evolve crm

155
© 2012 Accesa Managementul Relatiei cu Clientii - Evolve CRM -

Upload: doannhan

Post on 29-Jan-2017

256 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Evolve CRM

© 2012 Accesa

Managementul Relatiei cu Clientii

- Evolve CRM -

Page 2: Evolve CRM

Introducere

Evolve CRM ofera o p la tform a pentru sustinerea a ctiv ita tilor de m a rketing , vâ nza ri siserv ice, prin interm ediu l ca reia com pa niile îsi pot consolida ba za unica de da te despreclienti obtinâ nd în orice m om ent o im a g ine de a nsa m blu a supra întreg ii a fa ceri.

M a na g em entul Rela tiei cu Clientii reprezinta o stra teg ie ce a re ca scop sta bilirea uneirela tii profita bile si de lung a dura ta cu clientii. Com pa nia poa te a stfel g estiona într-unm od eficient inform a tiile cu lese de la clienti pentru a na liza m odelelor decom porta m ent a le a cestora si pentru a determ ina în tim p rea l trendurile p ietei.

Page 3: Evolve CRM

Toate drepturile rezervate.Continutul prezentului document nu poate fi reprodus sub nici o forma si in nici un format - grafic, electronic,mecanic, incluzand fotocopierea, inregistrarea, fara permisiunea editorului.

Publicat: November 2012, Cluj Napoca

Evolve CRM

© 2012 Accesa

Page 4: Evolve CRM

Evolve CRM4

© 2012 Accesa

Cuprins

Capitolul I Bine ati venit! 7

Capitolul II Prezentare 9

................................................................................................................................... 141 Meniuri

Capitolul III Licentiere & Instalare 20

................................................................................................................................... 201 Cum sa comanzi

................................................................................................................................... 212 Instructiuni instalare

................................................................................................................................... 243 Necesar hardware si software:

................................................................................................................................... 244 Utilizare intranet & internet

................................................................................................................................... 265 Setari de sistem

................................................................................................................................... 286 Setari personale

Capitolul IV Operational 32

................................................................................................................................... 321 Activitati & Calendar

................................................................................................................................... 362 E-mail

................................................................................................................................... 383 Anunturi

................................................................................................................................... 394 Document Management

................................................................................................................................... 415 Cautare si Filtrare

Capitolul V Vanzari 46

................................................................................................................................... 461 Module

.......................................................................................................................................................... 46Prospecti

.......................................................................................................................................................... 50Contacte

.......................................................................................................................................................... 54Companii

.......................................................................................................................................................... 58Oportunitati vanzare

.......................................................................................................................................................... 63Oferte

.......................................................................................................................................................... 68Comenzi

.......................................................................................................................................................... 72Facturi

................................................................................................................................... 762 Conversie Prospecti

................................................................................................................................... 783 Gestionare Oportunitati

................................................................................................................................... 814 Ofertare

................................................................................................................................... 885 Operare Comenzi

................................................................................................................................... 926 Facturare

................................................................................................................................... 977 Gestionare Contracte

................................................................................................................................... 988 Forecasting

................................................................................................................................... 999 Sales Pipeline

Capitolul VI Marketing 102

................................................................................................................................... 1021 Module

.......................................................................................................................................................... 102Prospecti

.......................................................................................................................................................... 106Contacte

Page 5: Evolve CRM

5Cuprins

5

© 2012 Accesa

.......................................................................................................................................................... 110Companii

.......................................................................................................................................................... 114Liste Marketing

.......................................................................................................................................................... 115Campanii Marketing

................................................................................................................................... 1162 Planificare Campanii

................................................................................................................................... 1183 Definire Liste Marketing

................................................................................................................................... 1194 E-mail marketing

................................................................................................................................... 1205 Raspunsuri Campanii

Capitolul VII Suport Clienti 124

................................................................................................................................... 1241 Module

.......................................................................................................................................................... 124Articole/Proceduri

.......................................................................................................................................................... 125Contacte

.......................................................................................................................................................... 129Companii

.......................................................................................................................................................... 133Contracte

.......................................................................................................................................................... 133Cazuri

.......................................................................................................................................................... 135Active

................................................................................................................................... 1352 Gestionare Contracte

................................................................................................................................... 1363 Monitorizare Cazuri

Capitolul VIII Business Intelligence 138

................................................................................................................................... 1381 Rapoarte

................................................................................................................................... 1382 Mail Merge

................................................................................................................................... 1393 Grafice

................................................................................................................................... 1394 Analize

Capitolul IX Produse si Preturi 141

................................................................................................................................... 1411 Module

.......................................................................................................................................................... 141Produse

.......................................................................................................................................................... 141Lista pret

.......................................................................................................................................................... 141Lista discount

................................................................................................................................... 1412 Strategii de pret

................................................................................................................................... 1413 Strategii discount

................................................................................................................................... 1414 Catalog Produse

................................................................................................................................... 1415 Moneda & curs valutar

Capitolul X Personalizare 143

................................................................................................................................... 1431 Campuri si Interfete

................................................................................................................................... 1482 Securitate & drepturi

................................................................................................................................... 1533 Import/Export date

................................................................................................................................... 1534 Back-up & Security

................................................................................................................................... 1535 Suport Baze de Date

Page 6: Evolve CRM

Partea

I

Page 7: Evolve CRM

Bine ati venit! 7

© 2012 Accesa

1 Bine ati venit!

versiunea 3.13

Page 8: Evolve CRM

Partea

II

Page 9: Evolve CRM

Prezentare 9

© 2012 Accesa

2 Prezentare

Evolve CRM este o solutie informatica care poate fi utilizata in cadrul organizatiilor pentru

atragerea de noi clienti si fidelizarea celor actuali precum si pentru a reduce timpul petrecut cu

sarcinile administrative. Puteti beneficia astfel de o platforma pentru sustinerea activitatilor de

vanzari, marketing si service utilizand o baza de date unica despre clienti pentru a obtine o

imagine de ansamblu asupra intregii afaceri.

Managementul Relatiei cu Clientii reprezinta o strategie care are ca scop stabilirea unei relatii

profitabile si de lunga durata cu clientii. Compania poate astfel gestiona intr-un mod eficient

informatiile culese despre clienti pentru analiza modelelor de comportament ale acestor si

pentru a determina in timp real trendurile pietei.

Aplicatia ofera posibilitatea de a realiza si automatiza o serie intreaga de activitati frecvente

precum:

acces facil la informatii complete legate de potentiali, clienti, parteneri, furnizori,

competitori localizate intr-un singur loc usor accesibil.

planificarea si urmarirea activitatilor, trimiterea e-mailurilor de catre utilizatori.

Inregistrarea unui istoric al interactiunilor detaliat pentru fiecare entitate.

Cautare si filtrare rapida a informatiilor

Rapoarte si analize grafice emise in timp real

Generare campanii de marketing targetate si monitorizare raspunsuri primite.

Generare documente personalizate: i.e oferte, contracte, facturi, fise interventie, etc.

Page 10: Evolve CRM

Evolve CRM10

© 2012 Accesa

Managementul vanzarilor

Utilizatorii departamentul de vanzari vor folosi acest modul pentru gestionarea activitatilor de

vanzare conform procedurilor definite in organizatie si pentru a mentine cele mai bune relatii cu

clientii si partenerii companiei.

Prin utilizarea acestui modul, poti sa:

masori gradul de conversie al Prospectilor (potentiali clienti)

organizezi intr-un singur loc toate informatiile legate de clientii tai - account management

ai un istoric al intalnirilor, e-mailurilor si alte activitati care au intervenit in relatia cu

clientii.

monitorizezi oportunitatile de vanzare aparute

generezi oferte personalizate si sa urmaresti traseul acestora

gestionezi comenzile ce apar in urma ofertelor castigate

emiti facturi si sa urmaresti incasarile aferente

inregistrezi contracte

beneficiezi de forecasting-uri (previziuni) ale vanzarilor

urmaresti ciclul de vanzare si sa rulezi analize si rapoarte asupra etapelor aferente si

gradelor de conversie.

Marketing

Departamentul de marketing va utiliza acest modul pentru automatizarea diverselor activitati de

marketing.

Astfel, poti sa:

realizezi liste de marketing prin care segmentezi baza de date, in functie de diverse criterii,

pentru derularea unor campanii targetate.

planifici si sa rulezi campanii de marketing: e-mail marketing, telemarketing, direct mail.

monitorizezi raspunsul referitor la fiecare campanie in parte si veniturile generate

Page 11: Evolve CRM

Prezentare 11

© 2012 Accesa

Suport Clienti/ Servicii

Modulul de Suport Clienti este destinat in special departamentelor care se ocupa de partea de

servicii after sales: cazuri service, reclamatii, sugestii, incidente, retururi.

Utilizand acest modul, vei putea sa:

monitorizezi cazurile aparute si modul de rezolvare al acestora

beneficiezi de rapoarte diverse precum: timpi de raspuns, cele mai frecvente incidente,

gradul de satisfactie, etc.

ai la dispozitie si sa monitorizezi cele mai frecvente probleme si solutiile aferente prin

intermediul unui Knowledge Base

gestionezi contractele clientilor.

Rapoarte si analize cu Business Intelligence

Utilizand modulul de Business Inteligence se pot vizualiza analize si grafice pentru interpretarea

datelor din sistem referitoare la stadiul vanzarilor, profile clienti, forecasting, clienti noi, etc.

Vei putea sa:

rulezi rapoarte predefinite sau sa definesti rapoarte noi

vizualizezi grafice si analize predefinite sau sa configurezi analize noi.

utilizezi functionalitatea de Mail Merge & Reports pentru a exporta diverse documente in

format Word, pdf, html, etc.

Produse si Preturi

Configurarea preturilor pentru produsele si serviciile din portofoliul companiei in scopul ofertarii

si contractarii se poate face in functie de politica de vanzari si discounturi a firmei. Se pot defini

astfel:

Page 12: Evolve CRM

Evolve CRM12

© 2012 Accesa

produse/servicii cu caracteristicile si pretul aferent

liste de pret pentru stabilirea modului de calculare a pretului per produs in functie de tipul

de client (premium, distribuitor, retail).

liste de discount pentru stabilirea reducerilor de volum aplicabile.

definire catalog de produse.

Operational

Sustinerea unui mod de lucru eficient in organizatie, reducerea timpilor alocati activitatilor

administrative si comunicarii interdepartamentale poate fi obtinuta prin utilizarea

instrumentelor practice de lucru:

Activitati/Calendar pentru planificarea, monitorizarea si inregistrarea in istoricul clientului

a interactiunile care au avut loc: intalniri, telefoane, etc.

Email-ul permite expedierea si receptia in fisa clientului a mailurilor.

Panoul de lucru (Instrumente) permite fiecarui utilizator in parte definirea spatiului de

lucru prin adaugarea si aranjarea widget-urilor necesare.

Anunturile faciliteaza plasarea si afisarea comunicatelor interne scurte pentru intervale de

timp determinate si afisarea lor pentru anumite departamente.

Document Management este un instrument destinat stocarii si editarii (versionare,

restaurare) documentelor interne sau celor asignate clientilor.

Knowledge base (Articole) pentru editarea, stocarea si prelucrarea articolelor legate de

procedurile si produsele companiei : FAQ, probleme si solutii.

Cautarea datelor se face prin intermediul motorului de cautare si crearea unor dosare si

filtre pentru segmentarea datelor pe baza criteriilor multiple.

Personalizare

Utilizatorul cu drepturi de administrare a aplicatiei are posibilitatea de a realiza personalizari

conform specificului si nevoilor organizatiei prin intermediul urmatoarelor functionalitati:

Definire Campuri noi (rubrici) si interfete de vizualizare pentru fiecare modul in parte.

Page 13: Evolve CRM

Prezentare 13

© 2012 Accesa

Accesul la informatiile din sistem se face in functie de drepturile utilizatorului

Fisierele (xls., csv.) unor baze de date cu clienti se pot importa in aplicatie printr-o

procedura simpla. Exportul datelor este disponibil in diverse formate.

Din punct de vedere al securitatii datelor, aplicatia se acceseaza pe baza de utilizator si

parola, iar pentru back-upul fisierului bazei de date se pot utiliza diverse programe de

back-up automat.

Evolve CRM ofera suport standard pentru trei tipuri de baze de date: SQL Server 2005/2008,

MySQL sau SQLite.

Page 14: Evolve CRM

Evolve CRM14

© 2012 Accesa

2.1 Meniuri

Meniu panou de control

Odata ce v-ati logat în aplicatie, navigarea în meniul principal si personalizarea tabloului de bord

se poate face utilizând urmatoarele instrumente:

1. Acasa - se pot seta parametrii personali, de sistem, schimbare parola, logoff.

2. Activitate noua - se poate planifica rapid o activitate noua care sa fie asignata unei entitati

din sistem .

3. Entitate noua - creare rapida a unei entitati noi (prospect, contact, companie, oferta, etc.)

4. Panouri de bord - fiecare panou poate fi personalizat pentru vizualizarea unor informatii/

grafice specifice pe care utilizatorul doreste sa le vizualizeze.

5. Panou nou - creare panou de bord nou.

6. Modulele Mele - sunt afisate modulele cu care utilizatorul lucreaza frecvent. Urmeaza

casete cu module specifice pentru: Marketing, Vânzari, Servicii.

Page 15: Evolve CRM

Prezentare 15

© 2012 Accesa

7. Selectia modulelor care vor fi afisate la Modulele Mele.

8. Modulele alese de catre utilizator pentru afisare în caseta Modulele Mele.

9. Instrumente - de aici pot fi selectate widget-urile pentru afisarea în panoul de lucru si

modul de aranjare al acestora în cadrul panoului.

10. Monitorizare activitati - widgetul afiseaza activitatile utilizatorului; poate fi setat tipul de

activitati care sa fie afisate (ale userului sau echipei) dupa data efectuare.

11. Monitorizare activitati - în imagine apar Activitatile planificate pana acum dar neefectuate,

iar la 10 apar cele planificate Astazi.

12.Entitati recente - widgetul respectiv afiseaza link-uri catre cele mai recent create entitati

ale utilizatorului (clienti, oferte, etc.)

13. Note - widget pentru scrierea si afisarea diverselor notite.

14. Anunturi - widgetul afiseaza anunturile interne publice sau cele care privesc echipa/

departamentul din care face parte utilizatorul.

15. Birthdays - vor fi afisate în cadrul widgetului zilele de nastere (de astazi, sau alt interval)

ale contactelor utilizatorului.

Descriere meniu entitate

Principiile navigarii in fereastra de editare a unei entitati sunt descrise mai jos, fiind luat drept

exemplu entitatea Companie:

Page 16: Evolve CRM

Evolve CRM16

© 2012 Accesa

Bara de Meniuri cuprinde urmatoarele meniuri:

Fisier: pentru salvare, inchidere si proprietati ale entitatii

Actiuni care pot fi intreprinse cu entitatea respectiva in functie de starea ei: adaugare

activitate, dezactivare, conversie, etc.

Instrumente accesibile doar utilizatorului cu drepturi de administrare pentru customizarea

interfetei si a campurilor

Ajutor - manualul de utilizare.

Bara de Instrumente sau Toolbar-ul cuprinde o serie de shortcut-uri care pot fi alese de catre

fiecare utilizator in parte:

Salveaza, Salveaza si Inchide, Salveaza si creaza entitate noua,

Sterge

Selectia Interfetei si personalizare- in cazul in care se lucreaza

cu mai multe interfete

Rapoarte si Mail Merge definite si accesibile utilizatorului

pentru respectiva entitate

configurarea Toolbar-ului se poate face conform instructiunilor

din imaginea de mai sus.

Page 17: Evolve CRM

Prezentare 17

© 2012 Accesa

M eniul din stanga (Detalii) afiseaza pe capitole (Informatii, Vanzari, Suport) toate modulele

corelate entitatii respective. In cazul Companiei avem grupate date precum: Informatii, Adresa

extra, Activitati, Istoric, Fisiere, Oportunitati, Oferte, etc.

Gruparea pe sectiuni permite utilizatorului, odata ce se acceseaza fisa unei entitati, sa aiba acces

la toate informatiile organizate intr-o structura clar definita.

Vezi si

Campuri si interfete

143

Page 18: Evolve CRM

Evolve CRM18

© 2012 Accesa

Page 19: Evolve CRM

Partea

III

Page 20: Evolve CRM

Evolve CRM20

© 2012 Accesa

3 Licentiere & Instalare

3.1 Cum sa comanzi

Pentru a intra in posesia licentei de utilizare a solutiei informatice Evolve si a detaliilor legate de

conditiile comerciale va rugam sa intrati in legatura cu unul din consultantii nostri utilizand

datele de contact de mai jos.

Puteti primi de asemenea detalii suplimentare legate de personalizarea aplicatiei conform

specificului activitatii companiei dvs.

Rosiori nr. 3, etaj 3

Cluj-Napoca, Romania

400139

tel: 0264-437.615

fax: 0264-437.616

Sales & Marketing

mobil: 0745-007.006; 0755-749.772

e-mail: [email protected]

web: www.evolve-bs.net

Page 21: Evolve CRM

Licentiere & Instalare 21

© 2012 Accesa

3.2 Instructiuni instalare

Pasii instalarii pentru versiunea de retea si locala a aplicatiei Evolve sunt detaliati mai jos

impreuna cu detaliile tehnice. Aplicatia Evolve este formata din doua componente:

Evolve Server

Componenta "server" trebuie instalata pe un calculator cu rol de server la care se vor

conecta statiile client

Pentru server va recomandam un minim de 1Gb RAM si de preferat un procesor dual core

Daca se doreste accesarea serverului din internet este necesar ca serverul sa aiba adresa IP

reala sau sa poata fi accesat folosind VPN.

viteza conexiunii la internet a serverului (upload) sa fie minimum 512Kbps

Serverul poate fi configurat sa foloseasca baza de date tip SQL Server 2005/2008, MySQL sau

SQLite

Aplicatia server foloseste protocolul TCP portul 9092 pentru comunicarea cu statiile client. Daca

folositi un soft de tip firewall altul decat Windows Firewall asigurati-va ca serverul este configurat

astfel incat statiile client pot comunica cu el folosind protocolul TCP portul 9092

Evolve Client

Componenta client trebuie instalata pe fiecare statie de lucru

Componenta client poate functiona atat cu baza de date locala cat si conectandu-se la o

baza de date server, adica la un calculator pe care s-a instalat in prealabil componenta

SERVER

Pasii Instalarii Serverului

Page 22: Evolve CRM

Evolve CRM22

© 2012 Accesa

1. Lansati aplicatia de instalare denumita Evolve.exe

2. Instalati componenta server pe un calculator ce va avea rol de server

3. Dupa ce instalati pe server componenta Server a aplicatiei, lansati programul Evolve Server.

4. Navigati in meniul File > Register.

5. Se va deschide o fereastra care contine un Product ID.Va rugam sa ne trimiteti pe e-mail

Product ID-ul

6. Pe baza acestui cod va trimitem, tot pe e-mail, fisierul de licenta.

7. Dupa primirea fisierului, tot din meniul File > Register, accesati butonul Register si selectati

fisierul de licenta.

Pasii Instalarii Clientului:

1. Lansati aplicatia de instalare Evolve.exe

2. Instalati componenta client pe statiile client

3. Lansati aplicatia Evolve

4. Pentru conectarea la baza de date de pe server, se acceseaza din aplicatie, meniul Fisier >

Logout (pentru a va deloca din baza de date locala in care s-a facut prima logare automata)

5. In fereastra de login care apare, exista un link care permite specificarea serverului.

6. Se va introduce numele calculatorului care are rol de server sau adresa IP a acestuia.

7. Deschiderea aplicatiei se face intr-o prima faza cu utilizatorul Manager ce are parola vida.

Dupa realizarea conexiunii la server puteti sa incepeti utilizarea aplicatiei prin crearea

utilizatorilor care vor lucra cu aplicatia. Aceasta se poate face din modulul Configurare > Echipe,

Roluri, Useri si Drepturi de Acces.

Odata cu prima conexiune la statia server, calculatorului i se va aloca una din licentele

Page 23: Evolve CRM

Licentiere & Instalare 23

© 2012 Accesa

disponibile.

V a rug a m sa ne conta cta ti cu incredere da ca a veti nevoie de suport la insta la rea , utiliza rea sa u

persona liza rea a plica tiei.

Puteti desca rca u ltim a versiune a a plica tiei a ccesa nd site-u l Evolve.

Vezi si:

Intranet & Internet

24

Page 24: Evolve CRM

Evolve CRM24

© 2012 Accesa

3.3 Necesar hardware si software:

Config ura tia optim a pentru sta tiile de lucru care ruleaza Evolve:

procesor – min. 1Ghz;memorie RAM – min. 1Gb pentru Windows XP si 2Gb pentru Windows Vista/7;sistem de operare – Windows XP, Windows Vista, Windows 7;rezolutie monitor –min 1024 x 768.

Necesarul hardware al serverului de baze de date este stabilit în functie de volumul tranzactiilor

si numarul utilizatorilor conectati simultan.

Config ura tia m inim a pentru sta tia server este:

procesor Dual Core – min. 2Ghz;memorie RAM – min. 2Gb; sistem de operare – Windows 2003/2008, Windows XPProfessional, Windows Vista, Windows 7;Baza de date – Microsoft SQL Server 2005/2008; hard disk – min. 200 GB (recomandatRAID).

Sta tia server poa te f i una d in sta tiile de lucru.

Fisierul bazei de date poate fi localizat si pe un server cu sistem de operare Linux.

Vezi si:

Instructiuni Instalare

Utilizarea Intranet & Internet

Setari sistem

Setari personale

3.4 Utilizare intranet & internet

Utilizare intranet

Pentru accesarea aplicatiei, calculatorul trebuie sa aiba instalata aplicatie Evolve - varianta client.

Odata cu prima accesare a serverului, calculatorului i se va aloca una din licentele disponibile.

Selectia statiei server se face o singura data la inceput, iar la "Nume Server" se trece numele

calculatorului cu rolul de server. Dupa ce a fost setat accesul la server, pentru urmatoarele logari

se vor introduce doar nume utilizator si parola.

21

24

26

28

Page 25: Evolve CRM

Licentiere & Instalare 25

© 2012 Accesa

Baza de date locala se foloseste doar in cazul monoutilizatorilor (un singur utilizator al aplicatiei)

sau in cazul in care se pastreaza o copie de siguranta pe statia locala cu scop consultativ in lipsa

accesului temporar la reteaua intranet/internet.

Atentie! In cazul in care utilizatorul lucreaza cu o baza de date locala, nu este posibila

sincronizarea datelor cu cele aflate pe server.

Utilizare internet

Evolve poate fi accesat prin internet doar daca calculatorul are instalata varianta client si

beneficiaza de conexiune la internet. Viteza conexiunii la internet a serverului (upload) sa fie

minimum 512Kbps.

Pentru accesarea bazei de date de pe server, se va selecta baza de date "Server", iar la "Nume

server" se va trece IP-ul real/fix al serverului.

Logarea in aplicatie se face pe baza de utilizator si parola.

Vezi si:

Instalare

21

Page 26: Evolve CRM

Evolve CRM26

© 2012 Accesa

3.5 Setari de sistem

Parametrii de sistem permit administratorului definirea setarilor intregului sistem pentru

afisarea datelor in aplicatie.

Pentru accesarea meniului, dati click pe butonul Acasa si apoi selectati Parametri Personali.

Aici exista urmatoarele sub-meniuri:

Formatari - precizarea zecimalelor pentru numere, bani, procente

Calendar: setarea culorilor diverselor etichete din calendar

Documente: setarea dimensiunii maxime a fisierelor ce pot fi uploadate precum si tipul de

fisiere care nu pot fi incarcate in aplicatie.

E-mail: setarea dimensiunii maxime a fisierelor ce pot fi uploadate la e-mail si tipul de

fisiere care nu pot fi incarcate.

Contoare: setarea modului de numerotare incrementala pentru diversele ,module

(Oportunitati, Oferte, Facturi, Contracte).

Logging: setarea modulelor si a entitatilor la care se doreste pastrarea istoricului

modificarilor si actiunilor. Acest lucru ofera posibilitatea administratorului de a avea acces

la istoricul operatiunilor derulate pe orice tip de entitate. Atentie! Log-ul nu restaureaza

date.

Setarile se fac din Parametri de sistem unde se specifica modulul si tipul operatiei care se

doreste a fi urmarita impreuna cu limita liniilor din Login (presetat la 2.000). Login si log-

Page 27: Evolve CRM

Licentiere & Instalare 27

© 2012 Accesa

out se refera la inregistarea datelor de logare si delogare a fiecarui utilizator.

Vizualizarea log-urilor poate fi facuta doar de catre Admin din Configurari>Login (Jurnal)

sau din fisa fiecare entitati.

Pentru vizualizare Login si Logout, nu trebuie selectat nici un modul din partea superioara!

Orice entitate poate fi cautata dupa nume prin intermediul motorului de cautare pentru

vizualizarea istoricului operatiunilor.

Datele pot fi vizualizate astfel in functie de: modul, tipul actiunii desfasurate, utilizator si

interval de timp (prin debifarea rubricii „Interval de timp activ” vor fi afisate toate

actiunile fara a tine cont de un interval).

Vezi si:

Campuri si interfete

Drepturi utilizatori

Import/Export date

Back-up & security

Suport Baze date

143

148

153

153

153

Page 28: Evolve CRM

Evolve CRM28

© 2012 Accesa

3.6 Setari personale

Parametrii personali permit utilizatorului definirea setarilor proprii pentru interactiunea cu

aplicatia.

Pentru accesarea meniului, dati click pe butonul Acasa si apoi selectati Parametri Personali.

Aici exista urmatoarele sub-meniuri:

General - permite selectia limbii (romana/engleza/germana) si a interfetei/skinului

Formate: modul de afisare al numelor, numerelor si datelor calendaristice.

Interfata: aspect tabele, aspect campuri, fontul utilizat.

Activitati: setarea valorilor implicite pentru diverse tipuri de activitati si selectia tipurilor de

activitati cu care se va lucra: telefon, task, eveniment, fax, scrisoare, raspuns campanie, e-

mail.

Calendar: setarea optiunilor de calendar

Syncronization: setarea modului de sincronizare cu calendarul din Outlook: directia de

sincronizare, vechime, conflict.

E-mail: setarea optiunilor de afisarea e-mail; contul de e-mail va fi setat la Configurari.

Confirmari: setarea confirmarilor in cazul stergerii anumitor entitati.

Page 29: Evolve CRM

Licentiere & Instalare 29

© 2012 Accesa

Vezi si:

Parametri sistem

26

Page 30: Evolve CRM

Evolve CRM30

© 2012 Accesa

Page 31: Evolve CRM

Partea

IV

Page 32: Evolve CRM

Evolve CRM32

© 2012 Accesa

4 Operational

Sustinerea unui mod de lucru eficient in organizatie, reducerea timpilor alocati activitatilor

administrative si comunicarii interdepartamentale poate fi obtinuta prin utilizarea

instrumentelor practice de lucru:

Activitati/Calendar pentru planificarea, monitorizarea si inregistrarea in istoricul clientului

a interactiunile care au avut loc: intalniri, telefoane, etc.

Email-ul permite expedierea si receptia in fisa clientului a mailurilor.

Panoul de lucru (Instrumente) permite fiecarui utilizator in parte definirea spatiului de

lucru prin adaugarea si aranjarea widget-urilor necesare.

Anunturile faciliteaza plasarea si afisarea comunicatelor interne scurte pentru intervale de

timp determinate si afisarea lor pentru anumite departamente.

Document Management este un instrument destinat stocarii si editarii (versionare,

restaurare) documentelor interne sau celor asignate clientilor.

Knowledge base (Articole) pentru editarea, stocarea si prelucrarea articolelor legate de

procedurile si produsele companiei : FAQ, probleme si solutii.

Cautarea datelor se face prin intermediul motorului de cautare de la fiecare modul si

crearea unor dosare si filtre pentru segmentarea datelor pe baza criteriilor multiple

4.1 Activitati & Calendar

Modulul Activitati permite pastrarea comunicarilor cu clientii, respectiv a istoricului relatiilor

anterioare. De asemenea, activitatile reprezinta instrumentul de programare si planificare a

actiunilor prezente si viitoare în scopul organizarii, monitorizarii si coordonarii activitatii interne a

unei companii.

Este posibila astfel:

planificarea sarcinilor (telefoane, task-uri), prioritizarea acestora si urmarirea indeplinii lor.

Arhivarea in istoricul relatiei cu clientul/partenerul/furnizorul. Orice tip de sarcini pot fi

atribuite catre alti utilizatori pentru a fi duse la indeplinire.

Utilizarea activitatilor pentru a înregistra si gestiona: taskuri, faxuri, telefoane, e-mailuri,

Page 33: Evolve CRM

Operational 33

© 2012 Accesa

scrisori, întâlniri sau alte evenimente etc.

afisarea Anunturilor publice in cadrul companiei sau pe echipe cu perioade de valabilitate.

Email: clientul de e-mail permite expedierea si receptia e-mailurilor prin intermediul

aplicatiei. Mailurile receptionate sunt arhivate automat în fisa clientului, iar un e-mail nou

poate fi convertit in: Prospect (potential client), Oportunitate de vanzare sau caz (incident,

etc.).

Regasirea activitatile usor si rapid cu ajutorul filtrelor si vizualizati rapoarte de activitati

dupa diferite criterii

Urmarirea starilor si stadiului de realizare a activitatilor

Utilizarea mementourilor pentru a semnaliza activitatile importante

Trimitere si receptionare e-mailuri direct în aplicatie, pastrând istoricul e-mailurilor: un e-

mail receptionat de la o entitate care are definita o adresa de e-mail in aplicatie, se va

arhiva automat in istoricul respectivei entitati.

Înregistrare si gestionare raspunsurilor la campaniile de marketing derulate.

Exista mai multe tipuri de activitati:

Task: se refera la activitatile generice legate de un client, furnizor, oferta, contract, etc.

Telefon: pentru inregistrarea activitatilor de tip telefon

Eveniment: pentru inregistarea actrivitatilor care au un interval orar clar definit. Acestea

sunt singurele care apara si in calendar!

Fax pentru inregistrarea faxurilor si uploadarea (incarcarea )acestora in sistem

Scrisoare: se refere la inregistrare activitatilor de tip scrisoare.

Eveniment: se refera la acele activitati care tin sau trebuie desfasurate intr-un interval orar

clar definit (i.e intalnire, sedinta)

Orice tip de activitate are o singura rubrica obligatorie: Subiectul, care trebuie sa fie cat mai

concis. La descriere se trece informatia suplimentara in cazul in care aceasta exista. Exista

posibilitatea utilizarii campului ca si text-combo ( sau se pastreaza optiunea pentru

comportament ca si camp simplu textbox): astfel, se pot defini valori standard pentru activitatile

Page 34: Evolve CRM

Evolve CRM34

© 2012 Accesa

repetitive (i.e prezentare oferta, follow-up oferta, fixare intalnire), iar in cazul in care utilizatorul

doreste, poate preciza un subiect specific (text simplu). Aceste valori se pot predefini pentru

fiecare tip de activitate: task, eveniment, telefon, etc.

Este recomandata utilizarea Datei de sfarsit daca se doreste planificarea si definirea unui dead-

line pentru activitate. In panoul de control vor aparea doar activitatile care au specificata aceasta

data.

"Referitor la" permite selectia entitatii de care dorim sa legam o anumita activitate (prospect,

contact, companie, oferta). Astfel, activitatea va fi afisata in istoricul relatiei cu respectivul client/

partener.

Optional, se pot specifica remindere, durata activitatii, prioritate, etc.

In momentul in care o activitate este definitivata, aceasta se va inchide. Acest lucru se poate face

din Actiuni > Inchide activitate sau din shortcut-ul "Salveaza si Inchide". Pot fi inregistate si

inchise activitati deja efectuate, insa data crearii si modificarii sunt inregistrate de sistem

automat.

La orice entitate din sistem (prospect, companie, oferta, contract, etc.) activitatile apar in doua

rubrici distincte:

Activitati - aici apar activitatile planificate sau cele care au fost planificate pentru o data

depasita dar nu au fost efectuate.

Istoric - aici apar activitatile desfasurate deja.

Page 35: Evolve CRM

Operational 35

© 2012 Accesa

Diferenta dintre cele doua rubrici este data asadar de efectuarea sau nu a activitatilor. Nu este

obligatoriu ca o activitate sa apara initial la "Activitati" si apoi la "Istoric"; daca ea a fost deja

efectuata se va bifa ca si definitivata/inchisa si va aparea direct la istoric.

Page 36: Evolve CRM

Evolve CRM36

© 2012 Accesa

4.2 E-mail

Clientul de e-mail permite definirea pentru fiecare utilizator in parte a uneia sau mai multor

adrese de e-mail pentru a expedia si receptiona e-mailuri prin intermediul Evolve CRM. Mailurile

receptionate sunt arhivate automat în fisa clientului (daca acesta are o adresa de e-mail

completata), iar un e-mail nou poate fi convertit in: Prospect (potential client), Oportunitate de

vanzare sau Caz (incident, etc.).

Contul de e-mail este definit de catre administrator in meniul de Configurare> Utilizatori> Cont e-

mail.

Aici se va specifica inclusiv daca dupa descarcarea mailurilor, vor fi pastrate mesajele pe server.

Pentru trimiterea e-mailurilor din aplicatie se va folosi activitatea de e-mail si se va selecta

entitatea destinatar (prospect, contact, companie).

Nu se poate transmite e-mail catre o adresa care sa fie scrisa manual in aplicatie ci doar catre o

entitate existenta.

Page 37: Evolve CRM

Operational 37

© 2012 Accesa

Setarile sunt similare cu cele din Outlook sau alt client de e-mail, setarile in plus fiind

urmatoarele:

Frecventa: se completeaza la expeditia si semnifica durata (exprimata in secunde) intre

expeditia e-mailurilor. Utila in special in cazul campaniilor de marketing in care se trimit un

nr. mare de e-mailuri.

Marime lot: nr-ul de e-mailuri care pot fi trimise/descarcate in cadrul unei sesiune de send-

receive

Erori admise: in procesul de expeditie/primire a e-mailurilor se poate intampla ca unele

mailuri sa nu poate fi descarcate de pe server din diverse cauze, iar prin precizarea nr-ului

de erori se specifica peste cate astfel de e-mailuri sa treaca ( to skip) pentru a putea

continua descarcarea/trimiterea.

Fara completarea informatiilor de mai sus, nu este posibila receptionarea sau trimiterea de e-

mailuri.

Page 38: Evolve CRM

Evolve CRM38

© 2012 Accesa

4.3 Anunturi

Este posibila postarea Anunturilor publice in cadrul companiei sau pe echipe cu perioade de

valabilitate, lucru care contribuie la o comunicare eficienta a anunturilor cu valabilitate generala.

Pentru a putea posta un anunt, utilizatorul trebuie sa aiba acest drept (setarea se face din Roluri).

Postarea unui anunt este posibila dopa ce widgetul de Anunturi a fost adaugat in panou: click

Anunt nou.

Se va completa Subiectul, Descrierea, Echipa pentru care va fi vizibil anuntul (lasati gol daca doriti

sa fie vizibil pentru toate echipele) impreuna cu intervalul de afisare a anuntului.

Acest anunt nu este transmis ca activitate sau pe e-mail utilizatorilor! El va aparea in Dashboard

(panoul de lucru) al utilizatorilor, daca acestia au ales sa il afiseze in panoul propriu ca si widget.

Page 39: Evolve CRM

Operational 39

© 2012 Accesa

4.4 Document Management

Modulul Documente al aplicatiei Evolve acopera necesitatile de organizare, clasificare si regasire

facila a documentelor unei organizatii furnizând mecanisme de atasare, legare, sortare, editare si

versionare a documentelor înregistrate în aplicatie.

Puteti atasa sau lega orice tip de fisier, reprezentând contracte, procese verbale, fise tehnice,

documente interne, machete, fotografii, orice materiale sau proceduri de lucru necesare

functionarii companiei dumneavoastra.

Aveti posibilitatea sa:

Atasati sau legati documentele în strânsa legatura cu entitatile la care fac referire

Organizati documentele interne cu ajutorul mecanismelor de clasificare, utilizând criterii

precum categoria, tipul, starea documentelor

Editati în mod transparent documentele atasate fara riscul suprapunerilor de editare

Pastrati istoricul evolutiei documentelor utilizând mecanismul de versionare

Regasiti cu usurinta documentele atasate sau legate în aplicatie cu ajutorul filtrelor de

cautare:

Categorii si filtre pe diverse criterii:

- dupa domeniu/departament: vanzari, marketing, etc.

- stare: schita, activ, expirat

- tip: model, ghid, document intern

Pot fi definite criterii/valori suplimentare in functie de specific.

Versionarea

se poate face in doua feluri:

prin deconectare: click dreapta pe documernt > Deconecteaza; documentul este salvat

automat intr-un folder pe calculator si uploadat apoi fara ca utilizatorul sa mai specifice

„calea” de acces/salvare. In cazul deconectarii se va putea vizualiza numele utilizatorului,

statia si data la care s-a facut deconectarea documentului respectiv. Odata ce documentul

este modificat el va fi salvat si Reconectat, sistemul atribuind automat un nr. nou de

Page 40: Evolve CRM

Evolve CRM40

© 2012 Accesa

versiune; se poate specifica ce modificari contine noua versiune.

simpla: o versiune noua poata fi uploadata > utilizatorul va alege manual folderul unde vrea

sa descarce documentul si de unde sa uploadeze ulterior versiunea noua.

In cazul unei versionari se pot specifica ce modificari au fost aduse, ultima versiune fiind cea

implicita. Oricare din versiunile vechi poate fi insa restaurata ca si versiune implicita.

Page 41: Evolve CRM

Operational 41

© 2012 Accesa

4.5 Cautare si Filtrare

Pentru fiecare modul in parte (prospecti, companii, contacte, oferte, activitati, etc.) se pot facecautari si filtre in functie de diverse criterii.

Dosarul

Dosarele au rolul de a grupa diversele foldere filtre insa ele in sine nu aplica filtre asupra

informatiei.

Dosarele si filtrele sunt folosite pentru a memora cele mai solicitate filtrari din baza de date.

Filtrul principal este master-filter-ul din partea de sus, celelate filtre din meniul stanga avand

efect doar asupra selectiei din master filter.

Atata dosarele cat si filtrele pot avea o structura arborescenta si pot fi vizualizate de catre toti

utilizatorii. Informatia continuta de filtre este limitata insa la dreptul pe care utilizatorul il are la

respectivul modul.

Creare Filtru:

creati un filtru nou si dati-i un nume in meniul stanga sus

in meniul stanga jos (filtre) dati click pe "+" pentru a adauga unul sau mai multe criterii de

filtrare

Page 42: Evolve CRM

Evolve CRM42

© 2012 Accesa

in momentul in care dati click pe numele criteriului se va deschide lista tuturor campurilor

de la entitatea respectiva

pentru fiecare camp in parte se va specifica care sunt conditiile de filtrare, valorile, etc. (i.e

este egal, este diferit, este unul dintre, etc.)

daca doriti salvarea filtrului, va trebui sa dati click pe iconul "save" din partea de jos si apoi

pe cel de filtrare efectiva (doar la crearea filtrului)

Gridul de vizualizare

Prin intermediul gridului, poate fi selectata informatia care se doreste a fi vizualizata la fiecare

modul in parte.

Atentie! poate fi vizualizata informatia din modulul respectiv in grid, nu si informatia ce tine de

restul entitatilor: Ex.: la o companie putem vedea toate datele din fisa companiei insa in grid nu

poate fi vizualizata informatia ce tine de ofertele companiei de ex.; pentru acesta se va merge la

Oferte, in meniul din stanga.

Prin intermediul gridului se pot face filtre diverse in functie de informatia afisata, incluisv

Page 43: Evolve CRM

Operational 43

© 2012 Accesa

grupare dupa mai multe criterii prin drag & drop al campurilor afisate.

Motorul de cautare principal va cauta in toate coloanele afisate!

Actiunile posibile in gridul de vizualizare pot fi accesate prin click dreapta pe headerul gridului

pentru a deschide lista de optiuni: sortare, grupare, afisare sumar sau deschiderea listei de

coloane disponibile pentru personalizare, etc.

Selectia coloanelor care vor fi afisate se face prin click pe Personalizeaza Coloanele, urmand a se

deschide lista de rubrici existente le entiatea respectiva.

Public & Personal Folders

Folderele si filtrele Publice sunt vizibile pentru toti utilizatorii dar pot fi definite/modificate/

sterse doar de catre utilizatorii cu permisii de administrator. Folderele personale pot fi definite

de catre fiecare user in parte si sunt vizibile doar de catre el. Exista posibilitatea de clonare a

filtrelor existente cand se doreste realizarea unui filtru similar pornind de la unul deja creat.

Page 44: Evolve CRM

Evolve CRM44

© 2012 Accesa

Page 45: Evolve CRM

Partea

V

Page 46: Evolve CRM

Evolve CRM46

© 2012 Accesa

5 Vanzari

Utilizatorii departamentul de vanzari vor folosi acest modul pentru gestionarea activitatilor de

vanzare conform procedurilor definite in organizatie si pentru a mentine cele mai bune relatii cu

clientii si partenerii companiei.

Prin utilizarea acestui modul, poti sa:

masori gradul de conversie al Prospectilor (potentiali clienti)

organizezi intr-un singur loc toate informatiile legate de clientii tai - account management

ai un istoric al intalnirilor, e-mailurilor si alte activitati care au intervenit in relatia cu clientii

tai

monitorizezi oportunitatile de vanzare aparute

generezi oferte personalizate si sa urmaresti traseul acestora

gestionezi comenzile ce apar in urma ofertelor castigate

emiti facturi si sa urmaresti incasarile aferente

inregistrezi contracte

beneficiezi de forecasting-uri (previziuni) ale vanzarilor

urmaresti ciclul de vanzare si sa rulezi analize si rapoarte asupra etapelor aferente si

gradelor de conversie.

5.1 Module

5.1.1 Prospecti

Prospectii reprezinta potentialii clienti necalificati care se arata interesati de serviciile/produsele

furnizate de companie sau care sunt contactati de catre reprezentantii de vanzari. Dupa stabilirea

contactului initial, prospectii pot fi calificati prin convertire intr-o companie/contact si o

oportunitate de vanzare sau pot fi descalificati.

Creare Prospect

Page 47: Evolve CRM

Vanzari 47

© 2012 Accesa

Exista trei modalitati de a crea un Prospect explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din doua locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla descrisa aici

3. Conversia unui e-mail receptionat de la un potential client nou se poate realiza doar daca

utilizatorul are definita o adresa de e-mail in aplicatie.

1. Introducere manuala se face astfel:

din panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Prospect.

navigati in meniul Vanzari la Modulul Prospecti, si dati click pe Prospect nou

3. Conversia unui e-mail in prospect se face astfel:

1. deschide-ti e-mailul primit

2. in meniul Actiuni, dati click pe Converteste si selectati valoarea Prospect

3. se va deschide o fereastra noua de editare in care trebuie completate si alte informatii

optionale: Nume, Prenume, Companie;

4. click OK si se va deschide ferestra de editare a Prospectului la care se poate continua

completarea datelor specifice.

5. Email-ul receptionat va aparea la Istoric in fisa Prospectului.

Page 48: Evolve CRM

Evolve CRM48

© 2012 Accesa

Editare Prospect

Fisa Prospectului cuprinde o serie de informatii preliminare referitoare la potentialii clienti ai

companiei, grupate pe pagini:

date generale: nume, prenume, companie, functie, sursa (de unde aflat de noi), rating (grad

de interes), date contact: telefon, e-mail, fax, descriere;

detalii: adresa, domeniu de activitate companie, cifra afaceri, etc.

harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

administrare: stare, stop comunicare, campanie sursa, proprietar.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici .

Detaliere campuri:

Titlul Prospectului se completeaza automat: nume & prenume + nume companie la

momentul crearii.

Sursa Prospect: sursa de provenienta sau de unde a aflat de noi; se selecteaza valoarea

adecvata.

Rating: gradul de interes al potentialului client aproximat de catre utilizator.

Moneda cu care se va lucra in cazul conversiei in client.

143

Page 49: Evolve CRM

Vanzari 49

© 2012 Accesa

Descriere: detalii suplimentare.

Stare: permite schimbarea manuala a starii din "Nou" in "Contactat".

Proprietar: utilizatorul (agentul) responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l intera ctiunilor, se pot a ta sa f isiere si se poate adauga Prospectul intr-una din

listele de m a rketing.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Prospectul a fost salvat mai intai.

In momentul in care reprezentantul de vanzari califica gradul de interes al Prospectului, il va

putea converti in Client interesat (Companie, Contact, Oportunitate vanzare) sau il va descalifica

(pierdut, renuntat, anulat).

Se vor putea extrage diverse rapoarte si analize (existente sau se definesc) asupra surselor de

provenienta, stadii, localizare, prospecti noi per reprezentant, etc.

Reactivare Prospect

In cazul in care prospectul a fost descalificat, fisa acestuia se va pastra in sistem impreuna cu toate

datele introduse. Daca dupa o anumita perioada de timp, este interesat din nou de produsele/

serviciile companiei atunci va putea fi reactivat pentru inregistrarea de noi date si conversie.

Pasii de urmat:

deschide-ti fisa Prospectului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si

Conversie Prospecti

Liste maketing

Campuri si interfete

Sales pipeline

76

114

143

99

Page 50: Evolve CRM

Evolve CRM50

© 2012 Accesa

5.1.2 Contacte

Contactele sunt persoanele care reprezinta o companie cu care avem o relatie de afaceri sau

(potentiali) clienti - persoane fizice.

Un contact poate fi insa client atat ca si reprezentant al unei companii cat si ca persoana fizica.

Creare Contact

Exista trei modalitati de a crea un Contact explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din trei locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla.

3. Conversia unui Prospect.

1. Introducere manuala se face din:

panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Contact

sau mergeti in meniul Vanzari la Modulul Contacte, si dati click pe Contact nou

din meniul Companiei dati click pe sectiunea stanga - Contacte, apoi click pe Contact nou

3. Conversia unui Prospect in Contact se face astfel:

din fereastra Prospectului, click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click direct

Page 51: Evolve CRM

Vanzari 51

© 2012 Accesa

pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

se va deschide o fereastra noua pentru selectia tipului de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate.

click pe OK si se va deschide ferestra de editare a Contactului la care se poate continua

completarea datelor specifice.

Editare Contact

Fisa Contactului cuprinde informatii grupate pe mai multe pagini:

Date generale: nume, categorie, adresa, date contact, Compania pe care o reprezinta (ce

poate fi selectata dintre conmpaniile existente).

Detalii: informatii personale: data nasterii, CNP , stare civila, gen, nume partener, adresa. In

meniul stanga > Detalii pot fi adaugate adrese suplimentare.

Harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

Administrare: moneda. lista de preturi, termeni de plata, stop comunicare, prospect sursa,

proprietar.

Page 52: Evolve CRM

Evolve CRM52

© 2012 Accesa

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici .

Detaliere campuri :

Categorie: se va selecta una din valorile corespunzatoare categoriei (valorile pot fi definite

conform spcificului de activitate);

Referitor la - compania de care este asignat; se completeaza doar pentru persoanele care

reprezinta o companie.

Rol Contact: rolul persoanei in Companie din punct de vedere al influentarii deciziei de

cumparare.

Descriere: detalii suplimentare.

CNP: Introducerea unui CNP valid va determina completarea automata a datelor referitoare

la Gen si Zi de nastere. Utilizarea unor CNP-uri invalide nu va permite salvarea Contactului.

Moneda cu care se va lucra in etapele de vanzare.

143

Page 53: Evolve CRM

Vanzari 53

© 2012 Accesa

Lista de preturi aplicabila pentru ofertare, comenzi, facturi si achizitii ulterioare.

Termenii de plata agreati.

Proprietar: utilizatorul (agentul) responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot a ta sa f isiere, derula activitati de va nza re, service si se

poate adauga Contactul intr-una din listele de m a rketing.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Contactul a fost salvat mai intai.

Dezactivare si Reactivare Contact

In cazul in care contactul nu mai este interesat de serviciile noastre, s-a relocat, etc. acesta poate

fi dezactivat. Daca dupa o anumita perioada de timp, este interesat din nou de produsele/

serviciile noastre atunci va putea fi rea ctiva t pentru inregistrarea de noi date.

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

deschide-ti fisa Contactului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Dezactivare

Pasii de urmat pentru Reactivare:

deschide-ti fisa Contactului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si:

Prospecti

Companii

Conversie Prospecti

46

54

76

Page 54: Evolve CRM

Evolve CRM54

© 2012 Accesa

5.1.3 Companii

Companiile reprezinta entitatile cu care organizatia noastra are relatii de afaceri, iar aici intra atat

clientii si potentialii clienti (cu care s-a discutat) cat si parteneri, furnizori, competitori;

diferentierea se face in functie de categoria in care acestia sunt inclusi. O companie poate avea

una sau mai multe persoane de contact cu care se discuta si un contact primar.

Creare Companie

Exista trei modalitati de a crea o Companie explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din doua locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla descrisa aici

3. Conversia unui Prospect.

1. Introducere manuala se face din:

panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Companie.

sau mergeti in meniul Vanzari la Modulul Companii, si faceti click pe Companie noua

3. Conversia unui Prospect in Companie se face astfel:

Page 55: Evolve CRM

Vanzari 55

© 2012 Accesa

din fereastra Prospectului se da click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click

direct pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

se va deschide o fereastra noua unde putem alege tipul de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate.

dati click pe OK si se va deschide ferestra de editare a Companiei la care se poate continua

completarea datelor specifice.

Editare Companie

Fisa Companiei cuprinde informatii grupate pe mai multe categorii:

Date generale: nume, categorie, adresa, date contact precum si Contactul primar ce poate fi

selectat dintre contactele existente.

Detalii: CUI, cod fiscal, cont bancar, cifra afaceri, nr. angajati

Harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

Administrare: moneda. lista de preturi, termeni de plata, stop comunicare, prospect sursa,

proprietar.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici.

Detaliere campuri:

Page 56: Evolve CRM

Evolve CRM56

© 2012 Accesa

Categorie: se va selecta una din valorile corespunzatoare categoriei (i.e client, potential,

furnizor)

Domeniu de activitate: se va selecta din lista sectorul in care compania activeaza.

Adresa: numele relevant/informal al adresei urmat de adresa propriu-zisa, inclusiv date de

contact pentru Adresa. In meniul stanga > Detalii pot fi adaugate adrese suplimentare.

Contact primar - se selecteaza din lista contactelor, persoana principala de contact pentru

compania respectiva (daca a fost introdusa deja). Din meniul Actiuni, se poate executa

comanda "Preluare Date Contact" pentru preluarea datelor respectivului contact (in cazul in

care ele exista). Daca contactul nu are date care sa difere, atunci se pastreaza cele

existente.

Descriere: detalii suplimentare.

Moneda cu care se va lucra in etapele de vanzare.

Lista de preturi aplicabila pentru ofertare si achizitii ulterioara.

Termenii de plata agreati.

Proprietar: utilizatorul responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot a ta sa f isiere, derula activitati de va nza re, service si se

poate adauga Compania intr-una din listele de m a rketing

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Compania a fost salvata mai intai.

Dezactivare si Reactivare Companie

In cazul in care compania nu mai este interesata de serviciile noastre, si-a suspendat/relocat

activitate, etc. aceasta poate fi dezactivata. Daca dupa o anumita perioada de timp, este

interesata din nou de produsele/serviciile noastre atunci va putea fi reactivata pentru

inregistrarea de noi date.

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

deschide-ti fisa Companiei

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Dezactivare

Page 57: Evolve CRM

Vanzari 57

© 2012 Accesa

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

deschide-ti fisa Companiei

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si:

Prospecti

Contacte

Conversie Prospecti

46

50

76

Page 58: Evolve CRM

Evolve CRM58

© 2012 Accesa

5.1.4 Oportunitati vanzare

Oportunitatile reprezinta ocaziile de a vinde produsele/serviciile companiei catre clientii actuali

sau potentialii clienti, fiind o etapa premergatoare ofertarii propriu-zise.

Ele pot fi:

oportunitatile identificate de catre reprezentantii de vanzari: i.e licitatii, anunturi,

prospectare piata, etc.

cererile de oferta primite de la clienti/potentiali.

Oportunitatile au o importanta majora pentru realizarea forecast -urilor si analiza ciclului de

vanzare .

Creare Oportunitate

Exista trei modalitati de a crea o Oportunitate explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie care se poate face din trei locatii.

2. Conversia unui e-mail receptionat de la un client existent se poate realiza doar daca

utilizatorul are definita o adresa de e-mail in aplicatie.

3. Conversia unui Prospect in Oportunitate.

1. Introducerea manuala se face astfel:

in panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Oportunitate.

din meniul Vanzari la Modulul Oportunitati faceti click pe Oportunitate noua

din fisa Companiei/Contactului, navigati in sectiunea stanga la Oportunitati si dati click pe

Oportunitate noua.

98

99

Page 59: Evolve CRM

Vanzari 59

© 2012 Accesa

2. Conversia unui e-mail in Oportunitate se face astfel:

1. deschide-ti e-mailul primit

2. in meniul Actiuni, dati click pe Converteste si selecteaza valoarea Oportunitate

3. se va deschide o fereastra noua de editare in care se va selecta Compania/Contactul

(existent in baza de date) si moneda Oportunitatii.

4. click OK si se va deschide ferestra de editare a Oportunitatii la care se poate continua

completarea datelor specifice.

5. Email-ul receptionat va aparea la Istoric in fisa Oportunitatii.

3. Conversia unui Prospect in Oportunitate se face astfel:

1. din fereastra Prospectului se da click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click

direct pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

2. se va deschide o fereastra noua unde putem alege tipul de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate.

Page 60: Evolve CRM

Evolve CRM60

© 2012 Accesa

3. click OK si se va deschide fereastra de editare a Oportunitatii la care se poate continua

completarea datelor specifice.

Editare Oportunitate

Fisa Oportunitatii cuprinde informatii grupate pe mai multe pagini:

Date generale: titlu, cod, referitor la Compania/Contactul asignat (ce poate fi selectat dintre

entitatile existente), informatii venit.

Detalii: stare, sursa, proprietar.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici. 143

Page 61: Evolve CRM

Vanzari 61

© 2012 Accesa

Detaliere campuri:

Cod-ul este emis automat in ordine incrementala, iar formatul sau se configureaza in

Parametri de sistem

Titlul se completeaza automat daca oportunitate provine dintr-o conversie si manual daca

este creata de utilizator.

Moneda poate fi selecteaza la momentul conversiei, este selcatat automat daca

Oportunitatea se creaza din fisa Companiei/Contactului si se poate schimba manual.

Venitul estimat poate fi calculat automat daca se doreste selectia Produselor (din meniul

stanga) sau manual.

Data estimata de inchidere se completeaza data la care utilizatorul estimeaza ca va reusi

incheierea vanzarii.

Referitor la - entitate careia ii este adresata. Daca cream Oportunitatea din fisa Contactului/

Companiei, aceasta va fi preselectata.

Probabilitatea reprezinta estimarea pe care o da utilizatorul referitor la probabilitatea de a

reusi vanzarea.

Ratingul se refera la urgenta de care este presat cumparatorul.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot atasa f isiere si pot fi vizualizate ofertele/comenzile/

facturile care au rezultat din Oportunitatea respectiva.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Oportunitatea a fost salvata mai intai.

Adaugarea Produselor la acest pas nu este obligatorie. Asignarea lor va permite insa calculul

automat al venitului estimat, iar in cazul in care oportunitatea de vanzare va fi castigata,

utilizatorul va putea in stadiul de ofertare sa preia automat produsele din Oportunitate.

Vezi si:

Gestionare Oportunitati

Prospecti

Companii

78

46

54

Page 62: Evolve CRM

Evolve CRM62

© 2012 Accesa

Conversie Prospecti

Forecasting

Sales Pipeline

76

98

99

Page 63: Evolve CRM

Vanzari 63

© 2012 Accesa

5.1.5 Oferte

Oferta reprezinta propunerea de produse si servicii din portofoliul companiei, cu preturi si

termeni de plata specifici, trimisa catre contacte/companii si poate fi corelata cu o oportunitate

existenta.

Ofertele au o importanta majora pentru analiza ciclului de vanzare si pentru emiterea si

inregistrarea documentelor personalizate catre client.

Creare Oferta

Exista patru modalitati de a crea o oferta noua:

1. in panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Oferta.

2. in fisa Companiei/Contactului, accesati sectiunea de Oferte si dati click pe Oferta noua.

3. navigati in meniul Vanzari la Modulul Oferte, si dati click pe Oferta noua

4. Dintr-o Oportunitate existenta: prin apelarea meniului Actiuni, Creaza Oferta. Datele

existente, inclusiv produse daca au fost adaugate, vor fi transferate la Oferta nou creata.

Daca ati creat campuri custom la Oportunitati, acestea pot fi preluate la Oferta cu conditia

sa fie create si acolo aceleasi campuri cu aceeasi denumire si valori.

In cazul in care alegeti una din ultimele doua variante, veti avea optiunea de a crea Oferta

utilizand un Sablon de oferta predefinit.

99

Page 64: Evolve CRM

Evolve CRM64

© 2012 Accesa

Editare Oferta

Fisa Ofertei cuprinde informatii grupate pe mai multe pagini:

Date generale: titlu, cod, nr. revizie, referitor la Compania/Contactul asignat, valori pret,

discount.

Livrare: date valabilitate, date livrare, termeni de plata, metoda livrare.

Adrese: adrese facturare si livrare

Administrare: oportunitatea de provenienta, proprietar, data inchiderii

Page 65: Evolve CRM

Vanzari 65

© 2012 Accesa

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici.

Detaliere campuri:

Cod-ul este emis automat in ordine incrementala, iar formatul sau se configureaza in

Parametri de sistem\

Titlul se completeaza automat daca se lucreaza cu sabloane de oferta si manual daca este

creata de la zero.

Moneda ofertei se alege manual sau este preselectata daca oferta se creaza din Fisa

Companiei/Contactului.

Lista de preturi aplicabila ofertei se alege manual sau este preselectata daca oferta se

creaza din Fisa Companiei/Contactului care are o lista de preturi predefinita.

Referitor la - entitate careia ii este adresata. Daca cream Oferta din fisa Contactului/

Companiei, aceasta va fi preselectata.

143

Page 66: Evolve CRM

Evolve CRM66

© 2012 Accesa

Discontul aplicabil intregii oferte poate fi unul valoric sau procentual.

Adresele: pot fi trecute manual sau poate fi copiata una din adresele definite pentru

respectiva entitate.

Oportunitate: se poate specifica Oportunitatea de provenienta a Ofertei.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot atasa f isiere si pot fi vizualizate com enzile/fa cturile care au

rezultat din Oferta respectiva.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Oferta a fost salvata mai intai.

Adaugarea Produselor la acest pas este obligatorie. Asignarea lor va permite calculul automat al

valorii ofertei, iar in cazul in care oferta va fi castigata, la modulul Comenzi/ Facturi se vor prelua

automat produsele din Oferta cu preturile aferente. De asemenea, pot fi rulate analize asupra

celor mai ofertate produse versus cele mai vandute.

Sabloane de oferta

Sabloanele de oferta se folosesc atunci cand dorim sa expediem clientului o oferta standard,

promotionala sau pentru un anumit tip de produse/servicii care sunt deja definite in sablonul de

oferta. Se reduce astfel timpul alocat pentru adaugarea produselor individual.

Crearea sabloanelor de oferta se face ca si in cazul crearii Ofertelor doar ca nu se selecteaza nici o

companie/contact pentru campul "Referitor la".

Modificarea sabloanelor de oferta se face astfel:

1. din bara de instrumente, la rubrica Vizualizeaza, selectati Sabloane Oferta.

2. alegeti sablonul de oferta pe care doriti sa-l modificati.

3. editati si salvati modificarile.

Page 67: Evolve CRM

Vanzari 67

© 2012 Accesa

Vezi si:

Ofertare

Oportunitati

Companii

Contacte

Forecasting

Sales Pipeline

81

58

54

50

98

99

Page 68: Evolve CRM

Evolve CRM68

© 2012 Accesa

5.1.6 Comenzi

Com a nda este o oferta ce a fost acceptata de catre client si presupune livrarea unor produse/

servicii catre client.

Creare Com anda

Exista patru modalitati de a crea o oferta noua:

1. in panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul Comanda.

2. in fisa Companiei/Contactului, accesati sectiunea de Comenzi si dati click pe Comandanoua.

3. navigati in meniul Vanzari la Modulul Comenzi, si dati click pe Comanda noua

4. automat, dintr-o oferta castigata, astfel:navigati in meniul Actiuni si dati click pe Creaza Comanda.se va deschide o fereastra noua care permite schimbarea monezii sau a datei de inchidereoptional, se poate bifa inchiderea Oportunitatii de provenienta

Comanda nou creata va prelua detaliile de la oferta: produse, preturi, etc.

Page 69: Evolve CRM

Vanzari 69

© 2012 Accesa

Editare Com anda

Fisa Comenzii cuprinde informatii grupate pe mai multe categorii:

da te g enera le: titlu, cod, referitor la Compania/Contactul asignat, valori pret, discount.livra re: data livrare, termeni de plata, metoda livrare.a drese: adrese facturare si livrare.a dm inistra re: oportunitatea si oferta de provenienta, proprietar, data inchiderii.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici. 143

Page 70: Evolve CRM

Evolve CRM70

© 2012 Accesa

Deta liere ca m puri:

Cod-ul este emis automat in ordine incrementala, iar formatul sau se configureaza inParametri de sistemTitlul se completeaza automat daca se lucreaza cu sabloane de comanda sau provine dintr-ooferta si manual daca este creata de la zero.M oneda ofertei se alege manual sau este preselectata in cazul in care comanda se creazadin Fisa Companiei/Contactului sau provine dintr-o oferta care are definita moneda.Lista de preturi aplicabila ofertei se alege manual sau este preselectata in cazul in carecomanda se creaza din Fisa Companiei/Contactului sau provine dintr-o oferta care aredefinita moneda.Referitor la - entitate careia ii este adresata. Daca cream Comanda din fisa Contactului/Companiei, aceasta va fi preselectata.Discontul aplicabil intregii comenzi poate fi unul valoric sau procentual si va fi preluat dinoferta daca este definit.Adresele: pot fi trecute manual sau poate fi copiata una din adresele definite pentrurespectiva entitate.Oportunita te: se poate specifica Oportunitatea de provenienta a Comenzii.Oferta: va fi preselectat Oferta de provenienta in cazul in care comanda provine dintr-oastfel de oferta.Da ta inchiderii: se va completa automat in momentul in care Comanda va fi inchisa ca siRealizata.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot atasa f isiere si pot fi vizualizate fa cturile care au rezultat

din Oferta respectiva.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Comanda a fost salvata mai intai.

La acest pas se pot adauga sau modifica din produsele preluate de la Oferta. Asignarea lor va

permite calculul automat al valorii comenzii, iar la modulul Facturi se vor prelua automat

produsele din Comanda cu preturile aferente. De asemenea, pot fi rulate analize asupra celor mai

ofertate produse versus cele mai vandute.

Sabloane de com anda

Sabloanele de comanda se folosesc atunci cand lucram cu comenzi standard, promotionale sau

pentru un anumit tip de produse/servicii care sunt deja definite in sablonul de comanda. Se

reduce astfel timpul alocat pentru adaugarea produselor individual.

Utilizarea sabloanelor de comanda nu se face in cazul in care se lucreaza cu Oferte ce sunt

26

Page 71: Evolve CRM

Vanzari 71

© 2012 Accesa

transformate in Comenzi si apoi Facturi.

Crea rea sa bloa nelor de com a nda se face ca si in cazul crearii Comenzilor doar ca nu se selecteaza

nici o companie/contact pentru campul "Referitor la".

M odifica rea sa bloa nelor de com a nda se face astfel:

1. din bara de instrumente, la rubrica Vizualizeaza, selectati Sabloane Comanda.2. alegeti sablonul de comanda pe care doriti sa-l modificati.3. salvati modificarile.

Vezi si:

Operare Comenzi

Ofertare

Oportunitati

Companii

Contacte

Forecasting

Sales Pipeline

88

81

58

54

50

98

99

Page 72: Evolve CRM

Evolve CRM72

© 2012 Accesa

5.1.7 Facturi

Fa ctura reprezinta inregistrarea tranzactiei de vanzare catre client cuprinzand date despre

produsele/serviciile livrate.

Creare Factura

Exista sase modalitati de a crea o oferta noua:

1. in panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul Factura.

2. in fisa Companiei/Contactului, accesati sectiunea de Facturi si dati click pe Factura noua.3. navigati in meniul Vanzari la Modulul Facturi, si dati click pe Factura noua

4. automat, dintr-o Oferta ca stig a ta, astfel:navigati in meniul Actiuni din fisa Ofertei si dati click pe Creaza Factura.se va deschide o fereastra noua care permite schimbarea monezii sau a datei de inchidereoptional, se poate bifa inchiderea Oportunitatii de provenienta. Factura nou creata vaprelua detaliile de la oferta: produse, preturi, etc.

Page 73: Evolve CRM

Vanzari 73

© 2012 Accesa

5. automat, dintr-o Com a nda Rea liza ta , astfel:

navigati in meniul Actiuni din fisa Comenzii si dati click pe Creaza Factura.se va deschide o fereastra noua care permite schimbarea monezii.

Factura nou creata va prelua detaliile de la comanda: produse, preturi, etc.

6. automat, dintr-un Contra ct a ctiv, astfel:

in fisa Contractului, dati click pe meniul Actiuni si selectati Creaza Factura.se va deschide fisa Facturii, cu datele pre-completate.

Page 74: Evolve CRM

Evolve CRM74

© 2012 Accesa

Editare Factura

Fisa Facturii cuprinde informatii grupate pe mai multe categorii:

da te g enera le: titlu, cod, referitor la Compania/Contactul asignat, valori pret, discount,moneda, lista preturilivra re: data facturii, scadenta, termeni de plata, metoda livrare.a drese: adrese facturare si livrare.a dm inistra re: oportunitatea,oferta, comanda sau contractul de provenienta, proprietarul,data inchiderii.

Deta liere ca m puri:

Cod-ul este emis automat in ordine incrementala, iar formatul sau se configureaza inParametri de sistemTitlul se completeaza automat daca se lucreaza cu sabloane de factura sau provine dintr-ooferta, comanda, contract si manual daca este creata de la zero.M oneda ofertei se alege manual sau este preselectata in cazul in care factura se creaza dinFisa Companiei/Contactului sau provine dintr-o oferta, comanda, contract care are definitamoneda.Lista de preturi aplicabila facturii se alege manual sau este preselectata in cazul in careaceasta se creaza din Fisa Companiei/Contactului sau provine dintr-o oferta, comanda,contract care are definita moneda.Referitor la - entitate careia ii este adresata. Daca cream Comanda din fisa Contactului/Companiei, aceasta va fi preselectata.Discontul aplicabil intregii facturi poate fi unul valoric sau procentual si va fi preluat dinoferta, comanda daca este definit.Adresele: pot fi trecute manual sau poate fi copiata una din adresele definite pentrurespectiva entitate.Oportunita te: se poate specifica Oportunitatea de provenienta a Facturii.Oferta: va fi preselectata Oferta de provenienta in cazul in care factura provine dintr-oastfel de oferta.Com a nda: va fi preselectata Comanda de provenienta in cazul in care factura provine dintr-o astfel de comanda.Contra ctul: va fi preselectat Contractul de provenienta in cazul in care factura provinedintr-un astfel de contract.Da ta inchiderii: se va completa automat in momentul in care Factura va fi inchisa ca siIncasata/anulata.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor sau se pot atasa f isiere.

26

143

Page 75: Evolve CRM

Vanzari 75

© 2012 Accesa

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Factura a fost salvata mai intai.

La acest pas se pot adauga, sau modifica din produsele preluate de la Oferta/Comanda/Contract.

Asignarea lor va permite calculul automat al valorii facturii si rularea diverselor analize si

rapoarte.

Sabloane de factura

Sabloanele de factura se folosesc atunci cand se factureaza pachete de produse/servicii standard

sau promotionale. Se reduce astfel timpul alocat pentru adaugarea produselor individual.

Utilizarea sabloanelor de factura nu se face in cazul in care se lucreaza cu Oferte/Comenzi/

Contracte din care sunt emise Facturi.

Crea rea sa bloa nelor de fa ctura se face ca in cazul crearii Facturilor doar ca nu se selecteaza nici o

companie/contact pentru campul "Referitor la".

M odifica rea sa bloa nelor de fa ctura se face astfel:

1. din bara de instrumente, la rubrica Vizualizeaza, selectati Sabloane Factura.2. alegeti sablonul de factura pe care doriti sa-l modificati.3. salvati modificarile.

Vezi si:

Facturare

Operare Comenzi

Ofertare

Oportunitati

Companii

Contacte

Forecasting

Sales Pipeline

92

88

81

58

54

50

98

99

Page 76: Evolve CRM

Evolve CRM76

© 2012 Accesa

5.2 Conversie Prospecti

Conversia Prospectilor este o actiune care are drept scop ca lifica rea interesului potentia lilor

clienti fata de serviciile/produsele companiei.

In momentul in care reprezentantul de vanzari califica gradul de interes al Prospectului, il va

putea converti in Client interesat (Companie, Contact, Oportunitate vanzare) sau il va descalifica

(pierdut, renuntat, anulat).

Pasii conversiei:

1. din fereastra Prospectului se da click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click

direct pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

2. se va deschide o fereastra noua unde putem alege tipul de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate

3. sau putem alege sa-l descalificam, selectand una din valorile: Pierdut, Renuntat, Anulat.

In cazul in care se alege calificarea acestuia, se vor deschide fisele entitatilor nou create pentru a

se continua completarea datelor.

Contactele pot fi persoanele care reprezinta o companie cu care avem o relatie de afaceri (pot

exista mai multe contacte la o Companie) sau potentiali clienti - persoane fizice. Daca Prospectul

este o persoana fizica atunci la conversie nu vom bifa si entitatea Companie.

Page 77: Evolve CRM

Vanzari 77

© 2012 Accesa

Preluare date

Datele completate in fisa Prospectului vor fi preluate la Contactul/Compania nou creata, iar fisa

Prospectului devine "read-only".

Chiar daca Prospectul a fost calificat, fisa acestuia se va pastra in modulul Prospecti pentru a

permite o analiza globala asupra ratelor de conversie, surse de provenienta, realizarea profilelor

potentialilor clienti, etc.

Reactivare Prospect

In cazul in care prospectul a fost descalificat, fisa acestuia se va pastra in sistem impreuna cu toate

datele introduse in modul "read-only". Daca dupa o anumita perioada de timp, devine interesat

de produsele/serviciile companiei atunci va putea fi rea ctiva t pentru inregistrarea de noi date si

conversie.

Pasii de urmat:

deschide-ti fisa Prospectului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si

Prospecti

Contacte

Companii

Sales pipeline

Page 78: Evolve CRM

Evolve CRM78

© 2012 Accesa

5.3 Gestionare Oportunitati

Oportunitatile permit utilizatorilor sa monitorizeze ocaziile de vanzare care apar si sa fie la curent

cu statusul acestora. Se pot realiza astfel forecast-uri cu vanzarile previzionate sau analize asupra

acestui stadiu dinaintea ofertarii propriu-zise. Sunt recomandate pentru a fi utilizate in special in

cazurile vanzarilor consultative si/sau a acelora la care procesul de vanzare se intinde pe o

perioada mai lunga de timp.

Activitati posibile

1. Adaugarea Produselor la acest pas nu este obligatorie. Asignarea lor va permite insa calculul

automat al venitului estimat, iar in cazul in care oportunitatea de vanzare va fi castigata,

utilizatorul va putea in stadiul de ofertare sa preia automat produsele din Oportunitate.

Pasii adaugarii produselor:

1. Salvati Oportunitatea nou creata - Pasul 1

2. navigati in sectiunea din stanga la Produse (Pasul 2) si dati click pe Produs Nou - Pasul 3.

3. selectati Produsul din lista (pasul 4) si precizati cantitatea (pasul 5); pretul, cota TVA,

unitatea de masura vor fi preluate automat din nomenclator

4. Salvati (pasul 6) si reveniti la fisa Oportunitatii sau adaugati Produs Nou.

A tentie: pentru calculul automat al venitului estimat si preluarea corecta la Oferta a datelor,

produsele trebuie sa aiba preturi in moneda Oportunitatii.

2. Schimbarea Starilor

Page 79: Evolve CRM

Vanzari 79

© 2012 Accesa

Dupa salvare, Oportunitatea se afla in starea implicita - "In derulare", stare care poate fi

schimbata in functie de evolutia procesului de vanzare.

Exista trei stari posibile pentru o Oportunitate:

Suspendata - in Fisa Oportunitatii, navigati la pagina Detalii, si apoi schimbati valoarea

starii in Suspendata

Creare Oferta: in cazul in care cu clientul se ajunge la pasul de ofertare, din Oportunitate se

poate crea oferta prin apelarea meniului Actiuni, Creaza Oferta. Datele existente, inclusiv

produse daca au fost adaugate, vor fi transferate la Oferta nou creata. Daca ati creat

campuri custom la Oportunitati, acestea pot fi preluate la Oferta cu conditia sa fie create si

acolo aceleasi campuri cu aceeasi denumire si valori.

Inchisa castigata - din Fisa Oportunitatii, navigati in meniul Actiuni, click pe Inchide

Oportunitatea, bifati Castigata si apoi Confirma

Inchisa Pierduta - din Fisa Oportunitatii, navigati in meniul Actiuni, click pe Inchide

Oportunitatea, si bifati Pierduta/Anulata si apoi Confirma.

Oportunitatea se inchide castigata in cazul in care se trece la stadiul de inaintare a unei oferte

propriu-zise.

Inchiderea ca pierduta/anulata sau suspendarea ei se face in cazul in care nu exista interes din

partea clientului pentru o oferta propriu-zisa.

Oportunitate se poate redeschide in cazul in care revine in actualitate, daca a fost inchisa astfel:

1. deschide-ti fisa Oportunitatii

2. navigati in meniul Actiuni

3. click pe Redeschide si vi se va permite editarea acesteia.

Page 80: Evolve CRM

Evolve CRM80

© 2012 Accesa

In meniul din stanga vor putea fi accesate O fertele/Com enzile/Fa cturile care au decurs din ea, in

cazul in care Oferta a fost realizata prin preluarea Produselor de la Oportunitate.

Vezi si

Prospecti

Conversie Prospecti

Oferte

Forecasting

Sales pipeline

46

76

63

98

99

Page 81: Evolve CRM

Vanzari 81

© 2012 Accesa

5.4 Ofertare

Procesul de ofertare se refera la etapa de vanzare in care se realizeaza si se opereaza oferta

propriu-zisa care va fi inaintata clientului.

Adaugarea Produselor

Asignarea produselor este obligatorie pentru realizarea calculului automat al valorii ofertei, iar in

cazul in care aceasta va fi castigata, la modulul Comenzi/ Facturi se vor prelua automat produsele

din Oferta cu preturile aferente.

De asemenea, pot fi rulate analize asupra celor mai ofertate produse versus cele mai vandute.

Produsele se pot adauga prin trei modalitati:

1. manual

2. prin preluare produselor de la oportunitatea corespondenta

3. utilizand un sablon de oferta

Adaugarea manuala a produselor se face conform pasilor de mai jos:

1. Pasul 1 - Salvati Oferta nou creata.

2. navigati in sectiunea din stanga la Produse (Pasul 2) si dati click pe Produs Nou - Pasul 3.

3. selectati Produsul din lista (pasul 4) si precizati cantitatea (pasul 5); pretul, lista de preturi,

cusrul valutar, cota TVA, unitatea de masura vor fi preluate automat daca au fost definite

si/sau Compania/Contactul are definita o lista de preturi si o Moneda; daca acestea nu sunt

definite vor fi preluate preturile standard ale produsului respectiv.

4. Salvati (pasul 6) si reveniti la fisa Ofertei sau adaugati Produs Nou.

Page 82: Evolve CRM

Evolve CRM82

© 2012 Accesa

In cazul in care nu se lucreaza cu Produse/Servicii standard se poate bifa "Produs specia l", si se va

edita manual denumirea produsului, pret, cota TVA, etc. In cazul in care alegeti sa lucrati cu acest

tip de Produse, nu se vor putea rula analize pe produsele ofertate.

2. Preluare produselor de la Oportunitatea corespondenta se poate face doar daca s-a

utilizat aceasta etapa si au fost adaugate Produse pentru oportunitatea de provenienta in

momentul in care a fost creata.

Dintr-o oportunitate pot fi generate mai multe oferte, iar acest lucru se poate face in doua feluri:

Creare Oferta din Oportunitate: prin apelarea meniului Actiuni, Creaza Oferta. Datele

existente, inclusiv produse daca au fost adaugate, vor fi transferate la Oferta nou creata.

Daca ati creat campuri custom la Oportunitati, acestea pot fi preluate la Oferta cu conditia

sa fie create si acolo aceleasi campuri cu aceeasi denumire si valori.

Relationarea cu oportunitatea de provenienta doar si preluare produselor.

Pasii de urmat pentru preluarea produselor in cazul relationarii:

1. in fisa Ofertei navigati la rubrica Administrare, iar la campul Oportunitate, selectati din lista

oportunitatea de provenienta.

2. navigati in meniul Actiuni si dati click pe Preluare Produse; daca ati efectuat pasul anterior,

oportunitatea este deja preselectata si trebuie doar sa Confirmati. in cazul in care nu este

preselectata, o puteti alege din lista si apoi sa confirmati.

Page 83: Evolve CRM

Vanzari 83

© 2012 Accesa

Utillizarea unui sablon de oferta nu necesita o adaugare manuala a produselor insa este permisa

stergerea/modificarea, adaugarea altor produse decat cele standard

A tentie: se pot acord inclusiv discount-uri (valorice sau procentuale) atat pe fiecare produs in

parte cat si pe oferta globala.

Activare Oferta

Odata creata o oferta noua, acesta se afla in starea "Schita " avand id-ul reviziei 0 si doar atunci

cand a fost expediata clientului va fi transformata in "Activa " manual.

Pentru activare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Activeaza Oferta.

Activare Oferta Emitere oferta prin intermediul raportului de oferta

Em iterea ofertei se face prin selectia raportului (template-ului) specific din fereastra de Rapoarte

(vezi mai sus) sau Mail Merge (alaturat rapoartelor). Utilizarea template-ului se poate face doar

daca acesta a fost definit si utilizatorul are dreptul de a-l folosi.

Template-ul de oferta se poate personaliza conform modelului utilizat in companie.

Odata emisa oferta, ea nu mai trebuie reatasata in sistem. In cazul in care nu emiteti ofertele (ca

si document) din sistem, le puteti adauga in meniul stanga, la Fisiere.

Page 84: Evolve CRM

Evolve CRM84

© 2012 Accesa

Modificare Oferta

Dupa ce oferta este activata, se pot intreprinde o serie de actiuni in functie de evolutia discutiilor

cu clientul.

O astfel de actiuni este reprezentata de Modificarea Ofertei prin care se pot ed ita deta lii si

produsele ofertei, fa ra a pa stra insa un istoric a l reviziilor.

Pentru modificare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Modifica Oferta.

Dupa ce oferta este modificata va trebui Activata din nou pentru a se cunoaste ca a fost trimisa

clientului.

Revizie Oferta

Revizia ofertei poate avea loc doar dupa ce oferta a fost activata. Spre deosebire de actiunea de

modificare explicata mai sus, in cazul reviziei se va deschide o oferta noua similara cu cea initiala,

cu acelasi cod dar cu un ID de revizie diferit. Astfel, o oferta se poate revizui de nenumarate ori

pastrandu-se un istoric al evolutiei sale pentru analize ulterioare.

Page 85: Evolve CRM

Vanzari 85

© 2012 Accesa

Pentru modificare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Modifica Oferta. Dupa ce oferta este

revizuita va trebui Activata din nou.

Copiere Oferta

Copierea ofertei permite crearea unei oferte pentru un alt potential client (sau acelasi client)

pornind de la o oferta existenta (similara).

Pentru modificare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Copiaza Oferta.

Veti putea pastra sau schimba entitatea la care se face referire si modifica produse/servicii. Dupa

ce oferta este copiata va trebui Activata din nou.

Creare Comanda din oferta

In cazul in care oferta este acceptata de catre client se poate trece, optional, la crearea unei

comenzi.

Acest lucru se face astfel:

1. navigati in meniul Actiuni si dati click pe Creaza Comanda.

2. se va deschide o fereastra noua care permite schimbarea monezii sau a datei de inchidere

3. optional, se poate bifa inchiderea Oportunitatii de provenienta

Comanda nou creata va prelua detaliile de la oferta: produse, preturi, etc.

Page 86: Evolve CRM

Evolve CRM86

© 2012 Accesa

Creare Factura din oferta

In cazul in care oferta este acceptata de catre client se poate trece la crearea unei facturi in acest

moment sau, dupa ce va fi realizata Comanda.

Pentru emiterea facturii la acest moment, procedati astfel:

1. navigati in meniul Actiuni si dati click pe Creaza Factura.

2. se va deschide o fereastra noua care permite schimbarea monezii sau a datei de inchidere

3. optional, se poate bifa inchiderea Oportunitatii de provenienta

Factura nou creata va prelua detaliile de la oferta: produse, preturi, etc.

Creare Contract din oferta

Page 87: Evolve CRM

Vanzari 87

© 2012 Accesa

In cazul in care oferta este acceptata de catre client se poate trece la crearea unui contract si

ulterior (daca se doreste) a unei facturi din respectivul contract.

Pentru emiterea contractului la acest moment, procedati astfel:

4. navigati in meniul Actiuni si dati click pe Creaza Contract.

5. se va deschide o fereastra noua care permite schimbarea monezii sau a datei de inchidere

6. optional, se poate bifa inchiderea Oportunitatii de provenienta

Vezi si

Prospecti

Conversie Prospecti

Oferte

Comenzi

Facturi

Forecasting

Sales pipeline

46

76

63

68

72

98

99

Page 88: Evolve CRM

Evolve CRM88

© 2012 Accesa

5.5 Operare Comenzi

Operarea comenzilor se refera la etapa in care oferta acceptata de catre client este procesata si

expediata clientului.

Adaugarea Produselor

Se pot adauga/modifica produsele preluate de la Oferta pentru calculul automat al valorii

comenzii si inscrierea lor pe documentele generate catre clienti. La modulul Facturi se vor prelua

automat produsele din Comanda cu preturile aferente.

Produsele se pot adauga utilizand trei modalitati:

1. manual

2. prin preluare produselor de la oferta corespondenta

3. utilizand un sablon de comanda

Adaugarea manuala a produselor se face conform pasilor de mai jos:

1. Pasul 1 - Salvati Comanda nou creata.

2. navigati in sectiunea din stanga la Produse (Pasul 2) si dati click pe Produs Nou - Pasul 3.

3. selectati Produsul din lista (pasul 4) si precizati cantitatea (pasul 5); pretul, lista de preturi,

cursul valutar, cota TVA, unitatea de masura vor fi preluate automat daca au fost definite

si/sau Compania/Contactul are definita o lista de preturi si o Moneda.

4. Salvati (pasul 6) si reveniti la fisa Comenzii sau adaugati Produs Nou.

Page 89: Evolve CRM

Vanzari 89

© 2012 Accesa

In cazul in care nu se lucreaza cu Produse/Servicii standard se poate bifa "Produs specia l", si se va

edita manual denumirea produsului, pret, cota TVA, etc. In cazul in care alegeti sa lucrati cu acest

tip de Produse, nu se vor putea rula analize pe produsele livrate.

Preluare produselor de la Oferta corespondenta se poate face doar daca s-a utilizat etapa de

ofertare si au fost adaugate Produse pentru Oferta de provenienta in momentul in care a fost

creata. Produsele vor fi preluate in momentul transformarii Ofertei in Comanda.

Preluare produselor de la Oportunitatea corespondenta se poate face doar daca s-a utilizat

aceasta etapa si au fost adaugate Produse pentru oportunitatea de provenienta in momentul in

care a fost creata.

Pasii de urmat pentru preluarea produselor:

1. in fisa Comenzii navigati la rubrica Administrare, iar la campul Oportunitate, selectati din

lista oportunitatea de provenienta.

2. navigati in meniul Actiuni si dati click pe Preluare Produse; daca ati efectuat pasul anterior,

oportunitatea este deja preselectata si trebuie doar sa Confirmati. in cazul in care nu este

preselectata, o puteti alege din lista si apoi sa confirmati.

Utillizarea unui sablon de comanda: in acest caz nu este necesara o adaugare manuala a

produselor insa este permisa stergerea/modificarea, adaugarea altor produse decat cele

standard.

A tentie: se pot acord inclusiv discount-uri (valorice sau procentuale) atat pe fiecare produs in

parte cat si pe intreaga comanda.

Page 90: Evolve CRM

Evolve CRM90

© 2012 Accesa

Realizare Comanda

Odata creata o comanda noua, acesta se afla in starea "N oua " care poate fi modificata manual din

sectiunea de Administrare, campul "Stare", intr-o stare diferita "In Asteptare".

Comanda primeste starea de Realizata in momentul in care a fost expediata clientului.

Pentru realizare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Realizeaza Comanda.

In functie de gradul de livrare, aceasta poate fi selectata ca fiind livrata partial.

Odata selectata drept Realizata, comanda nu mai poate fi editata.

Din sectiunea de rapoarte/mail merge poate fi selectat tipul de document pe care dorim sa-l

generam : i.e aviz de insotire a marfii.

Anulare Comanda

In cazul in care comanda nu se mai livreaza, aceasta va fi selectata drept anulata: din meniul

Actiuni va fi selectata valoare Anuleaza Comanda, si apoi se da click pe OK.

Copiere Comanda

Copierea comenzii permite crearea unei comenzi pentru un alt client (sau acelasi client) pornind

de la o comanda existenta.

Pentru modificare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Copiaza Comanda. Veti putea

shimba/pastra entitatea la care se face referire si modifica produse/servicii.

Page 91: Evolve CRM

Vanzari 91

© 2012 Accesa

Creare factura din comanda

Odata comanda acceptata de catre client se poate trece, optional la etapa de creare a facturii.

Acest lucru se face astfel:

1. navigati in meniul Actiuni si dati click pe Creaza Factura.

2. se va deschide o fereastra noua care permite schimbarea monezii.

3. click Confirma

Factura nou creata va prelua detaliile de la comanda: produse, preturi, etc.

Vezi si

Comenzi

Prospecti

Conversie Prospecti

Oferte

Comenzi

Facturi

Forecasting

Sales pipeline

68

46

76

63

68

72

98

99

Page 92: Evolve CRM

Evolve CRM92

© 2012 Accesa

5.6 Facturare

Facturarea reprezinta procesul de inregistrare si procesare a tranzactiilor catre clientii finali.

Adaugarea Produselor

Pot fi adaugate/modificate produsele preluate de la Oferta/Comanda/Contract pentru calculul

automat al valorii facturii si inscrierea lor pe documentele generate catre clienti.

Produsele se pot adauga utilizand trei modalitati:

1. manual

2. prin preluare produselor de la oferta/comanda/contractul corespondent.

3. utilizand un sablon de factura

Adaugarea manuala a produselor se face conform pasilor de mai jos:

1. Pasul 1 - Salvati Factura nou creata.

2. navigati in sectiunea din stanga la Produse (Pasul 2) si dati click pe Produs Nou - Pasul 3.

3. selectati Produsul din lista (pasul 4) si precizati cantitatea (pasul 5); pretul, lista de preturi,

cursul valutar, cota TVA, unitatea de masura vor fi preluate automat daca au fost definite;

daca Compania/Contactul are definita o lista de preturi si o Moneda atunci preturile se vor

prelua conform listei existente.

4. Salvati (pasul 6) si reveniti la fisa Facturii sau adaugati Produs Nou.

In cazul in care nu se lucreaza cu Produse/Servicii standard se poate bifa "Produs special", si se va

Page 93: Evolve CRM

Vanzari 93

© 2012 Accesa

edita manual denumirea produsului, pret, cota TVA, etc. In cazul in care alegeti sa lucrati cu acest

tip de Produse, nu se vor putea rula analize pe produsele livrate.

2. Preluare produselor de la Oferta/Comanda/Contractul corespondent se poate face doar

daca s-a utilizat vreunul din aceste module si au fost adaugate Produse la entitatea respectiva.

Produsele vor fi preluate in momentul transformarii Ofertei /Comenzii in Factura sau in

momentul crearii unei facturi dintr-un Contract.

Preluare produselor de la Oportunitatea corespondenta se poate face doar daca s-a utilizat

aceasta etapa si au fost adaugate Produse pentru oportunitatea de provenienta in momentul in

care a fost creata.

Pasii de urmat pentru preluarea produselor:

1. in fisa Facturii navigati la rubrica Administrare, iar la campul Oportunitate, selectati din lista

oportunitatea de provenienta.

2. navigati in meniul Actiuni si dati click pe Preluare Produse; daca ati efectuat pasul anterior,

oportunitatea este deja preselectata si trebuie doar sa Confirmati. in cazul in care nu este

preselectata, o puteti alege din lista si apoi sa confirmati.

3. Utillizarea unui sablon de factura: in acest caz nu este necesara o adaugare manuala a

produselor insa este permisa stergerea/modificarea, adaugarea altor produse decat cele standard

A tentie: se pot acord inclusiv discount-uri (valorice sau procentuale) atat pe fiecare produs in

parte cat si pe intreaga comanda.

Activare Factura

In momentul crearii, factura se afla in starea "N oua " si devine "A ctiva " in momentul in care a fost

trimisa clientului

Pentru activare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Activeaza.

Page 94: Evolve CRM

Evolve CRM94

© 2012 Accesa

Emiterea facturii se face prin selectia raportului (template-ului) specific din fereastra de Rapoarte

sau Mail Merge. Utilizarea template-ului se poate face doar daca acesta a fost definit si

utilizatorul are dreptul de a-l folosi. Template-ul de oferta se poate personaliza conform

modelului utilizat in companie.

Odata emisa factura, ea nu trebuie reatasata in sistem.

Modificare Factura

In cazul in care trebuie modificate anumite date pe factura, dupa activare, urmati pasii urmatori:

din meniul Actiuni va fi selectata valoare Modifica Factura, si apoi se da click pe OK.

Copiere Factura

Copierea facturiii permite crearea unei facturii pentru un alt client pornind de la o factura

Page 95: Evolve CRM

Vanzari 95

© 2012 Accesa

existenta (similara).

Pentru modificare, navigati in meniul Actiuni si dati click pe Copiaza Factura.

Veti putea shimba entitatea la care se face referire si modifica produse/servicii.

Incasare Factura

In momentul in care factura este achitata, aceasta poate fi marcata ca si incasata: din meniul

Actiuni va fi selectata valoare Incaseaza Factura, in feresatra noua se alege tipul incasarii (totale/

partiale), data incasarii si apoi se da click pe OK.

In cazul in care factura este achitata partial, se va selecta valoarea "Platita Partial" si se va

completa manual suma incasata.

Anulare Factura

In cazul in care factura trebuie anulata in sistem, puteti face acest lucru astfel: din meniul Actiuni

va fi selectata valoare Anuleaza Factura, si apoi se da click pe OK.

Vezi si

Facturi

Comenzi

72

68

Page 96: Evolve CRM

Evolve CRM96

© 2012 Accesa

Prospecti

Conversie Prospecti

Oferte

Comenzi

Facturi

Forecasting

Sales pipeline

46

76

63

68

72

98

99

Page 97: Evolve CRM

Vanzari 97

© 2012 Accesa

5.7 Gestionare Contracte

Modulul Contracte este destinat inregistrarii si organizarii informatiilor legate de contractele

semnate cu clientii, furnizorii sau colaboratorii dumneavoastra.

Evolve CRM permite calcularea duratei contractelor si timpul ramas pana la finalizarea lor. Aceste

informatii ajuta utilizatorii aplicatiei sa cunoasca în orice moment situatia contractelor si sa le

gestioneze intr-un mod optim.

Pot fi astfel organizate si înregistrate informatiile continute în contracte si acte aditionale,

indicand detalii despre: companie, durata contractului, informatii de pret, discount si facturare,

nivel servicii etc.

In detaliul de contract - Linii contract, pot fi detaliate produsele si serviciile care fac obiectul

contractului, precum si alte clauze contractuale. Un contract existent poate fi copiat in cazul in

care doriti sa il folositi si pentru un alt client.

Page 98: Evolve CRM

Evolve CRM98

© 2012 Accesa

5.8 Forecasting

Forecasting-ul asupra Oportunitatilor de vanzare poate fi obtinut prin definirea si rularea unor

analize la Modulul Oportunitati.

Vor fi astfel vizualizate date referitoare la:

data estimata de inchidere

valoarea pe o anumita perioada/agent/zona

probabilitati de incheiere a dealurilor

Page 99: Evolve CRM

Vanzari 99

© 2012 Accesa

5.9 Sales Pipeline

Ciclul de vanzare poate fi masurat prin analiza datelor asupra etapelor de vanzare:

nr. prospecti noi pe o perioada de timp/agent/domeniu/marime, etc.

gradul de conversie al acestora: calificat/anulat/renuntat

nr. - ul, starea si valoarea oportunitatilor generate din conversia prospectilor

nr. - ul, valoarea si starea ofertelor generate

calcularea sumele incasate din facturile emise

Astfel de analize si rapoarte permit managementului sa calculeze nr-ul de noi prospecti si

oportunitati de vanzare care trebuie identificate si generate in vederea atingerii unei anumite

cifre de afaceri.

Poate fi obtinuta inclusiv o analiza comparativa pe diverse perioade pentru a masura evolutia in

timp a procesului de vanzare si atingerea obiectivelor propuse (KPI).

Datele pot fi extrase prin definirea unor analize/grafice/rapoarte specifice.

Page 100: Evolve CRM

Evolve CRM100

© 2012 Accesa

Page 101: Evolve CRM

Partea

VI

Page 102: Evolve CRM

Evolve CRM102

© 2012 Accesa

6 Marketing

Departamentul de marketing va utiliza acest modul pentru automatizarea diverselor activitati de

marketing.

Astfel, poti sa:

realizezi liste de marketing prin care segmentezi baza de date, in functie de diverse criterii,

pentru derularea unor campanii targetate.

planifici si sa rulezi campanii de marketing: e-mail marketing, telemarketing, direct mail.

monitorizezi raspunsul referitor la fiecare campanie in parte si veniturile generate

6.1 Module

6.1.1 Prospecti

Prospectii reprezinta potentialii clienti necalificati care se arata interesati de serviciile/produsele

furnizate de companie sau care sunt contactati de catre reprezentantii de vanzari. Dupa stabilirea

contactului initial, prospectii pot fi calificati prin convertire intr-o companie/contact si o

oportunitate de vanzare sau pot fi descalificati.

Creare Prospect

Exista trei modalitati de a crea un Prospect explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din doua locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla descrisa aici

3. Conversia unui e-mail receptionat de la un potential client nou se poate realiza doar daca

utilizatorul are definita o adresa de e-mail in aplicatie.

1. Introducere manuala se face astfel:

din panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Prospect.

Page 103: Evolve CRM

Marketing 103

© 2012 Accesa

navigati in meniul Vanzari la Modulul Prospecti, si dati click pe Prospect nou

3. Conversia unui e-mail in prospect se face astfel:

1. deschide-ti e-mailul primit

2. in meniul Actiuni, dati click pe Converteste si selectati valoarea Prospect

3. se va deschide o fereastra noua de editare in care trebuie completate si alte informatii

optionale: Nume, Prenume, Companie;

4. click OK si se va deschide ferestra de editare a Prospectului la care se poate continua

completarea datelor specifice.

5. Email-ul receptionat va aparea la Istoric in fisa Prospectului.

Editare Prospect

Fisa Prospectului cuprinde o serie de informatii preliminare referitoare la potentialii clienti ai

companiei, grupate pe pagini:

Page 104: Evolve CRM

Evolve CRM104

© 2012 Accesa

date generale: nume, prenume, companie, functie, sursa (de unde aflat de noi), rating (grad

de interes), date contact: telefon, e-mail, fax, descriere;

detalii: adresa, domeniu de activitate companie, cifra afaceri, etc.

harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

administrare: stare, stop comunicare, campanie sursa, proprietar.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici .

Detaliere campuri:

Titlul Prospectului se completeaza automat: nume & prenume + nume companie la

momentul crearii.

Sursa Prospect: sursa de provenienta sau de unde a aflat de noi; se selecteaza valoarea

adecvata.

Rating: gradul de interes al potentialului client aproximat de catre utilizator.

Moneda cu care se va lucra in cazul conversiei in client.

Descriere: detalii suplimentare.

Stare: permite schimbarea manuala a starii din "Nou" in "Contactat".

Proprietar: utilizatorul (agentul) responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l intera ctiunilor, se pot a ta sa f isiere si se poate adauga Prospectul intr-una din

listele de m a rketing.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Prospectul a fost salvat mai intai.

In momentul in care reprezentantul de vanzari califica gradul de interes al Prospectului, il va

putea converti in Client interesat (Companie, Contact, Oportunitate vanzare) sau il va descalifica

(pierdut, renuntat, anulat).

143

Page 105: Evolve CRM

Marketing 105

© 2012 Accesa

Se vor putea extrage diverse rapoarte si analize (existente sau se definesc) asupra surselor de

provenienta, stadii, localizare, prospecti noi per reprezentant, etc.

Reactivare Prospect

In cazul in care prospectul a fost descalificat, fisa acestuia se va pastra in sistem impreuna cu toate

datele introduse. Daca dupa o anumita perioada de timp, este interesat din nou de produsele/

serviciile companiei atunci va putea fi reactivat pentru inregistrarea de noi date si conversie.

Pasii de urmat:

deschide-ti fisa Prospectului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si

Conversie Prospecti

Liste maketing

Campuri si interfete

Sales pipeline

76

114

143

99

Page 106: Evolve CRM

Evolve CRM106

© 2012 Accesa

6.1.2 Contacte

Contactele sunt persoanele care reprezinta o companie cu care avem o relatie de afaceri sau

(potentiali) clienti - persoane fizice.

Un contact poate fi insa client atat ca si reprezentant al unei companii cat si ca persoana fizica.

Creare Contact

Exista trei modalitati de a crea un Contact explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din trei locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla.

3. Conversia unui Prospect.

1. Introducere manuala se face din:

panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Contact

sau mergeti in meniul Vanzari la Modulul Contacte, si dati click pe Contact nou

din meniul Companiei dati click pe sectiunea stanga - Contacte, apoi click pe Contact nou

3. Conversia unui Prospect in Contact se face astfel:

din fereastra Prospectului, click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click direct

Page 107: Evolve CRM

Marketing 107

© 2012 Accesa

pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

se va deschide o fereastra noua pentru selectia tipului de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate.

click pe OK si se va deschide ferestra de editare a Contactului la care se poate continua

completarea datelor specifice.

Editare Contact

Fisa Contactului cuprinde informatii grupate pe mai multe pagini:

Date generale: nume, categorie, adresa, date contact, Compania pe care o reprezinta (ce

poate fi selectata dintre conmpaniile existente).

Detalii: informatii personale: data nasterii, CNP , stare civila, gen, nume partener, adresa. In

meniul stanga > Detalii pot fi adaugate adrese suplimentare.

Harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

Administrare: moneda. lista de preturi, termeni de plata, stop comunicare, prospect sursa,

proprietar.

Page 108: Evolve CRM

Evolve CRM108

© 2012 Accesa

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici .

Detaliere campuri :

Categorie: se va selecta una din valorile corespunzatoare categoriei (valorile pot fi definite

conform spcificului de activitate);

Referitor la - compania de care este asignat; se completeaza doar pentru persoanele care

reprezinta o companie.

Rol Contact: rolul persoanei in Companie din punct de vedere al influentarii deciziei de

cumparare.

Descriere: detalii suplimentare.

CNP: Introducerea unui CNP valid va determina completarea automata a datelor referitoare

la Gen si Zi de nastere. Utilizarea unor CNP-uri invalide nu va permite salvarea Contactului.

Moneda cu care se va lucra in etapele de vanzare.

143

Page 109: Evolve CRM

Marketing 109

© 2012 Accesa

Lista de preturi aplicabila pentru ofertare, comenzi, facturi si achizitii ulterioare.

Termenii de plata agreati.

Proprietar: utilizatorul (agentul) responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot a ta sa f isiere, derula activitati de va nza re, service si se

poate adauga Contactul intr-una din listele de m a rketing.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Contactul a fost salvat mai intai.

Dezactivare si Reactivare Contact

In cazul in care contactul nu mai este interesat de serviciile noastre, s-a relocat, etc. acesta poate

fi dezactivat. Daca dupa o anumita perioada de timp, este interesat din nou de produsele/

serviciile noastre atunci va putea fi rea ctiva t pentru inregistrarea de noi date.

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

deschide-ti fisa Contactului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Dezactivare

Pasii de urmat pentru Reactivare:

deschide-ti fisa Contactului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si:

Prospecti

Companii

Conversie Prospecti

46

54

76

Page 110: Evolve CRM

Evolve CRM110

© 2012 Accesa

6.1.3 Companii

Companiile reprezinta entitatile cu care organizatia noastra are relatii de afaceri, iar aici intra atat

clientii si potentialii clienti (cu care s-a discutat) cat si parteneri, furnizori, competitori;

diferentierea se face in functie de categoria in care acestia sunt inclusi. O companie poate avea

una sau mai multe persoane de contact cu care se discuta si un contact primar.

Creare Companie

Exista trei modalitati de a crea o Companie explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din doua locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla descrisa aici

3. Conversia unui Prospect.

1. Introducere manuala se face din:

panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Companie.

sau mergeti in meniul Vanzari la Modulul Companii, si faceti click pe Companie noua

Page 111: Evolve CRM

Marketing 111

© 2012 Accesa

3. Conversia unui Prospect in Companie se face astfel:

din fereastra Prospectului se da click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click

direct pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

se va deschide o fereastra noua unde putem alege tipul de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate.

dati click pe OK si se va deschide ferestra de editare a Companiei la care se poate continua

completarea datelor specifice.

Editare Companie

Fisa Companiei cuprinde informatii grupate pe mai multe categorii:

Date generale: nume, categorie, adresa, date contact precum si Contactul primar ce poate fi

selectat dintre contactele existente.

Detalii: CUI, cod fiscal, cont bancar, cifra afaceri, nr. angajati

Harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

Administrare: moneda. lista de preturi, termeni de plata, stop comunicare, prospect sursa,

proprietar.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

Page 112: Evolve CRM

Evolve CRM112

© 2012 Accesa

afla detalii aici.

Detaliere campuri:

Categorie: se va selecta una din valorile corespunzatoare categoriei (i.e client, potential,

furnizor)

Domeniu de activitate: se va selecta din lista sectorul in care compania activeaza.

Adresa: numele relevant/informal al adresei urmat de adresa propriu-zisa, inclusiv date de

contact pentru Adresa. In meniul stanga > Detalii pot fi adaugate adrese suplimentare.

Contact primar - se selecteaza din lista contactelor, persoana principala de contact pentru

compania respectiva (daca a fost introdusa deja). Din meniul Actiuni, se poate executa

comanda "Preluare Date Contact" pentru preluarea datelor respectivului contact (in cazul in

care ele exista). Daca contactul nu are date care sa difere, atunci se pastreaza cele

existente.

Descriere: detalii suplimentare.

Moneda cu care se va lucra in etapele de vanzare.

Lista de preturi aplicabila pentru ofertare si achizitii ulterioara.

Termenii de plata agreati.

Proprietar: utilizatorul responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot a ta sa f isiere, derula activitati de va nza re, service si se

poate adauga Compania intr-una din listele de m a rketing

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Compania a fost salvata mai intai.

Dezactivare si Reactivare Companie

In cazul in care compania nu mai este interesata de serviciile noastre, si-a suspendat/relocat

activitate, etc. aceasta poate fi dezactivata. Daca dupa o anumita perioada de timp, este

interesata din nou de produsele/serviciile noastre atunci va putea fi reactivata pentru

inregistrarea de noi date.

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

Page 113: Evolve CRM

Marketing 113

© 2012 Accesa

deschide-ti fisa Companiei

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Dezactivare

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

deschide-ti fisa Companiei

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si:

Prospecti

Contacte

Conversie Prospecti

46

50

76

Page 114: Evolve CRM

Evolve CRM114

© 2012 Accesa

6.1.4 Liste Marketing

Listele de marketing vizeaza crearea de grupuri target de potentiali sau clienti care vor fi subiectul

campaniilor de promovare si marketing. Se pot defini astfel liste de prospecti, liste de companii si

liste de contacte.

Creare Lista marketing

Fisa unei Liste de marketing cuprinde doua rubrici obligatorii:

titlu: denumirea listei

tip entitati: tipul de entitati asupra carora se va realiza filtrarea: Prospecti/Companii/

Contacte

Dupa salvarea listei de marketing pot fi gestionati membrii care sa faca parte din lista respectiva.

Acest lucru se poate face din meniul stanga > Membri Lista > Gestioneaza Membrii

Cu ajutorul filtrelor, se poate face o cautare dupa diverse criterii pentru selectia celor care

indeplinesc conditiile de cautare si adaugarea acestora in lista creata.

Page 115: Evolve CRM

Marketing 115

© 2012 Accesa

6.1.5 Campanii Marketing

Campaniile de marketing pot fi definite in cadrul modulului de marketing precizandu-se tipul de

campanie, starea, data inceput si sfarsit, iar la fisiere pot fi centralizate toate documentele si

materialel utilizate in respectiva campanie.

In meniul din stanga sunt disponibile informatii referitoare la:

activitatile de marketing derulate

raspunsurile inregistrate

listele de marketing care fac subiectul campaniei

Page 116: Evolve CRM

Evolve CRM116

© 2012 Accesa

6.2 Planificare Campanii

Modulul Campanii permite coordonarea, monitorizarea si masurarea activitatilor de promovare si

marketing concentrate în ceea ce numim o campanie de marketing.

O campanie permite definirea pasilor de parcurs. Spre exemplu, o prima etapa poate consta în

trimiterea e-mailurilor de prezentare catre potentialii vizati, urmând ca în etapa a doua a

campaniei sa se contacteze telefonic respectivii potentiali.

Dupa definirea etapelor, campaniile permit generarea activitatilor care vor fi realizate de agentii

de vânzari în cadrul campaniei: telefoane, faxuri, scrisori, întâlniri. E-mailurile sunt gestionate

automat de catre aplicatie care permite trimiterea, respectiv receptionarea de e-mailuri.

Trasati si urmariti etapele desfasurarii campaniilor dumneavoastra de marketing de

la stadiul de planificare si pâna la culegerea rezultatelor materializate în activitati de

raspunsuri la campanie

Indicati felul actiunii de marketing întreprinse, canalul, durata acesteia, resursele,

bugetul alocat

Marcati activitatile necesare pentru planificarea si buna desfasurare a campaniei

Indicati, cu ajutorul listelor de marketing grupurile tinta de prospecti, companii,

contacte, precum si produsele pe care le promovati

Automatizati procesul de distributie a activitatilor vizând membrii listelor de

marketing

Gestionati documentele interne si materialele promotionale necesare desfasurari

campaniei

Activitatile de campanie sunt cele prin intemediul carora sunt transmise clientilor si potentialilor

clienti mesajele de campanie.

Pot fi mai multe tipuri de activitati campanie, cele mai utilizate fiind:

e-mail (derulare campanii e-mail marketing): sunt transmise e-mailuri

telefon (tele-marketing): sunt create activitati de tip telefon pentru operatorii/

Page 117: Evolve CRM

Marketing 117

© 2012 Accesa

agentii specificati

Tipul activitatii se specifica la rubrica "Canal", iar in meniul stanga se vor specifica Listele de

marketing (existente in campanie) ale caror destinatari vor primi mesajul.

Page 118: Evolve CRM

Evolve CRM118

© 2012 Accesa

6.3 Definire Liste Marketing

Utilizati mecanismele de filtrare in functie de diverse criterii pentru crearea listelor de marketing

vizând grupuri tinta de prospecti si clienti, în functie de strategiile de marketing si comunicare

alese.

O lista de marketing poate fi inclusa in una sau mai mult campanii derulate, iar in istoricul

clientului vor aparea toate listele si campaniile de marketing in care a fost inclus.

O lista noua pot fi create din modulul Liste Marketing astfel:

Creare Lista marketing

se completeaza Titlu (sugestiv)

tip Entitati - aceasta rubrica este foarte importanta deoarece reprezinta tipul Subiectilor

care vor face parte din lista repsectiva (Companii, Contacte sau Prospecti); poate fi ales un

singur tip de entitati.

se Salveaza Lista

se da click pe meniu stanga > Membri lista

apoi click in meniu de sus > Gestioneaza Membri

se va deschide o fereastra noua care permite selectia din baza de date a subiectilor dupa

cateva criterii ce se pot defini (similar cu actiunea de filtrare)

dupa Listarea inregistrarilor aceatea vor fi aduse in Lista repectiva.

ulterior, anumiti membri pot fi inlaturati din lista.

Atentie: o lista de marketing contine membri care corespund criteriilor la momentul crearii

acesteia. De ex., in decurs de 3 luni de la data derularii unei campanii sunt adaugate entitati noi

in aplicatie (I.e Prospecti); chiar daca acestia corespund criteriilor unei liste existente la un

moment dat, este nevoie sa cream o noua lista care sa-i includa si pe acestia in cazul in care vrem

sa derulam noi activitati de markketing.

In Meniul stanga al listei > Campanii, se pot vedea toate campaniile din care lista face parte sau

se poate adauga lista intr-o campanie.

Page 119: Evolve CRM

Marketing 119

© 2012 Accesa

6.4 E-mail marketing

Campaniile de e-mail marketing pot fi derulate prin intermediul Evolve conform pasilor urmatori:

creati o campanie de marketing

creati una sau mai multe liste de marketing aferente pe care sa le asignati campaniei

respective.

creati o activitate de campanie unde veti alege la "Canal" tipul "e-mail".

dupa ce Salvati activitatea de campanie, dati click in meniul Actiuni pe Distribuie

Activitatea

fereastra noua care se va deschide va permite redactarea efectiva a e-mailuri: subiect,

text, imagini.

Cu ajutorul butonului "Next" veti ajunge in pagina care va permite desemnarea

proprietarilor activitatilor nou create (e-mailuri in cazul de fata). Proprietarul poate fi

cel care trimite e-mailul, proprietarii entitatilor (destinatarilor), Utilizatorul public sau

se poate specifica din lista alti proprietari.

Butonul "Distribuie" va transmite mesajul catre entitatile din listele de marketing

aferente.

Dupa distribuire in meniul activitatii vor fi vizibile activitatile (e-mailurile) trimise cu succes

precum si esecurile.

Page 120: Evolve CRM

Evolve CRM120

© 2012 Accesa

6.5 Raspunsuri Campanii

Inregistrarea raspunsurilor ca urmare a campaniilor se face cu ajutorul activitatilor de tip "raspuns

la campanie" care pot memora raspunsurile clientilor si prospectilor ia cu datele lor de

identificare. Pe baza acestor informatii se pot genera ulterior noi potentiali, oportunitati, oferte,

comenzi sau facturi.

Monitorizati costurile campaniilor si estimati rezultatele

Masurati, cu ajutorul raspunsurilor la campanie, impactul campaniei, comparati

estimarile initiale cu rezultatul final

Utilizati rapoarte, analize si grafice pentru masurarea rezultatelor campaniilor de

marketing

Orice client nou/actual care va cere detalii asupra campaniei lansate, va fi inregistrati ca si

activitate de tip „Raspuns Campanie de marketing”.

Se va selecta campanie de provenienta: „Campania X”

Tipul de raspuns: se vor inregistra inclusiv cei neinteresati (daca exista) sau care nu vor sa

mai primeasca mailuri se se va specifica asta in fisa lor.

Daca raspunsul este de la un client existent, se va selecta din baza de date (poate fi

Prospect, Contact, Companie)

Daca vine printr-un partener, se va selecta furnizorul extern.

Daca este vorba de un client nou care nu exista in Evolve, se vor introduce datele de

contact

Subiectul concis

Descriere

Activitatea se salveaza dupa care se converteste din „Actiuni” obligatoriu in functie de

tipul de client din partea caruia este exprimata:

Prospect nou

conversie prospect existent

creare oportunitate la o companie

inchidere/anulare in cazul in care nu este interesat.

Page 121: Evolve CRM

Marketing 121

© 2012 Accesa

 

  Dupa conversie, se vor continua actiunile specificate in functie de entitatea nou creata.

Page 122: Evolve CRM

Evolve CRM122

© 2012 Accesa

Page 123: Evolve CRM

Partea

VII

Page 124: Evolve CRM

Evolve CRM124

© 2012 Accesa

7 Suport Clienti

Modulul de Suport Clienti este destinat in special departamentelor care se ocupa de partea de

servicii after sales: cazuri service, reclamatii, sugestii, incidente, retururi.

Utilizand acest modul, vei putea sa:

o monitorizezi cazurile aparute si modul de rezolvare al acestorao beneficiezi de rapoarte diverse precum: timpi de raspuns, cele mai frecvente incidente, gradul

de satisfactie, etc.o ai la dispozitie si sa monitorizezi cele mai frecvente probleme si solutiile aferente prin

intermediul unui Knowledge Baseo gestionezi contractele clientilor.

7.1 Module

7.1.1 Articole/Proceduri

Modulul Articole organizeaza cunostintele interne ale companiei dumneavoastra:

proceduri de lucru ISO

metodologii

regulamente

manuale de utilizare ale produselor

diferite materiale si sabloane de documente care servesc organizarii interne dar si

comunicarii cu clientii.

Spre exemplu, departamentul de service poate redacta articole privind modalitatile de rezolvare

a unor probleme tehnice, instructiuni de utilizare si instalare, orice tip de informatie utila tuturor

membrilor echipei de service.

Pot fi redactate si publicate procedurile interne, organizate în functie de necesitatile de lucru ale

companiei dumneavoastra.

Page 125: Evolve CRM

Suport Clienti 125

© 2012 Accesa

7.1.2 Contacte

Contactele sunt persoanele care reprezinta o companie cu care avem o relatie de afaceri sau

(potentiali) clienti - persoane fizice.

Un contact poate fi insa client atat ca si reprezentant al unei companii cat si ca persoana fizica.

Creare Contact

Exista trei modalitati de a crea un Contact explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din trei locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla.

3. Conversia unui Prospect.

1. Introducere manuala se face din:

panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Contact

sau mergeti in meniul Vanzari la Modulul Contacte, si dati click pe Contact nou

din meniul Companiei dati click pe sectiunea stanga - Contacte, apoi click pe Contact nou

3. Conversia unui Prospect in Contact se face astfel:

din fereastra Prospectului, click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click direct

Page 126: Evolve CRM

Evolve CRM126

© 2012 Accesa

pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

se va deschide o fereastra noua pentru selectia tipului de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate.

click pe OK si se va deschide ferestra de editare a Contactului la care se poate continua

completarea datelor specifice.

Editare Contact

Fisa Contactului cuprinde informatii grupate pe mai multe pagini:

Date generale: nume, categorie, adresa, date contact, Compania pe care o reprezinta (ce

poate fi selectata dintre conmpaniile existente).

Detalii: informatii personale: data nasterii, CNP , stare civila, gen, nume partener, adresa. In

meniul stanga > Detalii pot fi adaugate adrese suplimentare.

Harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

Administrare: moneda. lista de preturi, termeni de plata, stop comunicare, prospect sursa,

proprietar.

Page 127: Evolve CRM

Suport Clienti 127

© 2012 Accesa

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

afla detalii aici .

Detaliere campuri :

Categorie: se va selecta una din valorile corespunzatoare categoriei (valorile pot fi definite

conform spcificului de activitate);

Referitor la - compania de care este asignat; se completeaza doar pentru persoanele care

reprezinta o companie.

Rol Contact: rolul persoanei in Companie din punct de vedere al influentarii deciziei de

cumparare.

Descriere: detalii suplimentare.

CNP: Introducerea unui CNP valid va determina completarea automata a datelor referitoare

la Gen si Zi de nastere. Utilizarea unor CNP-uri invalide nu va permite salvarea Contactului.

Moneda cu care se va lucra in etapele de vanzare.

143

Page 128: Evolve CRM

Evolve CRM128

© 2012 Accesa

Lista de preturi aplicabila pentru ofertare, comenzi, facturi si achizitii ulterioare.

Termenii de plata agreati.

Proprietar: utilizatorul (agentul) responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot a ta sa f isiere, derula activitati de va nza re, service si se

poate adauga Contactul intr-una din listele de m a rketing.

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Contactul a fost salvat mai intai.

Dezactivare si Reactivare Contact

In cazul in care contactul nu mai este interesat de serviciile noastre, s-a relocat, etc. acesta poate

fi dezactivat. Daca dupa o anumita perioada de timp, este interesat din nou de produsele/

serviciile noastre atunci va putea fi rea ctiva t pentru inregistrarea de noi date.

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

deschide-ti fisa Contactului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Dezactivare

Pasii de urmat pentru Reactivare:

deschide-ti fisa Contactului

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si:

Prospecti

Companii

Conversie Prospecti

46

54

76

Page 129: Evolve CRM

Suport Clienti 129

© 2012 Accesa

7.1.3 Companii

Companiile reprezinta entitatile cu care organizatia noastra are relatii de afaceri, iar aici intra atat

clientii si potentialii clienti (cu care s-a discutat) cat si parteneri, furnizori, competitori;

diferentierea se face in functie de categoria in care acestia sunt inclusi. O companie poate avea

una sau mai multe persoane de contact cu care se discuta si un contact primar.

Creare Companie

Exista trei modalitati de a crea o Companie explicate mai jos:

1. Introducerea manuala in aplicatie se poate face din doua locatii.

2. Importul unei baze de date existente se poate realiza dintr-un fisier xls. sau csv. urmand o

procedura simpla descrisa aici

3. Conversia unui Prospect.

1. Introducere manuala se face din:

panoul de control dati click pe entitate rapida si apoi alegeti din lista de valori campul

Companie.

sau mergeti in meniul Vanzari la Modulul Companii, si faceti click pe Companie noua

Page 130: Evolve CRM

Evolve CRM130

© 2012 Accesa

3. Conversia unui Prospect in Companie se face astfel:

din fereastra Prospectului se da click pe Actiuni si apoi Conversie Prospect sau se da click

direct pe shortcut-ul de Conversie Prospect din Toolbar.

se va deschide o fereastra noua unde putem alege tipul de Entitati in care alegem sa

convertim: Companie, Contact, Oportunitate.

dati click pe OK si se va deschide ferestra de editare a Companiei la care se poate continua

completarea datelor specifice.

Editare Companie

Fisa Companiei cuprinde informatii grupate pe mai multe categorii:

Date generale: nume, categorie, adresa, date contact precum si Contactul primar ce poate fi

selectat dintre contactele existente.

Detalii: CUI, cod fiscal, cont bancar, cifra afaceri, nr. angajati

Harta: localizare manuala pe harta; in cazul in care este completat orasul/tara, harta poate fi

focalizata automat.

Administrare: moneda. lista de preturi, termeni de plata, stop comunicare, prospect sursa,

proprietar.

Pentru definirea interfetei prin adaugarea/eliminare campuri /valori si gruparea in pagina puteti

Page 131: Evolve CRM

Suport Clienti 131

© 2012 Accesa

afla detalii aici.

Detaliere campuri:

Categorie: se va selecta una din valorile corespunzatoare categoriei (i.e client, potential,

furnizor)

Domeniu de activitate: se va selecta din lista sectorul in care compania activeaza.

Adresa: numele relevant/informal al adresei urmat de adresa propriu-zisa, inclusiv date de

contact pentru Adresa. In meniul stanga > Detalii pot fi adaugate adrese suplimentare.

Contact primar - se selecteaza din lista contactelor, persoana principala de contact pentru

compania respectiva (daca a fost introdusa deja). Din meniul Actiuni, se poate executa

comanda "Preluare Date Contact" pentru preluarea datelor respectivului contact (in cazul in

care ele exista). Daca contactul nu are date care sa difere, atunci se pastreaza cele

existente.

Descriere: detalii suplimentare.

Moneda cu care se va lucra in etapele de vanzare.

Lista de preturi aplicabila pentru ofertare si achizitii ulterioara.

Termenii de plata agreati.

Proprietar: utilizatorul responsabil de entitatea respectiva.

Dupa inregistrare datele pot fi actualizate, iar in sectiunea din stanga se pot planifica a ctiv ita ti ,

vizualiza istoricu l interactiunilor, se pot a ta sa f isiere, derula activitati de va nza re, service si se

poate adauga Compania intr-una din listele de m a rketing

A tentie! Sectiunea din stanga se activeaza doar dupa ce Compania a fost salvata mai intai.

Dezactivare si Reactivare Companie

In cazul in care compania nu mai este interesata de serviciile noastre, si-a suspendat/relocat

activitate, etc. aceasta poate fi dezactivata. Daca dupa o anumita perioada de timp, este

interesata din nou de produsele/serviciile noastre atunci va putea fi reactivata pentru

inregistrarea de noi date.

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

Page 132: Evolve CRM

Evolve CRM132

© 2012 Accesa

deschide-ti fisa Companiei

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Dezactivare

Pasii de urmat pentru Dezactivare:

deschide-ti fisa Companiei

click in meniul Actiuni si apoi dati click pe Reactivare

Vezi si:

Prospecti

Contacte

Conversie Prospecti

46

50

76

Page 133: Evolve CRM

Suport Clienti 133

© 2012 Accesa

7.1.4 Contracte

Modulul Contracte este destinat înregistrarii si organizarii informatiilor legate de contractele

semnate cu clientii, furnizorii sau colaboratorii dumneavoastra.

Contractele pot fi asignate Companiilor sau contactelor cu specificarea datelor de inceput si

sfarsit, tipului de contracte, informatii facturare si alte detalii.

In cazul in care se defineste un sablon raport sau mail merge, datele pot fi exportate intr-un

documentu ce poate fi listat. Suplimentar, contractul arafat poate fi uploadat in meniul stanga la

"Fisiere".

7.1.5 Cazuri

Modulul Cazuri deserveste necesitatile de lucru si organizare ale companiilor care desfasoara

activitati de service si asistenta clienti, prin gestionarea si monitorizarea cazurilor de service,

alaturi de toate procesele si resursele care deservesc departamentul tehnic: contractele de

service si mentenanta. Prin intermediul rapoartelor se poate emite documentatia necesara

activitatii de service: fise de interventie, procese verbale, proceduri de lucru, garantii etc.

Creare Caz

Cazul poate fi creat direct din fisa Companiei/Contactului sau din modulul Cazuri.

Deta liere ca m puri:

Titlu: se va da un nume sugestivReferitor la - compania/contactul de care este asignat; Sursa ca z: canalul de comunicare prin care a parvenit.Tip ca z: se refera tipul de incident/reclamatieSa tisfa ctie: gradul de satisfactie al clientului care se completeaza inainde de inchidereacazuluiSta rea in care se afla cazul

Page 134: Evolve CRM

Evolve CRM134

© 2012 Accesa

Da ta inceput: se completeaza automat la momentul crearii cazului (poate fi modificata)Da ta sfa rsit: data la care cazul a fost rezolvat

Optional, in Detalii pot fi specificate contractul si produsul de care este legat cazul respectiv,impreuna cu adresa la care se face interventia (daca este cazul).

Un caz poate fi creat de asemenea prin conversia unui e-mail nou receptionat.

Page 135: Evolve CRM

Suport Clienti 135

© 2012 Accesa

7.1.6 Active

Modulul Active permite companiilor sa monitorizeze activele detinute, unde sunt localizate, cine

le are in custodie, cand au fost verificate ultima data, cand trebuie returnate si cand sunt

programate pentru mentenanta. Aceasta functionalitate poate fi utilizata in doua moduri: atat

pentru un inventar intern cat si pentru bunurile aflate in custodia clientilor (ex. in chirie).

Activele pot avea diverse stari (in stoc, planificat pentru achizitie, retras) si pot fi relationatre atat

de client cat si de un contract si/sau produs care face obiectul acestuia. Pot fi inregistrate pe

fiecare activ in parte toate operatiile pentru un istoric complet al activitatilor, incluzand si

documente atasate.

7.2 Gestionare Contracte

Evolve permite calcularea duratei contractelor si timpul ramas pana la finalizarea lor. Aceste

informatii ajuta utilizatorii aplicatiei sa cunoasca în orice moment situatia contractelor si sa le

gestioneze intr-un mod optim.

Pot fi astfel organizate si înregistrate informatiile continute în contracte si acte aditionale,

indicand detalii despre: companie, durata contractului, informatii de pret, discount si facturare,

nivel servicii etc.

In detaliul de contract (linii contract) pot fi detaliate produsele si serviciile care fac obiectul

contractului, precum si alte clauze contractuale. Un contract existent poate fi copiat in cazul in

care doriti sa il folositi si pentru un alt client.

Contractele pot fi create direct sau pot proveni dintr-o Oferta castigatoare.

Page 136: Evolve CRM

Evolve CRM136

© 2012 Accesa

7.3 Monitorizare Cazuri

Acest lucru ofera o imagine detaliata a solicitarilor clientilor la un moment dat si raspunsurile

transmise. Arhivarea cazurilor tratate permite managerilor sa monitorizeze modul in care acestea

sunt solutionate, rezolvarile care sunt propuse, timpii de raspuns si sa evalueze gradul de

satisfactie al clientilor. Pentru fiecare caz înregistrati si monitorizati activitatile reprezentand

etapele rezolvarii si comunicarile cu clientul.

Exista doua tipuri de actiuni care pot fi desfasurate pe cazuri:

rezolvare caz: in momentul in care a fost rezolvat si a fost specificat modul de

rezolvare

anulare caz: atunci cand cazul nu isi mai are rostul din diverse motive.

Beneficii:

Reducerea timpilor de raspuns si luarea unor masuri care sa duca la

imbunatatirea imaginii companiei.

Organizarea activitatilor departamentului de service/customer support

Monitorizarea în orice moment a nr-ului, starii cazurilor si stadiul lor de

rezolvare.

Gestionarea documentatiei necesare atasand cazului diverse tipuri de

documente

listarea fiselor de interventie, proceselor verbale, garantii etc. prin intermediul

rapoartelor predefinite

Page 137: Evolve CRM

Partea

VIII

Page 138: Evolve CRM

Evolve CRM138

© 2012 Accesa

8 Business Intelligence

Utilizand modulul de Business Inteligence se pot vizualiza analize si grafice pentru interpretarea

datelor din sistem referitoare la stadiul vanzarilor, profile clienti, forecasting, clienti noi, etc.

Vei putea sa:

o rulezi rapoarte predefinite sau sa definesti rapoarte noio vizualizezi grafice si analize predefinite sau sa configurezi analize noi.o utilizezi functionalitatea de Mail Merge & Reports pentru a exporta diverse documente in

format Word, pdf, html, etc.

8.1 Rapoarte

Fiecare modul al aplicatiei Evolve ofera posibilitatea vizualizarii datelor inregistrate, prin

intermediul rapoartelor. Prin acestea se intelege atat raportare de tip lista a datelor cat si

emiterea unor documente formale si personalizate catre clienti si parteneri.

Acestea permit tiparirea informatiilor sau exportul lor in diverse formate: PDF, HTML, MHT, RTF,

Excel, CSV, Text, Image.

Mai jos sunt redate cateva exemple:

* emiterea ofertelor, facturilor, avizelor de insotire, fiselor de interventie pentru cazuri

conform unui sablon personalizat.

* Emiterea rapoartelor de activitate pe diverse perioade de timp pentru diversi utilizatori.

* tiparirea adresei pentru plicurile trimise clientilor si partenerilor

* clasificarea companiilor, contactelor, contractelor sau cazurilor si vizualizarea lor pe agenti,

perioade de timp sau alte criterii, sub forma unor liste

* crearea diverselor documente cuprinzând informatii despre o entitate, fisa unei companii, a

unui contact, etc.

* realizarea unui catalog de produse

8.2 Mail Merge

in curand

Page 139: Evolve CRM

Business Intelligence 139

© 2012 Accesa

8.3 Grafice

in curand

8.4 Analize

in curand

Page 140: Evolve CRM

Partea

IX

Page 141: Evolve CRM

Produse si Preturi 141

© 2012 Accesa

9 Produse si Preturi

Configurarea preturilor pentru produsele si serviciile din portofoliul companiei in scopul ofertarii

si contractarii se poate face in functie de politica de vanzari si discounturi a firmei. Se pot defini

astfel:

o produse/servicii cu caracteristicile si pretul aferento liste de pret pentru stabilirea modului de calculare a pretului per produs in functie de tipul de

client (premium, distribuitor, retail).o liste de discount pentru stabilirea reducerilor de volum aplicabile.o definire catalog de produse.

9.1 Module

9.1.1 Produse

9.1.2 Lista pret

9.1.3 Lista discount

9.2 Strategii de pret

9.3 Strategii discount

9.4 Catalog Produse

9.5 Moneda & curs valutar

Page 142: Evolve CRM

Partea

X

Page 143: Evolve CRM

Personalizare 143

© 2012 Accesa

10 Personalizare

Utilizatorul cu drepturi de administrare a aplicatiei are posibilitatea de a realiza personalizari

conform specificului si nevoilor organizatiei prin intermediul urmatoarelor functionalitati:

o Definire Campuri (rubrici) si interfete de vizualizare pentru fiecare modul in parte.o Accesul la informatiile din sistem se face in functie de drepturile utilizatoruluio Fisierele (xls., csv.) unor baze de date cu clienti se pot importa in aplicatie printr-o procedura

simpla. Exportul datelor este disponibil in diverse formate.o Din punct de vedere al securitatii datelor, aplicatia se acceseaza pe baza de utilizator si parola,

iar pentru back-upul fisierului bazei de date se pot utiliza diverse programe de back-upautomat.

o Evolve ofera suport standard pentru trei tipuri de baze de date: SQL Server 2005/2008, MySQLsau SQLite.

10.1 Campuri si Interfete

Atunci când campurile predefinite nu va sunt suficiente, puteti crea propriile dumneavoastra

câmpuri. Fiecare modul al aplicatiei permite definirea unui numar nelimitat de câmpuri

personalizate de diverse tipuri.

Atât pentru câmpurile personalizate, cât si pentru cele predefinite puteti specifica denumirea,

valoarea implicita, gradul de obligativitate a completarii câmpurilor, lungimea, tipul caracterelor

precum si gradul de acces al diversilor utilizatori la rubrica respectiva (profile): normal, blocked,

hidden.

Creare Camp

Un camp nou poate fi creat din meniul Instrumente > Personalizeaza Campuri > New Field

Page 144: Evolve CRM

Evolve CRM144

© 2012 Accesa

Puteti selecta tipul de camp pe care doriti sa-l creati:

check > check box/bifa

text > rubrica tip text

text Combo > exista optiunea de a alege intre o lista de valori la campul respectiv

sau a scrie un text

Memo - text lung, gen descriere (nu se pot realiza filtre/cautare pe acest tip de camp)

Date > rurbrica de tip calendar

Integer > numar fara zecimale

Decimal > numar cu zecimale

Currency > pentru valute

Pick list > rubrica care permite definirea unei liste de valori (drop-down). Valorile se

definesc dupa creare campului si afisarea in interfata.

Multiselection > identic cu Pick list ins apermite selectia mai multor valori

Name = numele pe care il va primi rubrica in baza de date; nu se pune spatiu intre cuvinte si

este recomandabil sa fie introdusa de genul "CampNou". Numele trebuie sa fie unic!

Caption = numele campului asa cum va aparea in interfata; poate fi diferit de Caption.

Page 145: Evolve CRM

Personalizare 145

© 2012 Accesa

Suplimentar, se poate specifica gradul de obligativitatea la completarea campului: Optional,

Recommended, Required (fara completare nu poate fi salvat.

Field acces profiles se refera la comportamentul campului pentru diferite categorii de

utilizatori (roluri).

Normal: poate fi vizuzalizat si editat

Blocked: nu poate fi editat

Hidden: datele nu pot fi vizualizate

Aceasta functionalitate se afla in stransa legatura cu definirea permisiilor pe roluri. Fiecarui

Rol i se va defini profilul aferent fiecarui modul in parte (Prospecti, Companii, Oferte, etc.).

Acelasi camp poate avea astfel comportament diferit pentru utilizatori diferiti. Acest lucru

est util in cazul in care anumite informatii (gen. lista preturi, nr. de tel,) vor fi disponibile

anumitor utilizatori, iar altora nu.

Creare Interfata

Fereastra de editare a entitatilor (Interfata) poate fi personalizata prin rearanjarea câmpurilor,

ascunderea câmpurilor care nu sunt necesare si adaugarea câmpurilor definite de catre utilizator.

Aplicatia ofera posibilitatea de a defini mai multe formate de interfata pentru fiecare tip de

entitate. Acest lucru este util atunci când mai multe departamente lucreaza cu seturi diferite de

câmpuri pentru aceleasi entitati. De exemplu, cei din departamentul de service pot folosi un

format de interfata în care sunt afisate câmpurile specifice sunt.

Interfata standard este cea "Implicita", insa in momentul in care se creaza campuri noi si se

doreste introducerea acestora, layout-ul (designul) poate fi schimbat prin accesarea

"cheitei" de langa numele interfetei. Acest lucru poate fi efectuat doar de catre utilizatorul

cu drepturi de administrator.

Page 146: Evolve CRM

Evolve CRM146

© 2012 Accesa

Actiuni posibile per camp/rubrica:

ascunde eticheta > nu mai afiseaza label-ul/denumirea campului

pozitie text > pozitia label-ului (stanga/dreapta/sus/jos)

ascunde element > ascunde rubrica respectiva din interfata

grupeaza: prin CTRL + SHIFT pot fi selectate mai multe campuri care se doresc a fi

grupate impreuna

creaza spatiu gol > din fereastra pop-up poate fi inserat un spatiu gol, o eticheta,

linie sau separator

Campurile pot fi usor mutate prin drag & drop.

Toate modulele afiseaza informatia in mai multe pagini: General, Detalii, Administare,

Campuri Persoanlizate, etc., iar campurile nou create se regasesc initial in pagina "Campuri

Personalizate".

In cazul in care doriti mutarea campurilor din paginile secundare (Detalii, Administrare) in

pagina General sau sa afisati un camp nou creat, aveti doua optiuni:

deschiderea meniului "Arbore Elemente" care contine toate rubricile, selectia

campului cautat si adaugarea (prin drag & drop) in zona dorita

accesarea paginii "Campuri Personalizate" si mutarea campului cautat deasupra

paginilor, iar apoi mai departe in pagina si zona dorita.

In cazul in care ati creat prima interfata, va trebui sa o salvati pentru a o putea accesa

ulterior si a nu pierde modificarile. In cazul in care entitatea se inchide fara a fi salvata

interfata, veti pierde modificarile layout-ului.

Salvarea se face cu butonul de Salveaza de langa cheita de setare. Vi se va cere un nume

pentru noua interfata, iar daca doriti sa salvati modificarile pentru aceeasi interfata va

Page 147: Evolve CRM

Personalizare 147

© 2012 Accesa

trebui sa-i dati un nume identic.

Gestionarea interfetelor se face din meniul Instrumente > Gestioneaza Interfete. Aveti

posibilitatea de exporta/importa interfetele pentru a le utiliza ulterior sau in alte baze de

date.

La crearea unei noi entitati, interfata implicita va fi cea utilizata ultima data. In anumite

cazuri (update-uri, etc.) aceasta se poate schimba cu cea "Implicita" si va trebuie selectata

din nou interfata de lucru preferata.

Page 148: Evolve CRM

Evolve CRM148

© 2012 Accesa

10.2 Securitate & drepturi

In cadrul Modului de Configurare se pot seta drepturile de acces in sistem ale utilizatorilor.

Pentru a avea acces in sistem, fiecare utilizator trebuie sa aiba definit cel putin un rol si sa faca

parte cel putin dintr-o echipa.

Roluri:

Prin definirea unor roluri si asignarea acestora catre utilizatori se pot defini/modifica mult mai

rapid si eficient permisiile in sistem decat daca am face acest lucru pentru fiecare utilizator in

parte. Se pot configura rolurile implicite (exclus rolul de administrator) dupa nevoi sau

preferinte; Permisiile de acces/utilizare a aplicatiei vor fi definite pe Roluri. Un utilizator poate

avea mai multe roluri (i.e agent de vanzari + agent de marketing), iar in cazul existentei unor

roluri multiple/utilizator acestea se reunesc avand prioritate nivelul de acces superior pentru

fiecare modul in parte.

Page 149: Evolve CRM

Personalizare 149

© 2012 Accesa

General:

Import/ Export: utilizatorii cu rolul respectiv vor avea dreptul de a import si exporta date

din aplicatie prin intermediului butonului existent in headerul gridului de la fiecare modul.

Personal permis: posibilitatea utilizatorilor de a avea entitati personale (nu pot sa fie

vizibile de catre nimeni, nici macar de manager)

Postare anunt permis: dreptul de a posta anunturi publice.

Permisiuni

Permisiunile se acorda pe fiecare modul in parte (lista din partea stanga) si pentru fiecare tip de

actiune in parte:

Acces: dreptul de a avea acces la modulul respectiv; in cazul in care acest drept nu este

acordat, utilizatorul cu rolul respectiv nu va putea vizualiza modulul;

Vizualizare: in cazul in care exista acces la modul se specifica entitatile pe care le va putea

vizualiza. Nivelul permisiei „in Echipa” acorda drepturi doar pe orizontala (i.e. marketing si

vanzari daca face parte din ambele echipe)”, pe cand nivelul „in adancime” este unul

Page 150: Evolve CRM

Evolve CRM150

© 2012 Accesa

superior care acorda drepturi atat catre echipele din care utilizatorul face parte cat si in cele

subordonate lor. Ordinea permisiilor pornind de nivelul superior in jos este urmatoarea:

Toate, in Adancime, Echipa, Publice (ai utilizatorului + cele cu propietar din echipa Public),

Nimic.

Creare: dreptul de a crea noi entitati la modulul respectiv

Modificare: dreptul de a efectua modificari ale entitatilor impreuna cu nivelul la care poate

face modificari

Stergere: dreptul de a sterge entitati si nivelul la care poate sterge

Atribuire: dreptul de a atribui entitati catre alti utilizatori (de a-i face pe acestia proprietari)

si nivelul la care poate face acest lucru.

Sharing (partajare) pentru toate tipurile de entitati este un tip de functionalitate „break all

the rules". Acest drept (partajarea) specifica dreptul utilizatorului de a acorda acces si altor

utilizatori (pe care ii poate selecta) asupra anumitor entitati, in plus fata de drepturile

acordate prin roluri. Se poate partaja o singura entitate sau mai multe (CLR+Shift/A). In

momentul partajarii se specifica si drepturile pe care utilizatorul respectiv le va avea supra

noii entitati. Nu este o actiune similara cu cea de atribuire deoarece noul utilizator nu

devine proprietar. Partajarea se face prin click stanga pe entitate in cazul in care aceasta nu

este deschisa sau din butonul Actiuni, dupa deschidere. Dreptul de sharing permite

acordarea unor nivele de acces suplimentare pentru unul sau mai multi utilizatori si

precizarea acestor drepturi: read, update, delete, assign, share. Util de ex. in cazul in care

managerul vrea sa acorde unui agent dreptul de a modifica anumite entitati (companii de

ex.) pe care nu le poate vedea sau edita conform drepturilor existente deja.

Profile: specifica profilul de vizualizare/editare a rubricilor de la modulul respectiv care se

aplica rolului editat. Acest lucru este util atunci cand pentru anumite informatii dorim sa

limitam dreptul de acces: i.e rubricii "telefon" i se pot specifica 3 profiluri diferite care

permit dreptul de modificare/vizualizare/ascundere. Utilizatorii cu profil 1 ar putea edita,

cei cu profil 2 ar avea doar vizualizare, iar cei cu profil 3 nu ar vedea informatia respectiva.

Se poate lucra insa si fara profile daca se doreste ca informatia sa fie vizibila fara restrictii.

Permisiuni speciale

Aici se specifica dreptul de acces asupra rapoartelor si analizelor din Evolve.

Page 151: Evolve CRM

Personalizare 151

© 2012 Accesa

Echipe:

Un utilizator poate face parte din una sau mai multe echipe, iar acestea pot fi organizate intr-o

structura ierarhica specificandu-se echipa parinte. In functie de echipa/echipele din care face

parte si permisiile aferente rolului sau, va avea acces la informatiile din sistem.

Utilizatori:

Conturile utilizatorilor individuali se definesc din acest modul:

utilizator: numele de logare al utilizatorului

parola: se poate completa sau nu; dupa logare fiecare utilizator isi poate schimba parola din

meniul principal (stanga sus)

nume/prenume: necesare pentru a fi identificat cu datele complete. Aceste detalii pot sa

apara de asemenea in diverse rapoarte precum: oferta. factura, contract, etc.

date contact pentru uz intern sau pentru a aparea pe diversele documente ce pot fi emise

din aplicatie.

Activ: in cazul in care un utilizator nu mai utilizeaza aplicatia, acesta se va dezactiva si nu s

eva mai putea loga. Daca se doreste mutarea entitatilor la care a fost proprietar (i.e

companii, prospecti) pe un alt utilizator, acest lucru se face prin selectarea respectivelor

entitati (creare filtru, CTRL+A), click dreapta si "Atribuie". Nu se recomanda stergerea

utilizatorilor.

In meniul stanga se vor selecta obligatoriu rolurile si echipele aferente utilizatorului. Optional,

poate fi definit unul sau mai multe conturi de e-mail pe care acesta le poate folosi pentru a

receptiona si transmite e-mailuri.

Jurnal/Log

Acesta ofera posibilitatea administratorului de a avea acces la istoricul operatiunilor derulate pe

orice tip de entitate. Atentie! Log-ul nu restaureaza date.

Page 152: Evolve CRM

Evolve CRM152

© 2012 Accesa

Setatile se fac din Parametri de sistem unde se specifica modulul si tipul operatiei care se doreste

a fi urmarita impreuna cu limita liniilor din Login (presetat la 2.000). Login si log-out se refera la

inregistarea datelor de logare si delogare a fiecarui utilizator.

Vizualizarea log-urilor poate fi facuta de catre admin din Configurari>Login (Jurnal) sau din fisa

fiecare entitati.

Pentru vizualizare Login si Logout, nu trebuie selectat nici un modul din partea superioara!

Orice entitate poate fi cautata dupa nume prin intermediul motorului de cautare pentru

vizualizarea istoricului operatiunilor.

Datele pot fi vizualizate astfel in functie de: modul, tipul actiunii desfasurate, utilizator si interval

de timp (prin debifarea rubricii „Interval de timp activ” vor fi afisate toate actiunile fara a tine

cont de un interval).

Page 153: Evolve CRM

Personalizare 153

© 2012 Accesa

10.3 Import/Export date

In Evolve pot fi importate din fisierel xls. baza de date cu Prospectic, Companii, Contacte.

De asemenea, in functie de drepturile acordate utilizatorilor, acestia pot exporta date de la orice

modul (din gridul de vizualizare).

Contactele pot fi exportate inclusiv in format vCard.

10.4 Back-up & Security

Pentru back-up puteti folosi utilitarul specific tipului de baze de date folosit, iar pentru SqLite

puteti folosi un utilitar din Windows sau o copiere manuala.

Locatia bazei de date de tip SqLite este:

Windows Vista/7: C:\ProgramData\Mediacore\CRM; fisierul se numeste "Database.db3"

Windows XP: C:\ProgramFiles\ApplicationData\Mediacore\CRM (verificati din Folders Option

daca sunt vizibile toate fisierele: "show hidden folders")

Pentru blocarea accesului la fisierul bazei de date se recomanda utilizarea functionalitatilor

sistemului de operare si/sau ale serverului de baze de date.

10.5 Suport Baze de Date

Evolve ofera suport pentru trei tipuri de baze de date:

SqLite: in cazul monoutilizatorilor este implicita si nu trebuie instalat nimic aditional. Este

recomandata pentru bazele mici de date si pentru un numar redus de utilizatori.

MS SQL Server: pentru a folosi acest tip de baza de date este necesar sa aveti instalata orice

versiune a MS SQL in prealabil pe server. Exista disponibila pentru download de pe site-ul

Microsoft si o versiune gratuita - MS SQL Express cu anumite limitari.

MySQL - un tip de baza de date open-source.

Page 154: Evolve CRM

Evolve CRM154

© 2012 Accesa

Selectia tipului de baze de date cu care doriti sa lucrati se va face dupa instalarea Evolve server

din meniul Database > change Database > create a new Database > selectati tipul bazei de date si

apoi specificati locatia locatie (server name) si limba acesteia (RO/EN).

In cazul in care aveti deja o baza de date Evolve (incepand cu versiunea 3.0) puteti face upgrade si

va trebui sa selectati baza de date deja existenta.

Page 155: Evolve CRM

Personalizare 155

© 2012 Accesa