Transcript
Page 1: Aplicatii Project 2003

Aplicaţii informatice în Microsoft Project destinate managementului firmelor

Software-ul Microsoft Project este unul dintre cele mai puternice aplicaţii ce oferă numeroase funcţii pentru planificarea, urmărirea şi analiza proiectelor de management, metodă utilizată din ce în mai mult de managerii firmelor performante. Principala sa funcţionalitate este gestionarea unui proiect managerial de la concepţie la execuţie, iar funcţiile sale de bază sunt:

Ţine evidenţa tuturor informaţiilor referitoare la cerinţele de lucru, durata şi resursele necesare unui proiect;

Vizualizează planul unui proiect în formate standard, bine definite; Planifică activităţile şi resursele eficient, în funcţie de posibilităţile

de echilibrare ale celor 3 laturi aferente triunghiului de proiect: obiective, timp, costuri;

Permite schimbul de informaţii referitoare la proiect cu toate persoanele implicate într-o reţea Intranet sau din Internet;

Comunică eficient cu persoanele implicate în proiect, lăsând în acelaşi timp controlul final (decizia) în responsabilitatea managerului de proiect.

Unul dintre cele mai importante elemente noi aduse în versiunea Microsoft Project 2003 este aplicaţia bazată pe web Microsoft Project Central, care permite executarea unei game largi de activităţi de comunicare şi raportare între managerul de proiect şi persoanele implicate.

Crearea unui fişier Microsoft ProjectPlanificarea unui proiect de management pe baza datei de început

determină demararea tuturor activităţilor cît mai repede posibil, fapt ce oferă cea mai mare flexibilitate în procesul de planificare.

1. Executaţi click pe butonul New de pe bara cu instrumente Standard. Click Define Project.

2. În fereastra Define the Project, executaţi click pe butonul ce arată o săgeată cu vîrful în jos, iar pe ecran va apărea un calendar lunar.

3. Pe calendar este selectata automat data curenta ca dată de început a proiectului.

4. Save and Go to step 2, Bifati „No” la Collaborate on your project, Save and Go to step 3, Save and Finish

1

Page 2: Aplicatii Project 2003

Fig. 1 – Stabilirea datei de demarare a proiectului

Introducerea proprietăţilor proiectului de managementVom introduce o serie de proprietăţi care vor fi utlizate ulterior în

gestiune proiectului managerial.1. Executaţi click pe opţiunea Properties din meniul File. Pe ecranul

monitorului va fi afişată fereastra de dialog Properties. 2. Executaţi click pe opţiunea Summary.3. În caseta Title introduceţi textul: Proiect CRM.4. În caseta Subject introduceţi textul : Gestiunea informatizată a

unui proiect de management a relaţiilor cu clienţii.5. În caseta Author introduceţi numele dumneavoastră.6. În caseta Manager, introduceţi textul Florin Andreescu.7. În caseta Company, introduceţi textul S.C. ITECH S.A.8. În caseta Category, introduceţi textul: firmă distribuţie

echipamente IT9. În caseta Comments precizaţi cîteva elemente de bază ale

proiectului.10.Selectaţi caseta de validare Save Preview Picture.11.Executaţi click pe OK pentru a încheia fereastra de dialog.

2

Page 3: Aplicatii Project 2003

Fig. 2 – Introducerea proprietăţilor proiectului

Salvarea unui fişier Microsoft Project1. Executaţi click pe butonul Save de pe bara de instrumente

Standard. 2. Specificaţi numele fişierului pe care doriţi să îl creaţi: Proiect

CRM şi locaţia în care doriţi să îl salvaţi.

Introducerea de activităţi în cadrul proiectuluiÎn Microsoft Project, una dintre locaţiile în care pot fi introduse

activităţi este vizualizarea Gantt View. Diagrama cu bare apare în partea dreaptă iar în stînga este afişat un tabel (în mod prestabilit apare tabelul Entry). Identificatoarele de activitate apar afişate în partea stîngă a rîndului activităţii, iar titlurile de coloane, cum ar fi Task Name (Nume activitate) sau Duration (Durată) sunt etichete de cîmpuri. Arhitectura unui fişier Microsoft Project are mai multe în comun cu cea a unui fişier Microsoft Access decît cea a unui fişier Microsoft Excel.

3

Page 4: Aplicatii Project 2003

Vom introduce primele activităţi ale proiectului CRM:1. În tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executaţi click

pe celula situată sub titlul coloanei Task Name şi introduceţi textul: „Planificarea sarcinilor echipei de proiect”; sub titlul coloanei Duration apare 1 day? – semnul de întrebare indică că este vorba de o durată estimată.

2. Vom introduce următoarele activităţi:- „Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect”- „Stabilirea obiectielor fiecărui departament implicat în proiect”- „Crearea unui program de atragere de noi clienţi”- „Crearea unui program de fidelizare a clienţilor existenţi”

Estimarea duratelor activităţilorDurata unei activităţi reprezintă cantitatea de timp estimată pînă la

terminarea respectivei activităţi.În cazul proiectului CRM, vom estima cele 5 activităţi cu următoarele

durate: prima activitate – 2 zile, a doua activitate – 1 zi, a treia activitate 1 zi, a patra activitate – 7 zile, a cincea activitate – 9 zile.

Fig. 3 – Introducerea de activităţi şi estimarea duratelor acestora

Legarea activităţilorProiectele manageriale presupun executarea activităţilor într-o

anumită ordine. În Microsoft Project, o activitate e denumită predecesoare atunci cînd este anterioară activităţilor care depind de ea, iar o activitate este denumită succesoare cînd urmează activităţilor de care depinde. Există următoarele 4 tipuri de relaţii între activităţi:

Tip de relaţie Înseamnă:

4

Page 5: Aplicatii Project 2003

1. Sfîrşit-început (finish-to-start)

Data de sfîrşit a activităţii predecesoare determină data de început a activităţii succesoare.

2. Început-început (start-to-start)

Data de început a activităţii predecesoare determină data de început a activităţii succesoare.

3. Sfîrşit-sfîrşit (finish-to-finish)

Data de sfîrşit a activităţii predecesoare determină data de sfîrşit a activităţii succesoare.

4. Început-sfîrşit (start-to-finish)

Data de început a activităţii predecesoare determină data de sfîrşit a activităţii succesoare.

În vizualizarea Gantt Chart, relaţiile între activităţi apar sub forma

unor linii care conectează activităţile. În cadrul proiectului CRM, vom crea relaţii între activităţi de tip

sfîrşit-început.1. Executaţi click pe denumirea primei activităţi şi apoi trageţi-l către

denumirea activităţii 2, selectînd astfel zona celor 2 cîmpuri. (exact ca în cazul selectării a 2 celule dintr-o foaie de lucru Excel)

2. Apăsaţi click pe butonul Link Tasks de pe bara cu instrumente Standard (există şi în meniul Edit). Microsoft Project a schimbat data de început a activităţii 2 în ziua imediat următoare încheierii activităţii 1.

Fig. 4 – Legarea primelor 2 activităţi din cadrul proiectului

În continuare vom lega alte 2 activităţi printr-o altă metodă:3. Selectăm denumirea activităţii 3 – Stabilirea obiectivelor fiecărui

departament implicat în proiect.4. Executăm click pe butonul Task Information de pe

bara de instrumente Standard.5. Efectuaţi click pe eticheta Predecessors.6. Apăsaţi click pe celula goală situată sub titlul de coloană Task

Name şi apoi click pe butonul săgeată în jos care apare pe ecran.7. În lista Task Name, executaţi click pe opţiunea „Selectarea

persoanelor ce vor participa la proiect” care reprezintă activitatea

5

Page 6: Aplicatii Project 2003

precedentă de care vom lega activitatea 3 şi apăsaţi ENTER şi apoi OK şi astfel cele 2 activităţi sunt legate prin relaţia Finish-to-Start.

Fig. 5 – Legarea a două activităţi folosind fereastra Task Information

8. Activităţile 3 şi 4 le vom lega prin prima metodă (selectare cîmpuri şi unire prin apăsarea butonului Link Tasks).

9. Managerul de proiect consideră că activităţile 4 şi 5 trebuie să se petreacă simultan şi astefel aceste două activităţi vor fi legate printr-o relaţie de tip Început-început (Start-to-Start). Vom utiliza cea de-a doua metodă de legare a activităţilor. Vom selecta activitatea 5, vom deschide fereastra de dialog Task Information şi vom selecta sub titlul Task Name activitatea 4 (predecesoare). În cadrul cîmpului Type vom selecta opţiunea Start-to-Start pentru a lega cele 2 activităţi printr-o astfel de relaţie.

6

Page 7: Aplicatii Project 2003

Fig. 6 – Legarea a două activităţi printr-o relaţie de tip Start-to-Start

În acest moment putem observa în Gantt Chart legăturile existente între aceste activităţi.

Fig. 7 – Vizualizarea legăturilor existente între activităţile proiectului

Verificarea duratei proiectului O metodă de determinare a duratei proiectului pînă în acest stadiu este studierea ferestrei de dialog Project Information, care poată fi deschisă accesînd această opţiune din meniul Project aflat în bara de instrumente Standard. Observăm în această fereastră că data de început a proiectului este 04.10.2004 şi data de terminare estimată este 20.10.2004, ţinînd cont totodată de relaţiile între activităţi.

7

Page 8: Aplicatii Project 2003

Fig. 8 – Obţinerea de informaţii referitoare la durata proiectului

Dacă doriţi să aflaţi mai multe detalii referitoare la proiect cu ajutorul acestei ferestre Project Information, executaţi click pe opţiunea Statistics existentă în această fereastră de dialog. Introducerea unei noi activităţi După analiza planului iniţial, managerul de proiect consideră necesară introducerea unei noi activităţi: „Determinarea costurilor de atragere şi fidelizarea a clienţilor”, cu o durată de 2 zile, înainte de crearea programelor de atragere respectiv fidelizare clienţi.

1. În tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executaţi click pe activitatea 4 – „Crearea unui program de atragere a clienţilor”, pe care o vom considera activitate succesoare acestei noi activităţi.

2. Apăsaţi click pe comanda New Task din meniul Insert de pe bara de instrumente Standard.

3. În cîmpul Task Name inserat introduceţi textul: „Determinarea costurilor de atragere şi fidelizarea a clienţilor” şi durata sa de 2 zile după care apăsaţi ENTER.

4. Această nouă activitate se va lega automat de cea precedentă şi cea succesoare, printr-o relaţie de tipul Finish-to-Start.

8

Page 9: Aplicatii Project 2003

Fig. 9 – Inserarea unei noi activităţi în cadrul proiectului

Organizarea activităţilor pe faze (subactivităţi) În cadrul proiectului CRM, activităţile 5 şi 6 sunt considerate complexe şi pot fi împărţite în subactivităţi în vederea facilitării gestiunii proiectului. Astfel, activitatea 5 – „Crearea unui program de atragere de noi clienţi” poate fi divizată în următoarele subactivităţi: - „Elaborarea strategiei de atragere de noi clienţi” cu durata de 2 zile; - „Crearea ofertei de atragere de noi clienţi” cu durata de 5 zile; - „Plasarea ofertei pe web-site-ul firmei” cu durata de 1 zi. Vom insera aceste subactivităţi între activităţile 5 şi 6, conform procedurii prezentate anterior. Aceste 3 subactivităţi vor deveni 6, 7 şi 8; le vom selecta, le vom lega printr-o relaţie Finish-to-Start şi vom executa click pe butonul de indentare din meniul Project, Outline, Indent.În acelaşi mod vom proceda şi pentru activitatea „Crearea unui program de fidelizare a clienţilor” care o vom diviza în următoarele 3 subactivităţi: - „Selectarea clienţilor fideli” cu durata de 2 zile; - „Crearea unor scheme de loialitate” cu durata de 3 zile; - „Trimiterea de newsletters către clienţii fideli cu oferta speciala” cu durata de 4 zile. Aceste subactivităţi vor deveni 10, 11, 12, le vom vom lega printr-o relaţie Finish-to-Start şi vom executa click pe butonul de indentare. Semnul „+” de pe bara de instrumente înseamnă „Show Subtasks” iar semnul „-„ înseamnă „Hide Subtasks”, comenzi ce pot fi aplicate pe activităţile complexe care au fost împărţite în cîte 3 subactivităţi.

9

Page 10: Aplicatii Project 2003

Fig. 10 – Divizarea unor activităţi complexe în subactivităţi

Daca observăm că nu se respectă regulile de legare a activităţilor stabilite iniţial, respectiv activităţile complexe 5 şi 9 nu sunt legate de activitatea 4, vom crea corelaţiile necesare – activitatea 5 o vom lega de 4 printr-o relaţie Finish-to-Start iar cele 2 activităţi complexe printr-o relaţie Start-to-Start.

Fig. 11 – Restabilirea regulilor de legare a activităţilor complexe

10

Page 11: Aplicatii Project 2003

Introducerea unui punct de reperPentru a încheia planificarea iniţială a proiectului este recomandată

stabilirea unui punct de reper – o activitate ce identifică un eveniment semnificativ sau terminarea unei faze de lucru şi care are durata prestabilită 0 zile (nu este consumatoare de resurse). În teoria analizei drumului critic, o astfel de activitate este cunoscută sub denumirea de activitate fictivă.

Managerul de proiect consideră utilă introducerea unei noi activităţi – „Analiza valorii clienţilor” – activitate care o va realiza imediat după determinarea costurilor de atragere şi fidelizare a clienţilor şi care nu va consuma timp şi resurse.

Inseraţi această nouă activitate, care va deveni activitatea 5, cu durata de 0 zile; în fereastra Task Information aferentă selectaţi eticheta Advanced, apoi selectaţi opţiunea Mark Task as Milestone (activitate marcată ca reper) şi apăsaţi ENTER. De asemenea, vom lega această activitate de cea precedentă printr-o relaţie de tip Finish-to-Start.

Punctul de reper apare în vizualizarea Gantt Chart ca un romb de culoare neagră.

Fig. 12 – Marcarea unei activităţi ca punct de reper

11

Page 12: Aplicatii Project 2003

Fig. 13 – Inserarea unui punct de reper (activitate fictivă)

Configurarea resurselorResursele sunt reprezentate de oameni, echipamente şi materialele

necesare executării proiectului. Microsoft Project se concentrează pe 2 aspecte ale resurselor: disponibilitatea şi costul.

A. Configurarea resurselor de personal1. Executaţi click pe Resource Sheet din meniul View, apoi click pe

celula situată sub titlul coloanei Ressource Name.2. Introduceţi textul Florin Andreescu şi apăsaţi TAB.3. În cîmpul Type, asiguraţi-vă că este selectată opţiunea Work şi

apăsaţi TAB,4. În cîmpul Initials introduceţi iniţialele FA.5. În cîmpul Max Units, este prestabilită valoarea 100%, ceea ce

semnifică faptul că respectiva resursă este disponibilă a lucra numai în activităţile prevăzute în cadrul proiectului; în cazul lui Florin Andreescu, Project Manager al companiei, vom lăsa acest procent.

6. Vom configura în continuare o resursă care reprezintă mai multe persoane. În cîmpul Resource Name, situat sub prima resursă, vom introduce textul „Specialişti marketing”.

7. În cîmpul Max Units vom introduce 200%, ceea ce arată că resursa reprezintă mai multe persoane care se pot înlocui între ele.

8. Vom introduce în continuare alte resurse de personal: Androne Marian, disponibil în proiect 75% din timp, Marinescu Cezar,

12

Page 13: Aplicatii Project 2003

disponibil 50% din timp, Constantin Adrian, disponibil 100% şi Antonescu Elena, disponibilă 75%. Aceste persoane sunt principalii factori decidenţi în cadrul proiectului.

Fig. 14 – Introducerea resurselor de personal în vizualizarea Ressource Sheet

B. Configurarea resurselor de echipamentVom introduce resursele de echipament în fereastra de dialog

Resource Information existentă în bara de instrumente Standard.1. În vizualizarea Resource Sheet, executaţi click pe următoarea celulă

liberă din coloana Resource Name.2. Executaţi click pe butonul Resource Information şi selectaţi eticheta

General. În cîmpul Resorce Name introduceţi textul „Laptopuri”.3. Apăsaţi pe butonul OK pentru a închide fereastra de dialog Resource

Information şi a reveni în vizualizarea Resource Sheet.4. În cîmpul Max Units introduceţi valoarea de 700%, ceea ce înseamnă

că intenţionaţi să aveţi disponibile 7 laptopuri în fiecare zi de lucru şi să le utilizaţi numai în cadrul proiectului.

5. Introduceţi şi alte 2 resurse de echipament: „Platforma IT pentru acţiuni CRM” - Max Units - 100% şi „Sistem automatizare forţă de vînzare” – Max Units – 100%.

C. Configurarea resurselor materialeResursele materiale sunt consumabilele pe care le utilizaţi pe măsură

ce proiectul avansează. În proiectul CRM, unele dintre cele mai importante resurse materiale sunt: energia electrică, consumabile IT şi pliante de marketing.

1. Vom introduce cea de-a 10 resursă în vizualizarea Resource Sheet – „Energie electrică” – vom selecta la Type opţiunea Material, iar în cîmpul Material Label vom introduce unitatea de măsură Kwh.

2. În continuare, introduceţi alte 2 resurse materiale: consumabile IT şi pliante de marketing, ambele avînd aceaşi unitate de măsură.

13

Page 14: Aplicatii Project 2003

Fig. 15 – Configurarea resurselor umane, de echipamente şi materiale necesare derulării proiectului

Introducerea ratelor de plată pentru resurse Orice proiect managerial are o latură financiară, iar costurile trebuie controlate pentru a nu afecta îndeplinirea obiectivelor. Pentru a beneficia de caracteristicile de management al costurilor din Microsoft Project, managerul de proiect trebuie să ştie care sunt costurile asociate cu fiecare resursă. În această secţiune, vom introduce costurile pentru fiecare resursă

1. În vizualizarea Resource Sheet, executaţi click pe cîmpul Std. Rate corespunzător primei resurse şi introduceţi valoarea $14.00/hr., ceea ce semnifică că managerul de proiect va încasa 14 USD/oră.

2. Vom completa cîmpul Std. Rate şi pentru următoarele resurse umane cu următoarele valori: 6, 9, 8, 8, 7.5 USD/oră.

3. Pentru resursele de echipament, vom aloca următoarele costuri zilnice: pentru laptopuri - $140.00/day, pentru platforma IT - $175.00/day şi pentru sistemul de automatizare a forţei de vînzare - $125.00/day.

4. Resurselor materiale le sunt alocate următoarele costuri: energia electrică – 3 USD/ Kwh, consumabile IT – 15 USD/buc., pliante marketing – 9USD/buc.

Nu toate resursele sunt plătite la o rată standard directă. Pentru unele resurse este necesară plata orelor suplimentare, în cazul în care proiectul necesită timp suplimentar, costuri evidenţiate în cîmpul Ovt. Rate.

14

Page 15: Aplicatii Project 2003

Spre exemplu, specialiştii în marketing sunt plătiţi pentru ore suplimentare cu 8 USD/oră, managerul de proiect cu 18 USD/oră, Androne Marian, director de marketing cu 11 USD/oră, Constantin Adrian, responsabil CRM cu 10 USD/oră, pentru ceilalţi salariaţi nefind preăzute ore suplimentare. Marinescu Cezar este Director Departament Resurse Umane, iar Antonescu Elena – Director Departament Finanţe-Contabilitate. Platforma IT pentru acţiuni CRM generează şi un cost suplimentar zilnic de 20 USD, pe care îl vom evidenţia în cîmpul Cost/Use din vizualizarea Resource Sheet. Costurile cu pliantele de marketing şi consumabilele IT trebuie evidenţiate la începutul proiectului, astfel încît vom selecta în cîmpul Accrue At opţiunea Start, iar energia electrică la terminarea proiectului, în acest caz selectînd opţiunea End din acelaşi cîmp Accrue At.

Fig. 16 – Introducerea costurilor aferente tuturor resurselor implicate în proiect

Alocarea de resurse la activităţi După ce aţi creat activităţile şi resursele, trebuie să fiţi pregătiţi să alocaţi resurse la activităţi. O atribuire sau alocare (assignment) reprezintă potrivirea dintre o resursă şi o activitate în scopul îndeplinirii unui obiectiv. Dacă alocaţi resurse la activităţi, răspundeţi la întrebări de genul:

a. Cine ar trebui să lucreze, în ce activităţi şi cînd?b. Dispuneţi de numărul necesar de resurse pentru a îndeplini

volumul de muncă necesar?c. Aţi depăşit capacitatea de lucru a unei resurse (supraalocare)?

15

Page 16: Aplicatii Project 2003

d. Evaluaţi performanţele resursei în comparaţie cu un plan prestabilit?

Alocarea unei singure resurse la o activitate În acest exerciţiu, alocaţi activităţilor resurse individuale.

1. Executaţi click pe butonul Gantt Chart de pe bara View2. Executaţi click pe butonul Assign Resources de pe bara cu

instrumente Standard. 3. În coloana Task Name din tabelul Entry executaţi click pe activitatea

„Planificarea sarcinilor echipei de proiect”4. În coloana Name din caseta de dialog Assign Resources selectaţi

numele managerului de proiect Florin Andreescu şi apăsaţi click pe butonul Assign. Un semn de validare apare lîngă numele managerului de proiect, indicînd că aţi atribuit persoanei respective activitatea de planificare a sarcinilor echipei. În coloana Units, puteţi vedea că resursa este alocată 100%, dar schimbaţi această valoare cu 60%, managerul de proiect fiind implicat şi în alte activităţi. În momentul în care aţi tastat greşit un procent, selectaţi cîmpul respectiv şi efectuaţi click pe butonul Remove al ferestrei Assign Resources.

Fig. 17 – Exemplu de alocare a unei resurse la o activitate

În continuare alocaţi mai multe resurse şi la alte activităţi: Florin Andreescu (20%) şi managerul de Resurse Umane – Marinescu Cezar – 80% la activitatea „Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect”, cele 5 persoane decidente, fiecare cu 20%, la „Stabilirea obiectivelor fiecărui departament implicat în proiect”, Androne Marian (30%), specialişti în marketing (20%) şi Antonescu Elena (30%) la „Determinarea costurilor de

16

Page 17: Aplicatii Project 2003

atragere şi fidelizare clienţi”, Florin Andreescu – 10% la „Analiza valorii clienţilor”, Androne Marian (30%), specialişti marketing (15%) la „Elaborarea strategiei de atragere clienţi”, specialişti marketing (45%) şi Constantin Adrian (25%) la „Crearea ofertei de atragere clienţi”, Platforma IT (50%), specialişti marketing (20%) pentru plasarea ofertei pe web,Androne Marian (10%), specialişti marketing (30%), Constantin Adrian (10%) la „Selectarea clienţilor fideli”, Constantin Adrian (35%), specialişti marketing (10%) la „Crearea schemelor de loialitate”, Platforma IT (50%) şi specialişti marketing (30%) la „Trimiterea de newsletters clienţilor”.

Fig. 18 – Alocarea mai multor resurse la activităţile proiectului

Observăm că odată cu alocarea mai multor resurse acestor activităţi, duratele de timp aferente activităţilor se modifică.

Formula de planificare utilizată de Microsoft Project este: Durată x Unităţi = Lucru

Lucrul reprezintă cantitatea de timp pe care o vor petrece o resursă sau mai multe resurse pentru efectuarea unei activităţi.

În cazul în care se alocă mai multe resurse la o activitate, Microsoft Project foloseşte o metodă de planificare denumită planificare bazată pe eforturi (effort-driven scheduling) care se bazează pe faptul că munca necesară pentru o activitate rămîne constantă indiferent de numărul de resurse pe care îl alocaţi. Datorită acestei metode de planificare, duratele activităţilor din proiectul CRM scad pe măsură ce adăugăm resurse suplimentare.

17

Page 18: Aplicatii Project 2003

Vom demonstra matematic valorile calculate de Microsoft Project pentru duratele activităţilor în urma alocării resurselor.

Florin Andreescu estimase iniţial o durată de 2zile pentru „Planificarea sarcinilor echipei de proiect”, dar cum alocă doar 60%, durata activităţii creşte la 3,33 zile. (2/0,6 = 3,3 conform formulei planificării).

Să luăm şi un exemplu în care sunt alocate mai multe resurse unei activităţi – „Determinarea costurilor de atragere”, prevăzută iniţial cu 2 zile:

Androne Marian – 2 zile x 0,3 x 6h/zi (el lucrează pentru proiect doar 75% - vezi Max Units!) = 3,6 h

Antonescu Elena – 2 zile x 0,3 x 6h/zi = 3,6 hSpecialişti marketing – 2 zile x 0,2 x 8h/zi = 3,2 hTotal ore = 10h împărţite la 8h/zi = 1,25 zileAcelaşi raţionament poate fi aplicat pentru verificarea duratelor

celorlalte activităţi.

Alocarea de resurse materialeVom exemplifica acest proces prin alocarea a 9 bucăţi consumabile IT

şi 5.000 pliante marketing activităţii „Elaborarea strategiei de atragere clienţi”.

1. Selectăm această activitate din tabelul Entry şi procedăm la fel ca în cazul alocării de resurse umane, selectînd bineînţeles resursele materiale şi numărul de unităţi din cîmpul Units.

Fig. 19 – Alocarea de resurse materiale unei activităţi

18

Page 19: Aplicatii Project 2003

Alocarea acestor resurse materiale nu modifică durata activităţilor ! Ea se va reflecta doar în costurile aferente proiectului.

Vom aloca şi resursa: energie electrică (150 Kwh) activităţii „Plasarea ofertei pe web-site-ul firmei”.

De asemenea, vom aloca 100% şi resursa de echipament Laptopuri la activitatea „Trimiterea de newsletters clienţilor fideli” în vederea reducerii duratei acestei activităţi. Rezultatul va fi afişat imediat: scăderea duratei activităţii de la 2,5 zile la 1,1 zile.

Fig. 20 – Alocarea unei resurse de echipament suplimentare unei activităţi

Întreruperea muncii la o activitateSă presupunem că managerul de proiect decide o întrerupere de 1 zi la

activitatea „Crearea ofertei de atragere de noi clienţi” în data de 14.10.2004 deoarece în acea zi are loc o reuniune a tuturor managerilor compartimentelor firmei şi managerului general pentru a discuta strategia de dezvoltare a firmei. Va trebui divizată activitatea respectivă.

1. În tabelul Entry, selectaţi numele activităţii „Crearea ofertei de atragere de noi clienţi”. Această activitate va fi întreruptă între 14.10.2004 şi 15.10.2004.

2. Pentru a vedea bara Gantt a acestei activităţi şi a putea realiza divizarea sa, executaţi click pe butonul Go To Selected Task de pe bara cu instrumente Standard.

19

Page 20: Aplicatii Project 2003

3. Executaţi click pe butonul Split Task de pe bara cu instrumente Standard.

4. Pe ecran apare o indicaţie Tool Tip, iar indicatorul mouse-ului se modifică.

5. Mutaţi indicatorul mouse-ului peste bara Gantt a acestei activităţi, care va conţine data la care veţi începe al doilea segment al activităţii. Pe măsură ce mutaţi indicatorul mouse-ului de-a lungul barei Gantt, observaţi cum se modifică data de început a activităţii.

6. Mutaţi indicatorul mouse-ului pînă cînd în Tool Tip apare data Thu/10/14/04.

Fig. 21 – Pregătirea operaţiunii de divizare a unei activităţi

7. Trageţi indicatorul mouse-ului către dreapta pînă cînd în Tool Tip apare data de început Fri/10/15/04 şi eliberaţi butonul mouse-ului. Microsoft Project introduce o întrerupere de o activitate de 1 zi ca o linie punctată între cele 2 segmente ale activităţii.

Fig. 22 – Întreruperea unei activităţi din cadrul proiectului

Binenţeles, întreruperea acestei activităţi nu va influenţa durata acesteia, deoarece pe parcursul întreruperii nu e efectuată nici o activitate. Efectuînd click pe bara Gantt a activităţii, observăm că primul segment are o durată de 0,88 days iar al doilea o durată de 2,33 days, suma lor fiind 3,21 days.

20

Page 21: Aplicatii Project 2003

Introducerea de costuri fixePe lîngă costurile pe care le-am asociat activităţilor, dorim să

introducem un cost fix, şi anume costul unui serviciu de consultanţă, plătit unei firme de consultanţă de marketing, în valoare de 500 USD, pentru crearea schemelor de loialitate. Acest cost va fi plătit la începutul proiectului.

1. În meniul View, selectaţi opţiunea Table:Entry şi executaţi click pe Cost

Fig. 23 – Selectarea tabelului de introducere a costurilor fixe

2. În cîmpul Fixed Cost pentru activitatea „Crearea unor scheme de loialitate” introduceţi valoarea 500 USD şi apăsaţi tasta TAB.

3. În cîmpul Fixed Cost Accrual selectaţi opţiunea Start şi apăsaţi tasta ENTER, pentru a specifica faptul că acest cost va fi plătit la începutul proiectului CRM.

4. Pentru a reveni la tabelul Entry , în meniul View selectaţi opţiunea Table:Cost şi executaţi click pe Entry.

21

Page 22: Aplicatii Project 2003

Fig. 24 – Alocarea unui cost fix unei activităţi

Configurarea unei activităţi periodiceÎn majoritatea proiectelor este nevoie de activităţi repetitive, cum ar fi

şedinţele de conducere, prezentarea de rapoarte referitoare la stadiile de realizare a proiectului, inspecţii de calitate, etc.

Pentru a vă ajuta să ţineţi evidenţa unor astfel de evenimente în planul dumneavoastră de proiect, creaţi o activitate periodică (recurring task) pe care o veţi denumi: „Şedinţe de analiză a proiectului”, cu o durată de 2h/săptămînă (=0.25 days), la care vor participa managerul de proiect şi managerii departamentelor implicate. În total vor fi 3 şedinţe, prima va fi pe 7.10.2004, iar a treia pe 21.10.2004, care este şi ultima zi a proiectului. Atunci cînd creaţi o activitate periodică, Microsoft Project creează o serie de activităţi cu restricţii de tipul „start not earlier than” (nu începe mai devreme de), fără relaţii între activităţi şi avînd dezactivată opţiunea de planificare bazată pe eforturi.

1. În tabelul Entry, selectaţi activitatea „Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect” şi introduceţi o activitate înaintea sa, aplicînd click pe Insert, urmat de selectarea opţiunii New Task.

2. Reveniţi în meniul Insert şi executaţi click pe opţiunea Recurring Task. Pe ecran este afişată fereastra de dialog Recurring Task information.

3. În caseta Task Name introduceţi textul „Şedinţe de analiză a proiectului”, iar în caseta Duration introduceţi valoarea 0.25 days.

22

Page 23: Aplicatii Project 2003

4. În secţiunea Recurrence Pattern, verificaţi să fie selectată opţiunea Weekly, iar apoi bifaţi caseta de validare Thursday, care corespunde datei de 7.10.2004.

5. În caseta Start, introduceţi data Thu 10/7/04, apoi în opţiunea End After selectaţi 3 occurences (repetiţii), iar în opţiunea End By va fi trecută automat data Thu 10/21/04.

6. Executaţi click pe OK pentru a crea activitatea periodică.

Fig. 25 – Etapele creării unei activităţi periodice cu ajutorul ferestrei de dialog Recurring Task Information

Rezultatul aplicării activităţii periodice este următorul: activitatea repetitivă este complexă, conţinînd cele 3 subactivităţi (şedinţe) care pot fi vizualizate efectuînd click pe butonul + din dreptul activităţii periodice.

Fig. 26 – Crearea unei activităţi repetitive

23

Page 24: Aplicatii Project 2003

Acestei activităţi periodice îi vom aloca cele 5 resurse de personal care ocupă posturile cheie în proiectul CRM, fiecare cu cîte 10%.

Fig. 27 – Alocarea de resurse unei activităţi periodice

Configurarea restricţiilor de activităţiFiecare activitate pe care o introduceţi în Microsoft Project are

aplicată asupra ei un anumit tip de restricţie (constrain). Există trei mari categorii de restricţii: restricţii flexibile, în care pot fi schimbate datele de început şi de sfîrşit ale activităţilor, însă nu pot fi modificate duratele, restricţii semi-flexibile, în care o activitate are o limită pentru data de început sau de sfîrşit şi restricţii inflexibile, în care o activitate trebuie să înceapă şi să se termine la o anumită dată.

Tip de restricţie Semnifică:As Soon As Possible

(ASAP)- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a avea loc cît mai repede posibil.

As Late As Possible(ALAP)

- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a avea loc cît mai tîrziu posibil.

Start Not Earlier Than (SNET)

- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a începe cel mai devreme la data specificată.

Start Not Later Than (SNLT)

- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a începe cel mai tîrziu la data de restricţie specificată.

Finish Not Earlier Than (FNET)

- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se încheia cel mai devreme la data specificată.

Finish Not Later Than (FNLT)

- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se încheia cel mai tîrziu la data specificată.

Must Start On (MSO)

- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a începe obligatoriu la data specificată.

Must Finish On (MFO)

- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se termina obligatoriu la data specificată.

24

Page 25: Aplicatii Project 2003

Restricţiile inflexibile trebuie utilizate numai dacă data de început sau de sfîrşit a unei activităţi este fixată de factori care nu pot fi controlaţi de echipa de proiect.

Pentru a vedea aceste 8 tipuri de restricţii care pot fi aplicate oricărei activităţi din proiect, procedaţi în felul următor:

1. Efectuaţi dublu click pe o activitate, spre exemplu „Determinarea costurilor de atragere şi fidelizare a clienţilor”.

2. Apare pe ecran fereastra de dialog Task Information şi executaţi click pe opţiunea Advanced.

3. Efectuaţi click pe săgeata în jos din caseta Constraint Type şi vor fi afişate cele 8 tipuri de restricţii, iar apăsînd click pe Constraint Date puteţi seta în calendar o anumită dată.

Fig. 28 – Vizualizarea celor 8 tipuri de constrîngeri ce pot fi aplicate activităţilor dintr-un proiect managerial

În Microsoft Project, constrîngerea As Soon As Possible este predefinită la toate activităţile !

Vom aplica o restricţie Finish Not Later Than activităţii „Plasarea ofertei pe website-ul firmei”. Managerul de proiect decide ca această activitate să se termine cu o zi mai devreme, pe 20.10.2004.

25

Page 26: Aplicatii Project 2003

1. Selectăm activitatea şi îi aplicăm această restricţie. Va apare fereastra Planning Wizard în care vom bifa opţiunea „Continue. A Finish No Later Than constraint will be set.”

Fig. 29 – Etapa intermediară configurării unei restricţii aferente unei activităţi

2. Mutăm cursorul pe bara Gantt a activităţii în partea dreaptă şi „tragem” spre stînga pînă cînd se ajunge la Wed 10/20/2004.

3. Automat, durata activităţii se reduce, ajungînd la 1,17 days.

Fig. 30 – Aplicarea unei restricţii de tip FNLT unei activităţi

Pe acelaşi principiu se pot configura şi celelalte tipuri de restricţii pe care le-am prezentat mai devreme.

26

Page 27: Aplicatii Project 2003

Vizualizarea drumului critic pentru proiectDrumul critic este format din seriile de activităţi care vor amîna data

de sfîrşit a proiectului dacă sunt întîrziate. Pentru a înţelege conceptul de drum critic, trebuie analizat conceptul de perioadă de stagnare (rezervă de timp), care reprezintă intervalul de timp cu care poate fi întîrziată o activitate şi care să nu afecteze încheierea proiectului. O activitate se regăseşte pe drumul critic dacă perioada sa de stagnare este mai mică decît o anumită valoare – în mod normal, dacă este zero.

Pe parcursul unui proiect, trebuie să vă aşteptaţi ca drumul critic să fie schimbat din cînd în cînd pe măsură ce activităţile sunt încheiate înainte sau după datele planificate. Şi modificările în planificare, cum ar fi alocarea de resurse la activităţi, pot schimba drumul critic.

Pentru a vizualiza drumul critic al proiectului, pacurgeţi următoarele etape:

1. Executaţi click pe opţiunea More Views din meniul View.2. În fereastra de dialog More Views selectaţi opţiunea Detail Gantt şi

apoi efectuaţi click pe Apply. Proiectul apare în vizualizarea Detail Gantt.

3. Selectaţi comanda Go To din meniul Edit.4. În caseta ID, introduceţi valoarea 10 (numărul de înregistrare al

activităţii „Crearea unui program de atragere clienţi” şi apăsaţi OK.

Fig. 31 – Vizualizarea rezervelor de timp ale unor activităţi

27

Page 28: Aplicatii Project 2003

Barele activităţilor importante sunt roşii, iar ale celor obişnuite albastre; în cazul de faţă, cea mai importantă activitate este a treia şedinţă de analiză a proiectului, care este totodată deadline-ul proiectului (termenul de finalizare). Linia subţire albastră indică rezerva de timp a respectivei activităţi.

Activităţile importante pot fi vizualizate şi prin altă metodă.5. În meniul Project, selectaţi opţiunea Filtered For: All Tasks şi apoi

executaţi click pe Critical. În acest moment, în vizualizarea Gantt Chart apar numai activităţile importante.

6. Apăsaţi click pe comanda Zoom din meniul View, iar în caseta sa de dialog executaţi click pe opţiunea Entire Project şi apoi pe OK.

Fig. 32 – Vizualizarea activităţilor importante prin filtrarea tuturor activităţilor

Analiza costurilor de resurseÎn multe proiecte, costurile resurselor reprezintă principalul factor

care limitează obiectivul general al proiectului. Pentru a vizualiza costurile totale aferente activităţilor proiectului, procedaţi astfel:

1. În meniul View, executaţi click pe opţiunea Table:Entry şi apoi selectaţi Cost.

2. Observaţi diferenţierea costurilor în mai multe grupuri şi analizaţi costurile totale, care pot fi copiate într-o foaie de lucru Excel pentru a determina suma lor.

28

Page 29: Aplicatii Project 2003

Fig. 33 – Determinarea costurilor aferente activităţilor proiectului

Pentru a vizualiza costurile aferente resurselor proiectului, vom efectua click pe butonul Resource Sheet:

Fig. 34 - Determinarea costurilor aferente resurselor proiectului

Analiza alocărilor de resurse în timpModul în care timpul afectat unei resurse este gestionat se numeşte

alocare şi se poate afla în una dintre următoarele stări:a. subalocată: capacitatea maximă a resursei nu este acoperită prin

alocarea sa.

29

Page 30: Aplicatii Project 2003

b. alocată complet: capacitatea maximă a resursei corespunde cu atribuirile de sarcini.

c. supraalocată: capacitatea maximă a resursei este depăşită prin atribuirile de sarcini. Vor trebui analizate alocările de resurse şi concentrată atenţia pe cele

supraalocate.1. Executaţi click pe butonul Resource Usage de pe bara View.2. În tabelul Usage, executaţi click pe capul de coloană Resource Name.3. Efectuaţi click pe butonul Hide Subtasks de pe bara cu instrumente

Formatting.4. Observaţi indicatoarele cu semn de exclamare de lîngă Androne

Marian şi Marinescu Cezar. Indicatoarele şi culoarea roşie semnifică faptul că aceste resurse sunt supraalocate: în unul sau mai multe etape ale planificării, activităţile care le sunt atribuite depăşesc capacitatea acestora de a lucra.

Fig. 35 – Vizualizarea resurselor supraalocate

Echilibrarea resurselor supraalocateEchilibrarea resurselor supraalocate (overallocated resource leveling)

este procesul de amînare a lucrului resursei la o activitate pentru rezolvarea unei supraalocări. Echilibrarea resurselor este un instrument puternic, însă execută doar cîteva operaţiuni: adaugă amînări activităţilor, întrerupe activităţile şi corectează alocările de resurse.

30

Page 31: Aplicatii Project 2003

Vom echilibra resursele supraalocate şi vom analiza efectele asupra alocărilor şi datei de sfîrşit a proiectului.

1. Executaţi click pe butonul Resource Sheet de pe bara View.2. În meniul View, verificaţi dacă este selectată opţiunea

Table:Entry.3. În meniul Tools, executaţi click pe comanda Level Resources

iar pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Resource Leveling.4. În secţiunea Leveling Calculations, efectuaţi click pe opţiunea

Manual – în acest caz, Microsoft Project execută operaţiunea de echilibrare atunci cînd o solicitaţi.

5. În caseta Look For Overallocations On: selectaţi opţiunea Day by Day, care determină intervalul de timp în care Microsoft Project va căuta supraalocări.

6. Bifaţi casetele ce conţin opţiunile: Clear Leveling Values Before Leveling, Level Entire Project, Leveling Can Adjust Individual Assignments on a Task şi Leveling Can Create Splits in Remaining Work.

31

Page 32: Aplicatii Project 2003

Fig. 36 – Setarea opţiunilor ferestrei de dialog Resource Leveling

7. Executaţi click pe butonul Level Now.8. Microsoft Project vă întreabă dacă doriţi să efectuaţi

echilibrarea pe un anumit domeniu sau întreg domeniul (entire pool) – bifaţi pe aceasta din urmă şi apăsaţi OK.

9. Rezultatul este următorul: fie indicatoarele Overallocated au dispărut fie apar probleme în procesul de echilibrare; în acest caz, apare a doua situaţie, cu mesajul „The overallocation cannot be resolved”, dar şi oferă metode de a soluţiona această problemă.

32

Page 33: Aplicatii Project 2003

Fig. 37 – Exemplu de metodă de a rezolva o supraalocare

Microsoft Project ne informează că Marinescu Cezar este alocat peste valoarea maximă admisă la activitatea „Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect” din data de 7.10.2004. Ca soluţii pentru rezolvarea acestei probleme de supraalocare, putem fie reduce gradul său de alocare la această activitate, fie mări gradul de disponibilitate a resursei în fereastra de dialog Resource Information. Efectuînd dublu click pe caseta în care este trecut numele Marinescu Cezar în vizualizarea Resource Usage va apare pe ecran fereastra de dialog Resource Information. Introducem valoarea 80% în loc de 50% în caseta Units şi aplicăm OK. La fel procedăm pentru Androne Marian – introducem valoarea de 90% în loc de 75%. Observăm că dispar semnele indicatoare ale supraalocării (semnul exclamării şi culoarea roşie) din dreptul acestor două resurse, ceea ce arată că am rezolvat cele două probleme de supraalocare din cadrul proiectului CRM Publicarea on-line a informaţiilor din proiect Cea mai potrivită cale de a publica on-line informaţiile din proiect este de a le salva ca pagină web. Microsoft Project foloseşte hărţi de export, care specifică ce date vor fi exportate şi cum vor fi structurate în tabele HTML.

1. În meniul File, executaţi click pe comanda Save as Web Page.2. Executaţi click pe butonul Save; apare fereastra de dialog Export

Wizard.3. Click Next, selectaţi opţiunea Use existing map, Export to HTML

Using Standard Template apoi efectuaţi click pe butonul Next, Finish.

33

Page 34: Aplicatii Project 2003

4. În bara cu instrumente web a brwserului de Internet pe care îl folosiţi, în meniul File, efectuaţi click pe opţiunea Open; în fereastra de dialog care se autoinserează apăsaţi butonul Browse şi apoi selectaţi din listă Proiect CRM după care executaţi click pe Open iar apoi OK.

Fig. 38 – Savlvarea informaţiilor dintr-un proiect ca pagină web

Derulaţi această pagină web pentru a vedea tabelele Tasks, Resources şi Assignments. Utilizarea metodei de colaborare bazate pe e-mail în Microsoft Project Funcţia de comunicare şi colaborare bazată pe e-mail a acestui program urmăreşte, în principal, două obiective:

de a permite managerului de proiect să transmită activităţi alocate, actualizări sau cereri de informaţii privind stadiul proiectului către resursele alocate.

de a permite resurselor alocate să accepte activităţile alocate şi să trimită rapoarte către managerul de proiect.

34

Page 35: Aplicatii Project 2003

Managerul de proiect: informarea resurselor privind alocarea activităţilor

1. Selectaţi activităţile pentru care vreţi să transmiteţi informări privind alocarea: „Crearea unui program de atargere clienţi” şi „Crearea unui program de fidelizare clienţi”

2. În meniul Tools, executaţi click pe opţiunea Options, apoi selectaţi opţiunea Collaborate.

3. În fereastra de dialog TeamAssign, în caseta Subject introduceţi textul: „derulare campanii de atragere şi fidelizare clienţi” şi apăsaţi butonul Send; aceste informări vor fi trimise specialiştilor în marketing şi lui Androne Marian.

Fig. 39 – Comunicarea informaţiilor între managerul de proiect şi echipă via e-mail

35


Top Related