemuluiinformational?11.Ce imbunatatiri?

Chestionar pentru angajat1.Cunoasteti existenta unui sistem informational in firma?2.Care sunt cile de transmitere a informaiilor ctre angajai?3.In ce masura participati la transmiterea informatiilor?4.Cum ajung informatiile la dvs?5.Ce informaii elaborate nu sunt necesare nimnui?6.Primiti informatii corecte la momentul potrivit?7.Ce informaii de care avei nevoie nu ajung la timp n sctorul dv deactivitate?8.Informatiile primite sunt intotdeauna pe intelesul dvs ?9.Ce ai dori s modificai la sistemul informaional existent?10.Enumerati cateva metode de accesare a informatiilor

Concluzii:nu exist o strategie informaional-decizional de sine stttoaresistemul informaional nu permite managerilor s sesizeze la timpansele i riscurile datorate strategiei firmeimanagerul nu tie i nu d importana necesar prelucrrii corecte ainformaiilor in vederea elaborrii deciziilor nu se exercit un control propriu-zis asupra activittii informaionaleangajatii ntreprinderii nu sunt implicati in activitatea de perfecionarea sistemului informational;informaiile nu ajung in timp util la angajati.

2.1.2 Construirea diagramei de relaii a compartimentului n situaia actualDirectorul analizeaz cererile clienilor externi, dup care transmite concluziile directorului tehnic care va hotr condiiile de fabricaie. Urmeaz apoi ciclul propriu-zis de fabricaie dup care produsul ajunge la beneficiari prin intermediul serviciului de vnzri.

2.1.3. Analiza critic a situaiei existente Aceasta analiza se face prin determinarea punctelor slabe si a celor forte, urmand evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare i a coeficientului de importan, precum i prin evaluarea n funcie decriteriile de calitate ale sistemului informaional.

1-foarte slab 3-bun2-slab 4-foarte bun

Dup calculele efectuate, am obinut 2.72 ceea ce reprezint o putere informaional ridicat. Pentru aceasta se sugereaz perfecionarea sistemului informaional.

In tabelul de mai jos, voi prezenta grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului informaional:

Nivelul calitii: foarte sczut: 80 sczut: 80-100 ridicat: 100-120 foarte ridicat: 120-130Diagnosticarea sistemului informaional Soluii:1.Analiza amnunit cu privire la politica salarial2.Achiziionarea mai multor calculatoare n vederea reducerii timpuluide introducere corect a datelor 3.Organizarea de training-uri pentru perfecionarea angajailor 4.Sistematizarea informaiilor n cadrul compartimentului contabilitate

2.1.4 Propuneri de imbuntire a structurii, funcionrii i controlului sistemului informaional n urma culegerilor de informaii la sediul firmei, am ajuns la concluziac aceasta ar avea nevoie de urmtoarele: pregtirea n domeniul informaional a personalului i managerului organizare mai atent i un control riguros asupra surselor deinformaii;

2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaional Varianta optim aleas este :achiziionarea de calculatoare mai performanteinstruirea personalului implicat n procesul informaional.Capitolul IIIProiectarea noului sistem informaional

3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniuluiServiciul Vnzri asigur ndeplinirea sarcinilor contractuale inecontractuale ale societii prin care produsele firmei ajung la beneficiarul lor. n activitatea de Vnzri se urmresc obiectivele: -distribuia bunurilor sa se realizeze cu siguran i eficien-finalizarea obligaiilor contractuale ale firmei si urmrire facturi n departamentul Vnzri au fost descoperite urmtoarele probleme:-ntocmirea i naintarea rapoartelor statistice se realizeaza cuintarzieri-mici scpri n evidena contractelor economice

3.2. Stabilirea deciziilor necesare rezolvrii fiecrei probleme- mbuntirea comunicrii intre departamente- verificarea mai atent a suporilor de informaii

3.3 Stabilirea listei informaiilor finale pe baza crora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicitii-prezint oferte pentru desfacerea produselor -rspunde de executarea contractelor economice, de livrarea latermen pe fiecare beneficiar extern, cantitativ i calitativ; asigur respectareacondiiilor tehnice cerute de beneficiar -ine evidena obligaiilor contractuale de desfacere, organizeazevidena portofoliului de comenzi, ntocmete i urmrete graficele delivrare-urmrete introducerea n fabricaie a comenzilor primite,contribuie la realizarea programului de fabricaie-evideniaz i raporteaz conducerii societii situaia contractelor i stadiul livrrilor

3.4. Eliminare informaiilor care se repet i a disfuncionalitilor stabilite n analiza diagnosticDin analiza putem observa ca aceste disfuncionaliti nu sunt majore, ns cele existente pot fi eliminate sau mult restrnse prin gruparea, verificarea, sortarea i cuplarea informaiilor mai eficient.

3.5. Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale, eliminnd disfuncionalitile semnalate.Informaiile primare culese att din mediul intern ct i din mediul extern care stau la baza informaiilor finale sunt: produsele cerute de clienti; condiii de livrare; termene de livrare; evidena produciei; volum de materii prime i semifabricate; cicluri de fabricaie; situaia stocurilor de mrfuri;

3.6. Stabilirea prelucrrilor la care sunt supuse informaiile primare eliminnd disfuncionalitile semnalate.Prin aceast activitate evidentiemtoate actiunile si timpul alocat fiecareiactiuni. Trebuie determinate repere de execuie a sistemului pentru a seexercita controlul n stadiile viitoare de dezvoltare a analizei i proiectriilui. Controlul activitii de proiectare a sistemului informaional serealizeaz cu ajutorul graficului gantt.

3.7.Stabilirea circuitelor informaionale, eliminnddisfuncionalitile semnalateIn figura de mai jos am prezentat diagrama de relaii a serviciului de vnzri cu compartimentele societii:

Intrri Vnzri:

Ieiri Vnzri

3.8.Stabilirea suporilor de informaii,eliminnd disfuncionalitile semnalateSuporii informaionali utilizai n aceast firm sunt:-hrtia (pentru toate documentele care implic obligatoriu acest tip de suport formulare, facturi, bonuri, etc.) -supori magnetici (fici hard disk-uri i mobili - dischete)-supori optici (compact disc-uri)

Capitolul IVImplementarea noului sistem informaional

Implimentarea noului sistemului informaional nseamn crearea ordinii fluxului informaional n cadrul sistemului flexibil de prelucrare. Abordarea pas cu pas a implementrii noului sistemul informaional, va aduce cele mai bune rezultate. Noul sistem informaional este avizat de conducerea firmei dup careeste transmis compartimentului respectiv pentru a fi pus n practic. Compartimentul vnzri va lua la cunotin cele menionate, urmnd s pun n aplicare aceste decizii luate de conducere.

Etapele implementrii sunt: Contientizarea conducerii de necesitatea implementrii unui SI Pregtirea personalului Efectuarea unui studiu pentru determinarea cerinelor noului soft Planificarea implementrii, alocare de resurse Evaluarea implementrii la fiecare pas Stabilirea deficienelor semnalate Comandarea softului la o firma specializat Testarea softului n paralel cu cellalt

Dac rezultatele sunt pozitive se va trece la instruirea personalului pentru folosirea programului.

BIBLIOGRAFIE

Eugen Burdu, Ion Popa, Metodologii Manageriale, Editura Pro Universitaria, 2014 Date si informatii obtinute de la firma SC CLAR SRL

1