manualul secretarului clubului -...

Manualul Secretarului Clubului Parte a Ghidului Ofiţerilor Clubului

229-EN—(910)

Aceasta este ediţia din anul 2010 a Manualului Secretarului Clubului (222-EN). Este destinat preşedinţilor clubului cu mandate în perioadele 2010-11, 2011-12, şi 2012-13. Informaţiile conţinute în această publicaţie se bazează pe Constituţia standard a Clubului Rotary, pe Regulamentul intern recomandat al Rotary International, pe Constituţia şi Regulamentul intern al Rotary International, pe Codul de politici Rotary şi pe Codul de politici al Fundaţiei Rotary. Vă rugăm să consultaţi aceste resurse pentru îndrumări exacte. Modificările aduse acestor documente de către Consiliul legislativ, de către Consiliul de administraţie al RI sau de către membrii Consiliului de administraţie al Fundaţiei Rotary prevalează faţă de politică aşa cum este prezentată în această publicaţie.

Fotografiile din acest manual au fost realizate de către fotografii RI Alyce Henson şi Monika Lozinska-Lee.

Suplimentul pe anul 2010 la Manualul Secretarului (229) Următoarele modificări aduse Manualului Secretarului Clubului reflectă deciziile adoptate de către Consiliul Legislativ pentru anul 2010, de către Consiliul Directorilor RI sau de către Membrii Consiliului de administraţie al Fundaţiei de la publicarea sa. Cea mai recentă constituţie a clubului şi cel mai recent Regulament interns sunt incluse în Anexele 5 şi 6.

Informaţii Generale

Serviciul pentru noile generaţii este a cincea Direcţie de Serviciu, care recunoaşte schimbarea pozitivă implementată de către tineret şi adulţi tineri, prin activităţi de dezvoltare a abilităţii de a conduce, proiecte de serviciu şi programe de schimb.

Este posibil un nou tip de club Rotary: e-clubul. Districtele pot avea până la două e-cluburi, iar apartenenţa la acestea poate fi la nivel mondial sau limitată – fie la un district sau la o zonă geografică, fie prin limbă. Toate e-cluburile, similar tuturor cluburilor Rotary noi, trebuie să fie întâi aprobate de către Consiliul RI. Vă rugăm să consultaţi secţiunile separate pentru fiecare tip de club din Constituţia standard a clubului Rotary.*

Preşedintele imediat anterior este ofiţer al clubului şi membru al consiliului.

Noile taxe RI per persoană pentru jumătate de an sunt următoarele:

• 2010-11: 25.00 USD

• 2011-12: 25.50 USD

• 2012-13: 26.00 USD

Seminarele preşedinţilor aleşi (PETS) pot fi organizate în luna Februarie sau

Martie.

Adunările districtuale pot fi organizate în Martie, Aprilie sau Mai.

Capitolul 1: Rol şi Responsabilităţi

Pagina 7 A se elimina paragraful final şi a se înlocui cu „Un club poate desemna un împuternicit pentru orice votant absent cu permisiunea guvernatorului”.

Capitolul 2: Necesităţi de raportare

Pagina 14 Doi Rotarieni care locuiesc la aceeaşi adresă au acum opţiunea de a se abona în comun la revista oficială. Pagina 15 Membrii excluşi din statisticile de frecventare trebuie să aibă vârsta de 65 de ani sau mai mare. Absenţele motivate nu pot depăşi 12 luni.

Pagina 17 Clubului dumneavoastră i se solicită să documenteze că un membru care se transferă sau un membru anterior nu are datorii neachitate înainte ca el/ea să fie admis la noul club pentru a evita plata taxei de admitere.

* Întrebări: Contactaţi reprezentantul Clubului şi al Suportului Districtual.

Pagina 18 Înlocuiţi paragraful de sub secţiunea de Informaţii referitoare la Directorul Oficial cu: Formularul de Raportare a Ofiţerilor Clubului nu este trimis cluburilor. Vă rugăm să remiteţi această informaţie prin intermediul Member Access la adresa www.rotary.org. Odată ce vă logaţi, daţi click pe „Update Club Data”. Dacă nu aveţi acces la internet, trimiteţi o scrisoare la Sediile Internaţionale ale RI sau la biroul internaţional care deserveşte zona dumneavoastră cu următoarele informaţii: numele clubului, districtul şi locul şi ziua de întâlnire; numele preşedintelui de club şi al secretarului, adresele poştale şi de poştă electronică şi numerele de telefon. Totodată observaţi dacă clubul dumneavoastră preferă să primească forma imprimată a Directorului Oficial, pe CD-ROM sau online (prin Member Access).

Cuprins Introducere 1

1 Rol şi Responsabilităţi 3

Păstrarea documentelor 4 Corespondenţa 7 Conferinţa districtuală 7 Convenţia RI 8 Pregătirea Succesorului 9 Resurse 10

2 Necesităţi de raportare 13

Raport Semestrial 14 Raport de frecventare lunară 15 Modificările comunităţii 17 Raportul vizitei Rotarienilor 17 Formular de relocare Rotariană 17 Modificările informaţiilor despre club 17 Informaţii despre Directorul Oficial 18 Raportul anual 18

3 Conlucrarea cu liderii clubului 19

Preşedintele Clubului 19 Întrunirile Consiliului Directorilor 19 Adunările de club 20 Vizita oficială 20 Nominalizarea candidaţilor pentru funcţiile clubului 20

Trezorierul clubului 21 Impozitele clubului 21 Contribuţii la Fundaţia Rotary 21 Analiza financiară a clubului 21

Comitetul de administrare a clubului 22 Întrunirea săptămânală a clubului 22 Buletinul informativ al clubului 23

Comitetul comunităţii clubului 23 Propunerea şi alegerea noilor membri 23

Anexe 25

1: Calendarul Secretarului Clubului 25 2: Politica Consiliului Directorilor RI pentru Planul de Conducere a clubului 27 3: Formularul datelor de membru 29 4: Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente 30 5: Constituţia Standard a Clubului Rotary 38 6: Regulamentul intern recomandat al Clubului 44 7: Chestiuni de discutat în cadrul Adunării Districtuale 47

Foi de lucru 48

1: Responsabilităţi 48 2: Rezumat 49 3: Obiective 50 4: Plan de acţiune 51 5: Studiul de caz-secretarul clubului 52

Introducere Manualul Secretarului Clubului (229) a fost elaborat pentru a sprijini secretarii din întreaga lume ai clubului Rotary. Întrucât responsabilităţile individuale ale secretarilor variază în funcţie de practicile regionale şi procedurile de club stabilite, ar trebui să vă adaptaţi sugestiile în această publicaţie pentru a vă conforma necesităţilor clubului dumneavoastră. În manual, în căsuţele În jurul lumii, sunt evidenţiate diferenţele de ordin cultural existente între cluburile Rotary, iar, în căsuţele Memento Rotary sunt oferite sfaturi generale.

Această publicaţie include trei capitole. Primul descrie responsabilităţile majore ale unui secretar de club. Cel de-al doilea explicitează rapoartele necesar a fi transmise. Cel de-al treilea furnizează sugestii de conlucrare cu liderii omologi de club. Anexele de la finalul manualului includ un calendar, documente importante şi o listă de chestiuni de discutat. După anexe urmează foile de lucru ce vor fi utilizate în cadrul adunărilor districtuale. Responsabilităţile referitoare la poziţia trezorierului clubului sunt detaliate în Manualul Trezorierului Clubului (220).

Utilizaţi acest manual pentru a vă pregăti pentru anul în care veţi fi în funcţie. Aduceţi-l în cadrul adunării districtuale şi revizuiţi conţinutul său cu anticipaţie. Fiţi atent, în mod deosebit, la întrebările din anexa 7, care vă vor sprijini să obţineţi cele mai bune rezultate din discuţiile facilitate din cadrul întrunirilor. După ce aţi finalizat pregătirea, această publicaţie va servi ca resursă în lucrul cu ofiţerii de club omologi şi cu membrii clubului pentru a satisface Obiectul Rotary.

Manualul Secretarului Clubului 1

Obiectivul Rotary Obiectivul Rotary este de a încuraja şi favoriza idealul de serviciu ca bază de întreprindere respectabilă şi, în special, de a încuraja şi favoriza:

În primul rând. Dezvoltarea cercului relaţional ca oportunitate pentru serviciu;

În al doilea rând. Standarde etice înalte în afaceri şi profesii; recunoaşterea valorii tuturor ocupaţiilor utile; şi onorarea ocupaţiei fiecărui Rotarian ca oportunitate de a servi societatea;

În al treilea rând. Aplicarea idealului de serviciu în viaţa de afaceri, personală şi de grup a fiecărui Rotarian;

În al patrulea rând. Promovarea înţelegerii internaţionale, a bunăvoinţei şi a păcii, prin o lume de camaraderie a oamenilor de afaceri şi a profesioniştilor uniţi în idealul de serviciu.

Clubul dumneavoastră Rotary este membru al Rotary International. Prin această calitate de membru, clubul este legat la cele 33,000 de cluburi Rotary şi i se permite accesul la serviciile şi resursele organizaţiei, incluzând publicaţii în nouă limbi, informaţii la www.rotary.org, fonduri pentru Fundaţia Rotary şi sprijin pentru personal la sediile internaţionale şi la cele şapte birouri internaţionale.

Comentarii?

Pentru întrebări referitoare la rolul în calitate de secretar de club, vă rugăm să contactaţi guvernatorul asistent, secretarul anterior al clubului sau reprezentantul Suportului de Club sau Districtual.

Dacă aveţi întrebări sau comentarii în legătură cu acest manual vă rugăm să le înaintaţi: Diviziei de Educaţie şi Instrucţie a Conducerii Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: [email protected] Telefon: 847-866-3000 Fax: 847-866-9446

2 Manualul Secretarului Clubului

1 Rol şi Responsabilităţi În data de 1 iulie, vă instalaţi oficial în funcţia de secretar al clubului.

Experienţa dumneavoastră şi spectrul sarcinilor va depinde de dimensiunea clubului dumneavoastră şi de activitate şi de gradul dumneavoastră de familiarizare cu Rotary şi cu noul dumneavoastră rol. Rolul dumneavoastră primordial, în calitate de secretar al clubului, este de a sprijini clubul să funcţioneze eficient.

În calitate de secretar al clubului, primiţi informaţii din partea consiliului directorilor, comitetelor de club, membrilor de club, guvernatorului districtual, guvernatorului asistent, Rotary Internaţional sau Fundaţiei Rotary a RI. Este important să monitorizaţi tendinţele activităţilor de club pentru a sprijini identificarea punctelor tari şi slabe ale clubului şi pentru a comunica această informaţie camarazilor din club şi liderilor districtuali pentru a acţiona în continuare. Pentru a vă pregăti pentru rolul dumneavoastră, luaţi în calcul întrebări precum:

• Care este procesul de monitorizare a frecventării şi ce indică rapoartele de Memento Rotary Constituţia şi regulamentul intern ale clubului evidenţiază procedurile sale de operare. Utilizaţi Constituţia Standard a Clubului Rotary (anexa 5) şi Regulamentul Intern recomandat al Clubului ca model (anexa 6).

frecventare în legătură cu satisfacţia membrilor?

• Care este rolul secretarului în pagina web sau în buletinul informativ

ale clubului?

• Cum conlucrează tradiţional secretarul cu preşedintele clubului? •

Cum sunt planificate întrunirile săptămânale?

• Ce procese se derulează pentru întreţinerea arhivei clubului, a corespondenţei şi a proceselor verbale?

• Ce poate îmbunătăţi clubul?

Rol şi responsabilităţi 3

Începeţi să gândiţi critic în legătură cu modul în care această informaţie poate fi utilizată în beneficiul clubului.

Responsabilităţile dumneavoastră, în calitate de secretar de club, sunt recapitulate mai jos şi explicitate în cuprinsul manualului. În calitate de secretar al clubului, sunteţi responsabil pentru

• Păstrarea registrelor ce atestă calitatea de membru

• Înregistrările de frecventare în cadrul întrunirilor şi raportarea lunară a cifrelor de frecvenţă către guvernatorul de district, în termen de 15 zile de la ultima întrunire a fiecărei luni

• Transmiterea notificărilor referitoare la întrunirile clubului, ale consiliului directorilor şi ale comitetelor

•Înregistrarea şi păstrarea proceselor verbale ale întrunirilor clubului, consiliului directorilor şi ale comitetului

• Elaborarea rapoartelor solicitate către RI şi districtul dumneavoastră

• Conlucrarea cu alţi lideri de club

• Îndeplinirea oricăror alte îndatoriri care, de regulă, se află în responsabilitatea biroului de secretariat

Pentru a vă pregăti mai intens pentru rolul dumneavoastră, frecventaţi sesiunile de instruire a secretarului în cadrul adunării districtuale. Preşedinţii următori ai clubului, secretarii, trezorierii şi preşedinţii viitori ai comitetului sunt aşteptaţi să frecventeze adunarea districtuală, unde se vor întâlni cu lideri omologi din alte cluburi din district şi Rotarieni de nivel districtual. Această întrunire de instruire anuală adună în acelaşi loc lideri de club pentru a discuta rolurile şi responsabilităţile lor, precum şi scopurile pentru anul următor utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa 4).

Păstrarea registrelor

Secretarul clubului este custodele tuturor registrelor clubului. La începutul anului Rotary, aranjaţi cu secretarul în funcţie să primească registre complete ale clubului, incluzând dosarele clubului, rezervele biroului şi orice echipament (sonerie, ciocan de lemn, emblemă a întrunirilor de club, drapel al clubului). Dosarele clubului ar trebui să includă schema, constituţia şi regulamentul intern ale acestuia, descrierea localităţii clubului, istoria clubului, procesele verbale ale tuturor întrunirilor clubului şi consiliului directorilor, rapoartele anuale ale ofiţerilor de club şi toate comitetele şi un registru cu membrii clubului. Conlucraţi cu secretarul în funcţie pentru a asigura completitudinea registrelor. Dacă clubul nu are un sistem pentru păstrarea registrelor, incluzând frecvenţa şi plata impozitelor, implementaţi unul.

Constituţia clubului şi regulamentul intern. Secretarul clubului este frecvent întrebat în legătură cu politicile şi procedurile clubului Rotary. Pentru a răspunde întrebărilor din acea categorie, trebuie să vă familiarizaţi complet cu constituţia şi regulamentul intern al clubului, precum şi cu cele ale Rotary International.

Cu prima ocazie, revizuiţi constituţia clubului pentru a vă asigura că este conformă cu Constituţia Standard a Clubului Rotary (anexa 5). Totodată, revizuiţi regulamentul intern al clubului pentru a verifica că acesta este actualizat

4 Manualul secretarului clubului

(a se vedea Regulamentul Intern al Clubului Rotary în anexa 6 ca referinţă). Acesta ar trebui să reflecte operaţia clubului dumneavoastră, incluzând responsabilităţile ofiţerului şi structura comitetului clubului, însă nu trebuie să contrazică constituţia clubului sau Constituţia RI şi Regulamentul Intern (a se vedea Manualul de Procedură sau a se vizita adresa www.rotary.org.) Conlucraţi cu preşedintele clubului pentru a vă asigura că constituţia şi regulamentul intern este actual. Când legislaţia adoptată de către Consiliul Legislativ modifică Constituţia Standard a Clubului Rotary, acele modificări devin automat parte a constituţiei clubului. Determinaţi dacă modificările aduse constituţiei reclamă modificări pentru regulamentul intern.

Arhiva şi biblioteca clubului. Arhiva clubului conţine informaţii istorice locale despre club şi Rotary, incluzând:

• Aplicaţia clubului pentru calitatea de membru în RI şi lista membrilor fondatori

• Documentaţie referitoare la modificarea denumirii clubului şi a localităţii

•Constituţia clubului şi regulamentul intern cu amendamente

•Notificările referitoare la întruniri şi procesele verbale

•Programele de conferinţă districtuală

• Decupajele de presă, diapozitivele şi clipurile video referitoare la club şi la proiectele şi activităţile sale

Păstraţi documentaţia activităţii clubului pe durata funcţiei dumneavoastră. La finalul anului, conlucraţi cu preşedintele sau un comitet special (dacă este numit unul) pentru a actualiza arhiva clubului, incluzând un rezumat al activităţilor desfăşurate în timpul anului, fotografii ale ofiţerilor şi evenimente speciale, numele noilor membri şi realizări extraordinare.

O bibliotecă a clubului este necesară pentru educarea nouă şi continuă a membrilor. Ar trebui să conţină publicaţii Rotary şi resurse audio-vizuale (comandate din Catalogul RI) şi probleme arhivate ale buletinului informativ, scrisoarea lunară a guvernatorului, The Rotarian sau revista regională a clubului dumneavoastră Rotary şi Rotary World.

Member Access. Zona de Member Access a www.rotary.org sprijină Rotarienii să desfăşoare tranzacţii online, fapt care face ca sarcinile de ordin administrativ să se deruleze mai rapid şi mai facil şi care asigură că RI are registre adecvate.

Dumneavoastră şi preşedintele clubului aveţi privilegii de acces la următoarele funcţii de administrare a clubului:

• Vizualizarea şi modificarea datelor referitoare la membrii clubului Memento Rotary

Utilizaţi Member Access la www.rotary.org pentru a vizualiza şi modifica registrele referitoare la membri sau pentru a achita impozitele, după cum consideraţi adecvat.

• Plata impozitelor per persoană din cadrul RI şi a altor taxe (numai prin intermediul cardului de credit)

•Vizualizarea şi imprimarea registrului raportului semestrial al clubului (SAR) referitor la calitatea de membru şi a facturii

• Actualizarea datelor referitoare la club (timpul şi locul întrunirii,

informaţii referitoare la ofiţeri)

• Vizualizarea rapoartelor pentru contribuţiile clubului pentru

Fundaţia Rotary


Veţi avea, de asemenea, acces la funcţiile valabile pentru toţi Rotarienii, inclusiv:

• Înregistrarea pentru întrunirile internaţionale ale Rotary

• Contribuţia la Fundaţia Rotary

• Vizualizarea istoricului contribuţiei dumneavoastră personale la Fundaţia Rotary

• Căutarea datelor referitoare la club şi la district în toată lumea

•Gestionarea abonamentelor electronice personale de la RI

• Vizualizarea beneficiilor membrilor

Numai dumneavoastră şi preşedintele clubului puteţi activa privilegiile conferite de Member Access ale celorlalţi ofiţeri. Activarea necesită conectarea la Member Acces la adresa www.rotary.org/en/selfservice şi indicarea poziţiei de ofiţer.

Privilegiile rotariene în Member Access

Caracteristica MAP Preşedinte Secretar Trezorier Rotarieni

Vizualizaţi Formularul de Raportare a

Obiectivului pentru dezvoltarea Fondurilor X

Actualizaţi Datele referitoare la Club X X

Actualizaţi Datele Referitoare la Comunitate X X

Vizualizaţi Rezumatul Recunoaşterii Clubului

(numai pentru clubul propriu) X X

Plătiţi Impozitele Semestriale sau imprimaţi X X X Raportul Semestrial (SAR)

Vizualizaţi Raportul Zilnic al Bilanţului Clubului X X X

Vizualizaţi raportul de eligibilitate EREY X X X Vizualizaţi Rapoartele Contribuţiei lunare, SHARE, Polio X X X

Contribuiţi la Fundaţia Rotary X X X X

Vizualizaţi istoricul Contribuţiei proprii X X X X

Căutaţi Directorul Oficial online X X X X

Gestionaţi preferinţele e-mail X X X X

Înregistraţi-vă pentru întruniri X X X X

Vizualizaţi Beneficiile Membrilor X X X X

În prezent, preşedinţii comitetului de club al Fundaţiei Rotary pot vizualiza rapoartele Fundaţiei Rotary. Rotary International continuă să îşi îmbunătăţească serviciile către Rotarieni pentru a asigura mai mult sprijin online.

6 Manualul Secretarului Clubului

Corespondenţa Memento Rotary Aveţi grijă la e-mailuri care utilizează limbajul Rotary şi solicită parola sau alte informaţii de identificare. Sunt frecvent frauduloase şi nu ar trebui luate în considerare. Înainte de a furniza orice informaţie personală ca răspuns la un e-mail confirmaţi identitatea expeditorului şi motivul solicitării printr-un e-mail separat sau telefonic

Memento Rotary

Utilizaţi Ghidul Identităţii Vizuale a RI pentru a vă asigura că emblema Rotary este corect reprodusă în papetăria clubului, dacă există una. Numele clubului şi al numărului districtual ar trebui să apară direct deasupra sau dedesubtul acesteia. Logo-ul emblemei Rotary poate fi descărcat de pe adresa www.rotary.org.

Memento Rotary

Utilizaţi materialele promoţionale pe care le recepţionaţi de la comitetul conferinţei districtuale pentru a genera interes între membrii clubului şi de a promova frecventarea.

În majoritatea cluburilor Rotary, secretarul clubului răspunde la corespondenţa primită de club. Conlucraţi cu preşedintele clubului pentru a stabili un proces de răspuns la e-mail-uri, scrisori sau faxuri.

Notificări speciale. În calitate de secretar, sunteţi responsabil cu trimiterea de notificări speciale membrilor clubului. Acestea pot include notificări către consiliul directorilor, întruniri de comitet importante sau notificări către acei membri care se află în pericol de a-şi pierde calitatea de membru din cauza eşecului de a frecventa întrunirile săptămânale sau de a achita taxe.

Întrunirile consiliului directorilor. În majoritatea cluburilor, secretarul clubului înregistrează procesele verbale ale întrunirilor consiliului directorilor şi pregăteşte rezumatul pentru membrii de club. Puteţi livra acest rezumat în timpul unei întruniri de club, prin intermediul buletinului informativ al clubului sau pe o pagină Web a clubului. Arhivaţi o copie a proceselor verbale.

Informarea guvernatorului districtual şi al RI. Informaţi guvernatorul districtual şi al RI în legătură cu activităţile şi planurile speciale ale clubului. Guvernatorul poate împărtăşi această informaţie cu alte cluburi prin scrisoarea lunară, Web site-ul districtual sau guvernatorii asistenţi, iar RI îl poate face cunoscut în lumea Rotary prin publicaţiile sale sau pe www.rotary.org.

Conferinţa Districtuală

În calitate de secretar al clubului, ar trebui să frecventaţi conferinţa districtuală, în conlucrare cu preşedintele ca lider al delegaţiei din partea clubului dumneavoastră. Scopul conferinţei districtuale anuale este de a promova programele Rotary prin camaraderie, adrese inspiraţionale şi discuţia referitoare la treburile districtuale şi ale Rotary International în general.

Această conferinţă serveşte frecvent ca organism legislativ pentru district şi reprezintă o oportunitate de a discuta orice subiecte speciale sugerate de Consiliul Legislativ al RI. În cadrul conferinţei districtuale, este selectat un reprezentant în cadrul Consiliului Legislativ, care se întruneşte odată la trei ani.

Votanţii clubului. Conlucraţi cu preşedintele pentru a face aranjamente pentru club de a selecta numărul de votanţi necesar care să frecventeze conferinţa districtuală. Fiecare club are dreptul la un votant pentru fiecare 25 de membri sau o fracţiune majoră (care nu include membrii onorifici), în baza registrelor de evidenţă a membrilor, ca cea mai recentă plată semestrială care precedă data în care se va organiza votarea. Fiecare club este îndrituit la cel puţin un votant. Un votant trebuie să fie un membru activ al clubului. Numai cluburile active pot vota în cadrul conferinţei districtuale.

Conform Regulamentului recomandat, împuterniciţii pentru oricare dintre votanţii absenţi pot fi selectaţi numai când un membru al clubului este localizat într-o ţară alta decât cea în care se organizează conferinţa districtuală.


Certificate de recunoaştere. Certificatele de recunoaştere reprezintă documentele care evidenţiază că votantul selectat este calificat să voteze în numele clubului. Secretarul clubului ar trebui să parcurgă etapele de mai jos pentru a se asigura că certificatele de recunoaştere sunt manipulate adecvat. Pentru fiecare votant clubul dumneavoastră trebuie

1. Să completeze certificatul de recunoaştere. Formularele pentru certificatul de recunoaştere sunt puse la dispoziţie de către guvernatorul districtual (dacă clubul dumneavoastră nu primeşte unul, elaboraţi-vă unul).

− Evidenţiaţi numele votantului.

− Includeţi numărul total al membrilor şi cel corespunzător al votanţilor la care clubul are dreptul.

− Semnaţi certificatul de recunoaştere şi obţineţi semnătura sa de către preşedintele clubului.

2. Livraţi certificatul de recunoaştere. Daţi originalul votantului; acesta îl vor prezenta comitetului de acreditare la începutul conferinţei.

3. Arhivaţi duplicatul în dosarele clubului.

Congresul RI

Congresul RI reprezintă întrunirea anuală în care activitatea RI este condusă,

iar ofiţerii săi sunt aleşi oficial. Fiecare club ar trebui să trimită cel puţin un

delegat la congres pentru a reprezenta clubul în toate deciziile adoptate de

către congres. Secretarul de club ar trebui să asigure delegaţilor pentru

Convenţia RI orice informaţie referitoare la candidaţii pentru funcţiile RI.

Delegatul clubului. Conlucraţi cu preşedintele clubului pentru a selecta un

reprezentant al clubului dumneavoastră pentru a-l trimite la Convenţia RI.

Regulamentul Intern impune ca fiecare delegat şi adjunct la Convenţia RI să

deţină un certificat semnat de către preşedintele şi secretarul clubului. Pentru

mai multe informaţii referitoare la delegaţii, adjuncţii şi împuterniciţii de

calificare, a se consulta Manualul de Procedură (035). Secretarul ar trebui să

urmeze etapele de mai jos pentru a se asigura că delegaţii sunt selectaţi adecvat În jurul lumii

Congresul RI reprezintă o oportunitate de a experimenta familia internaţională a Rotary şi de a învăţa despre proiectele de serviciu şi activităţile de camaraderie conduse de Rotarienii de pretutindeni.

1. Selectaţi delegaţii

Fiecare club trebuie să selecteze cel puţin un delegat, fără a depăşi numărul la care are dreptul, fie că o persoană din club planifică sau nu să frecventeze convenţia. Fiecare club are dreptul la un delegat pentru fiecare 50 de membri sau fracţiune majoră (fără a include membrii onorifici), conform evidenţelor membrilor clubului până la data de 31 decembrie, imediat după congres. Fiecare club, indiferent de cât de mic, are dreptul la cel puţin un delegat. Delegatul trebuie să fie membru activ al clubului. Dacă un club are dreptul la doi sau mai mulţi delegaţi, clubul poate autoriza un delegat să voteze pentru întreg personalul. Clubul ar trebui să indice autorizarea sa, prin acordarea unui delegat a certificatului de recunoaştere (care include cardul de votare al delegatului) pentru fiecare vot pentru care delegatul este autorizat. Astfel, unui delegat autorizat să voteze de două ori ar trebui să i se acorde două certificate de recunoaştere; unui delegat autorizat să voteze de trei ori ar trebui să i se acorde trei certificate de recunoaştere, şi aşa mai departe.


2. Selectaţi adjuncţii

Adjuncţii pot fi selectaţi pentru a substitui delegaţii de congres care nu pot servi. Numai Rotarienii care planifică să frecventeze convenţia ar trebui să fie numiţi ca delegaţi.

Orice club poate, la momentul alegerii delegaţilor săi, să aleagă un adjunct pentru fiecare delegat şi, în cazul în care acest delegat nu este disponibil pentru a servi, un al doilea delegat. Adjuncţii au dreptul de a vota numai dacă delegaţii pentru care au fost aleşi ca şi adjuncţi sau adjuncţii secundari lipsesc.

Memento Rotary

Sediile Internaţionale ale RI trimit numărul adecvat de certificate fiecărui club. A nu se trimite certificate de recomandare către RI.

3. Desemnaţi împuterniciţii

Un club care nu este reprezentat la congres de către un delegat sau un adjunct poate desemna un împuternicit să voteze o dată sau de mai multe ori, atât cât are dreptul. Împuternicitul poate fi un membru activ al oricărui club în cadrul aceluiaşi district.

Certificate de recunoaştere. Secretarul clubului ar trebui să urmeze etapele de mai jos pentru a se asigura că certificatele de recunoaştere sunt manipulate adecvat. Pentru fiecare delegat clubul trebuie

1. Să completeze certificatul de recunoaştere incluzând:

− numărul membrilor de club până la data de 31 decembrie imediat după congres (fără a include membrii onorifici)

− Numărul delegaţilor la care are dreptul clubul

− Data la care delegatul (şi adjunctul sau împuternicitul) a fost

selectat – numele delegatului

− Numele adjunctului, dacă este selectat

− Numele împuternicitului, dacă este desemnat, şi numele clubului

Rotary al împuternicitului şi numărul de district

2. Livraţi certificatul de recunoaştere Rotarianului care va frecventa convenţia, în calitate de delegat sau împuternicit al clubului cu instrucţiuni de a prezenta certificatul comitetului de recunoaştere în cadrul Cabinei pentru Delegaţii care Votează la locaţia congresului.

3. Arhivaţi o copie a certificatului în dosarele clubului

Dacă nu vă aflaţi în posesia certificatului de recunoaştere de la RI, pregătiţi o scrisoare în care este nominalizat delegatul şi numărul membrilor de club activi până la data de 31 decembrie, înainte de congres. Doi ofiţeri (preferabil preşedintele şi secretarul) ar trebui să semneze scrisoarea.

Pregătirea Succesorului

Întâlniţi-vă cu succesorul dumneavoastră astfel încât acesta/aceasta să fie pregătit să îşi asume funcţia începând cu data de 1 iulie, în particular, pentru a completa raportul semestrial din iulie. Recapitulaţi toate procedurile administrative şi modul de organizare al dosarelor clubului. După ultima întrunire în luna iunie, predaţi succesorului toate dosarele, registrele, rezervele şi echipamentele.


Înainte ca mandatul dumneavoastră în funcţie să expire, ar trebui să vă asiguraţi că registrele clubului sunt actuale şi materialele sunt puse în ordine pentru succesorul dumneavoastră. Utilizaţi următoarea listă de întrebări pentru a începe:

•Sunt aranjate toate registrele referitoare la frecvenţă, comunitate, întruniri ale consiliului directorilor, plata impozitelor clubului şi contribuţiile la Fundaţia Rotary?

• Conţine dosarul, în ordine, toate documentele constituţionale ale clubului, schema şi descrierea localităţii?

• Aţi inclus în dosarele adecvate ale clubului copii ale tuturor rapoartelor necesare?

• Se află echipamentul clubului (sonerie, ciocan de lemn, insignele întrunirilor clubului, drapelul clubului) în stare bună? Ce necesită a fi comandat?

Resurse

Informaţii de contact pentru personalul Secretariatului şi ofiţerii RI şi ai Fundaţiei şi persoanele nou numite sunt evidenţiate în Directorul Oficial la adresa www.rotary.org. Descărcaţi publicaţiile la www.rotary.org sau comandaţi-le prin intermediul shop.rotary.org, prin e-mail la [email protected], sau prin intermediul biroului dumneavoastră internaţional.

Următoarele resurse sunt disponibile pentru a vă îndeplini sarcinile:

Resurse umane

•Guvernatorul asistent – Rotarian desemnat să asiste guvernatorul cu administrarea cluburilor desemnate. Guvernatorul dumneavoastră asistent va vizita clubul dumneavoastră trimestrial şi este disponibil să vă sprijine clubul (informaţii de contact sunt disponibile de la districtul dumneavoastră).

• Secretari anteriori de club —Rotarieni bine informaţi care înţeleg procedurile clubului şi istoria sa.

•Clubul RI şi reprezentantul Suportului Districtual – membrii de personal în funcţii internaţionale şi la sediul Sediilor Internaţionale ale RI, care pot răspunde multor întrebări administrative şi directa alte investigaţii către personalul adecvat al RI şi al Fundaţiei.

Resurse informaţionale

• Directorul districtual sau Web site-ul — Lista informaţiilor de întrunire care au cluburile districtelor şi informaţia de contact pentru guvernator, guvernatorul-ales, guvernatorii asistenţi, comitetele districtuale, ofiţerii clubului şi alţi lideri Rotary.

• Cum să propuneţi un Nou Membru (254-EN) — Broşură care evidenţiază procedura pentru selectarea şi alegerea membrilor. Include un Formular de Propunere a Membrului.

• Manual de Procedură (035-EN) — Politicile şi procedurile RI şi ale Fundaţiei, incluzând documentele constituţionale RI, stabilite de acţiunea legislativă, Consiliul Directorilor RI şi Mandatarii Fundaţiei Rotary. Emis o dată la trei ani după Consiliul Legislativ.


Memento Rotary

Secretarul clubului ar trebui să sprijine preşedintele să se pregătească pentru şi să urmărească vizita trimestrială a guvernatorului asistent.

• Directorul Oficial (007-EN) — Informaţii de contact pentru ofiţerii, comitetele, grupurile de resurse şi personalul de Secretariat pentru RI sau Fundaţie; enumerarea universală a districtelor şi guvernatorilor; enumerarea în ordine alfabetică a cluburilor din cadrul districtelor, incluzând informaţia de contact. Emis anual. Notă: Rotarienilor, cluburilor Rotary şi districtelor le sunt interzise diseminarea Directorului Oficial ca şi listă comercială.

• Catalogul RI (019-EN) — Lista publicaţiilor RI, programelor audiovizuale, formularelor şi rezervelor. Disponibil în formă tipărită sau online. Actualizat anual.

• Lumea Rotary — Publicaţie pentru conducătorii Rotary care poate fi utilizată pentru buletinele clubului şi alte buletine informative.

• Rotarianul — revistă oficială, publicată lunar. Această resursă furnizează informaţii despre club şi proiectele districtuale, deciziile Consiliului RI şi întrunirile RI. Adiţional Rotarianului, 31 de reviste regionale în 25 de limbi deservesc membrii clubului din întreaga lume.

• Ghidul de Identitate Vizuală a RI (547-EN) — Furnizează informaţii pentru publicaţii la toate nivelurile Rotary, incluzând utilizarea adecvată a emblemei Rotary, a culorilor Rotary, elemente de publicaţii bune, tipografie, grafice şi fotografii.

• Formularul pentru Contribuţia Globală TRF (123-EN) — Formular care ar trebui să însoţească contribuţiile individuale şi solicitările de apreciere a donatorului către Fundaţia Rotary.

• Formularul Donatorului Multiplu (094-EN) — Formular care ar trebui să însoţească contribuţiile multiple către Fundaţia Rotary.

Resurse Online (www.rotary.org)

• Member Access — Secţiune numai pentru membrii locaţiei ce permite Rotarienilor să contribuie la Fundaţia Rotary, să gestioneze abonamentele de e-mail de la RI, înregistreze pentru întrunire şi beneficii de acces de membru. Ofiţerii clubului pot obţine rapoarte adiţionale şi înregistrări.

• Codul Rotary de Politici şi Codul Fundaţiei Rotary de Politici – Politici şi proceduri stabilite de către Consiliul Directorilor RI şi de către Mandatarii Fundaţiei Rotary în sprijinul Constituţiei RI şi al Regulamentului Intern, revizuit după fiecare întrunire a Consiliului sau a Mandatarilor.

•Conducerea unui club în secţiunea Membrilor – Secţiune a Web-site-ului ce vizează sprijinirea liderului clubului să obţină informaţii despre operaţiunile eficiente ale clubului, incluzând link-uri către administraţia clubului, comunitatea, relaţiile publice, proiectele de serviciu, informaţii despre Fundaţia Rotary şi pagini de resurse la nivel de club.


2 Necesităţi de raportare O parte esenţială a activităţii secretarului clubului este de a pregăti şi înainta rapoartele necesare către Rotary International şi district conform enumerării din schema de mai jos.

Rapoartele necesare către RI şi District

Raport Înaintat către Data scadentă

Raport semestrial RI, cu o copie a foii de lucru 1 iulie şi 1 ianuarie trimisă guvernatorului de district

Raport de frecventare lunară a Guvernatorul districtual În termen de 15 zile după întrunirilor de club ultima întrunire a lunii

Modificări ale comunităţii Guvernatorul RI şi districtual În derulare

Vizitarea rapoartelor de frecvenţă Clubul Rotary al vizitatorului În derulare a Rotarienilor

Formular de relocare a Rotarianului Clubul Rotary în comunitate nouă În derulare

Modificări ale informaţiei clubului Guvernatorul RI şi districtual În derulare

Informaţii Directorul Oficial Guvernatorul RI şi districtual 31 Decembrie

Necesităţi de raportare 13

Raportul semestrial

.

RI transmite un pachet de raport semestrial (SAR) către fiecare secretar al clubului Rotary la sfârşitul lui iunie pentru facturarea din iulie şi la sfârşitul lunii decembrie pentru facturarea din ianuarie. Pachetul include o factură a impozitelor semestriale; o listă a membrilor actuali, care serveşte ca bază pentru facturarea estimată; o foaie de lucru pentru a calcula orice revizii necesare; şi instrucţiuni pentru completarea formularelor şi transmiterea informaţiei şi plata către RI sau către agenţii săi fiscali.

În timp ce trezorierul clubului este responsabil pentru porţiunea de factură a pachetului SAR, secretarul este responsabil pentru menţinerea şi actualizarea listei de membri. Întrucât aceste două porţiuni sunt interconectatee, veţi avea nevoire să conlucraţi cu trezorierul clubului pentru a vă asigura că plata per persoană şi impozitele distribuite proporţional, impozitele Consiliului Legislativ şi abonamentele la revistă reflectă adecvat numărul de membri din clubul dumneavoastră.

Menţineţi lista actualizată prin Member Access la adresa www.rotary.org, astfel încât facturarea per persoană să fie adecvată. Bilanţul clubului dumneavoastră poate fi, de asemenea, achitat prin card de credit prin Member Access la adresa www.rotary.org de către dumneavoastră, trezorierul sau preşedintele clubului. Cluburile cu sub 10 membri trebuie să plătească pentru 10 membri.

Dacă nu primiţi pachetul SAR până la sfârşitul lunii iulie sau ianuarie, puteţi vizualiza şi imprima o copie de pe Member Access. Alternativ, o copie poate fi solicitată prin e-mail, fax sau poştă prin contactarea la adresa [email protected] sau prin intermediul biroului dumneavoastră internaţional.

Suspendarea clubului. După şase luni de la termenul limită de 1 ianuarie sau 1 iulie, cluburile cu obligaţii de 250 USD sau mai mult vor fi suspendate din Rotary International. Când un club caută reincludere în termen de 90 de zile de la suspendare, acesta trebuie să achite toate obligaţiile financiare la data suspendării, toate plăţile de impozite semestriale care au crescut în perioada dintre suspendare şi reintegrare şi o taxă de reintegrare de 10 USD în termen de 90 de zile de la suspendare pentru a fi reîncorporat. Dacă clubul are sub 10 membri, acesta face obiectul unei plăţi minime pentru 10 membri.

Un club care intenţionează să se reintegreze într-un interval ce depăşeşte 90 de zile, însă se încadrează în 365 de zile după suspendare trebuie să completeze o aplicaţie de reincludere suplimentar satisfacerii cerinţelor notate mai sus. Taxa de aplicare face, de asemenea, subiectul necesităţii plăţii pentru 10 membri minim.

Cluburile suspendate care nu şi-au îndeplinit întreaga responsabilitate financiară către RI în termen de 365 de zile de suspendare vor pierde actul original constitutiv şi nu vor fi eligibile pentru reîncorporare.

Similar, oricărui club care nu reuşeşte să plătească impozitele districtuale i se poate suspenda apartenenţa de membru al RI de către Consiliul RI.


Memento Rotary

Rapoartele semestriale, modificările comunităţii, modificările informaţiilor despre club şi informaţiile despre Directorul Oficial pot fi transmise către RI prin Member Access la www.rotary.org

Memento Rotary

Pentru informaţii suplimentare referitoare la taxele şi impozitele colectate de la membrii clubului, consultaţi Manualul Trezorierului

Clubului.

Memento Rotary Cluburile care nu achită impozitele şi taxele către RI, vor fi suspendate şi nu vor primi servicii din partea RI sau a districtului lor.

Rapoarte privind frecvenţa lunară

Una dintre principalele responsabilităţi ale secretarului clubului este de a frecventa săptămânal şi de a raporta lunar guvernatorului districtual. Prin urmare, este crucial ca secretarul să înţeleagă politica Rotary referitoare la necesităţile de frecventare, întrucât asigură calcule adecvat. Informaţiile referitoare la frecventare sunt explicitate în această secţiune şi în Constituţia Standard a Clubului Rotary. Este posibil să solicitaţi membrilor comitetului de administrare să vă asiste prin

• Educarea membrilor clubului în legătură cu necesitatea de frecventare

• Informarea membrilor clubului despre cum să recupereze o întrunire ratată

• Înregistrarea frecventării

Frecventarea săptămânală. Frecventarea săptămânală poate fi calculată prin împărţirea numărului membrilor prezenţi prin numărul total de membri ai clubului. Dacă clubul dumneavoastră are membri care sunt motivaţi conform secţiunii 3b şi 4 din Constituţia Standard a Clubului Rotary sau pe fondul ocupării unei funcţii de ofiţer districtual, număraţi-i ca prezenţi dacă frecventează o întrunire a clubului, însă nu îi socotiţi absenţi dacă nu frecventează.

Membrii activi creditaţi cu frecventare. Când se frecventează întrunirile clubului, există modalităţi specifice de contabilizare a membrilor activi şi inactivi. Fiţi sigur că înţelegeţi pe cine includeţi în rapoartele de frecventare.

Chiar includeţi membrii de club activi prezenţi în întrunirile săptămânale ale clubului, membrii creditaţi cu recuperări şi membrii motivaţi de către consiliu pentru un motiv considerat suficient.

Nu includeţi membrii a căror combinaţie de vârstă şi ani de apartenenţă (în unul sau mai multe cluburi) este 85 de ani sau mai mult şi care au notificat secretarul clubului în scris în legătură cu doleanţa de a fi scutiţi de frecventare; consiliul trebuie să aprobe solicitarea înainte ca membrul să fie exclus din statisticile de frecventare.

Nu includeţi ofiţerii actuali ai RI sau vizitatorii clubului.

Recuperări. Puteţi acorda credit de frecventare unui membru care nu frecventează o întrunire, dacă, în termen de 14 zile înainte sau după întrunirea nefrecventată, membrul satisface una dintre următoarele condiţii:

• Frecventează cel puţin 60% din timpul alocat unei întruniri regulate a unui alt club Rotary sau a unui club Rotary provizoriu

• Este prezent la ora şi locul regulate ale unei întruniri regulate a altui club, iar acel club nu se întruneşte

• Serveşte activitatea Rotary, în calitate de ofiţer sau membru de comitet, mandatar al Fundaţiei Rotary sau reprezentant special al guvernatorului districtual în formarea unui nou club sau angajat al Rotary International


•Frecventează sau călătoreşte nemijlocit către sau de la oricare dintre următoarele întruniri:

− Congresul RI

− Consiliul legislativ

− Adunarea internaţională

– Institutul Rotary

− Întrunirea comitetului

RI

− Orice întrunire

organizată prin

directiva/aprobarea

Consiliului Directorilor

RI

− Conferinţa Multizonală

− Conferinţa districtuală

− Adunarea districtuală − Orice întrunire a

comitetului districtual

organizată prin directiva

guvernatorului districtual

sau a Consiliului

Directorilor RI

− Întrunire regulată

anunţată interoraşe a

cluburilor Rotary

•Participă direct şi activ în cadrul unui proiect de serviciu sponsorizat de district, RI sau de Fundaţia Rotary într-o zonă izolată unde oportunitatea de recuperare nu este posibilă • Frecventează o întrunire regulată a oricăreia dintre următoarele: clubul Rotaract, clubul Interact, Organismele Comunităţii Rotary, un club provizoriu Rotaract sau Interact sau Organisme provizorii ale Comunităţii Rotary sau o întrunire a Camaraderiei Rotary

• Frecventează şi participă în cadrul unui proiect de serviciu sau al unui eveniment comunitar sponsorizat de club sau unei întruniri autorizate de consiliu

• Frecventează o întrunire a consiliului sau, dacă este autorizat de consiliu, o întrunire a unui comitet de serviciu pentru care membrul este desemnat

• Participă, prin intermediul unui Web site al clubului, într-o activitate interactivă ce necesită o medie de 30 de minute de participare

•În fiecare lună, secretarul este responsabil cu trimiterea către guvernatorul districtual a raportului referitor la frecventarea lunară a clubului. Acest raport ar trebui trimis în termen de 15 zile de la ultima întrunire a fiecărei luni şi ar trebui să se bazeze pe procentajele săptămânale explicitate mai sus. Calculaţi, pur şi simplu, procentajul de frecventare medie pentru întrunirile săptămânale într-o lună dată.

Întrunirile anulate. Când se calculează raportul de frecventare lunară al clubului, se poate omite o întrunire regulată a clubului care este anulată din unul dintre următoarele motive:

• Sărbătoare legală, incluzând o sărbătoare unanim acceptată

• Decesul unui membru de club

• Epidemie sau dezastru ce afectează întreaga comunitate

• Conflict armat în comunitate care periclitează vieţile membrilor clubului.

Suplimentar, consiliul poate anula până la patru întruniri per an Rotary pentru cauze nespecificate altfel, atâta timp cât clubul nu anulează mai mult de trei întruniri consecutive. Nu includeţi aceste întruniri anulate în calculul frecventării.


Modificările structurii comunităţii În timpul anului, majoritatea cluburilor experimentează modificări ale structurii comunităţii, incluzând membri noi, schimbări ale informaţiilor de contact ale membrilor şi suspendări ale calităţii de membru. Raportaţi toate modificările către RI, imediat ce acestea devin efective, utilizând fie Accesul de Membru sau Formularul referitor la Datele Membrilor (anexa 3). Asiguraţi-vă că notificaţi guvernatorul districtual şi că actualizaţi registrele clubului.

Prin transmiterea informaţiilor referitoare la noii membri, secretarul clubului se asigură că numele noului membru este introdus în registrul comunităţii şi că abonamentul acestuia la Rotarianul sau la revista regională Rotary este activat. Dacă noul membru este un Rotarian anterior, asiguraţi-vă că furnizaţi numele anterior al membrului clubului Rotary şi numărul ID-ului membrului (dacă este disponibil), astfel încât istoricul membrului, incluzând donaţiile către Fundaţie şi funcţiile deţinute în cadrul RI, să fie reţinut/păstrat.

Raportarea modificărilor prin intermediul Member Access. Modificările în structura comunităţii raportate prin intermediul Member Access sunt realizate direct către baza de date RI şi procesate imediat. Fiţi conştient de faptul că dacă suspendaţi un membru, modificarea statutului de membru individual este imediată şi permanentă.

Rapoartele despre Rotarienii aflaţi în vizită

Puneţi la dispoziţia Rotarienilor aflaţi în vizită documentaţie referitoare la frecventarea întrunirilor săptămânale ale clubului, astfel încât clubul lor să le acorde credit de frecventare pentru recuperare. Această documentaţie poate fi un card pe care vizitatorul îl ia la clubul său sau un e-mail transmis de dumneavoastră către secretarul clubului vizitatorului.

Formularul de relocare a Rotarianului Rotarienii care părăsesc clubul dumneavoastră, întrucât se mută cu locuinţa, pot fi eligibili pentru a fi incluşi în clubul Rotary al noii comunităţi. Clubul dumneavoastră poate propune un Rotarian care se mută pentru includerea în structura clubului Rotary din noua comunitate (un membru al noului club poate, de asemenea, realiza propunerea). Utilizaţi Formularul de Relocare a Rotarianului disponibil pe adresa www.rotary.org pentru a notifica preşedintele sau secretarul noului club că un membru potenţial se mută în localitatea lor.

Modificări ale Informaţiilor Clubului

Orice modificare ale informaţiilor clubului (de exemplu, timpul, locul sau ziua; un preşedinte sau secretar nou; sau o modificare a adresei preşedintelui sau secretarului) ar trebui raportate imediat guvernatorului districtual sau către RI prin Member Access sau prin e-mail la adresa [email protected].


Memento Rotary Formularul referitor la Datele Comunităţii poate fi descărcat sau completat online la adresa www.rotary.org şi transmis prin Member Access. E-mailul este [email protected], însă salvaţi copii pentru guvernatorul districtual şi pentru dosarele clubului.

Memento Rotary Membrii aflaţi în procedură de transformare nu sunt obligaţi să plătească o taxă de admitere în clubul nou.

Informaţii despre Directorul Oficial În luna Octombrie, veţi primi o copie a Formularului de Raportare a Ofiţerilor Clubului pentru a transmite datele clubului pentru Directorul Oficial de la RI. Completaţi formularul după întrunirea anuală şi returnaţi-l la RI până la data de 31 decembrie (aceste informaţii pot, de asemenea, fi transmise prin intermediul Member Access). Împărtăşiţi aceste informaţii cu guvernatorul districtului ales, astfel încât acesta să poată contacta preşedinţii viitori şi guvernatorul actual. Reţineţi o copie pentru dosarele dumneavoastră.

Raportul anual

Aproape de anul dumneavoastră ca secretar, ar trebui să vă pregătiţi un raport anual pentru a fi prezentat la întrunirea clubului la final de an. Discutaţi cu preşedintele clubului pentru a vă asigura că nu duplicaţi nicio parte a raportului preşedintelui. Raportul anual ar trebui să includă scurte declaraţii despre acţiunile adoptate de către consiliul directorilor clubului, pierderile de membri şi includerea altora, procentajele de frecventare lunară şi orice proiecte continue care nu sunt acoperite de raportul preşedintelui.


3 Conlucrarea cu liderii clubului O parte importantă a rolului de conducere este dezvoltarea relaţiilor cu liderii de club omologi şi cu membrii clubului.

Preşedintele clubului Secretarul şi preşedintele trebuie să conlucreze ca o echipă pentru a se asigura că clubul funcţionează eficient. Înainte de a prelua funcţia, întâlniţi-vă cu preşedintele viitor pentru a ajunge la o înţelegere comună a operaţiunilor clubului, în mod special a modului de distribuire a diferitelor funcţii între preşedinte şi secretar.

Dumneavoastră şi preşedintele ales ar trebui să vă întâlniţi cu ofiţerii actuali pentru a evalua starea clubului şi statutul proiectelor şi activităţilor în derulare. Frecventarea întrunirilor consiliului actual, dacă este adecvat, vă va permite să câştigaţi o cunoaştere mai bună a procedurile de administrare a clubului şi, de asemenea, vă va sprijini să asiguraţi continuitate operaţiunilor clubului.

Întrunirile consiliului directorilor. Clubul directorilor clubului reprezintă organismul său guvernant. Membrii său sunt preşedintele, vice-preşedintele (vice-preşedinţii), preşedintele ales (sau cel nominalizat, dacă nu a fost ales un succesor), secretarul, trezorierul, preşedintele imediat anterior şi numărul suplimentar al directorilor specificaţi în regulamentul intern al clubului.

Conlucrarea cu liderii de club 19

Memento Rotary Secretarul clubului ar trebui să asiste preşedintele pentru realizarea aranjamentelor pentru întrunirile săptămânale şi orice întrunire specială, precum întrunirile consiliului şi adunările de club.

Revedeţi regulamentul intern al clubului pentru a afla când se întruneşte consiliul. Preşedintele clubului va prezida întrunirea consiliului. De regulă, secretarul clubului are următoarele îndatoriri:

•Transmiteţi notificări către toţi membrii consiliului.

•Confirmaţi participarea membrilor consiliului.

• Invitaţi guvernatorul asistent, dacă se impune.

• Elaboraţi agenda, în cooperare cu preşedintele.

• Puneţi la dispoziţie materiale de sprijin, conform necesităţilor.

• Rezervaţi-vă timp pentru a genera un raport pentru club.

Preşedintele ales al clubului poate convoca întruniri ale viitorului consiliu pentru a se pregăti pentru an. Adunările clubului. Adunarea clubului reprezintă o întrunire a tuturor membrilor clubului. Adunările clubului reprezintă o oportunitate de a discuta programele şi activităţile clubului şi pentru a educa membrii. Secretarul lansează solicitarea de întrunire, înregistrează procesul verbal şi sprijină preşedintele în timpul întrunirii. Majoritatea cluburilor organizează patru-şase adunări de club în timpul anului, în timp ce unele cluburi organizează adunări lunare.

Memento Rotary În mod deosebit, noii membri ar trebui să fie încurajaţi să frecventeze adunările de club pentru a afla despre activităţile clubului.

Memento Rotary

Secretarul clubului ar trebui să sprijine preşedintele să elaboreze şi să urmeze vizita oficială anuală a guvernatorului, precum şi vizita trimestrială a guvernatorului asistent.

Secretarul clubului ar trebui să conlucreze cu preşedintele şi comitetul de administrare a clubului pentru a organiza adunări de club. Subiectele de discuţie în cadrul adunărilor districtuale includ: • Punctele tari şi slabe

•Fixarea obiectivelor şi planurile de acţiune

• Activităţile comitetului

•Creşterea numărului de membri şi strategiile de păstrare a acestora

• Conferinţa districtuală sau alte întruniri districtuale şi ale RI

• Programe specifice ale Rotary şi ale Fundaţiei

• Forum de deschidere

Vizita oficială. În fiecare an, guvernatorul districtual realizează vizite oficiale în fiecare club al districtului. Înainte de 1 iulie, guvernatorul ales sau guvernatorul asistent desemnat pentru clubul dumneavoastră ar trebui să notifice clubul în legătură cu data vizitei oficiale. Pentru a se pregăti, preşedintele clubului poate convoca o adunare specială de club pentru a solicita planuri scrise de comitet, activităţi şi realizări şi pentru a discuta progresul realizat pe linia satisfacerii obiectivelor clubului stabilite în Ghidul de planificare pentru cluburile Rotary eficiente. Guvernatorul asistent ar trebui să frecventeze adunarea districtuală asociată cu vizita guvernatorului şi să fie disponibil pentru a răspunde oricăror întrebări sau probleme cu care s-ar putea confrunta clubul. Conlucraţi cu preşedintele clubului pentru a determina cum vă veţi pregăti pentru această întrunire.

Nominalizarea candidaţilor pentru funcţiile clubului. Pentru a sprijini preşedintele să deruleze procedurile de nominalizare pentru candidaţii la funcţiile clubului, astfel cum este evidenţiat în regulamentul intern, decideţi ce trebuie făcut şi cine va îndeplini fiecare sarcină. De exemplu, cu aprobarea preşedintelui, puteţi publica calificările candidaţilor pentru funcţia de preşedinte şi de secretar. Constituţia standard a Clubului Rotary statuează că întrunirea anuală pentru alegerea ofiţerilor trebuie să fie organizată nu mai târziu de 31 decembrie.


După nominalizarea ofiţerilor clubului pentru următorul an Rotary, ar trebui să le publicaţi numele, astfel încât toţi membrii de club să îi cunoască. De asemenea, publicaţi numele oricărui membru de club propus ca şi candidat pentru guvernatorul districtual, directorul RI sau preşedintele RI.

Regulamentul Intern al RI interzice derularea de campanii pentru orice funcţie RI. Plângerea referitoare la orice astfel de activităţi inadecvate trebuie să fie completată în cadrul biroului internaţional al RI în termen de 45 de zile de la alegere şi trebuie să fie transmisă de către un ofiţer RI (precum guvernatorul districtual sau un director RI) sau de către un club.

Trezorierul clubului

Secretarul clubului şi trezorierul au câteva responsabilităţi care sunt interconectate. Este important să conlucraţi îndeaproape cu trezorierul clubului pentru a ajunge la înţelegere comună a operaţiunilor clubului, în special a modului de distribuire a diferitelor funcţii între trezorier şi secretar.

Impozitele clubului. Conlucraţi cu trezorierul clubului pentru a identifica impozitele colectate şi datorate de membri. Transmiteţi regulat declaraţii de impozit membrilor clubului, districtului şi ai RI, conform deciziei clubului. Declaraţia ar trebui să includă orice alte sume plătibile, precum costurile gustărilor. Dacă colectaţi impozite, conlucraţi cu trezorierul pentru a transfera bani şi pentru a emite chitanţe.

Raportaţi regulat consiliului orice fraudă în plăţile impozitelor. Constituţia Standard a Clubului Rotary statuează că membrii care nu îşi achită impozitele în termen de 30 de zile de la data scadentă vor fi notificaţi în scris de către secretarul clubului la ultima adresă cunoscută. Dacă impozitele nu sunt achitate în termen de 10 zile de la data notificării, calitatea de membru poate fi suspendată, conform deciziei consiliului. Numeroase cluburi emit carduri de membru, pe care membrii le pot arăta când recuperează o întrunire în cadrul altui club. Cardul de identitate este destinat numai uzului personal. Conţine informaţii sensibile şi nu ar trebui să fie distribuit oricui. Cardurile de identificare a membrilor Rotary pot fi achiziţionate de la comercianţii autorizaţi identificabili la adresa www.rotary.org.

Contribuţiile la Fundaţia Rotary. În unele cluburi, secretarul procesează şi păstrează evidenţele contribuţiilor la Fundaţia Rotary a Rotary International, dacă trezorierului nu i se atribuie această sarcină. Trezorierul poate accesa rapoartele Fundaţiei Rotary pe Member Access, dacă sunt activate de către dumneavoastră sau de către preşedintele clubului. Pentru informaţii suplimentare referitoare la contribuţiile realizate, a se consulta Manualul Trezorierului Clubului.

Revizuirea financiară a clubului. Revizuiţi registrul financiar anual al clubului împreună cu trezorierul clubului, care a fost elaborat pentru actualul consiliul al directorilor şi transferat împreună cu registrele clubului, pentru a determina dacă anumite facturi necesită achitare sau dacă datoriile ar trebui colectate. Un raport complet al acestor registre financiare ar trebui elaborat pentru prezentare în cadrul primei întruniri a consiliului viitor.

Conlucrarea cu liderii clubului 21

În jurul lumii

Fiecare club determină frecvenţa cu care colectează impozitele pentru membrii săi. Impozitele pot fi colectate semestrial, trimestrial, lunar sau săptămânal. Aceste practici reflectă adesea ceea ce este adecvat din punct de vedere cultural.

Păstraţi registre atent întocmite referitoare la achitarea facturilor şi la colectarea datoriilor. Numeroase cluburi utilizează procedura de mai jos pentru plata şi înregistrarea facturilor:

Memento Rotary

Finanţele înregistrate în procesele verbale ale întrunirilor directorilor ar trebui să reflecte adecvat cifrele înregistrate în registrul general.

1. Secretarul eliberează o chitanţa pe care o predă preşedintelui pentru a fi semnată. 2. Secretarul înmânează chitanţa semnată şi factura trezorierului pentru a fi achitată. 3. Trezorierul înapoiază secretarului chitanţa, pe care o arhivează în registrele clubului. Practica financiară cea mai bună solicită două semnături pe orice cec sau poliţă ale clubului.

Comitetul de administrare a clubului

Comitetul de administrare a clubului reprezintă unul dintre cele cinci comitete de club standard recomandate. În calitate de secretar de club, ar trebui să fiţi membru al acestui comitet. Comitetul de administrare a clubului conduce activităţi asociate cu operaţiunile efective ale clubului şi are următoarele responsabilităţi: • Organizarea de programe săptămânale şi speciale. • Promovarea camaraderiei între membrii clubului. • Elaborarea buletinului informativ al clubului. Adiţional acestor responsabilităţi, comitetul se poate înscrie, de asemenea, să sprijine • Evidenţierea frecventării la întrunirile clubului

•Menţinerea listei membrilor clubului şi raportarea către Rotary

International

• Colectarea impozitelor

Întrunirile săptămânale ale clubului. Conlucraţi cu preşedintele şi cu comitetul de administrare a clubului pentru a elabora un program de club săptămânal pentru fiecare întrunire. Programele de club pun la dispoziţia membrilor clubului informaţii şi motive pentru care să crească gradul de participare la activităţi care servesc clubul, comunitatea şi lumea. Secretarii pot fi responsabili pentru asigurarea logisticii întrunirii, incluzând: • Supravegherea distribuirii şi colectării insignelor cu nume • Furnizarea de insigne speciale cu nume pentru Rotarienii aflaţi în vizită şi pentru oaspeţi •Înregistrarea frecventării membrilor • Plata hotelului sau a restaurantului pentru gustări, dacă este cazul •Asistarea cu aranjamente (călătorie, cheltuieli, scrisori de apreciere) pentru vorbitorii externi • Punerea la dispoziţia Rotarienilor aflaţi în vizită a documentaţiei de frecventare Secretarii de club pot, de asemenea, oferi asistenţă în următoarele direcţii ale programelor clubului planificate pentru fiecare întrunire: • Pregătirea anunţurilor • Subiecte de planificare pentru programe • Programarea vorbitorilor oaspeţi


Buletinul informativ al clubului. Buletinul clubului păstrează membrii de club informaţi în legătură cu clubul, incluzând programele următoare pentru întrunirile săptămânale, recunoaşterea serviciului extraordinar de către un membru de club şi detalii pentru proiectele de serviciu şi activităţile următoare ale clubului.

Comitetul de administrare a clubului este responsabil, în primul rând, pentru producerea buletinului informativ. În calitate de membru al acestui comitet, ar trebui să puneţi la dispoziţie informaţii pentru conţinutul buletinului informativ, precum rapoartele comitetului, deciziile consiliului şi articole din scrisoarea lunară a guvernatorului, Rotarianul sau o revistă regională Rotary sau Lumea Rotary.

Comitetul comunităţii clubului

Secretarul clubului necesită, de asemenea, să conlucreze îndeaproape cu comitetul comunităţii clubului, întrucât unele responsabilităţi necesită implicarea secretarului. Întâlniţi-vă cu comitetul comunităţii din timp pentru a stabili relaţiile de lucru. Propunerea şi alegerea de noi membri. Secretarul clubului este implicat în trei dintre cele şase etape pentru propunerea şi alegerea noilor membri (etapa 1, 3 şi 6). Urmaţi atent şi prompt fiecare pas pentru a păstra membrii potenţiali interesaţi să se alăture clubului.

Procedura recomandată pentru Propunerea şi Alegerea Membrilor:

1. Un membru activ al clubului sau membrul comunităţii transmite în scris consiliului numele unui membru potenţial, prin secretarul clubului. Un membru care se transferă sau un membru anterior al altui club poate fi propus pentru includere ca membru activ de către clubul anterior. Propunerea este păstrată confidenţial (dacă nu se specifică altfel în această procedură).

2. Consiliul se asigură de faptul că propunerea satisface toate cerinţele de clasificare şi ale calităţii de membru prevăzute în constituţia clubului.

3. Consiliul aprobă propunerea în termen de 30 de zile de la transmitere şi notifică propozantul, prin intermediul secretarului clubului, în legătură cu decizia sa.

4. Dacă decizia consiliului este favorabilă, clubul sau propunătorul informează membrul potenţial în legătură cu scopurile Rotary şi privilegiile şi responsabilităţii calităţii de membru. Membrul potenţial semnează formularul de propunere de includere în comunitate, dând clubului permisiunea de a publica numele său şi clasificarea propusă (nicio clasificare nu este propusă pentru membrii onorifici), iar clubul publică informaţia.

5. Regulamentul Intern recomandat al Clubului acordă un interval de 7 zile membrilor să ia în considerare propunerea şi să elaboreze în scris obiecţii. Dacă nu se primesc obiecţii, membrul potenţial este considerat ales pentru a fi inclus în comunitate, după plata taxei de admitere. Dacă nu se primesc obiecţii, consiliul votează includerea membrului potenţial în comunitate la următoarea întrunire. Dacă este aprobat, în pofida obiecţiei, membrul propus este considerat ca ales după achitarea taxei de admitere.

Conlucrarea cu liderii clubului 23

Memento Rotary Conlucraţi cu comitetul de relaţii publice, de proiecte de serviciu, al Fundaţiei Rotary şi cu toate celelalte, în funcţie de necesitate.

Taxa de admitere este anulată în cazul membrilor care se transferă sau al celor anteriori din alt club, membrilor onorifici şi Rotaractorilor care s-au retras din Rotaract în termen de doi ani anteriori.

6. După alegerea unui membru, preşedintele aranjează pentru instalarea membrului, pentru acordarea cardului de membru şi pune la dispoziţia acestuia literatura Rotary pentru membrii noi. Preşedintele sau secretarul raportează informaţiile despre noul membru către RI. Preşedintele desemnează un membru actual să sprijine noii membri să se implice în club şi desemnează noi membri în proiect sau funcţie de club.


Anexa 1:Calendarul Secretarului Clubului În rândurile următoare este dat un exemplu de activităţi pentru secretarul clubului. Modificaţi-l pentru a reflecta activităţile clubului şi ale districtului.

Ian - Iun (înainte de instalarea în funcţie)

• Demaraţi studiul Manualului Secretarului Clubului şi Constituţiei Standard a Clubului Rotary şi Regulamentule Intern recomandat al Clubului Rotary.

• Consultaţi-vă cu preşedintele ales şi cu secretarul în exerciţiu.

• Frecventaţi adunarea districtuală.

• Frecventaţi întrunirile consiliului directorilor viitori.

•Asistaţi preşedintele viitor, după necesitate, în fixarea obiectivelor clubului, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente.

• Frecventaţi adunarea clubului organizată de către preşedintele ales după adunarea districtuală pentru a discuta planurile clubului pentru următorul an Rotary.

• Frecventaţi întrunirile actualului consiliu, dacă sunteţi invitat.

• Înregistraţi-vă prin Member Access la adresa www.rotary.org.

• Conlucraţi cu preşedintele clubului pentru a activa privilegiile de acces în Member Access pentru trezorierul clubului şi preşedintele comitetului Fundaţie Rotary.

Iulie

• Instalaţi-vă în funcţie şi asumaţi-vă sarcinile oficiale.

• Utilizaţi Member Access la adresa www.rotary.org pentru a actualiza informaţiile referitoare la club, a păstra registrele cu membrii şi a vizualiza rapoarte.

•Securizaţi toate registrele clubului de la secretarul actual şi preluaţi custodia proprietăţii clubului, incluzând actualul Manual de Procedură.

•Transmiteţi declaraţii cu impozitele şi taxele clubului tuturor membrilor

şi înregistraţi colectările (poate fi realizat lunar, trimestrial sau semestrial).

• Pregătiţi atât raportul semestrial, cât şi plata impozitelor, datorate către RI la data de 1 iulie.

Notă: Raportul semestrial (SAR) ar trebui să enumere toate persoanele care vor deveni membri la data de 1 iulie.

•Recepţionaţi Directorul Oficial de la RI.

Noiembrie

Memento Rotary

Raportul anual poate fi transmis către RI prin Member Access la adresa www.rotary.org

• Actualizaţi lista cu membrii clubului în Member Access pentru a asigura un SAR corect.

Decembrie

•Pregătiţi-vă pentru şi sprijiniţi întrunirea anuală a ofiţerilor aleşi, care trebuie organizată până la data de 31 decembrie pentru a garanta includerea în următoarea ediţie a Directorului Oficial.

Notă: dacă RI nu recepţionează informaţii actualizate, actualii ofiţeri vor fi enumeraţi din nou.

Anexe 25

Ianuarie

• Transmiteţi declaraţii de impozit şi taxe ale clubului către toţi membrii şi înregistraţi colectările (se poate realiza lunar, trimestrial sau semestrial).

• Pregătiţi atât raportul semestrial, cât şi plata impozitelor şi transmiteţi-le către RI la data de 1 ianuarie.

Notă: raportul semestrial ar trebui să enumere toate persoanele care vor fi membre începând cu 1 ianuarie.

• Conlucraţi cu preşedintele şi cu consiliul directorilor pentru a revizui programul şi activităţile clubului şi pregătiţi raportul semestrial referitor la progres.

Februarie

• Dacă clubul dumneavoastră a decis să propună unul dintre membri drept candidat la poziţia de guvernator nominalizat, transmiteţi rezoluţia clubului care sprijină decizia, precum şi formularul cu datele guvernatorului districtual nominalizat către comitetul districtual de nominalizare.

Aprilie

• Începeţi să puneţi la curent succesorul dumneavoastră în legătură cu diferitele aspecte ale funcţiei.

Mai

• Pregătiţi scrisori de recomandare pentru delegaţii la Congresul RI.

• Actualizaţi lista membrilor clubului în Member Access pentru a asigura un SAR corect.

Iunie

• Pregătiţi pentru club raportul anual.

•Cunoaşteţi-vă succesorul şi predaţi toate registrele clubului şi proprietatea.


Anexa 2: Politica Consiliului pentru Planul de Conducere a Clubului Scopul Planului de Conducere a Clubului este de a consolida clubul Rotary prin asigurarea cadrului administrativ al unui club eficient.

Elementele unui club eficient vor

• Susţine sau extinde baza comunităţii

• Implementa proiecte de succes care abordează necesităţile comunităţii sale şi ale comunităţilor din alte ţări

• Sprijiniţi Fundaţia Rotary atât prin contribuţii financiare, cât şi prin participare la program

• Formaţi lideri capabili să servească Rotary dincolo de nivelul clubului

Pentru a implementa un Plan de Conducere a Clubului, liderii actuali, viitori şi anteriori ar trebui să:

• Elaboreze un plan pe termen lung care abordează elementele unui club eficient.

• Fixeze obiective anuale utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente în armonie cu planul pe termen lung al clubului.

• Conducă adunări de club care implică membrii în procesul de planificare şi îi ţine informaţi în legătură cu activităţile Rotary • Asigure comunicarea clară între preşedintele clubului, consiliu, preşedinţii comitetului, membrii clubului, guvernatorul districtual, guvernatorii asistenţi şi comitetele districtuale. • Asigure continuitatea în conducere, incluzând conceptul planificării succesiunii pentru a asigura dezvoltarea viitorilor lideri.

• Amendeze regulamentul intern al clubului pentru a reflecta structura comitetului de club, precum şi rolul şi responsabilităţile liderului clubului.

• Asigure oportunităţi de a creşte sentimentul de camaraderie între membrii clubului.

• Se asigure că fiecare membru este activ într-un proiect sau într-o funcţie de club.

• Elaboreze un plan de instruire comprehensiv care asigură

− Frecventarea întrunirilor districtuale de instruire de către liderii clubului

− Orientarea consistentă şi regulată a noilor membri

− Disponibilitatea oportunităţilor educaţionale curente pentru membrii actuali

− Existenţa unui program de dezvoltare a abilităţilor de conducere pentru toţi membrii.

Liderii clubului ar trebui să implementeze Planul de Conducere a Clubului în consultare cu liderii districtuali, astfel cum este descris în Planul de Conducere a Clubului. Planul ar trebui să fie revizuit anual.

Anexe 27

Comitetele clubului

Comitetele clubului sunt responsabile cu satisfacerea obiectivelor anuale şi pe termen lung ale clubului în baza celor patru Direcţii de Serviciu. Preşedintele ales, preşedintele, preşedintele imediat anterior ar trebui să conlucreze pentru a asigura continuitatea succesiunii şi planificarea succesiunii. Când este fezabil, membrii comitetului ar trebui să fie numiţi în acelaşi comitet pentru o perioadă de trei ani, pentru a asigura consistenţa. Preşedintele ales este responsabil pentru numirea membrilor comitetului pentru a ocupa locurile libere, a preşedinţilor comitetului şi pentru conducerea întrunirilor planificate înainte de începerea anului în funcţie. Se recomandă ca preşedintele să deţină experienţă anterioară în calitate de membru al comitetului. Comitetele de bază ar trebui să fie numite după cum urmează:

• Comunitatea

Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze un plan comprehensiv pentru recrutarea şi păstrarea membrilor.

• Relaţiile publice ale clubului

Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze planuri pentru a furniza publicului informaţii despre Rotary şi să promoveze proiectele de serviciu şi activităţile clubului.

• Administrarea clubului

Acest comitet ar trebui să conducă activităţi asociate cu operaţiunile eficiente ale clubului.

• Proiecte de serviciu

Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze proiecte educaţionale, umanitare şi vocaţionale care abordează necesităţile comunităţii sale şi ale comunităţilor din alte ţări.

• Fundaţia Rotary

Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze planuri pentru a sprijini Fundaţia Rotary prin contribuţii financiare şi participare la program.

Comitetele adiţionale pot fi numite în funcţie de necesităţi.

Necesităţi de instruire

Preşedintele comitetului clubului ar trebui să frecventeze adunarea districtuală înainte de a servi ca preşedinte.

Relaţia cu Echipa de Conducere Districtuală

Comitetele clubului ar trebui să conlucreze cu guvernatorii asistenţi şi cu comitetele districtuale relevante.

Necesităţi de raportare

Comitetele clubului ar trebui să raporteze consiliului clubului cu privire la statutul activităţilor lor în bază regulată şi la adunările districtuale, în funcţie de necesităţi.


Anexa 3: Formular cu datele membrului Dacă aveţi acces la Internet, modificările calităţii de membru pot fi

Formular cu datele membrului Raportate prin Member Access la www.rotary.org în locul utilizării acestui formular.

Acest formular poate fi utilizat pentru a raporta noii membrii sau pe cei suspendaţi sau informaţii de modificare a calităţii de membru către RI. Utilizaţi un formular separat pentru fiecare membru. Acest formular poate fi descărcat şi completat electronic la www.rotary.org. Trimiteţi o copie guvernatorului districtual, păstraţi o copie pentru clubul dumneavoastră şi transmiteţi forma originală la:

ROTARY INTERNATIONAL, 1560 Sherman Avenue, Evanston, IL 60201-3698, USA Fax: 847-733-9340 E-mail: [email protected]

Rotary Club din District

STAT/PROVINCIE ŢARĂ Numele membrului

PRENUME INIŢIALA TATĂLUI NUME ID Membru Rotary #* * Numai pentru membrii demisionari sau care se transferă. Tuturor membrilor li se vor asigura ID # de către RI.

Adresa poştală a membrului NUMĂRUL ŞI STRADA ORAŞUL

STAT/PROVINCIE ŢARĂ COD POŞTAL

E-mail

MEMBRU NOU DATA ADMITERII LL/ZZ/AA

Bărbat Femeie Membru activ Membru onorific

Membru care se transferă? Nu Da. Dacă da, furnizaţi ID de membru # de mai sus. Director anterior RI Guvernator districtual anterior

Club Rotary Anterior din District STAT/PROVINCIE ŢARĂ

Abilităţi lingvistice:

Abonament: The Rotarian Revista regională Rotary

MODIFICARE DATE DE CONTACT DATA MODIFICĂRII LL/ZZ/AA

MODIFICAREA ADRESEI

Adresa poştală anterioară: Adresa poştală nouă:

NUMĂR ŞI STRADĂ ORAŞ NUMĂR ŞI STRADĂ ORAŞ

STAT/PROVINCIE ŢARĂ STAT/PROVINCIE ŢARĂ

COD POŞTAL COD POŞTAL

MODIFICARE E-MAIL E-MAIL ANTERIOR E-MAIL NOU

MODIFICARE NUME NUME ANTERIOR NUME NOU

MODIFICAREA TIPULUI DE MEMBRU ÎN: Activ Onorific

SUSPENDAREA CALITĂŢII DE MEMBRU

Motivul suspendării (bifaţi unul): Frecvenţă (1) Obligaţii de afaceri (2) Sănătate / Personal (5) Admiterea în club nou (6)

DATA SUSPENDĂRII LL/ZZ/AA

Deces (3) Obligaţii de familie (4) Relocare** (7) Alta (8) Rugăm specificaţi:

** Dacă motivul suspendării este Relocarea, rugăm a se utiliza formularul de Referinţă a Calităţii de Membru la adresa www.rotary.org.

SECRETARUL CLUBULUI (IMPRIMAŢI NUMELE) SEMNĂTURA SECRETARULUI CLUBULUI LL/ZZ/AA

Anexe 29

Anexa 4: GHID DE PLANIFICARE PENTRU CLUBURILE ROTARY EFICIENTE August 2009

Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente este un instrument care sprijină cluburile să evalueze starea actuală a lor şi să stabilească scopuri pentru anul următor. Se bazează pe Planul de Conducere al Clubului. Strategiile enumerate în fiecare secţiune reprezintă modalităţi uzuale pe care cluburile le pot alege pentru a atinge scopurile. Cluburile sunt încurajate să elaboreze strategii alternative pentru satisfacerea obiectivelor, când este adecvat. Preşedinţii aleşi ar trebui să completeze acest formular în cooperare cu clubul lor şi să transmită o copie către guvernatorul asistent până la data de 1 iulie.

Descărcaţi o versiune Microsoft Word la adresa www.rotary.org.

Clubul Rotary din Anul Rotary de funcţie:

Numele preşedintelui:

Adresa poştală:

Telefon: Fax: E‐mail:

COMUNITATE

Situaţia actuală

Număr actual de membri:

Numărul membrilor la 30 iunie anul anterior: 30 iunie în urmă cu cinci ani:

Numărul membrilor bărbaţi: Numărul membrilor femei:

Vârsta medie a membrilor: Numărul membrilor absolvenţi ai Rotary

Numărul Rotarienilor care sunt membrii de 1‐3 ani: 3‐5 ani:

5‐10 ani:

Numărul membrilor care au propus un membru în ultimii doi ani:

Bifaţi aspectele referitoare la diversitatea comunităţii dumneavoastră reflectată de componenţa clubului:

Profesie Vârstă Sex Etnie

Examinarea clasificării noaste a fost actualizată la şi conţine clasificări, dintre care sunt libere. (dată) (număr)

(număr)

Descrieţi programul orientării membrilor noi actuali.

Descrieţi prpogramele clubului de educaţie continuă pentru membrii noi şi cei stabiliţi.

Clubul nostru a sponsorizat un club nou în ultimele 24 de luni Da Nu

Numărul Camaraderiilor Rotary şi al Grupurilor de Acţiune Rotariană la care participă membrii clubului:

Ce anume face acest club să fie atractiv pentru membrii noi?


Ce aspecte ale acestui club ar putea fi un impediment în atragerea de noi membri?

Situaţia viitoare

Obiectivul comunităţii pentru următorul an Rotary: membri până la 30 iunie (număr) (an)

Clubul nostru a identificat următoarele surse de membri potenţiali în cadrul comunităţii:

Cum planifică clubul să atingă scopurile referitoare la comunitate? (bifaţi ce se aplică)

Elaborarea unui plan de păstrare a membrilor care vizează menţinerea unui grad superior de entuziasm, prin participare la programe, proiecte, educaţie continuă şi activităţi interesante de camaraderie

Asigurarea de faptul că comitetul comunităţii este conştient de tehnicile de recrutare eficientă

Elaborarea unui plan de recrutare pentru a determina clubul să reflecte diversitatea comunităţii

Explicarea expectanţelor referitoare la calitatea de membru Rotarienilor potenţiali

Implementarea unui program de orientare pentru noii membri

Crearea unei broşuri care furnizează informaţii generale despre Rotary, precum şi informaţii specifice despre club pentru membrii potenţiali

Desemnarea unui mentor Rotarian experimentat pentru fiecare membru nou de club

Aduceţi recunoştinţă acelor Rotarieni care sponsorizează noi membri

Încurajarea membrilor să adere la o Camaraderie Rotary sau la un Grup Rotarian de Acţiune

Participarea în programele de recompensare a extinderii comunităţii RI

Sponsorizarea unui club nou

Alta (vă rugăm descrieţi):

Etape de acţiune:

PROIECTE DE SERVICIU

Situaţia actuală

Numărul studenţilor Rotary Youth Exchange: Găzduiţi

Numărul cluburilor Interact sponsorizate: Cluburi Rotaract:

Organismele comunităţii Rotary:

Numărul evenimentelor de Recompensare a Conducerii Tinere a Rotary (RYLA)

Numărul Schimburilor de prietenie Rotary:

Numărul voluntarilor Rotary înregistraţi:

Numărul proiectelor Serviciului Comunităţii Internaţionale (WCS) :

Numărul proiectelor de serviciu actuale:

Sponsorizaţi

Anexe 31

Situaţia viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele obiective de serviciu pentru următorul an Rotary:

Pentru comunitatea noastră: Pentru comunităţile din alte ţări:

Cum planifică clubul să atingă obiectivele de serviciu? (bifaţi ce se aplică)

Asigurarea de faptul că comitetul pentru proiectele de serviciu este conştient de modul de planificare şi conducere a unui proiect de serviciu

Conducerea unei evaluări a necesităţilor comunităţii de a identifica proiecte posibile

Revizuirea proiectelor de serviciu actuale pentru a confirma că satisfac o necesitate şi că prezintă interes pentru membri

Identificarea problemelor sociale în comunitate pe care clubul intenţionează să le abordeze prin obiectivele sale de serviciu

Evaluarea activităţilor de colectare de fonduri pentru a stabili dacă satisfac necesităţile de finanţare a proiectului

Implicarea tuturor membrilor în proiectele de serviciu ale clubului

Aduceţi recunoştinţă membrilor care participă la şi asigură conducerea proiectelor de serviciu ale clubului

Identificarea un club partener cu care să se deruleze un proiect de serviciu internaţional

Participarea la:

Interact Schimbul de prietenie Rotary Serviciul Comunităţii Internaţionale

Rotaract Voluntariatele Rotary Schimbul de Tinereţe Rotary

Organismele comunităţii Rotary Premiile pentru Conducerea Tânără a Rotary (RYLA)

Utilizarea de fonduri de la Fundaţia Rotary pentru a sprijini un proiect de club

Înregistrarea unui proiect ce necesită finanţare, bunuri sau voluntari în baza de date ProjectLINK

Altele (vă rugăm descrieţi):

Etape de acţiune:

FUNDAŢIA ROTARY

Situaţia actuală

Numărul de fonduri acordate:

Fonduri simplificate districtuale: Fonduri de contrapartidă:

Numărul de Bursieri Ambasadoriali: Nominalizaţi Selectaţi

Numărul membrilor echipei Schimbului de Studiu în Grup: Nominalizaţi

Numărul Camarazilor Păcii Internaţionale Rotary: Nominalizaţi Selectaţi

Contribuţiile anuale curente la activităţilor PolioPlus:

Contribuţiile anuale curente la Fondurile Programelor Anuale:

Contribuţiile anuale curente la Fondul Permanent:


Găzduiţi

Selectaţi Găzduiţi

Găzduiţi

Numărul membrilor clubului care sunt

Camarazi Paul Harris : Binefăcători: Donatori majori:

Membrii de susţinere a Fundaţiei Rotary: Membrii Societăţii Testamentare:

Numărul absolvenţilor Fundaţiei identificaţi de club:

Situaţia viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele scopuri ale Fundaţiei Rotary (conform raportării din Formularul de Raportare a Obiectivului de Dezvoltare a Fondului Clubului) pentru următorul an Rotary:

Colectare de fonduri Polio: Contribuţii la Fondul de Programe Anuale:

Daruri majore: Binefăcători:

Membrii Societăţii Testamentare:

Clubul nostru va participa la următoarele programe ale Fundaţiei Rotary:

Cum planifică clubul să atingă obiectivele Fundaţiei Rotary? (bifaţi ce se aplică)

Asigurarea de faptul că comitetul Fundaţiei Rotary înţelege programele Fundaţiei Rotary şi este dedicat promovării susţinerii financiare a Fundaţiei

Sprijinirea membrii clubului să înţeleagă raportul dintre donarea Fundaţiei şi programele acesteia

Planificarea un program de club despre Fundaţia Rotary le fiecare trimestru, în special în Noiembrie, luna Fundaţiei Rotary

Includerea unei poveşti scurte despre Fundaţia Rotary în fiecare program de club

Programarea de prezentări care informează membrii clubului despre Fundaţia Rotary

Asigurarea de participarea preşedintelui comitetului Fundaţiei Rotary la seminarul districtual al Fundaţiei Rotary

Utilizarea fondurilor Fundaţiei Rotary pentru sprijinirea proiectelor internaţionale ale clubului

Recunoaşterea contribuţiilor financiare ale membrilor la Fundaţia Rotary şi participarea lor la programele

Fundaţiei

Încurajarea fiecărui membru de club să contribuie la Fundaţie în fiecare an

Participarea la:

Schimbul de Studiu în Grup PolioPlus

Fondurile de contrapartidă Burse ambasadoriale

Fondurile simplificate districtuale Camaraderiile Păcii Internaţionale Rotary

Invitarea de participanţi la programul Fundaţiei şi absolvenţi să ia parte la programele şi activităţile clubului


Etapele de acţiune:

DEZVOLTAREA CONDUCERII

Situaţia actuală

Numărul liderilor clubului care au frecventat

Anexe 33

Seminarul districtual de apartenenţă: Seminarul districtual de conducere:

Conferinţa districtuală:

Numărul membrilor clubului implicaţi la nivel districtual

Numărul vizitelor guvernatorului asistent în acest an Rotary

Situaţia viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele obiective pentru dezvoltarea liderilor Rotary pentru următorul an Rotary:

Cum planifică clubul să dezvolte liderii Rotary? (bifaţi ce se aplică)

Solicitarea preşedintelui ales să frecventeze seminarul de instruire a preşedintelui ales (PETS) şi adunarea districtuală

Solicitarea tuturor preşedinţilor de comitet să frecventeze adunarea districtuală

Încurajarea preşedinţilor anteriori interesaţi să frecventeze seminarul districtual de conducere

Desemnarea unui instructor de club să dezvolte cunoaşterea şi abilităţile membrilor clubului

Conducerea unui program de dezvoltare a conducerii

Utilizarea expertizei guvernatorului asistent al clubului

Încurajarea membrilor noi să îşi asume poziţii de conducere prin participarea la comitetele clubului

Solicitarea membrilor să viziteze alte cluburi pentru a face schimb de idei şi, ulterior, împărtăşirea a ceea ce au învăţat în club


Etape de acţiune:

RELAŢII PUBLICE

Situaţia actuală

Enumeraţi activităţile clubului acoperite de media şi tipul media implicat (televiziune, radio, tipografie, Internet etc.).

Situaţia viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele obiective pe linia de relaţii publice pentru următorul an Rotary:

Cum planifică clubul să satisfacă obiectivele pe linia relaţiilor publice? (bifaţi ce se aplică)

Asigurarea de faptul că comitetul de relaţii publice conduce o campanie multimedia

Planificarea eforturilor pe linia relaţiilor publice în jurul tuturor proiectelor de serviciu Conducerea unui program de conştientizare a publicului ţintit la comunitatea de afaceri şi profesională care explică ce este şi ce face Rotary Aranjarea ca un anunţ de serviciu public să fie transmis pe un canal local de televiziune, de radio sau prin intermediul unui cotidian sau reviste locale Altele (vă rugăm descrieţi)


Etape de acţiune:

ADMINISTRAREA CLUBULUI

Situaţia actuală

Operează clubul în baza Planului de Conducere a Clubului? Da Nu

Cât de frecvent şi unde se întruneşte consiliul clubului?

Când se organizează adunările de club?

Cum este elaborat bugetul clubului?

Este bugetul revizuit de un contabil independent? Da Nu

Implementează clubul un plan strategic? Da Nu

A elaborat clubul un sistem de asigurare a continuităţii conducerii în cadrul consiliului, comitetelor etc.?

Da Nu

A elaborat clubul un sistem pentru a implica toţi membrii? Da Nu

Utilizează clubul Member Access la www.rotary.org pentru actualizarea listei de membri? Da Nu

Cu ce frecvenţă este publicat buletinul informativ al clubului?

Descrieţi cum sunt organizate programele săptămânale ale clubului.

Are clubul propriul Web site? Da Nu Dacă da, cu ce frecvenţă este site‐ul actualizat?

Respectă clubul lunile speciale ale calendarului Rotary precum Luna Fundaţiei Rotary şi Luna Revistei?

Da Nu

Cu ce frecvenţă conduce clubul activităţi de camaraderie?

Cum implică clubul familiile Rotarienilor? Starea viitoare

Cum îndeplineşte clubul sarcinile administrative? (bifaţi ce se aplică)

Au fost programate întruniri regulate ale consiliului.

Clubul va revizui Planul de Conducere a Clubului la următoarele date: Planul strategic şi de comunicare al clubului va fi actualizat la următoarele date:

adunări de club au fost programate pentru următoarele date: (număr)

Clubul fie a adoptat cea mai recentă versiune a Regulamentului Intern recomandat al Clubului Rotary, fie a revizuit propriul Regulament Intern (recomandat după fiecare Consiliul Legislativ)

Alegerile de club vor fi organizate în (date)

Cel puţin de delegaţi vor fi trimişi la conferinţa districtuală. (număr)

Va fi elaborat un buletin informativ al clubului pentru a pune la dispoziţia membrilor informaţii.

Anexe 35

Web site‐ul clubului va fi actualizat de ori per an.

(număr)

A fost elaborat un plan pentru asigurarea unor programe de club săptămânale interesante şi relevante.

Statisticile lunare de frecventare vor fi raportate conducerii districtuale până la a zi a lunii următoare. (număr)

Accesul de Membru va fi utilizat pentru a menţine registrele clubului până la 1 iunie şi 1 decembrie pentru a asigura rapoarte semestriale adecvate.

Modificările calităţii de membri vor fi raportate către RI în zile. (număr)

Rapoartele către RI, incluzând raportul semestrial, vor fi completate oportun.

Următoarele activităţi de camaraderie sunt planificate pentru an: Altele (vă rugăm descrieţi):

Etape de acţiune:

Clubul nostru ar dori să primească asistenţă din partea guvernatorului sau a guvernatorului asistent în următoarele:

Clubul nostru ar dori să discute următoarele probleme cu guvernatorul sau guvernatorul asistent în timpul unei

vizite în clubul nostru:

Semnătura Preşedintelui Clubului Anul Rotary Semnătura Guvernatorului asistent Data Data


REZUMATUL OBIECTIVELOR PENTRU CLUBUL ROTARY DIN _________AN ROTARY

Pentru fiecare obiectiv identificat de clubul dumneavoastră pentru anul Rotary următor, indicaţi ce Direcţie de Serviciu abordează. Pentru a asigura un efort de serviciu echilibrat, ar trebui să aveţi cel puţin un obiectiv care abordează fiecare Direcţie de Serviciu. Majoritatea obiectivelor va aborda mai mult de o direcţie.

Obiectiv pe linia comunităţii

membri până la 30 iunie (număr) (an)

Obiective de serviciu

Pentru comunitatea noastră

Pentru comunităţile din alte ţări: Obiectivele Fundaţiei Rotary

Obiectivul contribuţiei clubului la PolioPlus este

Obiectivul clubului de contribuţie la Fondul de Programe Anuale este

Obiectivul clubului de contribuţie la Fondul Permanent este

Clubul nostru va participa la următoarele programe ale Fundaţiei Rotary:

Obiective de dezvoltare a conducerii

Obiective pe linia relaţiilor publice

Obiective de administrare a clubului

Alt obiectiv:

Alt obiectiv:

Anexe 37

Serv

iciu

de

clu

b

Serv

iciu

Voc

aţio

nal

Serv

iciu

co

mu

nita

r

Serv

iciu

in

tern

aţio

nal

Anexa 5 *Constituţia Clubului Rotary din

August 2010

Articolul 1 Definiţii Conform utilizării în această constituţie, dacă contextul nu solicită altfel, cuvintele din acest articol vor avea următoarele sensuri: 1. Consiliu: Consiliul Directorilor acestui club.

2. Regulament Intern: Regulamentul intern al acestui club. 3.Director: Membru al Consiliului Directorilor. 4. Membru: Membru, altul decât onorific, al acestui club. 5. RI: Rotary International. 6. An: Perioadă de 12 luni ce începe la data de 1 iulie.

Articolul 2 Denumire (selectaţi unul) � Denumirea acestei organizaţii va fi Clubul Rotary din

(Membru al Rotary International) sau

� Denumirea acestei organizaţii va fi E-Clubul Rotary din

(Membru al Rotary International)

Articolul 3 Localitatea clubului (selectaţi ) � Localitatea acestui club este:

sau

� Localitatea acestui e-club este (oriunde) şi poate fi identificată la adresa: www.

Articolul 4 Obiectivul Obiectivul Rotary este de a încuraja şi favoriza idealul de serviciu ca bază a întreprinderii merituoase şi, în mod deosebit, de a încuraja şi favoriza:

În primul rând. Dezvoltarea de cunoştinţe ca oportunitate pentru serviciu;

În al doilea rând. Standarde etice superioare în afaceri şi profesii; recunoaşterea valorii tuturor ocupaţiilor utile; şi onorarea ocupaţiei fiecărui Rotarian ca oportunitate de a servi societatea;

În al treilea rând. Aplicarea idealului de serviciu în viaţa personală, de afaceri şi de comunitate a fiecărui Rotarian;

În al patrulea rând. Promovarea înţelegerii internaţionale, bunăvoinţei şi păcii prin camaraderia internaţională a oamenilor de afaceri şi profesioniştilor uniţi de idealul de serviciu.

Articolul 5 Cinci Direcţii de Serviciu Cele cinci Direcţii de Serviciu ale Rotary reprezintă cadrul filozofic şi practic al activităţii acestui club Rotary.

1. Serviciul de Club, prima Direcţie de Serviciu, implică acţiunea pe care trebuie să o deruleze un membru în cadrul clubului pentru a sprijini funcţionarea sa cu succes.

2. Serviciul Vocaţional, a doua Direcţie de Serviciu, are rolul de a promova standarde etice superioare în afaceri şi în profesii

recunoscând valoarea tuturor ocupaţiilor onorante şi favorizând idealul de serviciu în urmărirea tuturor vocaţiilor. Rolul membrilor include să adopte un comportament personal şi de afaceri concordant cu principiile Rotary.

3. Serviciul Comunităţii, a treia Direcţie de Serviciu, cuprinde eforturile variate pe care membrii le depun, uneori împreună cu alţii, pentru a îmbunătăţi calitatea vieţii persoanelor care locuiesc în localitatea sau municipiul clubului. 4. Serviciul Internaţional, a patra Direcţie de Serviciu, cuprinde acele activităţi pe care membrii le derulează pentru a promova înţelegerea, bunăvoinţa şi pacea internaţională, prin favorizarea cunoştinţelor cu persoane din alte ţări, cunoaşterii culturii acestora, a obiceiurilor, realizărilor, aspiraţiilor şi problemelor, prin lectură şi corespondenţă şi prin cooperarea în toate activităţile şi proiectele clubului destinate să sprijine oamenii din alte ţări.

5. Serviciul Noile Generaţii, a cincea Direcţie de Serviciu, recunoaşte schimbarea pozitivă implementată de tineri şi adulţi tineri prin activităţi de dezvoltare a conducerii, implicare în proiecte pentru comunitate şi de serviciu internaţional şi programe de schimb care consolidează şi favorizează pacea internaţională şi înţelegerea culturală.

(Selectaţi unul Articolul 6) � Articolul 6 Întrunirile Secţiunea 1 — Întrunirile regulate.

(a) Zi şi Oră. Acest club va organiza o întrunire regulată odată pe săptămână şi la ora prevăzută de regulamentul intern.

(b) Amânarea întrunirii. Din motive justificate, consiliul poate amâna o întrunire regulată pentru orice zi în timpul perioadei care începe cu ziua ce precede următoarea întrunire regulată sau pentru orice oră din ziua programată sau într-o altă locaţie.

(c) Anularea. Consiliul poate anula o întrunire regulată dacă aceasta cade într-o zi de sărbătoare legală, inclusiv o sărbătoare unanim recunoscută sau în cazul decesului unui membru al clubului sau al producerii unei epidemii sau a unui dezastru care afectează întreaga comunitate sau al unui conflict armat în cadrul comunităţii care periclitează vieţile membrilor clubului. Consiliul poate anula nu mai mult de patru întruniri regulate într-un an pentru motive care nu sunt altfel specificate în cadrul prezentului document, cu condiţia ca clubul să nu piardă mai mult de trei întruniri consecutive.

Secţiunea 2 — Întrunirea anuală. O întrunire anuală pentru alegerea ofiţerilor va fi organizată nu mai târziu de 31 decembrie, conform regulamentului intern

sau

� Articolul 6 Întrunirile (pentru e-Cluburi) Secţiunea 1 — Întrunirile regulate.

(a) Data. Acest club va organiza o întrunire regulată odată pe săptămână prin postarea unei activităţi interactive pe web site-ul clubului în ziua prevăzută de regulamentul intern. Întrunirea va fi considerată ca realizată în ziua în care activitatea interactivă este postată pe adresa web.

(b) Amânarea întrunirii. Din motive justificate o întrunire regulată poate fi reprogramată de consiliu pentru orice zi în intervalul care începe cu ziua ce precedă următoarea întrunire regulată.

(c) Anularea. Consiliul poate anula o întrunire regulată dacă aceasta cade într-o sărbătoare legală, inclusiv o sărbătoare unanim recunoscută

* Regulamentul intern al Rotary International prevede ca fiecare club admis în comunitatea RI va adopta această constituţie standard prescrisă.


sau în cazul decesului unui membru al clubului sau al producerii unei epidemii sau a unui dezastru care afectează întreaga comunitate sau al unui conflict armat în cadrul comunităţii care periclitează vieţile membrilor clubului. Consiliul poate anula nu mai mult de patru întruniri regulate într-un an pentru motive care nu sunt altfel specificate în cadrul prezentului document, cu condiţia ca clubul să nu piardă mai mult de trei întruniri consecutive.

Secţiunea 2 — Întrunirea anuală. O întrunire anuală pentru alegerea ofiţerilor nu va fi organizată mai târziu de data de 31 decembrie conform regulamentului intern. Articolul 7 Comunitatea Secţiunea 1 — Calificare generală. Acest club va fi compus din persoane adulte de caracter bun, care se bucură de aprecieri bune privind reputaţia în afaceri, profesie şi socială. Secţiunea 2 — Tipologii. Acest club va avea două tipologii de membri: activi şi onorifici. Secţiunea 3 — Calitatea de membru activ. O persoană care posedă calificările/aptitudinile enumerate în articolul 5, secţiunea 2 din constituţia RI poate fi aleasă pentru a face parte din comunitatea membrilor activi ai acestui club. Secţiunea 4 — Rotarianul care se transferă sau cel anterior.

(a) Membrii potenţiali. Un membru poate propune pentru includere în comunitatea de membri activi un membru care se transferă sau unul anterior al clubului, dacă acesta se află în procedura de suspendare sau a suspendat calitatea de membru în clubul anterior, datorită faptului că nu mai este angrenat în clasificarea anterior atribuită a afacerii sau a profesiei în localitatea clubului anterior sau în zonele din proximitate. Membrul care se transferă sau membrul anterior al unui club care este propus pentru includere în comunitatea de membri activi, conform prezentei secţiuni, poate fi, de asemenea, propus de clubul anterior. Clasificarea unui membru care se transferă sau a celui anterior nu va aduce impedimente alegerii în comunitatea de membri activi, chiar dacă rezultatele alegerilor în comunitatea clubului depăşesc temporar limitele clasificării. Membrii potenţiali ai acestui club care fac parte sau au fost incluşi într-un alt club care au datorii către celălalt club sunt ineligibili pentru includere în comunitatea acestui club. Acesta poate solicita ca un membru potenţial să prezinte dovada scrisă că nu datorează bani celuilalt club. Admiterea unui Rotarian care se transferă sau anterior ca membru activ, conform acestei secţiuni va fi condiţionată de primirea unui certificat din partea consiliului clubului anterior care să confirme apartenenţa membrului la acel club.

(b) Membrii actuali sau anteriori. Acest club va pune la dispoziţie o declaraţie, la solicitare, din care să rezulte dacă un membru care doreşte să fie admis într-un alt club îi datorează bani.

Secţiunea 5 — Calitatea de membru dual. Nicio persoană nu va fi membru activ în două cluburi. Nicio persoană nu va fi simultan membru şi membru onorific în acest club. Nicio persoană nu va fi membru activ în acest club şi membru într-un club Rotaract.

Secţiunea 6 — Calitatea de membru onorific. (a) Eligibilitatea pentru calitatea de membru onorific. Persoanele

care s-au distins prin serviciu merituos în promovarea idealurilor Rotary şi acele persoane considerate prieteni ai Rotary pentru sprijinul permanent al cauzei Rotary pot fi alese ca membri onorifici ai acestui club. Termenul pentru a deţine o astfel de calitate onorifică va fi stabilit de consiliu. Calitatea de membru onorific poate fi deţinută în mai multe cluburi.

(b) Drepturi şi privilegii. Membrii onorifici vor fi scutiţi de la plata taxelor de admitere şi a impozitelor, nu vor avea drept de vot şi nu vor fi eligibili pentru ocuparea unei funcţii în acest club. Astfel de membri nu vor deţine clasificări, însă vor fi îndrituiţi să frecventeze toate întrunirile şi să se bucure de toate celelalte privilegii în acest club. Niciun membru onorific din acest club nu se poate bucura de niciun drept sau privilegiu în alt club, însă poate vizita alte cluburi, fără a fi oaspetele unui Rotarian.

Secţiunea 7 — Titularii de funcţii publice. Persoanele alese sau numite în funcţii publice pentru o anumită perioadă de timp nu vor fi eligibile pentru calitatea de membru activ în acest club sub clasificarea unei astfel de funcţii. Această restricţie nu se va aplica persoanelor care deţin poziţii sau funcţii în şcoli, colegii sau alte instituţii de învăţământ sau persoanelor care sunt alese sau numite în magistratură. Membrii care sunt aleşi sau numiţi în funcţii publice pentru anumite perioade de timp pot continua ca astfel de membri în clasificările existente pe perioada în care deţin funcţiile respective. Secţiunea 8 — Angajarea în Rotary International. Acest club poate păstra în comunitatea sa orice membru angajat de RI. Articolul 8 Clasificări

Secţiunea 1 — Prevederi generale. (a) Activitatea principală. Fiecare membru va fi clasificat în

conformitate cu afacerea, profesia sau tipul de serviciu comunitar. Clasificarea va fi cea care descrie activitatea principală şi recunoscută a firmei, companiei sau instituţiei de care membrul aparţine sau cea care descrie afacerea principală şi recunoscută a membrului sau activitatea sa profesională sau cea care descrie activitatea membrului de serviciu comunitar.

(b) Corectarea sau ajustarea. Dacă circumstanţele garantează, consiliul poate corecta sau ajusta clasificarea oricărui membru. Va fi furnizată o notificare a unei corecţii sau ajustări propuse membrului, iar acestuia i se va permite o audienţă.

Secţiunea 2 — Limitările. Acest club nu va alege o persoană pentru a deveni membru activ într-o clasificare, dacă clubul are deja cinci sau mai mulţi membri din acea clasificare, numai dacă clubul are peste 50 de membri, caz în care, clubul poate alege o persoană să devină membru activ într-o clasificare, atâta timp cât clasificarea respectivă nu va forma peste 10% din comunitatea de membri activi. Membrii retraşi nu vor fi incluşi în numărul total al membrilor într-o clasificare. Clasificarea unui membru care se transferă sau a unuia anterior al unui club sau a unui absolvent al Fundaţiei Rotary, conform definiţiei consiliului directorilor RI, nu va aduce impedimente alegerii în comunitatea activă, chiar dacă rezultatele alegerii în comunitatea clubului depăşesc temporar limitările de mai sus. Dacă un membru schimbă clasificarea, clubul poate continua calitatea de membru a membrului sub noua clasificare în pofida acestor limitări. Articolul 9 Frecventarea (Selectaţi un paragraf introductiv la Secţiunea 1) � Secţiunea 1 — Prevederi generale. Fiecare membru ar trebui să frecventeze întrunirile regulate ale acestui club. Un membru va fi înregistrat cu frecventare dacă este prezent cel puţin 60% din timpul alocat întrunirii regulate sau dacă este prezent şi este solicitat în altă parte intempestiv şi aduce ulterior dovezi consiliului că o astfel de plecare a fost rezonabilă sau dacă recuperează o absenţă în următoarele modalităţi: sau

� Secţiunea 1 (pentru e-Cluburi) — Prevederi generale. Fiecare membru ar trebui să frecventeze întrunirile regulate ale acestui club. Un membru va fi considerat că a participat la o întrunire regulată dacă participă la întrunirea regulată postată pe web site-ul clubului în termen de o săptămână de la postare sau dacă recuperează o întrunire la care a absentat în oricare dintre următoarele modalităţi: (a) 14 zile înainte sau după întrunire. Dacă, în termen de paisprezece

(14) zile înainte sau după timpul regulat pentru acea întrunire membrul

Anexe 39

(1) frecventează cel puţin 60% din timpul alocat pentru o întrunire regulată în alt club sau într-unul provizoriu; sau (2) frecventează o întrunire regulată a unui club Rotaract sau Interact, a Organismelor Comunitare Rotary sau Camaraderiei Rotary sau a unui club provizoriu Rotaract sau Interact sau a Organismelor provizorii ale Comunităţii Rotary sau a Camaraderiei provizorii a Rotary; sau (3) frecventează un congres al RI, un consiliu legislativ, o adunare internaţională, un institut Rotary pentru ofiţerii anteriori sau prezenţi ai RI sau oricare altă întrunire convenită cu aprovarea consiliului directorilor RI sau al preşedintelui RI, acţionând în numele consiliului directorilor RI, o conferinţă multizonală a Rotary, o întrunire a unui comitet a RI, o conferinţă districtuală a RI, o adunare districtuală a RI, orice întrunire districtuală organizată la ordinul consiliului directorilor RI, orice întrunire districtuală a comitetului organizată la ordinul guvernatorului districtual sau o întrunire regulată anunţată interoraşe a cluburilor Rotary; sau (4) este prezent la ora şi timpul uzual al unei întruniri regulate a unui alt club cu scopul de a frecventa o astfel de întrunire, însă acel club nu mai organizează întrunirea la ora şi timpul respectiv; sau (5) frecventează şi participă la un proiect de serviciu al clubului sau la un eveniment comunitar sponsorizat de club sau la o întrunire autorizată de consiliu; sau (6) frecventează o întrunire a consiliului sau, dacă este autorizat de consiliu, o întrunire a unui comitet de serviciu la care membru este arondat; sau (7) participă prin intermediul unui web site al clubului la o activitate interactivă ce necesită o medie de 30 de minute de participare. Când un membru se află în exteriorul ţării de reşedinţă pentru o perioadă mai mare de paisprezece (14) zile, restricţia de timp nu va fi impusă, astfel încât membrul să poată frecventa întrunirile din altă ţară la orice moment în timpul perioadei de călătorie, iar fiecare astfel de frecventare va fi socotită ca recuperare valabilă pentru orice întrunire absentată pe perioada cât membrul s-a aflat peste hotare.

(b) La momentul întrunirii. Dacă, la momentul întrunirii, membrul (1) călătoreşte cu motivaţie rezonabilă la sau de la una dintre

întrunirile specificate în sub-secţiunea (a) (30) a acestei secţiuni; sau

(2) serveşte ca ofiţer sau membru al unui comitet al RI sau împuternicit al Fundaţiei Rotary; sau

(3) serveşte ca reprezentant special al guvernatorului districtual în formarea unui nou club; sau

(4) acţionează în afacerea Rotary angajat de RI; sau (5) este direct şi activ angrenat într-un proiect de serviciu

sponsorizat de district sau RI sau Fundaţia Rotary într-o zonă îndepărtată care face imposibilă recuperarea frecventării; sau

(6) este angrenat în afacerea Rotary corect autorizat de consiliu, fapt care împiedică frecventarea unei întruniri.

Secţiunea 2 — Absenţa extinsă cauzată de Executarea unei Sarcini în Exterior. Dacă un membru execută o sarcină în exterior pentru o perioadă de timp extinsă, frecventarea întrunirilor unui club desemnat din localitatea externă respectivă va înlocui frecventarea întrunirilor clubului de apartenenţă, dacă există un acord între cele două cluburi. Secţiunea 3 — Absenţele motivate. Absenţele membrului vor fi motivate dacă

(a) absenţa respectă condiţiile şi se produce în circumstanţele aprobate de consiliu. Consiliul poate motiva absenţa unui membru pentru cauze considerate justificate şi suficiente. Astfel de absenţe motivate nu vor fi aplicate pentru o perioadă mai mare de 12 luni;

(b) vârsta membrului este de 65 sau mai mult, iar totalul vârstei membrului şi a anilor de apartenenţă la un club sau mai multe depăşeşte 85 de ani, iar membrul a notificat


în scris secretarul clubului în legătură cu dorinţa acestuia de a fi scutit de frecventare, iar consiliul a aprobat.

Secţiunea 4 — Absenţele ofiţerilor RI . Absenţa unui membru va fi motivată dacă acesta este ofiţer actual al RI. Secţiunea 5 — Registrele de frecventare. În eventualitatea în care un membru, ale cărui absenţe sunt motivate în baza prevederilor subsecţiunii 3(b) sau ale secţiunii 4 a acestui articol, frecventează o întrunire de club, membrul şi frecventarea sa vor fi incluşi în statisticile de frecventare utilizate în calculul gradului de frecventare a întrunirilor. Articolul 10 Directorii şi Ofiţerii Secţiunea 1 — Organismul de guvernare. Organismul de guvernare al acestui club va fi consiliul constituit conform prevederilor regulamentului intern. Secţiunea 2 — Autoritatea. Consiliul va deţine controlul general asupra ofiţerilor şi comitetelor şi, pentru motive justificate, poate declara orice funcţie vacantă. Secţiunea 3 — Decizia finală a consiliului. Decizia consiliului în legătură cu probleme clubului este finală, sub rezerva numai a unei petiţii adresate clubului. Cu toate acestea, dacă o decizie suspendă calitatea de membru, un membru, conform articolului 12, secţiunea 6, poate face recurs către club, solicita mediere sau arbitrare. Dacă este apelat, o decizie a consiliului va fi anulată numai de votul a două-treimi a membrilor prezenţi, în cadrul unei întruniri regulate specificate de consiliu, cu condiţia ca forumul să fie prezent şi notificarea în legătură cu apelul să fi fost înmânată de către secretar tuturor membrilor cu cel puţin cinci (5) zile anterior întrunirii. Dacă se face vreun apel, decizia clubului va fi finală. Secţiunea 4 — Ofiţerii. Ofiţerii clubului vor fi un preşedinte, un preşedinte anterior, un preşedinte ales şi unul sau mai mulţi vicepreşedinţi, toţi membri ai consiliului director, un secretar, un trezorier şi un ofiţer de protocol, care pot fi sau nu membri ai consiliului directorilor, conform prevederilor Regulamentului intern. Secţiunea 5 — Alegerea Ofiţerilor.

(a) Termenele Ofiţerilor alţii decât Preşedintele. Fiecare ofiţer va fi ales conform prevederilor Regulamentului intern. Cu excepţia preşedintelui, fiecare ofiţer va ocupa funcţia pe data de 1 iulie, imediat după alegeri şi va servi pentru perioada alocată funcţiei sau până când un succesor va fi ales corect şi competent.

(b) Termenul Preşedintelui. Preşedintele va fi ales ales conform Regulamentului intern, însă nu mai târziu de doi (2) ani şi nu mai puţin de optsprezece (18) luni anterior zilei ocupării funcţiei şi va servi ca preşedinte nominalizat până la alegeri. Nominalizatul va obţine titlul de preşedinte ales pe data de 1 iulie în anul anterior ocupării funcţiei de preşedinte. Preşedintele va ocupa funcţia în data de 1 iulie şi va servi o perioadă de un (1) an sau până când un succesor va fi corect ales şi calificat. (c) Calificări. Fiecare ofiţer şi director va fi membru fără taxe restante al acestui club. Preşedintele ales va frecventa seminarul de instruire a preşedintelui ales şi adunarea districtuală, numai dacă nu este motivat de către guvernatorul ales. Dacă este motivat ca atare, preşedintele ales va fi un reprezentant desemnat al clubului care va raporta guvernatorului ales. Dacă preşedintele ales nu frecventează seminarul de instruire al preşedinţilor aleşi şi adunarea districtuală şi nu a fost motivat de guvernatorul ales sau, dacă a fost motivat, nu trimite un reprezentant desemnat la astfel de întruniri, preşedintele ales nu va fi capabil să servească în calitate de preşedinte de club. În cazul unui astfel de eveniment, preşedintele actual va continua să servească până când este ales corect un succesor care a frecventat un seminar de instruire a preşedinţilor aleşi şi o adunare districtuală sau un curs de instruire considerat suficient de către guvernatorul ales.

Articolul 11 Taxe de admitere şi impozite Fiecare membru va achita o taxă de admitere şi impozite anuale, conform prevederilor Regulamentului intern, cu excepţia faptului că oricărui membru care se transferă sau anterior al altui club care este acceptat în comunitatea acestui club conform articolului 7, secţiunea 4 (a) nu i se va solicita să achite o a doua taxă de admitere. Un Rotaractor care a încetat să mai fie membru al Rotaract

în ultimii doi ani şi care este acceptat în comunitatea acestui club, nu va fi nevoit să achite o taxă de admitere.

Articolul 12 Durata calităţii de membru Secţiunea 1 — Perioada. Calitatea de membru va continua pe parcursul

existenţei acestui club, numai dacă nu a fost suspendată conform prevederilor prezente.

Secţiunea 2 — Suspendarea automată. (a) Calificările calităţii de membru. Calitatea de membru va înceta

automat când un membru nu mai îndeplineşte cerinţele/calificările/competenţele calităţii de membru, cu excepţia cazului în care

(1) consiliul directorilor poate permite unui membru care se deplasează din localitatea clubului său sau din zona din proximitate o absenţă specială care să nu depăşească un (1) an pentru a permite membrului să viziteze şi să se facă cunoscut unui club Rotary din noua comunitate, dacă membrul continuă să întrunească toate condiţiile calităţii de membru al clubului;

(2) Consiliul directorilor poate permite unui membru care se deplasează din localitatea acestui club sau a zonei din proximitate să păstreze calitatea de membru, dacă membrul continuă să întrunească toate condiţiile calităţii de membru al clubului.

(b) Cum te poţi reînscrie. Când calitatea de membru a unei persoane a fost suspendată, conform prevederilor subsecţiunii (a) a prezentei secţiuni, persoana respectivă, sub condiţia să nu fi înregistrat restanţe la taxe şi impozite la momentul încetării, poate aplica din nou pentru a redeveni membru, sub aceeaşi sau o altă clasificare. Nu va fi solicitată o a doua taxă de admitere.

(c) Încetarea calităţii de membru onorific. Calitatea de membru onorific va înceta automat la finalul termenului unei astfel de calităţi, conform hotărârii consiliului directorilor. Cu toate acestea, consiliul poate extinde calitatea de membru de onoare pentru o perioadă suplimentară. Consiliul poate revoca calitatea de membru onorific oricând.

Secţiunea 3 — Suspendarea —Pentru neplata impozitelor. (a) Proces. Orice membru care nu reuşeşte să achite taxele în

termen de treizeci (30) de zile după timpul prescris va fi notificat în scris de secretar la cea mai recentă adresă a membrului. Dacă taxele nu sunt achitate în termen de sau înainte de zece (10) zile de la data notificării, calitatea de membru poate înceta, în funcţie de decizia consiliului directorilor.

(b) Reintegrarea. Consiliul directorilor poate reintegra membrul anterior la solicitarea acestuia şi cu plata tuturor sumelor datorate acestui club. Cu toate acestea, nici un membru anterior nu poate fi reintegrat în comunitatea activă dacă clasificarea membrului anterior contravine articolului 8, secţiunea 2.

Secţiunea 4 — Suspendare — Pentru absentare. (a) Procentajele de frecventare. Un membru trebuie (1) să frecventeze sau să recupereze cel puţin 50 de procente din

întrunirile regulate ale clubului, la fiecare jumătate de an; (2) să frecventeze cel puţin 30 de procente din întrunirile regulate ale

acestui club, în fiecare jumătate de an (guvernatorii asistenţi, conform definiţiei date de către consiliul directorilor RI, vor fi excluşi de la această solicitare).Dacă un membru nu reuşeşte să frecventeze, conform solicitărilor, calitatea de membru va face obiectul suspendării, numai dacă consiliul nu aprobă o astfel de absenţă pentru motive justificate.

(c) Absenţele consecutive. Dacă nu este motivat de consiliul directorilor în temei justificat şi suficient sau în conformitate cu articolul 9, secţiunile 3 sau 4, fiecare membru care nu reuşeşte să frecventeze sau să recupereze 4 întruniri regulate consecutive va fi informat de către consiliul directorilor că nefrecventarea membrului poate fi considerată o solicitare de suspendare a calităţii de membru în cadrul acestui club. În consecinţă, consiliul directorilor, prin vot majoritar, poate suspenda calitatea de membru.

Secţiunea 5 — Suspendarea — Alte cauze. (a) Cauza întemeiată. Consiliul poate suspenda calitatea de membru a oricărui membru care încetează să mai posede calificările necesare calităţii de membru în acest club sau pentru orice cauză întemeiată printr-un vot al nu mai puţin de două treimi din consiliul membrilor, în cadrul unei întruniri organizate pentru acest scop. Principiile directoare pentru această întrunire

vor fi cuprinse în articolul 7, secţiunea 1; Testul celor Patru Posibilităţi; şi standardele etice înalte pe care ar trebui să le deţină un membru de club Rotary. (b) Notificare. Anterior demarării oricărei acţiuni în subsecţiunea (a) din prezenta secţiune, membrului i se va transmite o notificare cu cel puţin zece (10) zile referitoare la o astfel de acţiune în aşteptare şi i se va acorda oportunitatea de a înainta un răspuns scris consiliului directorilor. Membrul va avea dreptul să apară în faţa consiliului directorilor pentru a relata cazul său. Notificarea se va realiza prin livrare personală sau prin scrisoare recomandată trimisă la ultima adresă cunoscută a membrului. c) Completarea calificării. Când consiliul directorilor a suspendat calitatea de membru a unui membru conform prevederilor din prezenta secţiune, acest club nu va alege un membru nou în baza clasificării membrului anterior, până când timpul de audiere a oricărui recurs a expirat şi decizia acestui club sau a arbitrilor a fost anunţată. Cu toata acestea, această prevedere nu se va aplica dacă, prin alegerea unui nou membru, numărul membrilor în conformitate cu clasificarea menţionată ar rămâne în limitele prevăzute, chiar dacă decizia consiliului referitoare la suspendare este revocată. Secţiunea 6 — Dreptul de a face recurs, media sau arbitra

suspendarea. (a) Notificarea. În termen de şapte (7) zile după data deciziei consiliului directorilor de a suspenda calitatea de membru, secretarul va comunica membrului acest fapt prin notificare scrisă. În termen de paisprezece (14) zile după data notificării, membrul poate înmâna notificare scrisă secretarului cu privire la intenţia de a face recurs la club, solicita mediere sau arbitrare, conform prevederilor articolului 16. (b) Data audierii recursului. În cazul apariţiei unui eveniment, consiliul va fixa o dată pentru audierea recursului în cadrul unei întruniri de club regulate ce va fi organizată în termen de douăzeci şi una ( 21) zile după receptarea notificării referitoare la recurs. Fiecare membru va primi o notificare cu cel puţin cinci (5) zile înainte despre întrunire şi obiectivul său special. La audierea recursului vor fi prezenţi numai membrii. (c) Medierea sau arbitrajul. Procedura utilizată pentru mediere sau arbitrare va fi stipulată în articolul 16. (d) Recursul. Dacă se realizează un recurs, decizia clublui va fi finală şi obligatorie pentru toate părţile şi nu va face obiectul arbitrării. (e) Decizia Arbitrilor sau Judecătorilor. Dacă se solicită arbitare, decizia adoptată de arbitri sau, dacă nu sunt de acord, de către judecător va fi finală şi obligatorie pentru toate părţile şi nu va face obiectul recursului. (f) Medierea nereuşită. Dacă se solicită mediere, însă aceasta nu are succes, membrul poate face recurs la club sau poate solicita arbitraj, conform prevederilor subsecţiunii (a) a prezentei secţiuni. Secţiunea 7 — Decizia finală a Consiliului. Decizia Consiliului Directorilor va fi finală şi nu este necesar recursul la acest club sau arbitrare. Secţiunea 8 — Demisia. Demisia oricărui membru din acest club se va realiza în formă scrisă, adresată preşedintelui sau secretarului. Demisia va fi acceptată de către consiliul directorilor, dacă membrul nu înregistrează sume restante către acest club. Secţiunea 9 — Pierderea dreptului de proprietate. Orice persoană a cărei calitate de membru a fost suspendată în orice mod va pierde toate drepturile la orice fonduri sau orice proprietate aparţinând clubului, dacă, conform legilor locale, membrul ar fi putut obţine orice drept la admiterea în club. Secţiunea 10 — Suspendarea Temporară. Fără a ţine seamă de orice prevedere a prezentei constituţii, dacă, în opinia consiliului directorilor (a) au fost formulate acuzaţii conform cărora um membru a refuzat sau a neglijat să respecte această constituţie sau se face vinovat de comportament incompatibil cu calitatea de membru sau care a prejudiciat interesele clubului; şi (b) respectivele acuzaţii, dacă se dovedesc, constituie o cauză întemeiată pentru suspendarea calităţii de membru; şi (c) este dezirabil să nu se adopte nicio măsură cu referire la calitatea de membru a unei persoane care aşteaptă rezolvarea unei probleme sau a unui eveniment pe care consiliul îl consideră adecvat să se producă înainte ca o astfel de decizie să fie adoptată; şi (d) că, în interesul clubului şi fără a se supune votului păstrarea calităţii sale de membru,

Anexe 41

aceasta ar trebui suspendată temporar, iar membrul ar trebui exclus de la frecventarea întrunirilor şi a altor activităţi ale acestui club şi din orice funcţie sau poziţie pe care o deţine în cadrul clubului. Cu scopul acestei cauze, membrul va fi motivat de la îndeplinirea responsabilităţilor de frecventare;

consiliul directorilor poate vota, cu nu mai puţin două treimi din componenţa sa, să suspende temporar membrul, precum s-a menţionat mai sus, pentru o astfel de perioadă şi pentru astfel de condiţii suplimentare hotărâte de consiliul directorilor, deşi pentru o perioadă nu mai mare decât este rezonabil necesară în toate circumstanţele.

Articolul 13 Afacerile Comunităţii, Naţionale şi Internaţionale Secţiunea 1 — Subiecte adecvate. Meritele oricărei dispute publice referitoare la ajutorul social al comunităţii, al naţiunii şi al lumii reprezintă preocuparea membrilor acestui club şi vor face adecvat obiectul studiului corect şi informat şi al discuţiilor la o întrunire a clubului pentru instruirea membrilor cu privire la formarea propriei opinii. Cu toate acestea, acest club nu va exprima nicio opinie despre vreo măsură publică controversată. Secţiunea 2 — Fără susţineri. Acest club nu va susţine sau recomanda niciun candidat pentru ocuparea unei funcţii publice şi nici nu va discuta în cadrul întrunirilor de club meritele sau deficienţele unui candidat. Secţiunea 3 — Apolitic.

(a) Rezoluţii şi Opinii. Acest club nu va adopta şi nici nu va emite rezoluţii sau opinii şi nu va acţiona pentru rezolvarea treburilor de politică internaţională.

(b) Recursuri. Acest club nu va direcţiona recursurile către cluburi, persoane sau guverne, nu va promova circulare, discursuri sau planuri propuse pentru soluţionarea problemelor internaţionale de natură politică.

Secţiunea 4 — Recunoaşterea începutului Rotary. Săptămâna aniversară a constituirii clubului Rotary (23 februarie) va fi cunoscută ca Săptămâna Înţelegerii şi Păcii Internaţionale. În această săptămână, acest club va sărbători serviciul Rotary, va reflecta realizările anterioare şi va viza programele de pace, înţelegere şi bunăvoinţă în comunitate şi în lume

Articolul 14 Revistele Rotary Secţiunea 1 — Abonare obligatorie. Dacă, în conformitate cu Regulamentul intern al RI, acest club este scutit de consiliul directorilor RI de la respectarea prevederilor prezentului articol, fiecare membru se va abona, pe durata cât deţine calitatea de membru, la revista oficială sau la revista aprobată şi recomandată pentru acest club de către consiliul directorilor RI. Doi Rotarieni care locuiesc la aceeaşi adresă au posibilitatea de a se abona împreună la revista oficială. Abonamentul va fi plătit în termen de şase (6) luni pe durata deţinerii calităţii de membru în acest club şi la sfârşitul fiecărei perioade de şase (6) luni în timpul cărora calitatea de membru poate expira/poate fi suspendată. Secţiunea 2 — Colectarea abonamentelor. Abonamentul va fi colectat de către acest club de la fiecare membru semianual în avans şi remis către Secretariatul RI sau către biroul unor astfel de publicaţii regionale, după cum va decide consiliul directorilor RI.

Articolul 15 Acceptarea Obiectului şi Conformarea cu Constituţia şi cu Regulamentul Intern Prin plata unei taxe de admitere şi a unor impozite, un membru acceptă principiile Rotary astfel cum sunt exprimate în obiectul său şi se supune şi convine să respecte şi să îşi asume obligaţii impuse de constituţia şi Regulamentul intern al clubului, fapt care îl va îndritui să se bucure de toate privilegiile clubului. Fiecare membru va respecta termenii şi condiţiile constituţiei şi ai Regulamentului intern, indiferent că membrul a primit copii ale acestora.


Articolul 16 Arbitrarea şi Medierea Secţiunea 1 — Litigiile. Dacă apare orice litigiu, altul decât cel cauzat de o decizie a consiliului directorilor, între oricare membru actual sau anterior şi acest club, între orice ofiţer al clubului sau consiliul directorilor, generat de orice aspect care nu poate fi rezolvat în conformitate cu procedurile în vigoare stabilite pentru o astfel de situaţie, litigiul în cauză va fi, la solicitarea înaintată secretariatului de către oricare dintre părţile aflate în litigiu, rezolvat prin mediere sau prin arbitraj. Secţiunea 2 — Data pentru Mediere sau Arbitraj. În eventualitatea medierii sau arbitrării, consiliul directorilor va stabili o dată pentru mediere sau arbitrare, în consultare cu părţile aflate în litigiu, în care să fie organizată în termen de douăzeci şi una (21) zile după recepţionarea solicitării de mediere şi arbitraj. Secţiunea 3 — Medierea. Procedura pentru o astfel de mediere va fi cea recunoscută de o autoritate adecvată cu jurisdicţie naţională sau de stat sau cea recomandată de un organism profesional competent, a cărei expertiză recunoscută acoperă rezoluţii alternative de litigiu sau cea recomandată prin intermediul instrucţiunilor documentate determinate de consiliul RI sau de către administratorii Fundaţiei Rotary. Numai un membru al unui club Rotary poate fi numit mediator. Clubul poate solicita guvernatorului districtual sau reprezentantului guvernatorului să numească un mediator care este membru al clubului Rotary şi care are abilităţi şi experienţă în mediere. (a) Rezultatele medierii. Rezultatele sau deciziile convenite între părţi,

ca urmare a medierii, vor fi înregistrate în exemplare pentru fiecare parte, mediator şi consiliu şi vor fi păstrate la secretariar. Pentru informarea clubului, se va elabora o declaraţie care prezintă pe scurt rezultatele acceptabile pentru părţile implicate. Fiecare parte, prin intermediul preşedintelui şi al secretarului, poate solicita mediere suplimentară, dacă fiecare parte a retractat semnificativ din poziţia mediată.

(b) Medierea nereuşită. Dacă medierea este solicitată, însă nu are succes, fiecare parte implicată în litigiu poate solicita arbitraj, conform secţiunii 1 a prezentului articol.

Secţiunea 4 — Arbitrarea. În eventualitatea unui arbitraj solicitat, fiecare parte va numi un arbitru, iar arbitrii vor desemna un judecător. Numai un membru al clubului Rotary poate fi numit ca judecător sau ca arbitru. Secţiunea 5 — Decizia Arbitrului sau a Judecătorului. Dacă se solicită arbitrare, decizia adoptată de arbitrii sau, dacă aceştia nu cad de acord, de către judecător va fi finală şi va obliga toate părţile fără a face obiectul recursului.

Articolul 17 Regulamentul intern Prezentul club va adopta Regulamentul intern conform constituţiei şi dispoziţiilor RI, cu respectarea regulilor de procedură pentru o unitate administrativă teritorială stabilită de RI şi a acestei constituţii, care cuprinde prevederi adiţionale pentru guvernarea acestui club. Astfel de Regulament intern poate fi amendat ocazional conform prevederilor stipulate de aici înainte.

Articolul 18 Interpretare În această constituţie, terminologia „poştă”, „expediere prin poştă” şi „votare prin poştă” va include utilizarea poştei electronice (e-mail) şi tehnologia internet pentru a reduce costurile şi a creşte timpul de răspuns.

Articolul 19 Amendamente Secţiunea 1 — Modalitatea de Amendare. Cu excepţia prevederilor din secţiunea 2 a prezentului articol, această constituţie poate fi amendată numai de consiliul juridic în aceeaşi manieră stabilită în Regulamentul intern al RI pentru amendarea regulamentului său intern. Secţiunea 2 — Amendarea articolului 2 şi Articolului 3. Articolul 2 (Denumire) şi Articolul 3 (Localitatea Clubului) din constituţie vor fi amendate în cadrul oricărei întruniri regulate a acestui club

în prezenţa cvorumului, prin votul pozitiv al nu mai puţin de două treimi din totalul membrilor cu drept de vot care sunt prezenţi şi votează, cu condiţia ca o notificare referitoare la o astfel de amendare propusă să fi fost expediată fiecărui membru şi guvernatorului cu cel puţin zece (10) zile înainte de organizarea unei astfel de întruniri şi cu condiţia că o astfel de amendare va fi supusă aprobării consiliului directorilor RI şi va intra în vigoare numai după aprobare. Guvernatorul poate oferi o opinie consiliului directorilor RI referitoare la amendarea propusă.

012A-EN—(810)

Anexe 43

Anexa 6 Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary

*Regulamentul intern recomandat al clubului Rotary din

August 2010

Articolul 1 Definiţii 1. Consiliu: Consiliul Directorilor acestui club. 2. Director: Membru al Consiliului Directorilor. 3. Membru: Membru, altul decât onorific, al acestui club. 4. RI: Rotary International. 5. An: Perioadă de 12 luni care începe cu data de 1 iulie.

Articolul 2 Consiliul Organismul guvernator al acestui club va fi consiliul, format din___membri şi anume preşedintele, preşedintele imediat anterior, preşedintele ales (sau preşedintele nominalizat, dacă nu a fost ales niciun succesor), vice-preşedintele, secretarul, trezorierul şi ofiţerul de protocol. La hotărârea consiliului, pot fi adăugaţi____directori aleşi în conformitate cu articolul 3, secţiunea 1 din prezentul Regulament intern.

Articolul 3 Alegerea Directorilor şi a Ofiţerilor Secţiunea 1 — În cadrul unei întruniri regulate înainte cu o lună de întrunirea pentru alegerea ofiţerilor, ofiţerul preşedinte va solicita nominalizările pentru membrii clubului care vor ocupa funcţia de preşedinte, vice-preşedinte, secretar, trezorier şi___ directori. Nominalizările pot fi prezentate de către un comitet nominalizator sau de către membrii de la un alt nivel, după cum va stabili clubul. Nominalizările realizate corect vor fi introduse într-o bilă de vot în ordine alfabetică pentru fiecare birou şi vor fi votate în cadrul întrunirii anuale. ____candidaţii pentru preşedinţie, vice-preşedinţie, secretariat şi trezorerie care primesc o majoritate de voturi vor fi declaraţi directori ai birourilor corespondente. Candidaţii pentru directorat care primesc o majoritate de voturi vor fi declaraţi directori. Candidatul la postul de preşedinte ales într-un astfel de scrutin va fi preşedintele nominalizat. Preşedintele nominalizat va adopta titulatura de preşedinte ales în prima zi a lunii iulie imediat următoare alegerii şi va servi ca ofiţer în timpul acelui an. La data de 1 iulie, imediat după respectivul an, preşedintele ales va deveni preşedinte.

Secţiunea 2 — Ofiţerii şi directorii vor constitui consiliul. În termen de o săptămână după alegerea lor, directorii aleşi se vor întruni şi vor alege câţiva membri ai clubului să ocupe poziţia de ofiţeri de protocol.

Secţiunea 3 — Un post liber în consiliu sau în orice birou va fi ocupat prin decizia directorilor rămaşi. Secţiunea 4 — Un post liber de ofiţer ales sau director ales va fi ocupat prin decizia directorilor aleşi rămaşi.

Articolul 4 Îndatoririle Ofiţerilor Secţiunea 1 — Preşedintele. Va fi datoria preşedintelui să prezideze întrunirile clubului şi a consiliului să îndeplinească alte sarcini care revin curent biroului preşedintelui. Secţiunea 2 — Preşedintele imediat anterior. Va fi responsabilitatea preşedintelui imediat anterior să servească în calitate de director

şi să îndeplinească alte îndatoriri ordonate de preşedinte sau de consiliu.

Secţiunea 3 — Preşedintele ales. Va fi datoria preşedintelui ales să servească în calitate de director şi să îndeplinească alte îndatoriri ordonate de preşedintele consiliului. Secţiunea 4 — Vice-Preşedintele. Va fi sarcina vice-preşedintelui să prezideze întrunirile clubului şi ale consiliului în absenţa preşedintelui şi să îndeplinească alte sarcini ce revin curent funcţiei de vice-preşedinte. Secţiunea 5 — Secretarul. Va fi obligaţia secretarului să ţină registrele de membri; de frecventare a întrunirilor; să trimită notificări referitoare la întrunirile clubului, consiliului şi comitetului; să înregistreze şi să păstreze procesele verbale ale unor astfel de întruniri; să raporteze către RI, în conformitate, incluzând rapoartele semianuale referitoare la comunitate pentru intervalul 1 ianuarie şi 1 iulie al fiecărui an, care vor include impozitele fiecărei persoane pentru toţi membrii şi taxele distribuite proporţional pentru membrii activi care au fost aleşi în comunitatea clubului de la începerea perioadei de raportare semianuale din iulie sau ianuarie; să raporteze modificările în structura comunităţii; să furnizeze raportul lunar de frecventare, care va fi înaintat guvernatorului districtual în termen de 15 zile de la ultima întrunire a lunii; să colecteze şi să remită abonamentele la revista oficială a RI; şi să îndeplinească alte sarcini ce revin curent biroului de secretariat. Secţiunea 6 — Trezorierul. Va fi de competenţa trezorierului să ţină în custodie toate fondurile, să le justifice în faţa clubului anual şi în orice moment, la solicitarea clubului, să îndeplinească alte sarcini ce revin în mod curent funcţiei de trezorier. La retragerea din funcţii, trezorierul va restitui următorului trezorier sau preşedintelui toate fondurile, registrele de evidenţă/contabilitate sau orice altă proprietate a clubului. Secţiunea 7 — Ofiţerul de protocol. Îndatoririle ofiţerului de protocol vor fi cele prescrise de regulă pentru o astfel de funcţie şi ale îndatoriri ce pot fi ordonate de preşedinte şi de consiliu.

Articolul 5 Întrunirile Secţiunea 1 — Întrunirea anuală. O întrunire anuală a acestui club va fi organizată în fiecare an, moment în care se vor alege ofiţerii şi directorii care vor servi anul următor. (Notă: Articolul 6, secţiunea 2 a Constituţiei Standard a Clubului Rotary prevede că „întrunirea anuală pentru alegerea ofiţerilor va fi organizată nu mai târziu de 31 decembrie…”) Secţiunea 2 — Întrunirile regulate săptămânale ale acestui club vor fi organizate în data___şi ora___ programate. Notificările cu privire la orice modificare sau anulare a datei întrunirii vor fi trimise tuturor membrilor clubului. Toţi membrii, cu excepţia celor onorifici (sau a celor motivaţi conform constituţiei standard a clubului Rotary), care nu au restanţe de plată a impozitelor şi taxelor, în ziua întrunirii regulate, trebuie să fie notaţi ca prezenţi sau absenţi, iar, pentru ca frecventarea să fie evidenţiată, membrul trebuie să participe la şedinţă pentru o perioadă de cel puţin 60% din perioada alocată întrunirii regulate, fie în cadrul acestui club, fie în cadrul oricărui alt club Rotary sau după cum este prevăzut în constituţia standard a clubului Rotary, articolul 9, secţiunile 1 şi 2.

*NOTĂ: Acest Regulament intern este recomandat numai de către şi poate fi modificat de către orice club Rotary pentru a satisface propriile condiţii, cu condiţia ca astfel de modificări să nu contravină Constituţiei Standard a Clubului Rotary şi a RI, cu Regulamentul intern al RI şi cu Codul de Politici Rotary. Dacă există incertitudine, modificările propuse vor fi înaintate secretarului general pentru a fi supuse atenţiei Consiliului Directorilor RI. Pentru e-cluburile Rotary, guvernatorii ar trebui să contacteze Clubul lor şi reprezentantul Suportului Districtual (www.rotary.org/cds) pentru detalii suplimentare despre Regulamentul intern recomandat al E-Cluburilor Rotary şi pentru alte probleme specifice e-cluburilor.


Secţiunea 3 — O treime din numărul membrilor va constitui un cvorum în cadrul întrunirilor anuale şi regulate ale acestui club. Secţiunea 4 — Întrunirile regulate ale consiliului vor fi organizate pe data de___a fiecărei luni, ori de câte ori se consideră necesar, sau la solicitarea a doi (2) directori, cu trimiterea notificării aferente. Secţiunea 5 — O majoritate a directorilor va constitui un cvorum al consiliului.

Articolul 6 Taxe şi Impozite Secţiunea 1 — Taxa de admitere va fi de________$ achitabilă înainte ca solicitantul să se califice ca membru, cu excepţia prevederilor constituţiei standard Rotary, articolul 11. Secţiunea 2 — Impozitele aferente calităţii de membru vor fi în valoare de ______$ anual, achitabile semestrial în prima zi a lunilor iulie şi ianuarie, cu înţelegerea faptului că fiecare plată semestrială va fi aplicată fiecărui abonament al membrilor la revista oficială a RI.

Articolul 7 Metoda de Votare Activitatea acestui club va fi tranzacţionată prin vot viva voce* cu excepţia alegerii ofiţerilor şi directorilor, care se va realiza prin bilă de vot. Consiliul poate determina ce rezoluţie specifică să fie considerată prin bilă de vot şi nu prin votul viva voce. (*Notă:votul viva voce se realizează când votarea este condusă prin acord vocal.)

Articolul 8 Direcţiile de Serviciu Direcţiile de serviciu reprezintă cadrul filozofic şi practic al activităţii acestui club Rotary. Acestea sunt Serviciul de Club, Serviciul Vocaţional, Serviciul Comunitar, Serviciul internaţional şi Serviciul Noilor Generaţii. Acest club va fi activ în fiecare dintre Direcţiile de Serviciu.

Articolul 9 Comitetele Comitetele de club au îndatorirea de a satisface obiectivele strategice anuale şi pe termen lung ale clubului. Preşedintele ales, preşedintele şi preşedintele imediat anterior ar trebui să conlucreze pentru a asigura continuitatea conducerii şi planificarea succesivă. Când este fezabil, membrii de comitet ar trebui să fie numiţi în acelaşi comitet pentru trei ani pentru a asigura consistenţa/coerenţa/continuitatea. Preşedintele ales este responsabil pentru numirea membrilor de comitet să ocupe locurile libere, să convoace preşedinţii de comitet şi că conducă întruniri planificate anterior începerii anului de preşedinţie. Se recomandă ca preşedintele să deţină experienţă anterioară ca membru de comitet. Comitetele de bază ar trebui numite după cum urmează:

• Comunitate Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze un plan comprehensibil pentru recrutarea şi păstrarea membrilor.

• Imaginea publică Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze planuri pentru a furniza publicului informaţii despre Rotary şi pentru a promova proiectele de serviciu şi activităţile clubului.

• Administrare Acest comitet ar t r ebui să deruleze act ivităţ i asociate cu opera ţ iuni le ef iciente a le c lubului .

• Proiecte de Serviciu Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze proiecte educaţionale, umanitare şi vocaţionale care abordează necesităţile comunităţii sale şi ale comunităţilor din alte ţări.

• Fundaţia Rotary Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze planuri pentru a sprijini Fundaţia Rotary prin contribuţii financiare şi prin participare la program.

Comitetele adiţionale ad hoc vor fi numite în funcţie de necesităţi. (a) Preşedintele va fi din oficiu membru al tuturor comitetelor

şi, ca atare, va avea toate privilegiile aferente calităţii de membru.

(b) Fiecare comitet va derula activităţile proprii conform prevederilor acestui Regulament intern, şi alte activităţi ordinate de preşedinte sau de club. Cu excepţia cazurilor în care consiliul conferă autoritate specială, astfel de comitete nu vor acţiona până când nu va fi fost întocmit un raport ce va fi aprobat de consiliu.

(c) Fiecare preşedinte va fi responsabil pentru întrunirile regulate şi pentru activităţile comitetului, va supraveghea şi coordona activitatea comitetului şi va raporta consiliului aspecte referitoare la activităţile comitetului

(Notă: Structura de mai sus a comitetului este conformă cu Planul de Conducere a Districtului şi Planul de Conducere a Clubului. Cluburile dispun de posibilitatea de a crea orice comitet necesar pentru a satisface eficient necesităţile serviciului şi ale comunităţii. Modele de astfel de comitete opţionale pot fi identificate în manualele comitetului de club. Un club poate elabora o structură de comitet diferită, în funcţie de necesitate.)

Articolul 10 Îndatoririle comitetelor

Îndatoririle tuturor comitetelor vor fi stabilite şi revizuite de către preşedinte în anul său de preşedinţie. Pentru declararea îndatoririlor fiecărui comitet, preşedintele va face referinţă la materialele adecvate ale RI şi la Direcţiile de Serviciu, când elaborează planuri pentru anul său de conducere.

Fiecare comitet va avea un mandat specific, obiective clar definite şi planuri de acţiuni stabilite până la începutul fiecărui an pentru implementare în timpul anului. Va fi responsabilitatea primară a preşedintelui ales să asigure conducerea necesară pentru a pregăti o recomandare pentru comitetele de club, mandatele, obiectivele şi planurile pentru prezentarea, în faţa consiliului, în avans, a începutului de an, conform celor de mai sus.

Articolul 11 Motivarea absenţelor La solicitarea scrisă în cadrul consiliului, prin prezentarea unor cauze justificate şi suficiente, absenţa la întruniri a unui membru se poate motiva pentru o perioadă nu mai îndelungată de douăsprezece (12) luni.

(Notă:O astfel de motivare operează pentru a preveni pierderea calităţii de membru; nu operează pentru a da clubului credit pentru frecvenţa membrului. Dacă membrul nu frecventează o întrunire regulată a altui club, membrul motivat poate fi înregistrat ca absent, cu excepţia cazului în care absenţa respectivă, autorizată în baza prevederilor Constituţiei Standard a Clubului Rotary, nu este calculată în înregistrarea frecventării clubului.)

Articolul 12 Finanţele Secţiunea 1 — Anterior începerii fiecărui an fiscal, consiliul directorilor va pregăti un buget al venitului estimat şi al cheltuielilor aferente anului, care va constitui limita cheltuielilor pentru aceste scopuri, dacă nu se ordonă altfel prin decizia consiliului. Bugetul va fi divizat în două părţi distincte: una cu referire la operaţiunile clubului şi cealaltă referitoare la operaţiunile caritabile/de serviciu Secţiunea 2 — Trezorierul va depozita toate fondurile clubului într-o bancă, indicată de club. Fondurile clubului vor fi divizate în două părţi separate: operaţiunile clubului şi proiectele de serviciu. Secţiunea 3 — Toate facturile vor fi achitate de trezorier sau de alt ofiţer autorizat numai când se aprobă de către alţi doi ofiţeri sau directori. Secţiunea 4 — Revizuirea completă a tuturor tranzacţiilor financiare va fi realizată odată pe an de către o persoană calificată. Secţiunea 5 — Ofiţerii care sunt responsabili şi controlează fondurile clubului îşi vor asuma răspunderea, conform solicitării consiliului, pentru custodia securizată a fondurilor clubului, costurile acestei răspunderi fiind asumate de club.

Anexe 45

Secţiunea 6 — Anul fiscal al acestui club va fi extins de la 1 iulie până la 30 iunie, iar, pentru colectarea impozitelor datorate de membri, va fi divizat în două (2) perioade semestriale, extinzându-se de la 1 iulie la 31 decembrie şi de la 1 ianuarie la 30 iunie. Plata impozitelor per capita şi a abonamentelor la revista oficială a RI se va efectua la datele de 1 iulie şi 1 ianuarie a fiecărui an, în baza calităţii de membru al clubului la acele date.

Articolul 13 Metoda de Alegere a Membrilor Secţiunea 1 — Numele unui membru potenţial, propus de un membru activ al clubului, va fi prezentat consiliului în formă scrisă, prin intermediul secretarului clubului. Un membru care se transferă sau unul anterior al altui club poate fi propus pentru includere în comunitatea activă de către clubul anterior. Propunerea va fi păstrată confidenţial, dacă nu se prevede altfel în această procedură. Secţiunea 2 — Consiliul se va asigura de faptul că propunerea întruneşte toate cerinţele clasificării şi ale calităţii de membru prevăzute de constituţia standard a clubului Rotary. Secţiunea 3 — Consiliul va aproba sau dezaproba propunerea în termen de 30 de zile de la înaintarea sa şi va notifica propunătorul, prin intermediul secretarului clubului, în legătură cu decizia sa. Secţiunea 4 — Dacă decizia consiliului este favorabilă, membrul propus va fi informat în legătură cu scopurile Rotary şi cu privilegiile şi responsabilităţile pe care le presupune calitatea de membru, după care membrului propus i se va solicita să semneze formularul de propunere ca membru şi să permită publicarea în cadrul clubului a numelui său şi a clasificării propuse. Secţiunea 5 — Dacă consiliul directorilor nu primeşte nicio obiecţie în scris, care să prezinte argumentat poziţia, de la orice membru (altul decât cel onorific) în termen de şapte (7) zile de la publicarea informaţiilor referitoare la membrul propus, persoana respectivă, după achitarea taxei de admitere (dacă nu este membru onorific), conform prevederilor Regulamentului intern, va fi considerat ca ales să aparţină comunităţii.

Dacă o astfel de obiecţie a fost înaintată consiliului, se va vota în această problemă la următoarea întrunire. Dacă se aprobă, în pofida obiecţiilor, membrul propus, după achitarea taxei de admitere (dacă nu este membru onorific), va fi considerat ca ales pentru includerea în comunitate.


Secţiunea 6 —După alegere, preşedintele va demara procedurile de includere a noului membru, de acordare a cardului de membru şi de punere la dispoziţie a documentaţiei referitoare la Rotary. Adiţional, preşedintele sau secretarul va raporta către RI informaţii despre noul membru şi preşedintele va numi un membru cu atribuţii de asistare a noului membru în procesul de integrare în club şi de numire a acestuia într-un proiect sau funcţie a clubului. Secţiunea 7 — Clubul poate alege, în conformitate cu constituţia standard a clubului Rotary, membri onorifici propuşi de consiliu.

Articolul 14 Rezoluţii Clubul nu va lua în considerare nicio rezoluţie sau iniţiativă care să implice clubul în orice problemă, decât dacă a fost decisă de consiliu. Astfel de rezoluţii sau iniţiative, dacă sunt adoptate în cadrul unei întruniri, vor fi înaintate consiliului fără discuţii.

Articolul 15 Ordinea activităţilor Întruniri convocate la ordin. Introducerea vizitatorilor. Corespondenţa, anunţurile şi informaţiile Rotary. Rapoarte de comitet, dacă există. Orice activitate nefinalizată. Orice activitate nouă. Discurs sau alte activităţi programate. Suspendare.

Articolul 16 Amendamente Acest Regulament intern poate fi amendat în cadrul oricărei întruniri regulate, în prezenţa unui cvorum, prin votul a două treimi din totalul membrilor prezenţi, cu condiţia ca membrii să fi primit o notificare referitoare la astfel de amendamente propuse cu cel puţin zece (10) zile înainte de astfel de întrunire. Acest Regulament intern nu poate fi amendat sau adăugit dacă nu se respectă constituţia standard a clubului Rotary şi constituţia şi Regulamentul intern al RI.

012B-EN—(810)

Anexa 7: Chestiuni de discutat în cadrul adunării districtuale Recapitularea acestui manual înainte de a frecventa adunarea districtuală vă va sprijini să vă pregătiţi pentru instruirea dumneavoastră, fapt care va include sesiuni de discuţii facilitate care răspund întrebărilor de mai jos. Când luaţi în calcul aceste întrebări, consultaţi secţiunile anterioare ale acestui manual şi discutaţi cu liderii actuali sau viitori ai clubului pentru a compara tipurile de abordare.

Care sunt responsabilităţile principale ale secretarului în clubul dumneavoastră?

Cum veţi conlucra cu preşedintele clubului?

Cum veţi conlucra cu trezorierul clubului?

Cum puteţi sprijini comitetul clubului?

Ce proceduri aplică clubul dumneavoastră pentru administrare?

Enumeraţi un obiectiv anual pentru a cărui satisfacere veţi lucra anul următor. Cum susţine acesta obiectivele pe termen lung ale clubului?

Anexe 47

A se completa în cadrul adunării districtuale Foaie de lucru 1: Responsabilităţi Acordaţi cinci minute pentru a completa individual tabelul de mai jos. Acordaţi încă cinci minute pentru a compara răspunsurile dumneavoastră cu cele ale vecinului.

Responsabilitatea secretarului clubului Frecvenţa de realizare? Alte persoane implicate Strategie

Păstrarea registrelor

de membri Înregistrarea frecvenţei la întruniri şi transmiterea rapoartelor lunare de frecventare guvernatorului districtual

Transmiterea de

memento pentru întrunirile

de club, de consiliu şi de

comitet

Înregistrarea şi păstrarea

proceselor verbale ale

întrunirilor Înaintarea rapoartelor Solicitate, precum raportul semestrial către Rotary International Conlucrarea cu trezorierul Pentru colectarea şi înaintarea impozitelor de membru şi ale abonamentelor la reviste către RI

Altele:

Altele:


A se completa în cadrul adunării districtuale Foaie de lucru 2: Rezumat

Note

Rol şi Responsabilităţi Contacte

Am învăţat . . .

Voi . . . Foi de lucru 49

A se completa în cadrul adunării districtuale

Foaie de lucru 3: Scopuri Utilizaţi această foaie de lucru pentru a schiţa în ciornă un scop pe termen lung şi scopuri anuale pentru trei ani pentru a satisface scopul pe termen lung. Asiguraţi-vă că scopurile dumneavoastră sunt:

Împărtăşite. Cei care participă la fixarea scopului şi la elaborarea strategiilor de satisfacere a sa sunt dedicaţi implementării sale.

Măsurabile. Un scop trebuie să se raporteze la un punct tangibil.

Provocatoare. Un scop ar trebui să fie suficient de ambiţios pentru a depăşi realizările anterioare ale clubului.

Realizabile. Rotarienii ar trebui să fie capabili să satisfacă scopul cu resursele disponibile.

Încadrabile în timp. Un scop ar trebui să aibă un termen limită.

Veţi continua să lucraţi pentru aceste scopuri preliminare cu echipele clubului, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente în sesiunea 4.

• Scop pe termen lung (scop pe trei ani):

• Scopul anual pentru anul 1:





Foaie de lucru 4: Planul de Acţiune În spaţiul de mai jos, scrieţi un scop anual din foaia de lucru anterioară. Ulterior, determinaţi etapele de acţiune, ce necesită a fi parcurse pentru a satisface acest scop, notând pentru fiecare etapă persoana responsabilă, cadrul temporal, progresele şi resursele necesare.

Scop anual:

Etapă de acţiune Cum va fi Cine va fi Cât va dura măsurat Ce resurse

responsabil? această etapă? progresul? sunt disponibile?

1.

2.

3.

4.

5.

Resurse necesare:

Foi de lucru 51


Foaie de lucru 5: Studiu de caz – Secretarul Clubului Citiţi cazul de mai jos, ulterior elaboraţi un plan etapizat pentru secretarul Clubului Rotary din Sunny Valley, utilizând planul de acţiune studiu de caz din următoarea pagină. Luaţi în considerare întrebările enumerate pe măsură ce dezvoltaţi planul.

Clubul Rotary din Sunny Valley va avea un nou secretar la data de 1 iulie după 10 ani cu acelaşi secretar. Toate registrele clubului sunt scrise de mână şi depozitate în trei dosare etichetate Membri, Finanţe şi Istoric. Nu există trezorier în clubul de 19 membri. Secretarul se ocupă de colectarea taxelor şi de întreţinerea conturilor bancare.

Guvernatorul asistent nu a vizitat niciodată clubul, iar guvernatorul districtual conduce, de regulă, vizita oficială, ca vizită multiclub, ce reuneşte cele trei cluburi amplasate în zona din proximitate. Scrisoarea lunară a guvernatorului soseşte în prima zi a lunii şi este citită de preşedinte şi de secretar. Nimeni nu ştie dacă districtul are un site web.

În timpul întrunirilor săptămânale, secretarul trebuie să distribuie insignele cu nume, să facă prezenţa, să întâmpine vorbitorul şi să scrie procesele verbale.

Gradul de frecventare a scăzut în ultimele luni, precum şi donaţiile către Fundaţia Rotary. Clubul a recrutat 7 membri în ultimii trei ani, însă 10 membri au demisionat. Secretarul actual al clubului transmite în scris Secretariatului RI datele referitoare la componenţa clubului.

Ce proceduri ar trebui aplicate pentru a gestiona treburile clubului?

Cu cine ar trebui să conlucreze secretarul?


A se completa în cadrul adunării districtuale Plan de acţiune – studiu de caz

Etapă de acţiune Cum va fi Cine va fi Cât va dura măsurat Ce resurse

responsabil? această etapă? progresul? sunt disponibile 1.

2.

3.

4.

5.

Ce cunoştinţe aţi asimilat pe care le puteţi aplica clubului dumneavoastră?

Foi de lucru 53

Planificaţi viitorul clubului utilizând aceste ghiduri Planul de Conducere a Clubului Ghidul de Planificare Strategică Ghidul de Planificare a Cluburilor Rotary Eficiente Planurile sunt proiectate să fuzioneze. Le puteţi descărca la adresa www.rotary.org

Club Leadership Plan

Strategic Planning Guide

Planning Guide for Effective Rotary Clubs

Guides are designed to work together. Download at www.rotary.org. One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201‐3698 USA

www.rotary.org

229-EN—(910)

manualul secretarului clubului -...

Documents