ghidul deconturilor de cheltuieli
Embed Size (px)
TRANSCRIPT
FONDUL CULTURAL NAIONAL
PENTRU ANUL 2021
2. Condiiile de acordare a finanrii aprobate. .................................................................................... 7
3. Condiii necesare efecturii plilor tranelor de finanare de ctre AFCN. .......................................... 8
4. Justificarea cheltuielilor efectuate ................................................................................................. 10
5. Ghid de lucru privind modalitatea de gestionare a deconturilor de cheltuieli, în vederea stabilirii corecte
i cu uurin a eligibilitii cheltuielilor în proiectele culturale finanate de AFCN. ................................ 12
5.1. Procedura prezentrii dosarelor de decontare de ctre beneficiarii /partenerii finanrilor
nerambursabile ................................................................................................................................................. 12
5.2. Modul de ordonare i aranjare a documentelor în dosarul de decont. .................................................. 13
5.3. Lista documentelor justificative care vor fi anexate in dosarul de decont ........................................... 18
5.4. Precizri din legislaia care guverneaz acordarea finanrilor nerambursabile de ctre AFCN. ...... 27
Legislaie de referin pentru realizarea bugetelor i rapoartelor financiare ale proiectelor FINANATE
PRIN ADMINISTRAIA FONDULUI CULTURAL NAIONAL ................................................................ 29
3
INTRODUCERE :
- prevederile Ordonanei Guvernului nr. 51 din 1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a programelor, proiectelor i aciunilor culturale, cu modificrile i completrile ulterioare;
- prevederile Ordinului nr. 2231 din 7 aprilie 2011 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i funcionarea comisiilor,procedura de selecie a programelor, proiectelor i aciunilor culturale în vederea acordrii de finanri nerambursabile din Fondul Cultural Naional, precum i de soluionare a contestaiilor, astfel cum a fost modificat i completat prin ordinul Ministrului Culturii nr. 2355/2013 i prin ordinul Ministerului Culturii nr. 3461/10.12.2020;
- prevederile Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 48 din 31 august 2016;
se elaboreaz prezentul ghid de lucru pentru gestionarea deconturilor de cheltuieli ale beneficiarilor de finanri nerambursabile din fondurile Administraiei Fondului Naional Cultural.
Termeni:
- cheltuial eligibil - plat care poate fi co-finanat prin programele de finanare rambursabil sau nerambursabil. Pentru a fi considerat eligibil în contextul proiectului, cheltuiala trebuie s îndeplineasc urmtoarele condiii:
S fie necesar pentru desfurarea proiectului, s fie prevzut în cadrul contractului de finanare i s fie în conformitate cu principiile unui management financiar solid;
S fie efectiv realizat pe perioada execuiei proiectului i s respecte prevederile din Contractul de finanare;
S figureze în registrele contabile ale beneficiarului, s fie identificabil i verificabil i s fie susinut de originalele actelor justificative;
- autoritate finanatoare - autoritate a administraiei publice centrale sau locale, instituie public care are ca obiect de activitate i finanarea de programe, proiecte i aciuni culturale;
- Administraia Fondului Cultural Naional (AFCN) - instituie public cu personalitate juridic, organizat i funcional în subordinea Ministerului Culturii;
4
- finanare nerambursabil - alocare de fonduri pentru acoperirea parial (maximum 90%) a cheltuielilor necesare producerii i/sau promovrii de proiecte i bunuri culturale;
- bun cultural - materializarea unei aciuni, a unui proiect sau program cultural, prin care se urmrete, în funcie de adresabilitate, satisfacerea interesului cultural la nivel local, judeean, euroregional, naional sau de reprezentare internaional;
- aciune cultural - prezentarea public a rezultatului unei activiti având caracter irepetabil în timp, în urma creia rezult un bun cultural de tip eveniment;
- proiect cultural - suma activitilor specifice unor anumite domenii culturale / artistice sau, dup caz, ansamblul de aciuni culturale structurate organic, realizat într-o perioad de timp determinat, care nu excede, de regul, durata unui exerciiu financiar în urma cruia rezult o experien artistic si/sau un bun cultural;
- program cultural multianual - ansamblul de proiecte culturale sau, dup caz, ansamblul de proiecte i aciuni culturale, subsumat unei teme / concepii, realizat într-o perioada de timp ce excedeaz duratei unui exerciiu financiar, în urma cruia rezult unul sau mai multe bunuri culturale;
- ofert cultural - propunerea de producere sau exploatare a unui bun cultural, elaborat de solicitant sub forma unui program, proiect ori a unei aciuni culturale;
- solicitant - persoan fizic autorizat sau persoan juridic de drept public ori privat, român sau strin, autorizat, respectiv înfiinat în condiiile legii române ori strine, dup caz, care depune o ofert cultural;
- beneficiar - solicitantul cruia i se atribuie contractul de finanare nerambursabil în urma aplicrii procedurilor prevzute de prezenta ordonan, devenind responsabil cu producerea sau exploatarea bunului cultural;
- partener - organizaie care vine cu o contribuie în proiect (resurse financiare, umane, logistice, alte servicii necesare pentru implementarea proiectului), ale crei servicii nu sunt pltite i nu se pot deconta. Dac se intenioneaz plata serviciilor respective, organizaiile care le presteaz vor deveni furnizori de servicii, iar serviciile acestora vor fi bugetate fie din finanare AFCN, fie din contribuie proprie/alte surse, dar îi vor pierde calitatea de parteneri.
5
1. Noiuni generale
Pentru ca o cheltuial s fie aprobat i decontat din finanarea nerambursabil, trebuie s fie o cheltuial eligibil, aferent unei activiti/aciuni care s-a derulat începând cu data menionat în contractul de finanare.
Documentul de referin pentru stabilirea eligibilitatii cheltuielilor este Bugetul de venituri i cheltuieli, Anexa nr. 2. la contractul de finanare.
Urmând structura bugetului estimativ de venituri i cheltuieli, Raportul financiar final trebuie s menioneze, pe categorii de cheltuieli, toate informaiile cuprinse în documentele justificative, respectiv tipul, numrul, data, valoarea cheltuielilor efectuate i explicaii cu referire la ceea ce reprezint.
Dac, din motive obiective, în perioada derulrii proiectului sunt necesare modificri în structura i valoarea unei cheltuieli sau între diferite tipuri de cheltuieli bugetare, fr a depi procentele maximale impuse de prevederile legale, beneficiarul este obligat s notifice AFCN, iar aceasta s-i exprime acordul. Beneficiarul poate aplica modificarea solicitat numai dup obinerea acordului. Beneficiarul este obligat s depun Bugetul de venituri i cheltuieli în noua variant dorit, pân cel târziu la data depunerii documentaiei de decont la sediul AFCN.
ATENIE !!!
Procentele maximale ale cheltuielilor cuprinse în Bugetul de venituri i cheltuieli sunt cele stabilite de Ordonana Guvernului nr. 51/1998, respectiv:
- Suma alocat la linia bugetara 3.1.2 Diurn-mese cumulat cu suma alocat la Capitolul 5 „Cheltuieli administrative” nu poate depi 20% din totalul finanrii acordate.
- Suma alocat la Capitolul 6 „Dotri Independente” nu poate depi 20% din totalul finanrii acordate.
ATENIE !!!
Finanarea nerambursabil nu se acord pentru activiti generatoare de profit (Art. 4 pct. (5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998).
În cazul în care din activitile proiectului se obin venituri, acestea se vor folosi obligatoriu, integral, în implementarea proiectului i se vor regsi în cheltuielile i plile aferente contribuiei proprii.
6
ATENIE!!!
Finanrile nerambursabile acordate nu pot fi folosite pentru acoperirea unor debite ale beneficiarilor sau pentru cheltuieli salariale ale persoanelor juridice de drept public beneficiare.
Sunt considerate cheltuielile proiectului toate cheltuielile cuprinse în rapoartele financiare, atât cele efectuate din finanarea de la AFCN, cât i cele realizate din cofinanarea asigurat de beneficiar.
Eligibilitatea cheltuielilor proiectului se stabilete pentru fiecare raport financiar depus, în conformitate cu documentele anexate i activitile desfurate (Art. 6 pct. (6) din Ordonanta 51/1998).
Pentru stabilirea eligibilitii unei cheltuieli din finanare AFCN se vor avea în vedere urmtoarele aspecte:
- plata este efectuat de ctre beneficiar între datele stabilite în contractul de finanare ca fiind de început i sfârit, dup semnarea acestuia de ctre pri, adic pe perioada de implementare a proiectului;
- cheltuiala este prevazut în bugetul aprobat i este efectuat pentru realizarea obiectivelor prevzute în proiect;
- dosarul de decontare prezentat de beneficiar conine toate documentele justificative de plat (în copie conform cu originalul), în conformitate cu precizrile prezentului document i ale legislaiei în vigoare, pentru fiecare tip de cheltuial;
- beneficiarul a dovedit realizarea tuturor activitilor pentru care a fost realizat cheltuiala înscris în raportul financiar.
7
Contractul de finanare încheiat între Administraia Fondului Cultural Naional, în calitate de finanator, i beneficiarul finanrii, va preciza valoarea maxim a sumelor cu care va fi finanat proiectul.
ATENIE !!!
În nici o situaie, suma final total pltit beneficiarului nu poate s depeasc suma maxim a finanrii aprobate, chiar dac costurile eligibile totale finale depesc costurile eligibile totale estimate.
Suma final acordat cu titlul de finanare nerambursabil, integral sau parial, se stabilete dup evaluarea raportului narativ i a cheltuielilor eligibile reale ale proiectului, pe baza documentelor justificative depuse de beneficiar în dosarul de decont.
Valoarea finanrii efectiv pltit poate fi mai mic decât valoarea finanrii aprobate iniial, conform bugetului estimativ, în urmtoarele situaii:
- cheltuielile efectuate au fost mai mici decât cele estimate, dar fr a influena activitile i consistena proiectului;
- anumite cheltuieli nu au mai fost efectuate;
- unele cheltuieli efectuate nu au fost considerate eligibile, în urma evalurii raportului intermediar/final;
- neatingerea nivelului minim al cofinanrii asigurate de beneficiar, respectiv minimum 10% din totalul proiectului pentru care s-a aprobat finanarea, atrage diminuarea finanrii cheltuielilor totale eligibile pân ce acest procent va fi atins la finalul proiectului.
8
3. Condiii necesare efecturii plilor tranelor de finanare de ctre AFCN.
În conformitate cu prevederile Ordonanei Guvernului nr. 51/1998 i ale normelor de aplicare, AFCN acorda finanare beneficiarilor proiectelor culturale în trane. Plata sumelor reprezentând tranele se efectueaz prin virament bancar, din bugetul AFCN, în contul bancar al beneficiarului, în baza facturii fiscale emise de beneficiar pentru fiecare tran (Art. 6 pct. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 51/1998).
Factura fiscal va fi întocmit în conformitate cu prevederile legale i va conine urmtoarele informaii:
- Seria i numrul facturii;
- Data emiterii;
- Datele de identificare ale furnizorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal, numrul din Registrul Comertului sau similar, contul bancar IBAN i banca la care este deschis acesta);
- Datele de identificare ale finanatorului, respectiv Administraia Fondului Cultural Naional: Cod fiscal 17966770, Cont RO32 TREZ 23E6 7500 0203 030X, deschis la Trezoreria Sectorului 1 Bucureti;
- Denumirea serviciului: contravaloare trana nr. ___, reprezentând finanare nerambursabil conform Contractului de finanare nerambursabil, Aria tematic………………….;
- Valoarea tranei în lei;
- Semntura beneficiarului finanrii.
Factura emis de beneficiarul finanrii trebuie transmis ctre AFCN în original.
Prima tran (avans)
Pentru acordarea primei trane din finanare, beneficiarilor, persoane juridice i/sau persoane fizice autorizate, acetia vor depune factura fiscal, la data semnrii contractului de finanare sau în cel mai scurt timp posibil dup aceast dat (Art. 6 pct. (4) din Ordonanta Guvernului nr. 51/1998).
9
Trana final (final)
Pentru acordarea ultimei trane (final), care nu poate fi mai mic de 15% din valoarea total a finanrii primite de la AFCN (Art. 6 pct. (5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998), la termenul specificat în Graficul de finanare anexat contractului de finanare, beneficiarii finanrii nerambursabile vor depune dosarul de decont aferent întregii sume alocate, inclusiv contribuia proprie, în proporie de minimum 10% din valoarea total a proiectului cultural.
În situaia în care, în urma verificrii documentaiei financiare se constat existena unor cheltuieli neeligibile, acestea nu vor fi decontate.
În mod obligatoriu, tranele de finanare vor fi acordate numai pe baza facturii fiscale emis de ctre beneficiarul finanrii nerambursabile.
10
4. Justificarea cheltuielilor efectuate
Pentru a fi acceptate drept cheltuieli eligibile, documentele prezentate în dosarul de decont trebuie s fac dovada legturii directe dintre cheltuielile efectuate i activitile desfurate în cadrul proiectului.
De asemenea, acceptarea cheltuielilor este condiionat în mod obligatoriu de îndeplinirea urmtoarelor criterii:
Documentele justificative (facturi, chitane, avize etc.) primite de la furnizorii de servicii/ bunuri/ lucrri trebuie s fie emise pe numele beneficiarului finanrii sau pe numele partenerului (partenerilor), cu toate datele de identificare ale acestuia, în conformitate cu prevederile Codului Fiscal;
Documentele justificative trebuie s fie înscrise cu toate informaiile necesare din punct de vedere al formei, respectiv seria i numrul documentului, data emiterii i cea a scadenei, emitentul documentului cu toate datele de identificare, conturile bancare i banca unde sunt deschise acestea;
Documentele justificative anexate în dosarul de decont trebuie s fie emise în perioada de desfurare a proiectului, respectiv începând cu data semnrii contractului de finanare i pân la data finalizrii acestuia sau pân la depunerea raportului final;
Documentele justificative trebuie s aib înscris denumirea exact i detaliat a produselor sau serviciilor achiziionate în vederea implementrii activitilor proiectului;
Documentele justificative trebuie s fie însoite de dovada plii, respectiv ordin de plat vizat de banc, ordin de plat electronic evideniat în extrasul de cont, recipisa pentru plile cu card bancar, extrasul de cont emis de banc în care s fie evideniate plile aferente proiectului, chitana, bonul fiscal, registrul de cas aferent plilor în numerar, alte documente legale care s justifice plata;
Documentele justificative emise de furnizorii bunurilor i serviciilor din afara granielor României, pe numele beneficiarului/ partenerilor finanrii sau ctre participanii la proiect, vor fi prezentate în dosarul de decont împreun cu dovada plii lor, dar însoite de traducerea în limba român efectuat de un traductor autorizat, semnate i tampilate de acesta, nefiind necesar legalizarea lor de ctre un notar public;
Achiziia bunurilor, serviciilor i lucrrilor necesare implementrii proiectelor de ctre beneficiarii/partenerii finanrii se realizeaz cu respectarea prevederilor Legii 98/2016, cu privire la achiziiile publice. Nerespectarea legislaiei referitoare la achiziiile publice va determina stabilirea ca neeligibil a respectivei cheltuieli.
11
Achiziionarea unui bun/serviciu/lucrare avand valoarea sub 132.519 lei se poate efectua prin cumprare direct, în conformitate cu prevederile legii.
În cazul cumprrii directe, beneficiarul finanrii are obligaia s fac dovada prospectrii pieei pentru bunul/serviciul/lucrarea achiziionat, în concordan cu principiul eficacitii utilizrii fondurilor publice, s anexeze un raport (tabel) de prezentare comparativ a ofertelor primite de la prestatorii de servicii/comerciani i decizia comisiei de adjudecare a ofertei câtigtoare.
Dovada seleciei de oferte i a atribuirii achiziiei se face prin anexarea, în spatele documentelor justificative, a cererii de ofert transmise la furnizori/prestatori, a ofertelor primite de la furnizori/prestatori, a tabelului comparativ al ofertelor sau a procesului verbal de selecie/atribuire, asumat de ctre reprezentantul legal al beneficiarului sau un responsabil/comisie numit/ de ctre acesta.
ATENIE !!!
Documentele justificative anexate în dosarul de decont depus de ctre beneficiarii finanrilor nerambursabile vor fi depuse în copie lizibil, semnate i tampilate „conform cu originalul”, respectând ordinea prezentat în acest document.
12
5. Ghid de lucru privind modalitatea de gestionare a deconturilor de cheltuieli, în vederea stabilirii corecte i cu uurin a eligibilitii cheltuielilor în proiectele culturale finanate de AFCN.
5.1. Procedura prezentrii dosarelor de decontare de ctre beneficiarii /partenerii finanrilor nerambursabile
În vederea justificrii cheltuielilor aferente activitilor derulate în cadrul proiectelor culturale cu finanare nerambursabil de la AFCN, beneficiarii vor depune documentele justificative la termenele convenite în contractele de finanare, îndosariate în ordinea stabilit în formularul privind bugetul de venituri i cheltuieli. În aceeai ordine vor fi înscrise i în Raportul financiar .
În momentul depunerii dosarelor de decont, acestea vor primi un numr de intrare în AFCN, aplicat pe adresa de înaintare a documentaiei, emis de Beneficiar.
La finalizarea verificrii dosarului de decont, beneficiarii vor fi notificai în legtur cu rezultatul verificrii, fie telefonic, fie prin pota electronic. Astfel, beneficiarii sunt rugai ca, în contractul de finanare, s comunice o adres de email valabil, ce va fi folosit pe tot parcursul procesului de evaluare i decontare a finanrii nerambursabile.
ATENIE!!!
Este absolut necesar ca pe parcursul derulrii proiectului i mai ales pe parcursul verificrii dosarului de decont, beneficiarul s urmreasc corespondena electronic pentru a recepiona, în timp real, informrile transmise de ctre AFCN.
Verificarea dosarului de decont nu se efectueaz în momentul depunerii acestuia la AFCN, ci la un termen comunicat de reprezentanii instituiei.
Dosarele de decont vor conine, în mod obligatoriu, elementele de identificare ale proiectului, respectiv denumirea beneficiarului, denumirea (titlul) proiectului, numrul contractului de finanare/aria tematic (de ex: Artele Spectacolului, Patrimoniu Cultural Material etc.)
Dosarele de decont vor conine un OPIS al documentelor depuse, semnat i tampilat de ctre beneficiar. În coninutul su va fi obligatorie pstrarea ordinii în care sunt aezate documentele în dosar;
Fiecare document justificativ din cadrul dosarului de decont va fi prezentat în copie certificat „Conform cu originalul”, alturi de semntura beneficiarului finanrii înscris pe fiecare pagin;
13
Factura fiscal emis de beneficiarul finanrii, în original, necesar pentru plata tranei a II-a de finanare, va fi inclus în dosarul de decont.
În cuprinsul documentaiei de decont se va regsi dosarul de pres al proiectului cultural coninând extrase din presa scris, audio, video: interviuri, imagini, print screen, articole diverse, cu menionarea numelui, siglei, rolului i calitii AFCN, potrivit clauzelor contractului de finanare. Articolele în limbi strine vor fi rezumate într-o traducere în limba român.
Dosarele de decont depuse la AFCN în vederea evalurii, care nu respect condiiile de organizare enumerate în prezentul ghid, vor fi returnate pe loc beneficiarului sau expeditorului (în cazul celor trimise prin delegat), i prin pot cu plata la destinaie (în cazul celor trimise prin pot sau curier);
În situaia în care dosarele de decont au fost returnate ca fiind incomplete, iar beneficiarilor finanrii nerambursabile li se solicit completri /clarificri, acestea vor fi transmise ctre AFCN prin scrisoare de rspuns la solicitarea de clarificri /completri, îndosariate i purtând aceleai elemente de identificare ca i decontul iniial.
ATENIE!!!
În cazul returnrii documentaiei ca urmare a nerespectrii condiiilor de întocmire menionate în prezentul ghid, responsabilitatea de încadrare în termenele de decont stipulate în contractul de finanare revine în totalitate beneficiarului finanrii nerambursabile.
5.2. Modul de ordonare i aranjare a documentelor în dosarul de decont.
De la începutul dosarului spre finalul acestuia, documentele vor avea urmtoarea ordine:
ATENIE!!!
Nerespectarea ordinii documentelor în dosarul de decont poate atrage returnarea documentaiei ca urmare a nerespectrii condiiilor de întocmire menionate în prezentul ghid.
1. Copie dup contractul de finanare.
2. Factura fiscal în original emis de beneficiarul finanrii nerambursabile ctre AFCN în vederea decontrii transei de finanare.
3. Documente de tip „Declaraie”, „Not justificativ”, „Notificare”, rspunsurile
14
pentru notificrile trimise, i altele similare solicitate de AFCN, care s vin în sprijinul justificrii activitii desfurate, dac este cazul.
4. OPIS-ul documentelor justificative anexate.
5. Documentele justificative, în copie „Conform cu originalul”, semnate pe fiecare pagin de ctre reprezentantul legal al beneficiarului finanrii, separate pe linii de finanare bugetare, astfel:
I. Linia 1 – Onorarii
Onorariul reprezint retribuia pltit în cadrul unui contract de drept autor /drepturi conexe dreptului de autor.
Situaii:
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul de drept autor/drepturi conexe, însoit de copie dup actul de identitate al persoanei respective.
- Documentul justificativ: Statul de plata a onorariului. Se va specifica perioada pentru care se efectueaz plata iar documentul va fi semnat de ctre conducatorul instituiei i conductorul compartimentului financiar-contabil.
- Documente de plat: în cazul plii prin virament bancar, ordin de plat a sumei nete, ordine de plat aferente contribuiilor i impozitului; în cazul plii în numerar: ordine de plat aferente plii contribuiilor i impozitului datorate, iar pentru suma net, statul va fi semnat pentru primirea sumei în numerar de ctre beneficiarul acesteia i meniunea „Achitat”, de ctre casier.
- Nu se accept plata cu dispoziie de plat prin casierie, fr stat de plat.
- Documentul de înregistrare a plaii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest executarea lucrrii – proces verbal de recepie a lucrrii.
Titularul dreptului de autor este persoan juridic
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul de drept autor/drepturi conexe.
- Documentul justificativ: Factura fiscal pentru lucrarea executat, în cuantumul sumei totale alocate în bugetul proiectului pentru aceast seciune. Se va specifica perioada pentru care se efectueaz plat.
- Documente de plat:
15
În cazul plaii în numerar – chitana de încasare a onorariului.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest executarea lucrrii – proces verbal de recepie a lucrrii.
ATENIE!!!
În cadrul contractelor de drept de autor/drepturi conexe, se va meniona proiectul cultural cofinanat de AFCN
II. Linia 2 – Remuneraii colaboratori.
Remuneraia reprezint retribuia pltit în cadrul unui contract de prestri servicii încheiat în baza Codului Civil sau salariul în cadrul unui contract de munc încheiat în baza Codului Muncii.
Prestatorul de servicii este persoan fizic
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul de munc sau contractul civil de prestri servicii, însoit de copie dup actul de identitate al persoanei respective.
- Documentul justificativ: Statul de plat a salariului/remuneraiei. Se va specifica perioada pentru care se efectueaz plata iar documentul va fi semnat de ctre conductorul entitii i conductorul compartimentului financiar-contabil.
- Documente de plat:
În cazul plii prin virament bancar – ordine de plat aferente plii impozitului (i contribuii în cazul contractului de munc) i a sumei nete.
În cazul plii în numerar – ordine de plat aferente plii impozitului datorat (i contribuii în cazul contractului de munc) iar, pentru suma net, statul de plat va fi semnat pentru primirea sumei în numerar de ctre beneficiarul acesteia i va purta meniunea „Achitat”, de ctre casier. În acest caz, nu este necesar dispoziia de plat din casierie pentru justificarea plii.
Plata se face la sfâritul proiectului, dup realizarea integral a lucrrii/prestaiei care a fcut obiectul contractului sau lunar în cazul contractului de munc.
Nu se accept plata cu dispoziie de plat prin casierie, fr stat de plat.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest prestarea serviciului – proces verbal de recepie a lucrrii
16
ATENIE!!!
La solicitarea AFCN, beneficiarul va face dovada calitii persoanei, stabilit în contractul civil de prestri servicii, cu documente precum diploma de bacalaureat, diploma de licen, diploma de master sau alte certificri.
În cadrul contractelor civile de prestri servicii se va meniona proiectul cultural cofinanat de AFCN
Prestatorul de servicii este persoan juridic
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul civil de prestri servicii.
- Documentul justificativ: Factura fiscal pentru activitatea prestat, în cuantumul sumelor alocate in bugetul proiectului pentru aceast seciune. Se va specifica perioada pentru care se efectueaza plata.
- Documente de plat:
În cazul plii prin virament bancar – ordin de plat.
În cazul plii în numerar – chitana de încasare a contravalorii facturii fiscale.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest prestarea serviciului – proces verbal de receptie a serviciilor prestate.
Prestatorii de servicii sunt zilieri
Pentru activiti necalificate, cu caracter ocazional, care se subscriu prevederilor Legii nr.52/2011 privind exercitarea unor activiti cu caracter ocazional desfurate de zilieri, documentele justificative sunt:
- Documentul care st la baza tranzaciei: acord/înelegere/alt form scris de raport juridic.
- Documentul justificativ: Registrul de eviden a zilierilor, completat zilnic, pe toat perioada desfurrii activitii.
- Documente de plat:
17
În cazul plii în numerar – Registrul de eviden a zilierilor.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
Este necesar prezentarea la decont a dovezii depunerii la Inspectoratul Teritorial de Munc a extrasului Registrului de eviden a zilierilor.
III. Linia 3 – Cheltuieli materiale si servicii
3.1. - Cazare i mas sau diurn pentru participani, invitai, echipa de proiect
Cazare
Decontarea se va face cu respectarea prevederilor HG 714/2018, cu modificrile i completrile ulterioare, aplicabile instituiilor publice, coroborate cu prevederile OG 48/2016.
- Se pot deconta 230 lei/zi/persoan pentru acoperirea cheltuielilor de cazare.
- Documentul justificativ – ordin de deplasare (pentru angajai), referat al managerului de proiect pentru alte persoane implicate în proiect (echip de proiect, invitai, participani etc.).
- Documente de plat – ordine de plat, chitan, dispozitie de plat etc.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest livrarea serviciului – Ordinul de deplasare confirmat la destinaie (pentru angajaii beneficiarului, pentru care s-a emis ordin de deplasare) i/sau lista persoanelor care au fost plecate în deplasare (pentru echipa de proiect i invitaii în proiect) cu menionarea numelui i prenumelui, date de identificare, copie act de identitate, calitatea în proiect, semntura, confirmat de ctre hotel/pensiune (diagrama de cazare). Dac în factura emis de unitatea hotelier se menioneaz numele i prenumele persoanelor care au beneficiat de serviciile de cazare, perioada i numrul de camere, nu mai este necesar diagrama de cazare.
Modul de aranjare i ordonare în dosarul de decont va continua în acelai fel i pentru restul liniilor i subliniilor bugetare.
NU este necesar inserarea liniilor bugetare sau subliniilor în situaia în care nu exist documente justificative aferente lor.
18
Procedura descris pentru modul de ordonare a documentelor justificative va fi pstrat întocmai, atât în raportul financiar – tabelul documentelor anexate (anex la prezentul ghid), cât i în OPIS-ul documentelor anexate.
RECOMANDARE!
Separarea pe linii bugetare se va evidenia cu separatoare astfel încât procedura de evaluare i verificare s fie eficient, iar timpii de rspuns s fie optimi.
5.3. Lista documentelor justificative care vor fi anexate in dosarul de decont
ATENIE !
Informaii privind documentele necesare decontrii cheltuielilor
Tip cheltuial: Onorarii acordate titularilor de drepturi de autor/drepturi conexe, în cadrul contractelor încheiate cu acetia.
Cadru legal: Legea dreptului de autor/drepturilor conexe nr. 8/2006 actualizat, Codul fiscal i normele de aplicare.
Reineri la surs: impozit pe venit.
Documente justificative:
- Contractul de drepturi de autor/drepturi conexe, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului, proiectul cultural co-finanat de AFCN, valoarea contractului, modalitatea de plat, perioada de valabilitate a contractului i termenele de livrare.
- Copia actului de identitate al titularului dreptului de autor/conex.
- Procesul verbal de recepie a operei.
Documente care atest efectuarea plii:
- Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de autor/conex. Dac plata se face în numerar titularul va semna pentru suma încasat. Dac plata se face prin ordin de plat se va specifica numrul i data acestuia lâng suma net.
19
- Ordin de plat sau foaie de vrsmînt pentru impozit.
- Tranzacie bancar sau extras de cont bancar sau registru de cas pentru evidenierea plilor efectuate prin banc sau prin casierie.
Tip cheltuial: Remuneraii acordate colaboratorilor pentru servicii prestate în baza contractelor civile de prestri servicii sau în baza contractelor de munc pe perioad determinat, pe durata proiectului.
Cadru legal: Codul civil, Codul Municii, Codul fiscal i normele de aplicare.
Reineri la surs: impozit pe venit pentru contrctele de prestri servicii, contribuii obligatorii i impozit pentru contractele de munc.
Documente justificative:
- Contractul de prestri servicii încheiat în baza codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului, proiectul cultural cofinanat de AFCN, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare.
- Copie act identitate colaborator.
Dac beneficiarul finanrii alege s încheie contracte de munc pe durata determinat a proiectului, în baza Codului Muncii, documentele justificative sunt urmtoarele:
- Contract de munc încheiat în baza codului muncii, cu respectarea prevederilor legale, cu menionarea normei de ore zilnice, nivelul salariului brut lunar, perioada determinat a proiectului, fia postului.
- Copie act identitate salariat.
Documente care atest efectuarea plii:
- Statul de plat a remuneraiilor/salariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a deducerilor personale, a contribuiilor obligatorii, a impozitului pe venit i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului. Dac plata se face în numerar titularul va semna pentru suma încasat. Dac plata se face prin ordin de plat se va specifica numrul i data acestuia lâng suma net.
- Ordin de plat sau foaie de vrsmînt pentru impozit i contribuii.
20
- Tranzacie bancar sau extras de cont sau registru de cas pentru evidenierea plilor efectuate prin banc sau prin casierie.
Tip cheltuial: Diurn - Mas
Decontarea se va face cu respectarea prevederilor HG 714/2018, cu modificrile i completrile ulterioare, aplicabile instituiilor publice, coroborate cu prevedrile OG 48/2016. Pentru diurn:
- La nivelul maxim de 20 lei/zi/persoan pentru deplasrile interne.
- La nivelul maxim prevzut de HG 518/1995 pentru deplasrile în strintate.
Documente justificative:
- Ordinul de deplasare completat în conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
- Decont de cheltuieli completat în conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile (pentru deplasrile externe).
- Pentru calculul diurnei externe: bilete de tren, avion (inclusiv cartea de îmbarcare), autocar
Documentele care atest efectuarea plii:
- Ordin de plat/borderou virare în cont de card/chitan/dispoziie de plat
- Tranzacie bancar sau extras de cont bancar i/sau registru de cas.
- Diurna se acord în condiiile legii, pentru toate persoanele participante la proiect, cu prezentarea listei nominale a beneficiarilor de diurn, copii dup actele de identitate ale acestora, stat de plat a diurnei cu semnturile beneficiarilor (dac diurna se pltete în numerar) întocmit de organizaia care implementeaz proiectul pentru care a obinut finanare.
Dac nu se acord diurn se pot efectua cheltuieli de mas, pentru toate persoanele implicate în proiect, cheltuieli care nu pot depi 60 lei/zi/persoan. Se vor întocmi liste cu toate persoanele care beneficiaz de mas, cu precizarea calitii în proiect i semntura care confirm faptul c persoanele respective au luat masa în perioada precizat. Nu pot fi acordate în acelai timp pentru aceleai persoane atât diurn cât i cheltuieli de mas. Dac masa este asigurat de un prestator de astfel de servicii sunt necesare urmtoarele documente:
- Factura fiscal (din ar sau strintate), reprezentând contravaloarea mesei servite cu detalierea produselor consummate, însoit de un tabel centralizator cu numele persoanelor care au servit masa i poziia acestora în proiect (invitat, membru al echipei de proiect, participant etc.).
21
- Registrul de cas i/sau tranzacia bancar sau extrasul de cont.
ATENIE!!!
Tip cheltuial: Transport internaional (avion, tren sau autovehicul) i transport intern (între localiti, în aceeai ar).
Cadru legal: HG 1860/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, Cap. III, art. 13- 25, aplicabile instituiilor publice.
Transport aerian
Documente justificative
- Copie act identitate/pasaport.
- Contract de prestri servicii cu furnizorul, dac biletele de avion sunt achiziionate printr-un ter.
- Dovada prospectrii pieei pentru obinerea de oferte, în condiiile Legii 98/2016, dac este cazul.
Documente care atest plata
- Factur fiscal/ ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat.
- Tranzacie bancar sau extras de cont bnacar, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Transport terestru
Documente justificative
- Bilet de tren, microbuz, autobuz, foaie de parcurs.
- Decontarea transportului efectuat cu mijloace auto proprii se face pe baza consumului de combustibil de 7,5 litri pentru 100 km.
- Contract de închiriere, dac este cazul.
- Contract de prestri servicii, dac este cazul.
- Contract de comodat, dac este cazul.
22
- Dovada prospectrii pieei pentru obinerea de oferte, în condiiile Legii 98/2016, dac este cazul.
În condiiile în care transportul extern se face cu mijloace proprii i nu rezult din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraie pe proprie rspundere privind activitatea desfurat, numrul de persoane care au facut deplasarea, traseul parcurs cu menionarea punctelor importante, numrul de zile petrecute în strintate pentru desfurarea proiectului, care trebuie semnat de beneficiarul finanrii sau partenerul acestuia.
Documente care atest plata
- Factur fiscal/ ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat.
- În factur se vor meniona ruta, numrul de kilometri parcuri i numrul de persoane transportate, dac aceste detalii nu sunt menionate în contract.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Cheltuieli conexe transportului internaional de persoane: cheltuielile cu viz, asigurare de sntate, taxe de drum i taxe de parcare
Documente justificative
Documente care atest plata
- Factur fiscal (extern sau extern) cu descrierea explicit a cheltuielii efectuate
- Chitane/ bonuri fiscale/ tichete/ bonuri/ vouchere pentru taxele de drum/ autostrad, vignete, taloane de parcare
- Polia de asigurare de sntate sau asigurarea obligatorie cu cartea verde inclus (în copie)
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Tip cheltuial: Cheltuiei specifice
23
Documente justificative
- Nota intern de recepie (NIR), dac este cazul
- Bonul de consum pentru materialele achiziionate i consumate
- Procesul verbal de recepie a serviciilor/lucrrilor
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare)
Documente care atest plata
- Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Transport de echipamente, materiale destinate organizrii i desfurrii proiectului, cu mijloace închiriate de la furnizorii autorizai
Documente justificative:
- Contractul de prestri servicii i acte adiionale, dac este cazul.
- Contractul de închiriere cu deintorul spaiilor/echipamentelor, dac este cazul.
- Procese verbale de recepie a serviciilor/lucrrilor.
- Copia documentului de atestare, în cazul PFA-urilor prestatoare de servicii.
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
Documente care atest plata
- Factur fiscal detaliat emis de furnizor/prestator.
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
24
Documente justificative
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- Contract de închiriere; dac proprietarul este persoan fizic, contractul va fi înregistrat la unitatea fiscal competent
- Proces verbal de predare-primire a bunurilor închiriate
Documente care atest plata
- Statul de plat, dac deintorul spaiilor/echipamentelor este persoan fizic
- Copie dup actul de identitate al persoanei respective
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Alte activiti eligibile
Organizarea de întâlniri, seminare, conferine, ateliere de lucru
Stagii de formare (cursuri, module, specializri)
Aciuni promoionale i de publicitate
Documente justificative
Pentru toate tipurile de cheltuieli generate de derularea acestor activiti, în funcie de forma juridica a prestatorului, se vor intocmi documentele justificative în conformitate cu legislaia în vigoare:
- dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- toate tipurile de cheltuieli trebuie efectuate în baza unui contract/comand,
- trebuie s fie livrate în baza unui proces verbal de recepie/raport de activitate;
- pentru toate materialele achiziionate se vor întocmi note interne de recepie i bonuri de consum;
25
- toate materialele vor fi achiziionate i consumate în timpul proiectului i în scopul exclusiv al acestuia;
- pentru toate materialele publicitare se vor prezenta: liste distribuie/ 2 exemplare din fiecare material (afi, flyer, brour, catalog prezentare)/ print screen prezentri on-line/ not privind amplasarea materialelor publicitare cum sunt bannere, mesh- uri, panouri luminoase,
- în cazul contractelor de promovare prin spoturi publicitare (radio, tv, on-line) se vor preciza timpii de difuzare/intervalul orar pe zile;
- pentru toate materialele tiprite care intr sub incidena Legii nr. 111/21 noiembrie 1995 privind constituirea, organizarea, funcionarea Depozitului legal de documente, indiferent de suport, beneficiarul finanrii va lua msurile privind respectarea prevederilor acestui act normativ.
Documente care atest plata
- Factur fiscal emis de furnizor.
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Cheltuieli administrative
Chiria pentru biroul implicat în organizarea proiectului cultural
Documente justificative
- Decizii ale conducerii entitii cu privire la nivelul procentual al utilitilor consumate în interesul proiectului
Documente care atest plata
- Factur fiscal emis de furnizor.
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
26
Documente justificative
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- Contract/Comand
Documente care atest plata
- Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea bunurilor achiziionate, unitate de msur, cantitate, pre
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Dotri independente
Echipamentele i obiectele cu o valoare de peste 2500 lei, softurile informatice indiferent de valoare, sunt considerate mijloace fixe i achiziionarea acestora nu este eligibil din finanarea AFCN. Aceste cheltuilei sunt eligibile EXCLUSIV din contribuie proprie sau surse atrase.
Documente justificative, în condiiile achiziionrii mijloacelor fixe din contribuie proprie/surs atras
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- Contract achiziie
- Factur fiscal
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
27
ATENIE!!!
DIN FINANAREA AFCN NU SE DECONTEAZ ACHIZIIA DE MIJLOACE FIXE
Premii
Premiul reprezint o recompens oferit unui artist (unei persoane fizice, în cazul de fa) care exceleaz în domeniul su.
- Nu se acord premii persoanelor juridice
- Premiul se acord conform prevederilor unui regulament asumat de ctre o comisie de jurizare/juriu, constituit în baza unei decizii a conductorului organizaiei
- Pentru premiile acordate în domeniul cultural, se calculeaz i se reine impozit pentru sume ce depesc nivelul de 600 lei, conform Codului Fiscal în vigoare.
Documente justificative
- Regulament de acordare a premiilor
- Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toi componenii comisiei de jurizare
Documente care atest plata
- Statul de plat întocmit i asumat de organizaie, semnat de beneficairul premiului pentru încasare, dac plata premiului se face în numerar
- Ordin de plat dac plata premiului se face prin banc
- Ordin de plat/Foiae de vrsmânt pentru impozit, dac este cazul
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
5.4. Precizri din legislaia care guverneaz acordarea finanrilor nerambursabile de ctre AFCN.
Bugetul proiectului trebuie s fie echilibrat i s acopere o cât mai mare parte a cheltuielilor necesare implementrii în bune condiii a proiectului.
ATENTIE !
Plile efectuate în strintate vor fi însoite de documente justificative (factur, bon fiscal, chitan etc). În caz contrar, aceste cheltuieli vor fi considerate neeligibile. Procedura de decont a cheltuielilor justificate cu astfel de documente
28
este guvernat de legislaia româneasc, indiferent de ara de provenien i modalitile de plat ale produselor/serviciilor pentru care s-au efectuat cheltuieli.Toate documentele vor fi traduse în limba român.
Toate documentele reprezentând pli efectuate în numerar, prin casieria entitii vor purta meniunea *Achitat* i vor fi semnate de ctre casier.
Nerespectarea de ctre beneficiari a obligaiilor asumate prin contractele de acordare a finanrilor nerambursabile atrage obligarea acestora la restituirea parial sau integral a sumelor primite, la care se adaug dobânda legal calculat la sumele acordate, în conformitate cu prevederile contractuale, în conditiile legii.
Modul de utilizare a sumelor acordate sub forma finanrilor nerambursabile este supus controlului autoritii finanatoare, precum i celor cu atribuii în domeniul controlului financiar-fiscal, în conformitate cu prevederile legale. În cazul în care beneficiarul finanrii nerambursabile de la AFCN, prezint la decont documente justificative pentru pli efectuate de partenerii de finanare, aceste documente trebuie s includ un contract/acord de parteneriat/finanare, cu meniunea expres a titlului proiectului cultural cofinanat de AFCN.
În cazul în care beneficiarul primete sponsorizri în bani în vederea efecturii de cheltuieli în scopul proiectului cultural cofinanat de AFCN, titlul proiectului trebuie precizat în contractul de sponsorizare, a crui copie va fi inclus în dosarul de decont.
Beneficiarul are obligaia s insereze sigla Proiect co-finanat de A.F.C.N sau Program co-finanat de A.F.C.N în toate materialele de promovare i comunicare a proiectului cultural: pliante, brouri, comunicate de pres, afie, cataloage, DVD-uri, CD-uri, site-uri web i în orice alte materiale realizate în vederea prezentrii i promovrii proiectului cultural, dimensiunea minim acceptat fiind de 2 cm. înlime, conform manualului de identitate vizual accesibil pe pagina de Internet a A.F.C.N. http://www.afcn.ro/finantari/identitate-vizual-.html.
ATENTIE!!!
NERESPECTAREA CLAUZELOR CONTRACTUALE REFERITOARE LA PROMOVAREA ROLULUI / CALITII AFCN ÎN PROIECTUL CULTURAL PRECUM I LA MENIONAREA SIGLEI AFCN CONDUCE LA DIMINUAREA FINANRII DE CTRE ACEASTA.
programelor i proiectelor culturale;
- Ordonana Guvernului nr. 48/2016
- Norme metodologice privind organizarea i funcionarea comisiilor, procedura de selecie a programelor, proiectelor i aciunilor culturale în vederea acordrii de finanri nerambursabile din Fondul Cultural Naional, precum i de soluionare a contestaiilor, aprobate prin Ordinul ministrului culturii i patrimoniului naional nr. 2231/2011, astfel cum a fost modificat i completat prin ordinul Ministrului Culturii nr. 2355/2013 i prin ordinul Ministrului Culturii nr. 3461/2020;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice cu modificrile i completrile ulterioare;
- O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv;
- Legea 98/2016 i normele de aplicare;
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat;
- H.G. nr. 714/2018 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii în alt localitate, precum i în cazul deplasrii, în cadrul localitii, în interesul serviciului;
- H.G.nr.518/1995 privind unele drepturi i obligaii ale personalului român trimis în strintate, actualizat în 2015;
- Legea nr. 8 /1996 privind dreptul de autor, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Codul Fiscal al României, respectiv Legea nr. 277/2015.
PENTRU ANUL 2021
2. Condiiile de acordare a finanrii aprobate. .................................................................................... 7
3. Condiii necesare efecturii plilor tranelor de finanare de ctre AFCN. .......................................... 8
4. Justificarea cheltuielilor efectuate ................................................................................................. 10
5. Ghid de lucru privind modalitatea de gestionare a deconturilor de cheltuieli, în vederea stabilirii corecte
i cu uurin a eligibilitii cheltuielilor în proiectele culturale finanate de AFCN. ................................ 12
5.1. Procedura prezentrii dosarelor de decontare de ctre beneficiarii /partenerii finanrilor
nerambursabile ................................................................................................................................................. 12
5.2. Modul de ordonare i aranjare a documentelor în dosarul de decont. .................................................. 13
5.3. Lista documentelor justificative care vor fi anexate in dosarul de decont ........................................... 18
5.4. Precizri din legislaia care guverneaz acordarea finanrilor nerambursabile de ctre AFCN. ...... 27
Legislaie de referin pentru realizarea bugetelor i rapoartelor financiare ale proiectelor FINANATE
PRIN ADMINISTRAIA FONDULUI CULTURAL NAIONAL ................................................................ 29
3
INTRODUCERE :
- prevederile Ordonanei Guvernului nr. 51 din 1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a programelor, proiectelor i aciunilor culturale, cu modificrile i completrile ulterioare;
- prevederile Ordinului nr. 2231 din 7 aprilie 2011 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i funcionarea comisiilor,procedura de selecie a programelor, proiectelor i aciunilor culturale în vederea acordrii de finanri nerambursabile din Fondul Cultural Naional, precum i de soluionare a contestaiilor, astfel cum a fost modificat i completat prin ordinul Ministrului Culturii nr. 2355/2013 i prin ordinul Ministerului Culturii nr. 3461/10.12.2020;
- prevederile Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 48 din 31 august 2016;
se elaboreaz prezentul ghid de lucru pentru gestionarea deconturilor de cheltuieli ale beneficiarilor de finanri nerambursabile din fondurile Administraiei Fondului Naional Cultural.
Termeni:
- cheltuial eligibil - plat care poate fi co-finanat prin programele de finanare rambursabil sau nerambursabil. Pentru a fi considerat eligibil în contextul proiectului, cheltuiala trebuie s îndeplineasc urmtoarele condiii:
S fie necesar pentru desfurarea proiectului, s fie prevzut în cadrul contractului de finanare i s fie în conformitate cu principiile unui management financiar solid;
S fie efectiv realizat pe perioada execuiei proiectului i s respecte prevederile din Contractul de finanare;
S figureze în registrele contabile ale beneficiarului, s fie identificabil i verificabil i s fie susinut de originalele actelor justificative;
- autoritate finanatoare - autoritate a administraiei publice centrale sau locale, instituie public care are ca obiect de activitate i finanarea de programe, proiecte i aciuni culturale;
- Administraia Fondului Cultural Naional (AFCN) - instituie public cu personalitate juridic, organizat i funcional în subordinea Ministerului Culturii;
4
- finanare nerambursabil - alocare de fonduri pentru acoperirea parial (maximum 90%) a cheltuielilor necesare producerii i/sau promovrii de proiecte i bunuri culturale;
- bun cultural - materializarea unei aciuni, a unui proiect sau program cultural, prin care se urmrete, în funcie de adresabilitate, satisfacerea interesului cultural la nivel local, judeean, euroregional, naional sau de reprezentare internaional;
- aciune cultural - prezentarea public a rezultatului unei activiti având caracter irepetabil în timp, în urma creia rezult un bun cultural de tip eveniment;
- proiect cultural - suma activitilor specifice unor anumite domenii culturale / artistice sau, dup caz, ansamblul de aciuni culturale structurate organic, realizat într-o perioad de timp determinat, care nu excede, de regul, durata unui exerciiu financiar în urma cruia rezult o experien artistic si/sau un bun cultural;
- program cultural multianual - ansamblul de proiecte culturale sau, dup caz, ansamblul de proiecte i aciuni culturale, subsumat unei teme / concepii, realizat într-o perioada de timp ce excedeaz duratei unui exerciiu financiar, în urma cruia rezult unul sau mai multe bunuri culturale;
- ofert cultural - propunerea de producere sau exploatare a unui bun cultural, elaborat de solicitant sub forma unui program, proiect ori a unei aciuni culturale;
- solicitant - persoan fizic autorizat sau persoan juridic de drept public ori privat, român sau strin, autorizat, respectiv înfiinat în condiiile legii române ori strine, dup caz, care depune o ofert cultural;
- beneficiar - solicitantul cruia i se atribuie contractul de finanare nerambursabil în urma aplicrii procedurilor prevzute de prezenta ordonan, devenind responsabil cu producerea sau exploatarea bunului cultural;
- partener - organizaie care vine cu o contribuie în proiect (resurse financiare, umane, logistice, alte servicii necesare pentru implementarea proiectului), ale crei servicii nu sunt pltite i nu se pot deconta. Dac se intenioneaz plata serviciilor respective, organizaiile care le presteaz vor deveni furnizori de servicii, iar serviciile acestora vor fi bugetate fie din finanare AFCN, fie din contribuie proprie/alte surse, dar îi vor pierde calitatea de parteneri.
5
1. Noiuni generale
Pentru ca o cheltuial s fie aprobat i decontat din finanarea nerambursabil, trebuie s fie o cheltuial eligibil, aferent unei activiti/aciuni care s-a derulat începând cu data menionat în contractul de finanare.
Documentul de referin pentru stabilirea eligibilitatii cheltuielilor este Bugetul de venituri i cheltuieli, Anexa nr. 2. la contractul de finanare.
Urmând structura bugetului estimativ de venituri i cheltuieli, Raportul financiar final trebuie s menioneze, pe categorii de cheltuieli, toate informaiile cuprinse în documentele justificative, respectiv tipul, numrul, data, valoarea cheltuielilor efectuate i explicaii cu referire la ceea ce reprezint.
Dac, din motive obiective, în perioada derulrii proiectului sunt necesare modificri în structura i valoarea unei cheltuieli sau între diferite tipuri de cheltuieli bugetare, fr a depi procentele maximale impuse de prevederile legale, beneficiarul este obligat s notifice AFCN, iar aceasta s-i exprime acordul. Beneficiarul poate aplica modificarea solicitat numai dup obinerea acordului. Beneficiarul este obligat s depun Bugetul de venituri i cheltuieli în noua variant dorit, pân cel târziu la data depunerii documentaiei de decont la sediul AFCN.
ATENIE !!!
Procentele maximale ale cheltuielilor cuprinse în Bugetul de venituri i cheltuieli sunt cele stabilite de Ordonana Guvernului nr. 51/1998, respectiv:
- Suma alocat la linia bugetara 3.1.2 Diurn-mese cumulat cu suma alocat la Capitolul 5 „Cheltuieli administrative” nu poate depi 20% din totalul finanrii acordate.
- Suma alocat la Capitolul 6 „Dotri Independente” nu poate depi 20% din totalul finanrii acordate.
ATENIE !!!
Finanarea nerambursabil nu se acord pentru activiti generatoare de profit (Art. 4 pct. (5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998).
În cazul în care din activitile proiectului se obin venituri, acestea se vor folosi obligatoriu, integral, în implementarea proiectului i se vor regsi în cheltuielile i plile aferente contribuiei proprii.
6
ATENIE!!!
Finanrile nerambursabile acordate nu pot fi folosite pentru acoperirea unor debite ale beneficiarilor sau pentru cheltuieli salariale ale persoanelor juridice de drept public beneficiare.
Sunt considerate cheltuielile proiectului toate cheltuielile cuprinse în rapoartele financiare, atât cele efectuate din finanarea de la AFCN, cât i cele realizate din cofinanarea asigurat de beneficiar.
Eligibilitatea cheltuielilor proiectului se stabilete pentru fiecare raport financiar depus, în conformitate cu documentele anexate i activitile desfurate (Art. 6 pct. (6) din Ordonanta 51/1998).
Pentru stabilirea eligibilitii unei cheltuieli din finanare AFCN se vor avea în vedere urmtoarele aspecte:
- plata este efectuat de ctre beneficiar între datele stabilite în contractul de finanare ca fiind de început i sfârit, dup semnarea acestuia de ctre pri, adic pe perioada de implementare a proiectului;
- cheltuiala este prevazut în bugetul aprobat i este efectuat pentru realizarea obiectivelor prevzute în proiect;
- dosarul de decontare prezentat de beneficiar conine toate documentele justificative de plat (în copie conform cu originalul), în conformitate cu precizrile prezentului document i ale legislaiei în vigoare, pentru fiecare tip de cheltuial;
- beneficiarul a dovedit realizarea tuturor activitilor pentru care a fost realizat cheltuiala înscris în raportul financiar.
7
Contractul de finanare încheiat între Administraia Fondului Cultural Naional, în calitate de finanator, i beneficiarul finanrii, va preciza valoarea maxim a sumelor cu care va fi finanat proiectul.
ATENIE !!!
În nici o situaie, suma final total pltit beneficiarului nu poate s depeasc suma maxim a finanrii aprobate, chiar dac costurile eligibile totale finale depesc costurile eligibile totale estimate.
Suma final acordat cu titlul de finanare nerambursabil, integral sau parial, se stabilete dup evaluarea raportului narativ i a cheltuielilor eligibile reale ale proiectului, pe baza documentelor justificative depuse de beneficiar în dosarul de decont.
Valoarea finanrii efectiv pltit poate fi mai mic decât valoarea finanrii aprobate iniial, conform bugetului estimativ, în urmtoarele situaii:
- cheltuielile efectuate au fost mai mici decât cele estimate, dar fr a influena activitile i consistena proiectului;
- anumite cheltuieli nu au mai fost efectuate;
- unele cheltuieli efectuate nu au fost considerate eligibile, în urma evalurii raportului intermediar/final;
- neatingerea nivelului minim al cofinanrii asigurate de beneficiar, respectiv minimum 10% din totalul proiectului pentru care s-a aprobat finanarea, atrage diminuarea finanrii cheltuielilor totale eligibile pân ce acest procent va fi atins la finalul proiectului.
8
3. Condiii necesare efecturii plilor tranelor de finanare de ctre AFCN.
În conformitate cu prevederile Ordonanei Guvernului nr. 51/1998 i ale normelor de aplicare, AFCN acorda finanare beneficiarilor proiectelor culturale în trane. Plata sumelor reprezentând tranele se efectueaz prin virament bancar, din bugetul AFCN, în contul bancar al beneficiarului, în baza facturii fiscale emise de beneficiar pentru fiecare tran (Art. 6 pct. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 51/1998).
Factura fiscal va fi întocmit în conformitate cu prevederile legale i va conine urmtoarele informaii:
- Seria i numrul facturii;
- Data emiterii;
- Datele de identificare ale furnizorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal, numrul din Registrul Comertului sau similar, contul bancar IBAN i banca la care este deschis acesta);
- Datele de identificare ale finanatorului, respectiv Administraia Fondului Cultural Naional: Cod fiscal 17966770, Cont RO32 TREZ 23E6 7500 0203 030X, deschis la Trezoreria Sectorului 1 Bucureti;
- Denumirea serviciului: contravaloare trana nr. ___, reprezentând finanare nerambursabil conform Contractului de finanare nerambursabil, Aria tematic………………….;
- Valoarea tranei în lei;
- Semntura beneficiarului finanrii.
Factura emis de beneficiarul finanrii trebuie transmis ctre AFCN în original.
Prima tran (avans)
Pentru acordarea primei trane din finanare, beneficiarilor, persoane juridice i/sau persoane fizice autorizate, acetia vor depune factura fiscal, la data semnrii contractului de finanare sau în cel mai scurt timp posibil dup aceast dat (Art. 6 pct. (4) din Ordonanta Guvernului nr. 51/1998).
9
Trana final (final)
Pentru acordarea ultimei trane (final), care nu poate fi mai mic de 15% din valoarea total a finanrii primite de la AFCN (Art. 6 pct. (5) din Ordonana Guvernului nr. 51/1998), la termenul specificat în Graficul de finanare anexat contractului de finanare, beneficiarii finanrii nerambursabile vor depune dosarul de decont aferent întregii sume alocate, inclusiv contribuia proprie, în proporie de minimum 10% din valoarea total a proiectului cultural.
În situaia în care, în urma verificrii documentaiei financiare se constat existena unor cheltuieli neeligibile, acestea nu vor fi decontate.
În mod obligatoriu, tranele de finanare vor fi acordate numai pe baza facturii fiscale emis de ctre beneficiarul finanrii nerambursabile.
10
4. Justificarea cheltuielilor efectuate
Pentru a fi acceptate drept cheltuieli eligibile, documentele prezentate în dosarul de decont trebuie s fac dovada legturii directe dintre cheltuielile efectuate i activitile desfurate în cadrul proiectului.
De asemenea, acceptarea cheltuielilor este condiionat în mod obligatoriu de îndeplinirea urmtoarelor criterii:
Documentele justificative (facturi, chitane, avize etc.) primite de la furnizorii de servicii/ bunuri/ lucrri trebuie s fie emise pe numele beneficiarului finanrii sau pe numele partenerului (partenerilor), cu toate datele de identificare ale acestuia, în conformitate cu prevederile Codului Fiscal;
Documentele justificative trebuie s fie înscrise cu toate informaiile necesare din punct de vedere al formei, respectiv seria i numrul documentului, data emiterii i cea a scadenei, emitentul documentului cu toate datele de identificare, conturile bancare i banca unde sunt deschise acestea;
Documentele justificative anexate în dosarul de decont trebuie s fie emise în perioada de desfurare a proiectului, respectiv începând cu data semnrii contractului de finanare i pân la data finalizrii acestuia sau pân la depunerea raportului final;
Documentele justificative trebuie s aib înscris denumirea exact i detaliat a produselor sau serviciilor achiziionate în vederea implementrii activitilor proiectului;
Documentele justificative trebuie s fie însoite de dovada plii, respectiv ordin de plat vizat de banc, ordin de plat electronic evideniat în extrasul de cont, recipisa pentru plile cu card bancar, extrasul de cont emis de banc în care s fie evideniate plile aferente proiectului, chitana, bonul fiscal, registrul de cas aferent plilor în numerar, alte documente legale care s justifice plata;
Documentele justificative emise de furnizorii bunurilor i serviciilor din afara granielor României, pe numele beneficiarului/ partenerilor finanrii sau ctre participanii la proiect, vor fi prezentate în dosarul de decont împreun cu dovada plii lor, dar însoite de traducerea în limba român efectuat de un traductor autorizat, semnate i tampilate de acesta, nefiind necesar legalizarea lor de ctre un notar public;
Achiziia bunurilor, serviciilor i lucrrilor necesare implementrii proiectelor de ctre beneficiarii/partenerii finanrii se realizeaz cu respectarea prevederilor Legii 98/2016, cu privire la achiziiile publice. Nerespectarea legislaiei referitoare la achiziiile publice va determina stabilirea ca neeligibil a respectivei cheltuieli.
11
Achiziionarea unui bun/serviciu/lucrare avand valoarea sub 132.519 lei se poate efectua prin cumprare direct, în conformitate cu prevederile legii.
În cazul cumprrii directe, beneficiarul finanrii are obligaia s fac dovada prospectrii pieei pentru bunul/serviciul/lucrarea achiziionat, în concordan cu principiul eficacitii utilizrii fondurilor publice, s anexeze un raport (tabel) de prezentare comparativ a ofertelor primite de la prestatorii de servicii/comerciani i decizia comisiei de adjudecare a ofertei câtigtoare.
Dovada seleciei de oferte i a atribuirii achiziiei se face prin anexarea, în spatele documentelor justificative, a cererii de ofert transmise la furnizori/prestatori, a ofertelor primite de la furnizori/prestatori, a tabelului comparativ al ofertelor sau a procesului verbal de selecie/atribuire, asumat de ctre reprezentantul legal al beneficiarului sau un responsabil/comisie numit/ de ctre acesta.
ATENIE !!!
Documentele justificative anexate în dosarul de decont depus de ctre beneficiarii finanrilor nerambursabile vor fi depuse în copie lizibil, semnate i tampilate „conform cu originalul”, respectând ordinea prezentat în acest document.
12
5. Ghid de lucru privind modalitatea de gestionare a deconturilor de cheltuieli, în vederea stabilirii corecte i cu uurin a eligibilitii cheltuielilor în proiectele culturale finanate de AFCN.
5.1. Procedura prezentrii dosarelor de decontare de ctre beneficiarii /partenerii finanrilor nerambursabile
În vederea justificrii cheltuielilor aferente activitilor derulate în cadrul proiectelor culturale cu finanare nerambursabil de la AFCN, beneficiarii vor depune documentele justificative la termenele convenite în contractele de finanare, îndosariate în ordinea stabilit în formularul privind bugetul de venituri i cheltuieli. În aceeai ordine vor fi înscrise i în Raportul financiar .
În momentul depunerii dosarelor de decont, acestea vor primi un numr de intrare în AFCN, aplicat pe adresa de înaintare a documentaiei, emis de Beneficiar.
La finalizarea verificrii dosarului de decont, beneficiarii vor fi notificai în legtur cu rezultatul verificrii, fie telefonic, fie prin pota electronic. Astfel, beneficiarii sunt rugai ca, în contractul de finanare, s comunice o adres de email valabil, ce va fi folosit pe tot parcursul procesului de evaluare i decontare a finanrii nerambursabile.
ATENIE!!!
Este absolut necesar ca pe parcursul derulrii proiectului i mai ales pe parcursul verificrii dosarului de decont, beneficiarul s urmreasc corespondena electronic pentru a recepiona, în timp real, informrile transmise de ctre AFCN.
Verificarea dosarului de decont nu se efectueaz în momentul depunerii acestuia la AFCN, ci la un termen comunicat de reprezentanii instituiei.
Dosarele de decont vor conine, în mod obligatoriu, elementele de identificare ale proiectului, respectiv denumirea beneficiarului, denumirea (titlul) proiectului, numrul contractului de finanare/aria tematic (de ex: Artele Spectacolului, Patrimoniu Cultural Material etc.)
Dosarele de decont vor conine un OPIS al documentelor depuse, semnat i tampilat de ctre beneficiar. În coninutul su va fi obligatorie pstrarea ordinii în care sunt aezate documentele în dosar;
Fiecare document justificativ din cadrul dosarului de decont va fi prezentat în copie certificat „Conform cu originalul”, alturi de semntura beneficiarului finanrii înscris pe fiecare pagin;
13
Factura fiscal emis de beneficiarul finanrii, în original, necesar pentru plata tranei a II-a de finanare, va fi inclus în dosarul de decont.
În cuprinsul documentaiei de decont se va regsi dosarul de pres al proiectului cultural coninând extrase din presa scris, audio, video: interviuri, imagini, print screen, articole diverse, cu menionarea numelui, siglei, rolului i calitii AFCN, potrivit clauzelor contractului de finanare. Articolele în limbi strine vor fi rezumate într-o traducere în limba român.
Dosarele de decont depuse la AFCN în vederea evalurii, care nu respect condiiile de organizare enumerate în prezentul ghid, vor fi returnate pe loc beneficiarului sau expeditorului (în cazul celor trimise prin delegat), i prin pot cu plata la destinaie (în cazul celor trimise prin pot sau curier);
În situaia în care dosarele de decont au fost returnate ca fiind incomplete, iar beneficiarilor finanrii nerambursabile li se solicit completri /clarificri, acestea vor fi transmise ctre AFCN prin scrisoare de rspuns la solicitarea de clarificri /completri, îndosariate i purtând aceleai elemente de identificare ca i decontul iniial.
ATENIE!!!
În cazul returnrii documentaiei ca urmare a nerespectrii condiiilor de întocmire menionate în prezentul ghid, responsabilitatea de încadrare în termenele de decont stipulate în contractul de finanare revine în totalitate beneficiarului finanrii nerambursabile.
5.2. Modul de ordonare i aranjare a documentelor în dosarul de decont.
De la începutul dosarului spre finalul acestuia, documentele vor avea urmtoarea ordine:
ATENIE!!!
Nerespectarea ordinii documentelor în dosarul de decont poate atrage returnarea documentaiei ca urmare a nerespectrii condiiilor de întocmire menionate în prezentul ghid.
1. Copie dup contractul de finanare.
2. Factura fiscal în original emis de beneficiarul finanrii nerambursabile ctre AFCN în vederea decontrii transei de finanare.
3. Documente de tip „Declaraie”, „Not justificativ”, „Notificare”, rspunsurile
14
pentru notificrile trimise, i altele similare solicitate de AFCN, care s vin în sprijinul justificrii activitii desfurate, dac este cazul.
4. OPIS-ul documentelor justificative anexate.
5. Documentele justificative, în copie „Conform cu originalul”, semnate pe fiecare pagin de ctre reprezentantul legal al beneficiarului finanrii, separate pe linii de finanare bugetare, astfel:
I. Linia 1 – Onorarii
Onorariul reprezint retribuia pltit în cadrul unui contract de drept autor /drepturi conexe dreptului de autor.
Situaii:
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul de drept autor/drepturi conexe, însoit de copie dup actul de identitate al persoanei respective.
- Documentul justificativ: Statul de plata a onorariului. Se va specifica perioada pentru care se efectueaz plata iar documentul va fi semnat de ctre conducatorul instituiei i conductorul compartimentului financiar-contabil.
- Documente de plat: în cazul plii prin virament bancar, ordin de plat a sumei nete, ordine de plat aferente contribuiilor i impozitului; în cazul plii în numerar: ordine de plat aferente plii contribuiilor i impozitului datorate, iar pentru suma net, statul va fi semnat pentru primirea sumei în numerar de ctre beneficiarul acesteia i meniunea „Achitat”, de ctre casier.
- Nu se accept plata cu dispoziie de plat prin casierie, fr stat de plat.
- Documentul de înregistrare a plaii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest executarea lucrrii – proces verbal de recepie a lucrrii.
Titularul dreptului de autor este persoan juridic
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul de drept autor/drepturi conexe.
- Documentul justificativ: Factura fiscal pentru lucrarea executat, în cuantumul sumei totale alocate în bugetul proiectului pentru aceast seciune. Se va specifica perioada pentru care se efectueaz plat.
- Documente de plat:
15
În cazul plaii în numerar – chitana de încasare a onorariului.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest executarea lucrrii – proces verbal de recepie a lucrrii.
ATENIE!!!
În cadrul contractelor de drept de autor/drepturi conexe, se va meniona proiectul cultural cofinanat de AFCN
II. Linia 2 – Remuneraii colaboratori.
Remuneraia reprezint retribuia pltit în cadrul unui contract de prestri servicii încheiat în baza Codului Civil sau salariul în cadrul unui contract de munc încheiat în baza Codului Muncii.
Prestatorul de servicii este persoan fizic
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul de munc sau contractul civil de prestri servicii, însoit de copie dup actul de identitate al persoanei respective.
- Documentul justificativ: Statul de plat a salariului/remuneraiei. Se va specifica perioada pentru care se efectueaz plata iar documentul va fi semnat de ctre conductorul entitii i conductorul compartimentului financiar-contabil.
- Documente de plat:
În cazul plii prin virament bancar – ordine de plat aferente plii impozitului (i contribuii în cazul contractului de munc) i a sumei nete.
În cazul plii în numerar – ordine de plat aferente plii impozitului datorat (i contribuii în cazul contractului de munc) iar, pentru suma net, statul de plat va fi semnat pentru primirea sumei în numerar de ctre beneficiarul acesteia i va purta meniunea „Achitat”, de ctre casier. În acest caz, nu este necesar dispoziia de plat din casierie pentru justificarea plii.
Plata se face la sfâritul proiectului, dup realizarea integral a lucrrii/prestaiei care a fcut obiectul contractului sau lunar în cazul contractului de munc.
Nu se accept plata cu dispoziie de plat prin casierie, fr stat de plat.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest prestarea serviciului – proces verbal de recepie a lucrrii
16
ATENIE!!!
La solicitarea AFCN, beneficiarul va face dovada calitii persoanei, stabilit în contractul civil de prestri servicii, cu documente precum diploma de bacalaureat, diploma de licen, diploma de master sau alte certificri.
În cadrul contractelor civile de prestri servicii se va meniona proiectul cultural cofinanat de AFCN
Prestatorul de servicii este persoan juridic
- Documentul care st la baza tranzaciei: Contractul civil de prestri servicii.
- Documentul justificativ: Factura fiscal pentru activitatea prestat, în cuantumul sumelor alocate in bugetul proiectului pentru aceast seciune. Se va specifica perioada pentru care se efectueaza plata.
- Documente de plat:
În cazul plii prin virament bancar – ordin de plat.
În cazul plii în numerar – chitana de încasare a contravalorii facturii fiscale.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest prestarea serviciului – proces verbal de receptie a serviciilor prestate.
Prestatorii de servicii sunt zilieri
Pentru activiti necalificate, cu caracter ocazional, care se subscriu prevederilor Legii nr.52/2011 privind exercitarea unor activiti cu caracter ocazional desfurate de zilieri, documentele justificative sunt:
- Documentul care st la baza tranzaciei: acord/înelegere/alt form scris de raport juridic.
- Documentul justificativ: Registrul de eviden a zilierilor, completat zilnic, pe toat perioada desfurrii activitii.
- Documente de plat:
17
În cazul plii în numerar – Registrul de eviden a zilierilor.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
Este necesar prezentarea la decont a dovezii depunerii la Inspectoratul Teritorial de Munc a extrasului Registrului de eviden a zilierilor.
III. Linia 3 – Cheltuieli materiale si servicii
3.1. - Cazare i mas sau diurn pentru participani, invitai, echipa de proiect
Cazare
Decontarea se va face cu respectarea prevederilor HG 714/2018, cu modificrile i completrile ulterioare, aplicabile instituiilor publice, coroborate cu prevederile OG 48/2016.
- Se pot deconta 230 lei/zi/persoan pentru acoperirea cheltuielilor de cazare.
- Documentul justificativ – ordin de deplasare (pentru angajai), referat al managerului de proiect pentru alte persoane implicate în proiect (echip de proiect, invitai, participani etc.).
- Documente de plat – ordine de plat, chitan, dispozitie de plat etc.
- Documentul de înregistrare a plii – tranzacie bancar sau extras de cont bancar/registru de cas.
- Documentul care atest livrarea serviciului – Ordinul de deplasare confirmat la destinaie (pentru angajaii beneficiarului, pentru care s-a emis ordin de deplasare) i/sau lista persoanelor care au fost plecate în deplasare (pentru echipa de proiect i invitaii în proiect) cu menionarea numelui i prenumelui, date de identificare, copie act de identitate, calitatea în proiect, semntura, confirmat de ctre hotel/pensiune (diagrama de cazare). Dac în factura emis de unitatea hotelier se menioneaz numele i prenumele persoanelor care au beneficiat de serviciile de cazare, perioada i numrul de camere, nu mai este necesar diagrama de cazare.
Modul de aranjare i ordonare în dosarul de decont va continua în acelai fel i pentru restul liniilor i subliniilor bugetare.
NU este necesar inserarea liniilor bugetare sau subliniilor în situaia în care nu exist documente justificative aferente lor.
18
Procedura descris pentru modul de ordonare a documentelor justificative va fi pstrat întocmai, atât în raportul financiar – tabelul documentelor anexate (anex la prezentul ghid), cât i în OPIS-ul documentelor anexate.
RECOMANDARE!
Separarea pe linii bugetare se va evidenia cu separatoare astfel încât procedura de evaluare i verificare s fie eficient, iar timpii de rspuns s fie optimi.
5.3. Lista documentelor justificative care vor fi anexate in dosarul de decont
ATENIE !
Informaii privind documentele necesare decontrii cheltuielilor
Tip cheltuial: Onorarii acordate titularilor de drepturi de autor/drepturi conexe, în cadrul contractelor încheiate cu acetia.
Cadru legal: Legea dreptului de autor/drepturilor conexe nr. 8/2006 actualizat, Codul fiscal i normele de aplicare.
Reineri la surs: impozit pe venit.
Documente justificative:
- Contractul de drepturi de autor/drepturi conexe, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului, proiectul cultural co-finanat de AFCN, valoarea contractului, modalitatea de plat, perioada de valabilitate a contractului i termenele de livrare.
- Copia actului de identitate al titularului dreptului de autor/conex.
- Procesul verbal de recepie a operei.
Documente care atest efectuarea plii:
- Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de autor/conex. Dac plata se face în numerar titularul va semna pentru suma încasat. Dac plata se face prin ordin de plat se va specifica numrul i data acestuia lâng suma net.
19
- Ordin de plat sau foaie de vrsmînt pentru impozit.
- Tranzacie bancar sau extras de cont bancar sau registru de cas pentru evidenierea plilor efectuate prin banc sau prin casierie.
Tip cheltuial: Remuneraii acordate colaboratorilor pentru servicii prestate în baza contractelor civile de prestri servicii sau în baza contractelor de munc pe perioad determinat, pe durata proiectului.
Cadru legal: Codul civil, Codul Municii, Codul fiscal i normele de aplicare.
Reineri la surs: impozit pe venit pentru contrctele de prestri servicii, contribuii obligatorii i impozit pentru contractele de munc.
Documente justificative:
- Contractul de prestri servicii încheiat în baza codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului, proiectul cultural cofinanat de AFCN, durata determinat a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare.
- Copie act identitate colaborator.
Dac beneficiarul finanrii alege s încheie contracte de munc pe durata determinat a proiectului, în baza Codului Muncii, documentele justificative sunt urmtoarele:
- Contract de munc încheiat în baza codului muncii, cu respectarea prevederilor legale, cu menionarea normei de ore zilnice, nivelul salariului brut lunar, perioada determinat a proiectului, fia postului.
- Copie act identitate salariat.
Documente care atest efectuarea plii:
- Statul de plat a remuneraiilor/salariilor, cu înscrierea clar a sumelor brute, a deducerilor personale, a contribuiilor obligatorii, a impozitului pe venit i a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul contractului. Dac plata se face în numerar titularul va semna pentru suma încasat. Dac plata se face prin ordin de plat se va specifica numrul i data acestuia lâng suma net.
- Ordin de plat sau foaie de vrsmînt pentru impozit i contribuii.
20
- Tranzacie bancar sau extras de cont sau registru de cas pentru evidenierea plilor efectuate prin banc sau prin casierie.
Tip cheltuial: Diurn - Mas
Decontarea se va face cu respectarea prevederilor HG 714/2018, cu modificrile i completrile ulterioare, aplicabile instituiilor publice, coroborate cu prevedrile OG 48/2016. Pentru diurn:
- La nivelul maxim de 20 lei/zi/persoan pentru deplasrile interne.
- La nivelul maxim prevzut de HG 518/1995 pentru deplasrile în strintate.
Documente justificative:
- Ordinul de deplasare completat în conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile.
- Decont de cheltuieli completat în conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile (pentru deplasrile externe).
- Pentru calculul diurnei externe: bilete de tren, avion (inclusiv cartea de îmbarcare), autocar
Documentele care atest efectuarea plii:
- Ordin de plat/borderou virare în cont de card/chitan/dispoziie de plat
- Tranzacie bancar sau extras de cont bancar i/sau registru de cas.
- Diurna se acord în condiiile legii, pentru toate persoanele participante la proiect, cu prezentarea listei nominale a beneficiarilor de diurn, copii dup actele de identitate ale acestora, stat de plat a diurnei cu semnturile beneficiarilor (dac diurna se pltete în numerar) întocmit de organizaia care implementeaz proiectul pentru care a obinut finanare.
Dac nu se acord diurn se pot efectua cheltuieli de mas, pentru toate persoanele implicate în proiect, cheltuieli care nu pot depi 60 lei/zi/persoan. Se vor întocmi liste cu toate persoanele care beneficiaz de mas, cu precizarea calitii în proiect i semntura care confirm faptul c persoanele respective au luat masa în perioada precizat. Nu pot fi acordate în acelai timp pentru aceleai persoane atât diurn cât i cheltuieli de mas. Dac masa este asigurat de un prestator de astfel de servicii sunt necesare urmtoarele documente:
- Factura fiscal (din ar sau strintate), reprezentând contravaloarea mesei servite cu detalierea produselor consummate, însoit de un tabel centralizator cu numele persoanelor care au servit masa i poziia acestora în proiect (invitat, membru al echipei de proiect, participant etc.).
21
- Registrul de cas i/sau tranzacia bancar sau extrasul de cont.
ATENIE!!!
Tip cheltuial: Transport internaional (avion, tren sau autovehicul) i transport intern (între localiti, în aceeai ar).
Cadru legal: HG 1860/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, Cap. III, art. 13- 25, aplicabile instituiilor publice.
Transport aerian
Documente justificative
- Copie act identitate/pasaport.
- Contract de prestri servicii cu furnizorul, dac biletele de avion sunt achiziionate printr-un ter.
- Dovada prospectrii pieei pentru obinerea de oferte, în condiiile Legii 98/2016, dac este cazul.
Documente care atest plata
- Factur fiscal/ ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat.
- Tranzacie bancar sau extras de cont bnacar, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Transport terestru
Documente justificative
- Bilet de tren, microbuz, autobuz, foaie de parcurs.
- Decontarea transportului efectuat cu mijloace auto proprii se face pe baza consumului de combustibil de 7,5 litri pentru 100 km.
- Contract de închiriere, dac este cazul.
- Contract de prestri servicii, dac este cazul.
- Contract de comodat, dac este cazul.
22
- Dovada prospectrii pieei pentru obinerea de oferte, în condiiile Legii 98/2016, dac este cazul.
În condiiile în care transportul extern se face cu mijloace proprii i nu rezult din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraie pe proprie rspundere privind activitatea desfurat, numrul de persoane care au facut deplasarea, traseul parcurs cu menionarea punctelor importante, numrul de zile petrecute în strintate pentru desfurarea proiectului, care trebuie semnat de beneficiarul finanrii sau partenerul acestuia.
Documente care atest plata
- Factur fiscal/ ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat.
- În factur se vor meniona ruta, numrul de kilometri parcuri i numrul de persoane transportate, dac aceste detalii nu sunt menionate în contract.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Cheltuieli conexe transportului internaional de persoane: cheltuielile cu viz, asigurare de sntate, taxe de drum i taxe de parcare
Documente justificative
Documente care atest plata
- Factur fiscal (extern sau extern) cu descrierea explicit a cheltuielii efectuate
- Chitane/ bonuri fiscale/ tichete/ bonuri/ vouchere pentru taxele de drum/ autostrad, vignete, taloane de parcare
- Polia de asigurare de sntate sau asigurarea obligatorie cu cartea verde inclus (în copie)
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Tip cheltuial: Cheltuiei specifice
23
Documente justificative
- Nota intern de recepie (NIR), dac este cazul
- Bonul de consum pentru materialele achiziionate i consumate
- Procesul verbal de recepie a serviciilor/lucrrilor
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare)
Documente care atest plata
- Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor prestate
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Transport de echipamente, materiale destinate organizrii i desfurrii proiectului, cu mijloace închiriate de la furnizorii autorizai
Documente justificative:
- Contractul de prestri servicii i acte adiionale, dac este cazul.
- Contractul de închiriere cu deintorul spaiilor/echipamentelor, dac este cazul.
- Procese verbale de recepie a serviciilor/lucrrilor.
- Copia documentului de atestare, în cazul PFA-urilor prestatoare de servicii.
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
Documente care atest plata
- Factur fiscal detaliat emis de furnizor/prestator.
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
24
Documente justificative
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- Contract de închiriere; dac proprietarul este persoan fizic, contractul va fi înregistrat la unitatea fiscal competent
- Proces verbal de predare-primire a bunurilor închiriate
Documente care atest plata
- Statul de plat, dac deintorul spaiilor/echipamentelor este persoan fizic
- Copie dup actul de identitate al persoanei respective
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Alte activiti eligibile
Organizarea de întâlniri, seminare, conferine, ateliere de lucru
Stagii de formare (cursuri, module, specializri)
Aciuni promoionale i de publicitate
Documente justificative
Pentru toate tipurile de cheltuieli generate de derularea acestor activiti, în funcie de forma juridica a prestatorului, se vor intocmi documentele justificative în conformitate cu legislaia în vigoare:
- dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- toate tipurile de cheltuieli trebuie efectuate în baza unui contract/comand,
- trebuie s fie livrate în baza unui proces verbal de recepie/raport de activitate;
- pentru toate materialele achiziionate se vor întocmi note interne de recepie i bonuri de consum;
25
- toate materialele vor fi achiziionate i consumate în timpul proiectului i în scopul exclusiv al acestuia;
- pentru toate materialele publicitare se vor prezenta: liste distribuie/ 2 exemplare din fiecare material (afi, flyer, brour, catalog prezentare)/ print screen prezentri on-line/ not privind amplasarea materialelor publicitare cum sunt bannere, mesh- uri, panouri luminoase,
- în cazul contractelor de promovare prin spoturi publicitare (radio, tv, on-line) se vor preciza timpii de difuzare/intervalul orar pe zile;
- pentru toate materialele tiprite care intr sub incidena Legii nr. 111/21 noiembrie 1995 privind constituirea, organizarea, funcionarea Depozitului legal de documente, indiferent de suport, beneficiarul finanrii va lua msurile privind respectarea prevederilor acestui act normativ.
Documente care atest plata
- Factur fiscal emis de furnizor.
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Cheltuieli administrative
Chiria pentru biroul implicat în organizarea proiectului cultural
Documente justificative
- Decizii ale conducerii entitii cu privire la nivelul procentual al utilitilor consumate în interesul proiectului
Documente care atest plata
- Factur fiscal emis de furnizor.
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
26
Documente justificative
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- Contract/Comand
Documente care atest plata
- Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea bunurilor achiziionate, unitate de msur, cantitate, pre
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
Dotri independente
Echipamentele i obiectele cu o valoare de peste 2500 lei, softurile informatice indiferent de valoare, sunt considerate mijloace fixe i achiziionarea acestora nu este eligibil din finanarea AFCN. Aceste cheltuilei sunt eligibile EXCLUSIV din contribuie proprie sau surse atrase.
Documente justificative, în condiiile achiziionrii mijloacelor fixe din contribuie proprie/surs atras
- Dovada procedurilor de selecie (cerere de ofert, oferte, proces verbal de alegere a ofertei câtigtoare).
- Contract achiziie
- Factur fiscal
- Ordin de plat/ chitan/ bon fiscal/ dispoziie de plat prin casierie.
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
27
ATENIE!!!
DIN FINANAREA AFCN NU SE DECONTEAZ ACHIZIIA DE MIJLOACE FIXE
Premii
Premiul reprezint o recompens oferit unui artist (unei persoane fizice, în cazul de fa) care exceleaz în domeniul su.
- Nu se acord premii persoanelor juridice
- Premiul se acord conform prevederilor unui regulament asumat de ctre o comisie de jurizare/juriu, constituit în baza unei decizii a conductorului organizaiei
- Pentru premiile acordate în domeniul cultural, se calculeaz i se reine impozit pentru sume ce depesc nivelul de 600 lei, conform Codului Fiscal în vigoare.
Documente justificative
- Regulament de acordare a premiilor
- Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toi componenii comisiei de jurizare
Documente care atest plata
- Statul de plat întocmit i asumat de organizaie, semnat de beneficairul premiului pentru încasare, dac plata premiului se face în numerar
- Ordin de plat dac plata premiului se face prin banc
- Ordin de plat/Foiae de vrsmânt pentru impozit, dac este cazul
- Tranzacie bancar sau extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
5.4. Precizri din legislaia care guverneaz acordarea finanrilor nerambursabile de ctre AFCN.
Bugetul proiectului trebuie s fie echilibrat i s acopere o cât mai mare parte a cheltuielilor necesare implementrii în bune condiii a proiectului.
ATENTIE !
Plile efectuate în strintate vor fi însoite de documente justificative (factur, bon fiscal, chitan etc). În caz contrar, aceste cheltuieli vor fi considerate neeligibile. Procedura de decont a cheltuielilor justificate cu astfel de documente
28
este guvernat de legislaia româneasc, indiferent de ara de provenien i modalitile de plat ale produselor/serviciilor pentru care s-au efectuat cheltuieli.Toate documentele vor fi traduse în limba român.
Toate documentele reprezentând pli efectuate în numerar, prin casieria entitii vor purta meniunea *Achitat* i vor fi semnate de ctre casier.
Nerespectarea de ctre beneficiari a obligaiilor asumate prin contractele de acordare a finanrilor nerambursabile atrage obligarea acestora la restituirea parial sau integral a sumelor primite, la care se adaug dobânda legal calculat la sumele acordate, în conformitate cu prevederile contractuale, în conditiile legii.
Modul de utilizare a sumelor acordate sub forma finanrilor nerambursabile este supus controlului autoritii finanatoare, precum i celor cu atribuii în domeniul controlului financiar-fiscal, în conformitate cu prevederile legale. În cazul în care beneficiarul finanrii nerambursabile de la AFCN, prezint la decont documente justificative pentru pli efectuate de partenerii de finanare, aceste documente trebuie s includ un contract/acord de parteneriat/finanare, cu meniunea expres a titlului proiectului cultural cofinanat de AFCN.
În cazul în care beneficiarul primete sponsorizri în bani în vederea efecturii de cheltuieli în scopul proiectului cultural cofinanat de AFCN, titlul proiectului trebuie precizat în contractul de sponsorizare, a crui copie va fi inclus în dosarul de decont.
Beneficiarul are obligaia s insereze sigla Proiect co-finanat de A.F.C.N sau Program co-finanat de A.F.C.N în toate materialele de promovare i comunicare a proiectului cultural: pliante, brouri, comunicate de pres, afie, cataloage, DVD-uri, CD-uri, site-uri web i în orice alte materiale realizate în vederea prezentrii i promovrii proiectului cultural, dimensiunea minim acceptat fiind de 2 cm. înlime, conform manualului de identitate vizual accesibil pe pagina de Internet a A.F.C.N. http://www.afcn.ro/finantari/identitate-vizual-.html.
ATENTIE!!!
NERESPECTAREA CLAUZELOR CONTRACTUALE REFERITOARE LA PROMOVAREA ROLULUI / CALITII AFCN ÎN PROIECTUL CULTURAL PRECUM I LA MENIONAREA SIGLEI AFCN CONDUCE LA DIMINUAREA FINANRII DE CTRE ACEASTA.
programelor i proiectelor culturale;
- Ordonana Guvernului nr. 48/2016
- Norme metodologice privind organizarea i funcionarea comisiilor, procedura de selecie a programelor, proiectelor i aciunilor culturale în vederea acordrii de finanri nerambursabile din Fondul Cultural Naional, precum i de soluionare a contestaiilor, aprobate prin Ordinul ministrului culturii i patrimoniului naional nr. 2231/2011, astfel cum a fost modificat i completat prin ordinul Ministrului Culturii nr. 2355/2013 i prin ordinul Ministrului Culturii nr. 3461/2020;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice cu modificrile i completrile ulterioare;
- O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv;
- Legea 98/2016 i normele de aplicare;
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat;
- H.G. nr. 714/2018 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii în alt localitate, precum i în cazul deplasrii, în cadrul localitii, în interesul serviciului;
- H.G.nr.518/1995 privind unele drepturi i obligaii ale personalului român trimis în strintate, actualizat în 2015;
- Legea nr. 8 /1996 privind dreptul de autor, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Codul Fiscal al României, respectiv Legea nr. 277/2015.