GHIDUL APLICANTULUI

pentru

APELUL DE PROPUNERI DE PROIECTE COERENT

(termen limit de depunere a proiectelor data de 19 mai 2014)

__________________

____________ RO10 Copii i tineri aflai n situaii de risc i iniiative locale i regionale pentru reducerea inegalitilor naionale i pentru promovarea incluziunii

sociale

- Granturile SEE 2009-2014 -

Bucureti

2014

2

CUPRINS PREAMBUL....................................................................................................................... 3 CONTRIBUIA PRIVAT LA IMPLEMENTAREA PROIECTULUI .......................... 3 DURATA PROIECTULUI I PERIOADA DE IMPLEMENTARE ................................ 4 ELIGIBILITATEA GRUPULUI INT I A BENEFICIARILOR................................. 4 PROMOTORI DE PROIECTE ELIGIBILI ....................................................................... 5 PARTENERI DE PROIECT ELIGIBILI ........................................................................... 6 ACTIVITI ELIGIBILE.................................................................................................. 7 COSTURI ELIGIBILE ....................................................................................................... 8 BUGETUL PROIECTULUI............................................................................................. 10 PROMOVAREA PROIECTULUI ................................................................................... 11 PRINCIPIILE TRANSVERSALE I TEME ORIZONTALE......................................... 12 PREGTIREA PROPUNERII DE PROIECT ................................................................. 14 TRANSMITEREA PROPUNERII DE PROIECT ........................................................... 15

3

PREAMBUL

Prezentul Ghid al aplicantului i propune s completeze informaiile furnizate n cadrul Apelului de propuneri de proiecte Coerent, lansat n data de 17.03.2014 de Fondul Romn de Dezvoltare Social (FRDS), n calitate de Operator de Program (OP) al Programului RO10 Copii i tineri aflai n situaii de risc i Iniiative locale i regionale pentru reducerea inegalitilor naionale i pentru promovarea incluziunii sociale", program finanat prin intermediul Mecanismului Financiar al Spaiului Economic European (SEE) 2009-2014. n acest sens, i n considerarea faptului c textul apelului de propuneri de proiecte, redactat n limba englez, a stabilit cadrul general de derulare a apelului, n cuprinsul prezentului document se vor relua unele aspecte care am considerat c necesit informaii suplimentare pentru potenialii aplicani (de exemplu, operaionalizri ale unor termeni utilizai, ndrumri pentru parcurgerea procesului de pregtire a propunerii de proiect etc.).

Pentru a avea o viziune de ansamblu asupra Programului i a Apelului Coerent, recomandm citirea cu atenie att a textului Apelului de propuneri de proiecte, ct i a Ghidului aplicantului. De asemenea, nainte de completarea Cererii de finanare, recomandm citirea cu atenie a cerinelor fiecrei rubrici, pentru a putea furniza exact informaiile solicitate, corecte i complete.

CONTRIBUIA PRIVAT LA IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

n cazul n care PP este un ONG, aa cum este acesta definit la articolul 1.5.1 (m) din Regulamentul SEE, rata de finanare a grantului este de 90% din cheltuielile eligible ale proiectului. Prin urmare, PP trebuie s furnizeze cofinanare privat n valoare de 10% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. Aceast contribuie poate fi 100% n bani SAU cel puin 50% n bani i restul n natur (respectiv munc voluntar), conform articolului 5.4.5 din Regulamentul SEE.

Pentru estimarea valorii muncii voluntare, se vor avea n vedere timpul alocat (norm ntreag, timp parial, respectiv numrul de ore pentru contractul de timp parial), durata contractului i valoarea unitar. Preurile unitare utilizate se vor calcula n funcie de datele oficiale aflate n vigoare la data lansrii prezentului apel de proiecte. Astfel:

a) n cazul muncii care presupune prestarea unor activiti administrative sau a muncii necalificate, se va utiliza ca reper salariul de baz minim brut garantat n plat pe ar;

b) n cazul prestrii unor servicii specializate/activiti complexe, care vizeaz cunotine i abiliti/competene specifice, se va utiliza ca reper ctigul salarial mediu brut pe ar utilizat la fundamentarea bugetului asigurrilor sociale de stat.

Potrivit Hotrrii de Guvern nr. 871/18.11.2013 pentru stabilirea salariului de baz minim brut pe ar garantat n plat, Art. 1: (1) ncepnd cu data de 1 ianuarie 2014, salariul de baz minim brut pe ar garantat n plat se stabilete la 850 lei lunar, pentru un program complet de lucru de 168 de ore n medie pe lun n anul 2014, reprezentnd 5,059 lei/or. (2) ncepnd cu data de 1 iulie 2014, salariul de baz minim brut pe ar garantat n plat se stabilete la 900 lei lunar, pentru un program complet de lucru de 168 de ore n medie pe lun n anul 2014, reprezentnd 5,357 lei/or.

4

Conform art. 16 din Legea nr. 340/2013, a bugetului asigurrilor sociale de stat pe anul 2014, ctigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurrilor sociale de stat pe anul 2014 este de 2.298 lei.

nainte de semnarea contractului de proiect, PP va prezenta OP un grafic de asigurare a contribuiei private (pn la predarea ultimului raport intermediar al proiectului, PP va trebui s asigure integral contribuia n bani, conform valorii stabilite n buget, i cel puin 80% din contribuia n munc, dac este cazul).

DURATA PROIECTULUI I PERIOADA DE IMPLEMENTARE

n stabilirea duratei proiectului, PP va ine cont de limitele stabilite n cadrul programului (durata minim i maxim a unui proiect, data final pentru eligibilitatea cheltuielilor n cadrul proiectului), de aplicarea procedurilor de achiziii, de specificul sistemului de raportare i plat, dar i de aspectele individuale ale proiectului (tipuri de activiti, tipuri i nivel de costuri estimate etc.).

n funcie de numrul de proiecte depuse i de durata procesului de evaluare i selecie, contractarea proiectelor depuse n cadrul acestui apel se estimeaz c nu va putea avea loc mai devreme de luna septembrie 2014.

ELIGIBILITATEA GRUPULUI INT I A BENEFICIARILOR

n prezentarea fiecrui grup int vizat prin proiect, se va descrie ct mai exact n ce const nevoile de suport ale acestuia, furnizndu-se date statistice i calitative relevante n acest sens (cu precizarea sursei).

n cazul tuturor proiectelor, consultarea grupurilor int cu privire la interveniile ce vor fi dezvoltate prin implementarea proiectului este obligatorie i trebuie s fie dovedit prin documente (minute sau procese-verbale ale unor ntruniri publice, rapoarte de evaluare elaborate n urma aplicrii unor chestionare sau a realizrii unor sondaje/ anchete etc.). n acest scop, PP va prezenta, n cadrul propunerii de proiect, informaii despre felul n care s-au desfurat aceste consultri n perioada de pregtire (cte consultri au avut loc, cine a participat - ceteni, experi, alte categorii, ce concluzii au reieit, cum s-au transpus n proiect etc.) i va anexa cererii de finanare documentele care fac dovada acestor consultri.

De asemenea, PP trebuie s asigure informarea periodic a grupului/ilor int i pe parcursul derulrii proiectului. n acest sens, mpreun cu proiectul, PP va depune i un plan de consultare/ informare a grupului/rilor int, pentru perioada de implementare a proiectului.

Numrul minim de beneficiari ai proiectului este de 100 de persoane. n determinarea numrului de beneficiari ai proiectului, PP trebuie s aib n vedere faptul c proiectul trebuie s aib un raport satisfctor ntre rezultatele preconizate i costurile proiectului, acest raport lundu-se n calcul la evaluarea proiectului. De aceea, se recomand ca, la stabilirea numrului beneficiarilor, PP s in cont de numrul i complexitatea interveniilor, de tipul i durata interveniei pentru acelai beneficiar, de impactul preconizat al interveniilor etc., n corelaie cu bugetul solicitat. (De exemplu, numrul beneficiarilor unei campanii de informare - activitate a unui proiect, este recomandat s fie sensibil mai mare dect numrul minim de beneficiari

obligatoriu.)

5

n cuprinsul cererii de finanare, PP va defini/ enuna clar criteriile care vor fi utilizate n selecia beneficiarilor proiectului (dac este cazul, se vor definit criterii separate pentru fiecare grup int de beneficiari). n procesul de selecie a beneficiarilor, PP va avea n vedere respectarea principiilor egalitii de anse i a drepturilor omului (de exemplu, pentru persoane cu aceleai nevoi se va asigura accesul egal la serviciile proiectului, indiferent de sex, religie, orientare politic sau sexual, dreptul la educaie etc.), promovnd abordarea incluziv.

Proiectele care includ un procent relevant de beneficiari romi (cel puin 20% din beneficiarii proiectului) vor avea un bonus adugat la scorul final obinut n urma evalurii. Acelai bonus va fi acordat i n cazul proiectelor care se adreseaz nevoilor reprezentanilor autoritilor locale sau judeene ale unor uniti administrativ-teritoriale cu un procent mare de romi (cel puin 5% din totalul populaiei respectivei/lor uniti administrativ-teritoriale, conform ultimului recensmnt), n msura n care cel puin o treime dintre beneficiarii proiectului aparinnd grupului int factori de decizie i specialiti din cadrul unor autoriti/ instituii/ servicii publice care acioneaz la nivel local, judeean, regional sau naional (...) sunt reprezentani ai unor autoriti locale sau judeene ale unor uniti administrativ-teritoriale cu un procent mare de romi.

Pe parcursul etapei de implementare a proiectului, PP va prezenta, n cuprinsul rapoartelor de progres, informaii privind interveniile realizate n cadrul proiectului, inclusiv msurile intreprinse, precum i date statistice privind beneficiarii, n concordan cu indicatorii stabilii la nivel de proiect. Conformitatea cu realitatea a datelor referitoare la beneficiari va fi confirmat i asumat de PP i de partenerii de proiect, i dup caz, de beneficiarii proiectului. Cu ocazia vizitelor de monitorizare n teren, OP va aprecia msura n care participarea beneficiarilor la activitile proiectului corespunde informaiilor furnizate de PP.

Pe lng indicatorii standard afereni apelului, pentru documentarea rezultatelor proiectului n ceea ce privete beneficiile aduse grupului/grupurilor int, este recomandat ca PP s propun indicatori suplimentari, care s msoare n profunzime rezultatele proiectului.

PROMOTORI DE PROIECTE ELIGIBILI

n cadrul apelului Coerent, PP eligibili sunt:

entiti publice1 din Romnia;

organizaii neguvernamentale (ONG)2 cu sediul n Romnia.

Toi PP trebuie s ndeplineasc urmtoarele criterii:

s fie persoane juridice recunoscute oficial i nregistrate n Romnia, avnd capacitatea, n conformitate cu statutul lor, de a aciona n domeniul abordat de proiect;

s aib experien relevant n domeniul proiectului.

n contextul apelului Coerent, se consider c PP are experien relevant n domeniu dac n ultimii 5 ani (n perioada 1 aprilie 2009 - 31 martie 2014), a desfurat n cadrul unui/unor proiect/e3 (nceput/e i/sau ncheiat/e n perioada menionat), fie n calitate de beneficiar, fie

1 termenul de entiti publice se refer la autoriti centrale i locale i la alte instituii publice 2 aa cum sunt acestea definite la articolul 1.5.1 (m) din Regulamentul SEE

3 n accepiunea general, un proiect este un proces unic, constnd ntr-o mulime de activiti

coordonate i controlate, cu termene de ncepere i de finalizare, care garanteaz realizarea unui obiectiv conform cerinelor specificate, incluznd restricii de timp, cost, resurse. Prin urmare, trebuie reinute n

6

n calitate de partener, activiti/ iniiative care se nscriu n sfera celor vizate de obiectivele apelului i care au avut un impact msurabil (se vor furniza informaii despre rezultatele i impactul activitilor/ iniiativelor respective.

n cazul n care PP este o entitate public, trebuie s fie, de asemenea, ordonator de credite4.

La depunerea proiectului, PP trebuie s furnizeze o serie de documente privind statutul i experiena solicitate, n scopul stabilirii eligibilitii lor. Lista acestor documente se gsete n anexe (vezi Coninutul cadru al dosarului de solicitare a finanrii, care va sta la baza elaborrii, de ctre fiecare PP, a Opisului proiectului). Dac consider necesar, OP poate solicita i alte documente care s susin cele declarate de PP.

PARTENERI DE PROIECT ELIGIBILI

Orice entitate/ organizaie public, privat sau interguvernamental cu caracter non-profit, a crei locaie primar este n:

Romnia

Statele donatoare5

Statele beneficiare6 sau

ntr-o ar din afara Spaiului Economic European, care are o frontier cu Romnia poate fi un partener eligibil ntr-un proiect depus n cadrul acestui apel.

Partenerul de proiect trebuie s ndeplineasc, de asemenea, fiecare dintre urmtoarele condiii:

s fie o persoan juridic organizat i gestionat n conformitate cu legislaia naional, avnd capacitatea, n conformitate cu statutul su, de a aciona n domeniul proiectului;

s aib experien relevant n domeniul proiectului.

n contextul apelului Coerent, se va considera c un partener are experien relevant n domeniu dac a derulat n ultimii 5 ani (n perioada 1 aprilie 2009 - 31 martie 2014), cel puin o msur/ aciune/ iniiativ organizat (nceput i/sau ncheiat n perioada menionat) care se nscrie n sfera celor vizate de obiectivele apelului i care a avut un impact msurabil (se vor furniza informaii despre rezultatele msurilor/ aciunilor/ iniiativelor respective).

persoanele implicate n proiect s nu fi fost condamnate pentru infraciuni i alte delicte (de exemplu: infraciuni contra intereselor publice, legate de conduita profesional, mpotriva intereselor financiare ale Comunitii Europene etc.).

La momentul depunerii proiectului, partenerii trebuie s furnizeze o serie de documente privind statutul i experiena solicitate, n scopul stabilirii eligibilitii lor. Lista acestor documente se gsete n anexe (vezi Coninutul cadru al dosarului de solicitare a finanrii). Dac consider

vederea documentrii relevanei unor demersuri anterioare acele iniiative ale PP care se ncadreaz n aceast definiie general acceptat. Astfel, sursa de finanare a unui proiect poate fi extern sau intern (autoriti centrale/ locale) sau proprie (inclusiv donaii). 4 n concordan cu legislaia din Romnia, pentru a beneficia i utiliza fonduri publice, entitile publice

trebuie s fie ordonatori de credite 5 Islanda, Lichtenstein i Norvegia

6 Romnia, Portugalia, Spania, Malta, Cipru, Grecia, Bulgaria, Slovenia, Slovacia, Cehia, Polonia, Lituania,

Letonia, Estonia, Ungaria, Croaia

7

necesar, OP poate solicita i alte documente care s susin cele declarate de parteneri.

nainte de a ncheia un parteneriat, PP trebuie s stabileasc:

pentru ce activiti anume prevzute n proiect are nevoie de un partener (de exemplu, activiti pentru care nu are resurse/mijloace sau expertiz, activiti pentru derularea crora factorul geografic reprezint un impediment pentru PP etc.);

ce tip de contribuie va avea partenerul n proiect;

dac partenerul se impune a fi o entitate public sau privat i dac aceasta trebuie s fie din Romnia, din Statele donatoare, Statele beneficiare sau cele vecine Romniei;

ce beneficii/ plus valoare aduce proiectului fiecare partener (PP va trebui s demonstreze, n cuprinsul propunerii de proiect, valoarea adugat pe care o aduce fiecare partener).

n urma acestei analize, PP va semna un acord de parteneriat cu fiecare partener de proiect, nainte de depunerea cererii de finanare (pe modelul pus la dispoziie de OP ca anex la Ghidul aplicantului). Acordul sau acordurile de parteneriat7 trebuie s stabileasc n mod clar rolurile i responsabilitile partenerilor, organismele de coordonare, experii implicai i cota din bugetul proiectului pe care o va gestiona direct fiecare partener.

Partenerul va rspunde n faa PP pentru activitile pe care le gestioneaz direct n cadrul proiectului.

O entitate eligibil poate fi partener de proiect n maxim dou proiecte depuse n cadrul prezentului apel i n cel mult trei proiecte depuse n cadrul Programului (de fiecare dat cu o echip distinct de experi8).

n conformitate cu legislaia naional aplicabil (OUG nr. 23/2013), pentru a selecta o entitate privat n calitate de partener de proiect, o entitate public care acioneaz n calitate de PP trebuie s aplice o procedur transparent i nediscriminatorie de selecie a partenerului/ilor. Metodologia de selecie trebuie elaborat de PP i aprobat de reprezentantul legal al PP. PP este n ntregime responsabil de procesul de selecie a partenerului/ilor i va trebui s declare OP c a respectat prevederile legale aplicabile. PP entitate public poate alege ca parteneri alte entiti publice din Romnia fr a derula o procedura de selecie n acest sens.

ACTIVITI ELIGIBILE

Costurile legate de managementul proiectului nu vor depi 15% din valoarea total a costurilor eligibile ale proiectului.

Costurile aferente activitilor de cercetare (studii, evaluri de nevoi i de impact etc.) nu vor putea depi 10% din valoarea total a proiectului.

7 PP poate ncheia cte un acord de parteneriat distinct cu fiecare partener, sau un acord de parteneriat

comun, cu toi partenerii, prin multiplicarea seciunilor acordului de parteneriat referitoare la partener 8 partenerii vor trebui s pun la dispoziia proiectului experi care au pregtirea, competenele i

experiena adecvate pentru postul pentru care sunt propui n proiect. n acest sens, se va avea n vedere c implicarea aceluiai expert n mai multe proiecte depuse la FRDS (fie la acelai apel, fie la alte apeluri ale programului) trebuie s fie, pe ct posibil, limitat. Ca urmare, se vor desemna echipe diferite de experi pentru fiecare proiect (acest lucru nsemnnd ca cel puin din echip i coordonatorul echipei s fie persoane diferite de la un proiect la altul). Dac totui exist situaii n care acelai expert este implicat n mai multe proiecte depuse la FRDS (de exemplu, specialist achiziii, contabil), se va prezenta o justificare corespunztoare

8

Costurile aferente derulrii campaniilor de informare i contientizare nu vor putea depi 20% din valoarea total a proiectului, iar impactul acestui tip de activiti/ costuri va trebui s fie bine documentat.

Pentru stabilirea cuantumului maxim aferent costurilor de management/ cercetare/ informare-contientizare vor fi luate n calcul i costurile cu resursele umane implicate n aceste activiti.

Costurile de investiii (infrastructur, echipamente etc.) nu vor putea depi 15% din valoarea total a proiectului. La evaluarea proiectului se va ine cont de necesitatea acestor costuri n raport cu rezultatele ateptate i impactul proiectului.

Spaiul de derulare a activitilor adresate beneficiarilor

n cazul n care n cadrul proiectelor sunt prevzute activiti cu beneficiarii pentru derularea crora este nevoie de un spaiu permanent (sau doar pe perioada testrii msurilor, procedurilor, metodologiilor etc. dezvoltate prin proiect), alegerea locaiei acestuia trebuie s se fac n aa fel nct s se asigure accesul facil al beneficiarilor crora li se adreseaz proiectul/ serviciile respective.

n acest scop, este indicat s se utilizeze spaii aflate n proprietatea public sau privat a statului/ autoritilor locale. Dac nu se gsete o soluie n acest sens, spaiul poate fi pus la dispoziie de o organizaie neguvernamental (nu este permis implementarea proiectelor n spaii ce aparin unor persoane fizice). Indiferent cine pune la dispoziie spaiul, PP va depune la dosarul de solicitare a finanrii o declaraie a proprietarului acestuia i al terenului pe care se afl amplasat, privind punerea la dispoziie a acestora n scopul derulrii i, dac e cazul, asigurrii sustenabilitii proiectului, pe modelul prezentat n anexe. Dac se solicit amenajarea i dotarea spaiului, proprietarul l va pune la dispoziie att pe perioada de derulare a proiectului, ct i pe perioada prevzut prin proiect pentru continuarea activitilor cu beneficiarii, dup ncetarea finanrii SEE.

Se pot realiza i construcii de spaii destinate activitilor cu beneficiarii, dar exclusiv pe terenurile aflate n proprietate public/ a autoritilor locale. n acest scop se vor planifica realist toate etapele necesare realizrii lucrrii i obinerii tuturor avizelor, asfel nct s nu se reduc perioada de furnizare a serviciilor ctre beneficiari i s se asigure respectarea obligaiilor i indicatorilor de rezultat conform proiectului (aspect ce va fi avut n vedere la evaluare). n funcie de situaia concret privind punerea la dispoziie/ utilizarea/ construirea/ amenajarea/ dotarea spaiului destinat activitilor cu beneficiarii, la momentul depunerii proiectului PP trebuie s furnizeze o serie de documente privind situaia acestuia, n scopul evalurii fezabilitii, oportunitii etc. Lista acestor documente se gsete n anexe (vezi Coninutul cadru al dosarului de solicitare a finanrii). Dac consider necesar, OP poate solicita i alte documente care s susin/ clarifice cele declarate/ atestate de PP.

COSTURI ELIGIBILE

Bugetul proiectului va include exclusiv costuri eligibile (costuri directe, costuri indirecte i costuri neprevzute).

Costurile directe eligibile

Costurile directe eligibile ale proiectului sunt acele costuri identificate de PP i/sau de partener,

9

n conformitate cu principiile proprii de contabilitate i regulile interne uzuale, ca fiind costuri specifice, direct legate de implementarea proiectului i care pot fi, n consecin, direct atribuite acestuia.

Costurile indirecte

Costurile indirecte sunt acele costuri eligibile care nu pot fi identificate de ctre PP i/sau de partener ca fiind direct atribuite proiectului, dar care pot fi identificate i justificate de sistemul contabil ca fiind efectuate n relaie direct cu costurile eligibile atribuite proiectului. Acestea nu includ costurile eligibile directe ale proiectului.

Costurile indirecte sunt eligibile n limita a 10% din costurile directe totale eligibile ale proiectului, excluznd costurile directe eligibile care vor fi subcontractate i costurile resurselor puse la dispoziie de ctre o ter parte i care nu sunt utilizate pentru sediul PP (articolul 7.4 din Regulamentul SEE).

n funcie de opiunea PP, costurile indirecte pot fi identificate prin una dintre urmtoarele dou metode:

1. pe baza costurilor indirecte reale - pentru acei PP i parteneri care utilizeaz un sistem analitic de contabilitate (situaie n care PP va furniza o metod de mprire pe surse a costurilor indirecte);

2. pe baza calculului unei rate forfetare (pn la 10% din costurile totale directe eligibile, exclusiv costurile directe aferente subcontractrilor i costurile cu resursele puse la dispoziie de ctre teri).

OP recomand PP determinarea costurilor indirecte prin utilizarea ratei forfetare. Aceasta se calculeaz la momentul ntocmirii bugetului de proiect, decontarea fcndu-se conform ratei forfetare determinate de PP/partener, dup metodologia prezentat n anexe. Metoda de calcul a costurilor indirecte va fi stipulat n contractul de finanare a proiectului. Dac bugetul proiectului cuprinde costuri indirecte alocate partenerului, metodologia de decontare a acestora va fi menionat n Acordul de parteneriat.

Reguli generale privind cheltuielile eligibile:

Pentru a fi decontate din grantul proiectului, cheltuielile trebuie s fi fost efectiv efectuate de PP sau partener i s ndeplineasc urmtoarele criterii:

- au fost efectuate ntre prima i ultima zi a perioadei de eligibilitate, aa cum este ea definit n contractul de finanare nerambursabil;

- sunt corelate cu activitile proiectului i sunt prevzute n bugetul estimat al proiectului;

- sunt proporionale i necesare pentru implementarea proiectului;

- sunt utilizate exclusiv n scopul realizrii obiectivelor proiectului i a rezultatelor preconizate ale acestuia, ntr-o manier compatibil cu principiile managementului financiar eficient i eficace;

- sunt identificabile i verificabile, n special prin nregistrarea lor n contabilitatea PP i/ sau a partenerului, i sunt stabilite n conformitate cu standardele contabile aplicabile rii n care PP i/ sau partenerul este stabilit i cu respectarea principiilor contabile general acceptate;

10

- respect prevederile specifice ale legislaiei n vigoare.

BUGETUL PROIECTULUI Bugetul proiectului va fi exprimat n lei. Pentru ntocmirea bugetului proiectului i verificarea ncadrrii n limitele minime i maxime ale grantului solicitat, se va avea n vedere cursul InforEuro din luna martie 2014 (1 euro = 4,5015 lei), pe care l putei verifica pe site-ul Comisiei Europene, la adresa:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Ca urmare, la acest curs de referin, grantul minim pentru acest apel este de 450.150 lei, iar grantul maxim este de 1.350.450 lei.

Conform art. 3 din Normele de aplicare a OUG 23/aprilie 2013, valoarea total a contractelor semnate ntre OP si PP se exprim n lei i este calculat la cursul InforEuro valabil la data semnrii contractelor. n consecin, la semnarea contractelor, se va verifica nc o dat ncadrarea n limitele minime i maxime ale grantului, folosind acest al doilea curs de referin (dac va fi cazul, nu se va elibera o sum care s depeasc limita respectiv).

Proiectul va include, n mod obligatoriu, n susinerea bugetului proiectului, o justificare a costurilor estimate (detaliere pe tipuri de costuri i preuri unitare vezi anexele). n acest sens, se recomand includerea n bugetul proiectului a unor costuri proporionale i corecte n raport cu obiectivele, activitile i rezultatele planificate ale acestuia. Modalitatea de ntocmire a bugetului va face obiectul evalurii proiectului i, n situaia n care vor considera necesar, evaluatorii vor putea face propuneri de revizuire a bugetului.

Dac au fost prevzute anumite sume la linia de buget Costuri neprevzute, motivele prevederii acestora vor fi menionate, pe scurt, n Justificarea bugetului. Valoarea maxim a acestor costuri este de 5% din costurile eligible directe. Costurile neprevzute vor putea fi utilizate numai cu aprobarea n avans a OP, constituind modificare major a proiectului.

Suma bugetat pentru activiti bilaterale nu trebuie s depeasc 2% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. n categoria activiti bilaterale intr activitile derulate n comun de reprezentani ai PP i/ sau ai partenerilor din Romnia ai acestora cu reprezentani ai partenerului/ilor din Statele donatoare, n scopul proiectului (formare, activiti de schimb de experien, vizite de studii etc.). Atenie: salariile i costurile de deplasare n interesul proiectului ale experilor partenerului din Statele donatoare n legtur cu participarea la activitile proiectului, altele dect cele ncadrate la categoria activiti bilaterale, vor fi evideniate n liniile bugetare Resurse umane, respectiv Costuri de deplasare pentru personal i voluntari, dup caz. mprirea bugetului pe parteneri

mprirea bugetului proiectului ntre parteneri va fi negociat ntre PP i fiecare partener, nainte de depunerea propunerii de proiect. Planul de pli ctre partener va fi prezentat n Acordul de parteneriat. Suma convenit de parteneri i menionat n Acordul de parteneriat va fi transferat, n trane, dup caz, de ctre PP, n contul deschis de partener/i special pentru acest proiect (la trezoreria local sau la o banc comercial).

11

n cazul n care exist parteneri din statele donatoare, PP va avea n vedere faptul c, pe lng conturile deschise pentru grant la trezoreria local, va trebui s deschid conturi, n lei i valut, i la o banc comercial, pentru transferul fondurilor alocate acestor parteneri (n cazul n care s-a stabilit c acetia i gestioneaz singuri bugetul). Transferul se va face n euro.

n cazul n care un partener nu i va respecta obligaiile asumate, PP va suplimenta corespunztor resursele alocate proiectului, pentru a acoperi retragerea partenerului din proiect. Auditul proiectului

Bugetul proiectului va include, n mod obligatoriu, costuri legate de auditul proiectului. Astfel, fiecare raport intermediar, precum i raportul final vor fi nsoite de un raport de audit, realizat de un auditor independent acreditat de Camera Auditorilor Financiari din Romnia.

Partenerii din statele donatoare pot include, la rndul lor, n bugetul propriu, costuri de audit. Opinia dat de auditorul strin n raportul de audit este considerat necesar i suficient pentru a certifica faptul c toate cheltuielile efectuate de acesta n cadrul proiectului respect cerinele aplicabile (de exemplu, Regulamentul SEE, Apelul de propuneri de proiecte, Ghidul aplicantului, Acordul de parteneriat). n cazul entitilor publice din statele donatoare, ca parteneri, dac nu se contracteaz un auditor extern, atunci este necesar a se face dovada c auditorul intern autorizat este independent fa de entitatea care l-a angajat.

Suma bugetat pentru costuri de audit nu trebuie s depeasc 3,5% din totalul costurilor eligibile ale proiectului.

Proceduri de achiziii aplicabile

Pentru atribuirea contractelor de furnizare de bunuri, servicii sau lucrri, PP i partenerii si din Romnia, dup caz, trebuie s respecte prevederile legislaiei naionale n domeniul achiziiilor publice, respectiv O.U.G. nr. 34/2006, n cazul n care au statut de autoritate contractant, sau Ordinul nr. 1120/2013 privind aprobarea procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privai n

cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul Convergen, precum i n

cadrul proiectelor finanate prin Mecanismele Financiare SEE i Norvegian 2009-2014, n cazul entitilor care nu au statut de autoritate contractant conform O.U.G. nr. 34/2006.

Nu este admis ncredinarea efecturii procedurilor de achiziii n cadrul proiectului ctre un partener, n vederea evitrii aplicrii prevederilor OUG 34/2006.

n mod excepional, partenerul din statele donatoare poate efectua achiziiile necesare derulrii activitii lui n proiect, prin folosirea procedurilor legale de achiziii aplicabile n ara n care i are domiciliul fiscal sau a procedurilor aplicabile n cadrul organizaiei din care face parte. n acest caz, opinia auditului va cuprinde i referiri despre respectarea reglementrilor aplicabile achiziiilor.

PROMOVAREA PROIECTULUI

Fiecare proiect va conine, n mod obligatoriu, un Plan de comunicare i promovare (vezi anexele), dezvoltat conform regulilor stabilite n Manualul de comunicare i design aferent Granturilor SEE9.

9 disponibil (exclusiv n limba englez) aici: http://eeagrants.org/Media/Files/Toolbox/Communication-manual

12

Planul de comunicare trebuie s includ cel puin urmtoarele tipuri de informaii: - obiectivele planului i grupurile int vizate, inclusiv factorii interesai de la nivel naional,

regional sau local i publicul larg; - strategia de comunicare, inclusiv informaii despre coninut, activiti, mijloace de

comunicare i planificarea n timp, avnd n vedere valoarea adugat i impactul proiectului/ finanrii;

- cel puin dou activiti de informare privind progresul i rezultatele obinute n cadrul proiectului (de exemplu: evenimente de lansare i nchidere a proiectului etc.);

- msurile de evaluare a eficienei activitilor de informare i publicitate din perspectiva vizibilitii i promovrii proiectului, a obiectivelor i impactului acestora, inclusiv persoana de contact.

Solicitanii trebuie s aib n vedere publicarea periodic pe internet a informaiilor despre proiect i activitile/ rezultatele acestuia, fie n cadrul unei pagini dedicate exclusiv proiectului, fie ntr-o seciune a paginii web proprii a PP.

n consecin, la ntocmirea bugetului proiectului, se vor avea n vedere costurile aferente activitilor de promovare (de exemplu, evenimente de lansare i nchidere a proiectului, comunicate de pres, materiale publicitare/informative, panou publicitar al proiectului, inscripionarea echipamentelor achiziionate din grant, realizare/dezvoltare site etc.).

PRINCIPIILE TRANSVERSALE I TEME ORIZONTALE

Proiectele finanate prin intermediul Programului trebuie s respecte i s promoveze, n toate etapele de implementare, urmtoarele principii transversale:

- buna guvernare; - dezvoltarea durabil; - egalitatea de gen.

Buna guvernare este caracterizat prin: - participare i incluziune participarea tuturor prilor interesate relevante, n mod direct sau prin intermediul organizaiilor sau instituiilor (publice i private); - responsabilitate responsabilitate fa de cei care vor fi afectai de deciziile sau aciunile respective; - transparen deciziile i aplicarea acestora sunt realizate cu respectarea normelor i regulamentelor; informaiile sunt liber disponibile i direct accesibile; - receptivitate instituiile i procesele acestora deservesc toi factorii de interes ntr-un cadru de timp rezonabil; - eficacitate i eficien instituiile i procesele acestora produc rezultate care satisfac nevoile societii, n timp ce asigur cea mai bun utilizare a resurselor puse la dispoziia lor; - respectarea legislaiei n vigoare un cadru juridic echitabil care este pus n aplicare n mod imparial, respectnd drepturile omului i fr corupie.

13

La nivelul PP i partenerilor care vor implementa proiecte n cadrul acetui apel, buna guvernare se poate traduce prin implicarea membrilor grupului int n luarea deciziilor care i privesc, existena unor proceduri de funcionare clare, care respect Regulamentul SEE i legislaia n vigoare, un management financiar bun, managementul riscului, evaluare i monitorizare permanent a proiectului etc..

Dezvoltarea durabil este un concept integrat care: - are ca scop mbuntirea calitii vieii generaiilor actuale i viitoare, n timp ce protejeaz capacitatea Pmntului de a susine viaa, n toat diversitatea ei; - se bazeaz pe democraie, respectarea legii i a drepturilor fundamentale inclusiv a libertii, egalitii de anse i diversitii culturale; - promoveaz nivele ridicate de ocupare ntr-o economie bazat pe educaie, inovare, coeziune social i teritorial i pe protejarea sntii umane i a mediului.

Dezvoltarea durabil are n vedere trei aspecte:

- mediul nconjurtor: evaluarea sistematic a impactului proiectelor pentru mediu i integrarea unor msuri specifice pentru a limita orice impact negativ (de exemplu: folosirea resurselor naturale regenerabile, reciclarea deeurilor, prevenirea polurii solului, apei sau aerului etc.);

- sustenabilitatea economic: promovarea dezvoltrii economice la nivel local/ regional/ naional, crearea de noi locuri de munc i susinerea iniiativelor antreprenoriale;

- sustenabilitatea social: construirea capitalului social; asigurarea respectrii nevoilor i prioritilor, precum i promovarea egalitii i nondiscriminrii grupurilor diferite pe criterii de gen, etnie, dizabilitate, vrst, orientare sexual, afiliere religioas; contribuia la lupta mpotriva srciei i excluziunii sociale, inclusiv a copiilor; facilitarea accesului la educaie i formare vocaional; mobilitate, sntate, angajare i asigurarea unei locuine.

Egalitatea de gen implic lipsa discriminrii pe baz de gen n accesul la resurse, activiti i beneficii, oferind, att brbailor, ct i femeilor, drepturi i oportuniti egale n toate domeniile sociale i economice, n vederea unei dezvoltri durabile.

Principiul egalitii de gen se reflect att n activitatea organizaiei, n general (de exemplu, prin facilitarea angajrii unui numr proporional de brbai i femei), ct i n derularea activitilor proiectului (de exemplu, prin asigurarea accesului la activiti att a brbailor, ct i a femeilor; sau prin activitile care abordeaz tematici specifice egalitii de gen).

Pentru a identifica nevoile specifice ale femeilor i respectiv ale brbailor, trebuie avute n vedere aspecte legate de: - reprezentare i participare: n grupul int numrul de brbai e diferit de numrul de femei? Care sunt caracteristicile acestor grupuri? - acces la resurse: Cum sunt mprite resursele ntre brbaii i femeile din grupul int (timp, informaii, bani i putere economic, educaie, instruire, munc, comunicare i IT, servicii sociale, mobilitate)? - drepturi, norme i valori: Exist presupuneri cu privire la activitatea brbailor i a femeilor din zona vizat de proiect? Cum influeneaz aceste presupuneri rolurile de gen i diviziunea muncii bazat pe gen?

n pregtirea i implementarea proiectelor se va ine cont de standardele relevante ale Consiliului Europei privind drepturile omului i buna guvernare, inclusiv de Convenia pentru Aprarea Drepturilor Omului i a Libertilor Fundamentale.

14

Pe lng principiile transversale, PP sunt ncurajai s abordeze n cadrul proiectelor urmtoarele teme orizontale ale programului:

- incluziune social; - antidiscriminare; - toleran i nelegere intercultural; - respectarea i promovarea drepturilor omului.

PREGTIREA PROPUNERII DE PROIECT

PP este principalul responsabil pentru iniierea, pregtirea i transmiterea propunerii de proiect, i cel care rspunde de managementul proiectului i asigur implicarea activ a partenerilor n pregtirea dosarului de solicitare a finanrii i n implementarea proiectului.

Pentru ca aciunea PP s aib succes, nainte de elaborarea i depunerea proiectului se vor organiza ntlniri cu participare ct mai reprezentativ a membrilor grupurilor int.

Acolo unde este cazul, PP va ncuraja participarea specialitilor romi n procesul de elaborare i implementare a proiectelor (de exemplu: nvtori, profesori de limba romani, mediatori sanitari sau colari, experi/consilieri locali etc.)

Pe baza concluziilor i informaiilor obinute n urma ntlnirilor cu membrii grupurilor int, a discuiilor cu partenerii (dup caz), specialitii locali vor completa formularul cererii de finanare (pe formatul pus la dispoziie de OP, pe site-ul propriu - http://www.frds.ro10), urmrind cu atenie recomandrile din prezentul ghid, furniznd informaii clare i relevante care s susin necesitatea finanrii.

Pentru justificarea proiectului, PP i partenerii si sunt ncurajai s consulte rapoarte, statistici relevante etc. i s utilizeze aceste informaii pentru a susine necesitatea proiectului propus att n aria de intervenie vizat, ct i cu referire la contextul programului, cadrul legal i standardele existente n domeniu.

Propunerea de proiect va fi nsoit de un pachet de documente anex (de exemplu, calendarul de implementare a proiectului, justificarea bugetului, acordul de parteneriat, planul de

comunicare/publicitate, declaraiile de eligibilitate de la PP i partenerii proiectului, documentele

care dovedesc statutul juridic al PP i partenerilor, CV-urile personalului, documentaia tehnic

pentru lucrrile de mic infrastructur etc.). Lista tuturor documentelor necesare a fi depuse mpreun cu cererea de finanare este disponibil n anexe (vezi Coninutul cadru al dosarului de solicitare a finanrii i Opisul proiectului).

Sprijin pentru elaborarea proiectului

Promotorii de Proiecte interesai de Apelul Coerent pot primi sprijin (informaii i clarificri, la cerere) pe parcursul pregtirii proiectului, prin intermediul serviciului help desk al OP. Mai multe informaii despre cum se poate accesa acest serviciu puteti gsi pe site-ul FRDS, la adresa www.frds.ro/ Granturi SEE/ Help-desk.

10

Atenie! Potenialii Promotori de Proiecte care folosesc versiuni de Excel mai vechi de 2010, sunt rugai s verifice dac textul este vizibil n ntregime, avnd n vedere c exist o limitare a softului n acest sens (dei se pot scrie 32.767 de caractere, numai 1.024 sunt vizibile). Ca urmare, se recomand utilizarea versiunilor de Excel 2010 sau 2013, pentru cei care au text de dimensiuni mai mari/celula. Verificai, de asemenea, ca varianta tiprit a formularului de cerere de finanare s cuprind textul n ntregime, aferent fiecrei celule Excel

15

Recomandm de asemenea consultarea periodic a site-ului FRDS, n vederea accesului la informaii suplimentare i/sau actualizate, disponibile fie la rubrica ntrebri i Rspunsuri, fie prin intermediul eratelor i/sau corrigendum-urilor publicate de OP.

TRANSMITEREA PROPUNERII DE PROIECT Cererile de finanare vor fi redactate n limba romn, cu cteva informaii prezentate de asemenea n limba englez, pe formatul pus la dispoziie de OP. La depunerea propunerii de proiect, PP va prezenta:

- Dosarul propunerii de proiect, n dou exemplare tiprite pe hrtie: un exemplar cu documente n original i un exemplar care reprezint copia dosarului cu documente n original; pentru fiecare exemplar, documentele se vor prezenta ndosariate, n biblioraft/dosar, n ordinea prezentat n Coninutul cadru al dosarului de solicitare a finanrii; documentele din fiecare dosar vor fi numerotate, pe fiecare pagin (ncepnd de la ultima pagin ctre prima fr a numerota i OPIS-ul); la nceputul fiecrui dosar, se va ataa un OPIS al documentelor, cu menionarea numrului total de pagini din dosarul propunerii de proiect;

- O copie electronic a dosarului propunerii de proiect (copie identic, pe CD, n format pdf), necesar pentru arhivarea documentelor; pe CD se va regsi de asemenea Formularul de cerere completat, inclusiv anexele acestuia, n varianta final, n format Excel, editabil necesar pentru transpunerea unor date din propunerea de proiect n baza de date a OP).

O parte dintre documentele anex solicitate ca fiind obligatorii la depunere sunt obligatorii n msura n care sunt aplicabile (de exemplu, dac exist parteneri de proiect ai PP, este obligatoriu s se ataeze Acordul de parteneriat).

Documentele solicitate n copie (de exemplu, statutul organizaiei) vor purta, pe fiecare pagin, meniunea conform cu originalul i vor fi semnate.

Dosarul de solicitare a finanrii va fi transmis ntr-un plic/ pachet sigilat, personal, prin curier sau pot (cu confirmare de primire) la unul dintre sediile OP (din Bucureti, Alba-Iulia sau Iai), pn la termenul limit - 19.05.2014, ora 16:00 (n cazul depunerii personale). Sediile se afl la urmtoarele adrese: - Bucureti: str. Eugeniu Carada nr. 1, etaj 3, sector 3, Bucureti; - Alba-Iulia: str. Miron Costin nr. 2, apt. 6, camera nr. 1, Alba-Iulia, judeul Alba; - Iai: Cutia potal 2731, Oficiul Potal Iai, judeul Iai (doar prin Pota Romn).

Pe plic/ pachet vor fi menionate urmtoarele informaii:

Mecanismul Financiar SEE 2009 2014 Programul RO10 Copii i tineri n aflai n situaii de risc i iniiative locale i regionale pentru reducerea inegalitilor naionale i pentru promovarea incluziunii sociale" Apelul: Coerent Titlul proiectului: Numele aplicantului:

16

n cazul n care acesta este transmis prin pot sau prin servicii de curierat, data potei (atestat prin tampila de preluare aplicat pe plic) sau data prelurii de ctre serviciul de curierat trebuie s fie, cel mult, data limit anunat. n cazul n care dosarul se va depune personal, aceasta se va face pn cel trziu la data limit anunat, ora 16:00.