Autor: Raluca Constantinescu, lonut Oanaila Schema de certificare conform Noului program ECDL

, ----Module STARTDescrierea CIP a Bibliotecii Na~ionalea Romaniei

CONSTANTINESCU, RALUCABaze de date: Microsoft Access 2013/ Raluca

Constantinescu, Ionut Oanaila. - Bucurestl : Euroaptitudini,2013

ISBN 978-973-1719-28-3

Utilizat'ea computerului

Instrumeltte online

I. Danaila, Ionut

004.42 ACCESS

Copyright 2013 Casa de Editura EUROAPTITUOINIToate drepturile sunt rezervate casei de editura EUROAPTITUOINI. Nieio parte a aeestei carti

nu poate fj reprodusa sau utillzata in orice forma sau seep, prin metode meeaniee sauelectron ice, inclusiv fotocopiere, inregistrare sau oriee alt mijloc de inmagazinare ~i preluerare

a informatlei fara aprobarea scrlsa a editorului.

"European Computer Driving licence", ECDl ~i logo-ut ECDl sunt rnarci Inregistrate ale EuropeanComputer Driving licence Foundation limited. Editura EUROAPTITUDINI este 0 entitate Independentsde Fundatia European Computer Driving licence limited ~i nu este afillata cu Fundatla EuropeanComputer Driving licence limited In niciun fel. Manualul poate fi folosit la sprijinirea cursantllor In a sepregatl pentru examenele ECDl. Niei Fundatia European Computer Driving licence limited, niei ECDLROMANIA ~i niei Editura EUROAPTITUDINI nu garanteaza ca utilizarea acestui manual va asigurapromovarea examinartlor.Acest manual nu a fost analizat din punct de vedere al acuratatf tehnice ~i nu garanteazs ca utilizatorulva promova examenele ECDL la care se refers. Autorizarea ECDL ROMANIA releva faptul ca manualulacopera lntr-o rnaniera satisfacatoars nottunile programei analitice ECDl. Orice test de evaluare si/saupertormanta bazate pe exercitlile contlnuta in acest manual se refera numai la acest manual ~i nuconstituie sau lmpllca certificarea de catre Fundatia European Driving licence cu privire la ExameneleECDl. Pentru detalli legate de sustinerea examenelor ECDL In tara dvs. va rugam sa contactati ECDLROMANIA (www.ecdl.ro) sau sa vlzltati web site-ul Fundatiei European Computer Driving licencelimited la www.ecdl.org .Pentru a sustlne examenele necesare obtlnerll unui certificat ECOL, trebuie sa va inregistrati inprogram prin achizitlonarea unei serii unice de inscriere. in Iipsa unei asemenea serii, nidun test nupoate fi sustinut ~i nidun certificat ECOL sau 0 alta forma de recunoastere nu poate fi acordatacandidatului. Seriile unice de inscriere ECOl pot fi obtlnute de la orice Centru de Testare acreditatECOL.Referirile la "European Computer Driving licence" (ECDL) indud "International Computer Drivinglicence" (ICDL). Programa analitica oflciala utilizata in cadrul programului de certificare "EuropeanComputer Driving licence" (ECDL) ~i "International Computer Driving licence" (ICDL) este dlsponlblla peweb site-ul Fundatiei European Computer Driving licence limited.

Edltare de tot

CaIcuI tlIbe1.r

I ' I

Certificarea feOL Standard se obtine dupa promovarea a 4 module fixe feOL Start ~i 3 modulela alegere EeOL Standard.

EeDl Edit:Jre de text Avansat[ drta tt! de t r xt AVOI h$.ut

ECOL Calcul tabelar Avansot

ECOL a,lll: de date Avonsat

ECOL Prc;entliri Avansat

ertificarea fCOl Expert se obline pentru minim 3 module nivel avansat promovate

Prefata............................................. ........ ........... .............................................................. 7

Module START- ---

Module STANDARD !

aa.. d.d~ I

Lectia 1 - Uti lizarea aplicatiei Access

1.1 Concepte gene rale privind bazele de date .......................................................... 9

1.2 Deschiderea ~i inchiderea apllcatiel Access....... 10

1.3 Deschiderea ~i inchiderea unei baze de date existente.. .................................... 11

1.4 Crearea unei baze de date noua........................................ ................................. 14

Module START

1.5 Salvarea unei baze de date............. .................................................................... 16

1.6 Utilizarea functiel Help........................................................................................ 16

1.7 Modificarea barelo r de instrumente................... ................................................ 16Utlliurea computenlJu;

Edit.... de tl!xt

Lectia 2 - Tabele

2.1 Operatiile principale..................................................................................... ....... 20

2.2 Definirea cheilor unei tabe le..................................... .......................................... 31

Calcul teelar ' 2.3 Modificarea structurii unei tabele.. .......................... 33

2.4 l.egaturi le unei tabele......................................................................................... 36

Leg ia 3 - Prelucrarea datelor

3.1 Operatii de cautare, sortare ~i filtrare................................................................ 40

3.2 Interogarea bazei de date................................................................................... 46

Lectia 4 - Formularele

4.1 Lucrul cu formularele.. ........................................................................................ 53

Legia 5 - Rapoarte

5.1 Lucrul cu rapoartele. ........................................................................................... 60

Lectia 6 - Pregatirea rezultatelor

6.1 Pregatirea pentru imprimare. ............................................................................ 69

6.2 Opt luni pentru imprimare .................................................................................. 71

SimulariAccess.................... ...................................................................................... 72

: .

..~.

Module STANDARD

-- 1

Module START

Oricare modulpromovat sau combinatiede module iIII alegere promoyate din cadrultuturormodulelor ; r--- "dil ponibile. in functie de profilul de certificare I '"---.......necesar candidallJlui in timp i

___ _____.J

5

6Prefa taUtilizarea calculatoru lui este necesara acum aproape In. orice domeniu de

activitate sau In viata de zi cu zi. Cunosti nte le practice In domeniul ut ilizarilcalculatoru lui permit persoanelor de. toate varstele sa I~i imbunatat easca vlata lanivel persona l sau profesional. Aderand la un standard asa cum este ECDL, atat Inceea ce pr iveste pregat irea, cu ajutoru! acestui manual acred itat, cat ~i certificarea,beneficiat i de 0 serie de avantaje :- creste rea adaptab il ita t li la schimbarile aduse la locul de munca de implementareanoilor tehnologii;- cresterea cornpetentel, Increderii In sine ~i mot ivatiel, pr in obtinerea de noi abll ltat i

~ i a unei certificari recunoscute internationa l;- Irnbunatatlrea perspectivelor de promova re In carters :- posibilitatea de deschidere de noi opo rtunitati pent ru a obtlne un loc de rnunca maibun sau 0 bursa;- scaderea probabllltatl l de a pierde 0 oferta de serviciu;- oferirea unei baze pentru specializarl ulterioare In util izarea unor aplicatii maicompl exe sau mai specializate.

Permisul european de conducere a computerului (ECDL - European ComputerDriving Licence) este eel mai raspandit program de cert if icare a cornpete ntelordigital e recunoscut la nivel international In peste 148 de tari ~ i numara pana Inprezent, confo rm lnformatillor furnizate de ECDL ROMANIA, peste 12 mil ioane depersoane Inregist rat e In program la nivel inte rnationa l.

Program ul ECDL/ICDL este administrat la nivel mond ial de catre Fundatia ECDL(ECDL Foundati on). Fundat la este 0 organizat ie non-profi t , rolu l ei fiin d acela de apromova , dezvolta ~ i certifica abllit atl le de operare pe computer ~ i cunostintele IT.Acesta se real izeaza prin acordarea sub-licent e! ECDL unor organizat ii locale, careadrninistrea za prog ramu l la nivel nat iona l, conform standardului stabilit de Fundat iaECDL.

In Romania, ECDL ROMANIA este organizatia care implementeaza licenta ECDL,avand int re at rlbutii ~i acreditarea suporturilor de curs ECDL, asa cum este cazul ~ iacestu i suport de curs.

7

Acest manual realizeaza initierea In domeniui bazelor de date, folosind aplicatiaMicrosoft Access 2013. Manualul este realizat In conformitate cu cea mai nouaversiune a programei ECDL, respectiv programa analitlca versiunea 5.0 ?i a respectatstandardele de calitate impuse de ECDL ROMANIA, obtinand acreditarea ECDL.

Acest manual este util oricarei persoane care doreste sa obtina certificarea ECDLComplet, indiferent ca este angajat int r-o companie privata sau publica, ca estefunctionar public, profesor sau este angajat In orice alt domeniu de activitate. Lectlilesunt prezentate intr-un format atractiv ?i permit atat utilizarea sa ca suport de curspentru cursuri organizate la sala cu traineri profesionisti, cat ?i pentru studiulindividual.

Va dorim mult succes!

Editura Euroaptitudini

8

Le ct ia 1Ut il i zare a aplt catt et Access

1.1. Concepte generale privind bazele de date

Societatea inforrnationala a secolului XXI aduce In prim-plan comunicarea la nivelglobal ?i accesul rapid la inforrnatia stocata oriunde In lume. Accesul la inforrnatieprin intermediul Internetului sl, mai ales, abilitatea de a stoca ?i analiza 0 marecantitate de date cu ajutoru! calculatorului, constituie avantaje fara precedent.Datele stocate ?i prelucrate sunt foarte comp lexe, cu foarte multe interdependente,lucru ce a facut necesara aparitia bazelor de date.

Componentele primare ale sistemului informational sunt reprezentate de date ?iinformatii . Astfel:

>- Datele reprezinta 0 insiruire de caractere numerice sau alfa numerice, careau 0 anurnita sernniflcatle. De exemplu, datele economice descriu actluni,procese, fapte, fenomene referitoare la firma sau la procese din afaraacesteia.

>- tnformatiite se obtin In general din prelucrarea datelor ?i sunt utilizate Ingeneral In cadrul activitatii de luare a deciziilor.

Tnconcluzie, se poate spune ca orice inforrnatie este 0 data, dar nu orice data este 0inforrnatle, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

Datorita potentialului mare de eficientizare a rnuncii, bazele de date I?i gasescaplicatli In diverse domenii: .

aviatie ?i transporturi - sistemul de rezervare a biletelor;administrativ - evidenta populatiei ?i a taxelor incasate:bancar - realizarea evidentelor clientilor ?i conturilor bancare aferente;medical-Inregistrarea pacientilor In spital.

o baza de date este 0 colectle de informatii referitoare la un anumit subiect, careau fost strtinse, organizate si memorate In scopul folosirii lor ulterioare.

In cadrul unei baze de date pot fi utilizate:tabele - pentru memorarea datelorlnterogari - pentru extragerea ?i analizarea datelor din mai multe tabele.formulare - pentru afisarea sl modificarea lnreglstrarilor din tabele.rapoarte - pentru imprimarea inforrnatiilor din tabele sau lnterogari.

Un tabel (denumit ?i entitate) organlzeaza datele despre un anumit subiect Incoloane (numite ciimpuri sau atribute) ?i randuri (numite lnregistrari). Carnpurile potfi de diferite tipuri (text, numere, date calendaristice, imagini, etc).

De exemplu, fiecare camp din tabelul Produse confine acelasi tip de inforrnatlipentru fiecare produs, cum ar fi numele produsului. Fiecare inreglstrare din tabel

9

Tnchiderea e p ll ca tf e l

~; EcranulStart poate fi afisat sl prin apasarea tastei Windows m

Inchiderea aplicatlei Microsoft Access 2013 se realizeaza prin executa rea unuiclick pe butonu l X din dreapta sus.

o alta variants de Inchidere a apllcatiel Word 0 constituie apasarea butonului ttldin coltul din stanga sus al ecranului ~i alegerea optiunll Close (Inchldere).

~. Se observe ca ~i apasarea tastelor Alt ~i F4duce la Inchiderea aplicatlei

1.3. Deschiderea s i inchiderea unei baze de dateexistente \,

20l

1510

124

Fiecare coloana reprezintsun camp.

ID Fumlzor

. In ecranulStart dati click pe pictograma

IE pro du se \ .._ - --,-- ---'-""=---_ ._----

Nume Produs ~.ceal:cafea;biscuiti

Fiecare randreprez inta 0inregistare atabele i

cont ine toate informatiile despre un produs, cum ar fi nume le produsulu i, ID-ulfurnizorului, cant itatea aflata In stoc, etc.

Deschiderea ap ltc aj le i

apare imaginea

Bazele de date profesionale sunt proiectate ~i construite de speclollsti In baze dedate . Bazele de date sunt gestionate de administratori ai bazelor de date . Acestlafurnizeaza accesul utilizatorilor la baza de date ~ i sunt responsabili de recuperareadatelor In cazul unei defect luni sau erori majore . Introducerea, rnentenanta ~ iextragerea lnformatillor dintr-o baza de date este realizata de utiJizatorul bazei dedate.

Microsoft Access 2013 este apllcatia de management al bazelor de date pusa ladlspozitle de suita Microsoft Office. Accesscontine functii pentru: cautarl In baza de date sortarea datelor dupa anumite criterii extragerea anumitor date analiza datelor generarea de rapoarte .

Pentru deschiderea apllcatiei Microsoft Access 2013 se apeleaza meniul Startindicand cu mouse-ul spre coltul din stanga jos al barei de aplicatli (taskbar) pana

1.2. Deschiderea i inchiderea ap l icati et Access

o baza de date exlstenta pe discul calculatorului sau pe un alt dispozitiv de

stocare a datelor, se poate deschide apasand butonul (Deschidere) existentIn meniul File (Flsler).

10 11

Este afi~ata fereastra de navigare prin structura de directo are (fo ldere), unde senavlgheaza pana la flsierul dorit. Deschiderea flslerulu i se realizeaza prin selectarea

lui ~ i apasarea butonului~- Hsau print r-un dublu click stanga pe flsler,

Deskto p

~Butonu l Browse ]Browsi\m ttl(> fUk

(ustomJZe .Qulck Access Toclb eeFor all doc um 61ts (dd autt)

Add

B~ove

Confirmarea modlflcarilor efectuate serealizeaza prin apasarea butonului OK.

Adaugarea butonului Find Inbara de acces rapid

~hoose commands from :Popu lar Com m ands

~~ custc mu e the QUIck /..,ccess Toolbar

~ .. AAe:nding, ~ OOR: Det abes e:13 Close Mast er VI~:ITG'l CopyIX Cut!u Detash eet VI f:WX Delete:~ Delete RKOrd.i.l Descendmq

i~{ Design Viewie2: Email:CEI Expo.rt.toiiExicilii'P.'...d.'hi... .

Font r..l . > . . _ _ . + . _

r Show QuICk.Access Toolbar belo w theRibbon

,IIi

Proofmg

tanqueqe

Lurrent Ite te bese

Trust (f"Tl t tl

Add-Ins

Confirmarea finala a optiunllor alese se realizeaza apasand butonul OK. Acum sepoate observa aparitla butonului Find (Gasire) 'in bara de acces rapid.

FIJ 8 ~~8 To metoda mult mai rapida de adaugare a ~, Reel.co rr: r:.t:'

butoanelor 'in bara de acces rapid este prin r 6dd te QuICk Access I col berFil

executarea unui click dreapta pe butonul dorit l:;u,l o"",. C< uor, Aceess r ccrber;(Iocalizat 'in ribbon) ~i selectarea optlunf Add ~ho., QUICk':'(Cess Icotbe- Betc.... the Ribbonto Quick Access Toolbar (Adaugare la bara de Cuncmce the Rrbbon.instrumente Acces rapid). Collapse th e RrbboQ

De asemenea, pentru eliminarea unui buton din bara de acces rapid, se executaclick dreapta pe el ~i se alege optlunea Remove from Quick Access Toolbar(Eliminare din bara de instruments Acces rapid).

Quick Access Toolbarflll B iJ -~.. HOME CREATE

PrlOtPft'. lh "

Emali

Qt..Ild 0rlo l

Mo::lt

MorcCommand;;. .

./ Gnat

ajutorul butoanelorferestrei.

o alta bara de instrumente este Quick Access Toolbar (Bara de instrumente deacces rapid) . Ea este localizata 'in partea din stanga sus a ecranului ~i contine butoanepent ru cele mai uzuale comenzi ale programului Access. Aceasta bara de instrumentepoate fi particularlzata prin adaugarea sau stergerea diverselor butoane.

Autor Am.. Pentru particularizarea acestei bare de instrumente, se apasaCustom be Ch.:k k Acc ("'SS lootbar

butonul ~ ~ i se alege din lista derulanta comanda dorlta. Indreptul butoanelor deja existente 'in bara de instrumente, apareun semn de bifa ,; . Prin selectarea ~i reselectarea comenzilor,se realizeaza aflsarea ~i respectiv eliminarea lor din lista.

In cazul in care comanda dorita nu se afla 'in Iista derulanta,se selecteaza optiunea More Commands (Mai multe comenzi) .

Pe ecran va fi afi~ata fereastra Access Options [OptiuniAccess). In partea stanga este afi~ata 0 Iista a comenzilordisponibile, iar 'in partea dreapta 0 Iista a comenzilor existente'in bara de acces rapid. Astfel, pentru a adauga un buton 'in barade acces rapid, se selecteaza butonul din lista din partea stanga~i se apasa butonul Add (Adaugare).

Stergerea unui buton din bara de acces rapid se realizeazaprin selectarea lui din lista din dreapta ~i apasarea butonului Remove (Stergere).

Modificarea ordinii de afisare a butoanelor 'in bara de acces rapid se realizeaza cu'--l. ' ...~i respectiv L __ ." localizate in extremitatea dreapta a

18 19

Le cti a 2Tabele

2 .1 Op era t i i l e principale

Tn cadrul panoulu i de navigare, exista dife rit e moduri de organizare ~i vizualizarea obiecte lor bazei de date .

Pentru a afisa lista complete a obiectelor cont inute In baza de date, apasat t;;- ;;- ~

butonul ... situat In partea dreapta a panoului de navigare ~i din Iista afi~ata selectatioptlunea All Access Objects (Toate obiectele Access).

Crearea unei tabele cu diferite atribute --- ._ - - - -- - ' ..'-. _..~--- . ~ - ._...-.- -_._.__.~..---- _._ ---- -,.. __. ,I1t b' ? _ ~ XHOME CREAl! EXTERNAlDATA OATABAStTOOtS

t/ _. l( ~r - ) ftli,q~"

.,~ y x - -.

Dupa ce ati stabil it locatla ~ i numele bazei de date nou create, pe ecran va apareafereastra bazei de date.

Elementele principale din interfata Access 2013 sunt: ~ort Ei f llt rl fin O

R. luc.. (onsunhMScu p~

" . .

l u t f Ofm..:. thng

x '__ _ -. l

Tables ':' ..

forms

r.....EyG

iI;

v i

(none) '~:Q.isplayForm:

Application !con:

Use as Fcrmand Reportken

Applit"" r .l{

\00niinand denumirile carnpurilor, tipurile de date ~iproprietatile lor.

y' Datasheet View (Vizualizare foaie de date) - folosita pentru adaugareadatelor In cadrul tabelei.

In mod implicit, la deschiderea unei baze de date noi, este creat automat Table 1(Tabel 1), contlnand carnpul de identificare ID. Tabelul este afisat automat Invizualizarea Datasheet (Foaie de date).

Ac(~~ ? - ~ X

JUlu'" (.onsl"Mlhocs(:u .. fi1i

Corne l ~-('I"luk

PoSl(Pcalcro

-+ .. f-4 r u

lex~hotm~1I 1 com

SltCarrnen4Phomecom

lonC~bro

MlOolu(;lVllhoa com

6 Reduc!ln VI!ld

2 M,nolU Dana

5 sneru Carmen

1 tcnesce cnsne n

S Cm;tea Alexandru

1 Papa Silviu

4 Ion Cornel

CRiATE EXTERNAl DATA DATAIlASETOOLSHOM,

VI~ C1tp boltrd r; Sort & filter Records

All Access Obje ... :0, ,, -I::1. ;;;;,~ , '::n ,~;;~u~, l~ "l ables ~

:!!l Aute ' Autori

BJ 8 , .

In functie de configurarile aplicatiei Access 2013, obiectele deschise pot fivizualizate In ferestre suprapuse sau In file document. Pentru a activa vizualizarea de

22 23

Din Iista derulanta Data Type (Tipdate) se stabileste tipul de dateaferent fiecarui camp

DBtaTypeAutoNumberShort TextNumberCurrency

x---'--- '-" ~ - "' -;;.;' -;:;;-=-=-'=== = = = =-= = = = = = :::'"

In coloana field Name (Nume camp) sestabilesc denumirile carnpurilor

TIl Ang ajat Fie ld Name

9 IDProdu5Denumire

.CantitatePret

x

? _ :: x

f~

.. 1 /~ ~ .. .

OJ B "") ... . a.-. ""'..,.,.. L V-"", .n!u

Proprietatlle din pagina General care se pot stabili pentru fiecare camp sunt:,( Field Size (Dimensiune camp) - deterrnina tipul de date folosit de un camp

numeric sau nurnarul maxim de caractere ce poate fi introdus lntr-un campde t ip text.

,( Format - format standard, predefinit, pentru aflsarea valorilor dintr-uncamp . Proprietatea Format nu afecteazs valorile date lor, ci doar modul Incare sunt aflsate aceste valori.

,( Decimal places (Zecimale) - permite stabilirea nurnarului de zecimale.,( Default value (Valoare lrnpllclta) - valoare prestabilita pe care Access 0

introduce automat In camp la adaugarea unei noi Inreglstrsrl.,( Validation rule (Regula de validare) - permite introducerea de criterii pe care

trebuie sa Ie lnde plineasca datele din carnpul respectiv.,( Validation text (Text de validare) - permite int roducerea unui text care

trebuie afisat daca valo rile int roduse In carnpul respectiv nu Indeplinesccriteriile impuse prin regula de validare.

,( Indexed (Indexat) - puteti alege un index care permite sau nu valoriduplicate In carnpul respectiv.

camp trebuie sa contina un anumit tip de date (text, nurnar, data calendartstlca) .Apoi, se introduce numele carnpului, dupa care se int roduc valorile pentru fiecare

camp.

::J bbkl10 Nume ..,. p;.t!n~ me C/:tkroAdd ..

1 tcn escu Ion2 Popescu George

.I 3 Pr_ .~o",ca1 [Ne w]

SaIvarea ~i Inchiderea unui tabel

Microsoft Access salveaza automat rnodlflcarlle efectuate. Pentru 0 mai mareslguranta, puteti apela men iul File (Fi~ier) ~i apo i funct ia Save (Salvare) sau putetiapasa butonul 8 existent In bara acces rapid.

Tnchiderea unui tabel se realizeaza prin apasarea butonului x din coltul dindreapta sus al tabelului sau prin executa rea unui click dreapta In IE Prc r 8 - 5'"bara de titlu a tabelului ~i alegerea optiunii Close (Inchldere) . i lOP -a 10,.

Parcurgerea lnregistrarllor Intr-o tabela

Pret Click to Add $3.00:t1.50$1.00$0.00

- - - - - - - --------- -------IDProdus I Denumire - Cantitate i1 Paine

#~==:J . - .3

New)

:m Produse ...

La desch iderea unu i tabel, el este pozltlonat automat pe prima inregist rare.Parcurgerea Inreglstrarllor se rea lizeaza cu ajutorul butoanelor sageti existente Inpartea de jos a tabelului.

Pentru a introduce valorile In tabel, se com uta In vizualizarea Datasheet (Foaie[IJ

l::l Pn>

simbol pentru editare I..p' , iar In Iinia urrnatoare va aparea 0 linie goalapentru 0 noua Inregistrare.

Anularea comenzilor

:;] Prod useIDPradus Denumlre

l' Paine grahan~2 l.apte3 Pepe ne4 Qua

Editare inregistrare prinadaugarea unui cuvsnt

100 $4.502 51.00

205 $7.00

Access va afisa 0 caseta de dialog sollcltand confirmarea privind stergereainregistrarll.

~ Delftf ftecord

~tergerea unei Inreglstrari

Pentru a sterge una sau mai multe lnregistrarl, selectati inregtstrarile pe caredorlti sa Ie stergeti, dupa care alegeti una din urrnatoarele variante:

./ apasaf tasta Delete

./ apasatl butonul X Delete T din sectlunea Records (lnreglstrarl) a tab-ului Home (Pornire). TI Produse

./ executati click dreapta pe Inregistrare ~i alegeti din IDProdus . Den'- ;_''-'_~' _''''~ '_''''"r' ''''~~ ' ' ' ' -_.~_.-An exprf: ~uon that IImrt" th e vetues th at on

be enter ec In the held Prt 'S1 F1 fOJ htlp onvend encn fu lU

Auto

Text de validareo eeers wtIf-tl you

~ 100 Y th t 'JNld.\h on n neIntro(Jucrtl

::::J Produ~IOProd us :~ ~De~un.;i-re .

1 rnasa bucatane I2 scaun bueatarie3 ccmooarv4 euler

Pret Maga' ln ' -ern:10 Add

Mutarea campului Cantitatedupa Pret

Pentru a crea legatur i intre tabele, apelat i tab-ul Database Tools (InstrumenteO{J

. ~

baza de date), butonu l Relationships (Relatii) Relationship'Daca baza de date contine relati i, atunci acestea vor fi aflsate. Daca baza de date

nu confine nicio relatie, se va afisa automat caseta Show Table (Aflsare tabel) .tl

2.4 Lega tu r i l e dintre tabele

Crearea unei legatu~i intre doua tabele

Unul din scopurile principale ale prolectaril unei baze de date este eliminarearedundantei [dublarii] datelor. Tn acest scop, datele se structureaza in tabele, infunctie de subiect ~i apoi, prin intermediul carnpurllor comune, se creeaza relatii intretabele. Relatlile dintre tabele sunt apoi folosite la proiectarea interogarllor,formularelor ~i rapoartelor.

Ca urmare, legaturile dintre tabele au ca principal scop vizualizarea in simultan adatelor din mai multe tabele ~i minimizarea dupllcarii datelor.

ShowTn cazul in care fereastra nu apare, se apasa butonul Table (Afi~are tabel) din tab-

ul Design (Proiectare) .Caseta de dialog Show Table (Aflsare tabel) afiseaza toate tabelele ~ i interogsrlle

din baza de date. Pentru a vizualiza doar tabelele, executati click pe eticheta Tables(Tabele). Pentru a vizualiza numai interogarlle, executati click pe eticheta Queries(Interogar i), iar pentru a Ie vizualiza pe arnandoua, executatl click pe eticheta Both(Ambele).

T~ ~.~~ .

l.egaturile dintre tabele se realizeaza pe baza unui camp comun (care lntr-otabela este cheie primara, iar in alta este cheie external. Aceste doua campuritrebuie sa fie sincronizate, 'in sensul ca trebuie sa aiba acelas i tip de date ~ i aceeas idimensiune (~ i in general ~i acelasi nume).

Selectati tabela dorita ~ i apoi apasatl butonul Add (Adaugare). Repetati operatiapana adaugatl toate tabelele dorite. Dupa ce atl term inat, apasati butonul Close(Tnchidere) pentru a inchide fereastra de dialog.

Se revine in fereastra Relationships (Relatll), unde apar tabelele lnt re care se varealiza legatura.

1 Fereastra de relatii intre tabele ]Ill'c ';''- P'OdUIi Numt _produl i! Unrtate_de_masura 1I Cantitah:l . ~ ,. . .. . .. _ __ 1

Ccrnenn~ COd_(Om-~~da - .-- -

, 'Y Cod_produlNumt Jirma

I . Cant~ott_"'ut.--- --_.. __ .

Este foarte important ca, inainte de a crea relatli intre tabele, sa lnchldeti toatetabelele deschise , tntrucat Access nu poate crea relatii intre tabele deschise.

Tipurile de legaturi dintre doua tabele pot fi urrnatoarele:- 1:1 -Iegatura de tip unu la unu - fiecare 7nregistrare din primul tabel poate avea 0slngura inregistrare corespondents in al doilea tabe l ~i invers. Acest tip de relat le nueste foarte comun deoarece, de cele mai multe ori, lnformatiile asociate se stocheazain acelasi tabe l.- l :M - legatura de tip unu la multi - flecarei Inreglstrari dintr-o tabela 7i corespundmai multe Inregistrari in cealalta tabela- M:N - legatura de tip multi la multi - mai multor Inreglstrari dintr-o tabela Iecorespund mai multe Inreglstrari in cealalta tabela . In acest caz, se creazs un altreilea tabel , care pre ia cheia prlmara a fiecarei tabele, iar relat ia se sparge in douarelat li de tip unu la multi.

36 37

Se selecteaza cheia primara dintr-un tabel ~i se gllseaza peste cheia externa dincelalalt tabel. Seva deschide fereastra Edit Relationships (Editare Relatil},

In functie de necesitati, se bifeaza casetele din partea de jos a ferestrei:,( Enforce Referential Integrity (Impunere integritate referentiala)Imp iedica aparitia Inregistrarllor solitare. Astfel, nu se poate introduce 0valoa re in carnpul cheii externe dintr-un tabel daca aceasta valoare nu exlsta i ncarnpul chei l primare din tabelul pr imar.,( Cascade Update Related Fields (Actualizare in cascada carnpuri corel ate)- nu se poate mod ifica 0 inreglstrare dintr-un tabel primar daca existainreglst rari care se potrivesc in tabelul asociat. Prin bifarea acestei optiunl, esteposibila actualizarea Inregistrarti primare ~i a tuturor Inregistrarilor asociate.,( Cascade Delete Related Fields [Stergere i n cascada carnpurl corelate) -nu se poate sterge 0 Inregistrare dintr-un tabel primar daca exista inreglstrarlcare se potrivesc in tabelul asociat . Prin bifarea acestei opt luni, este poslbilastergerea Inreglstrart i primare ~i a tuturor lnregistrarllor asociate.

~tergerea legaturllor intre doua tabele

Pentru stergerea unei legaturi Intre doua tabele, se executa click pe legatura ~i seapasa tasta Delete. a alta modalitate consta in executa rea unui click dreapta pelegatura ~i alegerea comenzii Delete (~tergere).

~ Rtlatron'ahlps -- ~ xr-----.--- - - .---..- -..--- - - - - ---. .._.~-- " . .

.I

-

I Ccmeae Produs1 'i ..,"- - -- _. _. 1 ; ",' _.. .. . jCOd_comanda , CadJ)JOdusI....I 'i Cod_produs 0;: Ed:t Rd!N m ih:p .

! j Uume_'lrmJ lura jI Cantilate mula I X Qt!~eI , - .-." ] L . r !

.. _ -,- _ .---- "- . .~- .. .~ _. , -. ----_.

, ..

L_ I_._ _ ._ .._ _______.. ..._. .._---~~-

__... ~ . _-o- ~_ !.J

RelationshipType: (lneTo-l'1My I .- .. -.Ves t .,..~~t.:l . Are you sure you want to permanenlly delete the selected relationship from your database?

Pe ecran va aparea 0 caseta de dialog care va solicita confirmarea stergerlilegaturil . Pentru a sterge legatura definitiv, apasatl butonul Yes (Da). In cazul in carenu mai dorltl sa stergetl legatura respectiva, apasatt butonul No (Nu).

Se apasa butonulCreate (Creare)pentru crearearelatlei

~EnforceR*rentiallntogr;ty~ CosCllde L\Xlo~ Rdated Fields~Cllsade DeleteRdated R=rds

Se observa t ipullegaturii

In fereastra Relationships (Relatii] va aparea legatura nou creata, sub forma uneilinii ingrosate. Tipul legat uri i va fi evidentiat prin numarul 1 la un capat ~i semnulinfinit (00) la celalalt capat,

Relationships~- --- --..-_._- - -_...__.__._----

o x \ .

'V C;d:p,od~S- " - ..Num...produsUnitate_de_masuraCantitate

_ _-~

i

i_ _ __ _J

Produs1 r

II

Comenzi

"l"Cod_comanda9 COd_produs_ _ ...l..J._-'

Num._firmCantltal._c

- --n-- --rr--

l~L~..... ....._..__._. ..38 39

Le ctia 3Pr elucrare a datelor

3.1 Op e r atti de ca u ta r e , sortare s i fi ltr a r e

Folosirea functiel de diutare pentru gasi rea unei Inregistr ar l

1. Tn tab-ul Home (Pornire), sectlunea Sort & Filter (Sortare & Filt rare), apasati

b I dor i ~LAscending I ' d' -utonu or it : pent ru a sorta campu rn or me crescatoare ~ iH Descending pent ru a sorta carnpul In ordine descres catoare

2. Executati click dreapta pe carnpul selectat ~ i din meniu l der ulant aparut aleget itipul de sortare dor it.

Aplicarea unui filtru asupra unui tabel sau formu lar

H ~ort A to Z .z=sortarea datelor de tip text ]H SQrtZ to A

[ ~~ t ~ort Smallest to LargestSortarea datelo r de t ip nurnsr~ ZA I_ - 4- SQrt Larqest to Smallest

- Cl Xrnasrni..i --~d~;r;~~ln~-:-'Tip~~~~i~~ ' ~-' -- " .Ma~~"-- -::M~~iriCliisp ::-ciici'i;;Add"'-l" '---_ _ j claslc Peugeot~ Break 5I ' 3 sport Audi 6t 5 clastc Mercedes 4I 7 sport Mercedes 5I 8 c1asic Daewoo Damas 3I 9 sport Audi 1

lRecord,. I~ _.~. o~~,.._. ..~~ , ~I _~ . _C::::>~~ea!~~ n

a alta modalitate de regasire a anumitor date in cadrul unei tabele consta inaplicarea unui filtru asupra tabelei. Un filtru llrnlteaza vizualizarea datelor lainreglstrarl specifice, fara a solicita modificarea prolectarii tabelului respectiv, Astfel,la aplicarea unui filtru, vizualizarea este actua lizata pentru a afisa numai Inreglstrarilecare respects crite riile stab ilite de utilizato r. Celelalte inregistrari sunt ascunse panala eliminarea fil trului.

Microsoft Accessva pune la dispozltie urrnatoarele tipuri de fil t re:- Filtre oblsnuite - pent ru a filtra un camp pe baza unei valori sau unui interval devalori.1. Deschldeti tabelul in vizualiza rea Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sauformularul In una din vizuallzarlle Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sauForm View (Vizualizare Formular).2. Asigurat i-va ca vizualizarea nu este deja flltrata. Pentr u aceasta, in bara deselectare a tnreglst raritor, veriflcati ca este afisat te xtul Unfiltered (Nefiltrat) sau Nofilter (Fara filtre).

[' r,:d';';;;")Oral

Sorta rea Inreglstrarilor

J,Jxt]n; ~taf ;.1'trt::b= MWfa1 .", -

- AIG~~ ~Sc:tnhFftkk;~

Atunci cand este gasita 0 inregistrare corespu nzatoa re, cautarea este oprita ~ icarnpu l respectiv apare evidentiat.

Daca a tabela contl ne foarte multe date, gasirea unei lnformatli poate fi dlf icila,In acest seep, apllcatla Microsoft Access pune la dispozit la utilizatorilor functla Find(Gasire). Aceasta funct ie se gaseste In tab-ul Home (Pornire), sectlunea Find (Gasire)

~ Functia Find (Gasire) poate fi apelata ~i cu ajutorul cornblnatlei de taste Ctrl ~i F.Pe ecran va fj aflsata fereastra Findand Replace (Gasire ~i Tnlocuire).In caseta Find What (De cautat) lnt roduceti textul cautat. Din Iista de rulanta Look

In (Privire In) alegeti unde dorit l sa se realizeze cautarea: In carnpul curent selectatsau In tot tabelul. Pentru pornirea cautari i, se apasa butonul Find Next (Urrnatorulgaslt) .

a certnta fundarne ntala pentru 0 baza de date este capacitatea de sortare rapidaa inregist rarilor astfe l lncat acestea sa poata fi afisate in ordinea dorita de utilizator.Tn mod prestabilit, programul Access afi~eaza Inregist rarile ordonate in functie decheia primara,

Aveti posibilitatea sorta ril datelor dintr-un ta bel, interogare, formular sau raportin funct ie de unul sau mai multe carnpuri. Pentru a sorta un anumit camp al une itabele sau a unui formular in ord ine crescatoare sau descrescatoare, selectati carnpuldor it ~ i aleget i una din urrnatoarele doua poslbllitati:

40 41

~ f$tI1AmGt. 1B1.ntsl~datK?; Hlort

::::Jecd.mu,n;. ~~p_~~n.. :.' Mara ; Masi';i:.;i'sP-~' Ciic"'im-At!: ~. x .l~~ __.J peugeot 306 Break 53 ~ .l. Sc.'t':' I, ; 65 L ).! rt.:', .-;.7. "r.9 Tec1! r7tc:r:

::J ma' ml 0 Xf' cOd_mas i~~:;~:~:~sj~a-: peug:~;~~rea~'Masi~j~i~-~' ciidtDAd~ -i -' - 3 sport Audi 6'

i 5 clasrc Mercedes 4!--I 7 sport Mercedes 58 clasic Daewoo Damas 3

. 9 sport Audi 1[R;cord~~i~ _~~,~.srcti

v" Pentru valori numerice, se selecteaza optiunea Number Filters (Filtre Nurnar) ~ ise alege var ianta dor lta .

Equals (Este egal cu] - aflseazaInregistr arile egale cu 0 anumita valoareDoes not equal (Nu este egal cu) - afiseaza inreglstrarile care sunt dife rite deo anum ita valoareLess than (Ma i mic decat ) - afi~eaza Inreglst rari le care sunt mai mid decat 0anurnlta valoareGreater than (Mai mare decat) - aflseaza inregistrarlte care sunt mai maridecat 0 anum lta valoareBetween (Intre) - aflseaza lnregistrar ile situate i ntr -un int erval de valori

:.

~ Mt 11'14"::.i-e"'t"T t'< ~r:.Bt t ..;:tt'"

. . x

\ .

TIp_masina Marta,claSl( Peugeo t 306 Break 51spo rt Aud l i ~ Sort Sm.ltTr-ot rc l l- r~rst

::~ ~::::: IL S'1 ' 11~r .1 1(. Sm,,'ir"III cia! rc naewec Damas ! 'T)..I r ' sport AudJ f Numbtlf ,ers

L~~~~O!~. '" _:.1 0f ! . __ . ~ . ..~ .., .~Y~~i ~ (Selc et Alll~ fBlln"sJ~ 1:? J,".""l"se E

(FiItru) Filter4. Din men iul derulant aparut selectati t ipul de filtrare dorit. Astfel,-/ Pentru valori de t ip text, se selecteaza optiunea Text Filters (Filtre Text) ~i sealege var ianta dor ita ,

Equals (Este egal cu) - afiseazaInregistrarlle egale cu 0 anum ita valoareDoes not equal (Nu este egal cu) - aflseaza lnreg lstrar ile care sunt dife rite deo anurnlta valoareBegins with (Incepe cu) - afiseaza Inreglst rarile care lncep cu anurnita valoareDoes not begin with (Nu incepe cu) - aflseaza tnregist rarl le care nu incep cu 0anurnita valoareContains (Contine) - af iseazaInregist rarlle care contin 0 anurnita valoareDoes not contain (Nu cont ine] - afi~eaza inreglst rartle care nu contln 0anurnlta valoareEnds with (Se terrn lna cu) - aflseaza inregistrarile care se terrn ina cu 0anumita valoareDoes not end wi th (Nu se termlna cu)- afiseaza inregistrarile care nu seterrn ina cu 0 anum ita valoare

Pentru a elimina toate fil trele unui anumit obiect, in fila Home (Pornire), ingrupul Sort & Filte r (Sortare ~ i filtrare), executatl click pe butonul Toggle Filter(Comutare f iltrare) T ToggleFilter .3. Executati click or iunde in dreptul primului camp pe care doriti sa-I f iltrati ~i, in f ilaHome (Pornire), in grupul Sort & Filter (Sortare ~ i filtrare), apasati butonul Filter

T

Filtrarea se poate realiza ~i cu ajutorul casetelor de filtrare. Pentru a filtra dupa 0singura valoare sau dupa mai multe valori dlntr-o Iista, debifatl mai intai caseta SelectAll (Selectare tota ls) ~ i apoi selectat i valor ile dorite.

42 43

- x

- ::l xI' cOd~maSi~' 'np_miskia- ~ ..~..--- --_.__.. ~~,-tfi~ibl.e~l

\.-fo

Din lista derulanta a campulul Tip_masina selectati sport, iar in carnpul Marcaselectati Mercedes.

rna-SIne Flhtr by Fo rmc~_masl~ Tip_masl-~ '--- '--M;':ca-~ '

"sport"'

1I,

Pentru a erea 0 noua interogare, accesati tab-ul Create (Creare) ~ i apasatiC1Ouery

butonul Query Design (Proiectare interogare) Des,g" .Pe ecran apare caseta de dialog Show Table [Afisare tabel) contlnand lista

tabelelor disponibile.

i..~ .------ - _ .. .

r-. -...!_

' I

L.:..':::":"=:':':':':":':::"-=.::.:c:c.~--:.:.:.c= - ' ._- - .---- -- - - ._ .. _ ... .

I, r - -

'KIO IJ6blt t

Sort IShow I 0I. Crit:L _

Selectat i tabela sau tabelele ce vor sta la baza lnterogarli ~ i apasat] butonul Add(Adaugare) pentru a Ie adauga in grila de proiectare a interogarii . Apoi, apasatibutonul Close (inchidere) pentru a inchide fereastra.

Apasati butonul T ToggleFilter (Comutare filtrare) pent ru a realiza f ilt rarea.

o ~tergerea unui filtru

Reamintim ca nu se poate aplica decat un singur f iltru pentru fiecare camp dinvizualizare. Daca doritl sa mai aplicat i un filtru unui camp deja filtrat, atunci filtru lexistent este eliminat automat.

Exista mai multe modalltati de a sterge un f iltru :

- apasatl butonul T Toggle Filter (Comutare filtrare) aflat in tab-ul Home (Pornire )- apasatl butonul Filtered (Filtrat) aflat in bara de selectare a inregistrarilor

mJ rnasrm - o Xr- --cod~masln-~:-Tip~;;;aSlna~ -M~m.----:;rM~sln'-d jsponibile c,;:. . 1 ..Jdaslc Me rcedes 4 :

7 sport Mercedes 5 Re:tord. '4 1 012 )>1 .,~_~~~~. ~ I ~

"I Cod_m.lIsnuT1p_lM~au'AM..

Mauni~dtlpornbilt

. alegeti optiunea Clear All Filters (Golire totals f iltre) din lista derulantaasociata butonului T~ Advan ced T (Complex).

3.2 Interogarea bazei de date

~Advan,~" o.'T;. .(1ea, A:I F"",

Crearea unei interogari (query)

o interogare extrage inreglstrart din mai multe tabele Intr-o slngura foaie de date~i afiseazji numai acele lnregistr ari care indeplinesc anumite criterii.

In grila de proiectare a lnterogaril, exlsta urrnatoarele carnpuri:Field (Camp) - confine numele campurllor ce vor fi aflsate in interogare.Stabili rea campurilor aflsate in interogare se poate realiza fie prin selectarea

lor din lista derulanta Field: II l ~ ', f ie prin executa rea unui46 47

dublu-c1ick pe denu mirea carnpului din tabelul afisat In panoul superio r alferestrei.Table (Tabel) - contine nume le tabelei din care face parte carnpul respectiv.Sort (Sortare) - este folosit pentru sortarea datelor ascendent saudescendent.Show [Afisare] - perm ite afisarea ~i respect iv ascunderea unui camp In modulde vizualizare Datasheet View (Vizualizare foaie de dat e).Criteria (Crite rii) - permite defi nirea criterii lor. Acestea pot fi de genul:

~ ! v ...:.-~t Cod_~'bri::ic _ i~f ~r ~..... .

=; ~ ~ ;.:Of: ~

;; R~Sb- - .,e

a interogare poate f i creata ~i pe baza mai multor t abele, cu condit ia sa fie legatelntre ele.

DRezultatele lnt erogaril pot fi apoi vizualizate apasand butoanele v.... sau Run din

stanga sus.

Operator Semnlflcat ie Exemplu> Mai mare decat >50>= Mai mare sau egal cu >=4500< Mai mic decat

Vaslle Olu lianFOlniwA

. J...'"'- ~ .R crd. I< 1 of 3 ' . . , . "':. Sta rch

Pentru a sterge un camp din interogare, deschideti interogarea in modu l devizualizare Design (Proiect abe ]. Plasatl mouse-ul deasupra denum irii campulul (panaapare 0 sageata neagre orientate in jos), executatl click pent ru a selecta int regulcamp ~i apoi apasatl tasta Delete de pe tastatura .

Modificarea criteriil or se reallzeaza tot in vizualizarea Design (Proiectare) pr inselectarea cr iteriului dorit ~ i inlocuirea lui cu un altu l. Stergerea unui criteriu serealizeaza prin selectarea lui ~i apasarea tastei Delete.

Pent ru a modifica ordinea campurtlor dintr-o interogare, deschldeti interogareain vizualizarea Datasheet (Foaie de date). Executati click pe denum irea carnpului pecare dorltl sa il rnutatl , Aceasta actiune deterrnina selectarea tuturor datelor dincarnpul respectiv. Tinand apasat butonul stang al mouse-u lu i pe denumirea carnpului,tragetl-l pana in locul dor it ~i apoi eliberati butonul mouse-ului.

-- -r---l----.~-Telefon " I COd.JlfOfesor Vechime 11223'>44 2176758844 2433255691 1 18

jJ VKhim~\~Of

Pentru a include Inreglstrart utlllzatl acest criteriu Rezultat interogarecare...

semnele #Se potrivesc unu i anumit model Like "Chi??" Returneaza

lnregistrarile pentrutari/regiuni, cum ar f iChina sau Chile, alecarer nume au cincicaractere lungime ~iprimele trei caracteresunt "Chi" .Nota Caracterul ?ut ilizat lntr-o expresie,reprezlnta un singurcaracter.

Pentru a include Inreglstrari Utiliza1i acest criteriu Rezultat interogarecare...

Nu incep cu slrul specific at, cum Not Like U* Returneazaar f i U lnregist rarlle pentru

toate tarile/regiunileale carer nume incep cualt caracter decat "U".

Contine sirul specificat, cum ar fi Like "*Coreea *" ReturneazaCoreea Inregistrarlle pentru

toate tarile/regiunilecare contin slrul"Coreea".

Nu cont ine slrul specificat, cum ar Not Like "*Coreea*" Returneaza to ate, fi Coreea. inreglstrartle pentru

tarile/regiunile care nucontin slrul Coreea.

Seterm ina cu slrul specificat, cum Like "*ina" Returneazaar f i "ina " inreglstrarlle pentru

toate tarile/regiunileale carer nume seterrnina in "ina", cum arfi China sau Argentina.

Nu se terrnlna cu sirul specificat, Not Like "*ina" Returneazacum ar f i " ina" l nregist rarile pent ru

toate tari le/regiunilecare nu se terrnina in"ina ".

Se potrivesc cu una din doua "USA" Or "UK" Ret urneazavalori, cum ar f i USAsau UK inreglstrarile pentru

USA~i UK.Seafla intr-un interval de valori >12 and #01/01/2008# and Returneaza

xr-------,j I .. srctese- tI 'I 'I Cod3'fOf~sor I

I, Num~ prereser

>!echlme1 rerercnL-

Le ctia 4Formularele4.1 LueruI eu formularele

Formore informationon how to preventthls messagefromdispJaYln9 everytimeyou deletean ob.l-td. clkkHelp.

~ Prfe

form ~

dublu click pe numeleForm View (Vizualizare

Form

Forms(Expert

paginile

Formularele permit afisarea, adaugarea, modificarea ~i stergerea datelor dintabele.

Modurile de vizualizare ale unui formular sunt urrnatoarele:- Design View (Vizualizare Proiectare) - ofera acces la macheta de proiectare aformularului;- Datasheet View (Vizualizare Foaie de date) - ofera acces la datele pe care Ievizualizeaza formularul, sub forma tabelara:- Form View (Vizualizare formular) - ofera acces la date In forma proiectata cuajutorul formularu lui.- layout View (Vizualizare aspect) - cea mai intuitive vizualizare utllizata pentrumodificarea formularelor.

Tn panoul de navigare al aplicatiel Access, printr-unformularului se realizeaza deschiderea lui In vizualizareaformular).

Executarea unui click dreapta pe numele formularului ofera multiple optiuni:Open (Deschidere) - deschide formularul in Form.vizualizarea Datasheet Viewlayout View (Vizualizare aspect) - deschideformularulln vizualizarea aspectDesign View (Vizualizare Proiectare) - deschideformularul in vizualizarea proiect

Deschiderea unui formular

Crearea ~i salvarea unui formular

Access furnizeaza cateva instrumente de creare raplda a formularelor,majoritatea perrnitand creasea unui formular cu un simplu click. Daca insa doriti sastabilltl anumite optluni legate de modul de grupare ~i sortare a datelor din formular,este recomandabil sa utillzati facilitatea Form Wizard (Expert Formular).

Tn tab-ul Create (Creare), sectiunea(Formulare), apasati butonul Form WizardFormular). Apoi urrnati instructiunile dinexpertului Formular.

""I""il

retetcn VPrctesor

~ear.ch _ .

Cod-profesor . Vechime 1 213 24

11 18o

Nume pfoftsor veeum eprctescr ProftSOr

Jo>< All

L ~ j . "

lulian FOm icu A ~{ Qeslgn 'vIEV'.

,Fltld' Cod erctescrTJbk : Pro1~or

SortShow , ~

cntena

:P Ve

Pas 1 - din Iista derulanta Tables/Queries [Tabele/tntercgari] alegeti tabela sauinterogarea pe baza careia doriti sa creati formularul, precum ~i dlmpurile care doritisa fie afisate in cadrul formularului. Dupa alegerea campurilor, folositi butoanele>. . .. pentru a adauga carnpurile unul cate unul in formular sau pentru a

introduce toate campurile odata.

Pas 3 - aceasta este etapa flnala, in care stablliti numele formularului. De asemenea,daca dorit i sa lntroduceti date in tabela cu ajutorul formularului, bifati optiuneaOpen the form to view or enter information (Deschidere formular pentru afisarea ~iint roducerea lnforrnatiilor).

@e~ fOim toVier~ in~~;.-=--=:::Jo Mo

.

Din meniul derulant alegetl tabelasau interogarea doritii

sri =I; wtid1 foelds doyou""'" t onyourform?- : teb1eor~.

Alegeti carnpurile cevor fi aflsate in

formular

f

Pentru a trece la pasul urmiitor apiisatibutonul Next (Urmiitorul)

SaIvarea ~i inchiderea unui formularPas 2 - alegeti modu l in care sa fie afisate carnpur ile in formular.

La deschiderea unui formular, el este pozltlcnat automat pe prima inregistrare.Parcurgerea inregistrartlor se realizeaza cu ajutorul butoanelor sageti existente inpartea de jos a formularului.

Microsoft Access salveaza automat modificarile efectuate. Pentru 0 mai mareslguranta, putetl apela meniul File [Fisler] - functla Save (Salvare) sau putetl apasabutonul B existent in bara acces rapid.

Tnchiderea unui formular se realizeaza prin apasarea butonului X din coltul dindreapta sus al formularului sau prin executarea unui click dreapta pe :11 mu t,; 13 ~a.- eformular (fie in bara de titlu, fie in interiorul formularului) ~i ma~ -a \:;10,.alegerea optiunii Close (Tnchidere).

\,

Parcurgerea lnreglstrarllor utillzand formularele

- ,. ,

Pentru a trece la pasul urmiitor apasatibutonul Next (Urmiitorul)

~CiI llbulNOl1alllsheet

()~

Pentru a reveni la pasul anterior apasatibutonul Back (Anteriorul)

----

_.

--=

----

-----------

;- --- - - - - - --_._------ _._- -- - ,I III E::..l =~=-~"=~~~-~- s.. _

54 55

rnasini} masini x

._-_._ ._- - - ------ - ---- - --- -

masini

Codjnas inactasic

oaewoo Damas

'.1-rcaPrima inregistrare atabelei

Utilizarea unui formular pentru a introduce, modifica ~i sterge date Intr-o tabela

Avand deschis formularul, puteti adauga, modifica sau sterge date din tabelacorespunzatoare formularului.

Pentru a adauga noi lnreglstrari 'in tabela cu ajutorul formularului, apasatlbutonul ? existent 'in partea de jos a formu laru lui. Access va va pozitlona pe 0 noua'inregistrare in care lntroduceti noile date.

masinl

Pentru a sterge lnregistrari dintr-o tabe la cu ajutorul unui formular, deschidet lformularul in una din vizualizarile Form View sau Datasheet view. Cu ajutorulbutoanelor de navigare, va pozitionati pe 'inregistrarea pe care X Oelet" - ,,

Similar procedat i pentru modificarea subsolului formularului.Dupa introducerea textului In antet ~i subsol, salvatl formula rul ~ i cornutati In

vizualizarea Form View (Vizualizare Formu lar) pentru a vedea rnodi f icarlle efectuate.

Dupa int roducerea textului In antet, puteti repozitiona caseta respective in altaparte a antetului. Execut at i click pe et icheta ~i pozitlonati mouse-ul in colt ul dinstanga sus al acesteia pana cand cursoru l mouse-ului se transforrna intr-o cruce.Apoi, trageti cu mouse-u l eticheta pana In pozit ia dorita .

De asemenea, In antet ~i subsol puteti int roduce diverse imagini (de exemplusigle), cu ajutorul butonului ~~ LQ90 din tab-ul Design (Proiectare) .

'r

: TIP_~smalMarca

1 , 1----'*""'::if--~"'_t-+MaSln l_dISpOni blfe

I 1 I

, - '.. ~ ._- -. :-; r-a

xmr.usl ni \ . , . _

De asemenea, se va activa fila contextuala Design (Proiectare), continand 0multitudine de butoane pentru realizarea rnodif lcarllor dori te .

ANTET FORMULAR

FORMATHOME ( REATE EXTERNAL DATA DATABASE TOOLS...:1Thc-mts

~?IO CoI",, ",bi, Aa ( ~ lll : :~ 'G'\ 'e\o\: ':':fonh o

rhl' 'f\ C'' ccotren

DESIGN ARRANGE

t:# Logo:; TI1~G,Dete and tune

Relcce (onstanbn~(U V")1~: ? ~~~ ~

Add EXIstm9 PrQpt rt) Tab ' "h~lds Sheet Old~ f '" r"

!clas

Peu geo t 306 Break

Pentru a introduce un text in antet, primul pas consta In mar irea zonei de antetpentru a putea introduce infor rnatl lle dorite. Pentru aceasta, plasati indicatorul

mouse-ului deasupra textului ~ Detail pana cand acesta ia forma +.Apoi, t inandapasat butonul stang la mouse-ului, trageti In jos.

In tab -ul Design (Proiecta re) apasatl butonul Label [Etlcheta) Aa. Executat i clickIn antet In locul unde dorl tl sa fie pozltionat textul si apoi tastatl textul dorit.

x

I 1 1 2 l 3 I ., I 5 I & I 1 I 8 I ' 9 I 10 I 11 I ' 12 I ' 13' I - 14 I 15 ' I ' lE; I f1 . ::.

~ Fo rm HeaderAt . .,. ifANTEl FO RM UU R Ii! ,,- ~_UM ,..~- _ _ -...;t"

--

~-1

.. ~tergerea unui formular

Seselecteaza fo rmularul ~i se alege una din rnodalitatile de mai jos:.. se aoasa tasta Delete existents pe tastatura

.. se apasa butonul X Delete existent In sectiunea Records (Tnregist rari) dintab-ul Home (Pornire)

.. se executa click dreapta pe formu lar ~ i se alege optiunea Delete (Stergere)din meniul aparut.

Acess va afisa pe ecran 0 caseta de dialog In care va cere confirmarea stergerliformularulu i. Pentru a sterge formularul definitiv apasati butonul Yes (Da), pentru arenunt a la stergere apasatl butonul No (Nu).

'\,

1\ Do you want to permanently delete the form 'masinf1",}'

C-__, If you clickYes,you won't be able to undo the deletion., ,,,-, :3;< ' _0

4- f orm Foot er

r

TJp_masJna"- I 1

MartaI I

-M"""~"'*"'i-t*>t-I--+, MasJnI_dlSponlt+-- I--+- -t---i, r I

,

\[' ,>

58 59

Butoane pent ruintroducereacampurller

Pentru a trece la pasul urmator apasa\ibutonul Next (Urmatorul)

d

,__ ____ _ ___ _ _ _--l

__~--'---------bI.o or query.

..-m~-.., >: .

Astfe l, In tab -ul Create (Creare) se apasa butonul Report Wizard (Expert raport)iN. Report Wizard , dupa care se urmeaza inst ructlunile din paginile expertu lui Raport .Pas 1 - din lista derulanta Tables/Queries (Tabele/Interogarl) alegeti tabela sauinterogarea pe baza careia dorlti sa creati raportul, precum ~i campurlle care dorltl sa

>fie afisate in cadrul raportului. Dupa alegerea campurllor, foloslti butoanele

... ,_._-- ,: .

pentru a adauga campurile unul cate unul in raport sau pentru a introducetoate campurlle odata,

Lectia 5Rapoarte

Crearea unui raport utilizand instrumentul Report (Raport simplu)

Un raport consta in inforrnatil extrase din tabele sau interogari, t iparlt e de obiceipe hartie.

Deschiderea unui raport se realizeaza in mai multe moduri:- se executa dublu click pe numele lui in panoul de navigare al 1iI M.,':::.N-~~:~h"_aplicatiei Access R L .~cct ....,- se executa click dreapta pe numele raportului ~i se alege ,tt. Qe:'," "Uoptiunea de deschidere in modul de vizualizare dorit.

Modurile de vizualizare ale unui raport sunt urrnatoarele :- Design View (Vizualizare Proiectare) - ofera acces la macheta de proiectare araportului;- Print Preview (Examinare inaintea lmprlmarll) - prezinta datele din raport exact asacum vor arata scoase la irnprirnanta :- Report View (Vizualizare raport) - ofera posibilitatea efectuarl i de modiflcaritemporare cu priv ire la datele contin ute in raport, Inainte de imprimare;- Layout View (Vizualizare aspect) - cea mai intuitiva vizualiza re utllizata pentrumodificarea designului rapoart elor, odata cu vizualizarea datelor.

Deschiderea unui raport

5.1 Luerul eu rapoartele

Ir

II1

Instrumentul Report (Raport simplu) reprezinta cel mai rapid mijloc de a crea unraport deoarece genereaza imed iat un raport, fara a solicita inforrnatii suplimentare.Raportul afiseaza toate carnpuri le din tabelu l sau interogarea selectata.

Astfel, in panoul de navigare , executati click pe tabe lul sau interogarea care dorlt isa stea la baza raportulu i. Tn tab-u l Create (Creare), executatl click pe butonul Report

_.

!

(Raport simplu) Report, iar Accessva genera automat raportul.

Crearea unui raport utlllzand instrumentul Report W izard (Expertraport)

Tn cazul in care doriti sa efectuat i 0 select ie a campuri lor raportului din mai multetabele sau interogari, este recomandat sa foloslti optiunea Report Wizard (Expertraport).

60

Pas 2 - stablltl nivelurile de grupare a datelor.

Report WlllIrd

Doyou wanttoadd any gl'oupl'OrMo,

COd_catedra, NumarJ"of6on

; ' < /"' NI.I1larJ>rOflosori I

Selectat i carnpul dupa care',j

'\. J doriti sa grupati datele ~i i. II i

.. I! i Ii: !Priority

II

I !'_ _ __ -.-1 .. ~

~ la pasul anterior apasa, ]butonul Back(Anteriorul)..

-- -

. _. __ ._ _ __ ," ,_ __ _. ,__.". . , _ . ~_. ~ _ , . _., ._ _. ~ ~ . , _ ._ 0

I r " f:fext >--,

GroupingQptions ... ! canal

Pas 3 - stabllitl, pentru ma xim patru carnpurl, modul de sortare (crescator saudescrescator) . Tn mod prestabilit, ord inea de sortare este crescatoare: pentru

legerea unei sortar t In ord ine descrescatoare, apasatl butonul de comutare. _-- ~ ~ - _._ - . -~ .:

Ascendin9 :. _ . ._ -..- ._' (Ascendent) .

Pas 4 - stabiliti forma in care sa fie reprezentate datele In raport ~i respectivor ienta rea pagin ii raportu lui (Portrait sau Landscape) .

How""llJd you iIoo 10lay out your report?-- Orientabotl

. @ p'

----

I~-----------

:

z: :-=~. : .''-

3 L~.2:1 ~

5lmnary Qp1ions. I

Yeu "'" sort rtanIs by~ to fix.rfields, il 0l1herosanclingor~ cnIer.

2

4

1 3 ~" '--- -- -'- - "--' ..I --_.... ..- ---- ..._ . ...:.J

selectau d impu l dupacare doriti sa se real izeze

sortarea

!!W> I...~..,Pentru a tr ece la pasu l urrna to r apasa\i

butonul Next [Urrnatorul]Pas 5 - aceasta este etapa flnala In care stabllitl numele raportului. Se lasa bifataoptlunea Preview the report (Vizualizare raport) ~i se apasa butonul Finish(Terminare) pentru finalizarea procesului de creare a raportului.

rSumma;Qptions ...Executati click pe butonul .. .-- . .... .. .. .... pentru a aflsa a caseta de dialog

in care sunt aflsate to ate campurile numerice continute in raport pentru care sepoate calcula suma, media, valoarea minima, respectiv maxima a datelor cuprinse incarnpul respectiv.

WizardWhat titledo you want fer your~?

c,;~

Thars aJ the i'lformationthe wizardneeds to create yourreport.

Doyou want to preview the~ or modifythe report'sdesi\ll1?@Ereview ther~.oModify thereport's desigl.

" ., ,

Apasa\i bu tonul OKpentru a reven i in

fereast raanterioara

r . -- ... .CmceI

jI ' 9-owi @l!otolond5

Access va afisa pe ecran raportul creat, asa cum va arata scos la irnprimanta.

u-.

( Cit a

... .. "

120 "

10;;

t. 1

. report footer (subsol raport) - elementele inscrlse in aceasta sect iune apar numa ipe ultima pagina a raportu lui, In partea de jos. Utilizati subsolul raportulu i pentru aimprima totalurile raportului sau alte infcrrnatli rezumative pentru int reg raportul.

Int roducerea lnforrnatlilor In antetul sau subsolul unui raport se realizeaza Inmodu l de vizualizare Design (Proiecta re). Astfel, executati click dreapta pe denumi rearaportului ~i alegeti opt lunea Design View (Vizualizare Proiectare) ~.t Qesign Vlev, .

Pe ecran va aparea macheta de proiectare a raportului. De asemenea, se vaactiva fila contextuala Design (Proiectare), continand 0 multitudine de butoanepentru realizarea modlflcarilordorite.

x

Pentru a introduce un text In antet, primul pas consta In rnarirea zonei de antetpentru a putea introduce lnforrnat llle dorite. Pentru aceasta, plasati indicatorul

mouse-ului deasupra textului Page Header pana cand acesta ia forma + .Apoi,tinand apasat butonul stang la mouse-ului, tragetl In jos.

In tab -ul Design (Proiectare) apasati butonullabel (Eticheta] Aa .Executatl clickin antet in locul unde dorlti sa fie pozitionat textul ~i apo i tastati textul dorit.

l~ .. ..... . :1 f : l r

'- 1M " Colon - ill l "v- ~ O;:hwIh . ~ ~~Dcbds

Adilugarea, modificarea antetului ~i a subsolului unui raport

Salvarea ~i inchiderea unui raport

Microsoft Access salveaza automat modiflcarile efectuate. Pent ru 0 mai mareslguranta, puteti apela funct la File - Save [Hsler - Salvare) sau puteti apasa butonul8 existent In bara acces rapid.

Tnchiderea unui raport se realizeaza prin apasarea butonului xdin coltul din dreapta sus al raportului sau prin executarea unui clickdreapta pe raport (fie In bara de titlu, fie In interiorul raportulu i) ~ialegerea opt iunllClose (Tnchidere).

64

. 1__1

65

I I . 12 ' I 3' I ' 4 I 5 t " I 7 t 8' I 9 t ' 10 ' I ' 11 I ' 12 ' I ' 13 ' I '" ' .:

Dupa introducerea textu lui In antet, puteti repozltlona caseta respect iva In altaparte a antetului. Executati click pe eticheta ~i pozltlonati mouse-ul In coltul dinstanga sus al acesteia p~ma cand cursorul mouse -ului se transforms intr-o cruce.Apoi, trageti cu mouse -ul eticheta pana in pozitla dor lta.

I I" 'Pi'f f '

; . .1 I :.NowH # "~'o;lt t

Tn Access, structura unui raport este Impal1ita in sect iuni, dupa cum urrneaza:- report header (antet raport) - elementele inscrise In aceasta sect lune apar numaipe prima pagina a raportului , in c-.partea de sus. Utlllzat i antetul .. .2 ..1. . ., . . ., ...,.,C" gtf ..araportului pentru a afisalnforrnat ille care apar In modnormal pe 0 coperta, cum ar fiun titlu sau 0 sigla.- page header (antet paglna) -elementele lnscrlse In aceastasectiune apar pe fiecare pagina araportului, In partea de sus. Deexemplu, puteti utiliza un antet de pagina pentru a repeta titlul raportului pe fiecarepagina.- detail (detalii) -Ioculln care se plaseaza elementele care formeaza corpul principalal raportulu i.- page footer (subsol paglna] - elementele lnscrlse In aceasta sectlune apar pefiecare pagina a raportului, In partea de jos. Utillzati un subsol de pagina pentru aimprima numerele de pagina.

i

I.,

III

1i

!.

De asemenea, in antet ~i subsol puteti introduce diverse imagini (de exemplusigle), cu ajutorul butonului ~~ Logo din tab -ul Design (Proiectare).

Similar procedati pentru mod if icarea subsolului raportu lui.Dupa int roducerea textulu i in antet ~i subsol, salvat i raportul ~i cornutatl in una

din vizualizarile Report View sau Print Preview pentru a vedea rnodlficari leefectuate.

Grou p. son . and Tota l

ca tee ra c x Selectati din Iista derulanta carnpul dupa care doriti sa se realizeze gruparea ~iAccessva adauga automat nivelul de grupare in raport .

Antet pentru raport ~tergerea unui raport

120 15

2

100 8

- :

Gruparea datelor dupa diferite atribute

Se selecteaza raportul ~ i se alege una din rnodalitat ile de mai jos : se apasa tasta Delete existenta pe tastatura se apasa butonul X Delete existent in sectiunea Records (Inregtstrari) din

tab-ul Home (Pornire) se executa click dreapta pe raport ~i se alege optiunea Delete ($tergere) din

meniul aparut ,Acess va afisa pe ecran 0 caseta de dialog in care va cere confirmarea stergerll

raportului. Pentru a sterge raportul definitiv apasati butonul Yes (Da), pentru arenunta la stergere apasatl butonul No (Nu).

- I . I' k [l;; Add a groupPentru a adauga un nive nou de grupare, executatl c IC pe[Adaugare grup). Tn panoul Group, Sort and Total (Grupare, Sortare ~i Totaluri) vaaparea un rand nou ~ i va fi afisata automat 0 list a a carnpurilor dispon ibile .

La imprimarea unu i raport, de obice i veti dori sa grupati datele pentru 0vizual izare cat mai sugestlva,

Gruparea datelor se realizeaza f ie la crearea raportului, f ie ulterior. Pentrurealizarea unei gruparl ulterioare, in primul rand se deschide tabelul in vizualizareaDesign View (Vizualizare Proiectare). Apoi se apeleaza tab-ul Design (Proiectare) ,categoria Grouping & Totals (Grupari ~i tota lur l), butonul [I;:; Group & Sort (Grupare

~i sortare).Pe ecran va aparea panou l Group, Sort and Total (Grupare, Sortare ~ i Totaluri).

Exportarea unui tabel, interogare intr-un fisler pe hard disk

110 0; !XI AccessCl ,\ ..'r J t.1t-fQt'

Email':;' More-

tf you click Yf S,you won't be able to undo the deletion .

[~;.= i t. NoD 0

Do you wanl to~lly delete tile report 'caled~'?it

~ ~ m @J ~Saved Excel Text XML PDF

Exports File File or XPSExport

Exportul este procedeu l cel mai potrivit atunci cand coplati date din Accessin alteaplicatii. Aveti posibilitatea sa exportati un tabel, 0 interogare, un raport sau unformular.

Primul pas este sa selectati din panoul de navigare obiectul care contlne date Iede exportat. Tn tab-ul External Data (Date externe), in grupul Export, executati clickpe butonul dorit.

x

r: 0 Add a group ~ ; Add a so rt

G,oup. $ort . and Teta !

I( 'f

II

66 67

Tn cazul exportului datelor int r-un flsler Excel, dupa apasarea butonului Excel , vafi afi~ata fe reast ra Export - Excel Spreadsheet (Export - Foaie de calcul Excel), In carese stabileste nume le ~ i formatul fislerului Excel generat.

Lectta 6Pregat tr e a r e zultatelor

6.1 Prega t irea p entr u imprimare

' -~ Vizualizarea inainte de imprimareSelect the destination for the data you want to export

Specifythe dertinatlon tilt name . nd formal

f l it name: C:\ Usersl.nlucao\Docu mtnls\Catedra.J.JsJ.

f lIt format Excel Wort book (-.xIs%1

Browse..

Un lucru important, Inaintea lmprlrnar li, il reprezinta vizualizarea datelor ce vor fiimprimate. Vizualizarea Inaintea lrnprimarli se realizeaza cu ajuto rul comenzii File-Print - Print Preview (Fister - Imprimare - Examinare Inainte Imprlrnarii]. Aceastacornanda este foloslta pentru a vizualiza datele din tabele, lnterogarl, formu lare ~ irapoarte.

Speedy export option,:.x

~ Export dota l!nh 'tm>ttinll_ byout.Seled thts opucn to prese-rve mort formattln~ an d layolJtmtorma.ttonwhen ( xporUng a table, qu e ry, form,. Of report.

ii.i Open the destirJ!tion me ~er the aport operation Iscomplete.Select th iS option to VIew the results of the expert OPt nltlon . This optIon IS available on tywhtn you export formatted dahl.

lx pon o nly the'1dedt.d teccrds,Select tb-s ophCr. tooerport o rtl t th e se-ectec -eto-us TtM l:P!I;;":l I ~ C ~ - ~ a-. a !~~bft whe n ~ Gt: t .p ~ ., f""l""'a1t ec d,1!a and'Ui trH ",r j ', lti-t(1l' d

Pa gt

ClosePnntRevenirea In fereastra aplicatlel se efectueaza apasand butonul P,,,,,.. (Inchldere

examinare Inaintea lmprlrna rii} ,

Modificarea orlentarf ~i a dimensiunii paginii unui raport

Tn fila Print Preview, . (Examinare Inainte irnprirnar lt), 0 I c.sect lunea Page Layout (Aspect paglna) avet i posibilitatea de a Pc' ''j>