ghid metodologic de completare a fisei_ep_v3.0

UNIUNEA EUROPEANĂFondul Social European

GUVERNUL ROMANIEIMinisterul Dezvoltării Regionale şi

Administraţiei Publice

Instrumente Structurale2007-2013

Proiect cofinanţat din Fondul Social European

Ministerul Finantelor Publice

Ghid Metodologic de completare a formularului Fisa Entitatii Publice (Fisa_EP)

Sistem Informatic Forexebug

Consultant TH Furnizor: Intrarom – Oracle – Romsys - TNS

Consultant PM: Consultant Asigurarea Calitatii AAM Consulting

Beneficiar Ministerul Finantelor Publice

Data creare: iunie 21, 2013

Ultima modificare: octombrie 8, 2013

Referinta Document: RO/CONS/MFP/FOREXEBUG/GMF/001

Versiune: 1

Aprobari:

Valentin MAVRODIN MFP, Manager Proiect DGTCP

Marius Daniel PESTINA MFP, Manager Proiect DGTI

Constantin PRUNARU Intrarom, Director Proiect

1

Ministerul Finanţelor Publice

Creşterea responsabilizării administraţiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaţiilor financiare ale instituţiilor

publice

Cod SMIS 34952






1 CONTROLUL DOCUMENTULUI

1.1 Modificari

5

Data Autor Versiune Referinta modificare

03-09-2013 Rodica Naca(Intrarom)

v1.0 Versiune extrasa din documentul “Ghid Metodologic de completare a formularelor Forexebug_v2.0”


V2.0 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP


V2.1 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP


V3.0 Versiune actualizata conform modificarilor fluxului de completare formular, transmise de catre Echipa MFP

1.2 Revizori

Nume Pozitie

2



publice

Cod SMIS 34952






Continut

1 Controlul Documentului...............................................................................................2

1.1 Modificari..................................................................................................................... 21.2 Revizori....................................................................................................................... 21.3 Fisa_EP....................................................................................................................... 4

1.3.1 Instrucţiuni de lucru pentru completarea “Fisei entitatii publice” (Fisa_EP).....4

3



publice

Cod SMIS 34952






1.3 Fisa_EP

1.3.1 INSTRUCŢIUNI DE LUCRU PENTRU COMPLETAREA “FISEI ENTITATII PUBLICE” (FISA_EP)

1. Prevederi generale

Fişa Entitatii Publice va fi completata de catre fiecare Entitate Publica în parte.

Întocmirea şi completarea “Fişei Entitatii Publice” are drept scop obţinerea de informaţii cu caracter general

despre Entitatile Publice din România în vederea înregistrarii acestora în sistemul informatic FOREXEBUG .

Prin întocmirea şi înregistrarea acestei fişe în sistemul informatic FOREXEBUG vor fi asigurate mecanismele

electronice pentru agregarea (însumarea), consolidarea şi reconcilierea datelor în vederea colectarii informatice a

bugetelor entitatilor publice, execuţiei bugetare, raportarilor financiar-contabile precum şi gestiunii angajamentelor

bugetare.

Procesul de inregistrare a acestei fise in sistemul FOREXEBUG acopera doua etape:

1. Etapa de Inregistrare Initiala a Fisei_EP

2. Etapa de Modificare date din Fisa_EP.

In ambele etape, in procesul de completare a datelor este implicat Functionarul _EP, iar in procesul de validare a

datelor este implicat Functionarul de la Ghiseu Trezorerie, la care este arondata EP (la care EP are deschise

conturile de Cheltuieli).

2. Descriere flux de activitati proces de inregistrare a Fisei_EP

A. Cazul in care EP detine un certificat digital calificat, inregistrat la MFP si depune

Fisa_EP prin Internet

Pas 1 -> Activitati desfasurate de catre EP:

Completare date in formular .PDF si semnare electronica formular

Preconditii:

- EP trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP

4



publice

Cod SMIS 34952






o Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile “A-

Informatii generale”, “B-Subordonare”, “C-Activitati” din aceasta fişa.

Dupa completarea si validarea informatiilor, EP:

o genereaza fisierul .XML asociat formularului .PDF

o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat) si semneaza formularul .PDF cu certificatul digital

calificat. Formularul Fisa_EP se semneaza de conducatorul entitatii publice sau de alta persoana

împuternicita sa realizeze aceasta operatie.


Depunere formular Fisa_EP

Preconditii:

- EP trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP

- EP este conectat la un calculator cu acces la Internet;

o Utilizeaza certificatul digital calificat pentru conectare la site-ul www.e-guvernare.ro , optiunea

Depunere declaratii (stinga sus)

o Incarca fisierul .PDF inteligent (cu .XML asociat) pe serverul central MFP

Formularul Fisa_EP va fi supus unui prim set de validari (format, continut standard de identificare

declarant si tip formular, etc.).

o Daca validarea s-a realizat cu succes, procesul continua cu validarile automate, de business, de

la nivel Central- server MFP.

Daca din aceasta validare rezulta neconformitati se va transmite declarantului de catre

sistem, o Recipisa (o notificare) de “Respingere formular” prin care se mentioneaza si

motivele invocate (erorile identificate).

o Daca validarea s-a realizat cu succes, sistemul va genera un "Numar de Înregistrare al Declaraţiei

- Internet" si un e_mail de notificare a Operatorului din Trezoreria la care EP are deschise

conturile de Cheltuieli, in care acesta este informat ca trebuie sa valideze/ invalideze formularul

depus.

- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie (la care EP are

deschise conturile de Cheltuieli)

Validarea de catre Trezorerie a datelor din Fisa _EP

5



publice

Cod SMIS 34952

http://www.e-guvernare.ro/






o Operatorul din Trezorerie a primit un e_mail de notificare in care este informat ca:

Va informam ca a fost depusa declaratia F950 cu numarul de inregistrare …. la data de … pe urmatorul Cod fiscal : …. Va rugam sa efectuati toate activitatile prevazute in ghidul metodologic de completare a Fisei EP pentru unitatea trezoreriei statului.

o Datele din Fisa_EP vor putea fi validate de catre operatorii din Trezorerie prin lansarea in executie a unei aplicatii dedicate, accesate prin Portalul www.fiscnet.ro. Operatorii vor avea acces doar la acele CIF-uri care sunt arondate Trezoreriei din care face parte operatorul care a accesat aplicatia. De asemenea, Operatorul din Trezorerie va accesa aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru EP respectiva, identificata unic prin CIF, datele stocate la nivel Registru_PJ:

-o Operatorul va valida datele din formularul .PDF incarcat in sistem de catre EP:

valideaza datele din fisierul .PDF (cu .XML atasat) conform regulilor de business din

procedurile MFP - inclusiv tipul EP (reclasificate, ordonator primar, secundar sau tertiar)

si ierarhia mentionata in formular)

daca verificarea s-a realizat cu succes, se valideaza datele comune din Fisa_EP si

Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru

EP respectiva, identificata unic prin CIF, datele stocate la nivel Registru_PJ:

CIF_EP

Denumire EP

Tip EP

Adresa Sediu social

Adresa Fiscala

Tip Ordonator ierarhic superior

Denumire Ordonator ierarhic superior

CIF Ordonator ierarhic superior

Temei legal infiintare EP

Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis valorile stocate la nivel formular PDF

completat de catre EP trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel Registru_PJ (pe

baza Declaratiei 040).

In cazul in care exista cel putin o diferenta, de la nivel Trezorerie se va comunica catre

EP ca trebuie sa modifice informatiile – fie va depune, la Administratia Financiara, o noua

Declaratie 040 (conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din Fisa_EP (conform

datelor din Registrul_PJ).6



publice

Cod SMIS 34952

http://www.fiscnet.ro/






o In cazul in care Operatorul din Trezorerie nu valideaza informatiile referitoare la o EP: in interfata aplicatiei va completa si motivul respingerii (intr-un camp de tip text- free) o Recipisa (cu rol de notificare) va fi transmisa catre EP, care va cuprinde motivul pentru

care a fost respinsa depunerea formularului.

o In cazul in care Operatorul din Trezorerie valideaza informatiile referitoare la o EP: o Recipisa (cu rol de notificare) va fi transmisa catre EP, care va informa EP ca datele din

formular au fost validate cu succes.

Toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul sistemului si constituie Registrul_EP.

Valorile din Registrul_EP vor fi utilizate in etapele de validare de la nivelul proceselor de Control

Angajamente Bugetare si Executie Bugetara.

B. Cazul in care EP nu detine un certificat digital calificat si depune Fisa_EP la

Ghiseul Trezoreriei (la care EP are deschise conturile de Cheltuieli)


Completare date in formular .PDF si semnare electronica formular

Preconditii:

- EP nu detine un certificat digital calificat, inregistrat la MFP

Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile “A-Informatii generale”, “B-

Subordonare”, “C-Activitati” din aceasta fişa.

Dupa completarea si validarea informatiilor, EP:

o tipareste datele din fisierul .PDF si semneaza documentul tiparit;

o genereaza fisierul .XML asociat formularului .PDF

o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat), nesemnat electronic, pe un suport electronic (CD, stick)

o depune formularul la Trezoreria Operativa la care este arondat (atat formularul tiparit si semnat,

cat si in format electronic). Nu se admite depunerea formularului fara prezentarea pe suport

electronic.

Pas 2 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie (la care EP are

deschise conturile de Cheltuieli)

Validare date din formular Fisa_EP cu date din Registrul_PJ7



publice

Cod SMIS 34952






o Incarca fisierul .PDF furnizat de catre EP pe statia locala de lucru si:

valideaza informatiile completate de catre EP -> date din fisierul .PDF (cu .XML atasat) cu

datele din documentul fizic.

Daca verificarea s-a realizat cu succes, se vor valida datele comune din Fisa_EP si

Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG- Registrul PJ si va vizualiza, pentru

EP respectiva, identificata unic prin CUI, datele stocate la nivel Registru_PJ:

CUI_EP

Denumire EP

Tip EP

Adresa Sediu social

Adresa Fiscala

Tip Ordonator ierarhic superior

Denumire Ordonator ierarhic superior

CUI Ordonator ierarhic superior

Temei legal infiintare EP

o Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis valorile stocate la nivel formular PDF

completat de catre EP trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel Registru_PJ (pe baza

Declaratiei 040).

o In cazul in care exista cel putin o diferenta, de la nivel Trezorerie se va comunica catre EP ca

trebuie sa modifice informatiile – fie va depune, la Administratia Financiara, o noua Declaratie 040

(conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din Fisa_EP (conform datelor din

Registrul_PJ).

o In cazul in care validarea datelor comune nu este realizata cu succes:

Fisa_EP este respinsa -> procesul se opreste si EP va relua procesul de inregistrare

Fisa_EP dupa ce datele sunt corectate.

Operatorul din Trezorerie intocmeste o Adresa in care sunt enumerate motivele care au

generat respingerea formularului

o EP va reveni la Trezorerie dupa un interval de timp (cateva zile) in care a actualizat datele (a

depus o noua Declaratie 040, in baza careia au fost actualizate datele din Registrul_PJ sau a

corectat fisierul .PDF).

o Daca informatiile sunt corecte se trece la pasul 3

8



publice

Cod SMIS 34952






- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie

Depunere formular Fisa_EP

Preconditii:

- Trezoreria detine un certificat digital (emis de MFP) necalificat;

- Functionarul de la Ghiseu Trezorerie este conectat la un calculator cu acces la Internet;

Daca validarea datelor din formularul .PDF s-a realizat cu succes de catre operatorul din Trezorerie:

o la nivel Trezorerie se alocă un "Număr de Înregistrare al Declaraţiei - Ghişeu" şi se va informa EP

că rezultatul validării documentului va putea fi consultat de declarant prin Internet pe pagina Web

de interogare a stării prelucrării documentelor.

o operatorul copiaza fisierul .PDF inteligent (cu .XML asociat) pe structura de foldere a statiei locale

de lucru;

o Semneaza formularul .PDF cu certificatul digital necalificat;

o Utilizeaza certificatul digital necalificat pentru conectare la site-ul www.e-guvernare.ro , optiunea

Depunere declaratii (stinga sus)

o Incarca fisierul .PDF inteligent (cu .XML asociat) pe serverul central MFP

o La incarcarea cu succes a fisierului, sistemul va genera o Adresa de confirmare/ o Recipisa, care

reprezinta confirmarea depunerii Fisei_EP. Totodata, in recipisa se regasesc informatii referitoare

la corectitudinea datelor transmise. Recipisa va putea fi vizualizata pe site-ul www.e-guvernare.ro

prin utilizarea numarului de inregistrare comunicat.

Procesul continua cu validarile automate, de business, de la nivel Central- server MFP.

Daca din aceasta validare rezulta neconformitati, se va transmite declarantului (EP) de

catre sistem, o Recipisa (o notificare) de “Respingere formular” prin care se mentioneaza

si motivele invocate (erorile identificate).

Obligaţia de depunere Fisa_EP se va relua, dupa ce EP va corecta datele

dacă validarea datelor se încheie cu succes, se va transmite declarantului (EP) de catre

sistem, o Recipisa (o notificare) care atesta faptul ca EP şi-a îndeplinit obligaţia de

inregistrare a Fisei_EP.

- Pas 4 -> Activitati desfasurate de catre EP

Vizualizare Recipisa

9



publice

Cod SMIS 34952








o Daca EP are deja instalata aplicatia CLIF, atunci prin intermediul acesteia se vizualizeaza

Recipisa;

Aplicatia CLIF poate fi instalata de pe portal-ul www.anaf.mfinante.gov.ro - Sectiunea

Servicii on-line, “Aplicatii in curs de dezvoltare pentru interesul contribuabilului” (de pe

pagina Acasa)

o In cazul in care in Recipisa sunt precizate erorile identificate in completarea Fisei_EP, formularul

va fi corectat de catre EP, urmand ca ulterior EP sa reia procesul de depunere a formularului.

Toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul componentei RCNG si constituie

Registrul_EP.

1.3.1.1 Inregistrare initiala Fisa_EP

In procesul de completare date la nivel formular .PDF, pentru a asigura acuratetea datelor, la nivelul anumitor

campuri, utilizatorul este asistat (in selectarea valorilor) de listele de valori incapsulate in formular ( de ex. Tip

Ordonatori, Tipuri Activitati, Surse finantare, Sectoare, Formulare, UAT, Judete).

Vor fi completate date din sectiunile “A-Informatii generale”, “B-Subordonare”, “C-Activitati”, si anume:

Sectiunea “Informatii generale”

Tip_Fisa_EP

Reprezinta Tipul de Fisa_EP.Este completat implicit cu valoarea “Initiala”Se bifeaza campul “Fisa Rectificativa” numai in cazul in care, EP identificata unic prin CIF, completeaza o Fisa_EP care modifica date deja transmise si inregistrate in sistem.

Denumire_EPSe completeaza denumirea integrala, fara abrevieri, a Entitatii Publice.

Denumire scurta_EPSe completeaza denumirea scurta a EP (informatia va fi utilizata in generarea rapoartelor).

CIF_EPSe completeaza Codul Unic de Identificare (codul fiscal) al Entitatii Publice.Identifica unic o Entitate Publica.

CIF in scop de TVA

Se completeaza Codul Unic de Identificare utilizat in scop de TVA.La validarea informatiilor, valorile “CIF_EP” si “CIF in scop de TVA” vor fi diferite.

Data infiintarii Reprezinta data calendaristica cand a fost infiintata EP.Se selecteaza o valoare din calendar.La validarea informatiilor, Data infiintarii trebuie sa fie

10



publice

Cod SMIS 34952

http://www.anaf.mfinante.gov.ro/






anterioara datei curente (data cand se completeaza formularul Fisa_EP).

Temei legal al infiintarii – se introduc informatii referitoare la emitentul si actul normativ in baza caruia a fost infiintata EP

Categorie Emitent Se selecteaza din lista Tipul emitentului pentru actul legal de infiintare.

Nume EmitentSe completeaza denumirea emitentului actului legal de infiintare.

Categorie Act InfiintareSe selecteaza o valoare din lista de Tipuri de acte in baza carora se poate infiinta o Entitate Publica.

Nume Act InfiintareSe completeaza cu denumirea completa a actului legal de infiintare.

UAT

Judet_UAT

Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza denumirea judetului caruia apartine unitatea administrativ teritoriala pe raza careia îşi desfaşoara activitatea Instituţia Publica.

Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP

Se selecteaza o valoare din lista - denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaţii administrativ teritoriale pe raza careia îşi desfaşoara activitatea Instituţia Publica.Sunt afisate numai UAT-urile arondate judetului selectat in campul <Judet_UAT>.Ex: Municipiul Alba Iulia

CIF_UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP

Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>

TIP UAT pe raza careia îşi desfaşoara activitatea EP

Reprezinta Tipul unitaţii administrativ teritoriale (de exemplu: comuna, oraş, municipiu, judet) pe raza careia îşi desfaşoara activitatea Instituţia Publica.Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>

Trezorerie la care EP are deschise conturile de cheltuieli

Judet Trezorerie

Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza denumirea judetului caruia apartine Trezoreria la care EP are deschise conturile de cheltuieli.Se poate selecta orice judet (nu exista o limitare legata de valoarea completata la <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>)

11



publice

Cod SMIS 34952






Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de cheltuieli

Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaţii de trezorerie comunala/ oraşeneasca/ municipala/ municipiu reşedinţa de judet/ sector la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli.Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai Trezoreriile arondate judetului selectat in campul <Judet Trezorerie>

Cod Trezorerie

Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli.Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de cheltuieli>

Adresa Sediu Social EP

Judet Sediu socialReprezinta judetul sediului social al EP.Se selecteaza o valoare din lista.

Denumire Localitate Sediu social

Reprezinta localitatea sediului social al EP.Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Sediu social>

Tip Artera Sediu socialReprezinta adresa sediului social al EP.Se selecteaza o valoare din lista.

Denumire Artera Sediu socialReprezinta adresa sediului social al EP.Se completeaza denumirea arterei.

Numar Sediu socialReprezinta adresa sediului social al EP.Se completeaza o valoare.

Bloc/ Scara Sediu socialReprezinta adresa sediului social al EP.Se completeaza o valoare.

Sector Sediu socialReprezinta adresa sediului social al EP.Se completeaza o valoare.

Cod Postal Sediu socialReprezinta adresa sediului social al EP.Se completeaza o valoare.

Telefon Sediu socialSe completeaza cu numarul de telefon al EP, de la sediul social.

Fax Sediu socialSe completeaza cu numarul de fax al EP de la sediul social.

Adresa Fiscala

Adresa fiscala este aceeasi cu Adresa sediu social?

Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care Adresa fiscala este aceeasi cu Adresa sediu social.Daca DA, se vor completa automat campurile corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse deja pentru Adresa Sediului Social, fara a putea fi modificate.Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa Fiscala.

12



publice

Cod SMIS 34952






Judet Adresa fiscalaReprezinta adresa fiscala a EP.Se selecteaza o valoare din lista.

Denumire Localitate Adresa fiscala

Reprezinta adresa fiscala a EP.Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa fiscala>

Tip Artera Adresa fiscalaReprezinta adresa fiscala a EP.Se selecteaza o valoare din lista.

Denumire Artera Adresa fiscalaReprezinta adresa fiscala a EP.Se completeaza denumirea arterei.

Numar Adresa fiscalaReprezinta adresa fiscala a EP.Se completeaza o valoare.

Bloc/ Scara Adresa fiscalaReprezinta adresa fiscala a EP.Se completeaza o valoare.

Sector Adresa fiscalaReprezinta adresa fiscala a EP.Se completeaza o valoare.

Cod Postal Adresa fiscalaReprezinta adresa fiscala a EP.Se completeaza o valoare.

Telefon Adresa fiscalaSe completeaza cu numarul de telefon al EP, de la adresa fiscala.

Fax Adresa fiscalaSe completeaza cu numarul de fax al EP de la adresa fiscala.

Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de venituri (impozite si taxe)

Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaţii de trezorerie comunala/ oraşeneasca/ municipala/ municipiu reşedinţa de judet/ sector la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri.Sunt afisate numai Trezoreriile Operative arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa fiscala>.Se selecteaza o valoare din lista.

Cod Trezorerie

Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri.Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de venituri (impozite si taxe)>.

Adresa de Corespondenta EP

Adresa de corespondenta este aceeasi cu Adresa sediu social?

Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care Adresa de corespondenta este aceeasi cu Adresa Sediului social.Daca DA, se vor completa automat campurile corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse deja pentru Adresa Sediu Social, fara a putea fi modificate.Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa Fiscala.

13



publice

Cod SMIS 34952






Judet Adresa de corespondentaReprezinta adresa de corespondenta a EP.Se selecteaza o valoare din lista.

Denumire Localitate Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a EP.Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa de corespondenta>

Tip Artera Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a EP.Se selecteaza o valoare din lista.

Denumire Artera Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a EP.Se completeaza denumirea arterei.

Numar Adresa de corespondentaReprezinta adresa de corespondenta a EP.Se completeaza o valoare.

Bloc/ Scara Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a EP.Se completeaza o valoare.

Sector Adresa de corespondentaReprezinta adresa de corespondenta a EP.Se completeaza o valoare.

Cod Postal Adresa de corespondenta

Reprezinta adresa de corespondenta a EP.Se completeaza o valoare.

Telefon Adresa de corespondenta Se completeaza cu numarul de telefon al EP, de la adresa de corespondenta.

Fax Adresa de corespondenta Se completeaza cu numarul de fax al EP de la adresa de corespondenta.

Adresa de e-mail

Adresa e-mail publica de corespondenata

Reprezinta adresa de e-mail publica pe site-ul MFP.

Adresa de corespondenta in relatia cu MFP

Reprezinta adresa de e-mail de corespondenta in relatia cu MFP.Se pot introduce maximum doua adrese de corespondenta in relatia cu MFP.Ex: [email protected]

Sectiunea “Subordonare”

TIP Entitate Publica Se selecteaza o valoare din lista.

Sector SpecialSe va bifa daca DA/ NU Entitatea Publica apartine Sectorului Special

14



publice

Cod SMIS 34952






Subordonare administrativa/ Sector bugetar

Se va completa în funcţie de subordonarea administrativa a Entitatii Publice.Se selecteaza o valoare din lista.

Denumire Ordonator principal de credite ierarhic superior

Se completeaza cu denumire Ordonator principal de credite ierarhic superior

- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Principal de Credite” sau “Operatori economici reclasificati”, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv).

- Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata una dintre valorile “Ordonator Secundar de Credite” sau “Ordonator Tertiar de credite”

CIF_Ordonator principal de credite ierarhic superior

Se completeaza Codul Unic de Identificare al Ordonatorului principal de credite ierarhic superior


- Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata una dintre valorile “Ordonator Secundar de Credite” sau “Ordonator Tertiar de credite”

Denumire Ordonator secundar de credite ierarhic superior

Se completeaza cu denumirea Ordonator secundar de credite ierarhic superior


- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Secundar de Credite”, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv).

- Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Tertiar de credite”

CIF_Ordonator secundar de credite ierarhic superior

Se completeaza Codul Unic de Identificare al Ordonatorului secundar de credite ierarhic superior


- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Secundar de Credite”, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv).

15



publice

Cod SMIS 34952






- Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Tertiar de credite”

Tip_Ordonator care valideaza bugetul

Se selecteaza una dintre valorile “Ordonator Principal” sau “Ordonator Secundar” daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Tertiar de credite”. Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Secundar de credite” atunci automat campul “Tip_Ordonator care valideaza bugetul” va fi pozitionat pe valoarea “Ordonator Principal” iar daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea “Ordonator Principal de credite” sau “Operatori economici reclasificati”, campul “Tip_Ordonator care valideaza bugetul” va deveni inactiv.

Sectiunea “Surse/ Activitati”

Surse de finantare

Denumire_Surse de finantare

Reprezinta sursele de finanţare ale Entitatii Publice.Sursele sunt codificate cu litere, de la A la G.Se pot bifa cu "x" mai multe valori, în funcţie de sursele de finanţare ale Entitatii Publice acceptate pentru sectorul bugetar din care face parte Entitatea Publica.

In functie de Sursele de finantare selectate, se vor realiza validarile:

- Daca a fost selectata valoarea A, se poate selecta si B, C, D si E; nu F sau G;

- Daca A nu este selectat, nu se pot selecta B, C, D si E;

- Daca a fost selectat F sau G, nu se poate selecta si E

- Daca a fost selectat F nu se mai poate selecta alta valoare in afara de F.

- Daca a fost selectat G nu se mai poate selecta alta valoare in afara de G.

Tip activitate desfasurata - Activitate de baza

Reprezinta Tipul de activitate desfaşurata, pentru activitatea de baza.Se selecteaza o singura valoare din lista de valori.

Activitati secundare.Se completeaza in cazul in care EP desfasoara activitati finantate integral din venituri proprii

Denumire activitate finantata integral din venituri proprii

Se completeaza in cazul in care EP desfasoara activitati finantate integral din venituri proprii.Se completeaza cu denumirea activitatii finantata integral din venituri proprii.

16



publice

Cod SMIS 34952






Are CIF distinct Pentru o valoare completata in campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa daca DA, activitatea are CIF distinct

CIF distinct Daca in campul <Are CIF distinct> a fost bifata optiunea <DA> campul devine Obligatoriu de completatSe completeaza CIF-ul distinct.Valoarea pentru CIF distinct trebuie sa fie diferita de valoarea introdusa in campul CIF_EP.

Are CIF in scop de TVA Pentru o valoare completata in campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa daca DA, activitatea are CIF in scop de TVA

CIF in scop de TVA Daca in campul <Are CIF in scop de TVA> a fost bifata optiunea <DA> campul devine Obligatoriu de completatSe completeaza cu CIF in scop de TVA.CIF in scop de TVA trebuie sa fie diferit de valoarea introdusa in campul CIF_EP.

Dupa ce au fost completate toate aceste informatii asociate unei Activitati finantate integral din venituri proprii, se vor salva informatiile prin selectarea butonului “Adauga activitate”.Informatiile sunt adaugate sub forma tabelara, in lista de Activitati finantate integral din venituri proprii.

Daca EP desfasoara mai multe activitati finantate integral din venituri proprii, se poate continua cu introducerea de noi valori, incepand cu campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii>.

Orice inregistrare din lista de activitati finantate integral din venituri proprii poate fi stearsa prin selectarea butonului “Sterge” din dreptul ei.

La finalizarea completarii informatiior, EP isi valideaza datele introduse prin selectarea butonului

“Valideaza date si genereaza XML”.

In cazul in care au fost identificate erori, sistemul afiseaza lista erorilor.

Dupa ce EP corecteaza erorile identificate, EP salveaza datele validate in formatul de fisier .PDF.

inteligent cu .XML asociat.

Fluxul de activitati continua conform Pasilor descrisi anterior.

1.3.1.2 Modificare date Fisa_EP

- In cazul in care EP a inregistrat cu succes o Fisa_EP si doreste sa modifice datele deja stocate in sistem, va relua procesul de inregistrare a unui formular Fisa_EP si va completa toate atributele de la nivelul formularului .PDF, cu valorile corespunzatoare (indiferent daca sunt obiect al modificarii sau sunt informatii nemodificate).

17



publice

Cod SMIS 34952






- Singura diferenta fata de procesul initial de inregistrare initiala a unui formular Fisa_EP este aceea ca la nivelul formularului .PDF se va bifa optiunea <Fisa Rectificativa>.

- Va putea fi modificat orice atribut de la nivelul Fisei_EP. Deoarece din punct de vedere business, o Entitate Publica nu va putea sa isi modifice atributul <CIF_EP>, in interfata formularului Fisa_EP pentru care a fost selectata optiunea <Rectificativa>, atributul <CIF_EP> nu va fi editabil.

- Nu va fi permisa completarea numai a atributelor care au noi valori – Fisa_EP va trebui completata integral.

- La introducerea unui nou formular Fisa_EP (rectificativ) vor fi urmati integral pasii de validare specifici formularului iar, in caz de formular valid, Registrul_EP va fi actualizat printr-o noua inregistrare.

- Nu vor exista restrictii in timp legate de posibile perioade in care se pot transmite „Fise_EP” rectificative – Fisa EP va putea fi modificata oricand, dar numai in cazul in care acest proces este impus de modificarile de la nivel business. Noile informatii vor fi utilizate in procesele specifice sistemului ForExeBug numai incepand cu „Data intrarii in vigoare” a noii inregistrari din Registrul_EP. Pentru stabilirea datei de intrare in vigoare a modificarilor operate in Fisa_EP se va acorda atentie deosebita impactului pe care aceste modificari il pot genera asupra proceselor aflate in derulare.

18



publice

Cod SMIS 34952

ghid metodologic de completare a fisei_ep_v3.0

Documents