2. Organizarea evidentei primare a vanzarilor si documente primare justificative

2. Organizarea evidentei primare a vanzarilor si documente primare justificativeIn conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, agentii economici (entitatile) au obligatia inregistrarii incontabilitatea veniturilor pe baza documentelor justificative. Aceste documente sunt prevazute de H.G. nr. 831/1997, de O.M.F.P. nr. 2.055/1998 si de O.M.F.P. nr. 2.226/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.Documentele folosite pentru inregistrarea vanzarilor

Factura

Factura se intocmeste, in cel putin doua exemplare, pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii efectuate si serveste ca:document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilorlivrate si a serviciilor prestate;document de insotire a bunurilor pe timpul transportului, dupa caz;document de incarcare in gestiunea cumparatorului;document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, factura nu mai intra in categoria documentelor cu regim special. Aceasta este considerata formular cu regim intern de tiparire si numerotare.

Puteti utiliza si dupa data de 1 ianuarie 2007 formularele de factura, factura fiscala si aviz de insotire a marfii pretiparite, inseriate si numerotate sub supravegherea Companiei Nationale Imprimeria Nationala S.A. sau editate cu ajutorul tehnicii de calcul, in baza prevederilor legale, insa doar pana la epuizarea stocului existent in cadrul entitatii.

Atentie!Daca nu ati epuizat stocul de facturi fiscale, trebuie sa inlocuiti prefixul R din codul de inregistrare in scopuri de TVA, pretiparit pe facturile fiscale cu prefixulRO. Aceasta modificare poate fi efectuata fie manual, fie prin aplicarea unei stampile.

In situatia in carenu intocmiti factura in momentul livrarii, bunurile livrate trebuie sa fie insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. Pentru a exista o corelare intre documentele de livrare, in formularul de factura trebuie sa inscrieti numarul si data avizului de insotire a marfii.

Incepand cu data de 1 ianuarie 2007,facturatrebuie sacuprinda, in mod obligatoriu, cel putin urmatoarele informatii:numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care sa identifice factura in mod unic;data emiterii facturii;denumirea, adresa si codul de inregistrare ale persoanei impozabile care emite factura;denumirea, adresa si codul de inregistrare ale cumparatorului de bunuri sau servicii;denumirea si cantitatea bunurilor livrate sau denumirea serviciilor prestate;data la care au fost livrate bunurile sau au fost prestate serviciile sau data incasarii unui avans, cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii/ prestarii sau incasarii avansului;baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota de TVA, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv TVA, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret;indicarea, in functie de cotele TVA, a taxei colectate si a sumei totale a taxei colectate, exprimate in lei, sau a urmatoarelor mentiuni: in cazul in care nu se datoreaza TVA, mentiunile scutit cu drept de deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabila in Romania sau neinclus in baza de impozitare; in cazul in care TVA se datoreaza de catre beneficiar, mentiunea taxare inversa;o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune;alte informatii solicitate de art. 155 alin. (5) dinCodul fiscal.Semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii. Cu toate acestea, majoritatea agentilor economici intampina, deocamdata, o rezistenta fata de aceasta prevedere.

Factura prevazuta la art. 155 alin. (5) dinCodul fiscalva fi intocmita in orice limba oficiala a statelor membre ale Uniunii Europene, dar la solicitarea organelor de control trebuie asigurata traducerea in limba romana. Baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar daca operatiunea nu este scutita de taxa, suma taxei trebuie inscrisa si in lei. Pentru inregistrarea in jurnalele de vanzari, baza impozabila va fi convertita in lei utilizand cursul de schimb prevazut la art. 1391dinCodul fiscal.

Intr-o operatiune, alta decat importul de bunuri, baza de impozitare exprimata in valuta va fi convertita in lei utilizand ultimul curs de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, din data la care intervine exigibilitatea TVA pentru operatiunea respectiva.

Facturile pot fitransmiseprinmijloace electronice, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:partile trebuie sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;furnizorul si/sau cumparatorul trebuie sa notifice, prin scrisoare recomandata, organul fiscal competent ca vor aplica o astfel de procedura de facturare, cu cel putin o luna inainte de a o initia si sa anexeze acordul incheiat intre cele doua parti;sa se garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin: semnatura electronica;

schimbul electronic de date EDI; sau

orice alte mijloace electronice agreate de Directia de tehnologie a informatiei din cadrul Ministerului Finantelor Publice;sa existe un document centralizator pe suport de hartie cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna.Emiterea facturii poate fiexternalizata,in sensul ca factura poate fi intocmita de un tert, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:furnizorul/prestatorul trebuie sa notifice prin scrisoare recomandata organul fiscal competent, cu cel putin o luna inainte de a initia aceasta procedura, ca emiterea facturilor va fi realizata de un tert;furnizorul/prestatorul trebuie sa anexeze la scrisoare numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA al tertului;factura trebuie sa fie emisa de catre tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului;factura trebuie sa cuprinda toate elementele prevazute de art. 155 alin. (5) dinCodul fiscal;facturile trebuie sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intarziere, de fiecare data cand se solicita acest lucru.Facturile emise si cele primitepot fi stocateprin orice metode, iar locul de stocare trebuie sa se afle pe teritoriul Romaniei. Exceptie fac facturile emise si cele primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc daca, pe perioada stocarii:se garanteaza accesul on-line la datele respective;se garanteaza autenticiatea sursei si integritatea continutului facturilor, precum si faptul ca acestea sunt lizibile;datele care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor sunt de asemenea stocate;facturile sau continutul facturilor emise si primite pot fi puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nicio intarziere, de fiecare data cand se solicita acest lucru.Transmiterea si stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta transmiterea sau punerea la dispozitia beneficiarului, precum si stocarea, prin echipamente electronice de procesare si stocare de date, inclusiv compresia digitala, pe baza cablurilor telegrafice, a transmisiei radio, a tehnologiilor optice sau a altor mijloace electromagnetice.

La furnizor,factura circula:la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor;la compartimentulfinanciar-contabil, pentru inregistrarea incontabilitate.La cumparator, factura circula:la compartimentulfinanciar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea incontabilitate.La furnizor, factura se arhiveaza:la compartimentul desfacere;la compartimentulfinanciar-contabil;La cumparator, factura se arhiveaza:la compartimentulfinanciar-contabil.Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii din cadrul entitatii dumneavoastra trebuie sa desemneze, prin decizie interna scrisa, una sau mai multe persoane care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise.

Facturile trebuie sa aiba numere de ordine secventiale stabilite de catre dumneavoastra, in baza uneia sau a mai multor serii, astfel incat necesarul sa fie asigurat.

Important:

Pentru o cat mai buna evidenta a facturilor emise, este de preferat ca la alocarea numerelor sa tineti cont de structura organizatorica a entitatii (gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.).

De exemplu, numarul facturii poate incepe cu anul in care factura este emisa, precedat de un cod de gestiune si cel putin 4 cifre, in functie de volumul de activitate prevazut.

Exemplu:

Entitatea ABC a epuizat stocul de facturi fiscale la data de 20 martie 2007. Prin aprobarea unei decizii interne, s-a luat hotararea ca facturile emise sa aiba urmatoarea structura: prima factura emisa in anul 2007 va fi identificata avand ca serie ABC (chiar denumirea entitatii) si numarul 2007230001 (unde 23 este un cod intern alocat punctului de lucru din sectorul 3), urmand ca urmatoarele facturi sa fie numerotate secvential; in anul 2008, prma factura emisa de catre punctul de lucru din sectorul 3 va fi numerotata ABC 2008230001.Atentie!Trebuie sa emiteti anual proceduri proprii de stabilire si alocare de numere prin care sa mentionati, pentru fiecare exercitiufinanciar, care este numarul de la care veti emite prima factura.

Factura poate fitiparita pe orice format(A4, A5, A6 etc.). In cazul agentilor eco-nomici unde utilizarea unui format mai mic este suficienta, se poate ajunge la economii de hartie, spatiu si consumabile pentru arhivare.

Persoanele carenu au obligatia de a emite facturivor inregistra veniturile realizate zilnic utilizand monetarul, chitanta sau alte documente specifice, dupa caz. Aceasta prevedere nu se aplica operatorilor economici care au obligatia sa utilizeze aparatele electronice de marcat fiscale.

De regula, in situatiile in care bunurile circula fara sa fie insotite de factura, documentul utilizat pe perioada transportului trebuie sa fie avizul de insotire a marfii.

Avizul de insotire a marfii

Avizul de insotire a marfii se foloseste pentru insotirea marfurilor pe timpul trans-portului cu mijloace auto, tren, avion sau vapor si esteformular cu regim intern de tiparire si numerotare.

Se intocmeste incel putin doua exemplare, de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale societatii.

Cazurile cele mai frecvente care conduc la intocmirea avizului de insotire a marfii se refera la:din motive obiective si cu caracter exceptional nu se poate intocmi factura odata cu livrarea marfurilor;pentru o singura livrare sunt necesare mai multe transporturi, caz in care peavizele de insotire intocmite pe fiecare mijloc de transport si transport in parte se va mentiona urmeaza factura;se fac livrari in ritm constant, iar clauzele contractuale prevad facturarea la anumite intervale de timp (de doua ori pe saptamana, de exemplu);pentru materialele trimise spre prelucrare la terti, caz in care se mentioneaza pe aviz pentru prelucrare;pentru transferurile de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial, cu mentiunea fara factura.Avizul de insotire a marfii trebuie sa cuprinda, in mod obligatoriu, cel putin urmatoarele informatii:seria si numarul intern de identificare a formularului;data emiterii formularului;datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);datele de identificare ale cumparatorului (denumire, adresa, cod de identificarefiscala);denumirea si cantitatea bunurilor livrate;date privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numar),numarul mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului; sisemnatura expeditorului.Avizul de insotire a marfii serveste ca:document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;document de primire in gestiune, dupa caz.Lafurnizor, avizul de insotire a marfii circula:la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii;la compartimentulfinanciar-contabil.La cumparator, avizul de insotire a marfii circula:la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor;la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia;la compartimentulfinanciar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica.La furnizor, avizul de insotire a marfii se arhiveaza:la compartimentul desfacere;la compartimentulfinanciar-contabil.La cumparator, avizul de insotire a marfii se arhiveaza:la compartimentulfinanciar-contabil.Transportul de marfuri fara documente insotitoareeste supus unor riscuri care variaza de la o amenda contraventionala aplicata soferului pana la confiscarea bunurilor, daca organele de control considera ca planeaza suspiciuni asupra provenientei sau scopului transportului.

Avizul de insotire reprezinta o operatiune deschisa. Este obligatorie inchiderea lui in toate cazurile in care la rubrica cumparator nu apare o filiala, din alta localitate, a aceleiasi societati. Avizul de insotire se inchide prin:facturare in maximum 48 de ore;expedierea marfurilor prelucrate inapoi proprietarului, insotita de un aviz cu un continut similar celui care a insotit initial transportul, la care se adauga factura pentru serviciul de prelucrare;un aviz cu un continut similar, in cazul retrimiterii la furnizor a unor bunuri care au avut regim de consignatie.Monetarul

Monetarul (cod 14-50-61), aprobat prin O.M.F.P. nr. 970/1998, este folosit pentru consemnarea vanzarilor in unitatile cu amanuntul.

Acesta se intocmeste zilnic, la sfarsitul programului de lucru, pentru incasarile efectuate.

Firmele decomertcu amanuntul, cu anumite exceptii,au obligatia folosirii aparatelor de marcat electronice fiscale si emiterii de bonuri fiscale(obligatie mentionata de O.U.G. nr. 28/1999, republicata).

Bonul fiscal

Bonul fiscal este emis de casa de marcat si trebuie sa aiba inscrise cel putin urmatoarele date:denumirea, adresa sicodul fiscalale agentului economic emitent;logotipul si seria aparatului de marcat;numarul de ordine al bonului, data si ora emiterii;denumirea bunurilor sau serviciilor livrate, cantitatile, preturile unitare, valoarea si cota de TVA aplicata;valoarea totala a bonului, valoarea aferenta TVA si valoarea altortaxenecuprinse in baza de impozitare a TVA.Bonul fiscal trebuie sa fie inmanat in mod obligatoriu clientilor, odata cu bunurile vandute.Neemitereabonurilor fiscale constituie contraventie.

Atentie! Costul achizitiei si instalarii aparatelor de marcat electronice fiscale este deductibil integralla determinarea impozitului pe profit din luna punerii in functiune.

In cazul unordefectiuni ale casei de marcatsunteti obligat sa tineti un registru special, numit carte de interventie, ale carui format si mod de intocmire sunt cuprinse in H.G. nr. 479 din 18.04.2003 (publicata in M.Of. nr. 319 din 12.05.2003). In perioada cuprinsa intre momentul constatarii defectiunii si repararea casei de marcat, vanzarile vor fi consemnate intr-un registru special intocmit pe baza modelului din anexa 2a/2b la H.G. nr. 479/2003.

Tehnicianul de servicecare va repara casa de marcat trebuie sa aiba abilitare speciala in acest sens si are obligatia de a consemna in cartea de interventii si in registrul special de vanzari data si ora la care casa de marcat a reinceput sa functioneze.

Aceeasi procedura se aplicasi in cazul intreruperii curentului electric, dar, in aceasta situatie, o persoana responsabila din firma dvs. va consemna in registrul special de vanzari sub semnatura si stampila data si ora reinceperii functionarii casei de marcat.

Suntexceptatede la obligatia folosirii caselor de marcat numai vanzarile de paine si produse de panificatie, ziare, reviste, vanzarile de timbre fiscale, postale si judiciare, activitatile de amanet, dar numai pentru primirile de obiecte.

Atentie!Bonurile de vanzare pentru activitatea de taximetrie au un continut specializat, descris in detaliu in H.G. nr. 479/2003, modificata de H.G. nr. 2398/2004.

Rola-jurnal

Rola-jurnal este considerata a fi exemplarul 2 al bonului fiscal. De fapt, din punct de vedere tehnic, ea este o banda autocopiativa care trece prin imprimatorul casei de marcat odata cu banda de bonuri fiscale si se ruleaza pe un alt tambur, pe masura ce se consuma.

La sfarsitul zilei, rola-jurnal se rupe obligatoriu dupa ultimul bon emis si searhiveaza,conform legii,timp de doi ani.

Raportul fiscal de inchidere zilnica (Raportul Z)

Raportul fiscal de inchidere zilnica este emis tot de catre casa de marcat si reprezinta o functie obligatorie a acesteia. El trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:denumirea, adresa sicodul fiscalale agentului economic emitent;logotipul si seria aparatului de marcat;numarul de ordine al raportului, data si ora emiterii;numarul bonurilor emise in ziua respectiva;valoarea totala a operatiunilor efectuate, inclusiv TVA;valoarea taxelor necuprinse in baza de impozitare.Rapoartele fiscale de inchidere zilnicase arhiveaza timp de 10 ani.

Registrul special

Registrul special este documentul in care se consemneaza datele din rapoartele fis-cale de inchidere zilnica. Acest document, precum si memoriile fiscale ale aparatului de marcatse arhiveaza timp de 10 ani.

Bonul de comanda-chitanta

Bonul de comanda-chitanta este documentul specific contractarii si efectuarii de servicii. El are ca scop atat consemnarea si incasarea veniturilor de la clienti, cat si inregistrarea obiectelor si materialelor primite de la acestia pentru a fi reparate, curatate, croite etc.

Incepand cu data de1 ianuarie 2007, Bonul de comanda-chitanta nu s-a mai tiparit, inseriat si numerotatsub supravegherea Companiei Nationale Imprimeria Nationala S.A.

Puteti utiliza formularele existente in stoc pana la epuizarea lor.Bonul de comanda-chitanta se intocmeste in cel putin doua exemplare.

Jurnalul de vanzari

Jurnalul de vanzari are scopul de a asigura baza de control si de contabilizare a TVA si a veniturilor. La intocmirea acestuia stau documentele primare justificative.

Modeluljurnalului de vanzari este cel prevazut de O.M.F.P. nr. 2.217 din 22.12.2006 privind organizarea evidentei in scopul taxei pe valoarea adaugata.

Jurnalul de vanzarinu este un formular tipizat stabilit de Ministerul Finantelor Publice. Fiecare persoana impozabila poate sa isi stabileasca modelul documentului pe baza caruia determina taxa colectata, conform specificului propriu de activitate, dar acesta trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:valoarea totala, fara taxa, a tuturor livrarilor de bunuri si/sau prestarilor de servicii efectuate in fiecare perioada fiscala (luna sau trimestru, dupa caz), insa cu o evidentiere distincta pentru: livrarile intracomunitare de bunuri scutite; exporturile de bunuri si alte operatiuni scutite de TVA; operatiunile care nu au loc in Romania; livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii pentru care se utilizeaza cota de TVA de 9%;taxa colectata pentru fiecare perioada fiscala.Registrele speciale si jurnalele de vanzarireprezinta elementele obligatorii ale evidentei primare a vanzarilor.

Pentru un mai bun control, mai ales in cazul vanzarilor cu amanuntul, acolo unde nu se folosesc aparate de marcat electronice fiscale, puteti intocmi caiete de vanzari, in care sa consemnati felul marfurilor vandute si pretul corespunzator.

Conform O.M.F.P. nr. 2.055/1998, unitatile care desfasoaracomertcu ridicata (engros) au obligatia de a emite facturi pentru fiecare vanzare efectuata.

Daca firma dumneavoastra desfasoara atatcomertcu ridicata, cat sicomertcu amanuntul, este obligatorieorganizarea de gestiuni diferite, in spatii comerciale separate si cu personal dedicat fiecarei activitati. Implicit, cele doua activitati se vor derula cu intocmirea documentelor primare specifice.

De asemenea, contabilizarea veniturilor din vanzari se va face distinct.