Ghid pentru interfaa utilizator Access 2010

Access 2010 cuprinde o interfa utilizator cu modificri semnificative fa de versiunile anterioare, mai ales fa de versiunile anterioare Access 2007. Dou componente principale ale interfeei utilizator, panglica i Panoul de navigare, au fost introduse n Access 2007. Numeroase modificri au fost efectuate la panglic i o a treia component a interfeei utilizator, vizualizarea Microsoft Office Backstage, este nou n Access 2010.

Acest articol descrie elementele interfeei utilizator Access 2010 i furnizeaz linkuri ctre mai multe informaii despre aceste elemente i cum s v particularizai experiena.

n acest articol

Prezentare general Vizualizarea Backstage Panglica Panoul de navigare Documentele n file Bara de stare Minibara de instrumente Obinerea AjutoruluiPrezentare general

Cele trei componente principale ale interfeei utilizator Access 2010 sunt:

Panglicaeste banda de file care strbate fereastra programului i care conine grupuri de comenzi.

Vizualizarea Backstageeste colecia de comenzi pe care le vedei pe filaFiierde pe panglic.

Panoul de navigareeste panoul din partea stng a ferestrei programului Access, care v permite s lucrai cu obiecte de baze de date. Panoul de navigare a nlocuit Panoul de baz de date din Access 2007.

Aceste trei elemente ofer mediul n care se creeaz i se utilizeaz bazele de date.

Panglica

Panglica este principalul nlocuitor pentru meniurile i barele de instrumente din versiunile anterioare Access 2007. Aceasta se compune n principal din file care au grupuri de butoane.

Panglica are file principale care grupeaz comenzi frecvent utilizate asociate, file contextuale care apar doar atunci cnd le utilizai, precum i Bara de instrumente Acces rapid, o bar de instrumente mic ce pe care avei posibilitatea s o particularizai cu comenzile dvs. preferate.

Pe filele panglicii, unele dintre butoane v ofer o galerie de opiuni, n timp ce altele lanseaz o comand.

Vizualizarea Backstage

Vizualizarea Backstage este o caracteristic nou n Access 2010. Acesta conine comenzi i informaii care se aplic la o ntreag baza de date, cum ar fiCompactare i reparare, precum i comenzile existente n meniulFiierdin versiunile anterioare, cum ar fiImprimare.

Panoul de navigare

Panoul de navigare v ajut s v organizai obiectele din baza de date i este principalul mijloc de a deschide sau de a modifica proiectul unui obiect din baza de date. Panoul de navigare a nlocuit Fereastra baz de date prezent n versiunile Access anterioare Access 2007.

Panoul de navigare este organizat pe categorii i grupuri. Avei posibilitatea s alegei dintr-o varietate de opiuni de organizare i, de asemenea, s v creai propria schem de organizare particularizat n Panoul de navigare. n mod implicit, o baza de date nou utilizeaz categoria Tip obiect, care are grupuri ce corespund diverselor tipuri de obiecte baz de date. Categoria Tip obiect organizeaz obiectele baz de date ntr-un mod similar cu afiarea din Fereastra baz de date din versiunile anterioare.

Panoul de navigare se poate minimiza i ascunde, dar nu se poate estompa prin deschiderea obiectelor baz de date n faa lui.

Vizualizarea Backstage

Vizualizarea Backstage ocup filaFiierdin panglic i conine multe comenzi care se aflau nainte n meniulFiier. De asemenea, vizualizarea Backstage conine alte comenzi care se aplic la un ntreg fiier baz de date. Cnd deschidei Access, dar nu deschidei o baz de date (de exemplu, deschidei Access din meniul Start din Windows), vei vedea vizualizarea Backstage.

n Vizualizarea Backstage, avei posibilitatea s creai o baz de date nou, s deschidei o baz de date existent, s publicai o baz de date pe Web prin SharePoint Server i s efectuai multe activiti de ntreinere a fiierelor i bazelor de date.

Creai o baz de date nou, necompletat

1. Pornii Access din meniulPorniresau dintr-o comand rapid.

Apare vizualizarea Backstage.

2. Alegei una dintre urmtoarele variante:

Creai o nou baz de date Web

1. Subabloane disponibile, facei clic peBaz de date Web.

2. La dreapta, subBaz de date Web, tastai un nume pentru fiierul baz de date n casetaNume fiiersau utilizai-l pe cel furnizat pentru dvs.

3. Facei clic peCreare.

Se creeaz baza de date nou i se deschide un tabel nou n vizualizarea Foaie de date.

Crearea unei baze de date desktop noi

1. Subabloane disponibile, facei clic peBaz de date.

2. La dreapta, subBaz de date, tastai un nume pentru fiierul baz de date n casetaNume fiier sau utilizai-l pe cel furnizat pentru dvs.

3. Facei clic peCreare.

Se creeaz baza de date nou i se deschide un tabel nou n vizualizarea Foaie de date.

Access 2010 furnizeaz un numr de abloane odat cu produsul i avei posibilitatea s descrcai i mai multe de la Office.com. Un ablon Access este o baz de date preproiectat, completat cu tabele, formulare i rapoarte cu aspect profesionist. abloanele v ofer un important punct de pornire atunci cnd creai o baz de date nou.

Crearea unei baze de date noi dintr-un ablon eantion

1. Pornii Access din meniulPorniresau dintr-o comand rapid.

Apare vizualizarea Backstage.

2. Facei clic peabloane eantion, apoi rsfoii prin abloanele eantion.

3. Cnd gsii ablonul pe care dorii s l utilizai, facei clic pe acel ablon.

4. La dreapta, n caseta Nume fiier, tastai un nume de fiier sau utilizai-l pe cel furnizat.

5. Facei clic peCreare.

Access creeaz noua baz de date din ablon i o deschide.

Avei posibilitatea s descrcai abloane Access suplimentare de la office.com direct din Vizualizarea Backstage.

Crearea unei baze de date noi dintr-un ablon Office.com

1. Pornii Access din meniulPorniresau dintr-o comand rapid.

Apare vizualizarea Backstage.

2. Sub panoulabloane Office.com, facei clic pe o categorie, apoi, cnd apar abloanele n acea categorie, facei clic pe un ablon.

NOTDe asemenea, avei posibilitatea s cutai un ablon utiliznd caseta de cutare furnizat.

3. n casetaNume fiier, tastai un nume de fiier sau utilizai-l pe cel furnizat.

4. Facei clic peDescrcare.

Access descarc automat ablonul, creeaz o baz de date nou pe baza ablonului, o stocheaz n folderul dvs. de documente (de exemplu, folderul Documentele mele), apoi deschide baza de date.

Cnd deschidei (sau creai i deschidei) o baz de date, Access adaug numele de fiier i locaia bazei de date la o list intern de documente utilizate recent. Lista se afieaz n filaRecenta vizualizrii Backstage, pentru fi posibil deschiderea bazelor de date utilizate recent.

Deschiderea unei baze de date utilizate recent

1. Pornii Access.

2. n Vizualizarea Backstage, facei clic peRecent, apoi facei clic pe baza de date pe care dorii s o deschidei.

Access deschide baza de date.

Deschiderea unei baze de date din vizualizarea Backstage

1. Pornii Access.

2. Facei clic pe filaFiier, apoi peDeschidere. Cnd apare caseta de dialogDeschidere, rsfoii i selectai un fiier, apoi facei clic peDeschidere.

Se deschide baza de date.

NCEPUTUL PAGINIIPanglica

Panglica este principalul nlocuitor pentru meniuri i bare de instrumente i furnizeaz principala interfa de comand din Access 2010. Unul din avantajele principale ale Panglicii este c unific ntr-o locaie unic acele activiti sau puncte de intrare care necesitau afiarea de meniuri, bare de instrumente, panouri de activiti i alte componente din IU. n acest mod, trebuie s cutai ntr-un singur loc pentru comenzi, nu n mai multe locuri.

Cnd deschidei o baz de date, Panglica apare n partea de sus a ferestrei principale Access, unde afieaz comenzile n fila de comenzi activ.

Panglica conine o serie de file care conin comenzi. n Access 2010, principalele file din Panglic suntFiier,Pornire,Creare,Date externeiInstrumente baz de date. Fiecare fil conine grupuri de comenzi asociate, iar aceste grupuri scot la suprafa unele dintre elementele suplimentare noi din IU, cum ar fi galeria, care este un nou tip de control care prezint opiunile n mod vizual.

Comenzile care sunt disponibile n panglica reflect, de asemenea, obiectul activ n prezent. De exemplu, dac avei un tabel deschis n vizualizarea Foaie de date i facei clic peFormularn filaCrearedin grupulFormulare, Access creeaz formularul pe baza tabelului activ. Mai exact, numele tabelului activ este introdus n proprietatea Record Sourcea noului formular. n plus, unele file din panglic apar doar n anumite contexte. De exemplu, fila Proiectareapare numai atunci cnd avei un obiect deschis n vizualizarea Proiect.

Avei posibilitatea s utilizai comenzile rapide de la tastatur pentru a utiliza Panglica. Toate comenzile rapide de la tastatur din versiunile anterioare de Access funcioneaz n continuare. Sistemul de acces la tastatur nlocuiete acceleratoarele de meniu din versiunile anterioare de Access. Acest sistem utilizeaz indicatori mici cu o singur liter sau o combinaie de litere care apar n Panglic atunci cnd apsai tasta ALT. Aceti indicatori arat ce comand rapid activeaz controlul de dedesubt.

Cnd ai selectat fila de comand, avei posibilitatea s navigai la comenzile disponibile din acea fil.

Selectarea unei file de comenzi

1. Pornii Access.

2. Facei clic pe fila dorit.

- sau -

1. Pornii Access.

2. Apsai i eliberai tasta ALT.

Apar sfaturile de tastatur.

3. Apsai tasta sau tastele afiate n sfaturile de tastatur care sunt pe sau cel mai aproape de comanda dorit.

Avei posibilitatea s executai o comand n mai multe moduri. Cel mai rapid i mai direct mod este de a utiliza comanda rapid de la tastatur asociat cu comanda respectiv. Dac tii comanda rapid de la tastatur utilizat din versiunile anterioare de Access, ea ar trebui s funcioneze i n Access 2010.

Pentru mai multe informaii despre comenzile rapide de la tastatur, consultaiComenzi rapide de la tastatur pentru Access.

Executarea unei comenzi

1. Pornii Access.

2. Facei clic pe fila comenzii dorite. Urmtorul tabel afieaz mostre de file i comenzi disponibile n fiecare dintre ele. Filele i comenzile disponibile se modific n funcie de activitatea pe care o efectuai.

FILA DE COMENZIOPERAIUNI OBINUITE POSIBILE

Pagina de pornireSe selecteaz alt vizualizare

Copiai i lipii din clipboard

Setai caracteristicile curente de font.

Setai alinierea fontului curent.

Aplicai formatare de tip text mbogit pentru un cmp de tip Memo.

Lucrai cu nregistrri (Remprosptare, Nou, Salvare, tergere, Totaluri, Corectare ortografic, Mai multe).

Sortai i filtrai nregistrrile.

Gsii nregistrri.

CreareCreai un tabel nou, necompletat.

Creai un tabel nou utiliznd un ablon de tabel.

Creai o list pe un site SharePoint i un tabel n baza de date curent care face legtura o lista nou creat.

Creai un tabel nou, necompletat n vizualizarea Proiect.

Creai un formular nou, bazat pe tabelul activ sau interogarea activ.

Creai un tabel PivotTable sau o diagram PivotChart.

Creai un raport nou pe baza tabelului activ sau a interogrii active.

Creai o interogare nou, o macrocomand nou, un modul nou sau un modul de clas nou.

Date externeImportai date sau creai o legtur la date externe.

Exportai date.

Colectai i actualizai date prin intermediul potei electronice.

Creai importuri salvate i exporturi salvate.

Executai Manager de tabele legate.

Instrumente baz de dateMutai parial sau integral o baz de date pe un site SharePoint nou sau existent.

Lansai editorul Visual Basic sau executai o macrocomand.

Creai i vizualizai relaiile ntre tabele.

Afiai/ascundei dependenele obiectului.

Executai Documentar baz de date sau analizai performana.

Mutai date pe un server Microsoft SQL sau ntr-o baz de date Access (numai tabele).

Gestionai programele de completare Access.

Creai sau editai un modul VBA (Visual Basic for Applications).

3. Facei clic pe controlul care reprezint comanda. Alternativ, dac tii comanda rapid de la tastatur pentru comanda dintr-o versiune anterioar de Access, introducei comanda rapid de la tastatur utiliznd tastatura.

- sau -

Apsai i eliberai tasta ALT.

Apar tastele de acces.

Apsai tasta sau tastele afiate n sfatul de tastatur asociat cu comanda pe care o dorii.

File contextuale de comenzi

n plus fa de filele standard de comenzi, Access 2010 are, de asemenea, file contextuale de comenzi. n funcie de context (adic de obiectul cu care lucrai i operaiunea pe care o efectuai), este posibil s apar una sau mai multe file contextuale de comenzi lng filele standard de comenzi.

Activarea unei file contextuale de comenzi

Facei clic pe fila contextual de comenzi.

- sau -

1. Apsai i eliberai tasta ALT.

Apar tastele de acces.

2. Apsai tasta sau tastele afiate n tasta de acces care apare pe sau cel mai aproape de fila contextual de comenzi.

Filele contextuale de comenzi conin comenzi i caracteristici care sunt necesare pentru lucrul ntr-un anumit context. De exemplu, cnd deschidei un tabel n vizualizarea Proiect, filele contextuale conin comenzi care se aplic numai cnd lucrai cu un tabel n acea vizualizare. De asemenea, cnd deschidei un tabel n vizualizarea Proiectare, apare o fil contextual de comenzi denumitProiectarelng filaInstrumente complexe. Cnd facei clic pe filaProiectare, Panglica afieaz comenzile disponibile numai atunci cnd obiectul este disponibil n vizualizarea Proiectare.

Galerii

Panglica mai utilizeaz i un tip de control denumit galerie. Controlul galerie este proiectat s atrag atenia asupra rezultatelor pe care dorii s le obinei. Mai degrab dect s afieze numai comenzi, controlul galerie afieaz rezultatul utilizrii acelor comenzi. Ideea este de a furniza un mod vizual de a naviga i vedea ce poate face Access 2010, cu accentul pus pe rezultate, nu pe comenzile n sine.

Galeriile sunt de diferite forme i dimensiuni. Exist o structur de tip gril, o reprezentare vertical de tip meniu i chiar un aspect de tip panglic, ce plaseaz coninutul galeriei n interiorul panglicii.

Ascundere Panglicii

Uneori, este nevoie s se aloce mai mult spaiu zonei de lucru. Din acest motiv, Panglica poate fi restrns, astfel nct s rmn numai bara cu filele de comand. Pentru a ascunde Panglica, facei dublu clic pe fila activ de comenzi. Pentru a o afia din nou, facei dublu clic din nou pe fila activ de comenzi.

Ascunderea i restaurarea Panglicii

1. Facei dublu clic pe fila activ de comenzi (fila activ este cea evideniat).

2. Facei dublu clic din nou pe fila activ de comenzi pentru a restaura Panglica.

Bara de instrumente Acces rapid

Bara de instrumente Acces rapid este o bar de instrumente adiacent Panglicii, care permite accesul la comenzi cu o singur apsare pe butonul mouse-ului. Setul implicit de comenzi cuprindSalvare,AnulareiRefacerei avei posibilitatea s particularizai bara de instrumente Acces rapid pentru a include comenzile pe care dvs. le utilizai cel mai des. De asemenea, avei posibilitatea s modificai plasarea barei de instrumente i s o modificai din dimensiunea mic implicit n dimensiune mare. Bara de instrumente mic apare lng filele de comenzi din Panglic. Cnd comutai la dimensiune mare, bara de instrumente apare sub Panglic i se extinde la lime complet.

Particularizarea barei de instrumente Acces rapid

1. Facei clic pe cea mai din dreapta sgeat vertical din bara de instrumente.

2. SubParticularizare bar de instrumente Acces rapid, facei clic pe comanda pe care dorii s o adugai i ai terminat.

Sau, n cazul n care comanda nu este listat, facei clic peMai multe comenzii trecei la pasul urmtor al acestei proceduri.

3. n caseta de dialogOpiuni Access, selectai comanda sau comenzile pe care dorii s le adugai, apoi facei clic peAdugare.

4. Pentru a elimina o comand, evideniai-o n list n partea dreapt, apoi facei clic peEliminare. Ca alternativ, facei dublu clic pe comand n list.

5. Facei clic peOKcnd terminai.

NCEPUTUL PAGINIIPanoul de navigare

Cnd deschidei o baz de date sau creai una nou, numele obiectelor din baza dvs. de date apar n Panoul de navigare. Obiectele bazei de date includ tabelele, formularele, rapoartele, paginile, macrocomenzile i modulele. Panoul de navigare nlocuiete fereastra Baz de date utilizat de versiunile anterioare de Access. Dac ai utilizat fereastra Baz de date pentru a efectua o activitate n versiunea anterioar, acum o vei efectua n Panoul de navigare. De exemplu, dac dorii s adugai un rnd la un tabel n vizualizarea Foaie de date, deschidei acel tabel din Panoul de navigare.

NOTPanoul de navigare nu este disponibil ntr-un browser Web. Pentru a utiliza Panoul de navigare cu o baz de date Web, trebuie s deschidei mai nti baza de date utiliznd Access.

Pentru a deschide un obiect de baz de date sau a aplica o comand la un obiect de baz de date, facei clic cu butonul din dreapta i selectai un element de meniu din meniul contextual. Comenzile din meniul contextual variaz n funcie de tipul obiectului.

Deschiderea obiectului de baz de date, cum ar fi un tabel, formular sau raport

n Panoul de navigare, facei dublu clic pe obiect.

- sau -

n Panoul de navigare, selectai obiectul, apoi apsai ENTER.

- sau -

1. n Panoul de navigare, facei clic cu butonul din dreapta pe un obiect, apoi facei clic pe Deschidere.

Reinei c avei posibilitatea s setai opiuni pentru obiectele deschise cu o singur apsare pe butonul mouse-ului n caseta de dialogOpiuni de navigare.

Panoul de navigare divide obiectele bazei de date n categorii, iar aceste categorii conin grupuri. Anumite categorii sunt predefinite pentru dvs. i avei posibilitatea s creai propriile grupuri particularizate.

n mod implicit, Panoul de navigare apare cnd deschidei o baz de date n Access, inclusiv bazele de date din versiunile anterioare de Access. Avei posibilitatea s mpiedicai apariia implicit a Panoului de navigare dac setai o opiune de program. Urmtorul set de pai explic modul n care se efectueaz fiecare aciune.

Pentru a afia sau a ascunde Panoul de navigare

Facei clic pe buton n colul din dreapta sus al Panoului de navigare () sau apsai F11.

mpiedicarea apariiei implicite a Panoului de navigare

1. Facei clic pe filaFiier, apoi peOpiuni.

Se afieaz caseta de dialogOpiuni Access.

2. n panoul din stnga, facei clic peBaza de date curent.

3. SubNavigare, debifai caseta de selectareAfiare Panou navigare, apoi facei clic peOK.

Pentru mai multe informaii despre Panoul de navigare, consultai articolulUtilizarea i organizarea obiectelor bazei de date n Panoul de navigare.

NCEPUTUL PAGINIIDocumentele n file

ncepnd cu Office Access 2007, avei posibilitatea s afiai obiectele bazei de date n documente care se afl n file n loc de ferestre suprapuse. Pentru utilizarea obinuit, este posibil s preferai interfaa cu file document. Acest tip de afiare poate fi activat sau dezactivat din Opiuni Access (consultaiAfiarea sau ascunderea filelor documentmai jos n acest articol). Dac modificai setrile filelor document, trebuie s nchidei i s deschidei din nou baza de pentru a se produce noile setri.

Afiarea sau ascunderea filelor document

1. Facei clic pe filaFiier, apoi peOpiuni.

Se afieaz caseta de dialogOpiuni Access.

2. n panoul din stnga, facei clic peBaza de date curent.

3. n seciuneaOpiuni aplicaie, subOpiuni fereastr document, selectai facei clic peDocumente n file.

4. Bifai sau debifai caseta de selectareAfiare file document. Debifarea casetei de selectare dezactiveaz filele document.

5. Facei clic peOK.

NOTE

Afiare file documenteste o setare care ine de fiecare baz de date. Ea trebuie setat independent pentru fiecare baz de date.

Dup ce modificai setareaAfiare file document, trebuie s nchidei i s deschidei din nou baza de date pentru a se produce modificrile.

Bazele noi de date create n Access 2007 sau Access 2010 au ca setare implicit afiarea filelor document.

Bazele de date create utiliznd versiuni anterioare de Access utilizeaz n mod implicit ferestre suprapuse.

NCEPUTUL PAGINIIBar de stare

Ca i n cazul versiunilor anterioare de Access, n Access 2010 avei posibilitatea s afiai o bar de stare n partea de jos a ferestrei. Acest element standard din IU este n continuare locul n care se afieaz mesajele de stare, sfaturile cu privire la proprieti, indicatorii de program etc. n Access 2010, bara de stare are de asemenea dou funcii pe care le vei vedea n bara de stare din alte programe Office 2010: comutarea Vizualizare/Fereastr i Panoramare.

Avei posibilitatea s comutai rapid n fereastra activ ntre una din vizualizrile disponibile utiliznd controalele disponibile n bara de stare. Dac vizualizai un obiect care accept panoramare variabil, avei posibilitatea s reglai nivelul de panoramare pentru a mri sau a micora utiliznd glisorul din bara de stare.

Bara de stare poate fi activat sau dezactivat n caseta de dialogOpiuni Access.

Afiarea sau ascunderea barei de stare

1. Facei clic pe filaFiier, apoi peOpiuni.

Se afieaz caseta de dialogOpiuni Access.

2. n panoul din stnga, facei clic peBaza de date curent.

3. SubOpiuni aplicaie, bifai sau debifai caseta de selectareAfiare bar de stare. Debifarea casetei de selectare dezactiveaz afiarea barei de stare.

4. Facei clic peOK.

NCEPUTUL PAGINIIMinibara de instrumente

n versiunile de Access anterioare Access 2007, formatarea textului necesita deseori utilizarea unui meniu sau afiarea barei de instrumenteFormatare. Utiliznd Access 2010, avei posibilitatea s formatai textul mai uor, utiliznd minibara de instrumente. Cnd selectai text pentru formatare, minibara de instrumente se afieaz automat deasupra textului selectat. Dac mutai indicatorul mouse-ului n minibara de instrumente, aceasta apare i poate fi aplicat pentru a se aplica text aldin, cursiv, pentru a se modifica dimensiunea fontului, culoarea textului, etc. Cnd mutai indicatorul din minibara de instrumente, aceasta se estompeaz. Dac nu dorii s utilizai minibara de instrumente pentru a aplica formatare textului pentru o selecie, mutai indicatorul civa pixeli ntr-o parte i minibara de instrumente va disprea.

Formatarea textului utiliznd minibara de instrumente

1. Selectai textul pe care dorii s-l formatai.

Minibara de instrumente apare transparent deasupra textului.

2. Aplicai formatri utiliznd minibara de instrumente.

NCEPUTUL PAGINIIObinerea Ajutorului

Cnd avei o ntrebare, avei posibilitatea s obinei ajutor dac apsai F1 sau facei clic pe pictograma care afieaz un semn de ntrebare, aflat n partea din dreapta a Panglicii.

Ajutorul mai poate fi gsit i n Vizualizarea Backstage:

Facei clic pe filaFiier, apoi facei clic peAjutor.

O list de resurse de Ajutor apare n Vizualizarea Backstage.