manual edenred pentru prevenirea corupȚiei · edenred i manual anti-corupȚie04 cum se utilizeazĂ...

MANUAL EDENRED

PENTRU PREVENIREA

CORUPȚIEI

Acest document aparține societății Edenred SA și poate fi utilizat exclusiv de angajații Edenred Group

CUPRINS

03CUVÂNT ÎNAINTEDIN PARTEA PREȘEDINTELUI

04CUM SE UTILIZEAZĂ ACESTMANUAL

05I. CE ESTE CORUPȚIA?

13II. POLITICA EDENRED PENTRU PREVENIREA CORUPȚIEI

16III. INFORMAȚII PRACTICE1. CADOURI, MESE, PROTOCOL, DEPLASARE ȘI CAZARE

2. SPONSORIZARE, PATRONAJ, DONAȚII

ȘI PARTIDE POLITICE

3. RELAȚIILE CU TERȚII

4. RELAȚIILE CU PARTENERII

27ANEXE – INSTRUMENTE ȘI CLAUZE TIP

EDENRED I MANUAL ANTI-CORUPȚIE 02

Devotamentul și responsabilitatea noastră față de părțile interesate, precumangajați, acționari, clienți, comercianți, utilizatori și autorități publice, înseamnă săfacem tot ce ne stă în putință pentru a garanta că activitățile noastre suntdesfășurate în conformitate cu legea.

Aceasta este o obligație pe care trebuie să o respectăm pentru a ne atinge scopurile.Credibilitatea imaginii brandului nostru și durabilitatea companiei noastre depindde aceasta.

Acest Manual are rolul unui instrument operațional care să asiste fiecare membru alpersonalului nostru, oferindu-i procedurile și măsurile care sunt prețuite de Grupulnostru și create special pentru acesta, activitățile și riscurile de corupție cu care ne-am putea confrunta cu toții, atât în mod colectiv, cât și individual.

Nu pot să accentuez îndeajuns importanța vigilenței dumneavoastră în aceastăprivință, și am încredere în fiecare dintre voi că veți aplica toate regulile prezentateîn acest Manual, astfel încât să protejăm dezvoltarea etică și sigură a activitățilornoastre.

Bertrand Dumazy

Președinte și Director General Executiv Edenred

CUVÂNT ÎNAINTE

DIN PARTEA

PREȘEDINTELUI



CUM SE UTILIZEAZĂ

ACEST MANUAL

Scopul acestui Manual este să ajute angajații și departamenteleEdenred să respecte principiile anticorupție adoptate de Edenred.

Acesta definește corupția și descrie impactul acesteia asupraactivităților noastre și inițiativele ce au fost implementate pentruprevenirea corupției.

Acest Manual oferă de asemenea recomandări care să permită tuturormembrilor Grupului să identifice situațiile care ar putea reprezenta unrisc și mijloacele de a se asigura că regulile anticorupție suntrespectate.

Anexa conține instrumente practice pe care vă încurajăm să le folosiți.

Fiecare angajat poate să consulte direct Departamentul Juridic alGrupului pentru orice sfat sau răspunsuri la întrebări ce nu au fostabordate în acest Manual.

Oferă o definiție

Pe parcursul acestui Manual, vețiîntâlni inserții care conțininformații suplimentare:

Atenționează cu privire la riscuri specifice sau puncte esențiale

Oferă informații suplimentare

Reglementări localeAcest Manual nu acoperătoate punctele specificereglementărilor locale și carese pot dovedi a fi mult mairestrictive decât principiileprezentate în acest manual.Depinde de fiecare persoanăsă se asigure că respectăreglementările locale.Cu toate acestea și în orice caz,principiile prezentate în acestManual sunt principiileminime ce trebuie aplicate,indiferent de reglementărilelocale din țara respectivă.

I. CE ESTE CORUPȚIA?

EDENRED I GHID ANTI CORUPȚIE 05

PĂRȚILE COMPONENTE2.

NOȚIUNEA DE CORUPȚIE1.

PERSOANELE INTERESATE3.

TRAFIC DE INFLUENȚĂ ȘI PERSOANE ASOCIATE4.

CONFLICT DE INTERESE5.


NOȚIUNEA DE CORUPȚIE

Prevenirea și limitarea corupției au devenit probleme majore la nivel global.În urma adoptării diferitelor acorduri internaționale și înăspririi legilornaționale, sfera infracționalității și chiar definiția infracțiunii s-au extinsconsiderabil, astfel încât acum se referă la toți cei din mediul afacerilor, fieele publice sau private.

1

Corupția sau luarea de mită apare atunci când o persoană oferă,promite, sau dă unei alte persoane („corupție activă” sau „darede mită”), sau acceptă să primească, primește sau acceptă de lao altă persoană („corupție pasivă” sau „luare de mită”) unbeneficiu sub orice formă (financiar sau altul), cunoscând căacceptarea unui astfel de beneficiu ar fi un îndemn sau orecompensă pentru exercitarea necorespunzătoare sau reținereaîn mod necorespunzător de la exercitarea unei funcții sauactivități.

• Primirea și acceptarea unui beneficiu necuvenit duce lacorupție pasivă, care se pedepsește în aceeași măsură precumoferirea acestui beneficiu (corupție activă).

• Deși tendința actuală indică o voință de a pedepsi corupțiaactivă și corupția pasivă în aceeași măsură, unele tribunalestabilesc pedepse mai grele pentru corupția activă.

Recent, în țări precum Franța sau Marea Britanie, imposibilitatea uneicompanii de a împiedica persoanele care acționează în numele său încomiterea unui act de corupție, a devenit o infracțiune de drept.

Elementele cu litere îngroșate sunt explicate mai jos. Definiția fiecăruitermen sau expresie este similară în majoritatea țărilor în care este prezentăsocietatea Edenred.


PĂRȚILE COMPONENTE

Pentru ca un act de corupție să aibă loc, este nevoie de îmbinarea maimultor elemente cumulative.

„Oferirea sau primirea unui beneficiu sub orice formă, financiar saualtul,...”

• Acest aspect acoperă în mod natural mitele convenționale sau sumele de bani,incluzând totodată și „facilitarea” plăților, adică, mici sume de bani plătite unorfuncționari superiori pentru a pune la dispoziție sau a accelera îndeplinireaaumitor servicii administrative obișnuite.

• Cadouri și invitații de protocol (evenimente sportive, bilete de avion, camere dehotel, etc.) pot fi înțelese ca și corupție ori de câte ori sunt disproporționate*.

• Nu este necesar ca beneficiul să fie primit direct de persoana care exercită înmod neadecvat sau se reține de la exercitarea unui act. Beneficiul poate fi oferitfamiliei acelei persoane (bilete de avion) sau chiar unei organizații de caritate(oferind o subvenție).

• Simplul fapt de a oferi un beneficiu, chiar dacă apoi este refuzat sau retras, estesuficient pentru a stabili infracțiunea; este prea puțin important dacă actul demituire are loc înainte sau după solicitarea beneficiului.

„… cunoscând că acceptarea unui astfel de beneficiu ar fi …”

• Un infractor este o persoană care este conștientă de faptul că beneficiul se vaoferi sau primi cu scopul de a obține un beneficiu necuvenit. Astfel, nu doarparticiparea activă în practicile de corupție este pedepsită prin lege, ci și simplulfapt de a ști sau de a cunoaște această participare (precum cazul de a fi inclus încopie în schimbul de e-mailuri suspecte).

• Determinarea dacă există această cunoaștere sau știință tinde să fie evaluată șimai extins. În tribunalele americane, se poate constata că există și numai în„orbirea intenționată”, sau în simplul fapt de a evita în mod conștientînfruntarea suspiciunilor unei persoane prin lipsa încercării de a descoperiadevărul.


* Cu privire la ceea ce constituie un dar sau cadou de protocol „disproporționat” în general, consultați indicațiile și recomandările din Partea a II-a a acestui Manual.

2

PĂRȚILE COMPONENTE

„...îndemn sau recompensă pentru exercitarea necorespunzătoare sau

reținerea în mod necorespunzător de la...”

• Aceasta înseamnă în general oferirea unui beneficiu necuvenit, precum semnarea

unui contract, aplicarea unui tratament preferențial, sau neimpunerea unei penalități,

dar și abținerea de la executarea unei acțiuni precum neparticiparea la vot pentru o

lege, etc. atunci când acest beneficiu nu ar fi fost obținut ca parte a domeniului său

de lucru.


Un beneficiu necuvenit apare atunci când obținerea unuibeneficiu, sau chiar și doar promiterea unui beneficiu,influențează o persoană să exercite (sau să se rețină înexercitarea) unei acțiuni în cadrul mandatului său, care nu ar fiavut loc altfel.

„...exercitarea unei funcții sau activități.”

• Aceasta poate fi o funcție în administrația publică, o activitate comercială, o

activitate efectuată ca parte a unei funcții sau, mai general, orice activitate realizată

în numele oricărei persoane fizice sau juridice, sau a oricărui tip de organizație sau

entitate. Astfel de funcții sunt deci foarte extinse și nu necesită în mod obligatoriu o

poziție ierarhică înaltă. O persoană coruptă sau mituită poate fi deci un bancher

care facilitează descoperirea contului, un angajat care recomandă semnarea unui

contract, un funcționar public care aprobă o candidatură, etc.

Dincolo de prevederile legislative și reglementare, multe entitățipublice și organizații au adoptat un cod etic strict carereglementează practicile funcționarilor lor. Astfel de coduri eticedefinesc, în particular, cadourile și serviciile pe care funcționarii lorau sau nu au permisiunea de a le accepta. De aceea esteimportant, ori de câte ori relațiile comerciale – sau, chiar maimult, tranzacțiile – implică funcționari publici, să se afle dacăfuncționarul în cauză este guvernat de un anume cod etic. Acestaspect se aplică, de exemplu, funcționarilor OCDE, al cărei Cod eticle interzice acestora acceptarea sau solicitarea oricăror beneficiifinanciare sau de altă natură ca parte a funcțiilor lor oficiale.

Știați că? Coduri etice ale agenților publici

2

PERSOANELE INTERESATE

Persoane fizice sau juridice

• În timp ce inițiativa unui act de corupție presupune în mod evident o întâlnire

între două sau mai multe persoane fizice, aceasta nu elimină faptul că

persoanele juridice (fie private sau publice) pot fi implicate într-un astfel de

act. Persoanele juridice (companiile, asociațiile, sindicatele, fundațiile, etc.) pot

fi actori sau facilitatori ai corupției prin protejarea sau prin profitarea de lipsa

transparenței lor în cazul subvențiilor sau a sumelor de bani.

Persoane private sau publice

• Mituirea unui organ al statului sau a reprezentanților statului este considerată a

fi o infracțiune în mod special majoră, deoarece amenință tocmai principiile

unei bune administrări, dreptate socială și, mai general, statul de drept și

subminează fundamentul democrației. De aceea pedepsele pentru mită pentru

funcționarii publici sunt mai mari decât cele pentru corupție în domeniul privat

și de natură criminală.

• Corupția dintre două sau mai multe entități din sectorul privat subminează

principiile concurenței loiale, prin aceasta descurajând investitorii și îngreunând

dezvoltarea economică. Această formă de corupție a fost de asemenea

pedepsită timp de mai mulți ani.

3


Definiția unui organ alstatului este relativ extinsă.Aceasta include nu doardepartamente de stat,naționale sau locale, dar și:

o Afaceri deținute sau controlate de stat(de exemplu, o companie petrolierănațională, un spital public etc.);

o Organizații sau agenții controlate sauconduse de un stat;

o Organizații publice supranaționale sauinternaționale (în cadrul cărora uniimembri sau toți membrii suntguverne); și

o Partide politice.

Definiția unui reprezentantal unui organ al statuluieste foarte extinsă, anume:orice persoană care lucreazăîn numele unui organ alstatului, fie direct sauindirect, sau care esteconsiderat a fi un funcționarpublic conform legii locale.Acesta include și persoanelecare candidează la funcțiipolitice și orice persoanăcare este afiliată unui partidpolitic.

TRAFIC DE INFLUENȚĂ ȘI

PERSOANELE ASOCIATE4• O infracțiune poate fi stabilită dacă cineva care lucrează în numele unei

societăți, furnizor de servicii sau un terț, acționează în numele și pentru această

societate (persoana „asociată”), în timp ce societatea sau reprezentanții săi nu

cunosc actul de corupție și nici nu l-au dorit sau solicitat. Infracțiunea este

stabilită în mod automat prin simplul fapt că actul este comis de către persoana

„asociată”: angajații societății și ale oricărei filiale a Grupului, precum și agenții

săi, distribuitorii săi sau furnizorii de servicii, sunt astfel interesați.

• Pentru mai multe informații, consultați secțiunea despre „Relații cu terțe părți”

(III. 3 - pp. 22 - 26)

• Traficul de influență, la fel ca și mita, se pedepsește.


• Traficul de influență apare atunci când o societate sau o persoană carelucrează pentru aceasta abordează o persoană cu scopul de a se folosisau de a încerca să se folosească de influența acelei persoanei în sferapublică pentru a obține sau a încerca să obțină un beneficiu necuvenit.Principala diferență este astfel intervenția unei terțe părți întresocietate și sfera publică.

CONFLICT DE INTERESE5• Un conflict de interese este o situație ce poate duce la un act de corupție sau o

situație ce poate fi calificată drept coruptă, din punct de vedere legal.

• În cazul unei astfel de situații, angajatul trebuie să informeze directorul său de

producție și să explice natura relației care există între acesta și terțul respectiv,

precum:

• Legături strânse de familie sau prietenie;

• Legături îndepărtate de familie;

• Fost angajat în ultimii cinci ani;

• Beneficiar al unei împuterniciri în numele părții terțe, care este încă

valabilă sau a fost valabilă în ultimii trei ani;

• Beneficiar al unui drept de concediu în scopul unor sarcini publice.


Persoana în cauză, în cazul unui conflict de interese, nu trebuie să voteze sau să ia parte

la luarea deciziilor sau, în caz contrar, trebuie să adopte cea mai potrivită abordare, în

lumina discuțiilor legate de această problemă cu Departamentul Juridic.

Dacă aveți întrebări legate de acest Manual sau de reguli, vă rugăm să

contactați Departamentul juridic al Grupului.

II. POLITICA EDENRED PENTRU

PREVENIREA CORUPȚIEI



Acest Manual anti-corupție și Carta de Etică(disponibilă la:http://www.edenred.com/en/discover-group/our-social-commitments) prezintă principiilefundamentale ale abordării noastre față de corupțieși etică și reflectă principalele principii legale în acestdomeniu. Aceste reguli se aplică tuturor managerilorși angajaților Edenred și ai filialelor sale.

Ca principiu, nici un angajat nu poate, direct sauindirect, să ofere, să promită, să dea sau săautorizeze darea de bani sau a orcărui alt obiect devaloare către cineva ca parte a muncii sale, învederea obținerii unui beneficiu necuvenit.

Regulile și principiile generale se aplică de asemeneași consultanților și terților care acționează în numeleEdenred, precum și furnizorilor, partenerilor și altorentități cu care colaborăm.

Regulile noastre anti-corupție au fost create astfelîncât să faciliteze aplicarea acestui principiu.

Pentru a garanta aplicarea acestor reguli în toateactivitățile noastre și pentru a oferi asistențăpertinentă tuturor celor care au nevoie, Edenred adezvoltat un program anti-corupție. Ca parte aacestui program, oferim cursuri de formare tuturorangajaților care sunt direct afectați de regulilenoastre. Departamentul juridic al Grupului oferăasistență continuă, la nivel local și de sediu, abordândprobleme legate de respectare a procedurilorrelevante și asigurând respectarea acestora.

POLITICA EDENRED

Manualul se referă,

în particular, la

relațiile cu:

• Reprezentanții organelor de

stat;

• Funcționari ai organizațiilor

internaționale;

• Personal al instanțelor

naționale și internaționale;

• Managerii și angajații

sectorului privat.

În plus față de orice pedepse civile și penale aplicabile în cazul încălcăriireglementărilor, angajații se vor confrunta și cu sancțiuni disciplinare, în cazulnerespectării principiilor conținute în acest Manual.

Dacă doriți să ne informați cu privirela o problemă legată denerespectarea procedurilor…

În primul rând, vă rugăm să luați înconsiderare posibilitatea informăriimanagerului dvs.

Dacă această soluție nu poate fi luată înconsiderare, deoarece aveți motive săcredeți că persoanele din ierarhie suntinplicate în problema pe care ațidescoperit-o, sau dacă problema pe careați raportat-o persoanei din ierarhie nu afost rezolvată într-o perioadă de timprezonabilă, aveți la dispoziție o adresă deemail și un număr de telefon.

Puteți folosi aceste două mijloace pentrua comunica fapte care, în opiniadumneavoastră, sunt împotrivarespectării regulilor Edenred sau alegislației ce guvernează combatereacorupției. Informațiile legate de dvs. vorrămâne confidențiale, iar Edenred seangajează să acorde atenția necesară și săcontroleze informațiile furnizate în celmai scurt timp posibil.

Dacă puteți și preferați să comunicați fapteleîn limba franceză sau engleză, puteți să letrimiteți fie prin email sau printr-un apeltelefonic.

În cazul în care apelul telefonic este direcționat către căsuța vocală, vă rugăm să pregătiți:

• Numele dumneavoastră și informațiile de contact (email, număr de telefon etc.)

• O scurtă descriere a faptelor, precum și locația

• Procesul deja inițiat către persoana din ierarhie cu privire la această problemă

Mesajul dumneavoastră va fi procesat în cel mai scurt timp posibil și vi se va trimite o confirmare de primire, dacă informațiile lăsate în mesaj permit acest lucru.

Dacă nu puteți ori preferați să nu utilizațiuna din aceste două limbi, vă rugăm săpregătiți mesajul în limba dorită și să îltrimiteți la adresa de email indicată mai jos.Ne vom asigura că mesajul dumneavoastrăva fi tradus cât mai repede posibil, printr-unserviciu specializat care să asiguretranscrierea perfectă și confidențialitateainformațiilor dumneavoastră.


Telefon: 00 33 1 74 31 88 90

Email: [email protected]

III. INFORMAȚII PRACTICE



Secțiunea 3 a acestui Manual oferă informații pentru înțelegerea și implementareapoliticii anti-coprupție a Edenred. Accentul este pus totuși pe situațiile profesionale.

După o scurtă descriere a activităților în cauză, această secțiune prezintă principiile pecare vă rugăm să le respectați, unele recomandări care să vă ajute să aplicați acesteprincipii și puncte ce necesită o atenție specială pentru a stabili dacă vă aflați într-osituație de corupție sau de luare de mită.

1. CADOURI, MESE, PROTOCOL, DEPLASĂRI ȘI CAZARE

Oferirea de cadouri și anumite servicii (precum servirea mesei, excursii, activități derelaxare) este adesea considerată un act de curtoazie. Aceste practici sunt comune înmulte țări. Totuși, legile anti-corupție interzic oferirea de cadouri, servicii și alte obiectede valoare unui terț în vederea obținerii unui beneficiu necuvenit sau pentru a influențaîn mod nejustificat orice fel de acțiune oficială. Mai mult, acceptarea cadourilor și aserviciilor este reglementată în mod specific în multe țări, deoarece este considerată afi una din cele mai evidente forme de corupție, în special în cazul unei operațiicomerciale sau procedură de aprobare a unei reglementări.

Dacă aveți întrebări legate de acest Manual sau de reguli, vă rugăm să contactați

Departamentul juridic al Grupului.


A. PRINCIPII

Oferirea de cadouri sau invitații la masă sau la evenimente corporatiste deprotocol nu este considerată în sine un act de corupție.

Totuși, astfel de cadouri sau invitații trebuie oferite în cantități proporționale șirezonabile (în comparație cu practica obișnuită din sectorul în cauză). Acest lucrueste evaluat în mod obligatoriu de la caz la caz și depinde în special de funcțiilebeneficiarului și vechimea sa, precum și de contextul în care se oferă invitația.Invitațiile care sunt prea frecvente pot fi considerate ca fiind disproporționate.

Acestea trebuie să respecte:o Procedurile aplicabile la nivelul companiei locale și/sau Grup („Politica de

deplasare și de cheltuieli în scop de afaceri” („Politique Voyages et FraisProfessionnels”) pentru Edenred);

o Legislația din țara în care sunt oferite sau primite;o Și, dacă este posibilă cunoașterea lor, procedurile și reglementările

aplicabile beneficiarului acestora. În măsura în care anumite organizațiipot interzice cadourile de orice natură, este necesar să aflați despreexistența codurilor de etică, care sunt adesea create pentru funcționariai anumitor organizații internaționale.*

Cadourile, invitațiile la masă sau la evenimente corporatiste de protocol trebuieînregistrate în mod clar și corect în contabilitate.

Nu trimiteți invitații membrilor familiei persoanei respective.

Invitațiile trebuie să aibă legătură numai cu evenimente legate de afaceri și zilede lucru.

Indiferent de situație, nu oferiți bani în numerar.

Toate regulile și principiile de mai sus se aplică și la acceptarea ofertelor.

* Consultați secțiunea 1.2 „Știați că? – Coduri de etică pentru funcționari publici”

B. RECOMANDĂRI

Încercați să cunoașteți și, dacă este cazul, să aflați despre beneficiar (funcția exactă,mandat, sarcini publice, regulile de care este guvernat sau profesia/statutul său, situațiaactuală etc.).

Fiți clari cu privire la scopul invitației: trebuie să aibă doar scopul de a stabili saureconsolida relațiile de afaceri, de a îmbunătăți imaginea companiei care oferă invitația,sau pentru a discuta despre un produs sau un serviciu.

În cazul în care sunt depășite sumele indicate în „Politica de cheltuieli pentru deplasări șiafaceri” ale Grupului, cereți aprobarea în scris a unui director.

Pentru deplasări sau invitații la evenimente corporatiste de protocol, nu alegețibeneficiarul după nume, ci mai degrabă, pe cât posibil, invitați o persoană fără a indica unnume sau o funcție (ex. persoana responsabilă de achiziții), permițând astfel ca entitateasă aleagă singură pe cei care vor beneficia de invitație.

Optați pentru cadouri care au o valoare simbolică (flori, produse promoționale, coșuri cufructe etc.).

Aveți grijă să nu lăsați invitatului impresia că este obligat să vă ofere un oarecarebeneficiu în schimbul invitației sau că doriți să influențați puterea sa de decizie.

Considerați că nivelul de trai al persoanei în cauză este același cu nivelul local de viață.

Dacă beneficiarul are putere directă sau indirectă asupra unei decizii în așteptare sau încurs de stabilire și care afectează interesele Edenred (cereri de ofertă, semnarea decontracte de vânzare, cadru de reglementare), trebuie acordată o atenție și mai mare, iarvaloarea oricărei mese oferite trebuie să fie modestă și să reflecte costul unei meseaferente unei întâlniri de lucru.

Ca informație, în Europa și Statele Unite, o invitație la cină nu trebuie să depășeascăechivalentul a 50 euro per invitat. În mod similar, suma totală a cadourilor oferite uneiaceleiași persoane nu trebuie să depășească echivalentul a 100 euro pe o perioadă deșase luni.

În orice caz, este importantă respectarea politicii cheltuielilor de afaceri și justificareaoricărei abateri de la aceasta.



1. SPONSORIZARE, PATRONAJ, DONAȚII ȘI PARTIDE POLITICE

CONTRIBUȚII POLITICE

Contribuțiile politice sunt contribuțiifinanciare care caută să susțină un scoppolitic. O contribuție politică poate luaforma unui eveniment local, regional saunațional de strângere de fonduri, o ofertăde bunuri și servicii, remunerareaangajaților pentru activități politiceefectuate în timpul orelor de lucru, sauchiar oferirea unei finanțări de campanie.

Aceste contribuții pot reprezenta o problemă deoarece:

• Contribuțiile politice din partea companiilor sunt ilegale în multe țări;

• Se pot aștepta contribuții ulterioare.

Din principiu, este recomandat să nu se realizeze niciodată vreo contribuție politică, indiferent de forma acesteia.

SPONSORIZARE ȘI PATRONAJ

Sponsorizarea este o formă de susținerefinanciară care caută să sporească imagineabrandului în cadrul unor grupuri țintăspecifice. Contrar donațiilor, aceasta caută săobțină un beneficiu specific. Evenimentelesportive, artistice, culturale, științifice șieducaționale primesc în mod obișnuitsponsorizări. Totuși, poate reprezenta oproblemă dacă acest lucru este privit ca unmod de a obține un beneficiu necuvenit.Patronajul reprezintă susținerea materială(sau financialră) oferită de o companie sau deun individ unei acțiuni sau activități de interesgeneral. Este o formă de parteneriat carediferă de sponsorizare prin faptul că, înschimb, nu există nici o publicitatecontractuală în susținerea patronului. Deaceea patronul nu poate obține nici unbeneficiu direct, în afară de faptul că numelesău este menționat de către beneficiar, sau deconducătorul de proiect.

DONAȚII

Donațiile reprezintă o parte a angajamentuluiEdenred față de societatea civilă și sunt un mijlocde a contribui la cauzele de interes public.Acestea reprezintă mărturia identității noastre cacetățean corporatist.

O donație reprezintă orice obiect de valoare pecare Edenred îl oferă pentru susținerea cauzelorcaritabile fără a aștepta să primească vreo formăde beneficiu comercial sau compensație înschimb. Donațiile pot lua forma unor sume debani, bunuri sau servicii și pot fi oferite deasemenea și în natură. Plățile efectuate cătreorganizații sociale sau caritabile sunt considerate,de asemenea, ca fiind donații.

În lumina politicii sale de responsabilitatesocială, Grupul poate oferi susținere financiarăunui proiect sau unei organizații în domeniulumanitar, cultural sau educațional, printrealtele.

Din păcate, chiar și donațiile legitime pot ficonsiderate acte de corupție, în special atuncicând sunt efectuate către organizații caritabilecare pot aduce beneficii unor terți (precum unreprezentant al statului) într-un fel sau altul.Riscul de corupție poate să fie de asemeneamai direct. De exemplu, fondurile pot fi oferiteunor organizații caritabile fictive sau ilegale,pentru a acoperi plăți frauduloase.


A. PRINCIPII

Nu se poate oferi, promite sau acorda, nici odonație sau sponsorizare, dacă scopul acesteiaeste influențarea unei acțiuni oficiale saupentru a obține un beneficiu necuvenit.

Nu se poate oferi nici o donație sausponsorizare unor indivizi, organizațiicomerciale, organizații impozabile și/sauorganizații ale căror scopuri nu suntcompatibile cu principiile conținute în Codul deetică a Edenred.

Acordurile pentru oferirea de donații șisposorizări trebuie să fie guvernate detransparență totală.

Plățile către conturi private și plățile în numerarsunt interzise.

O sumă donată nu poate fi plătită către opersoană fizică.

Mai mult decât atât,

Orice donație sau sponsorizare planificată cătreo organizație caritabilă trebuie mai întâitransmisă corespondentului local pentruResponsabilitate Socială Corporativă (CSR) șiDirectorului general (DG) al entității.Implementarea oricărui tip de proiect trebuieaprobată de DG al entității donatoare.

În cazul unui parteneriat sau al unei donații cedepășește pragul de 50.000 €, CSR local sau DGlocal notifică Departamentul CSR al Grupului.

Orice sponsorizare sau donație de orice fel, însumă egală cu sau mai mare de 10.000 €trebuie formalizată în scris, indicând în mod clarentitatea sau persoana beneficiară, entitateasau persoana din spatele donației sausponsorizării și scopul donației (de ex. educație,diversitatea, sau acțiune umanitară).*

B. RECOMANDĂRI

Aflați despre identitatea și reputațiabeneficiarului donației pentru a verificadacă este legitim și respectăreglementările locale și orice coduri deetică aplicabile.

Verificați dacă proiectul susținut prindonație este în realitate implementat șiactiv la momentul donației sau va fi înviitorul apropiat.

Verificați ca beneficiarul să nu aibă vreolegătură directă sau indirectă cu opersoană care deține putere de decizie șieste capabil să acționeze în favoareaGrupului.

Asigurați-vă că donațiile nu trec printr-unintermediar, decât atunci când terțul esteo entitate caritabilă care colecteazăfonduri ce sunt distribuite întreorganizații în funcție de nevoile lor.

În absența unui contract scris, cereți celpuțin beneficiarului să vă furnizeze undocument scris care certifică faptul căbeneficiarul a primit donația. În general,păstrați orice dovezi scrise cu privire ladonație.

Nu permiteți să se înțeleagă că donația s-a efectuat cu scopul de a obține vreunbeneficiu necuvenit din parteabeneficiarului.

Contribuțiile către asociațiile din sectorul industrial sau plățile efectuate cătreorganizații profesionale nu sunt considerate a fi donații în scopuri caritabile saucontribuții politice.


3. RELAȚIILE CU TERȚII

Corupția adesea ia forma unei companii ce utilizează o terță parte ca intermediarpentru a obține un contract public sau privat sau să influențeze acțiunea statului înnumele său. Legislația anti-corupție nu diferențiază, în general, acțiunile întreprinse detine și cele întreprinse de cineva care acționează în numele tău. Din acest motiv,trebuie să ne asigurăm că lucrăm numai cu intermediari care mențin aceleași standardede etică precum Edenred, indiferent dacă lucrează cu reprezentanți ai statului sau cuclienți din sectorul privat.

Companiile Grupului și reprezentanții săi pot stabili relații cu diferite contacte: furnizori și agențireprezentanți (4.1), funcționari publici și instituții publice (4.2), companii țintă și parteneri comerciali în cadruloperațiilor de asociere, achiziție sau de dezvoltare (4.3).

Conținutul secțiunii:

3.1. RELAȚII CU FURNIZORII ȘI AGENȚII REPREZENTANȚI

3.2. RELAȚII INSTITUȚIONALE

3.3. RELAȚII CU PARTENERII: ASOCIERI, CONSORȚII, ACHIZIȚII ȘI DEZVOLTARE


3.1. RELAȚII CU FURNIZORII ȘI AGENȚII REPREZENTANȚI

Regulile Edenred cu privire la intermediari seaplică tuturor consultanților, agenților șiconsilierilor, printre alții, menționați mai jos,indiferent dacă sunt angajați cu normăîntreagă sau jumătate de normă, pe oră pentruo sarcină în vederea obținerii unui contractpublic sau privat sau pentru influențareaacțiunilor unui organ al statului sau ale unuireprezentant al statului.

EXEMPLIFICARE

Următoarea listă, neexhaustivă, de exempleexplică ceea ce înseamnă un intermediar:

• Un consultant în afaceri care ajută Edenredsă semneze o vânzare sau să obțină comenziprin organizarea de întâlniri, încercând săcâștige clienți sau negociind cu ei, efectuândcercetări de piață sau oferind orice altăformă de asistență pentru funcția devânzare;

• Un reprezentant de vânzări care acționeazăîn numele unei entități Edenred ca furnizoride servicii principal sau independentpermanent sau pe termen lung într-unsector specific și care interacționează cureprezentanții statului în numele Edenred;

• Un reprezentant de interes (lobbyist) careinfluențează un reprezentant al statului cuprivire la o parte din legislație, o regulă,reglementare sau strategie guvernamentală;

• Un funcționar care se ocupă de trecereabunurilor importate sau exportate prinvamă;

• Un consultant, avocat, consilier juridic sauconsultant financiar care lucrează cureprezentanții statului asupra tranzacțiilor cuentitățile de stat (de exemplu, privatizareaunei industrii publice sau o asociere cu ocompanie controlată de guvern sau stat);

• Un consilier juridic sau avocat carereprezintă Edenred într-un tribunal sau înrelațiile cu autorități de reglementare(siguranță, sănătate, mediu, impozitare,servicii publice, transport).

A. PRINCIPII

• Efectuați o verificare prealabilă pentru aafla identitatea intermediarului,reputația, comportamentul responsabil șicompetențele.

• Colaborați cu furnizorii care respectălegea și acționează într-un mod carecorespunde politicii anticorupție aEdenred.

• Asigurați-vă că se respectă termenii șicondițiile pieței pentru contractele deservicii și de reprezentare: plataintermediarului trebuie să fie adecvată șijustificată.

• Cu cât este mai mare riscul, cu atât estemai multă nevoie de a formaliza relațiacu intermediarul în scris, specificândserviciile ce vor fi furnizate și suma ce vafi achitată pentru aceste servicii. Astfel sepoate arăta că plățile au fost efectuate înschimbul furnizării serviciilor identificateîn mod clar.

• Monitorizați desfășurarea furnizăriiserviciilor (rapoarte, procese verbale,emailuri) și, pe cât posibil, solicitațidocumente care dovedesc stadiulfurnizării acestor servicii.

• Aduceți în atenția intermediarului Codulde etică a Grupului și acest Manual șiasigurați-vă că intermediarul s-a angajatsă respecte aceste principii, în specialprin semnarea unui contract.

• Refuzați orice cereri de plată sau cadouricătre terțe părți prin intermediul unuifurnizor de servicii dacă beneficiarulfinal, scopul și suma în cauză nu suntcunoscute cu precizie.

• Informați Departamentul juridic alGrupului despre orice activitate afurnizorului de servicii care ar putea săcontravină acestor reguli de etică.


B. RECOMANDĂRI

• Formalizați procesul pentru cererile de ofertăcare va fi utilizat pentru selectarea furnizorului.

• Alegeți furnizorul în funcție de merit, evitațiposibilele conflicte de interese sau orice formăde favorizare ce ar putea influența alegereafurnizorului, cu excepția cazului de reciprocitatecomercială.

• Nu oferiți și nu acceptați darurineproporționate, astfel de disproporționarepoate fi evaluată în lumina circumstanțelor și apersoanei care oferă și care primește darul(consultați și secțiunea III.1 cu privire la reguliasupra darurilor).

• Aflați despre existența politicilor anti-corupțiesau ghidurile de etică aflate în vigoare șiaplicate de către furnizorul de servicii.

• În contractul cu furnizorul de servicii,introduceți cel puțin următoarele:

o O clauză de audit (model recomandatîn Anexa A a acestui Manual);

o O clauză de etică (model recomandatîn Anexa B a acestui Manual);

o O clauză de încetare înainte determen în cazul în care furnizorul deservicii ar încălca prevederile clauzeide etică (model recomandat în AnexaC a acestui Manual).

C. PUNCTE CARE NECESITĂ ATENȚIE SPECIALĂ

• Atenție la „semne suspecte” ce ar puteaindica un risc, în special situații în careintermediarul:

o Pare să fie incompetent, cupersonal insuficient sau lipsăde experiență pe piață,

o Este o entitate care pare să fiespecial creată pentru aceastătranzacție („capcană”),

o Este numit sau recomandat deun reprezentant al statului,

o Solicită să rămână anonim,o Solicită să fie plătit în numerar,

în avans, sau într-un cont înstrăinătate,

o solicită Edenred să creezedocumente false, în specialfacturi false,

o Are taxe exagerat de mari, înrelație cu valoarea serviciiloroferite,

o Solicită să fie rambursat pentrucheltuieli exagerat de mari saunejustificate.

* Modele ale acestor clauze sunt disponibile în Anexa acestui Manual.


3.2. RELAȚII INSTITUȚIONALE

Considerând natura comerțului și activităților Edenred, reprezentanții săi, în special intermediarii,sunt în mod regulat în contact cu organele statului și reprezentanții lor. Grupul este astfel expusriscului de corupție între funcționari publici.

A. PRINCIPII

Un funcționar public nu este autorizat săprimească remunerație sau alte beneficiidin partea Edenred sau din parteapersonalului său sau agenților săi înschimbul discuțiilor cu Edenred în cadrulacțiunilor de conștientizare sau în schimbulacțiunii – sau abținerii de la acțiunea – pecare acesta ar putea să o întreprindă sauintenționează să o întreprindă. Plata unuicomision, fie direct sau indirect printr-unterț, companie sau organ în cadrul căruiafuncționarul este acțiuni sau, mai general,în care deține un interes, este strictinterzisă.

Trimiterea unor cadouri sau mese sauinvitații la evenimente către funcționaripublici trebuie supravegheată și controlatăcu strictețe. Verificați dacă au permisiunea,conform legii aplicabile, și în special,regulilor de etică specifice instituțiilor dincare fac parte (consultați „Știați că? –Coduri de etică pentru funcționarii publici”).

Când se utilizează un intermediar, efectuațio cercetare detaliată cu privire la furnizorulde servicii și specificați cu precizie încontract natura serviciilor furnizate șitermenii cu privire la remunerație(consultați și „3.1 Relații cu furnizorii șiagenții reprezentanți”).

Folosirea unui intermediar nu scutește deresponsabilitate compania Edenred șifilialele sale.

B. RECOMANDĂRI

Fiți transparent cu privire la scopul șimijloacele de implementare aacțiunilor de conștientizare.

Nu permiteți funcționarilor publiciimplicați în discuții să spere la vreunbeneficiu personal.

Păstrați evidențele întâlnirilor cuorganele de stat și reprezentanțiiacestora, indicând circumstanțeleîntâlnirii, scopul și persoaneleprezente la întâlnire. Esterecomandat să se trimită procesulverbal al întâlnirilor și întrevederilortuturor celor care au fost prezenți.Această practică este deja necesară înanumite țări și devine tot mai largrăspândită.

Angajarea într-un dialog cu un reprezentant al statului nu înseamnă că subiectelediscutate și deciziile luate în cadrul unor astfel de discuții sunt neapărat autorizate.


3.3. RELAȚII CU PARTENERII: ASOCIERI, CONSORȚII,

ACHIZIȚII ȘI DEZVOLTARE

Achiziția companiilor, preluarea intereselor minorității și căutarea de parteneriate strategice șiconsorții, sunt activități comune în cadrul Edenred. Companiile Grupului pot fi considerateresponsabile pentru actele de dare/luare de mită și de corupție comise de acești parteneri sauentități țintă. Este deci important să efectuați verificările necesare cu privire la aceste entități sauacești parteneri, în special când ele însele lucrează cu reprezentanții statului sau când organelestatului dețin acțiuni în cadrul acestora.

A. PRINCIPII

Autorizați un audit sau verificăriasupra entității partenere în cazulunei asocieri, a unui consorțiu sauproiect de dezvoltare (acționari,manageri/directori, stabilitatefinanciară, înțelegere areglementărilor, reputație etc.) sauasupra companiei țintă, în cazul uneiachiziții.

Adaptați verificările la riscurileprezentate de țară și de naturatranzacției. În situații de risc scăzut,verificările pot să nu fie necesare saufoarte limitate. În mod contrar, însituații de risc ridicat, verificările potinclude solicitări de detalii aleraportului expertului și reputațieientității în cauză, precum șidezvăluirea informațiilor contabile șialte informații financiare.

Asigurați-vă că forma legală aleasăpentru parteneriat îndeplineșteobiectivele propuse. Forma legală aparteneriatului trebuie să reflectecontribuțiile fiecărei părți, precum șipracticile de piață.

B. RECOMANDĂRI

Includeți o clauză de audit, o clauză de eticăși o clauză de încetare timpurie pentru aacoperi încălcarea oricăreia din acesteobligații.*

Documentați cât se poate relația cu entitățiterțe și păstrați evidențe scrise când seefectuează controale.

Atunci când se efectuează o singurăachiziție, evitați, dacă nu se pot justifica,orice aranjamente juridice și de impozitarecomplexe care implică mai multe companiilocalizate în special în diferite țări.

Evitați înregistrarea unei entități,parteneriat sau consorțiu într-un stat„necooperant”, așa cum este definit prinlegislația în vigoare în țara unde vădesfășurați activitatea.

Evitați orice parteneriat cu entități ai cărormanageri/directori sau acționari au legăturistrânse cu guvernul sau cu autoritățilepublice.

Nu semnați nici un contract cu un posibilpartener sau entitate care sugerează căfinalizarea tranzacției necesită plata uneisume de bani care nu are justificarecomercială sau economică.

*Modele ale acestor clauze sunt disponbile în Anexa acestui Manual.


ANEXE – INSTRUMENTE ȘI

CLAUZE TIP


CLAUZA DE ETICĂB.

CLAUZA DE AUDITA.

CLAUZA DE ÎNCETARE TIMPURIE PENTRU A ACOPERI O ÎNCĂLCARE A CLAUZEI DE ETICĂ

C.


A. CLAUZA DE AUDIT

„Dacă a informat [PARTENER] cu cel puțin cinci (5) zile înainte, EDENRED poate ea însăși sau printr-unterț să realizeze un control al [PARTENER] pentru a verifica dacă [PARTENER] respectă obligațiilecontractuale și în special Articolul XX – Clauza de etică. În decursul auditului, [PARTENER] se obligă înmod special:

— Să permită oricărui auditor numit de EDENRED să aibă acces în clădirile sale;

— Să coopereze, de bună credință, cu auditorul (auditorii) și să le ofere toate detaliile și informațiile pecare le solicită și de care au nevoie pentru a efectua controlul în mod corespunzător.

EDENRED se obligă să asigure că operațiile de audit nu vor interfera cu organizarea echipelor[PARTENER], dincolo de constrângerile inerente legate de îndeplinirea corespunzătoare a procedurilor deaudit.

Dacă rezultatul controlului indică orice abatere de la prevederile Contractului și în particular de laArticolul XX – Clauza de etică a acestui Contract, [PARTENER] se obligă:

Să implementeze, fără întârziere, și pe propriile costuri, măsurile necesare pentru rectificarea abateriisau nerespectării indicate de audit;

Să ramburseze EDENRED costurile suportate pentru audit.”

B. CLAUZA DE ETICĂ

„Părțile declară că au luat la cunoștință conținutul Convenției Națiunilor Unite împotriva Corupției din 31octombrie 2003, [după caz, dacă locul executării Contractului se află în Africa: Convenția UniuniiAfricane cu privire la prevenirea și combaterea corupției, adoptată de Șefii de state și guverne ai UniuniiAfricane în 12 iulie 2003], Convenția OCDE cu privire la Combaterea luării de mită a funcționarilor publicistrăini în tranzacțiile afacerilor internaționale, adoptată de Organizația pentru Cooperare și DezvoltareEconomică din 21 noiembrie 1997, și în general, principiile generale ale legislației internaționaleaplicabile în probleme anti-corupție, și se obligă să nu comită acte contrare prevederilor acestorconvenții și principiilor lor.

În plus, Părțile se obligă să respecte prevederile Legii franceze din 13 noiembrie 2007 cu privire lacombaterea corupției, și în general, toate principiile generale ale legislației internaționale și toateprevederile legislative și reglementare echivalente, sau care urmăresc aceleași obiective și care suntaplicabile în [țara executării Contractului], și declară că le-au luat la cunoștință.”

C. CLAUZA DE ÎNCETARE TIMPURIE PENTRU A ACOPERI O

ÎNCĂLCARE A CLAUZEI DE ETICĂ

Paragraf ce va fi introdus în clauza generală referitoare la încetarea pentru abatere:

„În plus, în cazul unei abateri de la prevederile Articolului XX – Clauza de etică – ce ar putea fidescoperită în timpul unui control efectuat de Edenred conform Articolului XX – Clauza de etică, Parteacare nu este vinovată poate, fără întârziere, să înceteze Contractul prin transmiterea unei notificări, subformă de scrisoare recomandată cu confirmare de primire, în ciuda oricărei solicitări de despăgubiri șidobânzi din partea Edenred.”


CONTACT

Philippe [email protected]

Telefon fix: +33 (0)1 74 31 86 85

Telefon fix pentru denunțare +33 (0)1 74 31 88 90

mailto:[email protected]

Departament juridic și conformitate

Publicat: Mai 2016

manual edenred pentru prevenirea corupȚiei · edenred i manual anti-corupȚie04 cum se utilizeazĂ...

Documents