mapa de documente informative certificare sisteme de ... · mapa de documente informative pag. 3/35...

Mapa de documente informative Pag. 1/35

Reproducerea, multiplicarea şi distribuirea acestei Mape de documente Informative fără acordul scris al ASRO este interzisă.

ASOCIAłIA DE STANDARDIZARE DIN ROMÂNIA ORGANISM DE CERTIFICARE SISTEME DE MANAGEMENT

MAPA DE DOCUMENTE INFORMATIVE

Certificare Sisteme de Management

Ed.1 rev.1/03.2013

Acest document este Ńinut sub control


CUPRINS

Pagina

INTRODUCERE………………………………………………………………………………………….. ...3

A INFORMAłII PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR/SISTEMELOR INTEGRATE DE MANAGEMENT ………………………………………………………………………………..4

B DREPTURI ŞI OBLIGAłII……………………………………………………………………….. 17

C RECLAMAłII ŞI APELURI ...........................…………………………………………............ 19

D ANULAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) ŞI A MĂRCII ASRO ÎN ALTE CAZURI DECÂT SANCłIUNILE….. .22

E INFORMAłII PRIVIND REGULAMENTUL PENTRU UTILIZAREA CERTIFICATULUI (CERTIFICATELOR) ŞI A MĂRCII ASRO……………………………. 24

F TARIFE, PUBLICAłII…………………………………………………………………………... 28

Anexa 1 Prevederi suplimentare la certificare………………………………………………… 30

Anexa 2 Analizarea cauzei observaŃiilor/neconformităŃilor…………………………………... 31

Anexa 3 Abordarea certificării prin eşantionare la organizaŃiile cu sedii multiple.... 33



INTRODUCERE

AsociaŃia de Standardizare din România (ASRO) constituită în baza prevederilor OrdonanŃei nr. 39/1998 aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 355/2002, recunoscută prin Hotărârea Guvernului României nr. 985 din 25 iunie 2004 ca organism naŃional de standardizare este o asociaŃie de interes public, fără scop patrimonial, neguvernamentală, apolitică şi non-profit. Prevederile din OrdonanŃa nr. 39/1998 privind activitatea de standardizare naŃională aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 355/2002 dau dreptul AsociaŃiei de Standardizare din România să efectueze activităŃi de certificare a sistemelor de management şi dă dreptul de utilizare a mărcii şi certificatului ASRO. Organismul de Certificare Sisteme de Management (AS RO OC-SM) desfăşoară activităŃi de certificare a sistemelor de management pe baza procedurilor proprii întocmite în conformitate cu SR EN ISO/CEI 17021:2011. - de mediu conform SR EN ISO 14001:2005 - al calităŃii conform SR EN ISO 9001:2008 - al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale conform SR OHSAS 18001:2008 - al energiei conform SR EN ISO 50001:2011 - al siguranŃei alimentelor conform SR EN ISO 22000:2005 - al securităŃii informaŃiei conform SR ISO/CEI 27001:2006 Mapa de documente informative prezintă informaŃii despre modul de desfăşurare a tuturor etapelor procesului de certificare pentru acordarea / menŃinerea / extinderea / recertificarea / restrângerea domeniul de certificare / suspendarea sau retragerea certificării, valabile pentru toate schemele de certificare. În acest document se aplică următoarele prescurtări: SMM Sisteme de Management de Mediu SMSSO Sisteme de Management al SănătăŃii şi SecurităŃii OcupaŃionale SMC Sisteme de Management al CalităŃii SMSA Sisteme de Management al SiguranŃei Alimentelor SME Sisteme de Management al Energiei SMI Sisteme de Management al SecurităŃii InformaŃiei RSM Responsabilul sistemului general de management RC Responsabil de contract CDE Comitet de Decizie DG Director General


A INFORMAłII PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR/SISTEMELOR INTEG RATE DE MANAGEMENT Schematic, etapele certificării sistemelor/sistemelor integrate de management sunt prezentate în tabelul de mai jos:

ASRO OC-SM CLIENT

Furnizează informaŃii asupra termenelor şi condiŃiilor (Mapa de documente informative)

IniŃierea procesului de certificare

Pregăteşte Propunerea şi Contractul

Efectuează analiza Contractului

Semnează contractul

Planifică auditul

Efectuează stadiul 1 de audit

Desfăşoară Stadiul 2 de audit

Acordă Certificatul

Cerere de informaŃii despre certificare

Trimite Formularul de solicitare şi Chestionarul de informare şi evaluare preliminară completate

După acceptarea Propunerii trimite Contractul semnat

Primeşte Contractul semnat de ambele părŃi

Acceptarea planului de audit şi a echipei de audit

Decizie de trecere la Stadiu 2 de

audit

Decizie asupra certificării

Efectuează acŃiuni corective Nu

Da

Nu

Da

Demonstrează conformitatea cu cerinŃele, la faŃa locului

Efectuează acŃiuni corective

Supraveghere

Sfârşitul procesului de certificare



Pentru certificarea unui sistem de management clientul trebuie:

• să aibă implementat un sistem de management în conformitate cu cerinŃele standardului de referinŃă;

• să accepte condiŃiile stabilite de ASRO OC-SM pentru certificare. În cazul unui sistem integrat de management clientul trebuie să aibă implementat un sistem de management în conformitate cu cerinŃele tuturor standardelor de referinŃă pe care le-a ales.

Certificarea sistemelor/sistemelor integrate de management se desfăşoară conform următoarelor etape principale:

I. solicitare de informaŃii; II. elaborarea ofertei de certificare şi contractare;

III. certificarea iniŃială şi acordarea certificatului şi a mărcii ASRO; IV. audituri de supraveghere la 12 luni şi 24 luni de la ultima zi de audit a etapei 2 de audit (sau

a auditului de recertificare); V. Tratarea neconformităŃilor; VI. Audituri de recertificare

VII. Audituri speciale VIII. Restrângerea domeniului de certificare , suspendarea, sau retragerea certificării

I. Solicitarea de informa Ńii Orice organizaŃie care doreşte certificarea sistemului/sistemului integrat de management are posibilitatea de a se adresa la ASRO OC-SM prin telefon, fax, cerere de intenŃie sau prin vizită la sediu. ASRO OC-SM transmite sau în cazul vizitei la sediu înmânează spre completare Formularul de solicitare a certificării sistemului/sistemului integrat de management şi Chestionarul de informare şi evaluare preliminară. Dacă clientul nu completează toate datele înscrise în Formularul de solicitare a certificării sistemului/sistemului integrat de management şi în Chestionarul de informare şi evaluare preliminară, RC al ASRO OC-SM contactează organizaŃia, în scris (poştă, fax, e-mail) sau telefonic pentru clarificare. De asemenea, clientul este informat că toate cerinŃele ASRO OC-SM privind desfăşurarea certificării iniŃiale a sistemului de management: menŃinerea certificării, recertificarea, drepturile de utilizare a certificatului şi mărcii ASRO se regăsesc în Mapa de Documente informative care poate fi obŃinută, la cerere, de la ASRO OC-SM După completare, clientul transmite formularele (semnate de către reprezentantul legal al organizaŃiei respective) la ASRO OC-SM în scopul întocmirii ofertei de certificare. II. Elaborarea ofertei de certificare şi contractare În Contractul de certificare se menŃionează: 1) standardul/standardele de referinŃă; 2) domeniul de activitate (definirea domeniului de activitate conform cod CAEN rev 2, numărul de sedii care urmează să fie certificate în cadrul organizaŃiei respective, precum şi activităŃile, produsele şi serviciile care sunt supuse certificării); 3) drepturile şi obligaŃiile părŃilor contractuale; 4) costul aferent fiecărei etape a activităŃii de certificare, stabilit pe baza tarifelor în vigoare ale ASRO OC-SM; Contractul de certificare cuprinde etapele certificării iniŃiale şi etapele de supraveghere. Dacă în termen de 10 zile lucrătoare solicitantul nu şi-a dat acordul scris (prin retransmiterea către ASRO OC-SM a Contractului de certificare semnat de către reprezentantul său legal), RC contactează solicitantul pentru a stabili dacă acesta mai este interesat în certificarea sistemului său de management.


Orice modificare a datelor iniŃiale înscrise în Chestionarul de informare şi evaluare preliminară (domeniul solicitat pentru certificare număr de locaŃii, număr de angajaŃi) transmisă de client după semnarea Contractului de certificare se poate face numai prin Act adiŃional la Contractul de Certificare după analizarea de către ASRO OC-SM a noilor condiŃii de certificare cerute de client. III Certificarea ini Ńială Certificarea iniŃială în vederea obŃinerii certificatului începe din momentul semnării contractului de ambele părŃi şi cuprinde următoarele etape:

a) audit de certificare iniŃială (etapa 1 şi etapa 2); b) luarea deciziei privind certificarea

a) Auditul de certificare ini Ńială Auditul de certificare iniŃială include două etape:

• Etapa 1 - Evaluarea documentaŃiei sistemului/sistemului integrat de management şi realizarea unei vizite la faŃa locului

• Etapa 2 – Evaluarea implementării sistemului/sistemului integrat de management la faŃa locului, pentru conformitatea cu standardul/standardele de referinŃă

a1) Auditul etapa 1 are rolul de a stabili dacă se regăsesc toate cerinŃele relevante şi aplicabile din standardul/standardele de referinŃă, prin analiza dovezilor obiective, disponibile.

Obiectivele primului stadiu sunt acelea de a obŃine o orientare pentru planificarea etapei 2, prin acumularea de date despre sistemul/sistemul integrat de management al clientului referitoare la politica şi obiectivele acestuia

În cadrul auditului etapa 1 desfăşurat la sediul clientului echipa de audit efectuează:

1. auditarea documentaŃiei sistemului/sistemului integrat de management al clientului în raport cu cerinŃele standardului/standardelor de referinŃă Concluziile analizei documentaŃiei se evidenŃiază de către conducătorul echipei de audit in “Chestionarul de evaluare a documentaŃiei SM”.

2. evaluarea sediului clientului, a condiŃiilor specifice locaŃiei şi derularea discuŃiilor cu personalul (utilizând ca tehnici de audit observarea şi interviul) pentru a determina nivelul de pregătire din punct de vedere al respectării cerinŃelor referenŃialului/referenŃialelor pentru etapa 2 de audit

3. analiza gradului de înŃelegere de către client a cerinŃelor standardului/standardelor de referinŃă în special cu privire la identificarea performanŃelor cheie, a aspectelor, proceselor, obiectivelor şi operaŃiunilor semnificative ale sistemului de management

4. colectarea informaŃiilor necesare, pe bază de dovezi obiective, referitoare la domeniul sistemului de management, procese, locaŃie precum şi aspectele legale şi de cerinŃe legale şi alte cerinŃe la care organizaŃia subscrie.

5. analiză a alocării resurselor pentru auditul etapa 2 şi stabilirea, de comun acord cu clientul, a perioadei şi detaliilor de desfăşurare 6. evaluare referitoare la auditul intern şi la analiza efectuată de management pentru a stabili dacă nivelul de implementare a sistemului de management este corespunzător, clientul fiind pregătit pentru desfăşurarea auditului etapa 2

ASRO OC-SM trebuie să atenŃioneze clientul că următoarele informaŃii suplimentare pot fi necesare şi pot fi solicitate pentru o analiză detaliată în timpul desfăşurării auditului etapa 2:

• cerinŃe referitoare la AutorizaŃii /acorduri

• Înregistrări (inclusiv orice înregistrare a incidentelor, încălcarea reglementărilor sau cerinŃelor legale şi corespondenŃa cu autorităŃile) prin care clientul îşi dovedeşte evaluarea conformării cu cerinŃele legale şi cu alte cerinŃe la care organizaŃia subscrie;

• detalii ale oricăror neconformităŃi interne identificate, împreună cu acŃiunile corective şi preventive relevante, luate în ultimele 12 luni;



• Înregistrări ale Analizelor efectuate de management;

• Analiza oricărei comunicări primite referitoare la sistemul/sistemul integrat de management şi orice acŃiune întreprinsă ca răspuns la aceasta

Ca rezultat al auditului etapa 1, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit etapa 1, în care descrie gradul de maturitate al sistemului de management implementat, concluziile asupra documentaŃiei sistemului şi poate indica subiecte susceptibile de a fi clasificate ca neconformităŃi în timpul etapei 2 a auditului. În acest caz, conducătorul echipei de audit va determina împreună cu auditatul, intervalul dintre etapa 1 şi etapa 2 a auditului luând în considerare necesităŃile clientului de a le rezolva.

ObservaŃiile semnalate în urma auditului etapa 1 şi nerezolvate devin neconformităŃi la auditul etapa 2.

Conducătorul echipei de audit decide asupra maturităŃii sistemului clientului verificând dacă:

- clientul a efectuat un ciclu complet de audituri interne

- clientul a efectuat cel puŃin o analiză de management privind sistemul integrat de management.

- sistemul integrat de management este operaŃional de cel puŃin 3 luni. a2) Auditul etapa 2 are ca scop evaluarea gradului de implementare a sistemului/ sistemului integrat de management inclusiv eficacitatea acestuia pe baza cerinŃelor din standardul/ standardele de referinŃă corespunzătoare. Pe baza rezultatelor auditului etapa 1, ASRO OC-SM transmite un plan de audit pentru desfăşurarea etapei 2 la sediul clientului Obiectivele auditului - etapa 2 sunt:

• să se confirme că organizaŃia aderă la propriile politici, obiective şi proceduri;

• să se confirme că sistemul/sistemul integrat de management este conform cu toate cerinŃele standardului/standardelor aplicabile sistemului de management sau cu alte documente normative şi se realizează obiectivele din politica organizaŃiei. In acest context, auditul-etapa 2 trebuie să se axeze pe: 1) modul de implementare a tuturor cerinŃelor standardului/standardelor aplicabile sistemului de

management; 2) verificarea monitorizării, măsurării, raportării şi analiza performanŃei în raport cu obiectivele

cheie şi Ńintele şi cu cerinŃele standardului/standardelor aplicabil/e sistemului de management 3) determinarea performanŃei sistemului de management al clientului în ceea ce priveşte

conformarea cu legislaŃia 4) dovezi obiective ale controlul operaŃional al proceselor clientului 5) dovezi obiective despre auditarea internă şi analiza efectuată de management 6) dovezi obiective despre responsabilitatea managementului pentru aplicarea politicilor declarate

de client 7) legături între cerinŃe normative, politici, obiective şi Ńinte referitoare la performanŃă conform

cerinŃelor standardului/standardelor aplicabile sistemului de management auditat şi oricare cerinŃă legală aplicabilă, responsabilităŃi, competenŃe ale personalului, proceduri, date referitoare la performanŃă şi constatările şi concluziile auditului intern.

Ca rezultat al auditului etapa 2, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit etapa 2. a3) Concluziile auditului de certificare ini Ńială Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile obiective de audit colectate, convine şi formulează concluziile auditului. Conducătorul echipei de audit informează ASRO OC-SM despre concluziile auditului împreună cu dovezile de audit şi recomandă, pe baza dovezilor obŃinute în timpul auditului, după caz: - acordarea certificării iniŃiale


- acordarea certificării iniŃiale după verificarea dovezilor de închidere a neconformităŃilor / observaŃiilor - efectuarea unui audit de urmărire a acŃiunilor corective (dacă este cazul) b) Luarea deciziei de certificare Pentru luarea deciziei de certificare ASRO OC-SM solicită echipei de audit următoarele informaŃii: - rapoarte de audit etapa 1 şi etapa 2 şi după caz rapoartele de audit de urmărire a acŃiunilor corective - comentarii asupra neconformităŃilor, precum şi corecŃiile şi acŃiunile corective întreprinse de client precum şi cauzele care au condus la nconformităŃi - confirmarea informaŃiilor furnizate de client către ASRO OC-SM referitoare la domeniul de certificare solicitat, număr de angajaŃi, număr de sedii - o recomandare de acordare/neacordare a certificării împreună cu toate condiŃiile sau observaŃiile După finalizarea auditului, inclusiv verificarea acŃiunilor corective planificate şi a posibilului audit de urmărire, RC verifică dosarul de certificare. ASRO OC-SM ia decizia de certificare în cadrul CDE pe baza unei evaluări a constatărilor şi concluziilor auditului, a recomandării conducătorului echipei de audit şi a oricăror informaŃii relevante. Un client al ASRO OC-SM obŃine certificarea iniŃială numai dacă a demonstrat că îndeplineşte în totalitate cerinŃele standardului/standardelor aplicabile sistemului/sistemului integrat de management după desfăşurarea auditului de certificare şi dacă a întreprins acŃiuni corective pentru eventualele neconformităŃi semnalate de echipa de audit. DG aprobă şi semnează certificatele de conformitate pe baza deciziei de acordare/neacordare a certificării iniŃiale de catre CDE. RC notifică clientul despre decizia luată. Dacă se ia o decizie favorabilă, RC transmite clientului:

• certificatul (certificatele) de conformitate în original

• Extras din Regulamentul de utilizare a certificatului şi marca ASRO

• Marca de certificare personalizată, în format jpg pe suport informatic

• Programul auditurilor de supraveghere

• Notificare asupra deciziei de acordare a certificării În cazul unei decizii nefavorabile clientul poate face apel la decizia luată, dacă consideră că este necesar. Acesta poate face apel în termen de 15 zile de la data notificării. Apelul se ia în discuŃie de către Comisia de Apel. Decizia (modificată prin decizia Comisiei de Apel, după caz) este publicată pe pagina www.asro.ro. În cazul în care, după acordarea certificatului (certificatelor), se constată neconcordanŃe între domeniile trecute pe Certificat (certificate) şi cele specificate în formularul de Solicitare a certificării şi în Propunerea de încredinŃare a certificării, atunci:

- RC notifică în scris titularului de Certificat (certificate) asupra neconcordanŃelor şi a retragerii Certificatului (certificatelor);

- Se retrage Certificatul emis iniŃial/se retrag certificatele emise iniŃial - Se emite un nou certificat/se emit alte certificate cu:

� Acelaşi număr/aceleaşi numere � Aceeaşi dată de emitere � Aceeaşi dată de încetare a valabilităŃii

Pe noul Certificat/noile certificate, sub data de emitere la certificarea iniŃială, se va trece: Data ultimei modificări.



- RC notifică în scris titularului de Certificat/certificate despre emiterea unui nou Certificat/unor noi certificate şi îi solicită acestuia sa aducă la sediul ASRO OC-SM certificatul (certificatele) retras (retrase) IV Activit ăŃi de supraveghere

Auditurile de supraveghere se desfăşoară pe toată durata de valabilitate a certificării pentru ca ASRO OC-SM să-şi menŃină încrederea că sistemul/sistemul integrat de management al clientului certificat continuă să îndeplinească cerinŃele standardului/standardelor în conformitate cu care a fost certificat, prin monitorizarea regulată, luând în considerare schimbările apărute la clientul certificat.

Supravegherea se efectuează pe baza programului anual de supraveghere. Prin auditurile de supraveghere se verifică:

• Modificări ale gradului de complexitate a activităŃii, dacă există;

• Elemente de menŃinere a sistemului prin analiza de management

• Urmărirea concluziilor rezultate în urma auditurilor interne şi analiza acŃiunilor întreprinse şi acŃiuni preventive şi corective

• analiza efectuată de management

• Comunicarea cu părŃile externe interesate conform cerinŃelor standardului/standardelor pentru sistemele de management

• auditarea acelor locaŃii în care s-au evidenŃiat neconformităŃi la etapa precedent;

• eficacitatea sistemului/sistemului integrat de management de a îndeplini obiectivele politicii organizaŃiei

• Conformarea cu cerinŃele legale şi alte cerinŃe la care subscrie organizaŃia

• Modificările sistemului documentat

• Procesele incluse în domeniul de certificare

• evoluŃia activităŃilor planificate pentru îmbunătăŃirea continuă

• Modul de utilizare a certificatului si a mărcii ASRO

• analiza oricăror modificări în activitatea clientului

• tratarea reclamaŃiilor

• continuitatea controlului operaŃional

• evoluŃia activităŃilor planificate pentru îmbunătăŃirea continuă

• Zonele supuse modificării ActivităŃile de supraveghere se realizează prin audituri la faŃa locului dar nu sunt în mod necesar audituri complete de sistem ASRO OC-SM desfăşoară la clienŃii certificaŃi aflaŃi în perioada de supraveghere audituri de supraveghere programate şi audituri speciale, după caz. Audituri de supraveghere programate Supravegherea programată se face anual, conform procedurilor ASRO OC-SM. Prima supraveghere programată are loc la 12 luni de la ultima zi a auditului etapa 2, iar următoarea la 24 luni. Certificarea este valabilă 3 ani. În cazul în care clientul solicită desfăşurarea auditului în termen de ± 3 luni de la data la care este programat iniŃial auditul de supraveghere, acesta trebuie să transmită în scris la ASRO OC-SM solicitarea de decalare a termenului şi o notă justificativă. Intervalul de ± 3 luni acceptat cuprinde atât desfăşurarea auditului de supraveghere cât şi redactarea raportului de audit şi luarea deciziei de menŃinere/suspendare/retragere a certificării. RC întocmeşte programul anual de supraveghere pentru toŃi clienŃii certificaŃi. Acest program trebuie să conŃină cel puŃin:

• perioada (luna) auditului de supraveghere


• echipa de audit Programul anual de audit este actualizat atunci când se consideră necesar. Cu 2 luni înainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC contactează clientul certificat pentru stabilirea datei auditului şi pentru a transmite la ASRO OC-SM documentaŃia actualizată (lista de aspecte de mediu, identificarea pericolelor şi evaluarea riscurilor, cerinŃe legale, etc) Cu 1 lună înainte de efectuarea auditului de supraveghere, conform programului anual, RC contactează conducătorul echipei de audit şi îi pune la dispoziŃie documentaŃia şi informaŃiile referitoare la problemele ce vor fi auditate Conducătorul echipei de audit întocmeşte Planul de audit. RC contactează clientul certificat pentru a obŃine acordul acestuia privind perioada auditului, componenŃa echipei de audit şi planul de audit; Confirmarea clientului certificat este transmisă la ASRO OC-SM. Extinderea numărului de zile a auditului de supraveghere depinde de activităŃile critice şi de raportul de audit anterior. În acest caz înainte de desfăşurarea auditului, RC încheie un act adiŃional la contractul de certificare Auditul de supraveghere se desfăşoară ca un audit de certificare iniŃială etapa 2 conform paragrafului A/III/a/a2. Ca rezultat al auditului de supraveghere, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit de supraveghere. Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor auditului şi le transmite la ASRO OC-SM. Pe baza dovezilor obŃinute în timpul auditului conducătorul de audit alege una din cele trei variante: - menŃinerea certificării - menŃinerea certificării după verificarea dovezilor de închidere a neconformităŃilor - efectuarea unui audit de urmărire a acŃiunilor corective

În cazul în care conducătorul echipei de audit semnalează observaŃii şi/sau neconformităŃi organizaŃia va transmite la ASRO OC-SM un plan de acŃiuni corective (in care să specifice şi cauzele care au condus la observaŃii/neconformităŃi) şi un program de implementare (în termen de 2 săptămâni de la data desfăşurării auditului). După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul supravegherii şi completează formularul “Fişă de urmărire a activităŃii de certificare”. RC transmite Sinteza supravegherii împreună cu întregul dosar de certificare către CDE pentru luarea deciziei. DG ASRO aprobă şi semnează asupra suspendării / retragerii / restrângerii domeniul certificării, pe baza deciziei CDE. RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere şi notifică asupra deciziei de menŃinere/ suspendare / retragere / restrângere a domeniului certificării. În cazul unei decizii negative, clientul certificat este înştiinŃat că poate contesta decizia conform prevederilor din Mapa de Documente Informative. V Tratarea neconformit ăŃilor Neconformitate major ă - Neîndeplinirea în totalitate a unei cerinŃe din standardul de referinŃă, cerinŃă care nu a fost implementată şi care împiedică funcŃionarea sistemului de management în ansamblul său; sau acumularea mai multor neconformităŃi minore în cadrul uneia sau mai multor cerinŃe din standard, care produc o eroare majoră în sistem; sau



o situaŃie în care există un dubiu asupra capacităŃii sistemului de a atinge politica şi obiectivele de mediu ale organizaŃiei. Neconformitate minor ă - O deficienŃă minoră în conŃinutul unei cerinŃe din sistem faŃă de cerinŃa din standardul de referinŃă, care nu împiedică funcŃionarea sistemului de management în ansamblul său. Observa Ńie - O declaraŃie a unui fapt evident, care nu poate fi înregistrată ca neconformitate, dar care trebuie să fie investigată. Dacă nu sunt investigate toate observaŃiile este posibil ca pe viitor să apară o neconformitate majoră sau minoră. Urmărirea acŃiunilor corective se realizează prin verificarea modului de rezolvare a acŃiunilor corective şi/sau prin audituri de urmărire. Auditul de urmărire a acŃiunilor corective este un audit care se desfăşoară după caz în orice etapă a procesului de certificare şi are drept scop verificarea modului de rezolvare a neconformităŃilor prin întreprinderea de acŃiuni corective corespunzătoare. Atunci când verifică o acŃiune corectivă, conducătorul echipei de audit trebuie să analizeze dacă clientul a determinat corespunzător cauzele care au condus la neconformitate, acŃiunile corective întreprinse pentru a se asigura că acestea au fost suficient corectate. Pentru toate neconformit ăŃile identificate, clientul trebuie s ă stabileasc ă un plan de ac Ńiuni corective şi cauzele care au condus la neconformitate precum şi un program pentru implementare şi să le transmit ă la ASRO OC-SM în termen de dou ă săptămâni de la data desf ăşurării auditului . Termenul permis de ASRO OC-SM pentru implementarea acŃiunilor corective este de maximum 13 săptămâni, indiferent de tipul de neconformitate. Pentru neconformităŃile majore sau pentru neconformităŃile minore pentru care termenul de 13 săptămâni a fost depăşit, trebuie efectuat un audit de urmărire. În cazul în care conducătorul echipei de audit consideră necesară o verificare la faŃa locului a acŃiunilor corective, asemenea verificare trebuie efectuată până la următorul audit prevăzut prin contract. În toate cazurile în care se consideră necesară desfăşurarea unui audit de urmărire a acŃiunilor corective, dacă nu există o rezolvare satisfăcătoare a neconformităŃilor (înainte sau în timpul auditului), certificatul nu va fi emis sau va fi suspendat. Conform procedurilor ASRO OC-SM, modul de tratare a neconformităŃilor în timpul auditului (auditurilor) de urmărire a acŃiunilor corective este următorul: Dacă o neconformitate majoră nu poate fi rezolvată sau redusă la un nivel de severitate echivalent cu neconformitatea minoră, solicitantul trebuie să fie informat că certificatul (certificatele) va fi suspendat (vor fi suspendate) sau nu i se va putea acorda certificatul (certificatele) în cadrul certificării respective. Dacă o neconformitate majoră nu a fost în totalitate corectată, dar prin acŃiunea sa clientul a redus nivelul de severitate al acesteia la o neconformitate minoră, auditorul are posibilitatea de a întocmi o nouă notă de neconformitate (minoră), dându-i posibilitatea solicitantului să întreprindă o altă acŃiune corectivă şi să furnizeze dovezi obiective documentate ale acesteia. În acest caz, nota de neconformitate majoră iniŃială şi raportul trebuie aprobat cu modificările aferente pentru a arăta că nota de neconformitate iniŃială a fost încheiată şi există o neconformitate minoră. AcŃiunile corective pentru nota de neconformitate nou emisă trebuie să fie rezolvate în maximum 6 săptămâni (valabil numai pentru notele de neconformitate emise în timpul auditului de urmărire a acŃiunilor corective). Dacă neconformităŃile minore nu au fost rezolvate în maximum 13 săptămâni cât este perioada limită şi dacă auditul de urmărire indică faptul că nu este posibilă eliminarea acestora, solicitantul trebuie informat că certificatul (certificatele) va fi suspendat (vor fi suspendate) sau că nu i se va putea acorda certificatul în cadrul certificării respective


VI Audituri de recertificare

RC anunŃă clientul certificat cu cel puŃin 3 luni înainte despre data încetării perioadei de valabilitate a certificării. De asemenea, RC solicită clientului certificat să transmită la ASRO OC-SM în termen de 2 săptămâni decizia managementului de la cel mai înalt nivel de începere a activităŃilor de recertificare sau de renunŃare la certificare. În cazul în care clientul certificat doreşte începerea activităŃilor de recertificare, RC transmite clientului certificat spre completare formularele „Solicitare recertificare” şi „InformaŃii pentru actualizarea datelor de certificare” în vederea elaborării ofertei de recertificare, a analizei solicitării şi a noului contract/act adiŃional la contractul de certificare iniŃială, după caz.

Din analiza documentelor transmise RC trebuie să verifice dacă sunt schimbări semnificative în sistemul/sistemul integrat de management, şi să decidă împreună cu managerul ASRO OC-SM dacă auditul de recertificare se va desfăşura într-un singur stadiu sau două stadii. În cazul în care nu se semnalează schimbări semnificative în sistemul/sistemul integrat de management nu mai este necesară desfăşurarea etapaui 1 a auditului de recertificare, conducătorul echipei de audit analizând numai documentaŃia sistemului, care a suferit modificări pe parcursul ciclului anterior de certificare. Prin auditul de recertificare echipa de audit trebuie să verifice gradul de evoluŃie a sistemului şi de menŃinere a procedurilor, constatările auditurilor interne efectuate cât şi elementele generale ale sistemului/sistemului integrat de management conform referenŃialului/referenŃialelor pentru a stabili eficacitatea şi adecvanŃa sistemului/sistemului integrat de management la îndeplinirea obiectivelor şi Ńintelor. De asemenea, prin aceste audituri de recertificare se verifică conformarea cu cerinŃele legale şi cu alte cerinŃe aplicabile la care organizaŃia subscrie. Auditul de recertificare se desfăşoară ca un audit de certificare iniŃială etapa 2 conform paragrafului a2). Ca rezultat al auditului de recertificare conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit de recertificare. În cazul în care conducătorul echipei de audit semnalează neconformităŃi, organizaŃia va transmite la ASRO OC-SM un plan de acŃiuni corective (in care să specifice şi cauzele care au condus la neconformităŃi) şi un program de implementare (în termen de 2 săptămâni de la data desfăşurării auditului). Conducătorul echipei de audit decide asupra necesităŃii efectuării unui audit de urmărire a acŃiunilor corective întreprinse. Dacă în timpul auditului de recertificare se constată neconformităŃi majore faŃă de documentele de referinŃă şi dacă după auditul de urmărire a acŃiunilor corective (a se vedea audituri speciale) se constată că neconformităŃile nu au fost rezolvate, DG ASRO, la decizia CDE, hotărăşte asupra neacordării recertificării domeniului de certificare. (A se vedea concluziile raportului de audit de recertificare) După derularea auditului de recertificare şi întocmirea dosarului recertificării de către RC, dosarul de recertificare este supus analizei CDE care ia decizia de acordare/neacordare a recertificării. DG aprobă şi semnează certificatul pe baza deciziei CDE. Decizia este notificată solicitantului de către managerul ASRO OC-SM. Solicitantul poate face apel asupra deciziei în termen de 15 zile de la data primirii notificării. În urma deciziei de acordare a recertificării se retrage vechiul certificat şi se eliberează altul având acelaşi număr şi o perioadă de valabilitate de 3 ani din momentul luării deciziei de recertificare. Acest certificat implică aceleaşi obligaŃii şi conferă aceleaşi drepturi ca în cazul certificării iniŃiale, timp în care clientul certificat este supus auditurilor de supraveghere conform paragrafului d. VII Audituri speciale ASRO OC-SM iniŃiază audituri speciale la clienŃii certificaŃi aflaŃi în perioada de supraveghere în următoarele situaŃii: Clientul solicită extinderea domeniului de certificare Extinderea domeniului de certificare ca urmare a solicitării clientului certificat se face de regulă odată cu un audit de supraveghere.



Pe baza solicitării scrise din partea clientului certificat şi a completării formularului „InformaŃii pentru actualizarea datelor de certificare (funcŃie de tipul extinderii: deschiderea de noi locaŃii, diversificarea proceselor) RC efectuează o analiză a solicitării şi o analiză a solicitării. În urma analizei solicitării ASRO OC-SM încheie un Act adiŃional la contractul de certificare deja existent. ASRO OC-SM informează şi transmite conducătorului echipei de audit toată documentaŃia necesară. La solicitarea ASRO OC-SM conducătorul echipei de audit include în planul de audit şi auditarea zonelor pentru care s-a solicitat extinderea domeniului de certificare. Modul de desfăşurare a auditului este conform etapelor prezentate în capitolele 2, 3 şi 4. În cazul în care clientul solicită extinderea de domeniu înainte de termenul stabilit pentru auditul de supraveghere, echipa de audit va audita zonele din organizaŃie pentru care s-a solicitat extinderea dar şi serviciile conexe acestora. Modul de desfăşurare a auditului este conform etapei 2. Ca rezultat al auditului de extindere de domeniu, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit, prin utilizarea formularului de raport de audit pus la dispoziŃie de ASRO OC-SM. Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor auditului şi le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea: - de extindere de domeniu de certificare sau - menŃinerea domeniului iniŃial de certificare. După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul extinderii certificării şi îl transmite către CDE pentru luarea deciziei de acordare a extinderii certificării.

DG ASRO aprobă şi semnează certificatul cu extinderea domeniului de certificare, pe baza deciziei CDE în cazul acordării acesteia.

RC transmite clientului certificat raportul auditului de extindere şi notifică asupra deciziei de extindere a domeniului de certificare/menŃinerii certificării fără extindere.

Dacă clientul certificat nu este satisfăcut de decizie, poate face apel în termen de 15 zile de la notificare.

Auditurile neprogramate

Se iniŃiază în următoarele cazuri: 1. primirea reclamaŃiilor privind clienŃii certificaŃi 2. primirea reclamaŃiilor din partea părŃilor interesate sau din partea ASRO privind utilizarea

necorespunzătoare a certificatului şi a mărcii ASRO 3. modificări ce pot afecta conformitatea sistemului de management faŃă de

standardul/standardele de referinŃă, şi modificări ale condiŃiilor în care a fost acordată certificarea, referitoare la:

- statutul legal al clientului certificat - adresa (adresele) de contact - organizare şi management - domeniul operaŃiunilor din cadrul sistemului de management certificat - modificări majore aduse sistemului de management şi proceselor. 4. în cazul în care auditul de supraveghere programat nu se desfăşoară în intervalul de timp

corespunzător din cauza clientului RC notifică clientul certificat despre desfăşurarea auditului neprogramat cu indicarea datei de desfăşurare şi a motivelor care au determinat acest audit special în cazurile 1,2 şi 4. În cazul 3 clientul certificat este obligat prin contract să notifice ASRO OC-SM când se află într-una din situaŃiile menŃionate. Managerul ASRO OC-SM desemnează o altă echipă de audit decât aceea care a efectuat auditurile la certificarea iniŃială.


RC înştiinŃează clientul certificat despre componenŃa echipa de audit şi transmite un plan de audit pentru zona afectată Auditul se desfăşoară conform paragrafului a2). Ca rezultat al auditului neprogramat, conducătorul echipei de audit elaborează Raportul de Audit. Echipa de audit analizează toate informaŃiile şi dovezile de audit şi convine asupra concluziilor auditului şi le transmite la ASRO OC-SM cu recomandarea: - menŃinerea domeniului iniŃial de certificare - în situa Ńia 3 - de restrângere de domeniu de certificare - în situa Ńia 1, 2, 4 - de suspendare a certificării - în situa Ńia 1,2,4 - de retragerea certificării - în situa Ńia 1,2,4 După ce primeşte raportul de audit, RC verifică dosarul auditului. RC transmite dosarul de audit către CDE pentru luarea deciziei. DG ASRO aprobă şi semnează referitor la extinderea domeniului de certificare /menŃinerea certificării fără extindere, pe baza deciziei CDE. RC transmite clientului certificat raportul auditului de supraveghere şi notifică decizia de menŃinere a certificării/retragere/suspendare/restrângere a domeniului certificării. Dacă clientul certificat nu este satisfăcut de decizie, poate face contestaŃie sau apel în termen de 15 zile de la notificare. VIII Restrângerea domeniului de certificare, susp endarea sau retragerea certific ării ASRO OC-SM aplică următoarele tipuri de sancŃiuni: Restrângerea domeniului de certificare ASRO OC-SM restrânge domeniul de certificare clienŃilor certificaŃi aflaŃi în perioada de supraveghere în următoarele situaŃii:

a. echipa de audit constată la auditul de supraveghere că anumite părŃi ale domeniului de certificare nu mai îndeplinesc cerinŃele certificării iniŃiale,

b. echipa de audit constată la auditul de supraveghere sau audituri speciale eşecuri repetate pentru un anumit domeniu de certificare în ceea ce priveşte îndeplinirea cerinŃelor certificării iniŃiale

c. clientul certificat solicită restrângerea domeniului de certificare, datorită încetării activităŃii în anumite secŃii de producŃie sau linii tehnologice

În cazul „c” clientul trebuie să notifice la ASRO OC-SM înaintea desfăşurării auditului de supraveghere programată motivul restrângerii domeniului de certificare. ASRO OC-SM transmite clientului un nou formular de „InformaŃii pentru actualizarea datelor de certificare” pe baza căruia întocmeşte un act adiŃional la contractul de certificare cu menŃionarea domeniul (domeniilor)şi /sau locaŃiei (locaŃiilor) rămase în procesul de certificare. Procesul de certificare se desfăşoară conform auditului de supraveghere şi se emite un nou certificat (alte certificate) din care sunt excluse domeniul (domeniile) şi /sau locaŃiei (locaŃiilor) pentru care s-a solicitat restrângerea domeniului de certificare. RC verifică dosarul de certificare cu toate informaŃiile relevante şi le prezintă către CDE în scopul luării deciziei de restrângere a domeniul de certificare. DG ASRO aprobă şi semnează certificatul emis în urma restrângerii domeniului certificării, pe baza deciziei CDE. RC notifică clientul asupra deciziei de restrângere a domeniului certificării. Clientul certificat este înştiinŃat că poate contesta decizia conform prevederilor din Mapa de Documente Informative. ASRO OC-SM publică pe www asro.ro lista clienŃilor certificaŃi cărora li s-a restrâns domeniul de certificare, cu domeniul/domeniile de certificare pentru care este valabil certificatul şi poate să utilizeze marca ASRO.



Suspendare ASRO OC-SM aplică sancŃiunea de suspendare pe o perioadă de maxim 6 luni clienŃilor certificaŃi în următoarele cazuri: a) Întreg sistemul de management nu mai este conform cerinŃelor iniŃiale de acordare a certificării

şi nu a notificat ASRO OC-SM. b) Sistemul/sistemul integrat de management al clientului certificat are eşecuri repetate în

îndeplinirea cerinŃelor certificării iar acŃiunile corective întreprinse pentru stingerea neconformităŃilor au fost necorespunzătoare sau au depăşit termenul prevăzut în MDI.

c) Clientul certificat a utilizat abuziv certificatului şi marca ASRO d) Clientul nu se conformează modificărilor referitoare la regulile de certificare solicitate ASRO

OC-SM e) Clientul certificat refuză desfăşurarea auditurilor de supraveghere f) Clientul certificat refuză plata obligaŃiilor financiare pentru activitatea de supraveghere g) La solicitarea clientului. Pe durata suspendării, certificarea întregului sistem de management al clientului este temporar invalidată. ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menŃionând data de suspendare a certificatului (certificatelor) şi perioada de suspendare menŃionând că din acel moment clientul nu mai are dreptul să facă referire la certificare şi la marca ASRO. În timpul perioadei de suspendare organizaŃia nu trebuie să utilizeze certificatul (certificatele) şi marca ASRO. Certificatul (certificatele) se înapoiază la ASRO OC-SM în maximum 7 zile de la data notificării şi marca nu se mai aplică. Dacă în timpul perioadei de suspendare nu se elimină neconformitatea (neconformităŃile), se retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi a mărcii ASRO. În cazurile de la a până la e se iniŃiază un audit special după caz conform auditurilor de supraveghere şi DG aprobă ridicarea suspendării/retragerea certificării pe baza deciziei CDE În cazul f suspendarea se ridică numai după ce clientul a achitat factura. ASRO OC-SM publică pe www.asro.ro informaŃia privind organizaŃia căreia i s-a suspendat certificatul (certificatele), perioada de suspendare şi motivul. Suspendarea se ridică numai după ce clientul certificat elimină neconformitatea (neconformităŃile) pentru care i s-a suspendat dreptul de utilizare al certificatului. În termen de 7 zile ASRO OC-SM înapoiază clientului certificatul. Retragerea domeniul de certificare ASRO OC-SM retrage certificarea şi dreptul de utilizare a mărcii ASRO în următoarele cazuri:

a clienŃii certificaŃi nu pot demonstra eliminarea neconformităŃilor în termen de 3 luni de la data notificării aplicării sancŃiunii b clienŃii certificaŃi renunŃă la certificare înainte de expirarea termenului de valabilitate a certificatului şi anunŃă în scris ASRO OC-SM c clientul certificat nu respectă contractul de certificare încheiat între părŃi d clientul certificat îşi pierde personalitatea juridică sau este în faliment.

ASRO OC-SM trimite o notificare clientului menŃionând data de la care i se retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi marca ASRO menŃionând că din acel moment clientul nu mai are dreptul să facă referire la certificare şi la marca ASRO. După notificare, organizaŃia nu are voie să utilizeze certificatul (certificatele) şi marca ASRO. Certificatul (certificatele) se înapoiază la ASRO OC-SM în maximum 7 zile de la data notificării şi marca nu se mai aplică Notificarea clientului certificat referitor la sanc Ńiunea aplicat ă Clientul certificat este notificat în scris şi sancŃiunea se aplică de la data stabilită.


Clientul certificat poate face apel împotriva deciziei de sancŃionare, pe baza dovezilor documentate, la Comisia de tratare a apelurilor Clientul certificat are acces la documentele relevante pe baza cărora s-a luat decizia de sancŃionare. În timpul perioadei de apel se aplică sancŃiunea prevăzută. ASRO OC-SM public ă pe www.asro.ro informa Ńia privind organiza Ńia căreia i s-a retras certificarea şi dreptul de utilizare a m ărcii ASRO.



B DREPTURI ŞI OBLIGAłII B.1 DREPTURILE ŞI OBLIGAłIILE CLIENTULUI B.1.1 Drepturi a) să aibă acces, într-un mod nediscriminatoriu, la serviciile ASRO OC-SM, la informaŃiile şi documentaŃia relevantă pentru a i se acorda certificarea iniŃială/menŃinerea certificării /extinderea de domenii de certificare / recertificarea; b) să fie informat în timp util despre modificările criteriilor de acordare a certificatului (certificatelor) şi a mărcii ASRO precum şi a documentelor, dacă acestea ar putea afecta desfăşurarea activităŃii de certificare; c) să cunoască documentele utilizate de ASRO OC-SM în procesul de certificare (de exemplu: MDI, planul de audit, programul de supraveghere rapoarte de audit etc.); d) să cunoască componenŃa echipei de audit şi să fie/să nu fie de acord cu aceasta; e) să facă observaŃii documentate referitoare la raportul de audit; f) să ceară o extindere a domeniului certificării; g) să-şi poată prezenta punctul de vedere înainte de luarea deciziei finale de suspendare sau retragere a certificatului (certificatelor); h) clientul căruia i s-a acordat certificatul (certificatele), denumit “client certificat”, poate utiliza certificatul (certificatele) numai în sediile pentru care i-a fost emis (emise) şi numai pe domeniile de certificare consemnate pe certificat; i) clientul certificat poate să facă referire la certificatul (certificatele) şi/sau marca ASRO în următoarele documente: corespondenŃa lor, publicaŃii, articole promoŃionale şi broşuri, cu condiŃia ca aceste documente să se refere la produsele şi serviciile fabricate/furnizate în sistemul integrat de management de mediu/al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale certificat; j) să utilizeze certificatul (certificatele) ca instrument de promovare pentru reclamă; k) să renunŃe la dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) înainte de sfârşitul perioadei de valabilitate; l) să facă apel la decizia DG al ASRO; m) să facă apel la oricare alte decizii a ASRO OC-SM; n) să solicite în avans informaŃiile pe ASRO OC-SM doreşte să le publice o) in cazul in care clientul cere anumite explicaŃii privind programul specific de certificare, acestea vor fi analizate de experŃii tehnici ai ASRO OC-SM şi publicate pe pagina www:asro.ro.

p) au dreptul să renunŃe la certificare înainte de expirarea termenului de valabilitate a certificatului (certificatelor) cu condiŃia să anunŃe în scris ASRO OC-SM B.1.2 Obliga Ńii a) să permită efectuarea auditurilor de supraveghere programate şi a auditurilor de speciale; b) să Ńină sub control activităŃile pentru care a fost acordata certificarea, pentru a menŃine condiŃiile iniŃiale care au condus la emiterea certificatului (certificatelor); c) să înregistreze dovezile şi să permită controlul la solicitarea ASRO OC-SM, pe durata activităŃii de supraveghere; d) să asigure păstrarea confidenŃialităŃii informaŃiilor obŃinute în cursul activităŃilor de certificare inclusiv a informaŃiilor din Mapa de documente informative e) să notifice la ASRO OC-SM orice modificare referitoare la: - statutul legal, comercial, organizaŃional sau proprietatea (în termen de maximum 15 zile) - organizare şi management - adresă de contact şi locaŃii - domeniul operaŃiunilor din cadrul sistemului de management certificat - modificări majore aduse sistemului de management şi proceselor (domeniul de certificare,

documentaŃia sistemului, organigrama);


f) să înapoieze la ASRO OC-SM în termen de 7 zile certificatul pe durata perioadei de sancŃiune în cazul suspendării sau retragerii certificatului (certificatelor) de la data notificării;

g) să plătească în avans sumele rezultate pe baza tarifelor în conformitate cu schema de certificare pentru etapele stabilite, conform contractului de certificare;

h) să modifice orice material publicitar în cazul restrângerii domeniului

i) să nu facă sau să nu permită declaraŃii eronate referitoare la certificarea sa

j) să permită ASRO OC-SM divulgarea informaŃiilor confidenŃiale (colectate de echipa de audit pe parcursul auditurilor efectuate) solicitate de organismul de acreditare RENAR

k) să accepte anularea contractului, în cazul în care nu efectuează plata la timp, conform termenelor contractuale.

l) să se conformeze condiŃiilor din Regulamentului de certificare a sistemului de management inclus în Mapa de documente informative referitoare la suspendarea şi/sau rezilierea contractului din culpa solicitantului care este echivalentă cu suspendarea/retragerea Certificatului (certificatelor).

B.2 DREPTURILE ŞI OBLIGAłIILE ASRO OC-SM

B.2.1 Drepturi

a) să întreprindă măsuri de protecŃie împotriva utilizării abuzive a certificatului şi a mărcii ASRO prin iniŃierea unor audituri neprogramate, dacă este cazul

b) să facă disponibile informaŃiile confidenŃiale ale clientului (obŃinute de echipa de audit pe parcursul auditurilor) numai organismului de acreditare RENAR, dacă acesta le solicită ASRO OC-SM în timpul evaluării

c) să publice pe pagina www:asro.ro: • lista clienŃilor certificaŃi în termen 30 de zile de la data acordării; • lista clienŃilor certificaŃi sancŃionaŃi sau a certificatelor anulate / retrase; • lista sancŃiunilor ridicate;

d) să factureze plata în avans pentru fiecare activitate de evaluare a conformităŃii cu cerinŃele standardului de referinŃă;

e) să factureze plata în avans pentru activităŃile de supraveghere, audituri de urmărire a acŃiunilor corective după caz;

B.2.2 Obliga Ńii

a) să permită într-o mod nediscriminatoriu accesul tuturor clienŃilor la certificare;

b) informaŃiile furnizate de ASRO OC-SM oricărui client sau pieŃei, inclusiv publicitatea trebuie să fie corecte şi să nu inducă în eroare

c) să pună la dispoziŃie modul de confirmare a validităŃii unei certificări acordate la cererea oricărei părŃi

d) să informeze şi să facă disponibilă documentaŃia necesară pentru fiecare etapă din procedura de evaluare a conformităŃii cu cerinŃele standardelor de referinŃă;

e) să informeze clientul / clientul certificat asupra criteriilor de certificare sau a modificărilor din documentaŃia ASRO OC-SM;

f) să acorde certificatul (certificatele) în condiŃiile stabilite prin propriile proceduri;

g) să efectueze auditurile etapa 1 / etapa 2 /de supraveghere/de recertificare cu ajutorul echipelor de audit , pe baza unui program, stabilite de comun acord cu clientul;

h) să asigure confidenŃialitatea informatiilor obŃinute în timpul activităŃii de evaluare a conformităŃii cu cerinŃele standardului de referinŃă.



C RECLAMAłII ŞI APELURI Reclama Ńii ReclamaŃiile se pot referi la: a) Activitatea ASRO OC-SM şi ⁄ sau echipa de audit b) ActivităŃile/produsele/serviciile organizaŃiilor certificate c) Utilizarea certificatelor şi a mărcii ASRO de către clienŃii certificaŃi Sunt luate în considerare reclamaŃiile primite în scrisori recomandate sau cu confirmare de primire sau depuse direct la sediul ASRO OC-SM cu număr de înregistrare, transmise prin ,e-mail, fax. Reclamantul trebuie să se identifice prin nume, adresă, semnătură, ştampilă etc. ReclamaŃia trebuie să conŃină cel puŃin:

• identificarea completă a celui care a făcut reclamaŃia, a organizaŃiei din care face parte reclamantul şi posibilităŃile de contact (telefon, fax, e-mail etc).

• natura şi descrierea clară a obiectului reclamaŃiei ReclamaŃiile sunt înregistrate de către RSM în Registrul reclamaŃiilor şi le supune spre analiză managerului schemei de certificare. Managerul schemei de certificare analizează reclamaŃiile şi desemnează persoanele responsabile cu tratarea lor. Termenul limită de transmitere a răspunsului cu privire la decizie este de 30 de zile (data poştei) şi trebuie notificat printr-o adresă, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire.

Pentru orice situaŃie divergentă care apare pe timpul derulării unui contract de certificare referitoare la activitatea sau echipa de audit a ASRO OC-SM se încearcă găsirea unei soluŃii de rezolvare pe cale amiabilă. Managerul schemei de certificare desemnează o persoană responsabilă care să gestioneze situaŃia apărută. În acest sens, persoana desemnată ca responsabil convoacă la sediul ASRO OC-SM o şedinŃă de conciliere la care participă:

- din partea reclamantului: reprezentantul managementului de la cel mai înalt nivel + 1 persoană care are cunoştinŃe privind standardul de referinŃă

- din partea ASRO OC-SM conducătorul echipei care a desfăşurat auditul la reclamant + 1 auditor care nu a participat la auditul la reclamant (independent) + 1 expert tehnic pe domeniul reclamantului

RSM al ASRO OC-SM asigură secretariatul şedinŃei şi întocmeşte procesul verbal.

Persoana desemnată de ASRO OC-SM transmite ordinea de zi şi convoacă persoanele implicate cu 7 zile înainte de desfăşurarea şedinŃei de conciliere.

ŞedinŃa este condusă de managerul schemei de certificare care prezintă motivul convocării şedinŃei. Se dă cuvântul pe rând reprezentantului reclamantului (pentru a-şi susŃine reclamaŃia şi a prezenta dovezi) şi conducătorului echipei care a desfăşurat auditul la reclamant (pentru a prezenta motivele care au condus la reclamaŃie). Dacă conducătorul echipei care a desfăşurat auditul la reclamant nu poate participa la şedinŃa de conciliere, îşi transmite în scris punctul de vedre. Auditorul independent împreună cu expertul tehnic analizează motivaŃiile celor 2 părŃi şi recomandă CDE acceptarea/neacceptarea reclamaŃiei. Decizia finală este luată de CDE.

Persoana responsabilă din partea ASRO OC-SM înştiinŃează în 15 zile reclamantul despre hotărârea CDE. Dacă reclamaŃiile se referă la produse/activităŃi/servicii ale unui client certificat, managerul schemei de certificare informează clientul certificat despre reclamaŃie în termen de 5 zile şi în urma analizei poate să iniŃieze, dacă este necesar, o supraveghere neprogramată la clientul certificat reclamat. Necesitatea supravegherii se stabileşte de către managementul schemei de certificare în urma analizei informaŃiilor colectate de RC.


Dacă raportul de audit de supraveghere demonstrează vina clientului certificat, toate costurile activităŃii de supraveghere vor fi suportate de acesta. Managerul schemei de certificare analizează cauzele care au condus la neconformitate, propunerile de acŃiuni corective şi modul de implementare a acestora de către clientul certificat şi notifică reclamantului şi altor părŃi interesate măsurile ce au fost luate. Managerul ASRO OC-SM supune spre analiză şi aprobare CDE şi DG, măsuri de sancŃionare a clientului certificat. Modul de rezolvare al reclamaŃiilor constituie element de intrare pentru analiza efectuată de management şi pentru analiza efectuată de CAI privind imparŃialitatea. O reclamaŃie este considerată rezolvată atunci când reclamantul a fost notificat despre decizia luată şi documentele relevante arhivate imediat după notificare. Documentele se păstrează timp de 10 ani. Apeluri Apelurile se pot face împotriva: a) Deciziei CDE de neacordare sau acordare în anumite condiŃii specifice a certificării; b) SancŃiunilor impuse de ASRO OC-SM referitoare la dreptul de utilizare a mărcii ASRO şi a certificatului de către clientul certificat; c) Suspendării, restrângerii domeniul de certificare sau retragerii certificării; d) Oricăror altor decizii ale ASRO OC-SM. Sunt luate în considerare apelurile primite în scrisori recomandate sau cu confirmare de primire, sau depuse direct la sediul ASRO cu număr de înregistrare. Apelantul trebuie să se identifice prin nume, adresă, semnătură, ştampilă etc. Apelul trebuie să conŃină cel puŃin:

• identificarea completă a celui care a făcut apelul, a organizaŃiei din care face parte şi posibilităŃile de contact (telefon, fax, e-mail etc).

• descrierea clară a obiectului apelului Apelurile sunt înregistrate de către RSM în Registrul de evidenŃă corespondenŃă şi înştiinŃează managerul schemei de certificare şi Preşedintele CTA. De asemenea RSM confirmă apelantului primirea apelului printr-o scrisoare cu confirmare de primire. Comisia de tratare a apelurilor se întruneşte la convocarea Preşedintelui, în maximum 15 zile de la primirea notificării apelantului privind decizia de neacordare/suspendare/anulare a Certificatului. Convocarea CTA se face de către Preşedinte, în scris, prin intermediul RSM, cu cel puŃin 7 zile înainte de desfăşurarea şedinŃei. Scrisoarea de convocare cuprinde locul, data şi ora, precum şi ordinea de zi a şedinŃei. Dacă după convocare nu s-a reuşit întrunirea numărului statutar de membri ai CTA se face o nouă convocare în termen de 5 zile. RSM furnizează apelantului rapoarte referitoare la etapa tratării apelului cu termenele stabilite pentru şedinŃele CTA în acelaşi timp invitându-l să participe la dezbaterea apelului . Decizia este luată cu o majoritate de 2/3 din numărul membrilor fără votul Preşedintelui. În cazul unui vot egal, votul preşedintelui este decisiv. RSM, redactează procesul verbal al şedinŃei şi deciziile luate, asigură secretariatul Comisiei de tratare a apelurilor. În termen de 10 zile de la şedinŃă, RSM notifică apelantului decizia finală. Decizia se consideră finală şi se notifică reclamantului în termen de 10 zile după ce este semnată de către preşedintele CAI. În adresa de notificare se specifică dacă decizia este luată de CTA sau CAI. RSM păstrează toate înregistrările privind apelurile, procesele verbale ale şedinŃelor comisiei de tratare a apelurilor, precum şi adresele de notificare, în dosarul de certificare. Un apel este considerat rezolvat atunci când clientul a fost notificat despre decizia luată şi documentele relevante arhivate imediat după notificare. Documentele se păstrează timp de 10 ani.



D ANULAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A CERTIFICATULUI (C ERTIFICATELOR) ŞI MĂRCII ASRO, ÎN ALTE CAZURI DECÂT SANC łIUNILE SituaŃiile în care încetează dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO, altele decât cele în care se aplică sancŃiuni, sunt: 1) standardul de referinŃă nu mai este în vigoare 2) În urma revizuirii standardului, deŃinătorul de certificat doreşte/nu doreşte înnoirea certificării sistemului integrat de management de mediu/al sănătăŃii şi securităŃii ocupaŃionale, conform noilor cerinŃe ale standardelor 3) La sfârşitul perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor) 4) La cererea clientului certificat, indiferent de motivul pe care acesta îl invocă 1 Standardul (standardele) de referin Ńă nu mai este (sunt) în vigoare Managerul schemei de certificare informează în scris clientul certificat cu 6 luni înainte despre data încetării valabilităŃii standardului (standardelor) de referinŃă după care a fost certificat. Notificarea trebuie să conŃină cel puŃin: • Numărul şi titlul standardului retras • Data limită de utilizare a certificatului actual • AcŃiunile ce vor fi întreprinse de clientul certificat pentru utilizarea, în continuare a certificatului şi a mărcii ASRO. 2 Modificarea standardului (standardelor) de referi nŃă în urma revizuirii Managerul schemei de certificare informează în scris clientul certificat cu 6 luni înainte, de data aprobării noului standard. Notificarea conŃine următoarele informaŃii: • Numărul şi titlul standardului revizuit • Principalele modificări ale noului standard faŃă de versiunea anterioară a acestuia • Data intrării în vigoare a noului standard • Un plan de tranziŃie cu etapele şi măsurile care trebuie luate pentru implementarea noii ediŃii a standardul • Politica ASRO OC-SM de tranziŃie Clientul certificat informează ASRO în scris, asupra deciziei sale de reînnoire a certificării conform prevederilor noului standard sau de renunŃare la dreptul de utilizare a certificatului şi mărcii ASRO. Dacă hotărăşte înnoirea certificării conform noului standard, se efectuează o reevaluare în timpul auditului de supraveghere. Dacă este necesar, prin acord mutual, programul de supraveghere va fi adaptat situaŃiei nou create. Dacă clientul certificat renunŃă la dreptul de utilizare a acestuia, se aplică procedura de anulare a certificatului. În acest caz, clientul certificat este notificat în scris despre data limită până la care poate folosi certificatul şi acŃiunile pe care trebuie să le întreprindă. 3 Încetarea perioadei de valabilitate a certificatu lui (certificatelor) ASRO OC-SM notifică în scris clientul certificat, cu cel puŃin 3 luni înainte, asupra expirării certificatului (certificatelor), pentru a-i da posibilitatea, dacă doreşte, să solicite recertificarea sistemului/sistemului integrat de management. Totodată, se transmite clientului certificat formularul Solicitare pentru recertificarea sistemului/sistemului integrat management. În cazul în care clientul certificat nu solicită înnoirea certificării până la sfârşitul perioadei de valabilitate a certificatului (certificatelor), certificarea se va încheia la data expirării şi de la acea dată clientul va fi radiat de pe site.

4 La cererea clientului certificat La cererea clientului certificat, certificatul (certificatele) se anulează înainte de expirarea perioadei de valabilitate, indiferent de motivul invocat.


În acest caz, ASRO OC-SM aplică procedura de anulare. ASRO OC-SM notifică clientul certificat asupra acŃiunilor pe care trebuie să le întreprindă. În toate situaŃiile prezentate mai sus (1-4), clientul certificat trebuie: • Să transmită certificatul (certificatele) la ASRO OC-SM • Să înceteze, imediat după primirea notificării, utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO pe documente şi utilizarea drepturilor colaterale. RSM înregistrează anularea dreptului de utilizare a certificatului (certificatelor) şi motivul acestei decizii în Registrul certificatelor şi se publică pe www.asro.ro.



E INFORMAłII PRIVIND REGULAMENTUL PENTRU UTILIZAREA CERTIFICA TULUI

(CERTIFICATELOR) ŞI MĂRCII ASRO

E1 OBIECT ŞI DOMENIU DE APLICARE Prin intermediul acestui document ASRO OC-SM stabileşte regulile cărora trebuie să se conformeze clienŃii certificaŃi. E2 DREPTURILE CLIENłILOR CERTIFICAłI ClienŃii certificaŃi au următoarele drepturi:

• Să facă referire la certificatul şi/sau marca ASRO în următoarele documente: corespondenŃa lor, publicaŃii, articole promoŃionale şi broşuri, cu condiŃia ca aceste documente să se refere la produsele şi serviciile fabricate/furnizate în sistemul de management de mediu certificat.

• Să aplice marca ASRO pe scrisori, articole promoŃionale şi broşuri, cu condiŃia ca aceste documente să se refere la sediile, produsele şi serviciile aflate/fabricate/furnizate în sistemul de management de mediu certificat.

• Să facă apel împotriva eventualelor decizii de sancŃionare. E3 OBLIGAłIILE CLIENłILOR CERTIFICAłI ClienŃii certificaŃi pot utiliza certificatul (certificatele) şi marca ASRO numai referitor la acele activităŃi, sedii pentru care a fost obŃinută certificarea. Să permită audituri de supraveghere programate şi audituri speciale după caz efectuate de echipa de audit, aşa cum este prevăzut în programul anual de supraveghere şi în MDI. Să informeze ASRO OC-SM despre orice modificări referitoare la sistemul/sistemul integrat de management. Dacă aceste modificări se referă la structura organizaŃională, statut, fluxul de producŃie, etc. va avea loc o nouă certificare. Să informeze ASRO OC-SM asupra oricăror modificări în statut, în termen de 15 zile. Dacă clientul certificat renunŃă de bună voie la dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO, trebuie să înapoieze certificatul la ASRO, în termen de 5 de zile de la notificare. E4 RĂSPUNDEREA CLIENłILOR CERTIFICAłI Răspunderea clienŃilor certificaŃi pentru activităŃile desfăşurate în cadrul sistemului/sistemului integrat de management nu sunt substituite în nici un fel de responsabilităŃile ASRO. E5 REGULAMENT DE UTILIZARE A M ĂRCII ASRO MARCA ASRO Marca ASRO este prezentată mai jos. - Marca ASRO este înregistrată la Oficiul de Stat pentru InvenŃii şi Mărci - Simbolul mărcii ASRO acordat de Organismul de Certificare Sisteme de management este, în funcŃie de schema de certificare desfăşurată, în conformitate cu Figura 1.


SR EN ISO 14001:2005 SR EN ISO 50001:2011 Certificat nr. ......... Certificat nr......... SR ISO/CEI 27001:2006 SR EN ISO 9001:2008 Certificat nr....... Certificat nr....... SR EN ISO 22000:2005 Certificat nr.......

Fig. 1

SR EN ISO 9001:2008 Certificat nr. .......

SR EN ISO 14001:2005 Certificat nr. .......

SR EN ISO 50001:2011

Certificat nr. ...... SR OHSAS 18001:2008 Certificat nr. .....

SR EN ISO 22000:2005 Certificat nr. .....

SR ISO/CEI 27001:2006 Certificat nr.....

Fig. 2

Titularii care au obŃinut certificarea unui sistem de management integrat de la ASRO OC-SM pot utiliza simbolul din Fig. 2 . Simbolurile prezentate în Fig. 1 şi Fig. 2 constau din marca ASRO sub care se amplasează standardul/standardele de referinŃă, urmat/e de numărul certificatului acordat. Marca prezentată în Fig. 1/ Fig. 2 (inclusiv nr. de certificat şi referenŃial) se aplică, după caz, pe corespondenŃă, publicaŃii, materiale publicitare şi articole promoŃionale pe perioada în care organizaŃia este certificată. Clientul certificat trebuie să utilizeze numai simbolul grafic.



Culoarea triunghiului din componenŃa mărcii este albastru, iar ,,ASRO’’ are forma si culoarea prezentate în Fig. 1 / Fig. 2. Clientul certificat poate utiliza pe documente şi marca în tonuri de gri, cu condiŃia ca marca să fie distinctă în context. APLICAREA M ĂRCII ASRO Aplicarea m ărcii const ă în: a) simbolul grafic al mărcii ASRO b) standardul de referinŃă standardul de referinŃă SR EN ISO 9001:2008 / SR EN ISO 14001:2005

/ SR OHSAS 18001: 2008/SR EN ISO 50001:2009/ SR ISO/CEI 27001:2006 / SR EN ISO 22000:2005

c) numărul Certificatului pentru fiecare tip de sistem de management în cazul în care solicitantul doreşte certificarea unui sistem de management integrat.

Marca se poate aplica pe corespondenŃă, documente, materiale publicitare, promoŃionale etc. Marca nu se poate aplica pe produse sau pe ambalajele acestora, sau într-un mod în care să se poată interpreta că indică conformitatea produsului. Marca trebuie aplicată vizibil, fără posibilităŃi de confuzie. PUBLICITATE Clientul certificat poate face orice publicitate, promovare sau informare în relaŃiile sale comerciale, referindu-se la dreptul său de utilizare a mărcii ASRO, cu condiŃia menŃionării clare, fără nici o confuzie, a serviciilor sau activităŃilor pentru care i s-a acordat acest drept. Publicitatea pe care o face clientul certificat propriilor servicii, făcând referiri la certificat şi dreptul de utilizare a mărcii ASRO, nu implică nici o aprobare din partea ASRO sau tarife suplimentare. ÎNCETAREA DREPTULUI DE UTILIZARE A M ĂRCII ASRO Încetarea dreptului de utilizare a mărcii ASRO se aplică în următoarele situaŃii: • Suspendare sau retragere

• La sfârşitul perioadei de valabilitate pentru care a fost acordat acest drept

• La modificarea standardului naŃional de referinŃă dacă clientul certificat nu a adaptat sistemul său de management conform noilor cerinŃe

• Retragerea standardului naŃional de referinŃă

• Clientul certificat renunŃă la acest drept. łINEREA SUB CONTROL A CLIEN łILOR CERTIFICAłI DIN PUNCT DE VEDERE AL UTILIZĂRII CERTIFICATULUI ŞI A MĂRCII ASRO ASRO OC-SM va culege informaŃii privind utilizarea certificatului şi a mărcii ASRO aşa cum a fost stabilit prin contract şi în procedurile organismului, informaŃii ce au fost transmise şi acceptate de client de la început. Orice reclamaŃie, sesizare sau informaŃie ce ajunge la ASRO pe orice cale privind utilizarea abuzivă este tratată conform paragrafului A3, ajungându-se la efectuarea de audituri neprogramate la client. Toate auditurile de orice fel efectuate la client au ca punct de verificare modul de utilizare a certificatului şi a mărcii ASRO. łINEREA SUB CONTROL A CLIEN łILOR CERTIFICAłI DIN PUNCT DE VEDERE AL UTILIZĂRII MĂRCII RENAR ClienŃii certificaŃi nu au voie să folosească marca RENAR ca atare. ClienŃii certificaŃi pot menŃiona că sunt certificaŃi de ASRO OC-SM care, pe domeniul (domeniile) solicitat (solicitate), este acreditat de RENAR.


Pentru a Ńine sub control clienŃii certificaŃi din punct de vedere al utilizării mărcii, ASRO OC-SM transmite odată cu notificarea şi cu certificatul şi marca ASRO in format jpg (pe dischete sau informatic) UTILIZAREA ABUZIV Ă A CERTIFICATULUI ŞI MĂRCII ASRO

Se consideră abuzivă utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO în următoarele cazuri:

• Aplicarea mărcii ASRO pe produse şi ambalaje chiar dacă acestea au fost fabricate în cadrul sistemului/sistemului integrat de management certificat;

• Aplicarea marcii ASRO pe rapoartele laboratorului de incercari, de etalonare sau de inspectie;

• Aplicarea mărcii ASRO pe documente referitoare la produse/servicii fabricate în afara sistemului/sistemului integrat de management certificat sau în alte locuri care nu sunt incluse în domeniul certificării;

• Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO de către organizaŃii care nu au fost certificate de ASRO OC-SM sau de catre solicitantii in curs de certificare;

• Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO în alte domenii decât cele pentru care s-a obŃinut certificarea;

• Utilizarea certificatului (certificatelor) si aplicarea marcii ASRO dupa perioada de valabilitate;

• Utilizarea certificatului (certificatelor) referitor la activităŃi /locaŃii ale clienŃilor certificaŃi, altele decât cele pentru care s-a obŃinut certificatu (certificatele);

• Utilizarea certificatului (certificatelor) în timpul perioadei de suspendare.



F TARIFE, PUBLICA łII TARIFE Conform prevederii acestui document şi a contractului de certificare pentru toate activităŃile susŃinute de ASRO OC-SM, clientul trebuie să achite valoarea facturii emise de ASRO OC-SM înaintea desfăşurării fiecărei etape. Pentru contractele care sunt deja încheiate, modificările pot fi făcute numai cu acordul părŃilor şi printr-un act adiŃional la contract. Tarifele sunt exprimate în lei, nu se modifică pe perioada de valabilitate a certificatului şi se aplică tuturor clienŃilor într-o maniera nediscriminatorie. Costurile suplimentare apar ca o consecinŃă a neîndeplinirii obligaŃiilor contractuale de către client/ client certificat şi vor fi plătite de aceştia. PUBLICAłII ASRO OC-SM menŃine şi face accesibile publicului şi furnizează la cere informaŃii corecte, fără a induce în eroare clienŃii potenŃiali sau certificaŃi. ASRO OC-SM face accesibile publicului informaŃii referitoare la: - Schema/schemele de certificare; procesele de audit şi de certificare pentru

acordarea/menŃinerea, extinderea, recertificarea, restrăngerea, suspendarea sau retragerea certificării

- InformaŃii despre certificările acordate, suspendate sau retrase; - Alte informaŃii relevante referitoare la serviciile ASRO OC-SM, pentru potenŃialii clienŃi ASRO OC-SM furnizează la cere informaŃii detaliate referitoare la - Procesele de audit şi de certificare pentru acordarea/menŃinerea, extinderea, recertificarea, restrăngerea, suspendarea sau retragerea certificării - InformaŃii detailate despre clienŃii certificaŃi, numai după obŃinerea unui acord scris din partea acestora, - modul de confirmare a validităŃii unei certificări acordate Informa Ńii referitoare la schema de certificare a ASRO OC-S M În scopul asigurării unei transparenŃe a procesului de audit şi de certificare, ASRO OC-SM publică următoarele informaŃii: • InformaŃii generale despre certificarea sistemului/sistemului integrat de management;

• Reguli pentru utilizarea certificatului (certificatelor) şi mărcii ASRO;

• InformaŃii referitoare la orice modificare în schema de certificare;

• InformaŃii referitoare la revizuirea/anularea unui document de referinŃă pentru schemele de certificare

• Orice altă informaŃie suplimentară care poate să intereseze clientul potenŃial sau clientul certificat;

Informa Ńii referitoare la clien Ńii certifica Ńi ASRO publică: - Lista clienŃilor certificaŃi cu date de identificare, domeniu certificat, data obŃinerii certificării şi

data expirării; - SancŃiuni, penalităŃi şi suspendări aplicate clienŃilor certificati; - Certificate anulate şi retrase - Ridicarea sancŃiunilor şi suspendărilor pentru deŃinătorii de certificat; - Lista clienŃilor certificaŃi cărora li s-a retras dreptul de a utiliza Certificatul (certificatele) şi

marca ASRO. Aceste informaŃii se publică sub formă de liste care trebuie să conŃină următoarele: - Clientul certificat (nume, adresă);


- Conformitatea cu Srtandardul de referinŃă; - Domeniul de activitate acoperit de sistemul/sistemul integrat de management certificat; - Data acordării certificării; - Data modificării - Data expirării; - SancŃiune (tipul sancŃiunii, perioada); - Suspendarea sancŃiunii. - Motivul pentru care se retrage dreptul de utilizare a certificatului (certificatelor). Alte informa Ńii relevante referitoare la serviciile ASRO OC-SM, pentru poten Ńialii clien Ńi

• Cererea de solicitare a certificării;

• Primele etape pentru a solicita informaŃii referitoare la schema de certificare;

• Serviciile furnizate de ASRO OC-SM; • Coordonate (adresă, telefon, fax, e-mail) şi persoane de contact

• InformaŃia este prezentată în acelaşi mod pentru toŃi clienŃii certificaŃi. • InformaŃia este să fie completă şi exactă pentru a nu conduce la confuzii şi interpretări

• Accesul la anumite informaŃii poate fi limitat la cererea clientului (printr-un document scris)

• Copiile documentelor publicate sunt păstrate de ASRO OC-SM.

• InformaŃiile sunt accesibile pe www asro.ro şi se actualizează lunar sau ori de căte ori este necesar



ANEXA 1 PREVEDERI SUPLIMENTARE LA CERTIFICARE

1 GENERALITĂłI 1.1 Luând În considerare atât complexitatea activităŃii de certificare cât şi confidenŃialitatea informaŃiilor primite, atât clientul cât şi ASRO OC-SM sunt de acord asupra următoarelor aspecte: 1.1.1 Dacă apar situaŃii divergente în timpul derulării contractului de certificare, conflictul dintre ASRO OC-SM şi solicitant va fi rezolvat în termeni amiabili. 1.1.2 Apelul va fi rezolvat la tribunal numai dacă nu se obŃine concilierea. Pentru situaŃia de mai sus, discuŃiile sau părŃi ale acestora, fiind confidenŃiale, nu vor fi făcute publice. 1.2 Suplimentar, la prevederile prezentului Contract se aplică cerinŃele legislaŃiei în vigoare precum şi prevederile Codului Civil Comercial Român. 1.3 Dacă solicitanŃii nu sunt de naŃionalitate română, toate documentele necesare şi/sau utilizate precum şi Contractul de certificare vor fi întocmite sau traduse în limba română şi legalizate. Traducerea şi legalizarea documentelor vor fi plătite de solicitant. 1.4 Prevederile Contractului sunt modificate şi suplimentate, dacă este necesar, prin acte adiŃionale, în scris, aşa cum au acceptat ambele părŃi.


ANEXA 2

ANALIZAREA CAUZEI OBSERVA łIILOR/NECONFORMITĂłILOR Aşa cum s-a arătat la punctul V (cap. 2 ) Tratarea neconformităŃilor: "Pentru toate neconformităŃile şi observaŃiile identificate, clientul trebuie să stabilească un plan de acŃiuni corective şi cauzele care au condus la neconformitate/observaŃie precum şi un program pentru implementare şi să le transmită la ASRO OC-SM în termen de două săptămâni de la data desfăşurării auditului"

În acest sens, trebuie luate în considerare următoarele aspecte:

- prin stabilirea corectă a cauzei se evită reapariŃia observaŃiilor/neconformităŃilor în viitor

- pentru o observaŃie/neconformitate pot exista mai multe cauze

- stabilirea corectă a cauzei neconformităŃii conduce implicit la stabilirea unor corecŃii şi acŃiuni corective reale pentru a preîntâmpina reapariŃia observaŃiilor/neconformităŃilor pe viitor

- o modalitate de analizare profundă a cauzei care a condus la o anumită neconformitate presupune adresarea de cel puŃin 3 ori a întrebării "DE CE? conform următorului algoritm:

DE CE? (a apărut observaŃia/neconformitatea" respectivă) RASPUNS 1 (pentru că…)

DE CE? (Răspuns 1) RASPUNS 2 (pentru că…)

DE CE? (Răspuns 2) RASPUNS 3 (pentru că…) . . .

DE CE? (Răspuns n-1) CAUZĂ

- acŃiunea corectivă se referă la acŃiunea care se întreprinde pentru:

- a elimina cauza care a condus la apariŃia observaŃiei/neconformităŃii

- a preveni reapariŃia observaŃiei/neconformităŃii

- corecŃia se referă la acŃiunea de a elimina observaŃia/neconformitatea detectată

- trebuie să existe un echilibru între cauza care a condus la apariŃia observaŃiei/neconformităŃii, acŃiunea corectiv ă întreprinsă pentru a preveni reapariŃia observaŃiei/neconformităŃii în viitor şi corec Ńia întreprins ă pentru eliminarea observaŃiei/neconformităŃii

Mai jos este prezentat un model de Plan de acŃiuni corective.



PLAN DE ACłIUNI CORECTIVE

rezultate în urma auditului ………………………….. la ……………… …………..

FORMULAREA NC …/…

NCF

CA

TE

GO

RIE

ANALIZAREA CAUZEI CARE A

CONDUS LA NECONFORMITATE/OBSERVAłIE

CORECłE

ACłIUNE CORECTIVĂ

RESPONSABIL/TERMEN DE

IMPLEMENTARE

DOVEZI



Anexa 3 ABORDAREA CERTIFIC ĂRII PRIN EŞANTIONARE LA ORGANIZA łIILE CU SEDII MULTIPLE

1 Defini Ńii

Organiza Ńia cu Sedii Multiple o organizaŃie care îşi desfăşoară activitatea în mai multe sedii dar care nu este obligatoriu să fie o persoană juridică unică. Trebuie ca toate sediile să aibă o relaŃie legală sau contractuală cu sediul central şi să fie incluse într-un sistem comun de management documentat, supus unei continue supravegheri şi auditurilor interne efectuate de către sediul central. Aceasta înseamnă că sediul central are dreptul de a solicita implementarea de acŃiuni corective în orice sediu atunci când este necesar.

Sediu Amplasament permanent în care o organizaŃie desfăşoară lucrări sau servicii

Un sediu poate include întreg terenul pe care se desfăşoară activităŃi aflate sub controlul unei organizaŃii aflate pe un amplasament dat, incluzând orice depozit conex sau asociat de materii prime, subproduse, produse intermediare,produse finite şi deşeuri, şi orice echipament sau infrastructură implicată în activităŃi, indiferent că sunt fixe sau nu.

Când legea o impune, trebuie aplicate definiŃiile stabilite de autorităŃile naŃionale sau locale.

Dacă nu se poate defini un sediu (ex. pentru servicii), acoperirea certificării trebuie să ia în considerare atât activităŃile sediului central cât şi furnizarea serviciilor sale.

Acolo unde este relevant, se poate decide ca auditul de certificare să se desfăşoare numai în locurile în care organizaŃia îşi furnizează serviciile. În astfel de cazuri trebuie identificată şi auditată orice interfaŃă cu sediul central.

Sediu temporar Sediu amenajat de organizaŃie în scopul desfăşurării de lucrări sau servicii specifice pentru o perioadă de timp finită şi care nu va deveni niciodată sediu permanent (ex. sediu în domeniul construcŃiilor).

În scopul furnizării de dovezi despre funcŃionarea şi eficacitatea sistemului de management, sediile temporare pot fi incluse în domeniul certificării organizaŃiei cu sedii multiple în urma unei înŃelegeri între organismul de certificare şi organizaŃie.

Sedii suplimentare Un nou sediu sau un grup de sedii care vor fi adăugate la o reŃea certificată de sedii multiple. Organiza Ńie cu sedii multiple OrganizaŃie având identificată o funcŃie centrală (numită sediu central – dar nu obligatoriu comandamentul organizaŃiei) în cadrul căreia anumite activităŃi sunt planificate, controlate sau manageriate şi o reŃea de sedii locale sau sucursale (sedii) în cadrul cărora astfel de activităŃi se desfăşoară integral sau parŃial

2 CONDIłII DE ELIGIBILITATE PENTRU E ŞANTIONARE

CondiŃiile pe care trebuie să le îndeplinească o organizaŃie pentru a fi eligibilă în scopul aplicării procedurii de eşantionare:

2.1 Sistemul de management trebuie s ă fie sub un plan controlat şi administrat de sediul central şi să facă obiectul unei analize de management de la sediul c entral .

Toate sediile relevante (inclusiv funcŃia administraŃiei centrale) trebuie să fie incluse într-un program de audit intern al organizaŃiei şi toate trebuie să fie auditate înainte ca ASRO OC-SM să demareze auditul de certificare.

2.2 Sediul central al organizaŃiei trebuie să dovedească faptul că a implementat un sistem de management în conformitate cu standardul de referinŃă ales şi că întreaga organizaŃie satisface cerinŃele acestui standard, inclusiv legislaŃia relevantă aplicabilă.

2.3 OrganizaŃia trebuie să demonstreze capacitatea de a colecta şi analiza informaŃii (incluzând dar nelimitându-se la cele prezentate mai jos) de la toate sediile inclusiv de la sediul central privind :

- DocumentaŃia sistemului şi schimbările în sistem;



-Analiza efectuată de management;

- Audituri interne ;

- ReclamaŃii;

- Evaluarea acŃiunilor corective;

- Planificarea auditului intern şi evaluarea rezultatelor;

- Schimbări în aspecte de mediu şi impacturile asociate

- CerinŃe legale şi alte cerinŃe la care organizaŃia subscrie.

De asemenea, trebuie să demonstreze autoritatea şi capacitatea sa de a iniŃia schimbări organizaŃionale, dacă se impun.

3 EŞANTIONAREA

3.1 Metodologie

În vederea certficării, ASRO OC-SM selectează un eşantion reprezentativ de sedii. ComponenŃa eşantionului ales pentru certificare este determinată:

- în mod aleator (cel puŃin 25%)

- selectiv, în funcŃie de următorii factori:

a) Rezultatele auditurilor interne şi ale analizei efectuate de management (efectuate la sediul central şi la celelalte sedii) au ale auditurilor de certificare precedente;

b) Înregistrări ale reclamaŃiilor şi alte aspecte relevante privind acŃiunile corective şi preventive;

c) VariaŃii semnificative ale dimensiunilor sediior;

d) Repartizarea personalului organizaŃiei pe sedii

e) Repetitivitatea funcŃiilor

f) VariaŃii în regimurile de lucru al schimburilor şi în procedurile de lucru;

g) Complexitatea SM şi a proceselor desfăşurate în sedii;

h) Modificările apărute de la ultimul audit de certificare;

i) Maturitatea SM şi nivelul de cunoştinŃe ale organizaŃiei;

j) Problemele de mediu şi dimensiunea aspectelor şi impacturilor asociate;

k) DiferenŃe de cultură, limbă şi cerinŃe legale;

l) Dispunerea geografică (distanŃa dintre sedii).

SelecŃia eşantionului se efectuează după desfăşurarea auditului la sediul central

3.2 Mărimea eşantionului

Numărul minim de sedii care se vizitează la fiecare audit este:

- Audit ini Ńial : mărimea eşantionului este egală cu rădăcina pătrată a numărului de sedii la distanŃă y =√x, rotunjit la numărul întreg superior.

- Auditul de supraveghere : mărimea eşantionului anual este egală cu rădăcina

pătrată a numărului de sedii la distanță înmulŃit cu un coeficient de 0,6 (y=√x), rotunjit la numărul întreg superior.

- Auditul de recertificare : mărimea eşantionului este aceeaşi ca la auditul iniŃial.

Totuşi, acolo unde sistemul de management a făcut dovada eficacităŃii de-a lungul unei perioade de trei ani, mărimea eşantionului poate fi redusă aplicând un factor de 0,8 (y=0,8√x), rotunjit la numărul întreg superior


Sediul central trebuie auditat în timpul fiecărui audit iniŃial sau de recertificare şi cel puŃin anual în timpul supravegherilor.

Mărimea (sau frecvenŃa) auditării eşantionului cresc în funcŃie de următorii factori:

a) Mărimea sediului şi numărul de angajaŃi (ex. mai mult de 50 de angajaŃi într-un sediu);

b) Complexitatea sau nivelul de risc al activităŃii şi a sistemului de management;

c) VariaŃiile în practicile de muncă (ex. munca în schimburi);

d) VariaŃiile în activităŃile întreprinse;

e) SemnificaŃia şi amploarea aspectelor de mediu şi a impacturilor asociate

f) Înregistrări ale reclamaŃiilor şi alte aspecte relevante privind acŃiunile corective şi preventive;

g) Orice aspect multinaŃional; şi

h) Rezultatele auditurilor interne şi ale analizei efectuate de management

Atunci când organizaŃia are un sistem ierarhic de sucursale (ex. sediu central, sedii naŃionale, sedii regionale, sucursale locale), modelul de eşantionare pentru auditul iniŃial aşa cum a fost definit mai sus se aplică pentru fiecare nivel.

3.3 Sedii suplimentare

În cazul în care unei reŃele de sedii multiple deja certificată i se adaugă un nou grup de sedii, fiecare nou grup este considerat ca independent pentru determinarea mărimii eşantionului. După includerea noului grup în certificat, noile sedii sunt cumulate cu cele precedente pentru stabilirea mărimii eşantionului pentru viitoarele supravegheri sau pentru auditurile de recertificare

3.4 Auditul de certificare ini Ńială/supraveghere/recertificare

Etapa 1 de audit cuprinde activităŃile de la sediul central, pentru a exista certitudinea că se aplică un singur SM pentru toate sediile şi există un management central la nivel operaŃional. După auditul la sediul central are loc selectarea eşantionului reprezentativ de sedii care va fi supus certificării.

Sediul central este auditat în timpul fiecărui audit iniŃial sau de recertificare şi cel puŃin anual ca parte a activităŃii de supraveghere.

Auditurile de supraveghere trebuie să:

o includă vizita la sediul central al organizaŃiei

o acopere într-un timp rezonabil toate sediile organizaŃiei, conform metodei de eşantionare a ASRO OC-SM

o respecte factorii de selecŃie şi formula pentru numărul minim de sedii, menŃionată mai sus.

3.5 NECONFORMITĂłI

Tratarea neconformităŃilor se face Ńinând cont de anumite aspecte specifice organizaŃiilor cu sedii multiple, după cum urmează:

3.5.1 Atunci când sunt depistate neconformităŃi, la orice sediu individual, atât prin auditul intern al organizaŃiei cât şi în urma auditării de către organismul de certificare, trebuie investigat pentru a determina dacă şi alte sedii pot fi afectate. Prin urmare, ASRO OC-SM solicită organizaŃiei să analizeze neconformităŃile pentru a determina dacă ele indică sau nu o deficienŃă generală a sistemului aplicabilă unui alt sediu. Dacă se constată că este o deficienŃă generală a sistemului, acŃiunile corective trebuie implementate şi verificate atât la sediul central cât şi la fiecare sediu individual afectat. Dacă se constată că nu este o deficienŃă generală a sistemului, organizaŃia trebuie să justifice limitarea auditului de urmărire a acŃiunilor corective.



3.5.2 ASRO OC-SM solicită dovezi obiective ale acestor acŃiuni şi măreşte frecvenŃa de eşantionare şi/sau mărimea eşantionului până când se asigură că este restabilit controlul.

3.5.3 În orice moment al procesului de luare a deciziei, dacă orice sediu are o neconformitate, certificarea este refuzată pentru întreaga reŃea de sedii aşteptându-se acŃiuni corective satisfăcătoare.

3.5.4 Nu se admite ca, datorită existenŃa unei neconformităŃi la un singur sediu, organizaŃia să elimine din domeniu certificării sediul respectiv în timpul procesului de certificare. O astfel de excludere poate fi convenită numai în avans

3.6 EMITEREA CERTIFICATULUI/CERTIFICATELOR

3.6.1 Certificatul poate fi emis astfel încât să acopere sediile multiple cu condiŃia ca fiecare sediu inclus în domeniul certificării să fi fost fie auditat individual de către ASRO OC-SM fie auditat folosind abordarea pe bază de eşantionare.

3.6.2 ASRO OC-SM emite certificatul, clientului certificat, sub orice formă alege acesta.

3.6.3 Certificatul trebuie să conŃină numele şi adresa sediului central al organizaŃiei şi o listă cu toate sediile cuprinse în certificare. Domeniul certificării trebuie să exprime clar că activităŃile certificate sunt desfăşurate de către reŃeaua de sedii aflate pe listă. Dacă domeniul certificării sediilor este emis doar ca o parte a domeniului general al organizaŃiei, trebuie clar definită aplicabilitatea sa la toate sediile. Acolo unde sunt incluse în domeniu sedii temporare, astfel de sedii trebuie identificate ca temporare în certificat.

3.6.4 Pentru fiecare sediu al organizaŃiei acoperit de certificare se poate emite un certificat cu condiŃia ca el să conŃină acelaşi domeniu, sau un sub-domeniu al acelui domeniu, şi să conŃină referiri clare la certificatul principal.

3.6.5 Certificatul va fi retras în întregime, dacă sediul central sau oricare din sedii nu îndeplineşte cerinŃele necesare pentru menŃinerea certificării.

3.6.6 Lista sediilor se păstrează actualizată de către ASRO OC-SM. Prin urmare, ASRO OC-SM solicită organizaŃiei să-l informeze despre închiderea oricărui sediui aflat sub acoperirea certificării. Nefurnizarea de astfel de informaŃii va fi considerată de către ASRO OC-SM drept o folosire abuzivă a certificării, şi ASRO OC-SM va acŃiona în consecinŃă

3.6.7 La o certificare existentă pot fi adăugate sedii suplimentare ca urmare a activităŃilor de supraveghere, recertificare sau în urma extinderii domeniului certificării.

mapa de documente informative certificare sisteme de ... · mapa de documente informative pag. 3/35...

Documents