html css.pdf

Comunicare n medii electronice

C Co om mu un ni ic ca ar re e n n m me ed di ii i e el le ec ct tr ro on ni ic ce e


2

Cuprins Capitolul 1. Principii de comunicare

1. Organizarea unui discurs oral 5

1.2.1. Structura discursului public 5

1.2.2. Comunicarea nonverbal 6

1.2.3. Tehnici de captare a atentiei 9

2. Organizarea discursului scris 10

1.2.1. Redactarea corespondenei 10

1.2.2. Cerinele redactrii corespondenei 11

1.2.3. Etapele ntocmirii unei scrisori 15

1.2.4. Forme specifice de prezentare a materialelor scrise 16

1.2.5. Trimiterea corespondenei 19

Bibliografie 20

Capitolul 2. Tehnoredactare computerizat

1. Principii generale 21

2. Aplicaia Microsoft Word 27

2.2.1. Ecranul aplicaiei Word 28

2.2.2. Obinerea asistenei 37

2.2.3. Lucrul cu documente 37

2.2.3.1. Vizualizarea unui document n diferite moduri 37

2.2.3.2. Lucrul cu un document n dou panouri/ferestre 39

2.2.3.3. Crearea unui document nou 40

2.2.3.4. Deschiderea i editarea unui document existent 42

2.2.3.5. Tiprirea documentelor 54

Bibliografie 57

Capitolul 3. Calcule tabelare. Aplicaia MS Excel

1. Crearea unei foi de lucru cu Excel 58

3.1.1. Fereastra Excel 58

3.1.2. Deplasarea printr-o foaie de lucru 59

3.1.3. Introducerea textului i a numerelor 60

3.1.4. Editarea datelor 61

3.1.5. Stabilirea unui nume pentru foaia de lucru 62

3.1.6. Salvarea registrelor 62


3

3.1.7. Selectarea unui domeniu de celule 63

3.1.8. Formatarea numerelor 64

3.1.9. nchiderea i deschiderea registrelor 66

2. Efectuarea de calcule folosind formule i funcii 68

3.2.1. Utilizarea instrumentului Autosum 68

3.2.2. Operaii aritmetice de baz 70

3.2.3. Operatori i ordinea operaiilor 70

3.2.4. Construirea unei formule 70

3.2.5. Alinierea textelor 72

3.2.6. Ajustarea limii coloanelor 74

3.2.7. Adugarea i tergerea de rnduri i coloane 75

3.2.8. Mutarea i copierea coninutului celulelor 75

3.2.9. Prezentarea unei foi de lucru 75

3.2.10. Tiprirea rapid a unei foi de lucru 76

Bibliografie 76

Capitolul 4. Crearea de prezentri utiliznd MS Power Point

1. Fereastra PowerPoint 77

2. Crearea unei noi prezentari 78

4.2.1. Utilizarea sablonului pentru design 78

4.2.2. Folosirea de asistenta AutoContent 79

4.2.3. Utilizarea sablonului pentru prezentare 80

4.2.4. Crearea unui album foto 80

3. Schimbarea vizualizarilor unei prezentri 81

4.3.1. Adaugarea de diapozitive 81

4.3.2. Comutarea la panoul Outline 81

4.3.2.1. Introducerea textului 82

4.3.2.2. Inlocuirea textului existent 82

4.3.2.3. Crearea unei diagrame 83

4.3.2.4. Crearea unei organigrame 84

4.3.2.5. Crearea unui tabel 86

4.3.2.6. Selectarea unui design nou 86

4.3.3. Comutarea intre vizualizarile Master 87

4.3.4. Salvarea unui design personalizat 89


4

4.3.5. Lucrul in vizualizarea Slide Sorter 89

Capitolul 5. Servicii Internet

1. Serviciul de e-mail 92

5.1.1. Generaliti 92

5.1.2. Aplicaia MS Outlook Express 94

5.1.3. Grupuri de discuii via e-mail 95

2. Serviciul FTP 96

3. Serviciul World Wide Web 97

4. Telnet 98

5. Chat 99

6. Instrumente Web 100

5.6.1. Teleconferinte on-line 100

5.6.2. Comuniti virtuale 102

5.6.3. Motoare de cautare 103

Capitolul 6. Limbajul HTML

1. Prezentare general 108

2. Elemente HTML 109

3. Caractere speciale i culori 111

4. Hiperlegturi i hri senzitive 112

5. Formulare HTML 113

Bibliografie 118

Capitolul 7. Foile de stiluri CSS

1. Prezentare general 120

2. Categorii de selectori 120

3. Utilizare CSS 122

4. Proprieti CSS uzuale 124

Bibliografie 126

Capitolul 8. Limbajul HTML+TIME

1. Introducere 127

2. Structura unui document HTML+TIME 127

3. Atribute de sincronizare 128

4. Inserarea obiectelor multimedia 129


5

5. Suportul pentru sincronizare 130

6. Efecte de tranziie 131

Bibliografie 132

Capitolul 9. Principii d eproiectare a unui sit Web

1. Etapele proiectrii unui sit Web 133

2. Principii de proiectare a interfeei Web 134

3. Proiectarea sitului Web 128

9.3.1. Organizarea informaiilor ntr-un sit 137

9.3.2. Principii generale de design 139

Bibliografie 141


6

1. Principii de comunicare

1.1 Organizarea unui discurs oral

1.1.1. Structura discursului public n cadrul unui discurs public scris sau vorbit -, un bun control al structurii acestuia ajut vorbitorul s i urmareasca ideea centrala si modul in care urmeaza sa o sustina. In acelasi timp, auditorii vor nelege mai uor ideile prezentate, discursul avnd astfel anse mai mari de a fi convingtor. Vom prezenta cteva indicii despre modul in care se construieste strucura un discurs si despre elementele de baza care o compun.

Orice discurs se compune din trei pri principale: introducerea, cuprinsul, concluzia.

a. Introducerea Este partea de inceput a unui discurs si trebuie sa traseze linia de desfasurare a discursului, continand ca elemente principale

Salutul Prezentarea personala (numele si prenumele) Enuntarea temei Prezentarea ideii centrale a discursului (si a argumentelor) Explicarea termenilor care urmeaza a fi folositi (definitii) daca este

necesar

Enuntarea temei, a ideii principale si a argumentelor inca din inceputul discursului este necesara pentru a putea oferi publicului o imagine despre intregul continut. In mod similar, definirea termenilor specifici asigura vorbitorul ca in timpul discursului nu vor aparea termeni care sa ridice probleme publicului.

Explicatiile devin necesare atunci cand se folosesc termeni tehnici, neologisme sau concepte specifice anumitor domenii de activitate cum ar fi: medicina, relatiile publice, tehnica de calcul etc.

Scopul principal al introducerii este de a capta atentia publicului. De asemenea, se urmareste si atragerea simpatiei (captatio benevolentia) din partea acestuia. De aceea se pot folosi, mai ales de catre vorbitorii experimentati, glume sau lucruri menite sa creeze simpatie.

b. Cuprinsul


7

Este partea discursului in care se prezinta argumentele si se aduc dovezi in sprijinul acestora. Pe parcursul acestei sectiuni trebuie urmarite:

Dezvoltarea ideii centrale Dezvoltarea argumentelor

o premisa o rationament o concluzie

Exemple (dovezi) care sa sustina argumentele Pentru a nu se pierde atentia publicului, pe parcursul prezentarii

argumentelor trebuie evitata monotonia. Din acest motiv inaintea introducerii punctelor cheie ale discursului se folosesc tehnici de captare a atentiei.

c. Concluzia Este partea finala si trebuie sa ofere o privire de ansamblu asupra discursului. In cadrul ei, in masura timpului ramas, trebuie urmarite pe scurt:

Explicarea eventualelor neclaritati aparute de-a lungul discursului (daca au o importanta majora in sustinerea ideii principale)

Accentuarea punctelor puternice ale discursului Privire de ansamblu asupra intregului discurs Explicarea eventualelor neclaritati din timpul discursului este importanta

mai ales cand acestea au un rol cheie in intelegerea argumentelor.

Accentuarea punctelor puternice in finalul discursului ofera o garantie sporita asupra faptului ca acestea au fost retinute si ca vor conta in luarea deciziei.

Pe parcursul concluziei se urmareste atingerea unui tonus maxim, scopul fiind convingerea audientei asupra celor spuse, dar evitandu-se agresivitatea.

Desi repetitia punctelor importante din discurs poate parea la un moment dat plictisitoare, cheia claritatii si a abilitatii retorice se poate reduce la urmtoarea schem, descriind n ali termeni structura unui discurs: "Spune-le ce o s le spui", "Spune-le ce trebuie s le spui", "Spune-le ce le-ai spus".

1.1.2. Comunicarea nonverbal Definitia si importanta comunicarii noverbale

Pentru a obine o bun comunicare ntr-un mediu virtual, este bine s contientizm fora i importana comunicrii directe, deoarece astfel vom cuta substitute virtuale ale factorilor ce faciliteaz comunicarea direct.

Comunicarea nonverbala este cumulul de mesaje care nu sunt exprimate prin cuvinte si care pot fi decodificate, crend intelesuri. Aceste


8

semnale pot repeta, contrazice, inlocui, completa sau accentua mesajul transmis prin cuvinte.

Importanta comunicarii nonverbale a fost demonstrata in 1967 de catre Albert Mehrabian. In urma unui studiu, acesta a ajuns la concluzia ca numai 5% din mesaj este transmis prin comunicare verbala in timp ce 38% este transmis pe cale vocala si 55% prin limbajul corpului.

Mesajele comunicarii nonverbale sunt transmise prin mimic, privire, gestic si prin elementele de paralimbaj.

a. Mimica

Mimica reprezinta modul in care trasaturile fetei redau trairile unei persoane. In timpul unui discurs, pentru a ajuta la castigarea increderii publicului, mimica nu trebuie sa intre in contradictie cu cele spuse.

Vorbitorii experimentati pot folosi anumite trucuri care sa ii ajute in convingerea auditoriului. De exemplu, fara a spune in cuvinte ca sunt impotriva unei idei, acestia o sustin zambind ironic, creand o reactie de opozitie fata de ceea ce spun.

Zmbetul este un element care ajuta vorbitorul sa atraga bunavointa publicului, deoarece transmite prietenie, apropiere si siguranta de sine. Din acest motiv este recomandabil ca in introducerea discursului vorbitorul sa zambeasca.

ncruntarea transmite concentrare, atentie maxima dar si incordare si rigiditate. De aceea nu este bine ca vorbitorul sa stea incruntat, deoarece transmite catre auditor o stare de tensiune care poate provoca o ruptura.

Rictusul (schimonosirea fetei) induce ideea de nesiguranta. Publicul tinde sa creada ca cel care tine discursul nu spune adevarul sau nu cunoaste tema despre care vorbeste, fiind indicat ca vorbitorii neexperimentati sa evite folosirea sa.

b. Privirea

Privirea este un factor important al limbajului nonverbal, ea fiind si modalitatea prin care se pastreaza legatura dintre vorbitor si public. Faptul ca privirea nu este indreptata spre public induce sentimentul de nesiguranta si de ascundere a adevarului.

Contactul vizual permanent este decisiv pentru ctigarea bunvoinei si a ncrederii. In cazul unui public numeros, pentru a crea fiecaruia impresia ca este privit, cea mai simpla posibilitate pentru un vorbitor este de a se uita la public in forma literei Z, incepand cu ultimul loc din stanga salii si terminand cu primul loc din dreapta.

c. Gestica si postura

Lipsa gesturilor face discursul sa piarda din dinamism si sa devina plictisitor. Pe de alta parte, utilizarea excesiva a acestora induce publicului o stare de agitatie, rezultatul fiind obosirea audientei.


9

Un alt obiectiv pentru vorbitor este ca gesturile facute in timpul unui discurs sa atraga atentia asupra celor spuse fara a deranja publicul. Evitarea gesturilor agresive (mainile tinute in solduri, indreptarea degetului aratator catre auditor), nervoase (pocnitul din degete) sau a celor care denota indecizie sau nesiguranta (jocul cu diferite obiecte, trecerea mainii prin par, sau aranjarea parului) face mai sigura obtinerea unui rezultat pozitiv.

Postura ferma, dar nu rigida, a vorbitorului ofera un plus de siguranta celor spuse. Orientarea spre public este, de asemenea, un element ajutator pentru captarea atentiei si pastrarea acesteia pe parcursul desfasurarii discursului.

d. Elemente de paralimbaj

Elementele de paralimbaj constituie o alta componenta de baza a limbajului nonverbal. Ele presupun utilizarea modalitatilor de exprimare vocala pentru a da anumite intelesuri cuvintelor din discurs. Tonul, ritmul si volumul vocii pot fi folosite in asa fel incat sa ii atraga si sa ii convinga pe cei care asculta un discurs.

Tonul este inflexiunea vocii pe care o foloseste un vorbitor. El poate fi calm, agresiv, pedant, nervos, cald, rece etc. Pentru a avea succes, intr-un discurs este preferabil sa se foloseasca un ton calm si sigur, dar care sa nu fie uniform. Schimbarile acestuia sunt importante, intrucat ele rup monotonia, facand ca expunerea sa castige in atractivitate. Trecerea de la un ton calm la un ton entuziast nu poate fi scapata, rezultand o atentie sporita din partea auditoriului.

Ritmul vorbirii reprezinta felul in care alterneaza cuvintele accentuate cu cele neaccentuate si frecventa acestora. El este ales in functie de ceea ce se doreste sa se comunice.

Pentru accentuarea ideilor importante din cadrul unui discurs se folosesc ruperile de ritm. Spre exemplu, se poate folosi in expunere un ritm alert, pentru ca inainte de introducerea unei idei importante ritmul sa se reduca, si sa se reia la aceeasi intensitate in explicarea ideii.

Volumul este intensitatea vocii cu care un vorbitor se adreseaza publicului. Cel care tine un discurs trebuie sa vorbeasca suficient de tare pentru a fi auzit de toate persoanele care il asculta. In general nu este bine sa se foloseasca un volum foarte ridicat, deoarece acest lucru poate fi perceput ca o agresiune de cei din jur.

Imbunatatirea limbajului paraverbal

Pentru cresterea capacitatilor de comunicare nonverbala exista cateva modalitati simple:

Repetitia in fata oglinzii este cea mai simpla metoda, cel care exerseaza in acest mod fiind atent la felul in care limbajul nonverbal transmite mesajul dorit;

Repetitia in fata unui grup se poate apela la un grup de prieteni care, pe baza unor criterii prestabilite, sa dea un feed-back;


10

Repetitia in fata camerei video este cea mai buna metoda, deoarece vorbitorul isi poate analiza singur discursul putand urmari si evolutia sa in timp.

1.1.3. Tehnici de captare a atentiei Pentru a se asigura ca publicul urmareste discursul, vorbitorii de succes se folosesc de tehnici de captare a atentiei. Strategiile de captare a atentiei folosesc atat limbajul verbal cat si limbajul nonverbal.

a. Folosirea limbajului verbal

Tehnicile care folosesc limbajul verbal sunt destul de limitate, cu toate ca la prima vedere pare mai facil sa se atraga atentia prin ceea ce se spune. Ele pot fi utilizate cu precadere in partea introductiva.

Glumele sunt o solutie usor de folosit in introducere, intrucat ele induc o stare de relaxare in randul audientei, atragand dupa sine si bunavointa acesteia. De asemenea, se castiga atentia, intrucat a incepe sa vorbesti despre ceva serios intr-un registru hazliu nu este ceva uzual. In cazul in care vorbitorul isi incepe discursul cu o gluma, este de dorit ca aceasta sa aiba legatura cu subiectul, fara insa a fi deplasata, agresiva sau sa intre in contradictie cu ce va spune.

Prezentarea atipica este o alta modalitate de castigare a atentiei si bunavointei. Intr-o lume obisnuita cu formula clasica "Buna ziua! Ma numesc..." orice alta modalitate de prezentare iese in evidenta, atragand interesul celor care asculta. Chiar si modificarea formulei de salut cu arhaicul "Ziua buna!" starneste senzatia de nou, fara a deranja. La fel ca si in cazul glumelor, nu este indicat ca prezentarea sa fie ostentativa, pentru ca atrage antipatie.

Prsirea subiectului este o tehnica folosita de vorbitorii care au experienta. Daca in timpul cuvantarii cel care vorbeste uita pentru un moment ce are de gand sa spuna, trecand la cu totul altceva, interesul publicului va fi recastigat. Este suficient ca un membru al auditoriului sa fie luat ca martor (Sunt convins ca si domnisoara blonda din randul al treilea este de acord ca...) pentru castigarea interesului. Experienta este necesara deoarece cea mai mica depasire a limitei, poate provoca un efect invers celui dorit.

b. Folosirea limbajului nonverbal

Avand in vedere ca are mai multe elemente care il compun, limbajul nonverbal ofera mai multe posibilitati de captare a atentiei. Orice gest socant, orice inflexiune a vocii sau rupere de ritm atrag atentia.

Gestica ofera nenumarate cai de captare a atentiei. O simpla bataie din palme sau pocnirea din degete sunt gesturi care nu sunt intalnite in mod uzual la un vorbitor. Din acest motiv, ele au rolul de a aduce un lucru nou, atractiv. In momentul folosirii gesturilor pentru a atrage atentia trebuie sa se ia in calcul si ceea ce se spune in acel moment, pentru a nu crea contradictii. De asemenea, este important ca gestul sa nu fie exagerat, ostentativ sau jignitor.

Mimica poate fi un element important atat pentru captarea atentiei cat si pentru pastrarea acesteia, mai ales atunci cand publicul este suficient de


11

aproape pentru a observa trasaturile vorbitorului. O incruntare usoara sau un rictus lejer trezesc interesul, chiar daca in mod uzual nu sunt lucruri de dorit intr-un discurs. Tocmai lipsa de dezirabilitate le face sa fie atractive, insa orice accentuare a lor poate starni nervozitate si reactii adverse.

Ruperile de ritm ofera posibilitati mari de atragere a publicului. Fara a interveni brusc, ele accentueaza importanta anumitor parti ale discursului. Schimbarea de ritm se face treptat pentru a nu deranja, dar nu foarte lent, pentru a putea fi perceputa.

Cresterea sau scaderea volumului este una dintre cele mai usoare posibilitati de captare a atentiei. Fara a cadea in extreme (publicul trebuie sa auda tot ce se spune, dar nu trebuie agresat prin strigate) vorbitorul poate accentua ceea ce este important.

Tonul folosit este, de asemenea, o arma a vorbitorului. Intreruperea momentelor de vorbire pe un ton entuziast cu momente in care este folosit un ton calm atrage atentia asupra acestora din urma. Similar se intampla cu oricare intercalare de tonuri, accentul fiind pus pe vorbirea pe un ton diferit de cel pe care vorbitorul il utilizeaza in mod uzual.

Momentele de tacere capteaza atentia intr-un mod specific. O pauza bine calculata are rolul de a trezi in randul publicului o usoara neliniste, intrucat pentru moment se da senzatia de pierdere a controlului. Important este ca in aceste momente de pauza auditoriul devine curios, dorind sa stie ce se intampla. Este esential ca pauza sa nu fie prea lunga pentru a nu induce sentimentul de nesiguranta, dar nici prea scurta pentru a trezi curiozitatea si sentimentul ca ceva urmeaza sa se intample.

Este important de retinut ca strategiile de captare a atentiei pot fi folosite si impreuna, acest fapt crescand marja de siguranta a atingerii scopului propus. De asemenea, ele au doar rolul de a accentua anumite momente. Utilizarea exagerata a acestor tehnici risca sa provoace senzatia de agresivitate.

1.2 Organizarea discursului scris

1.2.1 Redactarea corespondenei

Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.

Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele.


12

Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie:

s in seama de termenii de specialitate adecvai;

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;

s aib un stil agreabil;

s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint.

Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal.

1.2.2 Cerinele redactrii corespondenei Cerinele eseniale pe care trebuie s le respecte o coresponden pentru

a fi o carte de vizit onorabil sunt urmtoarele:

1) Promptitudinea rspunsurilor Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s-i organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.

2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. Pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urmtoarele aspecte:

propoziii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de calculator;

redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit revenirile.

3) Stabilirea obiectivului este important s stabilim de la nceput obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:

s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;


13

s ne scuzm;

s solicitm sau s oferim ceva;

s acceptm sau s refuzm;

s felicitm.

4) Adecvarea la nivelul ierarhic presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere ierarhice. n acest sens menionm:

a) corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul inferior este cel mai puin restrictiv, n ceea ce privete condiiile de adresare, de obicei constnd n: ordine, decizii, normative i regulamente, circulare etc. La redactarea acestui tip de coresponden trebuie s inem cont de urmtoarele:

- diplomaie sporit n interaciunea cu subalternul (arogana, intimidarea, impoliteea tind s reduc eficiena comunicrii);

- claritatea scopului mesajul trebuie s conin toate elementele explicative de care subordonatul are nevoie;

- motivarea o dispoziie trebuie explicat, i n acelai timp trebuie scoase n eviden avantajele ce rezult din aplicarea ei.

b) corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior cuprinde urmtoarele genuri de coresponden: raportul, darea de seam, referatul etc., corespondena protocolar: felicitrile se adreseaz ntotdeauna de la un nivel cel mult egal la unul superior i nu invers. (Excepie de la regul: se obinuiete ca Primul-Ministru s-i felicite membrii cabinetului cu ocazia srbtorilor religioase sau onomastice. n ultimul timp, chiar angajaii unor firme primesc din partea conducerii felicitri). n acest tip de comunicare (de jos n sus) trebuie s inem seama de:

- tact contientizarea poziiei ierarhice i adaptarea tonului potrivit n ceea ce privete politeea, argumentaia;

- nivelul de detaliu se refer la nevoia de a furniza suficiente detalii i justificarea concluziilor. Prezentarea de detalii neprelucrate dovedete lipsa de profesionalism;

- exprimarea de opinii trebuie fcut o delimitare unde se termin faptele i unde ncep opiniile;

- atitudinea adoptat atitudinile de servilism, de team, de aprare n faa puterii pot conduce la un ton de nesiguran sau exagerare.

c) corespondena care se poart la nivele ierarhice egale:

- corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n relaiile internaionale nu se pot transmite dect ntre omologi;

- schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang egal.

5) Eficien i credibilitate.

Eficiena corespondenei se refer la:


14

promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);

precizia i caracterul complet al informaiilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de firma respectiv.

Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu:

reclama strident promisiunile exagerate;

informaiile nefondate i neverificabile;

pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.

6) Corectitudinea i aspectul plcut:

mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;

alegerea stilului corespunztor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.

7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditor (cazul ideal motivare i nu manipulare).

8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv, sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci, de politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncrederea destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu exprimarea pozitiv cererea dumneavoastr va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de / cecul dumneavoastr va fi achitat la data de. .

Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.


15

De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.

n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine:

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;

pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie (3-3,5 cm);

alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (2-2,5 cm);

Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere.

evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil);

dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd;

continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;

distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii;

alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14;

scrierea cu caractere italice, ngroare sau subliniere (acestea din urm, ct mai puin posibil) pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau poriuni de text;

structurarea enumerrilor n mod diferit: prin liniue, prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul), prin cifre, prin litere mici;

textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul);

eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);

evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului.

n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:


16

forma bloc preferat de firmele americane;

forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc i forma bloc modificat.

n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.

n forma dantelat (numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng, iar rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.

Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.

n forma bloc modificat textul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i rndurile ce constituie formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.

Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.

Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat. n acest sens, la prezentarea textelor se utilizeaz :

forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine, decizii, rapoarte etc);

forme comune de evideniere a corespondenei.

1.2.3 Etapele ntocmirii unei scrisori Pentru c o scrisoare trebuie bine structurat, enumerm n continuare

etapele ntocmirii unei scrisori:

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);

2)Documentarea const n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin:

studiul corespondenei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv;

folosirea jurnalului sau a agendei.


17

Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiz, sintez etc.

3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat;

4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.

n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).

5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.

6)Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a mainii de scris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).

1.2.4 Forme specifice de prezentare a materialelor scrise

La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut bogat i variat, se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea bibliografiilor.

mprirea textului n capitole i subcapitole. n cazul unui text cu ntindere mare, n care sunt prezentate mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole.

Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de text ce urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat.

Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici.

Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou. Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a textului.

Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat reprodus n


18

cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie.

Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete cnd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrarea, editura, iar n unele cazuri, chiar alineatul din care s-a citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte de exemplu :

Potrivit atribuiilor principale stabilite prin art. 2 n Legea nr. 45 din 2003 privind administraia public local, Consiliul local asigur condiii necesare bunei funcionri a instituiilor locale de nvmnt. de sub autoritatea sa.

Din textul citatului s-au nlocuit cu punctede suspnsie prile care puteau lipsi.

Folosirea trimiterilor. n cuprinsul unor texte se ivete uneori necesitatea introducerii unor explicaii complementare. n acest sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar explicaia, se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se scrie n subsolul paginii, sub o linie orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de subsol), pentru a despri textul de not. Notele se scriu cu intervale simple, chiar dac textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, nceput pe aceeai pagin pe care este anunat.

Prezentarea bibliografiilor. n cazul cnd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un material documentar mai amplu, la sfritul lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se face cunoscute sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se niruie n ordine alfabetic. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului, scriindu-se nti numele, apoi prenumele, desprite prin virgul; titlul lucrrii, denumirea editurii, oraul n care a fost editat lucrarea, anul apariiei. Exemplu :

BURAGA, Sabin, Tehnologii XML, Ed. Polirom, Iai, 2006.

Tabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date cu caracteristici comune. Ele dau posibilitatea ca prezentarea s fie sistematic, concis, uor de neles. Un tabel se compune din urmtoarele pri: titlul, capul tabelului i corpul tabelului.

Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii orizontale i verticale. Liniile verticale separ ,,coloanele tabelului. Titlul tabelului se scrie deasupra liniei orizontale care ncadreaz tabelul la partea de sus i exprim rezumativ, concis, coninutul tabelului. Capul tabelului, care este partea de sus a acestuia, cuprinde explicitarea coninutului coloanelor. Uneori, n cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot grupa sub o explicitare comun. Avem, n acest caz, de-a face cu o prezentare ,,etajat a capului tabelului. Textul care exprim explicitarea coloanei poate fi prezentat spaiat


19

sau scris pe mai multe rnduri, n funcie de lungimea textului i limea afectat coloanei.

Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie orizontal continu. Sub aceast linie continu se scriu numerele coloanelor, din stnga spre dreapta, n ordinea natural a numerelor, ncepnd cu cifra zero.

n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin, el se continu pe pagina sau paginile urmtoare, repetndu-se capul tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile urmtoare s se pstreze aceeai lime pentru coloanele corespunztoare.

Tabelele trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. n acest scop, trebuie respectate urmtoarele reguli:

lungimea tuturor coloanelor trebuie s fie aceeai;

limea coloanelor se stabilete: pentru o coloan cu text, dup cuvntul sau propoziia cea mai lung, iar pentru coloanele cu cifre, dup numrul cu cele mai multe cifre ce se ntlnesc n coloan.

Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dect ale hrtiei documentului, atunci el se constituie ca o anex la text, fcndu-se referire la el (vezi tabelul nr.). Cnd tabelul nu este mai mare dect pagina (33 de linii i intervale) se folosete pagina n lime, n felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n text, n continuare, a unui tabel cu mai multe coloane.

Textele din cadrul coloanelor se scriu ct mai clar cu putin, cu intervale simple sau semiintervale :

problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale ;

prescurtrile obligatorii uneori, pentru enumerarea n coloane a textelor trebuie s fie fcute astfel nct s nu dea posibilitatea apariiei unor confuzii;

titlul tabelului se scrie n centru, cu caractere care s-l scoat n eviden;

capetele coloanelor trebuie s fie separate de text prin intervale vizibile;

paginaia, ncepnd cu pagina a doua, se amplaseaz n locul obinuit.

Forme comune de evideniere

Sublinierea const n trasarea sub cuvintele, frazele sau prile de text ce trebuie evideniate, a unor linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se piard efectul de evideniere i deci trebuie evitat. Se subliniaz cteva cuvine, o fraz, o porine de text.

Folosirea majusculelor constituie o form pregnant de evideniere. Const n scrierea prii ce trebuie evideniat, cu litere mari.


20

Spaierea literelor const n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz a fi evideniat, lsndu-se ntre litere spaii mai mari dect cele normale.

Amplasarea unei fraze n centrul paginii const n scrierea frazei respective la un numr convenabil de spaii ndeprtate de marginile textului.

Retragerea unei pri din text de la marginea textului este folosit mai ales la enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi evideniate. La aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele enumerrii, avnd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc.

Aranjarea n acolad const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni, pronind de la general ctre particular, cu ajutorul semnelor de parantez grupate n acolade.

Aranjarea n scheme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue, legate ntre ele prin linii. Ca i la acolade, se pornete de la general la particular, de la ansamblu spre detaliu.

1.2.5 Trimiterea corespondenei De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i

plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat; acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.

Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar, n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.

Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului.

Exist mai multe tipuri de plicuri:

plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;

plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;

plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.

Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr


21

prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:

adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.;

adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic;

indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial, urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos;

indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului).

Bibliografie 1. Nina Vrgolici, Redactare i coresponden:, Editura Universitii Bucureti,

2003: http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteCOM/comunicare/index.htm

2. Ioan Mihalcea, Discurs public: http://www.ethos.ro/

3. Margit, Gatjens-Reuter; Claudia, Behrens. Manual de secretariat i asisten managerial, Bucureti: Editura Tehnic, 2001

4. * * *, http://www.olimpiadelecomunicarii.ro/resurse.php


22

2 Tehnoredactare computerizat 2.1 Principii generale

Conform Dictionarului Explicativ al Limbii Romane tehnoredactarea (procesarea textelor) reprezinta pregatirea tehnica si grafica a unui manuscris inainte de a incepe operatia de tiparire.

Asupra unui document primar (manuscris) sunt aplicate o serie de operatii pentru a obtine un document cu calitati superioare: lizibilitate, aspect placut, adaptarea formei de prezentare la continut etc., ansamblul acestor operatii formand procesul de tehnoredactare.

Tehnoredactarea se poate face:

manual - prin mijloace mecanice de prelucrare; automat prin utilizarea calculatorului, si in acest caz vorbim de

tehnoredactare computerizata (TC).

Un procesor de text este un instrument de scris dinamic (puteti scrie, edita, rearanja, sterge si tipari doar daca sunteti complet satisfacuti de continut). Programele de procesare a textelor au evoluat de la simple editoare de texte, cum era WordStar, pana la programe cu facilitati complete de tehnoredactare computerizata. Unul dintre cele mai comune procesoare de texte, ce face parte din pachetul de aplicatii Microsoft Office este Microsoft Word.

Asadar, procesorul de texte este, in principal, un instrument de scris, un program specializat in operatiile de tehnoredactare. El trebuie sa fie simplu de utilizat si sa asigure cateva functii elementare cum sunt:

alinierea automata a textului; stabilirea diferitelor tipuri de caractere sau stiluri de afisare pentru

textul prelucrat;

aranjarea textului in pagina; combinarea textului cu imagini; stabilirea antetelor si subsolurilor; editarea tabelelor, ecuatiilor etc. Procesorul de texte opereaza cu documente (scrisori, certificate,

anunturi, felicitari etc.). Documentul reprezinta un ansamblu de texte, imagini, tabele, grafice si alte elemente apartinand aceleasi lucrari, procesate unitar.

Procesarea textelor cuprinde urmatoarele operatii:

A. operatia de introducere: editarea;

B. operatia de tehnoredactare: formatarea;


23

C. operatia de imprimare: tiparirea;

D. operatia de corectare.

In procesarea textelor, operatia de introducere (editarea textelor) poate fi separata de operatia de tehnoredactare (formatarea textelor).

Pentru obtinerea documentului final trebuie sa fie definit continutul documentului (textul si eventualele imagini, tabele etc.) sub forma unui manuscris, a unui document primar sau ciorna; pe aceasta baza se va stabili o schema de aranjare in pagina, care poate fi materializata sub forma unei schite pe o pagina de hartie sau a unei scheme mai complexe continand mai multe detalii care sa includa formatul paginii, marginile etc.

A. Editarea

Editarea computerizata imbina textul si grafica intr-un mod foarte atractiv din punct de vedere estetic. Programele de editare computerizata sunt disponibile pentru toate nivelele de interes si de capacitate:

a) Introducerea textului este dependenta de modul de tehnoredactare a documentului (schema de tehnoredactare stabilita anterior) si se poate realiza in doua moduri:

direct in documentul final, caz in care nu mai este necesara prelucrarea textului dintr-un alt editor de texte (cea mai frecventa situatie);

prin intermediul altor editoare de texte (se foloseste in cazul lucrului in echipa, in edituri si ateliere de tehnoredactare, cand textul se prelucreaza pe mai multe sisteme de calcul, de catre persoane specializate).

b) Introducerea eventualelor imagini, desene, figuri, scheme, grafice se poate realiza direct sau prin import. Fisierele de imagini pot fi realizate folosindu-se programe speciale de grafica (CorelDraw, AutoCad etc.) sau prin preluarea lor de pe suportul fizic prin tehnica scanarii. In prezent, majoritatea programelor de editare computerizata contin colectii de imagini de tip clip art (de exemplu, toate programele de productie Microsoft contin galeria de imagini Microsoft Clip Art Gallery).

B. Formatarea

In cadrul acestei etape se aplica o serie de transformari textului deja introdus:

se introduc eventuale imagini, fisiere de sunet, videoclipuri etc. obtinute anterior sub forma de fisiere pe disc;

se stabilesc diferite caracteristici de ansamblu ale documentului (formatul paginii, margini, modul de numerotare a paginilor etc.) si toate operatiile ce tin de aranjarea textului in pagina.


24

In aceasta etapa se foloseste schema de tehnoredactare stabilita anterior, pe baza careia se fac toate aranjamentele in text.

Tehnoredactarea se realizeaza pe trei niveluri:

a) la nivel de document se stabilesc caracteristicile globale ale documentului (format pagina, margini stanga, dreapta, jos, sus, antete, subantete, adnotari, comentarii etc.);

b) la nivel de paragraf (portiunea de text cuprinsa intre doua coduri LineFeed, adica de la inceputul unui alineat si pana la urmatorul, se numeste paragraf) se stabilesc atributele fiecarui paragraf in parte: tipul de caractere folosit pentru intregul paragraf, dimensiunea acestora, eventualele indentari (deplasari spre interior sau spre exterior), dimensiunea si tipul alineatului (prima linie mai in interior sau mai in exterior), modul de aliniere al paragrafului (la stanga, la dreapta, centrat sau la ambele margini);

c) la nivel de caracter se lucreaza asupra grupurilor de caractere din interiorul paragrafelor, pentru obtinerea unor efecte de tipul: scoaterea in evidenta a unor nume proprii, cuvinte cheie, citate prin subliniere, ingrosare, inclinare, schimbarea dimensiunii caracterelor, introducerea unor caractere speciale (@, , etc.).

In etapa de tehnoredactare exista o serie de operatii care nu pot fi incadrate pe nici unul dintre cele trei niveluri cum ar fi: incarcarea imaginilor, realizarea indexului, a cuprinsului etc., operatii care se executa, in general, dupa parcurgerea celor trei niveluri. Alte operatii pot fi incadrate atat pe nivelul caracter, cat si pe nivelul paragraf (de exemplu operatia de stabilire a fontului, a stilului de afisare si a dimensiunii caracterelor se incadreaza pe nivelul paragraf atunci cand se aplica unuia sau mai multor paragrafe complete, respectiv pe nivel caracter cand se actioneaza asupra unei portiuni selectate arbitrar in cadrul textului de tehnoredactat).

Un text se caracterizeaza prin:

font reprezinta un set de caractere (in general 256) cu un aspect grafic unitar (exemple: Arial, Georgia, Courier New, Lucida etc.);

stilul de afisare normal, ingrosat, inclinat, subliniat etc.; dimensiunea caracterelor caracterele unei portiuni de text pot fi

mai mari sau mai mici, in functie de contextul in care apar. Unitatea de masura este punctul tipografic;

culoarea de afisare; efecte speciale scrierea cu indice superior sau inferior, umbrire,

estompare, corectura pe text etc;

spatiul dintre caractere condensat sau expandat. Un paragraf se caracterizeaza prin:


25

font, stil de afisare si dimensiunea caracterelor; aliniere (la stanga, la dreapta, centrat sau la ambele margini); indentare deplasarea spre interior sau spre exterior fata de

marginile paginii, a coloanei, a cadrului in care este inclus textul, indentarea poate fi la stanga sau la dreapta in functie de marginea relativa fata de care se calculeaza;

spatiere: o dintre liniile paragrafelor (la un rand, la doua randuri etc.); o spatiul de deasupra si dedesubtul paragrafelor (acesta este

constituit dintr-un spatiu suplimentar care apare intre paragrafe pentru o mai buna lizibilitate a documentului);

efecte speciale, cum ar fi incadrarea paragrafului in chenare, eventual umbrite, aranjarea pe doua sau mai multe coloane, orientarea textului pe verticala, evidentierea primei litere etc.

Un font reprezint un set de caractere care are asociat un anumit aspect (design), adic o serie de specificaii privind modul de prezentare a textului pe ecran i ntr-un document tiprit. Fonturile au trei atribute: tip de liter (typeface), dimensiune i stil.

Tipul de liter (aspectul fontului) reprezint structura de baz a unui font. Tipul de liter poate fi modificat prin schimbarea celorlalte atribute ale sale, adic mrindu-i sau micorndu-i dimensiunea sau schimbndu-i stilul n bold (aldin) sau italic (cursiv). Dei tipul de liter este doar unul din atributele unui font, termenul font este utilizat adeseori numai pentru a desemna tipul de liter. Iat cteva tipuri de liter: Arial, Courier New, Garamond, Bookman Old Style, Impact etc.

Tipuri de liter

Tipurile de liter pot fi clasificate n mai multe moduri. Potrivit primului sistem de clasificare, exist litere prevzute cu codie rotunjite, decorative, numite serifuri, i litere fr asemenea codie. Serifurile reprezint liniue ce pornesc din colurile literei. Courier New i Times New Roman sunt tipuri de liter cu serif. Arial este un tip sans serif (fr serif).

Un al doilea sistem de clasificare mparte fonturile n funcie de scopul utilizrii lor. Fonturile care permit citirea cu uurin a blocurilor mari de text cum ar fi Times New Roman, Arial i Kabana Book - se numesc fonturi de text sau fonturi de tipar. Fonturile care atrag atenia, dar sunt mai puin lizibile n blocuri de text cum ar fi Lucinda Handwriting se numesc fonturi de afiare (display fonts).

n al treilea rnd, exist fonturi monospaiate cum ar fi Courier New fiecare caracter are aceeai lime. Pentru un font spaiat proporional cum ar fi Times New Roman caracterele au limi diferite, astfel nct spaiul dintre ele pare s fie egal.


26

n fine, fonturile pot fi clasificate n fonturi de ecran, fonturi de imprimant sau fonturi TrueType, n funcie de relaia existent ntre aspectul lor pe ecran i aspectul rezultat dup tiprire. Fonturile de imprimant pot fi tiprite, dar nu exist fonturi corespunztoare pentru afiarea pe ecran. Fonturile de ecran nu au fonturi corespondente de imprimant. Fonturile TrueType sunt generate att pentru imprimant, ct i pentru ecran. De aceea ele poart i numele de fonturi WYSIWYG What You See Is What You Get adic Ceea ce vezi (pe ecran) e ceea ce obii (la imprimant).

Dimensiunile fonturilor. Dimensiunea unui font este msurat n puncte, sistemul de msurare tradiional utilizat n tipografie. Un punct reprezint 1/72 inch (1 inch=2,54 cm). Cea mai mare parte a textelor din ziare, cri sau reviste au dimensiunea cuprins ntre 10 i 12 puncte; aceasta nseamn c literele au ntre 1/7 i 1/6 inch nlime. Dimensiunea real a unui caracter depinde att de tipul de liter, ct i de dimensiunea exprimat n puncte. Comparnd texte de aceeai dimensiune, dar scrise cu fonturi diferite, vei gsi diferene notabile n ce privete dimensiunea i lizibilitatea.

Dac mrimea unui font poate fi modificat prin reglarea dimensiunii n puncte, fontul respectiv se numete scalabil (dimensionabil) .

Stiluri de fonturi. Stilul unui font se refer la tipul de evideniere aplicat textului. Astfel, exist stilurile bold, subliniat i italic, ca i cel normal (text de rnd, neaccentuat). Textul bold este mai gros dect textul normal, n timp ce textul italic este aplicat spre dreapta.

C. Tiparirea textului se face pe un suport fizic (hartie, folie etc.), folosindu-se in acest scop imprimanta. Calitatea documentului final depinde foarte mult de dispozitivul folosit la tiparire.

D. Corectarea

In cazul unor documente de volum mare si/sau de o importanta deosebita, dupa o prima listare urmeaza o etapa de corectare a documentului, mai intai pe hartie si apoi in memoria calculatorului.

Corectura se efectueaza atat din punct de vedere tehnic (greseli de sintaxa, ortografie, de introducere etc.) cat si din punct de vedere artistic (eventuale retusuri de tehnoredactare, rearanjari in pagina etc.).

Corecturile se realizeaza mai intai pe forma intermediara a documentului folosind eventual un cvasilimbaj specific, dupa care sunt operate pe calculatoare pentru actualizarea documentului cu noile modificari.

Urmeaza o noua listare a documentului, care poate fi tot o listare intermediara, daca mai este necesara o corectura sau o listare finala, in urma careia se obtine forma finala.

Sintetiznd cele mentionate, un scenariu tipic pentru procesarea unui document este urmatorul:


27

se stabilesc caracteristicile generale ale documentului (formatul paginii, margini, eventual antete si subsoluri de pagina, sectiuni etc.);

se introduce textul de la tastatura sau prin import din fisiere create anterior cu alte editoare de texte;

in paralel cu introducerea textului se pot realiza si unele operatii de tehnoredactare de pe nivelul paragraf sau chiar caracter (cum ar fi stabilirea fontului pentru paragraful curent, alinierea etc.);

se importa in document imaginile create anterior cu ajutorul unor programe specializate si memorate sub forma de fisiere;

se efectueaza alte operatii de tehnoredactare, care nu au fost executate anterior: realizarea cuprinsului , realizarea unui index etc.;

salvarea documentului pentru eventuale prelucrari ulterioare; tiparirea (intermediara sau finala). Observatie: Trebuie facuta distinctia intre programele performante de

prelucrare a textelor si programele de editare computerizata (DTP- DeskTop Publishing). Primele sunt orientate pe text, in timp ce celelalte sunt orientate pe asezarea in pagina.

In Dictionarul Explicativ de calculatoare (Editura Tehnica, 1994) se da urmatoarea definitie: DTP este aceea modalitate de editare, in care este utilizat calculatorul personal pentru a pune la un loc, atat fisiere text, cat si grafice, cu scopul de a obtine documente de calitate superioara. Aceste documente, de obicei, sunt listate la o imprimanta laser. DTP-ul are nevoie de pachete soft specializate pentru acest domeniu de activitate, calculatoare puternice cu spatiu de stocare si memorie interna mare, monitoare grafice de inalta rezolutie si de dimensiuni mari, care sa poata afisa simultan una sau doua pagini in intregime. Scannere-ele sunt, de asemenea utilizate pentru a captura in fisiere grafice fotografii, schite, desene, picturi etc..

In procesoarele de text, mai intai se introduce textul in pagina, apoi sunt inserate imaginile sub forma unor obiecte inconjurate de text. In programele de editare, atat textul cat si imaginile sunt inserate ca obiecte ce pot fi redimensionate si repozitionate pentru a obtine aspectul dorit.

Indiferent de tipul de software utilizat, teoretic puteti obtine aceleasi rezultate pentru majoritatea proiectelor. Totusi, o data ce v-ati familiarizat cu un program de editare computerizata, acesta va permite sa rezolvati operatiile de design si rearanjare in pagina mult mai rapid si cu mai putin efort, datorita instrumentelor de proiectare si a asistentei incorporate.

Pe piata exista un numar de asemenea programe (cum ar fi Adobe Page Maker si Quark Xpress), destinate editarii de inalta calitate precum si produse destinate copiilor (care necesita destul de putine cunostinte sau chiar deloc).

Principalele diferente dintre cel doua tipuri de produse sunt: gradul de personalizare si flexibilitate permis pentru proiectele in lucru, numarul facilitatilor de proiectare disponibile; numarul optiunilor disponibile pentru


28

tiparirea unui document (cum ar fi nivelul rezolutiei si capacitatea de a separa diferitele niveluri de culori ale documentului) si numarul de sabloane predefinite si biblioteci de imagini.

2.2 Aplicaia Microsoft Word

Office XP nu mai este doar o aplicaie, ci a devenit un sistem integrat de furnizare de date n ntregul sistem de lucru. Componenta cea mai utilizat a pachetului Microsoft Office XP - Word este un program de prelucrare de texte evoluat, pe care-l putei utiliza pentru a crea o mulime de tipuri de documente.

n Microsoft Word XP putei uor mbunti calitativ aspectul unui text prin utilizarea de caractere subliniate, ngroate sau cursive i prin verificarea greelilor de ortografie din document. Putei crea, de asemenea, documente mai complexe, prin utilizarea unor caracteristici mai sofisticate, cum ar fi crearea de rezumate, adnotri, grafice, tabele i integrarea n text a elementelor grafice.

Enumerm doar cteva dintre caracteristicile programului Word:

Word este un program de prelucrare de texte de tip WYSIWYG (What You See Is What You Get), acest lucru nsemnnd c el afieaz documentele pe ecran n forma n care le va tipri pe hrtie.

Microsoft Word este echipat cu abloane pe care le putei utiliza pentru a crea diverse tipuri de documente.

Activitile repetitive pot fi automatizate prin folosirea macrocomenzilor sau a facilitilor AutoCorecie, AutoFormatare i abloane.

Toate instrumentele de lucru necesare pentru crearea i stabilirea formatului oricrui tip de document pot fi afiate pe ecran n timp ce lucrai sau pot rmne ascunse pn n momentul n care avei nevoie de ele. Putei da rapid comenzi utiliznd selectarea meniurilor sau butoanele de pe barele cu instrumente de lucru.

Asistena n context este disponibil oriunde suntei n program. Putei stabili formatul caracterelor folosind stiluri i dimensiuni diferite

de corpuri de liter. Putei, de asemenea, s evideniai caracterele prin subliniere i prin utilizarea stilurilor aldin sau cursiv.

Microsoft Word cuprinde un program de verificare a corectitudinii ortografice (Corectare ortografic i gramatical), un program de verificare a corectitudinii gramaticale, un dicionar de sinonime i antonime (Lexicon n limba romn, limba englez etc.), corectarea automat.

Putei aduga legende de ilustraii, note explicative, note de subsol i note de final documentului.


29

Putei genera cuprinsuri, indexuri i rezumate. Putei crea formulare pentru a fi tiprite sau pentru a fi completate pe

ecran.

Putei adapta cerinelor dvs. modul n care apar documentele pe ecran. Putei utiliza fuzionarea datelor pentru administrarea corespondenei

(mbinare coresponden) (scrisori tipizate, plicuri _i etichete).

Putei crea documente avnd un aspect profesional, care includ coloane de tip ziar, tabele, grafice, imagini i ilustraii.

Putei integra date din Word cu date din alte aplicaii Windows. Putei folosi pota electronic pentru colaborarea pe documente i

partajarea informaiilor.

Putei transforma documente rapid i uor n pagini Web.

2.2.1 Ecranul aplicaiei Word Pentru a lansa Word XP urmai unul din paii:

1. Executai clic pe butonul Start-Programs i alegei opiunea Microsoft Word.

2. Executai dublu clic pe pictograma programului Microsoft Word (b).

Elementele principale din cadrul ecranului Word sunt bara de meniuri, barele de instrumente, bara de stare, barele de defilare, suprafaa de lucru, riglele, punctul de inserare i panoul de activiti.

a. Panoul de activiti (TaskPane) apare chiar de la pornirea aplicaiei Word. Dac la nceput n acest meniu sunt disponibile aciuni cum ar fi deschiderea unui document sau crearea unui document nou pornind de la un ablon, vom observa cu uurin c Panoul de activiti i modific opiunile afiate n funcie de contextul n care lucrm, afind n fiecare moment aciunile cele mai potrivite. Astfel, n loc s ne pierdem vremea cutnd prin meniuri o anumit facilitate des folosit, o putem gsi rapid n Panoul de activiti. Putem activa n orice moment Panoul de activiti din meniul Vizualizare-Bare de instrumente (View Toolbars TaskPane).


30

Panoul de activiti reflectnd operaii de deschidere document, cutare n document sau formatare a

textului

b. Barele de instrumente. Utilizarea butoanelor

Barele de instrumente conin butoane scurttur pentru opiunile mai des utilizate din cadrul meniurilor aplicaiei Word. Fiecare bar are un nume. Exist bare predefinite ale sistemului, dar utilizatorul i poate crea propriile sale bare cu unelte. Prima dat cnd lansaii n execuie Word i deschidei un document, barele de instrumente Standard i Formatare sunt afiate sub bara de meniu.

Butoane pe barele de unelte Standard i Formatare;

Unele butoane asigur accesul direct la o comand, pe cnd altele deruleaz liste din care putei alege. Pentru a afla numele unui buton, indicai-l cu mouse-ul. n linia de stare apare o descriere a funciei butonului respectiv iar n dreapta butonului apare eticheta cu denumirea sa.

Afiarea sau ascunderea barelor de instrumente.

Putei afia sau ascunde barele de instrumente n timpul lucrului. De exemplu, putei ascunde bara de instrumente Formatare pn cnd stabilii formatul


31

textului.

Word afieaz anumite bare de instrumente atunci cnd utilizai anumite faciliti. De exemplu, cnd trecei la vizualizarea ierarhizat, Word afieaz bara de instrumente Schiare iar cnd lucrai n documentul principal al documentelor combinate pentru pot electronic, Word afieaz bara de instrumente mbinare coresponden.

Dac cel puin o bar de instrumente este vizibil, putei utiliza un meniu de comenzi rapide pentru a afia sau pentru a ascunde barele de instrumente incluse. Pentru aceasta, executai clic dreapta pe o bar de instrumente (de exemplu Standard). Un marcaj de selectare nseamn c bara de instrumente este afiat.

Dac nici o bar de instrumente nu este afiat, alegei comanda Toolbars (Bare de instrumente) din meniul View (Vizualizare) pentru a vedea o list de bare de instrumente.

Prin opiunea Customize (Particularizare) din meniul Toolbars (Bare de instrumente) putei mri butoanele de pe barele de instrumente, le putei colora i putei ascunde NumeButoane. Putei, de asemenea, crea noi bare de instrumente i putei aduga sau terge butoane i opiuni.

Mutarea i redimensionarea barelor de instrumente. Barele de instrumente Standard i Formatting (Formatare) sunt n mod normal ancorate sub bara de meniu. Cnd afiai i alte bare de instrumente, acestea pot apare fie stivuite n ordinea afirii lor, fie plutitoare ca ferestre mici pe ecran. Pentru a rearanja barele de instrumente stivuite, este suficient s le glisai.

Pentru a face s pluteasc o bar de instrumente ancorat inei apsat tasta Shift i executai dublu clic pe zona liber din bara de instrumente.

Pentru a ancora o bar de instrumente plutitoare executai dublu clic pe zona liber de pe bara de instrumente sau pe bara de titlu a acesteia.

c. Riglele

Word pune la dispoziie dou rigle: orizontal (ancorat sub bara de instrumente Formatting - Formatare) i vertical (n partea stng a ecranului). Putei utiliza rigla orizontal pentru a stabili tabulatorii i indentrile pentru paragrafele selectate i pentru a ajusta limea coloanelor de text de tip ziar. n vizualizarea paginat sau vizualizarea naintea imprimrii, putei utiliza rigla orizontal i vertical pentru a schimba marginile paginii i locul elementelor de pe pagin.

Afiarea sau ascunderea riglelor se face alegnd comanda Ruler (Rigl) din meniul View (Vizualizare). Rigla orizontal este ntotdeauna afiat la nceputul ferestrei document. Rigla vertical este afiat numai n vizualizarea paginat.


32

Citirea riglei orizontale. Marcatorii de indentare i tabulatorii de pe rigla orizontal reflect parametrii stabilii pentru paragraful care conine punctul de inserare.

Marginea stng (reper zero pe rigl)

Marcator de indentare stnga Marginea dreapt

Marcator de indentare Marcator de indentare dreapta

pentru prima linie

Glisai cutiua pentru a muta marcatorii de indentare stnga i pentru prima linie

Rigla vertical. Afiarea riglei verticale poate fi controlat cu opiunea de tip comutator Verical Ruler (Rigl vertical) urmrind succesiunea de comenzi Tools-Options-View (Instrumente-Opiuni-Vizualizare).

Alegerea tipului de tabulator

Marginea de sus

Fixarea tabulatorilor. n colul din stnga sus al riglei se gsete un buton de alegere a tipului de tabulator. Printr-un simplu clic stnga cu mouse-ul pe acest buton, se va activa un nou tip de tabulator, care poate fi selectat. Pasul acestui tabulator (poziia tab-ului) este fixat pe rigl printr-un clic stnga al mouse-ului la locul dorit, unde va i aprea simbolul tipului respectiv de tab.

d. Bara de stare

Aceasta se gsete n partea de jos a ferestrei Word i ofer informaii despre documentul activ sau operaia pe care o executai.


33

Afiarea sau ascunderea barei de stare. Bara de stare este afiat n mod implicit. Pentru a o ascunde, alegei comanda Options (Opiuni) din meniul Tools (Instrumente). Selectai tab-ul View (Vizualizeaz) i apoi debifai caseta de selectare Status Bar (Bara de stare) de sub Show (Afiare).

Pe bara de stare este afiat o scurt descriere a comenzii selectate la momentul curent sau a butonului de pe bara de instrumente acionat. Dac alegei o comand care dureaz cteva momente de exemplu, salvarea unui document bara de stare afieaz un mesaj pentru a face cunoscut c operaia este n curs de execuie.

Cnd lucrai ntr-un document putei comuta rapid ntre vizualizarea normal, vizualizarea paginat i vizualizarea ierarhizat. Pentru aceasta executai clic pe butonul corespunztor din stnga barei de defilare orizontal ce se afl deasupra barei de stare.

De asemenea bara de stare afieaz informaii despre textul vizibil pe ecran i dac alte cteva moduri de lucru (de exemplu, scriere peste ceea ce exist) sunt active.

Astfel, bara de stare din figura de mai jos conine urmtoarele informaii:

Pagin 8: textul vizibil pe ecran este pe pagina 8 a documentului.

Seciune 1: suntei n seciunea 1 a documentului. Putei mpri un document n seciuni prin utilizarea comenzii Break (ntrerupere) din meniul Insert (Inserare).

8/26: v aflai n pagina 8 din cele 26 ale documentului. Acest numr de pagin se refer la numrul paginii actuale din document, nu la numrul paginii de imprimat.

La 18,8 cm: punctul de inserare (poziia cursorului) este pe o linie de text la 18,8 cm de la marginea superioar a paginii curente

Lin. 34: punctul de inserare este pe linia 34 de pe pagina curent. Sunt contorizate liniile albe, nu i liniile din antet, note de subsol sau note de final.

Col. 1: punctul de inserare se afl pe poziia primului caracter din linia curent de text; tab-ul i spaiile albe sunt socotite drept caractere.

Moduri. Dublu clic pe un indicator de mod va activa sau dezactiva un mod. De exemplu, ncercai clic pe OVR pentru a trece n modul scriere peste ceea ce exist, n care fiecare caracter pe care l scriei nlocuiete un caracter existent n dreapta punctului de inserare. Cnd OVR este estompat, modul inserare este activ n acest mod, Word mut textul existent la dreapta pentru a face loc noului text.

REC nregistrarea unui macro

TRK Marcarea modificrilor din document


34

EXT Extinderea seleciei

OVR Modul de editare cu suprascriere

Romn (Ro) Indicatorul de limb.

e. Bara de meniu

Meniurile aplicaiei Word sunt:

File (Fiier): conine opiuni pentru lucrul cu fiierele pe care le creeaz i actualizeaz Word.

Edit (Editare): conine opiuni pentru operaii de editare (de modificare a documentelor).

View (Vizualizare): conine opiuni pentru stabilirea modului n care se face afiarea n fereastra aplicaiei.

Insert (Inserare): conine opiuni pentru inserarea n documentul activ la poziia punctului de inserare (cursorului) a unor diferite entiti (seciuni, note de subsol, antete, grafice, comentarii etc.).

Format (Formatare): conine opiuni pentru formatarea textelor i a obiectelor inserate n texte.

Tools (Instrumente): conine opiuni pentru ntreinerea documentului.

Table (Tabel) opiuni pentru administrarea tabelelor inserate ntr-un document.

Window (Fereastr): opiuni pentru organizarea ferestrelor document ale aplicaiei.

Help (Ajutor): ofer asisten interactiv utilizatorului.

Alegerea unei opiuni de pe bara de meniu se poate face i cu ajutorul combinaiei de taste ALT+ litera subliniat (de exemplu ALT+ e va afia pe ecran meniul Edit-Editare).

Alegerea comenzilor din meniuri de comenzi rapide. Meniurile de comenzi rapide conin comenzi legate de elementul cu care lucrai i apar n fereastra document chiar acolo unde se afl punctul de inserare, fiind afiate la acionarea butonului dreapta al mouselui. Pentru a nchide un meniu de comenzi rapide fr s alegei o comand, executai clic oriunde n afara lui sau apsai Esc.


35

Meniu de comenzi rapide pentru lucrul cu tabele

Utilizarea tastelor pentru comenzi rapide. Putei alegei cteva comenzi prin apsarea combinaiilor de taste pentru comenzi rapide afiate n meniurile de pe bara de meniu, aflate la dreapta comenzii. De exemplu CTRL+S permite salvarea unui document. Word furnizeazi o serie de combinaii de taste pentru comenzi rapide care nu se regsesc n meniuri. De exemplu, putei apsa CTRL+B pentru a aplica formatul aldin textului selectat.

Tastele pentru comenzi rapide se pot obine din meniul Help (Ajutor) introducnd textul shortcut keys (taste de comenzi rapide) n caseta Search.

Anularea i repetarea comenzilor. Word nregistreaz modificrile de editare sau stabilire formate pe care le facei. Dac v rzgndii sau facei o greeal, de obicei putei anula ultimele aciuni realizate. De asemenea, putei reface o aciune pe care ai anulat-o. Pentru aceasta utilizai butoanele Undo (Anulare) i Redo (Refacere) de pe bara de instrumente Standard, sau opiunile cu aceleai nume din meniul Edit (Editare).

Barele de defilare. Word pune la dispoziie dou bare de derulare pentru defilarea n cadrul documentului att pe linie (bara de derulare vertical) ct i pe coloan (bara de derulare orizontal). Ambele bare pot fi ascunse sau afiate prin intermediul comutatorilor Vertical Scroll Bar (Bar de defilare pe vertical) i Horizontal Scroll Bar (Bar de defilare pe orizontal) din caseta Options (Opiuni) (eticheta de selecie Show-Afiare) a meniului Tools (Instrumente).

n funcie de poziia punctului de inserare (cursorului), documentul se poate parcurge spre nceput sau sfrit. Folosii sgeile duble pentru parcurgerea documentului pagin cu pagin.


36

Un element nou adus de aplicaia Word XP este prezena, pe bara de defilare vertical, n colul din dreapta jos, ntre sgeile duble pentru defilarea prin document pagin cu pagin, a butonului Select Browse Object (Selectare Obiect dup care se face rsfoirea). Printr-un clic pe acest buton se afieaz o caset-meniu, din care putei alege elementul dup care se face parcurgerea documentului: pagin, not de subsol, comentariu, seciune, grafic, tabel etc. De asemenea permite operaiile de cutare i nlocuire n document (comenzile Go to - Salt La, Find and Replace - Gsire i nlocuire).

Utilizarea casetelor de dialog

Multe comenzi din Word necesit informaii suplimentare nainte de a fi executate. Aceste informaii sunt introduse prin intermediul casetelor de dialog. O caset de dialog este ca o mini-fereastr n interiorul ferestrei document. Fiecare caset de dialog este diferit i poate conine cteva sau chiar toate opiunile urmtoare:

Bare de derulare - pentru a te deplasa nainte sau napoi ntr-o list. Butoane de opiune (butoane radio) - de form rotund, utilizate pentru a

se alege un articol dintr-un grup de opiuni.

Csue de validare - mici casete ptrate, bifate pentru a valida o opiune. Casete de text - casete dreptunghiulare, n care putei introduce un text.

Unele casete de text prezint bare de derulare pe lng ele, n cazul n care textul introdus ocup mai mult dect spaiul casetei

Casete de liste - liste de opiuni din care putei selecta un articol. Dac lista este lung, vor aprea automat bare de derulare.

Butoane de comand pentru a executa o comand sau a realiza o aciune. Dac numele de pe butonul de comand este urmat de puncte de suspensie (...), atunci acel buton deschide o alt caset de dialog. Aproape toate casetele de dialog au un buton de comand pe care scrie OK, care trebuie pentru a determina aplicaia s materializeze seleciile pe care le-ai fcut.

Etichetele de selecie (tabulatoarele) apar n partea de sus a unei casete de dialog atunci cnd aceasta prezint mai mult dect un singur subiect care s solicite informaii suplimentare. Executai clic pe o etichet, pentru a afia opiunile legate de subiectul respectiv.

Casetele de examinare afieaz mostre ale modului n care va arta documentul, utiliznd seleciile curente din caseta de dialog.

Butoanele de incrementare/decrementare permit modificarea valorii unei opiuni prin mrirea sau micorarea acesteia.


37

Etichete de selecie

(Tabulatoare)

Caset de text

Caset de listare (List de

opiuni)

Csu de validare

Caset de examinare

Buton de comand

Dei este mai uor s utilizai mouse-ul ct timp lucrai ntr-o cutie de dialog putei, de asemenea, selecta opiunile sau completa informaiile folosind tastatura. De exemplu, pentru a v deplasa de la o opiune la alta n cadrul unei casete de dialog apsai tasta Tab. Pentru a selecta o opiune executai clic pe ea sau apsai tasta Alt+litera subliniat n numele opiunii. Pentru a executa comanda selectai OK sau apsai Enter dac butonul OK are marginile ncadrate cu o linie mai groas. Pentru a dezactiva o caset de dialog de pe ecran fr a executa comanda corespunztoare ei, selectai Undo (Revocare) sau apsai tasta Esc.

Tastare uniti de msur n casete de dialog. Cnd tastai numere ntr-o caset de dialog, Word-ul utilizeaz unitile de msur specificate n cutia de dialog Options (Opiuni) a meniului Tools (Instrumente), n tabulatorul General, prin intermediul opiunii Measurement Units (Uniti de msur). Astfel:

Pentru a specifica: Introducei: Exemplu Conversie

Centimetrii cm 3 cm 2,54 cm=1 in

Inch in sau 24 in 1 in=72pt=6pi

Linii li 2 li 1li=1/6in=12pt

Picas (Cicero) pi 1.2 pi 1pi=12pt=1/6in

Puncte pt 6 pt 1li=1/6in=12pt


38

2.2.2 Obinerea asistenei Word v pune la dispozie un sistem de asisten permanent. Meniul

Help (Ajutor) reprezint, de fapt, un program separat, la care putei avea accesul n cel puin trei moduri diferite:

Utiliznd sistemul de asisten general pentru a gsi un anumit subiect.

Utiliznd sistemul de asisten n context. Utiliznd indicatorul de asisten (Asistent Office).

Meniul Help (Ajutor) asigur o cale de acces spre facilitile de asisten: putei afia o list de subiecte sau putei trece n revist exemple i demonstraii, putei rula o scurt prezentare referitoare la utilizarea programului Word sau afia sfaturi.

Putei obine, de asemenea, asisten cu privire la aciunea curent sau la un ecran curent fr a mai apela meniul Help (Ajutor), folosind una din urmtoarele metode:

Pentru a lansa programul Help (Ajutor) i pentru a afia informaii de asisten software n context, apsai F1.

Dac apare o caset de dialog, executai clic pe butonul comenzii Help (care schimb forma indicatorului de mouse) iar apoi executai clic pe zona de ecran pentru care dorii s se afieze informaii suplimentare.

2.2.3 Lucrul cu documente 1.1.3.1. Vizualizarea unui document n diferite moduri

Word ofer cteva moduri de vizualizare a unui document: vizualizare normal, vizualizare ierarhizat, vizualizare paginat, vizualizare naintea

imprimrii, vizualizare ecran complet, vizualizare aspect pagin web etc. Suplimentar, putei mri o parte a unui document pentru a obine o vizualizare mrit. Dac dorii s vedei numai documentul pe ecran (fr rigle, bare de instrumente sau alte elemente) folosii facilitatea de ecran complet. Dac vrei s vedei anumite pri ale aceluiai document mprii fereastra.

Normal (Vizualizare normal): pentru tastare i editare modul implicit.

Web Layout (Vizualizare cu aspect pagin Web): Programul Word formateaz textul astfel nct s ncap n fereastr, prezint fundalurile i plaseaz graficele pe ecran n acelai mod n care vor aprea ntr-un browser.


39

Print Layout (Aspect pagin imprimat): Vizualizarea paginat este de tip WYSIWYG (What You See Is What You Get Ceea ce vezi este ceea ce obii) cu

care putei vedea modul n care diversele elemente, cum ar fi ilustraiile, vor fi poziionate pe pagina imprimat.

Outline (Vizualizare schiat): pentru ierarhizarea i organizarea unui

document. n vizualizarea ierarhizat putei restrnge un document pentru a vedea numai titlurile de paragraf sau l putei extinde pentru a vedea ntregul document..

Reading Layout (Vizualizarea ecran complet): pentru a vedea numai un document pe ecran fr rigle, bare de instrumente i alte elemente. Pentru a v rentoarce la vizualizarea anterioar, executai clic pe butonul Close (nchidere ecran complet) aflat (de obicei) n colul dreapta sus al ecranului sau apsai Esc.

Print Preview (Vizualizare naintea imprimrii): vor fi afiate paginile ntregi la o mrime redus, n aa fel nct putei ajusta macheta documentului nainte de imprimare. Putei vedea una sau mai multe pagini la un moment dat, micora sau mri, ajusta margini i putei edita i stabili formatul textului. Oiunea se gsete n meniul File (Fiiere) sau pe bara de instrumente Standard.

Micorarea/mrirea poriunilor dintr-un document

Pentru a mri sau micora o parte a unui document, utilizai cutia Zoom (Panoramare) de pe bara de instrumente Standard. Executai clic pe sgeat pentru a selecta procentajul dorit sau introducei unul n caset. Pentru alternative suplimentare pentru micorarea / mrirea unui document, folosii comanda Zoom (Panoramare) din meniul View (Vizualizare), din care putei alege scara la care dorii s se fac afiarea n fereastr a documentului activ:

200% - mrete de dou ori textul n fereastra document. 100% - afieaz

normal textul n fereastr.

75% - micoreaz afiarea la un procent de 75% din normal.

Page Width (Lime pagin) - micoreaz sau mrete afiarea astfel nct s vedei marginile din

dreapta i din stnga ale documentului.


40

Whole Page (Pagin ntreag) - micoreaz afiarea astfel nct s putei vedea ntreaga pagin.

Many Pages (Multe pagini) - afieaz mai multe pagini din document. Pentru a stabili numrul de pagini, executai clic pe pictograma monitorului.

Procent - redimensionez textul cu procentul pe care l indicai. n zona Preview (Examinare) putei s previzualizai aspectul ferestrei

document la scara aleas.

1.1.3.2. Lucrul cu un document n dou panouri/ferestre Dei nu putei lucra dect cu un document la un moment dat, putei

mpri documentul activ n dou panouri - astfel vei putea lucra simultan n zone diferite ale aceluiai document. Pentru aceasta:

1. Selectai Window-Split (Fereastr-Scindare). Va aprea o bar vertical n fereastra documentului.

2. Tragei bara n sus sau n jos pn cnd panourile au dimensiunile dorite.

3. Executai clic.

Pentru a reveni la fereastra cu un singur panou, selectai Window-Remove Split (Fereastr-Eliminare scindare).

Dac avei nevoie s vedei dou pri diferite ale aceluiai document, dar poriunea de text pe care dorii s o vedei nu ncape ntr-un panou, putei afia documentul activ n dou ferestre. Modificrile pe care le operai ntr-una dintre ferestre sunt reflectate i n cealalt, dar deplasarea n cadrul fiecrei ferestre este independent. Pentru a v ntoarce la lucrul ntr-o singur fereastr nchidei una din ele.

Pentru a deschide un document n mai multe ferestre:

1. Deschidei documentul.

2. Selectai Window-New Window (Fereastr-Fereastr nou).

Word deschide documentul i ntr-o alt fereastr. Pentru a face diferena ntre cele dou ferestre, Word adaug un numr la numele documentului din bara de titlu. n primul document se adaug doua puncte (:) i cifra 1. n al doilea document, se adaug dou puncte (:) i cifra 2 .a.m.d.


41

1.1.3.3. Crearea unui document nou Putei crea un document pornind de la zero, putei utiliza un asistent sau

un ablon.

Programul Word afieaz n bara de titlu a ferestrei de aplicaie Document1, atunci cnd Word este lansat n execuie pentru prima oar. Dac dorii s creai un alt document nou putei folosi comanda File-New (Fiier-Nou), putei folosi combinaia de taste CTRL+N sau putei face clic pe butonul New (Nou) de pe bara de unelte Standard.

Daca tii ce tip de document vrei s creai, dar nu tii sigur cum s ncepei, din caseta Nou selectai un ablon sau un asistent pentru ajutorul pas cu pas n crearea unui document.

Un ablon este un model care include informaiile, formatarea i alte elemente folosite ntr-un anumit tip de document. Dac nu specificai nimic altceva, toate noile documente din Word se bazeaz pe ablonul Blank Document (Document necompletat). Word mai include ns cteva abloane pe care le putei folosi ca atare sau ntr-o form modificat; n plus, v putei crea propriile abloane.

n cadrul procesului de instalare a pachetului Microsoft Office, o serie de abloane au fost copiate n directorul Program Files\Microsoft Office\Templates de pe CD-ROM-ul de instalare pe hard-disc. Pentru a previzualiza aceste abloane, urmai paii de mai jos:

1. La intrarea n Word verificai dac sunt afiate rigla orizontal i caracterele neimprimabile (executai clic pe butonul Show/Hide - Afiare/Ascundere ) de pe bara de unelte Standard.

2. Alegei File-New (Fiier-Nou) Alegei On my computer (abloane generale) din seciunea New-Templates (Nou din ablon). Word mparte abloanele pe categorii, reprezentate n seciunea prin etichetele din partea superioar a casetei de dialog Templates (abloane). Exist abloane predefinite pentru:

Birotic: scrisori (Contemporary Letter, Elegant Letter etc.) i faxuri (Elegant Fax, Professional Fax) n seciunea Letters&Faxes (Scrisori&Faxuri), circulare (Elegant Memo, Professional Memo etc.) n Memos (Memorii) i rapoarte (Contemporary Report, Elegant Report, Professional Report) n Reports (Rapoarte);

Publicaii: brouri, comunicate de pres, ziare;


42

Alte activiti: curriculum vitae, planificarea activitilor, afaceri garanie (Other Documents - Alte documente);

Mail Merge (mbinare coresponden) pentru coresponden_a personalizat;

Publicaii pe Web: abloane pentru construirea de pagini Web. 3. Executai clic pe eticheta Memos (Memorii) i apoi pe opiunea Professional

Memo (Raport profesional). Uitai-v n caseta Preview (Examinare) pentru a vedea o previzualizare a articolului selectat.

4. Selectai OK pentru a deschide un nou document bazat pe ablonul pus n eviden.

Dup cum vedei, toate elementele comune oricrui raport apar sub form de cmpuri incluse ntre paranteze drepte iar aplicaia Word a introdus data curent (folosind data memorat n calculator). Documentul se poate completa cu propriile informaii, salva i tipri.

Vrjitorii sau aplicaiile Wizard sunt utilitare ncorporate n toate aplicaiile Microsoft Office pentru a v ajuta s realizai anumite operaii. Au, n general, acelai mod de lucru, indiferent de operaie s