UNIVERSITATEA
DIN
BUCUREȘTI
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ Ediţia: I
Nr. de exemplare: 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Cod PO: 04
Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PAGINA DE GARDĂ Pagina 1 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
APROBAT,
RECTOR,
Departamentul de Achizitii Publice
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ
COD: PO – 04
Procedură simplificată proprie privind
achiziţiile de servicii din Anexa 2
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 2 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
2
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a
reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
Elemente
privind
responsabilii/
operațiunea
Numele și
prenumele Funcția Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Cristi Sandu
Şef Departamentul
Achiziţii
1.2.
Avizat DMC Silvia PĂDURE
Secretar comisie de
monitorizare/membru
DMC
1.3. Verificat DGA Ec. Adrian ALBU
Director General
Administrativ
1.4q2. Aprobat
Conducere UB
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 3 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
3
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Ediția sau, după
caz, revizia în
cadrul ediției
Componenta revizuită
Modalitatea reviziei
Data de la care se
aplică prevederile
ediției sau reviziei
ediției
1 2 3 4
2.1. Ediția I x x
2.2. Revizia 1
2.3 Revizia 2
…. Revizia........
…. Ediția II
…. Revizia 1
…. Revizia 2
…. Revizia........
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției
procedurii operaționale
Nr.
Crt.
Scopul
difuzării
Aplicare/
Informare/
Evidenta/
Arhivare/
Alte
scopuri
Exempla
r nr. Compartiment
Funcți
a
Numele și
prenumele
Data
primirii Semnătura
0 1 2 3 4 5 6 7
3.1.
Informare
și Aplicare
1 - copie
Toate structurile
administrative din
cadrul UB
- - - Difuzare
electronică
3.2. Evidență/
Arhivare 1-original
Departamentul
Achiziții
Șef
Departa
mentul
Sandu
Cristinel
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 4 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
4
4. Scopul procedurii operaționale
4.1 Scopul prezentei proceduri este de a stabili un mod unitar de realizare a activităţii privind achiziţiile
publice ce au ca obiect servicii sociale şi alte servicii specifice a căror valoare estimată fără TVA este
mai mică decȃt pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile
publice.
4.2. Prezenta procedură operaţională a fost elaborată în conformitate cu prevederile art. 7 alin. (2) din
Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice şi art. 101 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea
Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale
5.1 Se aplică de către persoanele desemnate ca responsabile de achiziţie din cadrul Departamentului
Achiziţii, precum şi de către persoanele din cadrul facultăţilor, colegiilor, centrelor de cercetare,
departamentelor, serviciilor şi direcţiilor Universităţii din Bucureşti care participă la procesul de
achiziţie, indiferent de sursa de finanţare.
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activității procedurate
- Legea nr. 98/2016 privind achiziţiilor publice;
- Hotărârea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016
privind achiziţiile publice ;
- Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de
achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 5 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
5
concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de
Soluţionare a Contestaţiilor.
7. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională
7.1. Definiţii ale termenilor
Nr.
crt. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
1. Achiziţie de servicii din
Anexa 2
Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona prin
procedură simplificată proprie, servicii sociale şi alte servicii
specifice a căror valoare estimată este mai mică decȃt pragurile
corespunzătoare prevăzute la art. 7 alin. (1) lit. c), respectiv
3.334.050 lei fără TVA.
7.2 Abrevieri ale termenilor
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PAAP Programul Anual de Achiziţii Publice
2. SEAP Sistem Electronic de Achiziţii Publice
3. CPV Common Procurement Vocabulary (nomenclator coduri)
4. TFUE Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene
5. ANAP Agenţia Naţională de Achiziţii Publice
6. NIR Notă de inventar
7. DC&TT Departamentul de Cercetare şi Transfer Tehnologic
8. TVA Taxa pe valoarea adaugată
9. EMSYS Sistemul de contabilitate
10. E Elaborare
11. Av Avizare
12. V Verificare
13. Ap Aprobare
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 6 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
6
8. Descrierea procedurii operaționale
8.1. Generalități
Cadrul legal de realizare şi desfăşurare a procedurilor pentru încheierea contractelor de achiziţie
publică, care au ca obiect prestarea de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2 la Lega nr.
98/2016 privind achiziţiile publice, este prevăzut la art. 101 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016.
8.2. Documente utilizate:
Formularele descrise la cap.10. - Anexe, Înregistrări, Arhivări
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resursa materială
Este dezvoltată pe elementele de logistică: Departamentulri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale
informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, rețea, imprimantă, posibilități de stocare a
informațiilor etc., dar și pe elemente de altă natură.
8.3.2. Resursa umană
Personalul din cadrul facultății/colegiului/centrului de cercetare/departamentului/serviciului/direcţiei
beneficiar(e)/solicitant(ă) și/sau persoana/persoanele din cadrul Universității din București care sunt
implicate, prin atribuțiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activității procedurate.
8.3.3. Resursa financiară
Fonduri identificate în vederea demarării achiziţiei, respectiv fonduri disponibile din sursa de finanţare
corespunzătoare în vederea încheierii achiziţiei prin angajamentul legal de plată.
8.4. Modul de lucru
8.4.1. (1) Prezenta procedură simplificată proprie reglementează situaţiile în care încheierea
contractelor de achiziţie publică, care au ca obiect prestarea de servicii din categoria celor incluse în
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 7 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
7
Anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016, se realizează în baza prevederilor art. 101 alin. (2) din H.G. nr.
395/2016: “Atunci cȃnd atribuie contracte de achiziţie publică/acorduri-cadru şi organizează
concursuri de soluţii care privesc achiziţii publice ce au ca obiect servicii sociale şi alte servicii
specific a căror valoare estimate este mai mică decȃt pragurile corespunzătoare prevăzute la art. 7
alin. (1) lit. c) din Lege, autorităţile contractante pot organiza propriile procedure simplificate de
atribuire cu respectarea principiilor prevăzutye la art. 2 alin. (2) din Lege”.
(2) În cazul în care contractul de achiziţie publică prevăzut la alin. (1) are ca obiect, alături de prestarea
de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2, şi prestarea de servicii altor tipuri de servicii,
prevederile alin. (1) sunt aplicabile numai dacă valoarea estimată a serviciilor incluse în anexa nr. 2 este
mai mare.
8.4.2. Aplicarea prezentelor proceduri operaționale se va face prin promovarea principiilor
nediscriminării, transparenței și tratamentului egal între operatorii economici care participă la atribuirea
contractului.
8.4.3. Pe parcursul aplicării procedurii pentru atribuirea contractului se vor lua toate măsurile necesare
pentru evitarea apariţiei unor situații de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau
manifestarea concurenței neloiale. În cazul în care se constată apariţia unor astfel de situaţii, se va
proceda la eliminarea efectelor rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptȃndu-se potrivit
competenţelor, după caz, măsuri corective de modificare, încetare, revocare, anulare şi altele asemenea
ale actelor care au afectat aplicarea corectă a procedurii de atribuire sau ale activităţii care au legătură
cub acestea.
8.4.4. Etapele premergătoare achiziţiei prin procedură simplificată proprie:
(1) Structurile beneficiare din cadrul Universităţii din Bucureşti întocmeşc referatul de necesitate şi
nota justificativă cu privire la alegerea procedurii de atribuire ţinând cont de studiul pieţei şi de
consultarea catalogului electronic SEAP. Atunci cȃnd complexitatea achiziţiei o impune se va întocmi şi
un caiet de sarcini cu caracteristici minimale (în cazul în care achiziţia depăşeşte valoarea de 45.000 lei
fără TVA).
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 8 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
8
(2) Referatul de necesitate şi nota justificativă sunt verificate şi semnate de decan, director
proiect/director departament/direcţie, administrator şef facultate, şef Departamentul şi sunt transmise
către Departamentul Achiziţii;
Referatul de necesitate trebuie să conţină aprobarea Directorul General Administrativ şi a
ordonatorului de credite, iar nota justificativă viza Direcţiei Juridice şi de Achiziţii Publice.
8.4.5. Etapele achiziţiei prin procedură simplificată proprie :
În funcţie de valoare estimată a serviciilor cuprinse în Anexa nr. 2 la legea nr. 98/2016 ce se
intenţionează a se achiziţiona se va proceda astfel:
A. În cazul în care, valoarea estimată a achiziţiei care are ca obiect servicii din categoria celor
incluse în Anexa 2 la Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, este mai mică decȃt pragul valoric
prevăzut la art. 7 alin. (5), respectiv 132.519 lei fără TVA, achiziţia poate fi iniţiată şi efectuată prin
cumpărare directă prin oricare dintre metodele de mai jos :
a) cu prioritate din catalogul electronic disponibil în SEAP, dacă există oferte pentru serviciile
necesare a fi achiziţionate;
b) în situaţiile în care serviciile pentru care se iniţiază achiziţia nu se regăsesc în catalogul
electronic din SEAP sau se constată că prețul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziției
este mai mare decât prețul pieței sau din motive tehnice imputabile SEAP nu este posibil accesul la
catalogul electronic, atunci autoritatea contractantă poate realiza achiziția de la orice operator
economic. Pentru realizarea achiziției responsabilul cu achiziția/compartimentul care solicita achiziția
solicită oferte pentru produsul/serviciul/lucrarea respectivă care sa aibă un raport calitate - preț optim.
B. În cazul în care, valoarea estimată a achiziţiei care are ca obiect servicii din categoria celor
incluse în Anexa 2 la Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, este mai mare decȃt pragul valoric
prevăzut la art. 7 alin. (5), respectiv 132.519 lei fără TVA, dar mai mică sau egală cu valoarea
prevăzută la art. 7 alin. (1) lit. c), respectiv 3.335.050 lei, achiziţia se va realiza printr-o selecţie de
oferte.
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 9 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
9
C. În cazul în care, valoarea estimată a achiziţiei care are ca obiect servicii din categoria celor
incluse în Anexa 2 la Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, este mai mare sau egală cu valoarea
prevăzută la art. 7 alin. (1) lit. c), se vor aplica dispoziţiile art. 111-112 din lege.
9. Responsabilităţi și răspunderi în derularea activității
Nr.
crt.
Compartimentul (postul)/
acțiunea (operațiunea)
I
0 1
1. Facultatea, colegiul, centrul de cercetare, departamentul,
serviciul, direcţia beneficiară a produselor/serviciilor/lucrărilor
Elaborat
2. Decanii facultaţilor, directorii colegiilor/cerntrelor de cercetare,
şefii serviciilor, precum şi directorii departamentelor/direcţiilor
Avizat
3. Departamentul de Achiziţii Verificar si aprobare
4. Director General Administrativ Verificare si Aprobare
5. Directia Juridică Avizare
6. Rector Aprobare
10. Anexe, înregistrări, arhivări
10.1. Formular F-01-PO-04 – Referat de necesitate
10.2. Formular F-02-PO-04 - Nota justificativă cu privire la alegerea procedurii de atribuire
10.3 Formular F-03-PO-04 – Invitaţie de participare
10.4. Formular F-04-PO-04 – Caiet de sarcini
10.5. Formular F-05-PO-04 - Proces verbal de evaluare oferte
10.6. Formular F-06-PO-04 - Nota justificativa conform art. 43 din HG nr. 395/2016
10.7. Formular F-07-PO-04 - Contract/comanda fermă
Nr.
anex
ă
Denumirea
anexei
Elaborator Aprobă Număr
de
exempl
are
Difuzare Arhivare Alte
ele
men
te
Loc Perioa
dă
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1. 1
.
F-01-PO-04 -
Referat de
necesitate
Facultăţi,
Colegii, Centre
de Cercetare,
Decanii
facultaţilor,
Directorii colegii-
1 electronică Depart
ament
ul
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 10 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
10
Departamente,
Servicii,
Direcţii
lor/cerntrelor de
cercetare/departa
mentelor, şefii
serviciilor,
precum şi
directorii
direcţiilor
Achizi
ții
2. 2
.
F-02-PO-04 -Nota
justificativa cu
privire la alegerea
procedurii de
atribuire
Facultăţi,
Colegii, Centre
de Cercetare,
Departamente,
Servicii,
Direcţii
Decanii
facultaţilor,
Directorii colegii-
lor/cerntrelor de
cercetare/departa
mentelor, şefii
serviciilor,
precum şi
directorii
direcţiilor
1 electronică Depart
ament
ul
Achizi
ții
3. F-03-PO-04 –
Invitaţie de
participare
Facultăţi,
Colegii, Centre
de Cercetare,
Departamente,
Servicii,
Direcţii
Decanii
facultaţilor,
Directorii colegii-
lor/cerntrelor de
cercetare/departa
mentelor, şefii
serviciilor,
precum şi
directorii
direcţiilor
1 electronica Depart
ament
ul
Achizi
ții
4. F-04-PO-04 – Caiet
de sarcini
Facultăţi,
Colegii, Centre
de Cercetare,
Departamente,
Servicii,
Direcţii
Decanii
facultaţilor,
Directorii colegii-
lor/cerntrelor de
cercetare/departa
mentelor, şefii
serviciilor,
precum şi
directorii
direcţiilor
1 Electronic
a
Depart
ament
ul
Achizi
ții
5. 3
.
Formular F-05-PO-
04- Proces verbal de
evaluare oferte
Facultăţi,
Colegii, Centre
de Cercetare,
Departamente,
Servicii,
Direcţii
Decanii
facultaţilor,
Directorii colegii-
lor/cerntrelor de
cercetare/departa
mentelor, şefii
serviciilor,
precum şi
directorii
direcţiilor
1 electronică Depart
ament
ul
Achizi
ții
6. 4F-06-PO-04 - Nota Departamentul Departamentul de 1 electronică Depart
UNIVERSITATEA DIN
BUCUREȘTI
Departamentul de Achiziţii
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ
Ediţia: I
Nr. de exemplare: _______
Cod: PO - 04 Revizia:1
Nr. de exemplare: _______
PROCEDURĂ SIMPLIFICATĂ
PROPRIE PRIVIND
ACHIZIŢIILE DE SERVICII DIN
ANEXA 2
Pagina 11 din 11
Exemplar nr. 1
PO - 01
11
. justificativa
conform art 43 din
HG395/2016
de Achiziţii Achiziţii ament
ul
Achizi
ții
7. 5
.
F-07-PO-04 -
Contract/
comanda ferma
Facultăţi,
Colegii, Centre
de Cercetare,
Departamente,
Servicii,
Direcţii
Decanii
facultaţilor,
Directorii colegii-
lor/cerntrelor de
cercetare/departa
mentelor, şefii
serviciilor,
precum şi
directorii
direcţiilor
2 electronică Depart
ament
ul
Achizi
ții
11. Cuprins
Numărul
componentei
în cadrul
procedurii
operaționale
Denumirea componentei în cadrul procedurii operaționale Pagina
Coperta 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
2
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale 3
3. Lista cuprizând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia
din cadrul ediției procedurii operaționale
3
4. Scopul procedurii operaționale 4
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale 4
6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activității procedurabile 4
7. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională 5
8. Descrierea procedurii operaționale 6
9. Responsabilităţi și răspunderi în derularea activității 9
10. Anexe, înregistrări, arhivări 9
11. Cuprins 11