German Economic Team Moldova
Ulrike Bechmann, Jörg Radeke
Echipa Economică Germană în Moldova
Berlin/Chișinău, octombrie 2015
Concepția sistemului modern
de evidență a muncii salariaților
Seria de note de politici [PB/08/2015]
German Economic Team Moldova
Istoricul problemei și obiective
Istoricul problemei • Reglementările în domeniul muncii în Moldova cer ca patronii și angajații să
mențină carnetul de muncă pe suport de hârtie
• Problema înlocuirii este discutată din 1998 când au fost introduse carnetele de muncă de model “nou”
• 2007: a fost creat grupul de lucru în cadrul Ministerului Justiției în vederea reformării carnetelor de muncă
• Sondajul condus în rândurile managerilor pentru Resurse Umane: majoritatea s-a pronunțat pentru înlocuire
Obiective
• Partea 1: Evaluarea carnetelor de muncă existente
• Partea 2: Măsuri în vederea trecerii la un sistem modern de evidență a muncii salariaților
2
German Economic Team Moldova
Partea 1: Evaluarea carnetelor de muncă existente
3
German Economic Team Moldova
Scopul inițial al carnetelor de muncă
Funcțiile de bază în momentul introducerii lor:
• Evidența privind plățile și contibuțiile de asigurare socială (evidența experienței de muncă și a anilor de muncă asigurate)
• Evidența privind educația și ocupația în câmpul muncii
• Dovadă a contractului de muncă
• Motivul concedierii (patronul trebuie să menționeze motivul; este o măsură de protejare a angajatului)
• Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă
Concluzie: Înainte de introducerea sistemelor electronice carnetele de muncă reprezentau instrumente importante în vederea evidenței muncii salariaților
4
German Economic Team Moldova
Datele colectate în carnetele de muncă
5
Datele personale
• Numele și prenumele • Data nașterii • Starea civilă și modificările cu privire la starea civilă • Numele și prenumele soției/soțului/copiilor
Datele referitoare la educație
• Denumirile instituțiilor de învățământ primar și secundar absolvite
• Denumirea universității și titlul obținut
• Perioada de studii
• Calificările
Datele referitoare la muncă
• Denumirea unității care eliberează carnetul de muncă
• Data perfectării documentului și semnătura patronului
• Competențele profesionale
• Informațiile privind relația patron - angajat (data angajării și data concedierii, denumirea
unității de muncă, denumirea funcției, promovările, motivul concedierii) confirmate prin
ștampilă și semnatura persoanei responsabile pentru Resurse Umane
Alte date
Numărul de identificare de stat al angajatului (IDNP) Numărul de identificare a întreprinderii unde lucrează angajatul (IDNO)
German Economic Team Moldova
Relevanța mică a carnetelor de muncă în zilele de azi
Evidența plăților și contribuțiilor de asigurare socială
• Relevanța mică pentru calcularea pensiei • Din anul 1999 există registrul electronic privind contribuțiile de asigurare socială sub
supravegherea CNAS • Drepturile la pensie dobândite până la anul 1999 sunt bazate pe carnetele de muncă
Evidența privind educația și ocupația în câmpul muncii
• Creșterea rolului CV-urilor • Dar: Carnetul de muncă uneori este cerut în calitate de un “document oficial”
Dovada contractului de muncă și motivul concedierii
• Obligația legală de a menține carnetele de muncă pentru a verifica faptul existenței relației de muncă (angajării în câmpul muncii)
• Informațiile de prisos: Contractele de muncă și baza de date CNAS, precum și acordul de concediere servesc acestui scop
Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă
• Carnetele de muncă sunt documente importante cerute în procesul inspecțiilor de muncă • Cu toate acestea, inspectoratul de muncă deja are un oarecare acces la datele CNAS
6
German Economic Team Moldova
Cerințele față de sistemul modern de evidență a muncii salariaților
• Facilitarea administrării pentru toate părțile interesate
• Minimizarea datelor de prisos
• Schimbul de informații și date dintre organele de stat
• Securitatea datelor și confidențialitatea
• Protejarea împotriva fraudei
• Permisiunea înregistrării la timp a contractelor de muncă
• Informarea angajaților despre schimbările în carnetele lor de muncă în vederea verificării informației cu cea prezentată de patron
Concluzie: Carnetele de muncă nu corespund cerințelor sistemului modern de evidență a muncii salariaților
7
German Economic Team Moldova
Evaluarea generală și recomandarea
Evaluarea
• Carnetele de muncă pe suport de hârtie sunt învechite, funcțiile acestora sunt preluate de alte instrumente
• Carnetele de muncă nu îndeplinesc cerințele sistemului modern de evidență a muncii salariaților
Recomandarea principală
• De a înlocui carnetele de muncă vechi cu un sistem electronic modern de evidență a muncii salariaților
8
German Economic Team Moldova
Partea 2: Măsuri în vederea trecerii la un sistem modern de evidență a muncii salariaților
9
German Economic Team Moldova
Sarcinile de bază necesare pentru modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților din Moldova
10
Proiectarea și crearea bazei de date
• A preciza cerințele față de date
• A conceptualiza baza de date
• A defini drepturi de acces
Modificarea Codului Muncii
• Cadrul temporar
• Obligațiile patronilor și angajaților
• Reglementările privind securitatea
Opțional: Digitarea carnetelor de muncă
• A colecta carnetele de muncă
• A scana și a introduce datele relevante
• A întoarce carnetele de muncă angajaților
Sursa: Imagine proprie
German Economic Team Moldova
Sarcina 1: Proiectarea și crearea bazei de date potrivite
A specifica cerințele față de date și concepția bazei de date
• Consultația cu viitorii utilizatori ai bazei de date
• Definirea datelor care vor fi stocate (în funcție de utilizatori și scop)
• Compararea cu datele existente
• Definirea celor care vor avea acces la date și a categoriilor de date
• Crearea canalelor de prezentare a datelor
• Crearea rapoartelor de date pentru utilizatori
• Determinarea instituției responsabile pentru baza de date
Nota: Această sarcină trebuie să fie realizată cu ajutorul specialistului extern privind baze de date
11
German Economic Team Moldova
Lista datelor stocate actualmente de CNAS
Datele personale
• Numărul de identificare și numele angajatului • Adresa angajatului
Datele privind lucru
• Numărul de identificare și denumirea întreprinderii
• Perioada angajării (data, indicarea lunii)
• Numărul zilelor de lucru pe săptămână
• Categoria asigurării (de exemplu, funcționar public, angajat într-o companie
privată, etc.)
• Funcția angajatului
• Salariul lunar
• Concediul medical
• Contribuța de asigurare socială a angajatului (calculată și de facto)
• Contribuția de asigurare socială a patronului (calculată și de facto)
12
Sursa: Analiza proprie
German Economic Team Moldova
O atenție deosebită: Accesul angajaților la date
• O prioritate trebuie să fie asigurarea angajaților a unui acces bun la datele lor
Măsuri
• Permisiunea de a accesa datele stocate online
• Asigurarea raportului standardizat la intervale regulate cel puțin o dată la inițierea relației de muncă și la terminarea ei
• Astfel angajații pot verifica corectitudinea raportării privind angajare și plăți
Dacă va fi de succes, atunci sistemul nou de evidență a muncii ar putea deveni un instrument important în lupta împotriva angajării neformale
13
German Economic Team Moldova
Sarcina 2: Modificarea Codului Muncii
Perioada de tranziție de 6 luni
• Introducerea și testarea sistemului nou de evidență a muncii salariaților
• În perioada de tranziție folosirea carnetelor de muncă paralel cu registrul electronic
Obligațiile patronului
• Specificarea datelor prezentate și a termenelor limite pentru prezentare
• Obligația de a elibera angajatului copia contractului de muncă, acordul de concediere și certificatul de angajare
Acces la date și protejarea datelor personale
• Reglementarea drepturilor de acces
• Balanța dintre protejarea datelor și facilitarea procesului de lucru
Reglementarea securității datelor
• Sistemul învechit decentralizat
• Notificarea angajaților despre schimbările în datele lor
14
German Economic Team Moldova
Sarcina opțională: Digitarea carnetelor de muncă
Notă: Digitarea carnetelor de muncă nu este strict necesară în contextul abolirii obligației de a menține carnetele de muncă
Motivele digitării carnetelor de muncă
• Calcularea drepturilor de pensie poate fi făcută în formă electronică
• Angajații nu sunt obligați să păstreze carnetele de muncă de model vechi
Măsuri necesare:
1. Colectarea carnetelor de muncă, de exemplu de către inspectoratele locale
2. Scanarea carnetelor de muncă
3. Transmiterea documentelor scanate la CNAS cu scopul încorporării acestora în baza de date
4. Restituirea carnetelor de muncă la întreprinderile și înmânarea lor angajaților
15
German Economic Team Moldova
Cadrul temporar
Sarcina Luna Instituția 1 Aprobarea guvernului 1 Ministerul Muncii 2 Proiectarea bazei de date
a) Consultarea cu părțile interesate
b) Dezvoltarea cazurilor de utilizatori
c) Cerințele privind datele
2-3 Ministerul Muncii, CNAS, consultantul extern
3 Lansarea registrului nou de evidență a muncii 3-4 Consultantul extern, CNAS
4 Testarea registrului nou de evidență a muncii 5 Consultantul extern
5 Proiectul Codului Muncii modificat și legislația secundară
3-6 Ministerul Muncii
6 Pregătirea personalului relevant 6-8 CNAS, Ministerul Muncii, Inspectoratul Muncii
7 Campania informațională adresată patronilor și angajaților
6-8 CNAS, Ministerul Muncii
Împrejurarea neprevăzută 2 luni
Cadrul temporar necesar 8-10 luni Perioada de tranziție (carnetele de muncă există paralel cu noul registru electronic)
6 luni
Înlocuirea carnetelor de muncă pe suport de hârtie cu registrul electronic
Cerința legală în vederea abolirii carnetului de muncă pe suport de hârtie
16
German Economic Team Moldova
Beneficiile sistemului modern de evidență a muncii salariaților
• Aduce sistemul în corespundere cu cele mai bune practici internaționale
• Facilitează povară administrativă
• Facilitează accesul la datele introduse pentru toate părțile interesate cu scopul verificării acestora
• Facilitarea lucrului organelor de administrare publică, de exemplu al inspectoratelor de muncă
• Simplificarea schimbului de informații dintre autoritățile relevante
• Reducerea fraudei
• Îmbunătățirea sistemului de piedici și contraponderi
• Reducerea stimulării angajării neformale
Concluzie: Reforma cu costuri joase și cu beneficii semnificative
17
German Economic Team Moldova 18
Contacte
Ulrike Bechmann
Jörg Radeke
German Economic Team Moldova
c/o BE Berlin Economics GmbH
Schillerstr. 59, D-10627 Berlin
Tel: +49 30 / 20 61 34 64 0
Fax: +49 30 / 20 61 34 64 9
www.get-moldova.de
Twitter: @BerlinEconomics