Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro

MANUAL UTILIZARE APLICAȚIE SOFT

Cuprins

1. Sectiunea 8. Managementul calitatii

1. Managementul calitatii

1. Introducere

2. Documente in lucru - Adauga

3. Documente in lucru - documente in lucru

4. Documente in lucru - documente de consultat

5. Documente in lucru - documente de avizat

6. Documente in lucru - documente de aprobat

7. Documente aprobate - documentele mele

8. Documente aprobate - documente dupa tip standard

9. Documente aprobate - documente dupa grupa standard

10. Documente aprobate - documente pe compartiment

11. Documente aprobate - documente dupa lista difuzare

12. Documente aprobate – Cautare

13. Principii orizontale

1. Sectiunea 8. Managementul calității

1.1. Managementul calitatii

1.1.1. Introducere

Aplicația gestionează tipurile de documente din sistemul de management al calității SMC: proceduri, instrucțiuni de lucru, documentații, etc. și

permite clasificarea lor pe baza tipurilor de standarde, codificarea, alocarea responsabililor, în conformitate cu ultima versiune a standardului ISO

9001:2015.

Fluxul de lucru cu documentele din cadrul acestui sistem este prezentat mai jos:

1. Creare document - inițiatorul documentului creează documentul și atașează unul sau mai multe fișiere cu conținutul acestora.

2. Consultare / propuneri de îmbunătățire - documentul creat este trimis spre consultare persoanelor avizate, care pot veni cu propuneri de

îmbunătățire; documentul inițial poate fi actualizat cu propunerile de îmbunătățire.

3. Avizare - documentul este trimis către comisia de avizare pentru a primi avizele aferente.

4. Aprobare - conducătorul instituției aproba (sau nu) documentul; la aprobare, documentul devine oficial.

5. Difuzare - documentul este difuzat către toate persoanele care sunt implicate.

1.1.2. Documente in lucru - Adauga

Cu ajutorul acestui formular puteti crea un document specific sistemului de management al calității (SMC)

Selectati grupa de standard dorita (ex. SMI sau SCIM), selectati din lista standardele dorite, introduceti denumirea documentului si specificati

responsabilul, iar apoi actionati butonul "Inregistreaza".

Toate documentele pe care le-ati generat le veti regasiti la "documente in lucru"

1.1.3. Documente in lucru - documente in lucru

Documente in lucru (<x>) afiseaza un tabel cu toate documentele persoanei curente neaprobate inca (transmise spre consultare, avizare, aflate in

faza de propuneri).

<x> - total lucrari in operare

In partea de sus exista o bara cu butoane pentru principalele actiuni care pot fi executate de la nivelul acestui tabel, si o bara de unelte.

buton de selectare a coloanelor care sa se afiseze

navigator intre paginile registrului de intrare/ iesire

Toate documentele afisate au in dreptul lor cate un buton "Modifica", cu ajutorul caruia le puteti deschide .

Dupa ce documentul a fost inregistrat urmeaza transmiterea spre consultare catre alte persoane.

Intrati pa sectiunea "Consultare" si selectati persoanele/ grupurile dorite.

Cu tasta Ctr - apasata puteti selecta mai multe persoane, actionati butonul "Seteaza persoane pentru instintare" si apoi "Trimite"

Daca doriti sa transmiteti documentul spre consultare catre mai multe persoane din acelas compartiment atunci, prima data selectati din lista "Nivel"-

ul dorit.

Dupa etapa de consultare trecem in pasul urmator avizarea.

Intrati pa sectiunea "Avizari" si selectati persoanele/ grupurile dorite.

Cu tasta Ctr - apasata puteti selecta mai multe persoane, actionati butonul "Seteaza persoane pentru instiintare" si apoi "Trimite".

Daca doriti sa transmiteti documentul spre consultare catre mai multe persoane din acelas compartiment atunci, primadata selectati din lista

"Nivel"-ul dorit.

Persoanele selectate pentru consultare se vor regasi pe sectiunea "Avizari"

1.1.4. Documente in lucru - documente de consultat

La "Documente de consultat ( )" se afiseaza un tabel cu toate documentele persoanei curente primite spre consultare.

In momentul deschiderii documentului se va stoca automat in sistem data si ora in care ati vizualizat documentul.

La "Documente de avizat( )" se afiseaza un tabel cu toate documentele persoanei curente primite spre avizare.

In momentul deschiderii documentului singura actiune permisa este cea de "Avizeaza document".

1.1.6. Documente in lucru - documente de aprobat

La "Documente de aprobat ( )" se afiseaza un tabel cu toate documentele care trebuie aprobate de catre persoana curenta.

In momentul deschiderii documentului singura actiune permisa este cea de "Aproba document".

1.1.7. Documente aprobate - documentele mele

Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele mele" se pot vizualiza documentele create de către utilizatorul curent.

Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.

1.1.8. Documente aprobate - documente dupa tip standard

Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele dupa tip standard" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,

categorisite după tipul de standard.

Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.

1.1.9. Documente aprobate - documente dupa grupa standard

Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele dupa grupa standard" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,

categorisite după grupa de standard.

Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.

1.1.10. Documente aprobate - documente pe compartiment

Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele pe compartiment" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,

categorisite după compartimentul utilizatorului care a inițiat documentul.

Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.

1.1.11. Documente aprobate - documente dupa lista difuzare

Accesând opțiunea de meniu ”Documente aprobate” -> "documentele după listă difuzare" se pot vizualiza toate documentele in vigoare,

categorisite după persoana care a primit documentul spre informare (difuzare).

Din această listă se pot deschide documentele, în vederea consultării conținutului și istoricului documentului.

1.1.12. Documente aprobate - Cautare

Cu ajutorul formularului Cautare puteti cauta in doua moduri:

A. Folosind sectiunea Parametrii cautare

• completati unul sau mai multe criterii de cautare

B. Folosind sectiunea Cautare avansata

• Completati casuta cu unul sau mai multe cuvinte cheie din documentele pe cautate • Apasati butonul Cauta

documente

1.1.13. Principii orizontale

Egalitate de șanse

Orice discriminare directă sau indirectă față de angajații utilizatori, bazată pe criterii de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă,

apartenență națională, rasă, culoare, etnie, religie, opțiune politică, origine socială, handicap, situație sau responsabilitate familiară, apartenență sau

activitate sindicală, este interzisă. Aplicația informatică este astfel proiectată astfel încât nu permite operarea niciunui dintre aceste criterii cu potențial

de discriminare. Aplicația se adresează în egală măsură persoanelor de gen feminin cât și celor de gen masculin. Acest principiu a fost luat în

considerare atât în faza de elaborare fiind aplicabil și în faza de utilizare a soft-ului. În fluxul creat există posibilitatea de consultare/elaborare

propuneri, fapt care permite șanse egale utilizatorilor de a îmbunătăți continutul documentelor inițiate și chiar a fluxurilor, existând o perioadă de

mentenanță a soft-ului până la finalul proiectului.

Dezvoltare durabilă

În general soluțiile soft sunt prietenoase cu mediul prin reducerea consumului de hârtie și alte consumabile. Aplicația astfel dezvoltată pentru

gestionarea documentelor specifice sistemului de management a calității la nivelul Consiliului Județean Vaslui se înscrie în acest trend, reducând

volumul de printare a înregistrărilor necesare/obligatorii pentru funcționarea și dezvoltarea continua a sistemului în conformitate cu cerințele ISO

9001:2015 (distribuirea acestora fiind obligatorie ) cu impact direct asupra reducerii consumului de hârtie. Dezvoltarea și implementarea soluției

informatice proiectate încurajează lucrul colaborativ și are beneficii în utilizare prin economie de timp și consumabile.