MANUAL PENTRU FORMARE DE FACILITATORI

Labor Redeployment Program

PROGRAMUL DE REDISTRIBUIRE A FORTEI DE MUNCA

Manual pentru Formare de Formatori

MOTTO

Fabula celor dou broate

Facilitatorul - Rolul i Competenele SaleAcest capitol ofer informaii despre rolul facilitatorului, cunotinele, aptitudinile i atitudinile pe care trebuie s le aib un bun facilitator. Sunt luate n discuie importana autocunoaterii, precum i a motivaiei n obinerea performanelor individuale i n grup.

Definitie, Rol, Competente

Ce este un Facilitator?Facilitatorii nu sunt o ras special. Unii indivizi se apuc de acest lucru precum raa se apuc s noate. Alii nva cu ajutorul unui proces minuios. Unii dobndesc abiliti adiionale i totui nu se simt bine i nici n stare s faciliteze un grup.

Un facilitator competent:

trebuie s aib o disciplin profesional riguroas;

este o persoan de orice vrst, din diferite medii sociale, cu diferite nivele educaionale care valorific puterea pozitiv a deciziei luate de un grup, onoreaz membrii grupului i nelepciunea grupului care ies n eviden n timpul procesului de facilitare;

conduce procese care includ contribuia fiecrui membru al grupului;

contientizeaz membrii grupului c fiecare este un instrument important n atingerea scopului i ndeplinirea sarcinilor;

posed cunotine i abiliti pentru a proiecta i conduce procesul;

conduce grupul ctre atingerea scopurilor i gsirea propriilor rspunsuri.

Rolul Facilitatorului

Rolul facilitatorului i al facilitrii au fost definite n mai multe moduri. n cele ce urmeaz exemplificm cteva dintre acestea:

1. Facilitatorul conduce discuiile de grup i procesul la care particip un grup astfel nct membrii grupului au fiecare ceva de nvat i trec printr-o experien pozitiv.

2. Facilitatorul conduce discuii de grup n care subiectele i nevoile sunt analizate constructiv. Deciziile grupului sunt astfel luate nct toi membrii se vor implica n activiti. Se formeaz echipe unite.

3. Facilitatorul conduce grupul n identificarea unor rspunsuri, a viziunii i dezvoltarea unor planuri care motiveaz pe fiecare s ating scopurile convenite - aceste scopuri reprezint un ctig pentru fiecare.

4. Facilitatorul este ca un dirijor de orchestr care orchestreaz i scoate n eviden talentele i contribuiile celorlali.

5. Facilitarea unui grup este un proces n care o persoan care este acceptat de toi membrii grupului, care este neutr i care nu are autoritate de luare a deciziilor, intervine pentru a ajuta grupul s-i mbunteasc modalitatea de identificare i rezolvare a problemelor i de luare a deciziilor, pentru a crete eficacitatea grupului.

Prezentm mai jos un tabel care sintetizeaz cunotinele, atitudinile i aptitudinile (competenele) pe care trebuie s le aib un bun facilitator. Ele sunt grupate n 6 categorii (de la A la F).

Competenele Facilitatorului

Acioneaz pentru propria dezvoltare profesional

A.Creeaz parteneriate care stimuleaz colaborarea

B.Creeaz un mediu care stimuleaz participarea

C.

1. i lrgete continuu cunotinele Are cunotine de management, sisteme i dezvoltare organizaional, dezvoltarea grupului, psihologie i instruire nelege dinamica schimbrii nelege teoria nvrii1. Dezvolt parteneriate funcionale cu clienii Identific nevoile reale ale clienilor Clarific responsabilitile i asigur implicarea tuturor prilor Promoveaz valorile i beneficiile facilitrii1. Demonstrez abiliti de comunicare interpersonal Demonstreaz abiliti de comunicare verbal Dezvolt interaciunea cu participanii Practic ascultarea activ Demonstreaz abilitatea de a observa i a da feedback participanilor

2. Compar metodele de facilitare Cunoate o varietate de procese Distinge procesul de sarcin i coninut2. Creeaz i menine relaii profesionale i colegiale Proiecteaz serviciile n colectiv Demonstreaz valorile i procesele echipei Face echip bun cu ali facilitatori n timpul procesului de facilitare 2. Respect i recunoate diversitatea, asigurnd nediscriminarea ncurajeaz acceptarea experienei i a modului de percepie ale i de ctre toi participanii Creeaz un climat de siguran i ncredere Pune n eviden i folosete diversitatea grupului Cunoate impactul cultural

3. Menine un standard profesional ridicat

Studiaz continuu Reflecteaz i nva Este membru al unei reele sau organizaii de facilitatori3. Co-proiecteaz i adaptez metodele pentru a satisface nevoile clienilor Proiectez pachete de servicii adaptate Definete calitatea serviciului oferit Analizeaz/evalueaz satisfacia clientului3. tie cum s abordeze conflictele Recunoate conflictul Asigur un climat de siguran pentru a permite conflictului s ias la suprafa Stpnete atitudinea distructiv a grupului Mediaz conflictul

Utilizeaz tehnici senzoriale diverse

D.Conduce grupul pas cu pas prin ntregul proces

E.Este integru

F.

1. Pune n eviden cretivitatea grupului, mpletind stilurile de nvare i gndire

Este contient de stilurile individuale de nvare i gndire Comunic cu toate stilurile ncurajeaz gndirea creativ Accept toate ideile1. Conduce grupul prin metode i procese clare

Stabilete un context clar Aplic diverse procese participative Stpnete procese pentru grupuri mici i pentru grupuri mari

tie consecinele folosirii greite a metodelor 1. Pune ntrebri profunde despre sine i despre alii

Descoper aspectele profunde ale grupului i definete scopul vieii sale

1. Folosete procese care implic tehnici senzoriale diverse

Analizeaz nevoile i abilitile senzoriale ale grupului Selecteaz dintr-o varietate de tehnici senzoriale Folosete tehnicile care corespund cel mai bine nevoilor i abilitilor grupului Stimuleaz energia grupului1. Faciliteaz auto-contientizarea grupului

Menine dinamica grupului Recunoate devierile de la subiect i redirecioneaz ctre sarcinile propriu-zise Ascult, pune ntrebri i sintetizeaz pentru a nlesni nelegerea grupului Asist grupul n observarea experienei membrilor si1. Determin/induce atitudini pozitive

Contientizeaz pentru sine i pentru membrii grupului diversele idei i perspective nlesnind abordri diverse Abordeaz diversele situaii cu ncredere i atitudine pozitiv i determin limitele profesionale i etice

1. Folosete timpul i spaiul pentru a sprijini procesul grupului

Amenajeaz spaiul pentru a corespunde scopului ntlnirii Planific i monitorizeaz folosirea efectiv a timpului tie cnd s implice grupul n activiti dinamice sau statice Stpnete aspectele simbolice ale ntlnirilor1. Conduce grupul ctre consens i obinerea rezultatelor dorite

Cunoate o varietate de abordri pentru a atinge obiectivele grupului

Adapteaz procesele la situaie

Evalueaz i comunic progresele fcute de grup

Asist n ndeplinirea sarcinilor1. Are ncredere n potenialul grupului i determin neutralitatea

Onoreaz nelepciunea grupului ncurajeaz ncrederea n capacitatea i experiena altora Las de o parte opiniile personale Menine un climat obiectiv, non-defensiv, non-critic

Autocunoastere

AutocunoatereaCunoaterea de sine permite o mai bun contientizare a calitilor i limitelor noastre.

V propunem s ncepem prin a vedea care ne este atitudinea n relaia cu alii, n special cu persoane dificile sau care ne creeaz probleme. Nu existena unei probleme constituie o problem, ci cum facem fa acestei probleme constituie problema.

ChestionarAcesta nu este un test. Este un chestionar care v poate furniza informaii despre aptitudinile care le avei n relaia cu ceilali. Sunt trei rspunsuri pentru fiecare set de ntrebri. Citii ntrebrile i bifai rspunsul care v vine imediat n minte, nu cel care v gndii c ar fi potrivit, ci ceea ce ai face dvs. n fiecare situaie. Rspundei ct putei de repede.

1. Conducei maina i v-ai oprit la semafor. Luminile se schimb, dar nainte de a putea s v punei maina n micare persoana din spatele dvs. v claxoneaz. Ce facei:

1. v simii jenat

2. aprobai cu o micare a capului i mergei mai departe

3. njurai, ipai

2. Avei o ntlnire ntr-o parte a oraului care nu e sigur. Ai ajuns cu taxiul i trebuie s v ntlnii cu un prieten. Ai ateptat mai mult de o or n strad i n final prietnul apare. Ce facei:

1. calm l ntrebai de ce a ntrziat

2. furios i spunei prietenului cum v-ai simit uitat acolo

3. urcai n main, trntii ua fr a spune nimic.

3. Vedei civa puti care umbl la maina vecinului dvs. Ce facei:

1. v uitai s-i putei identifica

2. v chemai vecinul

3. strigai: Oprii-v

4. Vi se cere s lucrai peste program a treia oar n sptmn. Ai mai rmas de multe alte ori peste program. n aceast sear avei o ntlnire important. Ce facei:

1. spunei c nelegei problema, dar nu putei rmne

2. spunei Da, dar cnd se termin programul plecai fcndu-v c ai uitat

3. i spunei persoanei: Nu fi ridicol

5. Avei un angajat tnr n subordine sau o cunotin, care se sperie uor i pare nfricoat de dvs. Ce facei:

1. i spunei: Nu fi ridicol, nu muc. Dac eti corect cu mine, sunt i eu corect

2. i ignorai frica i continuai cu munca ntr-o manier calm i distant

3. te strduieti s pori o discuie amical cu persoana pe un ton vesel, neformal

6. Avei un coleg care fumeaz la birou, chiar dac i-ai comunicat c nu v place fumatul. Ce facei:

1. i spunei s sting igara c nu v place fumatul

2. v plngei altora

3. i spunei persoanei ce lips de consideraie are dac fumeaz cnd i-ai comunicat c nu v place.

7. Avei o ntlnire cu o familie prieten, cnd acetia ncep s se certe:

1. ncercai s-i mpcai

2. le spunei s nceteze s se mai poarte ca nite copii i s strice seara altora

3. i ignorai sau dai muzica mai tare s-i acoperii

8. Vedei pe cineva c vrea s fac ceva ce l-ar putea rni. Ce facei:

1. nchidei ochii i sperai ce e bine

2. strigai: Oprii-v

3. spune-i calm: Fii atent

9. Unul dintre subordonaii dvs. este ceartat de unul dintre colegii dvs. Confruntarea e cu ipete, dar subordonatul se pare c se poate descurca. Ce facei:

1. i lsai s se descurce

2. i ntrerupei i-i spunei colegului c nu e n msur s-i vorbeasc subordonatului dvs. astfel

3. v aezai i ncercai s-i linitii

10. Ai fost chemat la o ntlnire la o or i ai fost lsat s ateptai timp de aproape o or fr s vi se spun nimic. Persoana nu v motiveaz ntrzierea i nu-i cere scuze foarte evident. Ce facei:

1. spunei: Termin, i plecai

2. spunei: Nu e nici o problem

3. i spunei ce prost v-ai simit s fii lsat s ateptai fra s vi se spun de ce.

11. Conducei un grup de oameni care lucreaz mpreun de ceva timp. n general comunicarea e foarte bun, dar doi dintre ei au o nenelegere. Ce facei:

1. insistai s nceteze i s devin prieteni

2. i lsai s-o rezolve singuri

3. stai cu cei doi i discutai.

12. Persoane arogante din companie necjesc o persoan tcut i timid din departamentul dvs.. Ea nu pare s se descurce i ncepi s te ngrijorezi. Ce facei:

1. le spui s se opreasc

2. ai o discuie ntre patru ochi cu persoana timid

3. nu iei nici o atitudine.

Punctaj

Pentru a v evalua chestionarul, transferai-v nti rspunsurile ncercuind numerele care le-ai ales ca rspuns pentru cele 12 ntrebri. De exemplu, dac ai ales pentru ntrebarea 1, rspunsul 3, ncercuii 3 n coloana B, ntrebarea 1 etc. Dup ce ai fcut asta dac numrul care l-ai ales e identic cu cel din colana X, ncercuii i aceast coloan.

Dup ce ai transferat scorurile, adunai numrul de puncte n cele trei coloane:A, B, C.

ntrebareaABCX

12312

21232

32313

41321

52133

61321

71233

83212

93211

103123

113122

122131

Totalx 5

Punei in Triunghiul 1Punei in Triunghiul 2Punei in Triunghiul 3Scorul total

Punei-l n Scara de Eficacitate

Punei totalul pentru A n spaiul 1 din triunghi, B n spaiul 2 din triunghi, C n spaiul 3 din triunghi;

Apoi totalizai coloana X, multiplicnd rezultatul cu 5 i punei scorul total n scara de eficacitate.

Scorul

(1) asertiv___________

(2) agresiv___________

(3) pasiv_____________

Scara de eficacitate n relaia cu alii:

0102030405060

Gradul de eficacitate:

50-60 Excelent

40-49 Foarte bine

30-39 Bine

20-29 Moderat

10-19 Destul de slab

0-10 Slab

Rezolvarea

Problemelor

Analiza ProblemeiGenerare ideiPrioritizare ideiLuare decizii

Cum ?

Cum ?

Cum ?

Cum ?

Metoda cartonaelorBrainstorming

BrainwritingMetoda multivotingMetoda consensului

Analiza problemeiCheia folosirii eficiente a creativitii n rezolvarea problemelor este de a evita tentaia soluiei directe, ntr-o linie logic de la problem la soluia imediat. Aceasta poate conduce la o soluie superficial care poate lsa neatinse aspectele ascunse i cauzele problemei.

Primul pas n cadrul procesului este de a petrece ceva timp n a explora mediul n care problema este nconjurat. Pentru aceasta trebuie generat o imagine a diferitelor sperane, vise, idei, obiective, probleme, sub-probleme, implicaii, constrngeri i n general asupra tuturor factorilor nconjurtori. Punei ntrebri de genul:

Cine: toate prile implicate, oameni, funcii, instituii, departamente

Ce: lucruri implicate (materiale, resurse, obiecte)

Unde: spaii, zone, ncperi, locaii, poziii

Cnd: timp, perioade, date, termene, programri

De ce: motive, obiective, intenii

Cum: ce a fost fcut pn acum, se face n prezent i poate fi fcut n viitor

Am acas ase servitori cinstii

(Ei m-au nvat tot ce tiu);

i cheam Ce i Cine i Cnd

i Cum i Unde i De ce.

Rudyard Kipling

METODA CARTONAELOR

1. Facilitatorul va enuna problema i va distribui cartonae fiecrui participant

2. Pe msur ce participanii vor identifica aspectele problemei le vor nota pe cte un cartona i le vor lipi pe perete.

3. Facilitatorul va comasa cu sprijinul participanilor aspectele similare.

4. Facilitatorul va prezenta principiul zonelor de influen (control-influenta-preocupare)

5. Facilitatorul va nota pe o foaie de flip-chart aspectele problemei ce se afl sub control sau pot fi influenate

Generarea ideilorReprezint elementul central n rezolvarea creativ a problemelor. Exist multe tehnici diferite care pot ajuta la aceasta ns toate au n comun dou lucruri:

perspectiv deschis, nengrdit asupra problemei

mijloace de a distrage atenia de la generarea direct a ideilor, pentru a fora incubarea ideilor n subcontient

METODA BRAINSTORMING

Este o procedur util n generarea i definitivarea ideilor. Brainstorming e guvernat de 2 principii cheie:

1. ntrzierea lurii deciziei mbuntete calitatea aportului participanilor, i

2. cantitatea ideilor aduce calitate.

n sesiunea de brainstorming, participanii trebuie s se rein de la evaluarea ideilor celorlali pn cnd ideea a fost finalizat i s asculte cu fair-play. Ideea este de a diminua teama de criticism i refuz din partea celor care vor s argumenteze de ce o idee nou va costa prea mult sau nu va merge niciodat.

Ideea c totui cantitatea aduce calitate este bazat pe faptul c primele idei care-i vin n minte sunt cele mai evidente, i cele cu adevrat creative vin numai dup ce am scpat de sugestiile evidente.

Conductorul brainstorming-ului se bazeaz pe 4 reguli principale:

1. Nici o evaluare a celuilalt sau celorlali colegi nu este permis. Evaluarea critic se amn dup ce s-a terminat sesiunea de brainstorming

2. Participanii trebuie s contribuie cu ct mai multe idei posibile

3. Ideile neobinuite sunt ncurajate, neinnd cont de ct de ireale ar prea

4. Construirea ideilor pe cele ce au fost deja spuse sau combinarea ideilor este ncurajat deoarece promoveaz integrarea i pieptnarea ideilor.

Paii ce trebuie urmai n brainstorming sunt:

1. grupul numete o persoan care va lua notie i scrie pe flipchart

2. participanii genereaz ct mai multe idei posibile (putei trece de 2-3 ori pe la fiecare participant)

3. odat ce avei un numr mare de idei ncepei s eliminai dintre ele: persoana numit va conduce ierarhizarea lor i aranjarea ideilor, combinndu-le pe cele similare, reformulndu-le i eliminndu-le pe cele nepotrivite

4. cele finale asupra crora s-a czut de acord vor fi pstrate.

METODA BRAINWRITING

Aceast metod ajut atunci cnd membrii echipei nu sunt confortabili cu viteza metodei BRAINSTORMING sau cnd problema poate da natere unor conflicte.

Paii ce trebuie urmai n brainwriting sunt:

1. Distribuii fiecrui participant o foaie de hrtie cu un tabel format din apte linii i trei coloane, totaliznd 21 de csue.

2. Rugai fiecare participant s completeze trei idei, cte una ntr-o csu, i s depun foaia ntr-o cutie colectoare.

3. Apoi, rugai fiecare participant s extrag din cutie o alt foaie la ntmplare i s completeze sau alte trei noi idei sau extinderi ale ideilor existente n tabel.

4. Repetai procesul pn sunt completate ct mai multe din csuele tabelelor. ntr-un timp de zece minute, un numr de zece participani pot genera ntre 75 i 100 de idei.

5. Printr-un tur de mas, rugai fiecare membru s citeasc ce idei sunt notate pe foaia sa. n acest timp, ceilali membrii vor anula printr-un X pe foile lor ideile similare.

6. Facilitatorul va nota pe o foaie de flip-chart lista ideilor identificate, pe msur ce acestea sunt citite.

FORMULAR BRAINWRITING

123

456

789

101112

131415

161718

192021

Prioritizarea ideilorMETODA MULTIVOTING

Aceast metod se folosete pentru a reduce numrul de idei care s fie luate n consideraie.

Paii ce trebuie urmai n aceast metod sunt:

1. Se noteaz ideile generate pe o foaie de flip-chart.

2. Fiecare participant primete 5 buline adezive roii pe care le plaseaz conform preferinei, cte una pentru o idee.

3. Ideile care au primit cele mai multe voturi se ncercuiesc i, pe ct posibil, ideile rmase se comaseaz i se reformuleaz rezultnd o nou list mai scurt.

4. Fiecare participant primete 3 buline adezive albastre pe care le plaseaz conform preferinei, cte una pentru o idee.

5. Ideile care au primit cele mai multe voturi se ncercuiesc i, pe ct posibil, ideile rmase se comaseaz i se reformuleaz rezultnd o nou list mai scurt.

6. Fiecare participant primete 1 bulin adeziv verde pe care o plaseaz conform preferinei.

7. Metoda va continua pn cnd va rezulta o list de minim trei, dar nu mai mult de cinci idei.

Luarea deciziilor

METODA CONSENSULUI

Cultura noastr nu este practicat n spiritul consensului. Cele mai multe persoane sunt ngrijorate de timpul i energia necesar pentru gsirea de rspunsuri acceptabile de ctre toi. Acetia ar prefera s practice regula majoritii cu riscul neimplicrii sau chiar sabotrii deciziilor de ctre minoritate.

Atitudinea i spiritul echipelor care practic consensul se remarc substanial fa de cei care voteaz. O echip poate simi cnd apare consensul, iar energia generat recompenseaz efortul de a-l obine. Oricum, nu orice decizie luat n cadrul echipei necesit consensul.

Consensul se folosete:

cnd subiectul luat n discuie este unul important iar unitatea ctigat recompenseaz timpul consumat

cnd obinerea sinergiei ntre membri reprezint o prioritate

cnd un anumit numr de alternative i ci de aciune trebuie s fie explorate i luate n considerare

cnd este important s fie analizate un numr ct mai mare de faete ale unei probleme

cnd soluia unei probleme creaz noi probleme

cnd procesul de a lua o decizie este la fel de important ca i decizia nsi

cnd amnarea cauzat de procesul pentru atingerea consensului previne ca echipa s ajung prea repede la o concluzie asupra unei probleme

cnd decizia este final

Pentru a aplica aceast metod sunt necesare atitudini i comportamente cum ar fi:

Abilitatea de a vorbi la persoana I-a: Eu prefer, Eu am nevoie, Eu cred

Suficient auto-disciplin pentru a rmne focalizat asupra subiectului i a procesului

Exprimare clar, onest i direct n termeni de cine, ce, cnd, unde

Abilitatea de a reformula temeri i probleme ca sugestii i propuneri

Abilitatea de a determina preferine personale i de a le susine n faa echipei

Abilitatea de a distinge faptele de opinii

Abilitatea de a identifica i defini sentimente

Nivel sczut de aprare atunci cnd ceilali i critic ideea

Bunvoina de a asculta; abilitatea de a procesa punctele de vedera ale altora

Angajamentul de a cuta cel mai bun rspuns

Nivel sczut de competitivitate

Suficient auto-respect pentru a fi capabil s spui NU n faa echipei

Abilitatea de a cuta alternative care se susin reciproc

Ascultarea pentru a identifica i sintetiza zonele de acord

Rbdarea de a te abine de la luarea unei decizii premature

Dorina sau curiozitatea de a ncerca luarea deciziei prin consens.

Paii care trebuie fcui pentru obinerea consensului sunt:

1. O tematic sau o idee este supus deciziei echipei.

2. Se discut tematica; se exprim temeri i probleme; se prezint date i posibile soluii.

3. Echipa va decide dac se va ncerca obinerea consensului, ct timp va dura i ce se va face n caz c nu se va obine consensul (de exemplu supunerea la vot sau amnarea deciziei).

4. Diferene i dezacorduri, precum i similariti, sunt explorate i ncurajate.

5. Se fac sugestii i modificri ale tematicii iniiale.

6. Pe baza discuiilor o nou idee este creat de echip

7. Facilitatorul verific atingerea consensului i urmrete indicii nonverbale care sugereaz faptul c unii membri nu sunt de acord.

8. Dac nu este consens, facilitatorul solicit o variant a ideii i verific din nou consensul.

9. Dac se constat c nc mai este un membru indecis, facilitatorul va ntreba echipa asupra unor propuneri de concesii (de exemplu o perioad de prob).

10. Dac acel membru i exprim sprijinul pentru o perioad de prob (de exemplu 90 de zile), atunci facilitatorul verific din nou consensul; astfel ntreg grupul va sprijini decizia luat.

Cteodat oamenii prefer s stea deoparte i s nu blocheze consensul dac sunt fcute anumite concesii. Acestea pot fi:

a nu se solicita membrului echipei s lucreze n cadrul unor anumite activiti

menionarea punctului de vedere divergent n minuta ntlnirii.

Stipularea c decizia nu stabilete un precedent i n consecin nu poate fi utilizat ca baz pentru luarea altor decizii.

Stabilirea unei perioade de prob a deciziei i implemetrii sale.

n timpul folosirii acestei metode pot apare unele probleme specifice:

1. Dou persoane sunt n dezacord cu echipa. Asigurai-v c au fost ascultate ideile; ntrebai-i dac sunt suficient de hotri pentru a bloca consensul. ntrebai-i dac sunt de acord cu anumite concesii.

2. Echipa este divizat n mod egal. Formai mici grupuri care s dezvolte propuneri acceptabile de ctre toi membrii.

3. Se exercit presiuni asupra unuia sau doi membri pentru a accepta. Facilitatorul i/sau observatorii procesului trebuie s protejeze dreptul participanilor de a nu fi de acord.

Relaia ntre factorii care afecteaz motivaia

Formarea Echipei

Ce este echipa? Echipa este un grup de persoane care lucreaz mpreun pentru a realiza un obiectiv comun. Multe echipe sunt la nceput un grup de strini care s-au reunit pentru a ndeplini o sarcin trasat de cineva.

Cnd o echip tipic i ncepe activitatea coeziunea dintre membrii si este mic, nelegerea a ceea ce trebuie fcut i semnificaia sa variaz i nu exist nici o nelegere cu privire la modul n care va lucra acest grup pentru ndeplinirea sarcinii.

nainte de rezolvarea acestor probleme echipa e mai puin productiv i creativ dect o singur persoan. Aceste probleme odat rezolvate, echipa i dezvolt un spirit de colaborare. Pe msur ce membrii ncep s se foloseasc de contribuia celorlai i s vorbeasc despre cum lucreaz mpreun, se dezvolt o sinergie (efectul comun al tuturor membrilor este mai mare dect suma eforturilor tuturor membrilor luai separat).

Pe lng ndeplinirea sarcinii trasate, membrii echipei vor simi c echipa este eficient, creativ.

Regulile n cadrul echipeiEchipele au o singur trstur comun: nevoia de a avea reguli de autoguvernare. Regulile joac un rol important n succesul echipei astfel:

Regulile sunt stabilite la nceputul perioadei de dezvoltare a unei echipe i, odat stabilite, este greu s fie modificate sau revizuite.

Orice schimbare a regulilor unei echipe necesit mult timp i poate cauza adesea suprarea membrilor echipei.

Conductorul echipei joac un rol important n stabilirea rolurilor; ceea ce nu face conductorul poate fi la fel de important ca ceea ce face el.

Respectarea limitelor de comportare este mai strict n cazul echipelor mici.

Echipele i judec de obicei membrii dup modul de respectare a regulilor; membrii care se conformeaz cel mai strict regulilor ctig cel mai mare respect.

Cu ct membrii echipei lucreaz mai mult mpreun la stabilirea regulilor, cu att se vor nelege mai bine.

O echip care dorete s-i creeze reguli, este o echip care dorete s se auto-controleze i s-i asume responsabilitatea comportamentului ei.

Cnd o echip nu are reguli clare, nu are control asupra membrilor si.

Regulile ajut la egalizarea puterii tuturor membrilor.

Multe organizaii formeaz echipe. Cnd formarea echipei este fcut prost, sunt investii puini bani i efort n a-i asigura succesul. Astfel de echipe nu dureaz mai mult de ase luni. Ele nu aduc beneficii companiei, n afar de acela c aceasta poate folosi cuvntul echip atunci cnd i descrie structura intern. Membrii echipei sunt mai frustrai dect au fost nainte de a se crea echipa.

Echipele de succes sunt vzute ca o strategie - un amectec sinergic de resurse umane - pentru a atinge scopurile unei organizaii. Sunt investii cu mai mult entuziasm bani, efort i, ceea ce este mai important, rbdare i sprijin.

Comportamentul n cadrul echipeiCompartamentul n cadrul echipei joac un rol important n eficiena sa:

Comportament

Care ajut o echipCare pune n pericol o echip

fii punctual / fii pregtit

particip, ofer-te voluntar

angajeaz-te ntr-o comunicare deschis, onest

ascult s nelegi; vorbete s fi neles

respect agenda

construiete pe ideile altora

fii optimist / gndete pozitiv referitor la echip

critic idei, nu membrii

realizeaz ceea ce ai promis

fii atent, las-i mintea deschis

ia problemele n serios

fii curtenitor, onest, de ncredere

spune ce simi / gndeti

asum-i riscuri

folosete expresii cu noi

spijin-i pe ceilali

angajeaz-te n a face lucrurile s mearg

folosete-i simul umorului

fixeaz obiective / planificare n timp realiste

stabilete roluri bine definite

distribuie munca n mod egal fii critic / negativist

atac la persoan

domin

manipuleaz

sari de la un subiect la altul

mascheaz afirmaiile cu ntrebri

interpreteaz selectiv

fii de acord cu toate

evit prin sarcasm luarea deciziilor

caut compasiunea celorlali exprim-i lipsa de sens, neajutorarea retrage-te psihilogic reflect plictiseala / nu acorda atenie fii ngust la minte folosete expresii cu voi nu comunica, coopera sau participa

judec-i pe ceilali

nu asculta (angajeaz-te n conversaii separate)

f alte activiti care distrag atenia

Pai n eficientizarea echipei

a) pregtirea pentru lucrul n echip: care conine selectarea membrilor echipei, stabilirea primei ntlniri ntre membrii echipei, aranjarea spaiului unde se va desfura prima edin, stabilirea resurselor necesare;

b) organizarea pentru aciune ce include: alegerea unui conductor al echipei, stabilirea regulilor pentru luarea deciziei n echip, stabilirea programului de lucru al echipei, organizarea pentru lucru;

c) stabilirea unui climat de lucru: familiarizarea membrilor unii cu alii, familiarizarea cu sarcinile; autentificarea diferenelor de opinie

d) clarificarea sarcinilor att ale echipei ca un ntreg ct i a fiecrui membru al echipei

e) identificarea resurselor disponibile: se face un inventar asupra capacitilor membrilor echipei, calificri, informaii necesare, echipamente.

f) lucrul n echip: pe msur ce lucrai cercetai cum merge treaba, au fost ndeplinite sarcinile, cum se lucreaz mpreun, ct de bine este organizat echipa. Luai i msurile necesare n caz de totul nu e conform planificarii: subdivizai echipa de exemplu.

Determinanii eficienei echipei

Factori daiFactori care intervinRezultate

GrupStil de conducere

Scop / SarciniProcese i procedee

Satisfacia

MediuMotivaiemembrilor

Evaluarea final

Au fost scopurile clare i potrivite?

A existat ncredere i sinceritate?

S-a realizat conducerea?

Au fost membrii sensibli unii fa de alii?

S-au realizat sarcinile echipei?

S-a realizat obiectivul echipei?

Comportamentul uman si Motivatia

Nimic mai ciudat dect oamenii

Suntem diferii i avem diverse resorturi de motivare pe care le mobilizm pentru a ne satisface nevoile. Povestea lui Robinson Crusoe, singur pe insula prsit dup un naufragiu, este interesant din acest punct de vedere.

S ncercm s nelegem de ce Robinson nu s-a dat btut i cum a reuit acest lucru.

Dup naufragiu, Robinson s-a trezit singur, pierdut, fr nimic. Instinctul de conservare i-a permis s gseasc mijloace de a se hrni. Satisfcnd aceste prime nevoi, va ncerca s se apere de frig, de ploaie, de prdtori i n acest scop i va construi o cas. n jurul casei i va organiza viaa i va aduna toate elementele necesare supravieuirii i apoi traiului: apa, hrana (vntoare i pescuit), sigurana (un acoperi pentru el i pentru rezervele de furaje ale animalelor).

Odat satisfcute celelalte nevoi, Robinson ncepe s resimt singurtatea i va cuta, prin urmare, tovria cuiva. l va gsi pe Vineri. Robinson nu mai este singur, aparine unei comuniti de dou persoane, ceea ce i va influena comportamentul. Va cuta s fie apreciat de Vineri. Va dobndi dup aceea admiraia salvatorilor si cu privire la munca ndeplinit pe insul i tria de caracter a acestui om care a putut supravieui ntr-un mediu ostil. i, n sfrit, ntors acas, respectat de cei apropriai, el se va desvri scriindu-i memoriile.

Singur pe insul, motivaiile lui Robinson nu sunt deloc aceleai cu cele pe care le are cnd se ntoarce n ar.

( ExerciiuTest pentru descoperirea nevoilor

Dispunei de 100 de puncte pe care le putei repatiza, aa cum dorii, ntre cele 35 de sugestii de nevoi propuse.

! Trebuie s alegei n mod obligatoiu ntre 6 i 15 propuneri.

Nr.PropuneriPuncte

1. S am un loc de munc stabil.

2. S obin respectul celorlali.

3. S respect programele, s-mi rezerv perioade de repaus, timp liber.

4. S primesc un salariu mare.

5. S conduc o firm renumit.

6. S beneficiez de condiii bune de lucru.

7. S profit de avantaje n natur.

8. S fac o munc de calitate.

9. S fac carier.

10. S m neleg bine cu ceilali.

11. S pot comunica n mod adecvat cu alii.

12. S risc.

13. S m bucur de o poziie, de un statut n cadrul firmei.

14. S obin o promovare.

15. S fac o munc stimulant.

16. S beneficiez de pensie, de avantaje sociale.

17. S beneficiez de servicii: sport, cltorii.

18. S lucrez ntr-o ntreprindere solid.

19. S nu am probleme grele de rezolvat.

20. S tiu ce se petrece n cadrul firmei.

21. S am sentimentul c fac un lucru important.

22. S fiu membru ntr-un colectiv de conducere.

23. S am un post bine definit.

24. S am un ef care s m felicite pentru munca mea.

25. S muncesc ntr-o ntreprindere n care fiecare are o funcie bine definit.

26. S evoluez ntr-o firm dinamic.

27. S asist la un numr maxim de ntlniri.

28. S fiu de acord cu obiectivele firmei.

29. S m bucur de libertate n ceea ce fac.

30. S dispun de ocazii pentru dezvoltarea proprie.

31. S fiu sancionat dac e cazul.

32. S am un superior competent.

33. S-mi aleg perioadele de vacan.

34. S muncesc sub strict supraveghere.

35. S am un loc de munc aproapre de cas.

Total100 puncte

NEVOINR. SUGESTIEIPUNCTE ALOCATETOTAL

I.3, 6, 7, 17, 19, 33, 35

II.1, 9, 16, 18, 22, 31, 34

III.2, 5, 10, 11, 20, 27, 32

IV.4, 8, 13, 21, 23, 24, 29

V.12, 14, 15, 25, 26, 28, 30

Explicarea comportamentului uman pe baza necesitilor

Abraham MaslowClayton Alderfer

Auto-realizare:

necesitatea dezvoltrii continue a personalitii, conform potenialului propriuDezvoltare

Stimrespectul de sine, reputaia,

condiia social

Necesiti sociale:

apartenena, acceptarea, prieteniaRelaii

Necesiti de siguran:

protecia mpotriva pericolelor, ameninrilor, privaiunilorExisten

Necesiti fiziologice:

hran, ap, adpost

David McClelland

Unii sunt motivai de confruntarea cu diverse provocri, de realizarea obiectivelor propuse. Acetia simt chemarea de a depi obstacole, de a urca panta sau chiar de a o crea atunci cnd nu exist.

Alii sunt motivai de nevoia unor relaii bune cu colegii de munc, nevoie denumit afiliere. Pentru ei este mai important s aib colegi cu care s se neleag bine i s se bucure de respectul lor.

A treia categorie este motivat de nevoia de putere, de exercitare a controlului. Ei se simt frustrai dac altcineva are ultimul cuvnt n luarea deciziilor

Ferii-v de false ipoteze:

Prima fals ipotez: lumea real este singura care conteaz A doua fals ipotez: toat lumea lucreaz pentru aceleai scopuri A treia fals ipotez: faptele vorbesc de la sineComunicareAcest capitol ofer informaii despre comunicare i bariere n comunicare, despre ascultarea activ i feedback.

Feedback

Feedback

CE ESTE FEEDBACK-UL?

Feedback nseamn a descrie altei persoane comportamentul acesteia i ceea ce ai simit ca reacie la acest comportament.

Feedback-ul este un mod de a ajuta pe cineva s se gndeasc s-i schimbe comportamentul, nseamn a furniza cuiva aspecte ale comportamentului su i efectele acestuia asupra dvs. Ca ntr-un sistem de rachete dirijate, feedback-ul ajut individul s afle dac comportamentul su a avut afectul scontat; l informeaz dac nu a pierdut inta pe msur ce ncerca s-i ating obiectivele.

TRANSMITEREA FEEDBACK-ULUI

1. Incepei cu ce e pozitiv

Cnd oferii feedback ar putea ajuta dac primitorul ar auzi mai nti ceea ce v-a plcut, ce ai apreciat, ce ai gsit c a fost fcut bine.

Cultura noastr ne ndeamn s subliniem partea negativ, focalizarea s fie pe greeli mai degrab dect pe puncte tari, i-n graba de a critica aspectele pozitive sunt omise. Dac partea pozitiv e spus la nceput, e mult mai uor de primit partea negativ i aciona pe msur.

2. Fii specific

Comentariile genarale nu sunt foarte utile cnd se refer la aptitudinile dvs. n dezvoltare deoarece nu furnizeaz detalii suficiente pentru a fi utile n procesul de nvare. Comentarii cum ar fi a fost foarte bine sau a fost groaznic sunt fr ajutor n ceea ce privete nvarea dac nu este precizat ce a fost foarte bine sau groaznic. Este foarte greu s reacionezi la comentarii i informaii generale.

3. Fii descriptiv nu evaluativ

Descriei-v reaciile spunnd persoanei ce ai vzut sau auzit i ce efect a avut asupra dvs. Comentnd simplu c a fost bun sau ru nu este informativ i valoarea judecii va conduce la o atitudine defensiv.

4. Avei grij de timp

Feedback-ul e util cnd e dat ct mai repede dup eveniment i sentimentele sunt proaspete.Totui trebuie s v asigurai c receptorul este pregtit pentru feedback atunci.

5. Oferii alternative

n situaia n care oferii feedback negativ, sugernd c ai fi fcut altfel este mai util dect s criticai. ntoarcei feedback-ul negativ n sugestii pozitive. De exemplu:

Faptul c ai continuat cu expunerea cnd Bil a intrat n sal, mi s-a prut lipsit de politee. Cred c dac v-ai fi oprit pentru moment s-l salutai i s facei prezentrile i-ar fi fost mult mai uor s se integreze n grup.

6. Verificai

Nu asumai c feedback-ul este imediat neles i c mesajul recepionat a fost cel intenionat. Verificai cu persoana c a neles.

7. Apartenena feedback-ului

Oferind o opinie univesal de tipul ca tu eti este o curs n care poi cdea cnd oferi feedback. Tot ce putem spune persoanei n cauz este propira noastr experien la un moment dat i este important ca s ne asumm responsabilitatea pentru feedback-ul care-l oferim.

ncepnd cu Eu.., Din punctul meu de vedere.. poate ajuta s evitai impresia c judecai persoana n cauz.

8. Nu compleii

Furnizarea unei cantiti de feedback e important. Cnd vi se cere s comentai sau s v spunei opinia, exist tentaia s spunei tot ce v trece prin minte i s aglomerai persoana, n loc s selectai cea mai potrivit i util informaie, lsnd persoana s pun ntrebri.

9. Lsai-i persoanei posibilitatea de a alege

Feedback-ul care presupune schimbare sau este impus poate genera rezisten, sau distrugerea relaiei. Feedback-ul nu implic explicarea unei persoane ct de mult trebuie s ni se potriveasc.

10. ntrebarea la nceput

Ajutnd persoana s gndeasc despre ce ea sau el vrea s fie, punnd ntrebri reflective va fi mult mai util dect fcnd o afirmaie despre persoan.

11. Fii obiectiv

Obiectivitatea e greu de atins cnd dai sau primii feedback. Descriind comportamentul nainte de a v spune opinia v ajut s evitai subiectivitatea i s punei observaia ntr-un context.

PRIMIREA FEEDBACK-ULUI

Putem obine maximum din feedback dac urmm cteva sfaturi:

1. Ascultai

Feedback-ul poate fi dificil de ascultat dar poate fi mai puin dezavantajos dect s nu tii ce gndesc i simt alii despre tine. Oamenii au opinii despre tine la fel i percepii despre comportamentul tu i poate fi de ajutor s tii prerea lor. De asemnea nu uitai c avei dreptul la propria voastr prere i putei ignora ca nesemnificant, irelevant opinia altora.

2. Fii siguri c nelegei

Asigurai-v c ai neles ce vi s-a spus nainte de a rspunde. Dac srii la concluzii, devenii defensiv sau atacai, putei face oamenii s evite s v mai dea feedback. Verificai dac ai neles, iar o tehnic ar fi s parafrazai sau s repetai ce vi s-a spus.

3. Verificai cu alii

Bazndu-v numai pe o surs de informare v poate duce la o prere greit c asta e prerea tuturor. Dac verificai i cu alii pute i constata c experiena altora este diferit i v putei construi o prere mai echilibrat despre dvs.

4. Cerei feedback

Dac nu primii feedback, cerei-l.

5. Utilizai feedback-ul

Feedback-ul poate avea o contribuie substanial la autodezvoltare, dac l folosii. Dup ce ai primit feedback-ul e important s-i evaluai valoarea, consecina, dac l ignorai sau dac i folosii i ce trebuie fcut. Dac nu lum nici o atitudine, putem spune c l-am pierdut.

Nu uitai s mulumii persoanei care v-a furnizat feedback-ul. Poate ai beneficiat de pe urma lui, i persoanei i-a fost foarte greu s-l dea iar utilizarea lui n orice organizaie este valoroas.

CRITERII PENTRU FOLOSIREA FEEDBACK-ULUI

Emiterea i recepionarea feedback-ului sunt abiliti ce pot fi dobndite. Cnd feedback-ul nu este ncercat la timpul potrivit i n modul potrivit, rezultatele vor fi n cel mai bun caz nefolositoare, dar nu chiar distructive. Deci, dobndirea abilitilor necesare feedback-ului este foarte important. Iat cteva criterii folositoare pentru feedback:

este mai curnd descriptiv dect evaluativ. Este mai util s v concentrai asupra a ceea ce a fcut individul dect s-i traducei comportamentul ntr-o afirmaie despre ceea ce este individul respectiv. Ai ntrerupt trei persoane ntr-o jumtate de or poate c nu este tocmai ceea ce i-ar fi dorit s aud, dar este mai util dect Eti bdran.

Se axeaz pe ceea ce simte persoana care a recepionat comportamentul i care ofer feedback-ul. M simt frustrat cnd m tot ntrerupi ofer individului informaii clare despre efectul comportamentului su i n acelai timp i las liberatea de a decide ce s fac relativ la acest efect.

Este mai curnd specific dect general. De exmplu, este probabil mai util s afli c m enerveaz c vorbeti aa de des dect s-i spun c eti dominator.

Este ndreptat spre un comportament cu care receptorul poate s fac ceva. Frustrarea crete cnd unei persoane i se recunoate un defect pe care nu-l controleaz.

Este mai curnd solicitat dect impus. Feedback-ul este mai util cnd receptorul simte c are nevoie de el, cnd el nsui a formulat o ntrebare la care pot rspunde cei care l observ.

Este bine situat n timp. Feedback-ul atinge maximum de eficien cnd se produce imediat dup observarea unui comportament dat, depinznd de ct este dispus receptorul s-l primeasc, de sprijinul pe care sunt gata ceilali s-l ofere etc.

Este o modalitate pentru a asigura o comunicare clar. O modalitate de a realiza acest lucru const n a-l determina pe receptor s ncerce s reformuleze feedback-ul sub forma unei ntrebri pentru a verifica dac versiunea acestuia corespunde cu ceea ce a vrut s spun emitorul.

Cnd feedback-ul are loc ntr-un grup, att emitorul ct i receptorul au ocazia s-i verifice acurateea cu ajutorul celorlali. Astfel, receptorul va putea s tie dac aceasta este o reacie personal sau o impresie general a grupului.

Feedback-ul nu trebuie s fie folosit pentru a te descrca pe cineva. Dac credei c trebuie s spunei ceva cuiva ntrebai-v mai nti pe cine ncercai s ajutai

Feedabck-ul nu conine ntrebarea de ce ci se ncadreaz n limitele comportamentului cuiva i a reaciei altcuiva la acesta. Evitnd de ce-urile vei evita s cdei n pcatul psihologului amator.

RESPINGEREA FEEDBACK-ULUI

Ne-ar putea fi team s aflm ceea ce cred alii despre noi. De obicei ne ateptm s auzim numai opinii negative tinznd s ne trecem cu vederea calitile.

Pe de alt parte nu este ntotdeauna uor s oferi celorlali feedback-uri constructive. Celor mai muli dintre noi ne place s dm sfaturi. Aceasta sugereaz c suntem competeni i importani. Ne lsm destul de uor ademenii de rolul de sftuitor fr a mai verifica dac este potrivit problemei sau abilitii, temerii sau calitii persoanei pe care ncercm s o ajutm.

Dac persoana pe care ncercm s o ajutm se apr am putea ncerca s ne certm sau s o form s accepte. Aprarea i negarea din partea receptorului sunt indicaii clare c metoda folosit nu este bun. Poate c nu suntem bine sincronizai, dar n orice caz cel mai bine ar fi s ne oprim pn putem re-evalua situaia. Dac nu reacionm, rezistena receptorului va crete.

UN FEEDBACK ARE NEVOIE DE URMTOARELE

ncredere reciproc

receptarea feedback-ului ca o experien comun

ascultarea atent, mai ales din partea emitorului

comportamentul emitorului trebuie s fie de natura s-l ajute pe receptor s vorbeasc.

Feedback-ul ine seam att de nevoile receptorului ct i de cele ale emitorului. Un feedback pozitiv n general este bine primit de receptor cnd este un feedback adevrat. Dac feedback-ul are loc ntr-o situaie de nvare, n condiiile descrise aici, poate deveni unul din sensurile principale ale nvrii despre sine.

EXEMPLE DE FEEDBACK

De ce dai feedback?

Scop: a oferi celorlali un feedback eficient pentru a comunica exact ceea ce m deranjeaz, n ce mod m afecteaz, ce doresc s fac ceilali. A face aceasta fr a leza cealalt persoan, a minimaliza aprarea, a-i face pe ceilali s neleag c comportamentul m deranjeaz, nu persoana, ar rspunde cineva.

Strategie: A identifica comportamentul respectiv, cnd apare, cum m afecteaz, ce a dori n viitor.

Strategii ineficiente:

afirmaii foarte generale, acuzatoare (Eti lene..)

afirmaii exagerate ( Tot timpul faci Niciodat nu..)

a lsa toat responsabilitatea pe seama celuilalt (M enervezi cnd)

atribuirea de motive celuilalt.

Alte exemple:

(DA

- M simt frustrat cnd m ntrerupi n edine. i-a fi recunosctor dac ai atepta s termin ce am spus nainte de a vorbi.

(NU

- Este foarte nepoliticos s m ntrerupi mereu. Cred c ai ceva cu mine. Nu pot lucra cu un tip aa guraliv. (nespecific, acuzator, fr sentimente pentru iniiatorul feedback-ului, fr sugestii constructive).Comunicarea

Ce este comunicarea?

Bariere n comunicare Vorbitorul are o idee bazat pe experiena sa;

Vorbitorul descrie ideea cu ajutorul sunetelor;

Sunetele activeaz nervul acustic din urechea asculttorului;

Creierul asculttorului rspunde cu o idee bazat pe experiena proprie

Barierele sunt:

Fizice deficiene verbale, acustice, amplasament, lumina, temperatura, ora din zi, durata ntlnirii etc.

Semantice vocabular, gramatic, sintax, conotaii emoionale ale unor cuvinte

Determinate de factori interni:

implicare pozitiv: mi place Ion, aa c ascult ceea ce are de spus

implicare negativ: Mirela m-a brfit acum 10 ani, aa c interpretez tot ce spune mpotriva mea

frica: sunt aa de preocupat de ce voi spune dup aceea nct nici nu pot s aud ce spune Mihai

ameninarea statutului: dac ar tcea odat a putea spune ceva mult mai important

presupuneri subiective: ari exact ca unchiul meu pe care nu pot s-l sufr, aa c ori de cte ori vorbeti l aud pe el

agend ascuns: ndat ce se termin edina m voi putea duce s joc baschethai s discutm acest subiect n edina urmtoare.

Lumi imaginare: toi avem lumi imaginareinterpretarea noastr personal a lucrurilor i ideilor...pe care le protejm cu grij.

Ascultarea activ

ABILITI DE ASCULTARE ACTIV

Stabilii un climat confortabil

Subliniai atitudinea de ascultare cu ajutorul limbajului corporal

Folosii corespunztor contactul vizual

Parafrazai

Oferii reflecii ale mesajelor de baz

Punei ntrebri clarificatoare

Oferii reflecii ale sentimentelor de baz

Rezumai mesajul.

REACII LA ASCULTARE ACTIV

TipuriIdeea de bazScopExemple

ATENTFolosirea de mesaje nonverbale (priviri, expresia feei, poziii i micri ale corpului) pentru a arta atenia ndreptat asupra vorbitoruluiA manifesta interes fa de vorbitor sau mesajul suPriviri, nclinri ale capului cu sens afirmativ, aezarea cu faa spre vorbitor

NEUTRUFolosirea de cuvinte neutre care nu exprim nici acordul nici dezacordul cu vorbitorulncurajarea vorbitorului s continue s vorbeasc, fr a ntervenineleg

Aha

Interesant

REPETATIVRepetarea afirmativ a ntregii sau ultimei pri a propoziiei finale a vorbitoruluiDovada c asculttorul e foarte atent; ajut vorbitorul s nu-i piard irul gndiriiOrice citat direct din ceea ce a spus vorbitorul

REZUMATIVStrngerea ideilor i/sau sentimentelor i reafirmarea lor drept concluziiPunct de control pentru discuii viitoare; pune n discuie problema vorbitoruluiAstea sunt ideile de baz pe care le-ai exprimat..?

Dac neleg binenu?

PARAFRAZRspuns n ceea ce privete coninutul i prerile vorbitorului, exprimat n cuvintele ascultateArat c ai neles att ce a spus ct i ce a simit vorbitorulV: edina asta a fost proast.

A: Eti suprat de ceea ce s-a ntmplat n timpul edinei.

NTREBRICtre cine?

Ce?

Cnd?

Unde?

Cum?Pentru a obine informaii suplimentare. Ajut vorbitorul s cerceteze toate aspectele problemei respectiveCe consecine crezi c ar putea avea?

Cum reacioneaz ceilali la aceast propunere?

GHID PENTRU FORMULAREA NTREBRILOR

Formulai ntrebrile clare i concise

Cu ct ntrebarea e mai lung cu att este mai greu de urmrit. La ntrebrile scurte se rspunde mult mai uor dect la cele lungi.

Nu punei mai multe ntrebri deodat

Punnd mai multe ntrebri n acelai timp creai confuzii. Asculttorii nu vor ti la care s rspund mai nti.

Lsai o pauz dup ntrebare

Este nevoie de timp pentru formularea rspunsurilor i pentru a gndi puin la ce se va rspunde.

Formulai mai curnd ntrebri deschise dect ntrebri nchise

ntrebrile deschise ncurajeaz rspunsurile i ncep cu ce, de ce, cum.

ntrebrile nchise permit numai rspunsuri prin da sau nu i sunt ncrcate, dirijate sau amenintoare.

Tonul i inflexiunile vocii indic faptul c vorbitorul are deja un rspuns la ntrebare cnd de fapt nu este aa.

Exemple de ntrebri dirijate sau ncrcate:

Suntem de acord cu asta, nu? sau

Nu spunem acelai lucru? sau

N-ar fi cea mai bun soluie s face aa?.

Sensul de ameninare al unei ntrebri poate fi redat prin tonul sau inflexiunile vocii sau prin alegerea cuvintelor.

Exemple de ntrebri cu motivaie personal:

Gigi, de ce nu l-ai trecut pe Vasile pe list? sau

De ce m dezaprobi, Mariana?

ntrebri ultimatum: Te potoleti sau raportez efului?

Adresarea unei ntrebri stnjenitoare: Punem pariu, Virgil, c nu tii ce s rspunzi?.

! Evitai ntrebrile care implic existena unei modaliti total greite sau a unei modaliti perfecte de a crede sau a aciona, n zone ca relaiile interumane, atitudini, valori, obiceiuri, credine i comportamente. Interaciunea uman este mult prea complex pentru a ine la rspunsuri obinuite.

Exemple de ntrebri cu coninut moralizator sau care cer un standard absolut:

Care este singura cale just de a ne comporta unii fa de ceilali? sau

Cum ar putea cineva inteligent crede aa ceva? sau

Cum se formeaz corect membrii personalului? sau

Care este rspunsul la problemele noastre legate de angajai sau

Ar trebui s fie mai ateni, nu?.

! Ascultai rspunsul verbal i observai-l pe cel nonverbal n cazul fiecrei ntrebri. Observai-v atent. Ascultai-v pe dvs. niv cuvintele, tonul, inflexiunile vocii - cnd punei ntrebarea. Fii contient de sentimentele personale, de tensiunile i postura corpului, de micarea ochilor i mimica.

Trebuie simit climatul de ncepere sau atmosfera din cadrul relaiilor intrepersonale ca rspuns la ntrebri.

Cnd se formuleaz un rspuns verbal asculai fr a-l ntrerupe, privii persoana respectiv fr a-i pierde ns din vedere pe ceilali membrii ai grupului. Concentrai-v asupra a ceea ce exprim verbal i non-verbal cel care rspunde. Aceasta v poate ajuta s evitai s v lsai furai de propriile gnduri n loc s fii ateni la rspunsul dat la ntrebarea dvs.

! Felul n care cel care pune ntrebarea confirm primirea rspunsurilor poate avea un efect favorabil sau nefavorabil asupra dorinei grupului de a participa, de a se exprima. Dndu-i seama de acest lucru, cel care pune ntrebri ncearc s confirme primirea rspunsurilor astfel nct s ntrein o atmosfer n care toi s se simt liberi s se exprime.

ncercai s nu alterai rspunsul cnd l reformulai pentru a-l confirma. De asemenea ntrind rspunsurile fiecruia ncurajai participanii s reacioneze punnd ntrebri i primind rspunsuri.

Este importat ca nainte de a trece mai departe s reacionai la ceea ce tocmai s-a spus.

PrezentareaAcest capitol ofer informaii despre pregtirea pentru prezentare i livrarea unei prezentri, despre metode de nvingere a anxietii i modaliti de abordare a diferitelor tipuri de participani, despre instruirea n echip i metode de evaluare a unei prezentri.

Evaluarea

Evaluarea

TIPURI DE EVALUARE

n general, exist dou moduri de a puncta datele culese prin estimarea cursanilor: (1) analitic i (2) holistic.

(1) n punctarea analitic, instructorul dorete ca cursantul s rezolve anumite puncte sau aspecte. Punctajul este dat n funcie de modul n care activitatea cursantului include aceste lucruri.

(2) Punctarea holistic ia n considerare ntreaga activitate a cursantului. Este mai rapid i mai subiectiv. Rubricile i modalitile de punctare trebuie puse la punct n funcie de calitatea dorit a fi obinut n sarcina dat.

Sunt cteva aspecte care trebuie luate n considerare de instructor cnd evalueaz activitatea unui cursant.

Trebuie s stabilii ce reprezint o activitate excelent i cteva standarde locale care s vin n ntmpinarea necesitilor, intereselor i stilului cursantului, precum i tipurile de activitate pe care acesta trebuie s demonstreze c le stpnete.

Atunci cnd stabilii standarde de ateptare, determinai care este punctul n care produsul sau performana nu mai sunt suficient de bune.

nainte de evaluare cursanilor trebuie s li se ofere, n cadrul instruirii, exemple i modele de produse i performane de calitate. Ei trebuie s tie care este nivelul cel mai nalt care se poate atinge i care este activitatea care se poate ridica la cele mai nalte ateptri.

n final, acordai punctaj aspectelor produsului sau performanei care snt considerate notabile, nu numai cele evidente i uor de punctat sau observat.

EVALUAREA HOLISTICA - ExempluNivelDescriere

5 Foarte bine Demonstreaz nelegerea conceptelor.

Permite mai mult de o abordare sau soluie.

Raionamentul este consecvent i bine structurat.ndeplinete sarcinile cu acuratee.

D explicaii clare.

Merge dincolo de cerinele sarcinii.

4 BineDemonstreaz nelegerea conceptelor.

Folosete explicaii potrivite.

De cele mai multe ori realizeaz sarcina cu acuratee.Are greeli minore de raionament.

Vede doar o singur soluie sau abordare.

ndeplinete toate cerinele.

3 SatisfctorDemonstreaz o nelegere de baz a conceptelor.

D explicaii minime.

ndeplinete sarcina cu o acuratee medie.Are greeli majore de raionament.

Vede o soluie/abordare dar deviaz de la ea.

ndeplinete aproape toate cerinele sarcinii.

2 SlabDemonstreaz o nelegere limitat a conceptelor.

Ofer numai explicaiile de baz.

Nu are acuratee n realizarea sarcinii.Raionamentul este incorect.

ncepe prezentarea soluiei / abordrii dar nu o termin.

Satisface numai cerinele minime ale sarcinii.

1 Foarte slabNu nelege conceptele.

Nu poate da nici o explicaie clar.Nu poate realiza sarcina cu acuratee.Nu ncearc s raioneze.

Nu vede soluia sau abordarea.

Nu ndeplinete nici cerinele minime ale sarcinii.

MODEL DE EVALUARE A INSTRUIRII

Nivel de performan

12345

Instruirea:

a permis flexibilitate

a fost practic (poate fi aplicat n situaii reale)

a fost direcionat ctre nivelul cursanilor

a oferit posibilitatea individualizrii

a alocat timp pentru fiecare activitate

a inclus folosirea materialelor auxiliare audio sau vizuale, acolo unde acestea au fost necesare

a permis implicarea cursanilor

n legtur cu metodele, tehnicile i experiena de nvare

cursanilor li s-a dat posibilitatea s aplice ce au nvat

au fost legate de resursele i facilitile disponibile n clas i la locul de munc

au fost relevante pentru necesitile, interesele i abilitile cursanilor

n legtur cu coninutul

coninutul a fost suficient de detaliat i de clar

a cuprins informaii necesare pentru realizarea obiectivelor instruirii

a fost relevant pentru situaii concrete la locul de munc

n legtur cu resursele i materialele

instrumentele, echipamentul, materialele adiionale, media etc. au fost relevante pentru situaiile concrete la locul de munc

n legtur cu evaluarea

s-a bazat pe atribuiile i performana necesar n situaiile de la locul de munc

ateptrile evalurii au fost anunate clar cursanilor

ateptrile s-au referit direct la scopul instruirii

Modul de abordare

a participantilor

Cteodat grupul de participani include unul sau doi membrii care devin diversioniti. Acest lucru se poate manifesta prin diverse modaliti:

o atitudine dezinteresat i retragerea complet de la a participa

o provocare permanent a facilitatorului sau a altor participani

remarci maliioase, sarcasm sau folosirea exagerat a glumelor

limbaj al corpului care sugereaz plictiseal sau sfidare

Toate acestea sunt chiar subminatoare! O modalitate de a aborda acest comportament este acela de a preveni apariia lui. Exist cteva modaliti de a o face:

Asigurai-v c participarea este voluntar

Cu alte cuvinte, asigurai-v atunci cnd organizai o instruire c fiecare participant vine din propria dorin. Dac nu, resentimentul care ar trebui probabil direcionat ctre eful lor se ndreapt, pe nedrept, asupra dumneavoastr instructorul.

mprii responsabilitile

Cnd convenii asupra regulilor grupului, trebuie s cerei participanilor s fie rspunztori de propria lor participare i acumulare de cunotine. Cu alte cuvinte subliniai faptul c dumneavoastr nu suntei acolo s forai sau s silii pe cineva s participe. Clarificnd aceast relaie la nceput v ajut s prevenii posibilitatea de a deveni persoana care este inta nemulumirii.

Abordai-i ct mai devreme

Vorbii cu ei individual n primul moment posibil, n loc s lsai s se instaleze tensiunea. Pauzele de cafea sunt un moment potrivit pentru astfel de contactare. ncurajai-i s-i exprime sentimentele i s vad instruirea ca pe o oportunitate de a trece prin noi experiene.

Verificai cum se simte grupul

Acest lucru se poate face rugnd participanii s spun ceva despre felul n care se simt ca membrii ai grupului. Este probabil ca majoritatea participanilor va exprima sentimente pozitive ceea ce v va asigura c lucrurile merg bine. Trecnd pe la fiecare participant, vei da posibilitatea tuturor s i exprime sentimentele i punctele de vedere, iar sentimentele negative vor fi vzute n contextul unui grup n care majoritatea participanilor este mulumit de instruire. Uneori, dndu-le participanilor cu puncte de vedere negative posibilitatea s-i le exprime reprezint un truc bun care i face s simt c i-au jucat rolul i apoi ncep s participe mai mult.

Totui, dac tensiunea se amplific, trebuie s abordai persoana respectiv i comportamentul su n moduri mai directe:

Confruntai-i direct cu grupul

Specificai-le c atitudinea lor este diversionist, din punctul dumneavoastr de vedere, i pentru ca dumneavoastr s continuai instruirea trebuie ca ei s-i schimbe atitudinea. Poate ajuta s v referii la regulile grupului spunnd c toi ai convenit asupra acestora. ncercai mai degrab s specificai cuvintele pe care le-au folosit i nu s emitei generaliti. ncercai s fii pozitiv faa de orice contribuie folositoare pe care au avut-o i insistent asupra a ceea ce dorii dumneavoastr. Dac este necesar, specificai i schimbrile de comportament pe care le dorii.

Exist dou aspecte importante ale instruirii - primul este acela de v psa ntradevr de grup; al doilea este acela de a opri participanii care i deranjeaz pe ceilali

O posibil abordare este aceea de a implica grupul. Dei, n unele cazuri putei obine un acord rsuntor cu percepia dumneavoastr despre comportamentul persoanei respective, totui riscai ca n aceast situaie deja tensionat s se divid grupul n dou tabere cu puncte de vedere diferite. Datorit riscului, aceast abordare nu este recomandat n acest moment destul de trziu dect dac suntei sigur c majoritatea covritoare v va sprijini.

Rugai persoana s prseasc instruirea

Ideal, acest lucru trebuie fcut fa n fa i nu n faa ntregului grup, deorece nu numai c va fi mai puin dramatic dar va rni mai puin persoana n cauz. Fii foarte clar cu privire la motivele dumneavoastr, chiar dac ntreg grupul l-a dezabrobat. ncercai s respingei comportamentul i persoana. Acum luai o pauz de cafea! Cu siguran avei nevoie de aceasta att dumneavoastr ct i ntregul grup!

A cere unei persoane s plece poate fi un moment ntradevr important al experienei dumneavoastr de instructor - vei ti c nu ai dat gre ca instructor din cauz c nu ai putut pstra n grupul de participani pe toi cei care intr pe u.

Cnd dou persoane ncep s discute mai aprins

(s se certe)

Dac se ntmpl acest lucru, putei:

s le amintii celor dou persoane c toi ai convenit asupra regulilor de a critica punctele de vedere i nu s atacai persoana

s le cerei ca dezbaterea s fie deschis pentru a-i include i pe ceilali participani

s ntrebai dac membrii grupului sunt perturbai de aceast controvers i ar prefera ca ea s nceteze

s spunei c dumneavoastr suntei perturbat de controvers i dorii ca ea s nceteze

facei o pauz de dou minute.

n mod evident, trebuie s vedei dac discuia respectiv este ntradevr duntoare! Dac nu este un atac la persoan i dac are legtur cu subiectul discutat, s-ar putea s vrei s o lsai s continue. Totui, trebuie s verificai efectul ei att asupra dumneavoastr ct i asupra ntregului grup i apoi s acionai n concordan.

n oricare dintre aceste cazuri v-ai afla:

nu v angajai n dispute personale cu participanii, ncercai mai degrab s facei o pauz, chiar dac nu era planificat, i judecai la rece

nu facei pe expertul atottiutor care i privete de sus pe toi i d directive

nu v lsai depit de situaie

dac facei echip cu un alt instructor care se afl n asemenea situaii, nu intervenii n discuie (lsai-l s-i exercite autoritatea). Dac vedei c nu se descurc, ncercai s-i sugerai discret o pauz i discutai mpreun modalitatea cea mai bun de rezolvare.

1. Certreul - nu v implicai n dispute, dar

limitai-i interveniile i nu-l

lsai s monopolizeze discuia.6. Necooperantul-negativistul - folosii

ambiiile sale, recunoatei i utilizai

cunotiinele i experiena lui n sens

pozitiv.

2. Pozitivul - este de mare ajutor, lsai-l s

intervin i folosii-l ct mai des.7. Dezinteresatul-apaticul - solicitai

intervenia lui apelnd la munca i

interesele personale.

3. tie tot - lsai grupul s discute i s

aprecieze teoriile i opiniile lui.8. Arogantul - nu-l criticai i folosii tehnica

replicilor de tipul da, dar...

4. Vorbreul - limitai timpul de discuie i,

cnd este cazul, ntrerupei-l cu

tact.9. Persistentul n ntrebri - deoarece

ncearc s-l surprind pe picior

greit pe cel care conduce discuia,

5. Ruinosul - punei-i ntrebri simple,

stimulai-i ncrederea n sine i,

atunci cnd este cazul, acordaii

credit.reorientai ntrebrile lui spre

ntregul grup.

Instruirea in echipa

Beneficiile instruirii n echip

Exist dou motive principale i evidente pentru a lucra n echip cu un alt instructor: face viaa mai uoar i mai plcut att pentru instructor ct i pentru participant. Instructorii care cltoresc mult susinnd sesiuni de instruire consider aceasta drept o munc foarte solicitant i solitar. Instruirea n echip divide sarcina pregtirii i a responsabilitii pentru evenimentul respectiv i ndulcete singurtatea.

Participanii beneficiaz de stilurile diferite ale celor doi instructori, ceea ce face cursul mai dinamic i mai interesant. Alte beneficii pentru instructori i participani sunt listate mai jos.

( Pentru Instructori:

Le permite s-i testeze ideile reciproc i s se redirecioneze att naintea ct i n timpul instruirii.

Presiunea de a fi singurul responsabil pentru curs este nlturat; fiecare instructor are momentul su de respiro, adugnd apoi mai mult energie cursului.

Posibilitatea de a-i veni n ajutor unul altuia n momente dificile constituie un factor major n linitea mental a instructorului i n desfurarea fr incidente a instruirii.

( Pentru Participani: Beneficiaz de o varietate de stiluri individuale de instruire i prezentare, precum i stilul compus al echipei de instructori; acestea fac cursul foarte dinamic i stimulativ.

Experiena cultural i de instructor a partenerilor, mpreun cu punctele de vedere proprii cresc diversitatea, varietatea i bogia cursului.

Fiecare participant beneficiaz de o mai mare atenie.

Instruirea n echip crete atenia participanilor deoarece acetia trebuie s fie ateni la doi instructori, precum i la interaciunea acestora.

Toate aceste beneficii sunt considerabile i este bine ca instructorii s lucreze n echip ori de cte ori este posibil pentru a-i reduce propriul nivel de stres i pentru a furniza servicii mai bune participanilor.

Tehnici de prezentareIat cteva tehnici de prezentare/sfaturi folositoare pentru instruirea n echip:

Planificarea, pregtirea i instruirea trebuie coordonate foarte bine. Instructorii colaboreaz n toate fazele ncepnd cu planificarea instruirii, continund cu elaborarea materialelor, organizarea instruirii, instruirea propriu-zis i ncheind cu evaluarea instruirii i a modului de colaborare.

Instructorii trebuie s aib o relaie deschis i participativ, care nu numai c include dar favorizeaz critica constructiv. n acest fel vor nva unul de la cellalt i vor avea un tovar la nevoie.

Instructorii prezint pe rnd conform planificrii stabilite.

Instructorul care nu prezint st jos n laterala sau n spatele slii pentru a nu atrage atenia participanilor, dar pentru a pstra contact vizual cu colegul su care prezint.

Instructorii stabilesc un cod de semnale non-verbale prin care i semnalizeaz dac vor s intervin. n nici un caz nu se ntrerup unul pe cellalt.

Instructorii se sprijin reciproc i promoveaz o imagine bun echipei pe care o formeaz. Nu este vorba despre cine este mai bun i mai detept, ci este vorba despre echipa lor care trebuie s apar cea mai potrivit pentru instruirea respectiv.

Prezentarea

Evaluarea deprinderilor(1.1 Un instructor eficace

Scriei individual, n spaiile de mai jos, cinci caracteristici care credei c sunt cele mai importante pentru un instructor eficace. Apoi utiliznd scara de mai jos, autoevaluai-v calitile care le avei ca instructor.

ineficace___________________________________foarte eficace

ineficace___________________________________foarte eficace

ineficace___________________________________foarte eficace

ineficace___________________________________foarte eficace

ineficace___________________________________foarte eficace

Acum facei pereche cu alt participant i discutai autoevaluarea pe baza celor 5 caracteristici. Considerai cum v putei utiliza ct mai bine punctele tari i cam ce aciuni trebuie s ntreprindei pentru a v putea mbunti punctele slabe.

(1.2. Pentru a fi un prezentator ct mai eficient este util s v evaluai calitile prezente. Urmtoarea evaluare v ajuta s v focalizai pe zonele unde trebuie s v mrii competena.

Citii ntrebrile i alegei rspunsul care v reprezint cel mai bine. Urmeaz s v concentrai asupra punctelor la care ai rspuns cu 1,2 ,3.

1. mi stabilesc nite obiective nainte de a-mi planifica prezentarea5 4 3 2 1

2. Analizez valorile, nevoile i constrngerile audienei mele5 4 3 2 1

3. mi scriu ideile principale nainte de a construi prezentarea5 4 3 2 1

4. Fac o trecere n revist a ideilor principale nainte i dup prezentare5 4 3 2 1

5. ncep cu o introducere care s atrag atenia5 4 3 2 1

6. Concluzia mea se refer la introducere5 4 3 2 1

7. Materialele vizuale sunt simple, uor de citit i au impact5 4 3 2 1

8. Numrul materialelor vizuale vor ntri prezentarea, i nu vor distrage atenia5 4 3 2 1

9. Prezentarea mea e convingtoare i argumentele susin discursul meu5 4 3 2 1

10. Folosesc stresul ca un fluid pentru entuziasmul prezentrii, i nu pentru a m timora5 4 3 2 1

11. M asigur c beneficiile sugerate auditoriului sunt clare i realizabile5 4 3 2 1

12. Comunic ideile cu entuziasm5 4 3 2 1

13. Repet nainte pentru a m focaliza ct mai puin pe notiele i mai mult pe audien5 4 3 2 1

14. Notiele conin numai cuvinte cheie, pentru a evita s citesc de pe manuscris5 4 3 2 1

15. Repet prezentarea stnd n picioare i utiliznd i materialele vizuale5 4 3 2 1

16. Pregtesc rspunsurile la ntrebrile ce le anticipez i le repet5 4 3 2 1

17. Aranjez sala, mesele i verific echipamentele naintea prezentrii5 4 3 2 1

18. Menin n permanen un contact vizual cu auditoriul 5 4 3 2 1

19. Gesturile mele sunt normale i neafectate de team-stres5 4 3 2 1

20. Vocea este puternic i clar, nu monoton5 4 3 2 1

Scor total_______________________

Dac scorul a fost ntre 80-100, suntei un prezentator foarte bun care trebuie s-i pstreze calitile prin practic.

Dac scorul a fost ntre 60-80, avei potenial s devenii un prezentator eficace.

Dac scorul a fost ntre 40-60, acest curs v va ajuta semnificativ.

Dac scorul a fost ntre 30-40, trebuie s artai o mbuntire dramatic prin mult practic, acest curs v va ajuta semnificativ.

Dac scorul a fost sub 30, adunai-v materiale i nvai i practicai mult. Nu va fi uor dar vei putea progresa remarcabil, dac ncepei ncercai, acest curs v va ajuta semnificativ

Cum s v nvingei anxietateaAnxietatea este o stare natural care apare de fiecare dat cnd suntem stresai. O prezentare ce trebuie inut, va cauza n mod normal ceva stres. Cnd apare astfel de stres, apar schimbri psihologice care pot cauza simptome cum ar fi: nervi stomacali, transpiraie, tremur al minilor i picioarelor, respiraie accelerat i/sau creterea btilor inimii.

Nu v ngrijorai. Dac avei aceste simptome nainte sau n timpul prezentrii, suntei normal. Dac nu vi se ntmpl aa ceva, suntei unul dintr-un milion. Aproape oricine trece prin aa ceva nainte de prezentare, chiar i atunci cnd sarcina e foarte simpl cum ar fi: spunei grupului ceva despre dvs. mecheria este s faci ca excesul de energie s lucreze pentru tine.

Cnd nvei s pui stresul s lucreze pentru tine, acesta poate fi fluidul pentru o prezentare mai dinamic i mai entuziast. Cum spune cineva: mecheria este s pui fluturii din stomac s zboare toi n aceeai direcie.

Leo este un inginer la o firm de electonice. n 2 sptmni el trebuie sa fac o prezentare managerilor de la diverse divizii, despre proiectul pe care-l propune. El tie subiectul, dar auditoriul i va examina propunerea n detaliu i este sigur c va primi nite ntrebri foarte dure. De cte ori se gndete la planificarea a ceea ce va avea de spus, devine prea nervos pentru a se apuca de treab.

Dac aceste probleme ale lui Leo vi se par familiare, atunci urmtoarele sfaturi v pot ajuta:

TRUCURI PENTRU A V REDUCE TEAMA

Organizai-v

Lipsa organizrii este una dintre problemele principale ale anxietii. Faptul c avei gndurile organizate v va da mai mult ncredere, care v va ajuta s v focalizai energia n prezetare.

Vizualizai

Imaginai-v c mergei prin sal, fcnd cunotin, innd prezentarea cu entuziasm, rspunznd la ntrebri i prsind sala tiind c ai fcut o treab excelent. n mod mental repetai acest scenariu cu toate detaliile situaiei dvs. n mod particular.

Practicai

Muli instructori repet prezentarea n minte sau numai cu buzele. n loc de aceste metode, dvs. trebuie s practicai stnd n picioare, ca i cum ai avea auditoriul n faa dvs i s utilizai materialele vizuale. Cel puin dou repetiii sunt recomandate. Dac e posibil s avei pe cineva care s v critice i/sau s v nregistreze. Urmrii nregistrarea, ascultai criticile i facei schimbrile necesare nainte de ultima repetiie.

Respirai

Cnd muchii sunt ncordai i v simii nervos, s-ar putea s nu respirai destul de profund. Primul lucru ce trebuie fcut este s v ridicai, s resirai, dar relaxat, s inspirai profund de cteva ori.

Focalizai-v pe relaxare

n loc de a v gndi la tensiune, focalizai-v pe relaxare. n timp ce respirai, spunei-v cnd inspirai, Sunt i cnd expirai relaxat. Exeersai cteva minute.

Eliberai tensiunea

Tensiunea crescut i neeliberat v va face s v tremure minile i picioarele. nainte de a ncepe prezentarea este bine s eliberai energia printr-un exerciiu foarte simplu (de exemplu ridicai-v i cobori pe vrfuri de cteva ori). Acest exerciiu trebuie fcut fr ca cineva s tie c v relaxai.

Micai-v

Prezentatorii care stau ntr-un loc i nu gesticuleaz, sunt tensionai. Pentru a elibera tensiunea, trebuie s permitei muchilor dvs. s flexeze. Micai-v. Micarea prii superioare a corpului dvs. e imporatnt. Trebuie s facei i civa pai, fie nainte-napoi sau stnga-dreapta. Atenie ns s nu devenii ca un pendul care ajunge s-i oboseasc pe participani.

Meninei contactul vizual cu audiena

ncercai s facei prezentarea dvs. similar cu o discuie om la om. Uitai-v n ochii oamenilor cnd vorbii. Intrai n legtur cu ei. Facei prezentarea personal i personalizat. Acest lucru v va relaxa deoarece devenii mai puin izolat i nvai s reacionai la interesul-dezinteresul participanilor.

Planificarea prezentrii

Parte de planificare nseamn s v ntrebai De ce, nu Ce.

Partea cu Ce va avea rspuns cnd ncepei s v organizai ideiile.La nceput trebuie s v gndii de ce facei prezentarea unui anumite auditoriu. Rspunsul la ntrebare v va ajuta s v planificai prezentarea.

O abordare n doi pai 1) dezvoltarea obiectivelor i 2) analiza auditoriului, v va ajuta:

Pasul 1 Dezvoltarea obiectivelor

Primul pas este s scriei o propoziie cu obiectivele ce vi le propunei. De exemplu: Obiectivul meu este s informez auditoriul asupra progresului cercetrilor mele sau Obiectivul meu este s conving echipa de conducere s-mi mreasc bugetul departamentului cu 20%.

Pasul 2 Analiza auditoriului

Punei-v n locul celor ce-i vor fi auditoriu.

Cnd v analizai auditoriul, sunt trei lucruri ce trebuie luate n considerare:

a) care sunt valorile, nevoile i constrngerile auditoriului?

b) care este nivelul de cunotine al auditoriului?

c) ce va merge i ce nu? (exemple, argumente cu care vei obine reacia cea mai favorabil etc)

Organizarea prezentriiEste bine s ncepei s v organizai coninutul prezentrii i s v gndii la introducere mai trziu.

Prezentatorii de succes au nvat s construiasc de la centrul prezentrii ctre exterior.

Urmtoarele sugestii v vor ajuta:

Pasul 1 Brainstorm ideile principale

Lsai ideile s curg la acest pas pe flipchart, de exemplu. Strategia este s generai ct mai multe idei posibil.

Dup ce ai generat un mare numr de idei, ncepei s eliminai dintre ele. ncercai s ajungei la 2 - maxim 5 idei principale. Acesta este un numar tipic de idei principale pentru orice prezentare. Dac avei mai multe, fcei-le subpuncte ale unei idei principale.

Pasul 2 - Stabilii subpunctele

Odat ce ai stabilit ideile principale ale prezentrii este timpul s dezvoltai idei de susinere. Acestea pot consta din explicaii, date sau exemple pentru a susine ideile principale. De exemplu:

Trebuie s actualizm reeaua de computereE nevoie de mai multe programe pentru a dezvolta sistemul nostru de PCIdei principale

Sistemul vechi e inadecvatVa fi mai puin dependent de exteriorSub - idei

Nu poate utiliza ultimele softuriNe va face s fim competitivi.

Pasul 3 Stabilirea beneficiilor

n prezentare este necesar s spunei audienei ce beneficii va avea dac vor participa.

De exemplu n cazul de mai sus (de ce departamentul are nevoie de un buget cu 20% mai mare), presupunem urmtoarele beneficii pentru auditoriu:

vor deveni mai competitivi

noul sistem ne va permite s mbuntim actualele produse i s dezvoltm noi produse etc.

Pasul 4 - Dezvoltarea de handouts (materiale distribuite participanilor)

Acum v putei decide ce materiale vei aduga la prezentarea voastr. n continuare sunt trei motive principale pentru a utiliza handout-uri ntr-o prezentare:

s ntreasc informaiile importante

s rezume subiectele principale pe care auditoriu s le urmreasc s furnizeze informaii suplimentare pe care nu dorim s le includem n materialele vizuale.Dup ce ai stabilit ce materiale vei distribui trebuie s v decidei cnd le vei distribui. Sunt trei posibiliti n acest sens:

nainte de prezentare

Principala problem ar fi c participanii vor fi curioi s le studieze n timp ce vorbii. Cnd oamenii citesc, ei nu ascult. O soluie ar fi s le dai atunci cnd sosesc, astfel vor avea suficient timp s le studieze nainte. n plus le putei explica ce conin, astfel le satisfacei curiozitatea;

n timpul prezentriiTrebuie s avei grij cu aceast posibilitate: materialele trebuie mprite rapid i s fie relevante la subiectul discutat. Altfel va fi o distragere de la prezentare i nu un ajutor.

Dup prezentare

n timpul prezentrii trebuie s v informai participanii c vor primi materiale pentru subiectul respectiv. Acest lucru le va permite s nu ia notie.

Pasul 5 Pregtii materiale vizuale

Trebuie s decidei ce fel de materiale vizuale vei folosi n prezentarea dvs. Acest subiect va fi discutat n capitolul

Pasul 6 Prevedei ideile principale/ Recapitulai ideile principale

Exist un principiu ce trebuie aplicat n orice instruire:

Spunei-le ce avei de gnd s le spunei

Spunei-le

Spunei-le ce le-ai spus.

Cu alte cuvinte, la nceput precizai-le subiectele principale, iar la final recapitulai care au fost subiectele discutate.

Pasul 7 Pregtirea Introducerii

Acum suntei gata s dezvoltai introducerea prezentrii dvs. Aceast intoducere poate fi util pentru mai multe scopuri:

s captai atenia participanilor i s-i facei ateni la dvs. de la bun nceput

sa furnizai informaii generale despre ce urmeaz s discutai

s v prezentai i s le explicai de ce suntei dvs. calificat s le vorbii despre acest subiect.

In acelai timp sunt i alte modaliti de a ncepe o prezentare, de exemplu:

cu o anectod, care s o legai de subiectul ce urmeaz s-l prezentai;

glum. O glum e o modalitate forte util n spargerea gheii, DAR, nu uitai, trebuie s fie legat de subiectul n discuie;

ntrebare retoric. O ntrebare retoric este o ntrebare cu un rspuns evident.

propoziie care ocheaz, care va capta atenia participanilor.

Pasul 8 Dezvoltarea concluziei

O bun concluzie se refer ntotdeauna la materialele din Introducere. Trebuie s fac referire la subiectul discutat, anecdota, gluma sau ntrebarea care ai folosit-o n introducere.

n concluzie trebuie s li se spun de asemenea ce aciuni trebuie ntreprinse, cum i cnd.

Introducerea i Concluziile pun cap i coad prezentrii dvs. Fr ele, sau cu ele insuficient dezvoltate, nu vei avea o prezentare complet i acest lucru va deveni evident pentru participanii dvs.

Dezvoltarea i utilizarea materialelor vizualeUTILIZAI materiale vizuale cnd avei nevoie s:

Focalizai atenia participanilor

Intrirea mesajului verbal (i NU repetarea acestuia)

Stimularea interesului

Ilustrarea factorilor ce sunt greu de vizualizat.

NU folosii materiale vizuale ca s:

Impresionai participanii

Evitai interaciunea cu participanii

Prezentai idei simple care se pot explica uor verbal

Explicai mai mult de un subiect.

INFORMAIILE CE TREBUIE PUSE PE MATERIALELE VIZUALE

a. Cum s prezentm cifrele ca informaie n grafice i tabele

Nu v aglomerai tabelele/graficele cu prea multe date. Dac o facei participanii i vor pierde interesul, i se vor plictisi;

Folosii maxim 30 de numere pe cte un matreial folosit. Mergnd peste acest numr va face ca materialul dvs. s fie prea ncrcat, i participanii i pierd interesul;

Vnzrile lunare la produse alimentare

CantitatePretTVATotal

2343453456789

23456289399

1232342567

233512123

122345678900

34536776754323456

TOTAL12345123234567

AA NU

Vnzrile lunare la produse alimentare

CantitatePretTVATotal

TOTAL12345123234567

AA E MULT MAI BINE: PREZENTAI TOTALURILE

b. Cum s prezentm cuvintele n materialele vizuale

Pentru materialele vizuale n care folosii cuvinte folosii maxim 36 cuvinte pe material vizual.

ncercai s scriei maxim 6 linii, cu maxim 6 cuvinte pe fiecare linie.

Dac avei nevoie de mai mult spaiu utilizai mai multe linii, dar mai puine cuvinte pe fiecare linie.

! Prezentarea informaiilor clar i concis pe materiale va face ca participanii/auditoriul s rein mai uor informaiile.

c. Dezvoltarea Titlurilor pentru materialele vizuale

Pot fi trei tipuri de titluri pe materialele dvs. Alegei pe cel care v reprezint cel mai bine interesul:

Tilu subiect utilizat atunci cnd nu trebuie s transmitei un anumit mesaj ci numai s furnizai anumite informaii, ca de exemplu:

Vnzrile

Titlu tematic utilizat pentru a spune participanilor ce fel de informaii vor obine din materialel prezentate, de exemplu:

Vnzrile n 1999 au fost cu peste 22% mai mari dect n 1998

Titlu asertiv cnd dorii s v prezentai opinia i preciza ce concluzii trebuie participanii s trag din prezentarea dvs.

Trebuie s ne focalizm efortul nostru n vnzri n USA

d Atragerea ateniei participanilor

nvai s direcionai atenia participanilor acolo unde dorii. Cnd utilizai materiale vizuale atenia participanilor este mprit. Pentru a-i ctiga napoi trebuie s le redirecionai atenia. Acest lucru se face de obicei prin nchiderea materialelor vizuale:

nchidei retroproiectorul

ntoarcei foaia de flipchart

tergei tabla de scris

i facei 2-3 pai nspre auditoriu.

Plasarea echipamentului n sal

Cnd folosii retroproiector sau flipchart, acestea trebuie s adauge nu s distrag atenia de la prezentarea dvs. Acest lucru poate fi fcut prin plasarea retroproiectorului sau flipchart-ului la 450 i puin ntr-o parte a slii, nu n centru. Este singurul mod prin care prezentatorul va putea ocupa poziia central a slii i focaliza mai uor atenia auditoriului pe explicarea celor afiate.

Unde i cum s stai

O problem major atunci cnd utilizai materiale vizuale este c foarte des v inei prelegerea uitndu-v la echipamente i nu la auditoriu.

Acest lucru poate fi foarte uor corectat dac prezentatorul ii aduce aminte s in umerii ndreptai ctre auditoriu i nu ctre echipament.

! Nu uitai: Nu ncepei s vorbii pn nu avei contact vizual cu participanii dvs. Dac avei ceva de scris pe flipchart sau retroproiector, ncetai s vorbii n timp ce scriei.

Pregtirea prezentriiCum s v exersai prezentarea?

Urmtorii pai v vor ajuta n pregtirea prezentrii:

Asigurai-v c notiele dvs. conin numai cuvinte cheie, scrise cu litere mari pe foi speciale;

Mental trecei prin prezentare pentru a v revizui secvenial fiecare idee;

Repetai procedura de mai sus pn devenii familiar cu ordinea ideilor i cu locul unde vei utiliza materiale vizuale pentru a v susine prezentarea;

Repetai n picioare prezentarea. ncercai s repetai ntr-o camer similar cu cea n care vei avea prezentarea;

Facei o simulare de prezentare utiliznd i matreialele vizuale, idee cu idee, nu cuvnt cu cuvnt; Focalizai-v maxim pe auditoriu i minim pe notie;

Repetai rspunsuri la ntrebri ce le anticipai s le avei;

Facei ntreaga prezentare din nou. nregistrai-v dac avei posibilitatea sau folosii un prieten pentru feedback;

Revizuii video nregistrarea i modificai unde se impune;

Facei 1 sau 2 prezentri n hainele cu care vei fi mbrcat.

Controlai mediul n care vei face prezentarea

nainte de nceperea prezentrii, luai-v timp pentru planificare, verificarea echipamentelor i aranjarea slii.

Verificai:

Retroproiectorul; becul s nu fie ars, tergei ecranul acestuia. Avei nevoie de foi noi pentru retroproiector?

Flipchartul- avei foi suficiente, dar markerele sunt n bune condiii?

Handouts sunt ele accesibile, n ordine astfel nct s poat fi nmnate cu uurin? Ai aranjat cu cineva s v ajute n distribuirea lor?

Pointere avei nevoie de unul? Este el la ndemn pentru a-l utiliza cnd avei nevoie?

Microfon Dac trebuie s vorbii la mai mult de 50 persoane, probabil c avei nevoie de un microfon. Vedei s aib un cordon suficient de lung pentru a v putea deplasa prin camer. De asemenea vedei i de suport pentru acesta pentru a v putea folosi minile liber;

Lumina Trebuie s aprindei lumina n camer? Vedei dac funcioneaz toate becurile;

Aranjarea slii Verificai numrul de scaune, mese s fie conform cu numrul de participani. Aranjai mesele conform scopului prezentrii: n U, mese separate, n V, etc.

Gsii locul potrivit i pentru dvs., niciodat lng u. E bine ca ua s fie n spatele slii, astfel nct plecarea sau sosirea unor persoane s nu distrag atenia.

Livrarea prezentriiTrebuie s comunicai entuziasmul dvs. participanilor, dac dorii ca i ei s fie entuziati de prezentarea dvs.

Stnd nemicat fr micri ale corpului i vorbind cu o voce monoton, fr contact bun vizual cu aprticipanii este clar c va duce la o prezentare plictisitoare.

Noi comunicm prin mai mult dect nite cuvinte. Aciunile dvs. non verbale arat ce simii. Dac aceste metode de comunicare nu exist datorit anxietii, interaciunea i raportul dvs. cu auditoriul vor suferi.

! Trebuie s avei grij nu numai de ceea ce spunei ci i de cum spunei. nvai s v fii propiul dvs. antrenor n timp ce suntei n faa audienei.

Facei prezentarea n urmtoarea secven:

1. Introducere

2. Prevedei (spune-i ce avei de gnd s le spunei)

3. Ideile principale i ideile secundare (spunei-le)

4. Beneficii (ntr-o prezentare agresiv)

5. Recapituare (spunei-le ce le-ai spus)

6. Concluzii

Urmtoarele sfaturi v vor ajuta s avei o prezentare animat, intersat i implicat:

Poziia

Stai drept dar relaxat. Greutatea trebuie s fie distribuit pe ambele picioare, altfel vei distrage atenia; vrfurile picioarelor ndreptate ctre auditoriu.

Micarea

Micai-v spre auditoriu, ca s fii mai aproape i participanii se vor simi mai aproape de dvs., fr bariere. Stai drept, ctre, aproape i implicat cu audiena dvs.

Gesturile

Utilizarea gesturilor naturale nu va distrage auditoriul dvs. de la prezentare; totui dac facei unul din urmtoarele gesturi, i va distrage:

( dac inei minile n buzunare

( dac le inei la spate

( dac inei braele strnse n fa

( dac v frecai minile cu nervozitate.Contactul vizual

Contacul vizual deschide un canal de comunicare ntre oameni. Ajut la stabilirea i contruirea raportului vostru cu particpanii. Implic auditoriul n prezentare i face prezentarea mai personal. Contactul cu auditoriul ajut i prezentatorul s se relaxeze, conectnd prezentatorul cu auditoriul i reducnd senzaia prezentatorului de izolare.

Timpul pentru acest contact este de 1-3 secunde pe persoan. ncercai s nu v lsai ochii pierdui prin sal. ncercai s-i focalizai pe o persoan, dar nu prea mult pentru a face persoana respectiv s se simt stnjenit, dar destul de mult pentru a o implica n prezentare.

Cnd facei o prezentare, nu v uitai la auditoriu ci vedei-l. Cutai persoanele i fii sigur c v uitai la ele.

Dac grupul e prea mare pentru a v uita la fiecare individ separat, uitai-v la persoane din diferite pri ale slii. Persoanele care sunt lng cele la care v uitai vor crede c v uitai la ei, dearece mai multe persoane vor intra n cercul dvs. vizual.

Utilizarea vocii

Exist trei probleme principale asociate cu vocea: monotonia, nepotrivit ca vitez, sau volumul este prea mare sau prea mic. Asigurai-v c vocea lucreaz pentru dvs. Cteva sugestii v vor ajuta!

Monotonia

Aceasta este datorat strii de anxietate. Relaxai-v. nvai s v ascultai: avei grij nu numai de ce spunei dar i de cum spunei.

Vorbitul prea rapid

Rata medie de cuvinte/minut este de 125. Cnd suntei stresat aceast rat crete. Atunci putei sri peste cuvinte.

Dup ce terminai o propoziie facei o scurt pauz i apoi continuai cu urmtoarele propoziii. Nu v temei s facei pauze scurte n prezentare, auditoriul are nevoie de timp pentru a digera ce se spune.

Probleme cu volumul vocii

Acest lucru l putei rezolva prin practic. Trebuie s v stpnii volumul. Totui ar fi bine s ntrebai n timpul prezentrii dac v aud i cei din spatele slii. Auditoriu va fi onest i v va rspunde.

O voce prea slab se poate mbunti printr-un exerciiu simplu: exersai ntr-o sal cu doi prieteni unul st n fa, altul n spate i vorbii. Exersai pn cel din spate v aude i cel din fa nu spune c vocea e prea tare.

Tehnici de a ntreba i rspunde la ntrebri

Sunt cteva tehnici ce ar fi bine s le urmai:

ntrebai fcnd un pas nainte i ridicnd mna

Anticipai ntrebrile i exersai rspunsurile

Privii-l pe cel care ntreab i ascultai ntrebarea cu atenie

inei minile ntr-o poziie neutr cnd ascultai ntrebarea

Repetai ntrebarea pentru a fi sigur c toi au auzit-o sau pentru clarificri

Pstrai acelai stil pe care l-ai avut n timpul prezentrii

Folosii contactul vizual care implic pe toi n rspunsul dvs.

Exist trei feluri de a rspunde la ntrebri:

furnizai rspunsul dvs.

redirecionai ntrebarea ctre persoan

amnai ntrebarea.

Facei urmtoareleCnd

Furnizai rspunsul dvs. Suntei singura persoan care poate furniza rspunsul

Redirecionai ntrebarea napoi ctre persoana respectiv sau alt persoan Exist probabilitatea mare ca acea persoa