Anexa 1

1) Anexa 1 Legea 16/1996

Aprob

Se confirm

SECRETAR GENERAL

DIRECTORUL GENERAL AL

ARHIVELOR NAIONALE

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din

DireciaServiciile Denumirea dosarului Termenul

Obs

(coninutul pe scurt al de pstrare

al problemelor la care

se refer

_____________________________________________________________

I. DireciaA. Serviciul 1._______________ Permanent

Secretariat 2. _______________ 50 ani

3. _______________ 5 ani

B. Serviciul 1. _______________ Permanent

Administrativ2. _______________ 10 ani

3. ________________ 5 ani

NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru n arhiva unei instituii, constnd dintr-o list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituiei respective (organigrama), iar n cadrul acestora pe probleme i pe termene de pstrare. Nomenclatorul servete:

1) registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune ordine n constituirea arhivei curente la nivelul fiecrei instane i a fiecrui compartiment de munc. Se completeaz indicativul dosarului dup nomenclator:

a) n registrul de general de dosare ( general electronic) n ultima rubricb) Pe coperta dosarului (n partea de jos)

2) la selecionarea dosarelorNomenclatorul este ntocmit de fiecare instituie i se modific ori de cte ori este nevoie. n cazul Min. Jus. Se ntocmete Nomenclatorul cadru pe minister2)

Aprob

Se confirm

SECRETAR GENERAL

DIRECTORUL GENERAL AL

Petru Bala

ARHIVELOR NAIONALE

Prof. dr. Costin FeneanNOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din

DireciaServiciile Denumirea dosarului Termenul

Obs

(coninutul pe scurt al de pstrare

al problemelor la care

se refer

_____________________________________________________________

I. A. Dosare 1. Regulament, ordine Permanent

Departam. administrative 2. Bilanuri contabile an 50 ani

Ec-finaciar 3. Corespondena adm. 5 ani

B. Materiale 1. Registru de eviden

preconstituitea dosarelor personalePermanent

2. Registru de cas 10 ani

II. Dosare A. Dosare de 1. Dosare n care s-au pronunat specifice judecat pedepse mai mari de 15 ani Permanent

instanelor 2. Dosare privind reabilitarea 10 ani CS

B. Materiale

Preconstituite 1. Registrul general dosare Permanent

2. Registru de eviden

A corpurilor elicate 10 ani CS

Indicativul dosarului:Cifra roman = II. Dosare specifice instanelorLitera majuscula = A dosare de judecat

B materiale preconstituiteCifra arab = 1. (coninutul pe scurt al problemei)II/A/39 = Mapele cu sentine civile i penaleII/B/67 = Registrul general de dosare

3)DENUMIREA INSTANEI

Aprob

......................................

Preedinte,

Secia (Compartimentul)

......................................

Nr. din ............

Dos.

CTRE

_____________________________

(Secia, Compartimentul de munc)

n conformitate cu prevederile art. 8 i 29 din Legea nr. 16/1996 (Legea Arhivelor Naionale) i art.10-15 din Instruciunile privin activitatea de arhiv v rugm ca pn la data de ............................ s facei propuneri pentru ntocmirea noului Nomenclator arhivistic. Pentru ntocmirea corespunztoare a nomenclatorului, i pentru efectuarea de propuneri de termene de pstrare corespunztoare, anexat v trimitem modelul Anex nr. 1 din Legea Arhivelor Naionale i vechiul Nomenclator arhivistic, lista orientativ cu principalele categorii de documente permanente, i extrase din Monitorul Oficial cuprinznd legislaia din ultimii ani (Legea contabilitii, Legea contenciosului administrativ, Legea Arhivelor Naionale, Codul penal, Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti etc.) cu ajutorul crora s stabilii noile termene de pstrare a documentelor.

eful seciei (compartimentului)

4)REGISTRUL DE INTRARE

_______________________________________________________

Nr. Data nregistrrii Nr. i data Emitentul Coninutul Compartimentul

nreg. anul luna ziua doc. intrat doc.

____________________________________________________________________________

1 2 3 4 5 6

____________________________________________________________________________-IEIRE_______________________________________________________Data exp. Modul de rezolvare Desti- Doc.la care se conex.

an luna zi natar Indicativul dos. dup

Nomenclator

_______________________________________________________

7 8 9 10Regulament ord. int. instane art. 83/15)REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

Nr.

DosData

nregistrriiNr. Act de sesizare

i organul

care l-a trimsNumele i pren.PrilorNatura cauzeiObiectul

CauzeiActele primate dupa formareaDosaruluiInd. Dos.

penalacivila

Prima instantaCide

atacPrima instantaCai de atac

12345678910

112.11.3/09PopII/A/69

6) Regulament art. 102COPERT DOSAR

ROMNIA

CURTEA DE APEL CLUJ

SECIA CIVIL,

DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,

PENTRU MINORI I FAMILIE

COMPLET ..

OBIECT .

PRI

DATA NREGISTRRII .. TERMENE

NR. I DATA HOTRRII .. ..

REDACTOR . ..

INDICE STATISTIC . .

DOSAR NR. .

ARHIV:Ind. dosnomenclator: II/A/7

(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)

Termen de pstrare: P (se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)Nr. Inventar:

(dup inventariere)

7)_________________

Denumirea instanei

Denumirea seciei

ARHIVAIND. DOS

TERMEN DE PSTRARE

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

ANUL ___________________

(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)De la nr.____ la nr. _____________

(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea.

Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de secie aplicndu-se tampila instanei.8)COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII....................................

Compartimentul (Birou, Serviciul)

......................................

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............

ncheiat la............

Nr. file.................

Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:

(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

9)INVENTARIERE

Anexa nr. 2 la Legea 16/1996

(denumirea creatorului)

____________________

(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL............

pentru documentele care se pstreaz..........

________________________________________________________________

Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs

crt. extreme filelor

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Prezentul inventar format din..... file conine .. dosare, registre, condici

Dosarele de la nr. crt. .. au fost lsate la nefiind ncheiateLa preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .

Astzi, .............., s-au preluat ............ dosare.

Am predat, Am primit,

10)Anexa nr. 3 la Legea 16/1996Instituia ........................

(Judecatoria Cluj)

PROCES VERBAL

De predare-preluare a documentelor

Azi, .. subsemnaii

Delegai ai compartimentului (seciei) . Si ..

arhivarul instituiei ... Am procedat primul la predarea i

al doilea la preluarea documentelor create n perioada . De ctre serviciul (secia) menionat, n cantitate de dosare.

Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre cele legale.

Am predate,

Am primit,

11)ORDONARE FR NOMENCLATORDenumirea fondului

INVENTAR

Pentru documentele create n anii

(se vor trece anii extremi)

Nr. crtNr. vechi al dosaruluiCuprinsul pe scurt al dosaruluiAnul sau anii extremiNr. filelorObservaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

Data

ntocmit .

La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i termenul de pstrare.

( n cuprinsul documentelor dosarelor judectoreti vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv)12)COPERTA DOSARULUI (pentru Ordonarea doc. Fr evidene)

DENUMIREA INSTANEI _______________DENUMIREA SECIEI _________________NUMRUL DOSARULUI: ______(potrivit pozieie din inventar)

REZUMATUL DIN INVENTAR

_____________________________________________________________

(n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii)

DATELE EXTREME ALE DOCUMENTELOR:______________NUMRUL FILELOR:

13)Denumirea fondului

INVENTAR

Pentru documentele permanente create n anii .

Nr. crtNr. vechi al dosaruluiCuprinsul pe scurt al dosaruluiAnul sau anii extremiNr. filelorObservaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

La preluare au lipsit u. a. de la nr.

Astzi .. s-a preluat .. u. a.

Am predat .. Am preluat

(reprezentantul instanei)

(reprezentantul Arhivelor naionale)

14)DENUMIREA UNITATII

......................................

Se aprob,

(Semntura conduc. unitii i tampila)Compartimentul

.............................

(sediul)

Proces-verbal Nr..........

Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii

______________________________________________________________

Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen

crt. extremi kg/ml din Nomenclator

______________________________________________________________1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 B/5 5 aniPreedinte, Membrii, Secretar raportor,

15)ORODNARE CU REGISTRUL GENERAL DE DOSAREDenumirea fondului

INVENTAR

Pentru documentele create n anii

(se vor trece anii extremi)

Nr. crtNr. vechi al u. a. dosaruluiCuprinsul pe scurt al dosaruluiAnul sau anii extremiNr. filelorObservaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

Data

ntocmit .

La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i termenul de pstrare.

( n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv)16)Denumirea instanei

Secia

Sediul

PROCES-VERBAL Nr. .1

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul (Decizia) nr. . din .2 , selecionnd n edinele din .3 documentele din anii ..4 avizeaz ca documentele (dosarele) menionate mai jos pentru care n inventare (registre generale de dosare sau registre de intrare-ieire) s-a fcut meniunea M (maculatur) sau S (selecionare)5, s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul instanei.

Preedinte,

Membri

Secretar

Numele i prenumele Numele i prenumele Numele i prenumele

Funcia Funcia

Funcia

Semntura

Semntura Semntura

1) Procesele verbale se numeroteaz, peste ani, n continuare, n funcie de numrul selecionrilor din fond, ncepnd cu nr. 1

2) Data cnd a fost emis ordinul (decizia)

3) Perioada n care a fost fcut selecionarea (data nceperii i ncheierii)

4) Anii extremi (primul i ultimul an al perioadei selecionate)

5) Se vor trece nr. dosarelor sau documentelor propuse pentru selecionare (n ordinea din inventar sau din registrele de intrare-ieire)

17)Denumirea fondului

INVENTAR

Pentru documentele permanent create n anii .

Nr. crtNr. vechi al dosaruluiCuprinsul pe scurt al dosaruluiAnul sau anii extremiNr. filelorObservaii

Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.

La preluare au lipsit u. a. de la nr.

Astzi .. s-a preluat .. u. a.

Am predat .. Am preluat

(reprezentantul instanei)

(reprezentantul Arhivelor naionale)

( n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii (cauza respectiv)18)Anexa nr. 5 Legea nr. 16/1996__________________

Denumirea instituiei

Sediul .

PROCES-VERBAL NR. .

Comisia de selecionare numit prin Ordinul nr. .. din . Selecionnd n edinele din __________ documentele din anii avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.

Preedinte, Membri, Secretar,

(numele i prenumele

(numele i prenumele)

Semntura Semntura Semntura19)DENUMIREA UNITATII

......................................

Se aprob,

(Semntura conduc. unitii i tampila)Compartimentul

.............................

(sediul)

Proces-verbal Nr..........

Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din.................... selecionnd n edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii

______________________________________________________________

Nr. Categoria de documente Anii Cantitatea Poziia Termen

crt. extremi kg/ml din Nomenclator

______________________________________________________________1. Boniere, chitaniere 1975-1994 200 B/5 5 aniPreedinte, Membrii, Secretar raportor,