ekonom cloud · daca se aplica un filtru pe un tabel si se exporta datele in excel, atunci doar...

eKonom CLOUDERP Online Software

MANUAL DE UTILIZARE

Cuprins1 Inceperea lucrului in program...........................................................................................................3

1.1 Bun venit in aplicatia Cromstat ERP online............................................................................................................ 31.2 Accesarea aplicatiei........................................................................................................................................................ 31.3 Configurarea unei noi societati.................................................................................................................................. 41.4 Elemente comune de interfata................................................................................................................................... 5

2 Fisiere.........................................................................................................................................................92.1 Crearea unei fise de articol.......................................................................................................................................... 92.2 Crearea unei fise de Clienti si Furnizori................................................................................................................ 11

3 Documente de iesire..........................................................................................................................123.1 Crearea unei Oferte Client......................................................................................................................................... 133.2 Comanda Client............................................................................................................................................................. 143.3 Factura Client.................................................................................................................................................................. 153.4 Avize de expeditie......................................................................................................................................................... 173.5 Bonul de casa................................................................................................................................................................. 18

4 Documente de intrare........................................................................................................................204.1 Factura Furnizor............................................................................................................................................................. 204.2 Nota de Intrare Receptie............................................................................................................................................ 21

5 Documente Interne.............................................................................................................................235.1 Bonul de consum.......................................................................................................................................................... 235.2 Note de Transfer............................................................................................................................................................ 255.3 Miscari............................................................................................................................................................................... 26

6 Documente de trezorerie..................................................................................................................276.1 Incasarea.......................................................................................................................................................................... 276.2 Plata................................................................................................................................................................................... 276.3 Distributia incasarilor si platilor pe facturi........................................................................................................... 28

7 Rapoarte.................................................................................................................................................308 Atasamente............................................................................................................................................329 Introducerea cursului valutar...........................................................................................................33

1 Inceperea lucrului in program

1.1 Bun venit in aplicatia Cromstat ERP online

Aplicatia Ekonom CLOUD - Enterprise Resource Planning Online - este un program de gestiune comerciala primara ce ruleaza in Cloud. Datorita beneficiilor multiple, mutarea datelor companiilor spre solutii cloud este din ce in ce mai uzitata. De aceea, Cromstat Software vine in intampinarea clientilor cu o platforma foarte performanta pe care este implemenetata o solutie completa de gestionare a activitatii specifice unei firme din Romania.

Pentru a utiliza programul Cromstat ERP Online tot ce aveti nevoie este un browser si o conexiune la internet. Programul poate fi utilizat atat de pe calculatoare PC ce ruleaza Windows, cat si de pe calculatoare ce ruleaza sisteme MacOS sau Linux. De asemenea aplicatia poate fi accesata si de pe telefoane smart sau tablete.

Platforma Cloud Cromstat Online este foarte flexibila si permite personalizarea aplicatiei la orice nivel. Se pot adauga diverse tipuri de documente interne sau se pot modifica interactiunile din program in functie de necesitati.

1.2 Accesarea aplicatiei

Pentru a accesa aplicatia, urmati pasii de mai jos:

a) In cazul in care aplicatia este instalata in Intranet in reteaua companiei urmati instructiunile specifice furnizate de inginierii Cromstat la instalarea aplicatiei.

b) In cazul in care utilizati aplicatia online, accesati adresa https://vs2.cromstat.ro/app

In oricare din cele doua situatii, primul pas este autentificarea. Programul va afisa un ecran unde vi se solicita adresa de email si parola.

Dupa autentificarea cu succes, pe ecran vi se vor afisa toate bazele de date la care aveti acces. Puteti accesa orice baza de date facand simplu click pe iconita bazei de date.

Dupa accesarea bazei de date, pe ecran se afiseaza iconitele cu toate optiunile instalate la care aveti acces.

1.3 Configurarea unei noi societati

Primul pas in lucrul cu programul este configurarea societatii. Pentru a efectua aceasta operatiune urmati pasii de mai jos:

– Deschideti folderul Parametri;– Faceti click pe iconita Configurare societate, dupa care accesati optiunea Edit;– Dupa selectarea optiunii Edit, programul va permite editarea informatiilor despre firma.– Dupa ce ati terminat de completat, apasati butonul Save din josul pagini.

1.4 Elemente comune de interfata

Indiferent daca este vorba de introducerea de documente sau crearea unei fise de articol, client sau furnizor, exista o serie de elemente comune cu care se lucreaza in toate cazurile.

Accesarea oricarei optiuni se face cu un click simplu pe icontia corespunzatoare din ecranul Desktop al aplicatiei.

Cautarea globala permite cautarea (in stil Google) a inregistrarilor din baza de date. Cautarea se face in documente, articole, clienti, etc. Utilitatea acestui instrument este ca permite localizarea unor inregistrari pe baza unor intersectii de informatii. Daca de exemplu dorim sa vedem o intersectie intre clientul Cromstat si articolul avand codul 7633525351, putem sa introducem cele doua elemente si primim ca rezultat documentele intocmite catre acest client care contin acel cod de articol. Putem mai apoi sa facem click pe un rezultat pentru a deschide documentul gasit.

De asemenea programul evidentiaza aparitia cuvintelor intr-o previzualizare simplificata a inregistrarilor gasite:

Dupa intrarea intr-o optiune se afiseaza o lista de inregistrari:

In partea de sus avem bara de instrumente care ne permite sa ne intoarcem la Desktop, sa ne intoarcem la continutul folderului din care face parte optiunea curenta (Fisiere in cazul de fata) sau sa cream o intregistrare noua apasand New.

Deoarece programul poate sa manevreze baze de date imense, afisarea tabelelor se face in pagini de cate 20 de inregistrari. In partea de navigare se poate selecta o alta dimensiune a paginii in cazul in care avem nevoie sa afisam mai multe inregistrari deodata.

Filtrarea rapida permite afisarea unor inregistrari cautand, de regula, dupa cod si denumire. Iata mai jos unexemplu cum putem gasi rapid o inregistrare:

Inregistrarile nevalidate sau neconfirmate, in cazul comenzilor, sunt afisate distinct in tabele cu culoarea galbena.

Pentru a sorta un tabel dupa o anumita coloana se face click pe capul de tabel pe coloana dorita. Dupa primul click tabelul va fi sortat ascendent, dupa al doilea click se va sorta descendent, iar daca se face click din nou, se revine la starea initiala de afisare a inregistrarilor in mod relativ aleator.

In partea de sus a tabelelor se gaseste si optiunea de filtrare avansata, simbolul . Prin apasarea acesteiase deschide o prima linie de filtrare unde se pot selecta coloana, operatorul si valoarea. Se pot adauga conditii suplimentare facand click pe simbolul .

Iata mai jos un exemplu unde s-au pastrat articolele fara atasament, de tip [Cu Stoc], si avand stocul egal cu zero.

Daca se aplica un filtru pe un tabel si se exporta datele in Excel, atunci doar inregistrarile selectate se exporta.

La intocmirea documentelor este necesar sa identificam clienti, furnizori sau articole. De fiecare data candtrebuie sa cautam o inregistrare se afiseaza o interfata de forma celei de mai jos:

In fereastra de cautare scrie initial [Select Client]. Daca stiti exact codul articolului sau clientului cautat puteti introduce codul si programul va selecta direct inregistrarea respectiva. Daca nu cunoasteti codul, puteti introduce orice cuvant sau cuvinte care au legatura cu aceasta.

Iata mai jos un exemplu in care programul nu a putut identifica inregistrarea deoarece erau mai multe rezultate care corespund cu criteriile de cautare:

In astfel de situatii, fie rafinati cautarea adaugand si alte cuvinte, fie selectati o inregistrare din lista prezentata.

Daca articolul sau clientul pe care doriti sa-l selectati nu exista in baza de date puteti face click pe simbolul plus , din dreapta butonului de cautare, ca sa adaugati o noua inregistrare.

2 Fisiere

2.1 Crearea unei fise de articol

Pentru a adauga un articol nou in baza de date accesati folderul `Fisiere` unde veti gasi sectiunea `Articole` apoi faceti simplu click pe New, in partea de sus. Dupa aceasta, programul va permite editarea datelor despre articol:

Optiunea [Cu Stoc] este foarte importanta. Aceasta spune programului daca trebuie sau nu sa tina fisa de magazie pentru respectivul produs. Pentru articolele de tip servicii este important sa NU bifati aceasta optiune, iar pentru articolele de tip marfa trebuie sa bifati aceasta optiune.

Daca produsul se livreaza in pachete cu o anumita cantitate atunci se completeaza si cantitatea pe pachet.Daca doriti sa reflectati aceasta informatie in ofertele client, atunci bifati si optiunea [Se comanda doar multipli decantitate pe pachet].

Daca un articol este scos din uz si are un echivalent atunci trebuie sa completati aceasta informatie in partea de jos dreapta. In acest caz, la intocmirea ofertei client programul va avertizeaza ca articolul e scos din uz siva propune sa-l schimbati cu echivalentul activ.

La intocmirea ofertei client programul propune inlocuirea produsului:

Facand click pe codul echivalent, in imaginea de sus 'NEW_2N3055', programul inlocuieste primul produsselectat cu noul produs.

2.2 Crearea unei fise de Clienti si Furnizori

Pentru crearea unei fise noi de Clienti si Furnizori se intra in folderul `Fisiere`, iar de acolo se da clik pe iconita `Clienti si Furnizori`.

Pasii de adaugare sunt urmatorii:– apasati New;– dupa apasarea lui New se va deschide fereastra de mai jos;– in chenarul cu rosu se gaseste acest simbol (o lupa). Daca stiti codul fiscal al unui partener este suficient

sa il completati in campul Cod Fiscal si sa actionati simbolul lupei, si toate datele despre Clientul sau Furnizorul respectiv se vor completa automat;

– urmatorul pas este de a selecta in ce relatie ne gasim ca societate comerciala cu societatea a carei fisa o intocmim, si anume: ea este fata de socitatea noastra Client, Furnizor sau si una si alta;

– este important de completat de asemenea si campurile cu Alte Instructiuni, deoarece aceste informatii se vor regasi atunci cand vom intocmi anumite documente catre acesta;

– dupa ce ati terminat de completat toate campurile ferestrei respective se actioneaza butonul Save din subsolul paginii, fiind astfel introdus Clientul sau Furnizorul nostru in baza de date.

Pentru fiecare tip de document care se intocmeste exista un camp in sectiunea Alte Informatii. Cand se intocmeste o factura catre client, atunci pe factura client este preluat campul Instructiuni Facturare. Cand se va face o oferta catre client se va prelua campul Instructiuni Ofertare, samd.

In cazul in care dorim ca la intocmirea documentelor utilizatorul sa fie notificat sau avertizat in legatura cuclientul respectiv atunci se completeaza campurile Informatie si/sau Avertisment din partea de jos a ecranului.

3 Documente de iesire

Din aceasta categorie fac parte urmatoarele documente:

– Oferta Client– Comanda Client;– Factura Client;– Aviz de Expeditie;– Bon de Casa;

3.1 Crearea unei Oferte Client

Se face accesand optiunea Oferte Client, dupa care in partea de sus a ecranului se apasa New. Se va deschide urmatorul ecran, unde vor fi completate campurile cu datele dorite, iar prin apasarea butonului Save vom salva oferta dorita.

Dupa apasarea butonului Save va aparea urmatorul ecran, de unde vom putea trece mai departe la adaugarea de linii cu articolele ofertate, prin apasarea iconitei cu simbolul sau utilizand tasta F4.

De asemenea in subsolul fiecarei pagini de documente vom regasi urmatoarele simboluri care au urmatoarele atributiuni:

- adauga linii in document;

- se face exportul articolelor din oferta in Excel;

- se importa articole in oferte din fisiere xls, xlsx, csv, odf

Odata ce oferta a fost creata, vor aparea butoanele marcate cu rosu in imaginea de mai jos. Acestea ne permit sa facem anumite operatiuni specifice, bine definite, dupa cum urmeaza:

– vom putea tipari oferta facand simplu clik pe butonul `Tipareste`– vom putea renegocia valoarea ofertei, schimba cursul valutar si aplica preturi, iar in cazul in care oferta se

concretizeaza,– vom putea Genera pe baza ei Comanda Client.

3.2 Comanda Client

Comanda client poate fi creata prin doua modalitati, fie direct, ca document distinct, fie generata dintr-o oferta client.

In Oferta Client exista un buton denumit `Generare Comanda`. Prin apasarea acestuia se va genera comanda client si va fi afisata pe ecran.

In partea dreapta a paginii vom regasi butoanele functionale cu care vom putea face diferite operatiuni specifice acestui document: confirmare, anulare, generare factura sau aviz.

Atentie! Comanda client nu produce niciun efect pana nu este confirmata. Comenzile neconfirmate vor fi afisate cu culoarea galbena in tabele.

La sosirea produselor de la furnizor, integral sau partial, se poate genera factura client pe baza comenzii. Daca produsele din comanda se gasesc doar partial pe stoc atunci doar acestea se vor regasi in factura generata. Daca comanda nu este confirmata, programul nu permite generarea facturii client si ne va atentiona printr-un mesaj de eroare asupra acestui aspect, dupa cum vedem in imaginea de mai jos:

De asemenea, cu ajutorul butoanelor aferente, vom putea tipari, anula, confirma, genera aviz pe baza comenzii confirmate, renegocia valoarea, schimba cursul valutar sau anula livrarea acesteia.

Dupa validarea facturii sau a avizului de expeditie programul considera marfa ca fiind livrata.

Este posibil ca pornind de la comanda client sa se genereze avizul de expeditie si din avizul de expeditie sase genereze factura client. In acest caz, programul va scadea stocul si va inchide pozitiile din comanda la validarea avizului de expeditie, urmand ca validarea facturii client sa aiba ca efect doar crearea soldului client.

Comanda nu poate fi confirmata decat dupa ce a fost precizata metoda de confirmare si persoana care a confirmat.

O alta modalitate de creare a unei Comenzi Client este aceea de a apasa New din bara de comenzi din partea de sus a paginii iar dupa completare, apasand Save, vom obtine un nou document.

Dupa cum vedem din imaginea de mai jos, pe langa optiunea de New, pe bara de optiuni marcata cu negru situata in partea de sus a paginii, se regasesc urmatoarele optiuni:

– Desktop (prin simplu clik ne trimite la interfata cu meniul principal al aplicatiei);– List (afiseaza toata lista de documente);– Edit (ne permite sa facem modificari in documentul selectat);– Delete (sterge documentul);– Previous (ne trimite la documentul anterior);– Next (ne trimite la documentul urmator).

Operatiunea de Anulare comanda este opusul operatiunii de Confirmare Comanda. Pentru a modifica o comanda confirmata ea trebuie mai intai anulata si abia mai apoi poate fi modificata si reconfirmata.

3.3 Factura Client

Factura client poate fi creata prin mai multe modalitati, dupa cum urmeaza:

In Comanda Client exista un buton denumit `Generare Factura`. Prin apasarea acestuia se va genera Factura Client si va fi afisata pe ecran.

Prin apasarea butonului `Genereaza Factura` va aparea urmatorul ecran care contine Factura Client, intocmita pe baza comenzii din care a fost generata.

In partea dreapta a paginii se afla butoanele functionale, iar prin apasarea cu simplu click se vor putea face anumite operatiuni, in funtie de necesitatile utilizatorului, dupa cum urmeaza:

– vom putea valida factura;– putem tipari factura, iar acest document poate fi salvat in cazul in care se doreste a fi trimis intr-un

email sau poate fi scos la imprimanta, asa cum ve vede in imaginea de mai jos;– butonul `Invoice` tipareste factura in limba engleza;– vom putea incarca promotii (un set de articole predefinit, care se vand impreuna la un pret special);– prin apasarea butonului `Generare Incasare` se va face incasarea contravalorii facturii;– Aplica Preturi – preia din nou preturile implicite;– Se poate face o copie a facturii prin actionarea butonului `Duplicare`;– aplicarea de discount – se aplica un anumit procent de discount pe toate produsele din factura;– renegocierea valorii facturii;– schimbarea cursului valutar;– schimbarea numarului unei facturi se face prin actinarea butonului `Schimbare Numar`. Aceasta

optiune functioneaza si daca factura este validata.

Prin apasarea butonului Tiparire se genereaza un fisier PDF. Acesta este deschis intr-o noua fereastra:

O alta modalitate de creare a unei Facturi Clienti este aceea de a apasa New din bara de comenzi din partea de sus a paginii iar dupa completare, apasand Save, vom obtine un nou document.

De asemenea, dupa cum vedem din imaginea de mai jos, pe langa optiunea de New, pe bara de optiuni marcata cu negru si situata in susul paginii se regasesc si alte optiuni:


La intocmirea Facturii Client avem avem posibilitatea de a opta intre Fiscala si Proforma.

O a treia metoda de obtinere a unei Facturi Client este generarea ei pe baza unui Aviz de Expeditie prin apasarea butonului de `Genereaza Factura`.

Factura Client se mai poate obtine si pe baza Bonului de Casa, dupa cum se poate observa in imaginea urmatoare.

In cazul in care Factura Client este generata dintr-un aviz de expeditie, atunci stocul nu se mai scade la validarea acesteia. Daca factura este generata dintr-un bon de casa, atunci nici stocul nu se scade si nici soldul clientului nu este afectat.

3.4 Avize de expeditie

Avizul de expeditie se poate obtine prin doua metode, dupa cum urmeaza:

Intrand in folderul cu denumirea sugestiva `Avize de Expeditie` si apasand New, va aparea urmatorul ecran care trebuie completat cu datele aferente, iar apasand Save se va obtine un nou aviz de expeditie.

De asemenea, pe langa optiunea de New, pe bara de optiuni marcata cu negru, situata in susul paginii se regasesc si urmatoarele optiuni:


Odata ce antetul Avizului a fost creat, putem trece la pasul urmator, acela de a introduce liniile in document cu Produsele Expediate, iar acest lucru se face apasand pe simbolul , simbol pe care il gasim in subsolul paginii. Langa acest simbol regasim simbolul , cu ajutorul caruia se face exportul datelor in Excel.

O a doua metoda de obtinere a unui Aviz de Expeditie este generarea lui pe baza unei Comenzi Client, prin apasarea butonului `Generare Aviz`.

Dupa ce Avizul de Expeditie a fost creat, va aparea urmatorul ecran, unde, dupa cum observam in imaginea de mai jos, in chenarul marcat cu culoarea rosie se regasesc butoane functionale cu ajutorul carora vom putea face anumite operatiuni, dupa cum urmeaza:

– vom putea valida avizul;– vom putea renegocia valoarea;– vom putea tipari avizul, iar astfel il vom putea printa sau salva in cazul in care dorim sa-l trimitem intr-un

email;– vom putea genera o factura client pe baza respectivului aviz.

3.5 Bonul de casa

Bonurile de casa se intocmesc la vanzare, folosind casa de marcat. Bonul de casa validat scade stocul si genereaza nota contabila. In baza Bonului de casa se poate genera o Factura Client. Factura Client generata din bonul de casa si validata nu scade stocul si nu modifica soldul clientului.

Bonul de casa se obtine prin apasarea butonului New, dupa care va aparea un ecran care va trebui completat cu datele aferente Clientului. Selectand optiunea Client Anonim aceste campuri nu se mai completeazasi se trece la pasul urmator, de introducere a Produselor pe Bonul de Casa actionand cu simplu click asupra simbolului , dar nu inainte de a apasa Save.

De asemenea, pentru adaugarea produselor pe bonul de casa se poate utiliza un cititor de coduri de bare.

In bara marcata cu negru din partea de sus a paginii, pe langa optiunea de New care ne permite crearea unui Bon de Casa nou, regasim si alte optiuni:


In imaginea de mai sus in chenarul marcat cu culoarea rosie avem o serie de butoane functionale care va permit sa faceti urmatoarele operatiuni:

– validarea Bonului de Casa;– programul poate transmite informatiile catre o casa de marcat, daca aceasta este setata sa lucreze in

regim de imprimanta. La accesarea butonului `Casa de Marcat` se va deschide urmatoarea fereastra:

– optiunea de plata prin credit card - prin actionarea butonului `Credit Card` - toata suma de incasat este trecuta in campul Card de Credit;

– optiunea de plata in numerar - prin actionarea butonului `Numerar` - toata suma de incasat este considerata cash. Implicit sumele de pe bonul de casa sunt considerate numerar; folositi acest buton doar daca, dintr-o eroare, suma a fost trecuta pe bon de casa sau credit card, dupa care clientul s-a razgandit;

– si, nu in ultimul rand, posibilitatea de generare a Facturii Client.

In subsolul paginii se regasesc urmatoarele simboluri: - introduce produsele pe bonul de casa si - exporta in Excel articolele de pe bonul de casa. Alternativ, se poate folosi si tasta F4 pentru a adauga o linie sau cititorul de coduri de bare pentru viteza in operare.

4 Documente de intrareDin aceasta categorie fac parte urmatoarele documente:– Factura Furnizor;– Nota de Intrare Receptie (NIR).

4.1 Factura Furnizor

Factura Furnizor inregistreaza partenerul cu o creanta la societate. O Factura Furnizor se poate crea intrand in folderul `Facturi Furnizor` si actionand New, iar in prealabil se va deschide un ecran ale carui campuri vor trebui completate cu datele pe care le dorim. La final, apasand butonul Save din josul paginii vom obtine antetul Facturii Furnizor. Acest lucru il puteti observa in imaginea de mai jos:

Pe langa optiunea de New, in bara de optiuni marcata cu negru situata in susul paginii se regasesc si urmatoarele optiuni:


Dupa ce antetul a fost creat, pasul urmator este acela de a introduce in document linii cu Articolele Cumparate actionand pe simbolul (adauga linii in document). Tot aici regasim inca doua simboluri : (prin actionarea lui se realizeaza exportul in Excel) si (prin actionarea acestui simbol se realizeaza importul din Excel).

In chenarul marcat cu culoarea rosie avem doua butoane functionale cu ajutorul carora putem sa facem urmatoarele operatii:

– de validare a documentului prin actionarea butonului `Validare`;– posibilitatea de a schimba cursul valutar prin actionarea butonului `Schimbare Curs`.

Alta cale de obtinere a unei Facturi Furnizor este aceea de a o genera din Note Intrare Receptie prin actionarea butonului `Generare Factura`. Acest lucru va este prezentat in imaginea de mai jos:

4.2 Nota de Intrare Receptie

Acest document se intocmeste pentru incarcarea stocului in gestiuni. O Nota de Intrare Receptie se poate crea intrand in folderul Note Intrare Receptie (NIR) si apasand New. Va aparea un ecran pe care va trebui sa-l completati cu datele aferente. Dupa ce datele au fost introduse se actioneaza butonul Save si astfel se creaza antetul NIR-ului.

Dupa cum vedem in imaginea de mai jos, pe langa optiunea de New, in bara de optiuni marcata cu negru situata in susul paginii se regasesc si urmatoarele optiuni:


Odata ce antetul NIR-ului a fost creat, putem trece la pasul urmator - introducerea de linii de document cu Articole Receptionate. Acest lucru se face apasand pe simbolul , simbol pe care il gasim in subsolul paginii. Langa acest simbol regasim simbolul , cu ajutarul caruia se face exportul datelor in Excel si simbolul , cu ajutorul caruia se face importul din Excel in baza noastra de date.

In partea dreapta a paginii se afla butoanele functionale, iar prin apasarea cu simplu clik se vor putea face urmatoarele operatiuni, in funtie de necesitatile utilizatorului:

– vom putea valida NIR-ul prin actionarea butonului `Validare`;– putem tipari documentul, iar acest document poate fi salvat in cazul in care se doreste a fi trimis intr-un

email sau poate fi scos la imprimanta, asa cum ve vede in imaginea de mai jos;– butonul `Generare Factura` - prin actionare creaza factura pe baza NIR-ului respectiv;– la intocmirea notei de receptie, transportul se poate introduce la sfarsit, dupa ce s-au introdus toate

articolele. Pentru distribuirea proportionala in preturi a valorii transportului se apasa butonul Àplica Transport`;

– schimbarea numarului documentului;– schimbarea procentului de TVA la pretul de achizitie actionand butonul `Schimbare TVA`;– schimbarea procentului de TVA la pretul de vanzare actionand butonul `Schimbare TVA vanzare`;– renegocierea valorii;– schimbarea cursului valutar;– posibilitatea de a aplica discount pe toate linile actionand butonul Àplica Discount`;– posibilitatea de a aplica un procent % de adaos actionand butonul Àplica Adaos`;– renegocierea valorii la pretul de vanzare actionand butonul `Renegociaza Valoare PV`;– renegocierea valorii la pretul de achizitie actionand butonul `Renegociaza Valoare`;– schimbarea cursului valutar actionand butonul `Schimbare Curs`.

5 Documente Interne

Din aceasta categorie fac parte urmatoarele documente:– Bonul de Consum;– Note de Transfer;– Miscari (stocuri).

5.1 Bonul de consum

Bonul de consum se intocmeste pentru articolele consumate in cadrul societatii.

Pasii care trebuie urmati pentru crearea unui Bon de consum sunt urmatorii:

– se intra in folderul `Bonuri de consum`;– se apasa New, iar fereastra care apare o puteti completa cu datele bonului de consum;– dupa ce ati completat fereastra precedenta se apasa Save, astfel fiind creat antetul Bonului de consum. In

urma executarii pasilor de mai sus rezulta urmatoarea fereastra:

Dupa cum vedem din imaginea de mai sus, pe langa optiunea de New, in bara de optiuni marcata cu negru, situata in susul paginii se regasesc si urmatoarele optiuni:


Dupa ce antetul Bonului de consum a fost creat se trece la urmatorul pas, si anume, introducerea Produselor Consumate in liniile documentului. Acest lucru il facem apasand pe simbolul (are rol de introducerea liniilor in document). Tot aici se regasesc urmatoarele simboluri: (prin actionarea lui se realizeaza exportul in Excel) si (prin actionarea lui se realizeaza importul din Excel in baza noastra de date).

In chenarul marcat cu culoarea rosie se gasesc doua butoane functionale. Prin actionarea butonului `Validare` se va realiza validarea documentul. Prin actinarea butonului `Tiparire` putem tipari Bonul, iar acest document poate fi salvat in cazul in care se doreste a fi trimis intr-un email sau poate fi scos la imprimanta, asa cum ve vede in imaginea de mai jos;

5.2 Note de Transfer

Prin intermediul acestui document se realizeaza transferul unui articol dintr-un depozit in alt depozit. Acest document afecteaza atat depozitul sursa cat si depozitul destinatie descarcand si, respectiv, incarcand stocul.

O Nota de Transfer se creaza intrand in folderul `Note de Transfer`, apasand New din bara marcata cu negru din susul paginii. Pasul urmator este acela de a completa campurile libere din fereastra care s-a deschis. Dupa ce am selectat cele doua magazii se actioneaza butonul Save. Astfel am stabilit cele doua magazii si anume magazia sursa si magazia destinatie.

Dupa cum vedem din imaginea de mai sus, pe langa optiunea de New, in bara de optiuni marcata cu negru, situata in susul paginii se mai regasesc urmatoarele optiuni:


In cazul in care dorim sa transferam intreaga cantitate de articole care se gaseste intr-o magazie in alta magazie se actioneaza butonul `Incarca Tot Stocul`.

Daca dorim sa transferam doar o parte din cantitatea de articole aflate intr-o magazie, atunci acest lucru se face actionand simbolul (introduce articole transferate pe liniile documentului). Alaturi se mai gasesc urmatoarele simboluri: - cu ajutorul lui se face exportul in Excel si - cu ajutorul lui se face importul din Excelin baza noastra de date.

In chenarul marcat cu rosu se mai regasesc butoanele: `Validare` cu ajutorul caruia se face validarea documentului si `Tipareste` cu ajutorul caruia vom putea tipari respectivul document.

5.3 Miscari

Acest document se intocmeste pentru a tine evidenta stocului. Atunci cand folosim pentru prima data progranul, primul document este de preluare a stocurilor initiale. Pentru un depozit se introduce doar un singur document de sold initial. In imaginea de mai jos va este prezentata aceasta inregistrare.

Pentru a inregistra o Miscare de stoc trebuie sa intram in folderul `Reglaje`, iar de acolo sa apasam pe iconita `Miscari`. Din bara neagra se selecteaza New. Se deschide o fereastra la care se completeaza campurile goale. Completam campul cu Tipul Miscarii, dupa caz, daca este de tip intrare sau de tip iesire. Dupa ce am terminat de campletat campurile ferestrei respective se actioneaza butonul Save si astfel se creaza antetul Miscarii.

Dupa cum vedem din imaginea de mai sus, pe langa optiunea de New, in bara de optiuni marcata cu negrusituata in susul paginii se mai regasesc urmatoarele optiuni:


Dupa ce antetul Miscarii a fost creat se trece la introducerea liniilor cu Articole Miscate. Acest lucru se face actionand simbolul . Tot aici mai regasim si urmatoarele simboluri: are rolul de a face exportul in Excel aarticolelor miscate si , care are rolul de a face importul din Excel al articolelor in baza noastra de date.

In imaginea de mai sus observam in chenarul marcat cu rosu trei butoane functionale, cu ajutorul carora putem face urmatoarele operatiuni:

– prin actionarea butonului `Validare` se valideaza documentul;– in cazul in care campul Miscare este gol se poate transfera tot stocul din magazia respectiva prin

actionarea butonului `Incarca Tot Stocul`. In caz contrar, programul ne va atrage atentia print-un mesaj de eroare;

– vom putea tipari Miscarea prin actionarea butonului `Tipareste`.

6 Documente de trezorerieDin aceasta categorie fac parte urmatoarele documente:

– Incasari;– Plati.

6.1 Incasarea

Acest document se intocmeste in cazul in care exista documentul justificativ pentru incasarea acestor sume, acest document fiind Factura Fiscala (este documentul pe baza caruia se intocmesc instrumentele de plata).

Din categoria instrumentelor de incasare fac parte: biletul la ordin, ordinul de plata, cecul, chitanta.

Pentru a crea o Incasare se intra in optiunea `Incasari` si se apasa New din bara de comenzi. Prin apasarea lui New se deschide o fereastra in care vom completa campurile cu datele Clientului. Dupa ce am facut aceste completari, in partea dreapa se va genera automat un tabel care contine lista facturilor cu sold. Tabelul contine numarul de factura, data scadenta si soldul facturii.

6.2 Plata

Acest document se intocmeste in cazul in care exista documentul justificativ pentru plata acestor sume, acest document fiind Factura Fiscala (este documentul pe baza caruia se intocmesc instrumentele de plata).

Din categoria instrumentelor de plata fac parte: biletul la ordin, ordinul de plata, cecul, chitanta.

Pentru a crea o Plata se intra in optiunea `Plati` si se apasa New din bara de comenzi. Prin apasarea lui New se deschide o fereastra in care vom completa campurile cu datele Furnizorului. Dupa ce am facut aceste completari, in partea dreapa se va genera automat un tabel care contine lista facturilor cu sold. Tabelul contine

numarul de factura, data scadenta si soldul facturii.

6.3 Distributia incasarilor si platilor pe facturi

Toate incasarile si platile se distribuie pe facturi cronologic, in ordinea scadentei. Daca dintr-un motiv sau altul doriti ca o anumita incasare sau plata se se distribuie pe anumite documente trebuie sa folositi campul `Distribuie pe facturile`.

Iata in exemplul de mai jos cum se poate forta ca o suma de 100 de lei sa se repartizeze integral pe factura 00000002, cu toate ca factura 00000001 este prioritara din cauza datei scadente.

Dupa validarea incasarii se observa ca programul a repartizat suma pe factura 00000002.

Distributia fortata a unei plati sau incasari se poate rafina prin precizarea sumelor ce se doreste a fi repartizate. Pornind de la exemplul de mai sus, consideram ca se incaseaza 10 lei din soldul ramas si dorim ca suma sa se repartizeze astfel: pe factura 00000001 sa se repartizeze 2 lei iar pe factura 00000002 sa se repartizeze 8 lei. Pentru asta, in campul `Distribuie pe facturile` se foloseste sintaxa factura = suma.

7 RapoarteRapoartele sunt clasificate in mai multe categorii, dupa cum urmeaza:

Rapoarte de gestiune:- stoc articole;- fisa de magazie;- balanta de materiale;

Rapoarte contabile:- jurnal vanzari;- jurnal cumparari;

Rapoarte financiare:- alte rapoarte

Raportul trebuie sa cuprinda informatii privind starea financiara si activitatea societii, evidentiind lichiditatea si resursele de finantare ale acesteia. Necesitatea întocmirii lor a fost indusa de dezvoltarea economica, iar obiectivul este unul unitar: furnizarea unei baze pentru luarea deciziilor de organizare si desfasurare a activitatii agenilor economici.

Pentru a intocmi repoarte si a le vizualiza trebuie sa accesam folderul `Rapoarte`, iar de aici puteti selectaraportul dorit. Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor. De exemplu daca intram pe `Fisa de magazie`, selectia se va face in functie de articol si magazie.

Dupa ce am facut selectia, actionam View pentru a vizualiza. Respectivul raport va contine Fisa de magazie a articolului. Pe langa butonul de View mai avem optiunea de a exporta raportul in format PDF sau Excel.Butonul Cancel ne intoarce la selectarea unui raport.

In cazul in care dorim sa vizualizam un alt raport, vom trece prin aceiasi pasi. In functie de ce raport vrem sa vizualizam va diferi filtrarea.

8 Atasamente

La orice document sau inregistrare se pot atasa fisiere. Pentru aceasta faceti click pe [Add File] atunci cand aveti inregistrarea sau documentul pe ecran.

Daca, de exemplu, la un articol se ataseaza un fisier de tip imagine si se bifeaza in oferta Afiseaza Imagine,atunci pe oferta va aparea si imaginea articolului:

Aceasta facilitate poate fi folosita in diverse scopuri, in functie de activitatea firmei. Se pot atasa contracte la terti, documentatii la produse, etc.

9 Introducerea cursului valutar

Pentru a introduce cursul valutar zilnic se face click pe iconita Curs Valutar de pe Desktop-ul aplicatiei.

In program se considera a fi o valuta orice moneda diferita de moneda de baza setata - cel mai probabil RON in Configurare Societate.

Este important ca atunci cand lucram in alte monede sa se faca actualizarea cursului in fiecare zi, cand se emit documente care depind de cursul valutar.

Dupa introducerea cursului dorit se apasa butonul OK.

ekonom cloud · daca se aplica un filtru pe un tabel si se exporta datele in excel, atunci doar...

Documents