FACTURAREA ELECTRONICA

1.In primul rand trebuie sa stabilim foarte clar ceea ce dorim sa facem,si anume sa transmitem si sa primim facturile prin mijloace electronice [prin e-mail ] sau sa le emitem electronic.I.Daca dorim doar sa transmitem facturile prin mijloace electronice [adica factura generata de sistemul nostru informatic sa fie convertita in format.pdf ,si trimisa pe e-mail clientului ] va trebui sa procedam astfel :

a)incheirea cu clientul a unui acord de transmitere a facturilor in format electronicb)vom inscrie pe facturile noastre Acest document reprezinta exemplarul original nr. 1 al facturii, are valoare fiscala,si poate fi inregistrat in contabilitate.c)vom solicita clientului ca la primirea facturii clientul sa raspunda cu mail formulat astfel Am primit si acceptam factura nr_________din data__________d)vom tipari exemplarele 2 si 3 a facturilor si le vom arhiva.e)vom stabili o persoana responsabila cu aplicarea masurilor privind utilizarea facturilor electronicef)vom stabili o procedura referitoare la emiterea si primirea facturilor in format electronic.II.Daca dorim emiterea facturilor in forma electronica va trebui sa respectam cerintele Legii nr.148/2012,care defineste emiterea facturilor in forma electronica ca,operatiunea de intocmire,semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica,in scopul arhivarii lor in forma electronica,indiferent daca transmiterea se face in forma electronica sau pe suport de hartie.Semnatura electronica este reglementata de Legea 455/2001 iar marca temporara prin Legea 451/2004.Daca dorim sa emitem facturi in forma electronica ,trebuie sa indeplinim urmatoarele conditii:-sa dispunem de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica.-sa folosim personal cu cunostinte de specialitate in domeniul semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare-sa putem gestiona si arhiva toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa,pe o periaoda de timp stabilita de lege.-sa utilizam sisteme de arhivare electronica in conformitate cu Legea arhivarii in forma electronica [Legea 135/2007 ] .Pe durata arhivarii ,persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesat doar de emitent,beneficiar si organele stabilite prin lege.Respectarea prevederilor de mai sus vor fi verificate de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii informationale [MCSI]Mai jos regelementarile emise de Ministerul Comunicatiilor

Emitentul facturii n form electronic are obligaia s foloseasc un sisteminformatic omologat de MCSI. n acest sens, acesta va nainta MCSI o cerere scrisprin care va solicita nceperea procedurii de omologare a sistemului informatic.(1) Emitentul facturii n form electronic care solicit omologarea sistemuluiinformatic are obligaia s transmit MCSI urmtoarele documente, redactate nlimba romn:a) cererea prevzut la art. 3;b) raportul de audit ntocmit n condiiile art. 5;c) descrierea funcional a sistemului informatic;d) planul de securitate a sistemului informatic;e) certificri privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea exist;f) declaraia pe propria rspundere a auditorului, prin care este exprimatindependena sa fa de emitentul facturii n form electronic i productorulsistemului informatic auditat;g) dac este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizrii procesului deconversie, n situaia n care emitentul de drept al facturii n form electronic areun contract valabil ncheiat n baza cruia beneficiaz de servicii de conversie afacturilor emise pe suport hrtie n facturi n form electronic;h) dovada achitrii tarifului de omologare prevzut la art. 12.[in suma de 9.000 lei ]