� ��

DOCUMENTATIE DESCRIPTIVA

PENTRU PROCEDURA DE ACHIZITIE PRIN NEGOCIERE

COMPETITIVA

organizata de catre CEC BANK S.A.

in vederea achizitionarii de servicii de publicitate traditionala si online; servicii de media

2015

�

��

�

Cuprins

1. INTRODUCERE. OBIECTIVELE BANCII. ETAPELE PROCEDURII DE NEGOCIERE COMPETITIVA 1.1. Introducere 1.2. Obiectivele Bancii 1.3. Etapele procedurii de negociere competitiva

2. CRITERII CALIFICARE SI SELECTIE SI DOCUMENTE DE CALIFICARE

2.1. Criterii de calificare si selectie 2.2. Documente de calificare

3. OFERTA TEHNICA (PREZENTAREA CONCEPTULUI DE CREATIE) 4. GARANTII

4.1. Garantia de participare 4.2. Garantia de buna executie

5. CLAUZE CONTRACTUALE

5.1. Obiectul contractului 5.2. Drepturi de autor 5.3. Drepturi de difuzare 5.4. Termene, conditii contractuale si penalitati

6. DETALII CU PRIVIRE LA PREZENTAREA OFERTELOR SI DE DERULARE A ACHIZITIEI

6.1. Specificatii referitoare la modul de prezentare si de transmitere a ofertei 6.2. Transmiterea clarificarilor inainte si dupa deschiderea ofertelor 6.3. Criterii de punctare si evaluare a ofertelor 6.4. Adjudecarea procedurii, informarea si contractarea 6.5. Termenul de valabilitate a ofertei 6.6. Proceduri de solutionare a contestatiilor 6.7. Anularea procedurii de achizitie Anexa 1 – Reguli si interdictii de folosire a logo-ului Anexa 2 – Reguli privind elemente de identitate vizuala Anexa 3 – Buget productie spot TV – detaliere Anexa 4 – Media plan tv Anexa 5 – Exemple de proiecte lunare�

�

��

�

CEC BANK S.A., denumita in continuare CEC Bank sau Beneficiarul, organizeaza procedura de achizitie prin negociere competitiva cu scopul achizitiei de servicii de publicitate traditionala si online (strategie, creatie, continut, productie, media etc) de la o companie specializata, denumita in continuare Agentie, Furnizor sau Ofertant si semnarii unui contract pe o perioada de 36 luni.

1.INTRODUCERE. OBIECTIVELE BANCII. ETAPELE PROCEDURII DE NEGOCIERE COMPETITIVA

1.1. Introducere

Pornind pe drumul reinventarii si revitalizarii, CEC Bank a inceput in 2008 un amplu proces de rebranding, proces care nu a presupus doar schimbarea imaginii. Ne-am propus si suntem acum o banca comerciala universala, competitiva, care sa ofere clientilor produse si servicii diverse si de calitate, urmarind cu precadere finantarea IMM-urilor, agriculturii, administratiilor publice locale, precum si a acelor proiecte bancabile care prin natura lor, contribuie la dezvoltarea economica, crearea si mentinerea locurilor de munca. Banca a fost si isi propune sa ramana si in exercitiul bugetar 2014-2020 un element activ in sprijinirea clientilor pentru accesarea fondurilor europene. O atentie deosebita este acordata in continuare relatiei cu populatia Romaniei.

De la demararea procesului de rebranding CEC Bank si-a extins portofoliul de produse si servicii oferite clientilor construindu-si totodata o platforma de comunicare utilizata cu succes si in prezent. Promovarea a avut un rol foarte important in tot acest proces si a acoperit majoritatea canalelor.

Din punct de vedere al brandului, CEC Bank a reusit sa atinga inca din 2008 segmente mai tinere de public, segmentul principal vizat la categoria persoane fizice fiind 30-55 ani, urban si rural, iar la categoria persoane juridice IMM-uri.

In perioada urmatoare banca isi propune sa consolideze indicatorii obtinuti pana acum dar si sa creasca cota de piata pe active cu accent pe segmentul tinta principal, persoanele juridice.

Personalitatea brandului CEC Bank

CEC Bank este un brand de servicii care isi propune sa transmita cinci directii de relationare: - de masa, popular; - de incredere, transparent, onest; - simplu, nesofisticat; - la indemana, accesibil, apropiat; - familiar, simbol de reprezentare nationala.

Retorica brandului CEC Bank se bazeaza pe un limbaj simplu, nesofisticat, direct, deschis, pe intelesul tuturor, fara emfaza. Tonul este sincer, pozitiv, optimist, increzator, cu accente de cele mai multe ori familiare decat formale. Se vor avea in vedere informatiile din Anexa 1. 1.2. Obiectivele Bancii In 2015 CEC Bank este o banca universala cu un portofoliu de credite din care peste 60% il reprezinta soldul creditelor acordate persoanelor juridice. Din punct de vedere business CEC Bank isi propune:

�

��

�

o consolidare si crestere pe segmentul IMM; o sustinerea absorbtiei de fonduri europene din noul exercitiu bugetar; o sustinerea populatiei Romaniei.

Din punct de vedere al brandului, CEC Bank trebuie sa se consolideze, sa isi reafirme pozitia de cea mai veche banca din Romania care a rezistat alaturi de romani si pentru ei, depasind toate momentele istorice dificile si concurand cu banci internationale importante. 1.3. Etapele procedurii de negociere competitiva Procedura se desfasoara in trei etape:

1. Etapa de selectare a candidatilor: in aceasta etapa se vor transmite documentele de calificare, oferta tehnica (creativa) si financiara preliminara. Candidatii vor putea sa solicite clarificari cu privire la criteriile de calificare si selectie din documentatia descriptiva. In etapa urmatoare vor fi invitati doar candidatii selectati in urma analizei documentelor de calificare. Plicurile cu oferta tehnica si financiara nu vor fi deschise in cazul candidatilor neselectati, acestia putand solicita returnarea acestora in termen de 10 zile de la anuntul bancii ca nu au fost selectati. Etapa de depunere/prezentare a ofertelor preliminare de catre candidatii selectati si de negociere a acestora. Candidatii selectati vor fi invitati sa prezinte bancii oferta tehnica (creativa) in fata unei comisii de evaluare. Dupa parcurgerea etapei de prezentare a ofertei creative, Comitetul de Achizitii si Vanzari va proceda la deschiderea ofertelor financiare ale ofertantilor calificati, urmand ca in cadrul etapei de negociere sa solicite oferte imbunatatite.

2. Etapa de depunere si evaluare a ofertelor finale – candidatii selectati vor depune ofertele finale, rezultate in urma negocierii. In cadrul ultimei runde, fiecare candidat prezinta elementele finale ale propunerii sale financiare si tehnice, pentru care Comitetul de Achizitii si Vanzari va aplica criteriul de atribuire si stabili oferta castigatoare.

Alte detalii cu privire la procedura de negociere competitiva sunt cuprinse in documentatia descriptiva.

2. CRITERII DE CALIFICARE SI SELECTIE SI DOCUMENTE DE CALIFICARE

2.1. Criterii de calificare si selectie

2.1.1. Situatia personala a candidatului:

- Nu a fost condamnat în ultimii 5 ani printr-o hotarare judecatoreasca definitiva pentru coruptie, frauda sau spalare de bani;

- Nu este in procedura de reorganizare judiciara, de lichidare judiciara sau administrativa, ori faliment sau activitatea comerciala ii este suspendata in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei; sau este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt conduse de un administrator judiciar sau activitatile ii sunt suspendate in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei;

- Nu face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile prevazute mai sus;

�

��

�

- Nu are inscrise mentiuni negative la Oficiul Registrului Comertului, cu privire la starea societatii sau a administratorilor ei;

- Nu se afla/ nu s-a aflat in litigiu cu Banca in anul calendaristic anterior; - Nu prezinta datorii la bugetul de stat sau la CEC Bank pe persoana juridica sau pe

persoana fizica a administratorilor/asociati; - Nu prezinta informatii false sau prezinta informatiile solicitate de catre Banca in legatura

cu situatia proprie aferenta cazurilor prevazute mai sus.

2.1.2. Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale

- Este infiintat si functioneaza legal.

2.1.3. Situatia economica si financiara

- Nu are datorii restante la bugetul de stat; - Cifra de afaceri medie anuala pe ultimii 3 ani este de minimum 300.000 euro.

2.1.4. Capacitatea tehnica si/sau profesionala

- Are experienta dovedita a echipei de proiect pe domeniile supuse procedurii de achizitie: publicitate traditionala si neconventionala, online, planificare si achizitie media;

- Are experienta anterioara in derularea de contracte similare ca obiect - de preferat din zona serviciilor financiare;

- Nu are in portofoliu pe servicii de creatie, online si media (inclusiv subcontractorii daca este cazul) o alta banca sau institutie financiara nebancara nici firma ofertanta, nicio alta firma din grup sau o alta firma cu acelasi manager/actionar/administrator;

- Desemneaza o persoana dedicata pentru a gestiona contractul ce va fi incheiat cu CEC Bank.

- Asigura o echipa dedicata CEC Bank care sa includa cel putin: account manager cu experienta mininum 10 ani, echipa de creatie (art si copy) minimum 10 ani fiecare, echipa cu experienta de mimim 5 ani in zona de dezvoltare si comunicare online, media planner si media buyer cu experienta de minimum 5 ani la planner si minimum 10 ani la buyer.

2.2. Documente de calificare

In dovedirea celor de mai sus, ofertantul trebuie sa prezinte urmatoarele documente:

2.2.1. Documente privind situatia personala a candidatului

- Declaratie pe proprie raspundere privind indeplinirea criteriilor de la 2.1.1 - original; - Certificat constatator emis de catre Oficiul Registrului Comertului, eliberat pentru licitatie

(privind procedura insolventei, conform prevederilor Legii nr. 26/1990 privind Registrul Comertului, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a dispozitiilor art. 202, Titlu III din Ordinul nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de tinere a registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor) – original/copie legalizata;

- Certificat de Cazier judiciar al societatii – original/copie legalizata; - Certificat de atestare fiscala, in termen de valabilitate – original sau copie legalizata.

�

��

�

2.2.2. Documente privind capacitatea de exercitare a activitatii profesionale

- Certificat de inregistrare a candidatului la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Camera de Comert si Industrie teritoriala – copie conforma cu originalul.

2.2.3. Documente privind situatia economica si financiara

- Situatiile financiare ale societatii la 31.12.2012, 31.12.2013, 31.12.2014 si la 30.06.2015, vizate si inregistrate de organele competente – copie conform cu originalul;

- Declara�ie pe propria r�spundere din partea candidatului privind capacitatea economica si financiara, respectiv prezentarea cifrei de afaceri pe ultimii 3 ani – in original;

- Scrisoare de bonitate de la banca unde se afl� conturile principale - in original.

2.2.4. Documente privind capacitatea tehnica si/sau profesionala

- Dovada depunerii garantiei de participare constituita conform “Capitolul 3 – Garantia de participare” – in original;

- Declaratie pe proprie raspundere ca ofertantul va desemna o echipa dedicata pentru derularea contractului ce va fi incheiat cu CEC Bank - in original. Se vor atasa CV-urile acestor persoane (echipa de creatie, responsabilul de cont, media planner, media buyer etc) si o diagrama cu timpul dedicat pentru CEC Bank de fiecare persoana (calculat ca procent din timpul de lucru);

- Experienta agentiei se va dovedi prin prezentarea listei de clienti relevanti si a unui DVD cu 10 spoturi publicitare de promovare a unui produs/serviciu si/sau a unei companii si /sau a unei institutii realizate pentru acestia, precum si a echipei care a lucrat pentru acestea. Nu se vor prezenta spoturi realizate de echipe de proiect (art director si copywriter) care nu mai colaboreaza in prezent cu compania. Se ataseaza si un opis al spoturilor incluse pe DVD cu mentionarea anului cand au fost produse si difuzate, a duratei fiecaruia, precum si o declaratie pe proprie raspundere ca respectivele spoturi au fost difuzate la televiziune, pe teritoriul Romaniei, cu un minimum de 500 TRP.

Mentiune: Spoturile prezentate vor fi productii integrale si nu traduceri sau adaptari. Nu se accepta spoturi bazate doar pe cartoane/ animatii/ filme din baze de date de imagini/video.

- Pe zona de online experienta agentiei se va dovedi prin prezentarea de proiecte care includ si componeta de colectarea de leaduri pentru clienti banci sau institutii financiare nebancare si a serviciilor.

- CV-urile membrilor echipei dedicate din care sa rezulte in mod clar experienta solicitata pe domeniu: minimum 5 ani (media planner) si respectiv 10 ani (media buyer), minimum 10 ani account si echipa creatie (fiecare). In cazul in care ofertantul va fi declarat castigator, toti acestia trebuie sa fie sub o forma de contract cu ofertantul prin care sa isi insuseasca obligatiile de confidentialitate precum si toate celelalte obligatii asumate. CEC Bank nu exclude subcontractarile, insa contractul se va semna doar cu ofertantul castigator care trebuie sa respecte toate conditiile prezentei documentatii si isi asuma in fata Bancii toate clauzele din contract si raspunde legal pentru respectarea lor;

- Minimum 3 (trei) scrisori de recomandare de la clienti in care se va specifica obiectul contractului incheiat cu acestia in ultimii 2 (doi) ani pe partea de creatie traditionala,

�

��

�

online si media - in original; Cele trei tipuri de proiecte pot apartine cumulat unui client sau individual pe fiecare tip de proiect;

- Declaratie pe proprie raspundere ca nu are in portofoliu pe serviciile solicitate in prezenta procedura o alta banca sau institutie financiara nebancara nici firma ofertanta, nicio alta firma din grup sau o alta firma cu acelasi manager/actionar/administrator, inclusiv subcontractorii, daca este cazul - in original.

Nota: Daca este cazul, Furnizorul va avea la dispozitie o luna de zile de la semnarea contractului pentru renuntarea la un astfel de client.

! Neincadrarea in oricare din aceste conditii si neprezentarea documentelor sau prezentarea unor documente care nu raspund cerintelor de mai sus conduc la descalificarea ofertei !

3. OFERTA TEHNICA (PREZENTAREA CONCEPTELOR DE CREATIE)

Pentru scopul procedurii de fata, se va prezenta:

Campanie de produs “Cardul de credit in rate”

Cardul de credit MasterCard de la CEC Bank, la care se adauga facilitatea de rate

Informatii cu privire la cardul de credit MasterCard accesati link-ul:

- https://www.cec.ro/persoane-fizice/carduri/carduri-de-credit

Obiective: promovarea facilitatii nou introduse de cumparare in rate prin cardul de credit de la CEC Bank.

Documentul de prezentat pentru campanie va consta in prezentarea abordarii strategice a subiectului in viziunea ofertantului si declinarea campaniei pe cateva medii ale mixului de comunicare. Se vor prezenta:

o un concept de spot TV (prezentare cat mai sugestiva, insotita de propuneri concrete de muzica, de actori, de decor – daca este cazul si aceste elemente sunt implicate de conceptul prezentat). Se va prezenta si bugetul estimativ de productie de spot (care sa includa totul, mai putin contravaloarea drepturilor de autor si difuzare pentru muzica) precum si media planul propus de ofertant conform specificatiilor de la capitolul “Evaluarea si compararea ofertelor”;

o un concept de spot radio alaturi de bugetul de productie si difuzare conform specificatiilor de la capitolul “Evaluarea si compararea ofertelor”;

o un concept campanie online care sa includa, de exemplu, fara a fi limitativ sau obligatoriu, urmatoarele: mini site cu preluare de leaduri, prezenta in zona Google, Facebook, Linkedin etc, conform specificatiilor de la capitolul “Evaluarea si compararea ofertelor”;

o concept actiuni pentru lansarea de produs (BTL, PR)

o o macheta de outdoor 3,2 m x 2,4 m;

o o macheta 1/1 pentru o revista, pe targetul produsului.

�

�

�

Se va lua in calcul pentru prezentarea celor de mai sus perioada 15 octombrie – 1 decembrie 2015.

NOTA 1: Recomandam prezentarea unor bugete cat mai realiste si optimizate. Banca isi rezerva dreptul de a implementa conceptele (integral sau partial) dupa adjudecarea si semnarea contractului. Nu va fi luata in calcul contravaloarea drepturilor de difuzare a muzicii (daca este aplicabil). In cazul in care ofertantul devine castigator si exista diferente de cost ce nu pot fi justificate temeinic, acesta va suporta diferenta de cost sau se va proceda la rezilierea contractului si la retinerea garantiei de buna executie.

NOTA 2: Banca doreste pastrarea teritoriului de brand si a cadrului general de comunicare folosite dupa rebranding. Se va tine cont de regulile privind elementele de identitate vizuala din Anexa 2.

4. GARANTII 4.1. Garantia de participare

- Garantia de participare este obligatorie si va fi constituita in favoarea CEC BANK S.A. ca o modalitate de protectie fata de riscul unui eventual comportament necorespunzator al participantilor pe intreaga perioada derulata pana la semnarea contractului de achizitie.

- Garantia de participare este in cuantum de 1.000 euro, in echivalent lei, la cursul valutar al BNR valabil in data depunerii si poate fi constituita astfel:

o prin virament interbancar/intrabancar in contul nr. RO38CECEB00003RON0000001

deschis la CEC BANK S.A. cu specificarea „garantie participare negociere competitiva pentru achitia de servicii de publicitate traditionala si online; servicii de media”

o prin plata cash la unitatile Bancii, in contul 3799.20 ”Alte conturi de regularizare-operatiuni proprii de casa in lei ” cu specificarea ” garantie participare negociere competitiva pentru achitia de servicii de publicitate traditionala si online; servicii de media”

o sub forma unei scrisori de garantie bancara emisa in favoarea CEC BANK S.A. avand valabilitatea de 60 de zile;

- Nici o oferta nu poate fi luata in considerare daca nu este insotita de dovada achitarii garantiei de participare la procedura de achizitie.

- Garantia de participare la licitatie a ofertantului castigator va ramane la dispozitia CEC BANK S.A. pana la semnarea contractului de prestare servicii de publicitate traditionala si online; servicii de media si constituirea garantiei de buna executie.

- Ofertantilor necastigatori ai procedurii de achizitie li se restituie suma platita drept garantie de participare/scrisoarea de garantie de participare la procedura de achizitei, la solicitarea scrisa a acestora.

- Garantia de participare la procedura de achizitie va fi executata in cazul in care ofertantul se afla intr-una din situatiile urmatoare:

o Revoca oferta dupa deschiderea acesteia si inainte de adjudecare; o Revoca oferta dupa adjudecare; o Fiind castigatorul licitatiei, nu semneaza contractul de achizitie / prestari servicii in

termenul de valabilitate a ofertei.

�

�

�

- Garantia de participare constituita de ofertantul a carui oferta a fost stabilita ca fiind castigatoare, se restituie in cel mult trei (3) zile lucratoare de la data constituirii garantiei de buna executie a contractului.

- Comisioanele aferente constituirii contului de garantie la CEC BANK S.A., respectiv a operatiunilor efectuate din contul respectiv, vor fi suportate de catre Ofertant.

4.2. Garantia de buna executie

Garantia de buna executie este obligatorie si va fi constituita in favoarea CEC BANK S.A. ca o compensare a pierderilor ce ar rezulta din incapacitatea ofertantului de a indeplini obligatiile contractuale. Garantia va fi constituita in termen de maximum 7 zile lucratoare de la data semnarii contractului de catre ambele parti si va reprezenta echivalentul in lei a 10.000 euro la cursul valutar al BNR valabil in data depunerii. Aceasta poate fi constituita, in una din urmatoarele forme:

o sub forma unei scrisori de garantie bancara emisa in favoarea CEC BANK S.A. avand valabilitatea egala cu durata contractului ;

o prin virament interbancar / intrabancar in contul nr. RO38CECEB00003RON0000001 deschis la CEC BANK S.A. cu specificarea „garantie de buna executie pentru achizitia de servicii de publicitate traditionala si online; servicii de media”

o prin plata cash la unitatile Bancii, in contul 3799.20 ”Alte conturi de regularizare-operatiuni proprii de casa in lei ” cu specificarea „garantie de buna executie pentru achizitia de servicii de publicitate traditionala si online; servicii de media”

- Garantia de buna executie a contractului va fi returnata Prestatorului la solicitarea scrisa a acestuia, in termen de 15 (cincisprezece) zile lucratoare de la data solicitarii, daca CEC BANK S.A. nu emite pretentii asupra acesteia.

- Solicitarea de restituire va putea fi efectuata numai dupa achitarea ultimei facturi aferente contractului.

- Anterior emiterii unei pretentii asupra garantiei de buna executie a contractului, Beneficiarul are obligatia de a notifica acest lucru Prestatorului, precizand totodata obligatiile care nu au fost respectate.

- CEC BANK S.A are dreptul de a emite pretentii asupra garantiei de buna executie a contractului, in limita prejudiciului creat, daca Prestatorul nu isi indeplineste, nu isi executa, executa cu intarziere sau executa necorespunzator obligatiile asumate prin contractul incheiat.

- Comisioanele aferente contului de garantie deschis la CEC BANK S.A., respectiv constituire garantie si operatiuni efectuate din contul respectiv, vor fi suportate de catre Prestator.

5. CLAUZE CONTRACTUALE

5.1 . Obiectul contractului va fi: •••• Pe partea de creatie si productie:

- Asistenta in domeniul marketingului, comunicarii si publicitatii, constand in:

�

���

�

- Formularea obiectivelor de publicitate, pe baza obiectivelor de marketing stabilite de Beneficiar;

- Dezvoltarea strategiei de comunicare, propuneri concepte publicitare, revizuire si dezvoltare concept publicitar aprobat de banca;

- Consultanta in planificarea diferitelor activitati legate de publicitate (alcatuirea bugetelor, estimarea costurilor si a termenelor, propuneri de furnizori, selectarea si coordonarea acestora etc);

- Suport in realizarea de cercetari de piata, monitorizare concurenta si analiza campaniilor acestora;

- Participarea la prezentari interne ale bancii pe diferite teme, sustinerea de prezentari din zona de expertiza a agentiei in cadrul bancii sau la sediul agentiei, la solicitarea bancii, de comun acord cu agentia;

- Management de proiect si administrare cont client pentru proiectele realizate prin intermediul agentiei;

- Reprezentarea bancii in fata furnizorilor intr-un mod etic si corect, urmarind interesul acesteia.

- Creatie publicitara, constand in: - Conceperea si realizarea schitelor, vizualurilor si scenariilor pentru televiziune, radio,

presa scrisa, afisaj, tiparituri si orice alt material propus de agentie sau solicitat de banca, ca baza pentru productia spoturilor TV, radio, reclamelor in presa, afisaj stradal, buletin intern etc.

- Productia spoturilor audio si video conform scenariilor aprobate de banca. - Servicii de DTP, actualizari de materiale, printari color, mostre digitale de culoare, arhiva

CD, scanare, decupare, retusare, coordonare/supervizare productie, livrare si montaj materiale daca este cazul.

- Servicii de publicitate nenconventionala (BTL), constand in: o Dezvoltarea, planificarea si coordonarea activitatilor promotionale (promovarea

vanzarilor, marketing direct, sponsorizari, evenimente etc) si a altor actiuni ce tin de merchandising, packaging si corporate design, drop mailing, conform programelor stabilite de catre CEC Bank;

o Dezvoltarea si pregatirea pentru productie a materialelor specifice activitatilor BTL; o Productia materialelor specifice activitatilor BTL in conditii de calitate

corespunzatoare si la termenele de livrare stabilite conform schitelor/vizualurilor/propunerilor aprobate de Banca.

•••• Pe partea de achizitii media: - Planificare, strategie si consultanta media (traditionala si online), selectarea canalelor

media considerand toate criteriile stabilite ca obiective de publicitate si achizitia in numele bancii de timp si spatiu de publicitate, conform planului media aprobat si legislatiei in vigoare, inclusiv pachete publicitare in evenimentele la care Banca stabileste oportunitatea participarii.

- Achizitionarea spatiului publicitar online, ca de exemplu, dar fara a se limita la: bannere, reclame Google Adwords si Facebook Ads, inchiriere baze de date de email, proiecte speciale in parteneriat cu diverse site-uri etc;

- Monitorizarea campaniilor media, raportare periodica si propuneri de optimizare in timpul derularii campaniilor si propunerea de solutii de optimizare, post evaluari si concluzii.

•••• Pe partea de online: Strategie, creatie, continut, productie campanii online. - Productia materialelor de comunicare a campaniilor publicitare pentru:

�

���

�

o Campanii Online si Customer Relationship Management (CRM) (site-uri web, aplicatii web, aplicatii software, interfete de administrare, bannere, animatii, reclame pentru Google sau Facebook, aplicatii pentru Facebook sau alte retele sociale, aplicatii pentru telefoane mobile sau tablete, campanii pe SMS, creare si organizare de promotii si concursuri, orice tip continut pentru mediul online si mobil – text si imagine, suport logistic pentru promotii, direct mailing, management de baze de date, campanii de generare de leaduri si aplicatii de gestionare leaduri, rezervare si gestionare domenii web).

Pentru realizarea anumitor servicii din lista de mai sus, Prestatorul poate apela la subcontractori, cu precizarea ca acest lucru se va face cu un aviz prealabil al Beneficiarului inainte de semnarea contractului. Ofertantul castigator va fi singurul purtator de drepturi si obligatii din contract si trebuie sa corespunda tuturor conditiilor prezentate in documentatie. Toate documentele de participare trebuie sa fie aferente numai participantului ofertant (de exemplu: ofertantul participant trebuie sa aiba cifra de afaceri solicitata, nu se poate lua in calcul si cifra de afaceri a unui subcontractant).

5.2. Drepturi de autor

- Drepturile de autor cuvenite agentiei pentru creatiile realizate pentru banca sunt incluse in

onorariul lunar. - Beneficiarul este proprietarul drepturilor de autor pentru toate lucrarile produse de Furnizor,

dupa ce s-a achitat de toate obligatiile prevazute de prezentul contract pentru acele lucrari. - Furnizorul va obtine si va preda Beneficiarului toate drepturile necesare pentru materialele

Beneficiarului. - Beneficiarul este proprietarul tuturor materialelor care fac obiectul prezentului contract,

produse de Furnizor si va primi originalele acestora, oricare ar fi tipul de material (tipar, audio, video etc). In cazul in care materialele sunt in format electronic, Agentia va preda Beneficiarului fisierele intr-un format editabil.

5.3. Drepturi de difuzare

- Daca nu este altfel prevazut in scris de catre Beneficiar, Furnizorul trebuie: – Sa obtina de la toate persoanele care apar sau al caror nume apare in

produsele publicitare, acordul si autorizarea din partea acestora, astfel incat sa permita utilizarea acestor produse publicitare de catre Beneficiar;

– Sa obtina, de la toti artistii, muzicienii, fotografii si distribuitorii sau colaboratorii, inclusiv angajatii sai, toate drepturile care sunt necesare pentru desfasurarea proiectului.

- Remuneratia cuvenita persoanelor mai sus mentionate este in sarcina Furnizorului, dupa ce Beneficiarul va fi achitat obligatiile financiare care ii revin, aprobate in prealabil.

5.4. Termene, conditii contractuale si penalitati

In contractul care se va semna vor fi incluse cel putin urmatoarele conditii: - Platile efectuate in derularea contractului de catre castigatorul procedurii de negociere

competitiva se vor face numai printr-un cont deschis de acesta la CEC BANK S.A.

�

���

�

- Toate platile vor fi facute prin ordin de plata, pe baza de factura emisa de Agentie. - Facturile vor fi emise in lei, la cursul valutar al BNR valabil in ziua emiterii facturii. - Factura aferenta onorariului fix lunar al Agentiei se emite in ultima zi lucratoare a lunii si va

reprezenta onorariul Furnizorului pentru luna in care s-a emis factura, inclusiv remuneratia ce reprezinta drepturile de autor pentru lucrarile create de Furnizor.

- Orice alta factura va fi insotita de facturile sau alte dovezi din partea tertilor (daca este cazul) si va fi emisa de catre Agentie nu mai tarziu de 15 ale lunii urmatoare celei in care au fost prestate serviciile.

- Factura va contine toate elemente prevazute de Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, referitoare la modul de facturare a lucrarilor executate si vor fi emise in conformitate cu prevederile Codul Fiscal.

- Pentru neexecutarea, executarea necorespunzatoare sau cu intarziere a obligatiilor asumate prin prezentul Contract, partea în culpa datoreaza celeilalte par�i penalitati în cuantum de 0,5% pentru fiecare zi de întârziere, calculate la valoarea neexecutat� sau executat� necorespunzator, pana la data îndeplinirii obligatiei sale conform prevederilor contractuale.

- Contractul inceteaza inceteaza de plin drept, fara a mai fi necesara interventia unui/ unei tribunal/ instante judecatoresti, in cazul in care una dintre parti:

a) Daca oricare dintre parti este declarata in stare de incapacitate de plata, faliment sau declanseaza procedura de lichidare, inainte de inceperea executarii prezentului contract;

b) Daca oricare dintre parti cesioneaza drepturile sau obligatiile sale fara a avea si acordul celeilalte parti; partea aflata in culpa poate fi obligata sa suporte daune pentru neexecutarea conforma a contractului.

c) La expirarea termenului prevazut in contract, daca una din parti notifica in scris cu cel putin 45 de zile inainte intentia de a-l rezilia.

d) La cererea uneia dintre parti, prin notificare exprimata in scris, cu un preaviz de 60 de zile, timp in care partile isi vor executa obligatiile contractuale.

e) Pentru neexecutare, executare necorespunzatoare sau cu intarziere, mai mare de 10 (zece) zile, din vina exclusiva a unei parti, contractul va fi desfiin�at de plin drept, fara nicio formalitate prealabila, partea în culp� datorând daune interese in limita prejudiciului creat, pana la momentul producerii rezilierii, partea in culpa nu este exonerata de plata penalitatilor.

f) Rezilierea contractului nu va avea nici un efect asupra obligatiilor deja scadente intre partile contractante.

Banca nu face plati in avans. Termenul de plata dupa indeplinirea obiectului

contractului este de 7 zile lucratoare de la depunerea facturii la Registratura bancii,

cursul luat in calcul este cursul comunicat de BNR valabil in data emiterii facturii si

va fi insotita de un raport de activitate a proiectelor din luna facturata.

6. DETALII CU PRIVIRE LA PREZENTAREA OFERTELOR SI DE DERULARE A ACHIZITIEI

6.1. Specificatii referitoare la modul de prezentare si de transmitere a ofertei

Candidatii vor prezenta documentele de calificare intr-un plic inchis in care se vor introduce toate documentele in doua exemplare – copie si original sau doua copii, dupa caz. Tot aici se vor introduce DVD-urile cu portofoliul solicitat in cazul agentiei. Cele doua seturi de documente vor fi capsate distinct. Pe acest plic se va scrie: “Documente de calificare”.

�

���

�

Ofertantii vor depune in plic inchis oferta preliminara tehnica si financiara astfel: •••• 3 exemplare: oferta tehnica (prezentarea conceptelor creative) - documentele vor fi

prezentate sub forma printata, dar si pe un CD care va fi introdus, de asemenea, in plic. Pe plic se scrie: ”Concepte creative”;

•••• 2 exemplare: oferta financiara – intr-un plic inchis va contine oferta financiara, cu capitolele solicitate. Pe plic se scrie: ”Oferta financiara”. Se adauga CD-ul cu Anexele completate (anexa 3 si anexa 4), in format Excel;

•••• Dupa etapa de negociere, candidatii selectati vor depune oferta finala tehnica si financiara intr-un plic inchis, in doua exemplare. Pe plic se scrie: ”Oferta financiara finala”.

Pe toate plicurile interioare se vor scrie numele si adresa ofertantului si va fi aplicata stampila acestuia.

Toate plicurile cu documente se introduc intr-un plic exterior, opac, care va fi si el lipit si pe care se va scrie:

Plicul exterior nu va avea alte insemne sau inscrisuri! CEC Bank va refuza ofertele in cazul in care plicurile exterioare nu sunt bine lipite, sunt deteriorate, desfacute sau poarta semne distinctive, indiferent din vina cui s-au produs acestea Plicurile se vor depune la Registratura Centralei CEC Bank situata in strada Ilfov nr 4, sector 3, in spatele Palatului CEC (Calea Victoriei nr.13, sector 3, Bucuresti). CEC Bank poate modifica documentele procedurii de achizitie aflata in discutie, din proprie initiativa sau ca urmare a unui raspuns la o solicitare a unuia dintre ofertanti, pana cel mai tarziu cu o zi lucratoare inainte de termenul limita pentru depunerea ofertei.

6.2. Transmiterea clarificarilor inainte si dupa deschiderea ofertelor Candidatul va examina prezenta Documentatie descriptiva, iar in cazul in care are nevoie de lamuriri poate sa se adreseze bancii in scris cu confirmare de primire pe adresa de mail: cav@cec.ro sau la numarul de fax: 021.313.59.31, cel tarziu cu doua (2) zile lucratoare inaintea termenului limita pentru depunerea documentatiei/ofertei in cadrul fiecarei etape a procedurii.

Destinatar:

CEC BANK S.A. Calea Victoriei nr. 13, sector 3, Bucuresti, ROMANIA

OFERTA

Pentru selectarea unei companii specializate pe servicii de publicitate traditionala si online; servicii de media

Termenul limita de depunere a ofertelor este 14.09.2015, ora 11,00

�

���

�

Raspunsurile se vor publica pe site-ul bancii intr-o perioada care nu va depasi o zi lucratoare de la primirea unei astfel de solicitari din partea ofertantului, fara a dezvalui identitatea celui care a solicitat clarificarile respective.

Pentru a evalua si compara cat mai corect ofertele depuse, CEC Bank poate cere candidatilor clarificari la oferte. Cererea de clarificare a ofertei se va face in scris, prin fax sau pe e-mail, cu confirmare de primire, iar raspunsul respectiv se va transmite, tot in scris, prin fax sau prin e-mail, in termen de trei (3) zile lucratoare de la data primirii solicitarii, la adresa cav@cec.ro. Ofertantul isi poate modifica sau retrage oferta depusa cu conditia ca cererea acestuia sa fie primita de achizitor inainte de expirarea termenului de depunere, iar in cazul cererii de modificare se vor specifica paragrafele din oferta ce urmeaza a fi modificate.

Daca se constata ca unul sau mai multi ofertanti au omis sa prezinte anumite documente prin care se confirma indeplinirea cerin�elor privind situatia personala, capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, situatia economica si financiara, capacitatea tehnica sau profesionala, Comitetul de Achizitii si Vanzari poate solicita ofertantilor respectivi sa prezinte documentele care lipsesc, cu acordarea unui termen de prezentare de minim trei (3) zile lucratoare de la data solicitarii. Daca este cazul, se stabilesc clarificarile necesare pentru evaluarea fiecarei oferte. Clarificarile necesare trebuie sa fie clare, precise si sa defineasca în mod explicit si suficient de detaliat în ce constata solicitarea. Daca ofertantul nu raspunde in termenul acordat, respectiv trei (3) zile lucratoare de la data solicitarii, oferta sa va fi respinsa. Erorile aritmetice se pot corecta numai cu acceptul ofertantului. In cazul in care ofertantul nu accepta corectia acestor erori, atunci oferta sa va fi respinsa. La corectarea erorilor se va mentine pretul unitar si valoarea exprimata in litere. Ofertele pentru care s-au transmis notificari de retragere sau ofertele intarziate se vor inapoia nedeschise. Va fi exclus din procedura de achizitie, respectiv nu va fi eligibil, orice ofertant care nu indeplineste conditiile de calificare solicitate sau/si care furnizeaza informatii false in documentele de calificare; notificarea excluderii din procedura de achizitie se va face prin fax. Comitetul de Achizitii si Vanzari respinge ofertele necorespunzatoare, respectiv pe cele irelevante in raport cu obiectul contractului, respectiv in urmatoarele condi�ii:

• atunci cand este depusa de un ofertant care nu indeplineste cerintele minime de calificare;

• atunci cand nu satisface cerintele minime din documentatia descriptiva • atunci cand pretul ofertat este mai mare decat valoarea estimata de beneficiar.

Ofertantii care au indeplinit cerintele minime de calificare si ale caror oferte sunt acceptabile din punct de vedere calitativ si/sau tehnic, iar oferta financiara se incadreaza in valoarea estimata, sunt considerate oferte admisibile.

6.3. Criterii de punctare si evaluare a ofertelor Criteriul de adjudecare este “cea mai avantajoasa oferta tehnico – economica”.

I.Punctajul pentru oferta tehnica (maximum 40 puncte) este acordat pentru partea de creatie .

�

���

�

Metodologie de notare pentru oferta tehnica (creatie)

In evaluarea ofertei tehnice, comisia de evaluare va acorda note de la 1 la 5, notele exprimand urmatoarele aprecieri:

i. Nota 1= foarte slab ii. Nota 2 = slab iii. Nota 3 = mediu iv. Nota 4 = bun v. Nota 5 = foarte bun

Se noteaza cu o nota de la 1 la 5, conform detaliilor de mai sus, urmatoarele:

1. originalitatea (lipsa oricarei asemanari cu comunicarea altor branduri locale sau internationale)

2. respectarea valorilor brandului si a regulilor de comunicare 3. creativitate 4. compatibilitatea cu publicul tinta: populatie all urban 25-55, educatie medie si

superioara, venituri medii si superioare Nota de la creatie acordata de fiecare membru al comisiei de evaluare va fi media aritmetica a notelor acordate celor patru criterii de mai sus. Nota pentru creatie se determina ca medie aritmetica a acestor note acordate de membrii comisiei. In toate cazurile vor fi luate doua zecimale dupa virgula, rotunjirea facandu-se conform regulilor matematice. NOTA: Evaluarea facuta astfel de catre membrii comisiei nu poate fi contestata. Punctajul aferent notei de la creatie se calculeaza astfel: - oferta cu nota cea mai mare primeste 40 puncte

Punctaj creatie oferta “n” = Nota creatie oferta “n” x 40 / Nota cea mai mare pentru creatie

II. Punctajul pentru oferta financiara (maximum 60 de puncte)

Oferta financiara este compusa din: onorariul lunar (flat fee), bugetul campaniei ofertate, comisionul de media si comisionul de productie

Pentru usurarea preluarii informatiilor se vor completa anexele si se vor trimite in format electronic pe CD, in plicul inchis care contine oferta financiara semnata si stampilata.

Explicarea componentelor ofertei financiare:

1. onorariul lunar (flat fee) va include toate eforturile agentiei, cedarea drepturilor de autor aferente creatiilor catre banca, consultanta pe obiectul de activitate al contractului, asistenta tehnica ori de cate ori se impune. Ca anexa la prezenta documentatie se afla o cuantificare estimativa a eforturilor necesare intr-o luna din

�

���

�

partea agentiei pentru CEC Bank, estimare bazata pe experienta anterioara precum si pe proiectele viitoare, asa cum sunt cunoscute ele in acest moment. Invitam ofertantii sa trateze aceasta continutul acestei anexe ca o medie putand exista luni cu incarcare mai mare sau mai mica. (Anexa 5).

2. Pentru comparabilitatea ofertelor bugetul campaniei va fi bazat pe:

a. Buget campanie TV care va cuprinde cel putin: buget productie spot la cheie (mai putin drepturile de difuzare muzica, daca este cazul) si achizitie de media plecand de la urmatorii parametri minimali:

� Target: all urban+guests, 25-55 ani;

� Se va tine cont de valorile brandului CEC Bank (disponibile pe site-ul www.cec.ro) si se vor evita obligatoriu asociatorii nepotriviti (ex: vulgaritate, cancan, pamflet etc);

� Marimea spotului: max. 45 secunde cu posibilitate de realizare cut-uri de 15 si respectiv 30 de secunde;

� Ponderea minima este de 50% din TRP in prime time. Este obligatoriu ca procentul minim sa fie respectat pe fiecare statie propusa in parte.

� Pozitionari in calupul publicitar (primul, al doilea, penultimul sau ultimul) – min 50%;

� Luand in considerare audientele medii cele mai recente publicate de compania care masoara in prezent audientele posturilor de televiziune din Romania, mixul de statii va include obligatoriu:

• liderul de piata;

• doua statii suport (statii generaliste care sustin difuzarile de pe statia lider, pentru atingerea eficienta a indicatorilor de media).

• cel putin un post de stiri;

• minimum 4 statii cu share urban+guests mai mare de 0,5;

� Minimum 50% din TRP vor fi pe liderul de piata;

� Minimum 1000 TRP, minimum 4 saptamani.

NOTA: Bugetul de productie spot TV nu va depasi 45.000 euro, la care se adauga TVA si nu va include drepturi de autor si de difuzare. Ofertantii care vor prezenta bugete de productie spot TV care depasesc aceasta suma vor fi descalificati (se va completa Anexa 3).

Se va prezenta atat bugetul total calculat pe baza parametrilor de mai sus, cat si CPP-ul (costul pe punctul de audienta), determinat prin raportarea bugetului total net, inclusiv taxa de cinema, exprimat in EURO, fara TVA, obtinut pentru mixul de statii TV ofertat (Total coloana 11 din Anexa 4), la numarul de puncte de audienta (Total coloana 4 din Anexa 4), respectiv linia „Total „ a coloanei 12.

Campania se va oferta prin completarea capului de tabel prevazut in Anexa 4. Bugetul final net (coloana 11 din Anexa 4) va fi ferm si nu va suporta abateri in plus, ceea ce implica si ca numarul de TRP achizitionat va fi cel putin egal cu cel ofertat.

�

���

�

b. Buget campanie radio se va estima pentru o campanie nationala timp de 4 saptamani, pe minimum 3 posturi, 60 % din spoturi in prime time.

c. Buget campanie online se va estima pentru: landing page cu colectare de minimum 500 de leaduri si display advertising si /sau alte forme de promovare online, parametrul ce va fi evaluat este costul per lead. Se va si numarul de leaduri provenit din fiecare canal propus in parte.

3. Comision de media - se defineste ca % din bugetul net de media cheltuit intr-o campanie, la care se adauga TVA

4. Comision de productie- se defineste ca % din valoare unei productii pe care banca decide sa o realizeze prin intermediul agentiei, la care se adauga TVA.

Punctajele maximale acordate sunt astfel:

Punctaj maximal 1. Onorariul lunar (flat fee) 15 pct. 2. Buget campanie (a+b+c)

a. Productie 14 pct. b (CPP Mediu) 14 pct.

c. Online (CPL) 10 pct. 3. Comision media 7 pct.

Oferta financiara cea mai mica va primi punctajul cel mai mare pe categoria respectiva, de exemplu: oferta cea mai mica de onorariu lunar (flat fee) primeste 15 de puncte. Restul ofertelor sunt punctate astfel:

Punctaj oferta financiara finala ” reper flat fee ofertantul X” = Oferta financiara minima*15 / Oferta financiara finala “ reper flat fee ofertant x”

Punctaj total oferta finala = punctaj oferta tehnica finala + punctaj oferta financiara finala

! Oferta castigatoare reprezinta acea oferta care obtine punctajul cel mai mare, calculat conform algoritmului de mai sus, in urma depunerii in original a ofertelor tehnice si financiare finale semnate si stampilate !

! Oferta care nu va obtine minimum 50% din punctajul oferit pentru creatie (din cele 40 puncte oferite pentru partea tehnica) va fi respinsa!

�

��

�

6.4. Adjudecarea procedurii, informarea si contractarea In urma desfasurarii procedurii de achizitie va fi stabilit candidatul cu care se va incheia contractul. Oferta care va fi stabilita castigatoare nu poate fi modificata si constituie parte integranta a contractului de achizitie ce urmeaza a fi incheiat. Odata stabilita oferta castigatoare, CEC Bank va instiinta fiecare candidat selectat daca oferta prezentata a fost declarata castigatoare sau nu. Instiintarea se poate face prin fax, scrisoare simpla, e-mail sau telefonic. Comunicarea rezultatului se va face in termen de 3 zile lucratoare de la aprobarea rezultatului procedurii. In situatia in care candidatul castigator nu se prezinta la sediul Centralei CEC Bank in termenul indicat prin intermediul instiintarii, pentru incheierea contractului poate fi declarat castigator urmatorul candidat clasat pe grila respectiva, rezultat in urma procesului de adjudecare.

6.5. Termenul de valabilitate a ofertei

Ofertele preliminare si finale transmise sunt valabile timp de 90 de zile calendaristice de la data depunerii lor. In cazuri deosebite, CEC Bank poate solicita acordul candidatilor pentru prelungirea perioadei de valabilitate cu inca 30 de zile calendaristice.

6.6. Proceduri de solutionare a contestatiilor

Orice persoana care se considera vatamata intr-un drept ori intr-un interes legitim printr-un act al Bancii, poate depune contestatie. Este indreptatit la contestatie numai cel care considera ca a fost lezat in drepturile sale prin comunicarea privind rezultatul procedurii sau prin lipsa acesteia. Contestatia se va formula in scris si va cuprinde:

- Datele de identificare ale firmei; - Obiectul contestatiei; - Motivele contestatiei; - Dovezile pe care se intemeiaza; - Semnatura contestatarului sau a imputerniciutului acestuia si stampila firmei.

Contestatia se depune la Registratura Centralei CEC Bank din Str. Ilfov nr. 4, sector 5 Bucuresti (in spatele Palatului CEC) in maximum 3 (trei) zile lucratoare de la data comunicarii rezultatului procedurii sub sanctiunea decaderii. Contestatiile care se depun dupa termenul mentionat nu se iau in considerare. Prin participarea la prezenta procedura, ofertantii au luat cunostinta si accepta integral conditiile de desfasurare a acesteia. Nu se contesta:

- alegerea procedurii de achizitie; - respingerea tuturor ofertelor; - suspendarea procedurii de achizitie; - anularea procedurii de achizitie; - modul de evaluare a ofertelor.

6.7. Anularea procedurii de achizitie CEC Bank are dreptul sa anuleze procedura de achizitie în urmatoarele situatii:

�

��

�

- ofertele trimise nu satisfac exigentele beneficiarului; - circumstante exceptionale afecteaza procedura de achizitie sau este imposibila

incheierea contractului de prestari - servicii; - nici una dintre ofertele prezentate nu corespunde prevederilor din documentele

procedurii, nefiind elaborate si prezentate in concordanta cu cerintele prevazute in instructiuni;

- se constata nereguli importante in derularea procedurii care afecteaza principiul concurentei loiale.

CEC Bank poate declara nula procedura, chiar dupa adjudecarea ei, dar inainte de semnarea contractului, daca descopera elemente de frauda din partea ofertantului castigator. In cazul anularii procedurii de achizitie, CEC Bank va comunica hotararea pe e-mail tuturor ofertantilor participanti. CEC Bank nu are obligatia de a informa ofertantii asupra motivelor care au determinat anularea sau suspendarea procedurii. Nota: Prevederile din documentatia descriptiva au caracter obligatoriu, iar nerespectarea lor de

catre ofertanti atrage respingerea ofertei. Prin depunerea documentatiei si a ofertelor, candidatii isi insusesc si asuma acceptarea tuturor prevederilor si conditiillor din prezenta

Documentatie descriptiva. �

Pentru alte preciz�ri, v� rug�m s� lua�i leg�tura la telefon nr. 021.202.50.00, interior 51771 / 51773, email cav@cec.ro.