Capitolul 5

GESTIUNEA OBIECTELOR FORMS

5.1. Definirea i clasificarea formularelor Formularele (Forms) sunt machete (ferestre) folosite pentru efectuarea de operaii tipice (curente) cu datele din tabelele bazei de date i anume: adugri de nregistrri (tupluri) n tabelele bazei de date MS-Access; tergeri de nregistrri (tupluri) din tabelele bazei de date MS-Access; modificri privind coninutul unor nregistrri din tabelele bazei de date; consultri privind datele din nregistrrile tabelelor bazei de date.

Pentru efectuarea acestor operaii un formular (form) trebuie s conin diferite elemente grafice (obiecte vizuale) denumite controale.

Folosirea formularelor pentru actualizarea datelor din tabelele bazei de date are avantaje semnificative fa de actualizarea n mod direct, prin deschiderea acestora (modul Open) din fereastra bazei de date. Astfel de avantaje sunt:

existena unei interfee prietenoase, realizat prin diferite controale (butoane, casete de text etc) sau prin alte elemente grafice;

posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor (de exemplu, restriciile impuse de necesitatea corelrii datelor din tabelele diferite;

posibilitatea actualizrii mai multor tabele printr-un singur formular, operaie realizabil folosind subformulare.

Formularele se pot clasifica dup diferite criterii: a) dup sursa de date:

formulare legate (bound) care permit afiarea sau actualizarea datelor din tabelele bazei de date;

formulare nelegate (unnbound) care sunt destinate pentru afiarea sau editarea unor date care nu sunt stocate n tabelele bazei de date; astfel de formulare se folosesc de obicei pentru:

afiarea de mesaje; vizualizarea unor informaii despre sistem; preluarea datelor pentru afiarea unui raport etc;

b) dup modul de afiare: formulare singulare (single forms), care afieaz numai nregistrarea

curent; formulare continui (continuous forms), care permit afiarea mai multor

nregistrri; formulare foaie de calcul (datasheet forms), care afieaz datele din

nregistrri ca ntr-o foaie de calcul (pe linii i coloane);

formulare de tip grafic (chart forms), care afieaz datele din nregistrri sub form de grafic; c) dup modul de interaciune:

formulare modale sau de dialog, care permit accesarea obiectelor existente numai n ferestre nchise (closed) sau ascunse (hiden);

formulare nemodale, care permit s se activeze i alte ferestre. n fereastra de dialog Database, formularele sunt afiate n grupa de

obiecte Forms. n aceast fereastr cu formularele se pot executa operaii prin trei butoane de comand: New, pentru crearea unui nou formular; Design, pentru modificarea unui formular existent; Open, pentru deschiderea unui formular existent i afiarea datelor coninute.

5.2. Crearea i modificarea formularelor Crearea unui formular (form)

Pentru crearea unui formular nou se procedeaz astfel: Din fereastra Database se selecteaz grupul de obiecte Forms; Dintre cele trei butoane de comand se acioneaz butonul New; Din fereastra afiat New Form (fig.5.1) se selecteaz una din opiunile (variantele) disponibile afiate: Design View, dac crearea formularului nu va fi asistat de Access;

Form Wizard, dac crearea formularului este asistat de Access prin Wizard;

AutoForm:Columnar, dac MS-Access va genera automat un formular singular (single form);

AutoForm: Tabular, dac Access va genera automat un formular continnu (continuous form);

AutoForm: Datasheet, dac MS-Access va genera automat un formular foaie de calcul (datasheet);

Chart Wizard, dac crearea formularului de tip grafic (chart) va fi asistat de Access prin Wizard; Pivot Table Wizard, dac crearea formularului va include o tabel pivot generat de programul Excel prin asistare Wizard.

Fig.5.1. Fereastra New Form afind opiunile pentru crearea unui obiect Form

Fiecare dintre opiun (variante) implic parcurgerea n unor etape determinante i efectuarea unor operaii specifice.

Opiunea (varianta) Design View este folosit mai puin, implicnd generarea unui formular gol, n care utilizatorul trebuie s i defineasc controalele proprii.

Astfel, cmpurile de date din sursa de date se pot afia prin preluarea acestora, folosind tehnica drag and drop, din fereastra afiat Field List (opiunea Field List din meniul View sau pictograma cu acelai nume de pe bara de instrumente) i depunerea n interiorul formularului (de regul n Detail). n practic, opiunea folosit frecvent este Form Wizard. Folosirea acestei opiuni (variante) implic, atunci cnd sursa de date este o tabel, procedura urmtoare: Din fereastra afiat FormWizard (fig.5.2) se selecteaz cmpurile de date din sursa de date, care vor fi afiate pe formular, acionnd butonul cu simbolul > sau >>; Se acioneaz butonul Next > i din lista afiat se alege tipul de formular i anume: Columnar, Tabular, Datasheet, Justified, care este nsoit i de modul de afiare a datelor; Se acioneaz din nou butonul Next i din lista afiat, care conine o diversitate de stiluri de afiare, se selecteaz stilul dorit (implicit Standard); Se acioneaz n continuare butonul Next i n bara de text afiat se definete titlul formularului (implicit poate fi titlul sursei de date); Se acioneaz butonul Finish, avnd ca rezultat afiarea ferestrei preciznd modul n care va fi deschis formularul, pentru folosirea curent sau modificarea ulterioar.

Fig.5.2. Fereastra Form Wizard pentru crearea unui obiect Form Modificarea unui formular (form) Pentru modificarea unui formular existent se poate proceda astfel:

Din fereastra Database se selecteaz grupa de obiecte Forms i apoi formularul; Dintre cele trei butoane de comand afiate se acioneaz butonul Design; n fereastra afiat Form se procedeaz la modificarea:

structurii formularului; elementelor din structura formularului; proprietilor formularului.

5.3. Structura formularelor Un formular Access este o fereastr Access, care ca orice fereastr n

sistemele Windows conine elementele structurale definitorii. Astfel de elemente ale unui formular (Design) sunt urmtoarele: a) Elemente comune (standard) ale ferestrei:

Title bar (bara de titlu), care conine: meniul sistem, titlul formularului i butoanele: minimizare, maximizare/ restaurare, nchidere;

Border (bordura sau chenarul), care delimiteaz formularul pe ecran; Scroll bars (barele de defilare), pe vertical i pe orizontal;

b) Elemente specifice ferestrei formular (seciuni form): Form Header (antetul formularului), care conine titlul formularului sau

alte informaii despre folosirea formu-larului; afiarea acestui element depinde de tipul formularului (dup modul de afiare);

Page Header (antetul de pagin), care se afieaz numai cnd formularul este tiprit la imprimant; totui n timpul proiectrii acest element se poate afia validnd opiunea Page Header/Footer din meniul View;

Detail (detaliu), care conine toate controalele necesare afirii/editrii nregistrrilor din formular;

Page Footer (subsolul de pagin), care conine data curent, numrul de pagin i alte informaii; acest element este afiat numai la tiprirea formularului;

Form Footer (subsolul formularului), care este asemntor cu elementul Page Header, conine diferite informaii (totalul general, controalele etc);

Navigation Buttons (butoane de navigare), care pot fi folosite pentru deplasarea n cadrul nregistrrilor din formular; acest element este afiat numai n timpul consultrii formularului (n modul Open).

5.4. Proprietile formularelor Formularele, ca i alte obiecte ale unei baze de date Access (tables,

queries, reports etc), sunt descrise printr-un set de proprieti i metode. Proprietile formularelor sunt disponibile:

n timpul proiectrii formularelor (n modul Design) prin fereastra Form/Properties, care se poate afia prin activarea opiunii Properties din meniul View sau executnd pe pictograma Properties de pe bara de instrumentare; n timpul consultrii formularelor (n modulul Open) prin obiectele de tip macro (Macros) sau prin limbajul VBA. Metodele de descriere a formularelor pot fi dispo-nibile, att n cursul proiectrii, ct i n cursul consultrii, numai prin obiecte macro sau prin limbajul VBA. n fereastra Form/Properties, proprietile formularului curent sunt afiate n cadrul unor grupe distincte: Format, care conine proprieti referitoare la dimen-siune, aspect, coordonate de afiare etc; Data, care conine proprieti referitoare la sursa de date i la nregistrrile aferente; Event, care conine evenimentele ce pot fi tratate prin obiecte de tip macro sau prin limbajul VBA; Other, care conine diverse alte proprieti; All, care conine toate proprietile care sunt aferente formularelor. Stabilirea (setarea) unei proprieti se poate efectua prin: tastarea valorii respective a proprietii; selectarea valorii respective dintr-o list derulant; folosirea asistentului Access, cnd este disponibil, prin activarea pictogramei Build (Wizard) afiat pe bara de instrumente.

5.5. Controalele n formulare Controalele, denumite i elemente vizuale, sunt obiecte de tip grafic, incluse n formulare sau rapoarte, n scopul editrii/afirii datelor sau executrii unor operaii (exemplu, lucrul cu etichete, cu casete de text, cu butoane etc).

Includerea controalelor n formulare sau rapoarte este posibil numai atunci cnd sunt create sau modificate, astfel:

se execut opiunea Toolbox din meniul View sau se activeaz pictograma Toolbox de pe bara de instrumente; din fereastra Toolbox afiat se selecteaz butonul aferent controlului dorit de utilizator; se descrie cu mouse-ul o suprafa dreptunghiular n interiorul formularului, pentru a defini poziia i dimensiunea controlului respectiv.

Controalele se pot clasifica dup diferite criterii: a) Dup rolul ndeplinit:

controale pentru editarea i afiarea datelor (exemple: casetele text, etichetele etc); controalele pentru executarea unor aciuni (exemplu: butonul de comand); controale pentru afiarea graficelor (exemple: imagini, obiecte cadru etc.);

b) Dup sursa de date: controale legate (bounds); sunt controale care afieaz datele din cmpuri (exemplu: o caset de text ce va actualiza cmpul Dat factur din tabela Factur); controale nelegate (unbounds); sunt controale indepen-dente de realizrile cmpurilor; nu permit actualizarea lor;

c) Dup structur: controale elementare (exemple: butoane, casete text etc); controale container, care nglobeaz alte controale (exemple :grup de opiuni, Control Tag etc). 5.6. Proprietile controalelor

Proprietile unui control sunt afiate n fereastra Properties, atunci cnd controlul respectiv este selectat. La fel ca la formulare, metodele controalelor sunt disponibile numai prin intermediul obiectelor macro sau modulelor VBA.

Dintre proprietile controalelor se pot meniona: proprieti din categoria Format: Format, Decimal Places, Caption, Visible, Left, Top, Width, Height, etc.; proprieti din categoria Data: Control Source, Input Mask, Default Value, Validation Rule, Validation Text, Enabled, Locked; proprieti din categoria Event, care conin denumirile funciilor, procedurilor, evenimentelor sau macro-urilor; cele mai folosite sunt: Before Update, Change, Enter, Exit; alte proprieti: Name, Status Bar Text, Tab Stop, Tab Index, Control Tip Text.

Pentru crearea unor controale complexe (exemple: casete combinate, casete de tip list etc), utilizatorul poate fi asistat de programele control wizards. 5.7. Formulare/subformulare

Subformularele au rolul de a actualiza mai multe tabele prin intermediul unei singure ferestre (formular).

Subformularele sunt create n general pentru anumite tabele dependente (tabele n care cmpul de date comun este cheia extern), din cadrul unei relaii de tip1-n.

Un formular se poate ngloba (include) n cadrul altui formular, primul devenind subformular, iar al doilea formular principal. Un formular poate conine oricte subformulare, dar un subformular poate conine, la rndul su, cel mult un alt subformular; sunt admise maxim trei niveluri de imbricare a formularelor. Folosirea subformularelor ofer utilizatorilor unele avantaje: posibilitatea actualizrii mai multor tabele dintr-un singur formular; posibilitatea sincronizrii automate a subformularului cu formularul principal, operaie care const n:

actualizarea automat a cmpului cheie extern din subformular, cu valoarea existent n cmpul cheie primar din formularul principal,

filtrarea automat a nregistrrilor din subformular, n funcie de valoarea cheii primare din formularul principal.