NOT DE PREZENTARE0 1 Norme Anexa nr. 1.a Norme privind operaiunile de cas efectuate n activitatea de transport feroviar de cltori Instruciuni privind emiterea i nregistrarea facturilor fiscale pentru legitimaii de cltorie, anexe i imprimate de vnzare Instruciuni pentru efectuarea vrsmintelor la casa centralizatoare Instruciuni pentru traficul local i internaional de cltori Instruciuni privind emiterea n sistem electronic a legitimaiilor de cltorie Instruciuni privind emiterea n trenuri a legitimaiilor de cltorie Instruciuni pentru ncasarea i nregistrarea veniturilor locale Instruciuni privind constatarea, evidenierea i lichidarea diferenelor de tarifare i contare Metodologia de achitare incasare a tarifelor de transport prin carduri electronice n sistem P. O. S. TOTAL Nr file 83 11

2 3 4 5 6 7 8

Anexa nr. 1.b Anexa nr. 1.c Anexa nr. 1.d Anexa nr. 1.e Anexa nr. 1.f Anexa nr. 1.g Anexa nr. 1.h

10 21 15 5 7 11 22

185

Anexa nr. 1 La Dispoziia directorului general al SNTFC CFR Cltori SA Nr 53 din 03 Dec 2003

NORME privind operaiunile de cas efectuate n activitatea de transport feroviar de cltori

Bucureti, 2003

www.feroviarul.ro

1

Capitolul I DISPOZIII GENERALE 1. Obiectul i sfera de aplicare a normelorNormele privind operaiunile de cas efectuate n activitatea de transport feroviar de cltori cuprind prevederi referitoare la ncasarea, nregistrarea veniturilor n conturile de gestiune i n celelalte evidene, plata i vrsarea sumelor ncasate n traficul de cltori n unitile de exploatare aparinnd Societii Naionale de Transport Feroviar de Cltori C.F.R. Cltori S.A. numit n continuare CFR Cltori i filialelor acesteia, respectiv: - Societatea Comercial de Vnzare a Legitimaiilor de Cltorie CFR SCVLC Bucureti numit n continuare CFR Voiaj; - Societatea Comercial de Exploatare a Vagoanelor de Dormit, Cuet, Restaurant i Bar, numit n continuare CFR Gevaro. n sensul i n textul prezentelor norme, cnd nu este altfel specificat, folosirea termenilor este urmtoarea: - prin denumirea de staie se nelege unitatea organizat pentru realizarea obiectului activitii de baz a CFR Cltori, nominalizat n evidenele societii i aflat sub conducerea unui ef de unitate, pregtit i autorizat n acest sens. Din punct de vedere al exploatrii, ageniile de voiaj aparinnd CFR Voiaj sunt asimilate staiei; - prin denumirea de unitate de exploatare vor fi nelese: staiile, ageniile de voiaj i toate celelalte locuri de activitate aparinnd CFR Cltori i filialelor menionate mai sus, organizate dup modelul staiei de cltori i aflate sub conducerea unui ef de unitate. Denumirea generic de unitate reprezint att unitatea de exploatare, ct i celelalte uniti care desfoar activiti de transport feroviar de cltori, aflate sub conducerea unui ef de unitate. Subunitile de tip punct de vnzri i toate celelalte puncte de lucru care nu se afl sub conducerea unui ef de unitate, nu sunt considerate uniti de exploatare i n toate cazurile desfoar activiti comerciale sub coordonarea i n evidena unitilor de exploatare; - prin denumirea de regional de transport feroviar de cltori numit n continuare RTFC - se nelege unitatea de coordonare i urmrire a activitii de exploatare desfurat n unitile de exploatare aparinnd CFR Cltori, organizat teritorial la nivel de sucursal. Unde nu este altfel organizat, reprezentanele teritoriale ale CFR Voiaj, sunt asimilate n sensul prezentelor norme RTFC, avnd competenele i ndatoririle acesteia; De asemenea, pentru simplificarea exprimrii, n textul anexelor la prezentele norme referirea la acestea se va face prin denumirea de Norme, prin care se va nelege denumirea complet Norme privind operaiunile de cas efectuate n activitatea de transport feroviar de cltori.

www.feroviarul.ro

2

2. Obiectul de activitate al casei. Categorii de case i numerotaren unitile de exploatare aparinnd CFR Cltori i filialelor acesteia care au calitatea de parteneri n activitatea de transport funcioneaz, pentru ncheierea i evidena contractelor de transport, ncasarea prestaiilor din executarea contractelor ncheiate i depunerea sumelor ncasate, compartimente de cas conduse de casieri i denumite, dup natura operaiilor pe care le efectueaz: cas de cltori; cas colectoare; cas centralizatoare. Principalul obiect de activitate al caselor de cltori este vnzarea legitimaiilor de cltorie; casele colectoare i centralizatoare au ca obiect de activitate primirea i depunerea la banc a ncasrilor realizare la alte case sau uniti. Casele de cltori pot face i oficiul de cas colectoare. n funcie de specificul, volumul i cerinele activitii de exploatare, la casele unitilor pot avea loc i alte activiti dispuse de conducerea CFR Cltori, n condiiile stabilite de aceasta. Casele care i desfsoar activitatea potrivit prezentelor norme se nfiineaz n conformitate cu prevederile punctului 4 de mai jos i sunt integrate n sistemul de control al operaiunilor prin serviciile de verificare a veniturilor din RTFC; casele sau operaiunile controlate direct, de compartimentele financiar-contabile ale societilor din structura CFR Cltori precum i cele aparinnd unor societi din afara CFR Cltori, nu intr n sfera de aplicabilitate a prezentelor norme. La nfiinare, casele din unitile de exploatare primesc un numr de identificare. Cnd ntro unitate sunt mai multe case de diferite categorii, numerotarea acestora se face ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare categorie. Exemplu: casa de cltori nr. 1, casa de cltori nr. 2 etc.; casa colectoare nr. 1, . . . nr. 2 etc.

3. Funcionarea caselorOperaiile de ncasri i pli se efectueaz de casieri - gestionari de cas - care trebuie s ndeplineasc condiiile prevzute de Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor. Condiiile de studii, pregtire profesional, modul de verificare a cunotinelor profesionale, precum i condiiile de vechime n activitate i vrst sunt stabilite prin Contractul Colectiv de Munc aplicabil la nivelul CFR Cltori. Pot face concomitent funcia de casier cu aceea de baz: efii staiilor, efii celorlalte uniti de exploatare, ali salariai care ndeplinesc condiiile de mai sus iar funcia de baz permite desfurarea celor dou activiti. Modul de funcionare a caselor (n tur, program de zi etc.) i fixarea numrului necesar de case pentru fiecare unitate se stabilete de ctre conducerea RTFC sau dup caz, de reprezentanele CFR Voiaj, similare acesteia. Cnd eful unitii ndeplinete i funcia de casier, fcnd serviciul numai ziua, n unitile n care casa funcioneaz numai n timpul zilei, ori n punctele de lucru afiliate, operaiunile secundare de cas n perioada din zi neacoperit de casier se pot executa i de ctre ali salariai desemnai de eful unitii, procedndu-se conform Capitolului V, punctul 2 din prezentele norme.

4. nfiinri, desfiinri, contopiri i nchideri provizorii de gestiuni de casnfiinarea, desfiinarea, contopirea gestiunilor de cas, nchiderea provizorie i redeschiderea acestora se aprob de conducerea RTFC i dup caz, a reprezentanei CFR Voiaj.

www.feroviarul.ro

3

Aprobrile date trebuie s fie comunicate serviciilor de verificare a veniturilor din CFR Cltori i din RTFC, Serviciului Legitimaii de cltorie - Biroul distribuie legitimaii de cltorie i corespunztor, serviciilor de control financiar de gestiune. Data cnd are loc modificarea efectiv n situaia gestiunilor de cas, ca urmare a aprobrilor primite, se comunic de eful unitii n scris, n termen de 24 ore, serviciilor de mai sus. nfiinrile de gestiuni de cas se fac numai dup ce RTFC, respectiv reprezentana CFR Voiaj a asigurat ncperea n condiiile unei depline securiti, inventarul i formularele necesare funcionrii casei n condiiile prevzute la punctul 9 de mai jos.

5. Moneda n care se fac ncasrilencasrile se fac n lei. ncasarea n valut a unor sume se face n baza unor dispoziii speciale ale CFR Cltori, n conformitate cu prevederile Regulamentului valutar emis de Banca Naional a Romniei. n toate cazurile, indiferent c ncasarea se face n valut sau n lei, vor fi folosite cursurile de schimb ale bncii unde se depun ncasrile din ziua nregistrrii n conturi a prestaiilor. Cursurile de schimb vor fi comunicate zilnic, de ctre Serviciul decontri internaionale din CFR Cltori, RTFC i celorlalte uniti interesate.

6. ntocmirea i completarea documentelor de cas. Folosirea i pstrarea tampilelorntocmirea i completarea documentelor de cas trebuie s se fac strict n conformitate cu instruciunile emitentului, cu scrisul ngrijit i lizibil, fr tersturi i corecturi. Documentele care potrivit instruciunilor emitentului i prezentelor norme se ntocmesc n mai multe exemplare, n toate cazurile cnd nu sunt autocopiative, se vor completa prin copiere cu hrtie copiativ (indigo, plombagin etc.), nefiind permis s se completeze separat. n cele ce urmeaz, n textul prezentelor norme, prin termenul copiere, se va nelege att folosirea procedeului autocopiativ, ct i a procedeului cu hrtie copiativ. La ntocmirea i completarea documentelor, casierii au i urmtoarele obligaii: - s deschid la nceputul lunii toate evidenele de cas cerute de prezentele norme i s le prezinte conducerii unitii pentru aplicarea vizei conform punctului 9 de mai jos. Dac la momentul respectiv, eful unitii nu poate fi apelat, aplicarea vizei se face ulterior, cnd condiiile o permit; - s in toate evidenele, registrele i conturile de gestiune la zi i n ordine, iar nscrierea imprimatelor cu regim special (legitimaii de cltorie, chitane, alte imprimate) n conturi s se fac n ordinea numeric cresctoare a imprimatelor emise; - s scrie cifrele bine rnduite unele sub altele, pentru a se nlesni adunarea lor. La nscrierea manual a cifrelor n documentele de transport i n conturile de gestiune se vor utiliza numai caractere de tipul urmtor:

1

2

3

4

5

6

8

9

0

Cifra 1 (unu) poate fi scris fr liniu. Cifra 7 (apte) trebuie scris cu o liniu orizontal;

www.feroviarul.ro

4

- s nu efectueze corecturi n imprimatele cu regim special i s nu ntrebuineze substane chimice, gume de ters sau alte mijloace pentru nlturarea sau rectificarea greelilor n documentele de transport i n celelalte documente cu care se fac ncasri. n cazul unor greeli se va proceda astfel: a) dac greeala se refer la un text sau la o sum trecut greit n, n conturi sau n alte evidene de gestiune, textul sau suma greit se anuleaz printr-o linie orizontal astfel ca s se poat citi cu uurin cuvintele sau sumele anulate, iar textul bun (rectificat) se nscrie alturi textului anulat. n dreptul corecturii se semneaz de ctre cel care a fcut corectura.; b) dac greeala s-a fcut la completarea unui imprimat cu regim special, imprimatul respectiv se anuleaz; - s pstreze tampilele din dotare (tampila cu dat, tampila dreptunghiular etc.) n aa fel nct s fie exclus folosirea lor de alte persoane sau n alte scopuri dect cele stabilite prin instruciile de serviciu. n timpul ct nu exist activitate, tampilele se vor pstra n casa de bani; - s curee tampilele pe care le folosesc i s le aplice astfel ca datele din ele s fie reproduse clar, pentru a se putea citi cu uurin. Data din tampila utilizat la transporturile de cltori, trebuie aranjat n ordinea: timp, zi, lun, an. Aplicarea tampilelor se va face numai n limita chenarelor special rezervate.

7. Obligaiile casierilorCasierii sunt obligai: - s ncheie contractele de prestaii n conformitate cu prevederile Regulamentului de transport i ale celorlalte reglementri prevzute n prezentele norme sau dispuse de conducerea CFR Cltori; - s efectueze n mod curent i corect nregistrarea operaiunilor executate, n condiiile stabilite prin prezentele norme i s prezinte la termenele stabilite documentele de cas ntocmite; - s ncaseze integral i la timp preul prestaiilor rezultate din contractele ncheiate, pe msura efecturii lor, conform tarifelor; - s pstreze n case de bani sau dulapuri metalice pn la finele turei de serviciu, sau pn la ora cnd fac vrsmintele, toate sumele rezultate din ncasri. Se pot pstra n ternioane sau sertare moneda mrunt necesar schimbului, precum i ncasrile rezultate din operaiile n curs, numai n timpul ct casa este deschis; n caz de ntrerupere a operaiilor n timpul turei de serviciu, banii se pstreaz n casa de bani; - s se aprovizioneze din timp cu legitimaiile de cltorie, imprimatele cu regim special i imprimatele de vnzare, necesare executrii serviciului; - s pstreze, n deplin siguran, toate documentele de cas, legitimaiile de cltorie, imprimatele cu regim special i imprimatele de vnzare n casa de bani sau n dulapuri, iar la ieirea din serviciu s ncuie cu cheia i s sigileze casele sau dulapurile respective; - s pstreze, n deplin siguran, documentele de cas prearhivate pn la predarea la arhiva unittii sau la centrele de colectare, n conformitate cu legislaia n vigoare; - s stabileasc zilnic ncasrile rezultate din activitate, ncheind situaia de cas; - s nregistreze (conteze) zilnic n evidenele de cas (conturi, concentrator de cas lunar etc.) toate sumele ncasate;

www.feroviarul.ro

5

- s efectueze vrsmintele integral i la termen, n conformitate cu prevederile Capitolului III, punctul 2.1, pstrnd n soldul casei numai suma pentru rest, n limita plafonului de cas stabilit de conducerea CFR Cltori, respectiv a societilor nominalizate la punctul 1; - s trateze la termen diferenele constatate la verificarea legitimaiilor de cltorie i evidenelor de gestiune de ctre serviciile de verificare a veniturilor din RTFC i CFR Cltori (convolute de diferene de tarifare, convolute de diferene de contare); - s nu pstreze n casele de bani, n ternioane, n dulapuri sau sertare, sume care nu aparin gestiunii de cas i s declare - nscriind ntr-un registru folosit n acest scop, la intrarea n serviciu - sumele proprii pe care le au asupra lor. Registrul se pstreaz la eful unitii sau n alt loc, stabilit prin regulamentul de organizare i funcionare. Eventualele folosiri de sume n timpul programului de lucru vor fi consemnate de casier, pe rnd liber, n registrul instrumentelor primite n plat descris la Capitolul III, punctul 1.4; - s nu permit accesul persoanelor strine n ncperea casieriei, iar uile casieriei, n tot timpul funcionrii, s fie ncuiate pe dinuntru; - s nainteze la termenele stabilite, concentratorul de cas lunar i conturile de gestiune cu anexele respective; - s fac toate modificrile care i-au fost comunicate la zi n tarife, indicatoare kilometrice, regulamente, convenii i instrucii de serviciu, privind traficul local i internaional; - s se instruiasc permanent i s aplice toate ordinele i dispoziiile primite, privind activitatea de cas; - s se aprovizioneze din timp cu imprimatele i furniturile de birou necesare funcionrii n bune condiii a casei (conturi de gestiune, tu stampile etc.); - s verifice, la intrarea n serviciu, integritatea sigiliilor i ncuietorilor de la casele de bani sau dulapuri, iar dac constat deteriorarea lor s comunice imediat acest lucru efului unitii pentru anunarea organelor de poliie; n acest caz, n prezena organului de poliie i a efului unitii, casierul va verifica existena numerarului i a celorlalte valori. Rezultatul verificrii se consemneaz ntr-un proces verbal ntocmit n dou exemplare, care se semneaz de toi cei care au participat la verificare, din care un exemplar se reine de eful unitii, iar al doilea se preia de organul de poliie.

8. Modul de asigurare a valorilor bneti i a celorlalte valori de gestiuneCasierul rspunde de buna pstrare a valorilor bneti din gestiune i este obligat: - s pstreze banii n locuri curate, ferite de umezeal sau ali ageni care ar putea produce deteriorarea lor; - s plteasc, s dea rest sau s schimbe numerarul folosind numai bancnote n bun stare, reinnd bancnotele uzate, deteriorate, murdare, ptate, pe care le va depune la banc; - s pregteasc sumele ncasate n numerar pentru vrsarea lor la banc; bancnotele s fie grupate i mpachetate separat cele n bun stare de cele uzate, murdare, ptate etc.; - s numere cu mare atenie numerarul care se vars la banc, pentru a nu produce diferene (plusuri sau minusuri) ntre valoarea acestuia i aceea nscris n documentele de cas respective; - s rein bancnotele, moneda metalic sau orice alte instrumente de plat constatate false, prezentate la pli, ntiinnd n acelai timp pe eful unitii i organele de poliie. Pentru justificarea reinerilor fcute, casierul va ntocmi pe loc un proces verbal, solicitnd semntura persoanei n cauz, a martorilor sau celorlali participani la constatare;

www.feroviarul.ro

6

- s pstreze n casa de bani cecurile i celelalte instrumente de plat pn la efectuarea vrsmintelor, s respecte termenele prevzute n graficele de vrsare i condiiile stabilite de instrucii; - s respecte limitele de sold n numerar (plafon de cas) aprobate, ntiinnd conducerea unitii ori de cte ori se afl n imposibilitatea respectrii acestei obligaii.

9. ndatoririle efului unitii pentru funcionarea n bune condiii a serviciului de casefii unitilor sau nlocuitorii acestora au obligaia s creeze gestionarilor de cas, la nivelul unitii, respectiv prin RTFC, condiii corespunztoare pentru pstrarea n siguran a tuturor valorilor pe care le au asupra lor i s ia msurile necesare pentru ca serviciul de cas s funcioneze n bune condiii, urmrind ca gestionarii s respecte dispoziiile prezentelor norme, ale tarifelor i instruciilor de serviciu. Aceleai obligaii revin efilor de uniti i pentru agenii de tren, crora trebuie s li se creeze condiii pentru pstrarea biletelor i imprimatelor ce li se dau pentru ncasarea de sume n tren. n cadrul atribuiilor de serviciu, conductorii de uniti care au n subordine activiti de cas trebuie s ia msuri i s urmreasc ndeplinirea urmtoarelor sarcini: - casierii, la numirea n funcie, s aib ncheiat contract de garanie material sau n numerar n conformitate cu prevederile legii; - ncperile casieriei s fie separate iar uile i ferestrele s fie asigurate contra efraciilor, eventual cu gratii de fier i unde este posibil, uile s fie metalice; de asemenea, intrarea n casierie s nu se fac direct din slile de ateptare, de pe peroane sau din strad, ci din culoare asigurate; - paza caselor s fie asigurat, folosind inclusiv instalaii sau dispozitive de alarmare; - casieriile s fie nzestrate cu case de bani, ternioane i dulapuri metalice corespunztoare pentru pstrarea n condiii de siguran a sumelor de bani, a legitimaiilor de cltorie i a celorlalte valori aflate asupra casierilor; - transportul numerarului i al altor valori la banc, sau de la banc, s fie asigurat n condiiile de securitate prevzute de reglementrile n vigoare; - casierii s fie dotai pe baz de inventar cu tarife, indicatoare kilometrice, convenii, regulamente i instrucii de serviciu privind traficul local i internaional urmrind ca ele s fie completate la zi cu toate modificrile ce se aduc prin diferite ordine i dispoziii, iar la mutarea unui casier, acestea s fie predate casierului nlocuitor sau efului unitii; - casierii s fie dotai cu tampilele necesare, cu tuiere i tu; - casierii s fie instruii i supravegheai ca s aib o atitudine corect i cuviincioas n serviciu, fa de public; - s fie aduse la cunotina casierilor, sub semntur, toate ordinele i dispoziiile publicate n foile oficiale, n buletinele comerciale, precum i celelalte dispoziii care apar sub orice alt form i s se fac prelucrarea dispoziiilor i ordinelor n vigoare ori de cte ori constat c acestea nu sunt suficient de bine cunoscute sau se aplic n mod necorespunztor; - s fie analizate zilnic cu turele de serviciu, neregulile provocate de casieri i de ceilali salariai care execut operaii de cas, iar lunar i trimestrial cu tot personalul, lundu-se msurile corespunztoare de prevenire i tratare a acestor nereguli;

www.feroviarul.ro

7

- la nceputul fiecrei luni, s semneze i s dateze, n colul de sus din stnga, toate evidenele de cas i conturile de gestiune deschise de casieri n conformitate cu prevederile prezentelor norme; - s organizeze arhivarea documentelor de cas i s asigure condiiile corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor pe perioada prevzut de legislaia n vigoare; - s pstreze, n casa de bani, n plic sigilat, cheile primite de la gestionarul casei nchise provizoriu; - s asigure respectarea instruciunilor de folosire a echipamentelor de tiprit bilete i s observe ca interveniile la aceste echipamente s se fac numai n prezena organelor prevzute n instruciunile privind tiprirea biletelor la ghieu; n caz de neexecutare a acestei indatoriri, rspunde solidar cu gestionarul pentru orice pagub produs; - s aduc la ndeplinire sarcinile care le revin, prevzute la diferitele capitole din prezentele norme; - s exercite cel puin o dat pe lun controlul operativ-curent asupra gestiunilor de cas din unitate i din celelalte uniti afiliate, potrivit dispoziiilor din Capitolul IX, punctul 2 al normelor de fa.

10. Trecerea asupra altor salariai a ndatoririlor i obligaiilor efului de unitatendatoririle efului de unitate privind exercitarea controlului operativ curent asupra activitii caselor, precum i alte ndatoriri prevzute la punctul 9 de mai sus, se pot ndeplini i de persoanele mputernicite n acest scop de ctre eful unitii, prin regulamentul de organizare i funcionare i fia postului (casier verificator, economist, inginer etc.). n unitile de exploatare de pe una sau mai multe secii de circulaie, unde eful unitii ndeplinete i funcia de casier sau are alte atribuiuni, controlul operativ curent asupra activitii caselor i celelalte atribuiuni legate de aceasta vor fi asigurate cu casieri verificatori de secie. efii unitilor i efii formaiilor de casieri verificatori de secie, au n toate cazurile, obligaia de a urmri lunar modul n care se efectueaz de ctre mputernicii, controlul curent al gestiunilor, viznd procesul-verbal care s-a ncheiat cu aceast ocazie. Personalul nsrcinat cu executarea verificrilor i controlului operativ-curent la gestiunile de cas rspunde n caz de constatare a unei nereguli n gestiunile de cas, dac producerea acestei nereguli este legat de nendeplinirea n mod corespunztor a ndatoririlor prevzute la punctul 9 ori n regulamentul de organizare i funcionare al unitii, prin fia postului.

11. Responsabilitin ntreg textul prezentelor norme, atunci cnd se vorbete de sarcini ori atribuiuni ale efului unitii, acestea vor fi nelese att pentru salariaii care ndeplinesc sub orice form atribuiuni de conducere sau coordonare a activitii de cas, ct i pentru nlocuitorii acestora, crora prin atribuiuni de serviciu sau ordine scrise le revine obligaia de urmrire sau tratare corespunztoare a sarcinilor respective. De asemenea, reglementrile, atribuiunile i sarcinile prevzute a fi aplicate sau executate la nivelul unitii de exploatare a CFR Cltori, sunt n aceeai msur aplicabile unitilor aparinnd CFR Voiaj (agenii de voiaj, alte uniti) iar competenele

www.feroviarul.ro

8

acordate RTFC respectiv ndatoririle acestora prevzute n prezentele norme sunt n acelai mod nelese pentru toate structurile organizatorice similare. Salariaii ale cror sarcini de serviciu stabilite prin regulamentul de organizare i funcionare n conformitate cu prevederile punctului 2 de la Capitolul V, includ executarea unor operaiuni de cas trebuie s respecte n totalitate, prezentele norme. Rspunderea gestionar a acestor salariai se ntinde la nivelul sarcinilor nscrise n fia postului.

12. Cazuri speciale privind executarea sarcinilor i ndeplinirea atribuiunilorn toate cazurile cnd organizarea activitii n unitile de exploatare (staii, halte sau alte puncte de lucru afiliate, cumul de atribuiuni etc.) nu permite executarea de ctre casieri a sarcinilor i ndeplinirea de ctre efii ierarhici a atribuiunilor n cadrul unor operaiuni curente, la momentul desfurrii acestora sau la termenele prevzute iar prezentele norme nu prevd excepiile respective, efii unitilor vor stabili, prin regulamentul de organizare i funcionare, modul de ndeplinire a sarcinilor i atribuiunilor neacoperite. n toate aceste cazuri, casierii execut pe proprie rspundere operaiunile care asigur desfurarea n condiii normale a activitii, posibil de realizat, iar operaiunile care implic participarea efilor ierahici vor fi executate la termenele i n condiiile stabilite n regulamentul de organizare i funcionare.

Capitolul II APROVIZIONAREA GESTIUNILOR DE CAS CU LEGITIMAII DE CLTORIE, IMPRIMATE CU REGIM SPECIAL I IMPRIMATE DE VNZARE

www.feroviarul.ro

9

1. Dispoziii cu caracter generalAprovizionarea gestiunilor de cas cu legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare, pe baza crora se ncaseaz sume n conformitate cu prezentele norme, se face de Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie din CFR Cltori. Formularele i alte imprimate cu regim special necesare desfurrii activitilor prevzute la punctul 2 de la Capitolul I i executrii dispoziiilor date de conducerea CFR Cltori vor fi repartizate la casele unitilor potrivit prevederilor acelor dispoziii. - Documentele folosite de gestionari pentru aprovizionarea cu legitimaii i imprimate sunt: pentru legitimaii de cltorie i anexele acestora, de tipul biletelor de carton, se folosete formularul Bon de cerere bilet carton; - pentru celelalte tipuri de legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare, se folosete formularul Bon de comand FC13. Fiecare gestiune de cas trebuie s posede cte un carnet din aceste bonuri i anume un carnet de bonuri de cerere bilete de carton i unul de bonuri de comand FC13. Cu fiecare din cele dou carnete se comand legitimaii de cltorie att n trafic local ct i n trafic internaional. Casele din unitile care din punct de vedere gestionar, au afiliate alte uniti, halte de cltori, diverse alte subuniti, in carnete de bonuri de cerere bilete de carton separat pentru fiecare unitate sau subunitate afiliat (staie, punct de lucru sau halt). Aprovizionarea cu imprimate cu regim special i imprimate de vnzare se face din carnetul propriu de bonuri de comand FC13, printr-o singur comand, la nivelul stocului necesar. Repartizarea imprimatelor ctre subunitile afiliate se face la cerere, respectndu-se prevederile Capitolului V, punctul 3 din prezentele norme. Aprovizionarea caselor, la nfiinare, cu primul carnet de bon de comand FC13 se face pe baza unui raport al unitii nsoit de o copie dup actul de aprobare a nfiinrii casei. Comandarea carnetului de bonuri de cerere bilete carton se face numai cu bonuri de comand FC13. La epuizarea carnetului de bonuri de comand FC13, comandarea unui nou carnet, de ctre casele n fiin, se face cu ultimul bon de comand FC13 din carnetul folosit. Nu este permis s se comande legitimaii de cltorie cu bonuri de cerere din carnetele altor case sau cumulativ pentru mai multe case, chiar dac ulterior urmeaz s aib loc transferuri conform punctului 9 sau aprovizionri la unitile sau subunitile arondate (puncte de lucru sau halte afiliate). Bonul de comand i bonul de cerere, ntocmite i semnate de casier, se semneaz i de eful unitii, care le va data i va aplica tampila rotund pe toate exemplarele sau prile bonului. Cu aceast ocazie, eful unitii verific dac aprovizionarea este oportun i dac se face la timp i n limitele stabilite mai sus, analiznd depozitele existente i utilizarea lor.

2. Comandarea biletelor de cartonComandarea biletelor de carton se face cu formularul Bon de cerere bilet de carton, imprimat cu regim special, confecionat n carnete 25 x 5 file, cu hrtie n sistem autocopiativ. Bonul de cerere bilet carton are cinci pri, cu urmtoarele destinaii: - Partea I - Partea II - Partea III Cuponul de control Confirmarea de primire - la serviciul de verificare a veniturilor - la Biroul distribuii legitimaii, dup confirmarea comenzii Aviz i adeverin de - la unitate, dup recepia comenzii primire

www.feroviarul.ro

10

- Partea IV Copia - Partea V Matca

- rmne la imprimeria executant - rmne la carnet

Categoriile de legitimaii de cltorie care se comand cu bonul de cerere bilet carton sunt artate n Anexa nr. 1.2 din prezentele norme, unde sunt grupate pe feluri de bilete. Cu un bon de cerere se poate comanda numai un singur fel de bilete. Fiecare exemplar ale bonului se completeaz cu pix cu past de culoare neagr sau albastr, cu toate datele cerute de formular. Staia de destinaie i Via se scriu cu caractere mari de tipar, indicndu-se denumirea exact din indicatorul kilometric. Rubrica Via se completeaz numai dac pe relaia dat se poate cltori pe dou sau mai multe rute. nscrierea relaiilor n bonul de cerere se face n ordinea crescnd a distanelor kilometrice. n colul din dreapta sus, se scrie cu litere mari de tipar denumirea unitii care va aprea pe legitimaia de cltorie, felul i numrul casei; n colul din stnga, se aplic stampila casei gestionare care face comanda, cu numrul casei. Seria biletelor se indic printr-o liter, n ordinea alfabetic (A, B, C, D, E, F etc.) pn la epuizarea literelor alfabetului dup care se va ncepe cu A1, B1, C1, D1, E1 etc., o serie nsumnd un total de 10.000 buci bilete pentru aceeai relaie i clas. Dup epuizarea unei serii, se comand bilete din seria urmtoare, ncepnd cu nr. 1. Nu se utilizeaz pentru indicarea seriei literele: J, K, Q, , , X, Y, W. Numrul de bilete pentru o relaie se cere n continuarea numeric a depozitului existent la cas, innd seama de faptul c biletele aprovizionate sunt constituite n pachete a 100 buci fiecare, deci se pot solicita numai cantiti de sute ntregi de bilete. La emiterea comenzii, casierul nainteaz la Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie, prile I,II, III, IV ale bonului, n plic separat, fr alt coresponden i reine la carnet, partea V (matca).

3. Comandarea legitimaiilor de cltorie n form de foi sau carnete, a imprimatelor cu regim special i imprimatelor de vnzareComandarea legitimaiilor de cltorie n form de carnete, a imprimatelor cu regim special (n categoria crora se includ i biletele de carton preimprimate pentru emiterea electronic a legitimaiilor de cltorie) i a imprimatelor de vnzare se face cu formularul Bon de comand FC 13. Acest formular este imprimat cu regim special, confecionat n carnete, fiecare bon fiind constituit dintr-un set de 5 file (I V) cu hrtie n sistem autocopiativ avnd urmtoarele destinaii: - Fila I - Fila II - Fila III - Fila IV - Fila V Cupon de control Confirmare de primire Adeverina de primire Copia Matca - la serviciul de verificare a veniturilor - la Biroul distribuii legitimaii, dup confirmarea comenzii - la unitate, dup recepia comenzii - la Biroul distribuii legitimaii, dup executarea comenzii - rmne la carnet

www.feroviarul.ro

11

Categoriile de legitimaii de cltorie i imprimate care se comand cu aceste bonuri sunt artate n Anexa 1.2 la prezentele norme. De precizat c biletele de carton preimprimate pentru emiterea electronic a legitimaiilor de cltorie, dei sunt constituite n serii comparative cu cele ale biletelor de carton, au caracteristici speciale, diferite de acestea i se comand cu bon de comand FC13. Detaliile asupra modului de constituire a pachetelor de bilete de carton reprezentnd legitimaii de cltorie i pachetelor de bilete de carton pentru emiterea electronic a legitimaiilor de cltorie sunt prezentate la punctul 2 de mai sus, respectiv n Anexa nr. 1.d Instruciuni privind emiterea n sistem electronic a legitimatiilor de calatorie, punctul 1.2. Cu un bon FC13 se poate comanda numai un singur fel de legitimaie sau imprimat. La emitere, casierul este obligat s respecte instruciunile de pe matca bonului de comand FC13 . Bonul de comand FC13 se ntocmete n sistem autocopiativ cu pix cu past de culoare neagr sau albastr, cu toate datele cerute de formular completndu-se numai jumtatea din stnga, iar jumtatea din dreapta, urmeaz s se completeze de Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie, cu cantitile livrate. Fila V a bonului (matca) rmne la carnet, iar celelalte patru file se nainteaz la Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie n plic separat de alt coresponden.

4. Executarea comenzilor de legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzareServiciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie execut la imprimerie, comenzile de legitimaii de cltorie (bilete de carton sau foi n carnete), imprimate cu regim special i imprimate de vnzare i le expediaz la beneficiari folosind casete metalice, lzi tip sau pachete sigilate. n caseta metalic, lad sau pachet se introduc imprimatele comandate nsoite de exemplarele Adeverin de primire (fila II) i Confirmare de primire (fila III) ale bonului de cerere bilete carton, respectiv ale bonului de comand FC 13. Pe caset, lad sau pachet se aplic o etichet care cuprinde: denumirea unitii i numrul casei creia i este adresat comanda (aceleai de la care s-a primit comanda), numrul casetei, data expedierii i numrul poziiei din borderoul cu care se expediaz coletul. Casetele metalice, lzile ori pachetele cu legitimaii coninnd comenzile efectuate se sigileaz de Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie i se expediaz la destinaie n conformitate cu dispoziiile date de CFR Cltori.

5. Primirea i confirmarea comenzilor de legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare5.1. Recepia comenzilor5.1.1. Recepia integral a comenzilor Casetele, lzile sau pachetele cu legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare, sosite la unitatea destinatar, se iau n primire de gestionarul casei care le-a comandat i se deschid numai n prezena efului unitii (casier verificator, alt nlocuitor) i a unui

www.feroviarul.ro

12

martor, salariat al societii. Cnd eful unitii sau nlocuitorul acestuia nu se afl n unitate, va fi avizat telefonic pentru a dispune participarea unui alt salariat, cu pregtire de gradul III C. Recepia comenzii are loc n comisia de mai sus, imediat dup ruperea sigiliului casetei, lzii sau pachetului. Biletele de carton se primesc n pachete a 100 buci, legate cu sfoar i sigilate. n scopul uurrii eventualelor cercetri cu privire la lipsa de bilete, pachetele sunt marcate pe prile laterale cu o serie de linii oblice, astfel ca aceste linii s apar pe muchia fiecrui bilet. Biletele de carton se verific bucat cu bucat, urmrindu-se continuitatea numerelor de ordine, seria, cantitatea total dup bon, exactitatea textului, preul etc., fr a se rupe sfoara pachetului sau a se desface capsa de control (sigiliul pachetului). Lipsurile constatate dup desfacerea capsei de control sau ruperea sforii de la pachete rmn n sarcina gestionarului. Celelalte legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare se verific carnet cu carnet i fil cu fil, urmrindu-se continuitatea numerelor de ordine, dac grupele (seturile) sunt complete, textul bine imprimat i dac seriile sunt corespunztoare, precum i cantitatea primit (dac este cea prevzut n bonul de comand napoiat de Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie). Legitimaiile de cltorie cu pre variabil, confecionate n carnete, precum i celelalte imprimate cu regim special (chitane diverse ncasri), care nu conin n text, datele de identificare a unitii i casei, se vor stampila fil cu fil cu tampila dreptunghiular a unitii, n momentul cnd se ncepe folosirea carnetului. 5.1.2. Recepia comenzilor n etape Cnd timpul disponibil recepiei integrale este insuficient, verificarea comenzilor se efectueaz cu acordul efului de unitate, n dou etape: recepia preliminar i recepia final.5.1.2.1. Recepia preliminar

In prezena comisiei de recepie stabilit la punctul 5.1.1, se verific: numrul de pachete sau carnete, dac corespund cantitii totale nscrise n bonul de cerere; continuitatea pachetelor sau carnetelor; integritatea pachetelor (sigilii, continuitatea liniilor oblice); corespondena textului de pe primul bilet din fiecare pachet cu cel din bonul de comand. Verificarea preliminar va fi consemnat pe maneta bonului de comand prin meniunea Verificat preliminar comanda, gsit n regul" i confirmat prin semnturile membrilor comisiei i tampila efului de unitate. eful unitii prezent la recepie, va lua provizoriu asupra sa exemplarul II Confirmarea de primire al bonului de cerere bilet carton, respectiv al bonului de comand FC 13 i va urmri, pe baza acestor documente, efectuarea de ctre casier a recepiei finale, conform punctului urmtor. Cnd eful unitii este nlocuit de un salariat desemnat, exemplarele respective i vor fi naintate de ctre casier, imediat dup efectuarea recepiei preliminare.5.1.2.2. Recepia final

Verificarea pachetelor de bilete, bilet cu bilet i a carnetelor, fil cu fil, se face de casier n termen de 10 zile de la efectuarea recepiei preliminare, dup care se va face i confirmarea comenzii, ctre Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie,

www.feroviarul.ro

13

conform punctului 5.2 de mai jos. Cu aceast ocazie, dac sesizeaz neajunsuri, casierul le nscrie ntr-un raport pe care l prezent efului unitii, care n acest caz trebuie s se prezinte personal pentru constatarea neajunsului raportat de casier, procednd astfel: - n cazul soluionrii neajunsurilor, se face confirmarea comenzii n conformitate cu prevederile punctului 5.2 de mai jos; n cazul meninerii neajunsurilor raportate de casier, confirmarea comenzii se face n condiiile punctului 8..2.2 de mai jos, cu semnarea procesului verbal de ctre casier i eful unitii. n toate situaiile, dup efectuarea recepie finale, casierul raporteaz efului de unitate rezultatul verificrii i reprimete de la acesta exemplarul II al bonului pentru pstrare conform punctului 5.2.

5.2. Confirmarea primirii comenzilorn cazul n care comanda a fost gsit n regul la recepia final, casierul semneaz exemplarele II i III ale bonului de cerere bilet de carton, respectiv ale bonului de comand FC 13, menionnd data i nregistreaz depozitele primite n conturile de gestiune corespunztoare. eful unitii prezent la recepia fcut, verific modul de completare de ctre casier a bonurilor i nregistrarea depozitelor n conturi, conform prevederilor punctelor 1.2.4 i 1.3.2 din Anexa nr. 1.c la prezentele norme Instruciuni pentru traficul local i internaional de cltori, apoi vizeaz exemplarele de bonuri aplicnd i tampila rotund a unitii. Cnd eful unitii nu este prezent la recepia comenzii, aceste operaiuni se vor executa ulterior, fr a se ntrzia nejustificat confirmarea cantitior primite. Exemplarul III al bonului de cerere bilet carton, respectiv al bonului de comand FC 13, se ataeaz durabil la matca bonului respectiv, iar exemplarul II Confirmarea de primire confirmat de casier, se expediaz Serviciului legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie, prin coresponden de serviciu. Casetele metalice i lzile tip goale, se napoiaz Serviciului legitimaii de cltorie Biroul distribuii legitimaii de cltorie n termen de 48 ore de la primirea lor exceptnd zilele nelucrtoare, aplicndu-se pe ele o etichet cu adresa Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie - Imprimeria Filaret. Nenapoierea casetelor n termen constituie abatere disciplinar.

6. Urmrirea comenzilor executateServiciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie trebuie s comunice serviciilor de verificare a veniturilor comenzile executate, pentru urmrirea de ctre acestea, a ncrcrii n conturi i folosirii legitimaiilor aprovizionate. Comunicarea se face astfel: - exemplarele I ale bonurilor de cerere bilet carton i exemplarele I ale bonurilor de comand FC13 n trafic local se trimit lunar, serviciilor de verificare a veniturilor; - exemplarele I ale bonurilor de cerere bilet carton i exemplarele I ale bonurilor de comand FC13 pentru legitimaiile de cltorie n trafic internaional se trimit lunar Serviciului de verificare venituri n traficul internaional din CFR Cltori; - exemplarele I ale bonurilor de comand FC13 pentru legitimaiile de cltorie creditate se trimit Serviciului trafic local, transporturi creditate i metodologie din CFR Cltori.

www.feroviarul.ro

14

Trimiterea exemplarelor de mai sus ale bonurilor de cerere i bonurilor de comand se face pe baz de borderou, n dublu exemplar, din care un exemplar confirmat de primire, se restituie Serviciului legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie din CFR Cltori.

7. Controlul executrii comenzilorComenzile pentru legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare de orice fel se efectuez n exclusivitate prin Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie. Este interzis, sub sanciunile prevzute de legea penal aprovizionarea sub orice form a legitimaiilor de cltorie, imprimatelor cu regim special i imprimatelor de vnzare n alte moduri dect prin acest serviciu. Pentru controlul ulterior al executrii comenzilor exemplarul IV (Copia) al bonului de cerere bilet carton rmne n evidena imprimeriei executante, exemplarul IV (Copia) al bonului de comand FC13 se arhiveaz la Biroul distribuie legitimaii de cltorie dup pregtirea final a comenzii, iar exemplarele II Confirmare de primire se se arhiveaz (pe compartimente Verificri) la Biroul distribuii legitimaii de cltorie.

8. Tratarea neregulilor constatate n unitatea de destinaie8.1. Tratarea cazului cnd comenzile sosesc fr sigilii ori cu sigilii nlocuiteLzile, casetele sau pachetele sosite n unitatea de destinaie cu sigilii rupte, dubioase, sau nlocuite, se preiau de la unitatea transportatoare dup verificarea n comisie a coninutului, ntocmindu-se n toate cazurile, proces-verbal de constatare n care se va consemna existena imprimatelor nscrise n bonurile de cerere sau de comand, respectiv lipsa acestora. n toate cazurile, chiar i atunci cnd n urma verificrii coninutului se constat intact comanda, casierul confirm primirea cu meniunea Preluat cu proces verbal de constatare nregistrat la nr. . . . n cazul n care se constat lipsuri fa de cuprinsul bonului sau deficiene n sarcina transportatorului, comanda se refuz i se reine de agentul acestuia pentru a fi remis expeditorului.

8.2. Tratarea neregulilor care nu cad n sarcina transportatoruluiComenzile primite de la unitatea transportatoare fr deficiene se recepioneaz conform punctului 5.1. Neregulile constatate cu aceast ocazie se trateaz conform punctelor urmtoare. 8.2. 1. Tratarea cazului cnd comanda aparine altei uniti n cazul n care ntregul coninut al casetei, ct i bonul aparin altei uniti, dup verificarea coninutului se ntocmete proces-verbal din care un exemplar se introduce n caset, apoi caseta se sigileaz i se trimite unitii titulare a comenzii. 8.2.2. Tratarea neregulilor constatate la comenzile proprii8.2.2.1. ntocmirea procesului verbal de constatare

Cnd la deschiderea la destinaie a coletelor cu comenzi se constat nereguli, acestea se avizeaz de eful unitii prin telefonogram sau fax, ctre Serviciul legitimaii de cltorie -

www.feroviarul.ro

15

Biroul distribuii legitimaii de cltorie iar cnd se apreciaz i implicarea societii care a transportat caseta, avizarea se face i ctre aceast societate. Neregulile constatate se consemneaz ntr-un proces-verbal ntocmit n patru exemplare, care se nregistreaz n registrul de coresponden i se semneaz de eful unitii, de casierul i martorii care au asistat la deschiderea casetei. n procesul-verbal respectiv se specific starea sigiliilor aplicate. Numrul procesului verbal de constatare a neregulilor se noteaz pe exemplarele bonurilor de comand cu ocazia efecturii recepiei. Nu este permis s se ncheie procese verbale de nereguli dup confirmarea i napoierea adeverinei de primire a bonului de cerere bilete carton sau sau a bonului de comand FC13. Cu ocazia lurii n primire a comenzilor nu se admite ca n exemplarele bonurilor operate de Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie s se fac modificri privind neconcordana ntre bon i realitate, aceasta fiind consemnat n procesul-verbal. Procesele-verbale ncheiate la recepia comenzilor de legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare se repartizeaz astfel: - un exemplar rmne la unitatea ntocmitoare, anexat la carnetul bonurilor de cerere; - un exemplar se anexeaz la dosarul de acte nregistrate n registrul de coresponden al unitii; - al treilea exemplar se introduce n caset i se nainteaz Serviciului legitimaii de cltorie Biroul distribuii legitimaii de cltorie; - ultimul exemplar se nainteaz serviciului de verificare a veniturilor de care aparine unitatea respectiv dup caz, n trafic local sau internaional.8.2.2.2. Refuzarea comenzilor cu nereguli

Neregulile constatate la primirea comenzii, consemnate n procesul verbal de constatare i comunicate Serviciului legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie se trateaz n felul urmtor: a) se napoiaz Serviciului legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie ntreaga comand n cazul cnd se constat: - lips de pachete ntregi cu bilete de carton; - textul tiprit pe biletele din ntreaga comand nu corespunde cu datele din bon; - imprimatul nu este cel comandat, nu are toate datele prevzute n instruciunile de folosire (serie, numr, timbru sec etc.) sau seria, numerele i cantitatea imprimatelor nu corespund cu cele menionate n bon. b) se napoiaz Serviciului legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie numai pachetele cu bilete de carton sau carnete cu nereguli, n cazul cnd se constat: - lips de bilete de carton din pachet; - textul tiprit pe unele bilete din pachet nu corespunde cu datele din bon; - biletele de carton sunt existente n totalitate ns greit legate n pachete (biletele nu sunt aranjate n ordinea strict numeric); - sunt pachete sau carnete cu bilete n plus fa de totalul comenzii; - sunt file lips din carnete sau greit numerotate. n toate cazurile artate mai sus, biletele sau imprimatele cu regim special refuzate se introduc n casete nsoite de exemplarele de confirmare (exemplarele II i III) ale bonurilor de cerere sau de comand dup caz i de procesul verbal de constatare.

www.feroviarul.ro

16

Casetele se sigileaz cu sigiliul unitii i se eticheteaz avnd ca destinatar Biroul distribuii legitimaii de cltorie - Filaret Bucureti. Pe etichet se va face meniunea Atenie, conine bilete!, scris cu culoare roie, dup care casetele se predau transportatorului pe baza unui document de transport. Pe documentul de transport al expediiei de napoiere, casierul va face de asemenea meniunea bilete returnate, va nscrie numrul casetei i numrul sigiliului aplicat. La exemplarul de proces-verbal care se nainteaz Serviciului legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie se ataeaz durabil, n toate cazurile, sigiliile ridicate de la caset, lad sau pachet, care poart indicativul de control al Serviciului legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie precum i alte sigilii gsite eventual la colete. n toate cazurile, pn la soluionarea neregulii, casierul se ncarc n conturile de gestiune cu ntreaga cantitate prevzut n bon, iar ca justificare rmne procesul-verbal ntocmit. Serviciul legitimaii de cltorie - Biroul distribuii legitimaii de cltorie are obligaia ca n termen de 15 zile s remedieze neajunsurile i s trimit unitii comanda remediat nsoit de filele II i III ale bonului de comand sau ale bonului de cerere bilet carton, dup caz. Unitatea destinatar, dup recepionarea comenzii remediate n condiiile stabilite la punctul 5.2 va confirma primirea ctre Serviciul Legitimaii de cltorie - Biroul distribuie legitimaii de cltorie prin naintarea filei II a bonului de cerere sau de comand, semnat de noua comisie de recepie i tampilat cu tampila unitii.

9. Aprovizionarea prin transferuri ntre caseTransferurile de legitimaii de cltorie i alte imprimate cu regim special sau de vnzare sunt admise n situaii excepionale, cu aprobarea efului unitii. Aprobarea pentru transferurile de legitimaii de cltorie i alte imprimate cu regim special i de vnzare se va da numai dup verificarea depozitelor existente i analiza vnzrilor evideniate n registrul de cas. Pentru nregistrarea transferului, se ntocmete un proces-verbal n patru exemplare, din care unul rmne la casa care cedeaz biletele, altul se remite casei care primete biletele, iar cte un exemplar se anexeaz, de fiecare din cele dou case, la conturile de gestiune lunare ce se nainteaz la serviciul de verificare a veniturilor. n contul de gestiune al casei care cedeaz biletele, acestea se nscriu n rubrica stricate, la relaia respectiv, iar casa care le primete le nscrie la urma contului. n procesul verbal, eful unitii va semna sub meniunea: Verificat depozitele, se justific transferul aplicnd tampila unitii. n cazul transferurilor ntre case aparinnd unor uniti diferite, justificarea transferului cade n sarcina unitii primitoare iar cererea acesteia sau dispoziia de transfer primit de la Serviciul legitimaii de cltorie sau de la RTFC constituie documentul justificativ.

10. Gestionarea depozitelor de legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzareGestionarea depozitelor de legitimaii de cltorie, imprimate cu regim special i imprimate de vnzare trebuie s asigure existena stocurilor necesare bunei deserviri a clientelei, integritatea acestora i funcionarea casei n condiii de lucru normale. Aprovizionarea cu bilete i imprimate trebuie fcut din timp i n cantiti suficiente. n acest scop, primele comenzi se fac n cantiti care s acopere necesarul pe ase luni (stoc maxim) iar comenzile urmtoare se fac n cantiti care s acopere necesarul pe trei luni atunci cnd stocul

www.feroviarul.ro

17

existent coboar sub nivelul unui consum pe trei luni (stoc minim). Cereri de bilete de carton se pot face numai pentru relaiile din care se vnd n medie cel puin trei bilete pe zi, timp de trei luni consecutive. Aprovizionarea n cantiti mai mari dect stocul maxim constituie abatere disciplinar, costul de confecionare a biletelor i imprimatelor care se anuleaz, ct i cheltuielile fcute cu aprovizionarea lor, putnd fi imputate casierului care a fcut nejustificat comanda. nregistrarea depozitelor aprovizionate trebuie s se fac imediat dup recepia comenzilor, n conformitate cu prevederile anexelor nr. 1d, 1e, 1f, conturile respective constituind evidene de gestiune. n mod obligatoriu, conturile se deschid la nceputul lunii i se nchid la finele acesteia iar nregistrrile trebuie s reflecte stocurile de la nceputul i finele lunii i utilizarea acestora. efii unitilor vor asigura integritatea gestiunilor i vor urmri sistematic micrile de gestiune prin vizarea conturilor de gestiune la nceputul lunii i semnarea acestora la finele lunii, prin respectarea instruciunilor privind efectuarea comenzilor i recepia acestora prevzute la Capitolul II, prin ndeplinirea sarcinilor privind exercitarea controlului operativ curent. Stocurile fr micare, legitimaiile i imprimatele scoase din uz sau care nu se mai folosesc vor fi puse la dispoziia RTFC n vederea casrii, pentru a nu se ncrca inutil gestiunea. Metodologia de casare a legitimaiilor de cltorie i imprimatelor cu regim special fr miare sau scoase din uz se prezint n Anexa nr. 1.5.

Capitolul III EFECTUAREA I NREGISTRAREA NCASRILOR, VRSRILOR, DOTAIILOR I PLILOR DIN NCASRI 1. Efectuarea i nregistrarea ncasrilor1.1. Documente primare pentru decontarea i ncasarea prestaiilorDocumentele pentru decontarea i ncasarea prestaiilor trebuie s corespund Catalogului formularelor cu regim special folosite n economie, aprobat de Ministerul Finanelor Publice sau asimilate acestora. La decontarea i ncasarea tarifelor de transport, tarifelor accesorii, a altor categorii de venituri sau sume la casele unitilor de exploatare se folosesc urmtoarele documente de decontare i ncasare: - factura fiscal, pentru decontarea prestaiilor; - legitimaiile de cltorie cu pre fix; - legitimaiile de cltorie cu pre stabilit la emitere (pre variabil); - imprimate cu regim special i imprimate de vnzare cu pre fix;

www.feroviarul.ro

18

imprimate cu regim special sau alte imprimate pe baza crora se pot ncasa sume variabile; n toate cazurile, pentru sumele ncasate, casele unitilor trebuie s emit documente de ncasare care sunt: legitimaiile de cltorie, imprimatele cu regim special i de vnzare.

-

1.2. Instrumente bancare i asimilate primite de casele unitilor de exploatare la ncasri1.2.1. Dispoziii cu caracter general ncasarea tarifelor de transport, a celorlalte tarife pentru prestaiile efectuate n traficul local i internaional de cltori, precum i a altor sume se face la eliberarea legitimaiilor de cltorie fie n numerar, fie cu urmtoarele instrumente de plat (de decontare): - cec certificat; - ordin de plat; - alte instrumente de plat acceptate de CFR Cltori. Operaiunile privind ncasrile efectuate n numerar sau prin instrumente de plat, n traficul de cltori, local i internaional, sunt exceptate de la viza de control financiar preventiv, ele fiind supuse controlului financiar ulterior efectuat de serviciile de verificare a veniturilor din cadrul RTFC i controlului de gestiune. 1.2.2. ncasri cu cecuri Casele unitilor de exploatare primesc n plat, pentru prestaii de transport i accesorii n traficul de cltori, local i internaional, cecuri din carnetele eliberate de unitile bncilor autorizate din Romnia, certificate de acestea prin procedura stabilit de normele bancare. Cu un cec se pot plti tarifele nscrise ntr-unul sau mai multe documente de ncasare emise de aceeai cas, cu condiia ca la obiectul ncasrii s se menioneze de ctre ntocmitor felul, numrul, data i valoarea fiecrui document de ncasare. Cecurile se completeaz cu cerneal sau cu past i se semneaz numai de persoanele autorizate a dispune de contul bancar al unitii respective. Toate elementele cecului se completeaz lizibil de pltitor, cu acelai scris i cu aceeai cerneal sau past. Luna se scrie n litere. Nu se admit corecturi (tersturi, rectificri) n textul cecului. Este interzis casierilor i oricror ali ageni ai CFR Cltori s primeasc n pstrare de la titularii lor, carnete de cecuri sau s completeze ei, cecurile. Preschimbarea cecurilor contra numerar sau efectuarea de restituiri n numerar a unor sume ncasate cu cec sunt interzise. Cecurile trebuie s fie de valoare egal cu suma care se achit, nscris n documentele de ncasare. Cnd valoarea cecului depete pe aceea a documentelor de ncasare, casierul trebuie s emit chitan diverse ncasri pentru diferena coninut n plus cu meniunea Sume de restituit, diferen la cecul nr. . . . din . . . . Chitana diverse ncasri emis n aceste condiii poate fi folosit ulterior de pltitor, la achitarea altor prestaii la aceeai cas sau pentru solicitarea restituirii sumelor, la RTFC. Cnd chitana se prezint ulterior, pentru achitarea unor prestaii, depuntorul trebuie s fac meniunea Restituit la data . . . i s semneze. Casierul este obligat s se conving de autenticitatea chitanei, confruntnd-o cu matca chitanei respective existente la carnet, pe care noteaz toate operaiunile efectuate, apoi reine chitana diverse ncasri prezentat de deponent i o vars ca hrtie de valoare, la valoarea integral, nregistrndu-se n

www.feroviarul.ro

19

CCL la poziia Vrsri de hrtii de valoare. n cazul n care, prin folosirea chitanei pentru pli se produc noi diferene ntre sumele datorate i cele achitate, acestea se lichideaz prin ncasarea, pe alte ci a diferenelor neacoperite, respectiv procednd ca mai sus, pentru restituire. Sumele ncasate cu cecuri pentru unele prestaii specificate n textul acestora, nu pot fi compensate de ctre casier cu alte sume pe care le datoreaz titularul carnetului de cecuri, pentru alte prestaii. Acestea urmeaz s fie restituite de RTFC, la cererea titularului carnetului de cecuri. La primirea unui cec n plat, casierii au urmtoarele obligaii: -s verifice autenticitatea i certificarea de ctre banc a cecului; -s verifice dac suma trecut n litere corespunde cu cea trecut n cifre; -s refuze cecurile datate anterior, la care se apreciaz c termenele de prezentare la banc vor fi depite, cunoscnd c potrivit art. 30 din Legea asupra cecului nr. 59/1934, modificat prin Legea nr. 83/1994, pentru cecurile emise i pltibile n Romnia termenele de prezentare la plat, ncepnd cu ziua urmtoare semnrii cecului sunt de 8 zile, dac cecul este pltibil chiar n localitatea n care a fost emis i de 15 zile n celelalte cazuri. Orientativ se vor primi n plat cecuri semnate cu cel mult 5 zile nainte. -s verifice, n cazul cecurilor emise pentru mai multe documente de ncasare, nscrierea de ctre ntocmitor a datelor de identificare a acestora i s semneze, aplicnd stampila casei, pe cotorul cecului primit n plat; -s detaeze cecul din carnet i s restituie pltitorului, carnetul de cecuri; -s depun la banc, conform programului de vrsminte, cecurile primite n plat. 1.2.3. ncasri cu ordine de plat Ordinele de plat se primesc pentru plata tarifelor de transport i a oricror altor sume datorate de beneficiarii de transporturi n copie xerox sau orice alt form de copie, conform cu originalul. Pltitorul trebuie s prezinte necondiionat cu aceast ocazie i exemplarul trei al ordinului de plat introdus la plat, avnd aplicat tampila unitii bancare receptoare n csua Primirea acceptarea, aceasta constituind asumarea de ctre unitatea bancar a obligaiei de executare a ordinului de plat acceptat. Casierul constat identitatea ntre copia prezentat de pltitor i exemplarul de ordin de plat acceptat de banc, face pe ambele exemplare meniunea Primit n plat, specificnd data zilei i datele necesare de identificare a transporturilor achitate cu ordinul de plat respectiv, semneaz i aplic tampila casei, apoi remite pltitorului exemplarul original i reine copia ordinului de plat. Sumele din valoarea ordinului de plat, rmase nefolosite cu aceast ocazie pot intra ulterior, n plata altor transporturi ori se restituie pltitorului. Pentru descrcarea gestiunii, dup ncheierea operaiunilor de ncasare, ordinele de plat primite n plat se vars la serviciile de verificare a veniturilor drept hrtii de valoare, la valoarea integral. Corespunztor sumelor nefolosite, casierul trebuie s emit chitan diverse ncasri, care se nmneaz pltitorului. La obiectul plii, casierul va face meniunea: Sume de restituit, diferen la ordinul de plat nr. . . . din . . . . Chitana diverse ncasri emis n aceste condiii poate fi folosit ulterior, de pltitor la achitarea altor prestaii la aceeai cas sau pentru solicitarea restituirii sumelor, la RTFC. Cnd chitana se prezint ulterior, pentru achitarea unor prestaii vor fi respectate prevederile punctului 1.2.2 de mai sus. Restituirea valorii ordinelor de plat primite la casele staiilor dar nefolosite integral se face numai prin transfer bancar de RTFC, pe baza chitanei diverse ncasri i a cererilor depuse de agenii economici ndreptii, cu avizul serviciului de verificare a veniturilor.

www.feroviarul.ro

20

1.2.4. ncasri la ghieu din conturi personale deschise la bnci prin intermediul cardurilor Pentru ncasarea prestaiilor pe baz de carduri acceptate de CFR Cltori, se aplic prevederile Anexei nr. 1.h Metodologia de achitare incasare a tarifelor de transport prin carduri electronice n sistem P. O. S.. 1.2.5. ncasri directe n contul societii n baza unor nelegeri realizate cu beneficiarii de transporturi, achitarea prestaiilor poate avea loc prin decontare direct, n contul CFR Cltori sau al societilor participante la transport, prevzute la Capitolul I punctul 1, fr ca plata s aib loc la casa unitii care elibereaz legitimaiile de cltorie. n acest caz, serviciul care ncheie nelegerea trebuie s avizeze despre aceasta unitatea n cauz iar pentru orice plat efectuat, casa respectiv trebuie s fie ntiinat n scris. Actul de ntiinare constituie instrument de plat asimilat. Gestiunea casei se descarc prin vrsarea actului respectiv la serviciul de verificare a veniturilor, ca hrtie de valoare, pentru suma nscris n act. 1.2.6. ncasri prin depozite provizorii. Garanii de plat n baza unor nelegeri realizate cu beneficiarii de transporturi, achitarea prestaiilor poate avea loc prin constituirea i folosirea ulterioar a unor depozite de sume, numite depozite provizorii. Depozitele provizorii se constituie de asemenea, ori de cte ori este necesar crearea unei garanii de plat pentru prestaii viitoare. Modul de constituire a depozitelor provizorii, de folosire i lichidare a acestora se prezint n Anexa nr. 1.6 la prezentele norme, Constituirea, folosirea i lichidarea depozitelor provizorii.

1.3. Folosirea altor modaliti de decontare i plat1.3.1. Decontarea prin compensare Decontarea prin compensare este o soluie de excepie asupra creia dispune RTFC cu avizul serviciului de verificare a veniturilor. Documentele de ncasare vor fi puse la dispoziia solicitantului numai din dispoziia serviciului de verificare a veniturilor, dup primirea actului de compensare ncheiat i semnat de reprezentanii legali ai prilor contractante (proces verbal de compensare, protocol etc.). 1.3.2. Decontarea transporturilor militare n conformitate cu prevederile conveniei ncheiate ntre Ministerul Aprrii Naionale i CFR Cltori pentru decontarea tarifelor de transport cu unitile militare, acestea prezint la casa unitii documente specifice: - foi de drum MApN, pentru transportul individual de persoane; - cereri de transport militar (CTM) pentru transportul de cltori n grup, transporturi vagonabile etc. Foile de drum militare pentru transportul persoanelor se vizeaz la cas prin aplicarea tampilei casei i anexei de control, n conformitate cu prevederile Instruciei pentru statistica transporturilor de cltori nr. 81/1963. La transporturile de cltori n grup, legitimaiile de cltorie se elibereaz la casele unitii pe baza cererii de transport militar, a crei valoare se deconteaz ulterior, conform punctului 1.3.3.3 din Anexa nr. 1.c Instruciuni pentru traficul local

www.feroviarul.ro

21

i internaional de cltori i prevederilor Conveniei Comune ncheiat de Ministerul Aprrii Naionale cu CFR Cltori. Cuponul statistic al Foii de drum MapN n cazul cltoriei individuale se anexeaz la originalul contului i se nainteaz la compartimentul statistic din regionala de care aparine, cererile de transport militar i procesele verbale nscrise n documentele de transport se anexeaz la conturile corespunztoare i nainteaz la serviciul de verificare a veniturilor transporturi creditate din structura societii, potrivit prezentelor norme n vederea stabilirii decontului pentru transportul efectuat. 1.3.3. Folosirea facturii pentru decontarea prestaiilor La cererea societilor comerciale (agenii de turism, alte societi), casele unitilor de exploatare (staii, agenii de voiaj, alte uniti) pot s emit factur fiscal la valoarea legitimaiilor de cltorie sau imprimatelor de vnzare eliberate. Casierii unitilor de exploatare sunt mputernicii s emit, n numele CFR Cltori i respectiv al celorlate societi, n baza prezentelor norme, facturi fiscale. Unitile care pot emite facturi fiscale se nominalizeaz de RTFC pe principiul nfiinrii gestiunilor de cas, stabilit la Capitolul I punctul 4. n cazul ageniilor de voiaj, nominalizarea ageniilor i caselor, evidena i circuitul documentelor precum i modul de efectuare a vrsmintelor se stabilesc de CFR Voiaj, potrivit competenelor de organizare i coordonare a activitii. Instruciunile privind emiterea facturii fiscale la casele unitilor de exploatare sunt prezentate n Anexa nr. 1.a la prezentele norme Instruciuni privind emiterea i nregistrarea facturilor fiscale pentru legitimaii de cltorie, anexe i imprimate de vnzare.

1. 4. Registrul instrumentelor primite n platPentru evidenierea numerarului, instrumentelor bancare i a celorlalte documente primite n plat prin care casierii au ncasat valoarea tarifelor de transport i a altor prestaii se ine n mod obligatoriu, de ctre fiecare cas, Registrul instrumentelor primite n plat ntocmit pe document cumulativ. n acest registru se trec zilnic, pe msura primirii, instrumentele primite n plat (numerar, cecuri, ordine de plat, alte documente de decontare), nscriindu-se n dreptul fiecrui instrument de plat: denumirea agentului economic de la care s-a primit, numrul adresei pe baza creia s-au eliberat legitimaii de cltorie, sau numrul chitanei diverse ncasri etc. Separat de nregistrrile efectuate n gestiunea de cas i fr legtur cu aceasta, n conformitate cu prevederile Capitolului I, punctul 7, casierul va nota n situaia zilei, pe rndul liber urmtor la ora nregistrrii, sumele folosite din banii proprii sub meniunea: Folosit din banii proprii suma de lei . . . . . (cifre i litere), semnnd alturi de meniunea fcut. Registrul instrumentelor primite n plat se ntocmete ntr-un singur exemplar i se pstreaz n arhiva casei.

2. Efectuarea i nregistrarea vrsmintelor - de aici este slaidul 32.1. Dispoziii cu caracter general privind depunerea ncasrilorCasierii unitilor de exploatare sunt obligai s depun zilnic la banc ncasrile efectuate, rotunjite la valoarea stabilit de RTFC. n soldul casei se pot pstra urmtoarele sume:

www.feroviarul.ro

22

- suma necesar stabilit de ctre RTFC pentru fiecare cas pentru a se putea da restul n ziua urmtoare; - sumele ncasate n tura respectiv, n cazul unitilor cu gestiuni de cas cu program de zi, care urmeaz s fie vrsate n ziua urmtoare. n unitile n care funcioneaz mai multe case n tur, acestea sunt obligate s predea altei case, la ieirea din tur, ca dotaii pentru vrsare, sumele ncasate n tura respectiv; - sumele ncasate care, conform graficului, se depun la banc la termene stabilite. Pentru cunoaterea limitei maxime a soldului sumelor n numerar care pot rmne n soldul casei dup efectuarea vrsmintelor, RTFC stabilesc, pentru fiecare unitate, n conformitate cu prevederile legii, un plafon de cas care nu trebuie s fie depit. Depirea plafonului de cas aprobat constituie contravenie i se sancioneaz potrivit prevederilor punctului 4, Capitolului IX Controlul gestionar al caselor i urmrrea respectrii disciplinei de cas. Casierii trebuie s dea rest cu prioritate n moneda metalic, astfel nct la banc s depun, pe ct posibil, numai bilete de banc. Depunerea ncasrilor se efectueaz la banc sau la casa centralizatoare a RTFC prin urmtoarele mijloace: a) prin geni tip pentru vrsarea ncasrilor care se depun astfel: - direct, de ctre casieri, la ghieele bncii; - la agenii colectori de ncasri aparinnd societii de transport al valorilor cu care RTFC are ncheiat contract de prestaii, numii n continuare ageni colectori, la vagoanele de bagaje sau cu mijloacele auto; - la casierii colectori ai bncii. b) prin mandate potale care se depun: - la oficiile sau ageniile potale; - la factorii potali rurali. n toate cazurile cnd numerarul se depune cu mandat potal, cecurile se trimit la banc cu scrisoare recomandat. c) prin depunerea de ctre casier, direct la ghieul bncii sau al casei centralizatoare a numerarului i cecurilor, fr geant de vrsare. n funcie de condiiile locale, RTFC, organizeaz colectarea ncasrilor pe uniti sau secii de circulaie, n vederea depunerii la banc, dup cum urmeaz: - la nivelul unitilor de exploatare sunt nfiinate case colectoare unde depunerile de numerar i cecuri se fac direct, la finele turei de serviciu, ca dotaii pentru vrsare, fr s se foloseasc geni de vrsare; - la nivelul seciilor de circulaie sunt nfiinate case centralizatoare, la care depunerile se fac prin geni de vrsare, predate direct la ghieul casei centralizatoare sau prin ageni colectori. Pentru depunerea curent a ncasrilor, cu respectarea reglementrilor privind gestionarea caselor, RTFC ntocmesc anual, funcie de posibilitile de colectare i vrsare a valorilor bneti ncasate, grafice de vrsare, urmrind respectarea termenelor stabilite. Asupra modalitilor de prezentare la banc a ncasrilor (la ghieu, prin delegai, prin mandat potal etc.), RTFC vor ncheia convenii de lucru cu unitile bancare i de pot. Pentru efectuarea depunerilor de numerar i cecuri la banc, se folosesc imprimatele prevzute n Catalogul imprimatelor comune pe economie, editat de Ministerul Finanelor Publice. 2.1.1. Modul de colectare a ncasrilor n unitate, n vederea depunerii la banc Pentru depunerea la banc a ncasrilor, acestea trebuie colectate de la toate casele din unitate, pentru ca numrul genilor trimise la banc s fie minim.

www.feroviarul.ro

23

-

Din acest punct de vedere se pot ntlni urmtoarele situaii: uniti cu o singur cas, gestionat de casier sau de eful unitii; uniti cu dou sau trei case, cte una n tur; uniti cu mai multe case n aceeai tur i cas colectoare; uniti cu mai multe case n aceeai tur, fr cas colectoare.

2.1.1.1. Depunerea ncasrilor n unitile cu o singur cas

n unitaile cu o singur cas, gestionat de casier sau de eful unitii, vrsmntul se face zilnic, sau la data prevzut n graficul de depuneri. Indiferent c vrsarea, potrivit graficului de depuneri, are loc la mai multe zile, nchiderea situaiilor de cas se face obligatoriu zilnic, completndu-se concentratorul de cas lunar, iar sumele ncasate (cecuri i numerar) se pstreaz n soldul casei pn la efectuarea vrsrii. Dac depunerea vrsmintelor nu poate avea loc dect dup ora ieirii casierului din programul de lucru, genile de vrsare, pregtite i sigilate de casier, mpreun cu buletinul pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc vor fi predate salariatului care urmeaz s le prezinte la agentul colector. n acest caz, predarea genilor se face numai pe baza semnturii de primire ntr-o condic de remitere, inut de casa respectiv. n condic trebuie s se treac urmatoarele date: valoarea depunerii, numrul genii, numrul i data sigiliului, numrul buletinului pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc. Vrsarea la serviciul de verificare a veniturilor a hrtiilor de valoare i instrumentelor de plat reprezentnd hrtii de valoare se face n fiecare zi ori la alte termene prevzute de prezentele norme.2.1.1.2. Depunerea ncasrilor n unitile cu mai multe case, n ture diferite

n unitile n care funcioneaz dou sau trei case, cte una n tur, fiecare cas - la ieirea din serviciu - pred celeilalte case, ca dotaie pentru vrsri, contra recipis de dotaie, ncasrile realizate, pentru a fi depuse mpreun cu ncasrile proprii ale casei care face vrsrile. Prin dotaie se nelege transferul de valori ntre case, care se efectueaz pe baza recipisei de dotaie. Recipisa de dotaie este documentul - imprimat cu regim special - pe care casa primitoare l completeaz la valoarea transferului i l pred casei predtoare, pentru confirmarea valorilor primite. La dotaiile pentru vrsri se predau numai numerarul i cecurile, iar instrumentele de plat de tipul hrtiilor de valoare, precum i celelalte hrtii de valoare se vars direct la serviciul de verficare a veniturilor, de ctre casierul titular, n timpul programului su de lucru.2.1.1.3. Colectarea i depunerea ncasrilor n unitile cu cas colectoare

n unitile cu mai multe case n tur i cas colectoare, fiecare casier, la ieirea din tur, pred casei colectoare, toate ncasrile formate din numerar i cecuri din tura respectiv, pentru a fi depuse centralizat pe unitate, de ctre casierul colector.2.1.1.4. Colectarea i depunerea ncasrilor n unitile cu mai multe case n tur, fr cas colectoare

n unitile cu mai multe case n tur, fr cas colectoare, fiecare din aceste case, la ieirea din tura de serviciu, pred ncasrile realizate, unei case fixate de eful unitii pentru colectarea i depunerea centralizat pe unitate, a ncasrilor din tura respectiv.

www.feroviarul.ro

24

n toate situaiile, modul de efectuare a vrsmintelor se stabilete prin regulamentul de organizare i funcionare al unitii, funcie de volumul, periodicitatea vrsmintelor i normativele de personal aprobate. 2.1.2. Efectuarea i nregistrarea dotaiilor pentru vrsri La unitile unde ncasrile zilnice se predau casei colectoare sau altei case din unitate pentru depunerea centralizat pe unitate la banc, operaiunile legate de aceast modalitate constituie dotaii ntre case, procedndu-se astfel: Casierul care face vrsarea ncasrilor pred numerarul i cecurile primite n plat nsoite de o not n dublu exemplar, cuprinznd: - valoarea numerarului, pe valori de bancnote (cupiuri) i pe total; - valoarea cecurilor, pe cecuri i pe total. Se va trece n not fiecare cec, indicnd numrul, valoarea i denumirea emitentului. Casierul primitor verific i certific nota prezentat de casierul predtor, dup care elibereaz acestuia pe loc, recipis de dotaie pentru suma primit i se ncarc n aceeai zi n CCL la poziia intitulat Dotaii primite pentru vrsri. Pe baza recipisei de dotaie primite, casierul care pred dotaia se descarc n CCL la poziia denumit Dotaii predate pentru vrsri. Operaia de ncrcare, respectiv de descrcare n CCL (pe fa i pe verso CCL) trebuie s fie fcut de ambele case n aceeai zi. eful unitii are obligaia s controleze modul cum se efectueaz aceste operaii, verificnd dac recipisele de dotaii au fost emise la timp, dac sumele ncrcate i descrcate de casieri n CCL corespund i dac aceste operaii au fost fcute n aceeai zi de ambii casieri. Casierii care fac serviciu n tura de noapte se ncarc n gestiune cu dotaiile primite chiar n ziua primirii lor, urmnd s nregistreze toate celelalte operaii curente din tura respectiv n CCL n ziua de ieire din tur, innd seama de excepiile prevzute la Capitolul III, punctul 4.2. din prezentele norme. Att casa care primete ct i casa care pred dotaia, completeaz n aceeai zi chenarele denumite Dotaii primite pentru vrsri, respectiv Dotaii predate pentru vrsri, de pe verso CCL. 2.1.3. Dotarea unitilor cu geni de vrsare Genile de colectare (geni de vrsare) sunt confecionate din pnz impermeabil avnd nchiztoare dubl de metal, prevzut cu dou orificii pentru trecerea sforii necesare la sigilarea genii. Genile trebuie s aib imprimate pe ele denumirea unitii i un numr de identificare. Folosirea lor nu se poate face dect de unitatea creia aparin, mprumutul de geni ntre uniti fiind interzis. Genile de vrsminte au mrimi diferite i se distribuie unitii la cerere, de ctre RTFC, n funcie de volumul vrsmintelor, astfel nct ncasrile zilnice ale unei uniti s fie depuse printro singur geant, iar numrul genilor s asigure expedierea ncasrilor conform graficului. Genile aparinnd unitii desfiinate ori rmase fr gestiune de cas se restituie la depozitele de la care au fost primite. Genile uzate sau deteriorate se nlocuiesc cu geni noi. Genile deteriorate din neglijen sau pierdute se pun n sarcina personalului vinovat de deteriorarea sau pierderea lor. Casierul este obligat s urmreasc existena tuturor genilor, raportnd orice neajuns conducerii unitii pentru a se lua msurile ce se impun n vederea repunerii n circuit a numrului necesar de geni.

www.feroviarul.ro

25

Fiecare unitate este obligat s depun la unitatea bancar la care a fost arondat sau dup caz la casa centralizatoare, n dublu exemplar, specimenul sigiliului su, care poate fi presat cu cletele de sigilat al unitii sau orice alt tip de sigiliu omologat de CFR Cltori. n toate cazurile de schimbare a cletelui sau tipului de sigiliu, se depune la unitatea bancar sau la casa centralizatoare, de asemenea n dublu exemplar, noul specimen al sigiliului. Pentru depunere la banc, specimenul sigiliului se prinde pe un carton dreptunghiular de mrimea 10/7 cm, cu o sfoar ale crei capete se sigileaz pe verso cartonului cu un timbru din coal alb de hrtie i tampila efului unitii. n partea superioar a cartonului, pe fa, se scrie de mn, cu litere mari, denumirea exact a unitii, iar n partea de jos a cartonului, pe verso, se aplic vizibil tampila casei, care se va folosi pe documentele de banc. Un exemplar al specimenului de sigiliu certificat de banc sau de casa centralizatoare se napoiaz unitii pentru a fi pstrat de ctre eful acesteia, iar al doilea exemplar rmne la banc sau la casa centralizatoare. n cazul unor schimbri de sigiliu sau modificri n coninutul presei cu care se preseaz sigiliile, casele sunt obligate ca n geanta la care se folosete pentru prima dat noul sigiliu, s introduc noul specimen de sigiliu, n dublu exemplar, confecionat aa cum se arat mai sus i s urmreasc primirea de la banc a confirmrii noului sigiliu. 2.1.4. Pregtirea numerarului i cecurilor n vederea efecturii vrsmntului n vederea efecturii vrsmntului de numerar i cecuri la banc sau la casa centralizatoare, casierii pregtesc pentru aceeai geant de vrsare, att ncasrile proprii (numerar i cecuri), ct i ncasrile primite de la ceilali casieri ai unitii, ca dotaii pentru vrsri, procednd astfel: - numerarul compus din bancnote (bilete de banc) se separ pe bilete bune i bilete uzate, se numr i se mpacheteaz pe valori (cupiuri) n pachete de 100 buci fiecare, scriindu-se pe banderola fiecrui pachet cu cerneal sau past numrul biletelor i valoarea total a pachetului, apoi se aplic tampila casei cu data zilei i se semneaz lizibil. La fel se procedeaz i n cazul cnd numrul bancnotelor este sub 100 buci. - bancnotele n stare bun se mpacheteaz separat de cele uzate, murdare, ptate, etc.; - moneda metalic se mpacheteaz n fiicuri pe valori a 50 buci fiecare, indicndu-se pe fiecare fiic numrul bucilor, valoarea lor unitar i valoarea total a fiicului, dup care se semneaz i se nscrie denumirea i numrul casei ori se aplic lizibil, tampila casei; - cecurile se ordoneaz pe titulari. Se ntocmesc documentele nsoitoare de numerar i cecuri, dup cum urmeaz: a) pentru numerar (bancnote, moned metalic) se ntocmete formularul Borderou nsoitor (de numerar), n trei exemplare, prin copiere cu hrtie copiativ. nscrierea biletelor (bucilor) n borderoul nsoitor de numerar se face global (bilete bune, bilete uzate) pe fiecare valoare n parte n rubrica special din partea stng a formularului, iar moneda metalic divizionar se trece ntr-o singur sum pe rndul intitulat Moneda divizionar. Se precizeaz c spaiul rezervat pentru banc (partea dreapt a formularului) nu se completeaz de casier, ci numai de banc sau de casa centralizatoare. Borderoul nsoitor de numerar nu trebuie s prezinte tersturi sau alte forme de rectificare. Dup ntocmire, borderoul se semneaz i se tampileaz de casier, cu tampila casei; b) pentru cecuri, cnd vrsarea se face la banc, se ntocmete n patru exemplare, prin copiere cu hrtie copiativ, Borderoul de cecuri, pentru fiecare cec, un borderou. La fiecare cec se anexeaz cte trei exemplare din borderoul care i s-a ntocmit, apoi casierul va ntocmi un concentrator al borderourilor, tot n patru exemplare, al crui total trebuie s corespund cu

www.feroviarul.ro

26

valoarea tuturor cecurilor vrsate. Concentratorul borderourilor se ntocmete chiar i atunci cnd se vars un singur cec. Cnd vrsarea se face la casa centralizatoare, borderoul de cecuri va avea numai trei exemplare i nu se ntocmete concentrator. Borderourile trebuie s nu conin tersturi sau rectificri iar casierii trebuie s aplice tampila casei i s le semneze. c) pentru ntregul vrsmnt (numerar, cecuri) care se expediaz la banc sau la casa centralizatoare, determinat de valoarea borderoului nsoitor de numerar i de valoarea concentratorului borderourilor de cecuri, se ntocmete Buletinul pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc, nscriindu-se n rubricile respective, valoarea numerarului i valoarea cecurilor care apoi se adun, obinndu-se totalul vrsmntului. Buletinul se ntocmete n dou exemplare, prin copiere cu hrtie copiativ, completnduse de casier numai partea din stnga formularului cu toate datele cerute de textul tiprit, dup care se semneaz i se tampileaz cu tampila casei. Borderourile nsoitoare de numerar, borderourile de cecuri i buletinele pentru expediereaprimirea ncasrilor la banc se numeroteaz anual, ncepnd cu numrul 1 la nceputul anului. 2.1.5. Introducerea n geni a numerarului, cecurilor i documentelor nsoitoare i sigilarea genilor Introducerea n geni a numerarului, cecurilor i documentelor nsoitoare se face innd seama de modul de colectare i de depunere a genii la banc sau la casa centralizatoare, convenit ntre RTFC i unitatea bancar: - cnd colectarea genilor de vrsare n vederea depunerii la banc sau la casa centralizatoare se face prin ageni colectori, numerarul, cecurile i documentele nsoitoare se introduc n aceeai geant de vrsare, iar predarea genii ctre agentul colector se face conform punctului 1.2.3 din Anexa nr. 1.b Instruciuni privind efectuarea vrsmintelor la casa centralizatoare; - cnd predarea genilor de vrsare se face la ghieele unitilor bancare, introducerea numerarului, cecurilor i documentelor nsoitoare i predarea genilor de vrsare se fac potrivit punctului 2.2.2 de mai jos. La introducerea valorilor n geant, casierul verific concordana dintre acestea i cele nscrise n borderouri i n buletinul pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc. Dup introducerea n geant a valorilor i documentelor de vrsmnt, geanta se asigur cu sigiliul convenit cu unitatea bancar, prin convenia ncheiat privind efectuarea vrsmintelor. Presarea sigiliului cu cletele de sigilat se face astfel nct s se imprime clar i complet, denumirea unitii i data expedierii ncasrilor. Prin cadrul metalic al genii, de sfoara sigiliului se leag o plcu pe faa creia se nscrie, cu tu negru sau past, numrul genii i sucursala bancar destinatar i se aplic tampila dreptunghiular a unitii expeditoare. n locul etichetei vechi care se nltur, pe verso plcuei se lipete o etichet pe care casierul nscrie: valoarea depunerii n lei, numrul buletinului pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc, semntura casierului (lizibil) i data. Cnd prezentarea genii la agentul colector sau la ghieul bncii se face de ctre o alt persoan, mputernicit de eful unitii, casierul pred acestei persoane, odat cu geanta de vrsare i carnetul de buletine pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc, pentru ca agentul primitor al genii s semneze i s aplice tampila pe acest document.

www.feroviarul.ro

27

2.2. Depunerea la banc a ncasrilorn funcie de modul de organizare, genile de vrsare sunt trimise direct la banc, sau casa centralizatoare, prin ageni colectori sau folosind celelalte mijloace stabilite la punctul 2.1. Prin casele centralizatoare, unitile de pe seciile de circulaie organizate pentru acest mod de colectare a ncasrilor i cele arondate, aflate n aceeai localitate cu casa centralizatoare efectueaz depuneri de ncasri de numerar i cecuri, n geni de vrsare. Instruciunile privind efectuarea vrsmintelor la casa centralizatoare sunt prezentate n Anexa nr. 1.b Instruciuni pentru efectuarea vrsmintelor la casa centralizatoare. 2.2.1. Depunerea genilor de vrsare la ageni colectori Colectarea genilor de vrsare pe seciile de circulaie se face cu ageni colectori aparinnd societii de transport al valorilor cu care RTFC are ncheiat nelegere n acest sens. Indiferent c trimiterea genilor de vrsare se face la banc sau la casa centralizatoare operaiunile la predarea genilor ctre agenii colectori sunt urmtoarele: La sosirea n unitatea de unde urmeaz a se primi geanta cu vrsminte, agentul colector de ncasri prezint agentului acesteia care face vrsarea, autorizaia care atest calitatea pe care o are de a colecta genile cu ncasri. Dup ce este legitimat de agentul predtor al unitii, numit n continuare agent al unitii, agentul colector primete geanta sigilat, verific starea genii i sigiliului, se convinge dac datele de pe acestea corespund cu cele nscrise n buletinul pentru expedierea-primirea ncasrilor, apoi semneaz de primirea genii pe exemplarul unu al buletinului, notnd numrul autorizaiei sale i aplic tampila. Agentul unitii, la primirea buletinului semnat de agentul colector verific dac numrul autorizaiei precum i semntura de pe buletinul pentru expedierea-primirea ncasrilor corespund cu datele din autorizaie i completeaz n lista genilor cu vrsminte, datele cerute de formular, dup care semneaz i aplic tampila unitii. n cazul cnd agentul colector constat c geanta prezint urme de violare, sigiliul este slab presat, cu inscripia netanat vizibil sau c exist nepotriviri ntre datele nscrise n buletinul pentru expedierea-primirea ncasrilor i cele de pe geant i sigiliu, refuz primirea genii i menioneaz pe buletinul pentru expedierea-primirea ncasrilor motivul refuzului, iar n lista genilor, n dreptul unitii respective scrie meniunea Refuzat geanta, pentru motivul . . .. . . i semneaz. n cazul cnd o unitate nu are de predat ncasri, agentul unitii nscrie n list pe rndul corespunztor unitii respective una din urmtoarele meniuni dup caz: Nu sunt vrsminte sau Lips geant goal. Dac agentul unitii nu se prezint la vagonul de bagaje, agentul colector face meniune despre aceasta n list i semneaz, notnd n acest sens i n raportul su de curs. Toate meniunile i semnturile se fac n list prin copiere cu hrtie copiativ, astfel ca acestea s apar clar pe toate exemplarele. 2.2.2. Depunerea genilor de vrsare la ghieul bncii2.2.2.1.Depunerea la ghieu a genilor sigilate, cu numerar i cecuri

La depunerea direct, de ctre casier, la ghieul bncii, a genii de vrsare sigilate, exemplarul unu al borderoului nsoitor de numerar i exemplarul unu al concentratorului borderourilor de cecuri se prezint direct, odat cu geanta de vrsare, casierului bncii. n geanta de vrsare, ca documente nsoitoare se introduc: exemplarul doi al borderoului nsoitor de

www.feroviarul.ro

28

numerar, primele trei exemplare ale borderoului de cecuri, exemplarul doi al concentratorului borderourilor de cecuri i exemplarul doi al buletinului pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc. Dup verificarea de ctre casierul bncii a integritii genii i sigiliului i corespondenei datelor nscrise n borderouri pe etichet i sigiliu, acesta reine geanta cu vrsminte i exemplarele unu ale borderoului nsoitor de numerar i concentratorului borderourilor de cecuri, semneaz de primire i aplic tampila bncii pe exemplarul trei al borderoului nsoitor de numerar i pe exemplarul trei al concentratorului borderourilor de cecuri. Cu aceast ocazie, casierul bncii elibereaz casierului care efectueaz depunerea o geant goal n care a fost introdus exemplarul doi al borderoului nsoitor de numerar, confirmat pentru vrsmntul din ziua precedent i exemplarele doi ale borderourilor de cecuri vrsate anterior, operate de banc sau, dup caz, respinse.2.2.2.2. Depunerea la ghieu a genilor cu numerar sigilate i separat, a cecurilor

Cnd unitatea bancar cere prezentarea direct la ghieu a cecurilor (fr geant de vrsare), acestea i documentele nsoitoare nu se introduc n geanta de vrsare, procedndu-se astfel: - casierul depuntor va introduce n geanta de vrsare numai numerarul, exemplarul doi al borderoului nsoitor de numerar i exemplarul doi al buletinului pentru expedierea-primirea ncasrilor la banc, ntocmit pentru valoarea total (numerar i cecuri) a vrsmntului din ziua respectiv i va prezenta geanta de vrsare sigilat nsoit de exemplarul unu al borderoului nsoitor de numerar. Primirea genii se va confirma de casierul bncii pe exemplarul trei al borderoului nsoitor de numerar; - cecurile, nsoite de exemplarele unu, doi i trei ale borderourilor corespunztoare (borderourile de cecuri) i ale concentratorului borderourilor se vor prezenta direct casierului bncii, care va semna de primire pe exemplarul trei al concentratorului borderourilor de cecuri. Cu aceast ocazie, casierul bncii va remite depuntorului cecurilor exemplarele doi confirmate ale borderourilor de cecuri vrsate anterior, operate de banc, precum i eventualele cecuri respinse, nsoite de exemplarele doi ale borderourilor corespunztoare, neconfirmate de banc.2.2.2.3. nregistrarea vrsmintelor efectuate n geni de vrsare prezentate la ghieul bncii

nregistrarea vrsmintelor de numerar i cecuri n geni de vrsare prezentate direct la ghieul bncii se face n creditul CCL, la poziia Vrsminte n numerar i cecuri la banc. Prin acest operaiune, casierul descarc gestiunea cu suma vrsat. 2.2.3. Depunerea ncasrilor prin casierii colectori ai bncii2.2.3.1. Depunerea genilor de vrsare cu numerar i cecuri

Depunerea ncasrilor de numerar i cecuri n geni de vrsare sigilate la casierii colectori ai bncii se face la fel ca n cazul depunerii genilor de vrsare la ghieele bncii aa cum s-a prevzut la punctul 2.2.2.1. de mai sus. Cnd unitatea bancar cere prezentarea separat a cecurilor, fr geant de vrsare se procedeaz conform punctului 2.2.2.2 de mai sus. Identificarea casierilor colectori ai bncii se face pe baza legitimaiei cu fotografie emise de unitatea bancar.2.2.3.2. nregistrarea vrsmintelor i descrcarea gestiunii

www.feroviarul.ro

29

nregistrarea vrsmintelor de numerar i cecuri n geni de vrsare prezentate la casierii colectori ai bncii se face n creditul CCL, la poziia Vrsminte de numerar i cecuri la banc. Prin aceast operaiune, casierul descarc gestiunea cu suma total vrsat. 2.2.4. Operaiile unitilor la primirea genilor remise de banc n toate cazurile, genile prin care s-au efectuat depuneri, trebuie s fie returnate curent, unitii crora aparin. n genile returnate, banca ntroduce: - exemplarele trei ale concentratoarelor borderourilor de cecuri purtnd semntura agentului bncii pentru primirea cecurilor a cror decontare urmeaz s aib loc ulterior; - exemplarele doi confirmate ale borderourilor nsoitoare de numerar i ale borderourilor cecurilor operate de banc; - exemplarele doi neconfirmate ale borderourilor cecurilor respinse de banc sau care nu sau operat din lips de disponibiliti sau din alte cauze. La primirea genilor goale, casierul care a efectuat vrsmntul, confrunt documentele proprii de vrsmnt (borderoul nsoitor de numerar, borderoul de cecuri) cu exemplarele confirmate de banc, pentru a constata concordana sumelor sau eventualele rectificri. Confirmarea bncii const n certificarea n cifre i litere a totalului borderoului i aplicarea tampilei. n cazul eventualelor rectificri fcute de banc, casierul verific: - dac pe exemplarul doi al borderoului nsoitor, completat de banc, n dreptul meniunii Semntura casieriei, figureaz dou semnturi; - dac sunt anexate c