SISTEME INFORMATIONALE IN MANAGEMENTCristina- Mihaela Ardelean, grupa 101, FAA

Sistemele informaionale pentru management (Management information system MIS) au aprut la nceputul anilor 80 n companiile americane, iar n ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaionale i curentul descentralizrii i reorganizrii au determinat creterea cererii de informaii furnizate de MIS i la nivelul managerilor de mijloc.

n prezent nu exist o definiie unanim acceptat a sistemelor informatice pentru management (MIS), dar se poate opta spre o variant cum ar fi:

Sistemul informaional pentru management (MIS) este o combinaie de resurse umane i informatice care urmresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea i utilizarea datelor i informaiilor pe care le folosesc managerii n exercitarea funciilor de conducere, n scopul realizrii unui management eficient.

Sistemele informaionale pentru management sunt ansamble de instrumente ce ofer acces direct, on-line la informaiile relevante, ntr-o interfa prietenoas, ntr-un dialog uor de exploatat.

Aceste informaii oferite on-line, n timp real, au o importan deosebit pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizaiei i pentru exercitarea unui control mangerial corespunztor.

Relevana informaiilor reunete o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine i utilitate, iar interfaa unui astfel de sistem trebuie s rspund cerinelor unor utilizatori care au puin timp, puin experien i deprinderi limitate n utilizarea calculatorului.

Scopul i rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (i medii) acces facil i rapid la informaiile despre factorii cheie, decisivi n atingerea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n exercitarea controlului managerial eficient i eficace.

Condiiile care trebuie avute de sistem sunt: s fie ct mai uor de utilizat, iar timpul de rspuns s fie imediat. S foloseasc intensivafiarea n mod grafic i s asigure accesul n timp real la bazele de date interne i externe; s ofere informaii despre starea curent de fapte i tendinele estimate pentru factorii-cheie; forma de prezentare a informaiilor s fie conform cu preferinele managerului ceutilizeaz sistemul.

Informaiile generate de calculator nu au ntotdeauna rolul principal n atingerea necesitilor conducerii superioare, aa cum informaiile cele mai preioase pentru conducerea la vrf sunt informaiile externe, care permit identificarea poziiei ntreprinderii pe piaa global i analiza mediului exterior, aa cum reiese i din figur.

Primele MIS, caracterizate prin faptul c erau proprietare i foarte scumpe, au fost dezvoltate pe baza sistemelor mainframe. Ele preluau date din sistemele informaionale tranzacionale, pe care le simplificau, rezumau i reprezentau grafic, fiind axate pe indicatori de msurare a performanelor i pe evidenierea diferenelor dintre buget sau previziuni i rezultatele efective. MIS erau dedicate directorilor: financiar, de marketing, de vnzri, ca i directorului general, oferind informaii asupra rezultatelor i performanelor ntreprinderii, relevante, rezumate, prezentate ntr-o form plcut, accesibil.

n ceea ce privete rolul acestor sisteme putem spune c ele ndeplinesc adevrate funcii, fiecare avnd mai multe aciuni de ndeplinit, printre care se enumr:

- funcia de prevedere- prin deducerea informaiilor necesare ntr-o situaie dat, presupunnd elaborarea de previziuni funcionale (bilan previzional, buget de venituri i cheltuieli) i dinamice (programe-mix) pe baza analizei istoricului organizaiei;

- funcia de interpretare a unor informaii primite din mediul real prin care se stabilete starea sistemului, realizat prin analize economico-financiare;

- funcia de prelucrare a informaiilor prin aplicaia i-sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive i deductive de selecie a unor alternative decizionale, realizarea interfeelor dintre proceduri i aplicaii;

- funcia de diagnoz- prin surprinderea situaiilor de funcionare defectuoas a unor componente ale sistemelor;

- funcia de instruire- prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialiti prin dialoguri sub form de meniuri ierarhizate;

- funcia de proiectare a unor obiective tehnice i tehnologii;

- funcia de control proprie sistemului prin subsistem propriu i monitorizare a interfeelor.Obiectivele MIS pot fi sistematizate astfel: informarea managerilor cu privire la activitile i procesele economice din ntreprindere, precum i la interaciunea acesteia cu mediul extern; accesul oportun la informaii. Multe din informaiile furnizate de MIS pot fi obinute i prin metode tradiionale (prelucrarea manual sau semimanual) care necesit eforturi mari de resurse i timp pentru a corespunde cerinelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu ntrziere, dar aceste limite sunt nlturate de MIS. urmrirea performanelor organizaiei i evidenierea aspectelor care ascund eventualele probleme sau situaii de criz.

Utiliznd MIS, se obine calitatea informaiei, fr a produce cantiti imense de hrtie cu minimum de rapoarte tiprite, concomitent cu asigurarea unei informri complete i continue a conducerii de vrf.

Datele selectate care trebuie incluse n MIS au la baz cteva principii:a) datele trebuie colectate din procesele curente ale organizaiei ce pot fi preluate eventual dinbazele de date dezvoltate de celelalte tipuri de sisteme informaionale;b) subordonarea datelor la obiectivele generale ale organizaiei;c) furnizarea de informaii tuturor potenialilor utilizatori i simularea acestora simultan cu modificarea cerinelor informaionale.

Un MIS performant permite accesul att la datele interne, ct i la bazele de date externe, acest lucru fiind esenial pentru luarea deciziilor, de asemenea trebuie s permit aa zisa tehnica forajului de date. Forajul de date este procesul de furnizare a datelor pentru o anumit component pe mai multe niveluri de detaliere pentru nelegerea rezultatelor obinute.

Componentele principale pentru un MIS, ca pentru orice sistem informaional sunt: echipamente, aplicaii , telecomunicaii, personal, date i interfaa. Toate acestea trebuie alese astfel nct s fie compatibile i s se integreze cu situaia din organizaie.

Echipamentele sunt reprezentate de microcalculatoare sau staii de lucru legate n reea, minicalculatoare sau mainframe-uri. O staie server asigur partajarea datelor ntre mai muli utilizatori, suport de stocare a unui volum mare de date. Cea mai eficient arhitectur este cea care optimizeaz resursele hardware i software existente i le adapteaz cerinelor MIS; i o astfel de arhitectur este client/server. Aceasta utilizeaz produse bazate pe limbajul de interogare SQL pentru a oferi soluii.

Aplicaiile sunt component esenial a MIS reprezint mijlocul de manipulare i integrare a datelor n sistem, n care procesorul de texte poate ncorpora motoare de cutare pentru a localiza i extrage anumite pri, pe baza unor cuvinte-cheie.

Programele de calcul tabelar i instrumentele de grafic sunt medii de lucru adaptate cerinelor i stilului managerilor de la vrful piramidei. Aceste programe permit analize prin modificarea datelor, facilitatea recalculrii automate a datelor, se pot obine rezultatele sub form tabelar sau grafic

Baza de modele cuprinde analize de rutin i speciale financiare, statistice sau alte tipuri de analize cantitative. Ele au ca scop structurarea problemei de analizat. Modelele ce sunt incluse n MIS trebuie s rspund caracteristicilor procesului decizional la nivel strategic, diferit de cel corespunztor nivelurilor tactic sau operaional.

O problem deosebit de important este alegerea softului, respectiv a pachetului de aplicaii. Oferta pieei de software dedicat MIS este destul de variat, iar alegerea pachetului de aplicaii specializat trebuie s se fundamenteze pe anumite criterii, precum performante tehnice si privind dezvoltarea de aplicaii, arhitectura, costurile, securitatea si controlul. Alte aspecte cum ar fi telecomunicaiile, bazele de date i interfaa sunt deosebit de importante n funcionarea eficient a unui MIS. Interfaa are un rol foarte important ntr-un MIS, asigurnd comunicarea om-calculator i exploatarea eficient a sistemului. Se urmrete ca interfaa s fie adaptat stilului topmanagerului, iar pe viitor se va baza pe limbajul natural cu urmtoarele caracteristici: s fie uor de utilizat; sa prezinte consisten, claritate, toleran la erori, flexibilitate.

Combinarea eficient a resurselor hardware i software necesare pentru gestiunea datelor i modelelor cu o interfa prietenoas se bazeaz pe criteriile enumerate mai sus, pentru funcionarea eficient a unui MIS, ceea ce rezult c i controlul managerial se va realiza n mod eficient i performant.Spre deosebire de sistemele informaionale pentru conducere tradiionale, cele moderne prezint urmtoarele caracteristici:- sunt croite pe nevoile informaionale ale top-managerilor;- ofer rapoarte consolidate, dar i date privind aspecte i probleme concrete, detaliate;- asigur instrumente de analiz on-line, inclusiv analize de trend, rapoarte de excepie i foraj de date;- realizeaz informarea pe baza datelor interne, dar i a datelor externe ntreprinderii;- sunt uor de exploatat (se bazeaz pe interfee grafice, exploatate cu ajutorul mous-ului i a ecranului tactil);- asistena de specialitate necesar este minim;- informaiile sunt prezentate cu precdere n form grafic.

Dei prezint i anumite dezavantaje, vom evidenia principalele avantaje ale acestor sisteme informaionale pentru management:- sunt uor de utilizat la nivelul conducerii de vrf, de altfel se preteaz la toate nivelurile deconducere;- nu cer experien deosebit n utilizarea calculatorului;- ofer informaii rezumate i oportune sau n timp real;- permit o bun nelegere a informaiilor;- permit o nelegere mai clar a activitilor i valorificarea resurselor de date ;- ofer analize complexe a unor volume mari de date;- filtreaz datele, asigurnd o gestionare eficient a timpului;- realizeaz analize i interogri ad-hoc;- ofer alternative multiple pentru o problem decizional analizat;- asigur un control eficient asupra derulrii activitilor, mbuntesc controlul i comunicarea.

Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme informatice pentru conducere executiv sau strategic (SICE) sau (SICS), sisteme informatice de asistare a deciziilor (SIAD), sisteme suport de decizie (SSD), sisteme informatice pentru management (SIM), toate reprezint o categorie de sisteme informaionale proiectate pentru sprijinirea i mbuntirea procesului decizional, pentru realizarea unui control ct mai eficient.