manualul sistemului de m · pdf filesr en iso 9011:2011 pag.42 .cap .7.5.2....

)

)

UNITA TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA. MUNICIPIUL MOINE~TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bacau, cod 605400

Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340; Fax: 0234365428, e-mail: [email protected]

APROBAT

PRIMAR

JR VIERU VALENTIN

~A~::A~~

L(t, • • I ~ :,: .......... t .... - .Jc,

1~0 9001 /ROUJQMS/JAS • C 0017 /0789 ISO 14001/ROU/fMS/JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C 0005/014,

MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENTINTEGRAT

COD : MSMI. PM - 04 editia 4, revizia 2

SR EN ISO 9001 : 2008 SR EN ISO 14001 : 2005 SR OHSAS 18001 : 2008

2

)

)

UNJTATEA ADMlNlSTRATIV TERITORJALA MUNIClPIUL MOINE~TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. BacAu, cod 605400

Tel:0234363680;0740162602;0372764340; Fax: 0234365428, e-mail: [email protected]

~ - }A~:~-~~

~ ~-G, : 4[4!'f- : I :

- - - - T - - - .JO

ISO ,OOJJIOU/Q\1$/JAS • C 0017/ll78t 1$0 140Cll/l0U/EMS/JAS • C 0006/lll47

OH~AS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C 000$/0149

l .. LISTA RESPONSABILILOR cu elaborarea, verificarea ~i aprobarea edifiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul edifiei procedurii operaponale:

Nr. Elemente privind Numele ~i Functia Data Semnatura crt. responsabilii/operatiunea prenumele

" 0 1 2 3 4 5 1(1( J

1.1 Elaborat Nelu Bobeica Consilier 05.05.2017 ~JV '\ ;I\ 'I

1.2 Avizat Nelu Bobeica RMSI 05.05.2017 ~ 1.3 Avizat Dirlau Marilena Secretar 18.05.2017 ~ w 1.4 I

2. SITUATIA EDITIILOR /reviziilor si controlul modificarilor in cadrul procedurii operationale :

Nr. Editia/ Componenta Modalitatea Nume,prenUine,semnatura Data Crt Revizia/ revizuit~ reviziei aplicarii

Data cap. /pagina ·continutul Responsabilu Aprobat modificarii I Primar

reviziei 0 I 2 3 4 5 6 I Editia I x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 01.02.2012

Revizia O x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 01.02.2012 2 Editia 2 x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 15.03.2013

Revizia O x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 15.03.2013 3 Editia 3 x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 05.12.2013

Revizia O x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 05.12.2013 4 Editia4 x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 04.05.2015

Revizia O x x Nelu Bobeica Viorel Ilie 04.05.2015 5 Revizia 1 Cap 2 pct 2.4 •

-Cap 2pct 2.4.Standard Nelu Bobeica Viorel Ilie 24.02.2016 24.02.2016 pag 15

Cap .7.5.2. - SR EN ISO 9011:2011

Pag.42 .cap .7.5.2. Excludere-Validarea proceselor de prestare a serviciului

'tf

3

)

)

5 Revizia 2 05.05.2017

UNIT A TEA ADMlNISTRA TIV TERITORIALA.

Cap I.pct

MUNICIPIUL MOINE~TI Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bacau, cod

605400 Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340; Fax: 0234365428, e-mail: [email protected]

Nelu Bobeica -Cap 2pct 2.4.Standard 1.2.Modalitati de SR EN ISO 9011:2011 contact

Cap 2 pct 2.4 - -Cap .7.5.2. Excludere-Cap .7.5.2. - Validarea proceselor Pag.42 de prestare a

serviciului

CUPRINS

DENUMm.E CAPITOL

1. Prezentarea organizapei 2. Documente de referinfa 3. Definifii ~i prescurtari 4. Sistemul de Management Integrat

4.1 Cerinte generale 4.2 Cerinte generale referitoare la documentatie

4.2.1. Generalitati 4.2.2. Manualul sistemului de management integrat 4.2.3. Controlul documentelor 4.2.4. Controlul inregistrarilor

5. Responsabilitatea Managementului 5.1 Angajamentul managementului 5.2 Orientarea catre client 5.3 Politica managementului integrat 5.4 Planificare

5.4.1 Obiectivele SMI 5.4.2 Planificarea SMI 5.4.3 Obiective, programe de mediu ~i SSO

5.5. Responsabilitate, autoritate ~i comunicare 5.5.1 Responsabilitate ~i autoritate 5.5.2 Reprezentantul managementului 5.5.3 Comunicarea intema

5.6 Analiza efectuata de management 5.6.1 Generalitati 5.6.2 Date de intrare pentru analiza 5.6.3 Date de ie~ire a analizei

6. Managementul resurselor 6.1 Punerea la dispozitie a resurselor 6.2 Resurse umane

6.2.1 Generalitati 6.2.2 Competenta, instruire si con~tientizare

6.3 Infrastructura 6.4 Mediul de lucru

. . J... -i-=-

J-~~::~-~~ :e,· : . . ~ ::

• ......... ; ....... "'"'c

ISO i'OOl/ROU/QMS/ JAS • C 0017 /Ol'8t ISO 1400ltlOU/EMS/JAS. C 0006/0147

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/ IAS • C 0005/0149

Vieru 07.05.2017 Valentin

4

7.

)

8.

)

UNIT ATEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI

~A~::~~~

I ' Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bacau, cod 605400

Tel: 0234363680;0740162602;0372764340; Fax: 0234365428, e-mail: [email protected]

:e,·: -:· ·r-=--:-~ :.: - · .. "' T .. - - "'o

Realizarea serviciului 7 .1 Planificarea realizarii serrviciului 7 .2 Procese legate de clienti. ofertare, contractare, comunicare

7.2.1 ldentificarea cerintelor referitoare la serviciu 7.2.2 Analiza cerintelor referitoare la serviciu 7.2.3 Comunicarea cu clientul

7.3 Proiectare ~i dezvoltare 7.4 Aprovizionarea

7.4.1 Procesul de aprovizionare 7.4.2 lnformatii referitoare la aprovizionare 7.4.3 Verificarea produsului aprovizionat

7.5. Furnizare de servicii 7.5. l Controlul fumizarii serviciului

ISO ,001/lOU/QMS/JAS • C 0017/0789 1$0 14001/ltOU/EMS/ JAS • C 0006/0147

OHSA$ 18001/lOU/OHSAS/JAS • C OOOS/0149

7.5.2 Validarea proceselor speciale si al furnizarii serviciului 7.5.3 ldentificare ~i trasabilitate 7.5.4 Proprietatea clientului 7.5.5 Pastrarea documente

7 .6 Controlul echipamentelor de masurarea ~i monitorizare 7.7 Controlul operational Masurare, analiza ~i imbunatatire 8.1 Generalitati 8.2 Monitorizare ~i masurare

8.2.1 Satisfactia clientului 8.2.2 Audit intern 8.2.3 Monitorizarea ~i masurarea proceselor 8.2.4 Monitorizarea ~i masurarea serviciului 8.2.5 Monitorizarea ~i masurarea performantei

8.3 Controlul serviciului neconform 8.3.a) Neconformitati, actiuni corective, preventive in managementul mediului 8.3.b) Accidente, incidente, neconfonnitati, actiuni corective, preventive in SSO 8.3.c) Program pentru situatii de urgenta ~i capacitate de raspuns 8.4 Analiza datelor 8.5 imbunatatire

AN EXE

8.5.1 lmbunatatire continua 8.5.2 Actiuni corective 8.5.3 Actiuni preventive

Anexa l -Declaratia Primarului municipiului Moinesti Anexa 2 -Organigrama Primarie Municipiu Moinesti Anexa 3 - Harta proceslor SMI Anexa 4 - Succesiunea proceselor SMI Anexa 5 - Lista proceselor SMI

5

)

)

UNITATEA ADMINISTRATIV TERITOR[ALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Baciiu, cod 605400


Wl1f01LJ{]JL t l .PREZENT AREA ORGANIZA TIEI

1.1 CONSIDERATII GENERALE

h~~:;~-~~ :e,· : . . .. · ..... ~ . ' ~: ~ '- ........ ~ ... - .. ... o

ISO 9001/ROU/OMS/JAS • C 0017 /078, ISO 14001/ROU/EMS/JAS • C 000&/0147

OHW 18001/ROI//OHSAS/JAS • C 0005/0149

Manualul descrie Sistemul de Management Integrat: calitate, mediu, sanatate si securitate ocupationala (SMI) adoptat de PRIMARIA MUNIC/PIULUI MO/NESTI in confonnitate cu cerintele standardelor SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008 pentru toate serviciile cuprinse in domeniul de activitate declarat, in vederea realizarii unnatoarelor deziderate:

a) implementarea efectivi\, in cadrul primariei, a standardelor ~i principiilor privind managementul calitatii, mediului , sanatatii ~i securitatii ocupationale pomind de la abordarea procesuala legata de imbunatatirea continua a calitatii serviciilor si proceselor primariei, in vederea satisfacerii cerintelor si asteptarilor cetatenilor.

b) respectarea reglementarilor legale. c) asigurarea unor metode eficiente de monitorizare pentru cresterea eficientei practicilor activitatilor si

proceselor desfasurate; d) asigurarea unei haze documentate pentru auditarea intema si extema a sistemului integrat de calitate,

mediu, Sfillatate ~i securitate ocupationala; e) imbunatatirea continua a sistemului si mentinerea cerintelor sale in conditiile schimbarilor de ordin

organizatoric, a nivelului tehnologic ~i de calificare a personalului, schimbarilor de ordin legislativ sau de reglementare;

f) demonstrarea confonnitatii SMI implementat cu cerintele impuse prin conditii contractuale. g) Cerintele impuse prin prezentul manual sunt complementare cerintelor pentru fumizarea serviciilor. Abordare bazata pe procese Sistemul de management integrat cuprinde o abordare bazata pe procese. Procesele reprezinta pentru

PR/MARIA !rlUNIC/P/ULUI MO/NESTI, activitati prin intennediul ci\rora datele de intrare sunt transfonnate in date de ie~ire. ldentificarea, conducerea ~i monitorizarea sistematici\ a proceselor din cadrul primariei, precum ~i interfetele dintre acestea, reprezinta elementele principale ale abordarii orientate pe procese fiind utilizata pentru eficacitatea functioni\rii sistemului integrat de management.

Generic, categoriile de procese intalnite in primarie sunt prezentate mai jos.

INTRARI CERINTE CETATENI

PROCESE DE MANAGEMENT

PROCESE FURNIZARE SERVICII

PROCESE SUPORT

IESIRI SATISFACTIE CETATENI

6

)

UNIT A TEA ADMrNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandri , nr. 14, jud. Baciiu, cod 605400

Tel: 0234363680; 0740162602;0372764340; Fax: 0234365428, e-mail: [email protected]

}!~~::~-~~ :e,· : I I ~- -r-=----1 ' ~ :: '- - ...... ~ ........ "'o

ISO 9001/IOU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROO/EMS/JAS · C 0006/0147

OHW 18001/kOU/OHSAS/JAS • C ooa5/Dl4t

Preambul la Politica referitoare la calitate ,mediu si securitate si sanatate ocupationala. Primarul Municipiului Moinesti a fundamentat si documentat ,,Politica referitoare la calitate

,mediu si securitate si sanatate ocupationala". Declaratia Primarului are ca fundament principiul imbunatatirii continue a performantelor, luand in considerare necesitatile tuturor partilor implicate: cetateni, furnizori, angajati, institutii colaboratoare.

DECLARA TIA PRIMARULUI MUNICIPIULUI MOINESTI PRIVIND POLITICA REFERITOARE LA CALIT ATE, MEDIU, SANAT ATE SI SECURIT ATE OCUPA TIONALA

Deviza noastra este:,,ADMINISTRATIA TREBUIE SA FIE A CETATENILOR • PENTRU CETATENI ! ..

In scopul realizarii unei imbunatatiri continue a performantei Primariei municipiului Moinesti in domeniul calitatii serviciilor,cresterea eficacitatii in satisfacerea cerintelor cetatenilor si a celorlalte parti interesate , precum si crearea unui sistem performant de Control intern managerial in confonnitate cu prevederile OMFP 946/2005. Conducerea Primariei municipiului Moinesti a decis implemntarea si certificarea unui Sistem de Management Integrat calitate-mediu-sanatate si securitate ocupationala in conf ormitate cu cerintele standardelor SR EN ISO 900 I :2008, SR EN ISO 14001 :2005, SR OHSAS 18001 :2008. Prin implementarea si certificarea prezentului Sistem de Management Integrat,in calitate de Primar al municipiului Moinesti, impreuna cu aparatul de specialitate ma angajeaz sa fie indeplinite : * Asigurarea unor servicii de cea mai buna calitate, a economisirii timpului cetatenilor si a reducerii birocratiei; *Utilizarea eficienta a resurselor financiare si umane implicate in furnizarea serviciilor; *Cresterea competentei personalului, constientizarea si implicarea activa a acestuia pentru indeplinirea politicii si obiectivelor strategice stabilite de managementul de la eel mai inalt nivel; *Reducerea impactului negativ al activitatilor sale asupra mediului; *Reducerea riscurilor privind securitatea si sanatatea in munca pentru proprii angajati,colaboratori, comunitatea locala, prin desfasurarea activitatilor in conditii de siguranta. OBIECTIVELE STRA TEGICE ale Primariei municipiului Moinesti suot: Obiectivul strategic or.1. Asigurarea capacitatii Primariei municipiului Moinesti de a so/utiona si de a gestio11a necesitati/e p11blice in tmmele si in interesul cetatenilor; Obiectivul strategic nr.2. lmbunatatirea functionarii inslitutionale,conformarea cu cerinte/e legale de reglemntare aplicabile si asigurarea transparentei in proces11l decizional; Obiectivul strategic nr.3. lmbunatatirea serviciilor pub/ice oferite cetatenilor si asigurarea protectiei mediului inconjurator;

Aceasta politica este adecvata scopului organizatiei si are la baza urmatoarele principii: *Respectarea principiului transparentei, al aplicarii unitare si al autonomiei cu privire la liberul acces la informatiile de interes public; *Dezvoltarea durabila a utilizarii si valorificarii resurselor; *Imbunatatirea pennanenta a calitatii serviciilor oferite; *Corectitudine si promptitudine in asigurarea serviciilor; *Consolidarea increderii beneficiarilor serviciilor.

Participarea la implementarea Sistemului de Management Integrat este sarcina de serviciu a fiecarui angajat, acestia avand obligatia sa cunoasca si sa respecte intocmai responsabilitatile ce le revin si reglementarile aplicabile si sa depuna un efort constant pentru imbunatatirea sistemului.

7

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI



}A~::~~~

J.&~ . ' ~ :.: ... - .... t .......... ()

ISO 9001/ROWQMS/JAS • C 0017/1)789 ISO 14001/ROU/eMS/JAS • C 0006/1)147

OHSAS 11\00I/ROUJOKSASJJAS • C OOOSJ014t

Responsabilitatea pentru cresterea calitatii serviciilor este a tuturor si a fiecaruia in parte. Pentru indeplinirea obiectivelor stabilite,cerintele cetatenilor si comunitatii locale si respectarea

cerintelor legale si de reglemntare ,precum si asigurarea imbunatatirii continue a Sistemului de Management Integrat , voi asigura si voi pune La dispozitie toate resursele materiale,financiare si umane necesare. Atingerea obiectivelor strategice va insemna respectarea angajamentului in domeniul Calitatii Mediului,

Sanatatii si Securitatii Ocupationale si va constitui baza increderii cetatenilor in Administratia publica locala a municipiului Moinesti.

Data : 04.05.2017 PRIMAR

JR. VIERU VALENTIN

8

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORlALA MUNlCIPIUL MOINESTI


Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340; Fax: 0234365428. e-mail: [email protected]

1.2.Modalitati de contact la Primaria Municipiului Moinesti

UAT MUNICIPIUL MOINESTI

~A~::~-~~ :e,· : I < .} .. -~ : ' ~ : ,: - - ...... -- .. ..10

ISO 9001/lOU/GIMS/JAS • C 0017/0789 ISO 1'1001/ROU/EMS/JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/lOU/OHSAS/JAS • C OGOS/0149

ADRESA: Strada Vasile Alecsandri, nr.14, Moinesti, jud. Bacau , cod 605400.

Telefon: 0234363680, Fax: 0234365428

E-mail: [email protected]

Website:www.moinesti.ro

CONTACT

STRUCTURA FUNCTIA DE NUMESI Camera e-mail CONDUCERE PRENUME

Tel.Interior/mo bil

VIE RU Tel.int. 101/ 102 [email protected] PRIMARUL Primar VALENTlN 0733959401 [email protected]

VICEPRIMARUL Cam.107 [email protected] Viceprimar

Tel.int. 126

SECRETARUL Tel.int. 104 [email protected]

Secretar DIRLAU MARlLENA Secretariat

Interior 101/102

ADMINISTRATOR UL Administrator ARMEANU Cam.108 [email protected]

PUBLIC public MADA LINA Tel.int. 106

Compartimentul Resurse Coordonator Cam.204/210 [email protected]

umane Securitate si compartiment ZOTA MIHAELA Tel.int..129/227 Sanatate in munca

Compartlmentul relatii POPESCU Cam.6 [email protected] publlce si documentare Coordonator

GENOVEVA compartiment

SIPOS ERNA Tel.int. 105/220

Compartlmentul Cam.5 [email protected] Registrul agricol Coordonator NECHITA

compartiment FLORlCA Tel.int. 125

Directia asistenta sociala Tel.023436101 [email protected] Director CEHAN BOGDAN 1

Strada Capitan Zaganescu PETRU nr. 18

9

Compartimentul Aparatu) de lucru al Conslllulul local

Compartimentul Fond tocativ

Directla Utllltatl publice

) Biroul monltorlzare servlcll publlce

Biroul lluminat public

Compartlment Comerclal

Directia Urbanism,amenajarea teritoriului si achizitii pub lice

Serviclul Urbanism,amenajarea

) terltorlulul sl achlzltll publice si cadastru

Serviciul lnvestitii,receptie lucrari st derulari contracte

Compartimentul Protectie civila

Serviciul voluntar Situatii de urgenta

Directia Cresa

UNIT A TEA ADMlNlSTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI

Str. Vasile Alecsandri, or. 14,jud. BacAu, cod 605400


Coordonator Cam.101

compartiment CHIRJAC NICULlNA Tel.int. 131

Cam.304 Coordonator ARSENI compartiment APRON ILA Tel.int. 132

Director Executiv Cam.205 BACIU COSTEL Tel.int. 209

PRUTEANU Cam.106 Sefbirou

MARGARETA Tel.int. 115

GHERMAN Subsol Sefbirou

CIPRIAN

Cam.203 11205

Coordonator compartiment

BODOR SIMONA Tel.int. 109

0733959402

GHERVAN Tel.int.203

Arhltect sef CATALlN

Cam.304

Sef serviciu PETECUTA Tel.int. 230 I UST INA

Mobil 0733959405

Cam.304 /301

Sef serviciu SAN DU ARTEMIZA Tel.int.

103/204

COST ACHE Subsol Coordonator compartiment IULIAN

Tel.int. 112

Sef Serviciul Subsol

CARP EMIL Tel.int. 112

Director Cresa HAMP AU Tel. RAMONA 0234361717

~~~:~~~ j_E, . : '

~ : .: - - - - r - .., ... .Jo

ISO to01~0U/QM$/JAS • C 0017/1)189 1$0 14001/ROU/fMS/ JAS • C 0006/1)147

OH5AS 18001/IOU/OHSAS/JAS • C 0005/Dl49

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

s1~hiiitiinu!2lice@moine~ti.ro

inv~stitii(a).mQinesti.rQ

[email protected]

[email protected]

protecci [email protected]

10

Strada Zorilor nr.1

Directia politie locala

Serviciul ordine publica

Compartlmentul

Dispecerat si monltorlzare video

) Compartimentul inspectii . lnspectia comerciala • lnspectia dlsclpllna in constructii si mediul

Biroul management sanitar si asistenta medlcala comunltara

Biroul

Proiecte IT,stategii de dezvoltare si promovare

Servlciul Administrarea domeniului public si

) privat

Strada V.A!ecsandri nr.14

Biroul autofinantate

Birou Juridic si contencios

Directia economica

Servlciul Veniturl

UNIT A TEA ADMlNlSTRA TIV TERITORJALA MUNIClPIUL MOINE$TI



Cam.I Director LUNGU [LIE

Tel.int. 134

IFRIM DORIN Tel.int. 134 Sef Serviciu

CRISTIN

Tel.int. 148 Coordonator

DORU FLORIN compartiment

BANUTA Cam.107 GABRIELA Tel.int. 109

Coordonator compartiment

CEANGU Mobil NARCISA 0748117230

!CHIM DANIELA 0744637918

Sefbirou HIRU FLORIN

Cam.206 /207

Sefbirou Tel.int. 208

Mobil 0733959403

Cladire Anexa

Sef serviciu Tel.int. 209/221 DASCALUIOAN

Mobil 0733959401

PIATA CENTRALA

GRAD IN A RU Sefbirou

EMANOlLA Tel.int. 230

Mobil piata 0733959409

Cam.208/307

Sefbirou Tel.int. 133/222

Director PADUREANU Cam.202

economic GABRIELA Tel.int. 128

Sef serviciu DUCA MIHAELA Cam.7

l~~:!'.~~ :e,· : . ' ~-- -i--::--: . 4ITi[ill, : ' :

- - - - I' - - - J<>

ISO 9001/ROU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROU/fMS/ JAS • C 0006/0147

OHSA$ 18001/llOU/OHSAS/JAS • C 0005/014'

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

contabilitate(@.moinesti.ro

[email protected]

I I

(lmpozite si taxe locale)

Birou Executare silita

Compartlmentul Buget contabilitate

Biroul cultura,tlneret, activitatl publlce sl mediul de afacerl

Complexul de servlcll sociale

Serviciul de evidenta informatizata a persoanelor si Stare civil a

Str. T Vladimirescu nr.206

Compartimentul Audit public intern

) Compartlmentul Managementul Sistemului lnegrat si Mediu

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORJALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bacau, cod 605400


Tel.int. 107/207

Sefbirou BARSTAN Cam.315

VASILE Tel.int. 122

Coordonator Cam.101 compartiment ALAZAROAIE

COST I CA Tel.int. 124/224

Cam.105

Sefbirou Biblioteca COSTEA VIOREL Tel.int. 111

Mobil 0733959407

SefComplex MANOLACHE Mobil IONlCA 074511528

Tel.int. 123

Sef serviciu IVASCU RAMONA

Coordonator Cam.209 compartiment GHERASIM

PETREA Tel.int. 127

BOBEICA NELU Cam.109 Coordonator SMI

Tel.int. 127 Coordonator Cam.10 Mediu ENEA DANIELA

Tel.int. 116

I I ... •.. -....-:=---

l~~::~~~

:G,' : : I

~ :I~ - - ..... r ........ Jo

ISO 9001/ROU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/10\l/fMS/ JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C OOOSJ014t

[email protected]

[email protected]

comunicare1:1rimarie@moine sti.ro

[email protected]

stared vi [email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

smimediu@moinesti .ro

12

)

)

UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI



1.3.DESCRIEREA LOCALIT ATII

ISO 11!101AOU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ltoU/EMS!JAS, C 0006/0147

OIISAS 18001/lOU,011$ASf}AS • C 0005/0149

Pozitionare geogratica: Municipiul Moinesti este situat in partea de nord-vest a judetului Bacau, la 45 km distanta de municipiul Bacau si la 8 km distanta de Comanesti; Componenta: Moinesti - centru administrativ, Hangani, Vasaiesti, Lunca-Dealu' Mare, Lucacesti, Micleasca, Albotesti si Gazarie - cartiere; Cai de acces: DN 2G, legaturi cu mun. Bacau {45 km.), oras Comanesti (8 km.},DN llA: Tirgu-Ocna (30 km.), statiunea Slanic Moldova {46 km.), mun. Onesti (45 km.);cale ferata Moinesti-Comanesti; Suprafata: 5490 ha; Populatia: 20800 locuitori

Municipiul Moinesti este asezat in bazinul mijlociu al sistemului de rauri Trotus-Tazlau, intr-o zona cu bogate resurse naturale (petrol, carbune,lemn, ape minerale curative). Cele 10 izvoare cu ape minerale din "Parcul Bai", cantonate pe paraul Gazu, precum si microclimatul ozonat al zonei, lipsit de pulbere nociva, insotite de fhunusetile reliefului si florei locale, pledeaza pentru statutul de statiune balneoclimaterica. Pe langa toate acestea, municipiul Moinesti cunoaste o intensa viata spirituala si sportiva, precum si o dezvoltare continua a institutiilor scolare, judectoresti, bancare si turistice. Ca atare, municipiul are certe perspective de dezvoltare urbanistica, economica si turistica, dorindu-se ca el sa devina un centru balneoclimateric important, preferat de turistii autohtoni, dar si de cei din alte localitati ale tarii sau din strainatate.

Prima atestare documentara a localitatii este datata 1437 si primul document in care Moinestiul este nominalizat ca targ este acela din anul 1832, cand avea 188 de case si 588 de locuitori. Targul Moinesti era un loc de intalnire intre locuitorii, de pe Valea Trotusului si Valea Tazlaului, a celor veniti din Transilvania, aici existau izvoare de pacura, exploatari forestiere, alte produse mestesugaresti si agroalimentare.

In anul 1921 Moinestiul devine comuna urbana si odata cu aceasta creste functia lui administrativa. Moinestiul era resedinta comunei urbane si in acelasi timp resedinta plasei Tazlau. In anul 2001 orasul Moinesti a fost declarat municipiu. in bazinul petrolifer al Moldovei s-a forat prima sonda mecanica din Romania (in 1861) si printre primele din lume. La Moinesti a fost instalata a patra mare rafinarie din tara { 1923 ).

1.4 OPORTUNITATI DE INVESTITil: lndustrie

Pentru ocuparea integrala a fortei de munca disponibile si dezvoltarea socio-economica a municipiului, administratia locala incurajeaza investitile, in special in domeniile nepoluante. Exista in zona forta de munca calificata in foraj-extractie si mentenanta in industria petroliera, prelucrarea lemnului, facand posibile investitii in amenajarea unor ateliere de mic mobilier, ta.mplarie, profile din lemn, mobilier de gradina, cherestea s.a., dar si persoane calificate in industria usoara (textile, incaltaminte, artizanat);

Agricultura Din totalul suprafetei administrative a orasului, terenul agricol acopera 2590 ha, din care terenul arabil este de 538 ha. Pentru a valorifica traditia economica a zonei, pentru a o face mai productiva, un adevarat motor al dezvoltarii locale, se doreste atragerea de investitii in agricultura si cresterea animalelor.

Twism si agroturism - Parcul Bai (unde se afla izvoarele cu ape minerale curative), - Parcul cu Pini (pensiune, motel, casute camping, teren tenis}, - Cetatuia ( cetate dacica atestata arheologic ), - Dealul lui Ghindaru (unde arheologii au descoperit artefacte ale culturii pre- Cucuteni cu o vechime de peste 3000 de ani}, • Lacul Tamita-cel-fara-de-fund si, in imediata proximitate a municipiului: • Salina Tirgu-Ocna, - Statiunea Slanic Moldova, - Centrul de Cultura Rossetti-Tetcanu (unde a creat compozitorul George Enescu). Deasemenea, putem mentiona traditiile locale, gastronomia specifica si ospitalitatea proverbiala a

13

)

)

UNITA TEA ADMrNfSTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



~ , ~A~:;!'.~~

9'"' ;.e, ! ~ :.: .. ...... - r ....... "o

ISO 9001/ROU/Q',\S/JAS • C 0017J078t ISO 1'1001/ROU/EMS/ JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/ltOU/OHSAS/JAS • C 000511)14?

moldovenilor. Administratia locala este preocupata de promovarea potentialului turistic si crearea infrastructurii necesare pentru cresterea atractivitatii zonei ca destinatie turistica. in acest sens, sunt

incurajate investitiile in domeniul energiei eoliene (orasul este, practic, inconjurat de dealuri), amenajarea unor pensiuni, case de vacanta, moteluri, hoteluri, baze sportive de iama, partii de schi, sanius, patinoar, tabere si cantonamente sportive, centru de tratament balnear, bazine de innot acoperite {pe locul actualului strand existent), campinguri, baze sportive de vara, trasee montane.

lnfrastructura Strategia administratiei locale prevede masuri menite sa imbunatateasca conditiile de viata ale locuitorilor,

sa ridice standardul calitativ al ambientului natural, serviciilor si imaginii zonei in general, sa ofere oportunitati pentru interventia sectorului privat fie sub fonna investitiilor directe fie sub fonna parteneriatelor. Sunt necesare investitii majore in zone de agrement si turism, pentru reabilitarea drumurilor, alimentarea cu apa, canalizare, amenajarea unor centre sociale, reabilitarea unor cladiri publice, Iucrari ce tin de cursurile de apa, dotarea administratiei publice locale cu masini si utilaje necesare gospodaririi comunei, dotarea institutiilor publice cu aparatura si tehnica modema de lucru, dezvoltarea unor baze sportive, amenajare strand cu bazine de innot acoperite, patinoar, s.a.

WI10lLIIDLl 2. DOCUMENTE DE REFERINT A

Documentele de referinta, la care se raporteaza cerintele SISTEMULUI de MANAGEMENT INTEGRAT CALITATE MEDill SANATATE SI SECURITATE OCUPATIONALA sunt urmatoarele:

2.1.Standard SR EN ISO 9000:2006: Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular. Descrie principiile fundamentale ale sistemelor de management al calitatii si specifica terminologia pentru sistemele de management al calitatii.

2.2.Standard SR EN ISO 9001 :2008: Sisteme de management al calitatii. Cerinte. Specifica cerinte pentru un sistem de management al calitatii atunci cand o organizatie are nevoie sa-si demonstreze abilitatea de a furniza produse care indeplinesc cerintele clientului si cerintele de reglementare. 2.3.Standard SR EN ISO 9004:2001: Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea perfonnantei. Fumizeaza linii directoare care iau in considerare atat eficacitatea, cat si eficienta sistemului de management al calitatii. Scopul acestui standard este imbunatatirea perfonnantei organizatiei si satisfactiei clientilor precurn si a altor parti interesate. 2.4.Standard SR EN ISO 19011:2011: ,,Ghid pentru auditarea sistemelor de management" 2.5.SR EN ISO 14001:2005- Sisteme de management de mediu. Specificatii si ghid de utilizarestabileste cerintele referitoare la un sistem de management de mediu care perrnite unei organizatii sa-si fonnuleze si sa-si implementeze politica si obiectivele tinand seama de cerintele legate si de alte cerinte la care subscrie organizatia si inf ormatii referitoare la impacturile semnificative asura mectiului. 2.6.ISO 14050:2009 - Management de mediu. Vocabular 2.7.SR OHSAS 18001:2008 - Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerintestabileste cerintele pentru un sistem de management SSO in scopul dezvoltarii si implementarii politici si obiectivelor tinand seama de cerintele legale si de inform.atii referitoare la riscurile de sanatate si securitate ocupationala.

14

)

)

UNIT ATEA ADMINISTRA TlV TERITORIALA MUNIClPIUL MOINE~TI



h~~:~~~

LG, i I I ~ :,: - -- - r -- - Jo

ISO 9001/llOU/W,U/JAS • C 0017/D78t ISO 14001/ROU/U,',S/ JAS • C Ollll6JD147

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C OOOS/014t

2.8.SR OHSAS 18002:2009-Sisteme de management al slinlitatii ~i securitatii ocupationale. Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001:2007

ALTE DOCUMENTE DE REFERINTA Legea 319:2006 Legea securitatii si sanatatii in munca. HG 955/2010 Norme metodologi.ce de modificare a 1425/2006 si a Legii 319/2006; OUG nr. 195/2005 privind protectia mediului, publicata in M.Ofnr. 1196/30 decembrie 2005

H.G. 856 /6.08.2002 Hotarare privind evidenta gestiunii de~eurilor ~i pentru aprobarea listei cuprinzand de~eurile, inclusiv de~eurile periculoase, publicata in M.O.;

Remlamentul ROF Regulamentul intern

CAJl10LULl 3. DEFINITII SI PRESCURTARI 3.1. Definitii Termenii mai frecvent folositi in cadrul manualului au unnatoarele semnificatii:

Definitii

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.1.5

2.1.6

2.1.7

2.1.8

2.1.9

Actiune corectiva: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati detectate sau a altor situatii nedorite. Actiuni preventive: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati potentiale sau a altor posibile situatii nedorite. Aprobare: acceptarea unui document de catre o entitate organizatorica sau persoana, in unna careia documentul devine executoriu. Asigurarea calitatii: parte a managementului calitatii concentrata pe fumizarea increderii ca cerintele referitoare la calitate vor fi indeplinite. Auditor: persoana care are aptitudini demonstrate si competenta demonstrata de a ef ectua un audit. Audit: proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indelinte criteriile de audit

Criterii de audit = ansamblu de politici, proceduri sau cerinte care sunt utilizate ca referinta fata de care se compara dovezile de audit Dovezi de audit = inregistrari, declaratii despre fapte sau alte informatii care sunt relevante in raport cu criteriile de audit Calitate: masura in care un ansamblu de caracteristici intrinseci indeplinesc cerintele.

15

)

)

UNITA TEA ADMlNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Bac!u, cod 605400


h~~:~-~~ :e,' : . . ~- -~

~ :.: - - - - ,. - - - "'c

ISO'IOOl/aOU/QMS/JAS • C 0017/078, ISO 14001/.0U/EMS/ JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C 0005/0149

2.1.10 Mediu: spatiul in care functioneaza o organizatie, care include aerul, apa, pamantul, resursele naturale, flora, fauna, fiintele umane si relatiile intre acestea.

2.1.11 Sanatate si securitate ocupationala - conditii si factori care afecteaza sau ar putea afecta starea de sanatate si securitate angajatilor sau a altor lucratori (inclusiv personal temporar angajat si personal subcontractat) a vizitatorilor sau a oricarei alte persoane aflate la locul de munca.

2.1.12 Cerinta: nevoie sau asteptare care este declarata, in general irnplicita sau obligatorie. 2.1.13 Conformitate: indeplinirea unei cerinte .. 2.1.14 Client/Beneficiar: organizatie sau persoana care primeste un produs sau servicii. 2.1.15 Parte interesata - parte sau grup, in interiorul sau inafara locului de munca preocupat sau

afectat de perfonnatele SSM ale unei organizatii. 2.1.16 Controlul calitatii: parte a managementului calitatii concentrata pe indeplinirea cerintelor

referitoare la calitate. 2.1.17 Defect: neindeplinirea unei cerinte referitoare la o utilizare intentionata sau specificata. 2.1.18 Imbunatatire continua: activitate repetata pentru a creste abilitatea de a indeplini cerintele. 2.1.19 Inregistrare: document prin care se declara rezultate obtinute sau se furnizeaza dovezi ale

activitatilor realizate. 2.1.20 Inspectie: analiza a confonnitatii prin observare si evaluare, insotite dupa caz, de masurare,

incercare sau comparare cu un calibru. 2.1.21 Neconformitate: neindeplinirea unei cerinte. 2.1.22 Obiectiv al calitatii: ceea ce se urmareste sau este avut in vedere referitor la calitate. 2.1.23 Obiectiv de mediu: tel general de mediu, rezultat din politica de mediu, pe care o organizatie

isi propune sa-1 atinga si care cuantificat acolo unde acest lucru este posibil. 2.1.24 Obiectiv SSO - tel SSO, in termeni de perfonnante SSO pe care o organizatie si le stabileste 2.1.25 Organism de certiflcare: organism care este investit sa acorde certificate de conformitate cu

problema solicitata: certificare de produse, sisteme de calitate si/sau personal. 2.t.26 Organizatie: in cazul de fata, Administratia Nationala,,Apele Romane". 2.1.27 Planul calitatii: document care specifica proceduri si resurse asociate care trebuie aplicate, de

cine si cand pentru un anumit proiect, produs, proces sau contract. 2.1.28 Politica referitoare la calitate: intentii si orientari generate ale unei organizatii, referitoare la

calitate asa cum sunt exprimate oficial de managementul de la eel mai inalt nivel. 2.1.29 Politica SSO - intentiile globale si orientarea unei organizatii referitoare la perfomantele sale

SSO asa cum sunt exprimate oficial de managementul de la eel mai in.alt Divel. 2.1.30 Politica de mediu - intentii globale si directia unei organizatii referitoare la perfonnantele sale

de mediu exprimata oficial de managementul la eel mai inalt nivel. 2.1.31 Proces: ansamblu de activitati corelate sau interactiune, care transforma intrari in iesiri. 2.1.32 Produs: rezultat al unui proces 2.1.33 Satisfactia clientului: perceptie a beneficiarului despre masura in care cerintele clientului au

fost indeplinite. 2.1.34 Aspect de mediu: element al activitatilor, produselor sau serviciilor unei organizatii care poate

interactiona cu mediul. 2.1.35 Performanta de mediu: rezultatele masurabile ale sistemului de management de mediu, legate

de controlul organizatiei asupra aspectelor sale de mediu, bazate pe politica de mediu, obiectivele si tintele de mediu ale acesteia.

2.1.36 Impact asupra mediului: orice modificare a mediului, daunatoare sau benefica, totala sau partiala, care rezulta din activitatile, produsele sau serviciile unei organizatii.

16

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINESTI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bacau. cod 605400


~~~:;~-~~ :a,·: ' I .J. -i-:-: I

~: r: - - .. - r - - - .Jo

1$0 9001/ROU/QMS/SAS • C D017/0'11t 1~0 1A001/ROU/EMS/ JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/ltOU/OHSAS/JAS • C 0005/1)1'9

2.1.37 Rise - combinatie a probabilitatii de apantte a unui eveniment periculos sau expunerii (expunerilor) la acestea si a severitatii ranirii sau imbolnavirii profesionale care poate fi cauzata de eveniment sau de expunerea ( expunerile) la acesta.

2.1.38 Evaluarea riscului - proces de estimare a riscului (riscurilor) care rezulta dintr-un pericol (din pericole), tinand seama de caracterul corespunzator al oricaror controale existente si de luare a unei decizii asupra faptului ca riscul este (riscurile sunt) sau nu este acceptabil (acceptabile).

2.1.39 Incident - eveniment (evenimente) legat (legate) de munca care a general sau ar fi putut sa genereze o ranire sau o imbolnavire profesionala (indiferent de gradul de severitate) sau deces.

2.1.40 Pericol - sursa, situatie sau actiune cu un potential de a produce o vatamare in termeni de ranire sau imbolnavire profesionala sau o combinatie a acestora.

2.1.41 Performanta de SSO - rezultate masurabile ale managementului unei organizatii, referitoare la riscurile sale SSO.

2.1.42 Sistem de management: sistem prin care se stabilesc politica si obiectivele si prin care se realizeaza acele obiective.

2.1.43 Sistem de Management al Calitatii: sistem de management prin care se orienteaza si se controleaza o organizatie in ceea ce priveste calitatea.

2.1.44 Sistem de management de mediu: componenta a sistemului de management general care include structura organizatorica, activitatile de planificare, responsabilitatile, practicile, procedurile, procesele si resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea, analizarea si mentinerea politicii de mediu.

2.1.45 Sistemul de management SSO - parte a sistemului de management al unei organizatii utilizata pentru dezvoltarea si implementarea politicii SSO si managementul riscurilor SSO.

2.1.46 Specificatie: document care stabileste cerinte. 2.1.47 Trasabilitate: abilitate de a regasi istoricul, realizarea sau localizarea a ceea ce este luat in

considerare. 2.1.48 Verificare: confirmare, prin furnizare de dovezi obiective, ca au fost indeplinite cerintele

specificate. 2.t.49 Proces externalizat: proces de care organizatia are nevoie in cadrul sistemului de management

al calitatii si pe care il alege sa fie efectuat de o parte extema.

3.2. Prescurtari

+ SMI - Sistem de management integrat al Calitatii ,Mediului si Securitatii si sanatatii ocupationale + RMSI - Reprezentantul Managementului Sistemului Integrat + CMSI - Compartimentul Managementul Sistemelui Integrat + Rems - Responsabil cu calitatea ,mediul si securitatea si sanatatea ocupationala la nivel de

compartirnente functionale + MSI - Manualul Sistemului Integral (Calitatate-Mediu - SSO) + ROF - Regulament de organizare si functionare + RI- Regulament intern

+ RN-C - Raport de neconfonnitate de calitate

+ RN-M - Raport neconfonnitate de mediu + RN-M - Raport neconformitate de sso + RN-C - Raport neconformitate de calitate + AM - Aspecte de mediu ' + AMS - Aspecte de mediu semnificative

17

)

)




+ PMM - Program de Management de Mediu

PMSS- Program de Management de Securitate si sanatate ocupationala + PLA - Plan de actiune + FPC- Fisa de proces. + PM-primaria Moinesti + PG - Procedura generala + PS - Procedura de sistem + PL - Procedura operationala + IL - Instructiune de utilizare + Ed-Editie + Rev. - Revizie + F - Fonnular

00110tl[JJL4J 4. SISTEMUL DE MANAGEMENT INTEGRA T 4.1 Cerinte generale

l~~:;~~~

LG, ! : ' ~ : ,: ---- ..-----'o

ISO ,COl/lOU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROU/fMSJJAS • C D006/0147

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C 0005/1)149

Proiectarea si irnplementarea unui sistem de management integrat constituie o decizie strategica luata de managementul de la eel mai inalt nivel al Primariei Municipiului Moinesti, decizie detenninata de necesitatea identificarii si conducerii unui ansamblu de activitati corelate care se desfasoara in cadrul organizatiei, in vederea indeplinirii obiectivelor sale.

Sistemul de procese care se desfasoara in cadrul primarie impune un control permanent atat asupra legaturii dintre procesele individuale ale sistemului cat si asupra combinarii si intercatiunii acestora, astfel incat elementele de iesire ale sistemului sa atinga obiectivul final, satisfactia cetatenilor. Proiectarea unui sistem integrat de management a avut in vedere siguranta derularii proceselor atat din punctul de vedere al protectiei mediului inconjurator, cat si din punctul de vedere al sanatatii si securitatii angajatilor si colaboratorilor primariei.

Structura organizatorica, functionarea ~i atribuirea responsabilitatilor in cadrul Primariei Mu11icipiului Moi11esti, sunt prezentate in Orga11igramli (anexa 2).

La proiectarea si documentarea sistemului de management integrat al Primariei Municipiului Moinesti, s-a avut in vedere:

a).identificarea si interactiunea proceselor necesare sistemului de management si aplicarea acestora in primarie ( anexa 3); b )determinarea succesiunii acestor procese ( anexa 4); c).detenninarea criteriilor si metodelor neecsare pentru a se asigura ca atat operarea cat si controlul acestor procese sunt eficace; d). identificarea aspectelor de mediu si monitorizarea celor semnificative;

18

UNIT ATEA ADMIN!STRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bacau. cod 605400


h~~:;~-~~

J.G, : . . ~ :.:

........ T"' .. • .JC,

ISO 9001/ltOU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 1"101/ROO{EM!S/ JAS • C 0006/0147

OIISAS 18001/1100/0HSASJJAS • C 0005/0l•H

e). identificarea si evaluarea riscurilor asociate proceselor care se deruleaza in primarie; f). pregatirea pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns; g). definirea responsabilitatilor si autoritatilor pentru investigarea si tratarea accidentelor si incidentelor care pot aparea; h). sa se asigure de disponibilitatea resurselor si informatiilor necesare pentru a sustine operarea si monitorizarea proceselor; i). monitorizarea, masurarea si analiza proceselor; j). implementarea actiunilor necesare pentru realizarea rezulatelor planificate si i.mbunatatirea continua a proceselor.

PRINCIP ALELE CATEGORII DE PROCESE

) Procese de management

l.Analiza managementului - procesul de analiza a Sistemului de Management Integrat este un proces complex de analiza, in urma caruia sunt luate masuri I decizii ale managementului I actiuni preventive, pentru i.mbunatatirea continua a SIM, proces documentat in procedura de lucru ,,Analiza managementului Plr015 2.Elaborarea dispozitiilor - procesul de initiere, elaborare si emitere a DISPOZITIILOR, in vederea realizarii acestora intr-un sistem unitar, precum si modul de monitorizare a acestora din punct de vedere a trasabilitatii in timp si respectiv punerea in aplicare a prevederilor acestora. Se aplica in procesul de elaborare a dispozitiilor - de organizare, tehnice, comerciale, resurse um.ane, financiar-contabile, constituire comisii, fiind aplicabila la nivelul tuturor compartimentelor functionale. Procesul este documentat in PL-016. 3.Realizarea B.V.C. - are drept scop elaborarea si urmarirea Bugetului de Venituri si Cheltuieli anual al UA T municipiul Moinesti ca instrument de planificare financiara. Procesul constituie componenta a procesului de bugetare al administratiei. Procesul este documentat in PL-012.

Procese de asigurare a resurselor :

) 1.Recrutarea si selectia personalului - Stabileste modul de operare in procesele de recrutare ~i selectie a personalului in una din unnatoarele situatii:

Titularul postului parase~te postul/unitatea la initiativa sa Titularul postului parase~te postul/unitatea la initiativa administratiei Aparitia unui nou post in structura organizatorica a administratiei Restructurarea organizatorica a unui compartiment functional, ce are ca rezultat un numar mai mare de posturi decal numarul de personal ocupat

Procesul este documentat in PL-003. 2.Instruirea - are ca scop mentinerea unui nivel corespunzator al cunostintelor profesionale pentru personalul ce desfasoara activitati care influenteaza confonnitatea cu cerintele clientului referitoare la produs/serviciu, si cu cerintele legate relevante referitoare la produs/serviciu, la aspectele de mediu si la cele referitoare la sanatatea si securitatea ocupationala,PL-127. Procesul este planificat prin "Programul de formare formala/non-formala a personalului"si este documentat in procedura de lucru "Instruire", cod PL-036. 3.Realizarea si controlul obiectivelor de investitii - stabileste modul in care se deruleaza si se tine sub control realizarea obiectivelor de investitii si se aplica tuturor obiectivelor de investitii realizate. Procesul este documentat in procedura Pir014.

19

)

)

UNIT ATEA ADMlNISTRA TIV TERITORJALA MUNICIPIUL MOINE~TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Baciiu, cod 605400


~~~=~~; :a,· : . ' J - • f-:::--o-' ' ~ :: , __ ..... ~ ........ "'o

ISO 9001/IOU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/aOU/iMS/JA$ • C 0004/0147

OHSAS 18001/lOU/OHSAS/JAS • C 0005/D14?

4.Contractarea lucrarilor - procesul stabileste modul in care se face contractarea lucrarilor , cat si a comenzilor catre terti. Procedura este aplicabila urmatoarelor tipuri de lucrari: executia SPF, SF, executia PTh, PAC, DL, DE, verificarea PTh, PAC, DE, executia lucrarilor de investitii. Procesul este documentat in procedura PL-013. 5.Intocmirea documentatiei pentru obtinerea de finantare externa - stabileste modul in care se deruleaza si se tine sub control procesul de solicitare si obtinere a fondurilor de finantare externa in vederea modernizarii si/sau retehnologizarii unor obiective. Se aplica tuturor obiectivelor de investitii cu fonduri obtinute prin finantare externa prin Biroul Proiecte BPITSDP. Procesul este docwnentat prin procedurile PL-058,PL-059,PL-060,PL-061. 6.Evidenta mij!oacelor fixe - scopul este acela de a reda modul in care se inregistreaza ~i se tine evidenta mij loacelor fixe din cadrul organizatiei. Acest proces se aplica. tuturor compartimentelor din cadrul organizatiei, care sunt dotate cu utilaje, mobilier, aparatura de lucru ce intra in categoria de mijloc fix. Procesul este documentat in procedura PL-049. 7.Inventarierea patrimoniului organizatiei - scopul este acela de a prezenta totalitatea operatiunilor necesare organizarii ~i efectuarii inventarierii patrimoniului organizatiei. Inventarierea patrimoniului unnare~te stabilirea situatiei reale a intregului patrimoniu al organizatiei precum ~i bunurile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine fidela ~i completa a patrimoniului, a situatiei financiare ~i a rezultatelor obtinute. Procesul este documentat in procedura PL-038. 8.Intretinerea parcului auto - defineste modul in care se realizeaza actiunile preventive in vederea evitarii defectiunilor accidentale a autoturismelor si autovehiculelor, cu scopul de mentinere a acestora in buna stare de functionare, finalitatea fiind asigurarea capacitatii de transport necesare desfasurarii in bune conditii a activitatilor si proceselor din cadrul Ditectiei de utilitati publice, fara afectarea mediului sau sanatatii si securitatii angajailor. Procesul este documentat in procedura PL-146.Mentenanta echipamentelor din dotare - procesul descrie responsabilitatile, autoritatea si mecanismele prin care se urmareste comportarea echipam.entelor si utilajelor din cadrul organizatiei, in timpul exploatarii pentru : -Identificarea si semnalarea oricarei abateri de la parametrii de functionare proiectati ai utilajului -Inspectia si analiza tehnica a starii utilajului, stabilirea masurilor operative pentru revenirea la o functionare norm.ala -Elaborarea planului de revizii si reparatii anual si urmarirea relizarii acestuia,in scopul realizarii conformitatii cu cerintele a produsului/serviciului, confonnitatii de mediu si de a celei de sanatate si securitate ocupationala.Procedura se aplica tuturor echipamentelor si utilajelor din dotarea , cu exceptia mijloacelor de ridicat si transportat descrise in PL-160. 9.Asigurarea su mentinerea structuirii infonnatice - procesul descrie responsabilita.tile, autoritatile ~i mecanismele in vederea conducerii ~i controlului activitatilor de service. reparatii ~i inspectii ale echipamentelor de calcul.PL-137

Procese de Masurare, Analiza si Imbunatatire:

l .Masurarea satisfactiei clientilor - procesul de monitorizare a serviciilor publice si dorintelor cetatenilor in vederea imbunatatirii satisfactiei acestora, conform procedurii de lucru ,,Masurarea satisfactiei clientilor". 2.Auditul intern - procesul de masurare a stadiului Sistemului de Management Integrat. conform procedurii de sistem ,,Audit intern" cod PSSC-04. Rezultatele procesul de audit intern sunt date de intrare a procesului de analiza a managementului.

20

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORJALA MUNICIPIUL MOINE~TI


Tel:0234363680;0740162602;0372764340; Fax: 0234365428. e-mail: [email protected]

~~~:~-~~ J.ct, : I I

~ :. : ... - - - T .. - - .J(>

ISO 9001~0U/0MSIJ4S • C 0017 /0789 ISO 1.-001/ROU!EMS/JAS • C 0006/0147

OIISAS 18001/IOU/OHSAS/JAS • C 0005/0149

3.Monitorizarea aspectelor de mediu - procesul descrie modul de unnarire si tinere sub control a deseurilor, a spatiilor verzi ,a indicatorilor biologici si bacteriologici la ape ,etc si se aplica pentru toate obiecti vele organizatiei. PL-14 7 ,PL-148,PL-149 4.Controlul neconfonnitatilor - procesul prin care se face tratarea tuturor neconforrnitatitor, atat de sistem, cat si de produs sau serviciu, de mediu si de SSO, confonn procedurii de sistem "Controlul neconforrnitatilor si serviciul neconform", cod PSSC-05. 5.Actiuni corective - procesul prin care sunt eliminate cauzele neconformitatilor, conform procedurii de sistem " Actiuni corective si preventive", cod PSSC-06. 6. Tratarea reclamatiilor si petitiilor - actiune corectiva a carei tratare distincta a fost considerata necesara, reprezentand procesul de analiza a reclamatiilor clientilor, conform procedurii de lucru ,,Tratarea reclamatiilor", cod PL-032. 7.Actiuni preventive - procesul prin care sunt eliminate cauzele neconfonnitatilor potentiale, conform procedurii de sistem "Actiuni corectiv preventive", cod PSSC-06. 8.Monitorizarea si masurarea performantelor de mediu si de sanatate si securitate ocupationala- procesul prin care se verifica pennanent conformitatea de mediu si de SSO referitoare la aspectele de mediu si riscurile identificate, conform procedurii de sistem ,,Monitorizare si masurare performanta"cod PSSM-04 si PSS0-02.

Toate aceste procese vor fi tratate in detaliu in acest manual la capitolele corespunzatoare clauzelor standardului de referinta SR EN ISO 900 l :2008.

EXCLUDERI:

Datorita neaplicabilitatii, s-a considerat excludere din SMI : a)procesul 7.3.- Proiectare-dezvoltare

b) procesul 7.5.2.Validarea proceselor de prestare a serviciului

4.2 Ceriofe generale referitoare la documeotape 4.2.l Generalitati (cap.4.2.IISO 9001, cap.4.4.4/ISO /4001 si OHSAS 18001)

Documentatia SMI are unnatoarele obiective: furnizarea de inforrnatii adecvate; demonstrarea conformitatii; conservarea experientei acumulate.

Structura documentara a SMI al Primaria Municipiului Moinesti,este racuta in acord cu specificul primariei ~i al activitatilor desi~urate ~i respecta cerintele standardelor de referinta. Aceasta cuprinde: Declaratia privind politica ~i obiectivele referitoare la SMI, respectiv tintele sistemului de mediu si asigurarea unui mediu de lucru cat mai sigur pentru angajati; Angajamentul primarului in legatura cu aplicarea politicii referitoare la SMI, implementarea si imbunatatirea sistemului de management integral; Manualul sistemului de management integrat in care sunt descrise domeniul de aplicare a celor 3 sisteme de management adoptate de pri.marie, elementele principale ale SMI, interactiunea lor, referirea la docurnentele conexe, documentele si inregistrarile cerute de standardele adoptate; Proceduri documentate ale sistemului de management integrat, cerute de standardul SR EN ISO 9001, SR EN ISO 14001 si OHSAS 18001, precum si proceduri suplimentare (operationale) necesare detalierii unor activitati si procese;

21

)

UNITATEA ADMlNISTRATIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI



h~~:~-~~

LG, : . ' ~ :.i - - - - ,. - - - "'c

ISO 9001/IIOU/QMS/ JAS • C 0017 /0?119 ISO UOOI/ROU/tMS/JAS • C 0006/01-47

QHSAS 181l01/t0U/OHSAS/JAS • <: 0005/0149

Documentele necesare primariei pentru a se asigura de eficacitatea planificarii, operarii si controlului proceselor (ex. proceduri operationale, instructiuni de lucru, formulare etc.); Inregistrari cerute de standardul SR EN ISO 9001, SR EN ISO 1400 l si OH SAS 18001 si alte inregistrari necesare.

4.2.2 Manualul sistemului de management integrat 4.2.2.1. Scop si domeniu de aplicare

Manualul sistemului de management integrat descrie SMI adoptat in cadrul primariei pentru derularea proceselor specifice: politie locala, registrul agricol, furnizare utilitati publice, asistenta sociala, fond locativ, relatii publice, servicii de urbanism si amenajare teritoriu, asistenta medicala, cresa, derulare proiecte europene, administrarea domeniului public si privat, servicii de ecarisaj.

Prevederile rnanualului se aplica de personalul prirnariei si, prin intermediul cerintelor contractuale, si de colaboratorii acesteia.

Manualul se aplica i.mpreuna cu procedurile de sistem, procedurile operationale, instructiunile de lucru si setul de formulare generate si specifice aprobate. Manualul constituie un instrument de lucru al angajatilor primariei putand fi prezentat beneficiarilor sau organelor de control, la cerere sau din initiativa acestora, pentru a demonstra conformitatea SMI cu conditiile referitoare la calitate/mediu/sanatate si securitate ocupationala in situatii contractuale.

Celelalte documente contin o serie de elemente confidentiale, care pot fi prezentate beneficiarilor sau organelor de control in parte sau integral dar numai cu acordul conducerii primariei. 4.2.2.2. Elaborarea si gestionarea manualului

Manualul sistemului de management integrat cod MSMI.PM-04 rev.0 ed.4 respecta structura standardului SR EN ISO 9001 :2008 "Sisteme de management al calitatii. Cerinte." si este proiectat in conformitate si cu cerintelor celor 2 standarde de referinta adoptate-SR EN ISO 14001:2005 si SR OHSAS 18001 :2008 in scopul imbunatatirii continue a sistemului de management al primariei.

Reproducerea si difuzarea manualului sau a unor parti ale acestuia se fac controlat si limitat. Dispozitiile privind editarea, reproducerea si difuzarea manualului sau extraselor din acesta sunt in competenta exclusiva a primarului care stabileste si caracterul confidential al unor parti I elemente ale manualului.

Tot personalul primariei are obligatia de a asigura securitatea datelor confidentiale la care are acces prin natura sarcinilor de serviciu sau ocazional, raspunzand pentru eventualele prejudicii aduse organizatiei prin incalcarea acestei obligatii.

Difuzarea manualului sau a unor parti ale acestuia se face pe baza listei de difuzare aprobata, prin grija RMSI, care asigura si:

- evidenta reviziilor si a modificarilor; - operarea modificarilor in toate exemplarele difuzate; - retragerea documentelor anulate; - arhivarea fiecarei editii I revizii a manualului, in ordine cronologica.

4.2.2.3. Analiza periodica si revizuirea manualului Aplicabilitatea, actualitatea si eficienta documentelor SMI se examineaza periodic, prin audituri

interne sau externe de sistem. Manualul, in intregime sau numai partial, se revizuieste periodic, de regula la interval de doi ani

dar si ori de cate ori situatia impune acest lucru si anume: - aparitia de modificari ale reglementarilor si ale altor conditii care au stat la baza elaborarii anterioare (structura organizatorica, resurse, etc.); -cand auditurile inteme I ex.teme identifica necesitati de revizie, actualizare sau modificare a acestuia, precurn si in alte situatii.

22

)

)

UNITATEA ADMrNISTRATIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14, jud. Baciiu, cod 605400

Tel:0234363680;0740162602;0372764340; Fax: 0234365428. e-mail: [email protected]

}~~:;~~~ j_G, i . ' ~ :.: - - - - ,. - .. - .Jo ISO 9001/IOU/QMS/JAS • C 0017/078, 1~0 14001/IOU/fMS/ JAS • C 0006/0147

OHSAS 1ll001/ROU/OHSAS/JAS • C OOOS/014'

Modificarile si actualizarile urmeaza acelasi reg1m de elaborare, avizare aprobare, difuzare, retragere si arhivare ca si versiunile initiale.

Evidenta reviziilor si a modificarilor se realizeaza cu ajutorul listelor de control ale acestora.

Arhivarea originalului manualului si a reviziilor acestuia se realizeaza de catre RMSI, perioada de pastrare in arhiva ti.ind de 5 ani. Copiile acestora, perimate, dupa retragere, se distrug, prin grija aceluiasi departament.

4.2.3 Controlul documentelor (4.2.3/ISO 9001, 4.4.5/JSO 14001 si OHSAS 18001)

4.2.3.1. Prevederi generale Primaria Moinesti asigura si mentine sub control documentele si informatiile referitoare la

activitatile sale in scopul de a asigura ca cei ce realizeaza sarcinile cunosc exlstenta si disponibilitatea documentelor ce le guvemeaza activitatea.

In activitatea sa, primaria utilizeaza unnatoarele categorii principale de documente: a). documente externe: legi, hotarari de guvem, ordonante guvernamentale, reglementari tehnice, materiale cu caracter de informare - documentare, caiete de sarcini si specificatii, carti tehnice si instructiuni de utilizare a echipamentelor si instalatiilor, docwnente de atestare externa a echipamentelor si personalului, documente privind mentenanta asupra instalatiilor si echipamentelor, documente ale auditurilor externe etc.; b ). doc11mente interne: documentele sistemului de management integrat al Primariei Moinesti, inregistrari privind calitatea, protectia mediului, sanatatea si securitatea muncii, documente privind proiectele europene aflate in derulare, documente de atestare intema side instruire a personalului angajat.

Responsabilitatile si activitatile legate de controlul documentelor sunt detaliate in procedura PSSC-02 "Controlul documentelor si date/or" . 4.2.3.2. Controlul documentelor externe

Pentru a se asigura utilizarea documentelor externe in vigoare, Compartimentul Documentare(Registratura si arhivare) primeste si inregistreaza toate documentele asigurand si difuzarea lor oficiala, in original sau copie, dupa caz, tuturor persoanelor utilizatoare sau interesate. Inregistrarea, evidenta si difuzarea documentelor de inspectie si de audituri externe se realizeaza si de catre RMSI. 4.2.3.3. Controlul documentelor interne

Elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, modificarea, evidenta, circulatia si arhivarea documentelor sistemului de management integrat se realizeaza in conformitate cu prevederile procedurilor PSSC-02 "Controlul documentelor".

lnregistrarile de natura tehnico - economica sau juridica privind activitatea curenta se elaboreaza in cadrul compartimentelor specializate din cadrul primariei de catre persoane desemnate de catre primar/viceprimar/secretar in functie de gradul de subordonare, se verifica si se avizeaza de seful compartimentului si se aproba de catre primar/viceprimar/secretar si se difuzeaza potrivit prevederilor instructiunilor de lucru care reglementeaza elaborarea acestor documente.

Documentele de atestare interna a personalului operator se elaboreaza, aproba, modifica si circula potrivit prevederilor instructiunilor de lucru specifice activitatilor de atestare respective. 4.2.3.4. Identificarea documentelor

Fiecare document are o identitate unica. Documentul se identifica printr-un cod care indica: - tipul documentului; - prescurtarea denumirii: PM- Primaria Moinesti; - numarul de serie al documentului.

23

)

UNIT ATEA ADMCNISTRA TrV TERITORIALA MUNICIPIUL MOlNE$TI



l~~:~~~ :e,· : . . .J .. -i-=-: I

~ : .: "" ... - - T - - - .JC,

ISO ,001/ROU(QMS/JAS • C ll017/ll71!t ISO 14001/ROU/EMS/ JAS • C Ollll6/lll47

OKW 18001/llOU/OHSAS/JAS • C 0005/0149

Pentru identificare, docwnentele externe poarta codul alocat de catre emitent. Dupa caz, ele vor purta si un numar de inregistrare dat de catre Compartimetul Documentare.

Codurile documentelor elaborate in cad.rut Primariei Moinesti sunt atribuite si gestionate de catre RMSI.

Stadiul reviziilor documentului se indica printr-o cifra inscrisa in docwnentul respectiv, in locul rezervat.

4.2.3.S. Controlul difuzarii documentelor Documentele sistemului de management integrat se inregistreaza de catre RMSI care realizeaza si

difuzarea copiilor in evidenta a documentelor ( pot fi difuzate si pe mail sau suport magnetic). Originalele docum.entelor SMI se pastreaza in arhiva de catre RMSI, iar cate o copie in evidenta la

elaborator si la departamentele cu responsabilitati in utilizarea documentelor respective. Copiile in evidenta ale documentelor controlate sunt numerotate si difuzate persoanelor sau

colectivelor cu responsabilitati in executia activitatilor prescrise, pe baza de semnatura, conform listei de difuzare, care se pastreaza la RMSL 4.2.3.6. Modificarea documentelor

Propunerile de actualizare a documentelor controlate se fac de catre elaborator sau de utilizatori, sunt avizate de catre RMSI si sunt dispuse de catre persoanele care au aprobat documentul initial.

Pentru a preintampina efectuarea unor rnodificari ilegale, toate modificarile se supun aceluiasi regim de elaborare, avizare si aprobare ca si documentele originale, iar difuzarea lor se face numai de catre RMSI pe baza de semnatura.

Copiile documentelor in evidenta se tin la zi de catre departamentele respective prin persoane nominalizate de catre sefii de departamente utilizatoare.

RMSI intocmeste si difuzeaza anual sau cand este cazul, departamentelor interesate, lista documentelor controlate in vigoare.

4.2.4 Controlul inregistrarilor (4.2.4/ISO 9001. 4.5.3/ISO /4001 si OHSAS 18001)

4.2.4.1. Prevederi generale Primaria Moinesti asigura identificarea, mentinerea sub control si pastrarea inregistrarilor privind

calitatea/mediul/SSO care sunt esentiale in furnizarea dovezilor scrise ca: a). programul SMI al prirnariei satisface cerintele specifice serviciilor prestate, cerintele legislatiei de mediu si cele specifice legii 319/2006 privind SSO si a fost aplicat efectiv si eficient; b ). echipamentele, montarea si punerea tor in functiune satisfac cerintele legale si contractuale; c ). personalul pentru executia lucrarilor este calificat iar procedurile si echlpamentele utilizate sunt prevazute in procedurile aprobate; d). alegerea si supravegherea fumizorilor este confonna cu procedurile aprobate; e). sunt luate si sunt eficiente masurile corective si preventive aplicate.

Aceste inregistrari includ si inregistrarile cerute de standarde, alte prescriptii tehnice, caiete de sarcini precum si de legislatia in vigoare.

Prin audituri si inspectii, RMSI asigura controlul datelor care fac obiectul inregistrarilor SMI. Activitatile si responsabilitatile referitoare la inregistrarile privind calitatea, protectia mediului si

securitatea si sanatatea muncii sunt stabilite si descrise in procedura PSSC-03 "Controlul inregistrarilor".

4.2.4.2. Initierea, evidenta si circuitul inregistrarilor

24

)

)

UNIT ATEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINESTI



}!~~:~.~~

J.G, i : I

~ :,: .. - .. - " - - - Jo

ISO '!001/ROII/QMS/JAS • C 0017/0789 IW 1,l()OlfltOU/lMS/JAS • C 0006/0147

OHSA$ 18001/lOU/OHSAS/JAS • C OOOS/0149

Tipurile de inregistrari care se emit pentru fiecare activitate, modul de emitere, circulatie si pastrare precum si persoanele implicate sunt precizate in procedurile de sistem, in procedurile operationale sau in instructiunile de lucru. 4.2.4.3. Identificarea, pastrarea si accesul la inregistrari

ldentificarea inregistrarilor se face prin numerele de inregistrare din registrele de evidenta. Conditiile de pastrare la in cadrul departamentelor responsabile a documentelor care contin

inregistrari, asigura o regasire usoara, protejarea acestora impotriva deteriorarii prin foe, umezeala, rozatoare si sustragere sau distrugere.

La expirarea tennenelor de pastrare, inregistrarile in cauza se transmit prin grija RMSI la compartimentul Documentare-arhiva. Accesul la inregistrari este perm.is doar cu avizul RMSI.

CAll10tlIJJL$ 5. RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

5.1. Angajamentul managementului (5.I !ISO 9001)

Obiectivul central al managementului Primariei municipiului Moinesti il constituie cresterea satisfactiei cetatenilor prin indeplinirea cerintelor lor privind imbunatatirea conditiilor de viata ,a dezvoltarii serviciilor si asigurarea sigurantei cetateanului in municipiului Moinesti.

Pentru a indeplini acest obiectiv, managementul la eel mai inalt nivel al Primariei Moinesti a decis sa dezvolte si sa implementeze un SMI, intr - o noua abordare, care are in vedere aplicarea in cadrul primarieii a cerintelor celor 3 standarde de referinta.

In realizarea politicii si obiectivelor sale in domeniul managementului integrat, conducerea Primariei Moinesti stabileste ca realizarea si imbunatatirea calitatii serviciilor prestate, a mediului si a conditilor de munca eonstituie o sarcina si responsabilitate directa in primul rand a conducerii, reprezentata prin primar.

In scopul asigurarii implicarii fiecarui angajat in realizarea si imbunatatirea SMI, conducerea primariei comunica acestora importanta satisfacerii cerintelor cetatenilor precum si a cerintelor legale si de reglementare si da posibilitatea fiecarui angajat sa participe la elaborarea, aplicarea si evaluarea activitatilor, solicitand chiar ca aceasta sa fie asumata de catre angajati ca o obligatie a lor fata de primarie.

Aplicarea politicii in domeniul SMI este abordata si urmarita sistematic, planificat si continuu de catre conducere si de catre persoanele si departamentele cu atributii specifice in domeniu.

Managementul la eel mai inalt nivel analizeaza periodic implementarea si functionarea sistemului de management integral, eficacitatea acestuia si actioneaza permanent pentru imbunatairea lui.

In vederea implementarii eficace a sistemului de management integrat adoptat, conducerea Primaria Moinesti asigura unnatoarele conditii:

- defineste clar politica si obiectivele SMI; - comunicarea cu angajatii si instruirea acestora; - independenta intre functiile de implementare si functiile de evaluare a SMI; - independenta intre functiile de executie si functiile de verificare. control si audit intern;

25

)

)

UNIT ATEA ADMrNISTRA TIV TERITORJALA MUNICIPIUL MOINE~TI



~A~:~~~

LG, l . ' ~ :.: '"' ........ T - - - .J()

ISO 9001/llOU/QI.\S/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROO/tMS/ IAS • C 0006/0141

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/IA.S • C OOCIS/0149

- independenta functiilor de verificare si audit fata de problemele legate de costuri si termene de executie; - structura organizatorica, resursele, infrastructura si mediul de lucru adecvate.

5.2. Orieotarea dtre cetatean (5.21 ISO 9001)

Managementul cu responsabilitati executive se asigura ca a~teptarile ~i cerintele cetatenilor sa fie cunoscute si indeplinite, iar procesele principale ale primariei sunt cele destinate serviciilor catre cetateni. Rezultatul evaluarii modului de indeplinire a cerintelor acestora, precum ~i a gradului lor de satisfactie reprezinta o parte importanta a datelor de intrare pentru stabilirea obiectivelor calitatii in perioadele urmiitoare, conform evaluarii efectuate de conducere prin analiza anuala a perfonnantelor SMI.

Pentru a satisface necesitatile ~i a~teptarile cetatenilor ~i ale celorlalte parti interesate managementul la eel mai inalt nivel prin persoana Primarului se asigura de urmatoarele: a) case realizeaza intelegerea intregii game de necesitati ~i a~teptari ale cetatenilor ~i ale celorlalte parti

interesate cu privire la servicii, tarife, incredere, etc.; b) se asigura o abordare echilibrata a necesitatilor ~i a~teptarilor cetatenilor ~i ale celorlalte parti

interesate; c) se analizeazii continuu gradul de satisfactie al cetatenilor ~i ale celorlalte parti interesate; d) se identifica permanent oportunitatile pentru imbunatatire in vederea cre~terii gradului de satisfactie

al beneficiarilor serviciilor primariei. Pe langa respectarea cerintelor cetenilor, serviciile prestate de primarie respecta ~i cerintele legate

~i a celor reglementare aplicabile, unnarind continuu satisfactia cetateanului.

5.3. Politica managementului 5.3.1 Politica in domeniul SMI (5.3/ ISO 900/, 4.2 ISO 1400/ si 4.4 OHSAS 1800/)

In definirea politicii SMI, ca parte integranta a politicii generale a sa, conducerea primariei are in vedere unnatoarele: - cunoasterea cu exactitate si satisfacerea deplina a cerintelor cetatenilor; - stabilirea obiectivelor privind calitatea serviciilor/protectia mediului/SSO si cunoasterea acestora de catre angajatii primariei precum si constientizarea de catre acestia a faptului ca la obtinerea calitatii serviciilor, rnediului si conditiilor de munca participa toti angajatii, de la toate nivelurile, de conducere, functionale si operationale, ca ea se realizeaza in toate departamentele, posturile si locurile de munca, activitatile si operatiile care se efectueaza; - irnplementarea eficace a SMI, analiza si imbunatairea acestuia; - asigurarea unei structuri organizatorice adecvate functionarii SMI si a personalului avand calificarea, instruirea, abilitatile si experienta adecvata postului; mentinerea instruirii acestuia; - realizarea si monitorizarea lucrarilor strict in conformitate cu proiectele de executie, caietele de sarcini, specificatiile si normele tehnice aplicabile; - selectia, evaluarea si supravegeherea furnizorilor de servicii si controlul lucrarilor extemalizate la prim ire; - asigurarea infrastructurii, mediului de lucru, dotarii tehnice si tehnologice adecvate indeplinirii obiectivelor SMI; - tinerea sub control a tuturor proceselor SMI.

Politica primariei referitoare la calitatea serviciilor: - este adecvata ; - include un angajament al managementului de la eel mai inalt nivel pentru satisfacerea cerintelor si imbunatatirea continua a eficacitatii SMI; - asigura cad.rut adecvat pentru stabilirea si analiza obiectivelor SMI;

26

)

)

UNIT A TEA ADMrNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI


Tel: 0234363680;0740162602;0372764340; Fax: 0234365428. e-mail: [email protected]

- este comunicata si inteleasa de catre angajati; - este analizata pentru adecvarea ei continua.

Politica primariei referitoare la calitatea mediului si la SSO:

h~~=~-~~

LG, : . . ~ :.:

- - - - " - - - .Jo ISO 9001/ROU/GWS/JAS • C 0017/0789 ISO IAOOI/ROIJ/EMS/JAS • C 000,/0147

OHW 180()1/IIOV/OHSAS/JAS • C 0005/01'9

- corespunde naturii, dimensiunilor si impactului asupra mediului, nivelului riscurilor privind SSO ale activitatilor in derulare; - include un angajament de imbunatatire continua si de reducere a consumului de energie, apa, combustibil, hartie; - include un angajament de confonnare cu cerintele legale si cu alte cerinte aplicabile la care subscrie referitor la aspectele de mediu, SSO; - ofera cadrul pentru stabilirea si analizarea obiectivelor si tintelor de mediu;

- este documentata, implementata si mentinuta; - este comunicata si inteleasa de catre angajati; - este analizata periodic, in sedintele anuale de analiza a SMI pentru adecvarea ei continua;

- este disponibila pentru partile interesate.

5.3.2. Aspecte de mediu (4.3. l!ISO 14001)

Primaria monitorizeaza aspectele de mediu. Identifica aspectele de mediu ale proceselor in derulare in confollilitate cu domeniul declarat, le controleaza si le influenteaza luand in considerare dezvoltari planificate sau noi activitati, lucrari si servicii noi sau modificate.

Determina acele aspecte ale mediului care pot avea impact semnificativ asupra mediului. Toate infonnatiile rezultate sunt documentate si actualizate. Aspectele de mediu semnificative

sunt luate in considerare in stabilirea, implementarea si mentinerea SMI si prezentate in procedura PSSM-01,,Aspecte de mediu".

5.3.3. ldentificarea pericolelor, evaluarea riscurilor si controlul riscurilor (4.3.IIOHSAS 18001)

Cerintele standardului SR OHSAS 18001:2008 sunt respectate prin existenta unui contract cu o firma recunoscuta de Ministerul Muncii, firma care a realizat evaluarile de rise pentru activitatile de rutina, pentru activitatile personalului care are acces la locurile de munca ( vizitatori, inspectori,etc.) si a evidentiat facilitatile de la locul de munca.

Rezultatele evaluarilor si efectele masurilor de control sunt utilizate la stabilirea obiectivelor SSO. Identificarea pericolelor si evaluarea riscurilor: • asigura clasificarea riscurilor si identificarea acelora care trebuie sa fie eliminate sau controlate prin obiective si programele de management al SSO; • sunt conforme cu experienta de lucru si capabilitatea masurilor intreprinse pentru controlul riscurilor; • asigura date de intrare pentru determinarea cerintelor referitoare la facilitati, identificarea necesitatilor de instruire si/sau controalelor operationale; • asigura urm.arirea actiunilor necesare pentru a garanta atat efectivitatea cat si programarea implementarii lor.

5.4. Planificarea SMI 5.4.1. Obiectivele SMI (5.4.l/lSO 9001,4.3.3/ISO 14001 si 4.3.3/0HSAS 18001)

Pentru realizarea politicii sale in domeniul ca!itatii, mediului si SSO, conducerea primariei stabileste urmatoarele obiective:

27

)

)

UNIT ATEA ADMrNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOlNE$TI


Tel: 0234363680;0740162602;0372764340; Fax: 0234365428. e-mail: [email protected]

~~~=~~~ :e,· : I ' .J ... -:-=----. '

~: : '- - ...... ~ .... ·"'o

ISO 9001/1'0U/Q',IS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROU/EMSJJAS • C 0006)0147

OHSAS 18001/1100/0HSAS/JAS • C 0005/Dl4t

1 ). Ofertarea si contractarea lucrarilor in conditiile cunoasterii depline a cerintelor cetatenilor si a cerintelor legale si de reglementare. 2). Incredintarea lucrarilor nwnai personalului calificat, instruit, avand abilitatile si experienta necesara si, dupa caz, autorizat I atestat. 3). Asigurarea infrastructurii necesare pentru realizarea conformitatii cu cerintele contractuale. 4). Procedurarea adecvata a proceselor, evaluarea periodica si imbunatatirea continua a acestora. 5). Tinerea sub control in mod eficace si eficient a proceselor, a neconformitatilor si adoptarea in tennenul necesar a actiunilor corective si preventive corespunzatoare. 6). Imbunatatirea continua a sistemului de management integrat pe baza analizei periodice a implementarii, dezvoltarii si eficacitatii acestuia. 7). Cunoasterea pennanenta a nivelului de satisfacere a cerintelor clientului si adoptarea masurilor corespwizatoare pentru cresterea acestui nivel. 8). Adecvarea continua a politicii si a obiectivelor SMI.

9). Cresterea gradului de incredere a cetatenilor prin certificarea sistemului de management integrat de catre un organism acreditat.

Obiectivele si tintele sunt masurabile, in conformitate cu politica adoptata, inclusiv cu angajamentele de prevenire a poluarii, cu cerintele legale, cu alte cerinte aplicabile la care organizatia a subscris si cu imbunatatirea continua.

In vederea indeplinirii obiectivelor, inclusiv cele referitoare la SSO, a fost elaborat un program care include: },;,, desem.narea responsabilitatilor la toate functiile relevante pentru indeplinirea obiectivelor, pentru

identificarea si minimizarea pericolelor si riscurilor din primarie; },;,, mijloacele si terrnenele privind realizarea acestora. 5.4.2. Planificarea sistemului de management integrat (5.4.JIISO 9001.4.3/JSO 14001,0HSAS 18001)

Conducerea primariei asigura planificarea sistemului de management integrat prin: a). stabilirea structurii organizatorice capabila sa asigure implementarea si dezvoltarea sistemului de management integral, a modului de comunicare si a fiselor posturilor angajatilor; b). stabilirea cerintelor de instruire a personalului de la toate nivelurile, a sistemului de instruire si planificarea actiunilor; c). procedurarea proceselor si activitatilor; d). programarea alocarii resurselor, asigurarii infrastructurii a conditiilor de mediu si a actiunilor de mentenanta si imbunatatire a acestora; e). prevederea si procedurarea activitatilor de tinere sub control a tuturor elementelor sistemului de management integrat; t). stabilirea unui sistem de inregistrari adecvat, a suportului acestora si a modului de tinere sub control al lor; g). stabilirea unui sistem de furnizare, colectare, analiza a datelor si de analiza periodica la nivelul eel mai inalt al managementului, a implementarii, dezvoltarii si imbunatatirii sistemului de management integrat. 5.4.3. Obiective si programe de management de mediu, sanatate si securitate ocupationala (4.3.41/SO 1400/ si OHSAS /8001)

Elaborarea programelor de mediu si SSO au ca date de intrare obiectivele stabilite de primar, aspectele de mediu semnificative, pericolele si riscurile asociate proceselor ce se deruleaza in primarie. Programele de management integrat (calitate, mediu, SSO) includ: - responsabilitatea si autoritatea desemnata pentru realizarea obiectivelor la nivelul functiilor relevante; - resursele (materiale si umane) si tennenele pentru realizarea obiectivelor;

28

)

)

UNIT A TEA ADMfNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI



Monitorizarea programelor are loc in 2 etape: - la tennenele scadente, de reprezentantul managementului-RMSI; - anual, la analizele SMI, de catre pri.mar.

JA~::~-~~ :e,· : . . !- -i-=--. .

~ :: ~ ..

... ... ... .. l' ... - .. "'c

ISO 9001/ROU/Q/,IS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROU/fMSJJAS • C 00061<)147

OHSA$ 18001/ROU/OHSAS!IAS • C OOOS/0149

Programele SMI pot fi modificate pentru a lua in consideratie schimbarile survenite in activitatile, serviciile sau conditiile de functionare ale primariei, precum si in legislatia in vigoare.

S.S. Responsabilitate, autoritate $i comunicare 5.5.1. Responsabilitate ~i autoritate

Primarul a definit ~i comunicat intregii primarii responsabilitatile ~i autoritatile personalului, dupa cum sunt acestea specificate in documentele de infiintare a primariei, in manualul sistemului de management integrat ~i in fi~ele de post. 5.5.2. Reprezentantul managementului pentru Sistemul de Management Integrat - RMSI

Decizia de numire a reprezentantului managementului pentru sistemul integrat acordli autoritatea ~i responsabilitatea de a: • a se asigura ca procesele necesare SMI sunt stabilite, implementate si mentinute; • a raporta managementului de la eel mai inalt nivel despre functionarea SMI si despre orice necesitate

de imbunatatire; ' • a se asigura ca este promovata in cadrul primariei constientizarea cerintelor cetatenilor; • coordoneaza activitatile de elaborare a documentelor SMI, de modificare, revizie, difuzare, retragere

si arhivare a acestora; • planifica si asigura efectuarea auditurilor interne si urmareste finalizarea acestora prin aplicarea

actiunilor corective si preventive, dupa caz; • supravegheaza tinerea sub control a inregistrarilor referitoare la activitatile desfasurate; • evalueaza implementarea si eficienta SMI si raporteaza prirnarului in legatura cu acestea; • asigura gestionarea editiilor documentelor SMI, asigura inregistrarea, identificarea, trasabilitatea,

difuzarea, modificarea, retragerea si arhivarea acestora potrivit procedurilor aprobate; • analizeaza si avizeaza din punct de vedere SMI ofertele si contractele care se incheie cu furnizorii

precum si contractele de prestari servicii extemalizate; • asigura evaluarea furnizorilor de servicii; • verifica daca echipamentele utilizate si personalul implicat in realizarea proceselor sunt autorizate I

atestate si, respectiv, instruit; • asigura interfata cu furnizorii de servicii, precum si cu beneficiarii prestarilor de servicii, referitoare

la reclamatiile privind calitatea acestora; • colaboreaza cu sefii compartimentelor in stabilirea si realizarea programelor de instruire a

personalului; • asigura initierea, dispunerea, urmarirea si controlul realizarii actiunilor corective, confirm.area si

acceptul acestora; • participa la analiza cauzelor care genereaza neconformitati si la stabilirea actiunilor corective si

preventive; • mentine intr - un sistem de evidenta usor de regasit, inregistrarile specifice activitatilor derulate de

primarie; • in limitele competentelor acordate, reprezinta conducerea primariei in relatiile cu fumizorii si

organele de control ale statului referitoare la problemele managementului calitatii, mediului si SSO.

5.5.3. Consultare si comunicarea interna/externa (5.5.3/ISO 9001, 4.4.JIISO 14001 si OHSAS /8001)

5.5.3.1. Comunicarea interna

29

)

)

UNITA TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



J~~::~-~~ : ~ ·: . . J.. -i-::--

1 •

~: : • ........ ; ...... "'o

ISO 9001/ROU/QMS/JAS • C 001711)789 ISO !<1001/AOO~MS/JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/ltOU/OHSAS/lAS • C 0005/1)149

Se realizeaza atat pe verticala cat ~i pe orizontala confonn responsabilitatilor stabilite in cadrul SMI ~i se face prin unnatoarele modalitati: • Sedintele periodice ale managementului la care se iau in considerare:

);> Problemele legate de activitatea curentii din perioada unnatoare ~i verificarea rezolvarii problemelor ~i a indeplinirii sarcinilor din perioada anterioara; );> Tintele pe tennen scurt; » Repartizarea sarcinilor pentru perioadele urmatoare; );> Diverse probleme.

La aceste ~edinte participa primarul, viceprimarul, secretarul, directorii, sefii de servicii/birouri, -?i alti invitati,dupa caz. • $edintele de lucru la nivelul Directiilor, Serviciilor sau Birourilor in care se discuta:

);> Problemele legate de activitatea curenta din perioada unnatoare ~i verificarea rezolvarii problemelor ~i a indeplinirii sarcinilor din perioada anterioara;

);> Tintele pe termen scurt; );> Repartizarea sarcinilor pentru perioadele urmAtoare; );> Diverse probleme. ~ Sarcinile ~i dispozitiile transmise de catre conducere ~i totodata se centralizeaza propuneri ~i date

care se raporteaza catre management. La aceste ~edinte participa sefii directiilor, serviciilor/ birourilor ~i personalul subordonat.

• Comunicari diverse prin telefonie fixa sau mobila de catre toate categoriile de angajati prin care : );> Se asigura accesului la informatiile de interes public din oficiu sau la cerere; );> Se comunica aspecte legate de activitatea curenta; );> Se realizeaza coordonarea $i corelarea activitatilor curente; ~ Se transmit infonnatii ~i date cu caracter neoficial; );> Se acceseaza si se transmit documente ~i inregistrari diverse.

• Prezentari Ji comunicari de grup la care participa speciali~ti de pe diverse niveluri in cadrul unor expuneri in salile de sedinte sau de protocol. • lnformare, perfectionare, instruire ~i colectare a sugestiilor ~i propunerilor din randul angajaplor ,.

);> seminarii, simpozioane ~i alte intalniri organizate in tara ~i strainatate, privind perfectionarea metodelor de organizare ~i functionare a autoritatilor administratiei publice locale;

~ prin rapoarte sau fonnulare aflate in procedurile SMI; );> instruiri periodice efectuate intern sau cu terte organizatii;

• Sisteme de afi~are, prin care anumite documente, infonnatii, decizii ~i anunturi se afi~eaza in locuri special amenajate la nivelul directiilor, serviciilor, birourilor sau la nivel de institutie.

Obiectul comunicarii interne este constituit de: );> continutul politicii ~i a obiectivelor generate ~i specifice; );> continutul manaualului SMI ~i a procedurilor de sistem ~i operationale );> decizii de numire; );> ROF-uri si regulamente inteme; );> prevederi ale fi~elor posturilor ~i alte responsabilitati ale structurilor organizatorice implicate; );> resursele ~i tennenele de indeplinire a responsabilitatilor ; );> aplicarea prevederilor legislatiei nationale in domeniul de activitate; );> modificari, responsabilitati, autoritati, reclamatii, rezultate ale controalelor, verificarilor,

auditurilor, etc.; );> verificarea cuno~terii ~i aplicarii prevederilor documentelor difuzate;

30

)

)

UNlT ATEA ADMrNISTRA TIV TERrTORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



h~~:;~-~~ :e,· : ' . ' . .. ·r-=---' . ~ ;.:

-- - - .. - - - .Jc

150 9001/ROU/QMS/J,U • C 0017,0789 ISO 14001/ROU/fMS/JAS • C ooo,/0147

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C 0005/01.olt

), programe, planuri care contin actiuni planificate, responsabilitati ~i tennene de finalizare rezultate in unna analizelor efectuate de catre conducere;

), realizarea auditurilor interne/ externe ; }.> instruirea continua a personalului cu privire la cerintele SMI, politica, obiective, modul de actiune

pentru realizarea acestora;

In procesul de comunicare interna se are in vedere ca angajatii sa fie: ~ reprezentati la nivelul conducerii de un reprezentant numit prin decizie scrisa de primar; )> implicati in dezvoltarea si analizarea politicilor si procedurilor de management al riscurilor; )> consultati in momentul aparitiei unor modificari care pot afecta sanatatea si securitatea la locul de

munca.

5.5.3.2 Comunicare externa Se realizeaza prin telefonie, electronic, mesagerie, curierat etc. ~i se refera la urmatoarele:

• Relatia cu autoritaple de coordonare (organele administratiei centrale, Prefectura Municipiului Moinesti, Consiliul Local al Municipiului Moinesti etc.) se realizeaza prin: » Mesagerie sau curierat in cazul documentelor oficiale; }.> Prin $edintele Consiliului Local al Municipiului Moinesti; » Telefonie sau fax in cazul comunicarii neoficiale;

• ldentificarea a~teptarilor, reclamafiilor $i satisfactiei cetatenilor se realizeaza prin; » Consultarile periodice de la sediul primariei cu cetatenii in cadrul audientelor sau a intalnirilor cu alegatorii; )> intalnirile organizate de catre biroul Activitati Publice privind perceptia publica a institutiei din mass media; » Primirea ~i inregistrarea reclamatiilor $i a sesizarilor la ghi$eul unic de inregistrare; ), Prin intermediul site- ului de internet;

• Traosmiterea de informatii oficiale -,i oeoficiale catre cetafeni ~i alte parti interesate: » Prin comunicatele de presa pe baza datelor ~i infonnatiilor primite de la compartimentele de

colaborare; » Prin asigurarea accesului la infonnatiile de interes public din oficiu sau la cerere; ~ Prin punere la dispozitia cetatenilor a infonnatiilor cu privire la viata publica, agenda

manifestarilor culturale, sportive, etc.; » Prin organizarea de actiuni care au drept scop promovarea normelor comunitare incurajand

initiativele locale in ceea ce priveste integrarea europeana; ~ Prin colaborarile realizate cu partenerii in domeniul schimbului de infonnatii; » Prin asigurarea accesului persoanelor (reprezentanti mass-media, studenti, cercetatori, sau

persoane fizice interesate etc.) care efectueaza studii ~i cercetari in folos propriu sau in interes de serviciu, la fondul docwnentaristic al autoritatii sau al institutiei publice pe baza solicitarii personale, in conditiile legii (cf. art. 11 din Legea 544/2001).

• imbunatafirea continua a imaginii organizafiei se realizeaza prin; » Conferinte de presa, interviuri sustinute de catre primar, Consiliul Local ~i directiile subordonate; ~ Popularizarea prin mass-media principalelor actiuni organizate de primarie; » Prin elaborarea ~i difuzarea catre populatie a pliantelor, ghidurilor ~i a materialelor informative

destinate tuturor celor interesati ~i care sa contribuie la alcatuirea unei imagini corecte despre institutie ~i activitatile ei;

» Campanii de educatie civica prin activitati specifice;

31

)

)

UNITA TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



J~~:~-~~ :e,· : ' I

J ... "'r-:=---' I

~ ~ : • .. - - - ~ ......... .,c,

ISO 9001/ROU{QMS/JAS, C 0011i018t ISO 14001!ROU/EMS!JAS • C 0006/0141

OHSAS 18001/IOU/OHSAS/JAS • C 0005.11)14,

~ Promovarea asocierii ~i cooperarii la/ cu alte organizatii, uniuni, federatii eligibile pentru Consiliul Local ~i Primlirie ;

~ Consultarile periodice de la sediul primariei cu cetatenii in cadrul audientelor sau a intalnirilor cu alegatorii;

~ Prin intennediul site- ului de internet ~i a publicatiilor periodice ale Primariei;

In procesul de comunicare extema se are in vedere ca: ~ primarul sa decida asupra documentarii si comunicarii privind aspectele de mediu semnificative,

a pericolelor si riscurilor existente in organizatie; ~ transmiterea datelor solicitate conform prevederilor legale catre institutiile abilitate in acest sens.

5.6. Analiza efectuata de management 5.6.1. Generalitati

Evaluarea SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT se face aoual de citre PRIMAR si va fl raportata Consiliului Local prin Raportul Primarului catre Consillului Local

in cadrul acestei analize, se evalueaza oportunitatile de imbunatatire precum si a necesitatile de schimbare in SMI, in politica si in obiectivele primariei. Deasemenea, se au in vedere aspectele de mediu (identificarea si monitorizarea acestora), precum si identificarea pericolelor si evaluarea riscurilor asociate activitatilor care se deruleaza la nivelul prirnariei.

S.6.2. Date de intrare Datele de intrare pentru efectuarea acestei analize, puse la dispozitia managementului de catre reprezentantul managementului sunt sub fonna unui Raport de ana/izii, Acesta se intocme~te pe baza infonnatiilor rezultate din:

• Masurile dispuse in analiza anterioara; • Rapoarte de audit intern (conform PSSC-04 "A11ditul intern'1; • Fi~e de neconfonnitate ~i actiuni corective; • Analiza perfonnantelor proceselor, confonn indicatorilor de unnarire ai acestora; • Reclamatii ale cetatenilor; • Situatia activitatii de instruire a personalului angajat ~i analiza gradului de acoperire a

necesarului de personal, din punct de vedere al nivelului de instruire; • Recomandliri sau sesizari ale organismelor de evaluare, certificare; • Modifidri organizatorice; • Schimbarile aduse de legislatia aflata in vigoare. Raportu/ de analiza, avand viza Primarului, este transmis de catre RMS! participantilor cu o zi

inainte de data ~edintei. in cadrul ~edintei, pe baza raportului, se analizeaza in ce masura au fost realizate obiectivele

prevazute ale SMI, care sunt masurile necesare pentru functionarea corecta a acestuia ~i se identifica masurile necesare de imbunatatire. Ca o consecinta a discutiilor ~i comentariilor din timpul ~edintei, se vor stabili actiuni corective ~i preventive, oportunitati de imbunatatire, cu responsabili ~i tennene. 5.6.3. Date de ie~ire

Ca unnare a analizei efectuate de management rezulta decizii privind: a) obiectivele pentru perioada urmatoare; b) 1mbunatatirea performantelor SMI ~i a proceselor pimariei; c) imbunatatirea performantelor serviciilor, core late cu cerintele si asteptarile cetatenilor;

32

)

)

UNIT A TEA ADMCNISTRA TIV TERJTORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



d) resursele necesare pentru aplicarea masurilor stabilite de conducere.

!A~:~-~~ :e,· : I • , _ -i-=-' . ~ ::

~ .. __ .... r-- ..... 0

1$0 9001/llOU/QMSIJAS • C 0017/078f ISO 14001/IIOU/fMS/JAS • C 0006/01.47


Reprezentatul managementului pentru calitate intocme~te Plam,I de masuri al analizei de management al ~edintei in care s·a efectuat aceasta analiza. in unna acestor activitati, rezulta procesul verbal al analizei de management, in care se mentioneazA numele participantilor, datele de intrare precum ~i deciziile conducerii.

Derularea anuala a acestor analize are rolul de a sprijini imbunatatirea continua a perfonnantelor SMI, a proceselor, respectiv a serviciilor primariei.

0011fOLlIJJL~ 6. MANAGEMENTUL RESURSELOR

6.1. Generalitati

Managementul executiv este responsabil pentru identificarea necesitiitilor ~i conditiilor referitoare la resurse ~i pentru asigurarea de resurse adecvate, in vederea transpunerii in practica a politicii ~i atingerii obiectivelor, pentru mentinerea SMI, imbunatatirea continua a eficacitatii acestuia ~i pentru a cre~te satisfactia cetatenilor prin indeplinirea cerintelor acestora. Prin resurse se inteleg resurse umane ~i abilitati specializate, infrastructura organizationala, tehnologie ~i resurse financiare.

6.2. Resurse umane

Personalul institutiei este format din functionari publici si angajati contractuali, cu responsabilitati specifice in conformitate cu normele legate in vigoare. In vederea maririi eficacitatii SMI, managementul executiv se asigura de unnatoarele aspecte:

a) definirea, documentarea ~i comunicarea atributiilor, a responsabilitatilor ~i a autoritatilor prin fi~e ale posturilor, ROF, decizii ~i organigrama cu respectarea prevederilor Legii 215/ 200 l a administratiei pubtice locale ~i a Legii 188/ 1999 privind statutul functionarului public;

b) numirea unui Reprezentant al Managementului-RMSI pentru probleme referitoare la calitatea serviciilor prestate, protectia mediului si sanatatea si securitatea muncii cu autoritatea ~i responsabilitatea de a se asigura ca SMI este stabilit, implementat ~i mentinut in confonnitate cu cerintele standardelor de referinta,de a colecta date privitoare la perfonnanta SMI pentru analizare inclusiv recomandari de imbumltiitire.

c) persoanele care efectueaza activitati care influenteaza calitatea serviciului sunt competente prin studii, instruire, ~i experienta adecvata iar asupra acestora din unna se pa.streaza inregistrarile asociate.

De asemenea se da o importanta deosebita: a) recrutarii ~i angajarii personalului pe baza de competenta ~i confonn prevederilor legate prin concurs,

fiecare concurent fl.ind obligat, potrivit normelor legale in vigoare, sii promoveze examenele specifice angajarii personalului in domeniu ~i a altor norme obligatorii;

b) formarii ~i instruirii personalului prin programe de instruire pe tematici profesionale ~i legate de SMI prin planuri manageriale ale fonnarii profesionale in mod activ;

c) educarii intregului personal in spiritul politicii ~i al obiectivelor referitoare la calitate, mediu, sanatate si securitate ocupationala ~i a conceptelor bazate pe satisfactia cetateanului;

33

)

)




JA.~:~-~~ :e,· : I • ' . -- -r-=-' . ~ ~ : ~ ,.

- ....... ,. - - .. "'o

ISO 9001 /ROU/Q',IS/JAS • C 0017 /0789 ISO 14001/ROU/ENIS/JAS • C 000'1!>1"7

OHSAS lllOOl/ROU/OHSAS/IAS • C OOOS/0149

d) stabilirii metodologiei de implementare a normelor europene in domeniul instruirii ~i perfectionarii pregatirii personalului, instruirii noilor angajati ~i perfectionarii periodice a celorlalti, punand accentul pe lucrul in echipa ~i pe comunicare;

e) evaluarii perfonnantelor personalului, in scopul aprecierii necesitatilor de instruire ~i pentru a detennina potentialul sau de evolutie.

Pentru a motiva personalul, evolutia sa, aptitudinile de comunicare ~i perfonnantele individuate se 1ntreprind de catre $eful Serviciului RU SSM. unnatoarele: a) selectionarea personalului se realizeaza in functie de capacitatea de a satisface cerintele

corespunziitoare fiecarei functii ~i post de lucru; b) se asigura conditiile de munca, se stimuleaza perfonnantele individuate ~i se stabiliesc relatii de

munca optime; c) se asigura ca sarcinile ~i obiectivele de realizat, au fost intelese, inclusiv modul in care acestea pot

afecta calitatea. Sunt mentinute inregistrari referitoare la studii, instruire, abilitati ~i experienta.

Responsabilitatea mentinerii acestora revine $efului Serviciului Resurse Umane.

6.3 Competenta, instruire si con~tieotizare Primaria Municipiului Moinesti acorda. o importanta deosebita instruirii personalului care des~oara

activitati ce pot influenta calitatea. lnstruirea se efectueaza intern, in cadrul primariei de catre auditori instruiti deja ~i extern cu diverse organizatii astfel incat: a) se detennina competenta necesara (studii, aptitudini ~i experienta) iar inregistrarea rezultatelor se

realizeaza cu ajutorul ,,Fi§ele posturilor" (care fac o descriere clara ~i completa a sarcinilor, atributiilor, responsabilitatilor ~i cerintelor pe care ocupantul postului trebuie sa le indeplineasca precum ~i a limitelor de competenta cu care acesta a fost mandatat);

b) se identifica periodic de catre sefii de servicii/birouri impreuna cu seful Serviciului Resurse Umane necesitatile de instruire ~i se inscriu in programele de instruire periodica;

c) se utilizeaza metode de lucru adecvate pentru asigurarea instruirii sau pentru intreprinderea altor activitiiti necesare (angajari, schimbarea locului de munca., promovarea personalului etc.) pentru satisfacerea necesitatilor identificate;

d) se stabilesc responsabilitati in ceea ce prive~te procesul de instruire ~i alocarea resurselor necesare; e) se evalueaza programele de instruire ~i eficacitatea acestora dupa fiecare instruire realizata; f) RMSI ~i seful RUSSM ~i ~efii de departamente au fixate atributii de a se asigura ca personalul

primariei este con~tient de: ~ relevanta ~i importanta activitatilor sale ~i a modului in care el contribuie la atingerea obiectivelor; ~ importanta confonnitatii cu politica; ~ importanta confonnitatii cu cu procedurile ~i cerintele SMI; j,), aributiile ~i responsabilitatile in vederea realizarii confonnitatii cu cerintele SMI; )> unnarile posibile ale abaterilor de la procedurile specificate;

g) mentinerea de catre seful Serviciului Resurse Umane a tnregistrarilor adecvate referitore la studii, experienta, instruire ~i aptitudini;

h) instruirea personalului care efectueaza audituri interne. Directorii, sefii de servicii si birouri impreuna cu seful Serviciului Resurse Umane sunt

responsabili pentru identificarea ~i asigurarea necesitatilor de competenta a personalului din subordine. Responsabilitatea coordonarii activitatilor de instruire este a sefului Serviciului Resurse Umane }i a RMSI cu consultarea primarului.

34

)

6.4 lnfrastructura

lJNITATEA ADMrNISTRATIV TERITORJALA MUNICIPIUL MOINE~TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bac!lu, cod 605400


~~~::~-~~ :e,' : ' ' . ·,- -r:-;-~ :.:

- - - - r .. - ... .Jo

ISO IIOQl/llOU/Q',IS/JAS· C 0017/07Bt Im 14001/ROU/EMS/JAS • C 000&/0147

OHSAS 18001/IIOU/OHSAS/JAS • C 0005/0149

Primaria Municipiului Moinesti pune la dispozitia angajatilor ~i mentine infrastructura necesara desfa~urArii proceselor in conformitate cu cerintele pentru efectuarea !or: birouri, spatii de lucru, cu toate utilitatile necesare, mijloace de transport, echipamente de lucru, telefoane mobile, utilitati sociale etc.

Echipamentele pentru des~urarea activitatilor de prestare a serviciilor catre cetateni cat ~i serviciile de sprijin (transport, comunicatii, infonnare, etc.) necesare sunt identificate ~i definite de catre sefii de departamente tinand cont de necesitatile des~urarii activittailor ~i de exigentele legate de aceste resurse (legi, reglementari, mentenanta, etc.).

Primaria Municipiului Moinesti dezvolta ~i implementeaza programe de mentenanta stabilite prin ,,Graficele de programare a lucrArilor de mentenanta" pentru a se asigura ca infrastructura continua sa satisfaca necesitatile. Responsabilitatea programarii mentenantei $i a monitorizarii realizarii acesteia revine sefului Serviciului Urbanism, Amanajarea Teritoriului si Achizitii Publice.

6.5. Mediul de lucru

Primaria Municipiului Moinesti asigura un mediu de lucru care sa aiba o influenta pozitiva asupra motivarii, satisfactiei ~i performantei personalului in scopul de a cre~te performantele institutiei. Pentru crearea unui mediu de lucru adecvat, ca o combinatie a factorilor umani ~i fizici se intreprind unnatoarele activitati:

~ se stabilesc prin intermediul procedurilor de sistem $i operationale, prin ROF ~i fi~ele posturilor metode creative de lucru $i oportunitiiti de cre~tere a implicarii pentru a valorifica potentialul personalului din primarie;

~ se stabilesc reguli ~i indrumari referitoare la securitate, inclusiv utilizarea echipamentului de protectie;

~ se respecta principiile ergonomice in amplasarea locurilor de munca;

~ se iau in considerare $i se stabilesc interactiunile sociale prin intennediul procedurilor de sistem $i operationale, prin ROF ~i fi~ele posturilor;

~ se asigura facilitati adecvate pentru personalul primariei;

~ se respecta nonnele in vigoare referitoare la confort, incalzire, umiditate, iluminat, circulatia aerului, igiena, curatenie, zgomot, vibratie ~i poluare.

Conditiile de mediu de lucru sunt determinate in: cerintele legale $i de reglementare referitoare la activitati, in cerintele cetatenilor sau ale celorlalte parti interesate. Aceste conditii se refera $i la dotarile spatiile necesare desfa~urArii activitatilor primariei.

7 Prestare servicii

7.1 Planificarea prestarii serviciului

Planificarea prestarii serviciilor catre cetateni se face in scopul stabilirii obiectivelor ~i proceselor necesare pentru realizarea unor servicii corespunzatoare solicitarilor cetatenilor cu respectarea cerintelor legale ~i de reglementare cu aplicabilitate in domeniu. in acest sens institutia a identificat

35

)

)

UNIT ATEA ADMrNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



}!~~:;~-~~ :e,' : . . ,. ·r-=-• I ~ :.: ..... • ... T ...... "'o

150 9001/ltOU/Q\IS/JA$ • C 0017/0789 tm I.COOI/ROU/EMS/ JA$ • C OOOM)147

0115AS 18001/ROU/OHSAS/JAS • C 000511)149

procesele care se deruleaza in primarie (anexa 3~i 4), le planifica ~i le dezvolta intr-o maniera sistematica, cu luarea in considerare a datelor de intrare pentru fiecare subproces ~i corelarea tor cu datele de ie~ire din subprocesul precedent, reiterarea unor date, incat la final sa se poata indeplini cerintele necesare identificate.

Procesele identificate in cadrul SMI care reprezinta obiectul de activitate al primariei sunt: planificarea SMI ~i procesele referitoare la relatia cu cetatenii) forurile de conducere pe cale politic! ~i administrativa (organele administratiei publice centrale, Consiliul Local al Municipiului Moinesti), alte parti interesate cum ar fl organizatiile ~i asociatiile de diferite tipuri, societatile persoane juridice etc. Celelalte procese identificate se constituie in procese de mangement, procese suport si procese de masurare si monitorizare.

Procesul de prestare a serviciului, in functie de tipul acestuia poate parcurge toate subprocesele sau o parte din acestea, caz in care datele de intrare ~i cele de ie~ire sunt specifice produsului respectiv.

Datele de intrare luate in considerare in procesul de planificare sunt:

~ obiectivele ~i tintele in domeniul calitatii, mediului si SSO; );;,, cerintele legale ~i de reglementare referitoare la calitatea serviciilor (tennene de solutionare,

moduri de solutionare, moduri de aducere la cuno~tintii a rezolutiilor etc.), protectia mediului si sanatatea si securitatea muncii;

~ responsabilitati ~i autoritati legale; ~ cerinte specificate sau nu ale cetatenilor (din petitii, sesizari, reclamatii, cereri, solicitari etc.); );;,, cerinte referitoare la documentatie; )> cerinte referitoare ta inregistrari, ca dovezi ale realizarii confonnitatii; )> planuri legate de modul concret de des~urare a proceselor de realizare ~i fumizare a serviciului,

incluzand modalitatile de realizare a actiunilor corective/ preventive precizate in timp ca raspuns la problemele existente identificate sau problemele potentiale;

~ identificarea ~i documentarea necesitatilor/ cerintelor cetatenilor ~i stabilirea de responsabilitati concrete pentru personalul implicat in aceasta activitate;

~ identificarea ~i documentarea responsabilitatilor referitoare la activitatile de realizare ~i fumizare a serviciului;

~ resursele umane ~i materiale necesare; ~ responsabilitatile ~i metodele necesare pentru activitatile de verificare, validare, monitorizare,

masurare si inspectie a serviciului; ~ criteriile de acceptare a serviciului.

Responsabilitatea general! a procesului de planificare este a Primarului. Responsabilii de proces asigura caracterul complet, acuratetea ~i lipsa contradictiei dintre datele de intrare ale planificarii.

Datele de ie~ire ale planificarii realizarii serviciului sunt:

);;,, procedurile de sistem ~i operationale;

~ informarea cetatenilor, forurilor de conducere pe cale politicii ~i administrativli (organele administratiei publice centrale, Consiliul local al Municipiului Moinesti), a altor parti interesate cum ar fi organizatiile ~i asociatiile de diferite tipuri, societatile persoane juridice etc. cu privire la termene, modalitati de lucru, programe etc.;

~ planificarea derularii activitatilor de furnizare a serviciilor conform prevederilor legale;

Toate planificarile sunt analizate ~i sunt aprobate de factorii implicati pana la nivelul managementului de la eel mai inalt nivel.

36

)

)

UNITATEA ADMrNISTRATIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandti, nr. 14,jud. Bacau, cod 605400


~ - ~~~=~-~~

9'""' LE, ! ~ ~ :

r .. ........ ~ ... --Jc ISO tc01/110U/QMS/JAS • C 0017 {078t ISO 14001/ROUJUI\S/IAS • C 0006/0147


incepand cu faza de planificare sunt prevazute puncte de decizie in care se fac analize ~i se iau decizii cu privire la continuarea planificarii. reluarea unor etape, sau trecerea directa la anumite etape, fapt care necesita analize ~i aprobari, confonn planificarilor ~i reglementarilor aplicabile.

Planificarea activitatilor pe care le presupune prestarea serviciului se realizeaza asigurandu-se ca aceasta este compatibila cu cerintele pentru celelalte procese ale SMI.

7.2 Procese referitoare la relatia cu cetateanul

7.2.1 Determinarea cerinfelor referitoare la serviciu

Pentru detenninarea cerintelor referitoare la serviciu se urrnaresc:

}> legislatia din domeniul dreptului administrativ;

}> cerintele exprimate scris in principiu (dar ~i telefonic) de catre cetatean prin petitii, solicitari, sesizari, reclarnatii;

}> autoritatile ~i responsabilitatile cu care este investita institutia prin Legi, Decrete ale Pre~edintelui Roman.iei, Hotarari ~i Ordonante ale Guvemului, Ordine ~i Instructiuni ale Mini~trilor ~i ale celorlati conducatori ai administratiei publice centrale, Hotararile Consiliului Local al Municipiului Moinesti, dispozitii cu caracter norrnativ ale Primarului ).

Se ia in considerare determinarea unnatoarelor aspecte:

a) cerintele specificate de catre cetatean - obiectul solicitarii, petitiei, etc.;

b) cerintele legislative din domeniul dreptului administrativ- competenta de solutionare, tennen, mod de formulare, prezentare, emitere, comunicare a rezolutiilor etc.;

c) orice alte cerinte suplimentare detenninate de catre primarie.

Determinarea cerinfelor referitoare la serviciu se realizeaza 1n doua faze de catre:

}> ln primii fazii. de catre personalul compartimentului Documentare si Relafii Pub/ice in cazul petitiilor, sesizarilor, solicitarilor de servicii etc. care sunt depuse la registratura. Acesta are responsabilitatea:

}> de a detennina obiectul solicitarilor clientilor (cererii, petitiei, reclamatiei, serviciului etc.);

}> de a detennina gradul de documentare a cerintelor din solicitarile clientilor (cereri, petitii, reclamatii, solicitari de prestari a serviciului etc.);

}> in cazul in care solicitarea se refera la informatii de ordin public de a detennina daca infonnatiile solicitate sunt de ordin public ~i daca sunt detinute in cadrul serviciului;

}> de a detennina initial cornpetenta de solutionare (sau de prestare a serviciului) a institutiei;

}> de a detennina conditiile ~i formele in care are toe accesul la infonnatiile de interes public sau la serviciile prestate de catre institutie;

}> de determina directia/ serviciul/biroul sub a carei jurisdictie intra problema ~i care are competenta de a o rezolva;

~ in a douafazii (dupa inregistrarea solicitarii la compartimentul Documentare), Directorul, ~eful Serviciului ,Seful Biroului sau Coordonatorul Compartimentului are responsabilitatea de a detennina:

}> obiectul solicitarii de prestare a serviciului sau a petitiei, solicitarii, sesizarii, reclamatiei; 37

)

)

UNIT ATEA ADMrNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



}_A.~:;~~~

L(t, : : I

~ :1: ____ " ___ ..,«>

ISO '!001/llOU/GWS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROU/EMS/JAS ·C OIXl&/01'7

OHSAS 18001/ROU/OHSAS/IAS • C 0005/0149

), competenta Primariei sau a Directiei, Serviciului, Biroului ,Compartimentului de prestare a serviciului sau de solutionare a petitiei;

>" cerintele legate in domeniu (tennen de solutionare, mod de fonnulare, prezentare, emitere, comunicare a rezolutiilor etc.);

in cazul in care clientul este administratia publica centrala, Consiliul Local al Municipiului Moinesti sau Primaria Municipiului Moinesti detenninarea cerintelor se realizeaza de catre:

;;.. personalul serviciului Resurse Umane si SSM care:

};:,, detennina autoritatile ~i responsabilitatile cu care este investita institutia prin Legi, Decrete ale Pre~edintelui Romaniei, Hotarari ~i Ordonante ale Guvernului, Ordine ~i lnstructiuni ale Mini~trilor ~i ale celorlati conducatori ai administratiei publice centrale, Hotararile Consiliului Local, dispozitii cu caracter nonnativ ale Primarului etc.).

>" determina aparitia, modificarea ~i modul de aplicare al actelor nonnative de referinta;

), personalul biroului Juridic si Contencios care are responsabilitatea:

>" de a detennina modalitatile de implementare a acquis-ului comunitar in Administratia Publica Locala.

7.2.2 Analiza cerintelor referitoare la serviciu

inainte ca institutia sa se angajeze in furnizarea serviciului cerintele referitoare la serviciu sunt analizate.

Aceasta activitate presupune unnatoarele:

a) Intelegerea deplina a responsabilitatilor }i competentelor care revin Primariei in general sau Direcfiei, Serviciului sau Biroului de resort in particular in furnizarea serviciului;

b) Identificarea necesarului de resurse (~i alocarea sau suplimentarea acestora daca este cazul) pentru furnizarea serviciului;

c) Analiza responsabilitatilor, competentelor ~i capabilitatii care revin Primariei in general sau directiei/ serviciului/biroului de resort in particular in furnizarea serviciului;

d) Analiza responsabilitatilor ~i tennenelor de realizare a lucrarii; Analiza cerintelor referitoare la serviciu se realizeaza in doua faze de catre:

>" in primii fazii de catre personalul compartimentului Documentare si Rela/ii Pub/ice in cazul petitiilor, sesizarilor, solicitarilor de servicii etc. care sunt depuse la registratura. Acesta are responsabilitatea:

>" de a analiza modul in care sunt definite solicitarile clientilor. in cazul in care nu sunt documentate cerintele cetateanului, personalul are obligatia de a-1 indruma }i ajuta sa solicite in scris infonnatia de interes public daca solicitarea nu se refera la infonnatii care sunt detinute in cadrul serviciului ~i de a indruma ~i ajuta clientul sa redacteze solicitarea, petitia, reclamatia, sesizarea etc.;

~ de a analiza caracterul complet al documentelor transmise in cadrul lucrarii. in cazul in care lipsesc documente necesare in vederea stabilirii unei rezolutii (ex: eliberarii de certificate, avize etc.) se comunica necesarul de documente cetateanului;

};:,, de a analiza initial competenta de solutionare (sau de prestare a serviciului) a institutiei;

38

UNIT ATEA ADMrNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINESTI



!~~:~-~; :e,· : . . ,. +-=-: . ~ :,:

........ "' ...... ..,o

1$0 9001/ROU/~S/JAS • C 0017/078t ISO 14001/ROUJV,\S/JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/ltOU/OHSASJJAS • C OOOS/010

~ de a analiza conditiile ~i fonnele in care are Joe accesul la infonnatiile de interes public sau la serviciile prestate de catre institutie;

~ de analiza care este directial serviciul/biroul sub a carei jurisdictie intra problema ~i care are competenta de a o rezolva;

~ de a inregistra solicitarea, petitia, cererea, etc. in registrul general de intrari- ie~iri al institutiei ~i de a o transmite catre directial serviciul/biroul sub a carei jurisdictie intra problema ~i care are competenta de a o rezolva; Aceasta se constituie in dovada analizarii preliminare a cerintelor cetateanului.

~ de a comunica clientului termenul de solutionare legal; ~ in a doua fazii (dupa inregistrarea solicitarii la compartimentului Documentare si Relatii Pub/ice) dupa caz, directorul de directie, seful serviciului sau al biroului are responsabilitatea de a analiza:

~ obiectul solicitarii de prestare a serviciului sau a petitiei, solicitarii, sesizarii, reclamatiei; ~ competenta directia/ serviciul/biroul de efectuare a lucrarii; ~ cerintele legale in domeniu (tennen de solutionare, mod de fonnulare, prezentare, emitere,

comunicare a rezolutiilor etc.); ~ de a analiza caracterul complet al documentelor transmise in cadrul lucrarii. in cazul in care

lipsesc documente necesare in vederea stabilirii unei rezolutii (ex : eliberarii de certificate, avize etc.) se comunica aceasta clientului;

~ de a analiza necesitatea solicitarii sprijinului altor institutii {Prefectura, Politie, institutii de invatamant etc.);

~ de a analiza conditiile ~i formele in care are loc accesul la infonnatiile de interes public sau la serviciile prestate de catre institutie;

~ de a anliza daca institutia dispune de resursele necesare executiei lucrarii ~i daca nu de a stabili necesarul de resurse suplimentar;

~ de a desemna un responsabil ~i de stabili un termen de finalizare a lucrarii. Aceasta se constituie in dovada analizarii finale a cerintelor cetateanului.

in cazul in care clientul este administratia publica centrala, Consiliul Local al Municipiului Moinesti sau Primaria Municipiului Moinesti detenninarea cerintelor se realizeaza de catre:

) >- personalul compartimentului Resurse Umane si SSM care:

-analizeaza autoritatile ~i responsabilitatile cu care este investita institutia prin Legi, Decrete ale Pre~edintelui Romaniei, Hotarari ~i Ordonante ale Guvernului, Ordine ~i Instructiuni ale Mini~trilor ~i ale celorlati conducatori ai administratiei publice centrale, Hotararile Consiliului Local, dispozitii cu caracter normativ ale Primarului etc.).

-informeaza toate serviciile administratiei publice locale despre aparitia, modificarea ~i modul de aplicare al actelor nonnative de referinta; Aceasta se constituie in dovada analizarii cerintelor cetateanului.

personalul biroului Juridic si Contencios care are responsabilitatea:

-de a analiza modalitatile de implementare a acquis·ului comunitar si modul de aplicare a legilor in Administratia Publica Locala. Aceasta se constituie in dovada analizarii finale a cerintelor cetateanului.

Atunci cand sunt modificate cerintele referitoare la serviciu. acestea sunt analizate de catre personalul compartimentelor functionale, sefttl de directie, serviciu sau birou iar modificarile sunt comunicate in timp personalului responsabil prin comunicare telefonica sau scrisii.

39

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA. MUNICIPIUL MOINE~TI


Tel:0234363680;0740l62602;0372764340; Fax: 0234365428, e-mail: [email protected] l~O ,001/ROU/QMS/IAS • C 0017/0789

ISO 14001/ROU/EMS/JAS • C 0006/0147 OHSAS 18001/ROU/OHSAS/IAS • C 0005/0149

Managementul la nivelul eel mai inalt al Primariei Moinesti in persoana Primarului, a luat toate masurile pentru a se asigura ca cerintele cetateanului (specificate sau nespecificate) ~i cele legate }i de reglementare referitoare la serviciu ~i procese se identifica, se determina ~i se indeplinesc in scopul de a mari satisfactia acestuia. Aceasta se realizeaza prin definirea atributiilor ~i a responsabilitatilor referitoare la analiza acestor cerinte in: procedurile de sistem ~i operationale, in ROF, in fi~ele de post ale personalului responsabil cu analiza cerintelor clientului ~i continua monitorizare a indeplinirii acestor atributii ~i responsabilitati de catre Primar sau de catre personalul responsabil desemnat.

7.2.3 Comunicarea cu cetateaoul

Primarul stabile~te cai de comunicare ~i interfete cu clientul- cetatean, autoritati, organizatii, asociatii, alte parti interesate etc. in legatura cu problemele referitoare la serviciu privind: furnizarea de infonnatii asupra serviciului, tratarea solicitarilor, petitiilor, sesizarilor etc. acestuia prin intennediului procedurilor de sistem ~i operationale, a ROF ~i a fi~elor de post care stabilesc atributii ~i limite de competenta pentru personalul care intra in contact cu cetatenii. De asemenea se iau in considerare aspectele legate de comunicarea cu cetatenii in stabilirea tematicilor de instruire periodica. Comwlicarea cu acestia se realizeaza pe mai multe paliere in functie de tipul comunicarii sau rangul personalului din institutie- cetatean ~i se realizeaza de catre: primar directori, sefii de servicii/birouri, ~i personalul anagajat. Eficienta comunicarii ~i indeplinirea sarcinilor din acest punct de vedere sunt continuu monitorizate de catre primar sau de catre personalul responsabil din serviciul audit intern/ compartimentul managementul sistemelor integrate.

7.3 Proiectare ~i dezvoltare

Specificul domeniului de act1V1tate al Primariei Municipiului Moinesti nu presupune desfo1urarea de activita/i de proiectare- dezvoltare.

7.4 Aprovizionare

7.4.1 Procesul de aprovizionare

Aprovizionarea cu lucrarile, serviciile, materialele, tehnologia ~i echipamentele necesare des~urarii activitatilor specifice se face de la mai multi fumizori in baza prevederilor legislatiei referitoare la achizitiile publice (OUG 34/2006 - legislatia ce transpune Directivele CE 17 si 18 din 2004 privind achizitiile publice ~i HG 925/2006- Normele de aplicare.

Primarul realizeaz4 coordonarea genera/ii a activita/ilor de achiziJii pub/ice pentru a se asigura cii produsul aprovizionat este conform cu cerintele de aprovizionare ~i ca sunt respectate prevederile legale in vigoare.

Necesarul anual de aprovizionare ~i achizitii specific directiilor/seiviciilor/compartimentelor functionale se intocme~te de catre directori/sefi de servicii/coordonatorii compartimentelor functionale .

Arhitectul Sef/seful serviciului achizitii centralizeaza datele si stabileste (la nivel de propunere) necesarul de cheltuieli pentru includerea acestora in bugetul de cheltuieli al anului respectiv ~i ii transmite sefului Directiei Economice care organizeaza, coordoneaza ~i asigura elaborarea proiectului de buget pentru Primarie ~i pentru entitatile sale organizatorice.

Achizitiile curente sau determinate de necesitati concrete se realizeaza la propunerea Arhitectului ~ef/ Sefii de serviciu care fundamenteaza, ca speciali~ti in domeniul respectiv, cererile de oferte ~i ofertele primite de Primarie pentru achizitii de bunuri ~i servicii, in vederea efectuarii selectarii de oferta de catre comisia stabilitii in acest scop respectiv. Arhitectul Sef /Sefii de serviciu vizeaza, ca speciali~ti pe domeniul respectiv, contractele de aprovizionare.

40

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



~~~:;~-~~

j_~ : I I ~ :.: - - - - r - - - -'c

ISO IIOQl/llOU/QMS/JAS • C 0017 /071!t ISO 14001/ROU/IMS/ JAS • C 0006/0147

OIISAS 18001/10\1/0IISAS/JAS • C 0005/01,19

in conformitate cu prevederile legii in dorneniu, seful serviciului Achizitii Publice ~i seful serviciului Investitii, Receptie Lucrari si Derulari Contracte fac preselectia (agrearea) societatilor cornerciale care au ca obiect de activitate executia de lucrari specifice prograrnului de investitii, intocmirea documentatiilor tehnico-economice de specialitate, organizeaza sistemul de selectie al societatilor comerciale care executa lucrari, constituind o baza de date privind evolutia preturilor pe piata materialelor, fortei de munca, transporturi etc. ~i fac propuneri de acordare a unor calificative prestatorilor de servicii, care sa pennita o selectie mai riguroasa a acestora

7.4.2 Informatii referitoare la aprovizionare

lnfonnatiile referitoare la necesarul de aprovizionare sunt stabilite:

• in urma planurilor ~i strategiilor anuale de dezvoltare, investiJii, achizitii ~i consum ~i sunt comunicate directorului Directiei Economice de catre sefii de servicii ~i Arhitectul $ef. $eful Directiei Economice organizeaza, coordoneaza ~i asigura elaborarea proiectului de buget care prevede nivelul de cheltuieli pentru investitii, achizitii ~i consum ~i lista produselor, lucrarilor ~i serviciilor care se achizitioneaza pentru primarie ~i pentru entitatile organizatorice din cadrul acesteia, buget de cheltuieli care este aprobat in ~edintele Consiliului Local. Dezvoltare tehnico-edilitara a municipiului este asigurata de catre compartimentul Investitii iar docurnentatiile tehnico-economice necesare realizarii obiectivelor de investitii care prevM necesarul de aprovizionare sunt elaborate de catre Serviciul Achizitii. Ambele sunt aprobate in ~edintele Consiliului Local;

• in unna unor necesitliti curente detenninate de o aprovizionare specifica, achizitii publice prin compartimentul achizitii realizeaza aprovizionarea produselor sau a serviciului ,in cazul in care nu a fost cuprins in Planul anual de achizitii numai dupa aprobarea Referatului de necesitate aprobat de Primar.

in toate situatiile aceste infonnatii descriu clar produsul sau serviciul de aprovizionat sub aspectul denumirii ~i al caracteristicilor sale. lnformatiile contin inclusiv cerinte pentru aprobarea produsului, a procedurilor, proceselor ~i echipamentelor, cerinte pentru calificarea personalului ~i cerinte pentru sistemul de management integrat.

7.4.3 Verificarea produsului aprovizionat Toate produsele ~i serviciile aprovizionate inainte de a fi acceptate sunt supuse inspectiilor de

receptie, confonn prevederilor legale ~i contractuale sau din comanda de aprovizionare. Aceasta se realizeaza la fumizor sau in organizatie (inclusiv in locatiile in care se executa lucrarile) ~i include verificarea documentelor asociate. Responsabilitatea efectuarii acestei activitliti revine personalului delegat al Serviciilor Achizitii Publice ~i Derulare Contracte care:

~ unnare~te inclusiv modul de indeplinire al conditiilor contractuale pe durata de derularii serviciului, a executiei lucrarilor, cat ~i in perioada de garantie;

~ realizarea obiectivelor de investitii in parametrii tehnico-economici programati; ~ participa la receptia obiectivelor de investitii ~ unnare~te in teren executia lucrarilor, pe parcursul desfa~urarii investitiei; ~ asigura decontarea serviciilor ~i lucrarilor contractate in conditiile stipulate de lege; ~ colaboreaza permanent cu firmele de proiectare ~i de consultanta pe parcursul derularii

contractelor de investitii; ~ colaboreaza cu organele abilitate sa controleze calitatea lucrarilor executate, cat ~i finantarea }i

decontarea acestora; ~ verifica daca produsul aprovizionat este corespunzator din punct de vedere cantitativ, calitativ ~i

sortimental cu specificatia din comanda sau contract; ~ verifica integritatea produsului aprovizionat ~i a ambalajelor;

41

)

UNITATEA ADMrNISTRATIV TERJTORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI


Tel: 0234363680;0740162602;0372764340; Fax: 0234365428. e-mail: office@moim,-sti.ro

J~~::~-~~ J.G,: o I _,l!lx- : I :

- - - - T - - - ..JC

ISO to01/AOU/QMS/JAS • C 0017 /D711t ISO 14001/ROU/IMS/JAS • C 0006/Ul47

OHSAS 18001/ROU/OlfSASl)AS • C 0005/0149

)> verifica insotirea ~i adecvarea cu documentele de insotire - facturi fiscale, avize de expeditie, chitante, declaratii de confonnitate ~i certificate de garantie.

Daca produsul aprovizionat este conform, reprezentantul delegat al primariei care efectueaza receptia semneaza pentru primire documentele de insotire.

7.5. Furnizarea serviciului

7.5.1 Controlul prestarii serviciului

in Primaria Municipiului Moinesti procesele referitoare la furnizarea produsului se efectueaza in mod planificat, intr-o maniera continuu controlata ~i exista dovezi obiective care atesta ca factorii ce pot influenta calitatea sunt tinuti sub control.

Documentele care reglementeazli controlul furnizarii serviciilor sunt intocmite astfel incat sa asigure ca:

a) inforrnatiile care descriu autoritatea ~i responsabilitatea cu care este investita Primaria Municipiului Moinesti 1n ansamblu ca autoritate publica administrativa teritoriala ~i directiile, serviciile ~i birourile acesteia in particular sunt disponibile personalului responsabil;

b) informatiile care descriu caracteristicile serviciului sunt disponibile functiilor responsabile inclusiv in cadrul procedurilor de sistem ~i operationale sunt disponibile tuturor functiilor responsabile;

c) se utilizeaza materiale, echipamente ~i tehnologie corespunzatoare care nu contravin scopului, politicii ~i obiectivelor primariei in domeniul calitatii cu pastrarea unui mediu de lucru este adecvat si sigur pentru angajati;

d) procesele sunt confonne cu legislatia in vigoare, documentele de referinta sau cu alte cerinte la care primaria subscrie;

e) sunt definite in cadrul procedurilor operationale ~i sunt disponibile dispozitivele ~i modalitatile de masurare, monitorizare ~i control ale parametrilor adecvati ai proceselor ~i ai caracteristicilor adecvate ale utilajelor si aparaturii utilizate;

) f) criteriile aplicabile de identificare a trasabilitatii serviciilor sunt definite clar in cadrul procedurilor operationale;

g) activitatile de eliberare a autorizatiilor ~i aprobarilor) de emitere a avizelor sau a raspunsurilor sau a altor documente specifice (chitante, dovezi de achitare a taxelor etc.) sunt implementate.

7.5.2 Validarea proceselor de prestare a serviciului -excludere

7.5.3 Identificare ~i trasabilitate

Primaria Municipiului Moinesti identifica serviciul prin mijloace ~i metode corespunzatoare, pe intreaga durata de realizare a acestora iar stadiul inspectiilor ~i al incercarilor este identificat pe intreaga durata de prestare a serviciului.

Mijloacele prin care este identificata confonnitatea sau neconfonnitatea serviciului, detenninata in urma inspectiilor sunt:

)i.,, marcarea ~i etichetarea produsului, respectiv documente specifice (NR.CD, procese verbale, note etc.) pentru inregistrarea rezultatelor inspectiilor, desemnarea ~i marcarea unor zone pentru izolarea produsului neconf orm aprovizionat.

42

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORJALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bacjiu, cod 605400


~A~:l~-~~ :&': . ' J ... - ~ . ' ~ :: • .......... ~ ....... "'o

ISO 9001/AOU/QMS/JAS, C 0017/0789 ISO 14001/AOU/l;MS/JAS ·COOW/0147

OHSAS 19001/ROU/OHSAS/JAS • C OOOS/0149

~ Stadiul inspectiilor asigura infonnatii privind conformitatea, sau neconformitatea, dup! efectuarea inspectiei, retinerea, sau izolarea produsului sau serviciului, cand este posibila, in vederea reluarii serviciului, sau clasificarea ca rebut.

~ Stadiul realizarii serviciilor specifice se identifica cu ajutorul registrului general-registratllra 1i al registrelor departamenta/e de intril.ri- ieiiri in care sunt completate rubricile referitoare la stadiul serviciului in raport cu cerintele legate de solutionare.

7.5.4 Proprietatea cetateanului

Prim!ria Municipiului Moinesti utilizeaza proprietatea cetateanului pentru realizarea serviciului. Proprietatea acestuia este reprezentata de catre documentele transmise la dosare in vederea solutionarii petitiilor, cererilor, solicitarilor, sesizarilor. Aceasta se p~treaza ~i se protejeaza.

) Personalul care intra in contact cu proprietatea cetateanului, care o utilizeaza sau care o are sub

)

control in timpul proceselor specifice de realizare ~i furnizare a serviciului este instruita periodic in vederea tratarii cu grija, a identificarii, a verificarii ~i a protejarii acesteia. Deasemenea, intreg personalul a semnat angajamente de confidentialitate in confonnittae cu cerintele legate in vigoare.

in cazul depistru-ii unor situatii care presupun deteriorarea sau aducerea intr-o stare inapta pentru utilizare a proprietatii cetateanului se infonneaza de urgenta seful de birou/serviciu care raporteaza imediat cetateanului printr-o notificare scrisa care se pastreaza impreuna cu restul inregistrru-ilor referitoare la situatie. Se sisteaza imediat continuarea lucrarii pana la luarea unei decizii de catre seful de birou/serviciu sau de viceprimar/primar. Deasemenea sunt mentinute inregistrari, confonn procedurii "Controlul produsuluVserviciul11i neconform "cod PSSC-05.

7.5.5 Pastrarea documentelor

Primaria Municipiului Moinesti asigura integritatea ~i confonnitatea docwnentelor si inregistrarilor care fac obiectul activitatilor sale. Aceasta presupune depozitarea, conservarea, identificarea, manipularea ~i arhivarea documentelor si inregistrarilor in concordanta cu prevederile procedurilor "Controlul documentelor" cod. PSSC-02 si ,,Contro/11/ i11registrailol' cod PSSC-03.

7.6 Cootrolul echipamentelor de monitorizare ~i misurare Primaria Municipiului Moinesti are extemalizate serviciile de verificare metrologica si service

pentru EMM-urile din dotare, dar are o preocupare pennanenta in mentinerea acestora la parametrii tehnici necesari pentru a demonstra prin m~uratorile efectuate conformitatea acestora cu conditiile specificate.

Procedura,,Controlul EMM-urilor"- stabile~te activitatile ~i responsabilitatile primariei referitoare la identificarea, repartizarea si controlul echipamentelor de monitorizare ~i masurare privind functionalitatea acestora.

Achizitionarea echipamentelor de masurare si monitorizare se face in conditiile generale descrise de procedura "Achizitii publice". Pentru fiecare echipament, in fi~a de evidenta a aparatului de m~ura se completeaza datele de identificare ale acestuia, intervalul reviziilor periodice, rezultatele verificarilor, numarul buletinului de incercare. Mentenanta si service-ul EMM se realizeaza de furnizor in baza unor contracte de prestari servicii atribuite in confonnitate cu procedura "Achizitii publice".

Operatiunile de etalonare si de verificare se realizeaza pe baza unui program de verificari anual, elaborat de catre persoana responsabila cu evidenta EMM-lor si aprobat de catre primar si se efectueaza de laboratoarele autorizate. Frecventa minima a verificarilor echipamentelor de masurare si monitorizare supuse controlului metrologic al statului este stabilita potrivit normelor legale de metrologie.

43

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



l~~:;~~~

J.G, : : I

~: .: ........ T .. - .. -'c,

1~0 ,OOI /ROU/QMS/JA$ • C 0017 /076' ISO 141lOI/ROU/EM$fJAS • C 0006/0147


Pregatirea personalului pentru operare se efectueaza de catre furnizorul de echipament: - la achizitionarea unui echipament de masurare nou; - cand operatorul um1eaza a utiliza pentru prima data un echipament de masurare si monitorizare; - periodic, in unna rezultatelor verificarilor referitoare la modul in care operatorii utilizeaza echipamente de masurare si monitorizare.

Necesitatile de instruire a personalului operator se identifica de catre RMSI, care elaboreaza un program de instruire, il supune aprobarii primarului.

Instruirea personalului operator se face, dupa caz: - in cadrul primariei de personal specializat prin grija RMSI; - in afara primariei, dupa caz, la furnizorul echipamentelor de masurare si monitorizare sau de catre organele de metrologie autorizate.

Personalul operator care, potrivit normelor legate, trebuie sa posede autorizatie de la organele de metrologie va fi supus acestei autorizari prin grija responsabilului cu metrologia

7.7. Controlul operational ( cap.4.4.6/ISO 14001 si SR OHSAS /8001) Primaria identifica si planifica operatiile/activitatile/procesele necesare realizarii obiectivelor

stabilite, respectiv activitatilor asociate riscurilor identificate in conditii controlate, pentru a asigura: • Stabilirea, mentinerea si imbunatatirea continuua a procedurilor/instructiunilor pentru prevenirea

abaterilor de la politica si obiectivele referitoare la SMI; • Disponibilitatea informatiilor referitoare la caracteristicile lucrarilor/proceselor precum si a

criteriilor de operare pentru reducerea riscurilor identificate; • Disponibilitatea si utilizarea echipamentelor de lucru, a utilajelor adecvate; • Implementarea monitorizarii si masurarii; • Implementarea activitatii de receptie a lucrarilor; • Comunicarea procedurilor si cerintelor relevante catre furnizori si cetateni.

O data cu intocmirea Lista aspectelor de mediu in conditii de fimctional'e nonnala si anormala », primaria a detenninat operatiile/procesele/lucrarile/instalatiile ce genereaza aspect semnificative asupra riscurilor identificate in vederea elaborarii de proceduri operationale. Deasemenea, s-au stabilit parametrii necesari a fi controlati si modul in care ei pot fl influentati.

,.,Planul de prevenire si protectie"-este intocmit de o finna autorizata de Ministerul Muncii si contine masurile necesare privind sanatatea si securitatea muncii, cu termene de realizare si responsabilitati.

In documentatia tehnologica se documenteaza masurarile si monitorizarile ce urrneaza a fi efectuate, tipul si precizia echipamentelor de masurare si monitorizare.

Procesele de realizare a lucrarilor se desfasoara planificat conform graficelor de executie, inclusiv adaptarea acestora la capabilitatile umane.

Utilajele si instalatiile sunt verificate conform unei planificari anuale avizate de RMSI. In cazul in care parametrii procesului sunt gasiti in afara limitelor prevazute de docwnentatia

tehnica, procesul se intrerupe pana la efectuarea interventiilor necesare. Procesele speciale. la care conformitatea lucrarii nu poate fi verificata prompt, se monitorizeaza

continuu. Frecventa monitorizarilor si a inregistrarilor masuratorilor este stipulata in procedurile specific fiecarui proces.

Toate procesele (de la identificarea cerintelor clientului pana la procesele verbale de receptie finala) sunt procedurate si se urmareste imbunatatirea lor continuua.

44

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TlV TERITORIALA. MUNICIPIUL MOINE~TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Bacliu, cod 605400


8. MASURARE, ANALIZA, iMBUNATATIRE 8.1 Generalitafi

~~~:!'.~~

j_E,~ ' ' ~: .: - - - - ,. ....... ""'o

ISO 9001/ltOU{GlMS/JAS· C 0017/0789 ISO 14001/lOU/fMS{JAS • C 0006)0147

OHSAS 18001/lOU/OHSAS/JAS • C 000.S/0149

Procesele de monitorizare, analiza ~i imbunatatire sunt determinate, planificate ~i implementate avand ca scop demonstrarea confonnitatii serviciilor cu cerintele ~i asigurarea imbunatatirii continue a SMI. Astfel, sunt planificate procesele de analiza a managementului (anual), de audit intern, de instruire a personalului din primaria, de culegere ~i raportare a datelor specifice confonn reglementarilor in vigoare, de culegere a datelor privind satisfactia cetatenilor.

8.2 Monitorizare ~i masurare 8.2.1 Satisfacfia cetateanului

Monitorizarea informatiilor referitoare la perceptia cetateanului asupra satisfacerii de catre primarie a cerintelor sale, este una din preocuparile esentiale ale institutiei fiind o modalitate de masurare a performantei SMI.

Obtinerea de catre primarie a infonnatiilor referitoare la satisfactia ceteteanului se realizeaza prin una sau mai multe din unnatoarele metode.

• discutii ocazionale cu cetateanul (audiente, mese rotunde, telefoane, e-mail, fax, intalniri); • reclamatii.

Infonnatiile colectate, indiferent de metoda, se colecteaza de catre biroul Activitati Publice ,cultura,tineret si mediul de afaceri si de compartimentul documentare si relatii publice in relatia directa cu cetateanul ,se analizeaza de catre RMSI ~i sunt supuse analizei generate in Raportul de analiza de management.

Analizarea acestor date la niveluri ~i de catre functii relevante ~i dispunerea de masuri corespunzatoare au drept scop cre~terea satisfactiei cetateanului ~i, implicit, demonstrarea abilitatii primariei de a furniza constant servicii confonne cu cerintele.

8.2.2 Audit intern (cap.8.2.2.IISO 9001. cap.4.5.5.IISO /400/ si SR OHSAS 18001)

Auditul intern se efectueaza la intervale planificate unnarind in principal sa ofere date despre confonnitatea SMI adoptat in organizatie cu cerintele SR EN ISO 9001 :2008, SR EN ISO 14001 :2005 si SR OHSAS 18001:2008 cat ~i date despre modul de implementare ~i de mentinere a SMI, eficacitatea sa ~i confonnitatea cu masurile planificate.

Programul de audit implica planificarea activitatilor de audit intern, luand in considerare statutul ~i importanta proceselor ~i zonelor care trebuie auditate, precum ~i rezultatele auditurilor precedente.

Prin selectarea auditorilor, care nu i~i vor audita propria activitate ~i prin modul procedural de efectuare al auditurilor, se asigura obiectivitatea ~i impartialitatea procesului de audit.

Responsabilitatile ~i cerintele pentru planificarea ~i efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor ~i mentinerea inregistrarilor, precum ~i pentru activitatile de urmarire sunt definite in "Audit illtern" cod PSSC-04.

8.2.3 Monitorizarea ~i masurarea proceselor Monitorizarea proceselor este o activitate care se desfa~oara fiind una din sarcinile Monitorizarea

proceselor constituie responsabilitatea RMSI ~i a responsabililor de procese. Monitorizarea proceselor se realizeaza prin audituri interne de proces cod PSSC-04.

Monitorizarea proceselor este prezentata in procedura PSSM-04 11 Monitorizare si masurare procese si aspecte de mediu.Evaluarea conformarii 11si PSS0-02 Monitorizare si masurare procese SSO. Aceste audituri au ca scop verificarea gradului de confonnitate a proceselor cu specificatiile aplicabile.

45

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TIV TERlTORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI

Str. Vasile Alecsandri, nr. 14,jud. Baciiu, cod 605400


~ - }!~~:~-~~

~ ~-¢, : ~ :.: ----,-·-.Jo

ISO \ICOI/IOU/ Q',IS/JAS • C 0017/07119 ISO 14001/ ROU/EMS/JAli • C 0006/0147


RMSI se preocupa de colectarea datelor referitoare la procese ~i prelucrarea acestora in vederea analizei periodice. Prin analiza acestor date se are in vedere determinarea gradului in care procesele monitorizate au abilitatea de a obtine rezultatele planificate. Atunci cand rezultatele planificate nu sunt obtinute, RMSI trebuie sa intreprinda corectii ~i/sau actiuni corective/preventive.

8.2.4 Monitorizarea ~i masurarea serviciului Monitorizarea si masurarea serviciului se realizeaza in urmatoarele faze:

a). la identificarea cerintelor cetateanului si a cerintelor legate si de reglementare din domeniul respectiv; b). pe parcursul derularii serviciilor catre cetateni; c). la final, prin identificarea perceptiei cetatenilor cu privire la serviciile prestate. In afara auditurilor inteme, actiuni planificate avand ca obiectiv verificarea periodica a confonnitatii serviciilor cu documentatia aplicabila, primaria asigura monitorizarea si masurarea proceselor pe tot parcursul derularii acestora. Monitorizarile se efectueaza in conformitate cu cerintele specificate de legislatie/proiectant, cu cerintele contractuale.

Rezultatele neconfonne ale verificarilor sunt tratate confonn procedurilor: - PSSC-05 "Controlul neconformitatilor"; - PSSC-06 "Actiuni corective si preventive".

In functie de rezultatele verificarilor efectuate se vor lua unnatoarele decizii: - continuarea lucrarii - oprirea lucrarii neconf orme pana la tratarea neconformitatilor.

in situatiile in care unele dintre procesele care influenteaza conformitatea serviciului cu cerintele sunt incredintate unor fumizori de servicii, controlul acestor procese exteme revine primariei. in unele cazuri, contractele de aprovizionare contin prevederi referitoare la modalitatile de monitorizare ale proceselor I produselor fumizate, incluzand metodele ~i procedurile aplicate pentru receptia serviciilor extemalizate.

8.2.5.Monitorizarea si masurarea performantei (cap.4.5.ll!SO 1400/si SR OHSAS 18001) Metodele utilizate pentru monitorizarea si masurarea perfonnantei proceselor identificate sunt: - evaluarea periodica prin audituri inteme; - analiza planificata (anual) de catre primar pe baza raportului de analiza intocmit de RMSI; - monitorizarea proceselor pe baza de proceduri scrise ; -monitorizarea si masurarea unor procese de catre firme autorizate in domeniu ( externalizarea

unor procese ). Primaria aplica metode adecvate de masurare cu scopul de a evalua performanta proceselor si de a

introduce masuri de imbunatatire a acestora. Masurile de performanta ale proceselor au in vedere: · capabilitatea proceselor; - timpul de reactie; · durata ciclului sau cantitatea de munca prestata intr-un ti.mp dat; - aspecte masurabile ale monitorizarii perfonnantei de mediu; - controlul operational aplicabil; . realizarea caracteristicilor principale ale activitatilor care pot avea un impact semnificativ asupra

mediului; - realizarea conformitatii cu obiectivele si tintele de mediu stabilite; - calitatea mediului de lucru si respectarea normelor de sanatatea si securitatea muncii. Procedura PSSM-04 ,,Masurare si monitorizare" documenteaza cerintele privitoare la

monitorizarea si masurarea activitatilor cu impact semnificativ asupra mediului si cele privind sanatatea si securitatea ocupationala. Procedura include documentarea infonnatiilor care permit monitorizarea

46

)

)

UNIT A TEA ADMINISTRA TlV TERlTORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI


Tel: 0234363680; 0740162602; 0372764340; Fax: 0234365428, e-mail: [email protected]

l~~::!4.~~ :e,· : I ' -:- -~ ~ ::

t ........... ; .. - ... .Jo ISO t001/ROU/QMS/JAS • C 0017/0789 ISO 14001/ROU/EMS/JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/1100/0HSAS/JAS • C 0005/0149

performantei, a controlului operational si a conformitatii cu obiectivele si tintele de mediu, respectiv pentru sanatatea si securitatea ocupationala. 8.2.6. Evaluarea conformarii (cap. 4.5.21/SO /400/ si OHSAS /8001)

Pornind de la politica in domeniul mediului si sanatatii si securitatii ocupationale, primaria a acordat o grija deosebita identificarii, actualizarii si comunicarii cerintelor legate si de reglementare din domeniu. Astfel, biroul juridic si contencios unnareste saptamanal legislatia aparuta (referitoare la calitate, mediu, sanatate si securitate ocupational precum si la procesele desfasurate in cadrul organizatiei) si trimite primarului si compartimentelor functionale orice reglementare legala aplicabila si publicata in Monitorul Oficial in termen de 24 de ore de la aparitie. De asemenea, in functie de aria de interes, juristul difuzeaza un exemplar al cerintelor legale aplicabile, persoanelor responsabile din cadrul organizatiei. Cunoasterea si respectarea legii este obligatorie si nu poate fl invocata necunoasterea ei.

Primarul verifica eel putin o data pe an modul de respectare a legislatiei cu ocazia analizei de management, iar cu ocazia auditurilor interne si externe se va verifica de catre echipa de audit modul de conform.are a practicilor cu cerintele legate aplicabile conform formularelor de evaluare a conformarii. Rezultatele vor fi consemnate atat in rapoartele de audit, cat si in Raporrul de analiza intocmit de RMSI cu ocazia analizei de management. Aceste date au rolul de a contribui la imbunatatirea sistemului de management in intrega organizatie. Anual , RMSI actualizeaza ,,Lista cerintelor legale side regleme11tare aplicabi/e"

8.3 Controlul neconformitatilor, cod PSSC-05 Metodele de control, responsabilitatile ~i autoritatile asociate pentru tratarea

echipamentului/serviciului neconform sunt descrise in procedura "Contro/ul 11econformitati/or", cod PSSC-05, in scopul identificarii acestuia ~i a prevenirii utilizarii neintentionate.

intotdeauna dupa corectarea unei neconformitati se intreprind actiuni de verificare a conformitiitii cu cerintele.

8.3.a) Neconform.itati, actiuni corective si preventive in managementul mediului, sanatatii si securitatii ocupationale (cap. 4.5.31/SO 14001. 4.5.3.2/0HSAS 18001) Neconfonnitatile privind sistemul de management al mediului si al SSO sunt tinute sub control pentru a perm.ite initierea si finalizarea actiunilor corective/preventive. Monitorizarea acestora presupune identificarea si inregistrarea neconfonnitatilor, analiza, stabilirea si implementarea actiunilor corective (adaptate impactului asupra mediului si tinand seama de riscurile asociate proceselor in derulare), verificarea realizarii acestora.

lmplementarea actiunilor corective include etapele urmatoare: - analiza reclamatiilor, rapoartelor de neconforrnitate, rapoartelor de audit referitoare la aspectele de mediu cu impact semnificativ; - stabilirea si implementarea actiunilor corective; - verificarea realizarii actiunilor corective.

Evaluarea si modul de confonnare este detenninat prin audituri interne si are ca date de intrare cerintele legate aplicabile primariei si alte cerinte la care aceasta a subscris (acte normative, standarde, reglementari tehnice din domeniu).

Primarul ia la cunostinta de rezultatul evaluarii in raportul intocmit anual de RMSI.

8.3.b) lnvestigarea incidentelor (cap. 4.5.3. l/OHSAS /8001) Au fost definite autoritatile si responsabilitatile pentru:

- inregistrarea, investigarea si analiza accidentelor, incidentelor, neconfonnitatilor;

47

)

)

UNIT ATEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE$TI



~A~:~~~

J.E, : : I

~ :,: - ···r .. - .. .Jo

ISO ?001/ROU/QMS/JAS • C 0017Jl)78t 1$0 14001/ROU/eMS/JAS • C ooo,/1)1'7

OHSAS lllOOIJROUJOHSASJJAS • C 0005/0149

- adoptarea unor masuri in vederea reducerii consecintelor care rezulta din accidente, incidente, neconformitati; - initierea si finalizarea actiunilor corective si preventive; - confirmarea eficacitatii actiunilor corective si preventive intreprinse; - identificarea oportwlitatilor de imbunatatire continua; - comunicarea rezultatelor unor astf el de investigatii.

Evaluarea riscului fiecarui loc de munca pennite stabilirea obiectivelor care sa conduca la prevenirea irnbolnavirilor si accidentelor de munca.

Evaluarea si modul de conformare este determinat prin audituri inteme si are ca date de intrare cerintele legate aplicabile primariei si alte cerinte la care aceasta a subscris (acte normative, standarde, reglementari tehnice din domeniu).

Primarul ia la cunostinta de rezultatul evaluarii in raportul intocmit anual de responsabilul cu sso.

8.3.c) Pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns (cap.4.4.7/ISO 14001 si SR OHSAS 18001

In conformitate cu prevederile procedurii ,,Pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns" PSSM-03, organizatia: • a identificat posibilele situatii de urgenta si accidente care pot avea impact asupra mediului si a modului de raspuns in astfel de situatii; - a identificat posibilele situatii de urgenta si accidente care pot aparea in mod curent in sanatatea si securitatea ocupationala; - previne si/sau reduce impacturile asupra mediului; -revizuieste periodic procedurile/planurile de pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns, in special dupa producerea accidentelor sau aparitia unor situatii de urgenta; - identifica potentialul pentru incidente si situatii de urgenta pentru a sti sa raspunda la acestea; - stabileste actiuni pentru a preveni si minimiza posibilele imbolnaviri sa raniri care pot fi asociate acestora.

Primaria aplica (testeaza) in practica periodic situatiile respective anual. 8.4 Analiza datelor

Datele necesare pentru a demonstra adecvarea ~i eficacitatea SMI ~i pentru a evalua necesitatea aplicarii de metode de imbunatiitire, sunt colectate ~i analizate.

Sunt supuse analizei unnatoarele tipuri de date: a). date privind gradul de satisfactie al cetateanului; b). date privind SMI; c ). date privind procesele; d). date privind echipamentele si serviciile prestate; e ). date privind fumizorii; f). date privind eficacitatea si eficienta actiunilor corective si actiunilor preventive.

Sursele datelor supuse analizei sunt, in principal: a). audituri interne sau externe; b). feedback-ul de la cetateni (sesizari, reclamatii, solicitari, oportunitati de imbunatatire); c ). monitorizarea proceselor si echipamentelor; d). autoevaluari; e). evaluari, inspectii si audituri la furnizori; f). inspectii ale organelor de stat; g). alte surse.

48

)

)

UNIT A TEA ADMlNISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINESTI



f"Ae,_ ~~~-~~ . ' . ·- -r=-: ' ~: . : .... "'-1' ....... ...IC,

ISO 9001/IOUJQMS/JAS • C 0017 /0789 ISO 14001/.0U/tMS/JAS • C 0006/0147

OHSAS 18001/IOU/OHSASIJAS. C 0005Jl)l4t

Datele se fumizeaza de catre responsabilii proceselor implicati in implementarea SMI potrivit atributiilor si raspunderilor acestora si in conformitate cu procedurile de sistem aplicabile precum si din exterior, de catre clienti, alte organisme.

Indiferent de sursa si de modul de furnizare, datele se colecteaza la RMSI care asigura colectarea, sistematizarea, intretinerea si pastrarea acestora in condiriile prevazute de procedurile PSSC-02 "Controlul documentelor si datelor" si PSSC-03 "Controlul inregistrarilor".

La nivelul de executie, analizele nu sunt programate, ele avand loc ori de cate ori datele obtinute sunt semnificative sau vizeaza neconforrnitati majore in activitatea curenta.

Analizele furnizeaza managementului concluziile necesare adoptarii unor masuri de imbunatatire: - care sunt in competenta de dispunere si aplicare directa; - care se propun spre analiza si aprobare nivelurilor ierarhice superioare.

Analizele, efectuate lunar sau ori de cate ori situatia impune, se efectueaza de catre RMSI pentru datele colectate din toate sursele mentionate anterior.

Aceste analize au ca scop: - identificarea posibilitatilor de imbunatatire a activitatii SMI; - stabilirea masurilor de imbunatatire a elementelor SMI, aflate in competenta de dispunere a sefului acestui departament; - elaborarea rapoartelor de analiza si a propunerilor de masuri care urmeaza a fi prezentate pentru a fi analizate de managementul de la eel mai inalt nivel.

In activitatea de analiza a datelor, RMSI, dar si celelalte departamente, acolo unde este posibil, utilizeaza metode si tehnici statistice.

8.5. lmbunlitap.re 8.5.1 imbunatatire continua

Primaria Moinesti are pennanent in vedere imbunAtatirea continua a eficacitatii SMI, prin utilizarea politicii referitoare la calitate, mediu, SSO, a obiectivelor stabilite, a rezultatelor auditurilor, a analizei datelor, a actiunilor corective/preventive ~i a analizei efectuate de management.

Actiunile corective/preventive reprezinta actiunile de imbunatatire care sunt adoptate in unna analizelor ~i a depistarii necesitatilor de imbunatatire.

8.5.2 Actiunile corective aplicate in cadrul primariei au rolul de a actiona asupra cauzelor care au generat situatii de neconfonnitate referitoare la SMI.

Actiunile corective sunt stabilite conform procedurii Acfiuui corective ~i preventivet cod: PSSC-06 ca urmare a aparitiei tuturor situatiilor de neconformitate, identificate prin activitatile de monitorizare a proceselor, prin derularea auditurilor inteme, ~i prin reclamatii de la cetateni. Situatiile de neconfonnitate, analiza cauzelor care au generat neconfonnitiitile, aplicarea acestora ~i eventualele consecinte ale acestora sunt comunicate tuturor departamentelor implicate.

8.S.3 Actiunile preventive aplicate in cadrul primariei au rolul de a actiona asupra cauzelor care pot genera posibile situatii de neconformitate.

Prin activitatile de monitorizare a proceselor, prin derularea auditurilor inteme, analiza reclamatiilor de le cetateni, analiza cauzelor care au generat situatii de neconformitate, se identifica posibile probleme care pot aparea sau care au aplirut intamplator.

Datele culese in cadrul acestor activitati reprezintii datele de intrare pentru procesul de initiere ~i aplicare a actiunilor preventive. Aplicarea acestora ~i eventualele consecinte ale aplicarii lor sunt comunicate tuturor departamentelor implicate si se face conform procedurii Acfiuoi corective ~i preveotivet cod: PSSC-06

49

)

)

Anexe

UNIT ATEA ADMINISTRA TIV TERITORIALA MUNICIPIUL MOINE~TI



• ANEXA 1 - Declaratia Primarului municipiului Moinesti • ANEXA 2 - Organigrama municipiului Moinesti • ANEXA 3 - Harta Proceselor SMI • ANEXA 4 - Succesiunea proceselor SMI • ANEXA 5 - Lista docwnentelor SMI

}~~:;!'_~~

LG, : . . ~ :. : - ... - .. ,. - - - ..to

ISO 9001/ROU/QMS/JAS, C 0017/0789 ISO 14001/ROU/EMSJJAS • C 0006/0U7


50

manualul sistemului de m · pdf filesr en iso 9011:2011 pag.42 .cap .7.5.2....

Documents