guide conflict of interests ro
TRANSCRIPT
-
1COMISIA EUROPEANOFICIUL EUROPEAN DE LUPT ANTIFRAUD (OLAF)
Direcia D Politic
Unitatea D.2 Prevenirea fraudei
Identificarea conflictelor de interese n
procedurile de achiziii publice referitoare la
aciuni structurale
Ghid practic destinat membrilor structurilor
de conducere
elaborat de un grup de experi din statele membre, sub coordonarea Unitii D 2
- Prevenirea fraudei - din cadrul OLAF
Declaraie de declinare a responsabilitii:
Prezentul document este un document de lucru, elaborat de un grup de experi din statele membre,
cu sprijinul OLAF. Scopul su este acela de a facilita punerea n aplicare a programelor operaionale i
de a ncuraja bunele practici. Ghidul nu este obligatoriu din punct de vedere juridic pentru statele
membre, cuprinznd mai degrab orientri generale i recomandri i reflectnd cele mai bune
practici n materie.
Aceste orientri generale nu aduc atingere legislaiei naionale i se recomand ca acestea s fie
citite i eventual adaptate n funcie de cadrul legislativ intern.
Ghidul nu aduce atingere interpretrii Curii de Justiie i a Tribunalului sau deciziilor Comisiei.
-
2
-
3Rezumat
Prezentul ghid a fost elaborat n cadrul unei noi proceduri de lucru n colaborare, care a implicat
experi din statele membre, din cadrul OLAF i din direciile generale ale Comisiei responsabile de
aciunile structurale. Obiectivul su este acela de a mbunti calitatea concluziilor desprinse n
urma reuniunilor ad hoc ale COCOLAF prin redactarea unor documente practice, pe care statele
membre i Comisia s le poat utiliza ca documente de referin, ca instrumente administrative, de
orientare i de sprijin pentru a-i consolida strategiile i msurile antifraud.
O alt motivaie pentru elaborarea ghidului a fost c, n temeiul propunerilor legislative privind
politica de coeziune pentru perioada 2014-2020, statele membre au obligaia s adopte msuri
antifraud legate de gestionarea aciunilor structurale ale UE.
Conflictele de interese n domeniul achiziiilor publice au fost considerate un subiect de interes
pentru statele membre. Concluziile unui atelier la care au participat experi din 10 state membre au
evideniat necesitatea existenei unui ghid care s identifice conflictele de interese i s atenueze
riscurile apariiei unor situaii de acest gen. Prezentul ghid este rezultatul acestui efort comun,
oferind membrilor structurilor de conducere i funcionarilor din cadrul autoritilor de management
i al autoritilor contractante recomandri privind identificarea i gestionarea conflictelor de
interese legate de achiziiile publice finanate din bugetul UE n cadrul aciunilor structurale i al
programelor politicii de coeziune. Acesta acoper toate tipurile de achiziii publice, indiferent de
suma implicat.
Ghidul nu este obligatoriu pentru statele membre, ns i propune s ofere o abordare comun n
ceea ce privete gestionarea conflictelor de interese de ctre autoritile de management i
autoritile contractante, fr a aduce ns atingere legislaiei naionale.
Prezentul ghid este conceput ca un instrument util i practic pentru funcionarii publici, axndu-se pe
subiectele principale discutate n cadrul atelierului:
1. Definiia conflictului de interese
2. Necesitatea ntocmirii de declaraii referitoare la existena unui conflict de interese: se
recomand s se cear fiecrei persoane care particip la o procedur de achiziii s
completeze o declaraie privind absena conflictelor de interese
3. Proceduri i instrumente de verificare a declaraiilor
4. O list de semnale de alert care ar putea contribui la identificarea situaiilor de conflict de
interese
Ghidul ofer patru exemple de cazuri reale, menite s contribuie la explicarea noiunii de conflict de
interese i s creasc gradul de sensibilizare a personalului cu privire la acest fenomen.
-
4
-
5Introducere.......................................................................................................................................... 7
1- Definiii ............................................................................................................................................ 9
2- Declaraiile referitoare la conflictele de interese .......................................................... 11
2.1 Elementele de baz ale unui cadru cuprinztor de gestionare a conflictelor de interese n
contextul achiziiilor publice referitoare la fondurile structurale ......................................................... 11
2.2. Politica privind declaraiile referitoare la absena conflictelor de interese................................... 13
2.3 Declaraiile privind absena conflictelor de interese ...................................................................... 16
2.4. Explicarea rolului declaraiei privind absena conflictului de interese pentru membrii personalului
............................................................................................................................................................... 17
2.5. Verificarea declaraiei privind absena conflictului de interese i actualizarea acesteia............... 18
3- Verificarea declaraiei privind absena conflictului de interese prin coroborarea
cu alte surse de informaii........................................................................................................... 19
3.1 Cnd? ............................................................................................................................................... 19
3.2 Cum?................................................................................................................................................ 20
3.3 Utilizarea informaiilor provenite de la denuntori i din pres.................................................... 22
3.4 Care sunt paii de urmat n cazul n care exist o suspiciune puternic cu privire la existena unui
conflict de interese................................................................................................................................ 22
4- Semnale de alert..................................................................................................................... 24
4.1. Ce sunt semnalele de alert i cum sunt utilizate acestea? ........................................................... 24
4.2. Semnalele de alert n procedurile de achiziii publice.................................................................. 24
4.2.1. Pregtirea i lansarea procedurii............................................................................................. 24
4.2.2. Procedura de ofertare, evaluarea ofertelor i decizia final................................................... 26
4.2.3. Executarea i modificarea contractelor de achiziii publice.................................................... 27
Anexa 1: Model de declaraie privind absena conflictului de interese................................................ 30
Anexa 2: Exemple .................................................................................................................................. 32
-
6
-
7Introducere
Prezentul ghid a fost elaborat n cadrul unei noi proceduri de lucru n colaborare, care a
implicat experi din statele membre, din cadrul OLAF i din direciile generale ale Comisiei
responsabile de aciunile structurale. Obiectivul este de a face schimb de bune practici i
de a elabora documente practice, pe care statele membre i Comisia s le poat utiliza ca
instrumente administrative, de orientare i de sprijin pentru consolidarea msurilor i
strategiilor lor antifraud.
Conflictele de interese au devenit o surs de preocupare recurent, n special n domeniul
achiziiilor publice referitoare la aciuni structurale, prin faptul c pot aduce prejudicii
grave bugetului public i reputaiei UE i a rii n cauz.
n cooperare cu statele membre, OLAF a organizat un atelier de lucru care a reunit
10 experi din 10 state membre, cu experien practic n gestionarea unor astfel de
situaii. Pe baza cunotinelor lor, acetia au ntocmit o list cu principalele subiecte n
legtur cu care s-a resimit nevoia existenei unui schimb de bune practici.
DG REGIO, DG EMPL, DG MARE i DG HOME au fost, de asemenea, implicate n acest
proces. Unitatea Prevenirea fraudei din cadrul OLAF (OLAF/D2) a coordonat activitatea n
cadrul atelierului respectiv.
A rezultat prezentul ghid practic privind gestionarea conflictelor de interese, destinat
membrilor structurilor de conducere a cror activitate include derularea de proceduri de
achiziii publice referitoare la aciuni structurale i programe ale politicii de coeziune
finanate de UE.
Ghidul este destinat membrilor structurilor de conducere i membrilor personalului din
(a) autoritile de management i din (b) autoritile beneficiare care ndeplinesc rolul de
autoriti contractante n cadrul procedurilor de achiziii publice. Ghidul vizeaz toate
operaiunile cofinanate prin intermediul fondurilor structurale sau al Fondului de
coeziune i toate tipurile de achiziii publice, indiferent de suma implicat. Cu toate
acestea, nivelul cerinelor i amploarea verificrilor trebuie s in seama de necesitatea
identificrii unui echilibru ntre
controalele necesare,
valoarea contractului de achiziii,
obligaia sau lipsa obligaiei de a respecta reglementrile n materie de achiziii
publice i
simplificarea i reducerea sarcinii administrative pentru beneficiari.
Prezentul ghid practic este rezultatul schimbului fructuos de preri ntre experi. El poate
fi consultat de toate statele membre i prile interesate relevante, de exemplu, prin
intermediul platformei antifraud SFC2007, iar de serviciile Comisiei, prin intermediul
site-ului OLAF.
Ghidul se nscrie n contextul propunerilor legislative privind politica de coeziune pentru
perioada 2014-2020, care impun statelor membre obligaia de a adopta msuri
antifraud eficace i proporionale, innd seama de riscurile identificate.
-
8OLAF ar dori s mulumeasc urmtorilor experi pentru contribuia avut:
Dimitar PETROV MOCHEV Bulgaria Comisia pentru prevenirea i identificarea
conflictelor de interese
Daa MUSULIN Croaia
Ministerul Dezvoltrii Regionale i al Fondurilor
UE/Direcia Gestionarea programelor
operaionale
Jan LATA Republica
CehParchetul General/Direcia Proceduri penale
Brian NIELSEN Danemarca Autoritatea Danez n domeniul Afacerilor
Lszl VELIKOVSZKY Ungaria Agenia Naional pentru Dezvoltare
Antoine DALLI Malta Direcia Audit intern i investigaii, Cabinetul
executiv, Cabinetul prim-ministrului
Jacek HORODKO Polonia
Unitatea Control i nereguli, Departamentul
Sprijin pentru programele de infrastructur,
Ministerul Dezvoltrii Regionale
Magorzata
KACZANOWSKAPolonia
Unitatea Sistem i eligibilitate, Departamentul
Sprijin pentru programele de infrastructur,
Ministerul Dezvoltrii Regionale
Anca ZAMFIR RomniaDepartamentul pentru lupta antifraud (DLAF),
Direcia Afaceri juridice
Erika GAJDOSIKOVA Republica
Slovac
Seciunea Control i Anticorupie, Guvernul
Republicii Slovace
Andrew STEWART Regatul
Unit
Programe UE, Direcia Cretere local,
Departamentul ntreprinderi, inovare i
competene (BIS)
Documentul a fost aprobat de grupul COCOLAF pentru prevenirea fraudelor la
12 noiembrie 2013.
-
91- Definiii
Noiunea de conflict de interese nu este armonizat n ntreaga Uniune European. Unele
state membre (cum ar fi Romnia) definesc noiunea respectiv n dreptul lor penal, n
timp ce altele (de ex., Frana i Regatul Unit) nu fac acest lucru. Dar aceasta nu
nseamn c n rile respective nu exist mijloace de urmrire penal pentru a combate
acest fenomen. De exemplu, Regatul Unit a adoptat un act legislativ care abordeaz
acest fenomen, subsumndu-l ns unei infraciuni denumite abuz n serviciu, care
poate acoperi i alte situaii n afara conflictelor de interese i pentru sancionarea cruia
pot fi luate msuri n situaia n care conflictul respectiv conduce la apariia unui act de
corupie.
Organizaia pentru Cooperare i Dezvoltare Economic (OCDE) a propus o definiie1:
Un conflict de interese presupune existena unui conflict ntre ndatoririle publice i
interesele private ale unui funcionar public, interesele private ale funcionarului putnd
influena n mod necuvenit exercitarea ndatoririlor i a responsabilitilor sale oficiale.
Legislaia Uniunii Europene definete conceptul n scopul punerii n aplicare a bugetului
general al UE.
Definiia se aplic tuturor tipurilor de achiziii publice finanate din fondurile UE pentru
aciuni structurale i pentru politica de coeziune, indiferent de suma implicat.
Articolul 57 alineatul (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Uniunii
Europene (Regulamentul nr. 966/2012) d o definiie a conflictului de interese n
contextul efecturii de pli din bugetul UE i al gestionrii acestui buget. Acesta
prevede:
1. Actorilor financiari i altor persoane implicate n execuia i gestionarea bugetului,
inclusiv n elaborarea actelor pregtitoare corespunztoare, precum i n auditarea sau
controlul bugetului le este interzis s ia msuri care pot genera un conflict ntre propriile
lor interese i cele ale Uniunii.
(...)
2. n sensul alineatului (1), un conflict de interese exist n cazul n care exercitarea
imparial i obiectiv a funciilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane,
menionate la alineatul (1), este compromis din motive care implic familia, viaa
1
A se vedea Managing Conflict of Interest in the Public Service, OECD GUIDELINES AND COUNTRY
EXPERIENCES (Gestionarea conflictelor de interese n funcia public, GHID OCDE I EXPERIENA
NAIONAL), p. 24-25, http://www.oecd.org/corruption/ethics/48994419.pdf. OCDE a identificat, de
asemenea, trei tipuri de conflicte de interese:
Un conflict de interese real presupune existena unui conflict ntre ndatoririle publice i interesele private ale
unui funcionar public, interesele private ale funcionarului putnd influena n mod necuvenit exercitarea
ndatoririlor i a responsabilitilor sale oficiale.
Un conflict de interese aparent se poate spune c exist n cazul n care se constat c interesele private ale
unui funcionar public ar putea influena n mod necuvenit exercitarea atribuiilor sale, dar acest lucru nu se
ntmpl de fapt.
Un conflict de interese potenial apare atunci cnd un funcionar public are interese private care sunt de aa
natur nct un conflict de interese ar putea aprea n cazul n care funcionarul respectiv ar asuma n viitor
responsabiliti oficiale de o anumit natur (adic potenial conflictuale).
-
10
sentimental, afinitile politice sau naionale, interesul economic sau orice alt interes
comun cu cel al destinatarului.
Conflictele de interese i corupia nu sunt acelai lucru. Corupia presupune, de obicei,
existena unui acord ntre cel puin doi parteneri i acordarea unei mite, plata unei sume
de bani sau conferirea unui anumit avantaj. Un conflict de interese apare n cazul n care
o persoan poate avea ocazia de a-i pune interesele private naintea ndatoririlor
profesionale.
n cazul n care un conflict de interese aprut n contextul unei proceduri de achiziii
publice nu este abordat n mod corespunztor, acesta are un impact asupra regularitii
procedurilor. El conduce la nclcarea principiilor transparenei, egalitii de tratament
i/sau nediscriminrii pe care orice contract de achiziii publice trebuie s le respecte, n
conformitate cu articolul 102 din Regulamentul financiar2.
Exemple
Soul/soia unui funcionar din cadrul unei autoriti contractante care este responsabil
de monitorizarea unei proceduri de achiziii lucreaz pentru unul dintre ofertani.
O persoan deine aciuni ntr-o societate. Societatea respectiv particip la o procedur
de ofertare n care aceast persoan este numit membr a comisiei de evaluare.
Directorul unei autoriti contractante a petrecut o sptmn de vacan mpreun cu
directorul general al unei firme care a depus o ofert n cadrul unei proceduri de ofertare
lansate de autoritatea contractant.
Un funcionar din cadrul unei autoriti contractante i directorul general al uneia dintre
firmele ofertante au responsabiliti n acelai partid politic.
Autoritile de management ar trebui s supravegheze modul n care beneficiarii
organizeaz procedurile de achiziii publice pentru a asigura buna desfurare, n condiii
echitabile, a acestora. (Not: toate trimiterile din document la autoritatea de
management trebuie nelese ca trimiteri la autoritatea de management sau la orice
organism intermediar cruia autoritatea de management i-a delegat sarcinile sale).
Beneficiarii trebuie s asigure transparena procedurilor i un tratament echitabil pentru
toi ofertanii. Autoritile de management ar trebui s reacioneze rapid i s efectueze
controalele relevante n cazul n care descoper anomalii. Aceasta nu nseamn c exist
neaprat un conflict de interese, ci doar c situaia trebuie clarificat i trebuie luate
msuri corespunztoare.
2
A se vedea n special CJUE T-277/97, 15 iunie 1999, i C-315/99, 10 iulie 2001, Ismeri Europa Srl, T-160/03,
17 martie 2005 AFCon Management Consultants, Mc Mullin, OGrady.
-
11
2- Declaraiile referitoare la conflictele de interese
2.1 Elementele de baz ale unui cadru cuprinztor de gestionare a conflictelor
de interese n contextul achiziiilor publice referitoare la fondurile structurale
Situaiile de conflict de interese i pot face pe operatorii economici s-i piard ncrederea
n achiziiile publice referitoare la aciuni structurale i s descurajeze participarea
operatorilor cinstii.
Prin urmare, se recomand autoritilor de management s elaboreze o politic n
materie de conflicte de interese care s atenueze riscurile i s abordeze eventualele
cazuri.
O astfel de politic ar trebui s prevad msuri de prevenire, de detectare, de gestionare
i de sancionare a conflictelor de interese. Ar trebui instituit o astfel de politic n
cadrul fiecrui organism care face parte din sistemul de gestiune i de control al unui
program operaional i aceasta ar trebui s fie recomandat beneficiarilor, indiferent de
forma juridic a acestora, care realizeaz proceduri de achiziie.
Politica trebuie s in seama de cadrul legal din statul membru n cauz i, de
asemenea, de orientrile i bunele practici la care se face referire n prezentul document.
Autoritilor de management li se recomand s se asigure c se aplic o politic n
materie de conflicte de interese n cadrul programelor operaionale aflate sub
responsabilitatea lor, n special innd seama de obligaiile prevzute la articolul 114
alineatul (4) litera (c) din [noul Regulament general]3
Un document de politic referitor la conflictele de interese n cadrul procedurilor de
achiziii ar trebui s abordeze mai multe aspecte. Acesta ar trebui:
s vizeze procedura de achiziii publice n ansamblul ei i gestionarea
contractelor ulterioare;
s ndeplineasc cerinele n materie de achiziii prevzute n actele legislative
naionale i n directivele UE privind achiziiile publice;
s consacre un capitol distinct declaraiilor privind absena conflictului de
interese;
s includ trimiteri la oferirea de cadouri i la ospitalitate, care pot fi, de
asemenea, considerate a fi stimulente, fie c intervin n timpul, nainte, dup
ncheierea procedurii de achiziii publice sau cu ocazia gestionrii procedurilor
ori contractelor ulterioare;
3
n ceea ce privete gestiunea financiar i controlul programului operaional, autoritatea de management: (...)
instituie msuri eficace i proporionale de combatere a fraudelor, lund n considerare riscurile identificate.
Orientri separate privind punerea n aplicare global a acestui articol sunt furnizate de ctre Comisie.
-
12
s garanteze faptul c entitatea ine o eviden a conflictelor aprute, astfel
nct s poat furniza probe cu privire la modul n care acestea au fost
abordate i cu privire la msurile corespunztoare adoptate. O astfel de
politic de eviden a cazurilor de conflict de interese va permite constituirea
unei jurisprudene pentru gestionarea conflictelor viitoare;
s includ trimiteri la sanciunile care decurg din conflictele de interese
nedeclarate. Sanciunile trebuie s fie adecvate i s aib un efect de
descurajare a nclcrii normelor;
s includ o anex care s ofere cteva exemple des ntlnite de astfel de
conflicte;
s ofere soluii pentru situaiile n care membrii personalului pleac dintr-o
organizaie din sectorul public, n special dintr-o funcie deinut n cadrul
guvernului sau al unei autoriti locale (aa-numita situaie a uilor
turnante): aceti membri ai personalului au obligaia s nu dezvluie
informaiile confideniale pe care le-au aflat n cursul exercitrii atribuiilor lor
profesionale. Acetia nu trebuie s fie n msur s profite de pe urma
eventualelor conflicte de interese aprute dup plecarea din postul respectiv.
Documentul de politic legat de conflictele de interese trebuie s fie unul dintre
documentele de baz pe care le primete personalul, fie n cursul sesiunii de informare
organizate n momentul angajrii acestora n cadrul organizaiei, n momentul n care
preiau responsabiliti care implic achiziionarea de servicii, bunuri sau lucrri n
organizaia respectiv, fie atunci cnd preiau responsabiliti care presupun gestionarea
unor astfel de contracte sau contracte-cadru.
Exemplu din Regatul Unit
Exist un cod de conduit general pentru funcionarii publici, care se reflect n
codurile similare din cadrul administraiilor descentralizate.
Acest cod impune o norm de conduit care prevede i tipul de conduit care este
ateptat de funcionarii care se ocup de achiziii. Acesta se aplic tuturor
aspectelor activitii funcionarilor publici, care presupune ntr-o proporie
important lucrul cu publicul, cu banii sau n domenii n care este esenial ca
fiecare persoan s fie tratat n mod echitabil.
Toate departamentele guvernamentale aduc respectivul cod la cunotina tuturor
angajailor lor, chiar dac nimeni nu semneaz efectiv un angajament privind
respectarea termenilor acestuia. Cu toate acestea, se consider c acest cod face
parte din relaia contractual dintre angajator i angajat.
Principalele cerinele etice de onestitate, integritate i imparialitate se aplic cu uurin
n cazul achiziiilor, dar este uor de neles de ce persoanelor direct implicate n
activitile de achiziii publice li se cer declaraii sau angajamente specifice.
-
13
2.2. Politica privind declaraiile referitoare la absena conflictelor de interese
Autoritile de management ar trebui s le impun autoritilor contractante s instituie,
n cadrul procedurilor de achiziii publice, o procedur privind declaraiile referitoare la
absena conflictului de interese. Aceasta ar trebui s confere autoritilor contractante
orientri cu privire la procedura de depunere a declaraiilor.
Aceste orientri ar trebui s vizeze n mod necesar anumite aspecte.
1. Cine este responsabil de depunerea i semnarea declaraiei?
Orice persoan implicat n oricare dintre etapele procedurii de achiziii publice
(pregtirea, elaborarea, punerea n aplicare sau nchiderea procedurii respective) ar
trebui s semneze o declaraie n acest sens i s o transmit persoanei responsabile de
procedura de achiziii publice.
Aceast obligaie ar trebui s li se aplice cel puin urmtoarelor persoane:
directorului autoritii contractante i oricrei persoane creia acesta i
deleag atribuiile sale,
membrilor consiliului de administraie,
membrilor personalului care contribuie la pregtirea/redactarea
documentelor aferente procedurii de ofertare,
membrilor comisiei de evaluare,
experilor care ndeplinesc orice sarcin legat de pregtirea documentelor
aferente procedurii de ofertare i/sau de evaluarea ofertelor.
2. n ce situaii se poate considera c exist un conflict de interese real, potenial
sau aparent?
Descrierea acestor situaii ar trebui s se bazeze pe definiia de la articolul 57 din
Regulamentul financiar, dar s in seama i de legislaia naional n vigoare. n cazul n
care au existat cazuri anterioare sau dificulti specifice legate de aspectele culturale
naionale, ar trebui furnizate clarificri suplimentare, susinute cu exemple.
3. n ce etap a procedurii de achiziii publice ar trebui s fie depus declaraia?
Depunerea unei declaraii privind absena conflictului de interese ar trebui s fie avut n
vedere n fiecare etap a procedurii de achiziii publice (pregtirea, evaluarea,
monitorizarea i nchiderea).
Membrul structurii de conducere cu responsabiliti n materie de achiziii publice ar
trebui s aib obligaia de a solicita fiecrei persoane care este implicat ntr-o procedur
de achiziii s depun o declaraie privind absena conflictului de interese i de a strnge
declaraiile.
-
14
Acesta ar trebui s se asigure c persoana respectiv este pe deplin contient de
necesitatea de a declara fr ntrziere orice schimbare a situaiei. Declaraia poate fi
redactat, oricnd acest lucru devine necesar, de la zero sau pe baza unui model.
4. Cum se verific o declaraie privind absena conflictului de interese?
Politica ar trebui s defineasc reguli pentru verificarea declaraiilor personalului privind
absena conflictului de interese (de exemplu, istoricul profesional, situaia familial) i a
declaraiilor privind absena conflictului de interese ntocmite de experii externi.
Aceasta ar trebui s includ o serie de orientri privind persoana nsrcinat cu
efectuarea controalelor, metoda de urmat i calendarul controalelor.
Autoritilor contractante ar trebui s li se pun la dispoziie orientri privind situaiile n
care existena unui conflict de interese nu este clar (de exemplu, istoricul angajrilor n
companii partenere ale ofertantului).
5. Cum se monitorizeaz declaraia privind absena conflictului de interese?
Instituia ar trebui s elaboreze proceduri privind pstrarea i monitorizarea declaraiilor
privind absena conflictului de interese, de exemplu, inerea unui registru special sau
aplicarea unui sistem informatic de gestionare pentru fiecare procedur de achiziii
publice. O persoan care nu este direct implicat n procedura de achiziii publice ar
trebui s fie desemnat s monitorizeze procedura de depunere a declaraiilor i s se
asigure c se in evidene la zi n acest sens.
6. Ce sanciuni se aplic n cazul n care o persoan nu dezvluie o situaie de
conflict de interese?
Politica ar trebui s se refere la sanciunile prevzute n legislaia naional relevant
de natur administrativ i/sau penal, n cazul nedivulgrii unui conflict de interese sau
al efecturii unor declaraii false. Ar trebui fcut o distincie clar ntre cazurile n care
sunt implicai membri ai personalului i cele n care sunt implicai experi externi sau
asociai.
Comportamentul personalului ar trebui s se ghideze dup un cod etic. Codul ar trebui s
includ o definiie a conflictului de interese, precum i sanciunile n materie. Ar trebui
prevzute msuri disciplinare, care pot lua o varietate de forme, de la emiterea unei note
scrise la avertismente sau amenzi i chiar la retrogradare sau demitere. n fiecare caz,
astfel de msuri trebuie s fie conforme cu legislaia naional.
Orientrile interne ar trebui s vizeze cazurile de conduit necorespunztoare a experilor
externi i ar trebui s stabileasc msurile i sanciunile care se impun. Contractele
semnate cu aceti experi ar trebui s includ clauze care s prevad sanciuni n cazul
unei conduite necorespunztoare. Sanciunile pot lua diferite forme, de la rezilierea
anticipat a contractului la excluderea de la participarea la procedurile de achiziii publice
pentru mai muli ani (de exemplu, ntre cinci i zece ani).
-
15
7. Ce msuri ar trebui luate n cazul n care este identificat un risc de conflict de
interese sau un conflict de interese este declarat/detectat nainte sau n timpul
procedurii?
Sub rezerva respectrii legislaiei naionale n materie, ar trebui adoptate msuri
corespunztoare pentru a proteja procedura de achiziii publice. Ar trebui s fie avute n
vedere urmtoarele etape, n funcie de existena sau nu a unei declaraii privind absena
conflictului de interese, de natura conflictului de interese i de etapa procedurii:
dup caz, discutarea elementelor factuale cu persoana n cauz pentru a
clarifica situaia;
excluderea persoanei n cauz din cadrul procedurii de achiziii publice,
indiferent dac aceasta este un membru al personalului sau un expert
extern;
modificarea repartizrii sarcinilor i responsabilitilor ntre membrii
personalului;
anularea procedurii de achiziii.
Excluderea unei angajat/expert din cadrul procedurii ar trebui s fie avut n vedere nu
numai n cazul unui conflict de interese real, dar i n orice situaie care ofer motive
ntemeiate de ndoial cu privire la imparialitatea angajatului/expertului respectiv.
n cazuri cu adevrat excepionale, excluderea unui funcionar sau a unui expert s-ar
putea s nu fie posibil din cauza lipsei resurselor sau a faptului c experii respectivi
sunt specializai n anumite domenii. n acest caz, autoritatea contractant ar trebui s se
asigure c decizia sa este pe deplin transparent, ar trebui s stabileasc limite precise
cu privire la implicarea angajatului/expertului n cadrul procedurii i s se asigure c
decizia final se bazeaz pe dovezi transparente i echitabile.
Ar trebui, de asemenea, s se solicite personalului s ntiineze autoritile competente
n cazul n care apare un conflict de interese.
Toate aciunile ntreprinse ca rspuns la apariia unei situaii de conflict de interese ntr-o
anumit procedur de achiziii publice ar trebui susinute cu probe.
Exemplu din Republica Slovacia
Declaraia membrilor comitetului de selecie n cadrul procedurii de achiziii
reglementat de Legea privind achiziiile publice (articolul 40).
Nu poate fi membr a acestui comitet o persoan care este n prezent sau n anul
anterior recrutrii sale n calitate de membru al acestui comitet este sau a fost:
a) un ofertant n calitate de persoan fizic;
b) un organism statutar al unui ofertant care este o persoan juridic sau un
membru al organismului statutar sau un membru al organismului de supraveghere sau
un alt organism al acelui ofertant;
c) un asociat al entitii juridice sau un membru al acesteia care este un ofertant sau
un asociat tacit al ofertantului;
d) un angajat al ofertantului sau un angajat al unui grup de interese al
ntreprinztorilor n cadrul cruia ofertantul este membru;
e) un angajat al Oficiului pentru achiziii publice, cu excepia contractelor atribuite
exclusiv pentru necesitile acestui Oficiu.
-
16
Un membru al comitetului de selecie nu trebuie s fie
a) o persoan apropiat de persoanele menionate la literele (a) (d) i
b) o persoan care este posibil s fi fcut obiectul unor suspiciuni cu privire la
imparialitatea sa n raport cu ofertantul sau candidatul, n special n cazul n care
persoana a fost implicat n elaborarea documentelor ntr-o anumit procedur de
achiziii publice n numele candidatului sau al ofertantului sau care poate fi avantajat
sau defavorizat prin atribuirea contractului.
Dup ce a luat cunotin de lista ofertanilor, membrul comitetului de selecie trebuie s
transmit autoritii contractante sau entitii contractante o declaraie pe propria
rspundere n care declar c nu a intervenit nicio situaie care s l mpiedice, n temeiul
acestei legi, s fie membru al comitetului de selecie sau informeaz autoritatea
contractant sau entitatea contractant c au intervenit circumstane care, n temeiul
acestei legi, l mpiedic s fie membru al comitetului de selecie.
Orice membru al comitetului trebuie s informeze autoritatea contractant sau entitatea
contractant, fr ntrzieri nejustificate, cu privire la faptul c au intervenit circumstane
care l mpiedic s fie membru al comitetului, n cazul n care au intervenit astfel de
circumstane n timpul procedurii de achiziie.
2.3 Declaraiile privind absena conflictelor de interese
Se recomand cu fermitate s se solicite persoanelor implicate n procedura de achiziii
s semneze o declaraie referitoare la absena conflictului de interese, de ndat ce
acetia particip la procedur. Aceasta este o obligaie care trebuie ndeplinit fr
ntrziere pentru a proteja procedura i persoana n cauz. Teoretic, suntem mai dispui
s declarm un conflict de interese dac avem cunotin de obligaiile care decurg din
semnarea unei declaraii privind absena conflictelor de interese.
O declaraie privind existena unui conflict de interese ar trebui s fie, prin natura sa,
voluntar, dar acest lucru e departe de a fi o certitudine. Ar fi mai dificil s se
demonstreze caracterul deliberat ntr-o etap ulterioar n cazul unei conduite
frauduloase.
Prin urmare, urmtoarele paragrafe se refer numai la declaraia privind absena
conflictului de interese.
Declaraia privind absena conflictului de interese ar trebui s cuprind definiia
conflictului de interese prevzut n Regulamentul financiar i toate obligaiile incluse n
codurile de bun conduit sau de etic aplicabile procedurii i referitoare la conflictul de
interese.
Declaraia ar trebui s cuprind:
(a) o trimitere clar la procedura de achiziie n cauz;
(b) numele complet al semnatarului, data naterii, funcia deinut n cadrul
organizaiei i atribuiile sale n cadrul procedurii de achiziii publice;
(c) data semnrii.
-
17
Declaraia ar trebui s permit semnatarului s declare oficial:
dac, dup cunotinele sale, acesta se afl ntr-o situaie de conflict de
interese aparent/potenial/real legat de procedura de achiziii n cauz;
dac exist circumstane care ar putea s l pun pe acesta ntr-o situaie de
conflict de interese aparent/potenial/real n viitorul apropiat; precum i
c acesta se angajeaz s declare imediat orice conflict de interese potenial n
cazul survenirii unor circumstane care ar putea antrena o astfel de concluzie.
Declaraia ar trebui s includ o trimitere la sanciunile administrative/disciplinare/penale
aplicabile n cazul unei declaraii false.
Aceasta poate include, de asemenea, un angajament de confidenialitate, n cazul n care
este probabil ca persoana respectiv s aib de a face cu date confideniale din punct de
vedere comercial, furnizate de un ofertant n cursul procedurii de achiziii.
La declaraie ar trebui anexat o not explicativ care s ofere semnatarilor orientri
clare i ferme cu privire la:
politica organizaiei, inclusiv scopul declaraiei;
cerinele juridice ale reglementrilor, inclusiv clarificri cu privire la anumite
aspecte care decurg din definiie: familia, viaa afectiv etc. [de ex., relaiile care
constituie legturi familiale pot varia de la un stat membru la altul, iar acest lucru
trebuie ncadrat n contextul cultural (relaie de rudenie de al doilea i al treilea
grad, de exemplu)];
codul de conduit privind gestionarea conflictelor de interese n cadrul
organizaiei;
consecinele nedivulgrii unui conflict de interese;
procedura de urmat n cazul apariiei unei schimbri a situaiei i n special
indicaii privind cnd, cum i cui trebuie declarat conflictul de interese care apare.
Nota ar trebui s ofere cteva exemple de situaii de conflict de interese.
Un model de declaraie este prezentat n anexa 1. Acesta se bazeaz pe un model utilizat
de Comisia European, dar care ar putea avea nevoie de modificri pentru a ndeplini
cerinele naionale.4
2.4. Explicarea rolului declaraiei privind absena conflictului de interese pentru
membrii personalului
Ar trebui s se explice clar personalului c declaraia privind absena conflictului de
interese este un instrument de prevenire a conflictelor de interese, care vizeaz:
creterea gradului de sensibilizare cu privire la riscul apariiei unor conflicte
de interese n rndul angajailor;
4
Informaiile oferite de prezentul ghid practic nu aduc atingere legilor naionale i ar trebui considerate
orientri i bune practici.
-
18
identificarea domeniilor de risc care trebuie s fie avute n vedere pentru a
fi monitorizate ndeaproape de cadrele de conducere;
protejarea angajailor mpotriva acuzaiei, fcute ntr-o etap ulterioar, c
nu ar fi divulgat un conflict de interese;
protejarea de nereguli a procedurii de achiziii i a proiectului cofinanat i,
prin urmare, protejarea intereselor financiare ale UE i ale statelor
membre.
Este extrem de important ca toi membrii personalului autoritilor de management i ai
instituiilor beneficiare care deruleaz proceduri de achiziii s aib cunotin de situaiile
eventuale i poteniale de conflict de interese, de implicaiile acestora, de maniera optim
de abordare a unor astfel de situaii i de sanciunile eventuale.
Apariia unui conflict de interese nu este neaprat ilegal n sine. Este, totui, ilegal ca o
persoan s ia parte la o procedur n ciuda faptului c are cunotin de existena unui
conflict de interese. Prin urmare, este necesar ca un conflict de interese potenial s fie
divulgat nainte ca persoana respectiv s ia parte n orice mod la procedura de achiziii,
astfel nct s se ia msurile preventive adecvate.
Materialele generale de formare a personalului sau modulele de formare online
consacrate acestui subiect ar trebui s includ un capitol specific privind aceast
chestiune. Acestea ar trebui s abordeze conflictele de interese n general, ntruct ele
pot aprea n alte domenii, cum ar fi procedurile de recrutare. Astfel de sesiuni de
formare ar trebui s fie o ocazie pentru a se explica membrilor personalului rolul
declaraiei privind absena conflictului de interese.
Formarea continu ar menine i ar spori gradul de sensibilizare i, astfel, personalul ar fi
n permanen informat cu privire la orice noi situaii posibile de conflicte de interese.
Totui, personalul de conducere ar trebui s instituie mecanisme specifice i eficiente
pentru a monitoriza i a detecta orice nclcri ale normelor privind conflictele de interese
i s aplice sanciuni corespunztoare. Structurile de conducere trebuie s stabileasc un
lan clar de responsabiliti, precum i mecanisme eficiente de control.
2.5. Verificarea declaraiei privind absena conflictului de interese i
actualizarea acesteia
Conflictele de interese se modific n timp. Este posibil ca, la nceputul procedurii de
achiziii, unul dintre funcionarii responsabili de procedura de achiziii s nu se afle ntr-o
situaie de conflict de interese, fie el real, potenial sau aparent. Cu toate acestea, n
cursul procedurii, circumstanele se schimb i, de exemplu, se poate ntmpla ca acesta
sau un membru de familie al acestuia s fie angajat de unul dintre ofertanii poteniali.
Pentru c situaia se poate schimba, este esenial ca declaraiile privind absena
conflictului de interese s fie monitorizate i actualizate.
n cazul n care un angajat obine informaii noi n cursul procedurii (de exemplu, cu
privire la operatorii economici propui ca subcontractani n cadrul unei oferte) sau exist
o schimbare a circumstanelor (de exemplu, intrarea ntr-o relaie de jure sau de facto
care nu exista la nceputul procedurii), acesta trebuie s declare imediat conflictul de
interese aparent/potenial/real superiorului su ierarhic. Utilizarea modelului este
opional. Angajatul respectiv trebuie s fie exclus de la participarea la alte proceduri i,
dac acest lucru este necesar i posibil, etapele relevante ale procedurii la care acesta a
participat trebuie reluate.
-
19
Organizaia ar trebui s in evidena declaraiilor privind conflictul de interese referitoare
la procedura de achiziii respectiv.
3- Verificarea declaraiei privind absena conflictului de interese
prin coroborarea cu alte surse de informaii
Declaraia privind absena conflictului de interese trebuie s fie verificat. Faptul c a fost
ntocmit o astfel de declaraie poate da autoritilor contractante o fals impresie de
siguran, iar persoanei care a depus-o un fals sentiment de uurare. Este important ca
persoanele n cauz s tie c declaraiile lor pot fi verificate, ntruct verificarea
respectiv ar trebui s aib un efect disuasiv.
Efectuarea controalelor va depinde de capacitatea i de resursele autoritii de
management i/sau ale autoritii contractante. Acestea ar trebui s fie proporionale,
asigurnd un echilibru ntre nevoia de control i necesitatea de a nu complica procedura
i de a reduce sarcina administrativ pentru beneficiari, innd seama de valoarea
contractului de achiziie i de obligaia de a respecta sau nu normele privind achiziiile
publice.
3.1 Cnd?
Conflictele de interese pot influena orice etap a procesului decizional n cadrul
procedurilor de achiziii.
Autoritatea contractant ar trebui s aib n vedere efectuarea a dou tipuri de
controale:
cu caracter preventiv: pentru a depista conflictele de interese
aparente/poteniale/reale;
n scopul sancionrii/remedierii: pentru a depista conflictele de interese, pentru a
sanciona persoana n cauz i pentru a corecta orice prejudiciu cauzat de
conflictul de interese.
Din aceste motive, trebuie create mecanisme interne care s permit o evaluare
permanent i periodic a situaiilor n care membrii personalului sunt implicai n
procesul de luare a deciziilor. Ar trebui s exist mecanisme integrate, cum ar fi:
o completarea periodic a unor chestionare pentru a evalua dac membrii
personalului sunt vigileni n ceea ce privete situaiile de conflict de
interese i dac pot identifica situaiile de conflict de interese
aparent/potenial/real, n vederea asigurrii sensibilizrii lor i pentru a
avea sigurana c sistemul este curat;
-
20
o liste de verificare pe care funcionarii implicai n procesul de luare a
deciziilor s le completeze nainte de a lua o decizie; aceste liste le-ar
permite s evalueze mai bine orice situaie de conflict de interese
aparent/potenial/real.
Aceste mecanisme ar trebui s fie nsoite de mecanisme ex post pentru a verifica dac
a existat ntr-adevr un conflict de interese.
Mecanismele ex post ar trebui s se concentreze asupra declaraiei privind absena
conflictului de interese, care ar trebui s fie examinat n lumina altor informaii:
o informaiile externe (adic informaiile cu privire la existena unui conflict
de interese potenial, puse la dispoziie de persoane din afar, care nu au
nicio legtur cu situaia care a generat conflictul de interese);
o controalele efectuate cu privire la anumite situaii care prezint un risc
ridicat de conflict de interese, realizate pe baza unor analize de risc interne
sau a semnalelor de alert (a se vedea seciunea 4);
o controalele aleatorii.
3.2 Cum?
Pentru a identifica persoanele care s-ar putea afla ntr-o situaie de conflict de interese,
ar trebui avute n vedere urmtoarele categorii:
- membrii personalului autoritii contractante, personalul furnizorilor de servicii de
achiziii i ai altor furnizori de servicii care sunt implicai direct n derularea
procedurii de achiziii;
- directorul autoritii contractante i membrii organismelor decizionale ale
autoritii care,fr s fie neaprat direct implicai n procedura de achiziii, pot
totui influena rezultatul acesteia.
Tipurile de controale ex post pentru situaiile de conflict de interese pot consta n:
controalele efectuate de ctre autoritatea de management/agenia de
plat:
o controale standard/periodice, efectuate cu ocazia examinrii cererii de
plat a beneficiarului (care cuprinde, de asemenea, dovezi ale procedurii
de achiziii publice), prin intermediul listelor de verificare (care ar trebui s
enumere separat toate situaiile de conflict de interese citate n legislaia
naional i a UE);
o controale specifice, derulate ca urmare a unor informaii externe
referitoare la un conflict de interese potenial sau declanate de semnalele
de alert;
o controale specifice, derulate ca urmare a unor informaii specifice sau a
unor elemente descoperite n cursul altor controale inopinate/indirecte;
o controale planificate, incluse n programul anual de control pe baza analizei
riscurilor;
o controale aleatorii.
-
21
Evaluarea riscurilor cu ajutorul instrumentului ARACHNE
Autoritile de management ar putea lua n considerare opiunea utilizrii ARACHNE, care
este un instrument de extragere a datelor pus la dispoziie de ctre Comisie pentru a
identifica proiectele care ar risca s fac obiectul unui conflict de interese. ARACHNE este
un instrument de evaluare a riscurilor care poate face mai eficient selecia proiectelor i
desfurarea controalelor de ctre cadrele de conducere i poate mbunti i mai mult
procesul de identificare, prevenire i detectare a fraudelor.
controale efectuate de ctre personalul cu sarcini de control intern din
cadrul instituiei beneficiare
o controale specifice, derulate n urma obinerii unor informaii externe;
o controale specifice, derulate n urma unui raport oficial, ca urmare a
efecturii altor controale inopinate/indirecte;
o controale planificate, incluse n programul anual de control pe baza
analizei riscurilor, i controale aleatorii.
Pe lng controalele bazate pe liste de verificare, alte controale ar trebui s se bazeze pe
declaraia privind absena conflictului de interese a funcionarului respectiv,
innd seama de datele i informaiile furnizate de:
- organizaia nsi: prin corelarea datelor cu caracter personal;
- alte organizaii: prin corelarea informaiilor obinute din baza de date naional
privind identitatea persoanelor, din bazele de date privind operatorii economici (cum ar fi
registrele de comer), din baza de date a administraiilor fiscale etc.
Fr a aduce atingere legislaiei naionale, pot fi ncheiate protocoale de cooperare
interinstituional cu alte instituii pentru a avea acces la mai multe informaii.
surse de date deschise (inclusiv verificarea antecedentelor unei persoane prin
intermediul internetului), care pot oferi informaii cu privire la legturile funcionarului i
la situaia sa personal, care ar putea alimenta sau indica un conflict de interese.
Exemple de surse de informaii
Registrul societilor comerciale;
baze de date internet care ofer informaii cu privire la relaiile dintre societile
individuale i reprezentanii lor legali i directorii generali;
o baz de date intern, care culege informaii cu privire la beneficiarii
contribuiilor financiare nerambursabile i la contractani (ITMS sau o baz de date unic
creat cu scopuri specifice);
informaii publicate n pres.
-
22
Orice membru al unei structuri de conducere care se confrunt cu o situaie de conflict de
interese potenial n care este implicat un membru al personalului su ar trebui s
favorizeze, dup caz, o abordare moderat i s discute aceast chestiune n mod
deschis cu persoana n cauz. Scopul acestei discuii este de a afla dac exist un risc de
conflict de interese care ar putea periclita procedura i/sau situaia funcionarului. n
acest caz, membrul structurii de conducere trebuie s decid care ar fi msurile cele mai
potrivite pentru a proteja att interesele organizaiei, ct i pe cele ale funcionarului.
n cazul n care un membru al structurii de conducere a strns dovezi suficiente cu privire
o conduit necorespunztoare deliberat a funcionarului, acesta ar putea semnala cazul
direct autoritilor competente i ar putea lua msuri adecvate pentru a proteja
procedura de achiziii publice (a se vedea seciunea 3.4 pentru mai multe detalii privind
paii de urmat).
3.3 Utilizarea informaiilor provenite de la denuntori i din pres
Denuntorii i presa sunt ateni la existena unor legturi personale ntre diverii actori
implicai n procedurile de achiziii publice i pot furniza informaii coerente cu privire la
situaiile care ar putea afecta procesul de luare a deciziilor de ctre autoritile
contractante.
Informaiile obinute de la denuntori i din pres nu constituie dovezi n sine. Dac
autoritile (n special autoritile de management sau organismele de management/de
control din cadrul autoritilor contractante) primesc acest tip de informaii, acestea ar
trebui s utilizeze imediat mijloacele pe care le au la dispoziie pentru a verifica dac
informaiile pot fi confirmate i dac ar putea avea un impact asupra procedurii. Ele ar
trebui s utilizeze toate sursele de date pe care le au la dispoziie pentru a verifica dac
informaiile furnizate sunt corecte.
n funcie de gravitatea situaiei, autoritile respective ar putea s informeze imediat
autoritile judiciare sau alte autoriti competente.
Din punctul de vedere al investigaiei, informaiile provenite de la denuntori i din pres
ar trebui considerate surse de notificare pentru lansarea de controale interne/externe.
Pentru a permite denuntorilor i presei s informeze mai uor autoritile n legtur cu
un conflict potenial de interese, autoritile de management sau alte autoriti
competente ar putea introduce sau utiliza sisteme de notificare a fraudelor bazate pe
internet, pe apelarea unor numere de telefon gratuite sau prin alte mijloace de
comunicare.
3.4 Care sunt paii de urmat n cazul n care exist o suspiciune puternic cu
privire la existena unui conflict de interese
Autoritatea poate avea competena de a efectua controale sau investigaii administrative.
Dac acest lucru nu se ntmpl, autoritatea trebuie s trimit fr ntrziere informaiile
n cauz autoritilor competente.
-
23
Dac, n urma controalelor, informaiile nu probeaz existena unui conflict de interese,
autoritatea poate s nchid cazul, dar poate utiliza informaiile respective pentru a le
corela cu alte date i pentru a efectua o analiz a riscurilor n vederea identificrii
domeniilor sensibile.
n cazul n care rezultatele controalelor confirm informaiile iniiale, iar conflictul de
interese este de natur administrativ, autoritatea, n conformitate cu legislaia
naional, poate:
o lua msuri disciplinare sau administrative/aplica sanciuni mpotriva
funcionarului n cauz;
o anula contractul/actul afectat de conflictul de interese i poate relua partea
din procedura de achiziii publice n cauz;
o corela constatrile sale cu alte date i le poate utiliza pentru a efectua
analiza riscurilor;
o face public ce s-a ntmplat, pentru a se asigura c deciziile luate sunt
transparente, precum i pentru a preveni i a descuraja eventualele
evenimente similare.
n cazul n care conflictul de interese este de natur penal, autoritatea ar trebui, n plus
fa de msurile menionate mai sus, n conformitate cu legislaia naional:
o s informeze procurorul pentru a deschide urmrirea penal;
o s monitorizeze aspectele administrative ale cazului;
o s coreleze constatrile sale cu alte date i s le utilizeze pentru a efectua
o analiz intern a riscurilor.
-
24
4- Semnale de alert
4.1. Ce sunt semnalele de alert i cum sunt utilizate acestea?
Un semnal de alert este un indicator al unui caz posibil de fraud sau de corupie. Este
un element sau un set de elemente care este neobinuit prin natura sa sau nu se
ncadreaz n activitatea normal. Este un semnal c ceva este altfel dect n mod
obinuit i trebuie examinat mai ndeaproape.
n achiziiile publice poate aprea o mare varietate de semnale de alert. Acestea pot
indica anomalii n:
documentele aferente procedurii de ofertare, de exemplu ofertele depuse de
ofertani - care se presupune c sunt diferii - care sunt trimise prin fax de la
acelai numr de telefon;
registrele financiare, de exemplu, plata unor facturi a cror valoare depete
valoarea contractului;
comportamentul personalului implicat n proiect, de exemplu, exercitarea de
presiuni asupra comisiei de evaluare pentru a selecta un anumit contractant.
Prezena semnalelor de alert ar trebui s i fac pe membrii personalului i pe membrii
structurilor de conducere mai vigileni: acetia ar trebui s ia msurile necesare pentru a
confirma sau infirma existena riscului unui conflict de interese. Este extrem de important
s se rspund n mod corespunztor unei astfel de situaii. Este, n primul rnd,
responsabilitatea autoritilor contractante i, n al doilea rnd, a autoritilor de
management de a nltura orice ndoieli pe le-a suscitat prezena semnalului de alert.
Existena unui semnal de alert nu nseamn c s-au constatat sau c este posibil s aib
loc fraude, ci c situaia trebuie s fie controlat i monitorizat cu atenie.
4.2. Semnalele de alert n procedurile de achiziii publice
Aceast seciune abordeaz cazurile tipice de suspiciune de fraud referitoare la conflicte
de interese aprute n diferite etape ale procedurii, cu exemple privind ceea ce se
ntmpl n practic.
Unele dintre aceste semnale de alert pot prea banale, aplicndu-se unui numr mare
de situaii, nu doar conflictelor de interese. Este important s se aib n vedere faptul c
semnalele de alert reprezint indicatori care urmresc realizarea de controale de prim
nivel pentru a ndeprta ndoielile sau a confirma probabilitatea apariiei unei fraude sau
nereguli. Urmtoarele semnale de alert ar trebui s antreneze derularea de controale cu
scopul de a infirma sau confirma riscul apariiei unui conflict de interese.
4.2.1. Pregtirea i lansarea procedurii
Chestiunea conflictelor de interese trebuie adus n discuie nc din etapa de pregtire a
procedurii. n cursul elaborrii documentelor aferente procedurii de ofertare, autoritatea
contractant este posibil s aib nevoie de o serie de studii externe sau poate solicita
avize din surse externe. ntr-o anumit msur, aceasta i poate ntemeia documentele
aferente procedurii de ofertare pe rapoarte redactate de experi externi. Autoritatea
-
25
contractant trebuie, de asemenea, s stabileasc tipul de procedur care va fi aplicat i
s redacteze anunul de participare, documentele aferente contractului, specificaiile i un
proiect de contract.
Autoritatea contractant trebuie s ia msurile necesare pentru a preveni conflictele de
interese nc din stadiile incipiente de pregtire a documentelor.
Riscurile legate de un conflict de interese
O persoan care ia parte la elaborarea documentelor poate, direct sau indirect, s ncerce
s influeneze procedura de achiziii pentru a permite, de exemplu, unui membru al
familiei, unui prieten sau unui asociat comercial sau financiar s ia parte la aceasta.
Semnale de alert
Persoana responsabil de ntocmirea documentelor aferente procedurii de
ofertare/un nalt funcionar face presiuni pentru angajarea unei societi externe
care s contribuie la redactarea documentelor, cu toate c acest lucru nu este
necesar.
Sunt solicitate dou sau mai multe studii pregtitoare pe aceeai tem, ntocmite
de societi externe, i se exercit presiuni asupra personalului s se bazeze pe
unul dintre aceste studii pentru elaborarea documentelor aferente procedurii de
ofertare.
Persoana responsabil de ntocmirea documentelor organizeaz procedura n aa
fel nct nu rmne timp pentru revizuirea atent a documentelor nainte de
lansarea procedurii de ofertare.
Dou sau mai multe contracte pentru articole identice sunt lansate, fr niciun
motiv evident, n decursul unei perioade scurte de timp, ceea ce face ca metoda
de achiziii utilizat s fie mai puin competitiv.
Se alege o procedur negociat, cu toate c o procedur deschis este posibil.
Se aplic criterii de selecie sau de atribuire nejustificate, care favorizeaz o
anumit firm sau o anumit ofert.
Normele privind furnizarea de bunuri sau servicii sunt prea stricte, permind
astfel participarea la procedura de achiziii a unei singure societi.
Un angajat al autoritii contractante are rude care lucreaz pentru o ntreprindere
care poate depune oferte.
Un angajat al autoritii contractante a lucrat, chiar nainte de a deveni angajat al
autoritii contractante, pentru o ntreprindere care poate prezenta o ofert.
Exemplu: Unul dintre ofertani particip la procedura de pregtire i obine informaii
suplimentare nainte de lansarea procedurii. Acest lucru submineaz ansele reale ale
altor ofertani de a ctiga licitaia i creeaz un conflict de interese.
-
26
Riscurile legate de un conflict de interese
Este posibil scurgerea de informaii privind procedura de ofertare.
Semnale de alert
Comportamentul neobinuit al unui angajat care face presiuni pentru a obine
informaii cu privire la procedura de achiziii, dei acesta nu este responsabil de
derularea procedurii respective.
Un angajat al autoritii contractante are rude care lucreaz pentru o ntreprindere
care poate depune oferte.
Un angajat al autoritii contractante a lucrat, chiar nainte de a deveni angajat al
autoritii contractante, pentru o ntreprindere care poate prezenta o ofert.
Exemplu: Un membru al personalului particip la elaborarea sau corectarea
documentelor de achiziii publice, apoi demisioneaz i se altur unei societi care
depune o ofert la scurt timp dup aceea.
SUGESTII:
Verificai s nu existe semnale de alert n documentele aferente procedurii de
ofertare.
Asigurai-v c sunt prevzute, dup caz, drepturi de audit i msuri reparatorii
contractuale.
4.2.2. Procedura de ofertare, evaluarea ofertelor i decizia final
Dup expirarea termenului prevzut pentru primirea ofertelor, autoritatea contractant
verific ofertele depuse pentru a vedea dac acestea respect normele n vigoare i le
evalueaz. Dup caz, autoritatea contractant solicit ofertanilor s remedieze
deficienele identificare sau s furnizeze informaii specifice sau explicaii suplimentare.
Entitatea contractant decide asupra valabilitii ofertelor finale, pe baza criteriilor
indicate n anunul de participare. Comisia de evaluare efectueaz o evaluare scris i
emite o recomandare. Decizia de atribuire a contractului este luat de ctre organul de
decizie desemnat n acest sens din cadrul autoritii contractante.
Riscurile legate de un conflict de interese
Ofertele primite pot fi manipulate n mod fraudulos pentru a ascunde faptul c un
ofertant nu a respectat termenul-limit sau nu a furnizat toate documentele necesare.
Un membru al comisiei de evaluare poate ncerca s induc n eroare sau s exercite
presiuni asupra celorlali membri pentru a influena decizia final, de exemplu dnd o
interpretare eronat normelor.
-
27
Semnale de alert
Este evident c documentele oficiale i/sau certificatele de primire a
documentelor au fost modificate (de exemplu, prin barare).
Membrii comisiei de evaluare nu dispun de expertiza tehnic necesar pentru a
evalua ofertele depuse i sunt dominate de o persoan.
Elementele subiective sunt suprareprezentate n sistemul de criterii.
Lipsesc unele informaii pe care ofertantul ctigtor ar fi trebuit n mod
obligatoriu s le furnizeze.
Unele informaii furnizate de ofertantul ctigtor se refer la personalul
autoritii contractante (de exemplu, adresa unui angajat).
Adresa ofertantului ctigtor este incomplet, de exemplu, este indicat doar
o csu potal, nu este furnizat un numr de telefon i nici o adres potal
(ar putea fi vorba de societi fictive).
Specificaiile tehnice sunt foarte asemntoare cu produsul sau serviciile
ofertantului ctigtor, n special n cazul n care specificaiile includ un set de
cerine foarte specifice, pe care foarte puini ofertani le pot ndeplini.
Dintre societile care au cumprat documentele aferente procedurii de
ofertare, puine depun oferte, n special n cazul n care mai mult de jumtate
dintre ele renun.
Contractul e ctigat de societi necunoscute, care n-au niciun fel de
antecedente verificabile.
SUGESTII:
Asigurai-v c membrii comisiei sunt selectai n conformitate cu manualul de
punere n aplicare a proiectului.
Asigurai-v c funcionarul responsabil de achiziii n cadrul proiectului i
manifest disponibilitatea de a rspunde oricror ntrebri procedurale ale comisiei
de evaluare.
Asigurai-v c membrii comisiei de evaluare dein expertiza tehnic necesar
pentru a evalua ofertele.
Verificai dac membrii comisiei au semnat o declaraie n care atest faptul c nu
fac obiectul niciunui conflict de interese n executarea ndatoririlor lor, de
exemplu, nu exist nicio afiliere curent sau trecut ntre ei i oricare dintre
ofertani.
4.2.3. Executarea i modificarea contractelor de achiziii publice
Orice contract atribuit n cadrul unei proceduri de achiziii publice trebuie s fie executat
n deplin conformitate cu cerinele stabilite n invitaia de participare la procedura de
ofertare i n specificaiile tehnice i cu respectarea limitelor temporale stabilite n
invitaie. Prilor poate s li se confere dreptul s modifice uor pri din contract n cazul
-
28
n care sunt n msur s dovedeasc faptul c modificarea respectiv nu putea fi
prevzut iniial i c se asigur un echilibru economic rezonabil i sustenabil.
Riscurile legate de un conflict de interese
Contractul nu este redactat n conformitate cu normele i/sau specificaiile tehnice i cu
documentele aferente procedurii de ofertare.
Executarea contractului este nesatisfctoare.
Monitorizarea contractului este nesatisfctoare.
Sunt acceptate certificate false.
Semnale de alert
Au fost aduse modificri clauzelor contractuale standard (privind auditul, cile de
atac, daunele-interese etc.).
Metodologia i planul de lucru nu sunt anexate la contract.
Au fost aduse modificri denumirii i statutului juridic al societii, fr ca acest
lucru s trezeasc suspiciunile funcionarului responsabil.
Se efectueaz modificri numeroase sau suspecte pentru un anumit contractant
de ctre acelai funcionar responsabil de proiect care le i aprob ulterior.
n cazul proiectelor internaionale, survine o ntrziere lung, pentru care nu se
furnizeaz explicaii, ntre momentul anunrii ofertantului ctigtor i semnarea
unui contract (acest lucru poate indica faptul c contractantul refuz s plteasc
mit sau negociaz valoarea acesteia).
Sunt aduse modificri substaniale specificaiilor tehnice sau mandatului.
Cantitatea articolelor care trebuie livrate este redus fr s aib loc o reducere
corespunztoare a plii.
Crete numrul orelor de lucru, fr ca acest lucru s fie nsoit de o cretere
corespunztoare a materialelor utilizate.
Contractul lipsete sau documentaia pe care se bazeaz o achiziie este
necorespunztoare.
Un angajat al contractantului are un comportament neobinuit atunci cnd se
ocup de dosarul de achiziii respectiv: acesta evit s rspund ntrebrilor
cadrelor de conducere referitoare la ntrzieri nejustificare i la documente lips.
Controalele administrative i procedurile de achiziii anulate sunt numeroase.
Au fost aduse modificri calitii, cantitii sau specificaiilor bunurilor i serviciilor
prevzute n contract, astfel nct acestea nu mai corespund celor indicate n
documentaia aferent procedurii de ofertare (mandat, specificaii tehnice etc.).
-
29
SUGESTII:
Evaluai orice solicitare de modificare, verificai legitimitatea acesteia i solicitai
documente justificative, dup caz, nainte de a accepta modificarea respectiv.
n cazul monitorizrii proiectelor cu un grad ridicat de risc, solicitai clienilor s
informeze banca cu privire la orice solicitri de modificare referitoare la oricare dintre
contractele semnate, indiferent de sum.
Cu ocazia misiunilor de supraveghere efectuate de echipa de proiect, verificai
dac bunurile, lucrrile i serviciile cheie prevzute n contract exist efectiv. Verificrile
pot confirma faptul c activitatea se deruleaz n conformitate cu certificatele de execuie
eliberate, c documentele justificative sunt adecvate, c atestrile emise de funcionari
privind primirea la timp a bunurilor i serviciilor sunt corecte.
Solicitai audituri anuale tehnice, financiare i de achiziii independente pentru
achiziiile cu un grad ridicat de risc.
Includei inspecii la faa locului, realizate de experi tehnici, n cadrul misiunilor
de supraveghere.
Introducei cursuri de formare pentru funcionarii responsabili de proiect cu privire
la gestionarea contractelor.
n cadrul unei analize a procedurii de achiziii i de gestiune financiar, verificai,
n cadrul gestiunii contractelor, n special modul n care au fost monitorizate listele de
plat pentru fiecare contract sau contractant, verificai s nu existe pli efectuate de mai
multe ori, iar certificatele de primire a bunurilor i serviciilor s fie corecte.
Introducei proceduri stricte de gestionare a plngerilor i facei-le publice.
-
30
Anexa 1: Model de declaraie privind absena conflictului
de interese
Titlul contractului:
Referin: (Procedura de ofertare nr.):
Subsemnatul.............................., fiind numit membru al comisiei de deschidere/al comisiei de
evaluare/avnd sarcina de a evalua criteriile (de excludere) (i de selecie)/ responsabil de
monitorizarea operaiunilor/autorizat s aduc modificri pariale contractului de achiziii publice
menionat mai sus, declar c am luat cunotin de coninutul articolului 57 din Regulamentul
financiar, care prevede c:
1. Actorilor financiari i altor persoane implicate n execuia i gestionarea bugetului, inclusiv n
elaborarea actelor pregtitoare corespunztoare, precum i n auditarea sau controlul bugetului,
le este interzis s ia msuri care pot genera un conflict ntre propriile lor interese i cele ale
Uniunii.
Dac exist acest risc, persoana n cauz se abine de la astfel de msuri i prezint situaia
ordonatorului de credite delegat, care constat n scris prezena sau absena unui conflict de
interese. Persoana n cauz i informeaz, de asemenea, superiorul ierarhic. n cazul n care se
constat existena unui conflict de interese, persoana n cauz i ntrerupe toate activitile
legate de subiectul n cauz. Ordonatorul de credite delegat ia personal orice msuri
suplimentare necesare.
2. n sensul alineatului (1), un conflict de interese exist n cazul n care exercitarea imparial
i obiectiv a funciilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane, menionate la alineatul
(1), este compromis din motive care implic familia5, viaa afectiv, afinitile politice sau
naionale, interesul economic6
sau orice alt interes comun cu cel al beneficiarului7.
[Indicai normele naionale .care prevd c: .. (dac/dup caz)]
Declar prin prezenta c nu cunosc s existe un conflict de interese cu privire la operatorii care
au [solicitat s participe la prezenta procedur de achiziii] [au depus o ofert pentru prezenta
procedur de achiziii], fie n calitate de persoane fizice sau membri ai unui consoriu, fie n
calitate de subcontractani propui.
5
XX gradul de rudenie, cstorie sau parteneriat civil nregistrat.6
Relaie contractual sau servicii de consultan pltite sau nepltite n curs.7
Inclusiv munca voluntar sau activitatea de membru al unui consiliu de administraie sau al unui consiliu director.
-
31
Din datele pe care le dein, nu exist fapte sau circumstane, trecute sau prezente sau care ar
putea surveni n viitorul apropiat care ar putea s aduc atingere independenei mele n relaia
cu oricare ter.
M angajez ca, dac voi constata sau va deveni evident n cursul procedurii de selecie/de
stabilire a criteriilor/ [de deschidere a] procedurii de evaluare/de executare sau modificare a
contractului c exist sau c a aprut un astfel de conflict de interese, s l declar imediat
consiliului/comisiei i, n cazul n care se constat existena unui astfel de conflict de interese, s
nu mai iau parte la procedura de evaluare i la orice activitate conex.
M angajez, de asemenea, s pstrez confidenialitatea tuturor informaiilor care mi vor fi
ncredinate. Nu voi divulga nicio informaie confidenial care mi este dezvluit sau pe care
am descoperit-o. Nu voi da o utilizare necuvenit informaiilor care mi sunt furnizate. n special,
consimt s pstrez n condiii de ncredere i confidenialitate orice informaii sau documente
care mi sunt dezvluite sau pe care le-am descoperit sau pregtit n cursul sau ca urmare a
evalurii i sunt de acord ca aceste informaii s fie utilizate numai n scopurile prezentei
evaluri i s nu fie divulgate niciunui ter. Sunt, de asemenea, de acord s nu pstrez copii
dup nicio informaie consemnat n scris care mi-a fost pus la dispoziie.
Semnat (data i locul):............................ ............................
Nume: ..................................
Funcia
-
32
Anexa 2: Exemple
Cazul nr. 1
Departamentul pentru lupta antifraud (DLAF) din Romnia a fost informat de ctre
Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului cu privire la un conflict de interese potenial
n cadrul unui proiect finanat din FEDR.
Beneficiarul proiectului era un consiliu judeean, iar contractul de finanare ncheiat n
2009 viza reabilitarea i modernizarea a 50 km de drumuri judeene.
n urma unei proceduri de achiziii publice naionale, derulate n conformitate cu legislaia
naional privind atribuirea contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune
de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, beneficiarul a atribuit
contractul de lucrri, n valoare de 10 milioane EUR, contractantului S.
Dup nceperea lucrrilor, S a solicitat beneficiarului s fie de acord cu nlocuirea
furnizorului de balast selectat iniial cu o alt companie, F, invocnd motive economice i
obinnd aprobarea supervizorului proiectului pentru aceast modificare.
La scurt timp dup aceea, S a solicitat beneficiarului s permit, de asemenea, nlocuirea
materialului de construcie folosit (piatr de carier) cu balast sub form de pietre i a
pus la dispoziie rapoarte de ncercare pentru acest material de construcie, care urma s
fie furnizat tot de F. Aprobarea proiectantului i a supervizorului proiectului fusese
obinut n prealabil.
Consiliul judeean a ntocmit urmtoarele documente referitoare la aceste dou
modificri:
- rapoarte semnate de coordonatorul de proiect, aprobate i semnate de
preedintele consiliului judeean;
- un addendum la contractul de lucrri, semnat de preedintele consiliului
judeean, n care era indicat noul furnizor al materialelor de construcie.
-
Investigaiile DLAF au scos la iveal faptul c F era deinut de dou persoane, fiecare
avnd 50% din aciunile companiei, iar una dintre acestea era ginerele preedintelui
consiliului judeean, beneficiarul proiectului.
Concluzia DLAF a fost c a existat un conflict de interese, deoarece documentele
prin care F era acceptat ca furnizor al materialelor de construcie au fost
semnate de preedintele consiliului judeean, care avea o relaie de rudenie de
gradul nti cu unul dintre proprietarii F.
-
33
Cazul nr. 2
DLAF (Romnia) a fost informat de ctre Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului
cu privire la unele aspecte ilegale identificate n cadrul unui proiect finanat prin
intermediul programului de coeziune economic i social PHARE 2000.
Beneficiarul proiectului era un operator economic, Z, iar obiectul contractului de finanare
viza certificarea sistemului de management al calitii din 12 ntreprinderi mici i mijlocii
din domeniul construciilor.
Pentru a atribui contractul de servicii de certificare n temeiul legislaiei naionale privind
achiziiile publice, beneficiarul a numit o comisie de evaluare alctuit din cinci membri,
care au semnat declaraii de confidenialitate i imparialitate.
DLAF a constatat c unul dintre membrii comisiei de evaluare era un auditor care
ncheiase acorduri de cooperare cu ofertantul ctigtor.
Acest lucru contravenea mai multor dispoziii din Ghidul practic n materie, din Ghidul
ofertantului i din anexa la acordul de grant ntruct unul dintre membrii comisiei de
evaluare care hotra atribuirea contractului se afla ntr-o situaie de conflict de
interese prin faptul c era ntr-o relaie contractual cu unul dintre ofertani.
Cazul nr. 3
DLAF (Romnia) a fost informat de ctre Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului
cu privire la unele semnale primite privind existena unui caz de fraud n cadrul unui
proiect finanat prin intermediul unui program operaional regional, axa prioritar 2, care
viza modernizarea unei pri dintr-un drum judeean, beneficiarul fiind un consiliu
judeean.
Contractul de servicii de proiectare a fost atribuit printr-o procedur de achiziii publice n
temeiul legislaiei naionale privind atribuirea contractelor de achiziii publice, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
Criteriul decisiv a fost oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic.
Ofertantul ctigtor, P, s-a angajat s nu subcontracteze nicio parte a contractului, dar
curnd dup aceea a reieit c acesta subcontractase pri ale contractului ctre A.
Doi funcionarii publici care au fost membri ai comisiei de evaluare pentru
procedura de achiziii n cauz erau angajai ai A subcontractantul
ofertantului ctigtor.
Autoritatea de management a sistat plata pentru serviciile furnizate de A din cauza
conflictului de interese ntre membrii comisiei de evaluare i subcontractant.
DLAF a considerat, conform legislaiei naionale, c a existat un conflict de interese.
Faptul c cei doi funcionari publici din cadrul consiliului judeean au luat parte
la decizia de atribuire a contractului de servicii ctre P a conferit un avantaj
material indirect societii care i-a angajat, A.
-
34
Cazul nr. 4
DLAF (Romnia) a fost informat de un organism intermediar pentru Programul
Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane cu privire la un conflict de interese
potenial n cadrul unui proiect finanat prin axa prioritar 3. Proiectul viza introducerea
unui set de tehnici i metode inovatoare pentru a mbunti capacitatea antreprenorial
n rndul ntreprinztorilor i a furniza sprijin pentru ntreprinderile mici i mijlocii din
dou regiuni.
Beneficiarul era o universitate al crei reprezentant legal era rectorul su, dl C.
Pentru activitile de informare ale proiectului, universitatea, n calitatea sa de angajator,
a ncheiat un contract de munc individual cu dl C, ca salariat.
n calitate de rector al universitii, dl C a numit echipa nsrcinat cu punerea n aplicare
a proiectului, din care fcea parte i dumnealui.
Prin semnarea contractului individual de munc, pe de o parte ca rector i ca
reprezentant legal al angajatorului i, pe de alt parte, ca angajat i membru al echipei
de executare a proiectului, dl C a semnat un contract cu el nsui i, prin urmare, a
obinut un avantaj material direct, respectiv perspectiva unei remuneraii suplimentare.
Conform Cartei Universitare (care pune n aplicare Legea educaiei naionale),
universitatea este o instituie de interes public, iar rectorul ndeplinete rolul de director
executiv al acesteia. Prin urmare, DLAF a considerat c existau motive pentru
deschiderea urmririi penale pentru o infraciune penal, n temeiul legislaiei naionale.