gestionarea documentelor În administraŢia publicĂ

7/29/2019 GESTIONAREA DOCUMENTELOR N ADMINISTRAIA PUBLIC

1/8

127

Viorel STNIC, cadru didactic asociat, Depar-

tamentul de Administraie Public, Facultatea detiine Politice i Administrative, UniversitateaBabe-Bolyai Cluj-Napoca; ef birou gestiune,Regia Autonom de Administrare a DomeniuluiPublic i Privat

GESTIONAREA DOCUMENTELOR N ADMINISTRAIA PUBLIC

Viorel STNIC

The administrative process is based almost entirely on written documents, so the

rational management of this area has to be an essential purpose of the entire organization.

The present article presents the circulation of documents within a public organization as

well as the management of the official document from the moment they are issued to the

moment they are eliminated.

Una dintre caracteristicile importante ale modelului

birocratic de organizare a instituiilor administraieipublice este aceea c se bazeaz pe documente scrise.Din punct de vedere funcional, se poate astfel afirma

c rolul esenial al serviciilor administrative este de aprimi, de a procesa i de a transmite sau difuza informaii.Este normal, deci, ca n instituiile administraiei publice

s circule numeroase documente. Acestea necesit o eviden riguroas att din considerente de ordinjuridic, ct i din raiuni manageriale.

Mecanismul circulaiei documentelor ntr-o instituie public exprimat pe baza modeluluiinput/output trdeaz un proces simplu, liniar.

Input-urile reprezint totalitatea documentelor care intr oficial n instituie. Acestea provin dinmediul extern sau pot fi create n instituie i nregistrate ca intrri.

Etapa a doua se refer la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din oficiu) i orice alteaciuni care vizeaz gestionarea documentelor.

Output-urile se identific cu producia de documente pe care instituia le emite nspre mediulextern, o parte dintre acestea putnd fi destinate unui circuit intern.

ORGANIZAIA

Fig. 1. Prezentarea sistematic pe baza modelului input/output, a modului de gestionarea documentelor n cadrul organizaiilor administraiei publice

PROCESAREADOCUMENTELOR INTRATE

CREAREA DE NOIDOCUMENTE

---------------------------------------------

CREAREA DE DOCUMENTECU CIRCULAIE INTERN

PSTRAREA, CLASAREA,STOCAREA

ARHIVAREA

INTRAREDOCUMENTE

RSPUNS,TRANSMITERE

SAU DIFUZAREDE DOCUMENTE

Revista Transilvan detiine Administrative, 2(11), 2004, pp. 127-134


2/8

128

I. Evidena i circulaia documentelorI.1. Registratura general a organizaiei

Pentru primirea, nregistrarea i expedierea documentelor, n cadrul fiecrei instituii dinadministraia public se organizeaz un compartiment distinct, registratura proprie. Prin intermediulacestui compartiment, fiecare act primit sau creat n cadrul instituiei, se nregistreaz primind un singurnumr de nregistrare, ntr-un registru general, fr ca numrul respectiv s se repete.

Exist cazuri speciale, n care n anumite instituii publice, primirea, expedierea i pstrarea actelorcu regim special se face prin registratur separat (exemplu: documente secrete, acte de stare civil, .a.).

nregistrarea documentelor se face n ordinea cronologic a primirii lor la registratur. Primirea sepoate face prin pot, fax, telex, curieri, direct de la petiionari, sau prin pota electronic. n cazulcererilor sau altor acte prezentate direct de petiionari, se comunic pe loc acestora din urm, numrul denregistrare.

I.2.Repartizarea, predarea i expedierea corespondeneiDup nregistrarea documentelor, acestea se transmit de ctre registratur conducerii instituiei

(preedinte, prefect, director, inspector ef, manager, etc.) sau dup caz, compartimentelor crora suntadresate, dac acest lucru este prevzut n regulamentul intern. Conductorul instituiei deschide

corespondena i repartizeaz actele spre soluionare, aplicnd rezoluia (apostila) n partea superioar afiecrui document. ntreaga coresponden, cu rezoluia conductorului, este reluat de registratur ipredat compartimentelor sau funcionarilor indicai n rezoluie.

Deschiderea i repartizarea actelor cu caracter personal ori confidenial adresate conductorilorse face de ctre acetia sau de ctre nlocuitorii lor; n aceste cazuri, registratura aplic parafa cu numrulde nregistrare pe plic, urmnd ca dup restituire s se completeze n registru datele necesare.

Repartizarea corespondenei de ctre registratur ctre fiecare compartiment se face utilizndu-seindicativul numeric al compartimentului (cifre sau numere stabilite pentru fiecare compartiment dinstructura organizatoric), prin nscrierea acestuia n colul din dreapta sus al fiecrui act sau document. ncondica de eviden se trec toate actele repartizate departamentelor sau angajailor (care semneaz deprimire), fr a se admite radieri sau tersturi. Corespondena transmis greit se restituie tot prinregistratur.

La nivelul compartimentelor se ine, n mod obligatoriu, o eviden (chiar sumar) a actelor intratesau ieite. Actele procesate sau expediate au un singur numr de nregistrare, care este cel al registraturiigenerale.

Toate actele care privesc aceeai problem se conexeaz n ordine cronologic la primul actnregistrat.

Expedierea actelor ce constituie rspuns la un document primit anterior, se face de registraturageneral, cu acelai numr cu care a fost nregistrat actul la intrare. Documentele create n interiorulinstituiei se nregistreaz ca i celelalte acte n registrul de intrri-ieiri, menionndu-se n rubrica deintrri, din oficiu.

Dup semnarea corespondenei de ctre persoana/persoanele competente, aceasta se pred mpreuncu condica de eviden, la registratura general, pentru expediere. Funcionarul de la registraturcompleteaz coloanele pentru ieire din registru, dup care, pe actul ce se expediaz aplic sigiliul

(peste semntura conductorului) i parafa cu data expedierii. Copia actului expediat se napoiazcompartimentului care l-a ntocmit, care-l pstreaz pn la soluionarea definitiv i clasarea ntregiilucrri. Dup rezolvarea unui caz, la nivelul compartimentului de activitate actele se claseaz n dosare,pe probleme i se pstreaz pn la predarea la arhiv.


3/8

129

5 2 3 6 54 4

7 7

1 8

Fig. 2. Schema circulaiei actelor in instituia administraiei publice

Acest model de circulaie a documentelor poart amprenta clar a organizrii birocratice, fiindmulat pe structura organizatoric a organizaiei i respectnd ntru totul ierarhia acesteia.

I. 3. Informatizarea. Avantajei limite actualeInformatizarea pe scar tot mai larg a instituiilor administraiei publice pune la dispoziia

managerilor instrumente noi de lucru, menite s faciliteze: supervizarea introducerii, circulaiei,procesrii, stocrii i controlului calitii actelor n organizaie, detectarea cauzelor ntrzierilor nrezolvarea acestora, rapiditatea n luarea deciziilor.

Posibilitatea managerilor publici de diverse niveluri de decizie de a supraveghea n permanengestiunea actelor, face inutil realizarea bilanurilor periodice clasice (de obicei anuale!), dar mai multdect att permite stabilirea unor criterii clare de msurare a performanelor.

Tehnologia informatic i a sistemelor de comunicaii, faciliteaz de asemenea, comunicarea peorizontal a informaiei n instituie i ntre instituii, cu efecte imediate n eliminarea paralelismelor, omai bun coordonare a aciunilor i posibilitatea aplicrii unor metode manageriale moderne(managementul pe proiecte), care ignor ierarhia sau structura formal.

Pn la legiferarea unui sistem care s consacre semntura electronic, documentul scris rmne labaza conducerii i funcionrii instituiilor administraiei publice. Acest fapt limiteaz considerabil aria deutilizare a tehnicii informatice. n plus, pstrarea documentelor scrise, a dosarelor, n forma original sauprescurtat, necesit un numr sporit de personal cu o anume calificare i o utilizare extensiv a spaiului.

***Procesarea, crearea (conceperea) i clasarea documentelor necesit o organizare raional care s

asigure o manier de tratare unitar a documentelor, o uniformitate a formularisticii, respectarea aceloraireguli de clasare, etc., toate acestea fiind menite s confere coeren aciunii administrative.

II. Procesarea documentelorRaportat la un document, funcionarul public poate adopta una din urmtoarele patru atitudini:1. aciunea s rspund la o adres (scrisoare), s ntocmeasc un raport, s caute date

complementare;

MANAGER

DIRECIE DEPARTAMENTREGISTRATURA

GENERAL

SERVICIU

-inregistrarea, deschiderea i punerea rezoluiei (1,2,3)-repartizarea, procesarea i semnarea 4,5-expedierea actului i remitereacopiei spre pstrare (6,7,8)


4/8

130

2. transmiterea (redirecionarea) ctre persoana sau serviciul public competent, eventual nsoit deo adnotare;

3. clasarea n vederea unei utilizri ulterioare;4. eliminarea n cazul n care documentul nu prezint interes. Este cazul, spre exemplu, al unor

reviste de reclam sau profesionale, pe care de regul nu le citete nimeni.

II.1. Conceperea de documenteIndependent de formularele impuse de sediul central, de instituiile tutelare sau de alte organisme

administrative, un serviciu public poate fi abilitat s creeze documente.

II.1.1. Ordine n documentePrima operaiune care trebuie fcut este inventarierea a tot ceea ce exist i punerea n discuie a

finalitii anumitor documente. Recensmntul ar putea revela caracterul inadecvat al anumitor documente.

II.1.2. ElaborareaEste bine s se aib n vedere o armonizare n modul de ntocmire a documentelor. Reglementri n

aceast materie, exist de altfel n toate administraiile, cu variaii de la cele exacte i precise, pn lareglementri mai vagi sau chiar cutume.

n mod normal trebuie s existe organisme naionale de reglementare, care s publice liste pe aceast

tem.- fiecare document trebuie conceput de o manier precis;- este necesar s i se atribuie un indicativ, ceea ce presupune un plan de creare de documente (vezi

fig.3);- de asemenea este nevoie s se menioneze o dat de creare, de exemplu n caractere mici, ntr-un

col inferior;- rubricaturile pot conferi ordine documentelor.

Fig. 3. Plan de creare de documente

clasa 0 DOCUMENTE COMUNE TUTURORDEPARTAMENTELOR

00 scrisori cu paragrafe multiple01 informaii interne02 coresponden intern03 documente destinate serv. de ntreinere04 bon de comand05 cerere de concediu06 scrisori cu antet A07 scrisori cu antet B..

clasa 1 DOCUMENTE EMISE DE DIRECIAI (Secretar General)

10 candidatur de angajare11 fi de personal12 fi medical pt. angajare13 declaraie accident de munc14 adeverin de serviciu

clasa II DOCUMENTE EMISE DEDIRECIA A II-A (Economic)

20 dispoziie de plat21 ordin de plat22 not de recepie23 not contabil24 solicitare de suplimentare a creditului25 document de casare26 ordin de imputare27 scrisoare tip AA28 scrisoare tip BB..

clasa III DOCUMENTE EMISE DE DIRECIAA III-A (Coordonare)

30 ..........

(31. 02. 2004)

ntr-o prim etap, aceast aciune prealabil poate fi asigurat n cadrul fiecrui compartiment,concluziile fiind comunicate la nivelul central al serviciului public, care, comparnd remarcile, va puteas ia deciziile finale, s impun modele n procesare a textelor, formulare dac este posibil i s veghezela reproducerea lor. Pentru anumite documente sau formulare de uz intern se pot folosi diferite culori.

II. 1.3. Scrisorile tip

Scrisorile standardizate prezint avantajul c nu necesit dect adugarea datei, numelui i adreseidestinatarului, meniunile particulare putnd fi utilizate pentru corespondena de rutin.


5/8

131

Acest tip de scrisoare (adres) prezint avantaje pentru administraie economie de timp, i pentrudestinatari primire rapid a rspunsului. Acetia din urm nu se vor formaliza, mai ales dac avem grijs se introduc un paragraf care s justifice acest procedeu.

O metod similar este aceea a paragrafelor (casetelor) pretiprite care se bifeaz dup necesiti(vezi fig.4).

Fig. 4. Scrisoare cu paragrafe multiple---------------------------------------------------------------------------------------------------------antet .........indicativ: 00

DOMNULEV rugm s scuzai forma impersonal a acestei corespondenedestinate unei comunicri rapide

Pentru informaii suplimentare putei apela corespondentul ale cruinume i numr de telefon sunt menionate n colul din stnga jos al acestui document.

Referitor la scrisoarea dvs. cu nr. ........ din data de ..........., v comunicmurmtoarele:

Documentele solicitate .................................sunt anexate.

V rugm s ne transmitei documentele sau informaiile indicate mai jos:

V transmitem spre soluionare adresa anexat, care conine probleme din aria dvs.de competen.

...............

------------------------------------------------------persoana de contact:.............................tel. .......................fax............................------------------------------------------------------ 31. 02. 2004-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Identificarea sistematic a sarcinilori procedurile obinuite pot determina crearea de alte formulare(fie de transmitere a informaiilor, dosare de completat, note) de uz intern (dou exemple sunt propuse nfigurile 5 i 6). Anumite formulare concepute, pot fi pretiprite pe suport de hrtie autocopiativ, acestprocedeu fiind adesea mai ieftin i mai rapid dect fotocopierea.


6/8

132

Fig. 5. Document pentru informaii interne

Nr. Data:

Anexe:Centrul de promovare a exporturilor Cluj

BIROUL:indicativ

Data: NOT DE ............................

Referitor la.............................

Numele i prenumele................................ pentru informare previziune ntocmirea raportului remiterea ctre ntlnirea cu telefonai la

reuniunea prevzut verificarea vizita programat

Rog prezentai: la biroul meu la..................

efectuat la......................... scrisoarea eliberarea avizului afiarea comanda completarea distribuirea estimarea costurilor la fotocopierea urmrirea efecturii

(31.02.2004)

Nota nr. .....................

Fig. 6. Corespondena intern

Centrul de promovare a exporturilor ClujBIROUL:indicativ

Nr. Data:

Anexe:

NOT DE ............................

Ctre ......................

Privind ...............................

Rspuns la ................................ data ...............

(31.02.2004)


7/8

133

III. Clasarea i arhivarea documentelor

Clasarea documentelor presupune un efort de echip de care managerul nu se poate dezinteresa.Atunci cnd cutarea unui act nu d rezultatul dorit, cnd aceasta ine de ghicit ori de intuiie sau osingur persoantie unde se afl documentul rvnit, nu trebuie s incriminm colaboratorii. Cauza esteabsena unui plan raional de clasare sau imprecizia n exploatarea acestuia.

III. 1. Categorii de documente

- documentele operaionale sunt cele consultante curent pentru bunul mers al organizaiei: textereglementare, dosare n curs, coresponden, note utile, procese-verbale a cror urmrire trebuieasigurat...

- documente intermediare dosare procesate, dar de care ar putea fi nevoie pentru activitiulterioare;

- documente care nu mai sunt practic folosite pentru administraie, dar care trebuie conservate ntr-unscop istoric sau din raiuni juridice.

III. 2. Sisteme de clasarea. Sistemul alfabetic, numeric i cronologic sunt inevitabile n administraie pentru anumite

documente, fie i dosare.b. Sistemul ideologic i zecimal prezint multiple avantaje, printre care figureaz posibilitilemultiple de aranjare, faciliti de cutare i mai ales posibilitile de extensie fr a perturbaordinea stabilit. Acest sistem nu exclude alte sisteme i poate chiar s le ncorporeze parialpentru anumite documente. El necesit elaborarea unui plan director.

Fig. 7. Plan de clasare a documentelor pentru un serviciu social

Plan de clasare de documente10 clase: 0 Ministere i administraii tutelare

1 Administraie intern2 Personal3 Activiti4 Infrastructur, echipamente5 Gestiune contabili financiar6 Utilizatori7 Relaii cu publicul i mass media8 Publicaii i documente editate pt. uz extern9 Documentaia altor organisme

Detalierea clasei 110 Note de serviciu11 Coresponden intern12 Agende i planificri13 Reuniuni interne

130 convocatoare

131 Procese-verbale14 Documente n lucruDetalierea clasei 2

20....................................

n administraia romneasc, dup procesare la nivelul compartimentului de activitate, actele cuacelai termen de pstrare se claseaz n dosare, pe probleme, conform unui nomenclator-indicatorasemntor planului de clasare. Indicatorul termenelor de pstrare se ntocmete sub forma unui tabel ncare se redau grupele de documente pe diferita activiti ale organizaiei, cu specificarea termenului depstrare al fiecrei grupe.

Grupele de documente se redau pe capitole, subcapitole i subdiviziuni ale acestora. Capitolele se

numeroteaz cu cifre romane, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile acestora cu litere mici, iar


8/8

134

grupele cu cifre arabe. (Exemplu: II/B/a/6). n dreptul grupelor de documente cu regim de pstrarepermanent se trece cuvntul permanent, iar pentru cele care se pstreaz temporar, cifra arab carereprezint numrul anilor ct se pstreaz. Documentele se pstreaz astfel pn la predarea lor la arhiv,care se face de regul n prima lun a anului urmtor. La stabilirea termenelor de pstrare se are n vedereimportana istorico-documentari utilitatea practic a documentelor.

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structuraorganizaiei.

Pentru o exploatare eficace este necesar s se stabileasc:- persoana sau persoanele abilitate s claseze sau s arhiveze documentele primare;- periodicitatea clasrii;- metoda de clasare.

Dincolo de teorie, este important s existe un plan director care s fie aplicat i explicat colaboratorilor.

III. 3. Arhivarea i selecionarea

Documentele care nu mai sunt exploatabile dar care trebuie pstrate din raiuni juridice, sunt arhivate.Pentru aceasta sunt prevzute spaii speciale care s ofere condiii corespunztoare de rezisten, igien,temperatur umiditate i de securitate.

Dosarele constituite n baza nomenclatorului se predau la arhiva general a organizaiei, pentrufiecare an expirat.

Operaiunile premergtoare predrii sunt:- ordonarea cronologic sau dup alte criterii stabilite, a documentelor n dosar;- ndeprtarea accesoriilor metalice (ace, agrafe, etc.) i filelor nescrise;- legarea documentelor n coperi de carton n dosare, cu un numr care s nu depeasc 250-300

de file;- scrierea indicativului pe copert;- numerotarea filelor din dosar, numrul acestora fiind nscris sub semntura arhivarului pe o pagin-

sigiliu.

Predarea la arhiv se face pe baz de proces-verbal, care va fi supus spre aprobare conducerii

organizaiei i spre confirmare Filialei locale a Direciei Arhivelor Statului.Eliminarea documentelor crora le-a expirat termenul de pstrare, se face de ctre comisia deselecionare constituit la nivelul organizaiei.

n aprecierea importanei documentelor, comisiile de selecionare au n vedere respectarea termenelorde pstrare conform indicatorului aprobat. Inventarierea dosarelor avizate de comisia de selecionare sprea fi eliminate, nsoite de procesul-verbal aprobat de conductorul organizaiei, se nainteaz spreconfirmare la Direcia Arhivelor Statului. Dup primirea confirmrii, documentele pot fi eliminate pebaza unui proces-verbal, n care se menioneaz categoria de documente, anii extremi i cantitatea.

***Dincolo de teorie, ceea ce este foarte important referitor la toate etapele procesului de gestionare a

documentelor, este de a avea un plan director, de a-l aplica i de a afecta timp suficient pentru a-l explica

colaboratorilor.

Bibliografie:1. Legea Arhivelor Naionale nr. 16 din 2 aprilie 1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei VIII,

nr. 71, din 9 aprilie 1996;2. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de

conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;3. Regulament privind organizarea i funcionarea Comisiei de atestare a personalului de arhiv,

aprobat de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 219 din 3 iunie 1996;4. Codul Penal, Infraciuni contra autoritii, art. 242 i art. 243.5. M. Amiel, F. Bonnet, J. Jacobs Management de ladministration, De BoeckUniversit, 1998.

gestionarea documentelor În administraŢia publicĂ

Documents