elaborarea Şi implementarea politicilor Şi · pdf fileghid de interviu 120 anexa 4. model...

Click here to load reader

Post on 03-Sep-2019

6 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Chişinău 2013

    FROM THE AMERICAN PEOPLE

    Acest ghid este posibil graţie ajutorului generos al poporului american oferit prin intermediul Agenţiei SUA pentru Dezvoltare Internaţională (USAID), în cadrul Programului Consolidarea Societăţii Civile în Moldova

    (MCSSP), implementat de FHI 360. Opiniile exprimate aparţin autorilor şi nu reflectă în mod necesar poziţia USAID, Guvernului SUA sau FHI 360.

    ELABORAREA ŞI IMPLEMENTAREA POLITICILOR ŞI PROCEDURILOR INTERNE

    GHID PENTRU ORGANIZAŢIILE SOCIETĂŢII CIVILE DIN MOLDOVA

  • 1

    ELABORAREA ŞI IMPLEMENTAREA POLITICILOR ŞI PROCEDURILOR INTERNE

    GHID PENTRU ORGANIZAŢIILE SOCIETĂŢII CIVILE DIN MOLDOVA

    Chişinău 2013

  • Descrierea CIP a Camerei Naţionale a Cărţii

    Elaborarea şi implementarea politicilor şi procedurilor interne : Ghid pentru organizaţiile societăţii civile din Moldova / aut.: Angela Vacaru, Tatiana Ţarelunga, Elena Levinţa-Perciun, Anne Galli, Liudmila Bobu, Roxana Teodorcic. – Chişinău : S. n., 2013 (Tipogr. "Elan Poligraf "). – 124 p.

    150 ex.

    ISBN 978-9975-66-339-7.

    061.2(478)

    E 35

  • 3

    GHID PENTRU ORGANIZAŢIILE SOCIETĂŢII CIVILE DIN MOLDOVA

    Programul Consolidarea Societăţii Civile în Moldova

    INTRODUCERE 5

    BUNA GUVERNARE 6

    STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ A OSC-URILOR 6

    CONSILIUL DE ADMINISTRARE AL OSC-ULUI îN REPUBLICA MOLDOVA 9 Obligaţiile şi responsabilităţile Consiliului de Administrare 11 Relaţia dintre Consiliul de Administrare şi Management (Executiv) 12 Cum să creăm un Consiliu de Administrare eficient? 14 Procedura de luare a deciziilor de către Consiliul de Administrare 17

    EVITAREA CONfLICTELOR DE INTERESE îN GUVERNAREA OSC-URILOR 18

    STRATEGIA ORGANIZAŢIEI 20

    PROCESUL DE PLANIfICARE STRATEGICĂ 20

    CADRUL TEMPORAL îN PLANIfICARE 21 ETAPELE PLANIfICĂRII STRATEGICE 21

    MONITORIZARE ŞI EVALUARE (M&E) 23 CE ESTE UN SISTEM DE MONITORIZARE ŞI EVALUARE? 23

    DE CE AVEM NEVOIE DE UN SISTEM DE M&E? 24

    ELEMENTELE UNUI PLAN DE M&E EfICACE 26

    DIfICULTĂŢI îN PROCESUL DE M&E 29

    MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA: DOUĂ PĂRŢI ALE ACELEIAŞI MONEDE 31

    MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE 37 MRU: POLITICI ŞI PROCEDURI îN PRACTICĂ 38

    ANGAjAREA PERSONALULUI 40 SUPERVIZAREA ŞI EVALUAREA PERfORMANŢELOR 43 DEZVOLTAREA ŞI INSTRUIREA PERSONALULUI 47 REMUNERAREA ANGAjAŢILOR ŞI PACHETUL DE BENEfICII 48

    Salarizarea angajaţilor 49 Pachet social 49

    MOTIVAREA NEfINANCIARĂ A PERSONALULUI 49 Condiţii de muncă 50

    EVIDENŢA ŞI ADMINISTRAREA PERSONALULUI 52 Contracte de muncă 52 Carnet de muncă 53 Dosar personal 53 Concediul angajaţilor 54 Evidenţa timpului 55 Program flexibil de muncă 55

    SANCŢIONAREA ŞI CONCEDIEREA ANGAjAŢILOR 55 Sancţionarea angajaţilor 55 Modul de aplicare a sancţiunilor disciplinare 55

    CUPRINS

  • 4

    GHID PENTRU ORGANIZAŢIILE SOCIETĂŢII CIVILE DIN MOLDOVA

    Programul Consolidarea Societăţii Civile în Moldova

    DEMISIA ŞI CONCEDIEREA ANGAjAŢILOR 56 Demisia 56 Concedierea 56

    MANAGEMENTUL VOLUNTARILOR 57

    MANAGEMENTUL fINANCIAR 59 CE ESTE MANAGEMENTUL fINANCIAR? 59

    PROCESUL MANAGEMENTULUI fINANCIAR 61 CINE ESTE RESPONSABIL DE MANAGEMENTUL fINANCIAR? 61 CE ESTE CONTROLUL fINANCIAR? 63

    Principiul separării obligaţiilor 63 Procesul de reconciliere 69 Controlul încasărilor 70 Control fizic 71

    BUGETAREA 73 Ce este un buget? 73 Alocarea costurilor comune 74

    PARTAjAREA COSTURILOR 81

    PROCEDURILE DE ACHIZIŢII 82 CE SUNT POLITICILE ŞI PROCEDURILE DE ACHIZIŢII? 82

    ETICA ŞI PRINCIPIILE îN PROCESUL DE ACHIZIŢII 83 Conflictul de interese 83 Bacşişuri / comisioane / cadouri 83 Măsuri disciplinare 83 Principiile achiziţiilor 84 Alte consideraţii etice în procesul de achiziţii 84

    CONDIŢIILE/PRINCIPIILE fINANŢATORILOR fAŢĂ DE PROCESUL DE ACHIZIŢII 84

    PROCESUL DE ACHIZIŢII 86 Etapele procesului de achiziţii 86 Pragurile în procesul de achiziţii 89 Pragul pentru micro-achiziţii 89 Cine trebuie să fie implicat în procesul de achiziţii 90

    COMUNICARE ŞI RELAŢII PUBLICE 92 COMUNICAREA ExTERNĂ 92

    IDENTITATEA DE BRAND A UNUI OSC 93

    ELEMENTELE UNUI BRAND 93

    ELABORAREA UNUI PLAN DE COMUNICARE 95

    TACTICI DE COMUNICARE 97 Comunicatul de presă 98 Conferinţa de presă 102 Istoria de succes 103

    VIZIBILITATEA DONATORULUI 106

    ANExE 108 Anexa 1. Model de Politică de Evitare a Conflictelor de Interese 108

    Anexa 2. formular de aplicare pentru poziţia vacantă 111

    Anexa 3. Model de structură a unui interviu de angajare. Ghid de interviu 120

    Anexa 4. Model fişă de pontaj 122

    Anexa 5. Modele fişă de post 123

  • 5

    GHID PENTRU ORGANIZAŢIILE SOCIETĂŢII CIVILE DIN MOLDOVA

    Programul Consolidarea Societăţii Civile în Moldova

    Acest ghid a fost elaborat pentru a ajuta OSC-urile din Moldova să-şi dezvolte şi să-şi perfecţioneze politicile şi procedurile interne de funcţionare în conformitate cu legislaţia naţională, cu cerinţele de bază ale instituţiilor donatoare, dar în primul rând – în concordanţă cu necesităţile şi specificul propriu fiecărei organizaţii. Astfel, capitolele prezentate nu au ca scop să propună o reţetă unică şi modele ideale de politici şi proceduri, ci să ofere pas cu pas informaţii, instrumente şi exemple practice pentru elaborarea acestor documente. O mare parte a informaţiei prezentate a fost preluată şi adaptată contextului din Moldova din publicaţiile Capable Partners Program (CAP) www.ngoconnect.net şi a resurselor www.mango.org.uk.

    Echipa de autori:

    Angela Vacaru Adaptare şi coordonare

    Tatiana Ţarelunga Buna guvernare, Planificare strategică, Monitorizare şi evaluare

    Elena Levinţa-Perciun Managementul resurselor umane

    Anne Galli Management financiar

    Liudmila Bobu Procedurile de achiziţii

    Roxana Teodorcic Comunicare şi relaţii publice, Monitorizare şi evaluare

    Publicaţia dată a fost elaborată în cadrul Programului Consolidarea Societăţii Civile în Moldova. Programul este susţinut financiar de Agenţia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internaţională (USAID), este implementat de FHI 360 şi are drept scop consolidarea democraţiei reprezentative în Moldova prin oferirea de suport în vederea dezvoltării unui sector al societăţii civile viabil din punct de vedere financiar şi mobilizat de constituenţi.

    FHI 360 atinge acest scop prin:

     Îmbunătăţirea calităţii activităţilor şi a managementului intern al OSC-urilor, susţinerea beneficiarilor şi implicarea publică a OSC-urilor la nivel naţional, regional şi local;

     Crearea relaţiilor şi a oportunităţilor de colaborare între OSC-uri, Guvern şi sectorul privat;

     Îmbunătăţirea legilor, care reglementează funcţionarea OSC-urilor din Moldova, astfel încât acestea să fie mai favorabile implicării cetăţeanului şi să creeze condiţiile necesare pentru dezvoltarea financiară durabilă a OSC-urilor;

     Recunoaşterea OSC-urilor ca componentă importantă şi integrată a societăţii din Moldova, având un rol recunoscut public;

     Dezvoltarea capacităţii şi a deprinderilor  OSC-urilor partenere pentru a primi finanţare directă de la donatori.

    INtRodUCeRe

    http://www.ngoconnect.net http://www.mango.org.uk

  • 6

    GHID PENTRU ORGANIZAŢIILE SOCIETĂŢII CIVILE DIN MOLDOVA

    Programul Consolidarea Societăţii Civile în Moldova

    Buna Guvernare se referă la sistemele şi procesele necesare pentru a asigura direcţia generală, eficacitatea, supravegherea şi responsabilitatea unei organizaţii. Aceasta este, de regulă, responsabilitatea Consiliului de Administrare, care elaborează politicile pe care Managementul sau Executivul, compus din directorul executiv şi personal, le aplică în practica de zi cu zi. Buna guvernare este esenţială pentru gestionarea cu succes a unei organizaţii a societăţii civile (OSC). Multe OSC-uri, finanţate pentru a soluţiona necesităţi stringente, îşi încep activitatea cu câteva persoane care îndeplinesc sarcini multiple şi de multe ori nu fac o distincţie clară între funcţiile guvernării şi funcţiile managementului. Totuşi, cu cât organizaţia devine mai mare, diferenţierea dintre guvernare