Download - Program SCMI
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
1
Colegiul Național „Ferdinand
I” Bacău
Programul de dezvoltare a sistemului
de control intern/managerial al Colegiului Național „Ferdinand I”
Bacău
Ediția: 1
Revizia: 0
Programul de dezvoltare a sistemului
de control intern/managerial -
Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău
Elaborat Verificat Aprobat
Nume Prof. Nicoleta Zarnescu Prof. Otilia Iftimescu Prof. Mirela Berza
Funcția Profesor
Coordonator CEAC
Director adjunct
Vicepreședinte Comisie
Director
Președinte Comisie
Data Dec 2013 Dec 2013 Dec 2013
Semnătura
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
2
Programul de dezvoltare a sistemului
de control intern/managerial al Colegiului Național „Ferdinand I” Bacău
Anul școlar 2013-2014
I. Cadrul legal
Sistemul de control managerial /intern din cadrul Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău reprezintă ansamblul de măsuri, metode și proceduri
concepute și implementate de către directorul unității și întregul personal cu scopul realizării obiectivelor generale și specific la un nivel calitativ
corespunzător și îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace și eficient, a strategiilor adoptate la nivelul unității de învățământ.
Acest Program a fost întocmit în baza art.2 (2) din OMFP nr.946/2005, cu modificările și completările ulterioare.
În elaborarea Programului s-au avut în vedere următoarele acte normative:
OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile
publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și completările ulterioare;
Regulamentul de Organizare și Funcționare a Unităților de Învățământ Preuniversitar (2005);
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările și completările ulterioare;
OG nr.119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată;
Ordinul nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor
instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale;
Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;
Sistemul de control intern/managerial, la nivelul Colegiul Național „Ferdinand I” Bacău, are drept obiective generale:
Îndeplinirea obiectivelor generale și specifice într-un mod economic, eficient și eficace;
Realizarea atribuțiilor la nivelul fiecărui compartiment în mod economic, eficace și eficient;
Protejarea bunurilor și a informaților;
Respectarea legilor, normelor, standardelor și reglementărilor în vigoare;
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
3
Dezvoltarea unor sisteme de colectare, stocare, actualizare și difuzare a datelor și informațiilor;
Respectarea politicilor și regulilor managementului;
Prevenirea și depistarea fraudelor și abaterilor;
Asigurarea calității documentelor de contabilitate și producerea, în timp util, de informații de încredere, referitoare la segmentul
financiar- contabil și managerial;
Obiective specifice:
Reflectarea în documente scrise ale organizării controlului intern a tuturor operațiunilor unității de învățământ și a elementelor specifice,
înregistrarea și păstrarea în mod adecvat a documentelor;
Înregistrarea în mod cronologic și corect a operațiunilor;
Asigurarea aprobărilor și efectuării operațiunilor exclusiv de către pesroane special împuternicite în acest sens;
Separarea atribuțiilor privind efectuarea operațiunilor;
Accesarea resurselor și documentelor numai de către persoane îndreptățite și responsabile în legătură cu utilizarea și păstrarea lor;
Sarcinile controlului intern/managerial exercitat la fiecare nivel ierarhic sunt:
Constatarea abaterilor față de obiectivele prestabilite, raportate la rezultatele obținute;
Identificarea cauzelor care au determinat abaterile, precum și a persoanelor responsabile, după caz;
Analiza cauzelor, stabilirea și dispunerea măsurilor care se impun astfel încât activitatea fiecărui compartiment să fie orientată consecvent
către atingerea obiectivelor prestabilite.
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
I. MEDIUL DE CONTROL
1. 1. Etica,
integritatea
Cunoaşterea de către
toţi salariaţii, a
prevederilor legale,
procedurale şi
regulamentare privind
Gestionarea site-ului unității de
învățământ, astfel încât să fie
disponibile principalele acte
normative, metodologii,
regulamente, precum şi manualul
Administratorul
site-ului
Colegiului
10 ianuarie
2014
Materiale legislative
informative încărcate pe
site-ul Colegiului, într-o
secțiune specială dedicată
sistemului de control
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
4
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
comportamentul la
locul de muncă şi
evitarea neregulilor,
producerii de pagube
şi a fraudelor
de proceduri intern/managerial
Elaborarea Codului de conduită
etică a personalul din cadrul
unității;
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
intern/managerial
10 ianuarie
2014
Codul de etică al
Colegiului Național
“Ferdinand I” Bacău
Informarea personalului cu
privire la conținutul Codului de
etică într-o ședință a Consiliului
profesoral, luarea la cunoștință
de către toți salariații
Directorul 15 ianuarie
2014
Informarea personalului
Asumarea Codului de
etică de către toți salariații
Proces-verbal de ședință
cu consemnarea
dezbaterilor pe marginea
codului
Listă cu semnături de
luare la cunoștință
Elaborarea unei proceduri
privind semnalarea neregulilor și
tratamentul abaterilor
CEAC
Comisia de
disciplină
20 ianuarie
2014
Procedură elaborată,
vizată, aprobată și
implementată
Monitorizarea respectării de
către salariaţi a Codului de
conduită etică
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
disciplină
Trimestrial Rapoarte de analiză
Informarea personalului cu
privire la ofertele de formare
care să includă cursuri despre
Responsabilul cu
formarea
continuă
Februarie
2014
Identificarea de cursuri
care vizează etica și
deontologia profesională
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
5
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Codul de etică și deontologie
profesională
Afișarea ofertei de
formare pe site-ul
Colegiului și la avizierul
din cancelarie
Includerea pe ordinea de zi a
ședințelor comisiilor metodice și
a celor funcționale a tematicilor
legate de Codul de etică și
deontologie profesională
Șefii de comisii
funcționale
Șefii de comisii
metodice
Consiliul de
administrație
Febuarie
2014
Dezbateri în cadrul
comisiilor de la nivelul
unității, consemnate în
procese-verbale de ședință
2. 2. Atribuţii,
funcţii, sarcini
Actualizarea ROI /
ROF şi a fişelor de
post, anual sau de
câte ori se impune,
pentru a fi asigurată
concordanţa dintre
misiunea, obiectivele
şi atribuţiile unităţii,
cu activităţile şi
atribuţiile
personalului
Precizarea misiunii
unității de învățământ
în documente
programatice
manageriale
Elaborarea listelor de activităţi şi
atribuţii pe fiecare compartiment
şi pe fiecare post, conform
nivelurilor de responsabilitate şi
competenţelor decizionale şi de
execuţie specifice fiecărui post
Conducătorii de
compartimente
Directorii
Anual sau de
câte ori se
impune
29 februarie
2014
Stabilirea listelor de
activități și atribuții
asociate fiecărui post
Actualizarea fişelor de post cu
toate modificările necesare şi
comunicarea acestora salariaţilor
sub semnătură
Responsabilul cu
managementul
resurselor umane
Anual sau de
câte ori se
impune
Fișe de post actualizate,
semnate de salariați
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
6
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Actualizarea ROF/ROI și
publicarea acestuia pe site-ul
Colegiului
Directorii
Administratorul
site-ului
Anual sau de
câte ori de
impune
ROF/ROI actualizat,
publicat și diseminat
Elaborarea PDI, cu includerea
misiunii, viziunii și a țintelor
strategice ale unității, revizuirea
acestuia atunci când se impune
acest lucru
Directorul 30 ianuarie
2014
PDI actualizat și
diseminat în cadrul unei
ședințe CP
3. 3. Competenţa,
performanţa
Adoptarea unei
politici de personal,
care să asigure
ocuparea posturilor
cu personal
competent, care să
îndeplinească
cerinţele de
specialitate şi de
calificare necesare
postului;
Asigurarea formării şi
perfecţionării
profesionale continue
a personalului din
Colegiul Național
„Ferdinand I” Bacău
Efectuarea de analize şi crearea
de baze de date actualizate
periodic pentru stabilirea
necesarului de pregătire
profesională a personalului,
necesare atât îndeplinirii
sarcinilor şi atribuţiilor specifice
fiecărui post, dar şi
implementării standardelor de
control intern / managerial şi
dezvoltării sistemului de control
intern / managerial
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Anual la
evaluarea
personalului,
respectiv la
actualizarea
Programului
de dezvoltare
a SCMI
Fișe detaliate cu
elementele specifice
privind cerințele
posturilor
Identificarea continuă a nevoilor
de perfecţionare profesională a
personalului din unitatea de
învățământ
Conducătorii de
compartimente
Responsabilul cu
formarea
continuă
Semestrial Raport rezultat în urma
analizei nevoilor de
formare
Elaborarea și adoptarea Directorii La începutul Strategie elaborată,
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
7
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Strategiei de dezvoltare
profesională a personalului
Consiliul de
administrație
anului școlar aprobată și implementată
Organizarea şi asigurarea
participării tuturor salariaţilor la
diferite forme de perfecţionare a
pregătirii profesionale, oferite de
Casa Corpului Didactic,
furnizori autorizaţi de formare
profesională, programe
POSDRU
Șefii de comisii
Responsabilul cu
formarea
continuă
Anual, în
funcţie de
nevoi şi de
resursele
existente
Dezvoltarea
competențelor
profesionale ale
personalului
Elaborarea unei proceduri
operaționale privind
metodologia identificării și
stabilirii nevoilor de formare ale
personalului
CEAC
Responsabilul cu
formarea
continuă
10 ianuarie
2014
Procedură elaborată,
aprobată, implementată
Elaborarea unei proceduri
operaționale, în conformitate cu
metodologia de mișcare a
personalului, privind modalitatea
de stabilire a acordului în caz de
restrângere de activitate sau
pretransfer pentru cadrele
didactice care candidează pentru
catedre/posturi vacante ale
Colegiului Național „Ferdinand
I” Bacău
Directorii
Comisia de
mobilitate
Consiliul de
administrație
10 februarie
2014
Procedură elaborată,
aprobată, implementată
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
8
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
4. 4. Funcţii
sensibile
Identificarea
funcţiilor considerate
sensibile în înţelesul
Standardului 4 şi
stabilirea unor forme
posibile de aplicare a
acestuia
Realizarea inventarului funcţiilor
sensibile şi a listei cu salariaţii
care ocupă funcţii sensibile
Comisia de
control
managerial/intern
30.03.2014 Inventarul funcțiilor
sensibile
Lista salariaților care
ocupă funcții sensibile
Întocmirea unui plan de aplicare
a Standardului 4, în conformitate
cu restricţiile impuse de
legislaţia care reglementează
activitatea unităţii
Comisia de
control
managerial/intern
Conducătorii de
compartimente
Auditorul intern
al Inspectoratului
Școlar (cu rol
consultativ)
20.04.2014
Actualizare
anuală
Plan de acțiune
5. 5. Delegarea
Stabilirea limitelor de
competenţe şi a
responsabilităţilor pe
care personalul de
conducere le poate
delega şi comunicarea
acestui document
membrilor tuturor
compartimentelor
structurale ale unității
de învățământ
Întocmirea actului de decizie
internă prin care se stabilesc
limitele responsabilităţilor care
se deleagă de către directorul
Colegiului și șefii de
compartimente
Directorul
Coordonatorii de
compartimente
30.03.2014
Actualizare
în funcţie de
necesităţi
Decizie internă elaborată
Comunicarea către toate
compartimentele funcţionale ale
unităţii a actelor interne de
decizie prin care se stabilesc
limitele de responsabilităţi care
se deleagă; diseminarea acestor
Compartimentul
Secretariat
În termen de
trei zile de la
emiterea
documentelor
Comunicarea
informațiilor privind
limitele delegării
Lista cu semnături de
luare la cunoștință
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
9
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
documente într-o ședință a
Consiliului profesoral
Proces-verbal de ședință a
CP
Includerea în fișele de post a
limitelor de competență și a
responsabilităților delegate;
actualizarea ROF
Directorul
În termen de
trei zile de la
ședința CP de
diseminare
Fișe de post completate
Actualizarea ROF cu
specificarea limitelor
delegării
6. 6. Structura
organizatorică
Instituirea structurii
organizatorice a
instituţiei, în
conformitate cu
organigrama şi cu
statul de funcţiuni
aprobate, precum şi
stabilirea
competenţelor,
responsabilităţilor şi
a sarcinilor asociate
fiecărui post, în
conformitate cu
structura
organizatorică şi cu
harta activităţilor pe
unitate
Asigurarea concordanţei
permanente între structura
aprobată prin statul de funcţiuni /
organigramă şi structura
funcţională a unității de
învățământ
Directorul
Compartiment
financiar-contabil
Permanent Organigramă afișată într-
un loc public accesibil
salariaților ( site, avizier
cancelarie)
Fișe de post
ROF
Identificarea eventualelor
disfuncţionalităţi / discrepanţe
între stabilirea sarcinilor de lucru
indivi-
duale (prin fişele de post) în
corelaţie cu atribuţiile
compartimentelor şi cu
obiectivele unității de
învățământ
Conducătorii de
compartimente
Directorii
Comisia de
control
managerial/intern
Anual, la
evaluarea
salariaţilor
Document de analiză
centralizat de Comisia de
control managerial/intern
Asigurarea funcţionării corecte a
circuitelor şi fluxurilor
informaţionale (intra şi inter-
instituţionale), astfel încât să se
Conducătorii de
compartimente
CEAC
Permanent
15 ianuarie
Procedură operațională
privind fluxurile
informaționale
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
10
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
asigure raportările ierarhice,
realizarea şi monitorizarea
activităţilor compartimentelor
entităţii – elaborare procedură
operațională
2014 –
elaborare
procedură
II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI
7. 7. Obiective
Definirea obiectivelor
generale şi specifice
ale unității de
învățământ, care
decurg din misiunea
instituţiei, din legile,
regulamentele,
procedurile şi
politicile elaborate
Stabilirea obiectivelor generale,
în concordanţă cu misiunea
Colegiului Național „Ferdinand I
” Bacău
Directorii
Comisia de
control
managerial/intern
Anual,
anterior
întocmirii
programului
managerial
15 ianuarie
2014
Lista obiectivelor
generale cu respectarea
modelului SMART
Stabilirea şi actualizarea
obiectivelor specifice, astfel
încât să se integreze pachetului
de obiective generale şi să
corespundă organigramei
aprobate, fiind formulate
SMART
Conducătorii de
compartimente
30 ianuarie
2014
Lista obiectivelor
specifice pentru fiecare
compartiment
Stabilirea şi actualizarea
activităţilor specifice fiecărui
post / salariat, astfel încât să se
asigure atingerea obiectivelor
specifice compartimentelor şi
îndeplinirea obiectivelor
generale
Conducătorii de
compartimente
20.02.2014 Lista activităților
specifice în corelație cu
obiectivele
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
11
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Elaborarea și diseminarea PDI în
cadrul unei ședințe a CP
Colectiv de lucru
condus de
directori
15 ianuarie
2014
PDI elaborat, cu
operaționalizarea țintelor
strategice
Proces-verbal de ședință a
CP cu consemnarea
dezbaterilor pe marginea
PDI
8. 8. Planificarea
Realizarea
documentelor de
planificare, astfel
încât să se asigure
concordanţa dintre
activităţile necesare
pentru realizarea
obiectivelor şi nivelul
de resurse alocate
pentru acestea, având
în vedere
minimizarea
riscurilor nerealizării
obiectivelor
Planificarea şi alocarea
resurselor, astfel încât să se
asigure realizarea activităţilor şi
îndeplinirea obiectivelor fiecărui
compartiment din organigramă
Compartimentele:
Contabilitate,
Tehnic –
Administrativ
În etapa de
fundamentare
a proiectului
BVC
BVC
Elaborarea unui plan de măsuri
pentru încadrarea în resursele
alocate, în situaţia modificării
obiectivelor specifice
Conducătorii de
compartimente
Când este
necesar
Plan de măsuri aprobat de
CA
Întocmirea planurilor de
activitate specifice fiecărui
compartiment, astfel încât să
vizeze realizarea activităţilor,
îndeplinirea obiectivelor şi
încadrarea în nivelul de resurse
alocate
Conducătorii de
compartimente
Anual şi
semestrial
Planuri manageriale ale
compartimentelor
9. 9. Coordonarea
Asigurarea unei
corelaţii, coerenţe
între deciziile
adoptate la toate
Programarea unor ședințe de
analiză periodică la care să
participe șefii de compartimente
pentru coordonarea deciziilor şi
Conducătorii de
compartimente
La fiecare
două luni
Grafic de ședințe
Procese verbale de ședință
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
12
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
nivelurile ierarhice şi
acţiunile întreprinse
de compartimentele
unității de
învățământ, astfel
încât să se asigure
realizarea activităţilor
şi îndeplinirea
obiectivelor
a activităţilor fiecărui
compartiment, cu cele ale
celorlalte compartimente, astfel
încât să se asigure coerenţa şi
convergenţa acestora
Realizarea consultărilor
prealabile în vederea coordonării
activităţilor
Conducătorii de
compartimente
Permanent
10.
10.
Monitorizarea
performanţelor
Monitorizarea
performanţelor pentru
fiecare activitate,
utilizând indicatori
cantitativi şi / sau
calitativi, de eficienţă,
eficacitate şi
economicitate
Elaborarea indicatorilor de
rezultat şi / sau de performanţă
asociaţi activităţilor cuprinse în
listele de activităţi pe
compartimente
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Anual până
la 15
septembrie a
anului școlar
care
debutează la
1 septembrie
Fișa de evaluare a
activității pentru fiecare
categorie de personal
Proiectarea şi instituirea
sistemului de monitorizare şi
raportare a performanţelor, în
conformitate cu indicatorii creaţi
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
La final de
semestru
Plan de monitorizare și
raportare la nivelul
fiecărui compartiment
Crearea instrumentelor de
monitorizare și raportare
Reevaluarea periodică a
relevanţei indicatorilor stabiliţi
(când se impune) şi operarea
ajustărilor necesare
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Permanent
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
13
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
11.
11.
Managementul
riscului
Analizarea
sistematică a
riscurilor asociate
tuturor obiectivelor şi
activităţilor, stabilirea
acţiunilor corective în
vederea limitării
potenţialului impact
negativ al riscurilor şi
desemnarea EGR
Identificarea şi evaluarea
riscurilor aferente tuturor
activităţilor din cadrul tuturor
compartimentelor, asociate
obiectivelor specifice stabilite
Conducătorii de
compartimente
Decembrie
2013
Chestionare de
autoevaluare a riscurilor
completate pentru fiecare
compartiment
Fișa analitică
Fișa sintetică
Stabilirea măsurilor de
gestionare a riscurilor
identificate pentru fiecare
compartiment
Conducătorii de
compartimente
EGR
22 decembrie
2013
Implementare
instrumente și metode de
lucru ( de ex., Formular
de alertă la risc, Formular
de monitorizare a riscului)
Plan de măsuri pentru
fiecare compartiment
Completarea / actualizarea
Registrului Riscurilor pe
compartimente
Conducătorii de
compartimente
1 martie
2014
RR pe compartimentele
funcționale
Centralizarea principalelor
riscuri şi elaborarea Registrului
Riscurilor pe unitatea de
învățământ
Comisia de
control
managerial/intern
EGR
10 martie
2014
Registrul Riscurilor pe
unitate
Elaborarea unei proceduri de
sistem pentru managementul
riscurilor și diseminarea ei în
cadrul unei ședințe a CP
Comisia de
control
managerial/intern
15 ianuarie
2014
Procedură elaborată,
aprobată și diseminată
Proces-verbal de ședință
12. 15. Ipoteze, Reevaluarea Formularea ipotezelor, Conducătorii de La început de Revizuirea țintelor
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
14
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
reevaluări obiectivelor în
contextul schimbării
ipotezelor, datorită
transformării
mediului
organizaţional
premiselor necesare pentru
stabilirea obiectivelor specifice,
în lumina obiectivelor generale
compartimente
Directorii
an școlar strategice, a obiectivelor,
în urma evaluărilor
modului de îndeplinire a
acestora
Reevaluarea obiectivelor
specifice, în situaţia în care apar
modificări ale ipotezelor /
premiselor şi redefinirea
obiectivelor specifice conform
noilor ipoteze / premise
Conducătorii de
compartimente
Directorii
Când se
impune
Obiective redefinite
III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA
13. 12. Informarea
Asigurarea fluxului
informaţional intra şi
inter – instituţional,
stabilirea tipurilor de
informaţii, a
conţinutului, calităţii,
frecvenţei, surselor şi
destinatarilor acestor
informaţii, astfel încât
să se poată asigura
realizarea activităţilor
compartimentelor
Stabilirea documentelor şi a
fluxurilor de informaţii care intră
şi ies din fiecare compartiment, a
destinatarilor documentelor, a
raportărilor către nivelurile
ierarhic–superioare sau
inferioare, dar şi către alte
persoane fizice sau juridice, a
regulilor de
accesare/primire/prelucrare și
transmitere- elaborarea unei
proceduri operaționale
Conducătorii de
compartimente
Directorii
10 februarie
2014
Inventarul documentelor
pentru fiecare
compartiment (tipologie,
frecvență, drepturi și
regului de acces,
destinatari, sursa și
intermediarii, etc.)
Lista centralizată a
informaților/documentelor
la nivelul unității de
învățământ
Procedură operațională
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
15
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
elaborată, aprobată și
diseminată la nivelul
unității de învățământ
Realizarea, dezvoltarea şi
întreţinerea unor sisteme
specifice de colectare, stocare,
prelucrare, actualizare şi difuzare
a datelor şi informaţiilor
financiare, în paralel cu
optimizarea mijloacelor de
comunicare şi a circuitului
informaţional între
compartimente, precum şi cu
exteriorul (ISJ, unităţi din reţea,
alte instituţii ale statului, părinţi,
elevi, agenţi economici,
parteneri, etc.)
Conducătorii de
compartimente
Compartimentul
Secretariat
Compartimentul
Informatizare
Permanent Implementarea procedurii
de sistem privind circuitul
documentelor
14. 13.
Comunicarea
Dezvoltarea unui
sistem eficient de
comunicare internă şi
externă, care să
asigure difuzarea
rapidă, fluentă,
precisă, fără
distorsiuni, a
informaţiilor, astfel
încât acestea să
Crearea şi asigurarea
funcţionalităţii circuitelor
informaţionale, care să asigure
difuzarea rapidă, fluentă,
practică şi oportună a
informaţiilor în interiorul unității
şi cu exteriorul
Conducătorii de
compartimente
Compartimentul
Secretariat
Informatician
Permanent Funcționarea unui sistem
de comunicare internă și
externă
Proiectarea şi crearea celor mai
adecvate căi şi modalităţi de
comunicare, prin care personalul
Conducătorii de
compartimente
15 februarie
2014
Procedură operațională
implementată
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
16
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
ajungă la timp şi
complete la
beneficiari
de conducere şi de execuţie să
primească / să transmită
informaţiile, în vederea
coroborării proiectelor de
decizii, a acţiunilor
compartimentelor instituţiei,
pentru realizarea sarcinilor şi
responsabilităţilor – procedură
operațională
Comisia de
control
managerial/intern
15.
14.
Corespondenţa
şi arhivarea
Organizarea primirii /
expedierii,
înregistrării,
distribuirii, arhivării
corespondenţei, astfel
încât personalul de
conducere şi de
execuţie, precum şi
persoane fizice /
juridice din afara
unității de
învățământ, abilitate
să aibă acces la
acestea, să le poată
accesa cu uşurinţă
Elaborarea şi comunicarea
procedurii operaționale pentru
primirea / expedierea
corespondenţei neclasificate
Compartimentul
Secretariat –
arhivă
Comisia de
control
managerial/intern
15 februarie
2014
Procedură operațională
elaborată, aprobată,
implementată
Proces-verbal al ședinței
de CP de prezentare a
procedurii
Elaborarea şi comunicarea
procedurilor pentru aplicarea
prevederilor legale cu privire la
gestionarea şi vehicularea
informaţiilor clasificate
Compartimentul
Secretariat –
arhivă
Comisia de
control
managerial/intern
30.03.2014 Lista informațiilor
clasificate (dacă este
cazul)
Procedură operațională
elaborată, aporbată,
implementată
16. 16. Semnalarea
neregularităţilor
Crearea unui sistem
formalizat pentru
semnalarea
Elaborarea şi comunicarea unei
proceduri, privind semnalarea
neregularităţilor ( definirea
Comisia de
control
managerial/intern
15 martie
2014
Procedură operațională
elaborată, aprobată,
diseminată și
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
17
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
neregularităţilor
apărute, de către
salariaţii din cadrul
compartimentelor, în
baza unei proceduri
scrise
tipurilor de nereguli și a modului
de tratare a acestora)
implementată
Efectuarea de verificări asupra
aspectelor la care au fost
identificate neregularităţi şi
luarea măsurilor corective
Comisia de
control
managerial/intern
Permanent Decizii interne
Check-list-uri de
verificare
IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL
17. 17. Proceduri
Elaborarea
manualului de
proceduri privind
activităţile din cadrul
compartimentelor
unității de învățământ
şi aducerea la
cunoştinţă a acestora,
întregului personal
Elaborarea întregului set de
proceduri scrise, formalizate şi
aprobate de CA, pentru
activităţile procedurabile
cuprinse în listele de activităţi
ale compartimentelor şi
difuzarea acestora, tuturor
salariaţilor implicaţi în aplicarea
acestora; diseminarea
procedurilor în ședințe de CP
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
CEAC
20 iunie 2014 Manual de proceduri
operaționale care să
susțină sistemul de
control managerial/intern
Publicarea procedurilor pe
site-ul Colegiului
Revizuirea periodică a
procedurilor scrise elaborate şi
incluse în manualul de proceduri
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Când se
impune
Manual de proceduri
actualizat
Monitorizarea aplicării
procedurilor scrise
Conducătorii de
compartimente
Permanent
Proceduri actualizate și
implementate
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
18
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Comisia de
control
managerial/intern
Conform
unui plan de
monitorizare
18. 18. Separarea
atribuţiilor
Proiectarea acţiunilor
şi activităţilor
(inclusiv prin
procedurile
elaborate), astfel încât
să se asigure
separarea atribuţiilor,
respectiv separarea
funcţiei de iniţiere /
execuţiei, faţă de
funcţiile de verificare
/ aprobare / control
Elaborarea procedurilor scrise şi
derularea activităţilor şi
acţiunilor, astfel încât niciun
compartiment sau niciun salariat
să nu efectueze sau să nu poată
controla toate etapele importante
ale unei operaţiuni sau ale unui
proces
Conducătorii de
compartimente
Directorii
20 iunie 2014 Separarea atribuțiilor în
baza implementării
procedurilor
Monitorizarea respectării
separării atribuţiilor în
conceperea şi aplicarea
procedurilor scrise elaborate
pentru activităţile proprii
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Semestrial Rapoarte de monitorizare
Elaborare instrumente de
monitorizare
Stabilirea unor reguli
generale/specifice pentru
alocarea şi derularea activităţilor
Comisia de
control
managerial/intern
15 februarie
2014
Listă de reguli aplicabile
19. 19.
Supravegherea
Identificarea şi
adoptarea măsurilor
adecvate pentru
Pentru fiecare activitate a
fiecărui compartiment din
organigramă, se vor adopta
Conducătorii de
compartimente
1 februarie
2014
Procedură –
managementul riscurilor
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
19
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
supravegherea tuturor
activităţilor specifice
compartimentelor din
organigramă, în
conformitate cu
procedurile create,
pentru a se asigura
efectuarea optimă a
acestora
demersuri de monitorizare,
supervizare şi supraveghere,
Pentru activităţile cu grad ridicat
de expunere la risc sau cu impact
crescut al riscurilor, se vor stabili
şi vor fi incluse în proceduri,
măsuri de supervizare şi
instrumente de control, care să
contribuie la diminuarea
efectului producerii riscurilor
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
EGR
20 ianuarie
2014
Instrumente de control al
riscurilor (de ex.,
Formular de monitorizare
a riscurilor, Formular de
alertă la risc)
20.
20. Gestionarea
abaterilor
Pentru fiecare abatere
de la politicile şi
procedurile stabilite,
se vor întocmi
documente care se
supun aprobărilor la
nivelul ierarhic
corespunzător,
anterior efectuării
activităţilor /
acţiunilor /
operaţiunilor
respective
Întocmirea documentelor
adecvate, aprobate la nivelul
ierarhic corespunzător, înainte de
efectuarea operaţiunilor pentru
care apar abateri faţă de
procedurile adoptate, care nu pot
fi controlate de către salariaţii
răspunzători de la nivelul
compartimentelor funcţionale
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
De câte ori se
identifică o
abatere de la
prevederile
procedurale
Procedură de raportare a
cazurilor de abateri şi a
modalităţii de tratare a
acestora
Periodic, vor fi efectuate analize
ale situaţiilor deosebite apărute,
documentelor întocmite şi a
aprobărilor obţinute, precum şi a
modului concret de gestionare a
abaterilor, cu precizarea
adaptărilor procedurale operate.
Acestea se vor materializa în
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Trimestrial Rapoarte de analiză
Modele de bune practici
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
20
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
reguli de bună practică
21.
21.
Continuitatea
activităţii
Stabilirea de măsuri
adecvate pentru ca
activitatea unităţilor
de învăţământ şi a
tuturor
compartimentelor
funcţionale, să se
deruleze continuu,
fără întreruperi, chiar
şi în conjunctura
apariţiei de situaţii
deosebite
Inventarierea situaţiilor
deosebite care pot determina
întreruperi, discontinuităţi în
fluxul de activităţi la nivelul
compartimentelor funcţionale (a
unor activităţi), dar şi a
instituţiei în ansamblu
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Semestrial Listă de situaţii posibile
ca sursă pentru
discontinuităţi
Identificarea şi aplicarea
măsurilor adecvate pentru
asigurarea continuităţii
activităţii, în situaţiile care pot
determina întreruperi,
discontinuităţi în fluxul de
activităţi
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
10 februarie
2014
Plan de gestionare a
situaţiilor de
criză/discontinuitate în
activitate
22. 22. Strategii de
control
Pentru atingerea
obiectivelor şi
îndeplinirea
responsabilităţilor, se
elaborează politici şi
se stabilesc demersuri
practice, conforme cu
strategiile de control
Elaborarea unor strategii de
control adecvate, care să asigure
atingerea obiectivelor specifice,
la nivelul compartimentelor
funcţionale
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
31.03.2014 Strategie de control
elaborată
Aplicarea strategiilor de control
şi a demersurilor de instituire a
unor instrumente de control
adecvate, astfel încât să poată
Conducătorii de
compartimente
Permanent Instrumente de control
aplicabile
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
21
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
exista o asigurare rezonabilă în
ceea ce priveşte îndeplinirea
obiectivelor
23 23. Accesul la
resurse
Pentru fiecare
compartiment,
stabilirea salariaţilor
care au acces la
resursele
informaţionale,
materiale, financiare,
precum şi numirea
responsabililor pentru
folosirea corectă a
resurselor
Crearea / revizuirea procedurilor
de lucru aprobate, referitoare la
accesul salariaţilor la resursele
informaţionale, materiale şi
financiare şi comunicarea
acestora întregului personal
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
15 februarie
2014
Procedură operaţională
elaborată, implementată
Emiterea şi actualizarea actelor
administrative de decizie, care
reglementează accesul
salariaţilor la resursele
informaţionale, materiale şi
financiare şi comunicarea
acestora întregului personal
Conducătorii de
compartimente
Comisia de
control
managerial/intern
Permanent
Monitorizarea permanentă a
accesului la resurse a salariaţilor,
conform procedurilor şi a actelor
de decizie internă care
reglementează acest lucru
Conducătorii de
compartimente
Permanent
Rapoarte de monitorizare
V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA
24.
24. Verificarea
şi evaluarea
controlului
Stabilirea şi asumarea
funcţiei de
autoevaluare a
Realizarea demersurilor pentru
autoevaluarea subsistemului de
control intern / managerial la
Conducătorii de
compartimente
Decembrie
2014
Chestionare completate
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
22
Nr.
crt.
Standardul Direcţii de acţiune Acţiuni Responsabil Termen Rezultate așteptate
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
sistemului propriu de
control intern /
managerial la nivelul
fiecărui compartiment
din organigramă şi a
unităţii în ansamblu
nivelul compartimentelor, prin
completarea chestionarelor de
autoevaluare (model Anexa nr.
4.1. la OMFP nr. 946 / 2005 rep.
2011)
Comisia de
control
managerial/intern
Centralizarea datelor şi
informaţiilor din chestionarele
de autoevaluare, în Situaţia
sintetică privind stadiul
implementării sistemului de
control intern / managerial la
nivelul instituţiei
Comisia de
control
managerial/intern
Decembrie
2014
Situaţia centralizatoare
Întcomirea Raportului privind
sistemul de control intern /
managerial la data de 31.12.2014
şi asumarea acestuia de director
Director 31.12.2014 Raport elaborat
25. 25. Auditul
intern
Asigurarea
desfăşurării activităţii
de audit public intern
asupra sistemelor de
control intern /
managerial, conform
planurilor strategice
şi a planurilor anuale,
întocmite în baza
analizei de risc,
aprobate
Efectuarea misiunilor de audit
public intern, conform planurilor
aprobate şi a procedurilor legale,
de către compartimentele de
specialitate din cadrul
Inspectoratului Şcolar şi a
Primăriei
Compartimentul
Audit public al
ISJ
Conform
planului
Misiuni de auditare
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
23
1. Standardele de control intern/managerial conform Ordinului Ministerului Finanţelor Publice nr. 946/2005 –republicat
Standardul 1
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
24
ETICA, INTEGRITATEA
Descrierea standardului
COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU asigură condiţiile necesare cunoaşterii, de către angajaţi, a reglementărilor care
guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor.
Frauda înseamnă orice acţiune sau omisiune intenţionată în legătură cu: utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false,
incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevăzute în legea pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, care au
ca efect alocarea sau dobândirea, respectiv utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor comunitare sau a sumelor de cofinanţare aferente de la
bugetul de stat, bugetele prevăzute în Legea 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare şi în Legea 273/2006 privind
finanţelor publice locale, cu modificările ulterioare; necomunicarea unei informaţii prin încălcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect la
care s-a făcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniţial conform reglementarilor din
legislaţia privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător.
Cerinţe generale
Directorul şi salariaţii trebuie sa aibă un nivel corespunzător de integritate profesională şi personală şi să fie conştienţi de importanţa
activităţii pe care o desfăşoară.
Integritatea reprezintă: caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita
omului; onestitate, cinste, probitate.
Directorul, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijină şi promovează valorile etice şi integritatea profesională şi personală a
salariaţilor.
Valorile etice fac parte din cultura Colegiului şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta,
Colegiul are un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice a tuturor salariaţilor. Codul etic
stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie sa li se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de
muncă.
La nivelul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU se elaborează un Cod etic care se aprobă de către director.
Pentru a putea acţiona în conformitate cu valorile etice ale unităţii de învăţământ, salariaţii au nevoie de sprijin şi de o comunicare
deschisă, în special atunci când este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor şi a incertitudinilor în materie de conduită
adecvată. Salariaţii unităţii sunt liberi să comunice preocupările lor în materie de etică.
Managementul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU asigură un mediu adecvat acestui tip de comunicare.
Conducerea trebuie să supravegheze comportamentul efectiv al salariaţilor din subordine, referitor la standardul de etică şi integritate şi să
trateze în mod adecvat orice abatere de la codul de conduită.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
25
Deciziile şi exemplul personal trebuie să reflecte: valorificarea transparenţei şi probităţii în activitate; valorificarea competenţei
profesionale; iniţiativa prin exemplu; conformitatea cu legile, regulamentele, regulile şi politicile specifice; respectarea confidenţialităţii
informaţiilor; tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor; relaţiile loiale cu colaboratorii; caracterul complet şi exact al operaţiilor şi
documentaţiilor; modul profesional de abordare a informaţiilor financiare.
Salariaţii manifesta acel comportament şi dezvoltă acele acţiuni percepute ca etice în unitatea de învăţământ.
Directorul şi salariaţii au o abordare pozitivă faţă de controlul financiar, a cărui funcţionare o sprijină.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare;
Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată;
Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea
mandatului sau a funcţiei;
Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în
mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi entităţile publice;
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr.176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr.
144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea
altor acte normative;
Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 56/2004 privind crearea statutului special al funcţionarului public denumit manager public, cu
modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
Ordinul M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv, cu modificările ulterioare;
Ordinul M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduită etică a auditorului intern.
Standardul 2
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
26
ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI
Descrierea standardului
COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU transmite angajaţilor şi actualizează permanent: documentele privind misiunea
entităţii publice, documentele privind regulamentele interne, fişa postului.
Cerinţe generale
Atribuţiile pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi aceştia acţionează concertat.
Fiecare salariat are un rol bine definit în cadrul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU, stabilit prin fişa postului.
Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager - salariat - manager (şef - subaltern - şef).
Managerii trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii dificile şi care influenţează în mod negativ
managementul.
Directorul trebuie să susţină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.
Managementul va comunica tuturor angajaţilor care sunt sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare.
Totodată, se va îngriji ca aceste sarcini să se regăsească în Regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii, la care sa aibă acces toţi
salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de câte ori necesităţile o vor cere, fişele postului pentru toți angajații din cadrul
COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU. Aceasta este o obligaţie permanentă, a fiecărui nivel de management.
Regulamentul de organizare şi funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU se publică pe pagina de Internet a
Colegiului și la avizier.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr.611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu
modificările şi completările ulterioare;
Legea nr.53/2003 privind Codul Muncii, republicată;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
27
Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Standardul 3
COMPETENŢA, PERFORMANŢA
Descrierea standardului
Directorul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor şi asigură
condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.
Cerinţe generale
Directorul şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilitaţi şi experienţă care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor.
Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent stabil.
Acţiuni pentru asigurarea acestuia:
- definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă;
- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;
- identificarea planului de pregătire de bază a noului angajat, încă din timpul procesului de recrutare;
- revederea necesităţilor de pregătire, în contextul evaluării anuale a angajaţilor şi urmărirea evoluţiei carierei;
- asigurarea faptului ca necesităţile de pregătire identificate sunt satisfăcute;
- dezvoltarea capacităţii interne de pregătire, complementară formelor de pregătire externe unităţii de învăţământ;
- definirea politicii de pregătire/mobilitate;
Performanţele angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an şi sunt discutate cu aceştia.
Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate.
Nivelul de competenţă necesar este cel care constituie premisa performanţei.
Salariaţii COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU trebuie să aibă cunoştinţele profesionale, competenţele, atribuţiile şi
instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectivelor unităţii.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
28
Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, republicată;
Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu
modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
Hotărârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funcţiilor publice;
Lege-cadru nr. 284 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea unitara a personalului plătit din fonduri publice;
Legea nr. 285 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea în anul 2011 a personalului plătit din fonduri publice;
Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi completările
ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 595 din 13 mai 2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care
gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi completările ulterioare.
Standardul 4
FUNCŢII SENSIBILE
Descrierea standardului
Unitatea de învăţământ identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă
astfel de funcţii.
Cerinţe generale
- În Colegiu se întocmesc:
● inventarul funcţiilor sensibile;
● lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile;
● planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai
mult de 5 ani;
- În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regulă, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în raport cu obiectivele.
- Rotaţia personalului se face cu efect minim asupra activităţii entităţii publice şi a salariaţilor.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
29
Referinţe principale
Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
alte reglementări în domeniul muncii.
Standardul 5
DELEGAREA
Descrierea standardului
Directorul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le
deleagă.
Cerinţe generale
Delegarea de competenţă se face ţinând cont de imparţialitatea deciziilor ce urmează a fi luate de persoanele delegate şi de riscurile
asociate acestor decizii;
Salariatul delegat trebuie să aibă cunoştinţa, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat;
Asumarea responsabilităţii de către salariatul delegat se confirmă prin semnătură;
Subdelegarea este posibilă cu acordul directorului;
Delegarea de competenţă nu îl exonerează pe manager de responsabilitate.
Referinţe principale
Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
Conform art. 20 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare: "Ordonatorii
principali de credite pot delega această calitate înlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane împuternicite în acest scop.
Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele şi condiţiile delegării".
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Regulamentul de organizare şi funcţionare;
Fişa postului.
Standardul 6
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
30
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
Descrierea standardului
COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile
şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii.
Cerinţe generale
Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare, coerente şi să
reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.
Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului.
Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţă.
Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;
Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Unitatea funcțională în structura organizatorică a COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU este departamentul.
Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă şi eficacitate a obiectivelor COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I”
BACĂU.
Standardul 7
OBIECTIVE
Descrierea standardului
COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile sale, precum şi
cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele
definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
31
Cerinţe generale
Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.
Directorul transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică personalului;
Obiectivele trebuie astfel definite încât sa răspundă pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T." ( S – Precise - în limba engleză – Specific; M –
Măsurabile şi verificabile – în limba engleză Measurable and verifiable; A – Necesare – în limba engleză Appropriate; R – Realiste – în
limba engleză Realistic; T – Cu termen de realizare – în limba engleză – Time dependent).
Fixarea obiectivelor reprezintă atributul managementului, iar responsabilitatea realizării acestora revine atât managementului, cât şi
salariaţilor.
Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea
responsabilităţilor, răspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor etc.
Referinţe principale
Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, sa fie alocate resursele financiare, materiale şi umane necesare, prin legislaţia
specifică:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Legile bugetare anuale.
Standardul 8
PLANIFICAREA
Descrierea standardului
Directorul întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil
de alocat astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.
Cerinţe generale
Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului.
Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul
limitat al resurselor, repartizarea acestora necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
32
Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente
ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului.
Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variază în funcţie de diverşi factori, precum: mărimea entităţii
publice, structura decizională a acesteia, necesitatea aprobării formale a unor activităţi etc.
După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează: planuri anuale şi multianuale.
Specific planificării multianuale este stabilirea unei succesiuni de măsuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legile bugetare anuale;
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de
achiziţie publiăa din Ordonanţa Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune
de lucrări publice si a contractelor de concesiune a serviciilor, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.
Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de măsurare care sa poată
indica, pe de o parte, care este progresul în realizarea obiectivelor şi, pe de alta parte, acţiunile corective, atunci când este necesar.
Standardul 9
COORDONAREA
Descrierea standardului
Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU
trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenței şi coerenței acestora.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
33
Cerinţe generale
Managementul asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I”
BACĂU.
Coordonarea influenţează decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale.
Salariaţii trebuie sa ţină cont de consecinţele deciziilor lor şi ale acţiunilor lor asupra întregii entităţi publice.
Coordonarea eficientă presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilor unei entităţi publice, cât şi între structurile respective.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
Conform prevederilor art.4 alin.(1) din O.G. 119/1999 "Conducătorii entităţii publice trebuie să asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi
perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementărilor metodologice, procedurilor şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele
generale şi specifice de control intern".
Standardul 10
MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR
Descrierea standardului
Compartimentul Resurse Umane asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanțelor, utilizând indicatori cantitativi şi
calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
34
Cerinţe generale
Managementul trebuie să primească sistematic raportări asupra desfăşurării activităţii salariaților.
Managementul evaluează performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administraţiei
Publice;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.
Standardul 11
MANAGEMENTUL RISCULUI
Descrierea standardului
Coordonatorii de departamente analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor, elaborează planuri
corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.
Cerinţe generale
Orice acţiune sau inacţiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor;
Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justifica în plan financiar;
Riscurile semnificative apar şi se dezvoltă în special ca urmare a:
- managementului inadecvat al raporturilor dintre unitatea de învăţământ şi mediile în care aceasta acţionează;
- unor sisteme de conducere centralizate excesiv;
Un sistem de control intern eficient presupune implementarea, în cadrul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU a
managementului riscurilor.
Directorul are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem de control intern sănătos, în principal, prin: ,
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
35
- identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienta operaţiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în
informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;
- definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
- evaluarea probabilităţii ca riscul sa se materializeze şi a mărimii impactului acestuia;
- monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;
- verificarea raportării execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Alte acte normative.
Standardul 12
INFORMAREA
Descrierea standardului
Directorul stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât salariaţii, prin
primirea şi transmiterea informaţiilor, să-şi poată îndeplini sarcinile.
Cerinţe generale
Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace, identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale
manifestării acestora.
Cultura organizațională are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lărgirea gamei
acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor societății, planurilor etc.
Directorul şi salariaţii trebuie să primească şi să transmită informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor.
Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, cu modificările şi completările ulterioare;
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
36
Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată prin Legea nr. 486/2003, cu modificările şi
completările ulterioare;
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la
informaţii de interes public;
Legile bugetare anuale;
Bugetul aprobat;
Analize periodice asupra execuţiei bugetare;
Analize periodice asupra documentelor a căror viză a fost refuzată de controlul financiar preventiv, precum şi asupra operaţiunilor
efectuate pe propria răspundere a ordonatorului de credite;
dispoziţiile directorului .
Standardul 13
COMUNICAREA
Descrierea standardului
COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să
asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.
Cerinţe generale
Directorul asigură funcţionarea unui sistem eficient de comunicare.
Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor.
Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil şi rapid, atât în interiorul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU, cât şi între
aceasta şi mediul extern.
Procesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de
responsabilităţi în materie de comunicare.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
37
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la
informaţii de interes public;
Site-ul ;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relaţiilor financiare dintre autorităţile publice şi întreprinderile publice, precum
şi transparenta financiară în cadrul anumitor întreprinderi;
Hotărârii Guvernului nr. 1085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri pntru asigurarea
transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei,
referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârii Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu
publicul, cu modificările şi completările ulterioare.
Standardul 14
CORESPONDENŢA ŞI ARHIVAREA
Descrierea standardului
Departamentul Secretariat organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei astfel încât sistemul să fie accesibil
directorului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.
Cerinţe generale
Corespondenţa trebuie să fie purtătoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul entităţii publice.
Corespondenţa utilizează purtători diferiţi ai informaţiei (hârtie, CD, stick, etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curierul, poşta, poşta
electronică, fax etc.).
Ponderea în care COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU utilizează unul sau altul dintre purtători şi apelează la unul sau altul
dintre mijloacele de realizare a corespondenţei este determinată de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare internă şi/sau al terţilor,
nivelul de pregătire al salariaţilor, urgenţa, distanţa, costul, siguranţa, restricţiile din reglementări etc.
În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenţa, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi
stocare trebuie adaptate corespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
38
cerinţele majore privind: asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei; confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;
stocarea (arhivarea) corespondenţei; accesul la corespondenţa realizată.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Hotărârea Guvernului nr. 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;
Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică;
Hotărârea Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind
semnătura electronică, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1998, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor şi/sau deţinătorilor de documente,
persoane juridice, care s-au desfiinţat;
Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondenţei
clasificate, cu modificările şi completările ulterioare.
Standardul 15
IPOTEZE, REEVALUĂRI
Descrierea standardului
Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului,
impune reevaluarea obiectivelor.
Cerinţe generale
Ipotezele se formulează în legătură cu obiectivele ce urmează a fi realizate şi stau la baza fixării acestora.
Salariaţii implicaţi în realizarea unui obiectiv trebuie sa fie conştienţi de ipotezele formulate şi acceptate în legătură cu obiectivul în cauză.
Ipotezele de care salariaţii nu sunt conştienţi reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare.
Reevaluările nevoilor de informare sunt concretizate în schimbări în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate, în modul de
colectare, în conţinutul rapoartelor sau sistemelor de informaţii conexe şi trebuie efectuate dacă se modifică ipotezele ce au stat la baza
obiectivelor.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
39
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Legile bugetare anuale;
Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Standardul 16
SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR
Descrierea standardului
Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi
posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament inechitabil sau
discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.
Cerinţe generale
Directorii trebuie să stabilească şi să comunice salariaţilor procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalării unor neregularităţi;
Directorii au obligaţia să întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se
impun;
Salariaţii care semnalează, conform procedurilor, neregularităţi, de care, direct sau indirect, au cunoştinţă, vor fi protejaţi împotriva
oricăror discriminări;
Semnalarea neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune;
Directorul trebuie să promoveze respectul faţă de lege şi spiritul de încredere.
Referinţe generale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, entităţile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări
ale legii;
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
40
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
Legea nr. 672/2002 privind, auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul M.F.P. nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata
cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi
completările ulterioare.
Realizare,a în practică, a acestui standard se face şi cu ajutorul fişei postului.
Standardul 17
PROCEDURI
Descrierea standardului
Pentru activităţile din cadrul COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU şi, în special, pentru operaţiunile economice, se
elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.
Cerinţe generale
Coordonatorii de departamente trebuie să se asigure că, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, există o documentaţie adecvată
şi că operaţiunile sunt consemnate în documente.
Documentaţia trebuie să fie completă, precisă şi să corespundă structurilor şi politicilor entităţii publice.
Documentaţia cuprinde, politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale, check-list-uri sau alte forme de prezentare a
procedurilor.
Documentaţia trebuie sa fie actualizată, utilă, precisă, uşor de examinat, disponibilă şi accesibila directorului, salariaţilor, precum şi terţilor,
dacă este cazul.
Documentaţia asigură continuitatea activităţii, în pofida fluctuaţiei de personal.
Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor.
Întocmirea şi urmărirea executării graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate.
Referinţe principale
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
41
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la
exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările şi
completările ulterioare;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanţarea şi plata cheltuielilor entităţilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu
modificările şi completările ulterioare.
Standardul 18
SEPARAREA ATRIBUŢIILOR
Descrierea standardului
Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de
iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.
Cerinţe generale
Separarea atribuţiilor şi a responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei,
precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme.
Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nicio persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei
operaţiuni sau ale unui eveniment.
Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
42
Conform prevederilor art. 11 din O.G. 119/1999 "Persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu nu trebuie să fie
implicată, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operaţiunii supuse controlului financiar preventiv propriu".
Ordinul M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul M.F.P. nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea si plata
cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi
completările ulterioare.
Standardul 19
SUPRAVEGHEREA
Descrierea standardului
Directorul asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în
scopul realizării în mod eficace a acestora.
Cerinţe generale
Directorul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către
salariaţi în mod efectiv şi continuu.
Controalele de supraveghere implică revizuiri în ceea ce priveşte munca depusă de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje
sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor.
Directorul verifică şi aprobă munca salariaţilor, dă instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia
şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicării instrucţiunilor.
Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care: fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de
competenţă atribuite; se evaluează sistematic munca fiecărui salariat; se aprobă rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizării
operaţiunii.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată;
Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
43
Regulamentul de organizare si funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.
Standardul 20
GESTIONAREA ABATERILOR
Descrierea standardului
Directorul se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile
stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.
Cerinţe generale
În derularea acţiunilor pot apărea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea
tranzacţiilor prin procedurile existente;
Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate şi justificate, în vederea prezentării spre aprobare;
Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de
buna practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
Alte acte normative.
Standardul 21
CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII
Descrierea standardului
Directorul asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
44
planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.
Cerinţe generale
COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile
componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor propuse.
Situaţii diferite, care afectează continuitatea activităţii: mobilitatea salariaţilor; defecţiuni ale echipamentelor din dotare; disfuncţionalitatea
produsa de unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri etc.
Pentru fiecare din situaţiile care apar, directorul trebuie sa acţioneze în vederea asigurării continuităţii, prin diverse măsuri, de exemplu:
angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din unitatea de învăţământ din alte considerente; delegarea, în cazul absenţei
temporare (concedii, plecări în misiune etc.); contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare; contracte de achiziţii
pentru înlocuirea unor echipamente din dotare.
Existenta inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuitatea în activitate şi a măsurilor care sa prevină apariţia lor.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările
ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici, actualizată, cu modificările şi completările
ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele măsuri în domeniul funcţiei publice;
Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare;
Standardul 22
STRATEGII DE CONTROL
Descrierea standardului
Directorul construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în
echilibru a acestor strategii.
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
45
Cerinţe generale
Există un raport de interdependenţă între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control.
Fără o strategie de control adecvată, creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica şi programele entităţii publice şi, deci,
al nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate.
Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cât fundamentarea şi realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai
complexe şi mai dificile.
Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitând studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a
resurselor necesare, a pregătirii personalului de control, a îmbunătăţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a
controalelor etc..
Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta largă a modalităţilor de control şi a criteriilor de
clasificare a acestora, se află:
activităţi de control: observaţia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea;
supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;
clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);
clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc.;
clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior;
clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;
clasificarea controlului în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect; control încrucişat;
clasificarea controlului în funcţie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;
clasificarea controlului în funcţie de interesul entităţii: control pentru sine; control pentru alţii;
clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;
clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;
Strategia dezvoltării controlului financiar public intern în România;
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
46
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare.
Standardul 23
ACCESUL LA RESURSE
Descrierea standardului
Directorul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale
ale COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor
resurse.
Cerinţe generale
Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora;
Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de riscul pierderilor potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La
determinarea vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul, riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvată;
Între resurse şi sumele înregistrate în evidenţe se fac comparaţii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determină
frecvenţa acestor verificări;
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii
elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica şi regimul juridic al acesteia, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi
utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către entităţile publice;
Legile bugetare anuale;
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
47
Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plata şi de valorificare a bunurilor aparţinând entităţilor
publice, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătura cu gestionarea bunurilor, cu
modificările şi completările ulterioare;
Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă;
Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;
Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;
Standardul 24
VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI
Descrierea standardului
Directorul instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.
Cerinţe generale
Directorul trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionarii sistemului de control intern şi a elementelor sale.
Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin măsuri corective.
Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor.
Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţe specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entităţii
publice, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine directorului.
Directorul stabileşte modul de realizare a evaluării eficacităţii controlului.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
Colegiul Național „Ferdinand I ” Bacău
48
ulterioare;
Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
Regulamentul de organizare şi funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.
Standardul 25
AUDITUL INTERN
Descrierea standardului
Directorul înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de
regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.
Cerinţe generale
Auditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern al entităţii publice.
Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează
recomandări pentru eliminarea acestora.
Directorul dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe
constatate de misiunile de auditare.
Referinţe principale
Reglementările legale care fac referire la modalităţile de implementare ale standardului sunt următoarele:
Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public
intern, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanţarea şi plata cheltuielilor entităţilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu
modificările şi completările ulterioare;
Regulamentul de organizare şi funcţionare al COLEGIUL NAŢIONAL “FERDINAND I” BACĂU.