job description bss 2016

Dragă viitor participant,

În cele ce urmează vă vom prezenta unul din proiectele noastre tradiționale, cel mai drag pentru unii

din noi, cu un grad ridicat de complexitate datorită duratei mai lungi de implementare, diversității,

mărimii, și multor altora. Vi le vom prezenta în cele ce urmează. În acest ”ghid” este descris

proiectul, pozițiile deschise, responsabilitățile și multe altele. Vă rugăm să fiți atenți la toate

detaliile, pentru că în acest proiect ele fac diferența. Informații despre ediția anterioară găsiți pe

http://www.osecluj.ro/bss .

Procesul de recrutare a echipei va decurge astfel:

1. Citiți acest ghid, completați și trimiteți aplicarea până joi, 24 martie, ora 23:59

Pen

tru

ech

ipa

de

pro

iect

20

16

Pre

zen

tare

Bu

sin

ess

Sm

art

Sch

oo

l

http://www.osecluj.ro/bss

of 9

2. Vom analiza aplicările și vă vom chema la o activitate de grup (assessment center) pentru a vă

cunoaște și dincolo de formular, în săptămâna 28 martie - 3 aprilie

3. Vom analiza ambele metode (formularul de aplicare și assessment center), vom da note, vom face

o medie și vom selecta echipa, care va fi anunțată în săptămâna 4-10 aprilie.

Despre Business Smart School

Business Smart School (BSS) este un proiect cu tradiţie în cadrul Organizaţiei Studenţilor Economişti (OSE - Cluj

Napoca) aflat la a 9-a ediţie, care se desfăşoară în fiecare an în săptămâna cu 15 septembrie, în localitatea Cluj-

Napoca, la Facultatea de Ştiinţe Economice şi Gestiunea Afacerilor (FSEGA). Echipa de proiect alege în fiecare an o

altă temă din mediul business ce consideră că se pliază cel mai bine pentru contextul actual al societății și pentru

studenții din România și nu numai.

Cu ce vă vom ajuta?

Vom încerca să creem un mediu cât mai propice și prietenos pentru a vă motiva și încuraja să ducem anul acesta

Business Smart School pe cele mai înalte culmi. Vom combina munca cu distracția în așa fel încât să simțim că

facem asta cu plăcere. Este un proiect complex și din această cauză o să avem susținerea permanentă a biroului de

conducere în legătură cu orice nelămurire. Cu ajutorul experiențelor din anii trecuți vom îmbunătăți împreună

această ediție de Business Smart School la toate capitolele.

Însă e momentul să specificăm niște criterii generale pentru orice aplicant BSS indiferent de responsabilitatea

pentru care va aplica:

1. Să ai o motivație de fier;

2. Să fii deschis la noi idei și schimbări făra a încerca să-ți impui obsesiv punctul de vedere;

3. Să ști să-ți folosesti imaginația;

4. Să fii dispus la efort atât fizic cât și mental;

5. Să nu te sperii de munca sub presiune;

6. Să fii proactiv și cooperativ;

7. Să poți combina distracția cu munca.

of 9

Responsabil Comunicare, Promovare și Design

necesar: 2 membrii

1. Despre post:

1.1. Numele postului: Responsabil comunicare, promovare și design

1.2. În relatie directă cu: Coordonator departament Marketing & Project Manager

1.3. Lucrează cu: Project-Manager, echipa, mentorul comunicare și alte persoane integrate în acest

proces;

1.4. Durata: 6 luni.

2. Descrierea postului:

2.1. Rolul in echipă:

Crează o identitate vizuală a proiectului;

Se asigură că imaginea proiectului este înțeleasă corespunzător și atinge targetul;

Realizează design-ul tuturor materialelor și se asigură că ele respectă aceeași schemă, culoare etc.,

alături de Coordonatorul dep. Marketing;

Este responsabil pentru postarea materialelor în social media;

Alcătuiește strategia de marketing alături de coordonatorul departamentului de marketing și este

responsabil de conținutul materialelor;

Se asigură că strategia de marketing este implementată;

Realizează materialele pentru vizibilitatea proiectului în online & în mediul ong-urilor

2.2. Responsabilități și sarcini:

Asigură crearea de articole pentru publicare;

Cunoașterea programelor de editare foto/video este un mare avantaj;

Se asigură de materialele necesare pentru a actualiza site-ul și mediile sociale în ceea ce privește

proiectul;

Realizează alături de echipă și coordonatorul departamentului de marketing identitatea vizuală a

evenimentului;

Crează materialele vizuale necesare pentru eveniment;

Participă la toate întâlnirile echipei și comunică statusul campaniei de promovare;

Promovează evenimentele atât online, cât și offline (dacă e cazul);

Obține și actualizează baza de date pentru media;

Realizează comunicate de presă și este responsabil pentru partea de susținere a evenimentelor

atât la nivel de presă, tv, radio (dacă se vor obține astfel de parteneriate);

of 9

Aranjează materialele și ajută la logistică în timpul evenimentului, alături de membrii echipei de

logistică.

2.3. Oportunități de dezvoltare:

Următorii pași care pot fi făcuți după această experiență:

Coordonator BSS 2017;

Project manager alte proiecte;

Responsabil în cadrul departamentului de Marketing.

2.4. Măsuri de succes:

% din respectarea planului de marketing: 90%;

% calitatea articolelor;

% numărul de apariții media: minim 10;

feedback-ul pozitiv din partea participanților: 80%.

Responsabil Fundraising*

necesar: 2 membrii

* vor avea loc pregătiri pentru această poziție

1. Despre post:

1.1. Numele postului: Responsabil fundraising

1.2. În relatie directă cu: Coordonator departament Financiar & Project Manager

1.3. Lucrează cu: Project-Manager, echipa, mentorul fundraising și alte persoane integrate în acest proces;

1.4. Durata: 6 luni



Structureaza o strategie de fundraising;

Asigură calitatea proiectului prin tracking al resurselor finaciare și materiale implicate în proiect;

Se asigură că toate materialele necesare sunt asigurate;

Face account management cu companiile în timpul și după eveniment;

Reprezintă proiectul pe partea de negociere cu fiecare posibil sponsor;


of 9

Calculează resursele necesare;

Realizează un calendar pentru fundraising alături de project-manager și echipa suport pentru

fundraising;

Estimează bugetul;

Face un research pentru buget pentru estima cât mai realistic bugetul previzionat;

Realizează raportul financiar;

Găsește resurse financiare, realizează o bază de date cu partenerii financiari și nu numai, de până

acum și cu alți posibili parteneri;

Realizează o mapă de marketing/vânzări pentru posibilii parteneri;

Trimite e-mailuri, contactează posibilii parteneri, stabilește întâlniri de vânzări și încheie

parteneriate;

Este responsabil pentru pachetele de întâmpinare a participanților;

Are un dosar cu toate facturile, bonurile fiscale pentru decontare și informează membrii despre

toate detaliile necesare pentru obținerea acestora;

Participă la toate întâlnirile de echipă și raportează starea financiară;


logistică.

Servicii și livrare parteneri: asigură vizibilitatea și returnează materialele ce ni le-au dat;

Ajută la decontul pentru fondurile acordate;

Asigurare parteneriat nu numai pe termen scurt ci și pe termen lung: trimitere raport BSS,

mulțumiri, felicitări, newsletters, comunicare constantă.





Responsabil în cadrul departamentului de Financiar.


management bun al resurselor;

buget pozitiv;

% diferențe dintre bugetul estimat și cel realizat: maxim 20%

% facturilor, bonurilor, documentelor justificative: 100%

% din resursele financiare și materiale necesare acoperirii din forțe proprii organizației: 90%

realizarea evaluării proiectului din punct de vedere financiar: în maxim 2 săptămâni de la terminarea

proiectului;

of 9

Responsabil HR & Logistică

necesar: 2 membrii

1. Despre post:

1.1. Numele postului: Responsabil HR & Logistica

1.2. În relatie directă cu: Coordonator departament Resurse Umane & Project Manager

1.3. Lucrează cu: Project-Manager, echipa, mentorul logistică și alte persoane integrate în acest proces;




Este responsabil evaluarea aplicărilor și de selectarea participanților;

Asigură baza de date cu participanți și prezența acestora în timpul activităților evenimentului;

Implementează tema proiectului;

Crează și implementează o excelentă recepție a evenimentului;

Este responsabil pe partea logistică a evenimentului.


Responsabil de crearea unui formular de aplicare a participanților și de realizarea selecției

acestora alături de coordonatorul dep. HR;

Realizează un necesar de logistică, alături de responsabilul de fundraising;

Face o evaluare și o strategie de coaching pentru membrii echipei, alături de project manager;

Face o strategie de rewards and recognition pentru echipă, alături de coordonatorul

departamentului de resurse umane și team leaderul de motivare;

Ajută la organizarea teambuildingurilor și pregătirii membrilor din echipă;

Este responsabil pentru crearea formularelor de feedback și centralizarea acestora pentru

evaluare;

Crează o bază de date cu participanții, îi contactează pentru diferite actualități și pentru o bună

gestionare a acestora;

Este responsabil de activitățile de divertisment ale participanților;

Organizează coffee breaks;

Comunică cu participanții;

Participă la toate întâlnirile de echipă și raportează actualizările;


logistică.


of 9




Responsabil in cadrul departamentului de Resurse Umane.


numărul de aplicanți pentru BSS: 160 de aplicanți apoximativ;

primire eficientă;

coffee break realizat în timp (preparat, de preferabil cu o oră înainte de program).

Responsabil Traineri & Speakeri

necesar: 1 membru

1. Despre post:

1.1. Numele postului: Responsabil Traineri & Speakeri

1.2. În legatură directă cu: Coordonator departament Resurse Umane & Project Manager

1.3. Lucrează cu: Project-Manager, echipa, mentorul pentru speakeri și alte persoane integrate în acest

proces;



2.1. Rolul echipei:

Asigură prezenta numerului necesar de speakeri pentru o desfasurare cat mai buna a proiectului;


Realizarea unei liste cu trainingurile și temele ce se doresc a fi abordate în cadrul școlii de toamnă

(cu ajutorul coordonatorului departamentului de HR);

Crearea unor baze de date cu firmele din HR din Cluj-Napoca și cu speakerii necesari pentru

aceste traininguri;

Responsabil de realizarea concursului pentru a desemna echipa școlii de toamnă BSS, alături de

membrii echipei și project manager;

Studierea site-ului fiecărei firme în parte și a activității trainerilor (research). Acest lucru trebuie

realizat pentru a adapta e-mailurile la structura și personalitatea fiecăruia (personalizare).

Trimiterea e-mailurilor pentru fiecare firmă și trainer, în parte;

of 9

Actualizarea bazelor de date (verificarea răspunsurilor primite și a celor în curs, trimitere

remindere de la cei de la care nu a fost primit un răspuns);

Primirea și asigurarea logisticii și nevoilor firmelor și trainerilor pentru asigurarea unui proces și a

unei experiențe calitative;

Realizarea unui formular de feedback pentru parteneri pentru această categorie pentru a a evalua

comunicarea și organizarea proiectului;

Distribuirea formularelor de feedback și centralizarea rezultatelor;

Asigurare parteneriat nu numai pe termen scurt ci și pe termen lung: trimitere raport BSS,

mulțumiri, felicitări, newsletters, comunicare constantă pentru această categorie de parteneri;

Asigurarea unui plan B pentru traineri în cazul în care unul dintre ei renunță;

Participă la toate întâlnirile de echipă și raportează actualizările.





Responsabil in cadrul departamentului de Resurse Umane.


asigurarea numărului necesar de traineri și speakeri pentru orele de ”curs” și teambuilding: 100%

realizarea evaluării proiectului din punct de vedere al speakerilor: în maxim 2 săptămâni de la terminarea

proiectului;

feedback-ul pozitiv din partea trainerilor & speakerilor: 100%;

feedback-ul pozitiv din partea participanților: 80%.

of 9

Aplicări

Poți aplica pentru maxim două responsabilități, cu mențiunea să spui care e ordinea preferințelor. Pentru a ne convinge de abilitățile tale și a rezerva un loc în echipa noastră te invităm să ne trimiți aplicarea ta la adresa de e-mail [email protected]. Aplicarea ta trebuie să conțină următoarele puncte:

1. Motivația ta;

2. Așteptările tale în urma acestui proiect;

3. Calitățile tale ce te recomandă pentru echipă;

4. Câteva idei cu care crezi că poți ajuta proiectul făcând referire la responsabilitatea/responsabilitățile pe care le-ai ales;

5. Cum acționezi în cazul în care toate activitățile se desfășoară într-un mod haotic și depășesc termenele de realizare iar responsabilul nu mai reușește să le organizeze?

6. Altele (tot ce nu te-am întrebat dar crezi că poate valora mult în ecuația alegerii membrilor).

Așteptăm cu nerăbdare aplicarea ta și îți urăm mult SUCCES!

job description bss 2016

Documents