Download - Cursppc Cig III Isbn
-
UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS GALAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA
AFACERILOR
Gianina MIHAI
PACHETE DE PROGRAME
CONTABILE
ISBN 978-606-628-030-3
Editura EUROPLUS
Galai, 2012
-
Lect dr. Gianina Mihai PPC -3 3
CUPRINS
Cap.1. Evoluia produselor software pentru contabilitate ------------------ 5
1.1. Produsele software pentru contabilitate n contextul dezvoltrilor hardware i software ----------------------------------------------------------------- 5
1.2. Evoluia produselor software pentru contabilitate n contextul tehnologiilor client/server ----------------------------------------------------------- 10
1.3. Produsele software pentru contabilitate n contextul dezvoltrii sistemelor integrate de ntreprindere ------------------------------------------- 16
1.4. Generaii ale sistemelor informaionale contabile --------------------------- 19
1.5. Evoluia contabilitii ca sistem informaional --------------------------------- 21
1.6. Profesia contabil n contextul noilor tehnologii informaionale ---------- 27
1.7. Verificarea cunotinelor ------------------------------------------------------------ 33
Cap.2. Contabilitatea ca sistem informaional ------------------------------ 35
2.1. Atributele contabilitii ca sistem informaional ------------------------------- 35
2.2. Atributele calitative ale contabilitii ca sistem informaional ------------- 41
2.3. Obiectul i funciile contabilitii ca sistem informaional ------------------ 44
2.4. Locul i rolul sistemul informaional contabil n cadrul sistemului informaional al unei organizaii -------------------------------------------------- 45
2.5. Arhitectura i funciile sistemelor informaionale contabile ---------------- 49
2.6. Verificarea cunotinelor ------------------------------------------------------------ 53
Cap.3. Produse software pentru contabilitate ------------------------------ 55
3.1. Definiii i caracteristici ------------------------------------------------------------- 55
3.2. Funciile produselor software pentru contabilitate --------------------------- 57
3.3. Reglementri privind produsele software pentru contabilitate ----------- 63
3.4. Alegerea, implementarea i exploatarea produselor software pentru contabilitate ---------------------------------------------------------------------------- 70
3.5. Verificarea cunotinelor ------------------------------------------------------------ 77
Cap.4. Sisteme ERP Enterprise Resource Planning --------------------- 79
-
Lect dr. Gianina Mihai PPC -4 4
4.1. Sistemele ERP definiii i caracteristici -------------------------------------- 79
4.2. Locul i rolul contabilitii n sistemele ERP ---------------------------------- 84
4.3. Verificarea cunotinelor ------------------------------------------------------------ 88
Cap.5. Produse software pentru contabilitate oferite ca servicii (SaaS) 89
5.1. Definiie, caracteristici, avantaje ------------------------------------------------- 89
5.2. Verificarea cunotinelor ------------------------------------------------------------ 95
Bibliografie ----------------------------------------------------------------------- 96
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-5 5
Cap.1. Evoluia produselor software pentru contabilitate Dezvoltrile tehnologice sunt n continu rennoire, schimbare i dezvoltare.
Aceasta face din ce n ce mai dificil de urmrit i neles dezvoltrile tehnologiilor
informaionale. Hollander et al. (2000) referindu-se la aceste dezvoltri, scria:
imediat ce nelegi un produs sau concept, apare o versiune nou i mbuntit a
acestuia. n urmtorii ani, oamenii vor folosi tehnologii noi i inovative n feluri pe
care noi nu ni le putem imagina astzi.
1.1. Produsele software pentru contabilitate n contextul dezvoltrilor hardware i software
nc de la prima lor apariie, calculatoarele au devenit instrumente de calcul
foarte populare. Ca rezultat al dezvoltrii tiinifice i tehnologice, acestea au
cptat o utilizare i o aplicare extins ca instrumente pentru producerea,
partajarea i comunicarea informaiei.
Prima ncercare de procesare a datelor folosind un calculator electronic a fost
realizat cu ocazia recensmntului din SUA n 1890, de ctre Herman Hollerith.
Caracteristica esenial a calculatorului lui Hollerith era aceea c acesta constituia
o simpl main de adunat bazat pe sistemul de cartele perforate a lui C.
Babbage. Acest calculator a redus cu dou treimi timpul necesar realizrii
activitilor de afaceri i a fost utilizat o perioad ndelungat de timp. Primul
calculator analogic a fost dezvoltat de ctre V. Bush n 1931, iar primul calculator
digital a fost realizat de ctre G. Stibitx n 1939. Primul calculator electronic digital
care a devenit i operaional a fost ns cel creat de J. Muchly i J.P. Eckert n
1946. Acest calculator cntrea mai mult de 80 de tone i coninea mai mult de
18000 de tuburi [Surmen, Dastan, 2007; Wikipedia, 2009]. Descrierea evoluiei
calculatoarelor este prezentat n tabelul 1 i tabelul 3.
n funcie de numrul de procese, capacitatea memoriei principale i viteza de
procesare, calculatoarele sunt clasificate n patru categorii principale:
calculatoarele mainframe;
super calculatoarele;
minicalculatoarele;
microcomputerele sau calculatoarele personale PC-urile (Personal
Computers).
La sfritul anilor 50 i nceputul anilor 60 companiile mari de la vremea
aceea au nceput s se confrunte cu un volum mare de date i cu cerinele de
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-6 6
informare n cretere ale partenerilor i n special ale instituiilor statului. Aceste
date nu mai puteau fi gestionate manual, ne mai vorbind de gestiunea lor eficient
din punctul de vedere al costurilor. Datele contabile i financiare, datorit
caracterului lor repetitiv i al volumului ridicat, au devenit primul candidat pentru
automatizare. Primele programe software pentru contabilitate au fost scrise pentru
calculatoare mainframe. Firma IBM i celebrele sale mainfram-uri au dominat piaa
calculatoarelor pentru o bun perioad de timp. Primele calculatoare mainframe
erau foarte mari ca dimensiune i cntreau zeci de tone, n principal din cauza
memoriei principale care era construit din ferit. Inteligena de
prelucrare/procesare era, de asemenea, ncorporat n mainframe. Mainframe-urile
deserveau un numr mare de utilizatori, iar datele erau prelucrate folosind tehnica
prelucrrii pe loturi. Utilizatorii transmiteau datele folsind terminale iar cererile erau
procesate pe baza lungimii cozii i a prioritii cererii respective. Mainframe-urile
asigurau un nivel de securitate i ncredere ridicat.
Primul minicalculator de succes a fost produs de ctre Digital Equipment
Corporation. Minicalculatoarele ofereau funcii similare mainframe-urilor, erau mult
mai mici din punctul de vedere al gabaritului, dar, n acelai timp, i mai puin
puternice. Astzi, distincia dintre mainframe-uri i minicalculatoare este foarte
vag, iar din perspectiva noastr prezint o prea mic importan practic.
Tabel nr. 1 Caracteristicile produselor software pentru contabilitate pe diferite stadii de evoluie hardware
Perioada Evoluia hardware Caracteristicile produselor software
pentru contabilitate
1960-1975 1975- 1985
Calculatoare mainframe Minicalculatoare
Procesare centralizat, terminale simple, procesare pe loturi (batch processing), operare mod comand fr suport pentru interfa grafic
Organizarea datelor n fiiere i fiiere indexate
Baze de date ierarhice i de reea Capacitate ridicat de procesare a
tranzaciilor Suport pentru un numr mare de
utilizatori
1980-1990 Microcalculatoare (PC-uri) Reele locale (LAN Local Area Network)
Procesare partajat n reea Arhitecturi bazate pe partajarea
fiierelor Organizarea datelor n fiiere indexate Capacitate limitat de procesare a
tranzaciilor Suport pentru un numr limitat de
utilizatori
1988-1995
Tehnologii client/server Reele locale (LAN Local Area Network) Reele de mare ntindere (WAN -Wide Area Network)
Coexistena aplicaiilor pentru mainframe, minicalculatoare i PC-uri
Procesare partajat n reea Arhitecturi client/server Sisteme de gestiune a bazelor de date
relaionale Baze de date centralizate sau
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-7 7
Perioada Evoluia hardware Caracteristicile produselor software
pentru contabilitate
descentralizate Capacitatea procesrii unui numr mare
de tranzacii Suport pentru un numr mare de
utilizatori
Dup 1995
Tehnologii client/server Reele locale (LAN Local Area Network) Reele de mare ntindere (WAN -Wide Area Network) Tehnologii browser/server Internet i serviciul WWW
Coexistena aplicaiilor pentru mainframe, minicalculatoare i PC-uri
Procesare partajat n reea sau centralizat
Arhitecturi client/server nTier, browser/server
Baze de date relaionale, baze de date multidimensionale, baze de date orientate obiect
Baze de date centralizate sau descentralizate
Capacitate flexibil de procesare a tranzaciilor
Suport pentru un numr mare de utilizatori aflai oriunde n lume
(Sursa: prelucrare dup Deshmukh, 2006)
Programele software pentru contabilitate care funcionau pe sisteme
mainframe sau minicalculatoare erau scrise n limbaje de programare precum
COBOL, Assembler, FORTAN, iar datele erau stocate n sisteme de fiiere
secveniale sau fiiere indexate. Mai trziu, odat cu apariia bazelor de date,
datele au fost stocate n baze de date ierarhice sau reea (primele modele de baze
de date) (tabelul nr. 2), iar aplicaiile erau dezvoltate de ctre programatorii
organizaiei pentru rezolvarea unor probleme punctuale (aa numita dezvoltare in-
house). Unele dintre aceste aplicaii dezvoltate in house au fost cu timpul preluate
i dezvoltate de ctre firme specializate n afara organizaiilor obinndu-se astfel
produse software pentru contabilitate generalizate care erau vndute pe pia unui
numr mare de clieni. Pe msur ce cerinele de la astfel de produse au crescut,
programele au fost modificate i actualizate. n aceast perioad sistemele
rezultate erau rigide, inflexibile i lipsite de scalabilitate.
Tabel nr. 2 Evoluia modului de organizare a datelor
Modul de organizare a datelor
Descriere
Fiiere secveniale
Datele sunt stocate ntr-un singur tabel, iar accesul la date se face doar secvenial. Pentru obinerea datelor ntr-o nou ordine, de exemplu, trebuia creat un nou fiier care coninea datele n odinea dorit;
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-8 8
Modul de organizare a datelor
Descriere
Fiiere indexate Datele pot fi accesate secvenial sau aleatoriu, n acelai fiier, folosind un index al nregistrrilor;
Baze de date ierarhice Date sunt organizate ierarhic n structuri de tip arbore. Ele suport doar relaii de tipul unu la mai muli - 1:n;
Baze de date reea
Similare cu bazele de date ierarhice. Spre deosebire de bazele de date ierarhice, n bazele de date reea o tabel copil poate avea mai multe tabele printe (suport relaiile mai muli la mai muli n:n);
Baze de date relaionale Datele sunt stocate n tabele organizate dup logica algebrei relaionale;
Baze de date client-server Serverul de baze de date ruleaz 7 zile din 7, 24 de ore din 24 pentru a rspunde cererilor clienilor. Cele mai multe dintre acestea sunt baze de date relaionale;
Baze de date multidimensionale
Permit organizarea i interogarea datelor dup criterii multiple numite dimensiuni. Sunt explorate folosind proceduri de analiz multidimensionale (OLAP
1) sau proceduri de analiz
statistico-matematice (Data Mining2);
Baze de date orientate obiect;
Permit modelarea i structurarea datelor ca obiecte, utile n aplicaii multi-media;
Depozite de date (data warehouse)
Colecii de date provenite din surse de date variate pentru a fi suport n luarea deciziilor; utile n prezentarea unei imagini a organizaiei la un anumit moment n timp;
Data mart-uri (Data marts) Subseturi ale unui depozit de date dedicate unui singur departament sau un singur subiect;
(Sursa: prelucrare dup Deshmukh, 2006)
Paralel cu dezvoltrile hardware au avut loc dezvoltri ale software-ului (tabelul
centralizator nr 3). De multe ori, evoluia componentei software a fost impus de
dezvoltarea calculatoarelor, de creterea vitezei de procesare i a capacitilor de
memorare. Componenta software a unui calculator este cea care ghideaz
maina prin intermediul comenzilor i programelor i este divizat la rndul ei n
dou subcomponente: componenta software de sistem i componenta software de
aplicaie. La fel ca n cazul componentei hardware, i evoluia software-ului a fost
grupat n mai multe perioade. Aa cum se poate vedea n tabelul 3, dezvoltrile 1 OLAP OnLine Analytical Processing. Instrumentele OLAP sunt utilizate n Sistemele suport pentru
asistarea deciziei (DSS Decision Support Systems) pentru analiza ad-hoc a datelor dup criterii multiple (multidimensional), folosind pentru acesta aa numitele cuburi de decizie. Primele instrumente de acest tip au fost tabelele Pivot din Microsoft Excel.
2 Data Mining forare n date. Prin Data Mining se poate nelege procesul de selecie, explorare i modelare a unor seturi extrem de mari de date pentru a descoperi abloane, modele (pattern-uri) necunoscute utile n dezvoltarea afacerilor.
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-9 9
componentei software arat o evoluie continu de la o generaia de software cu o
singur sau foarte puine destinaii, la cea cu multiple destinaii. n cazul primelor
generaii de software, acesta era dezvoltat de ctre utilizatorii calculatoarelor. n
timp, realizarea software-ului a necesitat expertiz i, astfel, utilizatorii au fost
separai de programatori.
La fel de important ca evoluia hardware i software este i evoluia
tehnologiilor de comunicaie. Comunicarea presupune transmiterea datelor,
sunetelor sau imaginilor la distan prin intermediul instrumentelor de comunicare.
Instrumentele de comunicare: telefonul, faxul, televiziunea, calculatoarele, Internet-
ul, telecomunicaiile faciliteaz comunicarea verbal, vizual sau n form scris. n
ultimii ani, au avut loc inovaii importante n cadrul tehnologiilor comunicaiei:
tehnologia digital, fibra optic i tehnologia laser. Dezvoltrile echipamentelor de
birou, cum ar fi terminalele inteligente, videotelefoanele, PDA-urile (Personal Digital
Assistants), telefoanele inteligente (smart phones), pot fi adugate la dezvoltrile
menionate.
Dintre tehnologiile de comunicaie, Internet-ul este, fr ndoial, cel care
reprezint una din cele mai importante evoluii. Internet-ul (reea interconectat)
poate fi definit ca o sum de reele prin care calculatoarele din ntreaga lume
comunic i partajeaz surse de date prin intermediul unui protocol de comunicaie
comun. Internet-ul a permis dezvoltarea Intranet-urilor - reele private de
calculatoare care utilizeaz protocoalele Internet-ului i sistemele publice de
telecomunicaii pentru a partaja informaiile organizaiei ntre angajai i structurile
interne ale acesteia. Pe de alt parte, utilizarea protocoalelor Internet-ului i a
sistemelor publice de telecomunicaii pentru a partaja informaiile organizaiei cu
partenerii de afaceri, clienii, furnizorii i alte entiti interesate, a dus la formarea
Extranet-urilor.
Fr dezvoltarea Internet-ului i a tehnologiilor legate de acesta, foarte multe
din dezvoltrile actuale, hardware i software, nu ar fi fost posibile.
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-10 10
1.2. Evoluia produselor software pentru contabilitate n contextul tehnologiilor client/server
n general, cnd se evalueaz sistemele software pentru contabilitate din
perspectiva tehnologiei folosite, se au n vedere urmtoarele aspecte:
ct de scalabil este sistemul software contabil? poate acesta face fa
creterii afacerii?
n ce msur sistemul se poate integra cu alte sisteme din cadrul
organizaiei sau din afara ei?
ct de bine ruleaz sistemul n cazul unui numr mare de tranzacii?
cum se va adapta sistemul la schimbrile care se vor produce n procesul
de desfurare a afacerii?
ct de dificil de actualizat sau de adaptat este sistemul atunci cnd se
dorete personalizarea aplicaiilor sau cnd logica afacerilor se schimb?
Rspunsurile la aceste ntrebri depind n mare msur de granularitatea
proiectrii produsul software pentru contabilitate i dac acesta poate fi distribuit
sub form de componente (obiecte funcionale discrete) i nu sub form de module
complet funcionale.
Granularitatea proiectrii produselor software pentru contabilitate influeneaz
scalabilitatea, performana, adaptabilitatea i costul acestora. O asemenea
abordare permite componentelor funcionale ale acestora s devin izolate prin
sarcin sau prin rol, astfel nct s poat fi asamblate i dezvoltate n cele mai
diferite moduri.
n interiorul fiecrui nivel este posibil identificarea unor componente cu un
nivel i mai sczut de granularitate care s fie proiectate ca sarcini sau obiecte
funcionale individuale i discrete n interiorul aplicaiei. Astfel, se poate vedea un
sistem software contabil, destul de simplu din punct de vedere conceptual, nu ca
un set de module, ci ca sute, uneori chiar mii de componente individuale, fiecare
realiznd propriile funcii n cadrul nivelului funcional global (figura 1).
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-11 11
Figura nr. 1 Produse software contabile modulare vs. procese vs. componente
(sursa: adaptare dup Mckie, 1998)
Astfel, un sistem software modern pentru contabilitate trebuie s se
caracterizeze prin: scalabilitate, adaptabilitate i cost redus.
Scalabilitatea
Produsele software contabile bazate pe componente pot fi dezvoltate ntr-o
varietate de moduri. Flexibilitatea reprezint cheia capacitii lor de a face fa:
creterii volumului de tranzacii;
creterii numrului de utilizatori;
creterii complexitii proceselor de afaceri.
Scalabilitatea acestor produse crete odat cu posibilitatea de a distribui cele
patru niveluri funcionale pe calculatoare diferite. Plecnd de la o arhitectur
client/server pe dou niveluri (two-tier), se poate trece uor la una pe trei niveluri
(three-tier) sau cu n niveluri (n-tier) fr a fi necesar mbuntirea resurselor
existente (calculatoarele client i serverul de baze de date adesea cea mai
scump parte a sistemului), ci doar adugarea n cadrul reelei ntr-o manier
simpl, a unor servere de aplicaii (care pot fi calculatoare mult mai ieftine) (figura
2).
Adaptabilitatea
n produsele software pentru contabilitate tradiionale, nivelul de granularitate
cel mai sczut este modulul: modulul de contabilitate general, modulul pentru
contabilitatea furnizorilor, modulul ncasri/pli etc. Un astfel de produs este
dezvoltat mai curnd ca un set de module de aplicaii verticale care nu sunt
proiectate n conformitate cu procesele de afaceri. n figura 1 sunt comparate
vechile structuri software modulare i cele bazate pe procese cu structurile, mai
moderne, bazate pe componente.
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-12 12
n cadrul noilor produse software pentru contabilitate, utilizatorii nu mai sunt
limitai la utilizarea unui singur modul. Modulul pentru contabilitatea furnizorilor,
spre exemplu. Ei pot s administreze un proces al afacerii (aprovizionarea,
desfacerea, achiziia de mijloace fixe etc.) de la nceput pn la sfrit, prin
combinarea funciilor oferite de mai multe module (achiziie, contabilitatea
furnizorilor sau contabilitate general) n interiorul propriului lor sistem personalizat.
n produsele software bazate pe componente, termeni precum contabilitate
general sau contabilitatea furnizorilor sunt doar termeni generici pentru a indica o
colecie de componente funcionale care ndeplinesc rolul modulelor tradiionale de
contabilitate general i contabilitatea furnizorilor. Un sistem software contabil cu o
granularitate ridicat permite utilizatorilor si flexibilitate n asamblarea
componentelor aferente sarcinilor lor specializate, deoarece funciile acestora sunt
suficient de fragmentate pentru a permite recompunerea funcional n concordan
cu nevoile proceselor de afaceri, dar restricionat de tehnologia folosit.
Costul redus
Spre deosebire de produsele modulare, n care cea mai mic unitate
funcional ce se poate achiziiona este modulul, granularitatea produselor software
pentru contabilitate face ca implementarea i actualizarea acestora s devin mult
mai eficiente din punct de vedere al costurilor. La achiziionarea unui produs
software contabil bazat pe componente software individuale se creeaz
posibilitatea achiziionrii doar a componentelor necesare. De asemenea,
actualizarea sistemului se poate face prin adugarea de componente noi, relativ
ieftine, pe msura creterii necesitilor funcionale ale organizaiei. Se poate
realiza astfel actualizarea incremental a sistemelor informaionale contabile,
nlturndu-se problemele care exist la actualizarea acestor sisteme n
organizaiile mari, unde actualizarea sistemelor tradiionale se face mai greu.
Produsele software pentru contabilitate, proiectate n jurul unui model pe
componente, sunt structurate funcional pe patru niveluri, i anume:
nivelul prezentare - ceea ce vede utilizatorul pe ecran, interfaa utilizator a
aplicaiei;
nivelul validare la acest nivel se realizeaz verificarea regulilor care
garanteaz c datele introduse sau solicitate de ctre utilizator sunt valide;
nivelul prelucrare realizeaz toate prelucrrile din sistem: nregistrrile n
conturi, nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli, calculul balanei de
verificare etc.;
nivelul bazei de date asigur stocarea, gestiunea, sigurana i
administrarea datelor contabile.
Aceste niveluri permit implementarea produselor software pentru contabilitate
pe arhitecturi fizice diferite, de la un simplu calculator la arhitecturi client/server pe
n niveluri (figura 2).
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-13 13
Figura nr. 2 Evoluia arhitecturii produselor software pentru contabilitate
(sursa: adaptare dup Mckie, 1998)
Corespunztor, arhitecturile client/server sunt compuse n principal din trei
niveluri funcionale i anume:
nivelul prezentare const din interfaa grafic utilizator sau programul de
navigare (browser) pentru accesarea funciilor sistemului;
nivelul aplicaie cuprinde regulile afacerii, logica i funciunile sistemului,
programele care asigur transferul datelor la i de la serverele de baze de
date;
nivelul de date asigur gestiunea datelor organizaiei, inclusiv a
metadatelor. La acest nivel, cel mai adesea, se gsete un sistem de
gestiune a bazelor de date relaional.
Figura 2 arat modul n care sunt dispuse cele 4 niveluri ale modelului software
bazat pe componente pe fiecare din nivelurile arhitecturii client/server.
Cele patru niveluri ale modelului pe componente pot fi plasate att n arhitecturi
client/server, ct i pe calculatoare personale, mainframe-uri sau minicalculatoare.
n cazul utilizrii unui singur PC toate cele patru niveluri sunt implementate pe
acesta. n cazul mainframe-urilor i minicalculatoarelor, deoarece utilizatorii
care au acces direct la acestea trebuie s fie nite utilizatori iniiai, nivelul
prezentare este plasat pe terminale, iar toate celelalte niveluri, cu care un utilizator
al produsului software pentru contabilitate nu are nevoie s interacioneze, sunt
plasate pe calculatorul mainframe sau minicalculator.
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-14 14
n cadrul arhitecturii client/server pe 2 niveluri, nivelul aplicaie (validarea i
prelucrarea) poate rula att pe client, caz n care clientul poart denumirea de
client gras (Fat client), ct i pe serverul de baze de date, caz n care clientul
poart denumirea de client slab/subire (Thin client). n aceast arhitectur,
aplicaiile software pentru contabilitate pot rula pe calculatoarele client, dac
calculatoarele client sunt suficient de puternice, sau pe server, dac calculatoarele
client nu sunt suficient de puternice.
n arhitectura client/server pe 3 niveluri, nivelul aplicaie ruleaz pe serverul
de aplicaii, iar nivelul bazei de date ruleaz pe un server separat, serverul de baze
de date. Serverul de aplicaii gestioneaz regulile de afaceri i logica de procesare
i intermediaz/faciliteaz transmiterea cererilor efectuate de la nivelul de
prezentare aflat pe clieni ctre serverul de baze de date i invers,
intermediaz/faciliteaz transmiterea rspunsurilor date de serverul de baze de
date ctre clieni. Serverul de aplicaii simplific sistemul prin gestiunea i tratarea
tranzaciilor i a mesajelor folosind un sistem de prioriti. ntr-o astfel de
arhitectur, aplicaiile pentru contabilitate vor rula pe serverul de aplicaii i, atunci
cnd este necesar, nivelul de validare poate rula pe client. Tranzaciile bazei de
date vor fi stocate pe serverul de baze de date. O aplicaie contabil ntr-o
asemenea arhitectur poate rspunde mult mai eficient utilizatorilor si din moment
ce toate cererile efectuate de pe staiile client de ctre utilizatori sunt preluate i
tratate de ctre serverul de aplicaii i apoi transmise serverului de baze de date.
Dac sistemul de gestiune a bazelor de date este liceniat doar pentru 50 de
utilizatori, atunci serverul de aplicaii va transmite serverului de baze de date doar
loturi de cte maxim 50 de tranzacii. Aceast arhitectur este mai rapid, mai
scalabil i mai sigur comparativ cu arhitectura pe 2 niveluri, dar cerinele
hardware sunt mult mai mari, iar complexitatea sistemului crete semnificativ.
n arhitectura pe n niveluri, nivelul aplicaie este constituit din mai multe
servere permind astfel ca procese diferite s fie executate pe mai multe servere
de aplicaii care alctuiesc nivelul respectiv. De exemplu, un server poate rula
aplicaia pentru evidena personalului i calculul salariilor, un alt server de aplicaii
poate rula aplicaia de contabilitate general, iar un al treilea server poate gestiona
raportarea la nivelul organizaiei. O astfel de arhitectur este, evident, mult mai
puternic i eficient dect arhitecturile pe dou i trei niveluri, dar, bineneles,
este mult mai complex i mai costisitoare. Astfel de arhitecturi pe n niveluri nu-i
gsesc justificarea din punctul de vedere al eficienei dect n sisteme foarte mari i
distribuite pe arii geografice mari.
Mediile client/server au forat dezvoltatorii de produse software pentru
contabilitate fie s dezvolte noi produse de la zero, fie s reproiecteze i s
recodifice aplicaiile existente. Arhitectura client/server permite utilizarea interfeelor
grafice (GUI Graphic User Interface) pentru extragerea datelor, analiza i
prezentarea lor. Sistemul back end este format de regul din sistemul de gestiune
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-15 15
al bazelor de date care ruleaz de obicei pe un calculator puternic. Tranzaciile
contabile pot fi astfel procesate i n medii de procesare distribuite. Separarea
aplicaiei de baza de date permite dezvoltatorilor de produse software pentru
contabilitate s se concentreze pe dezvoltarea aplicaiilor n sine i mai puin pe
ntreinerea bazelor de date proprietare. Astfel, produsele software pentru
contabilitate pot s se adapteze rapid la evoluia bazelor de date precum i la
evoluia sistemelor de gestiune a bazelor de date, cum ar fi baze de date multi-
media, baze de date orientate obiect, cu modificri minime la nivelul codului
aplicaiilor.
Cu toate aceste dezvoltri i tehnologii disponibile, astzi, sunt putine produse
software contabile dezvoltate n Romania care utilizeaz toate facilitile oferite de
ctre sistemele de gestiune a bazelor de date relaionale moderne i a arhitecturilor
client/server. Astzi, produsele software pentru contabilitate trebuie s fie capabile
s ruleze att n reele locale (LAN), ct i n reele de mare ntindere (WAN) i
trebuie s fie capabile s suporte un numr mare de utilizatori (de nivelul sutelor i
chiar miilor). Majoritatea produselor romneti pentru contabilitate care utilizeaz
noile tehnologii (un numr extrem de mic, din pcate) sunt produse care au nceput
s fie dezvoltate dup anul 2000.
Noua provocare creia produsele software pentru contabilitate trebuie s-i fac
fa este apariia i dezvoltarea Internetului, a serviciul WWW i a tehnologiilor
legate de acestea. Muli autori numesc arhitectura client/server n mediul Internet,
arhitectur browser/server. Arhitectura browser/server nu este dect o
arhitectur pe n niveluri n care apare un nou server de aplicaii, numit server Web.
Funciile produselor software pentru contabilitate trebuie s fie extinse pentru a
acoperi i activitile de genul comerului electronic (eCommerce), plilor
electronice (ePayment), afacerilor electronice (eBusiness), transferului electronic
de date (EDI Electronic Data Interchange) etc. n arhitectura browser/server,
serverul/serverele pot fi accesate prin Internet prin intermediul browser-elor Web,
iar datele stocate n bazele de date pot fi accesate (ncrcate, descrcate) prin
intermediul acestora. Serverul care poate fi accesat direct prin intermediul browser-
ului Web poart denumirea de server Web. Serverul Web face legtura ntre
serverul de aplicaii i serverul de baze de date i dispozitivele client. n acest
arhitectur, client poate fi orice dispozitiv care poate fi conectat la Internet i
suport un browser Web. Serverul Web trateaz toate mesajele care vin i pleac
folosind diferite protocoale Internet, iar serverul de baze de date i serverul de
aplicaii efectueaz funciile standard realizate i n arhitectura client/server. Cu alte
cuvinte, serverul Web ofer funciile necesare serviciul WWW i cele legate de
toate celelalte servicii Internet cum ar fi: FTP, email, TELNET etc.
Arhitectura browser/server ofer o varietate de funcii necesare realizrii
comerului i afacerilor electronice. Magazinele online sunt gzduite pe Internet i
pot fi accesate de ctre clieni 24 de ore din 24, 7 zile din 7. n plus, clienii i
furnizorii pot, dac au drepturile necesare, s se conecteze la reeaua (Intranet-ul)
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-16 16
unei organizaii i s acceseze aplicaiile necesare activitii lor. Astfel, lanul de
aprovizionare i lanul de desfacere rmn permanent conectate i pot comunica n
timp real. Angajaii, la rndul lor, pot accesa n timp real datele companiei n orice
moment din orice loc (de oriunde au acces la Internet) obinnd astfel informaiile
necesare exact n locul i n momentul n care au nevoie de ele.
1.3. Produsele software pentru contabilitate n contextul dezvoltrii sistemelor integrate de ntreprindere
Produsele software pentru contabilitate sunt ntr-o continu evoluie. Ele fac
astzi parte din ce n ce mai mult din cadrul produselor software integrate pentru
gestiunea afacerilor (de genul produselor ERP Enterprise Resource Planning) i,
fr ndoial, exist multe alte provocri la orizont.
Termenul ERP (Enterprise Resource Planning) a fost folosit pentru prima dat
de ctre Gartner Group la nceputul anilor 90. Sistemele ERP conin aplicaii care
acoper o mare parte din funciile unei organizaii prin conectarea diferitelor
subsisteme cum ar fi: subsistemul financiar, subsistemul contabil, producie,
resurse umane, vnzri, distribuie etc. n esen sistemele ERP integreaz toate
departamentele i activitile unei organizaii prin utilizarea unei multitudini de
aplicaii software. Pentru a sintetiza, sistemele ERP utilizeaz sisteme de gestiune
a bazelor de date puternice sau chiar depozite de date pentru a stoca volume
imense de date, sunt construite pe arhitecturi client/server pe 3 sau n niveluri i
permit interaciunea cu utilizatorii prin intermediul interfeelor grafice (GUI).
Cele mai cunoscute produse ERP la nivel mondial sunt: SAP dezvoltat de
firma cu acelai nume i Oracle Applications dezvoltat de ctre Oracle. Dintre
produsele ERP romneti, grupul celor mai bine vndute pe pia le cuprinde pe:
Siveco Applications produs de SIVECO1, Charisma produs de Totalsoft
2, WizPro
produs de ctre Wizrom3, B-Org produs de ctre CriSoft4, Clarivision produs de
ctre Transart5, Socrate+ produs de ctre BIT Software6 i Senior ERP Suite
produs de ctre EBS7. Primele dou locuri sunt ocupate ns tot de ctre giganii
SAP i Oracle (SAP Romnia i Oracle Romnia). Dintre productorii romni, cel
mai bine poziionat pe segmentul clienilor mari cu peste 250 salariai este SIVECO
1 http://www.siveco.ro/web/ 2 http://www.totalsoft.ro/ 3 http://www.wizrom.ro/ro/home 4 http://www.crisoft.ro/ 5 http://www.transart.ro/ 6 http://www.bitsoftware.ro/ 7 http://www.seniorerp.ro/
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-17 17
(21% din pia). Astfel, SAP, Oracle i SIVECO dein mpreun aproape 70% din
piaa soluiilor software integrate [PAC, 2006; PAC, 2008; IDC, 2008].
Pe msur ce cerinele pieei cresc, sunt adugate n permanen produselor
software pentru contabilitate noi module i aplicaii suplimentare. Principiul
fundamental al zilelor noastre este asigurarea unei funcionaliti complete la
nivelul organizaiei. Astzi, indiferent de aria funcional pentru care este creat
produsul software pentru contabilitate, productorii unor astfel de produse nu pot
supravieui dac produsele lor nu nglobeaz un numr rezonabil de aplicaii
integrate care s acopere o gam ct mai larg de cerine ale clienilor lor. Sute de
produse software pentru contabilitate ofer astzi funcii pentru evidena contabil
i financiar a organizaiei. Cei mai mari productori ns ofer deja produse
software integrate de tipul ERP, iar productorii care vor rmne doar la nivelul
produselor de sine stttoare, destinate strict funciei contabile a organizaiei, vor fi
curnd eliminai de pe pia. Astzi, produsele software tradiionale pentru
contabilitate (modulare) adresate strict funciei contabile a organizaiei sunt pe cale
de dispariie.
Funcia contabil a organizaiei, ca trend al timpurilor noastre, este nglobat n
sistemul informaional global al acesteia. Produsele software pentru contabilitate
trebuie s conin astzi modulul pentru evidena contabil, dar i o multitudine de
alte module care adreseaz alte funcii i activiti ale organizaiei. Aa cum arat
i figura 3 pe lng modulele tradiionale ale aplicaiilor software pentru
contabilitate, astzi, acestea conin diferite alte module care adreseaz alte funcii
ale organizaiei, cum ar fi: module dedicate realizrii comerului sau afacerilor
electronice precum i funcii care s permit personalizarea produsului n funcie de
necesitile organizaiei.
Figura nr. 3 Extinderea funciilor produselor software pentru contabilitate n contextul sistemelor ERP
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-18 18
Module pentru contabilitate acestea acoper funciile standard ale
contabilitii cum ar fi, de exemplu, evidena ncasrilor, evidena plilor, gestiunea
stocurilor, calculul salariilor, calculul costurilor, balana de verificare. Pe lng
aceste module pot exista alte module legate de activitatea contabil: gestiunea
cheltuielilor de deplasare, gestiunea trezoreriei (gestiunea capitalului, a investiiilor
pe piaa de capital n aciuni, n bonduri sau n instrumente derivate, gestiunea
riscului n ceea ce privete rata de schimb valutar sau nivelul ratei dobnzii etc.).
Module pentru gestiunea afacerii aceste module acoper ntreaga gam de
activiti ale organizaiei de la cele funcionale, pn la cele legate de gestiunea
lanului de aprovizionare-desfacere. Acestea se constituie n principal din module
destinate activitii de producie, cum ar fi: planificarea necesarului de materiale,
planificarea capacitilor de producie, planificarea produciei, gestiunea depozitelor
etc. Modulele care vizeaz lanul de aprovizionare-desfacere cuprind:
previziunea vnzrilor, automatizarea forelor de vnzare SFA (Sales Force
Automation);
managementul relaiilor cu clienii - CRM (Customer Relationships
Management);
managementul lanului de aprovizionare - SCM (Supply Chain
Management);
managementul relaiilor cu furnizorii - SRM (Supplier Relationship
Management) etc.
Module pentru gestiunea afacerilor electronice variaz de la modulele
tradiionale pentru gestiunea afacerilor electronice (EDI Electronic Data
Interchange), la tablouri de bord i portaluri de ntreprindere care ofer acces la
informaiile vitale ale organizaiei att factorilor de decizie, ct i angajailor.
Aproape toate circuitele contabile ale organizaiei se confrunt astzi cu iminena
realizrii unora din funciile lor (din ce n ce mai multe) n format electronic.
Instrumente pentru personalizare. Astfel de instrumente adaug noi funcii
sau mbuntesc/dezvolt funcionalitatea produselor software pentru contabilitate
prin instrumente pentru importul i exportul de date, prin instrumente pentru
personalizarea interfeei, prin instrumente pentru generare de noi rapoarte (numite
generic Generatoare de rapoarte), etc. La nceputurile dezvoltrii produselor
software pentru contabilitate, productorii de astfel de produse ofereau clienilor lor
acces liber la codul aplicaiilor. Tendina actual este aceea de utilizare a limbajelor
de programare din generaia a 4-a, cum sunt Microsoft Visual Basic, Microsoft
CSharp, Java care permit extinderea aplicaiilor software pentru contabilitate fr
ca modificarea codului s fie considerat frauduloas.
Se contureaz o pia ce ofer produse software pentru contabilitate din ce n
ce mai performante i trendul va continua n special prin dezvoltarea afacerilor n
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-19 19
mediul electronic care va duce la necesitatea creterii colaborrii ntre organizaii.
Astfel va aprea necesitatea integrrii externe a organizaiei cu sistemele
informaionale ale clienilor, ale furnizorilor, ale diferitelor instituii ale statului etc.
De aceea, infrastructura oferit de unele sisteme ERP st astzi la baza unor
aplicaii care conecteaz furnizori, clieni, instituii ale statului etc. Procesele
contabile aferente fiecrui circuit contabil din organizaie au suferit sau vor suferi cu
siguran transformri datorit tuturor acestor schimbri.
Cum contabilitatea este nc limbajul formalizat de comunicare n afaceri,
modulul pentru contabilitate rmne nc modulul principal/central al oricrui astfel
de produs software integrat pentru gestiunea afacerilor.
1.4. Generaii ale sistemelor informaionale contabile
Aceste tehnologii au fost utilizate de-a lungul timpului ntr-un fel sau altul, ntr-o
msur mai mare sau mai mic, i de ctre contabilitate - de la resursele manuale
precum hrtia i cerneala, la tehnologiile informaionale avansate, disponibile
astzi. Utilizarea tehnologiilor informaionale n contabilitate se face prin intermediul
sistemelor generic numite, sisteme informaionale contabile.
Prin sistem informaional contabil se nelege infrastructura care sprijin
producerea i distribuirea produsului contabilitii [Hollander et al., 2000].
Obiectivul sistemelor informaionale contabile este de a colecta i stoca date
despre procesele de afaceri care, ulterior, pot fi utilizate pentru a genera ieiri
semnificative pentru factorii de decizie (figura 4).
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-20 20
Figura nr. 4 Modelul general al sistemului informaional contabil (sursa: prelucrare dup Bodnar, Hopwood, 2004 )
Un sistem contabil informatizat realizeaz aceleai funcii ca i un sistem
manual, dar avantajele sunt viteza i posibilitatea de a lucra cu un volum foarte
mare de date. n mod tradiional, sunt dou argumente n favoarea utilizrii
calculatorului n contabilitate [Gullkvist, 2002]:
costul - care poate fi mult mai redus (un numr mare de tranzacii pot fi
nregistrate ntr-un timp mai redus de ctre un numr mult mai mic de
angajai) i
creterea calitii informaiilor - calculatorul permind obinerea de
informaii exacte, ntr-un timp mai scurt i mai relevante pentru utilizatorii lor.
Tallberg (1996) sintetizeaz cinci generaii tehnologice n evoluia sistemelor
informaionale contabile, strns legate de evoluia tehnologiilor informaionale i de
comunicaie (tabelul sintetic 3):
generaia 1 sistemele contabile manuale;
generaia 2 sisteme contabile bazate pe calcul;
generaia 3 sisteme contabile bazate pe nregistrare;
generaia 4 sisteme contabile avnd ca suport bazele de date;
generaia 5 sisteme contabile bazate pe Internet;
Sistemele informaionale contabile dezvoltate astzi sunt nc, n mare parte,
sisteme client/server construite pe sisteme de gestiune a bazelor de date
relaionale. n anii 90, au aprut sistemele informaionale integrate, numite sisteme
ERP. Aceste sisteme au adus promisiunea posibilitii de a schimba informaii
Gestiunea bazelor de date
Culegerea datelor
Procesarea datelor
Generarea informaiilor
Mediul Extern
Surse interne de date
Utilizatori interni
Surse externe de date
Feedback
Organizaia
Feedback
Utilizatori externi
Sistemul Informaional
Contabil
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-21 21
despre afacere ntre toate entitile componente sau interesate peste reele
publice, globale. Baza de date centralizat a unui ERP conine informaii despre
comenzi, desfaceri, pli, disponibile tuturor unitilor funcionale ale organizaiei,
precum i date de baz ale afacerii despre clieni, produse, personal, date
financiare. Din punct de vedere tehnic, aceste sisteme sunt, nc, n mare parte,
bazate pe generaia a patra a tehnologiei client/server dezvoltat n anii 80. Motivul
strategic principal pentru care organizaiile implementeaz platforme informaionale
integrate este legat de posibilitile de a adopta noi modele de afaceri integrate i,
astfel, s-i mbunteasc eficiena operativ i competitivitatea. Generaia a
cincea, sistemele informaionale contabile bazate pe Internet i tehnologiile
asociate acestuia se afl nc la nceputul ciclului lor de via deoarece nu au
cunoscut nc o adoptare pe scar larg i la nivelul organizaiilor mici i mijlocii.
1.5. Evoluia contabilitii ca sistem informaional
Lund n considerare evoluia tehnologic din ultimul sfert de secol, A. ugui
identific trei mari stadii de evoluie a contabilitii ca sistem informaional [ugui,
2006]: d-contabilitatea, i-contabilitatea, k-contabilitatea (tabelul 3).
1. Contabilitatea bazat pe date (d-contabilitate) a fost specific perioadei pn
n 1970 i a fost caracterizat de simpla nregistrare a datelor economice
despre tranzaciile desfurate n cadrul organizaiei. Conform autorului
menionat mai sus, aceast contabilitate s-a caracterizat prin:
rigurozitate urma reguli stricte, uneori nescrise;
inflexibilitate dificultate n adaptarea la schimbrile survenite n
organizaie;
neintegrat datele erau succesiv nregistrate n diferite registre ceea ce
ducea la date duplicate, date rmase nenregistrate sau date inconsistente;
nestandardizat inexistena unor proceduri unitare i aplicarea unor
proceduri cu particulariti diverse de la o entitate la alta;
dificil de verificat datorit nregistrrilor repetate ale acelorai date n
registre diferite era necesar verificarea suplimentar a acestora, operaie
consumatoare de timp;
postfactum oferea informaii doar despre evenimentele trecute i nici o
informaie pentru luarea deciziilor;
2. Contabilitatea bazat pe informaii (i-contabilitate) reprezint stadiul actual
de evoluie a contabilitii. Esena contabilitii bazat pe informaie const n
preluarea datelor despre evenimentele economice (tranzaciile economice) o
singur dat i accesarea lor de mai multe ori, din locuri diferite, ori de cte ori
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-22 22
este nevoie. Actualizarea zilnic a bazei de date (datorit noilor tehnologii, chiar
n timp real) a organizaiei a condus la posibilitatea de a obine informaii
contabile sub form de rapoarte diverse de ctre utilizatori diveri (inclusiv de
ctre managementul organizaiei). I-contabilitatea, la rndul ei, a parcurs mai
multe stadii de evoluie [ugui, 2003, 2006]:
sistemele de contabilitate autonome n care doar anumite activiti erau
informatizate;
sistemele contabile parial integrate n care datele erau transferate ntre
diferitele module ale sistemului informaional contabil;
sistemele contabile integrate, sau aa numita contabilitate orientat pe
eveniment, n care se trece de la simpla nregistrarea a datelor despre
evenimentele economice la o descriere unic i detaliat a unui
eveniment la locul i n momentul producerii lui, descriere valabil pentru
toate subsistemele organizaiei: contabilitate, marketing, management,
producie, desfacere etc.
Ca urmare a dezvoltrilor tehnologiei comunicaiei (Internet, groupware,
workflow, a digitizrii i virtualizrii activitilor organizaiei, a posibilitii stocrii
i prelucrrii de documente n format electronic), mai muli autori ugui (2006),
Alles et al. (2000), Olivier (2000), Sutton (2000), Vasarhelyi, Greenstein (2003),
Andone, Tabr (2006) vorbesc deja de contabilitatea n mediu colaborativ, sau
e-contabilitate.
Spre deosebire de d-contabilitate, i-contabilitatea este informatizat,
riguroas, flexibil i parametrizabil, uor de verificat i interogat, ofer
informaii utile n luarea deciziilor, este parial sau total integrat, i este
orientat pe eveniment.
3. Contabilitatea bazat pe cunotine (k-contabilitate). Apariia sistemelor
integrate, extinderea Internet-ului, dezvoltarea sistemelor multimedia, realizrile
din domeniul inteligenei artificiale i creterea volumului de informaii i
cunotine procesate de ctre sistemele informaionale ale unei organizaii vor
conduce ctre realizarea de sisteme informaionale inteligente. Apariia i
dezvoltarea acestor sisteme a fost semnalat nc din anii 90. Implementarea
i utilizarea pe scar larg a sistemelor inteligente nu va fi ns un proces nici
uor, nici de scurt durat. Crearea i adoptarea unor astfel de sisteme va fi
ns forat de crearea i dezvoltarea societii cunoaterii.
n ceea ce privete contabilitatea bazat pe cunotine, aceasta ar trebui
[ugui, 2006]:
s foloseasc instrumente specializate pentru achiziia i obinerea de
cunotine;
s utilizeze cunotine i s le prezinte utilizatorilor ntr-un format inteligent;
s sesizeze automat apariia de erori n procesarea datelor contabile;
s ofere soluii automate n cazul unor erori sau situaii critice;
s genereze ct mai multe operaii contabile cu ct mai puin intervenie
din partea factorului uman, folosind senzori specializai, ageni inteligeni,
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-23 23
roboi industriali, chiar roboi umani specializai n colectarea datelor i
nregistrarea lor n contabilitate;
Cu alte cuvinte, contabilitatea ca sistem informaional n viitoarea societate a
cunoaterii va fi bazat att pe cunotine, care vor predomina, ct i pe
tehnologiile care vor permite obinerea i utilizarea acestor cunotine. Pentru a
realiza aceste funcii specifice, contabilitatea va suferi schimbri radicale n ceea ce
privete culegerea, procesarea, manipularea i transferul elementelor de
cunoatere din domeniul financiar-contabil. Pentru aceasta, vor fi necesare module
specializate pentru manipularea i extragerea cunotinelor financiar-contabile din
totalitatea cunotinelor organizaiei. Instrumentele tehnologice prin care
cunotinele pot fi gestionate de ctre profesionitii contabili exist deja de ceva
vreme: sistemele expert utilizate n sistemele contabile i n cele de taxare, ageni
inteligeni specializai pentru contabilitate, roboi industriali pentru extragerea
cunotinelor din fluxurile tehnologice, baze de date inteligente, depozite de date,
instrumente pentru data mining etc. Cu toate acestea, contabilitatea bazat pe
cunotine se preconizeaz s devin realitate abia n anii 2035-2040.
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-24 24
Tabel nr. 3 Evoluia tehnologiilor informaionale i a sistemelor informaionale contabile
Generaie Perioad Caracteristicile calculatoarelor
electronice
Evoluie limbaje de programare/aplicaii
Evoluie SIC Evoluie
contabilitate
Generaia 1
1951-1958
Tuburi vidate consumatoare de energie, generatoare de cldur, cu timp de via scurt; capacitate de memorie de maxim 2KB, cilindri magnetici pentru stocare intern, cartele perforate pentru stocare extern, dificil de programat, capacitate sczute de rezolvare a problemelor; utilizat n special n domeniile tiinific i ingineresc
Programe scrise de utilizatori; Limbaje cod main
Sisteme informaionale contabile manuale
Contabilitate orientat pe date (d-contabilitate)
Generaia 2
1959-1963
Utilizarea tranzistorilor de mai mici dimensiuni i care consumau mai puin energie i generau mai puin cldur; 32KB memorie, vitez de 200000 300000 comenzi pe minut, uniti magnetice pentru stocare intern, casete i discuri magnetice pentru stocare extern
Pachete de programe Limbaje de nivel nalt
Sisteme informationale contabile bazate pe calcul
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-25 25
Generaie Perioad Caracteristicile calculatoarelor
electronice
Evoluie limbaje de programare/aplicaii
Evoluie SIC Evoluie
contabilitate
Generaia 3
1964-1979
Circuite integrate simple din chip-uri de silicon cu mii de tranzistori de mici dimensiuni; 2MB capacitate procesor, vitez procesor 5 MIPS (milioane instruciuni pe secund). Caracteristica esenial a acestei generaii este aceea c suport procesarea multitasking, iar utilizarea calculatoarelor devine accesibil i nespecialitilor
Sisteme de operare Limbaje de nivel nalt
Sisteme informaionale contabile bazate pe nregistrare
Generaia 4
1980-2005
Circuite integrate complexe cu capacitate foarte mare, fiecare chip coninnd 200.000 1.000.000 circuite, cu capaciti de memorie de la civa MB (Mega Bytes) la GB (Giga Bytes) i TB (Tera Bytes); suport diferite echipamente periferice de la scannere, imprimante, monitoare la convertoare de sunet n text. Aceasta este perioada dezvoltrii calculatoarelor personale i pe care se formeaz fundamentul
Sisteme de gestiune a bazelor de date Limbaje de generaia a 4-a Pachete de programe
Sisteme informaionale contabile bazate pe baze de date
Contabilitate orientat pe informaii (i-contabilitate)
-
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-26 26
Generaie Perioad Caracteristicile calculatoarelor
electronice
Evoluie limbaje de programare/aplicaii
Evoluie SIC Evoluie
contabilitate
dezvoltrilor de azi
Generaia 5
2006 ---- Procesare rapid a unor volume mari de date de ordinul Tera Bytes-ilor, capacitate de raionamente asemntor celui uman; capacitate de infereniere; capacitatea de a proteja mediul. n concluzie, generaia biocomputerelor care se numete inteligen artificial
Limbaje naturale Destinaii multiple Interfee grafice Pachete de programe pentru asistarea specialitilor
Sisteme informaionale contabile bazate pe Internet
Contabilitate orientat pe cunotine (k-contabilitate)
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-27
1.6. Profesia contabil n contextul noilor tehnologii informaionale
Profesia contabil a cunoscut o dezvoltare i un succes imens n secolul 20.
Creterea rolului profesiei contabile n societate poate fi pus pe seama unor
factori cum ar fi:
apariia organizaiilor de mari dimensiuni;
globalizarea afacerilor;
dezvoltarea societii informaionale;
creterea complexitii afacerilor.
Aceti factori au condus n acelai timp i vor mai conduce la extinderea
cunotinelor i creterea specializrii profesiei.
Succesul istoric al profesiei contabile a fost umbrit ns de unele evenimente
din ultimele decenii. Printre acestea, notabile sunt criza litigiilor i numeroasele
greeli care au afectat firmele de contabilitate i audit (celebrele scandaluri
XEROX, Enron, AOL, Freddie Mac, Parmalat, AIG etc.)1, lipsa dezvoltrii serviciilor
tradiionale de contabilitate (n special a auditului) i o reducere evident a
ncrederii publicului n profesia contabil.
Exist din ce n ce mai multe ntrebri legate de viitorul profesionitilor contabili
i al profesiei contabile:
Cum se va schimba rolul profesionistului contabil n era informaional i n
viitoarea er a cunoaterii?
Evoluiile n tehnologiile informaionale vor reduce nevoia de contabili i
auditori?
Cum ar trebui instruit i educat contabilul de mine?
Dezvoltrile tehnologice au transformat afacerile i contabilitatea n ultimul
secol i vor continua s o fac i n viitor. Primul efect observat al informatizrii a
fost acela al scderii cererii pentru personal la nivel de execuie i
profesioniti contabili nceptori [Elliott, 1994a, 1998]. Profesia contabil a
continuat s se dezvolte, n ciuda rspndirii utilizrii sistemelor informatice pentru
executarea sarcinilor contabile de rutin. Chiar dac evoluiile n domeniul
tehnologiilor informaionale au avut ca efect eliminarea multor posturi de
contabilitate de nivel sczut, creterea volumului informaiilor disponibile a condus
la creterea cererii de informaii din partea utilizatorilor, ceea ce a creat noi
oportuniti pentru profesionitii contabili [Elliott, 2001]. Dac lum exemplul
raportrii externe, o lung perioad de timp, sursele primare de informaii oficiale,
disponibile pentru investitori, au fost situaiile financiare trimestriale i anuale.
Evoluia tehnologiilor a eliminat aceste constrngeri astfel c, astzi, sunt
disponibile mult mai multe informaii la costuri reduse. Ca rezultat, investitorii i
1http://en.wikipedia.org/wiki/Accounting_scandals
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-28
creditorii solicit mult mai multe informaii pentru luarea deciziilor de investire,
respectiv creditare. Multe din aceste informaii sunt oferite astzi prin intermediul
bazelor de date online, n format standardizat (XML- Extensible Markup Language,
XBRL Extensible Business Reporting Language), ceea ce permite un acces
extins i rapid la date i informaii.
Creterea cererii de informaii externe va continua s creeze noi oportuniti
pentru profesionitii contabili. Astfel, vor fi angajai mai muli contabili pentru a
dezvolta, menine i monitoriza sistemele sofisticate de raportare. Volumul mare de
informaii raportate i complexitatea sporit a mecanismelor de raportare cresc
cererea pentru serviciile de auditare i monitorizare, att de ctre auditorii interni,
ct i cei externi. n plus, volumul mare de informaii disponibile creeaz cerere
suplimentar n ceea ce privete analiza i interpretarea informaiilor pentru luarea
deciziilor.
A. Caglio (2003), R. Scapens , M. Jazayeri (2003), T. Hyvnen et al. (2006)
susin n lucrrile lor ideea hibridizrii profesiei contabile: grupuri profesionale
diverse, ca o consecin a adoptrii noilor tehnologii i, n special a implementrii
sistemelor ERP, ncep s nvee s execute sarcini specifice contabilitii. Pe de
alt parte, hibridizarea nsemn c profesionitii contabili trebuie s dein
cunotine hibride, adic trebuie s aib expertiz att n contabilitate, ct i n
probleme generale legate de sistemele i tehnologiile informaionale.
n anticiparea acestor dezvoltri, AICPA1 (American Institute of Certified Public
Accountants) a nfiinat n 1997 comitetul special SCAS (Special Committee on
Assurance Services) care a propus cteva tipuri de servicii contabile noi. SCAS a
extins gama serviciilor contabile pentru a putea cuprinde att servicii tradiionale
care au ca obiectiv credibilitatea informaiei (cum este auditul), dar i servicii care
au ca obiectiv relevana informaiei i utilizarea ei ct mai eficient n luarea
deciziilor.
Serviciile contabile devin din ce n ce mai extinse, ceea ce, n schimb, solicit
un nivel extrem de nalt de pregtire i competen din partea profesionitilor
contabili. n mod tradiional, rolul contabilului n organizaie era neles ca fiind acela
de a nregistra fluxurile monetare ale organizaiei n termeni de intrri i ieiri, de a
interpreta aceste informaii i de a le raporta utilizatorilor. Astzi, se ateapt ca
profesionitii contabili s fie antreprenori, analiti financiari, specialiti n vnzri,
buni comunicatori, negociatori, specialiti n relaii cu publicul i manageri [IFAC,
1996]. Conform lui P. Favaro (2001), profesionitii contabili trebuie s joace astzi
un rol dinamic n patru domenii critice:
conducerea organizaiei;
planificarea strategic;
managementul informaiei;
relaiile cu investitorii.
1 www.aicpa.org/
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-29
Aceste observaii sunt concordante cu opiniile autorilor T. Malone i J. Rockart
(1995): Ce se va ntmpla pe msur ce societatea global de astzi se va
ndrepta ctre o lume n care cantiti enorme de informaii devin disponibile i pot
fi uor de obinut? n mod evident, aceast lume va necesita noi servicii att
automate, ct i umane, pentru a filtra acest volum enorm de informaii disponibile.
n general, pe msur ce volumul de informaii crete, oamenii care pot analiza,
nelege i aciona creativ asupra informaiilor n situaii care nu pot fi automatizate
vor deveni mult mai valoroi. Astfel, volumul mare de informaii disponibile pentru
utilizatorii interni i externi determin noi oportuniti pentru profesionitii contabili,
ei fiind aceia care pot determina care informaii sunt relevante pentru luarea
deciziilor i cum trebuie utilizate aceste informaii.
Extinderea serviciilor este doar un exemplu despre cum evoluiile n domeniul
tehnologiei informaiei creeaz noi oportuniti pentru profesionitii contabili.
Urmtoarele exemple vin s ntreasc aceast afirmaie:
informatizarea a creat cerere pentru analiti, proiectani i implementatori de
sisteme informaionale contabile. Aceast cerere este n continu cretere
pe msur ce afacerile adopt tehnologii i produse software din ce n ce
mai sofisticate;
complexitatea n cretere a sistemelor informaionale de afaceri creeaz noi
oportuniti pentru fraude, ceea ce sporete cererea pentru auditarea
fraudelor, auditarea sistemelor informaionale contabile i servicii contabile
juridice. Tendina creterii volumului i complexitii infracionalitii legat
de datele sistemelor informaionale va continua n viitor;
Internet-ul i tehnologiile sale au creat oportuniti pentru profesionitii
contabili n domeniul serviciilor de consultan;
dezvoltarea sistemelor inteligente (inteligena artificial, ageni inteligeni)
poate conduce ctre nlocuirea contabilului din activitile de rutin. Astfel,
profesionistul contabil va trebui s se orienteze ctre servicii cu valoare
adugat ridicat. Ele transform profesionistul contabil din productor de
informaii n creator de cunotine.
O implicaie semnificativ a dezvoltrii societii informaionale, evident din
exemplele anterioare, este c multe din noile oportuniti care apar pentru
profesionitii contabili necesit cunotine avansate n domeniul tehnologiei
informaiei. Pentru abordarea cu succes a unor astfel de servicii, contabilii vor avea
nevoie de pregtire i aptitudini profesionale mult mai avansate dect aveau n
trecut. Deseori sunt exprimate ngrijorri n ceea ce privete abilitatea
profesionitilor contabili de a concura cu succes ntr-o pia a serviciilor
informaionale n permanent dezvoltare. De fapt, conform lui Tallberg (1996), muli
dintre liderii profesiei contabile sunt de acord c dac profesionitii contabili nu
obin competene n domeniul IT, vor avea mari probleme n ceea ce privete
continuarea exercitrii profesiei.
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-30
La nivel internaional, profesia, dei lent, pare s rspund la astfel de
ngrijorri. AICPA a publicat nc din 1996 o monografie intitulat Competenele IT
n profesia contabil. Strategiile de implementare ale AICPA pentru Ghidul
Internaional de Educaie nr. 11 Implicaii ale educaiei i practicii [AICPA, 1998]
recomand o atenie sporit fa de tehnologiile informaionale att n pregtirea
universitar, ct i n pregtirea continu a profesionitilor contabili. n plus, AICPA
a ncheiat parteneriate cu organizaii mari din domeniul tehnologiei informaiei,
printre care i Microsoft, n scopul oferirii de pregtire avansat n acest domeniu
pentru profesionitii contabili practicieni.
n Ghidul Internaional pentru Educaie (Information Technology in the
Accounting Curriculum), IFAC1 sintetizeaz dezvoltrile n domeniul tehnologiilor
informaionale i oportunitile pe care acestea le prezint pentru profesia contabil
astfel [IFAC, 2006]:
contabilul utilizator al tehnologiilor informaionale. Ca utilizatori, membrii
profesiei contabile trebuie s fie cunosctori ai unor domenii cum ar fi:
prelucrarea electronic, calculatoare, pachete de aplicaii software, Internet
necesare pentru activitile lor;
contabilul manager al sistemelor informaionale: membrii profesiei contabile
trebuie s dein cunotine despre aspecte legate de personal, evaluarea
performanelor, proceduri, control, salvarea i sigurana datelor, metode de
management al proiectelor, toate n contextul utilizrii tehnologiilor
informaionale;
contabilul proiectant de sisteme informaionale: membrii profesiei trebuie s
aib cunotine despre metodele i tehnicile alternative de proiectare a
sistemelor informaionale i s fie n msur s le selecteze pe cele care se
potrivesc cel mai bine sistemelor din domeniu contabilitii;
contabilul implementator de sisteme informaionale: membrii profesiei trebuie
s cunoasc tehnologiile informaionale i sistemele informatice existente,
s urmreasc evoluia lor i s fie capabili s le implementeze i s le
utilizeze eficient n activitatea lor;
n Romnia, lucrurile n acest domeniu evolueaz mai lent. Deoarece nu dorim
o analiz exhaustiv din acest punct de vedere a situaiei profesiei contabile din
Romnia, enunm doar trei observaii care s vin n sprijinul afirmaiei fcute:
n cadrul Programului naional de dezvoltare profesional continu stabilit
de ctre CECCAR pentru perioada 2007-2011, exist un singur curs care
abordeaz tehnologiile i sistemele informaionale contabile, Cursul 4 -
Sisteme Informatice [CECCAR, 2008b]. Cursul de Sisteme Informatice, este
inclus n Programul cadru de pregtire adresat nivelului mediu i avansat.
Facem observaia c acest curs nu s-a regsit ns n nici unul din
1 www.ifac.org
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-31
calendarele cursurilor de pregtire ale filialelor CECCAR din ar, stabilite
pentru anii 2007, 2008 i 2009;
curicula pregtirii superioare este, de asemenea, srac n cursuri dedicate
domeniului tehnologiilor informaionale. Ea cuprinde de cele mai multe ori
un curs introductiv, un curs de baze de date, n cel mai bun caz i un curs
dedicat programelor de contabilitate;
o adevrat lovitur dat domeniului, aa cum aprecia profesorul Ioan
Andone n lucrarea Contabilitate, tehnologie i competitivitate (2006), a fost
eliminarea specializrii Informatic de gestiune din cadrul domeniului de
doctorat Contabilitate. Acesta a fost, probabil, unul din motivele care au
determinat o tendin nepermis de diminuare a ponderii disciplinelor de
informatic n pregtirea contabililor din Romnia.
Astzi, prin informatizarea pe scar larg a activitii organizaiilor toate
problemele, chiar i cele n domeniul contabilitii, duc la software [Arnold, Sutton,
2007]. Mai mult de jumtate din timpul de lucru al unui contabil poate fi destinat
proiectrii i implementrii sistemului, negocierilor pentru achiziionarea software-
ului, instruirii altor persoane pentru utilizarea noului sistem i integrrii noului sistem
n platforma de lucru. Muli contabili sunt n mod curent implicai n implementarea
sistemelor ERP. Implementarea unui astfel de sistem presupune reorganizarea
activitii organizaiei dup modelul software-ului, sau adaptarea software-ului la
particularitile activitii organizaiei. Adaptarea unui software complex cum este
un sistem ERP, nu este deloc simpl i necesit proiecte dedicate, laborioase i
costisitoare. n general, sistemele ERP au avut implicaii notabile pentru
profesionitii contabili. Sarcinile pe care ei trebuie s le execute includ din ce n ce
mai mult alte sarcini dect cele tipice de contabilitate, cum ar fi:
participarea la proiectarea general a sistemului informaional prin
evaluarea cerinelor standard i ad-hoc de raportare curente i viitoare;
participarea la achiziionarea software-ului;
participarea la implementarea software-ului;
instruirea celor care vor utiliza sistemul ERP;
activiti legate de mentenana sistemului.
Asemenea proiecte nseamn c profesionitii contabili primesc o nou slujb
ca principali utilizatori ai noului sistem, inclusiv mentenana sistemului [Granlund,
2007]. Ei devin responsabili pentru efectuarea schimbrilor n sistem atunci cnd
este nevoie din cauza schimbrilor organizaionale sau noilor cerine de raportare
de exemplu.
Cu astfel de schimbri strategice, profesionitii contabili ar trebui s fie capabili
s-i dezvolte aptitudini necesare pentru a concura cu succes pe piaa noilor
servicii informaionale. Aceast viziune este mprtit de muli dintre liderii
profesiei. De exemplu, Robert Mednick, fost preedinte al AICPA, observa nc din
1996: ... recenta explozie a informaiei va solicita aptitudini noi i n cretere pentru
profesionitii contabili n ceea ce privete analiza, obinerea i evaluarea
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-32
informaiilor. Aceast nou lume va deschide reale oportuniti pentru noi servicii,
servicii aductoare de plus-valoare din partea profesiei. Dac vom rspunde
acestor provocri serios i entuziast, nu exist nici un motiv ca s nu privim
profesionitii de astzi ca fiind primii profesioniti ai informaiei de mine
[Mednick, 1996]. Schimbarea de la rolul de contabil la cel de profesionist al
informaiei perpetueaz trendul istoric ctre crearea de locuri de munc de nivel
ridicat n domeniu, prin extinderea funciilor contabililor de la nivel de execuie.
Exist motive de optimism pentru viitorul profesiei contabile. Profesionitii
contabili joac un rol din ce n ce mai important n societatea informaional. Astfel,
vor exista numeroase noi oportuniti pentru contabili, care vor trebui s ofere
servicii din ce n ce mai valoroase n viitor. Creterea nivelului de cunotine i
aptitudini necesare pentru oferirea unor astfel de servicii, vor impune o mai mare
specializare a contabililor, precum i o cretere a nivelului lor de pregtire
profesional. Aceste schimbri ar trebui, de asemenea, s creasc nivelul profesiei
i s mbunteasc calitatea serviciilor oferite de membrii ei. Pe de alt parte,
profesionitii contabili care nu se vor adapta la noile condiii i cerine vor avea
enorme dificulti n a-i exercita profesia sau chiar vor fi incapabili s-i mai
exercite profesia.
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-33
1.7. Verificarea cunotinelor
1. Care sunt caracteristicile calculatoarelor mainframe i ale produselor
software pentru contabilitate dezvoltate pentru aceste calculatoare?
2. Care sunt caracteristicile minicalculatoarelor i a produselor software pentru
contabilitate dezvoltate pentru aceste calculatoare?
3. Descriei caracteristicile tipurilor de produse software pentru contabilitate n
funcie de granularitatea proiectrii;
4. Ce presupun scalabilitatea, performana i adaptabilitatea produselor
software pentru contabilitate?
5. Prezentai nivelurile de proiectare a produselor software pentru contabilitate
bazate pe componente.
6. Prezentai arhitecturile client/server ale produselor software pentru
contabilitate.
7. Caracterizai produsele software pentru contabilitate n contextul dezvoltrii
sistemelor integrate de ntreprindere.
8. Prezentai caracteristicile d-contabilitii;
9. Prezentai caracteristicile i-contabilitii;
10. Prezentai caracteristicile k-contabilitii;
11. Care sunt efectele cele mai vizibile ale noilor tehnologii informaionale
asupra profesiei contabile?
12. Care sunt noile competene pe care trebuie s le aib profesionistul contabil
n contextul noilor tehnologii informaionale?
13. Dac pentru obinerea datelor ntr-o alt ordine este necesar crearea unui
alt fiier, datele sunt organizate n:
a. Fiiere indexate;
b. Baze de date relaionale;
c. Fiiere secveniale;
14. Dac un produs software pentru contabilitate suport oricnd creterea
numrului de utilizatori:
a. Produsul este adaptabil;
b. Produsul este performant;
c. Produsul este scalabil.
15. Care din urmtoarele tipuri de produse software pentru contabilitate sunt
mai adaptabile?
a. Produsele modulare;
b. Produsele bazate pe procese;
c. Produsele bazate pe componente;
16. Care din urmtoarele tipuri de produse software pentru contabilitate au o
granularitate mai mare?
a. Produsele modulare;
-
Evolutia dezvoltrii produselor software pentru contabilitate
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-34
b. Produsele bazate pe procese;
c. Produsele bazate pe componente;
17. Existena unui server de baze de date i a staiilor client permite obinerea:
a. Unei arhitecturi client/server pe 2 niveluri;
b. Unei arhitecturi client server pe 3 niveluri;
c. Unei arhitecturi client server pe n niveluri;
18. Care este cel mai mare productor romn de produse ERP:
a. TotalSoft;
b. WizRom
c. Siveco;
19. Sistemele de contabilitate autonome, parial integrate i integrate sunt
caracteristice:
a. D-contabilitii;
b. I-contabilitii;
c. K-contabiltii;
20. Care din urmtoarele enunuri este fals
a. Hibridizarea profesiei contabile presupune ca profesionitii contabili
s instruiasc utilizatorii programului de contabilitate;
b. Hibridizarea profesiei contabile presupune ca profesionistul contabil
s fie capabil s fie capabil s ntocmeasc evidene contabile pentru
entiti cu obiecte de activitate ct mai variate;
c. Hibridizarea profesiei contabile presupune ca operatorul de la
facturare s realizeze articolul contabil pentru facturile emise;
-
Contabilitatea ca sistem informaional
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-35
Cap.2. Contabilitatea ca sistem informaional
M.W. Glautier i B. Underdown (2001) consider contabilitatea drept cel mai
important subsistem al sistemului informaional al unei organizaii. De asemenea,
contabilitatea este principala surs de informaii la nivelul unei organizaii. Evidena
economic furnizeaz 80% din totalul informaiilor care circul n cadrul unei
organizaii. Dintre acestea, 46-50% sunt informaii furnizate de contabilitate [Mati,
2003].
2.1. Atributele contabilitii ca sistem informaional
n 1941, American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) definete
contabilitatea ca fiind arta de a nregistra, clasifica i sintetiza ntr-o manier
relevant i n termeni de bani, tranzaciile i evenimentele care au, n parte cel
puin, un caracter financiar i de a interpreta rezultatele acestora. Ca urmare a
creterii i dezvoltrii economice, nelesul termenului contabilitate treptat a devenit
mult mai larg. n 1966, American Accounting Association (AAA) definete
contabilitatea drept procesul de identificare, msurare i comunicare a informaiilor
economice pentru a permite utilizatorilor de informaii s emit judeci i s ia
decizii informate. Mai mult, n 1970, Accounting Principles Board al AICPA
precizeaz c funcia contabilitii este aceea de a oferi informaii cantitative, n
principal de natur financiar, despre entitile economice, care s fie utile n
luarea deciziilor economice. Astfel, contabilitatea poate fi definit ca: procesul de
identificare, msurare, nregistrare i de comunicare a evenimentelor economice,
considerate n termeni de tranzacii economice i de afaceri, utilizatorilor interesai
[Needles et al., 2001].
ntr-o accepiune mai recent i autohton, principala surs de drept contabil1,
consider contabilitatea drept instrument principal de cunoatere, gestiune i
control al patrimoniului i al rezultatelor obinute. Pe aceeai linie se nscriu i
opiniile cercettorilor renumii n domeniu: N. Feleag, L. Malciu (2002, 2004a), M.
Ristea, C.G. Dumitru (2005, 2006), E. Horomnea (2003b), M. Ristea (2003b), D.
Mati et al. (2004, 2005), O. Clin et al. (2008) care consider contabilitatea o
tiin care observ i cuantific n limbaj cifric existentul i micrile produse n
1 Legea contabilitii nr. 82/1991, modificat i republicat n MO 454/18.06.2008
-
Contabilitatea ca sistem informaional
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-36
structura patrimoniului, determin mrimea acestor modificri, delimiteaz cauzele
care le-a generat, stabilind n final natura rezultatelor obinute.
ntr-o accepiune mai general, de natur social, E. Horomnea consider
contabilitatea drept aritmetic a afacerilor, un sistem logic i raional de informare
specializat, supus unor convenii i norme definite social. ... limbaj formalizat de
comunicare pentru lumea afacerilor [Horomnea et al., 2007].
Definiiile de mai sus conin patru atribute eseniale ale contabilitii [Bodnar,
Hopwood, 2004; Needles et al., 2001]:
evenimentele economice;
operaiile specifice: identificarea, msurarea, nregistrarea i comunicarea;
organizaia;
utilizatorii informaiei contabile.
Evenimentele economice
Un eveniment economic reprezint o consecin produs ntr-o entitate
economic. Evenimentele economice sunt clasificate n evenimente externe i
evenimente interne. Un eveniment extern implic un transfer/schimb a ceva de
valoare ntre dou sau mai multe entiti. Acest transfer/schimb poart denumirea
de tranzacie. Un eveniment intern este un eveniment economic care apare i se
desfoar n ntregime n cadrul unei organizaii.
Din punctul de vedere al evenimentelor, contabilitatea se confrunt astzi cu
dou provocri majore:
creterea numrului i importanei evenimentelor externe pentru orice
organizaie;
schimbarea mijloacelor de producere a evenimentelor economice, acestea
devenind din ce n ce mai mult mijloace de natur electronic.
Operaiile specifice
Identificarea nseamn determinarea a ceea ce va fi nregistrat, ceea ce
presupune clasificarea evenimentelor ce vor fi nregistrate de ctre contabilitate.
Implic activiti de observare i selectare a acelor evenimente economice care
sunt considerate c fac parte din evidena contabil a activitii economice.
Tranzaciile de afaceri i alte evenimente economice sunt evaluate pentru a
determina dac acestea trebuie nregistrate ca tranzacii contabile. Gradul de
pregtire a angajailor, schimbrile survenite n politicile manageriale i schimbrile
de personal, de exemplu, sunt importante, dar nici una din ele nu sunt nregistrate
n conturi.
n ceea ce privete identificarea, o provocare major o constituie faptul c, n
condiiile unor sisteme informaionale contabile din ce n ce mai performante,
identificarea va trebui s fie realizat automat de ctre acestea, i nu de ctre
profesionistul contabil.
-
Contabilitatea ca sistem informaional
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-37
Msurarea nseamn cuantificarea (inclusiv evaluarea) tranzaciilor de afaceri
n termeni financiari, utiliznd unitatea monetar ca unitate de msur. Dac un
eveniment nu poate fi urmrit, cuantificat n termeni monetari, atunci nu este luat n
considerare pentru nregistrarea n contabilitate. Acesta este motivul pentru care
evenimente importante cum ar fi numirea unui nou director, semnarea unui contract
sau schimbarea de personal nu se regsesc n registrele contabile.
Din acest punct de vedere provocarea major care face obiectul multor
cercetri n domeniu o reprezint astzi msurarea i nregistrarea n contabilitate
a bunurilor intangibile: know-how, abiliti, personalitate, reputaie i experien,
documentaia unui produs software etc.
nregistrarea reprezint ansamblul operaiilor de sintetizare i agregare a
datelor contabile obinute n urma identificrii i msurrii. Odat ce evenimentele
economice sunt identificate, msurate i exprimate n termeni monetari, acestea
sunt nregistrate n registrele contabile n ordine cronologic i ntr-o manier
sistematic. Un eveniment trebuie nregistrat att n cuvinte, ct i n cifre1.
n condiiile dezvoltrii tehnologiilor i sistemelor informaionale, nregistrarea va
trebui s devin (ntr-o bun msur a devenit deja) o operaie complet
automatizat.
Comunicarea. Evenimentele economice sunt clasificate, msurate i
nregistrate cu scopul de a obine informaii pertinente i de a le comunica, ntr-o
anumit form, managementului i altor utilizatori interni i externi. Informaiile sunt
comunicate prin intermediul situaiilor financiare obligatorii (registre, balane de
verificare, bilanul, contul de profit i pierdere, situaia modificrilor capitalului
propriu, situaia fluxurilor de trezorerie, note explicative)2 i a rapoartelor.
Rapoartele pot fi zilnice, sptmnale, lunare, trimestriale, anuale n funcie de
necesitile de informare ale utilizatorilor.
n condiiile n care, prin utilizarea noilor tehnologii i sisteme informaionale,
procesul de raportare va deveni din ce n ce mai mult un proces automat, un factor
important n procesul de comunicare a informaiilor contabile este capacitatea
profesionistului contabil de a concepe noi rapoarte i de a interpreta datele
raportate. Sistemul informaional contabil trebuie s fie capabil s comunice n timp
util, informaia care trebuie, persoanei care trebuie. O alt provocare major o
constituie existena unor limbaje de raportare standardizate care vor trebui s fie
utilizate i n Romnia. Astfel de limbaje sunt XML (Extensible Markup Language)
i XBRL (Extensible Business Reporting Language).
Organizaia reprezint ansamblul structurilor de natur uman, material,
tehnologic, informaional i funcional, constituit n vederea desfurrii de
activiti economice pentru producerea de bunuri i servicii [Verboncu, 2005].
1 Legea contabilitii nr. 82/1991, modificat i republicat n MO 454/18.06.2008
2 OMF nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene,
publicat n MO nr. 1.080 bis/30.11.2005
-
Contabilitatea ca sistem informaional
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-38
Activitile pot fi organizate prin alegerea celei mai potrivite forme de organizare
care s se potriveasc cu natura i volumul de activitate efectuat. Potrivit Legii
contabilitii1, urmtoarele entiti patrimoniale sunt obligate s organizeze i s
conduc contabilitate proprie:
societile comerciale;
societile, companiile naionale;
regiile autonome;
societile cooperatiste;
Banca Naional a Romniei i societile bancare;
institutele naionale de cercetare-dezvoltare;
instituiile publice;
unitile de asigurri sociale, altele dect cele de stat;
asociaiile i celelalte persoane juridice cu i fr scop lucrativ;
personale fizice autorizate s desfoare activiti independente.
ncepnd cu adoptarea Legii nr. 259/2007 din 19/07/2007 pentru modificarea i
completarea Legii contabilitii nr. 82/19912, sunt obligate s organizeze i s
conduc contabilitate proprie i subunitile fr personalitate juridic, cu sediul n
strintate, care aparin persoanelor prevzute la alin. (1) i (2), cu sediul sau
domiciliul n Romnia, precum i subunitile fr personalitate juridic din
Romnia care aparin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul n strintate.
Astzi, fenomenul globalizrii i dezvoltarea tehnologiilor informaionale fac ca
organizaiile s nu mai fie structuri monolitice, ci ele tind s devin din ce n ce mai
mult structuri complexe, interdependente i interoperabile cu alte structuri i
organizaii, rezultatul fiind aa numitele organizaii virtuale. Aceast evoluie
reprezint o alt provocare creia contabilitatea va trebui s-i rspund n viitorul
apropiat.
Utilizatorii informaiilor contabile
Oferta informaional a contabilitii se circumscrie devizei conform creia
producia fr consum nu are sens. Fr o comand social determinat, acest
gen de informaie nu ar putea exista [Horomnea, 2003b].
Utilizatorii informaiei contabile sunt structurai n urmtoarele trei categorii
[Horomnea et al., 2007; Needles et al., 2001; Kimmel et al., 2008]:
utilizatori interni din cadrul managementului firmei: proprietari, parteneri,
membrii consiliului de administraie, manageri, efi de departamente,
supervizori (cenzori);
utilizatori externi care au un interes financiar direct:
o investitori actuali sau poteniali folosesc informaiile contabile pentru a
decide dac cumpr, pstreaz sau vnd investiiile ntr-o entitate
economic;
1 Legea contabilitii nr. 82/1991, modificat i republicat n MO 454/18.06.2008
2 Legea 259/2007 pentru modificarea i completarea Legii contabilitii nr. 82/1991 publicat n MO
nr.506 din 27 iulie 2007.
-
Contabilitatea ca sistem informaional
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-39
o creditori actuali sau poteniali (bnci, instituii financiare, deintorii de
obligaiuni i ali creditori) evalueaz riscul acordrii de credite sau
mprumutrii de bani unei organizaii, pe baza informaiilor contabile i a
altor informaii obinute n legtur cu organizaia respectiv;
utilizatori externi care au un interes financiar indirect: instituii fiscale,
instituii de control, grupuri diverse cum ar fi: sindicate, clieni, publicul,
consultani financiari etc. Acetia, pentru luarea diferitelor decizii, sunt
indirect interesai de starea financiar a unei organizaii, de capacitatea sa
de a-i onora obligaiile pe termen scurt i lung, de capacitatea de a face
profit n viitor etc.
Utilizatorii interni, la rndul lor, sunt grupai pe cele trei niveluri de management
[Bodnar, Hopwood, 2004; Kimmel et al., 2008]:
managementul de nivel nalt;
managementul de nivel mediu;
management de nivel sczut.
Necesitile lor de informare sunt diferite deoarece tipurile de decizii pe care le
iau sunt diferite. Managementul la nivel nalt este concentrat pe planificarea
strategic, managementul de nivel mediu are drept scop planificarea operaional
i controlul, iar managementului de nivel sczut i revin deciziile legate de operaiile
de execuie i control (figura 5). Informaiile sunt oferite n legtur cu diferite
aspecte: resursele bneti, estimrile vnzrilor, rezultatul operaiunilor, poziia
financiar, sursele fondurilor etc.
Figura nr. 5 Utilizatorii interni i informaia contabil (prelucrare dup: Bodnar, Hopwood, 2004)
Principalele surse de informare pentru utilizatorii externi sunt situaiile financiare
i rapoartele anuale, bianuale i trimestriale ale organizaiei. Aceste situaii i
rapoarte arat situaia financiar i performana organizaiei i cuprind rapoartele
auditorilor, rapoartele managerilor i alte informaii. Situaiile financiare bianuale i
SSttrraatteeggiicc
TTaaccttiicc
OOppeerraaiioonnaall
TTrraannzzaacciioonnaall
MMaannaaggeemmeenntt ddee nniivveell
mmeeddiiuu
MMaannaaggeemmeenntt
ddee nniivveell nnaalltt
aaggrreeggaarree ii
ffiillttaarree
MMaannaaggeemmeenntt
ddee nniivveell
sscczzuutt
-
Contabilitatea ca sistem informaional
Lect. Dr. Gianina Mihai PPC-40
trimestriale nu sunt auditate. n afar de aceste situaii, utilizatorii externi pot
accesa site-urile web ale organizaiilor i ale burselor de valori pentru a obine
rapoarte