managementul unui proiect - metodologii de management de proiect
TRANSCRIPT
Managementul unui proiect. Metodologii de management de proiect
(Prince 2, TenStep, Six Sigma). Prezentare comparativă.
Disciplina: Managementul poiectelor
Managementul unui proiect
Managementul proiectelor se refera la:– definirea – planificarea, – implementarea– monitorizarea, controlul – finalizarea unui proiect.
Inca dinainte de a incepe, trebuie admis ca toate proiectele necesita un anumit nivel de management de proiect.
Un proiect în care lucreaza 2 oameni timp de 200 de ore
- ar putea fi condus mental Un proiect în care lucrează
10 oameni timp de 5000 ore
- nu poate fi condus in aceeasi maniera
Cu cat proiectul este de o mai mare anvergura si mai complex, cu atat creste nevoia de a dispune de un proces formalizat, standardizat si structurat.
Probleme cu care ne confruntăm în realizarea unui proiect:
Proiecte finalizate cu intarziere, cu depasirea bugetului sau fara sa indeplineasca cerintele functionale ale clientului
Procesele si tehnicile utilizate de managerii de proiect sunt slab standardizate si folosite inconsecvent
Managementul de proiect este reactiv si nu este privit drept un aport valoric
Timpul necesar managementului proactiv al proiectelor nu este consolidat / inclus in programul de activitati, fiind considerat ‘o cheltuiala generala' / ‘balast'.
Proiectele sunt ‘de succes' in pofida lipsei unei planificari si a managementului de proiect, prin stres accentuat si ore suplimentare lucrate, pe toata durata ciclului de viata al proiectului.
Aceste neajunsuri pot fi eliminate/evitate prin:
Abordarea unei bune discipline de management al proiectelor.
Aplicarea unei metodologii de management de proiect.
Managementul de proiect este: Ştiinţă
Artă
Tehnică
Demersul prin care resursele umane, materiale si financiare sunt organizate într-un mod specific pentru realizarea unor lucrări dintr-un domeniu de activitate, cu specificaţii date, cu restricţii de cost şi timp, urmând un ciclu de viata standard pentru a realiza schimbări benefice definite prin obiective cantitative si calitative.
Metodologii de management de proiect
Prince 2,
TenStep,
Six Sigma
O definitie plastica a unei metodologii de management al proiectelor:
“Metodologia managementului de proiect este precum Codul Rutier.
Toata lumea ar putea circula fara el, dar ar fi o aventura sa ajungi de la punctul de plecare la cel de destinatie”.
O metodologie de management al proiectelor furnizeaza cadrul de lucru, procesele, recomandarile si tehnicile necesare pentru a conduce oamenii si a gestiona volumul de munca al activitatilor.
O metodologie buna creste sansele de succes si in consecinta furnizeaza valoarea organizatiei, proiectului si managerului de proiect.
Componentele unei metodologii standardizate de management de proiect sunt:
Business Case - reprezinta justificarea proiectului;
Organizare - rolurile din cadrul echipei de proiect, modalitati de comunicare si de raportare;
Planuri - descriu livrabilele care trebuie obtinute, activitatile necesare pentru a crea aceste livrabile, precum si activitatile necesare pentru a valida calitatea livrabilelor; identifica resursele si timpul necesar pentru toate aceste activitati (inclusiv controlul de calitate), precum si caracteristicile acestor resurse; identifica dependentele intre activitati, precum si dependentele externe; stabilesc punctele de monitorizare si de control al progresului, momentele de inceput si de sfarsit ale tuturor activitatilor;
Mijloace de control - definirea tolerantelor (timp, cost); descrierea proceselor; autorizarea pachetelor de lucru; controlul de calitate; managementul problemelor proiectului; controlul schimbarii; intretinerea registrului de riscuri; planificarea si replanificarea activitatilor; evaluarea la sfarsit de etapa etc.
Managementul riscului - identificarea si definirea riscurilor, evaluarea probabilitatii de aparitie si a impactului probabil;
Managementul calitatii - identificarea caracteristicilor produselor sau serviciilor si a actiunilor ce trebuie intreprinse pentru ca acestea sa satisfaca nevoile clientului si
standardele de calitate;
Managementul configuratiei proiectului - asigura urmarirea si mentinerea controlului livrabilelor proiectului; ofera un sistem pentru inregistrarea, urmarirea si gestionarea problemelor;
Managementul schimbarii - evaluarea impactului pe care o schimbare potentiala il poate produce, importanta, costul si decizia de implementare a schimbarii.
Avantajele utilizării unei metodologii de management al proiectelor: este construita pe baza experientelor anterioare din proiecte;
ajuta la evitarea repetarii greselilor trecutului;
imbunatateste performanta, productivitatea si calitatea serviciilor de management de proiect;
creste increderea clientului in finalizarea cu succes a proiectului;
poate fi folosita ca avantaj competitiv, in scopul diferentierii de concurenta;
ajuta la standardizarea abordarii proiectelor si este catalizatorul acumularii de experienta in cadrul organizatiei.
Optiuni in obţinerea unei metodologii de management al proiectelor
O dezvolti singur. Poti construi o metodologie personalizata care sa reflecte perfect filosofia si bunele practici din organizatia ta. Multe companii continua si astazi sa procedeze astfel.
O cumperi. Multe companii aleg fie sa cumpere, fie sa licentieze o metodologie existenta. Aceste metodologii la cheie contin de obicei tot ce ii este necesar organizatiei tale pentru a avea succes.
Metodologii de management de proiect
TenStep Project Management Process PRINCE2 Six Sigma The PMI Project Management Body of
Knowledge (PMBOK ) Success Driven Project Management altele
TenStep
Project Management Process
TenStep Project Management Process
este o metodologie pentru managementul activitatii sub forma de proiecte.
O caracteristica a TenStep Project Management Process este impartirea acestuia in zece pasi – primii doi pentru definire si planificare, iar urmatorii opt pentru managementul si controlul muncii.
Cei 10 paşi:
1.0 Definirea Muncii. Managerul de proiect investeste timp in definirea muncii pentru a se asigura ca echipa de proiect si clientul au o intelegere comuna asupra livrabilelor proiectului, beneficiilor si scopurilor.
2.0 Construirea Planului de Lucru. Planul de lucru este vital pentru a fi siguri ca echipa stie ce are de facut.
3.0 Managementul Planului de Lucru. Planul de lucru trebuie actualizat in permanenta si trebuie sa reflecte in orice moment munca ramasa.
4.0 Managementul Situatiilor Dificile. Multe din problemele care apar se rezolva rapid. Cu toate acestea, o “situatie dificila” apare atunci cind o problema obstructioneaza evolutia proiectului si nu poate fi rezolvata de catre managerul de proiect si de echipa proiectului fara ajutor extern.
5.0 Managementul Continutului. Continutul este modul prin care descriem frontierele proiectului. Scopul managementului schimbarilor continutului este sa ne asiguram ca sponsorul (sau reprezentantul acestuia) aproba orice schimbare adusa continutului asupra caruia s-a convenit initial.
6.0 Managementul Comunicarii. In cadrul proiectului, comunicarea eficace este un factor cheie pentru succes in managementul asteptarilor clientului si al celorlalte parti interesate de proiect.
7.0 Managementul riscurilor. Riscul se refera la conditii sau circumstante viitoare care se afla in afara controlului echipei si care vor avea un impact negativ asupra proiectului daca acestea se intimpla. Managerii de proiect care vor sa aiba succes trebuie sa rezolve problemele potentiale inainte ca acestea sa apara.
8.0 Managementul Documentelor. Cu cât proiectul este mai mare, cu atât managementul documentelor trebuie sa fie mai riguros si mai bine structurat.
9.0 Managementul Calitatii. Scopul pasului pentru managementul calitatii este in primul rând intelegerea asteptarilor clientului in ceea ce priveste calitatea, iar apoi punerea in aplicare a unui proces pentru indeplinirea acestor asteptari.
10.0 Managementul Metricilor. Metricile sunt utilizate pentru a colecta date cantitative pentru luarea deciziilor si furnizeaza masura in care sunt indeplinite asteptarile.
Principiile elementare ale TenStep
Managementul scalabilitatii. Se aplica tuturor proiectelor. Management proactiv. Dezvoltarea unui parteneriat intre echipa de proiect
si client. Definirea incipienta a proceselor de management de
proiect. Suficienta autoritate acordata managerului de
proiect.
Modelul Procesului TenStep
"Pasii" nu Implica o Ordine Secventiala Pasul 3 este Pasul Cheie al Integrarii Pasii Superiori Implica un Nivel mai Mare de
Complexitate a Managementului de Proiect TenStep Nu Include Ciclul de Viata al Proiectului TenStep Nu Include Colectarea de Cerinte Detaliate TenStep Nu Considera Achizitiile o Responsabilitate
Cheie a Managementului de Proiect Procesul de Finantare a Proiectului Nu este Inclus in
Metodologia TenStep Proiectul Incepe Oficial Cand este Desemnat un
Manager de Proiect
PRINCE 2
este o metodologie de management de proiect creata de catre guvernul Marii Britanii.
este folosita si in sectorul privat
a devenit populara in multe tari europene.
este o marca inregistrata a Office of Government Commerce, si este de asemenea inregistrata la U.S. Patent and Trademark Office.
atat PRINCE2 cat si procesul TenStep sunt ambele metodologii de management de proiect
Compararea Procesului TenStep cu PRINCE2
TenStep PRINCE2
este compus din zece pasi se descompune in opt procese primii doi pasi (Definirea Proiectului si Elaborarea Planului) din cei zece sunt dedicati planificarii proiectului, desi proiectul este replanificat continuu in Pasul Managementul Planului. Ceilalti opt pasi ai metodologiei TenStep sunt dedicati managementului si executiei proiectului.
Trei procese (Demararea Proiectului, Initierea Proiectului si Planificarea) se refera la planificarea proiectului. Atat Demararea cat si Initierea Proiectului apar la inceputul metodologiei PRINCE2®, iar Planificarea este un proces ce se desfasoara continuu pe parcursul intregii durate a proiectului. aloca executiei proiectului trei procese.
Intreaga metodologie TenStep se axeaza pe activitatile realizate de managerul de proiect.
procesul de Conducere a Proiectului este executat de catre Comitetul Proiectului si nu are legatura cu activitatile zilnice ale managerului de proiect.
Nu Include Ciclul de Viata al Proiectului
Include Ciclul de Viata al Proiectului
Procesul de Finantare a Proiectului Nu este Inclus
Procesul de Finantare a Proiectului este Inclus
Six Sigma
= o metodologie utilizata pentru a reduce pierderile si pentru a imbunatati calitatea si performantele de cost si timp ale oricarei afaceri.
Sigma este o litera greceasca utilizata pentru a indica dimensiunea unei abateri sau a nivelului de defect dintr-un produs.
Un defect este definit drept orice element ce cauzeaza disatisfactia clientului sau ce se abate de la tolerantele acceptate.
Six Sigma
Este un process de termen lung intentionat sa produca imbunatatire continua.
Necesita perseverenta, concentrare si consacrare.
Poate fi aplicat in multe domenii: productia, functiunile administrative si serviciului cu clientii.
Ajuta la scaderea variabilitatii, care determina reducerea numarului de defecte si a costurilor operationale in timp ce capacitatea efectiva creste.
Utilizat pentru imbunatatirea altor domenii precum loialitatea clientilor, care in definitiv ajuta compania sa isi indeplineasca obiectivele.
Compararea Procesului TenStep cu Six Sigma
TenStep Six Sigma
se aplica in managementul proiectelor de toate tipurile si dimensiunile.
Initiativele in domeniul calitatii pot fi stabilite la nivelul unui proiect sau la nivelul intregii organizatii.
Unul dintre "pasii" elementari este procesul de managementul calitatii.
Six Sigma este o filosofie organizationala care se centreaza in mod specific pe calitate, se suprapune cu o parte a procesului TenStep.
Procesul TenStep indeplineste aceasta nevoie.
Derularea de proiecte cu un nivel de calitate Six Sigma necesita un proces de management de proiect standardizat.
unul din cele zece aspecte ale TenStep Project Management Process este managementul calitatii la un nivel acceptabil.
Six Sigma poate furniza baza generala pentru acest pas de management al calitatii.
Six Sigma si TenStep Project Management Process sunt procese complementare.
Astfel, o companie poate implementa:– metodologia TenStep - drept proces general de
management al proiectelor. – Six Sigma - drept filosofie generala in ceea ce
priveste calitatea.
Concluzii: